manual de comunicações administrativas - outubro 2012

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

COMUNICAÇÕES

ADMINISTRATIVAS

Outubro 2012

GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO

Governador

Geraldo Alckmin

Secretário da Educação

Herman Voorwald

Secretário-Adjunto

João Cardoso Palma Filho

Chefe de Gabinete

Fernando Padula Novaes

Grupo de Trabalho

Edson de Souza Cavalcante Luci Rocha Viana Maria Aparecida de Oliveira e Oliveira Maria Luiza Monteiro Mota Norma Kazue Tomomitsu Ruth Taseko Baba Sandra Regina Prandini Peres

Diagramação

Roberto Liberato

Edição de Outubro/2012

Comunicações Administrativas 3 / 36

SUMÁRIO

COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS 4

1 RECEBER 6

2 ANALISAR 9

3 PESQUISAR 11

4 AUTUAR 13

5 APENSAR 20

6 DESAPENSAR 21

7 INCORPORAR 22

8 JUNTAR / ENTRANHAR 23

9 DESENTRANHAR 24

10 TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS 25

11 ARQUIVAR (*) 27

12 DESARQUIVAR 29

13 EXTRAVIO 30

14 RESTAURAÇÃO 31

15 VISTA EM PROCESSOS / FORNECIMENTO DE CERTIDÕES E CÓPIAS DE PEÇAS DE PROCESSOS 32

16 REDAÇÃO, FORMA E ZELO 33


COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS

LEGISLAÇÃO

As atribuições relativas a comunicações administrativas estão determinadas

no Decreto 57.141. de 18.07.2011 nos artigos 36, 76 e 79.

São atribuições do Núcleo de Protocolo e Expedição, dos Núcleos de

Expediente e Núcleos de Administração das Diretorias de Ensino, efetuar a

recepção e encaminhamento dos documentos endereçados às unidades

situadas no Prédio onde estão instalados e efetuar todo registro de processos

no sistema NCPB (autuar, apensar, desapensar, juntar/entranhar, incorporar,

desentranhar).

As atividades de comunicação administrativa tem por finalidade a execução

dos seguintes serviços, com relação aos documentos:

receber;

analisar;

pesquisar;

protocolar, autuar, registrar;

abrir volumes/anexos;

reautuar;

apensar, desapensar;

incorporar, juntar / entranhar , desentranhar;

restaurar processos extraviados;

controlar e localizar processos e protocolados;

controlar o movimento e informar sobre o assunto;


dar vista em processos e fornecer certidões e cópia de peças dos

processos, desde que tenha a anuência de autoridade competente da

Administração;

trocar capas de processos desta Pasta

arquivar e desarquivar;*

(*) Somente o Núcleo de Documentação e Arquivo (NDOC) do órgão central, os

Núcleos de Expedientes e os Núcleos de Administração das Diretorias de Ensino –

NAD DE


1 Receber

O Núcleo de Protocolo e Expedição, os Núcleos de Expediente de cada prédio,

os Núcleos de Administração das Diretorias de Ensino, recebem processos,

documentos, requerimentos, ofícios, comunicados, memorandos, cartas ou

outros documentos da mesma natureza:

1) de origem interna (originados no próprio órgão),

2) de origem externa (originados em outras unidades administrativas).

Documento inicial

1) Conferir:

o se está assinado;

o se há identificação do interessado;

o o número de folhas.

2) Protocolar:

o Consiste em apor no documento recebido o carimbo ou o relógio

datador. Deverá conter:

nº de protocolo de entrada;

data;

horário;

local.

3) Entregar comprovante de recebimento:

o Deverão constar as mesmas informações do Protocolar, podendo ser:


na cópia do documento;

na Relação de Remessa ou

no livro de correspondências.

Importante!

1. Não devem ser protocolados os documentos considerados como:

panfletos, prospectos, convites, informes publicitários, faturas, notas

fiscais, duplicatas, extratos e avisos bancários, telegramas. Entretanto,

devem ser encaminhados às áreas competentes e aos respectivos

destinatários, desde que identificados pelos respectivos cargos.

Documentos e Processos em andamento

1) Confrontar a Relação de Remessa com os documentos/processos

recebidos.

2) Verificar se a Relação de Remessa está:

o datada;

o assinada;

o com o nome legível de quem expediu e

o com carimbo da unidade expedidora.

3) Após conferir os itens anteriores:

o datar;

o assinar e

o colocar seu nome legível.


Lembrar que:

- Para efeito de contagem de prazo, prevalecerão a data e o horário do

efetivo recebimento.

- Os processos e documentos que tramitarem por qualquer outra unidade

administrativa deverão sempre ser remetidos com cota ou despacho:

COTA: é a nota, citação ou apontamento feito no corpo dos autos ou à

margem de suas folhas para aclarar algum detalhe ou determinar

providências.

DESPACHO: é a decisão que a autoridade administrativa profere sobre qualquer

requerimento, documento, processo ou pedido submetido à sua

deliberação.


2 Analisar

Verificar:

se a competência está correta quanto quem informou, despachou ou

emitiu cota;

se a numeração de todas as folhas está em sequência.

Encontrando falha deverá lavrar o Termo de Saneamento:

TERMO DE SANEAMENTO

Procedi, nesta data, a renumeração destes autos,

em vermelho, a partir de fls ____., em virtude de

erro na paginação.


AÇÃO QUEM SOLICITA QUEM ATENDE

AUTUAR

Secretário da Educação; Secretário Adjunto; Chefe de Gabinete; Coordenador; Dirigente Regional de Ensino, Chefe da Consultoria Jurídica; Diretor de Departamento; Diretor de Centro e Diretor de Núcleo; ou quando houver delegação por normas internas

Núcleo de Protocolo e Expedição (para as unidades da sede) Núcleos de Expediente e Núcleos de Administração das Diretorias de Ensino;

JUNTAR / ENTRANHAR

(simples)


Por qualquer FUNCIONÁRIO ou SERVIDOR devidamente habilitado para tal tarefa;

JUNTAR / ENTRANHAR

(prova documental)

Secretário da Educação; Secretário Adjunto; Chefe de Gabinete; Coordenador; Dirigente Regional de Ensino, Chefe da Consultoria Jurídica; Diretor de Departamento; Diretor de Centro e Diretor de Núcleo, pelo próprio INTERESSADO ou SEU REPRESENTANTE, ou quando houver delegação por normas internas


APENSAR/ DESAPENSAR



INCORPORAR



DESENTRANHAR

Secretário da Educação; Secretário Adjunto; Chefe de Gabinete; Coordenador; Dirigente Regional de Ensino, Chefe da Consultoria Jurídica; Diretor de Departamento; Diretor de Centro e Diretor de Núcleo, pelo INTERESSADO ou SEU REPRESENTANTE por meio de requerimento, com AVAL de uma das autoridades acima mencionadas; ou quando houver delegação por normas internas


URGENTE


É o Núcleo de Protocolo e Expedição (na Sede), Núcleos de Expediente e Núcleos de Administração que deverão apor a etiqueta URGENTE nos pedidos, por exemplo do EGRÉGIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA ou do EGRÉGIO TRIBUNAL DE CONTAS.


3 Pesquisar

Verificar no SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS (NCPB), utilizado pela

unidade administrativa, a existência ou não de documentos / processos a

respeito:

do mesmo interessado;

do mesmo assunto.

Se existir registro

Deverá:

observar a informação do despacho ou da cota constante no novo

expediente;

protocolar;

encaminhar para:

o APENSAR: consiste no ato de anexar um ou mais documentos ou

processos a outros, temporariamente, até a decisão final, mantendo

todos existência própria e independente.

o INCORPORAR: consiste no ato de reunir, em caráter permanente, um

documento ou processo interno a outro, quando eles tratarem do

mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas,

prevalecendo o número do mais antigo.

o JUNTAR/ENTRANHAR: consiste no ato de reunir uma ou mais folhas

ao documento ou processo, definitivamente, passando a fazer parte

integrante dele.


Se não existir registro no Sistema NCPB

Deverá:

PROTOCOLAR E AUTUAR: consiste no ato de reunir, por em ordem as

primeiras peças dos autos, colocar capa, passando o papel protocolado a

ter curso próprio. Assim, os papéis serão transformados em Processo,

devendo ser registrados no Sistema.

PROTOCOLAR E REGISTRAR: consiste em reunir os papéis destinados a

tramitar como documento, da mesma forma como se fosse processo,

somente com algumas diferenças como:

a) não colocar capa;

b) usar carimbo ou tarja lateral;

c) anotar o numero do protocolo na folha inicial do documento,

contendo: data, nome da unidade e o nome do servidor (podendo ser

utilizado um carimbo, conforme modelo abaixo)

Em seguida, também deverão ser registrados no Sistema.

MODELO DE CARIMBO

CADASTRADO NO SISTEMA NCPB

(NOME e/ou SIGLA DA UNIDADE)

Nº _______/_________/_______

EM_____/_____/_____

Visto servidor: .....................


4 Autuar

É o ato de reunir e por em ordem as primeiras peças de um PROCESSO,

passando o papel protocolado a ter curso próprio.

Para a autuação de processos deverão ser atendidos os seguintes requisitos:

ter a cota ou despacho da autoridade competente, determinando a

autuação, indicando seu destinatário;

tratar exclusivamente de um assunto;

conter assinatura do solicitante e identificação do interessado:

1) quando for pessoa física, considera-se o signatário do Documento o

INTERESSADO ou aquele a quem o assunto interessa diretamente;

2) no caso em que o signatário representar pessoa jurídica, considera-se

como interessado a INSTITUIÇÃO.

Os processos somente serão autuados na sua origem, sendo então

denominados processos internos, devendo após a sua decisão final

(encerramento), ser arquivado em sua origem.

Procedimentos:

o reunir as peças em forma de caderno, por ordem cronológica de

emissão ou de recebimento;

o preencher a capa com as seguintes indicações:

ano;

nº do processo (conforme o relógio datador ou livro próprio);

interessado;


órgão que autua o processo;

assunto;

cadastro no computador (nº prot/ origem/ano );

autuado/protocolado por;

procedência;

unidade administrativa.

o rubricar e numerar as folhas

no canto superior direito;

à tinta azul;

em ordem sequencial e

considerar a capa como folha nº 1.

o cadastrar no Sistema de Registro - NCPB (terminal PRODESP).

Proibições:

o Restauração de processos, a não ser pelo Núcleo de Protocolo e

Expedição, pelos Núcleos de Expediente e pelo Núcleo de

Administração das DEs;

o Autuação de outro processo sobre o mesmo assunto;

o Autuação com cópias de documentos (somente originais);

o Autuação de papéis tratando de assuntos destinados ao

acompanhamento de documentos ou processos (nesta situação o

correto é protocolar e registrar).


Lembrar que:

- O volume de um processo não deve ter mais que 200 (duzentas) folhas;

- No caso da autuação de um Processo que já tenha mais de 200 folhas,

deverá imediatamente ser aberto o 2º Volume.

OU

- Durante a tramitação do processo quando o limite das folhas for atingido,

deverá ser aberto um novo volume;

- Os processos volumosos serão desdobrados em tantos volumes, quantos

necessários;

- Na última folha de cada volume, deverá constar o Termo de Encerramento

de volume.

TERMO DE ENCERRAMENTO

Nesta data, dou por encerrado o volume ________

Do processo ___________, conforme a solicitação de fls.____.

Segue volume ____________.

__________ , ___ de ___________ de 20 __.

___________________________________

Assinatura

Nome

R.G.

Cargo


o A solicitação de abertura de novo volume deverá ser encaminhada ao

Núcleo de Protocolo e Expedição, Núcleos de Expediente ou Núcleo de

Administração das DEs.

MODELO DE SOLICITAÇÃO DE ABERTURA

Ao _________________________ para abrir o ____________

volume a partir das fls.______.

_____________ , ___ de ___________ de 20 __.

___________________________________

Assinatura

Nome

R.G.

Cargo

TERMO DE ABERTURA

Nesta data, faço a abertura do volume________ do processo

_______________, a partir de fls .____ conforme solicitação de

fls. _____.

_____________ , ___ de ___________ de 20 __.

___________________________________

Assinatura

Nome

R.G.

Cargo


A numeração das folhas será sequencial desde o primeiro volume,

considerando apenas a capa do 1º volume como folha 1 (um).

o não será considerada para numeração, a capa final dos volumes;

o a abertura de volumes, independentemente de sua quantidade, não

modifica as características da capa do processo (volume inicial). A

identificação do volume dar-se-á através da inserção de algarismo

romano abaixo do número do processo.

NOTA: Por se tratar de um único processo em vários volumes, não será

permitida a sua tramitação em separado. Todos os volumes devem caminhar

juntos.

Abertura de Processos Anexos

A solicitação da abertura de Anexos, fica a critério da autoridade competente,

de acordo com a necessidade.

o a solicitação deverá ser encaminhada ao Núcleo de Protocolo e

Expedição, Núcleos de Expediente ou ao Núcleo de Administração das

DEs; através de despacho no processo principal/inicial;

o para se proceder a abertura de Anexos, a autoridade solicitante deverá

apontar a documentação que constituirá o Anexo;

o os Anexos terão a numeração de folhas em sequência própria;

o as características da capa dos Anexos serão semelhantes às das capas

do processo principal. O vocábulo Anexo seguido de algarismo romano

deverá ser aposto abaixo do número do processo.


Observações:

o a abertura de Anexo será admissível para processos que envolverem

pagamentos mensais, e para os Processos de Prestação de Contas;

o no NCPB, os Anexos não poderão ser cadastrados

independentemente;

Recapeamento

Excepcionalmente, ocorrerá o recapeamento de um processo, quando, por

força de criação e/ou extinção de uma Secretaria ou órgão de uma Secretaria,

um processo passa a ser de seu interesse, competência e responsabilidade.

Ao receberem o Processo, as unidades administrativas que passarem a ser

responsáveis por ele, deverão:

o Manter a capa anterior da Secretaria ou do órgão de origem,

sobrepondo-se a esta a nova capa;

o Registrar na capa, nos campos correspondentes, o número do

protocolo atual e a condição de recapeado.

Reautuação

Consiste em retirar as folhas de um processo e protocolar novamente,

devolvendo a capa para arquivamento junto a sua origem, com a informação

do novo número do processo.

Obs.: Alimentar o Sistema NCPB da PRODESP.

Tanto para RECAPEAR quanto para REAUTUAR


Observações:

Deverá haver um controle manual (no livro) ou no micro computador (Word,

Excel, etc.) para anotações, em sequência numérica, objetivando não repetir

o mesmo número de Processo e de Doc., contendo :

DATA Nº ORDEM INTERESSADO ASSUNTO (Nº OFICIO E ASSUNTO DETALHADO) OBS

Siglas utilizadas nos despachos:

SIGLAS ASSUNTO

A AUTUAR

P e A PROTOCOLAR E AUTUAR

P e R PROTOCOLAR E REGISTRAR

R REGISTRAR


5 Apensar

É o ato de anexar um ou mais documentos ou processos a outros,

temporariamente, até a decisão final, mantendo todos com existência

própria e independente.

Procedimentos:

o A solicitação deverá ser feita pela autoridade competente com cota ou

despacho para apensar.

o Cabe exclusivamente ao Núcleo de Protocolo e Expedição, Núcleos de

Expediente e Núcleo de Administração das DEs, o controle do

apensamento.

o Na última folha de todos os apensos lavrar o TERMO DE

APENSAMENTO.

o Alimentar o Sistema - NCPB.

TERMO DE APENSAMENTO

Apensado ao Processo ______/_____/_____ ,

encaminhe-se a _______________________ .

__/__/__ __________________________

( Nome, RG, Cargo )

Obs.: lembrar que os processos ou documentos, deverão ser informados com cotas e/ou despachos, tendo em vista que ao serem desapensados, eles voltam a ser independentes.


6 DESAPENSAR

É o ato de desanexar um ou mais documentos ou processo.

Consiste no procedimento inverso ao de apensar.

Procedimentos:

o Solucionado o assunto do processo principal, a autoridade competente

solicita o desapensamento.

o O Núcleo de Protocolo e Expedição, Núcleos de Expediente ou Núcleo

de Administração das DEs lavram o TERMO DE DESAPENSAMENTO na

última folha de todos os apensos.

o Alimentar o Sistema NCPB

o Providenciar o arquivamento ou a devolução dos apensos aos

respectivos órgãos de origem dos processos.

TERMO DE DESAPENSAMENTO

Desapensado do Proc ______/___/_____, conforme R.

despacho de fls., encaminhe-se o presente a

_____________________________.

__/__/__

__________________________

( Nome, RG, Cargo )


7 INCORPORAR

É o ato de reunir e/ou juntar, em caráter permanente, um documento ou

processo interno a outro, quando tratarem do mesmo assunto e tiverem as

mesmas partes interessadas.

Procedimentos:

o A solicitação deverá ser feita pela autoridade competente com cota ou

despacho para incorporar.

o Cabe exclusivamente ao Núcleo de Protocolo e Expedição, Núcleos de

Expediente e Núcleo de Administração das DEs o controle da

incorporação.

o Na última folha de todos os documentos ou processos lavrar o TERMO

DE INCORPORAÇÃO.

o Alimentar o Sistema - NCPB.

TERMO DE INCORPORAÇÃO

Incorporado o Proc ______/___/___, ao Processo/Doc.

____/____/_____, conforme R. despacho de ( nº fls. ),

encaminhe-se o presente a _____________________________.

__/__/__

__________________________

( Nome, RG, Cargo )


8 JUNTAR / ENTRANHAR

É o ato de reunir uma ou mais folhas ao documento ou ao processo,

definitivamente, passando a fazer parte integrante dele.

Isto pode ser solicitado por qualquer funcionário ou servidor, também por

solicitação do interessado ou seu representante legal.

Procedimentos:

o Este procedimento pode ser realizado por qualquer servidor em

qualquer unidade;

o As folhas serão inseridas obedecendo à ordem cronológica de sua

apresentação,

o Podem ser incluídas em documentos ou processos em tramitação ou

arquivados, desde que solicitados previamente para tal fim.

o No verso da última folha de todos os documentos ou processos

anteriormente constituído, lavrar o TERMO DE JUNTADA.

TERMO DE JUNTADA

Juntada, nesta data, as fls. ____ às fls. _____

Em ____/_____/____

__________________________

Visto do servidor


9 DESENTRANHAR

É o ato de retirar um ou mais papéis, de um Documento ou de um Processo. É

o procedimento inverso ao da juntada/entranhamento.

Procedimentos:

o A solicitação poderá ser feita a pedido do interessado ou do seu

representante legal, através de requerimento.

o O desentranhamento será feito pelo Núcleo de Protocolo e Expedição,

pelos Núcleos de Expediente ou pelo Núcleo de Administração das DEs

somente após o aval da autoridade competente e excepcionalmente

pelos órgãos de Recursos Humanos da Diretoria de Ensino, por conta

dos processos de Aposentadoria (*).

o Ao proceder a retirada da documentação, deverá ser colocado em seu

lugar um TERMO DE DESENTRANHAMENTO, contendo o número e a

natureza dos documentos desentranhados e a rubrica do servidor que

praticar esse ato, sobreposta ao nome e cargo legíveis.

o Obs.: Poder-se-á, também, a pedido da autoridade competente, retirar

documentos originais e substituí-los por cópias autenticadas. Para

tanto é necessário lavrar um termo de retirada dos originais constando

que foram substituídos por cópias.

o Alimentar o Sistema – NCPB.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Desentranhadas, nesta data, as fls. __ , do presente Processo e juntado

ao Processo _______/_____/____, conforme despacho de fls. __.

__________________________

( Nome, RG, Cargo )

(*) Conforme orientado na Instrução DA 02/2012 de 30/03/2012


10 TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

o Nenhum documento ou processo poderá ter andamento sem que todas as

suas folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas. Além disso,

devem indicar o destino e a providência a tomar;

o As folhas devem ser utilizadas de forma integral, não havendo

necessidade de se iniciar nova folha a cada passagem por outra unidade

administrativa, desde que seja da própria Secretaria.

o A tramitação será acompanhada por RELAÇÃO DE REMESSA em 2 ou 3

vias que se destinam:

1ª via – à unidade que expede

2ª via – à unidade que recebe;

3ª via –à unidade remetente, no caso de documentos enviados via

malotes;

o Cabe às chefias a responsabilidade de exercer a fiscalização da tramitação.

o É proibida a tramitação de processos:

SEM A RELAÇÃO DE REMESSA (EM MÃOS)

COM A CAPA DILACERADA, cabendo a substituição somente ao

Núcleo de Protocolo e Expedição, Núcleos de Expediente ou Núcleo

de Administração das DEs

o A nova capa deverá conter o TERMO DE TROCA DE CAPA que deverá ser

colocado em local visível, conforme abaixo, e seguindo as instruções de

RECAPEAMENTO, conforme as fls. 18, deste Manual.

Foi trocada, nesta data, a capa

do presente Processo.

Em __/__/__ __________________________

( Nome, RG, Cargo )


o Todos os registros, sem exceção, contidos na capa dilacerada deverão

passar para a nova capa.

o O responsável pelo recebimento de qualquer documento deverá conferi-

lo com o que está relacionado na Relação de Remessa.

o Conforme a natureza do assunto e visando o sigilo necessário, os

processos e papéis que contenham MATÉRIA RESERVADA terão trânsito

direto entre o Núcleo de Protocolo e Expedição, Núcleos de Expediente ou

Núcleo de Administração das DEs e os responsáveis pelos órgãos centrais

(Gabinete do Secretário, Chefia de Gabinete, Coordenadorias, órgão

Jurídico e Gabinete do Dirigente) desta Pasta.

o Expedientes URGENTES

São preparados, no máximo, dentro de 24 horas após o seu

recebimento.

Deverão ter a tarja de URGENTE (carimbo ou etiqueta):

− aposta no canto superior direito da folha inicial;

− ou quando for o caso, junto ao despacho (datado e assinado

pela autoridade competente, sem o que não será

observado).


11 ARQUIVAR (*)

É o ato de recolher ao ARQUIVO, conservar e guardar, documentos ou

processos encerrados ou aguardando nova manifestação.

Arquivo:

Conjunto de documentos produzidos, recebidos ou acumulados por uma

Unidade Administrativa e conservados para servir de referência, prova,

informação ou fonte de pesquisa.

É uma gestão de documentos. Não é mero depósito.

Gestão de Documentos:

Conjunto de medidas e rotinas do efetivo controle de todos os documentos.

Trata-se de uma preocupação que vai da sua produção até a guarda ou

eliminação.

Quando se cria um documento deverá ser observada a importância dele, bem

como a sua necessidade, pois se não houver esta preocupação e ocorrer a

produção desordenada, rapidamente não haverá espaço disponível para

arquivamento.

Cabe ao Arquivo a verificação da regularidade dos documentos ou processo

antes de proceder ao arquivamento, observando:

o A existência de despacho final da autoridade competente;

o A regular numeração de todas as folhas;

o A inutilização dos espaços em branco;

o A não existência de documentos na contra capa.


Detectada alguma irregularidade, caberá ao Arquivo e ao Núcleo de Protocolo

e Expedição, Núcleos de Expediente ou Núcleo de Administração das DEs a

solução das irregularidades observadas nos processos destinados ao seu

arquivamento ou tramitação, encaminhando os documentos ou processos à

unidade onde ocorreu a irregularidade, para a devida correção.

Serão responsáveis pelos danos causados à Administração Estadual, as

autoridades que determinarem o arquivamento de processos ainda

pendentes de solução.

(*) De acordo com o Decreto 57.141/2011, quem tem competência para o

arquivamento de documentos são as seguintes unidades:

o NDOC

o NAD DE


12 DESARQUIVAR

É o ato de retirar do ARQUIVO documentos ou processos para consulta, para

dar novo andamento ou dar cumprimento à Tabela de Temporalidade.

Depois do arquivamento, nenhum processo poderá sair da Área do Arquivo,

salvo nos seguintes casos:

o para consultas, mediante solicitação;

o para juntada de quaisquer documentos a ele referente;

o para atendimento à Tabela de Temporalidade.

O desarquivamento somente será efetuado mediante requisição formulada

por responsáveis, conforme Instrução DA 03/2012.

Observações:

Os processos administrativos disciplinares, os de sindicâncias instaurados pelo

Titular da Pasta, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete ou os que contenham

matéria reservada só poderão ser desarquivados com autorização das

mesmas autoridades ou por solicitação do Procurador Chefe da Consultoria

Jurídica, pelas Coordenadorias de Procedimentos Disciplinares e pelo

Presidente da Comissão de Apuração.


13 EXTRAVIO

É o desaparecimento de autos, por perda ou ação criminosa.

Todos os documentos ou processos extraviados ou destruídos serão

obrigatoriamente reconstituídos, e é necessário primeiramente dar buscas

para se certificar da não localização dos autos.

A busca deverá ser feita através de:

o Circular e

o publicação em DOE por três dias consecutivos.

Solicitamos a todos os órgãos da Pasta, diligências no sentido de dar busca ao Processo _____/_____/___ em nome de ______, RG__________ sobre ( assunto ),caso seja localizado, enviar para ____________________.


14 RESTAURAÇÃO

É a reconstituição, recuperação e substituição dos autos extraviados ou

destruídos.

Para que seja realizada a restauração, é necessário:

preliminarmente, publicar em Diário Oficial, por três dias consecutivas,

o Comunicado do extravio/destruição dos autos;

Deverão o Núcleo de Protocolo e Expedição, Núcleos de Expediente ou

Núcleo de Administração das DEs certificarem tudo quanto constar das

fichas ou do banco de dados sobre os assentamentos existentes nas

unidades administrativas por onde o processo tramitou.

Existindo:

o Certidão ou cópia autenticada do documento ou processo, uma ou outra

será considerada como original.

o Informações prestadas por outras unidades administrativas, será

requisitado a 2ª via.

Se, no curso do processo de restauração, aparecerem os autos originais, a

estes se fará juntada daquele.


15 VISTA EM PROCESSOS / FORNECIMENTO DE CERTIDÕES E CÓPIAS

DE PEÇAS DE PROCESSOS

Pode-se dar vista em Processo, fornecer cópias de peças de Processos da

Pasta, sempre que solicitado, justificando a necessidade para dar

continuidade ao serviço ou à elucidação do interessado. Para tal, haverá

necessária anuência do Senhor Chefe de Gabinete.

As cópias xerográficas dos processos serão fornecidas pela Administração

mediante o recolhimento, através do GARE, do valor das custas, de acordo

com a tabela vigente no ano, salvo nos casos previstos em lei para

inexigibilidade de cobrança.

Este Manual é complementado pelo Manual de Procedimento do Sistema de Controle de Documentos -NCPB


16 REDAÇÃO, FORMA E ZELO

o será adotado o estilo usual na Administração Pública, em linguagem concisa e

restrita ao assunto, não sendo permitido rasuras e / ou emendas nas

informações e pareceres;

o o uso da ortografia oficial é obrigatório;

o além da assinatura o nome do subscritor da informação, parecer ou

despacho deverá ser expresso por extenso, seguido da designação do cargo,

por meio de carimbo ou digitado;

o a não ser o despacho encaminhatório ou distribuição inicial, não se escreverá

nos anversos e versos dos ofícios e demais documentos constantes de

processo, devendo ser inutilizadas as partes vazias das páginas, exceto a

última página, a qual se destina à sequência dos despachos;

o a inutilização de papel deverá ser feita por uma linha horizontal, à tinta, onde

começa o espaço em branco, e sob esta uma perpendicular, até o fim da

página, onde será lançada a rubrica do funcionário que fez a inutilização;

o o anverso da primeira folha das capas não poderá ser carimbado, ou receber

escritos de qualquer natureza, salvo a indicação “URGENTE”, a numeração e

arquivamento e as outras indicações constantes neste manual;

o a renumeração de folhas não deverá encobrir a anterior, portanto, deve-se

anular a primeira numeração com dois traços horizontais, colocando-se logo

abaixo a renumeração. Em qualquer caso, a numeração ou a renumeração

deverá ser aposta na parte superior da folha à direita.


Anotações

manual de comunicações administrativas - outubro 2012

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