Assessoria de Planejamento e Gestão Estratégica (APGE)Seção de Planejamento e Gestão Estratégica (SEPGE)

Manual de Atuação

Série Manual de Normas e Procedimentos daGestão da Governança Institucional

Ministério Público Federal Procurador-Geral da RepúblicaRodrigo Janot Monteiro de Barros Vice-Procuradora-Geral da RepúblicaEla Wiecko Volkmer de Castilho Vice-Procurador-Geral EleitoralEugênio José Guilherme de Aragão Ouvidora-Geral do Ministério Público FederalJulieta Elizabeth Fajardo Cavalcanti de Albuquerque Corregedor-Geral do Ministério Público FederalHindemburgo Chateaubriand Pereira Diniz Filho Secretário-GeralLauro Pinto Cardoso Neto

MPFBrasília/DF - 2016

Manual de AtuaçãoAssessoria de Planejamento e Gestão Estratégica (APGE)

Seção de Planejamento e Gestão Estratégica (SEPGE)

Ministério Público FederalSecretaria Geral

Copyright © 2016 – Ministério Público FederalTodos os direitos reservados ao autor

Elaborado por:Assessores-chefes e chefes das Assessorias e Seções de Planejamento e Gestão EstratégicaAerson Enes Rocha - PR/MAAlexandra das Neves Marques - PR/MGAmanda Guedes Ferreira - PR/AMAnderson Silva Santos - PR/SPAntonio Monieks Ferreira Andrade - PR/SPAuriane dos Santos Ferreira - PR/ACCláudia Diamante Gouveia - PR/MSDaniel de Lima Saldanha - PR/RSElias Justo Salvador - PR/ROGedeão da Silva - PR/DFIngrid Aparecida Leão Guedes Castor - PR/MTJader de Andrade Fernandes - PR/PAJulio Otaviano da Silva Franco - PR/RJLuciana de Oliveira Hulle - PR/ESMárcia Caetano Gomes - PRR2Nahiara Meneses Silva Pessoa - PR/SERafael Falcão Gonçalves da Silva - PR/SCRogério Fagundes Gomide - PR/PBSandra Ganzer - PRR4Sílvia Kazumi Kumoto Fukuoka - PRR3

CoordenaçãoBruna Pereira de AlencarMarjana da Silva Peixoto

Assessoria de Melhoria de ProcessosEscritório de Processos do MPF Bruno Gouveia de Lima Julia Furiati Camargo Márcia Maria da Silva DutraPaulo Ricardo Brites EstevesTathyana Vieira Flores Sales

Revisão GeralAssessoria de Modernização e Gestão Estratégica

Álvaro André Santarém Amorim

Planejamento Gráfico e DiagramaçãoSecretaria de Comunicação Social (Secom) Ministério Público Federal Procuradoria-Geral da RepúblicaSecretaria-GeralSAF Sul, Quadra 4, Conjunto C70050-900 – Brasília - DFTel.: +55 (61) 3105 5100www.mpf.mp.br

ApresentaçãoEste manual é resultado da interação da Assessoria de Modernização e Ges-

tão Estratégica com as assessorias e seções de Planejamento e Gestão Estratégica, para que o Ministério Público Federal possa cumprir, por meio de um instrumen-to normativo, os propósitos de racionalizar e padronizar os procedimentos adota-dos pelo corpo funcional, visando proporcionar aos usuários internos e externos respostas mais rápidas e eficazes.

Por constituir-se um instrumento importante num contexto de moderniza-ção e de acompanhamento da velocidade das mudanças, este manual deve primar pela flexibilidade e adaptação diante das futuras realidades, podendo sofrer mo-dificação e revisões normalmente requeridas pela necessidade de melhoria contí-nua dos serviços prestados pelo Ministério Público Federal.

Objetivo – pretende-se, com a implementação deste Manual de Normas e Procedimentos, disciplinar e padronizar rotinas de trabalho, estabelecer mecanis-mos de gestão, avaliação e controle de indicadores de desempenho.

Âmbito de aplicação – esta Norma de Procedimento será executada pelas assessorias e seções de Planejamento e Gestão Estratégica de todas as unidades do MPF. Alterações e sugestões de melhoria deverão ser encaminhadas ao Escritório de Processos do MPF.

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)

B823m Brasil. Ministério Público Federal. Secretaria Geral. Manual de atuação : Assessoria de Planejamento e Gestão Estratégica (APGE), Seção de Planejamento e Gestão Estratégica (SEPGE) / Secretaria Geral do Ministério Público Federal. -- Brasília : MPF, 2016

28 p. : il.

1. Administração pública – Brasil 2. Planejamento estratégico – Brasil. 3. Ministério público – Brasil. I. Título

CDDir 341.31

SumárioEixos de Atuação 5Cadeia de Valor 6Processos e Rotinas 7

1. Integração do EPO local 8Verifica existência de EPO local 8Sugere composição do EPO local 8Minuta de Portaria 8Aprova composição 8Indica servidores para capacitação 8

2. Apoio ao EPO/MPF 9Recebe demanda 9Prepara logística 9Acompanha execução dos trabalhos 9

3. Sugestão de Prioridades para Mapeamento 10Recebe metas anuais 10Define áreas contempladas 10Aprova áreas 10Comunica áreas selecionadas 10Identifica processos prioritários 10Sugere prioridades para mapeamento 10

4. Acompanhamento do Mapeamento dos Processos 11Orienta metodologia 11Acompanha cumprimento do cronograma 11Auxilia na definição dos indicadores 11Acompanha atualização do processo de trabalho 11

5. Monitoramento dos Indicadores dos Processos Mapeados 12Recebe indicador do EPO/MPF 12Cadastra no sistema 12Solicita medição 12Cadastra resultado da medição no sistema 12Gera relatório do indicador 12Propõe melhorias 12Comunica resultados ao dirigente do processo 12

6. Orientação na Elaboração da Matriz de Responsabilidade do Projeto 13Realiza reunião com gerente do projeto 13Orienta preenchimento da matriz 13Elabora matriz de responsabilidade 13Valida a matriz de responsabilidade 13Realiza feedback da validação 13

7. Orientação em Gestão de Projetos 14Recebe demanda 14Analisa demanda 14Realiza orientação 14Confere aspectos formais dos documentos 14

8. Alinhamento das prioridades orçamentárias com o Painel de Contribuição 15Orienta cogestores 15Recebimento dos Planejamentos Orçamentários 15Aprecia planejamento orçamentário 15Nota Técnica 15Monitora indicadores orçamentários 15Comunica resultados dos indicadores 15

9. Apoio à Amge na Coordenação da Inserção e Atualização das Informações no Portal da Transparência 16Recebe demanda da Amge 16Orienta área responsável pela informação 16Acompanha atendimento da demanda 16

10. Atualização de Informações relativas à Gestão Estratégica na Intranet 17Seleciona informações a serem publicadas 17Organiza informações para publicação 17Valida conteúdo 17Realiza publicação 17

11. Realização de Eventos Estratégicos 18Propõe evento estratégico 18Realiza reunião com envolvidos 18Plano de Ação 18Executa atividades do APGE/SEPGE 19Acompanha execução das ações do plano de ação 19Divulga evento 19Evento 19Coleta feedback do evento 19Divulga resultados do evento 19

12. Divulgação de Informações relativas à Gestão Estratégica nos Portais 20Produz documentos a serem divulgados 20Solicita publicação 20Confere publicação 20Divulga atualizações 20Reforça divulgação 20

13. Apoio à Realização de Campanhas relativas à Gestão Estratégica 21Recebe comunicação da campanha 21Apoia elaboração do plano de ação 21Executa atividades do plano de ação 21Acompanha resultados 21

14. Apoio às Comunicações e Divulgações de Políticas/Ações Nacionais 22Coleta informações sobre políticas/ações nacionais 22Contata áreas relacionadas 22Repassa informação 22Dissemina boas práticas 22Acompanha resultados das políticas/ações nacionais 22Orienta aplicação de políticas/ações nacionais 22

15. Elaboração de Estudos e Relatórios Estratégicos 23Analisa viabilidade da demanda 23Coleta informações 23Comunica aos solicitantes 23Realiza análise crítica das informações 23Elabora relatório 23Comunica aos envolvidos 23

16. Atualização dos Painéis de Contribuição e Alinhamento às Políticas Nacionais 24Recebe solicitação de atualização do painel 25Consulta políticas nacionais 25Realiza análise crítica das informações 25Atualiza painel de contribuição da PR/PRR 25Valida painel de contribuição da PR/PRR 25Realiza validação técnica 25Realiza ajustes 25Revalida painel de contribuição da PR/PRR 25Cadastra no sistema 25Divulga painel atualizado 25

17. Acompanhamento de Iniciativas 26Orienta definição do plano de ação 26Acompanha prazos das iniciativas 26Solicita informações da execução da iniciativa 26Aguarda recebimento das informações 26Verifica necessidade de ajustes 26Atualiza informações no Sistema de Gestão 26Comunica resultado das iniciativas 26

18. Monitoramento de Indicadores 27Consulta periodicidade da medição 27Orienta medição dos indicadores 27Coleta informações dos responsáveis 27Verifica consistência dos dados 27Atualiza informações no Sistema de Gestão 27Comunica resultado dos indicadores 27

19. Avaliação de Desempenho dos Indicadores 28Gera relatório do Sistema de Gestão 28Analisa metas e medições de indicadores 28Propõe melhorias 28Valida propostas de melhoria 28Divulga resultados 28

5

Eixos de Atuação

Na reunião de trabalho realizada na Procuradoria da República do Estado de São Paulo, em 20, 21 e 22 de julho de 2015, foram definidos os Eixos de Atuação dos assessores-chefes e chefes das assessorias e seções de Planejamento e Gestão Estratégica: Gestão de Processos, Gestão de Projetos, Comunicação Estratégica, Desempenho Organizacional, Transparência e Gestão Orçamentária. A defini-ção considerou as competências atribuídas pelo Regimento Interno – Portaria nº 382, de 5 de maio de 2015 – e a orientação técnica fornecida pela Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica.

Os processos de trabalho definidos pelos participantes da reunião estão contemplados em todos os eixos de atuação do trabalho da área de planejamento e gestão estratégica. Não há óbice para acréscimo de novos processos de trabalho quando identificados pelos servidores ou em decorrência de ampliação de com-petências por meio de atos legais.

APGEs/ SEPGEs

Gestão de Processos

Desempenho Institucional

Gestão Orçamentária

Transparência

Gestão de Projetos

Comunicação Estratégica

6

Cadeia de Valor

A cadeia de valor consiste num conjunto de ativida-des relacionadas e d esenvolvidas pelas assessorias e seções de Planejamento e Gestão Estratégica, visando satisfazer, de forma mais completa, às necessidades de seus usuários.

Pode ser entendida como a descrição (geralmente gráfica) dos componentes básicos da operação numa orga-nização e dos relacionamentos entre eles. Demonstra, as-sim, como são concretizados seus objetivos e permite a ob-tenção de uma visão sistêmica do trabalho realizado, desde o nível macro até a descrição detalhada das atividades.

Dessa forma, a cadeia de valor da atuação dos APGEs/SEPGEs, conforme figura a seguir, demonstra os recursos utilizados para a realização do trabalho, o processamento do trabalho por meio de seus eixos de atuação, os produtos e serviços a serem entregues, bem como os resultados espe-rados.

A figura deve ser lida da esquerda para a direita, nesta or-dem: entradas, processamento – por meio dos eixos de atuação – e saída – produtos e serviços a serem entregues, bem como os resultados esperados da atuação dos APGEs/SEPGEs.

Cadeia de Valor da Atuação do APGE

Entradas/Recursos

• Legislação aplicável;

• Regimento interno e instruções de serviço;

• Programação Orçamentária; e

• Planejamento Estratégico Institucional.

Processos de Trabalho do APGE Produto(s) e Serviço(s) Resultados Esperados

Organização do evento, reuniões, apresentações e outras ações de comunicação.

Mudança da cultura organizacional para uma gestão planejada, efetiva e transparente.

Comunicação atualizada das Políticas Institucionais.

Aproximação com a administração central para fluidez da comunicação e profissionalização da gestão.

Mensuração dos indicadores e iniciativas.Acompanhamento qualitativo dos processos de trabalho.

Fornecimento de informações qualitativas e quantitativas para alta administração visando à economicidade, eficiência e eficácia das decisões.

Revisão técnica da elaboração e apoio.Acompanhamento orçamentário.Atualizar informações na intranet (indicadores, iniciativas, manuais, documentos de políticos institucionais, painel de contribuição etc). Consultoria na gestão de processos e projetos.

Alinhamento das iniciativas para o alcance dos objetivos estratégicos.Mensuração da atuação do MPF visando à promoção da comunicação e da transparência para a sociedade.

Áreas de Apoio Procurador-chefe, coordenadorias e secretaria estadual ou regional, secretarias nacionais, Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica.

Apoio à Estratégia

Desempenho Institucional

Gestão de Processos

Gestão Orçamentária

Gestão de Projetos

Comunicação Estratégica

Transparência

7

Processos e Rotinas

Os processos e as rotinas diagramados e detalhados neste manual estão descritos no quadro a seguir:

Eixo de Atuação Processos/Rotinas

Gestão de Processos

1. Integração do EPO

2. Apoio ao EPO/MPF

3. Sugestão de prioridades para o mapeamento

4. Monitoramento dos indicadores dos processos mapeados

5. Acompanhamento dos mapeamentos de processos

Gestão de Projetos

6. Orientação em gestão de projetos

7. Orientação na elaboração da matriz de responsabilidade do projeto

Gestão Orçamentária 8. Alinhamento das prioridades orçamentárias com painel de contribuição

Transparência9. Apoio à Amge na coordenação da inserção e a atualização das

informações no Portal da Transparência

10. Atualização de informações relativas à gestão estratégica na intranet

Comunicação Estratégica

11. Realização de eventos estratégicos

12. Divulgação de informações relativas à gestão estratégica nos portais

13. Apoio à realização de campanhas relativas à gestão estratégica

14. Apoio às comunicações e divulgações de políticas/ações nacionais

Desempenho Institucional

15. Elaboração de estudos e relatórios

16. Atualização do painel de contribuição e alinhamento às políticas nacionais

17. Acompanhamento de iniciativas

18. Monitoramento de indicadores

19. Avaliação do desempenho dos indicadores

8

1. Integração do EPO local Elementos do Processo1 Verifica existência de EPO local

DescriçãoBuscar, nos meios apropriados, normativa que trate da composição local do EPO.

2 Sugere composição do EPO localDescriçãoCaso a composição não exista, ou esteja inativa, buscar dentre os servidores aqueles que possuam perfil e/ou capacitação em gestão de processos.Submeter os nomes para apreciação do procurador-chefe.Elaborar minuta de portaria com os nomes aprovados pelo procurador-chefe, envian-do posteriormente para assinatura e publicação.

2.1 Minuta de PortariaDescriçãoElaborar minuta de portaria de designação da equipe do Escritório de proces-sos local. O modelo de minuta está disponível no sítio da modernização.

3 Aprova composiçãoDescriçãoAprovar minuta de composição do EPO local. Caso existam ajustes a serem realiza-dos, a assessoria ou seção de planejamento realizará as alterações.

4 Indica servidores para capacitaçãoDescriçãoIndicar à Amge, quando demandado, os servidores selecionados para o EPO que não possuam a capacitação adequada ou que necessitem de atualização. No caso de não solicitação de indicação, fazê-lo por meio do Levantamento de Necessidades de Trei-namento (LNT).Reforçar a comunicação do período do curso de inscrição aos interessados.  

3. Aprovacomposição

2. Sugerecomposição do

EPO local

1. Verificaexistência de

EPO local

4. Indicaservidores para

capacitação

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2.1 Minuta dePortaria

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2. Apoio ao EPO/MPF Elementos do Processo Recebe demandaDescriçãoReceber as demandas do EPO/MPF.

1 Prepara logísticaDescriçãoDe acordo com a demanda, prover as necessidades relativas a: espaço, pessoal, mate-rial de apoio e divulgação.

2 Acompanha execução dos trabalhosDescriçãoDurante o período de execução da demanda, monitorar o andamento das atividades, suprindo necessidades apontadas que porventura possam surgir.

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MPF

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2. Acompanhaexecução dos

trabalhos1. Preparalogística

Recebedemanda

10

3. Sugestão de Prioridades para Mapeamento

Elementos do Processo Recebe metas anuaisDescriçãoReceber do EPO/MPF as metas para o exercício e apresentá-las ao procurador-che-fe, ao secretário estadual/regional e ao EPO Local para definição de manutenção ou ampliação da meta.

1 Define áreas contempladasDescriçãoApresentar sugestões de priorização de áreas a serem mapeadas ao procurador-chefe.

2 Aprova áreasDescriçãoAguardar definição das áreas contempladas pelo procurador-chefe.

3 Comunica áreas selecionadasDescriçãoCom base na seleção da chefia superior, comunicar os selecionados.

4 Identifica processos prioritáriosDescriçãoRealizar reunião, em conjunto com as áreas, para definição das prioridades destas.

5 Sugere prioridades para mapeamentoDescriçãoCom base nas prioridades apontadas por área e alinhado ao painel de contribuição, definir a ordem geral de prioridade de mapeamentos a ser realizado pelo EPO Local.

2. Aprova áreas

3. Comunicaáreas

selecionadas

1. Define áreascontempladas

4. Identificaprocessosprioritários

5. Sugereprioridades para

mapeamento

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Recebemetasanuais

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4. Acompanhamento do Mapeamento dos Processos

Elementos do Processo1 Orienta metodologia

DescriçãoRealizar orientação técnica quanto à metodologia a ser utilizada (suporte metodoló-gico), quando demandado ou caso verifique inconsistências no uso da metodologia.Por exemplo, encaminhar modelos e publicações de materiais, links com processos semelhantes mapeados em outras unidades e tirar dúvida sobre a ferramenta de mo-delagem.

2 Acompanha cumprimento do cronogramaDescriçãoAcompanhar o cumprimento do cronograma por meio de reuniões periódicas com o gerente do EPO e os dirigentes dos processos mapeados.

3 Auxilia na definição dos indicadoresDescriçãoAo término do mapeamento, auxiliar na escolha dos melhores indicadores que reflitam a evolução do processo mapeado (quais as fontes de extração dos dados, a periodicidade de mensuração, a fórmula, se houver, as metas e o responsável pela mensuração).

4 Acompanha atualização do processo de trabalhoDescriçãoEm consonância com as normas regulamentares, pode ser necessário adequação/ajuste do processo mapeado. O APGE/SEPGE (por iniciativa ou demandado) deverá solicitar ao gerente do EPO que, com o dirigente responsável pelo processo, realize os ajustes necessários.

APG

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roce

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2. Acompanhacumprimento

do cronograma

3. Auxilia nadefinição dosindicadores

4. Acompanhaatualização do

processo detrabalho

1. Orientametodologia

12

5. Monitoramento dos Indicadores dos Processos Mapeados

3 Cadastra resultado da medição no sistemaDescriçãoRecebida a medição, proceder ao cadastro do resultado no Sistema de Gestão.

4 Gera relatório do indicadorDescriçãoNo Sistema de Gestão, gerar o relatório específico para aquele indicador.

5 Propõe melhoriasDescriçãoRealizar análise crítica do resultado das medições propondo melhorias/alterações quando necessário.

6 Comunica resultados ao dirigente do processoDescriçãoEncaminhar o relatório de medição e o resultado da análise crítica aos dirigentes do processo. Solicitar autorização ao procurador-chefe para ampla divulgação dos resultados (intranet, boletim etc.).

Elementos do Processo Recebe indicador do EPO/MPFDescriçãoReceber indicadores do EPO/MPF.

1 Cadastra no sistemaDescriçãoRealizar cadastro do indicador do processo de trabalho no Sistema de Gestão.

2 Solicita mediçãoDescriçãoEncaminhar, via e-mail, memorando, reunião ou outro meio oficial de comunicação solicitação de medição do indicador para determinado período.

APG

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2. Solicitamedição

3. Cadastraresultado demedição no

sistema

5. Propõemelhorias

4. Gerarelatório doindicador

6. Comunicaresultados aodirigente do

processo

1. Cadastra no sistema

Recebeindicador do

EPO/MPF

13

6. Orientação na Elaboração da Matriz de Responsabilidade do Projeto

Elementos do Processo1 Realiza reunião com gerente do projeto

DescriçãoEsclarecer ao gerente do projeto, quando demandado, o que é a matriz de responsabilidades.Realizar reunião para conhecer o projeto e fazer os necessários esclarecimentos.

2 Orienta preenchimento da matrizDescriçãoOrientar o preenchimento da matriz de responsabilidade pelo gerente. Prestar informações ao gerente do projeto sobre como:

• definir atividades da matriz;• analisar atividades e organizá-las, conforme relação de precedência;• distribuir as atividades na equipe;• estabelecer a duração das atividades; e• estabelecer os prazos.

3 Elabora matriz de responsabilidadeDescriçãoElaborar a matriz de responsabilidades, conforme orientações recebidas.

4 Valida a matriz de responsabilidade DescriçãoVerificar se o preenchimento está em conformidade com as orientações prestadas (aspectos formais).

5 Realiza feedback da validaçãoDescriçãoFeedback é o retorno ao gerente sobre o preenchimento da matriz de responsabilidade.Informar ao gerente se o preenchimento está adequado e sugerir as alterações perti-nentes, se for o caso.

1. Realizareunião comgerente do

projeto

2. Orientapreenchimento

da matriz

3. Elaboramatriz de

responsabilidade

5. Realizafeedback davalidação

4. Valida amatriz de

responsabilidade

APG

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14

7. Orientação em Gestão de Projetos

Elementos do Processo Recebe demandaDescriçãoReceber a demanda via e-mail, memorando e outros meios de comunicação oficial.

1 Analisa demandaDescriçãoAvaliar se a demanda é projeto e verificar de quais subsídios o gerente necessita para gerir o projeto.

2 Realiza orientaçãoDescriçãoOrientação básica deve envolver:

• apresentar a metodologia de gerenciamento de projetos do MPF;• apresentar o site do escritório de projetos do MPF na página da modernização;• orientar o preenchimento dos formulários; e• orientar o uso de ferramentas comuns à gestão de projetos (exemplos: brainstor-ming, benchmarking etc.).

3 Confere aspectos formais dos documentosDescriçãoVerificar, sob demanda, se o preenchimento dos documentos do projeto está em con-formidade com as orientações prestadas (proposta de projetos, matriz de responsabi-lidades, formulário de gestão de mudanças, gestão de riscos etc.).Conferir os aspectos formais dos documentos, conforme Manual do Escritório de Pro-jetos do MPF.

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3. Confereaspectos

formais dosdocumentos

1. Analisademanda

2. Realizaorientação

RecebedemandaAP

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15

8. Alinhamento das prioridades orçamentárias com o Painel de Contribuição

APG

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2. Recebimentodos Planejamentos

Orçamentários

4. Monitoraindicadores

orçamentários

3. Apreciaplanejamentoorçamentário

5. Comunicaresultado dosindicadores

1. Orientacogestores

3.1 NotaTécnica

Elementos do Processo1 Orienta cogestores

DescriçãoOrientar, continuamente, os cogestores sobre as prioridades estratégicas que dependam de orçamento dentro do painel de contribuição.A orientação dos cogestores consiste em divulgar amplamente o painel de contribuição, bem como promover a comunicação contínua por meio de e-mail, memorando, reuni-ões ou outro meio de comunicação oficial, destacando os itens que demandem recursos orçamentários, solicitando sua priorização no planejamento orçamentário anual.

2 Recebimento dos Planejamentos OrçamentáriosDescriçãoReceber os planejamentos orçamentários consolidados em tempo hábil para aprecia-ção (respeitando o calendário da SPO/prazos, quando estabelecidos).

3 Aprecia planejamento orçamentárioDescriçãoApreciar o planejamento orçamentário e elaborar nota técnica, avaliando o alinha-mento com o painel de contribuição e propondo ordem de prioridades.

Redigir a nota técnica contendo análise crítica do planejamento orçamentário recebi-do, identificando o alinhamento ao painel de contribuição e pontos de atenção prio-ritários para a gestão estratégica.Enviar a nota técnica para o secretário estadual/regional para subsidiar a avaliação do planejamento orçamentário.

3.1 Nota TécnicaDescriçãoElaborar nota técnica de reprogramação orçamentária. O modelo de minuta está disponível no Drive MPF.

4 Monitora indicadores orçamentáriosDescriçãoSolicitar as medições para as áreas responsáveis, conforme processo de trabalho “mo-nitoramento de indicadores”.

5 Comunica resultados dos indicadoresDescriçãoSubmeter as medições ao procurador-chefe, solicitando autorização para ampla divulgação.

16

9. Apoio à Amge na Coordenação da Inserção e Atualização das Informações no Portal da Transparência

Elementos do Processo Recebe demanda da AmgeDescriçãoAguardar demanda da Amge para a coleta de dados e a produção de informações so-licitadas para publicação no Portal da Transparência.

1 Orienta área responsável pela informaçãoDescriçãoIdentificar a área demandada.Encaminhar a solicitação à área respectiva.Prestar esclarecimentos recebidos da Amge para execução da demanda.Definir prazo.

2 Acompanha atendimento da demandaDescriçãoVerificar se estão sendo desenvolvidas as ações para atendimento da demanda dentro do prazo estabelecido.Os casos de extrapolação do prazo serão reportados à Amge.

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2. Acompanhaatendimentoda demanda

1. Orienta árearesponsável pela

informaçãoRecebe

demanda da AmgeAP

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17

10. Atualização de Informações relativas à Gestão Estratégica na Intranet

Elementos do Processo

1 Seleciona informações a serem publicadasDescriçãoAs informações básicas a serem publicadas envolvem:

• painel de contribuição;• manuais;• documentos de políticas institucionais;• análise de resultados das medições de indicadores e iniciativas;• gráficos;• relatórios;• planos de ação;• acordos de resultados etc.

2 Organiza informações para publicaçãoDescriçãoOrganizar a disposição da informação, definindo relações entre temas, hierarquia e formas de apresentação.Definir layout da página.Definir periodicidade de atualização da informação.A Ascom pode auxiliar na organização, considerando sua especialização.

3 Valida conteúdoDescriçãoApresentar as informações a serem publicadas ao procurador-chefe e solicitar sua aprovação, realizando ajustes, se necessário, exceto quanto ao resultado das medições dos indicadores e iniciativas.

4 Realiza publicaçãoDescriçãoProvidenciar a publicação da informação na intranet, conforme a organização estabe-lecida.

1. Selecionainformações

a serempublicadas

2. Organizainformações

para publicação

3. Validaconteúdo

4. Realizapublicação

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18

11. Realização de Eventos Estratégicos

Elementos do Processo1 Propõe evento estratégico

DescriçãoPropor ao procurador-chefe a realização de evento estratégico, seja por iniciativa da APGE/SEPGE, seja por demanda da Amge.

2 Realiza reunião com envolvidosDescriçãoAgendar reunião com as chefias pertinente ao tema para definição de um plano de ação.Definir plano de ação: tarefas, prazos, responsáveis, recursos necessários (materiais, financeiros, humanos).Providenciar recursos financeiros, materiais e/ou humanos necessários ao evento.

2.1 Plano de AçãoDescriçãoElaborar plano de ação.

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6. Evento

3. Executaatividades doAPGE/SEPGE

1. Propõeevento

estratégico

2. Realizareunião comenvolvidos

4. Acompanhaexecução das

ações do planode ação

5. Divulgaevento

7. Coletafeedbackdo evento

8. Divulgaresultados do

evento

2.1 Planode ação

19

3 Executa atividades do APGE/SEPGEDescriçãoVerificar as atividades atinentes ao APGE/SEPGE no plano de ação.Executar as providências correspondentes nos prazos devidos.

4 Acompanha execução das ações do plano de açãoDescriçãoAcompanhar a execução das demais ações previstas no plano de ação.Solicitar informações sobre o andamento das atividades das outras áreas.Fazer eventuais sugestões de otimização das tarefas.

5 Divulga eventoDescriçãoRealizar a divulgação pelos instrumentos disponíveis ao APGE/SEPGE. Solicitar apoio da Ascom na divulgação.Acompanhar a repercussão da divulgação e sugerir eventual reforço na comunicação.

6 EventoDescriçãoRealizar o evento, conforme estabelecido no plano de ação.

7 Coleta feedback do eventoDescriçãoSolicitar aos participantes do evento avaliação por meio de formulários ou outros ins-trumentos equivalentes.

8 Divulga resultados do eventoDescriçãoDivulgar os resultados dos eventos preferencialmente pela Ascom e complementar-mente por meio de instrumentos de comunicação disponíveis ao APGE/SEPGE.

20

Elementos do Processo1 Produz documentos a serem divulgados

DescriçãoElaborar documentos diversos relativos à gestão estratégica (exemplo: painel de con-tribuição, relatórios, notícias, apresentações, slides, manuais, planilhas, gráficos etc.).Solicitar autorização ao procurador-chefe para ampla divulgação dos resultados (in-tranet, boletim etc.).

2 Solicita publicaçãoDescriçãoEncaminhar os arquivos e documentos para publicação em ambiente eletrônico.Providenciar a publicação com o setor pertinente, quando for o caso, ou publicar di-retamente, se viável.

3 Confere publicaçãoDescriçãoQuando de responsabilidade de outro setor, verificar a efetividade da publicação e conferir seu conteúdo, solicitando ajustes quando necessário.

4 Divulga atualizaçõesDescriçãoDisseminar as publicações/atualizações pelos meios disponíveis ao APGE/SEPGE (e-mail, aplicativo de alerta, intranet etc.)

5 Reforça divulgaçãoDescriçãoDependendo da relevância da publicação, solicitar apoio da Ascom por outros meios de maior alcance (notícias, boletim, informes etc.).

12. Divulgação de Informações relativas à Gestão Estratégica nos Portais

5. Reforçadivulgação

2. Solicitapublicação

1. Produzdocumentos

a seremdivulgados

3. Conferepublicação 4. Divulga

atualizações

APG

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EPG

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21

13. Apoio à Realização de Campanhas relativas à Gestão Estratégica

Elementos do Processo Recebe comunicação da campanhaDescriçãoReceber do demandante a comunicação sobre a realização da campanha.Coletar as informações complementares necessárias.Elucidar eventuais dúvidas com o demandante.

1 Apoia elaboração do plano de açãoDescriçãoAgendar reunião para elaboração, formal ou informal, do plano de ação.Sugerir e reunir sugestões para adequada execução da campanha.Consolidar as medidas definidas na reunião.

2 Executa atividades do plano de açãoDescriçãoProvidenciar os recursos necessários (materiais, financeiros e humanos).Executar as tarefas previstas ao APGE/SEPGE nos prazos estipulados.Comunicar aos demais envolvidos a finalização das atividades atribuídas ao APGE/ SEPGE.

3 Acompanha resultadosDescriçãoCooperar com o demandante na coleta dos resultados em âmbito local.

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1. Apoiaelaboração doplano de ação

2. Executaatividades doplano de ação

3. Acompanharesultados

Recebecomunicaçãoda campanha

APG

E/SE

PGE

22

Elementos do Processo1 Coleta informações sobre políticas/ações nacionais

DescriçãoBuscar atualização sobre ações/políticas nacionais elencadas pela Amge nos meios de in-formação da instituição (exemplos: Modernize-se, WikiMPF e painéis das secretarias na-cionais). 

2 Contata áreas relacionadasDescriçãoVerificar se as áreas correspondentes estão inteiradas sobre as políticas e ações.Contatar as áreas pertinentes para certificar-se do conhecimento das ações/políticas nacionais.

3 Repassa informaçãoDescriçãoCaso não haja conhecimento, repassar a informação obtida.

14. Apoio às Comunicações e Divulgações de Políticas/Ações Nacionais

APG

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conhecimentoda informação?

Sim

Não

2. Contataáreas

relacionadas

3. Repassainformação

1. Coletainformações

sobre política/ações nacionais

4. Disseminaboas práticas

5. Acompanharesultados daspolíticas/ações

nacionais

6. Orientaaplicação de

políticas/açõesnacionais

4 Dissemina boas práticasDescriçãoDisseminar boas práticas alinhadas a ações e políticas nacionais.Buscar informações, periodicamente, sobre boas práticas relacionadas às ações/polí-ticas nacionais em outras unidades do MPF e/ou outras fontes.Repassar às áreas pertinentes as informações obtidas.

5 Acompanha resultados das políticas/ações nacionaisDescriçãoSolicitar informações qualitativas sobre implementação local das ações/políticas na-cionais quando constantes do painel de contribuição (exemplo: percentual de ade-rência ao PDTI).

6 Orienta aplicação de políticas/ações nacionaisDescriçãoReforçar orientação sobre aplicação de ações/políticas nacionais diante de situações identificadas como críticas no âmbito local.Em caso de reiterados descumprimentos ou não obtenção dos resultados previstos no painel de contribuição, reforçar orientação sobre as ações e políticas nacionais.Se for o caso, dar sugestões de melhoria qualitativa com vistas à obtenção dos resultados.

23

15. Elaboração de Estudos e Relatórios EstratégicosAP

GEs

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GEs

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É viável?

Sim

Não

2. Coletainformações

5. Elaborarelatório

3. Comunicasolicitante

1. Analisaviabilidade

da demanda

4. Realizaanálise crítica

das informações6. Comunicaenvolvidos

Recebe demandaou identificanecessidade

Elementos do Processo1 Analisa viabilidade da demanda

DescriçãoReceber demanda (Amge ou procurador-chefe) ou identificar necessidade.Verificar se é possível o cumprimento da demanda e se existem instrumentos viáveis para extração dos dados necessários (fontes de informações para realização da entrega).

2 Coleta informaçõesDescriçãoProceder à coleta dos dados necessários à elaboração do estudo/relatório estratégico.

3 Comunica aos solicitantesDescriçãoSe a demanda for inviável, sugerir adequações que permitam o resgate futuro das in-

formações necessárias para a produção do estudo/relatório solicitado. Comunicar ao solicitante a inviabilidade de atendimento da demanda.

4 Realiza análise crítica das informaçõesDescriçãoProceder à análise das informações coletadas.

5 Elabora relatórioDescriçãoExtraídos e analisados os dados, elaborar estudo/relatório.Entregar relatório/estudo ao demandante.

6 Comunica aos envolvidosDescriçãoCientificar as partes envolvidas e solicitar autorização do procurador-chefe para am-pla divulgação.

24

16. Atualização dos Painéis de Contribuição e Alinhamento às Políticas Nacionais

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1. Consultapolíticas

nacionais

2. Realizaanálise crítica

das informações

3. Atualizapainel daPR/PRR

8. Cadastrano sistema

9. Divulgapainel

atualizado

7. Revalidapainel daPR/PRR

5. Realizavalidação

técnica

6. Realizaajustes

4. Valida painelda PR/PRR

Recebe solicitaçãode atualização

do painel

25

5 Realiza validação técnicaDescriçãoEnviar, por e-mail, painel validado à Amge para análise técnica.A Amge avaliará a necessidade de ajustes ao painel e proporá as alterações necessárias.

6 Realiza ajustesDescriçãoCaso a Amge proponha alterações, avaliar as sugestões e realizar as adequações necessárias.

7 Revalida painel de contribuição da PR/PRRDescriçãoObter concordância do procurador-chefe para o novo painel de contribuição. A con-cordância deverá ser formal, por ata de reunião, e-mail, memorando, assinatura do documento painel de contribuição. 

8 Cadastra no sistemaDescriçãoInserir as novas informações e os ajustes no Sistema de Gestão, desativando (não ex-cluir do Sistema) as iniciativas e metas antigas, mantendo o histórico do Sistema.

9 Divulga painel atualizadoDescriçãoDivulgar na intranet o painel de contribuição revalidado.Dar ciência às partes envolvidas.

Elementos do Processo Recebe solicitação de atualização do painelDescriçãoNo período predeterminado, a Amge encaminhará solicitação de atualização dos pai-néis de contribuição das unidades.

1 Consulta políticas nacionaisDescriçãoConsultar políticas nacionais elencadas pela Amge em fontes como: Wiki, intranet da PGR, boletim, diário oficial, painéis de contribuição das secretarias nacionais.

2 Realiza análise crítica das informaçõesDescriçãoAnalisar o desempenho dos indicadores e das iniciativas, propondo exclusão, manu-tenção e adoção de novos, exceto quanto aos itens pertencentes e replicados do painel de contribuição das políticas nacionais estabelecido pela Amge.

3 Atualiza painel de contribuição da PR/PRRDescriçãoPropor às respectivas áreas: inclusão, revisão ou exclusão de indicadores, iniciativas e metas no documento (painel de contribuição).A atualização pode ser relacionada aos objetivos, aos indicadores, às iniciativas, às me-tas e à periodicidade das medições, exceto quanto aos itens pertencentes e replicados do painel de contribuição das políticas nacionais estabelecido pela Amge.

4 Valida painel de contribuição da PR/PRRDescriçãoObter concordância do procurador-chefe e cogestores para o novo painel.A concordância do procurador-chefe e cogestores deve ser formal, ata de reunião, e-mail, memorando, assinatura do documento painel de contribuição.

26

17. Acompanhamento de IniciativasAP

GE/

SEPG

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4. Aguardarecebimento das

informações

3. Solicitainformações da

execução dainiciativa

1. Orientadefinição do

plano de ação

2. Acompanhaprazos dainiciativa

5. Verificanecessidade de

ajustes

6. Atualizainformações no sistema de gestão

7. Comunicaresultado das

iniciativas

Elementos do Processo1 Orienta definição do plano de ação

DescriçãoFornecer modelos para estruturar iniciativas.Sugerir, conforme a complexidade da iniciativa, formas de cumprimento.Auxiliar a elaboração do plano de ação contendo prazo, responsáveis e etapas.

2 Acompanha prazos das iniciativasDescriçãoConsultar cronograma/painel periodicamente.Apontar iniciativas em período crítico ao responsável pela iniciativa.Comunicar ao procurador-chefe e ao secretário estadual/regional.

3 Solicita informações da execução da iniciativaDescriçãoIdentificadas as iniciativas que necessitam de atualização, solicitar informações ao res-ponsável sobre o andamento da iniciativa.

4 Aguarda recebimento das informaçõesDescriçãoAguardar o recebimento das informações a serem atualizadas.

5 Verifica necessidade de ajustesDescriçãoVerificar iniciativas que estão com dificuldade de cumprimento e sugerir ajustes (pra-zos, execução, formas de entrega).Avaliar a necessidade de exclusão por impossibilidade de cumprimento.

6 Atualiza informações no Sistema de GestãoDescriçãoInserir informações coletadas de forma objetiva no Sistema de Gestão referente ao percentual de cumprimento e à descrição das atividades realizadas.

7 Comunica resultado das iniciativasDescriçãoInformar às partes envolvidas o resultado/andamento das iniciativas.Solicitar autorização ao procurador-chefe para ampla divulgação dos resultados (in-tranet, boletim etc.).

27

18. Monitoramento de IndicadoresAP

GE/

SEPG

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3. Coletainformações dos

responsáveis

4. Verificaconsistênciados dados

1. Consultaperiodicidadeda medição

2. Orientamedição dosindicadores

6. Comunicaresultado dosindicadores

5. Atualizainformações no

sistema degestão

Elementos do Processo1 Consulta periodicidade da medição

DescriçãoVerificar a informação no painel ou Sistema de Gestão Estratégica.

2 Orienta medição dos indicadoresDescriçãoA orientação pode ser feita por meio de e-mails, informativos ou reuniões de acordo com a periodicidade do indicador.A orientação de medição deve esclarecer a importância do indicador, a forma de ex-tração, a periodicidade da medição e a fórmula (se houver).

3 Coleta informações dos responsáveisDescriçãoA atualização dos indicadores no Sistema de Gestão deverá ser feita pelo APGE/SEP-GE, com base nas informações encaminhadas pelas áreas, até 20 dias corridos após o período de medição do indicador, salvo exceções mediante justificativa (exemplo: indicadores orçamentários e de tecnologia da informação).Definir cronograma de entrega das mensurações com os cogestores responsáveis pe-los indicadores. 

Não fornecida a mensuração à APGE/SEPGE pelo responsável pelo indicador no prazo estabelecido no cronograma, a APGE/SEPGE solicitará as informações à área responsável, via e-mail, memorando ou reunião, ou outro meio de comunicação ofi-cial, com prazo de cinco dias para retorno, ao final do qual a área será cientificada de que a medição não constará no relatório de gestão para Amge.

4 Verifica consistência dos dadosDescriçãoIdentificar se a área extraiu as informações e utilizou a fórmula de cálculo (se houver), conforme orientado.Em caso de inconsistências, solicitar à área responsável a correção dos dados.

5 Atualiza informações no Sistema de GestãoDescriçãoAtualizar as informações no Sistema de Gestão em campo próprio.Gerar relatório no Sistema de Gestão para conferência da atualização.

6 Comunica resultado dos indicadoresDescriçãoComunicar os resultados dos indicadores ao procurador-chefe, solicitando autoriza-ção para ampla divulgação (intranet, internet, matéria específica etc.).Comunicar os resultados aos cogestores das áreas.

28

19. Avaliação de Desempenho dos Indicadores

Elementos do Processo1 Gera relatório do Sistema de Gestão

DescriçãoNo Sistema de Gestão, gerar o relatório específico para os indicadores.

2 Analisa metas e medições de indicadoresDescriçãoApós gerar o relatório, analisar em conjunto com a área responsável se as metas dos indica-dores foram atingidas.

3 Propõe melhoriasDescriçãoSe as metas foram superadas, realizar estudo para possibilidade de readequação da meta a patamares mais elevados ou descontinuidade de medição do indicador, se for o caso. Se o resultado for deficitário, realizar estudos e propor iniciativas ou readequações para o cumprimento da meta.

4 Valida propostas de melhoriaDescriçãoValidar as propostas de melhoria estabelecidas com a área responsável pelo indicador, com o procurador-chefe.

5 Divulga resultadosDescriçãoComunicar os resultados da avaliação dos indicadores ao procurador-chefe, solicitan-do autorização para ampla divulgação (intranet, internet, matéria específica etc.).Comunicar os resultados aos cogestores das áreas.

APG

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1. Gerarelatório dosistema de

gestão

3. Propõemelhorias

4. Validapropostas de

melhoria

5. Divulgaresultados

2. Analisa metas e medições deindicadores