manual de compliance e cÓdigo de conduta … · manual de compliance e cÓdigo de conduta...

MANUAL DE COMPLIANCEE CÓDIGO DE CONDUTA PROFISSIONAL

MENSAGEM DO PRESIDENTE EXECUTIVO DO GRUPO MAFRA

04

Quero respeitosamente dirigir-me a todos os nossos colaboradores, parceiros de trabalho, fornecedores e prestadores de serviços que transacionam em nome das empresas do Grupo Mafra.

Estamos inseridos em uma cadeia de negócios que tem uma responsabi-lidade muito especial: cuidar da saúde e da vida das pessoas.

Temos como missão realizar a logística de distribuição de medicamentos e materiais, produzidos pelos laboratórios e fabricantes, até os hospitais e demais instituições de saúde.

Para sermos bem sucedidos, precisamos que haja uma sinergia excelente de todas as pessoas que direta e indiretamente participam deste processo.

É exatamente por isso que instituímos e valorizamos o Programa de Compliance no Grupo Mafra: para que todos trabalhem alinhados com os princípios e valores da gestão corporativa de nossas empresas, em especial o respeito à ética e aos termos e legislações pertinentes a cada atividade.

A partir deste momento, este Manual de Compliance e Código de Conduta contendo as regras de Compliance do Grupo Mafra pautará o nosso dia a dia de trabalho abordando todas as condutas que garantirão uma operação transparente que integre qualidade, velocidade e ética.

Conto com todos os colaboradores, assim como coloco-me à disposição para ajudá-los no que for possível.

Muito obrigado!

“

”CARLOS ALBERTO MAFRA TERRA Presidente Executivo

Grupo Mafra

MANUAL DE COMPLIANCE E CÓDIGO DE CONDUTA PROFISSIONAL

ÍNDICE

06

01. INTRODUÇÃO

09. PROCESSOS

05. COMPROMISSOS DO COMITÊ DE COMPLIANCE

13. RELAÇÕES COM CONCORRENTES

02. MISSÃO DO PROGRAMA DE COMPLIANCE

10. RELAÇÕES COM FORNECEDORES

06. CONDUTA DOS COLABORADORES

14. AÇÕES ANTICORRUPÇÃO E ANTIMONOPÓLIO

03. MISSÃO, VISÃO, VALORES - CULTURA CORPORATIVA

11. RELAÇÕES COM CLIENTES

07. INTEGRIDADE PROFISSIONAL NA EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES

15. RELAÇÃO COM A IMPRENSA

04. COMITÊ DE COMPLIANCE

12. ATENDIMENTO E VENDAS AO MERCADO PÚBLICO

08. INFORMAÇÕES DA OPERAÇÃO

16. MONITORAMENTO DAS ATIVIDADES

17. VIOLAÇÕES E PENALIDADES

DISPOSIÇÕES FINAIS

DECLARAÇÃO DE CIÊNCIA E CONCORDÂNCIA

ANOTAÇÕES

07

18

10

24

08

19

12

26

08

20

14

26

09

21

16

27

27

28

30

32


07

INTRODUÇÃO01O QUE É COMPLIANCE?

O termo compliance deriva do verbo inglês “to comply”, que significa cumprir, executar, satisfazer, estar de acordo com algo. Assim, o compliance corporativo é a adoção de procedimentos pela companhia com a finali- dade de garantir o cumprimento à risca da legislação vigente e de regras internas, mediante prevenção e punição dos desvios de condutas ou práticas internas ilegais.

O QUE É SER COMPLIANCE?

Ser compliance significa conhecer as normas da organização, seguir os procedimentos recomendados, agir em conformidade e reconhecer o quanto é fundamental a ética e a idoneidade em todas as nossas atitudes.

O QUE É ESTAR COMPLIANCE?

Estar compliance significa estar em conformidade com as leis e regu-lamentos internos e externos.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DO PROGRAMA DE COMPLIANCE

• Garantir maior confiabilidade e segurança aos colaboradores do Grupo;

• Assegurar o crescimento sustentável e a longevidade dos negócios;

• Alinhar-se às melhores práticas da governança corporativa;

• Oferecer maior proteção e ganho de valor à reputação corporativa do Grupo.

O compliance é um importante instrumento da Gestão Estratégica do Grupo Mafra, representando para todos os seus colaboradores um compromisso maior com a Ética, Responsabilidade e Respeito a todas as legislações pertinentes.

Assim, o Grupo passa a oferecer ainda mais segurança e confiabilidade em suas operações, alinhando sua Gestão às melhores práticas da Governança Corporativa do mercado, potencializando a sua capacidade de Geração de Valor e obedecendo às boas práticas do mercado.

08

MISSÃO DO PROGRAMA DE COMPLIANCE

CULTURA CORPORATIVA DO GRUPO MAFRA

02

03

ABRANGÊNCIA TOTALO Código de Conduta Profissional aplica-se a todos os acionistas,

administradores, diretores, conselheiros, gerentes, empregados, estagiários, prestadores de serviços, parceiros, fornecedores e quaisquer pessoas físicas e/ou jurídicas relacionadas, direta ou indiretamente, com o Grupo Mafra, independentemente do cargo ou função, designados neste manual simplesmente como “colaboradores.

PLENO CUMPRIMENTO DAS NORMASTodos os colaboradores devem respeitar os princípios e normas definidos

pelo Manual de Compliance e Código de Conduta do Grupo Mafra, em sua versão mais atualizada.

SUSTENTABILIDADETodos os procedimentos realizados pelo Grupo devem sempre ser precedidos

de uma análise de impacto socioambiental, tendo como objetivo maximizar a sustentabilidade de todas as operações.

VISÃOSer uma marca empresarial reconhecida pela excelência de seus serviços

e produtos.

MISSÃODesenvolver uma organização empresarial de prestação de serviços,

oferecendo soluções ágeis, simples, inovadoras e capazes de gerar valor para nossos clientes, fornecedores e colaboradores.

O Programa de Compliance do Grupo Mafra tem como missão garantir que todas as transações realizadas pelo Grupo sejam feitas com base nos seus valores corporativos, valores morais e em especial o respeito à ética e legislações vigentes.

PRINCÍPIOS DO PROGRAMA DE COMPLIANCE


COMITÊ DE COMPLIANCE04

VALORES CORPORATIVOS:

• ÉTICA - Valor essencial que norteia todas as transações do Grupo;

• AGILIDADE - As entregas rápidas e a gestão dinâmica nas decisões e execuções são vocações da empresa;

• RELACIONAMENTO - Crença na parceria de trabalho com fornecedores, clientes e colaboradores;

• SIMPLICIDADE - Opção sempre feita pelo simples, prático e funcional;

• QUALIDADE - Busca contínua da excelência nos serviços prestados;

• COMPROMETIMENTO - Pessoas fazendo o seu melhor para a superação das metas e objetivos;

• PROFISSIONALISMO - Desenvolvimento de uma boa Governança Corporativa.

O Grupo Mafra mantem ativo um Comitê de Compliance, que é responsável por identificar, controlar, informar, instruir e mitigar, por meio dos procedimentos adequados, os riscos que a empresa possa vir a sofrer pela falta de cumprimento das leis, normativas, normas internas e/ou do presente Manual/Código, além de fiscalizar e punir toda e qualquer violação dos seus termos.

O Grupo Mafra e todos os colaboradores devem atuar no sentido de sempre auxiliar os atos do Comitê e zelar por sua autonomia, independência, imparcialidade, por seus recursos materiais, humanos e financeiros necessários ao pleno funciona-mento do órgão.

O COMITÊ É FORMADO POR:

1 GERENTE 3 GERENTES-ADJUNTOS 2 CONSULTORESJURÍDICOS EXTERNOS

09

COMPROMISSOS DO COMITÊ DE COMPLIANCE05

05.1

05.3

05.2

Os membros do Comitê de Compliance divulgarão o Manual de Compliance e Código de Conduta para todos os colaboradores, que deverão tomá-lo como base para a execução de seus trabalhos. A divulgação também deve ser feita para novos colaboradores contratados.

É de responsabilidade do Comitê manter o Manual de Compliance e Código de Conduta atualizado e em linha com as necessidades do mercado e legislações vigentes. Sempre que houver alterações ou inserções de novas informações, o Comitê publicará e divulgará a nova versão aos colaboradores do Grupo Mafra.

Os fatos que se apresentem como não conformes ao Código de Conduta e ao Programa de Compliance do Grupo Mafra devem ser encaminhados ao Comitê, e serão analisados pelos seus membros, que decidirão sobre as eventuais penalidades e medidas de remediação a serem adotadas.

APRESENTAR SOLUÇÕES PARA AS NÃO CONFORMIDADES

ATUALIZAÇÕES DO CÓDIGO DE CONDUTA

DIVULGAÇÃO DO CÓDIGO DE CONDUTA

10


11

05.4Em caso de dúvidas, consultas, denúncias e demais comunicações,

os colaboradores e outros interessados poderão entrar em contato com o Comitê de Compliance por meio dos seguintes canais de comunicação:

De modo a garantir a privacidade dos colaboradores, as denúncias realizadas por meio dos canais acima poderão ser feitas de forma anônima ou identificada e culminarão na posterior verificação da veracidade das informações por parte do Comitê.

No caso de envio de denúncias, para melhor análise por parte do Comitê, é desejável que se informe, além do que o denunciante julgar conveniente, a data e local dos fatos; nome dos denunciados ou, ao menos, apelido; e descrição da ilegalidade supostamente praticada.

Todas as denúncias serão avaliadas com confidencialidade, imparcialidade, objetividade, integridade e celeridade, ficando o Comitê comprometido a apresentar resposta fundamentada à queixa com prontidão. Em se tratando de denúncia anônima, o denunciante poderá indicar e-mail e/ou telefone para que o Comitê

CANAIS DE COMUNICAÇÃO

URNA COMPLIANCE - Posicionada em local estratégico em todas as Unidades de Negócios da empresa. Os colaboradores podem ali depositar suas mensagens, com garantia de total confidencialidade.

ENDEREÇO PARA CORRESPONDÊNCIA - Av. Luiz Maggioni, 2727 - D. Empresarial Pref. Luiz Roberto JábaliRibeirão Preto/SP - CEP 14072-055Aos cuidados do Comitê de Compliance.

E-MAIL - [email protected]

TELEFONE - +55 (16) 3516-9595

CONTATO PESSOAL COM INTEGRANTES DO COMITÊ

possa enviar uma resposta ao final da apuração. O Grupo Mafra reforça que a participação de seus colaboradores para garantir

a efetividade do presente Código é essencial. Assim, a empresa providenciará todos os instrumentos necessários para a plena segurança do denunciante identificado contra qualquer tipo de retaliação. Caso o denunciante verifique alguma conduta que possa ser caracterizada como represália, a ocorrência deverá ser reportada ao Comitê.

CONDUTA DOS COLABORADORES06

CONHECIMENTO, RESPEITO E CUMPRIMENTO AO CÓDIGO DE CONDUTA PROFISSIONAL

Durante o exercício de qualquer atividade profissional, os colaboradores devem sempre observar e cumprir todas as determinações previstas no Código de Conduta, de modo a garantir a sua estrita conformidade com todas as legislações pertinentes e com os princípios do Grupo Mafra.

PARTICIPAÇÃO ATIVA

Os colaboradores devem sempre posicionar as suas Lideranças quando identificarem qualquer produto, serviço, informação, processo ou mesmo condutas que estejam divergentes dos princípios e normas que compõem o Programa de Compliance do Grupo Mafra.

As Lideranças, por sua vez, devem demonstrar o seu engajamento e comprometimento com o Programa de Compliance, tomando iniciativas e promovendo ações alinhadas aos princípios do Grupo, agindo com ética e qualidade, liderando pelo exemplo, inibindo e reportando ao Comitê de Compliance toda e qualquer conduta que desrespeite as previsões do Código.

CUIDADOS COM O AMBIENTE E AS RELAÇÕES DE TRABALHO

A relação entre os colaboradores deve se pautar pelo respeito e profissionalismo, mantendo o ambiente de trabalho equilibrado, saudável e cordial.

Nesse sentido, o Grupo Mafra repudia qualquer tipo de discriminação, assédio ou preconceito. Toda e qualquer forma de preconceito explícito ou implícito, assédio moral, discriminação racial, sexual, religiosa, cultural, ou de qualquer

12


espécie está proibida e vedada. Essas situações caracterizam crimes e devem ser denunciadas.

CUIDADOS COM O PATRIMÔNIO DA EMPRESA

É dever do colaborador zelar pelo patrimônio da empresa, inclusive a propriedade intelectual. São patrimônios do Grupo Mafra: bens, produtos, serviços e informações de clientes, fornecedores e empregados, sendo que seu acesso/uso pelo colaborador não implicará em hipótese alguma em transferência de titularidade, por sempre permanecerem na posse e propriedade da empresa.

Os equipamentos concedidos aos colaboradores deverão ser utilizados exclusivamente para fins profissionais. Se comprovado defeito/danificação por mau uso e/ou perda do equipamento, o colaborador autoriza, desde já, o desconto em folha de pagamento.

Quando solicitado pela empresa, seja por conveniência, necessidade ou qualquer outro motivo, o colaborador deverá devolver todos os equipamentos e recursos de trabalho concedidos, em condições adequadas para a empresa.

CUIDADOS COM OS RECURSOS TECNOLÓGICOS

O Grupo Mafra respeita as comunicações pessoais de seus colaboradores por meio da internet e os outros meios de comunicação. Por sua vez, os colaboradores comprometem-se a fazer um uso responsável da internet e dos outros meios de comunicação, dos sistemas informáticos e, de forma geral, de qualquer outro meio que a sociedade colocar a sua disposição.

O e-mail corporativo é destinado exclusivamente para fins profissionais. O Grupo Mafra se reserva o direito de acessar e monitorar o uso do e-mail corporativo de seus colaboradores a qualquer tempo, sem a necessidade de aviso prévio.

O e-mail pessoal e as redes sociais não devem ser utilizados no ambiente de trabalho, nem mesmo para tratar de assuntos relacionados à empresa.

Assuntos relacionados ao Grupo Mafra não deverão ser tratados ou comentados em redes sociais, sob pena de responsabilização do colaborador por eventuais danos causados à empresa.

O download de músicas, filmes e outros arquivos digitais de uso pessoal é vedado pela empresa, assim como o uso ou permissão de softwares não licenciados ou não autorizados pela instituição.

O Grupo Mafra reserva o seu direito de monitorar e acompanhar o uso de todos e quaisquer processos tecnológicos fornecidos pela empresa.

13

INTEGRIDADE PROFISSIONAL NA EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES07

O exercício das atividades profissionais e os assuntos comerciais devem sempre respeitar as legislações e as normas vigentes, bem como as normas e políticas internas das empresas do Grupo Mafra.

Para a garantia da lisura profissional na execução de suas atividades, os colaboradores receberam treinamento no sentido de prevenir a prática de qualquer conduta discrepante às orientações do Código de Conduta e da legislação.

Nesse sentido, o Grupo Mafra reserva o seu direito de regresso contra o colaborador que tenha cometido eventual infração que acarrete qualquer tipo de dano ao Grupo.

14


FRAUDES OU DESVIO DE VALORES FINANCEIROS E ATIVOS

Considera-se fraude toda conduta enganosa, de má-fé, com o intuito de provocar danos, ludibriar alguém ou não cumprir um dever. São atividades fraudulentas e, portanto, criminosas: falsificação, desvio de recursos, apropriação indébita, roubo, corrupção ativa e passiva, pagamentos e recebimentos de origem duvidosa, entre outras.

Nesse sentido, os colaboradores se comprometem também a respeitar todas as disposições contidas nas variadas normativas internas do Grupo Mafra, tais como, exemplificadamente, normas sobre uso de cartões corporativos de débito e crédito, uso de veículos, reembolso de despesas, aprovação de contratos e quaisquer outros regramentos que lhes sejam apresentados.

Os casos identificados como fraudulentos serão considerados faltas gravíssimas e os responsáveis estarão sujeitos às penalidades previstas neste Código e ao encaminhamento às autoridades competentes. Ao tomar ciência de casos de fraude ou qualquer ilicitude, o colaborador deve comunicar imediatamente o Comitê de Compliance por meio de um de seus canais ce comunicação.

CONFIDENCIALIDADE E RESPONSABILIDADE SOBRE SENHAS E AUTORIZAÇÕES DE ACESSO

É de total responsabilidade do colaborador manter a confidencialidade de todas as senhas e autorizações de acesso aos sistemas e e-mails corporativos.

Caso o colaborador compartilhe essas informações com terceiros, ficará responsável por todas as consequências e prejuízos decorrentes do comparti-lhamento não autorizado.

USO DA MARCA DAS EMPRESAS DO GRUPO E DE SEUS PARCEIROS

A marca das empresas do Grupo Mafra e de seus parceiros somente poderá ser utilizada pelos profissionais autorizados e sempre em conformidade com os objetivos estratégicos e de marketing do Grupo.

O uso indevido e sem autorização implicará ao profissional a responsabilidade por todos os danos materiais e morais decorrentes da ação.

PRESENTES, BRINDES E FAVORES

Via de regra, é proibido oferecer ou receber presentes, doações ou favores de clientes, fornecedores, prestadores de serviços, funcionários públicos ou outros agentes políticos.

15

Contudo, poderá ser admitida a entrega e o recebimento de brindes de relacionamento de pequeno valor, tais como calendários, canetas, lápis, entre outros, e o pagamento de almoços ou jantares em valores módicos, ficando vedado obter ou solicitar qualquer tipo de benefício direto ou indireto em troca do brinde dado ou recebido.

SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO

A preservação da saúde e da integridade física e condições de trabalho seguras e sadias aos colaboradores são fundamentais. Assim, todos devem se comprometer com os procedimentos e instruções internas que garantam a segurança e a saúde, bem como, o cumprimento rigoroso à legislação.

De acordo com a legislação, consumir drogas ilícitas e bebidas alcoólicas, bem como, fumar em ambientes fechados são consideradas práticas ilegais.

Assim, o consumo de bebidas alcoólicas nas dependências da empresa é proibido. Do mesmo modo, é proibido trabalhar alcoolizado ou sob influência de qualquer substância ilícita.

Para o consumo exclusivo de produtos do tabaco, serão habilitadas áreas delimitadas, comumente chamadas de fumódromos.

PATROCÍNIOS

Patrocínios a instituições privadas são permitidos quando desvinculados de qualquer contrapartida comercial para o Grupo Mafra e quando atendidas as normas internas da empresa, desde que o evento patrocinado seja de interesse da empresa e permita que haja a efetiva promoção da marca do Grupo.

INFORMAÇÕES DA OPERAÇÃO08

QUALIDADE E INTEGRIDADE DAS INFORMAÇÕES

Todas as informações utilizadas nas transações da empresa e divulgadas por colaboradores devem ser precedidas de validação quanto à sua integridade, veracidade e qualidade.

16


CONFIDENCIALIDADE DAS INFORMAÇÕES

O colaborador deve resguardar e manter sigilo a respeito de todas as informações internas de suas atividades, principalmente as relativas a valores financeiros, informações de clientes e de volume de transações de produtos ou serviços.

As informações de transações entre o Grupo Mafra e o Mercado dizem respeito estritamente às partes interessadas. Assim, jamais devem ser feitos comentários sobre as informações do Grupo Mafra em ambientes externos, redes sociais, e-mails e até mesmo em outras áreas da empresa, de modo a manter as informações restritas e exclusivamente acessíveis às pessoas que estão formalmente envolvidas na operação.

Os conhecimentos adquiridos ao longo da experiência profissional consti-tuem propriedade intelectual de cada colaborador. No entanto, planilhas de custos de operação, informações sobre clientes, informações de pesquisa, sistemas, metodologias de negócios no mercado, dados técnicos de sistemas proprietários, dados econômicos e quaisquer outros documentos e informações oficiais do Grupo Mafra são de propriedade da empresa, sendo vedada a sua exportação ou utilização para fins diversos do interesse da Companhia.

A empresa veda a seus colaboradores que se utilizem de informação privi-legiada, isto é, utilizar informação relevante ainda não divulgada ao mercado, de que tenha conhecimento e da qual deva manter sigilo, capaz de propiciar, para si ou para outrem, vantagem indevida mediante utilização ou negociação, em nome próprio ou de terceiro, com valores mobiliários ou com informações confidenciais, projetos, sistemas e estratégias de qualquer empresa do Grupo Mafra.

O Grupo Mafra veda, também, a utilização de propriedade intelectual de concorrentes. Em outras palavras, pessoas contratadas pela empresa estão proibidas de importar propriedade intelectual de outra empresa.

O descumprimento das obrigações relativas à propriedade intelectual da empresa poderá sujeitar ao colaborador a aplicação de penalidades pelo Comitê de Compliance, sem prejuízo de medidas judiciais e administrativas cabíveis.

As informações confidenciais do Grupo Mafra deverão manter seu caráter confidencial por prazo indeterminado, sendo vedada sua utilização fora dos interesses da Companhia e/ou transmissão a terceiros a qualquer tempo.

17

RELATÓRIOS PARA REEMBOLSOS DE DESPESAS

O colaborador que tem a autorização do Grupo Mafra para ser ressarcido de despesas relativas à atividade profissional (viagens, estadias, alimentações, etc.) deverá respeitar os manuais específicos para tais fins.

É compromisso do colaborador apresentar notas fiscais válidas contabilmente e com valores exatos dos consumos realizados.

O colaborador que eventualmente apresentar notas fiscais falsas, adulteradas e/ou com valores acima do efetivamente realizado ficará sujeito às penalidades previstas neste Código.

PROCESSOS09QUALIDADE DOS PROCESSOS

O colaborador deve sempre se empenhar para que seja mantida e aprimorada a qualidade dos processos sob sua responsabilidade, de tal forma que os resultados dos serviços atendam ao compromisso de excelência do Grupo junto aos clientes e ao mercado como um todo.

INOVAÇÃO DOS PROCESSOS

O Grupo Mafra incentiva seus colaboradores a buscar constantemente a implementação de ideias inovadoras nos seus processos e sistemas de trabalho, almejando aumentar a produtividade e a competitividade no mercado e sempre zelando pela sustentabilidade das ações realizadas.

18


10VISÃO DE PARCERIA A LONGO PRAZO

Os colaboradores devem expressar para todos os fornecedores a visão de negócios da empresa, buscando a consolidação de uma parceria de trabalho equilibrada, sustentável e geradora de valor para o Grupo Mafra e o fornecedor.

RESPEITO E PROFISSIONALISMO NAS RELAÇÕES PESSOAIS

Os relacionamentos com os profissionais que representam os fornecedores devem sempre ser marcados pela cordialidade, discrição, respeito, ética, trans-parência e honestidade.

DECISÕES DE COMPRA POR CRITÉRIOS PROFISSIONAIS

Todas as decisões de compras de produtos e serviços de fornecedores deverão ser conduzidas por critérios técnicos, imparciais, transparentes e éticos, de acordo com o melhor custo/benefício à empresa. A afinidade pessoal jamais deverá se sobrepor aos critérios técnicos e financeiros das decisões de compra do Grupo Mafra.

Toda e qualquer contratação deverá atender aos requisitos de compliance vigentes, com declaração expressa pelo fornecedor contratado do cumprimento integral das regras de compliance.

SOLICITAÇÃO DE VERBAS E OUTROS BENEFÍCIOS PESSOAIS

A fim de evitar conflitos de interesse e outras irregularidades, é experessamente proibido, sob qualquer hipótese, que os colaboradores solicitem verbas ou quais-quer outros benefícios a fornecedores.

DOCUMENTOS, AUTORIZAÇÕES OU RELATÓRIOS DE FORNECEDORES

É expressamente proibido que haja qualquer manipulação de documentos, autorizações ou relatórios enviados pelos fornecedores para as empresas do Grupo Mafra.

ÉTICA NAS TRANSAÇÕES

Todas as compras de produtos e/ou serviços feitos em nome de empresas do Grupo Mafra devem atender aos requisitos de qualidade e segurança esta-belecidos em normativas internas.

RELAÇÕES COM FORNECEDORES

19

11QUALIDADE DE ATENDIMENTO

Todos os colaboradores devem se esforçar ao máximo para oferecer aos clientes um atendimento de excelência, que supere o nível de suas expectativas.

Procedendo com respeito, ética, boa vontade, disposição e cordialidade, os colaboradores cumprirão com a missão do Grupo Mafra de inspirar confiança e gerar valor para os nossos clientes.

ÉTICA E RESPEITO

Sempre que um colaborador estiver em contato presencial ou virtual com um cliente, sua postura deverá ser marcada pelo respeito, ética e profissionalismo, ainda que haja divergência de posicionamentos.

RELACIONAMENTO

É papel fundamental dos colaboradores desenvolver um bom relacionamento com todos os clientes, seus profissionais e representantes, que deverão ser tratados com respeito e consideração, independentemente de seu cargo ou autonomia.

DOCUMENTOS, AUTORIZAÇÕES OU RELATÓRIOS DE FORNECEDORES

É expressamente proibido que haja qualquer manipulação de documentos, autorizações ou relatórios enviados pelos fornecedores para as empresas do Grupo Mafra.

ÉTICA NAS TRANSAÇÕES

Todas as compras de produtos e/ou serviços feitos em nome de empresas do Grupo Mafra devem atender aos requisitos de qualidade e segurança esta-belecidos em normativas internas.

RELAÇÕES COM CLIENTES

20


12RESPEITO ÀS LEGISLAÇÕES VIGENTES

Sempre que alguma empresa do Grupo Mafra participar de qualquer processo para a venda de produtos ou serviços para Hospitais, Prefeituras, ou quaisquer entidades ou órgãos públicos, serão respeitados todos os termos e legislações vigentes, especialmente a Lei nº 8.666/93 e a Lei nº 12.846/13.

A fim de coibir eventuais vícios e ilegalidades, a validação dos documentos necessários para formalizar a participação não poderá ser efetuada por um único colaborador.

ATENDIMENTO E VENDAS AO MERCADO PÚBLICO

21

NA CONDUÇÃO DO PROCESSO DE LICITAÇÃO, É PROIBIDO AOS COLABORADORES:

a) frustrar ou fraudar, mediante ajuste, combinação ou qualquer outro expediente, o caráter competitivo do procedimento licitatório;

b) impedir, perturbar ou fraudar a realização de qualquer ato de procedimento licitatório;

c) afastar ou procurar afastar licitante, por meio de fraude ou oferecimento de vantagem de qualquer tipo;

d) fraudar a licitação pública ou o contrato dela decorrente;

e) criar, de modo fraudulento ou irregular, pessoa jurídica para participar de licitação pública ou celebrar contrato administrativo;

f) obter vantagem ou benefício indevido, de modo fraudulento, de modificações ou prorrogações de contratos celebrados com a administração pública, sem autorização em lei, no ato convocatório da licitação pública ou nos respectivos instrumentos contratuais;

g) manipular ou fraudar o equilíbrio econômico-financeiro dos contratos celebrados com a administração pública;

h) aceitar tratamento privilegiado de qualquer natureza;

i) participar de licitações cujas cláusulas ou condições comprometam o seu caráter competitivo;

j) colaborar, de qualquer maneira, para que haja atraso injustificado na execução do contrato firmado com a Administração Pública;

k) firmar contrato via dispensa ou inexigibilidade de licitação fora das hipóteses previstas em lei, ou deixar de observar as peculiaridades pertinentes a tais tipos de contratação;

l) impedir, perturbar ou fraudar a realização de qualquer ato de procedimento licitatório;

m) violar, de qualquer forma, o sigilo de proposta apresentada em procedimento licitatório, ou proporcionar a terceiro a oportunidade de violá-lo.

22


INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS

É expressamente proibido que haja qualquer manipulação ou adulteração de documentos, autorizações, preenchimento de empenhos, ordens de compra, ou quaisquer outros documentos utilizados para a participação nas licitações e demais sistemas de compras do Mercado Público.

COMPROMISSO COM O MERCADO PÚBLICO

Os colaboradores se comprometem a trabalhar com o máximo empenho para cumprir todos os prazos e condições especificados nos editais em que o Grupo Mafra se sagrar vencedor, estabelecendo na qualidade de distribuidora, relação estreita com seus fornecedores, que também se comprometerão com os termos previstos neste Código.

PARTICIPAÇÃO ATIVA NO CUMPRIMENTO DOS REQUISITOSDOS PROCESSOS DE LICITAÇÃO

Durante a participação presencial ou virtual das empresas do Grupo Mafra em uma licitação pública, os colaboradores envolvidos deverão apon- tar e desclassificar qualquer outro participante que esteja em descumprimento com as normativas regidas na legislação, no edital, e/ou neste Código.

a) Participar dos diálogos apenas para manter a boa relação com as empresas do ramo, mas sempre atento às informações que está compartilhando, para que não forneça nenhum dado confidencial sobre sua empresa;

b) Ignorar os concorrentes e imediatamente entrar no local da sessão, garantindo sua participação honesta na licitação, desprovido de qualquer conhecimento sobre as outras empresas participantes do certame;

c) Reportar imediatamente ao Comitê de Compliance, informando, por escrito e mediante protocolo, a entidade responsável pela licitação sobre o ocorrido, motivo este pelo qual não participará do processo. (Resposta correta).

O QUE FAZER? - EXEMPLO PRÁTICOPrestes a ocorrer uma licitação, você percebe que, antes de entrar

no local da sessão pública, os concorrentes estão conversando sobre preços e outras concorrências públicas que ainda serão realizadas. Qual a atitude a ser tomada?

23

RELAÇÕES COM CONCORRENTES13

O Grupo Mafra compromete-se a concorrer de forma leal nos mercados, impulsionando a livre concorrência em benefício dos consumidores e usuários, zelando sempre, pelo cumprimento das normas jurídicas em vigor.

Nossos colaboradores não realizarão publicidade enganosa da atividade de seus negócios e evitarão qualquer conduta que constitua ou possa constituir um abuso ou restrição ilícita da concorrência.

PREZANDO PELO RESPEITO À CONCORRÊNCIAE PELO ATENDIMENTO À LEI N. 12.529/2011,FICA VEDADO AOS COLABORADORES:

a) acordar, combinar, manipular ou ajustar com concorrente, sob qualquer forma:

• os preços de bens ou serviços ofertados individualmente; • a produção ou a comercialização de uma quantidade restrita ou limitada de bens ou a prestação de um número, volume ou frequência restrita ou limitada de serviços; • a divisão de partes ou segmentos de um mercado atual ou potencial de bens ou serviços, mediante, dentre outros, a distribuição de clientes, fornecedores, regiões ou períodos; • preços, condições, vantagens ou abstenção em licitação pública;

b) promover, obter ou influenciar a adoção de conduta comercial uniforme ou ajustada entre concorrentes;

c) limitar ou impedir o acesso de novas empresas ao mercado;

d) criar dificuldades à constituição, ao funcionamento ou ao desenvolvimento de empresa concorrente ou de fornecedor, adquirente ou financiador de bens ou serviços;

e) impedir o acesso de concorrente às fontes de insumo, matérias-primas, equipamentos ou tecnologia, bem como aos canais de distribuição;

f) exigir ou conceder exclusividade para divulgação de publicidade nos meios de comunicação de massa;

g) utilizar meios enganosos para provocar a oscilação de preços de terceiros;

24


h) regular mercados de bens ou serviços, estabelecendo acordos para limitar ou controlar a pesquisa e o desenvolvimento tecnológico, a produção de bens ou prestação de serviços, ou para dificultar investimentos destinados à produção de bens ou serviços ou à sua distribuição;

i) impor, no comércio de bens ou serviços, a distribuidores, varejistas e representantes preços de revenda, descontos, condições de pagamento, quantidades mínimas ou máximas, margem de lucro ou quaisquer outras condições de comercialização relativos a negócios destes com terceiros;

j) discriminar adquirentes ou fornecedores de bens ou serviços por meio da fixação diferenciada de preços, ou de condições operacionais de venda ou prestação de serviços;

k) recusar a venda de bens ou a prestação de serviços, dentro das condições de pagamento normais aos usos e costumes comerciais;

l) dificultar ou romper a continuidade ou desenvolvimento de relações comerciais de prazo indeterminado em razão de recusa da outra parte em submeter-se a cláusulas e condições comerciais injustificáveis ou anticoncorrenciais;

m) destruir, inutilizar ou apropriar-se de matérias-primas, produtos intermediários ou acabados, assim como destruir, inutilizar ou dificultar a operação de equipamentos destinados a produzi-los, distribuí-los ou transportá-los;

n) apropriar-se ou impedir a exploração de direitos de propriedade industrial ou intelectual ou de tecnologia;

o) vender mercadoria ou prestar serviços injustificadamente abaixo do preço de custo;

p) reter bens de produção ou de consumo, exceto para garantir a cobertura dos custos de produção;

q) cessar parcial ou totalmente as atividades da empresa sem justa causa comprovada;

r) subordinar a venda de um bem à aquisição de outro ou à utilização de um serviço, ou subordinar a prestação de um serviço à utilização de outro ou à aquisição de um bem; e

s) exercer ou explorar abusivamente direitos de propriedade industrial, intelectual, tecnologia ou marca.

25

a) Buscar estabelecer um preço que seja interessante para a empresa;

b) Não se manifestar, pois sabe que o tema tratado é sigiloso e seria imprudente revelar informações relativas às taxas cobradas pela sua empresa;

c) Informar aos participantes que deixará a reunião, solicitando que conste em ata a sua retirada, e imediatamente reportará o ocorrido ao Comitê de Compliance do Grupo. ( Resposta correta).

O QUE FAZER? - EXEMPLO PRÁTICO

Em uma reunião com a presença de representantes de diversos concorrentes, um dos participantes inicia um diálogo buscando estabelecer uma taxa mínima a ser cobrada pela prestação de determinado serviço. Você, como representante do Grupo Mafra, deverá:

AÇÕES ANTICORRUPÇÃOE ANTIMONOPÓLIO

RELAÇÃO COM A IMPRENSA

14

15

Caso alguma conduta de terceiro represente uma suspeita de prática de ato de corrupção, criação de uma situação de monopólio2 e/ou a prática de qualquer outro ato ilegal, seja ele de qualquer espécie, o colaborador envolvido deverá rejeitar imediatamente a proposta, reportando a ocorrência à sua Liderança e ao Comitê de Compliance, para que estes tomem as medidas cabíveis, inclusive no âmbito criminal.

O relacionamento com a imprensa deve ser feito com respeito e baseado em fatos e fontes fidedignos. Apenas as fontes expressamente autorizadas podem falar com a imprensa em nome do Grupo Mafra, ficando vedado a qualquer colaborador se manifestar em nome da empresa sem estar autorizado para tanto. Caso seja procurado por algum jornalista, o colaborador deverá entrar em contato de imediato com a sua Liderança.

2 Monopólio significa conceder qualquer tipo de privilégio a determinada empresa, para que esta seja a única a vender e/ou explorar determinados produtos e/ou serviços.

26


MONITORAMENTODAS ATIVIDADES

VIOLAÇÕESE PENALIDADES

16

17

O Grupo Mafra está comprometido com o fiel cumprimento das normas estabelecidas neste Manual/Código. Diante disso, promoverá o monitoramento constante da sua atividade empresarial e de todas e quaisquer condutas de seus colaboradores, a fim de que eventuais irregularidades sejam rapidamente constatadas e retidas, e medidas de remediação e punição sejam aplicadas com prontidão e celeridade.

Para facilitar a fiscalização interna, os colaboradores do Grupo Mafra envolvidos em transações, licitações, acordos ou qualquer outro tipo de negócio se comprometem a prestar todas as informações que lhe forem solicitadas, a fim de que sejam efetuados os registros contábeis de forma analítica, com histórico elaborado e minucioso. Caso alguma irregularidade constatada seja considerada de grande complexidade, o relatório deverá ser encaminhado ao Comitê de Compliance, que analisará o caso e, se constatada tal necessidade, contratará auditoria externa independente.

Qualquer violação às normas e/ou orientações do Manual/Código e da legislação resultará em medidas disciplinares apropriadas, podendo, inclusive, levar à dispensa do colaborador por justa causa e/ou rescisão contratual imediata, sem prejuízo de providências legais cabíveis, tais como comunicação aos órgãos de polícia e de fiscalização, e tomada de medidas judiciais e administrativas para responsabilização do agente e ressarcimento de todo e qualquer dano que possa ser causado.

As penalidades previstas para os casos de violação a este Código de Conduta Profissional são: advertência verbal, advertência por escrito, suspensão, demissão por justa causa e rescisão contratual, sem prejuízo de quaisquer outras penas previstas em lei.

A decisão a respeito da definição da pena a ser aplicada e do tratamento ao caso concreto será emitida pelo Comitê de Compliance a seu exclusivo critério. Dentre os critérios de aplicação da penalidade, serão avaliados pelo Comitê a gravidade da falta, a extensão do dano causado à empresa e o histórico profissional e disciplinar do colaborador.

27

Este Código de Conduta Profissional, embora busque exemplificar condutas vedadas, não apresenta rol exaustivo das ações ou omissões de tal natureza.

Portanto, recomenda-se que em todas as situações em que colaboradores do Grupo Mafra possam ser confrontados com questões éticas haja prévia consulta ao Comitê em caso de dúvida.

DISPOSIÇÕES FINAIS

É imprescindível que todo colaborador do Grupo Mafra esteja ciente de que a prática de atos vedados por leis nacionais e, se aplicáveis, internacionais acarretará não só a responsabilidade da empresa pelos danos decorrentes da conduta ilícita, mas também a responsabilidade pessoal do colaborador que infringiu o regramento. A aplicação das penalidades previstas neste Código não exclui a responsabilidade administrativa, civil e/ou penal do colaborador pelo ato praticado.

Eventual atribuição de responsabilidade pessoal do colaborador não restringirá o direito de regresso que se reserva o Grupo Mafra em caso de eventual dano causado à empresa.

“”28

Eu, ,

inscrito no CPF sob o nº , portador

do RG nº , declaro que obtive

acesso ao Manual de Compliance e Código de Conduta Profissional

do Grupo Mafra e estou ciente de todos os seus termos, com os quais

tenho total concordância e me comprometo a cumpri-los durante a

minha prestação de serviços para qualquer empresa que componha

o Grupo Mafra.

Declaro estar ciente de que eventual violação de minha parte a

qualquer regra de conduta objeto deste Código poderá culminar na

aplicação das sanções nele previstas, sem prejuízo de eventuais

sanções legais.

Por ser verdade, assino o presente termo.

Assinatura do Colaborador

Local e Data

DECLARAÇÃO DE CIÊNCIA E CONCORDÂNCIA

30

manual de compliance e cÓdigo de conduta … · manual de compliance e cÓdigo de conduta...

Documents