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Manual de Eventos Institucionais

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Ficha técnica

Governador do Estado de Minas GeraisAntônio Augusto Junho Anastasia

Secretário de Estado de Agricultura, Pecuária e AbastecimentoElmiro Alves do Nascimento

Diretoria Executiva da Emater–MG

PresidenteMaurilio Soares Guimarães

Vice-presidenteMarcelo Lana Franco

Diretor Administrativo e FinanceiroBernardino Cangussu Guimarães

Diretor TécnicoJosé Rogério Lara

Diretor de Promoção e ArticulaçãoFernando José Aguiar Mendes

Produzido pela Assessoria de Comunicação da Emater–MG

RedaçãoAlinne Freitas Frade Drumond

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EdiçãoGiordanna MeirellesGerente da Assessoria de Comunicação da Emater–MG

RevisãoLizete DiasRuth Navarro

Projeto GráficoIgor BottaroCezar Hemetrio

Diagramação e capaIgor Bottaro

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Sumário

Introdução ...............................................................................................................................................................7Organização de eventos institucionais .........................................................................................................9Organização de reuniões ................................................................................................................................. 21Evento específico à apresentação dos resultados e do planejamento da Emater–MG ............ 27Apresentações e discursos .............................................................................................................................. 29Utilização dos símbolos nacionais ............................................................................................................... 31A importância do mailing list ......................................................................................................................... 33Cartão de agradecimento .............................................................................................................................. 35Formas de tratamento ...................................................................................................................................... 37Atendimento por telefone .............................................................................................................................. 41Anexos .................................................................................................................................................................... 43Referências bibliográficas................................................................................................................................ 55

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Introdução

O Manual de Eventos Institucionais da Emater–MG tem o objetivo de orientar os profis-sionais da Empresa sobre técnicas de cerimonial e organização de eventos, desde o planeja-mento até a execução. Os eventos constituem oportunidade de interação com os principais públicos da Empresa. Um espaço aberto do qual importamos energias, experiências, conhe-cimentos, recursos e os transformamos em serviços ou resultados em benefício da sociedade mineira. Neste contexto, é um canal de comunicação, de diálogo, que contribui para maior efetividade e qualidade do trabalho da Emater–MG.

As sugestões apresentadas neste Manual destinam-se a:

1. unificar e disseminar na Empresa práticas de cerimonial e organização de eventos que fortaleçam a marca Emater–MG;

2. maximizar os resultados obtidos com a realização dos eventos; 3. divulgar para a sociedade os resultados do trabalho da Empresa, em coerência com a

gestão transparente no uso de recursos públicos e participativa, vigente na Emater–MG; 4. criar canais favoráveis ao diálogo e à participação dos públicos atendidos pela Empresa;5. estimular o compromisso e a corresponsabilidade dos mineiros e mineiras com os pro-

gramas e projetos implementados;6. valorizar os profissionais da Emater–MG.

Diretoria Executiva da Emater–MG

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Organização de eventos institucionais

Os eventos podem ser de diversos tipos: congressos; seminários; reuniões; solenidades de posse, de inauguração, de lançamento ou de homenagem; palestras técnicas, etc. Esta primeira parte do Manual contém um detalhamento das principais etapas de organização de um “evento institucional”, termo aqui utilizado com a finalidade de abranger os tipos existen-tes, pois, didaticamente, optamos por simplificar a exposição e adotar uma abordagem mais prática.

As etapas de organização estão agrupadas no formato check list (palavra americana que significa lista abrangente). Um modelo que permite a adaptação, conforme o tipo de evento a ser realizado. No check list registram-se as providências necessárias, item por item, com es-pecificações. Constitui um cronograma de ações a serem cumpridas e checadas. O objetivo é evitar o esquecimento de detalhes que comprometam o evento e minimizar a incidência de imprevistos.

Portanto o ponto de partida é a elaboração do check list.

Check List

Evento:

Data: Hora início: Hora término:

Local (endereço completo e com referências de como chegar):

Município:

Realizadores:

Patrocínio:

Apoio:

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Ação Descrição Responsável Prazo

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Elaborar o plano geral do evento.

Fazer a escala de trabalho.

Definir:

• Objetivo do evento.• Público-alvo. Requer exercício de reflexão sobre o objetivo do evento, o tema e a quem interessa. • Número de convidados (levar em conta a capacidade de lotação do espaço escolhido para o evento).• Programação. Assim que a programação estiver definida, informar a Assessoria de Comunicação (Ascom) da Emater–MG para apoio à divulgação do evento. • Verificar quem irá presidir a solenidade e orientar o seu discurso.• Uma apresentação cultural/artística típica da região para abertura do evento. Esta é uma ação que valoriza a cultura, arte e fortalece a autoestima da comunidade, além de conferir aos cidadãos protago-nismo no evento.• Almoço, jantar, coquetel ou coffee-break.

• Estabelecer o número de pessoas necessárias para dar apoio à organização e no dia do evento. Distribuir as atividades, responsabi-lidades e providências. • Passar à equipe todas as informações sobre o evento: objetivo, importância, contexto, etc. • Definir claramente os horários de trabalho, os intervalos para lan-che e descanso. Informar todos os envolvidos previamente. • Reunir com toda a equipe antes do evento e apresentar o coorde-nador que estará disponível, em tempo integral, para sanar dúvidas e urgências durante sua realização.

Planejamento

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Ação Descrição Responsável Prazo

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Cerimonial e Protocolo

Elaborar e enviar os convites.

Elaborar o roteiro do evento.

Criar a pauta do cerimonial.

Mestre-de-cerimô-nia ou locutor.

• Criar o texto para o convite. Revisar. Ver modelo no anexo, ao final deste Manual. • Desenvolver o leiaute (constar o logotipo da Emater–MG e do Governo de Minas). • Enviar o convite para impressão.• Elaborar a lista de convidados.• Imprimir as etiquetas de remetente, com os dados dos convidados (nome completo, cargo, endereço completo, município e CEP.)• Postar os convites com, no mínimo, 20 dias de antecedência. • A contratação de fornecedor deve seguir a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993.

• Definir a sequência cronológica dos atos que ocorrerão no evento. Exemplo: 1. Abertura.2. Composição de mesa.3. Registro e agradecimento de presença.4. Execução do Hino Nacional.5. Vídeo institucional.6. Pronunciamentos. 7. Encerramento.

• Elaborar o texto que será lido pelo mestre-de-cerimônia ou locutor para conduzir a solenidade. O roteiro do evento é a base do texto da pauta. • É necessário seguir a Ordem Geral de Precedência para definir a sequên-cia de composição da mesa e dos pronunciamentos (conforme Decreto nº 70.274, de 9 de março de 1972, que dispõe sobre as Normas do Cerimonial Público e a Ordem Geral de Precedência). No anexo, ao final deste Manual, veja exemplos de composição de mesa e a Ordem de Precedência. • Passar a pauta ao mestre-de-cerimônia ou locutor com antecedência. • Definir quem desempenhará este papel. Algumas dicas: profissional com postura; boa apresentação – barba feita, roupas asseadas e conservadas, cabelo cortado e penteado, traje adequado ao evento; boa dicção e voz; de preferência, com experiência em eventos.

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Organizar o recep-tivo.

Disponibilizar lista de presença.

Preparar as nomi-natas.

• A contratação de fornecedor deve seguir a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993.

• Preparar espaço para identificação de autoridades e lideranças na entrada do evento, bem como para disponibilizar a lista de presença para o público em geral. Veja modelo de lista de presença no anexo, ao final deste Manual. • Compor equipe de apoio com funções claras, ou seja, profissionais para: - identificar convidados;- conduzir as autoridades e lideranças até os assentos reservados;- dar apoio aos palestrantes e moderadores;- fazer a inscrição dos participantes, distribuir pastas, crachás, certificados, etc. • Adotar o modelo de registro de autoridades e lideranças que consta no anexo, ao final deste Manual. Será utilizado pelo mestre-de-cerimônia para registro e agradecimento das presenças. • Reservar os assentos da primeira fila do auditório para autoridades e lideranças, conforme a confirmação de presença. A sinalização “reser-vado” pode ser feita de papel e afixada com fita adesiva no encosto dos assentos.

• Adotar o modelo de lista de presença que segue anexa neste Manual. Esse é o padrão definido pela Emater–MG para uso em todos os eventos da Empresa, pois foi desenvolvido de acordo com os dados necessários para o cadastro em nosso sistema mailing. • Na chegada ao evento, todos os participantes deverão assinar e escrever os dados completos (endereço inclusive com CEP). Para não gerar fila, imprimir várias folhas numeradas e disponibilizá-las ao mesmo tempo em uma grande mesa na recepção do evento.• Caso o público tenha dificuldade com a escrita, sugerimos definir exten-sionistas para perguntar aos produtores seus dados e escrever com letra legível (dados completos). • Essas listas servem de referência à composição de mesa de honra, regis-tro e agradecimento de presença (citação das autoridades que não fazem parte da mesa, para que todos os participantes e organizador tenham ciência de que estão no evento). • As listas de presença preenchidas serão cadastradas no mailing da nossa Empresa imediatamente após o evento.

• As nominatas são pequenos cartões em papel timbrado (ou seja, com a marca da Emater–MG), contendo o nome, o cargo, a empresa/instituição e

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Assessorar a Diretoria Execu-tiva, gerentes e representantes da Emater–MG.

Providenciar tras-lado, hospedagem e alimentação.

o município de cada autoridade que compõe a mesa de honra. São entre-gues aos participantes da mesa antes do seu pronunciamento, para servir de orientação durante a fala, fazer referência ou dirigir um cumprimento. • O mestre-de-cerimônia ou locutor também utiliza as nominatas para fazer o registro e agradecimento da presença de autoridades e lideranças que prestigiam a solenidade, apesar de não fazerem parte da mesa de honra. • As nominatas são feitas no momento da chegada dos convidados ao evento, ou seja, na identificação em sua entrada.

• O diretor executivo ou representante da Emater–MG deve ser informado, dias antes do evento, sobre a realidade municipal; as ações da Empresa na cidade; as dinâmicas do evento (composição de mesa de honra, pronun-ciamento, apresentação); o agendamento de entrevistas e as respectivas pautas. • É relevante informá-los também sobre :- nome das lideranças e autoridades locais (citar os partidos políticos). As principais são prefeito; presidente da Câmara Municipal; secretário Munici-pal de Agricultura; presidente do Conselho Municipal de Desenvolvimento Rural Sustentável – CMDRS; presidente do Sindicato Rural e do Sindicato de Trabalhadores Rurais; presidente de Cooperativas/Associações; bispo/arcebispo/padre; reitor de universidade; gerente do Banco do Brasil. - principais atividades econômicas do município, população, área territo-rial, Índice de Desenvolvimento Humano – IDH, etc. - data do aniversário da cidade.- existe CMDRS e PMDRS no município? - principais carências da cidade nas áreas de atuação da Emater–MG.- principais resultados da atuação da Emater–MG por programa: número de famílias beneficiadas e valor do investimento. É relevante aqui ter dados do ano vigente e de anos anteriores como comparativo. - sobre o Pronaf: informar o número de projetos liberados e o valor. Fazer um comparativo com anos anteriores. - Lei Hobin Hood: informar números.- nome completo e cargo dos profissionais que compõem a equipe da Emater–MG no escritório local ou regional (se sediar o evento).

• Fazer um levantamento das autoridades, das lideranças e dos convi-dados que necessitarão de apoio quanto ao translado, hospedagem e alimentação. • A contratação de fornecedor deve seguir a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993.

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Confeccionar e instalar placas de inauguração.

Providenciar fita para desenlace de inauguração.

Preparar termo para assinatura ou livro de posse.

Confeccionar a placa de homena-gem.

• Providenciar a confecção de placa, conforme o Manual de Placas da Emater–MG, disponível na intranet da Empresa no link da Assessoria de Comunicação – Ascom. • Dispor um tecido liso sobre a placa para o descerramento. Sugestão: tecido na cor verde da Emater–MG, sem amassados, em bom estado de conservação e que deslize facilmente ao ser puxado. • A contratação de fornecedor deve seguir a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993.

• A fita e a placa de inauguração são opções excludentes, ou seja, utilizar uma ou outra.• Sugestão: fita na cor verde da Emater–MG ou verde e amarela com, no mínimo, 5 cm de largura. • Assegurar um bom posicionamento, para foto e filmagem, das autorida-des e lideranças que farão o desenlace da fita.

• Imprimir o termo que será assinado no evento e colocá-lo em uma pasta identificada com a marca da Emater–MG. • O texto do termo deve ser apreciado pela Assessoria Jurídica da Emater–MG para maior segurança quanto aos aspectos legais. • Colocar uma caneta prata, dourada ou de aço inoxidável dentro da pasta para a autoridade assinar o termo. Testar previamente quanto ao bom funcionamento. • Preparar o livro de posse, se for o caso de solenidade de posse.

• A placa de homenagem pode ser concedida, no aniversário do municí-pio; para distinção de uma autoridade ou liderança; a um profissional pelo mérito do trabalho realizado, etc.• O escritório local e a regional devem manter atualizada uma relação com a data de aniversário dos municípios.• O texto da placa de homenagem deve ser sucinto e específico ao mo-mento vivido, com linguagem clara.• Incluir no leiaute da placa as marcas da Emater–MG e do Governo de Minas Gerais. • Sugestão: confeccionar a placa em aço inoxidável com estojo de veludo. Outra opção, a ser avaliada conforme o tipo da homenagem, é adotar um papel nobre, colocar uma moldura e acondicionar em um estojo de veludo. • A contratação de fornecedor deve seguir a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993.

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Ação Descrição Responsável Prazo

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Preparar a infraestrutura

Montar a infraes-trutura necessária para o evento.

Dispor símbolos nacionais no espa-ço do evento.

• Checar a iluminação do local da solenidade. • Verificar a sinalização do local da solenidade, para facilitar a circulação dos convidados: entrada, saída, banheiros, acesso para deficientes físicos, etc. • Instalar a tribuna, ou seja, suporte de madeira ou outro material (acrílico, aço inoxidável), que serve de apoio ao mestre-de-cerimô-nia, de onde os componentes da mesa poderão fazer os pronun-ciamentos. A tribuna também pode ser utilizada para assinatura de termos, livro de posse, etc. • Nas proximidades da tribuna ou da mesa de honra, ou seja, na frente do público, dispor os insumos ou equipamentos que a Emater–MG entregará na solenidade. Dispor, também, um banner do Programa que realiza a entrega para registro de foto e filmagem. • Dispor mobiliário: montar mesa de honra com cadeiras; mesas e cadeiras para o receptivo na entrada do evento; assentos suficientes para o número de convidados; mesa e aparador para o coffe-break, etc. • Providenciar toalhas de mesa. • Decorar o espaço da solenidade com artesanato local, inclusive o espaço do coffee-break. O arranjo de flor para mesa de honra deve ser baixo para não impedir a visão das autoridades ou disposto no chão, em frente da mesa. • Verificar os itens necessários, relacionados à infraestrutura, para a apresentação cultural/artística (se houver).• Checar toaletes: se estão sinalizados (masculino/feminino); estado de limpeza; existência de papel higiênico, papel toalha e sabonete; iluminação adequada, etc. • Ter taças, água e profissional disponível para servir as autoridades que compõem a mesa de honra. • Disponibilizar água para os convidados. • A contratação de fornecedor deve seguir a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993.

• Ver capítulo à parte neste Manual.

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Organizar o espaço para coffee-break.

Preparar espaço VIP para autori-dades.

Providenciar a sonorização.

Providenciar equipamentos para projeção de imagem na soleni-dade.

• Os eventos de empresas e órgãos públicos são realizados com dinheiro oriundo de arrecadação de impostos da sociedade. Portanto evita-se servir coffee-break ou coquetel. A sugestão é ter disponível água e café para os convidados. • No caso de ser oferecido coffee-break, a contratação de fornecedor deve seguir a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993. • Montar os aparadores e as mesas de forma a não gerar filas. Ter pontos para servir em número suficiente para a estimativa de convi-dados, com acesso por todos os lados.

• Preparar um espaço reservado para as autoridades se reunirem antes e ou após o evento.• A necessidade deste espaço deve ser avaliada conforme os objeti-vos e o tipo de evento.• Dispor banners e material institucional da Emater–MG.• Ter disponível, no mínimo, água e café.

• Fazer antecipadamente um levantamento dos equipamentos de som necessários, conforme características do espaço: microfones com e sem fio para mesa de honra e tribuna; caixas de som, etc. • Testar tudo previamente para evitar imprevistos. • Caminhar pelo espaço do evento para avaliar volume e identificar qualquer distorção no som.• Possuir equipamentos reserva, sempre que possível.

• Fazer antecipadamente um levantamento dos equipamentos necessários: datashow, telão, computador ou notebook, TV e DVD, caneta laser, etc. • Verificar a existência de pontos de energia elétrica e para acesso à internet. • Ligar o sistema de projeção ao sistema de som do evento para passar o áudio. • Verificar se a luminosidade do local interfere na visualização da apresentação projetada e do vídeo. Buscar as soluções necessárias para uma ótima projeção. • Testar todos os equipamentos antecipadamente. Deixe-os funcio-nando por, no mínimo, 10 minutos (alguns defeitos só aparecem quando o aparelho começa a esquentar).• É importante que um profissional esteja familiarizado com os equipamentos para operá-los.• Possuir equipamentos reserva, sempre que possível.

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Ação Descrição Responsável Prazo

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Providenciar material institucional e outros

Dispor banners e materiais institu-cionais no espaço do evento.

Confeccionar faixa(s).

• Instalar, em local estratégico com grande visibilidade, o banner da missão e o da visão da Emater–MG, além de outros específicos ao tema do evento. • Disponibilizar exemplares dos materiais institucionais sobre os resulta-dos alcançados pela Emater–MG, por meio de seus principais projetos e programas. Dar prioridade àqueles relacionados ao tema do evento. Tais materiais podem ser disponibilizados sobre a mesa de honra, em apara-dores instalados próximos das entradas e saídas do local do evento. • Compor kits institucionais, com os materiais disponíveis, para entregar às autoridades presentes. Desenvolver um cartão de agradecimento pela presença para inserir no kit, assinado pelo gerente Regional ou por outro profissional da Emater–MG. • Preparar os crachás, os certificados de participação e as pastas com blocos e canetas. Todas as peças devem ser produzidas com a identi-dade visual do evento. Organizar por ordem alfabética, se for possível a identificação prévia dos participantes (por exemplo, via inscrição). Definir a sistemática de distribuição, de forma a não gerar fila e prestar um atendimento rápido. • Os banners e materiais institucionais devem conter as marcas da Emater–MG e do Governo de Minas Gerais. • As dúvidas sobre banners e materiais institucionais podem ser esclarecidas no contato com a Assessoria de Comunicação – Ascom da Emater–MG.

• Afixar faixa(s) comunicando à população os resultados efetivos das ações da Emater–MG. Pode(m) ser instalada(s) na entrada, na saída e no centro do município sede do evento, bem como no local em que ele será realizado. Quantidade a ser definida conforme o tamanho da cidade e espaço físico do evento.• A(s) faixa(s) deve(m) conter as marcas da Emater–MG e do Governo de Minas Gerais. • As dúvidas sobre o conteúdo das faixas podem ser esclarecidas no contato com a Assessoria de Comunicação – Ascom da Emater–MG.• A contratação de fornecedor deve seguir a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993.

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Ação Descrição Responsável Prazo

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Comunicação

Elaborar a apre-sentação insti-tucional sobre a Emater–MG.

Providenciar o registro do evento (foto e filmagem).

Identificar e con-tactar os veículos de comunicação locais.

• Adotar o modelo de leiaute padrão criado pela Assessoria de Comunicação – Ascom para fazer a apresentação. • O conteúdo da apresentação deve abranger os números/os principais resultados da atuação da Emater–MG no Brasil, no Estado até chegar aos dados do município e, especificamente, do programa ou projeto que levaram à realização do evento (a esta última parte, conferir mais ênfase e destinar maior tempo de exposição). • As marcas da Emater–MG e do Governo de Minas Gerais devem identificar toda apresentação.

• Definir um ou mais profissionais para fotografar e, se necessário, filmar o evento. Carregar as câmeras previamente e levar bateria reserva. • As fotos devem ser identificadas com legenda e catalogadas para compor o acervo do escritório local. A legenda contém nome completo, cargo, empresa/associação e município das pessoas registradas. Uma legenda completa responde às perguntas: quem? o que faz (cargo)? onde (empresa/associação)? quando (evento)? • A contratação de fornecedor deve seguir a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993.

• Possuir sempre uma relação atualizada dos principais veículos de comunicação do município: rádio, TV, jornal, revista, etc. Ver capítulo à parte sobre mailing list neste Manual. Esse tipo de relação deve conter: nome do editor, do jornalista responsável, telefone, fax e e-mail para contato. • Contactar os veículos com o objetivo de conseguir o agenda-mento de entrevistas, a publicação de matérias e participações em programas. • Solicitar, com antecedência, o apoio da Assessoria de Comunica-ção – Ascom da Emater–MG para divulgação prévia e cobertura do evento.

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Manual de Eventos Institucionais18

Ação Descrição Responsável Prazo

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Memória do Escritório Local ou Regional

Implementar e gerir o Projeto Me-mória do escritório local ou regional.

• As fotos reveladas e legendadas devem compor o acervo do escritório local, guardadas em álbum e salvas no computador. Neste último caso, identificar os arquivos com nomes claros, dia e evento, de forma a facilitar futuras consultas. Fazer sempre o backup do computador. • Catalogar as reportagens veiculadas na mídia impressa (jornais, revistas, etc.) e eletrônica (matérias veiculadas em sites, na TV, etc.). Além de identificar o veículo pelo nome, é preciso constar o registro do caderno em que foi publicado, a página, o local e o dia. • Elaborar um sucinto relatório que contenha informações rele-vantes sobre o evento: número de participantes; autoridades que prestigiaram; resultados, etc.

Com planejamento e antecipação, o evento ocorrerá sem atropelos e será um sucesso!

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Manual de Eventos Institucionais 19

Organização de reuniões

Toda reunião deve ser precedida por um plano. O plano contém a sequência de eventos/atividades programadas. É necessário fazer uma estimativa de tempo para cada atividade e sua priorização (para o caso de ter de eliminar uma ou outra por falta de tempo).

Abaixo, verificações¹ para serem feitas antes da reunião:

1- A sala

A sala está limpa e arrumada? Tem fácil acesso e está bem sinalizada? É importante que na entrada do edifício e nos corredores exista uma sinalização com a indicação da direção, sala e andar do espaço em que ocorrerá a reunião. Quando possível, inserir a marca da Emater–MG nessa sinalização.

• O número de lugares é suficiente para todos os participantes?• A temperatura é adequada?• No ambiente há ruídos? • A iluminação é adequada?• Os toaletes estão limpos? São bem sinalizados? • Circule pela sala, vá até o fundo do espaço, para verificar se todos terão uma boa visão da

apresentação, principalmente se houver projeções. Isso também vale para teste do volume e distorções no som.

2- Os serviços

• Verifique os serviços de água e café.• Confirme se o coffee break será servido no horário estabelecido.

1 - Fonte: adaptado de NETTO, Nicolau Martino; LAMENSDORF, José Henrique. Como conduzir reuniões usando vídeos de treinamento. Siamar, 1991. Cotia – SP.

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Manual de Eventos Institucionais20

3- O material para a apresentação

• Faça uma verificação geral nos materiais que irá utilizar.• Faça um teste prévio nos equipamentos de som, projeção e informática. Deixe-os funcio-

nando por, no mínimo, 10 minutos (alguns defeitos só aparecem quando o aparelho começa a esquentar).

• Procure se familiarizar com os equipamentos, se for operá-los.• Os fios devem ser cobertos com fita adesiva transparente para que ninguém tropece

neles. • Monte toda a estrutura necessária com antecedência em relação ao horário marcado

para a reunião.

4- Material para distribuição

• Preparar as pastas com papel, caneta e material institucional da Emater–MG (se necessá-rio), em quantidade suficiente para todos. Ter sempre pastas de reserva.

5- Os participantes

• Todos os participantes receberam o convite (dia, hora e local) com a programação? • Os participantes já se conhecem ou convém preparar crachás de identificação?• Os participantes já conhecem a “regra do jogo” ou convém informá-los sobre como será

a reunião? Sugere-se fazer isso no início da reunião, na fala de abertura. • A equipe de apoio está nos respectivos postos para recepcionar os participantes?

6- Os apresentadores

• O arquivo da apresentação está salvo no computador? • Teste a apresentação. Verifique se a apresentação está completa e sem alterações na

formatação decorrentes de versões diferentes de software.• Os apresentadores foram orientados quanto ao tempo disponível?

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Manual de Eventos Institucionais 21

Disposição da sala de reunião

Parte do sucesso da reunião dependerá do arranjo físico das cadeiras, mesas e equipa-mentos. As formas mais comuns são:

Teatro:

A disposição tipo Teatro permite acomodar um grande número de pessoas num espaço limitado. Este arranjo é usado quando não se espera uma participação intensa da audiência. Uma variação deste arranjo é colocar as fileiras ligeiramente viradas para o centro, formando uma “espinha de peixe”.

Em “V”:

Este arranjo facilita muito a interação do grupo, permitindo que cada participante se co-munique com os demais. O problema é que ocupa muito espaço para um grupo pouco nu-meroso.

Tela / Telão / TV

Mesa do líder

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Manual de Eventos Institucionais22

Em “U”:

Este arranjo permite a utilização mais racional do espaço em relação ao anterior, mas exige que os participantes das laterais tenham que se virar para assistir à apresentação. Sua grande vantagem é que cada participante pode ver os demais, facilitando a integração e o debate.

Tela / Telão / TV

Mesa do líder

Tela / Telão / TV

Mesa do líder

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Manual de Eventos Institucionais 23

Em círculo ou mesa-redonda:

Com um número pequeno de participantes, este é o melhor arranjo para debates. Além de colocar o líder da reunião em posição de igualdade com os participantes, permite a má-xima interação. Entretanto, durante a exibição de vídeo ou apresentação, quase metade dos participantes terá de se deslocar para que todos possam ver. Assim, não é aconselhável quan-do o líder tiver de recorrer frequentemente ao flipchart ou à projeção de transparências.

Tela / Telão / TV

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Manual de Eventos Institucionais24

Evento específico à apresentação dos resultados e do planejamento da Emater–MG

O escritório local e o regional devem organizar, semestral ou anualmente, um encontro com autoridades, lideranças e produtores com os seguintes objetivos:

• apresentar a Emater–MG (negócio, visão, missão, valores, estrutura, etc.), principalmente aos recém-empossados na administração pública direta, indireta e nas organizações da so-ciedade civil;

• relatar o desempenho da Emater–MG no cenário nacional, no Estado e no município, com foco nos principais resultados alcançados;

• destacar as experiências de sucesso no município e a participação dos agricultores e agricultoras familiares;

• apresentar o planejamento das atividades a serem executadas pelo escritório local ou regional no próximo ano;

• divulgar novos projetos e programas da Empresa, o que pode levar à maior participação e gestão social;

• agradecer o apoio da administração municipal (e outros) pela atuação da Emater–MG.

Para elaborar a apresentação, adotar o modelo de leiaute padrão criado pela Assessoria de Comunicação – Ascom. Esse modelo segue a identidade visual da Empresa e está disponí-vel na intranet. O conteúdo da apresentação deve abranger os tópicos abaixo para transmitir uma visão global e ao mesmo tempo local, demonstrativa da atuação da Empresa nos con-textos em que encontra-se inserida.

1 – O desempenho da Emater–MG no cenário nacional.2 – Resultados da Emater no Estado de Minas Gerais; foco nos avanços do Governo de

Minas Gerais na agropecuária.3 – Resultados da Emater na região e ou no município.

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Manual de Eventos Institucionais 25

Sugere-se definir um cronograma anual para esse tipo de evento que pode, inclusive, ser um café-da-manhã ou um café-da-tarde. Trata-se de uma iniciativa com baixo custo, pois pode ser viabilizada mediante captação de patrocínio – a contratação de fornecedor pela Emater–MG deve seguir a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993. Um bom motivo para organizar um café é o aniversário da regional ou do escritório local.

A Assessoria de Comunicação da Emater–MG – Ascom disponibilizou em sua página na intranet um modelo de relatório de atividades que pode ser utilizado como peça institucional para distribuição nestes eventos. O modelo, tipo folder, foi desenvolvido de acordo com a identidade visual da Empresa e traz uma apresentação institucional da Emater–MG, além de outras informações que podem ser adaptadas de acordo com a realidade de cada escritório local ou regional.

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Manual de Eventos Institucionais26

Apresentações e discursos

Para maior tranquilidade e segurança na fala, o ideal é, previamente, certificar-se do tem-po que terá para a explanação e elaborar o discurso, geralmente composto da seguinte es-trutura:

Introdução

Fazer o vocativo. Breve saudação ao público presente, cumprimentos às autoridades que compõem a mesa de honra. O anfitrião merece atenção especial, assim como as pessoas e as lideranças diretamente relacionadas ao evento.

Captar a atenção. Alguns recursos sugeridos são: 1) cite um fato surpreendente que cause impacto , sempre relacionado ao tema do discurso; 2) pergunte algo ao auditório; 3) dê um exemplo que pertença ao universo do dia-a-dia dos ouvintes.

Preparar o assunto central significa comunicar ao público o assunto da palestra e como será abordado. Pode-se explorar uma história que facilite a compreensão ou esclarecer que o tema será apresentado em partes e quais são elas. Tenha sempre em mente seu público-alvo.

Assunto central

Confirmar. Apresentar, com emoção, o tema de forma argumentativa, lógica, com as provas. Não fuja do assunto proposto.

Refutar é argumentar firmemente, esclarecendo as dúvidas dos ouvintes. Quando a par-ticipação é ativa, os questionamentos podem ser expressos (oralmente ou escritos) pelos ouvintes; quando a participação é passiva, as dúvidas são deduzidas mentalmente pelo orador (conforme sua experiência e conhecimento do público); isto pressupõe a iniciativa de explicitar alguns pontos do que foi falado.

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Manual de Eventos Institucionais 27

Atenção! O orador não deve se prender ao cumprimento rígido das etapas acima. Servem apenas como orientação sobre como organizar a fala. Vale aqui o uso do bom senso, a análise da situação e o conhecimento que se tem do público. Não há regras e normas fixas.

• O assunto a ser tratado pode ser organizado em tópicos, que são frases curtas e objetivas

ou simplesmente palavras, escritas em pequenas fichas de papel branco para uso na hora da fala. Os tópicos orientam as ideias e evitam esquecimentos. Escreva-os em letras maiores que permitam leitura a distância. As fichas podem ficar apoiadas sobre a mesa ou tribuna.

• Os organizadores devem reservar um momento especial para agradecer àqueles que contribuíram para a realização do evento.

• Ao se fazer parte de uma composição de mesa, deve-se observar como o anfitrião ou quem estiver presidindo a solenidade fará o pronunciamento: se assentado à mesa de hon-ra, na tribuna ou de pé junto da mesa. O que o anfitrião ou quem preside a solenidade fizer, sugere-se que seja seguido pelos demais.

• Fale dentro do tempo que lhe foi concedido. É muito deselegante e cansativo estender-se demais. O discurso deve ser objetivo e direto.

• Quando fizer uso de apresentações em Power Point² ou outra ferramenta para projeção (como o Br Office. org Impress), evite ler o conteúdo da forma como está escrito nas lâminas. Elas servem apenas como orientação. A fala deve ser livre e natural para não tornar a apre-sentação cansativa.

ConclusãoRecapitular. Sintetizar o assunto central, de forma racional, para favorecer a memorização. Não significa repetir tudo de novo.

Dizer uma frase forte e objetiva, para estimular que o ouvinte retenha uma ideia e colo-que-a em prática.

2 - Power Point – ferramenta do Windows para elaboração de apresentações, com facilidades para criar diagramas, tabelas, gráficos, organogramas, etc. Um instrumento similar é o chamado BrOffice.org Impress do BrOffice.

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Manual de Eventos Institucionais28

Utilização dos símbolos nacionais

A Bandeira Nacional

A Bandeira Nacional deverá ser posicionada à direita da mesa de honra. Considera-se direi-ta de um dispositivo de bandeiras a direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para a platéia ou, de modo geral, para o público que observa o dispositivo. (parágrafo único do artigo 31 do Decreto 70.274).

A Bandeira Nacional sempre ocupa o lugar central ou à direita mais próxima do centro, conforme ilustrações abaixo.

21

Número par de bandeiras – 1 é a Bandeira do Brasil e 2 a Bandeira do Estado de Minas Gerais

Número ímpar de bandeiras – 1 é a Bandeira do Brasil; 2 é a Bandeira do Estado de Minas Gerais e 3 é a Bandeira do Município onde se realiza o evento.

32 1

2 43 1

Número par de bandeiras (com presença de país estrangeiro) 1 é a Bandeira do Brasil; 2 é a Bandeira do país estrangeiro; 3 é a Bandeira do Estado de Minas Gerais e 4 é a Bandeira do Município onde se realiza o evento.

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Manual de Eventos Institucionais 29

A Bandeira Nacional pode ser hasteada e arriada a qualquer hora do dia ou da noite. Nor-malmente, faz-se o hasteamento às 8 horas e o arriamento às 18 horas. (...) Durante a noite, a Bandeira Nacional deve estar devidamente iluminada (caput, parágrafos 1º e 3º do artigo 27 do Decreto 70.274).

A Bandeira Nacional pode ser usada em todas as manifestações do sentimento patriótico bra-sileiro, de caráter oficial ou particular (artigo 22 do Decreto 70.274).

O Hino Nacional

O Hino Nacional é composto da música de Francisco Manoel da Silva e do poema de Joa-quim Osório Duque Estrada. É executado após a composição da mesa de honra. Sua execu-ção é facultativa.

Nos casos de simples execução instrumental, tocar-se-á a música integralmente, mas sem re-petição; nos casos de execução vocal, serão sempre cantadas as duas partes do poema (inciso IV do artigo 24 da Lei 5.700, de 1º de setembro de 1971 – Dispõe sobre a forma e a apresentação dos Símbolos Nacionais e dá outras providências).

Nas cerimônias em que se tenha de executar um Hino Nacional Estrangeiro, este deve, por cortesia, preceder o Hino Nacional Brasileiro (parágrafo 4º do inciso II do artigo 25 da Lei 5.700 de 1º de setembro de 1971).

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Manual de Eventos Institucionais30

A importância do mailing list

Mailing list significa lista de correio em inglês. É uma ferramenta que registra os dados pessoais e ou profissionais de várias pessoas para uso na distribuição de mensagens, muito utilizada pelos profissionais de comunicação e marketing. A atualização constante das infor-mações é de extrema importância.

O primeiro passo é fazer o mapeamento e identificação dos principais públicos com os quais a Emater–MG se relaciona no município. Para ilustrar, citamos os seguintes grupos: po-deres públicos; agricultores e agricultoras familiares; médios agricultores; grandes agricul-tores; imprensa; comunidades quilombolas; organizações não governamentais; sindicatos; associações; cooperativas; bancos; agências reguladoras e de fomento; dentre outros.

Para o levantamento e armazenagem das informações cadastrais dos principais públicos, sugere-se adotar o modelo abaixo:

Nome:

Endereço:

Bairro: Cidade: Cep:

Ramo de atividade: Empresa onde trabalha: Cargo:

Tel. residencial: Tel. celular: Tel. comercial: Fax:

E-mail:

Site na web:

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Manual de Eventos Institucionais 31

Esse modelo corresponde ao do software criado pela Assessoria de Informática da Ema-ter–MG para o mailing list da Empresa. O que sugerimos é que sejam levantadas essas mes-mas informações cadastrais, ainda que registradas nos programas disponíveis do Windows ou Br Office, por exemplo.

Atenção! É necessário fazer algumas adaptações no modelo acima, conforme o público. Por exemplo, jornais e revistas são divididos em, respectivamente, “Cadernos” e “Seções”. Su-gere-se criar um campo destinado a incluir o título do “Caderno”, “Seção” ou assunto/tema ao qual o jornalista se dedica; incluir também o “editor-chefe”, registrando o nome e os telefones para contato. Jornais e emissoras de televisão têm departamentos ou repórteres especiali-zados em certos assuntos, tais como: agronegócio; economia; variedades; ciência; educação, etc. O mailing da imprensa, sempre que atualizado pela regional ou escritório local, deve ser encaminhado por e-mail para [email protected], para que possa ser atualizado também no banco de dados da Assessoria de Comunicação – Ascom.

Uma vez que os públicos estratégicos estarão no banco de dados da Emater–MG, pode-remos acioná-los com agilidade, economia de recursos e de esforços. Também será possível dirigir ações personalizadas (cartões, homenagens, etc) nos momentos oportunos.

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Manual de Eventos Institucionais32

Cartão de agradecimento

O agradecimento a participante ou autoridade ou liderança que prestigiou o evento de-monstra nosso reconhecimento pelo apoio e gratidão. Sugere-se a entrega de um cartão com mensagem que resgate e reforce o tema/o motivo do evento e a parceria. Deve ser impresso em papel timbrado com as marcas da Emater–MG e do Governo de Minas. Para maior perso-nalização, o nome do destinatário pode ser escrito à mão no cartão, e esse seguir assinado por um profissional do escritório local ou gerente regional.

Os cartões devem ser enviados, no máximo, três dias após o evento. Junto, pode-se enca-minhar uma foto. Um gesto simples, capaz de surpreender aqueles que dedicaram seu tempo e conhecimentos em prestigiar a Emater–MG.

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Manual de Eventos Institucionais 33

Formas de tratamento

AUTORIDADES DE ESTADO

CIVIS

cargo por escrito pessoalmente abreviatura

Presidente da República

Senadores da República

Ministros de Estado

Governadores de Estado

Deputados Federais e Estaduais

Prefeitos Municipais

Embaixadores

Vereadores

Vossa Excelência

Vossa Excelência

Vossa Excelência

Vossa Excelência

Vossa Excelência

Vossa Excelência

Vossa Excelência

Vossa Excelência

Excelentíssimo SenhorPresidente da República

Excelentíssimo Senhor Senador

Excelentíssimo Senhor Ministro

Excelentíssimo Senhor Governador

Excelentíssimo Senhor Deputado

Excelentíssimo Senhor Prefeito

Excelentíssimo Senhor Embaixador

Senhor Vereador

V. Exª.

V. Exª.

V. Exª.

V. Exª.

V. Exª.

V. Exª.

V. Exª.

V. Exª.

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Manual de Eventos Institucionais34

JUDICIÁRIAS

Cônsules

Reitores de Universida-des

Chefes das Casas Civis e Casas Militares

Ministro do Tribunal de Contas da União

Diretores de Autarquias, Federais, Estaduais e Municipais

Desembargador da Justiça

Juízes de Direito e Juízes

Curador

Promotor

Senhor Cônsul

Magnífico Reitor

Excelentíssimo Senhor Chefe

Excelentíssimo Senhor Ministro

Senhor Diretor

Excelentíssimo Senhor Desembargador

Excelentíssimo Senhor Juiz

Excelentíssimo Senhor Curador

Excelentíssimo Senhor Promotor

Vossa Excelência

Vossa Magnificência

Vossa Excelência

Vossa Excelência

Vossa Senhoria

Vossa Excelência

Meritíssimo Juiz

Vossa Excelência

Vossa Excelência

V. Exª.

V. Magª.

V. Exª.

V. Exª.

V. Sª.

V. Exª.

MM.

V. Exª.

V. Exª.

MILITARES

Oficiais (Generais até Coronéis) Outras patentes

Excelentíssimo Senhor + patente

Senhor + patente

Vossa Excelência

Vossa Senhoria

V. Exª.

V. Sª.

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Manual de Eventos Institucionais 35

AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS

cargo por escrito pessoalmente abreviatura

Papa

Cardeais

Arcebispos e Bispos

Abades e Superiores de Conventos

Outras autoridades eclesiásticas e sacerdotes em geral

Vossa Santidade

Vossa Eminência

Vossa Excelência Reveren-díssima

Vossa Reverendíssima

Vossa Reverendíssima

Santíssimo Padre

Eminentíssimo Senhor

Reverendíssimo Senhor

Reverendíssimo Senhor

Reverendíssimo Senhor

V. S.

V. Emª. Revmª.

V. Exª. Revmª.

V. Revmª.

V. Revmª.

AUTORIDADES MONÁRQUICAS

cargo por escrito pessoalmente abreviatura

Reis e Imperadores

Príncipes

Vossa Majestade

Vossa Alteza

Sua Majestade RealSua Majestade Imperial

Sua Alteza RealSua Alteza Imperial

V. M.

V. A.

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Manual de Eventos Institucionais36

OUTROS TÍTULOS

cargo por escrito pessoalmente abreviatura

Dom

Doutor(a)

Comendador

Professor

Vossa Senhoria

Doutor(a)

Comendador

Professor

Digníssimo Dom

Senhor(a) Doutor(a)

Senhor Comendador

Senhor Professor

V. Sª.

Dr./Drª.

Com.

Prof.

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Manual de Eventos Institucionais 37

Atendimento por telefone

A organização de um evento demanda contato telefônico constante. Ao atender o tele-fone, você representa a Emater–MG. Portanto é muito importante que esteja atento durante toda a conversa, demonstre cordialidade e presteza. A prática sistemática das dicas ³ relacio-nadas a seguir contribuirão para um diálogo eficaz:

• Atenda ao telefone imediatamente, assim que ouvir a campainha. • Sorria ao atender o telefone, o que transmite boa vontade e positivismo.• Identifique-se: fale “Emater–MG”, o seu nome e cumprimente com “bom dia!”, “boa

tarde!” ou “boa noite!”• Trate o cliente pelo nome. Pergunte: “o(a) senhor(a) poderia informar-me o seu

nome?”• Procure auxiliar na localização da pessoa procurada, mesmo que ela não seja do seu

setor de trabalho. Diga, por ter se afastado por instantes do telefone: “desculpe-me pela demora” ou “desculpe-me por fazê-lo esperar, obrigado”.

• Use sempre expressões gentis como: “por favor”, “desculpe” e “muito obrigado!”. Elas transmitem educação e gentileza, abrindo os canais da comunicação.

• Saiba ouvir o interlocutor com a máxima atenção. Deixe que ele acabe o que tem para dizer; só então apresente suas razões ou justificativas.

• Tenha sempre à mão o material necessário para prestar informações completas sobre o evento, para fazer anotações como de recados.

• Faça o possível para informar ao interessado tudo o que ele deseja saber. No caso de dúvida, apure antes de informar. Diga: “Vou me informar sobre o assunto e retorno a ligação. Qual é o seu telefone para contato?”

• Sempre que prometer, retorne a ligação.

3 - Fonte: extraído com adaptações do livro de Maria Íris Teixeira de Freitas. Cerimonial e Etiqueta: Ritual das Re-cepções. Belo Horizonte, Centro Universitário de Ciências Gerenciais – UNA, 2001 – 462 p.

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Manual de Eventos Institucionais38

• Não deixe o cliente esperando por muito tempo. • Pergunte em que mais você pode ser útil. Prontifique-se a oferecer algo mais. • Termine a conversação despedindo-se assim: “obrigado e tenha um bom dia!”.• Aguarde o cliente desligar primeiro.

Quanto aos celulares, evite os toques altos ou que tenham sons extravagantes (como bu-zina e música de funk, por exemplo). O toque deve ser sempre suave, o mais parecido possível com o telefone tradicional. Evite entrar no elevador, chegar a um evento ou a um jantar falan-do ao celular. Falar alto, nem pensar! Ao entrar em uma reunião ou evento, desligue o celular ou deixe-o no modo silencioso.

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Manual de Eventos Institucionais 39

Anexos

Modelo de convite

O __________________ (cargo e empresa ), ____________________(nome completo da pessoa que convi-da), convida para a solenidade _______________________________________

Hora: _____ horas

cidade, estado, etc.)

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Manual de Eventos Institucionais40

Modelo de lista de presença

Solenidade de ___________________________________________________________

Hora: _______ horas

etc.)

Nome CPF Endereço Completo (avenida ou rua, número, apartamento, sala, bairro, município e CEP)

Telefone(DDD + número)

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Manual de Eventos Institucionais 41

Modelo de registro de autoridades e lideranças para agradecimento de presenças e nominatas

Nome: ____________________________________________________________________

Cargo / Função: _____________________________________________________________

Empresa: __________________________________________________________________

Município: _________________________________________________________________

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Manual de Eventos Institucionais42

Modelo de composição da mesa de honra

Observação: a composição da mesa de honra varia conforme as especificidades da sole-nidade

Mesa Ímpar

(1) Ao centro: anfitrião ou aquele que preside o evento

(2) À direita do anfitrião (ou quem preside o evento): primeira maior autoridade

(3) À esquerda do anfitrião (ou quem preside o evento): segunda maior autoridade

E, assim por diante, segue-se a ordem direita e esquerda para acomodar todas as autorida-des que irão compor a mesa, sempre de acordo com a Ordem Geral de Precedência (Decreto 70.274, de 9 de março de 1972.)

Para referência de direita, considerar a pessoa assentada e voltada (“de frente”) para você que observa a figura.

Mesa Par

Dividem o centro: (1) anfitrião ou aquele que preside o evento e (2) a primeira maior auto-ridade. (3) À direita do anfitrião (ou quem preside o evento): segunda maior autoridade

E, assim por diante, segue-se a ordem direita e esquerda para acomodar todas as autorida-des que irão compor a mesa, sempre de acordo com a Ordem Geral de Precedência (Decreto 70.274, de 9 de março de 1972.)

Para referência de direita, considerar a pessoa assentada e voltada (“de frente”) para você que observa a figura.

6 4 2 1 3 5 7

5 3 1 2 4 6

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Manual de Eventos Institucionais 43

Ordem Geral de Precedência

As orientações reproduzidas abaixo foram extraídas do Decreto nº 70.274, de 9 de março de 1972, que dispõe sobre as Normas do Cerimonial Público e a Ordem Geral de Precedên-cia.

“Art.10 – Nos Municípios, o Prefeito presidirá as solenidades municipais.”

A ordem de precedência, nas cerimônias oficiais, nos Estados da União, com a presença de autoridades federais, será a seguinte:

• Presidente da República

• Vice-presidente da República• Governador do Estado da União em que se processa a cerimônia• Cardeais• Embaixadores estrangeiros

• Presidente do Congresso Nacional• Presidente da Câmara dos Deputados• Presidente do Supremo Tribunal Federal

• Ministros de Estado• Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República• Chefe do Gabinete Civil da Presidência da República• Chefe do Serviço Nacional de Informações• Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas• Consultor-geral da República• Vice-governador do Estado da União em que se processa a cerimônia• Presidente da Assembléia Legislativa do Estado da União em que se processa a cerimônia• Presidente do Tribunal de Justiça do Estado em que se processa a cerimônia• Enviados Extraordinários e Ministros Plenipotenciários estrangeiros• Presidente do Tribunal Superior Eleitoral• Ministros do Supremo Tribunal Federal• Procurador-geral da República• Governadores dos outros Estados da União e do Distrito Federal• Senadores• Deputados Federais• Almirantes• Marechais• Marechais-do-Ar

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Manual de Eventos Institucionais44

• Chefe do Estado-Maior da Armada• Chefe do Estado-Maior do Exército• Secretário-geral de Política Exterior• Chefe do Estado-Maior da Aeronáutica

• Almirantes-de-Esquadra• Generais-de-exército• Embaixadores Extraordinários e Plenipotenciários (Ministros de 1ª classe)• Tenentes-brigadeiros• Presidente do Tribunal Federal de Recursos• Presidente do Superior Tribunal Militar• Presidente do Tribunal Superior do Trabalho• Ministros do Tribunal Superior Eleitoral• Prefeito da Capital estadual em que se processa a cerimônia• Encarregado de Negócios Estrangeiros

• Ministro do Tribunal Federal de Recursos• Ministros do Superior Tribunal Militar• Ministros do Tribunal Superior do Trabalho• Vice-almirantes• Generais-de-divisão• Embaixadores (Ministros de 1ª classe)• Majores-brigadeiros• Chefes de Igrejas sediadas no Brasil• Arcebispos católicos ou equivalentes de outras religiões• Presidente do Tribunal de Contas da União• Presidente do Tribunal Marítimo• Diretores-gerais das Secretarias do Senado Federal e da Câmara dos Deputados• Substitutos eventuais dos Ministros de Estado• Secretários-gerais dos Ministérios• Reitores das Universidades Federais• Diretor-geral do Departamento de Polícia Federal• Presidente do Banco Central do Brasil• Presidente do Banco do Brasil• Presidente do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico• Ministros do Tribunal de Contas da União• Juízes do Tribunal Superior do Trabalho• Subprocuradores-gerais da República• Procuradores-gerais da Justiça Militar• Procuradores-gerais da Justiça do Trabalho• Procuradores-gerais do Tribunal de Contas da União• Vice-governadores de outros Estados da União• Secretário da Receita Federal• Personalidades inscritas no Livro do Mérito

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Manual de Eventos Institucionais 45

• Prefeito da cidade em que se processa a cerimônia• Presidente da Câmara Municipal da cidade em que se processa a cerimônia• Juiz de Direito da Comarca em que se processa a cerimônia• Prefeitos das cidades com mais de um milhão (1.000.000) de habitantes• Presidente da Caixa Econômica Federal• Ministros-conselheiros estrangeiros• Cônsules-gerais estrangeiros• Adidos Militares estrangeiros (Oficiais-Generais)

• Contra-almirantes• Generais-de-brigada• Embaixadores Comissionados ou Ministros de 2ª classe• Brigadeiros• Diretor-geral do Departamento Administrativo do Pessoal Civil• Chefe do Gabinete da Vice-presidência da República• Subchefes dos Gabinetes Militar e Civil da Presidência da República• Assessor-chefe da Assessoria Especial da Presidência da República• Assessor-chefe da Assessoria Especial de Relações Públicas da Presidência da República• Assistente-secretário do Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República• Secretários Particulares do Presidente da República• Chefe do Cerimonial da Presidência da República• Secretário de Imprensa da Presidência da República• Diretor-geral da Agência Nacional• Presidente da Central de Medicamentos• Chefe do Gabinete da Secretaria-Geral do Conselho de Segurança Nacional• Chefe do Gabinete do Serviço Nacional de Informações • Chefe do Gabinete do Estado-Maior das Forças Armadas• Chefe da Agência Central do Serviço Nacional de Informações• Presidente do Tribunal Regional Eleitoral• Procurador da República no Estado• Procurador-geral do Estado• Presidente do Tribunal Regional do Trabalho• Presidente do Tribunal de Contas do Estado• Presidente do Tribunal de Alçada do Estado• Presidente do Conselho Nacional de Pesquisas• Presidente do Conselho Federal de Educação• Presidente do Conselho Federal de Cultura• Chanceler da Ordem Nacional do Mérito• Presidente da Academia Brasileira de Letras• Presidente da Academia Brasileira de Ciências• Presidente da Associação Brasileira de Imprensa• Diretores do Gabinete Civil da Presidência da República• Diretores-gerais de Departamentos dos Ministérios• Superintendentes de Órgãos Federais

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Manual de Eventos Institucionais46

• Presidentes dos Institutos e Fundações Nacionais• Presidentes dos Conselhos e Comissões Federais• Presidentes das Entidades Autárquicas, Sociedades de Economia Mista e Empresas Públicas de âmbito nacional• Chefes dos Gabinetes dos Ministros de Estado• Reitores das Universidades Estaduais e particulares• Membros do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico• Membros do Conselho Federal de Educação• Membros do Conselho Federal de Cultura• Secretários do Governo do Estado em que se processa a cerimônia• Bispos católicos ou equivalentes de outras religiões• Conselheiros estrangeiros• Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-de-Mar-e-Guerra e Coronéis)

• Presidentes das Confederações Patronais e de Trabalhadores de âmbito nacional• Consultores Jurídicos dos Ministérios• Membros da Academia Brasileira de Letras• Membros da Academia Brasileira de Ciências• Diretores do Banco Central do Brasil• Diretores do Banco do Brasil• Diretores do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico• Capitães-de-mar-e-guerra• Coronéis do Exército• Conselheiros• Coronéis da Aeronáutica• Deputados do Estado em que se processa a cerimônia• Chefe da Casa Militar do Governo do Estado em que se processa a cerimônia• Chefe da Casa Civil do Governo do Estado em que se processa a cerimônia• Comandante da Polícia Militar do Estado em que se processa a cerimônia• Desembargadores do Tribunal de Justiça do Estado em que se processa a cerimônia• Adjuntos dos Gabinetes Militar e Civil da Presidência da República• Prefeitos das cidades com mais de quinhentos mil (500.000) habitantes• Delegados dos Ministérios do Estado em que se processa a cerimônia• Primeiros-secretários estrangeiros• Cônsules estrangeiros• Consultor-geral do Estado em que se processa a cerimônia• Juízes do Tribunal Marítimo• Juízes do Tribunal Regional Eleitoral do Estado em que se processa a cerimônia• Juízes do Tribunal Regional do Trabalho do Estado em que se processa a cerimônia• Presidentes das Câmaras Municipais da Capital e das cidades com mais de um milhão (1.000.000) de habitantes• Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-de-Fragata e Tenentes-Coronéis)

• Juiz Federal

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Manual de Eventos Institucionais 47

• Juízes do Tribunal de Contas do Estado em que se processa a cerimônia• Juízes do Tribunal de Alçada do Estado em que se processa a cerimônia• Presidentes dos Institutos e Fundações Regionais e Estaduais• Presidentes das Entidades Autárquicas, Sociedades de Economia Mista e Empresas Públicas de âmbito regional ou estadual• Diretores das Faculdades Federais• Monsenhores católicos ou equivalentes de outras religiões• Capitães-de-fragata• Tenentes-coronéis do Exército• Primeiros-secretários• Tenentes-coronéis da Aeronáutica• Ajudantes-de-ordens do Presidente da República (Majores)• Adjuntos do Gabinete Militar da Presidência da República (Majores)• Chefes dos Serviços do Gabinete Militar da Presidência da República (Majores)• Adjuntos dos Serviços do Gabinete Militar da Presidência da República (Majores)• Presidentes das Federações Patronais e de Trabalhadores de âmbito regional ou estadual• Presidentes das Câmaras Municipais das Capitais dos Estados da União e das cidades com mais de quinhentos mil (500.000) habitantes• Juízes de Direito• Procuradores Regionais do Trabalho• Diretores de Repartições Federais• Auditores da Justiça Militar• Auditores do Tribunal de Contas• Promotores Públicos• Procuradores Adjuntos da República• Diretores das Faculdades Estaduais e Particulares• Segundos-secretários estrangeiros• Vice-cônsules estrangeiros• Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-de-Corveta e Majores)

• Oficiais de Gabinete do Gabinete Civil da Presidência da República• Chefes de Departamento das Universidades Federais• Diretores de Divisão dos Ministérios• Prefeitos das cidades com mais de cem mil (100.000) habitantes• Capitães-de-corveta• Majores do Exército• Segundos-secretários• Majores da Aeronáutica• Ajudantes-de-ordens do Presidente da República (Capitães)• Adjuntos dos Serviços do Gabinete Militar da Presidência da República (Capitães)• Diretores de Departamento das Secretarias do Estado em que se processa a cerimônia• Presidentes dos Conselhos Estaduais• Chefes de Departamento das Universidades Estaduais e Particulares• Presidentes das Câmaras Municipais das cidades com mais de cem mil (100.000) habitantes

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Manual de Eventos Institucionais48

• Terceiros-secretários estrangeiros• Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-Tenentes e Capitães)

• Professores de Universidade• Demais Prefeitos• Cônegos católicos ou equivalentes de outras religiões• Capitães-tenentes• Capitães do Exército• Terceiros-secretários• Capitães da Aeronáutica• Presidentes das demais Câmaras Municipais• Diretores de Repartições do Estado em que se processa a cerimônia• Diretores de Escolas de Ensino Secundário• Vereadores

A ordem de precedência nas cerimônias oficiais, de caráter estadual, será a seguinte:

• Governador• Cardeais

• Vice-governador

• Presidente da Assembléia Legislativa• Presidente do Tribunal de Justiça

• Almirantes-de-esquadra• Generais-de-exército• Tenentes-brigadeiros• Prefeito da Capital estadual em que se processa a cerimônia

• Vice-almirantes• Generais-de-divisão• Majores-brigadeiros• Chefes de Igrejas sediadas no Brasil• Arcebispos católicos ou equivalentes de outras religiões• Reitores das Universidades Federais• Personalidades inscritas no Livro do Mérito• Prefeito da cidade em que se processa a cerimônia• Presidente da Câmara Municipal da cidade em que se processa a cerimônia• Juiz de Direito da Comarca em que se processa a cerimônia• Prefeitos das cidades com mais de um milhão (1.000.000) de habitantes

• Contra-almirantes

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Manual de Eventos Institucionais 49

• Generais-de-brigada• Brigadeiros• Presidente do Tribunal Regional Eleitoral• Procurador Regional da República no Estado• Procurador-geral do Estado• Presidente do Tribunal Regional do Trabalho• Presidente do Tribunal de Contas• Presidente do Tribunal de Alçada• Chefe da Agência do Serviço Nacional de Informações• Superintendentes de Órgãos Federais• Presidentes dos Institutos e Fundações Nacionais• Presidentes dos Conselhos e Comissões Federais• Presidentes das Entidades Autárquicas, Sociedades de Economia Mista e Empresas Públicas de âmbito nacional• Reitores das Universidades Estaduais e Particulares• Membros do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico• Membros do Conselho Federal de Educação• Membros do Conselho Federal de Cultura• Secretários de Estado• Bispos católicos ou equivalentes de outras religiões

• Presidentes das Confederações Patronais e de Trabalhadores de âmbito nacional• Membros da Academia Brasileira de Letras• Membros da Academia Brasileira de Ciências• Diretores do Banco Central do Brasil• Diretores do Banco do Brasil• Diretores do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico• Capitães-de-mar-e-guerra• Coronéis do Exército• Coronéis da Aeronáutica• Deputados Estaduais• Chefe da Casa Militar do Governador• Chefe da Casa Civil do Governador• Comandante da Polícia Militar do Estado• Desembargadores do Tribunal de Justiça• Prefeitos das cidades com mais de quinhentos mil (500.000) habitantes• Delegados dos Ministérios• Cônsules estrangeiros• Consultor-geral do Estado• Juízes do Tribunal Regional Eleitoral• Juízes do Tribunal Regional do Trabalho• Presidentes das Câmaras Municipais da Capital e das cidades com mais de um milhão (1.000.000) de habitantes

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Manual de Eventos Institucionais50

• Juiz Federal• Juízes do Tribunal de Contas• Juízes do Tribunal de Alçada• Presidentes dos Institutos e Fundações Regionais e Estaduais• Presidentes das Entidades Autárquicas, Sociedades de Economia Mista e Empresas Públicas de âmbito regional ou estadual• Diretores das Faculdades Federais• Monsenhores católicos ou equivalentes de outras religiões• Capitães-de-fragata• Tenentes-coronéis do Exército• Tenentes-coronéis da Aeronáutica• Presidentes das Federações Patronais e de Trabalhadores de âmbito regional ou estadual• Presidentes das Câmaras Municipais das cidades com mais de quinhentos mil (500.000) habitantes• Juízes de Direito• Procurador Regional do Trabalho• Auditores da Justiça Militar• Auditores do Tribunal de Contas• Promotores Públicos• Diretores das Faculdades Estaduais e Particulares• Vice-cônsules estrangeiros

• Chefes de Departamento das Universidades Federais• Prefeitos das cidades com mais de cem mil (100.000) habitantes• Capitães-de-corveta• Majores do Exército• Majores da Aeronáutica• Diretores de Departamento das Secretarias• Presidentes dos Conselhos Estaduais• Chefes de Departamento das Universidades Estaduais e Particulares• Presidentes das Câmaras Municipais das cidades com mais de cem mil (100.000) habitantes• Professores de Universidade• Demais Prefeitos• Cônegos católicos ou equivalentes de outras religiões• Capitães-tenentes• Capitães do Exército• Capitães da Aeronáutica• Presidentes das demais Câmaras Municipais• Diretores de Repartição• Diretores de Escolas de Ensino Secundário• Vereadores

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Manual de Eventos Institucionais 51

Referências bibliográficas

Normas do cerimonial público da República Federativa do Brasil e Ordem Geral de Precedência (Decreto nº 70.274, de 9 de março de 1972). Brasília, Câmara dos Deputados,1.979 – 72 p.

Comitê Nacional do Cerimonial Público – CNCP. Normas do Cerimonial Público e a Or-dem Geral de Precedência.

Decreto nº 70.274, de 9 de março de 1972, que dispõe sobre as Normas do Cerimonial Público e a Ordem Geral de Precedência.

FREITAS, Maria Íris Teixeira. Cerimonial e Etiqueta: Ritual das Recepções. Belo Horizonte, Centro Universitário de Ciências Gerenciais – UNA, 2001 – 462 p.

NETTO, Nicolau Martino; LAMENSDORF, José Henrique. Como conduzir reuniões usando vídeos de treinamento. Siamar, 1991. Cotia – SP.

Secretaria de Estado da Casa Civil do Governo do Estado de Minas Gerais – Assessoria do Cerimonial. Visitas Governamentais (Orientação). Palácio da Liberdade – 1994.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização de Eventos: Planejamento e Operacio-nalização. 3. ed. – 2. reimpr. – São Paulo: Atlas, 2006.

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