manual 6516 - informática na óptica do utilizador - folha de cálculo e intranet

In formát ica na ópt ica do ut i l izador – Folha de Cálcu lo e Int ranet Pág. 1 de 37| Manual de Formação

Índice

Parte 1 - Introdução _________________________________________________________________ 3Enquadramento do curso ____________________________________________________ 4Objectivos Pedagógicos _____________________________________________________ 5

Objectivos Gerais ..................................................................................................... 5Objectivos Específicos................................................................................................ 5

Estrutura Programática _____________________________________________________ 6Parte 2 – Desenvolvimento ____________________________________________________________ 7

Processamento de Folhas de Cálculo __________________________________________ 8Características e vantagens da folha de cálculo................................................................. 8Criação de documentos .............................................................................................. 9Gravação de documentos ...........................................................................................14Edição de documentos ..............................................................................................15Formatação de documento .........................................................................................23Impressão de Documentos ..........................................................................................27

Intranet _________________________________________________________________ 28Características e vantagens da Intranet e do correio electrónico interno .................................28Pesquisa de informação .............................................................................................29Elaboração, envio, recepção e leitura de mensagens de correio electrónico interno ...................30

Parte 3 - Conclusão _________________________________________________________________ 35Conclusão ________________________________________________________________ 36Bibliografia_______________________________________________________________ 37Web Sites ________________________________________________________________ 37Nota ____________________________________________________________________ 37

Índice de Figuras

Figura 1 - Folhas de cálculo. ................................................................................................... 9Figura 2 - Janela do Microsoft Excel. ......................................................................................... 9Figura 3 - Janela do Microsoft Excel. ........................................................................................10Figura 4 - Novo Documento....................................................................................................11Figura 5 - Mudar o nome da folha de cálculo. .............................................................................11Figura 6 - Inserir folha de cálculo. ...........................................................................................11Figura 7 - Inserir folha de cálculo. ...........................................................................................12Figura 8 - Eliminar folha de cálculo..........................................................................................12Figura 9 - Exemplos de Intervalos ou Faixas de células. .................................................................12Figura 10 - Inserir Linhas.......................................................................................................13Figura 11 - Novo documento. .................................................................................................13Figura 12 - Novo livro...........................................................................................................14Figura 13 - Guardar documento. .............................................................................................14Figura 14 - Introdução de dados. .............................................................................................15Figura 15 - Introdução de dados num conjunto de células. .............................................................16Figura 16 - Introdução de dados num conjunto de células. .............................................................16Figura 17 - Introdução de dados num conjunto de células. .............................................................16Figura 18 - Introdução de séries de dados - dados repetidos............................................................17Figura 19 - Introdução de séries de dados - sequências numéricas. ...................................................17Figura 20 - Introdução de séries de dados - sequências numéricas. ...................................................17


Figura 21 - Alteração de dados. ..............................................................................................18Figura 22 - Aumentar/Diminuir largura da coluna.........................................................................18Figura 23 - Aumentar/Diminuir altura da linha. ...........................................................................19Figura 24 - Limites. .............................................................................................................19Figura 25 - Cor de Preenchimento. ..........................................................................................19Figura 26 - Formatos de números. ...........................................................................................20Figura 27 - Fórmula para multiplicar. .......................................................................................21Figura 28 - Resultado da multiplicação. ....................................................................................21Figura 29 - Fórmula para somar. .............................................................................................21Figura 30 - Multiplicação.......................................................................................................22Figura 31 - Soma.................................................................................................................22Figura 32 - Configuração de Página. .........................................................................................23Figura 33 - Margens. ............................................................................................................23Figura 34 - Margens. ............................................................................................................23Figura 35 - Tamanho da folha. ................................................................................................24Figura 36 - Área de Impressão. ...............................................................................................25Figura 37 - Área de Impressão. ...............................................................................................25Figura 38 - Orientação..........................................................................................................25Figura 39 - Cabeçalho e Rodapé. .............................................................................................26Figura 40 - Elementos do Cabeçalho e Rodapé. ...........................................................................26Figura 41 - Comando Imprimir. ...............................................................................................27Figura 42 - Impressão de Dados...............................................................................................27Figura 43 - Definições de Conta. .............................................................................................30Figura 44 - Adicionar nova conta de correio electrónico.................................................................30Figura 45 - Adicionar nova conta de correio electrónico.................................................................31Figura 46 - Adicionar nova conta de correio electrónico.................................................................31Figura 47 - Janela do Outlook.................................................................................................32Figura 48 - Painel de Navegação..............................................................................................32Figura 49 - Recepção e leitura de mensagens..............................................................................33Figura 50 - Recepção e leitura de mensagens..............................................................................33Figura 51 - Elaboração e envio de mensagens. ............................................................................34Figura 52 - Anexar Ficheiro....................................................................................................34Figura 53 - Enviar mensagem..................................................................................................34

Índice de Tabelas

Tabela 1 - Formato Numérico. _________________________________________________________________ 20Tabela 2 - Fórmulas. _________________________________________________________________________ 21Tabela 3 - Operadores Aritméticos. _____________________________________________________________ 22


PARTE 1Introdução

Parte 1 - Introdução


Enquadramento do curso

O curso de Informática na óptica do utilizador – Folha de Cálculo e Intranet tem como objetivos gerais dotar osformandos de conhecimentos e aptidões necessárias para tornar o indivíduo apto a trabalhar com uma folha decálculo, o Excel, pesquisar corretamente informação na Intranet e utilizar devidamente uma aplicação de correioelectrónico interno. O curso visa desenvolver no participante todas as ferramentas necessárias com o principalobjetivo de estimular o contacto, a um nível apropriado, com as ideias e os métodos fundamentais da folha decálculo, da Intranet e de uma aplicação de correio electrónico. Permitindo assim, desenvolver a capacidade deusar a folha de cálculo para elaborar, editar e imprimir folhas de cálculo, a Intranet para pesquisa de informaçãoe uma aplicação de correio electrónico interno para elaboração, envio, recepção e leitura de mensagens.


Objectivos Pedagógicos

Objectivos Gerais

O curso de Informática na óptica do utilizador – Folha de Cálculo e Intranet tem como objetivos gerais dotar osformandos de conhecimentos e aptidões necessárias para desenvolver as seguintes competências: Elaboração, edição e impressão de folhas de cálculo. Pesquisa de informação na intranet, conhecendo as características e vantagens da mesma. Operações com uma aplicação de correio electrónico interno, nomeadamente a elaboração, envio, recepção

e leitura de menagens.

Objectivos Específicos

Em termos de competências específicas a adquirir, pretende-se que no final do curso os formandos sejamcapazes de: Utilizar a folha de cálculo. Pesquisar informação na intranet. Utilizar uma aplicação de correio electrónico interno.


Estrutura Programática

A estrutura programática do curso de formação foi desenvolvida tendo por base as características do público-alvo, as suas necessidades de formação e os objetivos pedagógicos que se pretendem alcançar com aintervenção formativa. Os conteúdos programáticos a desenvolver visam, globalmente, o reforço do nível deconhecimentos e aptidões dos formandos, de forma a potenciar a melhoria do seu desempenho profissional.

No âmbito do curso de formação, será prosseguido o seguinte plano de estudos:

Processamento de folhas de cálculo- Características e vantagens da folha de cálculo- Criação, gravação e edição de documentos- Formatação de documentos- Impressão de documentos

Intranet- Características e vantagens da Intranet e do correio electrónico interno.- Pesquisa de informação.- Elaboração, envio, recepção e leitura de mensagens de correio electrónico interno.


PARTE 2Desenvolvimento

Parte 2 – Desenvolvimento


Processamento de Folhas de CálculoCaracterísticas e vantagens da folha de cálculo

As modernas folhas de cálculo são muito importantes, possibilitando ao utilizador a resolução de problemas

mais ou menos complexos de forma hábil e rigorosa.Uma folha de cálculo, neste caso o Excel, permite ao utilizador diversas tarefas, entre as quais: Criar, abrir, fechar e guardar ficheiros em disco, disquete ou noutro suporte, para posterior utilização; Copiar, cortar localizar e substituir dados; Configurar folhas, inserir cabeçalhos e rodapés e vê-las na sua globalidade, antes da impressão; Inserir células, linhas, colunas, folhas, símbolos, funções, nomes, comentários, imagens, diagramas, objetos e

hiperligações; Formatar dados, linhas, colunas e folhas; Verificar a ortografia e erros dos dados; Proteger livros e folhas; Ordenar, filtrar, validar e agrupar dados; Efetuar cálculos matemáticos e trigonométricos, lógicos, estatísticos, financeiros, com data e horas e sobre

base de dados; Criar gráficos, que facilitam a análise de dados;

Riqueza funcionalO utilizador dispõe de 65.536 linhas por 256 colunas correspondendo a 167.817.216 células por cada folha deuma Folha de cálculo.Uma folha de cálculo é uma ferramenta muito potente. Pode executar cálculos matriciais com extremafacilidade, dando-nos a oportunidade de tratar os dados/resultados da melhor maneira.É possível trabalhar com vários documentos ao mesmo tempo e transacionar dados com outros programasdentro do Windows, ou utilizando as funções de import/export existentes na folha de cálculo;

PersonalizaçãoUma vez realizada a sua folha de cálculo, a sua apresentação também é importante. Existe um vasto conjuntode ferramentas que nos oferece, entre muitas outras opções:Uma enorme variedade de fontes (tipos de letra), de caracteres, de tamanhos e estilos diferentes (sublinhado,negrito, itálico, cortado);Largura de colunas e altura de linhas variáveis;Alinhamento de textos;Limitação ou não das células;Inclusão de objetos provenientes de outros programas;

Utilização em RedeÉ possível utilizar uma folha de cálculo partilhada numa rede com vários postos de trabalho interligados. Osdiferentes utilizadores podem consultar a mesma folha de cálculo, e consoante o seu nível de acesso podem ounão alterá-la.

Facilidade de utilizaçãoUma Folha de cálculo inclui atualmente novas ferramentas, desenvolvidas unicamente para tornar todas astarefas fáceis, rápidas e diretas.


Por exemplo, existem muitos assistentes de tarefas que permitem ao utilizador construir uma série de funçõescom apenas alguns “cliques” no rato.

Uma "Folha de cálculo" é constituída por diversas folhas, estas folhas são a área de trabalho do Excelpropriamente dita.Na barra inferior da área de trabalho do Excel poderá verificar quais as folhas que se encontram no seu livro. Apredefinição é de três folhas com os nomes Folha1, Folha2 e Folha3.

Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a colocá-las em primeiro plano. Podeigualmente alterar a ordem da sua exibição, bastando para tal clicar num dos separadores e, sem largar o botãoesquerdo do rato, arrastá-la para outra posição.Por sua vez, cada uma destas folhas está dividida em células, que resultam da interceção de linhas comdesignações numéricas (do lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha).A interceção de uma coluna com uma linha chama-se célula.A célula que se encontra em destaque (moldura a negro) em determinado momento, ou onde se encontra ocursor posicionado, chama-se célula ativa; é nessa célula que podemos escrever informação, introduzir oualterar os dados que pretendermos.As células são designadas pela conjugação do nome da coluna com o nome da célula.Por exemplo, a célula fruto da interceção da coluna B com a linha 3 será chamada B3.

Criação de documentos

Para iniciar o Microsoft Office Excel, é necessário o utilizador estar a trabalhador em ambiente Windows. Oacesso ao Excel pode fazer-se de várias maneiras:Através do menu Iniciar do Windows Submenu Programas (Figura 1) ou através de um atalho ou abrindo umdocumento já criado com o Excel.Após clicar em Microsoft Office Excel 2007, irá aparecer uma janela como seguinte aspeto:

Figura 2 - Janela do Microsoft Excel.

Figura 1 - Folhas de cálculo.


A janela do Excel tem alguns elementos comuns a qualquer janela típica do Windows, tais como: Barra de título;botões de minimizar, maximizar e fechar; barra de menus; barra de ferramentas; etc. A Figura 3 ilustra essesmesmos elementos e a respetiva legenda.

Barra de Título É a barra que figura no topo da janela onde se encontram os botões de comando da janela e pela expressão

Microsoft Excel e o nome do livro em que se está a trabalhar.

Barra de menus Aqui figuram todos os títulos de menus disponíveis no Excel.

Barra de ferramentas O Excel possui várias barras de ferramentas. Cada barra possui um conjunto de botões associados a

determinadas tarefas.

Barra de Fórmulas É utilizada para editar dados. Inserir números ou fórmulas na célula selecionada ou no gráfico selecionado.Permite-nos visualizar o conteúdo da célula ativa.

Barra de estado É onde podemos visualizar informações sobre um comando ou processo em curso.As figuras seguintes ilustram alguns botões respetivos à Barra de ferramentas e a sua respetiva legenda.

Tal como verificamos anteriormente para criar uma nova folha de cálculo no Excel 2007, basta executar oprograma, uma vez que o Excel, ao iniciar, cria desde logo um documento novo, vazio.

Figura 3 - Janela do Microsoft Excel.

Folhas detrabalho

Separadores de folhas de trabalho

Barra de título

Barra de ferramentas

Barra de fórmulas

Barra de estado

Barra de Menus

Folha de Trabalho


No Excel, Livros e Folhas de cálculo não são a mesma coisa: um livro pode conter uma ou mais folhas decálculo. A predefinição quando se cria um documento novo é de um Livro com três folhas de cálculo – Folha1,Folha2 e Folha3.

Mudar o nome da folha de cálculo

Outras operações possíveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar imediatamente percetível oseu conteúdo.Para isso basta clicar com o botão direito do rato sobre o separador que quer alterar o nome e escolher aopção Mudar o nome. Ou clicar duas vezes com o botão esquerdo do rato sobre o separador que quer alteraro nome.

Inserir folha de cálculo

Pode também inserir uma folha nova num livro preexistente. Para isso, clique com o botão direito do rato sobreos separadores das folhas (qualquer separador) e escolha a opção Inserir.

Figura 4 - Novo Documento.

Figura 5 - Mudar o nome da folha de cálculo.

Figura 6 - Inserir folha de cálculo.


Uma caixa de diálogo permite selecionar o que pretende inserir.Para inserir a nova folha, clique em OKUma outra maneira de inserir folhas de cálculo é clicar no ícone que se encontra a seguir à Folha3.

Eliminar folha de cálculo

Também é possível eliminar folhas de cálculo. Para isso, clique com o botão direito do rato sobre o separadorda folha que pretende eliminar e escolha a opção Eliminar.

Colunas, Linhas e Células

Como já vimos, a área de trabalho de uma folha de cálculo (do Excel ou qualquer outra) é uma quadrículaformada pela interceção de linhas com designações numéricas (do lado esquerdo) e de colunas designadas porletras (no topo da folha).A interceção de uma coluna com uma célula chama-se célula.Um conjunto de células contíguas, dispostas em forma de retângulo, constitui um intervalo ou faixa de células.A Figura 2 representa diferentes intervalos ou faixas de células, estes são representados pela indicação daprimeira célula e última célula da série, no meio das quais se coloca um sinal de dois pontos (:). Intervalo A4:A7 – representa as células de A4 a A7. (Cor Azul) Intervalo B2:D2 – representa as células de B2 a D2. (Cor Vermelha) Intervalo C4:C6 – representa as células de C4 a C6. (Cor Amarela)

Inserir e apagar linhas e colunas

Pode ser necessário acrescentar linhas e colunas numa folha onde já tenhamos introduzido muitos dados efórmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introdução de linhas e/ou colunas suplementares no meiode outras já existentes algo que não é fácil num papel quadriculado, mas que é muito simples no Excel.

Figura 7 - Inserir folha de cálculo.

Figura 8 - Eliminar folha de cálculo.

Figura 9 - Exemplos de Intervalos ou Faixas de células.


1. Para introduzir uma linha no meio de valores já introduzidos, comece por clicar no número da linha, do ladoesquerdo da folha. A nova linha será inserida acima da linha selecionada. Ou seja, a nova linha vai assumir amesma numeração da linha selecionada e todos os valores descem uma posição2. Depois, clique com o botão direito do rato, e escolha a opção Inserir.O resultado é uma linha nova que, contudo, não altera os resultados anteriores, o Excel muda as fórmulasautomaticamente, evitando assim uma alteração dos resultados.

O mesmo processo é válido para as colunas:1. Clique na letra correspondente à coluna, selecionando assim toda a coluna. A nova coluna vai aparecer àesquerda da coluna selecionada.2. Clique com o botão direito do rato e escolha a opção Inserir.Uma vez mais temos a nova coluna entre duas, sem que os valores pré-existentes se tenham alterado.Para apagar linhas ou colunas o processo é semelhante, apenas terá de escolher a opção Eliminar.

Se já tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, clique no botão Office e escolha Novo.Em seguida abre-se uma janela de diálogo que lhe permite escolher qual o tipo de documento a criar.

Figura 11 - Novo documento.

Figura 10 - Inserir Linhas.


A predefinição é um documento em branco, mas pode escolher entre dezenas de modelos, alguns foraminstalados juntamente com o Excel.

Gravação de documentos

Quando é criado um documento novo, este fica na memória do seu computador até ser gravado no discorígido pela primeira vez.Para guardar um documento, clique no botão do Office e escolha Guardar ou pressione simultaneamente asteclas Ctrl+G.O Comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco, no formato e com o nome que já lheatribuiu. Contudo, se é a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgirá um diálogo degravação mais completo, igual ao que surgiria caso escolhesse a opção Guardar Como e que lhe permiteescolher o formato do ficheiro a gravar, bem como o local no disco onde o pretende colocar.

Figura 12 - Novo livro.

Figura 13 - Guardar documento.


Na caixa de diálogo que surge deve:Escolher a localização.Colocar o Nome do Ficheiro.Para finalizar, clique em Guardar.

Edição de documentos

Tipos de dados

Numa folha de Excel, os dados são introduzidos em cada uma das células. Há quatro tipos de dados numafolha de Excel:

NuméricosValores numéricos exibidos pelas células, que podem ser introduzidos diretamente pelo utilizador ou geradosautomaticamente, através de fórmulas.

TextoValores não numéricos ou que, sendo numéricos, são formatados para que o Excel os trate como sendo apenastexto. Regra geral, tudo o que o Excel não reconheça e trate como dados numéricos é assumido como texto.

Datas e horasDados numéricos ou alfanuméricos (conjugação de algarismos e letras) que são reconhecidos pelo Excel comodata e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a serem automaticamente atualizados de acordocom a data real.

FórmulasAs fórmulas são o aspeto mais importante do Excel, pois é através delas que realizamos cálculos.

Introdução de Dados

Introduzir dados numa célula é bastante simples: selecione a célula pretendida como o rato ou teclado e digiteos valores pretendidos.Os valores introduzidos na célula surgem também na Barra de fórmulas e vice-versa, o que permite introduziros valores a partir de qualquer destes pontos.

Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando na célula que se querou “saltar” de célula usando as teclas direcionais do seu teclado.Para finalizar a introdução de um valor numa célula também se pode teclar Enter deixando aquela célula deestar ativa.

Figura 14 - Introdução de dados.


Para apagar o conteúdo de uma célula, basta posicionarmos o cursor sobre a célula cujo conteúdo queremosapagar e teclarmos Delete ou Backspace.

Introdução de Dados num conjunto de células

Pode também repetir a introdução de dados num conjunto mais alargado de células, sem ter de repetir célula acélula. Para isso basta selecionar as células pretendidas, introduzir o valor numa delas e concluir pressionandoem Ctrl+Enter. Comece por selecionar as células com o rato, tendo em atenção que a célula onde o valor irá serintroduzido é a que fica no canto superior esquerdo da seleção.

Sem clicar em mais lado nenhum (caso contrário a seleção deixa de estar ativa) introduza o valor numéricopretendido.

Uma vez introduzido o valor, carregue em simultâneo nas teclas Ctrl+Enter.

Introdução de séries de dados - dados repetidos

Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma célula adjacente à célula de partida – isto é, ascélulas que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da célula selecionada. O Excel facilitaesta tarefa evitando ter de repetir a introdução dos dados.Introduza o valor pretendido numa célula à sua escolha.Posicione o cursor no canto inferior direito da célula, de modo a que o cursor se transforme numa cruz.Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma a preencher as células com o mesmo valor.

Figura 15 - Introdução de dados num conjunto de células.




Introdução de séries de dados – sequências numéricas

O método descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequências. Neste caso, basta usar duascélulas de origem, de forma a determinar qual o intervalo numérico entre as duas células e aplicar essasequência. Introduza dados com a sequência pretendida em duas células adjacentes (neste caso, 123 e 124).Selecione as duas células e de seguida clique no canto inferior direito do limite das células, ou seja, quando ocursor se transforma numa cruz, e arraste até à posição pretendida.

Pode fazer variar o intervalo numérico entre as duas primeiras células, deforma a que a sequência a criar reflitaesses valores.Por exemplo, se houver um intervalo de três valores entre a primeira e a segunda célula, a sequência a criar seráde três em três.

Alteração do conteúdo de uma célula

Depois de introduzir dados numa célula, o utilizador pode ter a necessidade de os alterar.Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta selecionar a célula com o cursor do rato esobrepor os dados, introduzindo-os como se a célula se encontrasse vazia.

Figura 18 - Introdução de séries de dados - dados repetidos.

Figura 19 - Introdução de séries de dados - sequências numéricas.

Figura 20 - Introdução de séries de dados - sequências numéricas.


Imediatamente os dados são substituídos pelos novos.

Carregar na Barra de espaços, na tecla Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo efeito. Antes de introduzirum novo valor, pode carregar na tecla Esc para voltar ao valor anterior. Se o que o utilizador pretende é apenasadicionar ou remover algum caracter da célula deve clicar duas vezes com o lado esquerdo do rato sobre acélula em questão.

Formatação de células – Dimensões

Ao introduzirmos um dado numa célula por vezes este ultrapassa a largura da célula. Com alguns tipos dedados, por exemplo datas, se a largura da célula não for suficiente larga a informação não é apresentadacorretamente, mas sim num conjunto de carateres especiais, algo como: ######. É necessário deste modoreajustar a largura das colunas quer seja aumentar ou diminuir.É possível aumentar ou diminuir a largura das colunas manualmente, do seguinte modo:1. Posiciona-se o ponteiro do rato sobre os cabeçalhos das colunas, até que este assuma a forma de uma

dupla seta separada por um pequeno traço.2. Pressiona-se o botão esquerdo do rato e pela técnica de arrastamento, desloca-se o indicador do rato para

a esquerda ou direita, conforme o pretendido.

Caso queira aumentar ou diminuir a largura da coluna num conjunto deve proceder da mesma forma porémdeve selecionar previamente as colunas que quer alterar.

Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numéricos exatos procedendo da seguinteforma:1. Clicar com o lado direito do rato sobre o cabeçalho da coluna abrindo um menu de atalho.2. Escolher a opção Largura da coluna e indicar o tamanho que pretende.

Para aumentar/diminuir linhas procede-se da mesma forma:

1. Posiciona-se o ponteiro do rato sobre os cabeçalhos das linhas, até que este assuma a forma de uma duplaseta separada por um pequeno traço.

Figura 21 - Alteração de dados.

Figura 22 - Aumentar/Diminuir largura da coluna.


2. Pressiona-se o botão esquerdo do rato e pela técnica de arrastamento, desloca-se o indicador do rato paracima ou para baixo, conforme o pretendido.

Caso queira aumentar ou diminuir a altura da linha num conjunto de linhas deve proceder da mesma formaporém deve selecionar previamente as linhas que quer alterar.Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numéricos exatos procedendo da seguinteforma:1. Clicar com o lado direito do rato sobre o cabeçalho da linha abrindo um menu de atalho.2. Escolher a opção Altura da linha, e indicar o tamanho que pretende.

Formatação de células – Cores e Limites

Um determinado bloco de dados pode ser realçado com um contorno ou rebordo e preenchimento. No menuBase é apresentado um botão designado Limites, que nos abre um quadro onde o utilizador pode selecionardesde quais os limites a aplicar como também os diferentes tipos de linhas de limite à célula ativa ou aoconjunto de células selecionado. O utilizar também pode retirar todos os limites aplicados a um conjunto decélulas ou à célula ativa através da opção Sem limites que o botão Limites apresenta.

Na barra de ferramentas no Menu Base temos também o botão Cor de preenchimento que permite aoutilizador aplicar fundos coloridos às células selecionadas. Caso o utilizador não queira nenhum tipo de corpode retirar através da opção Sem preenchimento.

Figura 23 - Aumentar/Diminuir altura da linha.

Figura 24 - Limites.

Figura 25 - Cor de Preenchimento.


Formatação de células - Dados

A predefinição do formato do conteúdo das células é Geral – porém existem diversos formatos de números.Para ver todos os formatos disponíveis, basta ir ao Menu Base onde são apresentadas as seguintes ferramentas:

Para ver todos os formatos de número disponíveis, pode clicar na seta que se encontra junto a Geral ou clicarno Iniciador de Caixa de Diálogo junto a Número.

A tabela seguinte fornece um resumo de alguns dos formatos de número disponíveis:

Formato Descrição

Geral O formato de número predefinido que o Excel aplica quando escreve um número. Na maioria dasvezes, os números que são formatados com o formato Geral são apresentados da mesma formacomo foram escritos. No entanto, se a célula não for suficientemente grande para mostrar todo onúmero, o formato Geral arredonda os números com decimais.

Número Utilizado para a apresentação geral dos números. Pode especificar o número de casas decimais quepretende utilizar, se pretende utilizar um separador de milhares e como pretende apresentar osnúmeros negativos.

Moeda Utilizado para valores monetários gerais e apresenta o símbolo de moeda predefinido com números.Pode especificar o número de casas decimais que pretende utilizar, se pretende utilizar umseparador de milhares e como pretende apresentar os números negativos.

Data Apresenta números de série de data e hora como valores de data, de acordo com o tipo e região(localização) que especificar.

Hora Apresenta números de série de data e hora como valores de hora, de acordo com o tipo e região(localização) que especificar.

Texto Trata o conteúdo de uma célula como texto e apresenta o conteúdo exatamente conforme oescreve, mesmo que se tratem de números.

Especial Apresenta um número como um código postal, número de telefone ou número de Segurança Social.

Tabela 1 - Formato Numérico.

Operadores Aritméticos

Fórmulas de cálculoAs fórmulas são fundamentais no trabalho com a folha de cálculo. Pois só através de uma fórmula podemosfazer cálculos no Excel.As fórmulas são compostas por: O sinal =, obrigatório para indicar ao Excel que o utilizador vai efetuar um cálculo.

Figura 26 - Formatos de números.


Os operadores aritméticos: adição, subtração, multiplicação, divisão, potenciação, percentagem, etc. Os operandos, que são: endereços de células (referenciais a células), valores constantes (que podem ser

números ou texto) e valores lógicos. Funções.

Exemplificação de algumas fórmulas:

Tabela 2 - Fórmulas.

Pode introduzir o endereço das células manualmente, através do teclado, ou clicando nelas com o rato. Notecomo o Excel indica através de cores diferentes, quais as células selecionadas.

Depois de terminar a introdução da operação, basta pressionar Enter para terminar. Nesse momento, o resultodo cálculo será imediatamente exibido tal como se pode verificar na figura seguinte.

É possível realizar também operações com células que contenham já fórmulas.Por exemplo, neste caso vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas células C9 e E9, as quaiscontêm já operadores aritméticos a fim de obter a soma das células imediatamente acima.

Expressão Significado

=A1+A2 Resultado da soma de A1 com A2.

=B3*B4 Resultado da multiplicação de B3 com B4.

Figura 28 - Resultado da multiplicação.

Figura 29 - Fórmula para somar.

Figura 27 - Fórmula para multiplicar.


Os operadores especificam a operação, como por exemplo a adição, subtração ou multiplicação, que desejaefetuar sobre os elementos de uma fórmula.Os operadores aritméticos efetuam operações matemáticas básicas, combinam valores numéricos e produzemresultados.

Operadores Designação do Operador Operação

+ Sinal de adição Adição

- Sinal de subtração Subtração

* Asterisco Multiplicação

/ Barra para a direita Divisão

^ Circunflexo Potenciação

Tabela 3 - Operadores Aritméticos.

Consideremos o seguinte exemplo apresentado na figura seguinte. Trata-se de uma empresa que vendematerial informático.

Os artigos foram registados na coluna B da folha. Na coluna C foram registados os preços de cada artigo, nacoluna D foram registadas as quantidades existentes de cada artigo e na coluna E queremos registar os valoresem stock de cada artigo da empresa, valor esse que é obtido através da multiplicação do preço do artigo pelarespetiva quantidade. Basta calcular o valor em stock do primeiro artigo da lista e depois arrastar obtendo osresultados dos outros artigos da lista.O cálculo efetuado para o primeiro artigo da lista é feito na célula E4 com a seguinte fórmula:=C4*D4

Suponhamos agora que pretendemos calcular na célula E9, o valor em stock total de todos os artigos.Para esse efeito escrevemos a seguinte fórmula:=E4+E5+E6+E7

Figura 31 - Soma.

Figura 30 - Multiplicação.


Formatação de documento

Configuração de Página

O tamanho de uma folha de cálculo corresponde à soma de várias folhas de tamanho, por exemplo, A4.Desta forma, para que seja possível imprimir corretamente os trabalhos desenvolvidos no Excel, vai sernecessário configurar a página. Os comandos para efetuar esta configuração estão disponíveis no MenuEsquema de Página, grupo Configurar Página.

Margens

As margens são os espaços em branco não impressos que é possível observar em qualquer folha impressa poruma impressora, que vão desde o limite da folha até ao texto que esta possui. Para configurar as Margens,aceda ao Menu Esquema de página e clique no comando Margens. Este comando apresenta algumas margenspré-definidas, mas poderá personalizar as margens a seu gosto e/ou necessidade, clicando em PersonalizarMargens.

Depois de clicar neste comando surge a seguinte caixa de diálogo:

Figura 32 - Configuração de Página.

Figura 33 - Margens.

Figura 34 - Margens.


Nesta caixa de diálogo poderá definir (em cm) as margens das suas impressões.Margem superior, inferior, Esquerda, Direita Margens do Cabeçalho e Rodapé.

Orientação

A orientação refere-se apenas e simplesmente à orientação da Folha: Vertical ou Horizontal.Para configurar este aspeto, clique no comando Orientação, disponível no Menu Esquema de Página.Aqui apenas pode definir se a orientação será Vertical ou Horizontal, clicando na hipótese desejada.

Tamanho

O Tamanho refere-se exatamente ao Tamanho da folha que irá utilizar para imprimir o seu trabalho.Geralmente o tamanho utilizado é o tamanho A4, mas poderá definir outros tamanhos.Para configurar o Tamanho da folha, clicar no comando Tamanho, no Menu Esquema de Página.Depois de clicar neste comando é mostrada a lista de tamanhos disponíveis.

Selecione o que deseja utilizar e o tamanho fica configurado.

Área de Impressão

A Área de Impressão refere-se à área da folha de cálculo que deseja incluir na impressão. Caso este aspeto nãoesteja definido, a área de impressão refere-se a toda a área da folha de cálculo que possua dados, sejam elestabelas, fórmulas, imagens, gráficos, etc.Por vezes acontece que ao criar cálculos auxiliares nas folhas de cálculo, que não passam apenas por sercálculos auxiliares logo não serão necessários imprimir. Neste caso, para que estes cálculos não surjam naimpressão, é necessário definir a área de impressão de forma a que englobe apenas os dados que queremosimprimir.

Figura 35 - Tamanho da folha.


Considere o seguinte exemplo:Ao pré-visualizar o documento o utilizador constatou que o gráfico elaborado não iria ser imprimir na suatotalidade.

O comando Área de Impressão, poderá definir exatamente qual a área que pretende imprimir e depois alterar aorientação da página.1. Comece por selecionar a área a imprimir.2. Clique no Botão Área de Impressão e selecione a opção Definir área de impressão.

3. Clique no botão Orientação e escolha a opção horizontal.

Figura 37 - Área de Impressão.

Figura 38 - Orientação.

Figura 36 - Área de Impressão.


4. Verifique novamente antes de imprimir através do comando Pré-visualizar.

Cabeçalho e Rodapé

No Excel, é possível adicionar ou alterar cabeçalhos ou rodapés para fornecer informações úteis nas impressõesda folha de cálculo. Por exemplo, é possível adicionar informações de cabeçalho e rodapé predefinidas ouinserir elementos, tais como, números de página, data e hora e o nome do ficheiro.Para definir em que parte da impressão os cabeçalhos ou rodapés devem aparecer e como devem serdimensionados e alinhados, escolha entre as várias opções de cabeçalho e rodapé.Clicar na folha de cálculo em que se pretende adicionar cabeçalhos ou rodapés ou na que contém oscabeçalhos ou rodapés que pretende alterar.No separador Inserir, no grupo Texto, clicar em Cabeçalho e Rodapé.

NOTA: O Excel apresenta a folha de cálculo na vista Esquema de Página. Também pode clicar em Vista deEsquema de Página na barra de estado para apresentar esta vista.

Efetuar um dos seguintes procedimentos:Para adicionar um cabeçalho ou rodapé, clicar na caixa de texto à esquerda, no centro ou à direita na partesuperior ou inferior da página da folha de cálculo.Para alterar um cabeçalho ou rodapé, clicar na caixa de texto do cabeçalho ou rodapé na parte superior ouinferior da página da folha de cálculo respetivamente e, em seguida, selecionar o texto que pretende alterar.Escrever o texto do novo cabeçalho ou rodapé.

De seguida para voltar à vista Normal, clicar no botão Normal que se encontre ao lado do comando de Zoom.Ao selecionar o comando Cabeçalho & Rodapé, automaticamente surge um separador de contextoFerramentas de Cabeçalho e Rodapé.

Através deste separador poderá introduzir:Número de Página;Número de Páginas;Data Atual – insere a data do computador. Sempre que abrir o livro em que está a trabalhar, esta data éalterada para a data do dia em que está, se este estiver bem configurado no seu computador;Hora Atual;Caminho do Ficheiro – introduz o caminho da pasta do seu computador onde o ficheiro está guardado;Nome da folha;Imagem;

Figura 39 - Cabeçalho e Rodapé.

Figura 40 - Elementos do Cabeçalho e Rodapé.


Impressão de DocumentosA impressão de dados refere-se ao envio do seu trabalho para a impressora, para realizar a respetiva impressão.O comando Imprimir pode ser usado diretamente através do botão Office que irá apresentar a opção Imprimir,opção Impressão Rápida (ou seja, direta para a impressora, sem nenhum diálogo adicional) e pré-visualizaçãoda página a imprimir.

Ou pressionando simultaneamente em Ctrl+P, o que fará surgir o diálogo standard de impressão, o formatoaltera ligeiramente consoante a sua impressora.Nesta caixa de diálogo poderá:

Definir a impressora onde vai imprimir o documento;Definir o número de cópias a imprimir;Definir o intervalo de impressão – se todas as páginas ou se apenas algumas páginas;

NOTA: páginas não são folhas de cálculo! São as páginas que existem numa folha de cálculo.

Definir se pretende imprimir apenas as folhas ativas ou só o que está selecionado ou então o livro inteiro (todasas folhas de cálculo.

Figura 42 - Impressão de Dados.

Figura 41 - Comando Imprimir.


IntranetCaracterísticas e vantagens da Intranet e do correio electrónico interno

Características da Intranet

Uma intranet numa empresa permite facilmente pôr à disposição dos empregados documentos diversos evariados; isso permite ter um acesso centralizado e coerente à memória da empresa, o que se designa de"capitalização de conhecimentos". Desta maneira, é geralmente necessário definir direitos de acesso para osutilizadores da intranet aos documentos presentes nesta, e por conseguinte uma autenticação destes para lhespermitir um acesso personalizado a certos documentos.Documentos de todos os tipos (textos, imagens, vídeos, sons, etc.) podem ser disponibilizados numa intranet.Além disso, uma intranet pode realizar uma função de groupware muito interessante, ao permitir um trabalhocooperativo. Eis algumas das funções que uma intranet pode realizar:

Disponibilização de informações sobre a empresa (painel de afixação); Disponibilização de documentos técnicos; Motor de busca de documentações; Uma troca de dados entre colaboradores; Anuário do pessoal; Gestão de projeto, ajuda à decisão, agenda, engenharia assistida por computador; Serviço de mensagens eletrónicas; Fórum de discussão, lista de divulgação, chat direto; Videoconferência; Portal para a Internet.

Assim, uma intranet favorece a comunicação na empresa e limita os erros devidos à má circulação de umainformação. A informação disponível na intranet deve ser atualizada, evitando os conflitos de versão.

Vantagens de uma intranet

Uma intranet permite constituir um sistema de informação de baixo custo.Por outro lado, dada a natureza "universal" dos meios em jogo, qualquer tipo de máquina pode ser conectadoà rede local, e por conseguinte à intranet.

Características e vantagens do correio electrónico interno

Às vezes as pessoas confundem correio electrónico interno com correio electrónico da Internet. No entanto,possuir correio electrónico interno não significa necessariamente ter correio electrónico na Internet ou vice-versa. Para poder enviar um mail para um colega que trabalha na mesma empresa do outro lado do corredorpelo correio electrónico interno, os computadores de ambos estarem conectados à rede da organização. Parapoder enviar um mail para um cliente do outro lado da cidade através da Internet, os computadores de ambosprecisam de estar ligados à Internet.Cada utilizador da rede terá um correio electrónico e poderá receber mensagens a qualquer momento, estandoou não ligado naquele instante.


A intenção é acabar com as anotações de recados e pedidos internos, passando a ser utilizada uma formaescrita de se pedir e cobrar providências, eliminando papéis e trazendo mais segurança às informações. Comisso, teremos certamente uma empresa mais eficiente, produtiva e acima de tudo responsável, pois os recadosnão serão perdidos.Após o início do uso, o utilizador percebe quanto tempo perdeu de eficiência e velocidade nas informaçõesinternas da sua empresa, pois o que mais dificulta às coisas acontecerem numa empresa é a informação chegarao local devido.

Pesquisa de informaçãoExistem diversos aspetos a ter em conta na pesquisa de informação para que os resultados sejam o maispróximo do que se pretende.

1) Concepção da pesquisa:

Na internet, mais do que em qualquer outro suporte, a pesquisa tem de ser devidamente concebida eplaneada. A sorte necessária para se encontrar aquilo que realmente se pretende depende da capacidade em sedefinir claramente aquilo que se procura. Conceber e planear a pesquisa obriga a ter respostas claras para asseguintes perguntas:a) Qual a informação pretendida (endereços url, endereços de correio electrónico, software)?b) Que palavras-chave podem conduzir a essa informação? Deve notar-se que as opções oferecidas por algunsmotores de busca, que permitem limitar a língua e a região a pesquisar, acabam por ser irrelevantes, pois osdocumentos listados são sempre os mais relevantes em termos da equação de pesquisa.

2) Seleção das ferramentas de pesquisa, ou seja, Motores de Busca.Os motores de busca utilizam software conhecido como ''aranhas'' ou "robots" que percorrem "toda" a Internetem busca da informação (documentos ou endereços de páginas web) que se pretende. Os dados sãorecolhidos para o index dos motores de busca, que cria uma base de dados com essa informação. A formacomo a informação é indexada depende de cada motor de busca, podendo ser feita por palavras, títulos, URL'sou por diretorias. Assim, sempre que se introduz uma palavra ou um conjunto de palavras que se pretendepesquisar, as bases de dados são percorridas em busca de documentos ou sites que lhe correspondam. Oresultado da busca é dado em hyperlinks, podendo clicar-se em cada uma das entradas para aceder àinformação.

Na internet encontramos centenas de motores de busca.Existem dois tipos de motores de busca: os que indexam, por título e URL, toda a informação onde encontram apalavra ou o conjunto de palavras que pediu, conhecidos como ''webcrawlers'' (como é o caso do Google) eaqueles que funcionam com base em diretorias (o mais conhecido é o Yahoo). Enquanto os primeiros devemser utilizados para pesquisas mais específicas, os motores de busca baseados em diretorias deverão serutilizados para encontrar informação mais genérica, dado que os resultados da pesquisa são um conjunto desites onde se poderá encontrar o que se pretende. Exemplificando, se o objetivo é encontrar o site do SportLisboa e Benfica deve utilizar-se o Yahoo mas se pretende encontrar a biografia do Eusébio será mais fácilpesquisar no Google.


Elaboração, envio, recepção e leitura de mensagens de correio electrónico interno

O Microsoft Outlook é um programa de gestão de informações pessoais e de mensagens que auxilia nogerenciamento de mensagens, compromissos, contactos, tarefas e partilhar informações com outras pessoas.Ele permite-nos realizar as principais funções de uma agenda de forma mais rápida e simples. Através destaaplicação é possível: Definir compromissos num Calendário; Anotar contactos; Organizar tarefas; Escrever lembretes pessoais etc.

Uma das especialidades do Outlook é o trabalho com mensagens de correio electrónico. Com o Outlookpodemos elaborar, enviar, receber e ler uma mensagem de correio electrónico, além de organizá-los de formaapropriada e segura.Para iniciar o Outlook clicar no botão Iniciar, opção Todos os programas e selecionar a opção Microsoft Office.Na lista de programas exibida, selecionar a opção Microsoft Office Outlook.Porém para realizar as funções do Outlook é necessário configurar a aplicação para isso, clicando no menuFerramentas e selecionando a opção Definições de Conta.

Ao clicar no botão Novo para definir uma nova conta de correio electrónico, será iniciado o assistente comvárias etapas na configuração da conta.

Figura 43 - Definições de Conta.

Figura 44 - Adicionar nova conta de correio electrónico.


De seguida selecionar a opção Definir manualmente as configurações do servidor ou tipos de servidoradicionais, uma vez que pretendemos configurar uma conta através de um servidor interno, exibida na parte debaixo da janela do assistente e clicar em Avançar.

Os mais comuns da atualidade são o POP3 (mais comuns em correios electrónicos fornecidos por servidores deacesso) e o HTTP (comum em serviços gratuitos de correio electrónico).Caso o correio electrónico seja fornecido por um servidor de acesso à internet ou por um servidor de correioselectrónicos na internet, deve-se selecionar a primeira opção, Correio Electrónico da Internet e clicar no botãoAvançar.

Ao configurar uma conta de correio electrónico no Outlook , além dos dados do utilizador, é necessário definiros servidores de correio electrónico que serão utilizados para enviar e receber mensagens. São eles:

POP3: também conhecido como Servidor de entrada de correio electrónico, é utilizado para receber asmensagens de correio electrónico que foram enviadas para o próprio utilizador.IMAP: também conhecido como servidor de entrada, é utilizado para receber as mensagens de correioelectrónico que foram enviadas para o próprio utilizador, deixando uma cópia no servidor.SMTP: também conhecido como Servidor de saída de correio electrónico, é utilizado para enviar mensagens decorreio electrónico para outras pessoas.




Janela Principal

Partes que compõem a Janela Principal do Outlook

Painel de Navegação

Aparece à esquerda da tela principal e normalmente apresenta as áreas de trabalho Correio, Calendário,Contactos e Tarefas. No Painel de Navegação, é apresentada uma lista de pastas usadas para a organização demensagens de correio electrónico.

Assim que o programa é aberto, a primeira opção de trabalho exibida normalmente é Correio onde sãoexibidas diversas pastas, cada uma com a sua função. Na área do Correio o utilizador pode enviar, organizar ereceber mensagens.

Figura 47 - Janela do Outlook.

Figura 48 - Painel de Navegação.


Recepção e leitura de mensagens

As mensagens recebidas são colocadas na pasta A Receber. Esta pasta encontra-se dentro das pastas pessoaisna área do Correio.Quando a pasta Receber está aberta é possível o utilizador visualizar a lista das mensagens recebidas e aindanão lidas.Podemos ler uma mensagem de duas formas diferentes: Fazendo um clique no título da mensagem, essa mensagem aparecerá na secção inferior da Janela do

Outlook. Fazendo duplo clique no título da mensagem abrindo uma janela própria, podendo-se ler a mensagem com

mais espaço e efetuar operações relacionadas com essa mesma mensagem tais como: imprimir, responder,reencaminhar, apagar, etc.

Como se pode verificar através da figura a seguir o conteúdo de uma mensagem é exibido automaticamente aolado da lista de mensagens assim que ela é selecionada, permitindo desta forma visualizar de imediato o seuconteúdo.

Figura 49 - Recepção e leitura de mensagens.

Figura 50 - Recepção e leitura de mensagens.


Como se pode verificar através da figura anterior o conteúdo de uma mensagem é exibido automaticamente aolado da lista de mensagens assim que ela é selecionada.

Elaboração e Envio de mensagens

Para criar e enviar uma mensagem, temos que ir ao ambiente de trabalho do Outlook e clicar no botão Novoda Barra de Ferramentas.

A primeira coisa a ser definida é o endereço de correio electrónico que receberá a mensagem. O endereço vaiser colocado na caixa exibida junto ao botão Para…Este campo deve ser preenchido com o endereço de e-mail do destinatário da mensagem e como é óbvio é depreenchimento obrigatório.O botão Cc… é um campo de preenchimento facultativo que permite enviar a mesma mensagem para outrosdestinatários que eventualmente também possam ter interesse nessa mensagem.O campo Assunto permite ao utilizador escrever um título ou tópico do conteúdo da mensagem, com oobjetivo de que o destinatário perceba de imediato qual o assunto que é abordado na mensagem.

Uma outra funcionalidade bastante útil é a possibilidade de o utilizador juntar ou anexar um ou mais ficheiros auma mensagem.

Ao clicar na opção para Anexar Ficheiro será aberto um quadro intitulado Inserir ficheiro onde o utilizadorpode procurar nos diversos locais do computador, o ou os ficheiros que pretende enviar juntamente com amensagem.O botão Enviar da janela de mensagens do Outlook coloca a mensagem numa pasta chamada A Enviar. Paraenviar efetivamente a ou as mensagens o utilizador tem que ir à Janela principal e clicar no botãoEnviar/Receber.

Figura 51 - Elaboração e envio de mensagens.

Figura 52 - Anexar Ficheiro.

Figura 53 - Enviar mensagem.


PARTE 3Conclusão

Parte 3 - Conclusão


Conclusão

Este documento é principalmente um manual de consulta, com vista à aprendizagem e desenvolvimento dautilização de programas de folha de cálculo, da Intranet e do uso de correio electrónico interno. Encontra-seestruturado de forma intimamente relacionada com a lista de objetivos considerada adequada à UFCD 6516 –Informática na óptica do utilizador - Folha de cálculo e Intranet. O manual fornecido ao formando foi elaboradocomo principal objetivo de qualidade deste módulo. Assim, o manual e informação fornecidos aos formandosestão adaptados às suas características e perfis, sendo este o aspeto central de toda a formação,proporcionando uma consolidação de conhecimentos.


BibliografiaLivros- João Paiva, Fernanda Silva, Carlos Baptista, Tecnologias da Informação e Comunicação, Texto Editores, 2008.- António Eduardo Marques, O guia Prático do Microsoft Windows XP, Centro Atlântico.PT.- Turban, Rainer, Potter, Introdution to Information Technology, Willey.- Artur Augusto Azul, Tecnologias da Informação e Comunicação, Porto Editora, Portugal.- SOUSA, Sérgio; SOUSA, Maria José; “Microsoft Office 2007 para todos”; FCA; Novembro 2007- PINTO, Mário Paulo Teixeira; “Microsoft Excel 2007”; Centro Atlântico; 2007

Revistas- Exame Informática- PC Guia

Guias Práticos

Web Sites- http://www.notapositiva.com/trab_estudantes/trab_estudantes/tic/tic_trabalhos/informacaoeinformatica.htm- http://office.microsoft.com/pt-pt/

NotaOs conteúdos deste manual de formação são da exclusiva responsabilidade da formadora Marylise PintoMoreira.

As fontes mencionadas foram fornecidas pelo autor.

Os direitos são cedidos pelo autor à Bestcenter - Estudos, Formação e Consultoria, Lda. para efeitos dereprodução e disponibilização aos formandos em frequência da UFCD 6516 – Informática na óptica doutilizador – Folha de Cálculo e Intranet.

manual 6516 - informática na óptica do utilizador - folha de cálculo e intranet

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