manual central(1)

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Manual de Procedimentos Central - 1

SUMRIO SUMRIO ...................................................................................................................................... 1 INTRODUO ................................................................................................................................. 2

Noes Sobre Condomnio ............................................................................................................ 2 VISO GERAL DA GERNCIA DE CONDOMNIOS .............................................................................................. 4 MACROFLUXO DA ADMINISTRAO DE CONDOMNIOS ....................................................................................... 5 VISO GERAL DO REA ......................................................................................................................... 6

Easy Call Programa para atendimento de ligaes ....................................................................... 23 PROCESSO CRTICO ...................................................................................................................... 26

Atendimento........................................................................................................................... 26 DEFINIES E SIGLAS ........................................................................................................................ 26

Atividades do Processo Atendimento ............................................................................................ 36 Atender Condmino ................................................................................................................. 37 Consultar Extrato da Conta do Condomnio ................................................................................. 38 Emitir Carta de Quitao .......................................................................................................... 39 Calcular Cota em Atraso .......................................................................................................... 40 Gerar 2 Via de Boleto de Condomnio ....................................................................................... 41 Cadastrar Pessoa .................................................................................................................... 44 Alterar Proprietrio .................................................................................................................. 46 Alterar Endereo ..................................................................................................................... 50 Cadastrar Procurador............................................................................................................... 52 Incluir / Excluir Dbito Fcil ...................................................................................................... 53 Verificar Retorno de Dbito Fcil ............................................................................................... 56 Informar, Cadastrar e Cancelar Seguros (Contedo, Condolar, Supercondolar) ............................... 58 Esclarecer Dvidas Sobre Cobrana de Cota ............................................................................... 61 Informar Sobre Pagamento de Cota a Maior/Menor, Cancelada e em Duplicidade ............................ 64 Envio de Ata/Circular/ Conveno ............................................................................................. 65 Solicitar Crdito GEFIN .......................................................................................................... 69

Atividade do Processo Cobrana .................................................................................................. 70 Fornecer DID (Depsito Identificado) para Condmino ................................................................. 71 Solicitar Liberao de Multa de Recibo ....................................................................................... 73

Atividade do Processo Pagamento ................................................................................................ 74 Consultar Data de Efetivao de Pagamento/ Ttulo ..................................................................... 75 Verificar Recebimento Servios Prestados/ Fornecedor ................................................................. 76 Verificar Pendncias CPAG no Sistema de Digitalizao .............................................................. 78

Atividade do Processo Administrao de Empregados ..................................................................... 80 Informar sobre Admisso / Demisso e Situao de Frias ........................................................... 81 Emitir Contracheque ................................................................................................................ 83 Alterar Dados do Empregado .................................................................................................... 84

GLOSSRIO .............................................................................................................................. 85 SOBRE O MANUAL DE PROCEDIMENTOS ....................................................................................... 87

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INTRODUO

Noes Sobre Condomnio

O que Condomnio? Condomnio o conjunto de apartamentos ou casas e reas comuns (escadas, cobertura, corredores, terreno na vizinhana etc.), que os moradores usam e administram de forma coletiva. Todos os proprietrios so responsveis pela organizao e manuteno do condomnio.

rea privativa - a unidade de cada proprietrio: casa, apartamento e, em alguns casos, a vaga de

garagem. reas comuns - so as indivisveis, integram a edificao e so utilizadas por todos os moradores, tais

como salo de festas, play ground, jardins, corredores, elevadores, dutos de ventilao, caixas d'gua etc.

Os condomnios podem ser: verticais (edifcios/prdios) e horizontais (casas, vilas).

Quem administra o Condomnio? Condomnio administrado por uma comisso eleita pelos condminos em Assembleia. Ela formada pelo Sndico e pelo Conselho Consultivo. Pode-se incluir ainda os cargos de subsndico, secretrio e tesoureiro, se

o condomnio assim considerar necessrio. Quem o Condmino? Condmino o indivduo que dono de uma propriedade juntamente com outros. Esse pode ser morador ou no.

O que so a Conveno do Condomnio e o Regulamento Interno ? Conveno - o conjunto de normas do condomnio, que constituem a sua lei interna. Deve ser elaborada de acordo com as normas legais, por escrito e aprovada em assembleia por proprietrios que representem, no mnimo, 2/3 das fraes ideais. Regulamento Interno - So as regras que regulam a conduta dos condminos (proprietrios, locatrios,

ocupantes das unidades) para que haja uma convivncia harmnica entre as pessoas. Pode constar do prprio texto da conveno ou, como acontece normalmente, ter um texto prprio, que deve ser aprovado em assembleia Geral. O que Assembleia?

uma reunio dos proprietrios do condomnio, para que possam discutir e opinar sobre assuntos constantes do edital de convocao. As assembleias podem contar ou no com a participao de representante da administradora. Anualmente deve ocorrer a assembleia Geral Ordinria (AGO) para deliberar sobre prestao de contas do perodo, homologao da autorizao para a cobrana de cotas extras no perodo (se houver e quando no aprovadas por assembleia anterior), aprovao de oramento de receitas e despesas, eleio de sndico,

subsndico (quando houver) e conselho consultivo e assuntos gerais. Alm da AGO, a qualquer tempo, pode ocorre uma assembleia Geral Extraordinria (AGE) para discusso de qualquer assunto de interesse geral.

Para a realizao da assembleia em primeira convocao necessria a presena de 2/3 dos proprietrios. Caso no haja presena suficiente de condminos, aguarda-se a segunda convocao, que ocorre logo em

seguida. A reunio ento ocorre independente do nmero de participantes (pelo menos o sndico e mais um condmino) e poder deliberar sobre qualquer item que no exija quorum especial.

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Quem Quem no Condomnio? A) Sndico A atuao do Sndico prev vrias atividades, entre elas:

Convocar a assembleia dos condminos; Cumprir e fazer cumprir a Conveno, o Regulamento Interno e as determinaes da assembleia; Elaborar o oramento de receitas e despesas; Exercer a administrao interna do condomnio, referente vigilncia, moralidade e segurana; Selecionar, admitir e demitir funcionrios; Aplicar multas estabelecidas na Conveno, no Regulamento Interno ou por assembleia. B) O Conselho Consultivo um grupo de proprietrios que ir acompanhar a administrao condominial e tomar decises juntamente com o Sndico. Os membros do Conselho so eleitos em assembleia, por prazo no superior a dois anos.

Suas funes so: Conferir e analisar periodicamente as contas do condomnio, comparando-as com os comprovantes

originais; Emitir parecer sobre as contas e apresent-lo em assembleia; Autorizar o Gestor Condominial / sndico a efetuar despesas extraordinrias emergenciais no previstas

no oramento de despesas, at o limite da conveno ou estipulado em assemblia;

Auxiliar o sndico em suas atividades. C) Proprietrio o dono do imvel. D) Locatrio a pessoa que alugou o imvel do proprietrio para morar ou trabalhar (residencial ou comercial).

E) Morador Morador quem habita, reside, ocupa de forma habitual e contnua uma determinada propriedade. Pode ser proprietrio ou no. F) Visitante aquele que convidado pelo morador/proprietrio a ter acesso ao condomnio.

G) Funcionrios do Condomnio (porteiro, ASG, guarda-vidas, vigia...) So aqueles contratados pelo condomnio para prestao de servios regulares. E) Fornecedores

So aqueles contratados pelo condomnio para prestao de servios eventuais e peridicos. Por exemplo: pintura, manuteno de elevador.

Qual o papel da Administradora do Condomnio? O que a APSA faz? A administradora a maior aliada dos sndicos e condminos. Entre suas atividades esto: Administrar o pessoal que trabalha no condomnio (admisso, folha de pagamento, frias, demisso,

afastamento e outros registros);

Realizar os pagamentos das despesas do condomnio e rateio pelas unidades. Os comprovantes das despesas so anexados pasta de prestao de contas mensal;

Transportar os documentos entre a APSA e o condomnio, e vice versa, atravs do seu sistema de malote;

Controle e cobrana das cotas condominiais em atraso. Na Administrao tradicional de Condomnios a APSA atua como assessora, oferecendo suporte

administrao interna dos Condomnios. O Gerente de Conta o responsvel por intermediar as atividades

do Sndico e a Apsa, auxiliando no esclarecimento de dvidas e na tomadas de deciso.

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Viso Geral da Gerncia de Condomnios

* Somente algumas agncias. Setor faz parte do Backoffice.

Agncias: 1 - Centro 2 - Tijuca 3 - Copacabana 4 - Ipanema 5 - Barra da Tijuca 6 - Botafogo 7 - Leblon 9 - Vila Isabel 10 - Recreio 11 - Largo do Machado 71 - Salvador 81 - Boa Viagem 90 Gesto Total

Gerncia Geral deCondomnio

Geraldo Victor

AgnciasGerncia Regional

Luis AlbertoMarcelo EllerMarcelo FreireMrcio ErliValnei Ribeiro

Gerncia de Conta

Gerncia deBackoffice

Rodolfo Chianelli

CPAG Centralizado

ArquivoCentralizado

DP Centralizado

Digitao eExpedio

Cpag

DP*

Arquivo*

Apoio

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Macrofluxo da Administrao de Condomnios

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Viso Geral do rea

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Sistema Web Client - Pedido de Atendimento Tcnico (PAT) A PAT se refere a cada solicitao feita pelo cliente APSA. Portanto, um mesmo atendimento pode

comportar diversos PATs. Acesso ao MXM Webclient

Clicar no cone MXM

Informar o usurio e senha de acesso

Selecionar: MXM WebClient

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1. Login Clicar em ARQUIVO

Clicar em CONECTAR

Inserir login e senha de acesso

URL de identificao dever estar marcado em Produo

Clicar em Conectar

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2. Preparao de Ambiente Clicar em ATENDIMENTO - INFORMAR ATENDIMENTO (esquerda)

Ao clicar no cone e na seta, a caixa da esquerda ser ocultada

Clicar em INICIAR ATENDIMENTO (direita)

3. Abertura do Atendimento Clicar em iniciar o atendimento (permite contabilizar o tempo)

Selecionar o canal de atendimento desejado: telefone, ponto de atendimento, visita ao cliente, ligao

pro-ativa e-mail, interno ou Internet.

Selecionar a agncia ou diviso fsica responsvel pela abertura do atendimento.

Digitar o nome do cliente APSA relacionado ao condomnio informado e selecionar o tipo do

relacionamento.

Caso o cliente no esteja cadastrado, digitar os dados em contato. Neste caso, o cliente no ter

nenhum relacionamento com algum condomnio.

Clicar em Abrir Chamado, para que seja aberto o PAT.

AO CLICAR A CAIXA SER OCULTADA

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Caso tenha clicado em ABRIR CHAMADO e esquecido de mencionar alguma informao (ex.: tipo de

relacionamento), reabra a aba lateral, clique em INFORMAR ATENDIMENTO, insira a informao

desejada e clique em ABRIR ATENDIMENTO (2) novamente.

Neste caso, um novo PAT ser aberto com o mesmo nmero do atendimento.

Selecione o PAT anterior (3) e feche-o (4).

21

3

4

4. Abertura do PAT Selecionar o Grupo de Natureza Ex.: CENTRAL - CONDOMNIO.

Selecionar a Natureza de acordo com o que foi solicitado (ex: Saldo. Neste caso seria selecionado o

item Emisso de Saldo).

No campo E-mail, preencher o e-mail do cliente (caso tenha no cadastro de informaes bsicas, os

dados sero preenchidos automaticamente).

Em Data e Hora, preencher com a data e hora informado no e-mail.

Obs.: Caso a abertura do PAT seja originada por telefone/ponto atendimento, informar a data e hora do atendimento.

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Caso o PAT tenha sido 100% solucionado, definir ETAPA (Ex.:ATENDIMENTO CENTRAL), USURIO

(CENTRALATEND) e clicar em GRAVAR. Aps o PAT gravado, necessrio que o mesmo seja finalizado,

aps que toda solicitao seja solucionada.

Caso haja necessidade de encaminh-lo a outro responsvel pelo procedimento, escolher a prxima

ETAPA e o USURIO que ir dar continuidade ao PAT e clicar em GRAVAR

Estes campos j foram

preenchidos, na 1 tela, em informar atendimento.

Neste campo informar todo atendimento. No caso de e-mail recebido, copiar e colar. Se for

atendimento telefnico ou PA, descrever o atendimento.

Clicar em gravar.

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5. Confirmao de Abertura de PAT Nmero de atendimento ser gerado. Ex: Nmero do Atendimento: 469

Fechar as duas janelas, caso no seja necessrio abrir outro PAT.

Caso haja outro PAT, para o mesmo atendimento (vrias solicitaes e naturezas no mesmo e-mail ou

ligao), fechar apenas o PAT e no finalizar o atendimento.

6. Encerramento do Atendimento Clicar em ENCERRAR ATENDIMENTO

Ao fechar a janela menor, o sistema voltar tela inicial de INFORMAR ATENDIMENTO.

7. Consulta de Atendimento O objetivo pesquisar todo o histrico e visualizar os contatos registrados de um cliente que est sendo

atendido. Na tela inicial INFORMAR ATENDIMENTO, clicar em INICIAR ATENDIMENTO. Os dados do cliente devero

ser preenchidos normalmente, sendo que, ao final, o usurio dever clicar em CONSULTAR, ao invs de

clicar em ABRIR CHAMADO.

A tela seguinte aparecer, fornecendo o histrico do cliente selecionado.

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Clicar aqui paravisualizar o histrico

Para consultar todo o histrico: http://apsant17/rd/index.asp

Aps o acesso, aparecer a tela abaixo.

Em Relatrios J Criados, selecionar o tipo de usurio desejado, como por exemplo, CENTRAL Atendimento.

Aps a seleo, clicar em .

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A tela Execuo de Relatrio possibilita o filtro da informao em todos os campos. Na tela abaixo, o exemplo dado pela data de abertura:

Obs.: Nos casos de escolha da opo Data_Inicial_Abertura, necessrio pelo o menos, a data do dia anterior. Em data final abertura, informar um dia posterior.

Aps a seleo, clicar em .

Em seguida, aparecer a tela Relatrio Dinamico MXM, para consulta. Caso deseje uma visualizao em excel, basta clicar no link do canto superior direito.

Informar a data inicial e a data final (+1 dia), conforme formato informado. Tem vrios tipos

de pesquisas e

filtros, selecionar

conforme

solicitao.

**Em todos os

tipos de pesquisa,

dever ser

informada a data inicial e data final.

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Outra forma de consultar:

Clicar em GERENCIAR ATENDIMENTO (aba da esquerda);

Selecionar o filtro (por ex: RESPONSVEL: CENTRALATEND) e clicar na lupa;

Informar a data a ser consultada (incio do atendimento at a data final);

Informar se o PAT a ser consultado est aberto, fechado ou so todos os PATs a serem consultados;

Clicar em BUSCAR;

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Ao aparecer consulta, dar duplo clique na mesma.

CLICAR NO PAT A SER CONSULTADO

CLICAR NA ETAPA A SER CONSULTADA

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8. Finalizao do PAT O responsvel pela finalizao do PAT deve consult-lo, seguindo os passos abaixo: Clicar em GERENCIAR ATENDIMENTO (aba da esquerda);

Selecionar o filtro (p. ex. RESPONSVEL - CENTRALATEND) e clicar na lupa;

Informar a data inicial e final;

Clicar em aberto;

Clicar em BUSCAR. Ao aparecer a consulta, dar duplo clique na mesma;

Clicar no cone (tela seguinte) para visualizar a consulta.

CLICAR NO PAT A SER

RESPONDIDO no PAT a ser tratado.

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Aps a consulta realizada necessrio inserir no campo (seta), a informao do procedimento adotado,

Ex: Extrato emitido.

Caso no seja preciso enviar a outro setor ou usurio, clicar em finalizar PAT.

Aps o preenchimento dos campos desta tela, no havendo necessidade de encaminhar o PAT a outro

setor, ou seja, alada para finalizar o mesmo, marcar o campo Fechamento Automtico.

Em seguida, clicar em Gravar.

Aps a consulta realizada necessrio inserir no campo (seta), a informao do procedimento

adotado, Ex: Extrato emitido.

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Surgir a tela abaixo. Ao fechar a janela menor, ser necessrio retornar tela inicial de INFORMAR

ATENDIMENTO, para que o atendimento seja encerrado.

Clicar para

encerrar o atendimento

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9. Cancelamento do PAT possvel realizar o cancelamento de um PAT, por duplicidade ou por erro irreparvel de abertura: Consultar o PAT a ser cancelado;

Descrever o motivo do cancelamento (Ex.: Cancelamento por erro na escolha do proprietrio) e, na

natureza, marcar CANCELAMENTO POR ERRO;

Clicar no boto CANCELAR PAT.

Clicar neste

boto para

cancelar PAT.

Descrever o

motivo do

cancelamento.

Clicar neste

boto para

selecionar a

natureza

cancelamento

por erro.

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Surgir a tela abaixo. Ao fechar a janela menor, o sistema voltar tela do PAT.

10. Inserindo Anexos em PAT Clicar no boto Anexo, conforme a figura destacada:

Clicar em Procurar..., selecionar o documento desejado e anexar. Caso deseje anexar mais de um

documento, repita o procedimento.

Aps a confirmao do anexo, a tela retornar para a tela do PAT e indicar a quantidade de

documentos que foram anexados.

Para excluir algum anexo, clicar em anexo, desmarcar o documento desejado e fechar a janela.

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10. Alterar natureza no PAT

Ao receber um PAT e a natureza informada no for a mesma do assunto tratado, dever ser alterada.

Ex.: O Assistente da Gerncia ou a central de atendimento ao receber uma ligao que dever ser transferida para o apoio da agncia ou GC, registrar o PAT como Ligao transferida e informar o nmero do PAT. No decorrer do atendimento o recebedor da ligao dever alterar a natureza, conforme o assunto tratado.

Campo no qual dever ser alterada a NATUREZA

ATENO: somente utilizar naturezas que constem : (CENTRAL-..............) CENTRAL - ARQUIVO CENTRAL CONDOMNIO CENTRAL CPAG CENTRAL DIGITAO CENTRAL DP CENTRAL EXPEDIO CENTRAL - SCHNEIDER

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Easy Call Programa para atendimento de ligaes

1. Para acessar o programa, clicar no seguinte atalho:

2. Aps o acesso, digitar o ramal que ser utilizado, exemplo 3804, e digitar tambm a senha padro (fornecida pela prpria Central) no campo ao lado. Clicar em Conexo.

3. Nesta tela, digitar no campo Conta Agente, que corresponde a cada usurio. Obs.: A Conta Agente independer do ramal j escolhido. Mesmo que o atendente esteja outro ramal ou em outra mquina, este cdigo no alterar, ou seja, isso corresponde identidade do usurio.

4. Aps digitar a senha, clicar em Iniciar login.

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5. Para a concluso do login, necessrio selecionar a linha conforme a distribuio das atividades no setor. Exemplo: Para atender as ligaes do negcio condomnio, marcar a opo 3001. Em seguida, clicar em Concluir login.

6. Para comear atender as ligaes, necessrio selecionar o Agente LIVRE, clicando em , no canto inferior esquerdo.

Isso vale tambm para deciso de permanecer no Agente Pausa, ou seja, primeiro selecionar Agente LIVRE, para depois selecionar Agente PAUSA.

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7. Quando aparecer ligaes entrantes, clicar . Ao atender, esse smbolo ficar laranja.

8. Para colocar a chamada em espera:

9. Para transferir a ligao e antes falar com a pessoa do ramal que deseja transferir:

.

10. Para desligar:

.

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PROCESSO CRTICO

Atendimento

Objetivo Atender o cliente atravs dos diversos canais de comunicao, de forma a esclarecer dvidas e resolver todas as questes (administrativas, fiscais, contbeis, financeiras etc) relacionadas gesto de negcios de Condomnios.

Referncias Contrato APSA

Cdigo Civil Conveno do Condomnio

Cdigo de Defesa do Consumidor CLT Posturas Municipais Legislaes, Municipal/Estadual/Federal

Definies e Siglas CPAG (Contas a pagar) DP (Departamento Pessoal) CLT (Consolidao das Leis Trabalhistas)

Campo de Aplicao Central de Atendimento, Ncleo de Atendimento Condomnios, Apoio (Postos de atendimento), Gerente de

Conta, DP, Contas a Pagar, Gerente Regional.

Indicador de Desempenho Satisfao dos clientes

Quantidade de indicaes para novos negcios Percentual de clientes atendidos no ponto de atendimento

Recursos Necessrios MXM Mdulo de Atendimento / Web Client Sistemas operacionais, correio eletrnico e sistema de telefonia Internet Benner Notebook

Responsvel Gerente Regional

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Descrio do Processo

O atendimento ocorre diariamente por telefone, e-mail ou pessoalmente. Alm disso, atravs do site,

Sndicos e Condminos podem fazer consultas, simulaes e emitir documentos. O atendimento ocorre sempre em dias teis. Contatos realizados por telefone, e-mail, mdia social e site so atendidos de forma centralizada, de 9 s 18h. O atendimento presencial realizado nas agncias e nos DPs regionalizados funcionam de 9:15h s 17h, enquanto no Contas a Pagar Centralizado, at as 16h. Para cada atendimento deve ser aberto um registro no MXM. Caso exista mais de uma solicitao num

mesmo atendimento, para cada solicitao aberta um PAT associada ao nmero do atendimento. 1. Atendimento Telefnico 1.1 - Sndico

O Sndico identificado atravs do CPF e a ligao encaminhada para o ncleo de Assistentes de atendimento ao Sndico (atendendo como Assistente da carteira do Gerente de Conta correspondente).

Se a soluo estiver fora da alada do Assistente, a ligao e o PAT devem seguir para o Gerente da Carteira ou para outro Gerente, conforme a disponibilidade e conforme o assunto a ser tratado.

Caso o cliente insista em ser atendido pelo seu Gerente, mas no seja possvel transferir a ligao no momento, o Assistente deve encerrar a ligao e registrar no MXM, para que o Gerente d o retorno posteriormente. Caso o atendimento tenha que ser realizado por um Gerente que esteja na agncia, a ligao dever ser transferida diretamente para o mesmo.

Caso a soluo exija conhecimento mais especfico do DP ou exija tratamento pelo Contas a Pagar, o Assistente ou Gerente de Conta deve transferir o PAT para o setor e encerrar a ligao, dando o retorno posterior para o cliente. 1.2 Condminos, Fornecedores e Prestadores de Servios, Empregados e outros

A) Ligaes recebidas pela Central As ligaes feitas para a Central so respondidas pelo prprio setor. Caso no seja possvel dar a resposta / soluo, o PAT transferido para a rea que prosseguir o atendimento - se: Fornecedor ou prestador de Servio: Contas a Pagar Regionalizado Empregado de condomnio: DP Centralizado, no ramal correspondente ao tipo de atendimento.

No caso do DP, caso no seja possvel finalizar o atendimento no mesmo momento (casos que dependam de um contato com o Gerente de Conta ou uma pesquisa maior, por exemplo), o PAT deve ser mantido em aberto e, se for o caso, transferido para o responsvel. O atendente do DP deve pedir ao empregado que anote o n do atendimento e que retorne a ligao para obter a resposta final. Quando o empregado retornar a ligao, que ser atendida pela Central, o Operador deve buscar o PAT atravs da numerao e verificar o status da solicitao para dar a resposta ao empregado.

Para atendimento do CPAG, o atendente deve verificar caso no seja possvel finalizar o atendimento no mesmo momento (casos que dependam de um contato com o Gerente de Conta ou uma pesquisa maior, por exemplo), o PAT deve ser mantido em aberto e, se for o caso, transferido para o responsvel. O atendente

do CPAG deve pedir ao fornecedor que anote o n do atendimento e que retorne a ligao para obter a resposta final. Quando o fornecedor retornar a ligao, que ser atendida pela Central, o Operador deve buscar o PAT atravs da numerao e verificar o status da solicitao para dar a resposta ao fornecedor:

Se no encontrar o documento: manter o PAT aberto para a busca / espera pela chegada do

documento. Solicitar ao cliente que entre em contato posteriormente.

Se documento sem autorizao: verificar se existe PAT com a autorizao. Caso no encontre a autorizao, solicitar ao fornecedor / prestador que aguarde enquanto providenciamos a autorizao.

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B) Ligaes para o DP / CPAG

Caso haja uma nova ligao do cliente, que no teve sua demanda atendida preciso sempre buscar por PATs de atendimentos anteriores ou referentes ao assunto. Havendo necessidade de retorno para que seja fornecida resposta final, fornecer o nmero da Central para os contatos subsequentes.

2. E-mail, Site, Mdias Sociais As mensagens recebidas pelos canais remotos so identificadas pela Central de Atendimento. 2.1. Sndicos

Os e-mails de Sndicos so encaminhados ao gerente da conta, que atender ou dar o devido encaminhamento com o registro de Pat para cada demanda. Conforme o caso, este poder transferir o PAT para os outros setores, mas a resposta final ao cliente formatada e dada pelo Gerente. Os atendimentos dos PATs devero obedecer os prazos estabelecidos para cada tipo de atividade.

2.2. Condminos, Fornecedores e Prestadores de Servios, Empregados e outros Os e-mails de demais clientes so respondidos pela prpria Central. Caso a Central no possa responder, o PAT enviado rea que dar prosseguimento ao atendimento, aguardando a resposta finalizando o atendimento junto ao cliente:

Condmino: ncleo de Assistentes Empregado: DP Centralizado Fornecedor / prestador de servio: CPAG Centralizado

3. Atendimento Pessoal

Todos os atendimentos pessoais devem ser registrados no mdulo de atendimento do MXM. Os atendimentos pessoais ocorrem nas agncias, DP ou CPAG:

Cliente Local Quem atende

Sndico Agncia Assistente ou Gerente

Condmino Agncia Apoio

Fornecedor / prestador de servio Agncia Apoio

CPAG Centralizado CPAG Centralizado - atendimento

Empregado Agncia / DP DP Regionalizado (atendimento)

No caso dos Sndicos, o atendimento realizado prioritariamente pelo Assistente. Estando fora da alada, o Sndico deve ser direcionado para o Gerente da carteira ou para o Gerente disponvel na agncia. Caso o

Gerente da carteira no esteja na agncia, registrar o assunto no mdulo de atendimento (PAT) e encaminhar ao Gerente. Empregados de condomnio que comparecem agncia devem ser direcionados ao DP regionalizado.

4. Controle de Atendimento Cada PAT possui um prazo de atendimento. O retorno ao cliente por e-mail, entretanto, no pode exceder o prazo de 24h. Caso algum PAT necessite de mais de 24h para a resposta, deve ser dado retorno ao cliente,

contendo os PATs j fechados e, no mesmo e-mail, deve-se informar ao cliente a necessidade de um prazo superior para o(s) assunto (s) pendente(s). O atendimento somente pode ser finalizado quando houver

resposta para todos os PATs associadas ao mesmo atendimento. Para que o controle ocorra de maneira efetiva o Supervisor deve controlar o envio dos PATs ao responsvel pela soluo, o prazo para soluo de PATs pendentes e o prazo para a resposta final ao cliente. O controle feito atravs de relatrios. Diariamente o Gerente do Condomnio deve emitir relatrio dos atendimentos realizados para os clientes da

sua carteira e analisar. O Coordenador do Atendimento ir acompanhar os atendimentos remotos, analisando principalmente os casos em que o cliente entrar em contato mais de uma vez sobre o mesmo assunto.

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Fluxograma do Processo

Cliente Central Assistente Gerncia de Conta reas backoffice

Incio

Con-

tato por

telefo-ne?

ES

N

Sndi-co?

Resolve

?

S

N

Atender

Encerrar

atendimento

S

Atender Sndico

Transferir

ligao e PAT para o Gerente

Finalizar

atendimento

Resolve

?N

S

A

E-mail

?

S

B

N

D

N

D

30308730



A

Solucionar /

responder

Resolu-

o pelos setores

internos?

S

Finalizar

atendimento

N

Solucionar

pendncia junto ao responsvel

Enviar PAT

B

Sndico

compa-rece agn-cia?

Resolve?

S

N

Atender

pessoalmente (Assistente agncia)

Encerrar

atendimento

Transferir

atendimento / PAT para Gerente

disponvel na

agnciaC

S

D

D

31318731



Atender cliente

pessoalmente (G.Conta agncia)

Atende

ou transfere atendi-

mento?

Solucionar

Solucionar

pendncia

C

Gerente

da

carteira ou outros setores?

Transfere

Atende

Atender PAT

Encerrar

atendimento

Setores

Encerrar

atendimento

Gerente da carteira

D

Fazer follow up

de atendimento

Fim

32328732



E

Responder /

solcionar

Setor

inter-no

aten-

de?

S

Atender

condmino / empregado / fornecedor

Finalizar

atendimento

Fim

N

33338733


Outros Documentos - Distribuio de Atividades por setor

Central Apoio Assistente ncleo Assistente Agncia Gerente de conta ncleoGerente de Conta

carteira Agncia

Regularizar pagto contas

concession.

Regularizar pagto contas

concession.

Visitar Sndicos Visitar Sndicos

Atender condminoConsultar dados do

condomnioAtender Sndico Atender Sndico Atender Sndico Atender Sndico

Consultar extrato da conta

condomnioEmitir Carta de Quitao Consultar Gestores Consutar Gestores

Consultar Dados do

Condomnio

Consultar Dados do

Condomnio

Emitir Carta de Quitao Calcular cotas em atraso Emitir Extrato da Conta Emitir Extrato da Conta Calcular Cotas em AtrasoCalcular Cotas em

Atraso

Calcular cota em atraso Gerar 2 via de boleto de

condomnioVerificar retorno de dbito fcil

Verificar retorno de dbito

fcil

Gerar 2 via de boleto de

Condomnio


Condomnio


condomnio

Informar, cadastrar e

cancelar seguros

(conteudo, condolar,

supercondolar)

Consulta saldo Consulta saldo Fazer transferncia

(contas APSA)

Fazer transferncia

(contas APSA)

Incluir/excluir dbito fcilCadastrar/alterar

proprietrio

Esclarecer dvidas sobre

seguros


seguros

Esclarecer Dvidas

situao financeira

Esclarecer Dvidas

situao financeira

Verificar retorno de dbito fcil Alterar EndereoConsultar unidades que

possuem seguro

Consultar unidades que

possuem seguroConsultar Gestores Consultar Gestores

Informar, cadastrar e cancelar

seguros (conteudo, condolar,

supercondolar)

Cadastrar Procurador Emitir Relao de

Inadimplentes

Emitir Relao de

InadimplentesEmitir Extrato Emitir Extrato


cobrana de cotaIncluir/excluir dbito fcil

Emitir Relao de

Inadimplentes

Emitir Relao de

Inadimplentes

Emitir Relao de

Inadimplentes

Emitir Relao de

Inadimplentes

Informar sobre pagamento de

cota a maior/menor, cancelada

e em duplicidade

Consultar Gestores Criar Unidade Criar Unidade Consultar Ficha FinanceiraConsultar Ficha

Financeira

Envio de

ata/circular/convenoEmitir Extrato

Controlar e-mail da

agncia

Realizar Ligaes Pr-

Ativas

Realizar Ligaes Pr-

Ativas

Cadastrar PessoaCadastrar Dados

Bsicos da Pessoa

Alterar proprietrioVerificar Retorno Dbito

Fcil

Alterar Endereo Receber Documentos

Cadastrar Procurador

Solicitar crdito Gefin

Fornecer DID para

condminoGerar Titulo Fornecer DID para Sndico Fornecer DID para Sndico

Pedir Reemisso Recibo

de Condom.

Pedir Reemisso Recibo

de Condom.

Solicitar liberao de multa de

recibo

Consultar Ficha

Financeira

Preencher

procurao/contrato p/ao

judicial

Preencher

procurao/contrato

p/ao judicial

Cancelar Ttulo Cancelar Ttulo

Fornecer DID (Depsito

Identificado)

Preparar documentao p/

Ao judicial

Preparar documentao p/

Ao judicial

Fornecer DID (Deposito

Identificado) para Sindico

Fornecer DID (Deposito

Identificado) para Sindico

Controlar acordo para

quitao de cotasVerificar Relatrio por Nmero

do Ttulo

Verificar Relatrio por

Nmero do Ttulo

Consultar Ttulos do DID

(Depsito Identificado)

Consultar Ttulos do DID

(Depsito Identificado)

Solicitar crdito a GEFINAcertar inconsistncia de

pagamento de cota

Acertar inconsistncia de

pagamento de cota

Gerar Titulo (Emisso

Direta)

Gerar Titulo (Emisso

Direta)

Fazer Devoluo de

CotasCadastrar Cota Cadastrar Cota

Consultar Andamento de

Processo na Schneider

Consultar Andamento de

Processo na Schneider

Controlar APSA Express Gerar TituloEnviar documentos para

o CPAG Centralizado

Liberar Recibo em

cobrana na Schneider

Liberar Recibo em

cobrana na Schneider

Solicitar liberao de

multa de recibo

Consultar Andamento

Processos SchneiderGerar Titulo

Providenciar cobrana

judicial

Providenciar cobrana

judicial

Consultar Ficha FinanceiraConsultar Andamento

Processos SchneiderLiberar multa de recibo Liberar multa de recibo

Consultar Ficha

Financeira

Acertar incosistncia de

pagamento de cota

Acertar incosistncia de

pagamento de cota

Atualizar saldo da conta

externa

Atualizar saldo da conta

externa

Cadastrar cota Cadastrar cota

Cobrana

Atendimento

Entrada do Condom para Nossa Administrao

34348734



carteira Agncia

Envio de Ata/ Circular/

Convocao e

Conveno

Separar documentao para

Assemblia

Separar documentao

para AssembliaAgendar Assembleia Agendar Assembleia

Controlar livro de atas Controlar livro de atasAssistir e Relatar

Assembleia

Assistir e Relatar

Assembleia

Consultar CPF do Sndico

(CNPJ/certificao)

Consultar CPF do Sndico

(CNPJ/certificao)

Enviar Ata para Central de

Digitao

Enviar Ata para Central

de Digitao

Enviar livro de atas para

registro

Enviar livro de atas para

registroCadastrar Gestores Cadastrar Gestores

Preparar previso

oramentria

Preparar previso

oramentria

Preparar projeo de saldoPreparar projeo de

saldo

Consultar data de efetivao

de pagamento/titulo

Consultar/ Solicitar

cadastro de

fornecedores

Consultar efetivao de

pagamento de ttulo


cadastro de fornecedores

Esclarecer dvida pgto do

sndico

Esclarecer dvida pgto

do sndico


recebimento serv

prestado/fornecedor

Entregar chequesVerificar Pendncias CPAG no

Sistema de Digitalizao

Verificar Pendncias

CPAG no Sistema de

Digitalizao

Conferir assinatura do

Sindico

Conferir assinatura do

Sindico

Verificar Pendncias CPAG no


Consultar data de

pagamento de titulo Cancelar Ttulo Cancelar Ttulo Liberar Pagamento Liberar Pagamento

Esclarecer Dvidas

Sobre Recebimento

Servios Prestados/

Fornecedor

Fazer devoluo de Cota Fazer devoluo de CotaConsultar/ Solicitar




Enviar Documentos

para o Contas a Pagar

Centralizado

Codificar documentos Processar adiantamento Processar adiantamento

Verificar Pendncias

CPAG no Sistema de

Digitalizao

Enviar Doc para Cpag

CentralizadoSolicitar reembolso Solicitar reembolso

Enviar Doc para Cpag

CentralizadoProvidenciar estorno Providenciar estorno

Verificar Pendncias

CPAG no Sistema de

Digitalizao

Verificar Pendncias

CPAG no Sistema de

Digitalizao

Delegao Alada Delegao Alada

Solicitar autorizao do

Sndico

Solicitar autorizao do

Sndico

Vender Produtos Vender Produtos

Solicitar incluso/

excluso de produtos

Solicitar incluso/

excluso de produtos

Reverso de Sada de

clientes

Reverso de Sada de

clientes

Renegociar Contrato

APSA

Renegociar Contrato

APSA

Processar sada de clienteProcessar sada de

cliente

Tirar cpia Emitir etiqueta (individual) Lanar xerox/Porte Elaborar CorrespondnciaElaborar

Correspondncia

Emitir etiqueta

(individual)

Consultar sistema de

documentos

Expedir doctos via

Transapsa/correio/maloteEmitir etiquetas Emitir etiquetas

Expedir doctos via

Transapsa/correio/malote

Emitir protocolo

genrico

Verificar Pendncias de

Correspondncias no


Verificar Pendncias de

Correspondncias no


Publicao de conveno e

regulamento interno no site

APSA

Consultar sistema de

documentos

Digitalizao de

documentos

Emitir etiqueta

(individual)

Encaminhar

concessionrias em

dbito automtico e

correspondncia

diversasPublicao de conveno

e regulamento interno no

site APSA

Controle Financeiro

Pagamento

Sada

Vendas de Produto

Processo Gesto de Documentos

Assembleia

35358735



carteira Agncia

Encaminhar Documentos

para o Arquivo Central

Encaminhar PPC para

guarda

Fazer Pedido de Material Assinar documentos Assinar documentos

Requisio de Pagamento

- RP (Caixinha)

Comprovar

recolhimentos de

tributos

Comprovar

recolhimentos de

tributos

Solicitar cancelamento

de Contribuio Sindical

Patronal

Solicitar cancelamento

de Contribuio

Sindical Patronal

Solicitar compensao de

recolhimento do INSS

Solicitar compensao

de recolhimento do INSS

Informar sobre

Admisso/Demisso e

situao frias

Encaminhar funcionrio

para Admisso/

Demisso

Informar sobre CIPA Informar sobre CIPAEsclarecer dvidas sobre

DP


DP

Emitir contracheque Emitir contracheque Emitir contracheque Emitir contracheque

Alterar dados do empregadoInformar sobre situao

de frias

Informar sobre situao de

frias

Informar sobre situao de

frias

Outras atividades:

Do Regional: Processar sada de clientes

Outras Atividades

Prestao de contas

Administrao de Empregados

36368736


Atividades do Processo Atendimento

37378737


Atender Condmino Objetivo:

Fornecer informao e/ou documentos visando atender as necessidades dos clientes. Responsvel por: Operador Central Recursos Necessrios:

MXM Descrio das Tarefas: 1. Para consultar dados do Condomnio (endereo, CNPJ, Rota BMC, responsvel da carteira Gerente da Conta, quantidade de unidades): acessar o MXM em Implantao de Clientes / Cadastros / Clientes. Dar F4 em cdigo para buscar o condomnio.

2. Para consultar dados de Condmino / Procurador / Morador etc: acessar o MXM em Cadastros Bsicos / Pessoas / Informaes Bsicas.

38388738


Consultar Extrato da Conta do Condomnio Objetivo:

Consultar ou emitir o extrato para o Sndico.

Realizado por: Operador Central

Recursos Necessrios: MXM - WebClient

Descrio das Tarefas:

Ateno: O Extrato completo s deve ser fornecido ao Sndico, seu portador ou ao membro do Conselho Consultivo. 1. Quando o Sndico solicitar o envio do extrato, perguntar o perodo. 1.1. Acessar WebClient em Conta Corrente / Relatrios / Extrato de Conta Corrente (atual):

Perodo de: clicar no calendrio ao lado, selecionar ou digitar a data inicial desejada;

At: clicar no calendrio ao lado, selecionar ou digitar a data final desejada;

Diviso Fsica de: Clicar dentro do campo ou na seta do lado direito, e selecionar a agncia afim;

Diviso Fsica at: Repetir o mesmo procedimento acima;

Cliente de: Clicar dentro do campo ou na seta do lado direito, e selecionar o condomnio afim;

Cliente at: Repetir o mesmo procedimento acima;

Grau: 1 para visualizar a evoluo diria; 0 - separada por recebimento x pagamento;

Marcar a opo Quebra Fluxo.

Gerar em: informar o tipo de relatrio que dever ser visualizado ou impresso

Clicar em Imprimir.

39398739


Emitir Carta de Quitao Objetivo:

Atender solicitao do Condmino, para comprovar quitao. Realizado por: Operador Central

Recursos Necessrios:

Sistema MXM Descrio das Tarefas: Importante: - Se for condomnio novo na nossa administrao, somente ser permitido a emisso de carta de quitao,

se no houver pendncia de informao sobre os devedores do perodo anterior. Enquanto essa informao no chegar, a carta de quitao s poder ser emitida com declarao expressa do sndico de que a unidade em questo est quite com as cotas condominiais anteriores nossa administrao.

- Para unidades em situao de acordo, s emitir a Carta de Quitao aps pagamento de todas as parcelas do acordo, apesar de o sistema no bloquear a emisso da carta nesses casos.

1. Para emitir a carta, selecionar Administrao de Contratos / Processos / Emitir Carta de Quitao:

Cliente: cdigo do condomnio (utilizar a conta do condomnio no manager). Subdiviso: 1 Bloco A ou sem Bloco; 2 Bloco B etc Unidade: dar F4 e selecionar a unidade desejada Gestor: informar Gerente de Conta ou Gerente Regional (verificar quem ser o responsvel pela

assinatura do documento);

Gerente de conta: informar o gerente de conta que assine a carta;

Modelo: Carta de Quitao Apsa. 2. Abrir o arquivo.

3. Imprimir em folha timbrada e solicitar que o Gerente.

Obs: Quando h cota em aberto, no momento em que dado o comando para a impresso, aparecer no final da tela a mensagem "Criando relatrio". Nesse caso, explicar ao requisitante que no possvel emitir a carta de quitao, pois consta cota em cobrana.

Informar o tipo de documento que ser gerado.

40408740


Calcular Cota em Atraso Objetivo:

Verificar a inadimplncia da unidade. Realizado por: Operador Central Recursos Necessrios:

Sistema MXM Descrio das Tarefas: 1. Para verificar a inadimplncia da unidade, acessar o MXM em Cobrana e Acordo / aba Relatrios / Relatrio de Inadimplncia por Unidade:

Diviso Fsica de e At Diviso Fsica: cdigo de agncia (preenchimento no obrigatrio). Cliente de e At Cliente: colocar cdigo do cliente. Subdiviso e At Subdiviso: 1 para bloco A ou para quando no tiver bloco; 2 Bloco B etc. Unidade de e At Unidade de: nmero da unidade. Pode digitar uma unidade especfica ou no

preencher, caso deseje todo o condomnio. Selecionar o tipo de arquivo que ser gerado o relatrio;

Clicar em Imprimir. O valor que aparece de multa o atualizado at a data do dia da consulta. Para enviar por e-mail, gerar o arquivo em PDF.

Situao: status que se encontra a unidade (ex.: em atraso APSA 2; cobrana jurdica) Valor: valor da cobrana sem acrscimo da multa; Multa/Mora: valor da multa correspondente ao tempo do atraso; Valor corrigido: valor atualizado para pagamento (com multa e juros).

OBS.: Caso conste a informao de advogado externo: o Sndico no contratou os servios da Schneider para a cobrana das cotas devedoras, o condmino dever entrar em contato com o advogado do condomnio.

OBS.: Se constar a informao da situao da unidade em cobrana na Schneider (extrajudicial ou judicial), no ser informado o valor do acrscimo, no relatrio. Ser preciso entrar em contato com a Schneider para solicitar o valor para o pagamento.

41418741


Gerar 2 Via de Boleto de Condomnio Objetivo:

Emitir 2 via de recibo de condomnio para o cliente. Realizado por: Operador Central Recursos Necessrios:

MXM Web-Client Site APSA Descrio das Tarefas: 1. Orientar para que seja utilizado o site APSA. Informar que ele poder acessar o nosso site na internet (www.apsa.com.br) e emitir a 2 via, preenchendo com o CPF ou CNPJ do condmino nos campos usurio e

senha (o CPF ou CNPJ do proprietrio devero estar previamente cadastrados no sistema). 2. Acessar Faturamento / Faturamento Unidades / Gerar 2 Via de Boleto Bancrio:

Cliente: cdigo do condomnio Subdiviso: 1 - bloco A; 2 Bloco B etc. Se no tiver subdiviso, colocar 1 e o sistema deixar em

branco. Unidades: dar F4 e selecionar a unidade.

42428742


4. Clicar em Filtrar e verificar em Valor o saldo a pagar.

4. Para alterar a data do vencimento, marcar o ttulo e inserir a nova data em Previso. 5. No campo acrscimo novo, valor dever ser igual ou menor que o que est lanado em acrscimo total. 6. Para gerar o boleto sem multa, solicitar a liberao ao gerente da conta. 7. Para emitir a 2 via, em Processar, clicar em Emitir Boleto. Clicar com o boto esquerdo em cima do boleto e selecionar visualizar impresso e depois Salvar, para enviar por e-mail. 8. Caso o condmino solicite o envio da 2 via mensalmente, podemos realizar o cadastro do e-mail para envio automtico. 9. Acessar cadastros bsicos / informaes bsicas

F4 - Localizar o cadastro do condmino

Clicar em meios de contato e cadastrar o e-mail

Obrigatrio que o CPF do proprietrio

esteja cadastrado, para acesso no site

Valor a ser pago, com o devido acrscimo

.

43438743


10. Se algum condmino reclamar e solicitar a suspenso do envio do link (2 via do recibo), o prprio interessado deve fazer isso na rea exclusiva do site APSA. 11. Na rea exclusiva do site APSA, clicar no boto MINHA PGINA e selecionar a opo ENVIO DE BOLETO

POR E-MAIL.

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Cadastrar Pessoa

Objetivo: Consultar, cadastrar dados da pessoa.

Realizado por: Operador Central Recursos Necessrios: Solicitao formal do cliente MXM

Descrio das Tarefas: 1. Ao ser solicitado a alterao de titularidade ou a incluso de um procurador para uma unidade. 2. Verificar se constam os dados bsicos da pessoa cadastrados.

3. Acessar Cadastros Bsicos / Pessoas / Informaes Bsicas / Cadastrar Informaes Bsicas da Pessoa:

OBS.: Necessrio que todos os dados da pessoa sejam cadastrados. Informar Nome: nome completo Tipo: selecionar pessoa fsica ou jurdica Nome Abrev.: igual a Nome CPF

Clicar em Meios de Contato e abaixo, novamente em meios de contatos Clicar em Gravar e anotar o cdigo do proprietrio que aparecer.

45458745


4. Aps o cadastro de informaes bsicas da pessoa, cadastrar o proprietrio da unidade (verificar atividade alterar proprietrio).

Preencher os dados conforme informado pelo proprietrio. (telefone fixo, celular, e-mail e outros)

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Alterar Proprietrio Objetivo:

Consultar, cadastrar ou atualizar o cadastro. Realizado por: Operador Central Recursos Necessrios:

Documento que comprove a propriedade / solicitao formal do cliente MXM Descrio das Tarefas: A solicitao ser atendida sempre que a mesma for por escrito, email ou documento escaneado. Quando o pedido se der por telefone, solicitar o envio de um documento que comprove a propriedade. Documentos

aceitos: Escritura Pblica de compra e venda (ainda no concretizada a transcrio do Registro de Imveis);

Escritura Pblica de promessa de compra e venda (com ou sem quitao de preo), dependendo de Registro Imveis;

Escritura Pblica de cesso de direitos hereditrios (se for mais de um cessionrio constar os dados de apenas um deles);

Escritura Pblica de cesso de direitos aquisitivos (ainda que pendente de Registro de mveis); Escritura de doao (nesse caso a alterao feita em nome do donatrio);

Escritura de doao com reserva de usufruto; Escritura Pblica de retrovenda (nesse caso permanecer o nome do outorgante vendedor, at

cumprimento da obrigao pelo outorgado - a Schneider, dever ser consultada); Carta de Arrematao do bem imvel, passada pelo Juzo Cvel ou Orfanolgico;

Instrumento particular de compra e venda, de promessa de compra e venda, cesso de direitos

aquisitivos cumpridas as formalidades legais, isto , qualificao das partes, assinadas pelos interessados, com 02 (duas) testemunhas e firmas reconhecidas.

OBS.: Antes do cadastro e ao final dele necessrio emitir etiqueta individual da unidade a ser alterada, para conferncia dos dados do antigo proprietrio e ao final da alterao conferir os dados atuais.

1. Acessar Implantao de Clientes na aba Cadastros / Unidades / Unidade. Em Cadastrar Proprietrio verificar os dados que esto cadastrados.

OBS.: Antes de cadastrar o proprietrio, verificar se j consta o cadastro em cadastrar informaes bsicas da pessoa. Caso no constem os dados cadastrados, primeiro dever ser cadastrado (verificar atividade Cadastrar dados bsicos da pessoa)

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1. Acessar implantao de clientes / unidades / proprietrio.

1.1. Em Cadastrar Proprietrio preencher: Cliente: inserir o cdigo do condomnio; Subdiviso: 1 bloco A ou sem bloco; 2 bloco B etc; Unidade: unidade a que refere alterao; A partir de: data da aquisio do imvel. Caso no tenha essa informao, utilizar a data do incio da

nossa prestao de servios; Cdigo nmero criado para o Proprietrio (cdigo criado em cadastrar informaes bsicas da

pessoa); % Participao: inserir % de cada um, sendo o somatrio 100%. Essa informao deve estar conforme o

documento de propriedade; Principal: marcar essa opo para o proprietrio principal;

Fornecedor: no preencher; Gravar.

Inserir o cdigo cadastrado

em cadastrar informaes bsicas da pessoa

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2. Ainda em Implantao de Clientes, clicar em Cadastros / Unidades / Unidade e inserir o nmero do cliente (condomnio) e da unidade. Ir aparecer na parte superior da tela o nome do novo proprietrio.

3. Na parte inferior da tela, clicar na aba Endereo de Entrega e em Cobrana. 3.1. Para receber local (no condomnio), preencher: Canal Distr.: colocar 000; Modalidade: U; Destinatrio: cdigo do novo morador (igual ao que est na aba superior); Endereo: dar F4 e selecionar a unidade.

3.2. Para receber em outro endereo, preencher: Canal Distr.: 099; Modalidade: P;

Destinatrio: cdigo do proprietrio. Para isso acessar Cadastros Bsicos / Pessoas/ Endereos / Cadastrar Endereos da Pessoa e ver o cdigo;

Endereo: Voltar na tela Cadastros Bsicos / Pessoas / Endereos, na aba Endereos de Entrega e no campo Endereo buscar, atravs de F4, o novo endereo cadastrado.

3.3. Marcar a opo Endereo de Correspondncias para Unidade e Morador. Gravar.

4. Imprimir a etiqueta atual da unidade, e conferir se os dados esto alterados. Colar a etiqueta no documento e enviar a cpia da Carta da Escritura ou Cpia do Registro Geral ou Formulrio para o malote centralizado (verificar atividade encaminhar documentos para o malote centralizado), aps a impresso da etiqueta atual. Obs: Havendo solicitao de alterao por motivo de Compra e Venda, indagar ao cliente se as correspondncias seguiro para o mesmo endereo do condomnio. Caso contrrio, solicitar ao cliente que

informe os dados atualizados para a devida alterao. Se no houver resposta imediata dos dados de endereos atualizados, priorizar a alterao de titularidade, mantendo o endereo atual do sistema.

Preencher conforme o documento entregue.

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5. Ainda em Implantao de Clientes, selecionar Cadastros/ Unidades / Morador. Em Cadastrar Morador inserir cliente, subdiviso, unidade. OBS.: Esse cadastrado somente feito no caso do Sndico eleito no for proprietrio e sim morador do

condomnio (diferente do Sndico profissional).

5.1. Em Morador, preencher com: Cdigo: colocar o mesmo cdigo; Nome; Tp. Relacionamento; Incio Moradia: colocar a data do cadastro; Clicar em Gravar. OBS.: Se o Sndico eleito no for o proprietrio, cadastrar como morador, antes do cadastro de gestores.

50508750


Alterar Endereo Objetivo:

Atualizar cadastro. Realizado por: Operador Central Recursos Necessrios:

MXM Solicitao formal do cliente Descrio das Tarefas 1. Quando o pedido se der por telefone, solicitar o envio da solicitao por fax ou e-mail.

Obs.: Somente o proprietrio ou seu procurador podem fazer este tipo de solicitao. No caso de procurador pessoa jurdica, o pedido tem que ser feito por documento em papel timbrado da empresa. No caso de procurador pessoa fsica, solicitar cpia da respectiva procurao, com firma reconhecida do proprietrio.

2. Acessar Implantao de Clientes / Cadastros / Unidades / Unidade. Preencher: Cliente: Sabendo a conta do condomnio, digit-la ou dar F4 para pesquisar; Subdiviso: Dar F4 para selecionar. Ex.: 1 bloco A ou sem bloco; 2 bloco B etc; Unidade: Dar F4 para selecionar a unidade a que refere alterao; 2.1. Na aba Endereos de Entrega / Cobrana, copiar o cdigo que aparece em Destinatrio. Caso aparece mais de um, selecionar o que pertinente solicitao. Se mesmo assim o endereo no corresponder, proceder conforme o item 3, abaixo.

3. Ir a Cadastros bsicos / Pessoas / Endereos. Preencher: Cdigo: Cdigo da pessoa. Se no souber, dar F4, buscando pelo nome ou CPF; Seq.: dar F4 e verificar se o endereo j est cadastrado. Caso no esteja, inserir o CEP (se necessrio

buscar o CEP no site dos Correios); Cadastrar os demais dados solicitados; Gravar.

Obs: Caso o CEP no esteja cadastrado no MXM, enviar por e-mail para implantao MXM, que far o

cadastro.

51518751


4. Voltar em Implantao de Clientes / Cadastros / Unidades / Unidade/ Endereos de Entrega / Cobrana. Preencher:

Canal Distrib.: utilizar 000 009 (Correio); Modalidade: P (proprietrio); Endereo: Apagar o endereo existente e dar F4 para selecionar o correto; Endereo de Correspondncias para Unidade e Morador: marcar a opo; Gravar.

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Cadastrar Procurador Objetivo:

Atualizar cadastro de procurador. Realizado por: Operador Central Recursos Necessrios

Solicitao formal do cliente Sistema MXM

Descrio das Tarefas: 1. No MXM, acessar Implantao de Clientes em Cadastros/ Unidades / procurador do proprietrio.

Obs.: Somente o proprietrio ou seu procurador podem fazer este tipo de solicitao. No caso de procurador pessoa jurdica, o pedido tem que ser feito por documento em papel timbrado da empresa. No caso de procurador pessoa fsica, solicitar cpia da respectiva procurao, com firma reconhecida do proprietrio.

Cdigo: cdigo do proprietrio; Seq.: no preencher; Representante: F4 localizar o dados do procurador. Se no existir, cadastr-lo em Cadastros Bsicos

/ Cadastrar Informaes bsicas da pessoa; Tipo: PRC procurador; Cliente: Dar F4 (conta do Webclient); Unidade: Dar F4 para selecionar;

Poderes da procurao: Dar F4 Selecionar a opo Plenos Poderes. Gravar.

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Incluir / Excluir Dbito Fcil Objetivo:

Cadastrar ou alterar cadastro do cliente no sistema de dbito automtico.


Recursos Necessrios Solicitao formal do cliente.

Sistema MXM


INCLUSO NO DBITO FCIL 1. Verificar se h dbito para a unidade informada pelo cliente (atividade emitir relao de inadimplentes). Se houver, esclarecer ao cliente que a incluso da unidade no sistema de Dbito Fcil s ser possvel aps quitao do dbito existente.

2. Solicitar ao cliente que preencha o formulrio padro de cadastro de Dbito Fcil (Conexo APSA/ Grupos Condomnio/ Links / Dbito Fcil: termo de adeso) com todas as informaes do Condomnio e da unidade solicitada. 3.Informar ao cliente que trabalhamos apenas com cadastro de Contas Correntes, e os bancos que possuem este servio com a APSA so:

Ita (341)

Bradesco (237)

HSBC (399)

Banco do Brasil (001)

Santander (033)

Obs: O nmero do telefone e do CPF ou CNPJ, fornecidos pelo cliente, devem ser aproveitados para complementar o cadastro bsico da pessoa (verificar atividade cadastrar dados bsicos da pessoa).

FORMULRIO PADRO, para preenchimento na agncia

APSA.

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4. Caso seja necessrio cadastrar o CPF ou CNPJ, acessar Cadastros Bsicos/ Pessoas / Informaes Bsicas. Em Cadastrar Informaes Bsicas da Pessoa, inserir o cdigo do cliente e cadastrar CPF / CNPJ / e demais dados informados (verificar atividade cadastrar dados bsicos da pessoa).

5. Acessar Contas a Receber/ Cadastros / SMS/Email - Manuteno de unidades em Dbito Fcil:

Proprietrio: inserir o n. do proprietrio para ir direto na pessoa;

Cliente: inserir o n. do Cliente (conta MXM do condomnio) e pesquisar a unidade que se est incluindo

no Dbito Automtico. Iro aparecer todas as unidades do condomnio. Selecionar a unidade que se

deseja incluir no Dbito Automtico.

OBS.: Para consultar o cdigo do proprietrio ou do cliente (condomnio) clicar na lupa e pesquisar. Ir abrir a tela abaixo para incluso da Conta Corrente:

CLICAR NA

UNIDADE QUE DEVER SER ALTERADA OU CADASTRADA

APS O PREENCHIMENTO DE

TODOS OS DADOS, MARCAR

A OPO PARA INCLUSO DO DBITO AUTOMTICO, E DEPOIS CLICAR EM INSERIR

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7. Na tela de edio: Utilizar a conta corrente do proprietrio: marcar esta opo quando o proprietrio for o titular da

conta corrente pois pode ocorrer Dbito automtico em conta de terceiros. Quando o Dbito Automtico

ocorrer em conta corrente de outra pessoa que no for o proprietrio, como por exemplo do inquilino,

no se deve marcar essa opo. Quando marcada essa opo as informaes de Banco, Agencia e Conta

vo ser preenchidas automaticamente, caso j haja cadastro anterior, no mdulo de contas correntes;

AGNCIA OBSERVAO

341 Ita 4 posies sem dgito

001 BB 4 posies sem dgito

237 Bradesco 4 posies mais o dgito

033 Santander 4 posies sem dgito

399 HSBC 4 posies sem dgito

BCO

No caso do nmero da agncia no alcanar a

quantidade de posies exigida, preencher com

zeros esquerda.

DADOS PARA CADASTRO DBITO FCIL

CONTA CORRENTE DGITO (DV) OBSERVAO

341 Ita 5 posies 1 posio

001 BB 8 posies 1 posio

237 Bradesco 7 posies 1 posio

033 Santander 9 posies 1 posio

399 HSBC 5 posies 2 posies

No caso do nmero da agncia e conta no

alcanar a quantidade de posies exigida,

preencher com zeros esquerda.

BCO

Banco: cdigo do banco (Ex. Ita 341, Bradesco 237, Banco do Brasil 001) ou dar F4 para pesquisar;

Num. Agncia: colocar o nmero da agncia sem dgito;

DV: no colocar o cdigo, exceto para o Banco Bradesco;

Num. Conta: Colocar o n. da conta ;

DV: Colocar o dgito da conta corrente ;

CPF: marcar a opo e inserir CPF do Titular da conta corrente:

CPF CNPJ E-mail: preencher com o email, quando houver;

Opo de envio: selecionar Carta, para que seja emitida a carta de confirmao de Dbito Automtico;

Inserir.

OBS.: No esquecer de marcar a opo para envio da carta ao condmino, na tela manuteno de unidades em dbito fcil. 9. Informar ao cliente que o dbito feito no dia do vencimento ou no prximo dia til.

10. Caso a solicitao tenha sido por e-mail ou O.S. (ordem de servio), imprimir o e-mail autorizando o

dbito. Encaminhar a autorizao do dbito ao Malote Centralizado. 11. Caso o cliente tenha enviado a solicitao por fax, aps tirar cpia do documento, escrever, no alto e direita: "Dbito Fcil" e enviar para o Malote Centralizado. 12. Enviar a carta de confirmao para o cliente por e-mail ou por malote.

OBS.: No se esquecer de atualizar os dados da pessoa em Cadastrar Informaes Bsicas da Pessoa (verificar atividade). EXCLUSO NO DBITO FCIL 13. Informar ao cliente que as cobranas emitidas anteriormente e que ainda no venceram, permanecero

no sistema de dbito automtico, j que o cancelamento s efetivado a partir da primeira cobrana emitida aps a excluso.

14. Solicitar que preencha uma carta ou envie por e-mail, solicitao de excluso com todas as informaes do Condomnio e da unidade. 15. Anotar na autorizao recebida a expresso "excluso dbito fcil" e encaminhar ao Malote Centralizado.

16. Para excluir no sistema, na tela de Manuteno de unidades em Dbito Fcil desmarcar a opo Inserir. Ateno: Esta cobrana pode ser cancelada at 72 (3 dias teis) horas antes da data do vencimento da cobrana. Para isso ser necessrio, gerao de outro boleto (encaminhar a solicitao ao gerente da conta

do condomnio). OBS.: Caso o boleto seja cancelado e for reemitido por gerao de ttulos, o boleto no ser descontado como dbito fcil.

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Verificar Retorno de Dbito Fcil Objetivo:

Consultar o motivo do estorno de pagamento de cota condominial.

Realizado por: Operador central



1.Ao verificar se consta no extrato de conta corrente do condomnio (atividade emitir extrato conta corrente), a informao de ESTORNO DBITO FCIL REJEITADO ...;

2.Verificar o cdigo do retorno na CONEXO APSA.

Acessar CONEXO APSA, grupo condomnios, documento cdigo de retorno (dbito Automtico);

3. Ao abrir o link, constar todo o cdigo de retorno do dbito fcil, informado pelo banco. 4.Procurar pelo Banco (conveniado) informado pelo condmino, ou verificado na opo manuteno de unidades em dbito fcil (verificar atividade incluir/excluir dbito fcil) ;

5. Aps procurar a ocorrncia, e o cdigo informado no extrato de conta corrente do condomnio, e informar

ao Condmino, o motivo do estorno.

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OBS.: Os pagamentos estornados pelo banco sero novamente colocados em cobrana automaticamente pelo sistema.

Banco

Ocorrncia

Cdigos informados pelo banco

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Informar, Cadastrar e Cancelar Seguros (Contedo, Condolar, Supercondolar)

Objetivo: Informar/ Cadastrar e Cancelar seguros.


Recursos Necessrios Conexo APSA


SEGURO CONTEDO

1. Verificar as informaes na Conexo referente aos valores e informaes gerais do Seguro Contedo,

caso o cliente queira mais informaes, solicitar que o mesmo entre em contato com a Corretora, no

telefone 2114-9899.

2. Caso o condmino queira solicitar a incluso do seguro, informar que o mesmo dever solicitar por

escrito (e-mail ou pessoalmente) a incluso do seguro.

Com a solicitao de incluso, acessar a conexo APSA, grupo seguros, documentos; seguro contedo.

Preencher o formulrio correspondente, aguardar o e-mail de confirmao, imprimir 02 vias do e-mail do

condmino e de confirmao. 01 (uma) via dever ser enviada ao malote centralizado e a outra via para

a Corretora APSA.

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3. Caso o condmino queira solicitar a excluso do seguro, informar que o mesmo dever solicitar por

escrito ou enviar por e-mail a excluso do seguro:

Com a solicitao de cancelamento, acessar a conexo APSA, grupo seguros, documentos; seguro

contedo.



a Corretora APSA.

SEGURO CONDOLAR

1. Informar que o seguro garante o pagamento das cotas, em caso de falecimento ou invalidez permanente

do cliente indicado na boleta de condomnio. Cobre tambm, at 3 meses das cotas em caso de

desemprego ou incapacidade temporria do segurado. Se o mesmo desejar mais informaes, solicitar

que entre em contato com a Corretora: 2214-9899.

2. Caso o condmino queira solicitar a incluso do seguro, informar que o mesmo dever solicitar a incluso

por escrito:



a Corretora APSA.

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3. Caso o condmino queira solicitar o cancelamento do seguro, informar que o mesmo dever solicitar a

excluso por escrito ou e-mail:

Com a solicitao de cancelamento, acessar a conexo APSA, grupo seguros, documentos; condolar.



a Corretora APSA.

SEGURO SUPER CONDOLAR

1. As caractersticas do seguro so iguais ao seguro condolar, porm o valor a ser pago mensalmente e o

valor do prmio so maiores. Se o cliente desejar mais informaes, solicitar que entre em contato com a

Corretora: 2114-9899.

2. Para aderir ou cancelar o seguro, seguir as mesmas instrues de adeso e cancelamento do seguro

condolar.

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Esclarecer Dvidas Sobre Cobrana de Cota Objetivo:

Esclarecer ao cliente sobre cobranas de cotas extras (Extra Assembleia e Extra Circular). Realizado por: Operador Central Recursos Necessrios

Sistema de documentos Site APSA


Extra Assembleia e Extra Circular 1. Verificar quando houver questionamento do cliente sobre cobranas extras, ata ou circular que explique a

cobrana que est sendo feita no boleto.

2. Para acessar o sistema de documentos: Conexo APSA/ Sistemas/ Documentos/ Consultar Documentos/

Colocar a conta do Manager/ Localizar ltima AGO/ AGE ou circular.

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Digitar conta

Manager

Selecionar o documento a ser consultado

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3. comum quando a cota for a primeira parcela de cota extra, a circular explicativa constar no prprio recibo, conforme abaixo:

4. Caso no seja a primeira parcela, e o condmino queira informaes sobre a cobrana consultar: faturamento/receita dos clientes.

5. Caso o condmino informe que sua cobrana de cota normal est com valor divergente: Verificar o valor cobrado no ms anterior e o valor que est sendo cobrado (consultar em emitir extrato conta corrente). Consultar no site se consta circular explicativa ou ata de aprovao.

6. A consulta tambm pode ser feita no site. Localizar o condomnio, e clicar em normas e documentos.

7.Localizar a ata ou circular explicativa, referente a cota em questo.

Circular explicativa

clicar e localizar a descrio da cobrana a ser consultada

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Informar Sobre Pagamento de Cota a Maior/Menor, Cancelada e em Duplicidade

Objetivo: Esclarecer ao cliente sobre cobranas de cotas pagas a maior/menor, cancelada e duplicidade.

Realizado por: Operador Central Recursos Necessrios MXM

Descrio das Tarefas: PAGAMENTO COTA A MAIOR/MENOR/ CANCELADA E DUPLICIDADE 1. Quando o cliente entrar em contato informando que pagou uma cota a maior/menor, cancelada ou em duplicidade, verificar no extrato do Condomnio (atividade consultar extrato conta corrente).

2.Verificar no extrato da conta do condomnio a conta tipo Crdito Especial, onde aparecer a informao do

pagamento.

3. Depois de verificado o pagamento a maior ou menor/cancelado/duplicidade, informar ao cliente que o

mesmo precisa encaminhar o comprovante de pagamento original e os dados bancrios para agncia que administra seu Condomnio, pessoalmente ou por e-mail.

OBS.: No caso de pagamento em duplicidade, informar ao condmino, que devero ser entregues os 02 (dois) comprovantes originais. 4. A devoluo somente ser efetuada ao proprietrio ou o procurador, cadastrados no sistema MXM.

5. Caso o cliente deseje mais informaes, encaminhar a ligao para agncia com PAT para o apoio.

6. Quando se tratar de cota paga atravs de Internet Home Bank, a comprovao do pagamento no poder ser feita por comprovante de agendamento. Caso o cliente insista na apresentao do comprovante de

agendamento, orient-lo a solicitar junto ao seu banco, um extrato bancrio desde a data em que

supostamente o dbito ocorreu, at os dias atuais, para que no haja dvidas com relao a estornos em sua conta. 7. Quando for cota liquidada atravs do Sistema Dbito Fcil, solicitar ao condmino o extrato da conta corrente, que comprove o dbito em duplicidade.

8. Quando se tratar de cota paga atravs de Bank Fone, a comprovao do pagamento ser feita mediante a

apresentao de documento do banco que confirme a operao. OBS.: Ao comparar o valor total pago pelo cliente e o lanado no extrato, poder ocorrer divergncia, porque os valores dos seguros no aparecem, pois o valor enviado diretamente para Corretora.

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Envio de Ata/Circular/ Conveno Objetivo:

Envio de documento que comprove aumento ou explicao sobre cobrana. Realizado por: Operador Central Recursos Necessrios

Site Conexo APSA/Sistema de documentos

Descrio das Tarefas: Envio de Ata/ Circular/ Conveno

1. Caso o cliente ligue solicitando cpia da ata, circular ou conveno, acessar o site: www.apsa.com.br/ clicar em ACESSE A REA EXCLUSIVA/ Prosseguir.

2. Informar sua identificao/ senha e clicar em Entrar.

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3. Localizar o Condomnio atravs da Ag/ Conta/ Nome do Condomnio/ Endereo do Condomnio ou Bairro

do Condomnio e clicar em buscar. Feito isso clicar em cima do nome do Condomnio.

4. Na pgina inicial do site, clicar em Normas e Documentos.

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5. Aps clicar, verificar qual documento est sendo solicitado pelo cliente, e encaminhar ao mesmo. Caso no localize, abrir PAT para o apoio da agncia encaminhar o documento.

6. A consulta de Atas e circulares, tambm pode ser feita pelo sistema de documentos.

7. Acessar: Conexo APSA/ Sistemas/ Documentos. 8. Informar usurio e senha

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9. Clicar em Consultar Documentos/ Colocar a conta do Manager.

10. Colocar a conta do Manager/ Localizar ltima AGO/ AGE ou circular, solicitada.

11. Selecionar o documento a ser consultado.

12. Ao clicar em histrico, constar a data de criao no sistema, data da Assemblia, finalizao pelo

bureau ou pela agncia, e data da cobrana no condomnio.

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Solicitar Crdito GEFIN

Objetivo: Solicitar GEFIN crdito de valor pago pelo cliente, mas no registrado na conta corrente APSA.

Realizado por: Operador Central Recursos Necessrios: Recibo Comprovante de pagamento

Sistema MXM Descrio das Tarefas 1. Quando o cliente reclamar que est recebendo comunicado de cota em aberto, e a cota j tenho sido paga, verificar o extrato do condomnio (atividade emitir extrato da conta).

2. Verificar com o cliente o valor pago, no caso de serem diferentes do que est em cobrana (atividade

emitir relao de inadimplentes ou gerar 2 via de boleto), se houve estorno do crdito da primeira, devido ao pagamento com cheque devolvido pelo banco, ou qualquer outro motivo. Buscar esta informao na Relao de Inadimplentes. Se o comprovante for de boleto pago, enviar email a Luanda Gonalves.

Se o comprovante for de depsito, enviar email a Ctia Xavier. 3. Quando o n APSA da cota em aberto for o mesmo do recibo pago, pedir ao cliente para entregar em uma Agncia APSA ou enviar pelo correio, fax ou e-mail ([email protected]), uma cpia do comprovante de pagamento. Obs 1.: Quando se tratar de pagamento efetuado pelo cliente atravs da Internet/ Home Bank ou Bank

Fone, o pagamento pode ser constatado pela cpia do comprovante de pagamento fornecido pelo banco e comprovante de agendamento junto ao extrato bancrio. Obs 2.: Dever que ser observado se a autenticao bancria est legvel (no caso de pagamento na rede bancria), antes do envio a GEFIN.

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Atividade do Processo Cobrana

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Fornecer DID (Depsito Identificado) para Condmino Objetivo:

Fornecer aos clientes dados bancrios para quitao de cota condominial ou para qualquer recebimento de valores a ser creditado na conta do condomnio, como cobertura de saldo devedor, depsito condomnio, prestao de contas. Responsvel por: Operador Central

Recursos Necessrios: MXM Descrio das Tarefas 1. Acessar Contas a Receber / Movimentao / Proviso de Ttulos / Gerao do Nmero Avulso de Depsito

Identificado:

Operao: CND Quitao de Cotas;

Histrico: digitar o condomnio, unidade, ms e ano de referncia; Agncia: selecionar a agncia; Conta Corrente: ................. DEPSITO; Valor do Depsito: digitar o valor a ser depositado; Cond.: cdigo do condomnio; Cliente: dar F4 e selecionara a unidade que far pagamento; N Ttulo: dar F4 para buscar o valor. Selecionar e clicar no cone +; Processar. Importante: Pagamento de Seguros no includo no DID. Para isto, solicitar equipe de Implantao do MXM a criao do DID para os seguros.

2. Informar os dados do depsito para o cliente.

OBS.: no se esquecer de informar o nmero do DEPSITO IDENTIFICADO, sem essa numerao no possvel localizar o valor depositado.

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3. Tambm h a opo de consultar ttulos gerados para DID. Para isso, acessar Contas a Receber / Relatrios / Consultar Ttulos de Depsito Identificado:

4. Realizando a pesquisa iro constar os dados bancrios, os ttulos a serem quitados e o valor.

Nmero dever

ser informado ao condmino, juntamente com os dados bancrios

Realizar pesquisa conforme solicitao

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Solicitar Liberao de Multa de Recibo Objetivo:

Alterar recibo para atender solicitao de Sndico Realizado por: Assistente de Condomnio Recursos Necessrios:

MXM Web-Client Descrio das Tarefas: 1. Informar ao Condmino que a autorizao dever ser dada pelo Sndico, no qual enviar por e-mail ao Gerente da conta, ou at mesmo no boleto do pagamento, informando que est autorizando e assinar.

2. Aps o envio da autorizao da liberao da multa pelo Sndico, conferir a assinatura do sistema de digitalizao de documentos (verificar atividade Codificar documentos e conferir assinatura) e solicitar que o Gerente da conta, proceda a liberao no sistema.

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Atividade do Processo Pagamento

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Consultar Data de Efetivao de Pagamento/ Ttulo Objetivo:

Consultar os pagamentos realizados e programados, a forma do pagamento e quem foi o favorecido.

Responsvel por: Operador Central



1. Acessar o mdulo Financeiro em Movimentaes / Relatrio / Conferncia Remessa/Ttulo:

Diviso Fsica: Agncia

Cliente: cdigo de cliente - usar a conta do Manager.

Data de Emisso: Informar o perodo a ser consultado

Marcar o status do ttulo

2. No relatrio constaro as informaes:

Pagamento/remessa foi efetuado pelo cdigo de barras (boleto bancrio);

Cheque;

DOC/TED;

Favorecido;

Valor lquido e valor bruto;

Data;

Status.

OBS.: Podero ser consultados tambm os cheques para datas futuras, informando na data de emisso ao solicitar o relatrio.

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Verificar Recebimento Servios Prestados/ Fornecedor Objetivo:

Fornecer informao e/ou documentos visando atender s necessidades dos clientes. Responsvel por: Operador Central Recursos Necessrios: MXM

Descrio das Tarefas: 1. Para verificarmos se o prestador de servio cadastrado, precisamos acessar o MXM em Cadastros

Bsicos/ Preliminares / Fornecedor.

2. Em cdigo, apertar F4, localizar o NOME do prestador ou o CPF, e apertar Enter.

3. Verificar se no cadastro do prestador de servio/ fornecedor consta todas as informaes necessrias para pagamento, como PIS/PASEP, INSS, CPF e endereo completo com CEP. Caso falte algum dos dados mencionados anteriormente, solicitar ao prestador de servio/ fornecedor os dados para cadastro, do contrrio, o pagamento no ser efetuado. Aps ter recolhido todas as informaes, encaminhar o PAT com as informaes para o Gerente de Contas, para que o mesmo solicite o cadastro.

4. Para realizao da remessa eletrnica, so necessrios os dados bancrios (Banco, agncia e conta

corrente).

5. Caso seja necessrio, informar ao fornecedor o prazo para realizao da remessa eletrnica (DOCs) que

de 24h, salvo que o documento seja entregue at s 14h.

6. Caso o fornecedor no opte pela remessa eletrnica, solicitar que o mesmo encaminhe-se ao CPAG

Centralizado.

7. Se o fornecedor, por algum motivo, no puder comparecer ao CPAG Centralizado, encaminh-lo agncia

e informar quanto ao prazo do retorno do cheque pronto agncia (48 horas).

OBS: Profissionais autnomos (obrigatoriamente inscritos no INSS, PIS ou PASEP) que prestam servios, sem qualquer vnculo empregatcio, sofrero o recolhimento de 11% no valor total do servio prestado. O profissional autnomo que no ms teve contribuio descontada atingindo o limite mximo do

salrio-de-contribuio (R$ 482,93 quatrocentos e oitenta e dois reais e noventa e trs centavos), em uma ou mais empresas, dever comprovar o fato s demais para as quais prestar servios, mediante apresentao de um dos documentos previstos nos incisos I e II do caput.

8. Caso o prestador de servio/ fornecedor queira saber alguma informao sobre reteno de algum servio, transferir a ligao juntamente com o PAT para o CPAG AVANADO.

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9. Se o prestador de servio / fornecedor, entrar em contato informando que o servio executado no foi realizado o pagamento, dever ser verificado se consta alguma pendncia no documento enviado (recibo/NF) no sistema de digitalizao, verificar a atividade verificar pendncias documentos CPAG no sistema de digitalizao. 10. Informado a pendncia ao prestador servio / fornecedor, e coletado todas as informaes, enviar o PAT

para o Gerente da conta do condomnio. 11. Outras dvidas, transferir para o CPAG Avanado com o nmero do PAT:

Centro - 2114-9726

Tijuca - 2114-9725

Copacabana - 2114-9722

Ipanema - 2114-9727

Barra da Tijuca - 2114-9721 (Anderson)

Barra da Tijuca - 2114-9720 (Mesias)

Botafogo - 2114-9724

Leblon - 2114-9719

Vila Isabel - 2114-9728

Recreio - 2114-9748

Largo do Machado - 2114-9723.

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Verificar Pendncias CPAG no Sistema de Digitalizao Objetivo:

Verificar documentos, que constam com alguma informao/liberao para processamento do pagamento no setor de contas a pagar.


Recursos Necessrios: Sistema MXM

Descrio das Tarefas: 1. Acessar o link http://apsant31/APSADigital.

2. Clicar em Pendncias / acompanhamento:

Selecionar o usurio (gerente da conta) e clicar em filtrar

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3. Aps a filtragem, iro constar todos os documentos que esto pendentes:

Tipo de pendncia: qual a pendncia do documento; Comentrios anteriores: so registrados os comentrios referentes a pendncia;

Clicando em

exibir PDF, possvel visualizar o documento pendente.

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Atividade do Processo Administrao de Empregados

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Informar sobre Admisso / Demisso e Situao de Frias Objetivo:

Fornecer informao e/ou documentos visando atender s necessidades dos clientes. Responsvel por: Operador Central Recursos Necessrios:

MXM Internet Descrio das Tarefas: 1. Se for admisso ou demisso, solicitar que o empregado se encaminhe a Agncia para iniciar o processo.

Obs: Admisso itens necessrios: Autorizao de admisso, com todos os dados preenchidos e assinado pelo Sndico. Possuir conta no banco Ita. Caso no tenha, ser necessrio abrir conta salrio (modelo da carta

disponvel na Conexo APSA); Antes da admisso o empregado ser encaminhado a exame mdico admissional. Se possuir filhos menores de 14 anos, precisa preencher ficha de salrio famlia.

Verificar se h autorizao de concesso de vale transporte.

Do

manual central(1)

Documents