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Maillings (impresso em srie)

1. PASSO: Ter um documento base, com uma estrutura de texto fixa, Por exemplo:

2. PASSO: Criar uma base de dados para as actas Devemos analisar os campos que podero ser alterados futuramente, para construirmos a nossa base de dados, com os campos que necessitamos. Para facilitar a visibilidade, foram colocados a vermelho:

N. Acta Dia Ms Ano Hora N. pontos Descrio dos Pontos da ordem de trabalhos Deliberao

WORD 2007A formadora: Maria Madeira 1

Maillings (impresso em srie)Vamos construir a nossa base de dados e inserir os dados que iramos alterar caso estivssemos a preencher a acta. Agora h que decidir que aplicao usar para fazer a nossa base de dados. Poder usar o Word, o Excel, o Access e at a sua lista de contactos do Outlook. A minha sugesto que seja em Access, que o programa da Microsoft Office ideal para bases de Dados, mas como h mais pessoas a usar Excel do que o Access, neste exemplo, vou usar o Excel. Escolhi o Excel e no o Word, porque j que vou criar uma base de dados, quero poder trabalh-la, e o Excel com os seus filtros permite uma melhor utilizao.

Sugesto administrativa: J que vai criar uma base de dados de actas, aproveite para fazer um controlo interno das actas, e acrescente um campo para saber qual a sua situao, por exemplo: Aguardar assinatura dos Scios, ou Falta a assinatura do Scio X, Assinada e arquivada no livro de actas, Entregue ao advogado para tratar do processo XPTO, etc..3. PASSO: Fazer o Mail Merge (Impresso em Srie) Como que o Mail Merge funciona? Faz uma juno entre o documento base e a nossa base de dados, e por cada registo na base de dados (cada linha), ir imprimir um documento personalizado, com as informaes que constam no registo. A essa juno entre o documento base e a nossa base de dados chama-se intercalao. Agora na prtica: Na aplicao Microsoft Office Word 2007, com o documento base, que elaboramos no passo 1, aberto, vamos Ribbon Bar, ao separador Mallings, seleccionar o boto Start Mail Merge (iniciar impresso em Srie) e optar pelo Step by Step Mail Merge Wizard (Assistente de impresso em Srie Passo a Passo). Uma vez que estamos a usar pela primeira vez este recurso esta a opo, no me ver mais fcil.


Maillings (impresso em srie)Este Step by Step Mail Merge Wizard composto por 6 passos, e assim que seleccionamos esta opo, do lado direito do ecr, aparece uma nova janela do Wizard: a) O primeiro passo a seleco do tipo do documento Como se pode ver, na figura direita) existem vrias opes para alm do documento Letter (carta), mas neste caso, este o mais indicado, porque o objectivo a impresso personalizada do documento base por cada registo da nossa base de dados. b) O segundo passo escolher com que documento iremos usar para o Mail Merge. Neste caso, como j temos o nosso documento aberto, a opo a escolher Use the current document (utilize o documento actual), como est na figura esquerda.


Maillings (impresso em srie)c) O terceiro passo escolher a base de dados que iremos usar para o Mail Merge. Como j crimos uma base de dados, a opo seleccionada Use an existing list (usar uma lista existente). Para iremos buscar a base de dados que queremos usar teremos que usar o browse (procurar), e fazer alguns passos intermedirios: Assim que damos um clique no browser aparecer a seguinte janela:

Onde na janela alterior estava All Data Souces, ter que alterar para All Filles (1), de forma a que possa ver todos os ficheiros. Depois procura e selecciona o seu ficheiro para a Base de Dados (2), e d um clique no Open (Abrir) (3).


Maillings (impresso em srie)Por a base de dados ser em Excel, aparecer ento uma nova janela. Nessa janela aparecem o nome das folhas, e a seleco da rea de impresso que anteriormente fiz, da tabela com os dados, quando a criei. Como a rea da impresso representa o conjunto dos dados que irei usar, escolho essa opo. Uma nova janela aparece, com uma listas dos registos que constam na minha tabela com os dados. Como s um registo (uma linha) est preenchido, somente selecciono esse registo. Se o exemplo fosse, em vez de uma acta, uma srie de cartas, poderia enviar para todos da lista, ou seleccionar manualmente que quero que receba ou no receba a carta. Para ajudar nessa seleco posso fazer Sort (Organizar), usar um Filter (filtro), Find duplicates (achar duplicados), Find Recipient (achar registo) ou Validate addresses (validar moradas).


Maillings (impresso em srie)d) O quarto passo escolher os campos que vamos usar na acta. Como usamos uma base de dados efectuada por ns, iremos escolher More items (mais itens) para podermos ter acesso aos campos da tabela de dados. Devemos sublinhar um campo no documento que queremos que v ler tabela de dados (1), como por exemplo o n. da acta e ento selecionar More items. Ao dar um clique nessa opo abre uma nova janela: Insert Merge Field (inserir campos de impresso em srie) e ao seleccionarmos a campo que queremos que aparea na nossa acta (2), bastar fazer insert (inserir) para naquele local aparecer o campo seleccionado.

O quarto passo ter que ser repetido para cada campo da tabela de dados que queremos colocar no nosso documento base, e ficar com um aspecto semelhante ao da figura abaixo:

e) O quinto passo pr-visualizar como ficar o nosso documento. Neste passo aparece apenas o primeiro registo como exemplo, e se quisermos incluir ou excluir registos, ainda poderemos alterar a seleco que fizemos no 3. passo.



f) O sexto, e ltimo passo, complete Mail Merge (concluir a intercalao), editar um outro documento com o resultado da intercalao ou imprimir. O meu conselho no imprimir logo, editar sempre primeiro, gerando assim a criao de outro documento, e possibilitando fazer uma ltima validao de todas as cartas individuais a imprimir, e s depois, se tudo estiver conforme, imprimir (no nosso caso prtico, s um registo, logo uma s carta uma acta mas se fossem vrios registos apareceriam vrias actas nesse mesmo documento). Para editar individualmente num novo documento deve seleccionar a opo Edit individual letters (editar cartas individuais).



Aps seleccionar Edit individual letters , aparece uma nova janela, onde poderemos escolher se queremos todos os registos que seleccionamos na tabela de dados, se queremos s o registo corrente, ou se queremos seleccionar algum intervalo. Assim que escolhermos bastar dar OK. O nosso novo documento aparecer com o nome Letters1 (ou Cartas1 se a sua verso for em Portugus), e no final de cada registo aparece uma Seccion Break (Quebra de seco) para individualizar cada registo numa carta (no nosso caso, uma acta). Recordo que, como s temos um registo, s haver uma acta.

Nota: mantive a cor vermelha nas intercalaes entre os registos da base de dados e o documento base, para melhor visualizao, mas se fosse para imprimir teria que colocar no documento base tudo na cor preta (ou noutra cor que quisesse imprimir as formataes que se fizerem no documento base sero aplicadas, aps a intercalao, em todas as cartas individuais).


Maillings (impresso em srie)No final ficar com 3 ficheiros:

O documento base Onde est a estrutura do documento; A base de dados Onde ficaram os dados a intercalar com o documento base; O documento de intercalao Onde teremos num documento, vrias cartas individualizadas.

Na primeira vez que fizer este Mail Merge, ter que fazer um investimento do seu tempo, mas criar um automatismo, e nas vezes seguintes, ir poupar tempo, pois bastar preencher a base de dados e seleccionar no documento base qual o registo a imprimir. Ainda mais importante do que poupar tempo, ajuda a evitar erros. Se tiver vrios registos, como o caso quando vai enviar uma carta para todos clientes, ou funcionrios, ou fornecedores, ou alunos, etc., a convidar para um evento, ou a anunciar algo, nesse caso, a rapidez e eficincia deste recurso notria. E se j tiver a sua base de dados actualizada e sem registos duplicados, s precisar de fazer o documento base e o de intercalao! Uma base de dados de clientes que tenha os campos que ir necessitar, por exemplo, com um campo especfico para o segmento de mercado, possibilita enviar um mailling para os seus clientes da indstria XPTO, apenas com um simples filtro (como vimos ser possvel na alnea C 3. passo). Se ainda no usa este recurso, experimente e ver que rapidamente passar a us-lo no seu dia-adia.


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