Manual de Apoio-folha Calculo

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MANUAL DE APOIO CURSO /MDULO: Folha de Clculo FORMADOR: Ana Raquel Nunes HORAS DE FORMAO: 50 Horas

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Table of Contents FOLHA DE CLCULO .................................................................................................................................. 7 Caractersticas ............................................................................................................................................ 7 Tipos de dados com que se pode trabalhar numa folha de clculo: .................................................... 7 Conceitos de livro e folha de trabalho ............................................................................................................ 8 Principais elementos do ambiente de trabalho .......................................................................................... 8 Tipos de endereos e referncias .................................................................................................................... 9 Mensagens de erro ............................................................................................................................................... 9 Vantagens e Desvantagens .................................................................................................................. 10 Criao, gravao e edio de uma folha de clculo ................................................................... 11 Edio de uma folha de clculo .......................................................................................................... 15 Referncias ............................................................................................................................................... 22 Grficos com recurso a modelos predefinidos ............................................................................. 29 Frmulas .................................................................................................................................................... 33 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS: ....................................................................................................... 40

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OBJECTIVO GERAL: Com o apoio deste manual, pretende-se que o formando seja capaz:

De aprofundar conhecimentos e competncias informticas desenvolvidas em actividades formativas; Utilizar as tecnologias da informao e comunicao (TIC) numa vertente do software de escritrio; Promover a utilizao das TIC como ferramentas transversais comunicao, ao processo de aprendizagem e partilha de informao e conhecimento; Utilizar aplicaes informticas de folha de clculo.

OBJECTIVOS ESPECFICOS:

Elaborar, editar e imprimir folhas de clculo. Utilizar frmulas e funes em folhas de clculo. Inserir e formatar grficos em folhas de clculo. Efectuar operaes com listas de valores em folhas de clculo.

CONTEDOS PROGRAMTICOS

Folha de clculo introduo o Noes bsicas o A Janela da folha de clculo o Livro de clculo o Ajuda

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Operaes bsicas o Introduo de dados numa clula o Alterao do contedo de uma clula o Gravao e abertura de livros o Seleco de clulas o Anulao e repetio de aces

Frmulas o Introduo de frmulas o Referncias o Funes

Formataes o Tipo de letra o Formatos de nmeros o Alinhamentos o Colunas e linhas o Insero e remoo de colunas e linhas o Ocultao de colunas e linhas o Limites e padres o Cpia de formatos

Imprimir o Alterao de configuraes de pgina o Quebras de pgina o Cabealhos e rodaps o Pr-visualizao de impresso o Impresso de uma folha de clculo

Frmulas e Funes avanadas o Funes avanadas o Referncias absolutas o Nomear clulas o Frmulas condicionais

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Grficos o Criao de um grfico o Formatao de um grfico o Manipulao da estrutura de um grfico

Listas o o o

Criao de listas Ordenao de valores Aplicao de filtros

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INTRODUO: As tecnologias da informao e da comunicao so j parte integrante do nosso quotidiano. Invadiram as nossas casas, locais de trabalho e de lazer. Oferecem instrumentos teis para as comunicaes pessoais e de trabalho, para o processamento de textos e de informao sistematizada, para acesso a bases de dados e informao distribuda nas redes electrnicas digitais, para alm de se encontrarem integradas em numerosos equipamentos do dia-a-dia, em casa, no escritrio, na fbrica, nos transportes, na educao e na sade. (Misso para a sociedade da Informao, Livro Verde para a Sociedade da Informao em Portugal, 1997).A sociedade da Informao e comunicao coloca assim novos desafios e exige o domnio de novas competncias. Torna-se, assim, imprescindvel que camadas to amplas quanto possvel da populao adquiram um conjunto de competncias bsicas em tecnologias da informao que lhes permitam, em ltima anlise, um exerccio pleno dos seus direitos de cidadania. Neste sentido, assumiu o Governo, no quadro das medidas a concretizar tendo em vista a massificao das tecnologias da informao e do uso da Internet entre a populao em geral, o compromisso de desenvolver um sistema de validao de competncias bsicas em tecnologias da informao. Trata-se do propsito referido no Programa do Governo e reafirmado da Resoluo do Conselho de Ministros n. 110/2000, de 22 de Agosto, que aprovou a iniciativa Internet. Por outro lado, as tecnologias da informao transformaram a natureza do trabalho e a organizao da produo. Essas alteraes esto a alterar os processos e mtodos de trabalho. As relaes de produo e as condies de emprego mudam. A organizao da empresa evolui no sentido de uma maior flexibilidade e descentralizao, contribuindo as tecnologias da informao para o desaparecimento de algumas actividades rotineiras e repetitivas que podem ser codificadas e programadas pelas mquinas automticas. As entidades intervenientes nos sistemas de educao-formao em Portugal assumem um carcter determinante na concretizao destas medidas, pelo que importa operacionalizar uma resposta eficaz ao incremento de competncias transversais numa lgica profissional e de combate info-excluso, no mbito das Tecnologias da Informao e Comunicao. Fonte: Referencial de Competncias Informticas Bsica, Geral e Complementar do IEFP.

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FOLHA DE CLCULO Caractersticas Estrutura geral de uma folha de clculo: colunas, linhas, clulas, endereos Uma folha de clculo electrnica (electronic spreadsheet) um programa que proporciona uma rea de trabalho ou folha de trabalho (worksheet), cuja configurao genrica a de uma tabela ou folha quadriculada, dividida em colunas e linhas. COLUNAS: Dispostas na vertical e representadas por letras: A, B, C, etc.

LINHAS: Dispostas na horizontal e numeradas de 1 at um determinado nmero.

CLULAS: Interseco das colunas com as linhas; unidades elementares da folha de clculo. Cada clula representada por um endereo ou referncia:

- Uma letra - correspondente coluna;

- Um nmero correspondente linha. BLOCO, INTERVALO OU FAIXA (RANGE): conjunto de clulas contguas, dispostas em forma de rectngulo.

Tipos de dados com que se pode trabalhar numa folha de clculo:

- STRINGS OU CADEIAS DE CARACTERES: Informao que, normalmente, serve para dar um ttulo a uma seco de trabalho, uma indicao em relao aos dados que se encontrem ao lado ou por baixo, etc. - NMEROS OU DADOS NUMRICOS DIRECTOS: Podem ser de vrios tipos ou formatos: nmeros positivos ou negativos, com ou sem casas decimais, em formato de percentagem ou de valores monetrios, etc. - DATAS E HORAS: Estes tipos de dados tm de ser escritos num formato reconhecido pelo programa, normalmente semelhante ao que usado na escrita habitual, mas dependendo da configurao do ambiente de trabalho. 7 / 40

- FRMULAS: Normalmente, so expresses matemticas ou lgico-matemticas, atravs das quais se efectuam clculos. Os clculos efectuados pelas frmulas podem utilizar valores numricos directos ou valores contidos noutras clulas, atravs da indicao dos seus endereos.

Conceitos de livro e folha de trabalho

LIVRO DE TRABALHO: De cada vez que iniciamos um novo trabalho, -nos aberto automaticamente um novo livro. Permite-nos criar ou incluir (e retirar) folhas de trabalho, bem como guard-las em conjunto, associadas a um ficheiro informtico.

Principais elementos do ambiente de trabalho

O ambiente de trabalho do Excel contm elementos comuns a qualquer outra janela de programa de aplicao do ambiente Windows. Sob a barra de ttulo situa-se a habitual barra de menus, e, por baixo desta, as tambm usuais barras de ferramentas com um conjunto de botes que tornam mais fcil e rpida a execuo das principais operaes. Para alm da barra de ferramentas principal, temos tambm uma barra de formataes,

bem como a possibilidade de incluir outras, para certas tarefas mais especficas.

Entre as barras de ferramentas e a rea de trabalho da folha de clculo situa-se a chamada barra de frmulas. Na barra de frmulas introduzem-se e editam-se, no apenas as frmulas, mas todos os dados, qualquer que seja a clula activa. Na parte inferior da folha de trabalho, temos uma barra dividida em duas partes:

- A parte esquerda, na qual pode ver-se um conjunto de quatro botes e uma srie de separadores ou indicativos das vrias folhas do livro em que estamos a trabalhar;

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- A parte direita, que corresponde barra de deslocamento horizontal. A ltima barra da janela do programa a chamada barra de estado (status bar), que nos d indicaes teis acerca do trabalho que estamos a realizar.

Tipos de endereos e referncias

Um endereo ou referncia uma indicao para o programa tomar o valor contido na clula referenciada e utiliz-lo nas operaes da clula. Endereos ou referncias relativas: de um modo geral, os endereos ou referencias do tipo relativo readaptam-se s novas posies para onde so copiados, mediante um mecanismo de manuteno do paralelismo. Exp.: D2. Endereos ou referncias absolutas: Para onde quer que seja copiada uma referncia absoluta, ela manter-se- sempre inalterada, no sofrendo, pois, nenhuma adaptao relativa nova posio. Exp.: $D$2. Quando se fazem operaes de mover, inserir ou excluir clulas, as referncias includas

em frmulas que possam ser afectadas por essas operaes, sero adaptadas nova disposio dos, de modo a manter a lgica que tinham anteriormente. Assim, as referncias (relativas ou absolutas) podem sofrer alteraes mas sempre no sentido de preservar a lgica dos clculos, em conformidade com a disposio dos dados. Endereos ou referncias mistas. Enquanto que o mecanismo das referncias relativas permite que as cpias faam uma adaptao em relao coluna e linha e as referncias absolutas fazem fixar ao mesmo tempo a linha e a coluna, h, no entanto, situaes em que queremos fixar a coluna e deixar relativa a linha, ou vice-versa, fixar a linha e deixar a coluna relativa. Exp.: $D2; D$2.

Mensagens de erro

Mensagem #DIV/0!

Significado Valor a dividir por zero

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#N/D ou #N/A #NOME? #NULO! #NUM! #REF! #VALOR! Valor no disponvel (Not Available) Nome ou designao no reconhecida Interseco nula de duas faixas Problemas com um valor numrico na frmula Problemas com uma referncia a clula ou faixa Problemas com o tipo de valor numrico ou de um operando

Vantagens e Desvantagens Riqueza funcional O utilizador dispe de 65.536 linhas por 256 colunas correspondendo a 167.817.216 clulas por cada folha de uma Folha de clculo. Uma folha de clculo uma ferramenta muito potente. Pode executar clculos matriciais com extrema facilidade, dando-nos a oportunidade de tratar os dados/resultados da melhor maneira. possvel trabalhar com vrios documentos ao mesmo tempo e transaccionar dados com outros programas dentro do Windows, ou utilizando as funes de import/export existentes na folha de clculo; Personalizao Uma vez realizada a sua folha de clculo, a sua apresentao tambm importante. Existe um vasto conjunto de ferramentas que nos oferece. Uma enorme variedade de fontes (tipos de letra), de caracteres, de tamanhos e estilos diferentes (sublinhado, negrito, itlico, cortado); Largura de colunas e altura de linhas variveis;

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Alinhamento de textos; Limitao ou no das clulas; Incluso de objectos provenientes de outros programas;

Utilizao em Rede possvel utilizar uma folha de clculo partilhada numa rede com vrios postos de trabalho interligados. Os diferentes utilizadores podem consultar a mesma folha de clculo, e consoante o seu nvel de acesso podem ou no alter-la. Facilidade de utilizao Uma Folha de clculo inclui actualmente novas ferramentas, desenvolvidas unicamente para tornar todas as tarefas fceis, rpidas e directas. Por exemplo, existem muitos assistentes de tarefas que permitem ao utilizador construir uma srie de funes com apenas alguns cliques no rato. Barras de ferramentas programveis O utilizador tem a possibilidade de definir quais as barras de tarefas disponveis na sua folha de clculo, permitindo, desta forma, um rpido acesso s ferramentas que usa com maior regularidade.

Criao, gravao e edio de uma folha de clculo Elementos do ambiente de trabalho de uma folha de clculo: Barra de Ttulo Indica ao utilizador, o nome da aplicao e do livro em aberto; Botes de manipulao da janela Estes botes permitem a manipulao do estado da janela e do livro em uso, igual maior parte dos outros programas utilizados pelo Windows (minimizar, maximizar, fechar). Barra de Menu Atravs desta barra, o utilizador tem acesso a todos os comandos da aplicao, agrupados e organizados dentro dos diversos ttulos separadores.

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Barras de Ferramentas um conjunto de botes agrupados por funo numa determinada barra que facilita e simplifica o acesso aos vrios comandos existentes na barra de menu, como exemplificado na figura anterior, atravs da Barra Padro, de formatao, e de desenho. Barra de Frmulas Esta barra serve para o utilizador editar o contedo de cada uma das clulas. Clula activa Clula seleccionada na qual aparecem os dados q...