liderança e gestão do tempo

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WORKSHOP: ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

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Leadership & Management


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Para os líderes que querem cada vez mais terem equipe de alta performance, é muito importante saber gerir seu tempo e o da sua equipe.

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Page 1: Liderança e Gestão do Tempo

WORKSHOP:    ADMINISTRAÇÃO  DO  TEMPO  

Page 2: Liderança e Gestão do Tempo

AGENDA  DO  WORKSHOP:    

 CONCEITOS;                DICAS  PARA  ADMINISTRAÇÃO  DO  TEMPO;                            VAMOS  PRATICAR?                                          CHECK-­‐LIST/  CONCLUSÕES;  

 

Page 3: Liderança e Gestão do Tempo

RELÓGIO   BÚSSOLA  Como  gerenciamos  nosso  tempo:    ü   Compromissos;  ü   Reuniões;  ü   Horários;  ü   Metas;  ü   A5vidades;      

Como  conduzimos  nossa  vida  em  direção  ao  que  é  importante:    ü   Visão;  ü   Valores;  ü   Direção;  ü   Consciência;  ü   Princípios.    

Page 4: Liderança e Gestão do Tempo

BÚSSOLA  –  PARA  QUE  FAZER?    PARA  ONDE  EU  VOU?    

Como  escolher  as  aZvidades  e  direcionar  esforços  de  acordo  com  o  perfil:    ü   Conheça  suas  parZcularidades  e  anseios  –  SWOT  Pessoal  (Quais  são  suas  Forças?  Quais  são  os  seus  Pontos  de  Melhoria?),  Preferência  Cerebral  (Águia,  Lobo,  Golfinho,  Tubarão);  

ü Entenda  quais  são  as  necessidades  da  empresa/  solicitante  –  Alinhamento  de  expecta5vas  /  Feedback/  O  quê/  Por  quê/  Quando  /  Onde/  Quem  pede  a  tarefa  e  quem  a  fará;    

ü   Tome  consciência  de  seus  papel  e  responsabilidade  –  Competência,  Habilidade  e  A5tude  (CHA)  da  função  que  desempenha;      

ü   Entenda  como  seu  perfil  pode  ajudar  a  suprir  as  necessidades;    

ü   Conheça/entenda  e  preste  atenção  no  posicionamento  adotado    Pela  Empresa  –  Planejamento  Estratégico;                        

Page 5: Liderança e Gestão do Tempo

RELÓGIO  –  COMO  FAZER?    Como  gerenciar  o  tempo  para  desempenhar  as  aZvidades  dentro  do  prazo  proposto:    ü   Crie  uma  agenda  semanal  orientada  para  as  expectaZvas  da  empresa/solicitante  –    O  planejamento  diário  muitas  vezes  oferece  uma  visão  limitada,  induzindo  a  priorizar  a  urgência.  A  semana  oferece  um  texto  mais  amplo  e  permite  mais  prioridades.      ü   Defina  metas  de  acordo  com  o  seu  papel  e  responsabilidade  –    Após  efetuar  a  lista  de  a5vidades,  defina  metas  com  prazos  para  executá-­‐las.  

ü   Concentre-­‐se  em  suas  metas  em  meio  ao  vendaval  de  aZvidades  inesperadas  -­‐    Evite  mul5tarefas,  atribua  ordens  numéricas  –  PRIORIDADES  –  antes  de  sair  fazendo  as  tarefas.  

ü   Avalie  sua  semana  –  Que  metas  eu  a5ngi?  Que  desafios  apareceram?  Que  decisões  tomei?  Ao  tomar  as  decisões,  consegui  manter  as  prioridades?                            

Page 6: Liderança e Gestão do Tempo

RELÓGIO   BÚSSOLA  

COMO   EQUILIBRAR?    EFICIÊNCIA  –  Produzir    mais  com  menos  recursos.  Fazer  com  agilidade;    

EFICÁCIA  –  Escolher  a  melhor  forma  de  alcançar  o  Resultado.  Fazer  com  qualidade;  

Page 7: Liderança e Gestão do Tempo

URGENTE   IMPORTANTE  ü   Precisa  ser  resolvido  o  quanto  antes,  pois  o  tempo  está  curto  ou  se  esgotou;  

ü    Chega   em   cima   da   hora,   não   pode   ser  previsto,  causa  pressão  e  estresse.  

ü   Normalmente   são   situações   importantes  que  acabam  sendo  adiadas  até  se  tornarem  urgentes.      Ex:  Problema  de  saúde–  você  fez  check-­‐ups  periódicos?    Problemas  em  clientes  –  você  mantém  um  relacionamento  periódico  com  os  clientes?    

ü   É  relevante  e  traz  resultado  de  curto,  médio  ou  longo  prazo;    

ü   Tem  prazo  determinado  para  execução;      ü     Uma  tarefa  importante  pode  se  tornar  urgente  se  não  for  cumprida  no  tempo  previsto;    

 Ex:      Consultas;  Relatórios  a  serem  desenvolvidos;  Entregas  a  serem  feitas;      

     

Page 8: Liderança e Gestão do Tempo

ENTENDA  COMO  VOCÊ  USA  O  SEU  TEMPO  URGENTE  E  IMPORTANTE  :    Situações  inevitáveis  que  precisam  ser  resolvidas  o  quanto  antes.      -­‐ Crises;  -­‐   Problemas  urgentes;        

NÃO  URGENTE  E  IMPORTANTE:        Situações  planejadas  para  execução  com  Qualidade.    -­‐   Prevenção;  -­‐   Definição  de  valores  e  processos;    

URGENTE  E  NÃO  IMPORTANTE:  Situações  decepcionantes  pois  aparecem  de  úl5ma  hora,  não  estavam  em  seu  Planejamento  e  normalmente  vem  de  outras  pessoas.    -­‐   Algumas  ligações  telefônicas;  -­‐     Algumas  demandas  externas;      

NÃO  URGENTE  E  NÃO  IMPORTANTE:    Situações  secundárias  que  consomem  tempo  em  excesso  e  trazem  desperdício.      -­‐   Reuniões  sem  obje5vo;  -­‐   Conversas  fúteis;      

Page 9: Liderança e Gestão do Tempo

EQUILÍBRIO  -­‐  PROFISSIONAL  X  PESSOAL    

ü    Além   da   responsabilidade   que  você  possui,  que  outros  papéis  você  tem  em  sua  vida?    

ü    Programe   horár ios   para  a5vidades   de   bem-­‐estar   como  exercícios  gsicos,  lazer,  etc;  

ü    Dicas   para   aumentar   a  produZvidade:   reservar   momentos  para   reflexão,   fugir   dos   “ladrões   do  tempo”   como     e-­‐mails   e   redes  s o c i a i s   d e fi n i n d o   h o r á r i o s  específicos  para  visualizá-­‐los.    Além  disso,  tome  cuidado  com  as  “vozes”,  ou   seja,   com   as   pessoas   e   as   suas  próprias  preocupações  que   te  5ram  do  foco;    

Page 10: Liderança e Gestão do Tempo

QUAIS  SÃO  OS  PAPÉIS  QUE  VOCÊ  EXERCE?        ü    Todas   as   pessoas,   independente   do   cargo,   exercem   diversos   papéis   na   empresa   e  

precisam  ter  um  olhar  global  para  tudo  o  que  está  acontecendo;    ü MULTITAREFA  -­‐    NÃO  SIGNIFICA  fazer  tudo  ao  mesmo  tempo,  mas  sim  ter  DIFERENTES  HABILIDADES  E  SABER  EXERCER  PAPÉIS  DIFERENTES,  com  TEMPOS  PARA  CADA  PAPEL;    ü   Em  TODAS  AS  ÁREAS,  temos  que  ter  nosso  tempo  dividido  entre  os  seguintes  papéis:    ESTRATEGISTA/ORGANIZADOR(A)  –  Analisar/rever  o  foco,  estruturar   ideias,  organizar  o  tempo  para  a  lista  de  tarefas;    COMUNICADOR(A)  –  Relacionamento,  Transmi5r  informações,  Explicações,  Delegar;    OPERACIONAL  –  Desempenhar  as  tarefas  e  ações  planejadas  para  o  cargo;      ü   Cada  área  ter  tarefas  importantes  que  devem  ser  enfocadas:    COMERCIAL  –  Geração  de  contatos  efe5vos,  propostas,      acompanhamento;  COMPRAS  –  Organização  das  demandas,  controle  de  estoque,  Relacionamento  com  fornecedores;    ADM/FINANCEIRO  –  Contas  a  pagar/receber,  negociação  de  prazos,  Transmissão  de  informações;    PRODUÇÃO  -­‐    Ações  com  base  nos  prazos,  Ordem  das  tarefas;    

Page 11: Liderança e Gestão do Tempo

ALGUMAS  DICAS  

Defina  seu  melhor  esZlo  de  organização:  listas,  post-­‐its,  cadernos,  sokware,  etc;    

Saiba  dizer  não;  

Aprenda  a  delegar:    Meça  as  consequências;  Entenda  quem  depende  da  tarefa;    

 AZvidades  de  comunicação:    determine  o  meio  sabendo  se  precisa  INFORMAR  ou  TROCAR  alguma  informação;  

Entenda  se  você  é  uma  pessoa  matuZna,  diurna  ou  noturna;    

Page 12: Liderança e Gestão do Tempo

VAMOS  PRATICAR?      LISTA  DE  TAREFAS  

Page 13: Liderança e Gestão do Tempo

LISTA  SEMANAL  DE  TAREFAS    ü   Faça  uma  lista  das  tarefas  que  você  precisa  desempenhar  na  semana  seguinte  em  cada  um  dos  papéis  (tarefas  de  organização,  tarefas  operacionais,  comunicações,  reuniões  etc);  

ü   Faça  uma  previsão  do  tempo  em  que  você  desempenhará  cada  uma  das  tarefas,  some  o  tempo  total  e  verifique  se  é  possível  encaixar  todas  as  tarefas  em  80%  das  horas  semanais  de  que  você  dispõe  (deixando  os  outros  20%  para  urgências/emergências);    

ü Elenque  as  tarefas  em  ordem    de  prioridade  e  em  dias  da  semana  (dica:  pense  em  que  horário  você  costuma  produzir  mais);    

ü   Para  te  ajudar  a  definir  prioridades,  coloque  o  obje5vo  e  o  resultado  Que  você  quer  alcançar  com  cada  tarefa;      ü   Especifique  se  existe  alguém  que  irá  apoiá-­‐lo  em  cada  uma  das    tarefas;      

Page 14: Liderança e Gestão do Tempo

1.   DEFINIÇÃO  DE  PRIORIDADES:    Urgente  x  Importante;    

2.  OTIMIZAÇÃO  DE  OBJETIVOS  E  PLANEJAMENTO:  Bússola  -­‐  definir  expecta5vas,  papel  e  responsabilidade.     3-­‐  EQUILÍBRIO  ENTRE  PROFISSIONAL    E  PESSOAL:  Atribuir  horários,  fugir  dos  “ladrões  do  tempo”   4.  ADMINISTRAÇÃO  DO  STRESS:  Respirar  fundo  antes  de  se  precipitar  para  realizar  a  tarefa,  diminuir  o  senso  de  urgência  com  o  planejamento.      5.  UTILIZAÇÃO  DAS  CARACTERÍSTICAS  DO  PERFIL  NA  GESTÃO  DO  TEMPO:  Em  que  horário  você  produz  mais?  Como  você  age?  O  que  te  move?      

Checklist

Page 15: Liderança e Gestão do Tempo

ü  WWW.ALLEAOLADO.COM.BR

ü  Alle ao Lado

ü  @alleaolado

Obrigada!