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MANUAL DE CONDUTA 1

MANUAL DE CONDUTA

2 MANUAL DE CONDUTA MANUAL DE CONDUTA 3

Caro(a) funcionário(a) Volvo,

Ao longo de mais de 80 anos, o Grupo Volvo conquistou sólida reputação em todo o mundo, inspirando confiança e tornando-se referência em práticas de gestão. Conduzir nossos negócios com integridade e de acordo com as leis e os regulamentos que governam nossas atividades é a base da nossa atuação.

Para a Volvo, a sustentabilidade pro-vém do compartilhamento de valores e princípios que levam à melhoria con-tínua. Nossa filosofia empresarial está sintetizada no The Volvo Way, que des-creve os nossos valores corporativos fundamentais: Qualidade, Segurança e Respeito ao Meio Ambiente, os quais são a plataforma comum para todas as nossas atividades. Nossa cultura cor-porativa, a forma como trabalhamos e os objetivos que pretendemos concre-tizar estão igualmente descritos nesse documento. A energia, a paixão e o respeito pelas pessoas são essenciais para concretizarmos os objetivos do Grupo e evoluirmos como pessoas.

Já este Manual de Conduta foi conce-bido especificamente para enfatizar os princípios pelos quais a empresa con-duz as relações com todas as partes interessadas (stakeholders), tais como: funcionários, clientes, fornecedores, concessionárias, distribuidores, impor-tadores, autoridades, representantes de instituições empresariais e a comu-nidade em geral.

Os princípios, orientações, normas e políticas mencionados neste Manual, que em sua maioria encontram-se dis-

poníveis no Sistema de Gestão Volvo (SGV) e na intranet da empresa, devem ser observados no exercício diário das atividades de todos aqueles que fazem parte das áreas e unidades de negócios do Grupo Volvo instaladas em Curitiba, bem como da Associação Viking e da Vikingprev.

Cabe a cada funcionário e, principal-mente, às lideranças assegurar o cum-primento deste Manual, divulgando-o para seus colegas e equipes. Ao mes-mo tempo, todos deverão incentivar a comunicação de comportamentos que não estejam de acordo com as normas aqui descritas.

Os princípios gerais que constam neste Manual também são aplicáveis a outras empresas do Grupo Volvo no Brasil e nos demais países da América do Sul. Essas unidades são responsáveis pela adaptação das políticas e procedimen-tos específicos mencionados neste documento que não se apliquem à sua realidade em função das diferenças cul-turais, legais ou organizacionais.

Esperamos que este Manual de Condu-ta sirva para reforçar ainda mais a cul-tura corporativa de respeito pelas pes-soas, assegure comportamentos éticos condizentes com o ambiente empresa-rial e estimule nossos funcionários a praticar esses mesmos princípios em sua vida particular, colaborando assim para a construção de uma sociedade mais ética e mais responsável.

Diretoria da Volvo do BrasilAgosto/2011

Nome:

Email:

Ramal:

Departamento:


1. Princípios de Negócios1.1 Legalidade1.2 Neutralidade Política1.3 Ética Empresarial

1.3.1 Comitê de Ética1.3.2 Conflito de Interesses1.3.3 Relações com Competidores1.3.4 Relações com Autoridades, Políticos, Funcionários Públicose Instituições Governamentais ou de Representação Empresarial

1.4 Direitos Humanos1.4.1 Não Discriminação1.4.2 Trabalho1.4.3 Ambiente de Trabalho

1.5 Riscos Empresariais 2. Diretrizes para Relacionamento com Público Externo 2.1 Confidencialidade

2.1.1 Informações a Públicos Específicos2.1.2 Trabalhos Acadêmicos

2.2 Recebimento de Brindes e Presentes2.3 Recebimento de Convites de Parceiros de Negócios2.4 Participação de Cônjuge de Funcionário em Eventos2.5 Utilização de Serviços de Translado2.6 Aquisição de Produtos e Serviços Particulares2.7 Obtenção de Descontos e Promoções2.8 Oferecimento de Brindes, Presentes e Eventos2.9 Visitas à Volvo

3. Diretrizes Relacionadas ao Ambiente Interno 3.1 Relação com os Colegas de Trabalho3.2 Vestuário3.3 Qualidade de Vida no Trabalho

3.3.1 Saúde Ocupacional3.3.2 Segurança do Trabalho

3.4 Respeito ao Meio Ambiente3.5 Uso de Recursos da Empresa

3.5.1 Impressão ou Fotocópia de Documentos3.5.2 Telefone3.5.3 Sistemas Corporativos e Outros Recursos de Informática

3.6 “Bolão” e Apostas3.7 Segurança Patrimonial 4. Outras diretrizes corporativas 4.1 Utilização da Marca Volvo4.2 Níveis de Autoridade para Efetuar Aprovações4.3 Aquisição de Produtos e Serviços Não Automotivos4.4 Viagens a Serviço 5. Cumprimento do Manual de Conduta: Responsabilidades e Penalidades

ÍNDICE GERALMANUAL DE CONDUTA

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MANUAL DE CONDUTA 76 MANUAL DE CONDUTA

PRINCÍPIOS DE NEGÓCIOS1 O Grupo Volvo incentiva funcionários, fornecedores, concessionárias, clien-tes e outros públicos da sua esfera de influência a adotar princípios de ética empresarial, governança corporativa e direitos humanos.

Para conduzir os negócios de maneira adequada, a Volvo mantém rígidos princípios éticos e valores empresariais, sintetizados no The Volvo Way, no Código de Conduta do Grupo Volvo e neste Manual de Conduta. Os princí-pios descritos a seguir devem ser observados por todos os funcionários no exercício cotidiano de suas atividades.

forma, não é permitido que um funcioná-rio solicite ou aceite patrocínio de forne-cedores para qualquer atividade de seu interesse particular, uma vez que isso po-derá afetar a relação profissional.

Os funcionários do Grupo Volvo tam-bém não devem solicitar a parceiros de negócios e nem aceitar qualquer tipo de benefício pessoal, tais como: presentes, pagamentos, serviços particulares, em-préstimos, favores, etc., uma vez que es-ses podem afetar, ou insinuar afetar, sua objetividade nas decisões de negócio. Do mesmo modo, convites para janta-res, viagens (com ou sem acomodação), eventos ou atividades esportivas, shows ou correlatos, que estejam relacionados apenas a entretenimento não devem ser aceitos.

1.3.1 Comitê de Ética

O Comitê de Ética, criado em 2006 com o objetivo de reforçar a cultura do The Volvo Way e o Código de Conduta, é for-mado pelos seguintes representantes da VdB: Gerente de RH, Gerente do Jurídi-co, Coordenador da Comissão de Fábri-ca e Auditor Interno, sendo coordenado por este último. Além disso, o Comitê conta com a participação de um repre-sentante da VFS.

O Comitê de Ética é um canal que pode ser utilizado por todos os funcionários e demais públicos, internos e externos, que queiram registrar reclamações, denún-cias, dúvidas ou sugestões relacionadas à ética, à fraude ou a qualquer forma de desvio de conduta envolvendo a compa-nhia.

Os funcionários e demais públicos inter-nos podem contatar o Comitê de Ética por meio de um formulário específico, dis-ponível no Espaço Cultural. Basta preen-cher o formulário corretamente e colocá-lo

1.1 LEgALIDADE

Em cada país onde operar, o Grupo Volvo seguirá as leis e os regulamentos locais. Nas situações em que a lei for omissa, o Grupo aplicará seus próprios padrões, baseados em sua cultura e valores cor-porativos. Em caso de conflito entre a lei vigente no país e os princípios contidos no Código de Conduta do Grupo Volvo, prevalecerá a lei.

1.2 NEutRALIDADE POLítICA

O Grupo Volvo opta pela neutralidade no que diz respeito a partidos e candidatos políticos. Nem o nome, nem os recursos de companhias do Grupo Volvo poderão ser utilizados para promover os interesses de partidos ou de candidatos políticos.

1.3 ÉtICA EMPREsARIAL

A Volvo está comprometida com altos padrões éticos na condução de seus negócios. Dessa forma, a empresa não admite a prática da corrupção por parte de seus funcionários e também observa esse princípio no seu relacionamento com todos os demais públicos. Assim sendo, o Grupo Volvo não poderá ofe-recer aos clientes, potenciais clientes, governantes, funcionários públicos, ou quaisquer representantes de tais entida-des, recompensa ou vantagens pela vio-lação das leis aplicáveis. Essas atitudes são absolutamente inaceitáveis e não de-vem ocorrer nem mesmo de forma indire-ta. Os funcionários não devem, em hipó-tese alguma, colocar em risco a imagem e os negócios da Volvo no mundo em função de comportamentos não éticos. Também não são permitidos patrocínios a eventos ou atividades da Volvo sem a prévia aprovação da Diretoria. Da mesma


- Atividades externas (consultorias, au-las, serviços como profissional liberal, etc.) que desviem a atenção do funcio-nário de suas atividades na Volvo e pre-judiquem seu desempenho;

- Propaganda privada de produtos ou serviços que não estejam relacionados à atividade profissional do funcioná-rio na Volvo, exceção feita à seção de “Classificados e Anúncios” no mural do Espaço Cultural, conforme Política de Conflito de Interesses;

- Venda presencial ou virtual de produtos e serviços de qualquer natureza e origem dentro da Volvo e utilização dos recursos da empresa para esse fim;

- Parentes na mesma área, sem a análise de segregação de funções com pare-cer favorável do Comitê de Ética, con-forme política vigente;

- Pressão exercida por funcionários para que sejam contratadas pessoas de sua família ou círculo de amizades para trabalhar na Volvo ou em empresas parceiras;

- Recebimento de cortesias (presentes, viagens, convites, ingressos, etc.) de fornecedores de produtos e serviços, exceto nos casos previstos no capítulo 2 deste Manual;

- Solicitação de tarefas particulares a su-bordinados em caráter obrigatório ou que possam atrapalhar o desempenho profissional.

Situações de possíveis conflitos deverão ser discutidas com o superior imediato, o qual deverá assegurar que sejam solu-cionadas adequadamente, com base na Política de Conflito de Interesses.

na urna que se encontra no mesmo local. Além do formulário de papel, existe tam-bém um formulário eletrônico, disponível na página do Comitê de Ética, na intranet da VdB.

Em nenhum dos casos é possível identi-ficar a pessoa que enviou o formulário, a menos que ela queira uma resposta so-bre a conclusão do processo e preencha seus dados. Sua identidade, no entanto, é totalmente preservada, ou seja, o que é analisado é a questão apresentada e não a pessoa que a apresenta.

Esse mesmo formulário está disponível também na internet (no portal do Grupo Volvo no Brasil: www.volvo.com.br) para os diversos públicos com os quais a Volvo se relaciona. Nesse caso, também não é possível identificar o remetente, a não ser que ele informe seus dados.

O direito ao anonimato, no entanto, não deve ser motivo para a apresentação de denúncias falsas, cujo propósito maior não seja a legítima preservação da ética. Isso desviaria a atenção do Comitê de Ética das questões que são verdadeiramente importantes, caracterizando-se como mau uso desse canal.

1.3.2 Conflito de Interesses

A política da Volvo referente a possíveis conflitos de interesses é baseada no prin-cípio de que o funcionário deverá tomar decisões e agir de maneira idônea, sem deixar-se influenciar por questões particu-lares, de familiares ou de amigos que pos-sam, consciente ou inconscientemente, afetar seu julgamento em relação à ativida-de na qual ele esteja pessoalmente envol-vido, levá-lo a promover favorecimentos ou a agir contra os interesses da Volvo.

Alguns exemplos de situações que carac-terizam conflito de interesses:

esses princípios como também incentiva seus públicos estratégicos a fazê-lo.

1.4.1 Não discriminação

O Grupo Volvo remunera e trata seus fun-cionários de maneira não discriminatória no que diz respeito a gênero, raça, religião, ida-de, deficiências físicas, orientação sexual, nacionalidade, opinião política, afiliação sin-dical, origem étnica ou social. A diversidade no local de trabalho é incentivada em todos os níveis.

1.4.2 trabalho

Não será tolerada nenhuma forma de trabalho forçado ou de crianças no Gru-po Volvo. A idade mínima de emprego é aquela prevista pela legislação local.

Filiações a associações, sindicatos e instituições, bem como negociações co-letivas e acordos, serão respeitados em todas as operações do Grupo Volvo.

1.4.3 Ambiente de trabalho

O ambiente de trabalho deverá ser seguro e saudável, garantindo a integridade física, mental e psicológica de todos os funcio-nários e parceiros de negócios do Grupo Volvo. As relações entre as pessoas deve-rão ser baseadas no diálogo aberto e no respeito recíproco em todos os níveis.

1.5 RIsCOs EMPREsARIAIs

É responsabilidade de todo e qualquer fun-cionário, ao identificar a presença de algum risco ao negócio, às operações, às pesso-as, etc., imediatamente informá-lo à sua lide-rança ou à área responsável, a qual deverá endereçar a questão aos fóruns competen-tes pela análise, encaminhamento e tomada de decisão.

1.3.3 Relações com competidores

As relações do Grupo Volvo com seus com-petidores são conduzidas de forma ética, respeitosa e profissional. Conduzir nossos negócios com integridade e de acordo com as leis e os regulamentos que governam nossas atividades é a base de nossa atua-ção. Juntamente com nossos competidores, participamos de associações de represen-tação institucional do segmento, observan-do as normas e restrições legais aplicáveis à relação com concorrentes. As opiniões, propostas e posições da empresa são ex-pressas de maneira clara, objetiva e funda-mentadas em nossos valores e princípios.

1.3.4 Relações com autoridades, políti-cos, funcionários públicos e instituições governamentais ou de representação empresarial

Ética e transparência regem as relações institucionais da Volvo. A empresa conde-na expressamente práticas que conduzam à corrupção, adotando como referência o Código de Conduta da Alta Administração Federal e a Política de Relações Institucio-nais da VdB em seus relacionamentos com as diversas esferas do poder público.

Todas as ações institucionais relacionadas a autoridades, políticos e funcionários pú-blicos, tais como: oferta de brindes e cor-tesias, convite para participação em even-tos da Volvo, convite para visitas à fábrica, solicitações de audiências, etc., devem ser conduzidas pela área de Assuntos Gover-namentais e Institucionais.

1.4 DIREItOs HuMANOs

Dentro de sua esfera de influência, o Grupo Volvo apoia e respeita a proclamação inter-nacional de proteção dos direitos humanos, não compactuando com casos que venham a ferir tais direitos. A Volvo não só pratica

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DIRETRIZES PARA RELACIONAMENTOCOM PÚBLICO EXTERNO2

bilizar informações da empresa a esses públicos.

Por exemplo:

• Somente o departamento de Comunica-ção Corporativa pode enviar ou autori-zar o envio de informações à imprensa;

• Somente o departamento de Assuntos Governamentais e Institucionais pode enviar ou autorizar o envio de informa-ções a autoridades dos Poderes Le-gislativo e Executivo (exceto Ministério Público) em geral;

• Somente o departamento Jurídico pode enviar ou autorizar o envio de informa-ções ao Poder Judiciário e ao Ministério Público;

• Somente o departamento de Recursos Humanos pode fornecer, enviar ou au-torizar o envio de informações sobre funcionários e ex-funcionários, etc.

2.1.2 trabalhos acadêmicos

Todas as disposições sobre confidencia-lidade citadas neste Manual são igual-mente aplicáveis a trabalhos acadêmicos, inclusive dissertações e teses, de funcio-nários, terceiros ou público externo, os quais não poderão conter informações que não tenham sido oficialmente divul-gadas externamente pela empresa.

No entanto, se esses trabalhos fo-rem de interesse da empresa, pode-rão conter certas informações, des-de que previamente aprovadas pela Gerência das áreas envolvidas e pelo respectivo Analista de RH (HRBP). A inclusão de dados financeiros que ain-da não tenham sido publicamente divul-gados pela empresa sempre deverá ter a aprovação prévia do Diretor Financeiro (CFO) da VdB.

2.1 CONfIDENCIALIDADE

Nenhum funcionário está autorizado a di-vulgar externamente, durante a vigência de seu contrato ou após seu término, in-formações sensíveis sobre a companhia sem a devida autorização do departa-mento de Comunicação Corporativa, o qual segue as políticas globais do Grupo Volvo.

São consideradas sensíveis todas as informações que não tenham sido ofi-cialmente divulgadas externamente pela empresa e que possam, direta ou indi-retamente, afetar os negócios do Grupo Volvo, tais como:

• Oscilações significativas na carteira de pedidos;

• Vendas, aquisições e incorporações de empresas pelo Grupo Volvo;

• Problemas na cadeia produtiva que possam impactar na produção e entre-ga de produtos;

• Resultados financeiros;

• Projetos de inovação tecnológica de produtos, processos e serviços;

• Documentação técnica;

• Know-how;

• Processos judiciais em andamento;

• Estratégias e objetivos estratégicos, etc.

Para mais detalhes, consulte a política sobre divulgação de informações do Gru-po Volvo (Disclosure Policy).

2.1.1 Informações a públicos específicos

Somente as áreas que têm responsabi-lidade direta pela relação com públicos específicos estão autorizadas a disponi-

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dores, concessionários e clientes, que costumam enviar brindes e presentes de final de ano com valor superior ao esta-belecido na regra geral, enviem anual-mente, no mês de novembro, uma carta explicando sobre a política Volvo. (ver modelo de carta na página do Comitê de Ética na intranet).

2.3 RECEBIMENtO DE CONVItEsDE PARCEIROs DE NEgóCIOs

Para treinamentos / eventos

Podem ser aceitos, com aprovação do Gerente do departamento, desde que estejam relacionados a trabalho ou a de-senvolvimento profissional. Se o evento ocorrer em outra cidade, as despesas de viagem e acomodação deverão ser pa-gas pela Volvo e em conformidade com as normas de Viagens.

No caso de treinamento, o RH deverá ser previamente informado, para fins de registro na base de dados da empresa.

Para eventos institucionais

Podem ser aceitos, com aprovação do Gerente do departamento, convites para comemorações institucionais, tais como: aniversário de empresas, inaugurações, etc., que sejam dirigidos à comunidade empresarial em geral e não especifica-mente à Volvo. Nesse caso, aplica-se a re-gra mencionada no item anterior com rela-ção a despesas de viagem e acomodação. O número de representantes da Volvo, no entanto, deve ser o menor possível.

Para refeições

Convites para refeições, por parte de um parceiro de negócios, podem ser aceitos, desde que sejam feitos de for-ma espontânea e estejam relacionados ao negócio.Por exemplo: almoço durante um seminário ou reunião, coquetel antes ou após reuniões, jantar em continuida-

2.2 RECEBIMENtO DE BRINDEsE PREsENtEs

Com relação ao recebimento de brindes e presentes oferecidos por parceiros de ne-gócio, seguem as diretrizes que deverão ser observadas por todos os funcionários no exercício de sua função:

Brindes comumente ofertados no mer-cado:

Podem ser aceitos brindes de baixo va-lor, materiais promocionais e outros itens, tais como: canetas, agendas, chaveiros, bolsas de viagem, bonés, etc., desde que sejam recebidos em caráter eventual e não tenham valor comercial superior a R$ 100,001. Quando houver dúvida sobre o valor comercial do brinde recebido, o funcionário deverá consultar o seu supe-rior imediato.

Brindes e presentes acima de R$ 100,001

Regra geral: brindes e presentes acima de R$ 100,00, recebidos na empresa, na residência do funcionário ou em qualquer outro local, por conta da relação profissio-nal, não podem ser aceitos e devem ser devolvidos aos seus ofertantes.

Exceção: se a devolução não for possível, por questões logísticas ou culturais que possam ser entendidas como uma atitude descortês com impacto negativo na rela-ção profissional, o brinde deverá, median-te aprovação do superior imediato, ser:

• Até R$ 500,00: sorteado entre os mem-bros da equipe ou encaminhado para a Assistente Social da empresa para doa-ção a entidades carentes;

• Acima de R$ 500,00: encaminhado para a Assistente Social para doação a entida-des carentes.

Para evitar constrangimentos e trans-tornos, recomenda-se que as áreas que têm contato frequente com fornece-

Essas regras são válidas também para eventos promovidos pela Volvo e, em to-das as situações, deverão ser observa-dos também os procedimentos globais específicos de cada BA/BU.

2.5 utILIzAçãO DE sERVIçOs DE tRANsLADO

Serviços de translado, oferecidos por um parceiro de negócios quando em vi-sita a este, poderão ser aceitos, desde que sejam comumente oferecidos tam-bém aos demais visitantes e, principal-mente, se a empresa visitada estiver em local de difícil acesso.

2.6 AquIsIçãO DE PRODutOs E sERVIçOs PARtICuLAREs

Caso o funcionário utilize fornecedores, concessionárias ou clientes do Grupo Volvo, que sejam seus contatos diretos no exercício de sua função, para obter produtos e/ou serviços de natureza par-ticular, o valor justo de mercado deverá ser pago e o superior imediato deverá ser sempre informado.

2.7 OBtENçãO DE DEsCONtOs E PROMOçõEs

Descontos e promoções oferecidos a um funcionário por fornecedores, con-cessionárias ou clientes somente pode-rão ser aceitos se concedidos também aos demais funcionários da empresa.

2.8 OfERECIMENtO DE BRINDEs, PREsENtEs E EVENtOs

Brindes de baixo valor comercial e mate-riais promocionais comumente ofertados no mercado podem ser oferecidos, sem restrições, a parceiros de negócios. No entanto, presentes de maior valor e convi-tes para eventos da Volvo, no Brasil ou no exterior, estão sujeitos às políticas da AB Volvo e devem ser aprovados pelo respon-sável pela BA/BU e/ou Diretoria da Volvo

de ao expediente normal de trabalho, etc. Nos casos em que o mesmo parceiro de negócios envie convites com frequência, o funcionário deve informar seu superior imediato. Na medida do possível, reco-mendamos que o funcionário, mediante aprovação prévia do seu superior imedia-to, pague suas próprias despesas e solici-te reembolso à Volvo.

Para churrascos e confraternizações

Churrascos e confraternizações para gru-pos de funcionários oferecidos ou pa-trocinados por fornecedores (atuais ou potenciais), cujo objetivo seja apenas en-tretenimento, não podem ser aceitos. Tais eventos podem caracterizar conflito de in-teresses e influenciar na relação comercial.

2.4 PARtICIPAçãO DE CôNjugEDE fuNCIONáRIO EM EVENtOs

A participação do cônjuge do funcioná-rio em eventos deve ser absolutamente restrita a situações nas quais a sua pre-sença possa contribuir para o fortaleci-mento das relações com parceiros de negócios, tais como: eventos nacionais ou internacionais, nos quais todos os par-ticipantes são convidados a levar seus respectivos cônjuges e entende-se que a participação do cônjuge se faz neces-sária. Exemplo: eventos comemorativos institucionais promovidos por entidades governamentais ou empresariais. Nesses casos, as despesas referentes à hospe-dagem e viagem do cônjuge também se-rão custeadas pela Volvo, conforme nor-mas vigentes.

No entanto, é importante ressaltar que a participação do cônjuge em tais eventos deve ser sempre previamente autorizada por escrito pelo Diretor da área. No caso de participação do cônjuge do próprio Diretor, este deverá obter a aprovação do seu superior imediato por escrito.

1 Este limite será atualizado com base no Código de Conduta da Alta Administração Federal.


2. técnicas: são visitas, geralmente de caráter profissional, que devem ser agendadas diretamente pelo fornecedor ou técnico com seu contato e/ou área específica dentro da Volvo do Brasil. Nesse caso, os visitantes devem ser atendidos e conduzidos diretamente pelos visitados, dispensando-se comu-nicação prévia aos departamentos res-ponsáveis pela coordenação de visitas mencionados no item 1.

3. Autoridades e candidatos a cargos públicos: são visitas individuais ou em grupos envolvendo autoridades, perso-nalidades ou lideranças de instituições associativas de representação empresa-rial, políticos ou candidatos. Devem ser coordenadas pelo departamento de As-suntos Governamentais e Institucionais.

4. Pessoais: visitas do interesse parti-cular do funcionário devem ser evitadas. Em caráter excepcional, podem ser rece-bidas, desde que aprovadas pela chefia imediata. É proibido, todavia, receber vendedores nas dependências da em-presa para comercialização particular de produtos e serviços.

Procedimentos básicos para recebimen-to de visitantes

Os visitantes devem ser recebidos, du-rante o horário normal de expediente, pelos funcionários autorizados de cada departamento, os quais deverão acom-panhá-los durante todo o período da vi-sita, assegurando que transitem apenas nas áreas permitidas e que respeitem as normas de segurança.

São proibidas fotos e filmagens no inte-rior da empresa. Entretanto, se tiverem finalidade promocional ou institucional (propaganda, imprensa, eventos, etc.) devem ser autorizadas previamente por Comunicação Corporativa e/ou Comuni-cação de Marketing.

do Brasil. Como regra geral, tais presen-tes ou eventos devem estar conectados ao negócio e não podem se caracterizar como puro entretenimento.

É importante ressaltar que, em nenhuma situação, o recebimento ou oferecimento de brindes pode estar (ou insinuar estar) condicionado ao fechamento ou facilita-ção de negócios em qualquer direção.

Quando os brindes e/ou convites forem endereçados a autoridades (Poder Públi-co), deve-se respeitar a Política de Rela-ções Institucionais que está disponível no SGV.

Em todos os eventos promovidos pela Volvo, deve-se dar prioridade à seguran-ça e à saúde dos convidados e funcio-nários envolvidos. É de responsabilidade das áreas que estão organizando o even-to adotar as medidas necessárias para mitigar possíveis riscos. Em caso de dúvi-da, o departamento de Saúde, Seguran-ça & Meio Ambiente da VdB deverá ser previamente consultado.

2.9 VIsItAs à VOLVO

Visitantes são muito bem-vindos. No entanto, alguns procedimentos básicos precisam ser observados para que pos-samos lhes dar o melhor atendimento possível, compatibilizando seus interes-ses com nossas atividades internas.

Para tanto, as visitas foram classificadas em quatro tipos básicos:

1. Coletivas / Institucionais: são visitas de grupos com a finalidade de conhecer a fábrica. São articuladas pelos depar-tamentos com os quais esses grupos têm relação direta na Volvo do Brasil e devem contar, obrigatoriamente, com o suporte e a coordenação dos departa-mentos de Comunicação Corporativa ou Comunicação de Marketing.



DIRETRIZES RELACIONADASAO AMBIENTE INTERNO 3

necessidades do processo e as normas de segurança;

• Os funcionários que trabalham em áreas administrativas devem usar ves-timentas condizentes com o ambiente empresarial. Então não devem ser usa-dos: miniblusas, blusas e vestidos fren-te-única, minissaias, calças de cintura baixa, roupas colantes, transparentes, decotes e fendas acentuados, bermu-das, shorts, regatas, chinelos, tênis e outras vestimentas que possam afetar a imagem profissional e a segurança do funcionário ou que sejam incompatíveis com o ambiente de negócios;

• Quando o funcionário estiver em ativi-dade externa, representando a Volvo, deverá usar vestimentas mais formais. Para os homens, calça e camisa social ou terno e gravata, enquanto que para as mulheres, terninho com calça com-prida ou saia, dependendo do grau de formalidade do evento;

• Nas atividades internas nas quais o contato com o público externo é menor, é possível vestir-se de maneira menos formal, porém respeitando as orienta-ções anteriormente citadas.

3.3 quALIDADE DE VIDA NO tRABALHO

A empresa disponibiliza um conjunto in-tegrado de atividades que visam a pro-moção da saúde física, mental e psicoló-gica de seus funcionários: atendimento médico e ambulatorial, orientação nu-tricional, acompanhamento fonoaudio-lógico, orientação em ergonomia, cam-panhas e programas para dependência química, obesidade, hipertensão, etc., bem como atividades sociais, esportivas, culturais e de voluntariado.

3.1 RELAçãO COM Os COLEgAs DE tRABALHO

Para que a relação de trabalho seja har-moniosa e agradável, todos os funcioná-rios deverão:

• Tratar os colegas, terceiros, subordina-dos e lideranças com cortesia e respeito;

• Exercitar sempre o feedback construti-vo em todos os níveis;

• Respeitar o espaço dos colegas em áreas compartilhadas, adequando o volume de voz e usando vocabulário e assuntos con-dizentes com o ambiente corporativo;

• Manter o ambiente de trabalho limpo e organizado;

• Ter sempre atitudes positivas, colabo-rando para a solução de problemas e conflitos;

• Promover a diversidade, praticando a inclusão;

• Manter sempre uma postura ética que possa ser exemplo de conduta;

• Respeitar e disseminar os princípios essenciais da Volvo: Qualidade, Segu-rança e Respeito ao Meio Ambiente;

• Trabalhar com energia, paixão e respei-to pelas pessoas.

3.2 VEstuáRIO

Algumas regras básicas devem ser ob-servadas pelo funcionário ao se apresen-tar publicamente, quer seja diante dos colegas de trabalho ou perante clientes, autoridades e outros públicos com os quais a Volvo se relaciona:

• Os funcionários que trabalham em áreas operacionais devem vestir os uniformes concedidos pela empresa, conforme as



de risco, tais como epidemias, pande-mias, etc.

3.3.2 segurança do trabalho

A Volvo do Brasil possui um amplo pro-grama de Segurança do Trabalho, visan-do a higiene ocupacional e prevenção de acidentes e doenças ocupacionais, de forma a proporcionar um local de trabalho seguro e saudável.

É de responsabilidade de todos os fun-cionários, no entanto, cumprir e fazer cumprir as normas de segurança. Dentre elas destacamos:

• Utilizar obrigatoriamente os equipa-mentos de segurança (EPIs), conforme indicado nas entradas dos prédios da Produção;

• Participar prontamente dos exercícios de abandono de prédios, observando os procedimentos estabelecidos;

• Informar ao superior imediato ou à área de Segurança do Trabalho qualquer si-tuação que possa colocar em risco a segurança das pessoas e prejudicar o bom andamento das atividades;

• Zelar pela sua própria segurança e a de seus colegas.

No entanto, cabe a cada funcionário de-finir seus objetivos em termos de qua-lidade de vida e, se desejar, utilizar as atividades e programas oferecidos pela empresa que melhor atendam as suas necessidades.

3.3.1 saúde Ocupacional

O principal enfoque das ações de Saú-de Ocupacional é a prevenção. Por isso, além dos exames periódicos obrigatórios por lei, a Volvo realiza outros de caráter preventivo. Assim, ao ser convocado pelos profissionais da área de Saúde, o funcionário deverá comparecer ao ambu-latório na data e horários definidos.

Outros procedimentos que devem ser observados:

• Ao retornar de um afastamento por pro-blema de saúde, o funcionário deverá entregar o atestado médico no ambula-tório;

• O funcionário deverá procurar o serviço médico quando for necessário afasta-mento superior a 15 dias;

• O funcionário que ficar afastado por 15 dias ou mais, somente poderá retornar às suas atividades mediante a obten-ção do atestado de “apto” emitido pelo serviço médico da empresa;

• No período em que estiver afasta-do, o funcionário deverá dedicar-se ao seu tratamento, não devendo exer-cer qualquer atividade contrária à orien-tação médica, uma vez que tal conduta poderá prejudicar, agravar ou retardar a sua recuperação.

Cabe a cada funcionário estar permanen-temente atento às orientações e determi-nações da área de Saúde Ocupacional da empresa, especialmente em situações


3.5.2 telefone

Ligações particulares de telefone fixo

Locais: poderão ser realizadas, desde que não aconteçam excessos por parte dos usuários.

DDD e DDI: o funcionário deve fazer a ligação do próprio ramal e, em seguida, informar à telefonista (ramal 9) o número discado, para que seja emitida a autoriza-ção de débito em Folha de Pagamento.

Ligações particulares de celular

É de responsabilidade do usuário o paga-mento de todas as ligações e serviços de caráter particular realizados por meio do telefone celular fornecido pela empresa. A área de telefonia envia mensalmente uma cópia da fatura telefônica, para que o usuário faça o levantamento dos valores de suas ligações particulares e preencha o formulário para débito em Folha de Pa-gamento.

3.5.3 sistemas corporativos e outros recursos de informática

O funcionário deve utilizar os sistemas corporativos e outros recursos de infor-mática apenas para atividades profissio-nais, sempre respeitando os interesses e valores do Grupo Volvo e assegurando- se de que informações confidenciais e sensíveis sejam protegidas contra acesso não autorizado.

Da mesma forma, o funcionário é total-mente responsável por suas senhas pes-soais de acesso aos sistemas, respon-dendo direta e pessoalmente por todas as ações que venham a ocorrer em con-sequência da utilização delas.

3.4 REsPEItO AO MEIO AMBIENtE

A Política Ambiental do Grupo Volvo tem abrangência mundial. Cabe a cada funcionário observar as normas e pro-cedimentos definidos pela empresa, participar das ações em prol do meio ambiente, cooperar com as auditorias ambientais e realizar o descarte adequa-do de resíduos conforme a identificação de cada lixeira.

A Volvo do Brasil controla vários indica-dores ambientais, tais como: consumo de energia, emissões atmosféricas, ge-ração de resíduos, consumo de água, geração de efluentes e outros. Todos os funcionários deverão utilizar correta-mente esses recursos, evitando desper-dícios e preservando o meio ambiente.

3.5 usO DE RECuRsOs DA EMPREsA

A Volvo do Brasil disponibiliza vários re-cursos para que seus funcionários pos-sam desempenhar suas atividades da melhor maneira possível. É obrigação de todos utilizar esses recursos de forma racional e somente para atividades pro-fissionais relacionadas à Volvo. Portanto, é expressamente proibido o uso de recur-sos da Volvo para fins particulares, exce-to nas situações mencionadas a seguir.

3.5.1 Impressão ou fotocópia de docu-mentos

A impressão ou fotocópia de documen-tos para fins particulares só é permitida quando solicitada à Central de Cópias e mediante pagamento pelo solicitante.



3.7 sEguRANçA PAtRIMONIAL

Para garantir a segurança dos funcionários, terceiros e visitantes nas dependências da empresa, bem como do patrimônio da Volvo, algumas regras devem ser observadas:

• É expressamente proibida a entrada com armas, bebidas alcoólicas e drogas ilíci-tas;

• Não é permitido o ingresso às dependên-cias da empresa portando objetos particu-lares, tais como: notebooks, aparelhos ele-trônicos em geral, ferramentas e similares, sem o devido registro na portaria;

• O limite máximo de velocidade nas de-pendências da empresa e nos estaciona-mentos é 20 km/h. Todas as sinalizações de trânsito, bem como as orientações da Segurança, devem ser respeitadas. O motorista deve estacionar seu veículo somente nos locais permitidos e utilizar apenas o espaço de uma vaga. O esta-cionamento de visitantes não deve ser utilizado por funcionários e terceiros re-sidentes;

• Não é permitido tirar fotos nem filmar no interior da empresa, sem autorização ex-pressa do departamento de Comunica-ção Corporativa ou de Comunicação de Marketing;

• Não é permitida a saída com materiais ou equipamentos de propriedade da Volvo. Caso isso seja necessário, o funcionário deverá solicitar a emissão de nota fiscal;

• O desaparecimento de bens (particula-res ou da Volvo) deve ser comunicado à liderança e à Segurança Patrimonial. Do mesmo modo, ao encontrar objetos que tenham sido esquecidos por colegas ou visitantes nas dependências da empre-sa, o funcionário deverá entregá-los à Segurança Patrimonial.

• Usar listas de distribuição para enviar, como SPAM, informações que extra-polem o escopo de suas atividades na empresa;

• Acessar páginas da internet que não tenham conexão com o negócio ou a função exercida na empresa e que pos-sam sobrecarregar a rede da Volvo. Ex.: gols da rodada, vídeos, programas de TV ou rádio, etc.

Observação

Com relação às redes sociais (Ex.: Orkut, Facebook, Linkedin, Twiter, blogs, etc.), a sua utilização para fins particulares deve se limitar ao mínimo. É importante salien-tar que informações da empresa não po-dem ser divulgadas nessas redes sem a prévia autorização das áreas competen-tes.

3.6 “BOLãO” E APOstAs

Não é permitida a realização de “bolão” e apostas referentes a campeonatos espor-tivos, loterias, etc. que envolvam valores em dinheiro ou premiações, nas depen-dências da empresa, quer seja através do correio eletrônico ou de quaisquer outros meios.

Tal determinação se baseia no fato de que essa prática pode ser considerada como uma atividade que promove ganho pessoal, o que não é permitido pela Políti-ca de Conflito de Interesses. Além disso, poderia eventualmente configurar jogo de azar e ser enquadrada na Lei de Contra-venções Penais.

Ações que são expressamente proibi-das:

• Utilizar os recursos de informática com finalidade ilegal ou que possa causar danos à reputação do Grupo Volvo;

• Transmitir ou armazenar informações ameaçadoras, obscenas, perturbado-ras, preconceituosas, imorais ou que possam, de alguma forma, caluniar ou difamar o Grupo Volvo, seus funcioná-rios, consultores, terceiros ou parceiros de negócios;

• Violar a privacidade de outros usuários;

• Utilizar o correio eletrônico para fazer propaganda de produtos, serviços ou qualquer atividade de interesse pesso-al, em benefício próprio, de outras pes-soas ou organizações;

• Transmitir e/ou instalar programas de computador que violem direitos auto-rais, a legislação vigente e as normas de IT;

• Endereçar automaticamente mensa-gens destinadas a uma caixa de correio eletrônico do Grupo Volvo para uma caixa de correio fora da rede corpora-tiva Volvo;

• Permitir o acesso de terceiros aos ser-viços de IT sem a devida aprovação;

• Transmitir ou armazenar informações pessoais, de modo que interfiram ou concorram com a capacidade de arma-zenagem ou de transmissão disponível para fins profissionais;

• Transmitir deliberadamente códigos maliciosos (que podem obter informa-ções sem autorização do usuário) ou vírus de computador;

• Enviar ou retransmitir “correntes” de mensagens;


OUTRAS DIRETRIZESCORPORATIVAS 4

aprovar compras, investimentos, contratos, viagens, etc. e quais são seus limites de aprovação. A política completa está dispo-nível no SGV.

4.3 AquIsIçãO DE PRODutOs E sERVIçOs NãO AutOMOtIVOs

Somente o departamento de Compras Não Automotivas (NAP) possui autorização para cotar, negociar e adquirir produtos, bens e serviços não automotivos em nome da Volvo, salvo exceções previstas na política.

Quando necessitar adquirir produtos, bens e serviços, o funcionário deverá emitir a re-quisição de compra para que o NAP possa iniciar o processo: pesquisa de fornecedo-res, negociação de preços e condições de pagamento, etc.

Caso necessário, o funcionário poderá fa-zer contato direto com fornecedores, mas apenas para esclarecimentos e definições técnico-operacionais e com o consentimen-to prévio do NAP.

4.4 VIAgENs A sERVIçO

As despesas efetuadas durante a viagem (hospedagem, locação de veículo, alimenta-ção, táxi, pedágios, etc.) somente serão pas-síveis de reembolso mediante apresentação da nota fiscal original ou, quando aplicável, recibo. O item “despesas acessórias” é o único da Política de Viagens a Serviço que não exige comprovação, porém é obrigatória a justificativa desses gastos.

A Volvo não trabalha com o sistema de pa-gamento de diária para os funcionários em viagem, ou seja, a empresa reembolsa so-mente as despesas efetivamente ocorridas e que estejam dentro dos limites estabeleci-dos na política.

Em caso de dúvida quanto às regras e nor-mas de viagens, bem como em relação aos itens que são reembolsáveis pela empresa, cabe ao funcionário consultar a política, a sua liderança ou a área de Viagens, antes de viajar.

4.1 utILIzAçãO DA MARCA VOLVO

A marca Volvo é o bem mais valioso do Grupo. No intuito de fortalecê-la e con-tribuir para o sucesso dos nossos negó-cios, algumas regras de utilização deve-rão ser observadas:

• A marca registrada Volvo não pode fazer parte de outro símbolo ou logotipo;

• A logo Volvo não poderá ser alterada com a aplicação de perspectivas, efeitos 3D, sombras ou outros recursos, uma vez que possui rígidas regras de aplicação que de-terminam tamanho, cores, formatos, etc.

É necessária a aprovação prévia de Comunicação Corporativa nos seguintes casos:

• Utilização do logotipo Volvo em todo e qualquer material interno ou externo;

• Uso do nome e da logomarca Volvo por parceiros de negócios com finalidade promocional (propaganda, vídeos, sites, eventos, etc.);

• Associação do nome Volvo com outras marcas: proposta de patrocínio, parceria e ação de comunicação cooperada ou simi-lar;

• Produção de brindes ou artigos promocio-nais com o nome ou a marca Volvo, mes-mo que para uso interno.

Em caso de violação das regras de utilização do nome e da marca Volvo, o departamen-to de Comunicação Corporativa deverá ser informado para tomar as providências cabí-veis.

Já o uso indevido da marca por terceiros de-verá ser comunicado ao departamento Jurí-dico, que tratará da questão no âmbito legal.

4.2 NíVEIs DE AutORIDADE PARA EfEtuAR APROVAçõEs

A Volvo possui uma Política de Autorizações que estabelece quais os cargos que podem


CUMPRIMENTO DO MANUAL DE CONDUTA:RESPONSABILIDADES E PENALIDADES5

Como o ambiente de negócios é bastante dinâmico, poderão surgir situações que não estejam descritas neste Manual. Nes-se caso, os questionamentos e sugestões deverão ser encaminhados ao Comitê de Ética, o qual buscará o posicionamento oficial da empresa. Quando pertinente, se-rão elaborados adendos que passarão a fazer parte deste Manual.

É responsabilidade das lideranças dar o exemplo, agindo de acordo com os princí-pios descritos no Manual de Conduta. Ao mesmo tempo, deverão assegurar que to-dos os funcionários se familiarizem com o conteúdo deste Manual e respeitem suas diretrizes.

É responsabilidade dos funcionários ler o Manual de Conduta, buscar esclarecimen-tos em caso de dúvida, seguir suas deter-minações e comunicar às lideranças ou ao Comitê de Ética os comportamentos não condizentes.

Violações deste Manual ou de quaisquer outros procedimentos, diretrizes ou políti-cas da empresa podem resultar em ações disciplinares e legais para todo e qualquer funcionário, independentemente do nível hierárquico.

manual de conduta - volvo...

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