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Referência: PRJ-30-09 Levantamento de requisitos e elaboração do caderno de especificações para o desenvolvimento de uma nova aplicação informática que substituirá o SIGA e o SGC Levantamento da Situação Actual Data: 06-10-2009 Cliente: IHRU Instituto da Habitação e da Reabilitação Urbana GFI Solutions is quality certified according to NP EN ISO 9001:2000

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Referência: PRJ-30-09

Levantamento de requisitos e elaboração do caderno de especificações para o desenvolvimento de uma nova aplicação

informática que substituirá o SIGA e o SGC

Levantamento da Situação Actual

Data: 06-10-2009 Cliente: IHRU – Instituto da Habitação e da Reabilitação Urbana

GFI Solutions is quality certified according to NP EN ISO 9001:2000

Levantamento da Situação Actual

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Histórico de Versões

N.º Ver. Data Ver. Autor Motivo

1 14-09-2009 Carla Silva

Carlos Azevedo

Hugo Venâncio

Nuno Lopes

Pedro Teixeira

Versão inicial.

2 06-10-2009 Carla Silva

Carlos Azevedo

Hugo Venâncio

Nuno Lopes

Pedro Teixeira

Alterações resultantes do feedback fornecido pelo IHRU.

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Índice

1. INTRODUÇÃO ................................................................................................................. 12

2. CADEIA DE VALOR........................................................................................................... 13

3. LEVANTAMENTO APLICACIONAL ...................................................................................... 15

3.1. ARQUITECTURA APLICACIONAL ................................................................................16 3.2. APLICAÇÃO SIGA ...................................................................................................18

3.2.1. Gestão de Entidades .....................................................................................18 3.2.2. Gestão de Projectos ......................................................................................19 3.2.3. Gestão de Processos ....................................................................................20 3.2.4. Gestão de Acordos ........................................................................................41

3.3. APLICAÇÃO SGC ....................................................................................................44 3.3.1. Empréstimos .................................................................................................45 3.3.2. Outras Funcionalidades.................................................................................63

3.4. GESTÃO DOS RECENSEAMENTOS ............................................................................63 3.4.1. Contexto ........................................................................................................63 3.4.2. Funcionalidades ............................................................................................64

3.5. INTEGRAÇÃO COM OUTROS SISTEMAS .....................................................................70 3.5.1. GIAF..............................................................................................................70 3.5.2. Gestão de Ficheiros do Banco de Portugal ...................................................72

3.6. GESTÃO DE ENTIDADES ..........................................................................................74 3.6.1. Contexto ........................................................................................................74 3.6.2. Entidades do SIGA ........................................................................................75 3.6.3. Entidades do Portal .......................................................................................76 3.6.4. Entidades da DIEC ........................................................................................78 3.6.5. Entidades Assinantes da revista Monumentos ..............................................80 3.6.6. Entidades do SIPA ........................................................................................82 3.6.7. Entidades do Arrendamento ..........................................................................84 3.6.8. Entidades dos Pedidos de Habitação ............................................................85 3.6.9. Entidades dos Recenseamentos ...................................................................86 3.6.10. Entidades do NRAU ......................................................................................88 3.6.11. Entidades da Porta 65 Jovem........................................................................90

3.7. GESTÃO DE DOCUMENTOS ......................................................................................92 3.7.1. Contexto ........................................................................................................92 3.7.2. Tipos de Documentos ...................................................................................92 3.7.3. Circuitos de Expediente.................................................................................93 3.7.4. Gestão de Documentos .................................................................................95

3.8. GESTÃO DO PATRIMONIO ........................................................................................98 3.8.1. Contexto ........................................................................................................98 3.8.2. Património no SIGA .......................................................................................99 3.8.3. Património no SIPA ..................................................................................... 100 3.8.4. Património do IHRU .................................................................................... 102 3.8.5. Património nos Recenseamentos ................................................................ 106 3.8.6. Património no NRAU e na Porta 65 Jovem.................................................. 106

3.9. GESTÃO DE PROJECTOS ....................................................................................... 107 3.10. GESTÃO DO ORÇAMENTO ...................................................................................... 108

3.10.1. Orçamento .................................................................................................. 108 3.10.2. Gestão no SIGA .......................................................................................... 110

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4. LEVANTAMENTO DE PROCESSOS.................................................................................... 115

4.1. FINANCIAMENTO ................................................................................................... 115 4.1.1. Mapa de Processos ..................................................................................... 115 4.1.2. Assinatura de Acordos PROHABITA ........................................................... 119 4.1.3. Recenseamentos ........................................................................................ 120 4.1.4. Pedido de Financiamento ............................................................................ 121 4.1.5. Pedido de Certificação ................................................................................ 128 4.1.6. Homologação do Projecto ........................................................................... 129 4.1.7. Alteração ao Projecto .................................................................................. 131 4.1.8. Alteração da Estrutura de Custos ................................................................ 132 4.1.9. Reforço/Redução do Financiamento ........................................................... 133 4.1.10. Alteração do Adjudicatário ........................................................................... 135 4.1.11. Cedência de Posição Contratual ................................................................. 136 4.1.12. Alienação de Fogos aos Arrendatários ........................................................ 138 4.1.13. 2ª Venda de Fogos Comparticipados .......................................................... 139 4.1.14. Fixação dos Valores de Venda .................................................................... 140 4.1.15. Levantamento do Ónus ............................................................................... 141 4.1.16. Exercício do Direito de Preferência ............................................................. 142 4.1.17. Acordos de Cedência de Terreno ................................................................ 143 4.1.18. Contratação................................................................................................. 144 4.1.19. Liquidações ................................................................................................. 147 4.1.20. Controlo e Liquidação de Bonificações ........................................................ 148 4.1.21. Pedido de Bonificações das ICs .................................................................. 149 4.1.22. Execução Financeira ................................................................................... 150

4.2. COMERCIALIZAÇÃO ............................................................................................... 152 4.2.1. Mapa de Processos ..................................................................................... 152 4.2.2. Formalizar a posse de património ............................................................... 153 4.2.3. Preservar imóveis adquiridos para venda .................................................... 154 4.2.4. Comercializar terrenos ou imóveis aquiridos ............................................... 155

4.3. SOLOS ................................................................................................................. 156 4.3.1. Mapa de Processos ..................................................................................... 156 4.3.2. Transmissão ................................................................................................ 157

4.4. INTERVENÇÃO URBANA ......................................................................................... 159 4.4.1. Mapa de Processos ..................................................................................... 159 4.4.2. Iniciativa Bairros Críticos ............................................................................. 161 4.4.3. Gestão de Planos Integrados ...................................................................... 163 4.4.4. Pequena Conservação - Lisboa .................................................................. 164 4.4.5. Grande Conservação - Lisboa ..................................................................... 165 4.4.7. Pequena Conservação – Porto.................................................................... 166 4.4.8. Grande Conservação – Porto ...................................................................... 167 4.4.9. PRUs........................................................................................................... 168 4.4.10. SRUs........................................................................................................... 168 4.4.11. ARUs........................................................................................................... 169 4.4.12. Projectos EFTA ........................................................................................... 169

4.5. GESTÃO DE EMPRESTIMOS OBTIDOS ..................................................................... 170 4.5.1. Mapa de Processos ..................................................................................... 170 4.5.2. Pagamento de Dívida .................................................................................. 171 4.5.3. Elaboração De Relatórios ............................................................................ 172

4.6. PREMIO IHRU ...................................................................................................... 173 4.6.1. Mapa de Processos ..................................................................................... 173 4.6.2. Prémio IHRU ............................................................................................... 174

4.7. EXPEDIENTE ......................................................................................................... 175 4.7.1. Mapa de Processos ..................................................................................... 175

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4.7.2. Expediente de Entrada de Lisboa ................................................................ 176 4.7.3. Expediente de Saída de Lisboa ................................................................... 177 4.7.4. Expediente de Entrada do Porto .................................................................. 178 4.7.5. Expediente de Saída do Porto ..................................................................... 179

5. GLOSSÁRIO .................................................................................................................. 180

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Índice de Figuras Figura 2-1 – Cadeia de Valor do IHRU ........................................................................................13 Figura 2-2 – Área de Intervenção: Financiamento .......................................................................13 Figura 2-3 – Área de Intervenção: Comercialização .....................................................................13 Figura 2-4 – Área de Intervenção: Solos .....................................................................................14 Figura 2-5 – Área de Intervenção: Intervenção Urbana ................................................................14 Figura 3-1 – Esquema da Arquitectura Aplicacional .....................................................................16 Figura 3-2 – Formulário de criação/alteração de Entidades ..........................................................18 Figura 3-3 – Formulário de criação/alteração de Empreendimentos..............................................20 Figura 3-4 – Identificação do Cliente .........................................................................................21 Figura 3-5 – Identificação do Geográfica ....................................................................................21 Figura 3-6 – Identificação Física da Operação .............................................................................22 Figura 3-7 – Acordos ...............................................................................................................22 Figura 3-8 – Identificação Financeira da Operação ......................................................................23 Figura 3-9 – Formulário de Processos ........................................................................................23 Figura 3-10 – Separador Caracterização .....................................................................................24 Figura 3-11 – Separador Operações ..........................................................................................24 Figura 3-12 – Separador Parcelas ..............................................................................................25 Figura 3-13 – Separador SOLARH ..............................................................................................25 Figura 3-14 – Separador PER-FAMíLIAS ......................................................................................26 Figura 3-15 – Separador RECRIA/REHABITA/RECRIPH ..................................................................26 Figura 3-16 – Separador Comercialização...................................................................................27 Figura 3-17 – Separador Alienação de Solos / Separador Datas ....................................................27 Figura 3-18 – Separador Valores ...............................................................................................28 Figura 3-19 – Separador Concorrentes.......................................................................................28 Figura 3-20 – Separador Condições Pagamento ..........................................................................28 Figura 3-21 – Separador Garantias ............................................................................................28 Figura 3-22 – Separador Movimentos ........................................................................................29 Figura 3-23 – Separador Previsões de Utilização .........................................................................29 Figura 3-24 – Ecrã Cabimentação ..............................................................................................30 Figura 3-25 – Separador Previsões de Reembolso .......................................................................31 Figura 3-26 – Separador Estrutura de Custos ..............................................................................31 Figura 3-27 – Separador Obras .................................................................................................32 Figura 3-28 – Separador Valores de Venda e Aquisição ................................................................33 Figura 3-29 – Separador Contratos ............................................................................................33 Figura 3-30 – Separador Condições Financeiras ..........................................................................34 Figura 3-31 – Separador Movimentos ........................................................................................34 Figura 3-32 – Separador Documentação ....................................................................................35 Figura 3-33 – Separador Distrates .............................................................................................35 Figura 3-34 – Separador Avaliações Mensais ..............................................................................36 Figura 3-35 – Separador PUF ....................................................................................................36 Figura 3-36 – Separador Descrições...........................................................................................37 Figura 3-37 – Separador Garantias ............................................................................................37 Figura 3-38 – Separador Cancelamentos ....................................................................................38 Figura 3-39 – Separador Registo Adquirentes .............................................................................38 Figura 3-40 – Separador Adquirentes – Situação Actual ...............................................................39 Figura 3-41 – Separador Domínios ............................................................................................39 Figura 3-42 – Separador Registo Domínios .................................................................................40 Figura 3-43 – Separador Documentação Interna .........................................................................40

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Figura 3-44 – Formulário Acordo / Separador Caracterização .......................................................41 Figura 3-45 – Separador Programação Financeira .......................................................................42 Figura 3-46 – Separador Ocorrências .........................................................................................42 Figura 3-47 – Separador Execução ............................................................................................43 Figura 3-48 – Formulário Acordos Documentação .......................................................................43 Figura 3-49 – Ecrã Principal do SGC ...........................................................................................44 Figura 3-50 – Ecrã de Financiamento .........................................................................................45 Figura 3-51 – Ecrã de Cabimentos .............................................................................................46 Figura 3-52 – Ecrã de Prestações Longo Prazo ............................................................................46 Figura 3-53 – Ecrã de Liquidações Longo Prazo ...........................................................................47 Figura 3-54 – Ecrã do Plano de Reembolso .................................................................................47 Figura 3-55 – Ecrã do Plano de Reembolso SOLARH ....................................................................48 Figura 3-56 – Ecrã dos Planos Especiais de Reembolso ................................................................48 Figura 3-57 – Ecrã de Outras Informações ..................................................................................49 Figura 3-58 – Ecrã de Bonificações ............................................................................................49 Figura 3-59 – Ecrã de Datas ......................................................................................................50 Figura 3-60 – Ecrã de Diversos ..................................................................................................50 Figura 3-61 – Ecrã de Análise de Conta Corrente – Capital ...........................................................51 Figura 3-62 – Ecrã de Análise de Conta Corrente - Juros ..............................................................52 Figura 3-63 – Ecrã de Cálculo de Posição de Dívida .....................................................................52 Figura 3-64 – Ecrã de Cálculo de Juros Remuneratórios ...............................................................53 Figura 3-65 – Ecrã de Movimentos ............................................................................................54 Figura 3-66 – Ecrã de Detalhe de Movimento .............................................................................54 Figura 3-67 – Ecrã das Linhas do Movimento ..............................................................................55 Figura 3-68 – Ecrã de Documentos Associados ...........................................................................56 Figura 3-69 – Ecrã de Detalhe de Documento Associado ..............................................................56 Figura 3-70 – Ecrã das PUF .......................................................................................................57 Figura 3-71 – Ecrã de Detalhe de uma PUF .................................................................................57 Figura 3-72 – Ecrã de Prorrogações de Prazo ..............................................................................58 Figura 3-73 – Ecrã de Detalhe de Prorrogações de Prazo .............................................................59 Figura 3-74 – Ecrã de Contrato de Reforço .................................................................................59 Figura 3-75 – Ecrã de Detalhe do Contrato de Reforço ................................................................60 Figura 3-76 – Ecrã de Condições Financeiras Especiais .................................................................60 Figura 3-77 – Ecrã de Condições Financeiras Especiais para Longo Prazo .......................................61 Figura 3-78 – Ecrã de Situação do Financiamento .......................................................................61 Figura 3-79 – Ecrã de Detalhe da Situação do Financiamento .......................................................62 Figura 3-80 – Ecrã de Situação de Obra ......................................................................................62 Figura 3-81 – Ecrã de Detalhe de Situação de Obra .....................................................................62 Figura 3-82 – Ecrã de Selecção de Universo ................................................................................63 Figura 3-83 – Ecrã de Candidatura.............................................................................................64 Figura 3-84 – Ecrã de Entidades Beneficiárias .............................................................................65 Figura 3-85 – Ecrã de Anotações da Candidatura ........................................................................65 Figura 3-86 – Ecrã de Movimento de Ficheiros do Acordo ............................................................65 Figura 3-87 – Ecrã de Fecho Temporário do Ficheiro ...................................................................66 Figura 3-88 – Ecrã dos Núcleos do Acordo..................................................................................66 Figura 3-89 – Ecrã dos Alojamentos do Acordo ...........................................................................67 Figura 3-90 – Ecrã de Detalhe do Alojamento .............................................................................67 Figura 3-91 – Ecrã das Famílias do Acordo..................................................................................68 Figura 3-92 – Ecrã das Pessoas do Acordo ..................................................................................69 Figura 3-93 – Ecrã dos Locais de Realojamento ...........................................................................69 Figura 3-94 – Ecrã dos Mapas e Relatórios do Programa ..............................................................70

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Figura 3-95 – Esquema de dados da caracterização da Entidade no SIGA .......................................75 Figura 3-96 – Esquema de dados de classificação da Entidade no SIGA ..........................................76 Figura 3-97 – Ecrã de Consulta do Directório de Entidades do Portal da Habitação .........................77 Figura 3-98 – Tabela de Entidade do Portal da Habitação.............................................................77 Figura 3-99 – Esquema de dados das Entidades do Portal da Habitação ........................................77 Figura 3-100 – Esquema de dados entre Entidades e Representantes ...........................................78 Figura 3-101 – Esquema de dados dos Contactos dos Representantes ..........................................79 Figura 3-102 – Lista de Entidades Assinantes ..............................................................................80 Figura 3-103 – Informação Geral do Assinante ...........................................................................80 Figura 3-104 – Outras Informações do Assinante ........................................................................81 Figura 3-105 – Informação Complementar do Assinante ..............................................................81 Figura 3-106 – Registo de Leitores ............................................................................................82 Figura 3-107 – Ficha de Leitor ...................................................................................................83 Figura 3-108 – Pesquisa de Leitores ..........................................................................................84 Figura 3-109 – Folha de Solicitações de Documentos ..................................................................84 Figura 3-110 – Registo de morador do Habisoft ..........................................................................85 Figura 3-111 – Listagem dos Pedidos de Habitação .....................................................................86 Figura 3-112 – Ficha de Requerente ..........................................................................................86 Figura 3-113 – Esquema de Dados das Entidades dos Recenseamentos .........................................87 Figura 3-114 – Esquema de Dados da Pessoa .............................................................................88 Figura 3-115 – Esquema de Dados das Entidades do NRAU ..........................................................89 Figura 3-116 – Esquema de Dados das Entidades das CAM ..........................................................90 Figura 3-117 – Esquema de Dados das Entidades da Porta 65 Jovem .............................................91 Figura 3-118 – Separador Interno .............................................................................................95 Figura 3-119 – Ecrã de Detalhe de um Documento ......................................................................96 Figura 3-120 – Ecrã de Pesquisa de Documentos ........................................................................97 Figura 3-121 – Ecrã de Registo de Encaminhamento de um Documento ........................................97 Figura 3-122 – Ecrã de Recepção de um Documento ...................................................................98 Figura 3-123 – Esquema de Dados do Património no SIGA/SGC ....................................................99 Figura 3-124 – Esquema de Dados da Parcela ........................................................................... 100 Figura 3-125 – Esquema de Dados do IPA ................................................................................ 102 Figura 3-126 – Estrutura de Dados do Património no Habisoft .................................................... 102 Figura 3-127 – Registo de Bairro do Habisoft ............................................................................ 103 Figura 3-128 – Registo de Edifício do Habisoft .......................................................................... 103 Figura 3-129 – Registo de Fracção do Habisoft ......................................................................... 104 Figura 3-130 – Registo de Morador do Habisoft ........................................................................ 104 Figura 3-131 – Registo de Venda do Habisoft ........................................................................... 105 Figura 3-132 – Cabeçalho do Ficheiro de Registo de Solos.......................................................... 105 Figura 3-133 – Representação do Património no NRAU ............................................................. 107 Figura 3-134 – Representação do Património na Porta 65 Jovem ................................................ 107 Figura 3-135 – Organização do Orçamento Anual ..................................................................... 108 Figura 3-136 – Organização do Orçamento PIDDAC ................................................................... 109 Figura 3-137 – Organização do Orçamento de Funcionamento ................................................... 109 Figura 3-138 – Formulário Orçamento / Separador Orçamento .................................................. 110 Figura 3-139 – Separador Algoritmos ...................................................................................... 111 Figura 3-140 – Separador Valores do Orçamento ...................................................................... 113 Figura 3-141 – Separador Histórico de Manutenção .................................................................. 114 Figura 4-1 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Financiamento ....................................... 115 Figura 4-2 Diagrama de Processo: Assinatura de Acordos PROHABITA ......................................... 119 Figura 4-3 Diagrama de Processo: Recenseamentos .................................................................. 120 Figura 4-4 Diagrama de Processo: Pedido de Financiamento ...................................................... 121

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Figura 4-5 Diagrama de Processo: Pedido de Certificação .......................................................... 128 Figura 4-6 Diagrama de Processo: Homologação do Projecto ..................................................... 129 Figura 4-7 Diagrama de Processo: Alteração do Projecto ........................................................... 131 Figura 4-8 Diagrama de Processo: Alteração da Estrutura de Custos ........................................... 132 Figura 4-9 Diagrama de Processo: Reforço/Redução do Financiamento ....................................... 133 Figura 4-10 Diagrama de Processo: Alteração do Adjudicatário .................................................. 135 Figura 4-11 Diagrama de Processo: Cedência de Posição Contractual .......................................... 136 Figura 4-12 Diagrama de Processo: Pedido de alienação de Fogos aos Arrendatários .................... 138 Figura 4-13 Diagrama de Processo: 2ª Venda de Fogos Comparticipados ..................................... 139 Figura 4-14 Diagrama de Processo: Fixação dos Valores de Venda .............................................. 140 Figura 4-15 Diagrama de Processo: Levantamento do Ónus de Inalienabilidade ........................... 141 Figura 4-16 Diagrama de Processo: Exercício do Direito de Preferência ....................................... 142 Figura 4-17 Diagrama de Processo: Acordos de Cedência de Terreno .......................................... 143 Figura 4-18 Diagrama de Processo: Contratação ....................................................................... 144 Figura 4-19 Diagrama de Processo: Liquidações ........................................................................ 147 Figura 4-20 Diagrama de Processo: Controlo e Liquidação de Bonificações .................................. 148 Figura 4-21 Diagrama de Processo: Pedido de Bonificações das ICs ............................................. 149 Figura 4-22 Diagrama de Processo: Execução Financeira............................................................ 150 Figura 4-23 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Comercialização ................................... 152 Figura 4-24 Diagrama de Processo: Formalizar a posse de património ......................................... 153 Figura 4-25 Diagrama de Processo: Preservar imóveis adquiridos para venda .............................. 154 Figura 4-26 Diagrama de Processo: Comercializar terrenos ou imóveis aquiridos.......................... 155 Figura 4-27 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Solos ................................................... 156 Figura 4-28 Diagrama de Processo: Transmissão ....................................................................... 157 Figura 4-29 Diagrama de Processo: Mapa de Processos ............................................................. 159 Figura 4-30 Diagrama de Processo: Iniciativa Bairros Críticos ..................................................... 161 Figura 4-31 Diagrama de Processo: Gestão de Planos Integrados ................................................ 163 Figura 4-32 Diagrama de Processo: Pequena Conservação - Lisboa ............................................. 164 Figura 4-33 Diagrama de Processo: Grande Conservação - Lisboa ............................................... 165 Figura 4-34 Diagrama de Processo: Pequena Conservação - Porto .............................................. 166 Figura 4-35 Diagrama de Processo: Grande Conservação - Porto ................................................ 167 Figura 4-36 Diagrama de Processo: PRUs ................................................................................. 168 Figura 4-37 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Gestão de Empréstimos Obtidos ............ 170 Figura 4-38 Diagrama de Processo: Pagamento de Dívida .......................................................... 171 Figura 4-39 Diagrama de Processo: Elaboração De Relatórios ..................................................... 172 Figura 4-40 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Prémio IHRU ........................................ 173 Figura 4-41 Diagrama de Processo: Prémio IHRU ...................................................................... 174 Figura 4-42 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Expediente .......................................... 175 Figura 4-43 Diagrama de Processo: Expediente de Entrada de Lisboa .......................................... 176 Figura 4-44 Diagrama de Processo: Expediente de Saída de Lisboa ............................................. 177 Figura 4-45 Diagrama de Processo: Expediente de Entrada do Porto ........................................... 178 Figura 4-46 Diagrama de Processo: Expediente de Saída do Porto .............................................. 179

Índice de Tabelas Tabela 3-1 – Esquema da Tabela SGCCA_INTEGRACONTABILIDADE ..............................................71 Tabela 3-2 – Esquema da Tabela RGDETALHEDADOS...................................................................73 Tabela 4-1 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Financiamento .............................. 118

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Tabela 4-2 Tabela Resumo do Processo: Assinatura de Acordos PROHABITA ................................ 119 Tabela 4-3 Tabela Resumo do Processo: Recenseamentos ......................................................... 120 Tabela 4-4 Tabela Resumo do Processo: Pedido de Financiamento ............................................. 122 Tabela 4-5 Documentação do Processo: Pedido de Financiamento ............................................. 127 Tabela 4-6 Tabela Resumo do Processo: Pedido de Certificação ................................................. 128 Tabela 4-7 Tabela Resumo do Processo: Homologação do Projecto ............................................ 129 Tabela 4-8 Documentação do Processo: Homologação do Projecto ............................................ 130 Tabela 4-9 Tabela Resumo do Processo: Alteração do Projecto .................................................. 131 Tabela 4-10 Tabela Resumo do Processo: Alteração da Estrutura de Custos ................................. 132 Tabela 4-11 Documentação do Processo: Alteração da Estrutura de Custos ................................. 132 Tabela 4-12 Tabela Resumo do Processo: Reforço/Redução do Financiamento ............................ 133 Tabela 4-13 Documentação do Processo: Reforço/Redução do Financiamento ............................ 134 Tabela 4-14 Tabela Resumo do Processo: Alteração do Adjudicatário ......................................... 135 Tabela 4-15 Tabela Resumo do Processo: Cedência de Posição Contractual ................................. 136 Tabela 4-16 Documentação do Processo: Cedência de Posição Contractual ................................. 137 Tabela 4-17 Tabela Resumo do Processo: Alienação de Fogos aos Arrendatários .......................... 138 Tabela 4-18 Tabela Resumo do Processo: 2ª Venda de Fogos Comparticipados ............................ 139 Tabela 4-19 Tabela Resumo do Processo: Fixação dos Valores de Venda ..................................... 140 Tabela 4-20 Tabela Resumo do Processo: Levantamento do Ónus de Inalienabilidade .................. 141 Tabela 4-21 Documentação do Processo: Levantamento do Ónus de Inalienabilidade .................. 141 Tabela 4-22 Tabela Resumo do Processo: Exercício do Direito de Preferência .............................. 142 Tabela 4-23 Tabela Resumo do Processo: Acordos de Cedência de Terreno ................................. 143 Tabela 4-24 Tabela Resumo do Processo: Contratação .............................................................. 144 Tabela 4-25 Documentação do Processo: Contratação .............................................................. 146 Tabela 4-26 Tabela Resumo do Processo: Liquidações ............................................................... 147 Tabela 4-27 Tabela Resumo do Processo: Controlo e Liquidação de Bonificações ......................... 148 Tabela 4-28 Tabela Resumo do Processo: Pedido de Bonificações das ICs .................................... 149 Tabela 4-29 Tabela Resumo do Processo: Execução Financeira ................................................... 151 Tabela 4-30 Documentação do Processo: Execução Financeira ................................................... 151 Tabela 4-31 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Comercialização .......................... 152 Tabela 4-32 Tabela Resumo do Processo: Formalizar a posse de património ................................ 153 Tabela 4-33 Tabela Resumo do Processo: Preservar imóveis adquiridos para venda ..................... 154 Tabela 4-34 Tabela Resumo do Processo: Comercializar terrenos ou imóveis aquiridos ................. 155 Tabela 4-35 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Solos .......................................... 156 Tabela 4-36 Tabela Resumo do Processo: Transmissão .............................................................. 158 Tabela 4-37 Documentação do Processo: Transmissão .............................................................. 158 Tabela 4-38 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos .................................................... 160 Tabela 4-39 Tabela Resumo do Processo: Iniciativa Bairros Críticos ............................................ 161 Tabela 4-40 Documentação do Processo: Iniciativa Bairros Críticos ............................................. 162 Tabela 4-41 Tabela Resumo do Processo: Gestão de Planos Integrados ....................................... 163 Tabela 4-42 Tabela Resumo do Processo: Pequena Conservação - Lisboa .................................... 164 Tabela 4-43 Tabela Resumo do Processo: Grande Conservação - Lisboa ...................................... 165 Tabela 4-44 Tabela Resumo do Processo: Pequena Conservação - Porto ..................................... 166 Tabela 4-45 Tabela Resumo do Processo: Grande Conservação - Porto ....................................... 167 Tabela 4-46 Tabela Resumo do Processo: PRUs ........................................................................ 168 Tabela 4-47 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Gestão de Empréstimos Obtidos ... 170 Tabela 4-48 Tabela Resumo do Processo: Pagamento de Dívida ................................................. 171 Tabela 4-49 Tabela Resumo do Processo: Elaboração De Relatórios ............................................ 172 Tabela 4-50 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Prémio IHRU ............................... 173 Tabela 4-51 Tabela Resumo do Processo: Prémio IHRU ............................................................. 174 Tabela 4-52 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Expediente ................................. 175

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Tabela 4-53 Tabela Resumo do Processo: Expediente de Entrada de Lisboa ................................. 176 Tabela 4-54 Tabela Resumo do Processo: Expediente de Saída de Lisboa .................................... 177 Tabela 4-55 Tabela Resumo do Processo: Expediente de Entrada do Porto .................................. 178 Tabela 4-56 Tabela Resumo do Processo: Expediente de Saída do Porto ..................................... 179

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1. Introdução

O objectivo deste documento é fazer o levantamento da situação actual em vigor no IHRU, ao nível das áreas de negócio identificadas. Pretende-se por um lado perceber de que forma os sistemas existentes dão suporte aos processos de negócio do IHRU, e por outro, fazer o levantamento da tramitação processual associada a cada processo de negócio do IHRU. O presente documento está organizado nos seguintes capítulos: 1 - INTRODUÇÃO 2 - CADEIA DE VALOR, onde se apresenta a cadeia de valor do IHRU, a qual está na base das áreas de negócio identificadas. 3 - LEVANTAMENTO APLICACIONAL, onde se apresentam as conclusões resultantes do trabalho de levantamento das aplicações e sistemas do IHRU. 4 - LEVANTAMENTO DE PROCESSOS, onde se apresenta o resultado do trabalho de levantamento e modelação de todos os processos que suportam o negócio do IHRU. 5 - GLOSSÁRIO

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2. Cadeia de Valor

O diagrama seguinte apresenta a Cadeia de Valor do IHRU no âmbito do levantamento efectuado.

Figura 2-1 – Cadeia de Valor do IHRU

Estão identificadas 4 grandes áreas de intervenção do IHRU, relacionadas com o presente projecto:

Financiamento: actividade central do IHRU que consiste na realização de operações de financiamento ao abrigo das diversas linhas de crédito disponíveis.

Figura 2-2 – Área de Intervenção: Financiamento

Comercialização: actividade de venda de património (fogos) propriedade do IHRU, nomeadamente os que resultam de processos de Dação.

Figura 2-3 – Área de Intervenção: Comercialização

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Solos: gestão da bolsa de terrenos do IHRU.

Figura 2-4 – Área de Intervenção: Solos

Intervenção Urbana: realização de projectos de construção, reabilitação, conservação ou outros, os quais podem ou não incidir sobre património do IHRU.

Figura 2-5 – Área de Intervenção: Intervenção Urbana

Estão identificadas 2 grandes áreas de suporte, transversais ao negócio do IHRU:

Gestão de Documentos: incorpora os circuitos de entrada e saída de correspondência no IHRU.

Gestão de Empréstimos Obtidos: gestão financeira dos empréstimos obtidos pelo IHRU a entidades externas.

Os capítulos seguintes detalham as áreas de negócio e de suporte apresentadas acima.

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3. Levantamento Aplicacional

Aquando da sua criação, o negócio do INH/IHRU era suportado por pequenos sistemas de informação que trabalhavam de forma desconexa. Cada departamento geria a sua parte nos processos de forma independente, recorrendo ou não a pequenas aplicações baseadas em Excel ou Access para o fazer. Desta forma, um processo passava de departamento em departamento em suporte de papel e cada um registava ou recolhia a informação necessária às suas tarefas de forma faseada, armazenando dados quer através de tecnologias de informação, quer através de cópias arquivadas em papel, o que ainda é feito hoje em dia.

Com o tempo, foram surgindo aplicações cada vez mais complexas, patrocinadas por cada departamento de forma autónoma. No entanto, apenas davam resposta a partes do processo, não promovendo a partilha de informação nem o tratamento dos processos de uma forma continuada e acompanhada, desde a sua criação ao seu encerramento.

As aplicações mais evoluídas foram desenvolvidas segundo uma arquitectura do tipo cliente/servidor mas sem existir a noção de serviço ou de entidades partilhadas. Cada aplicação gere o seu nicho de interesse sobre o negócio e, quando a informação é partilhada entre estes sistemas, isso não é feito de forma directa mas através de novas tabelas com informação duplicada ou de vistas sobre tabelas já existentes. Cada sistema identifica um mesmo processo através de códigos diferentes, próprios de cada departamento, não permitindo a sua rápida identificação, manipulação ou partilha.

Apesar desta realidade, já se conseguiu, com algum grau de sucesso, a unificação de alguns destes sistemas numa só aplicação, tornando possível a visão de um processo de uma forma global. No entanto, muito deste esforço é, em parte, boicotado quer pela má utilização da nova aplicação quer pela manutenção de muitos sistemas aplicacionais independentes que duplicam e dispersam informação, tanto em formato digital como em papel.

O objectivo deste documento é descrever um pouco do que é a arquitectura dos sistemas de informação que suportam o negócio de financiamento e os serviços prestados pelo IHRU. São apresentadas as suas características mais importantes, o seu funcionamento e a sua interacção com outros sistemas internos ou externos ao IHRU. Não se pretende descrever exaustivamente todas as funcionalidades destes sistemas, mas apenas permitir o seu enquadramento no levantamento de processos da situação actual.

Em seguida, vão ser descritos os sistemas de informação actuais mais importantes como o SIGA (Sistema Integrado de Gestão Aplicacional), responsável pelo acompanhamento geral dos processos, e o SGC (Sistema de Gestão de Contratos), que faz a gestão financeira dos contratos celebrados no âmbito desses processos. As aplicações auxiliares, como as bases de dados dos recenseamentos, ou aquelas com as quais estes sistemas interagem, como o GIAF ou a aplicação do Banco de Portugal, também vão ser analisadas com algum detalhe. Por fim, será feito um levantamento dos processos de gestão de entidades, património, orçamento e documentos actuais, de forma a identificar as suas necessidades actuais e identificar eventuais fragilidades.

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3.1. Arquitectura Aplicacional

Na figura seguinte são apresentadas as aplicações de suporte ao negócio mais importantes e a sua forma de interacção com outros sistemas internos ou externos ao IHRU.

Base de Dados

SIGA/SGC

Portal da

Habitação

Câmaras Municipais

Aplicação do

Banco de Portugal

Banco de Portugal

GIAF

IHRU

E-mailGestão de

Documentos

Público

MDBs

Recenseamento

SIGA/SGCTabelas

BdP

Tabelas

GIAF

Rede

http

http

Figura 3-1 – Esquema da Arquitectura Aplicacional

Esta representação não tem em conta a disposição física das aplicações mas apenas a sua organização lógica. O esquema de base de dados apenas tenta dar uma imagem da forma como os dados são passados entre aplicações.

SIGA

O SIGA faz a gestão dos processos de financiamento, certificação, comercialização e alienação de solos. É responsável pela criação das entidades envolvidas no processo, pela caracterização do mesmo e pela descrição dos projectos e empreendimentos, sendo esta informação utilizada de forma transversal por todos os serviços do IHRU. Os processos passam a ter um estado e são geridas as alterações mais importantes efectuadas sobre os mesmos durante todo o seu ciclo de vida. Este controlo é por vezes apenas um registo, para os casos em que as tarefas propriamente ditas são desempenhadas de forma manual ou por outros sistemas.

SGC

O SGC gere a conta corrente associada a cada contrato bem como todas as operações financeiras abrangidas pelo mesmo. Partilha e utiliza parte da informação do SIGA através de vistas sobre as tabelas de cada sistema. Os processos no SIGA são desdobrados em contratos que são depois geridos pelo SGC.

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Recenseamento

A base de dados do recenseamento consiste numa série de ficheiros MDB/Access que são trocados com os municípios por e-mail. Estas bases de dados são actualizadas conforme a necessidade e são criadas na sequência de um acordo entre o IHRU e um município com o objectivo de realojar as pessoas nelas contidas. Estes dados são utilizados para controlar a execução destes acordos. No entanto, isto é feito de forma independente, não havendo integração com o SIGA.

GIAF

O GIAF é uma aplicação de ERP (Enterprise Resource Planning) que faz a gestão da contabilidade do Instituto, além de ter outras funcionalidades. Esta gestão passa pelos dois tipos de contabilidade do IHRU (patrimonial e pública), pelo orçamento de funcionamento e pelos fundos do PIDDAC. A integração da informação produzida pelo SIGA e consumida pelo GIAF é feita através de tabelas de dados partilhadas.

Aplicação do Banco de Portugal

Esta aplicação é responsável pela criação dos ficheiros de informação que têm de ser enviados ao Banco de Portugal, no âmbito da informação de crédito ou de situações de incumprimento dos clientes. Estes ficheiros são gerados periodicamente e posteriormente submetidos via Web, através de formulários no site do Banco de Portugal. A informação que consta nos ficheiros é proveniente do SIGA/SGC e é recolhida a pedido através de uma tabela comum que a aplicação utiliza posteriormente para os gerar.

Portal da Habitação

O portal é uma aplicação Web que disponibiliza informação geral sobre o IHRU, os programas de realojamento e reabilitação que suporta, documentos de candidatura e simuladores. Possui uma área de clientes disponibilizada aos beneficiários dos programas NRAU e Porta 65 Jovem, não existindo qualquer suporte aos clientes de processos de financiamento ou arrendamento. À excepção destes dois programas, serve principalmente conteúdos estáticos e está isolado dos restantes sistemas.

Gestão de Documentos

A gestão de documentos é assegurada pelo SIGA. Os documentos (do tipo cartas e ofícios) são digitalizados e armazenados na rede interna do IHRU, em pastas criadas para cada departamento. No SIGA, cada documento (cartas e ofícios) é depois registado com a entidade remetente e encaminhado ao destinatário. Após este processo, todos os movimentos de envio e recepção dentro e fora do Instituto são igualmente registados no SIGA. Apesar de a consulta destes documentos poder já ser feita em formato digital, todos eles circulam depois dentro do Instituto em suporte de papel.

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3.2. Aplicação SIGA

A aplicação SIGA nasceu da necessidade de agrupar e dar um significado lógico à informação que estava espalhada um pouco por todos os departamentos do IHRU. O objectivo final era o de organizar os processos de financiamento, certificação, comercialização e alienação de solos numa informação única e centralizada e uniformizar o tratamento dado aos elementos desses processos, tais como as entidades, os empreendimentos, os projectos, as fontes de financiamento ou os documentos. Em seguida, vão ser descritas as partes mais relevantes desta aplicação e a forma como lidam com as principais áreas que suportam estes processos.

3.2.1. Gestão de Entidades

Entende-se por entidade todo o elemento que tenha qualquer tipo de intervenção num processo. Podem ser particulares, empresas, cooperativas, municípios, instituições de crédito ou mesmo empresas de comunicação social. Qualquer entidade participante num processo ou com a qual o IHRU tenha tido qualquer tipo de comunicação é registada no SIGA como uma entidade.

As entidades podem ter várias características mas, apenas os seus nomes completo e abreviado são de preenchimento obrigatório. Isto permite adaptar a sua estrutura a várias utilizações distintas mas, ao mesmo tempo, cria alguma ambiguidade e permite facilmente a duplicação de registos.

A consulta ou criação de uma entidade é sempre feita através do seguinte formulário:

Figura 3-2 – Formulário de criação/alteração de Entidades

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Este formulário pode ser acedido a partir da opção de menu Entidades, na criação de processos ou na gestão de documentos. Neste último, quando se regista o envio ou recepção de documentos do exterior, pode ser escolhida, como remetente ou destinatária, uma entidade já existente ou criada uma nova, se esta ainda não existir. Para simplificar o processo foi colocado um atalho que permite chamar directamente o formulário.

Uma entidade é obrigatoriamente identificada por um tipo e classificada segundo a sua intervenção nos processos do SIGA. Os restantes dados estão divididos por vários separadores, sendo que alguns só fazem sentido para determinados tipos de entidades como, por exemplo, o Agregado Familiar para particulares ou o Consórcios/Associações para consórcios ou associações de particulares.

Existe uma área de Análise Económico-Financeira que está disponível apenas para alguns tipos de entidades. Esta análise é apresentada num novo ecrã e permite consultar dados como informações financeiras produzidas pelos técnicos do IHRU, incidentes, ou alvarás. Permite ainda a consulta da situação do cliente perante a segurança social e as finanças e terá consequências jurídicas se este for devedor dessas entidades.

Um separador importante é o Envolvimento. A partir dele podemos visualizar todos os processos nos quais a entidade está envolvida. Podemos escolher qualquer um dos processos da lista e visualizar os seus detalhes no formulário do processo.

Uma entidade pode ser validada ou anulada, o que afecta a sua possível escolha noutros formulários da aplicação.

3.2.2. Gestão de Projectos

A área de projectos trata de toda a informação relacionada com a descrição física dos empreendimentos nos processos de construção.

Um empreendimento é identificado através de um código e, tipicamente, encontra-se limitado a uma finalidade e a um local geográfico específico, podendo ter mais do que uma fase. Cada empreendimento pode ter um ou mais projectos de arquitectura. Cada projecto é caracterizado parcela a parcela, entendendo-se por parcela uma unidade física que pode ser, por exemplo, um terreno, um edifício, um fogo, uma moradia, uma garagem, uma loja ou uma arrecadação.

Esta divisão é importante para permitir a caracterização do processo através do qual o projecto vai ser construído. Como existem linhas de crédito que apenas podem ser utilizadas na construção de parcelas com uma determinada finalidade, convém que estas possam ser separadas e identificadas individualmente, de modo a serem associadas a contratos com características e fontes de financiamento distintas. Os projectos, depois de admitidos, são analisados pela equipa de arquitectos da DAPC e da DP que verifica se estão condicentes com as regras de um projecto de habitação a custos controlados (HCC). Se isto se verificar, esta equipa propõe a sua homologação. Essa homologação é feita por projecto, ficando todas as suas parcelas homologadas por defeito.

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A criação ou consulta de um empreendimento e respectivo projecto é feita através do seguinte formulário:

Figura 3-3 – Formulário de criação/alteração de Empreendimentos

O formulário possui um separador de Projectos, onde são caracterizados os projectos, e um de Processos deste Empreendimento, onde é possível consultar os processos que foram criados ou associados ao empreendimento em causa.

Na caracterização do empreendimento, é possível visualizar uma estrutura hierárquica com os projectos e as diferentes parcelas pelas quais são compostos. Ao seleccionar uma determinada parcela podem ser consultados os seus detalhes no quadro ao lado.

3.2.3. Gestão de Processos

Os processos do IHRU podem ser divididos segundo o seu tipo por Financiamento, Comercialização, Certificação e Alienação de Solos. A área de processos trata de toda a informação relacionada com as candidaturas a estes tipos de processos.

A gestão de processos tem por objectivo acompanhar o processo do início ao fim e disponibiliza diversas funcionalidades que permitem, por exemplo, caracterizar operações, recolher documentação ou analisar as condições financeiras.

3.2.3.1. Caracterização

A criação de um novo processo é feita por etapas, através de um conjunto de formulários que recolhem informações sobre o cliente, a área geográfica e a descrição física do processo, eventuais acordos e condições financeiras da operação de financiamento.

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Figura 3-4 – Identificação do Cliente

No formulário de identificação do cliente são definidos o tipo de processo, o tipo de cliente e o cliente. A escolha do tipo de cliente limita a lista de clientes apresentada. Esta lista é preenchida com todas as entidades, validadas e não anuladas, disponíveis com o tipo determinado.

Figura 3-5 – Identificação do Geográfica

No formulário de identificação geográfica são indicados o local do processo, bem como o seu distrito, concelho e freguesia. A definição destes elementos limita a escolha dos empreendimentos que podem ser ou não associados ao processo.

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Figura 3-6 – Identificação Física da Operação

No formulário da identificação física da operação é caracterizado o processo segundo o seu objectivo e finalidade. Também é aqui que são indicadas as características das parcelas em termos de tipo e quantidade. Estes dados são importantes pois são eles que vão definir os tipos de financiamento, programas e linhas de crédito que o processo pode utilizar, de acordo com as suas regras de acesso.

Figura 3-7 – Acordos

O formulário dos acordos só deve ser preenchido se o processo for criado no âmbito de um acordo. Este acordo já deve ter sido celebrado na área de acordos do SIGA. Os elementos a indicar são o acordo ou o contrato programa ao abrigo do qual o processo será financiado.

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Figura 3-8 – Identificação Financeira da Operação

No ecrã de identificação financeira da operação são definidas as características financeiras de cada uma. As características financeiras indicam as linhas de crédito utilizadas, os montantes a financiar, as fontes de financiamento, os centros de responsabilidade e as entidades financiadoras.

Após estes passos, o processo fica criado e pode ser consultado pelo seguinte formulário:

Figura 3-9 – Formulário de Processos

O ecrã dos processos permite acompanhar e visualizar todas as acções efectuadas sobre o mesmo. O cabeçalho contém os dados gerais do processo e a situação dos seus contratos, sendo a consulta dos restantes elementos efectuada através de separadores organizados em grupos que podem ser chamados através do menu lateral da aplicação.

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A área da caracterização do processo permite consultar a sua identificação geográfica, processos já constituídos para o mesmo empreendimento, o somatório das parcelas segundo o seu tipo e as parcelas com garantia de compra, caso existam.

Figura 3-10 – Separador Caracterização

A área de operações permite a consulta de todas as operações definidas para o processo.

Figura 3-11 – Separador Operações

A caracterização da operação é preenchida com informação relativa ao tipo de operação e área. Os contratos associados à operação permitem registar os tipos de contrato, linhas de crédito, centro de responsabilidades do IHRU e valores. A zona dos acordos associados à operação indica se o processo é formalizado ao abrigo de algum acordo de adesão ou colaboração. Alguns campos de coeficientes são calculados pelo sistema segundo a caracterização das parcelas e do respectivo projecto. Estes coeficientes só se aplicam para processos de construção.

A área de parcelas apresenta as parcelas associadas à operação numa estrutura em forma de árvore. A visualização das parcelas pode ser feita por operação ou por contrato.

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Figura 3-12 – Separador Parcelas

Nas tabelas disponibilizadas podem ser consultadas as operações e os contratos. Para cada parcela ou conjunto de parcelas pode ser verificada a sua caracterização física e a sua informação no contexto de cada operação. A partir deste ecrã é possível consultar os detalhes das parcelas bem como associar ou inserir novas parcelas individualmente ou em bloco.

Dentro do grupo de separadores referentes à caracterização de processos, existem ainda separadores específicos a determinados programas de financiamento ou relativos a uma área de negócio. Nestes separadores são incluídas informações que apenas fazem sentido no âmbito destes tipos de processos.

Os processos do tipo SOLARH possuem um separador específico para informações referentes a este programa.

Figura 3-13 – Separador SOLARH

Após a escolha de uma das operações, é possível simular a elegibilidade ao programa. Essa simulação é efectuada através da importação de um ficheiro Excel enviado pelo município

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com os dados referentes ao agregado familiar. Todas as tabelas são preenchidas a partir deste ficheiro.

Os processos do tipo PER-FAMÍLIAS também possuem um separador próprio.

Figura 3-14 – Separador PER-FAMíLIAS

Neste ecrã, podemos visualizar os dados relativos à Entidade Financiadora do cliente e à tipologia recomendada para esta família. Após a inserção do número de matrícula, é possível importar da BD Recenseamentos a informação referente ao agregado familiar da entidade.

Neste separador é ainda possível visualizar o preço máximo das parcelas com base na portaria e na tipologia recomendada. Os processos de financiamento dos tipos RECRIA, REHABITA e RECRIPH possuem informações comuns e estão agrupados no mesmo separador.

Figura 3-15 – Separador RECRIA/REHABITA/RECRIPH

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Neste ecrã são preenchidos os campos com os números de processos, a data da comunicação ao requerente e as datas limite para o início e conclusão das obras. A partir deste ecrã, é também possível consultar o detalhe das parcelas. Os processos de comercialização possuem uma área que trata de toda a informação relativa à comercialização de imóveis na posse do IHRU por via de dação ou incumprimento.

Figura 3-16 – Separador Comercialização

Neste ecrã podem ser visualizadas as datas e os valores em dívida no crédito, a dívida a recuperar, o total previsto para venda e o total de obras. Através da distribuição automática é também possível distribuir pelas parcelas escolhidas os valores das dívidas a recuperar.

Os processos de alienação de solos por via de concursos públicos, venda directa ou permuta são geridos num separador próprio.

Figura 3-17 – Separador Alienação de Solos / Separador Datas

Neste ecrã é indicado o tipo de alienação e promoção, além de ser possível consultar os detalhes das parcelas a alienar em cada operação. São também apresentados vários separadores com os detalhes do negócio.

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O separador das datas regista as diversas datas referentes ao processo de alienação, bem como as parcelas de terreno a alienar. Os valores indicam os preços de aquisição, base de alienação e o valor por metro quadrado, além do valor de adjudicação e sinal.

Figura 3-18 – Separador Valores

O separador dos concorrentes apresenta uma listagem das entidades que adquiriram o Caderno de Encargos do concurso e, relativamente à entidade adjudicada, a data de adjudicação e o valor da mesma.

Figura 3-19 – Separador Concorrentes

O separador das condições de pagamento indica o número de pagamentos e a sua periodicidade.

Figura 3-20 – Separador Condições Pagamento

O separador das garantias permite o registo do tipo de garantia e os respectivos valores e datas.

Figura 3-21 – Separador Garantias

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O separador dos movimentos regista os movimentos associados a cada operação ou parcela.

Figura 3-22 – Separador Movimentos

O separador de movimentos pode estar associado a processos de comercialização ou de alienação de solos.

Os movimentos relacionados com processos de comercialização são referentes a condomínios, seguros, obras ou outras despesas relativas ao processo de venda das parcelas. Os movimentos dos processos de alienação de solos dizem respeito a despesas que se foram tendo com o terreno antes de este ser comercializado.

3.2.3.2. Previsões e Cabimentos

A área de previsões e cabimentos permite distribuir o valor total de acordo com o prazo de execução do contrato e o cálculo das previsões de utilização e reembolso. Além da distribuição das verbas, é também aqui que são registadas as dispensas de saldo, caso existam.

Nas previsões de utilização, os valores podem ser calculados automaticamente em função da data de início prevista e o prazo de execução definido pelo técnico.

Figura 3-23 – Separador Previsões de Utilização

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O valor total é calculado através de fórmulas que têm em conta o valor do custo base de construção para cada ano e trimestre, o coeficiente de projecto, o coeficiente de zona e a área bruta dos fogos. A distribuição inicial dos valores pelo prazo é feita automaticamente, ficando a grelha de previsões preenchida com os valores mensais previstos até ao final do prazo indicado. Todos os campos podem ser alterados de forma manual ou automática. Quando é feita uma distribuição manual, qualquer diferença entre o valor total e o somatório das previsões mensais e dos valores pagos é indicado na grelha do valor diferencial por distribuir. Quando é efectuado um pagamento, o botão de distribuição automática fica inactivo, sendo o valor total preenchido com o valor de contrato. Este valor vai sendo actualizado com a dedução dos encargos financeiros ou com a dispensa de saldo. Os valores propostos e pagos são actualizados de forma automática pelo SIGA e o SGC e não podem ser alterados. Na grelha de valores anuais são indicados os totais por ano dos valores previstos, cabimentados e a diferença entre os dois. Estas previsões possuem uma data que permite indicar a sua validação por parte do técnico responsável. Se as previsões não estiverem validadas não é possível efectuar a sua cabimentação. Quando ainda não existe estrutura de custos, podem ser alteradas as datas previstas de início e os meses estimados, dando origem a uma nova previsão automática. Este novo cálculo não tem em conta as eventuais correcções feitas de forma manual, sendo estas eliminadas. Ainda nesta área, é apresentado um botão de Pedido de Cabimento que permite a visualização do ecrã de Cabimentação.

Figura 3-24 – Ecrã Cabimentação

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Na grelha da rubrica, são indicados os valores disponibilizados por algoritmo e fonte de financiamento do contrato por ano. Na grelha da cabimentação podem ser verificados todos os cabimentos já efectuados ou à espera de validação superior. Para cada cabimento é possível verificar o histórico das suas validações, além de outros dados como o seu valor e data. Na grelha de detalhes podem ser consultados dados do cabimento escolhido bem como o de cabimentos anteriores e eventuais valores a regularizar. Nas previsões de reembolso, os valores das parcelas a liquidar, liquidadas e o valor médio por parcela são calculados automaticamente quando se acede ao ecrã.

Figura 3-25 – Separador Previsões de Reembolso

Também aqui, os valores do capital em dívida e das parcelas liquidadas e por liquidar são fornecidas pelo SGC. A distribuição automática é feita tendo em conta o número de parcelas a liquidar e o prazo de reembolso.

3.2.3.3. Estrutura de Custos

A área da estrutura de custos apresenta o total do investimento por fonte de financiamento e por capítulos.

Figura 3-26 – Separador Estrutura de Custos

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A aprovação da estrutura de custos é efectuada neste ecrã através de uma opção própria, onde apenas é necessário registar a data de aprovação. Depois de aprovada, já não é possível efectuar qualquer alteração, sendo apenas permitido efectuar reforços ou reduções aos capítulos da estrutura inicial.

3.2.3.4. Obras

A área das obras é responsável pelo registo de toda a informação relacionada com a execução de obras de um processo de construção ou reabilitação. Neste ecrã é possível verificar a existência de obras de infra-estruturas ou de edifícios e qual a sua evolução física e temporal, além de quem são os adjudicatários das mesmas.

Figura 3-27 – Separador Obras

Os dados indicados nas diversas grelhas podem ser alterados durante a execução dos trabalhos se existirem alterações de prazos ou um novo planeamento da empreitada. Além dos trabalhos globais, é ainda listado o detalhe das suas obras específicas. Isto simplifica a avaliação do estado das obras por parte dos técnicos que se deslocam ao local para efectuar os autos de obra. Além destes dados, é também possível consultar as datas e a percentagem de obra realizada.

3.2.3.5. Valores de Venda e de Aquisição

A área de valores de venda e de aquisição permite efectuar o cálculo e registar estes valores no processo.

Os valores de venda apenas podem ser calculados para processos de construção com uma operação de financiamento. Após a selecção dos fogos, é preenchida a data de referência para a fixação dos valores de venda e a ordem de serviço que regula os valores de construção por metro quadrado a ser carregado no simulador.

O simulador de valores de venda é um template em Excel utilizado pela aplicação. Depois de preenchido, os dados são importados para o SIGA e apresentados na tabela correspondente.

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O processo de cálculo dos valores de aquisição é semelhante ao dos valores de venda, baseando-se igualmente num template de simulador. Os valores de aquisição apenas podem ser calculados para processos de aquisição.

Figura 3-28 – Separador Valores de Venda e Aquisição

3.2.3.6. Contratos

A área de contratos permite visualizar as linhas de crédito, os montantes de financiamento e a caracterização das condições financeiras de cada contrato de um processo.

Figura 3-29 – Separador Contratos

Neste separador são também registadas as datas associadas à celebração do contrato, as entidades financiadoras, a origem dos fundos e as fontes de financiamento. Na área das condições financeiras podem ser visualizadas as características dos contratos e dos planos de reembolso de empréstimos, tais como o indexante, o spread, o tipo de taxa e a

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periodicidade dos juros dos contratos ou o prazo de amortização, a periodicidade e o período de carência dos planos de reembolso.

Figura 3-30 – Separador Condições Financeiras

A área de movimentos permite consultar os movimentos relativos a despesas com cada contrato do processo. Além destes valores, é também registada a informação relativa à liquidação e pagamento do imposto de selo permitindo que a contabilidade controle e assegure a entrega ao estado desses valores.

Figura 3-31 – Separador Movimentos

Na área de documentação são indicados os diversos documentos referentes aos contratos. Aqui existem separadores para distinguir entre documentação interna, externa e arquivada.

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Figura 3-32 – Separador Documentação

A área de valores de distrate está ligada ao SGC e permite visualizar a emissão de distrates de cada contrato e respectivas liquidações.

Figura 3-33 – Separador Distrates

3.2.3.7. Propostas de Utilização de Fundos

As propostas de utilização de fundos (PUF) são efectuadas com base nos autos de medição ou avaliação. Em função das mesmas, é proposto um valor a ser pago ao cliente que dá origem a uma utilização de capital.

A área das PUF possui dois separadores para o registo das avaliações mensais e das propostas de utilização de fundos.

O separador de avaliações permite o registo de avaliações mensais. Estas avaliações têm por base uma estrutura de custos, um adiantamento ou uma liquidação por tranche. Também é possível lançar uma PUF ou apagar uma avaliação desde que não possua PUF associadas.

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Figura 3-34 – Separador Avaliações Mensais

O ecrã das PUF permite consultar os detalhes dos valores propostos, acumulados e pagos anteriormente de acordo com os respectivos capítulos da estrutura de custos. Cada PUF tem de ser obrigatoriamente validada para poder ser paga.

Figura 3-35 – Separador PUF

3.2.3.8. Garantias e Registos de Cancelamentos de Hipoteca

A área das garantias e registos trata de toda a informação relativa a garantias sob a forma de hipotecas, consignação de receitas, garantias bancárias ou seguros caução.

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Figura 3-36 – Separador Descrições

No separador das descrições são registados os números das descrições nas conservatórias e das inscrições prediais das parcelas associadas ao processo, bem como os dados relativos à propriedade horizontal, se for o caso.

A área de garantias permite o registo das garantias dos contratos que podem ser bancárias, hipotecárias ou outras.

Figura 3-37 – Separador Garantias

A área de cancelamento permite libertar garantias nos casos em que o cliente devedor regulariza dívidas. Um cancelamento é uma declaração, emitida pelo IHRU, com o objectivo de cancelar uma hipoteca constituída sobre um imóvel dado como garantia. Este cancelamento pode ser emitido pela totalidade das fracções financiadas ou parcialmente, à medida que os fogos são escriturados.

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Figura 3-38 – Separador Cancelamentos

Os cancelamentos são emitidos através da árvore de parcelas e podem ser efectuados por um documento único ou vários documentos, facultado ao cliente mediante o reembolso proporcional da dívida (distrate). Pode ainda ser efectuado um cancelamento de ónus de intransmissibilidade, que é uma obrigação registada no cadastro predial que impede a sua transmissão mediante determinadas condições. Este levantamento tem de ser autorizado pelos órgãos competentes do IHRU, mediante o reembolso do valor das bonificações concedidas pelo Estado, acrescido de 10%.

3.2.3.9. Adquirentes

A área de adquirentes permite associar as parcelas de uma operação aos seus adquirentes. Além da sua identificação, também é possível registar eventuais desistências.

Figura 3-39 – Separador Registo Adquirentes

No separador da situação actual, podem ser consultadas as condições que os adquirentes possuem no presente.

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Figura 3-40 – Separador Adquirentes – Situação Actual

3.2.3.10. Domínios

A área de domínios regista o histórico dos diversos estados ou situações dos contratos do processo. Cada domínio é uma etapa do processo que pode possuir sub-domínios. Cada uma destas etapas tem uma situação que indica em que estado se encontra.

Figura 3-41 – Separador Domínios

O separador de domínios possui uma área de situações actuais e outra para as aprovações que apenas podem ser consultadas. As situações actuais indicam a situação actualizada de cada domínio, as aprovações indicam a situação das aprovações cuja situação seja Aprovada, Homologado, Contratada ou Formalizada.

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Figura 3-42 – Separador Registo Domínios

No registo de domínios, podem ser inseridos domínios, sub-domínios, situação e sub-situação de um processo. A tabela é carregada com as diversas situações do processo. Os domínios não podem existir sem situações. A cada domínio pode ser associado um contrato.

3.2.3.11. Documentação

A área de documentação permite o registo de documentos e a sua associação aos respectivos processos. Os separadores são semelhantes, servindo apenas para diferenciar o tipo de documentação entre interna, externa e arquivo.

Figura 3-43 – Separador Documentação Interna

A documentação está associada a processos, contratos e acordos. Este ecrã permite registar novos documentos ou associar documentos ao processo que já tenham sido registados na gestão de documentos.

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3.2.4. Gestão de Acordos

A área de gestão de acordos trata de toda a informação relativa aos acordos assinados entre o IHRU e um município ou outras entidades.

Figura 3-44 – Formulário Acordo / Separador Caracterização

A gestão de acordos engloba a caracterização do acordo, eventuais ocorrências e a sua execução. O código do acordo é único e serve como referência em todas as áreas do SIGA. As restantes informações dos acordos são o tipo de acordo, a entidade que lhe está associada, a sua descrição, o seu plano de execução, a sua data de conclusão e seus eventuais intervenientes.

A área da caracterização do acordo regista as ocorrências segundo um tipo que pode ser inicial, conversão ao prohabita, aditamento ou reprogramação (alterações ao acordo).

A grelha da distribuição tipológica indica os objectivos, os tipos de parcela (normalmente fogos), as quantidades totais por tipologia que são necessárias para suprir as necessidades habitacionais das famílias recenseadas no acordo. A grelha das entidades beneficiárias lista as entidades que intervêm na concretização do acordo. Para cada entidade, é indicado o número e a quantidade total por tipologia dos fogos que cada uma se compromete a efectuar. Estas entidades podem ser municípios, empresas públicas municipais, cooperativas, IPSS.

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Figura 3-45 – Separador Programação Financeira

A grelha da Programação Financeira contém a informação plurianual referente aos objectivos, tipos de parcelas, valores de comparticipações, empréstimos, capitais próprios, outros e um campo de totais que é a soma de todos os valores anteriores.

Figura 3-46 – Separador Ocorrências

No separador de ocorrências são registados todos os tipos de ocorrências que tenham existido durante o processo de inicialização ou execução.

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Figura 3-47 – Separador Execução

No separador da Execução, são apresentados todos os processos efectuados ao abrigo de um determinado acordo. A partir desta lista é possível consultar as características dos processos.

Figura 3-48 – Formulário Acordos Documentação

No formulário da documentação dos acordos, podem ser consultados todos os documentos referentes ou relacionados a um acordo previamente seleccionado. Esta documentação está dividida em interna, externa e arquivada, como habitualmente.

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3.3. Aplicação SGC

O Sistema de Gestão de Contratos (SGC) faz a gestão financeira dos empréstimos do IHRU. Criado para efectuar a gestão dos contratos de financiamento, com a integração dos processos de comparticipações provenientes do antigo IGAPHE e com a integração do MGC, passou também a gerir os contratos de comparticipação. Cada contrato é representado por um conjunto de totalizadores, actualizados em tempo real, que indicam as diferentes naturezas da dívida, como por exemplo, o capital em dívida, dos juros remuneratórios ou dos juros de juros, entre outros. Estes valores apenas podem ser modificados com a ocorrência de movimentos financeiros que creditam e debitam valores em determinados campos. Quando foi integrado no SIGA, muitas das funcionalidades do SGC que desencadeavam estes movimentos, passaram para este sistema. Além de toda a informação referente aos contratos se encontrar no SIGA, é também neste sistema que são executadas as principais operações financeiras, tais como a validação de PUF, os pedidos de prorrogação de prazo ou de reforço de financiamento. Apesar desta passagem, o SGC continua a ser utilizado pelas áreas financeiras para, entre outras funções, validar PUF, registar liquidações provenientes de reembolsos, alterar condições financeiras ou calcular valores para o levantamento de ónus.

O SGC pode ser acedido pelo SIGA através de um menu próprio ou através de um código de contrato específico sendo, neste caso, o utilizador direccionado directamente para a conta corrente desse contrato.

Figura 3-49 – Ecrã Principal do SGC

O interface inicial do SGC permite o acesso a várias funcionalidades divididas por secções lógicas. Em seguida, vão ser descritas as operações mais importantes e a forma de funcionamento de cada uma delas.

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3.3.1. Empréstimos

No menu de Empréstimos podem ser consultados os contratos de financiamento, os seus movimentos e documentos associados.

3.3.1.1. Financiamento

A opção de Financiamento apresenta uma ficha do contrato de financiamento.

Figura 3-50 – Ecrã de Financiamento

Neste formulário são indicados o número do contrato, a sua designação, o promotor, a fase à qual diz respeito, os números de fogos contratados e financiados, a linha de crédito utilizada, a origem dos fundos, a fonte de financiamento, a entidade financiadora e o código do processo do SIGA que deu origem ao contrato (PCC Origem).

No mesmo ecrã são ainda apresentados um quadro com o saldo de conta corrente e vários botões que permitem visualizar informação adicional.

O quadro do Saldo da Conta Corrente apresenta os totalizadores mais importantes do contrato tais como o capital, os juros remuneratórios, os juros de juros, os juros de mora, os juros de contas extra patrimoniais, os recebimentos não identificados, as despesas ou os totais a cargo do promotor e do estado, entre outros. O botão Visualizar Cabimento apresenta um ecrã onde podem ser consultados os valores anuais cabimentados.

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Figura 3-51 – Ecrã de Cabimentos

O quadro dos cabimentos dispõe, para cada ano, o valor já cabimentado e o cabimento ainda disponível. Se o financiamento for a longo prazo é disponibilizado um botão de Prestações Longo Prazo. Este ecrã apresenta as prestações emitidas que tenham sido liquidadas ou não e, noutro separador, as liquidações efectuadas e se estão associadas ou não a prestações.

Figura 3-52 – Ecrã de Prestações Longo Prazo

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Figura 3-53 – Ecrã de Liquidações Longo Prazo

Para os financiamentos a longo prazo, é definido um plano de reembolso que indica os valores das prestações mensais e quando devem ser pagas. Esta distribuição da dívida e dos juros é feita de forma automática pelo sistema. O botão Plano Reembolso apresenta um ecrã com as características deste plano.

Figura 3-54 – Ecrã do Plano de Reembolso

Entre os dados registados encontram-se o capital contratado e o em dívida, as taxas de juro, de bonificação e de progressividade, as datas de contrato e de utilização, o prazo total, as prestações crescentes ou constantes e a periodicidade. Os contratos de SOLARH possuem um quadro próprio onde é indicado o sistema de reembolso, o total da dívida, a data de início do plano, a taxa de juro, o número total de prestações, as prestações decrescentes e constantes e a periodicidade.

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Figura 3-55 – Ecrã do Plano de Reembolso SOLARH

No quadro inferior são listadas todas as prestações juntamente com a data, o valor e outra informação relevante, como a taxa de juro, o valor a amortizar e o valor dos juros, entre outros. Nas situações em que um promotor entra em incumprimento mas quer pagar a dívida, pode-se tentar definir um plano especial de reembolso (PLER) que possibilite esse objectivo. Como se trata de uma situação que é acordada com o cliente e por se tratar de um plano que tenta recuperar a dívida de uma forma mais condicionada, este plano é criado manualmente pelos técnicos e as suas prestações e datas de vencimento inseridas individualmente.

Figura 3-56 – Ecrã dos Planos Especiais de Reembolso

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Os planos especiais de reembolso possuem um ecrã semelhante ao do SOLARH, com a excepção de incluírem uma designação. O sistema de reembolso pode ser por prestações constantes, decrescentes, mistas ou aleatórias. O botão de informações apresenta um ecrã com outras possíveis informações sobre o financiamento.

Figura 3-57 – Ecrã de Outras Informações

A secção das Câmaras e dos Terceiros indica o valor da cedência de terrenos ou a pagar, o total de pagamentos, os pagamentos por realizar e o número de fogos atribuídos. A secção das Despesas indica as despesas processadas, liquidadas e em dívida enquanto a das PUF indica as que foram processadas e as que foram processadas e não liquidadas. São ainda apresentados o total de ganhos extra e o total da devolução de valores. O botão de Bonificações apresenta um ecrã com a informação sobre as bonificações processadas.

Figura 3-58 – Ecrã de Bonificações

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Este ecrã apresenta uma secção referente às bonificações a cargo do estado e outra para outras bonificações. Para a primeira são indicados os valores totais processados, requisitados ou liquidados e os saldos dos valores processados e não requisitados ou requisitados e não liquidados. Para a segunda são indicados os valores Jovem processados e liquidados e o valor do IHRU processados. O botão de Datas apresenta um ecrã resumo com todas as datas relevantes para o contrato.

Figura 3-59 – Ecrã de Datas

As datas limites dizem respeito à utilização, ao reembolso, à bonificação, à bonificação adicional, ao débito de juros de mora e ao débito de juros de juro. Para estas datas são apresentados o valor inicial e actual, uma vez que estas podem ser alteradas por prorrogações. Além destas datas, ainda são indicadas as datas de aprovação, de contratação, de reconhecimento da assinatura ou de início de contagem e da primeira utilização. O botão de Diversos apresenta um ecrã com dados referentes às áreas total, distratável ou distratada, ao número de fogos reembolsados, ao NIB e à instituição de crédito, ao contrato, à inclusão de distrates, à data de inclusão e a observações e estado.

Figura 3-60 – Ecrã de Diversos

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No ecrã de Financiamento, existem ainda outras funcionalidades acedidas através de menus.

3.3.1.2. Análise da Conta Corrente

No menu Editar, pode ser efectuada a análise da conta corrente segundo a natureza da dívida. Neste ecrã são apresentados todos os totalizadores organizados em débitos e os créditos e relacionados com a dívida de capital.

Figura 3-61 – Ecrã de Análise de Conta Corrente – Capital

Nos gerais estão incluídos o financiamento, o capital a financiar, as responsabilidades assumidas, as dispensas de saldo e os juros a capitalizar. Nos débitos estão incluídas as utilizações de capital, os juros capitalizados, as eventuais transferências de outros financiamentos e os outros juros tornados capital. Nos créditos são indicadas as liquidações de capital, as liquidações por via judicial, as liquidações por dação e eventuais perdões de dívida, transferências para outros financiamentos ou créditos não recuperados. A análise dos juros é apresentada segundo a sua natureza, podendo ser referente a juros remuneratórios, a juros de juros ou a juros de mora. Cada um destes tipos de juros possui um ecrã próprio, mas com os mesmos campos. A explicação do ecrã dos juros remuneratórios serve para os ecrãs das restantes naturezas.

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Figura 3-62 – Ecrã de Análise de Conta Corrente - Juros

Também nestes quadros existe uma separação entre créditos e débitos. Nos débitos são indicados os juros processados e as transferências de outros financiamentos. Nos créditos são apresentados os valores liquidados por via normal, liquidados por via judicial, liquidados por dação, perdoados, transferidos para outro financiamento, não recuperados e capitalizados.

3.3.1.3. Cálculo da Posição de Dívida

Através do menu Editar, é possível efectuar o cálculo da posição de dívida para uma determinada data. No ecrã da posição de dívida, depois de indicada a data e dada a ordem de processar, apresenta os valores da posição de dívida, dos juros remuneratórios, dos juros de juros, dos juros de mora, das bonificações do IHRU, das bonificações do Estado, dos juros de juros extra patrimoniais e dos juros de mora extra patrimoniais para essa data.

Figura 3-63 – Ecrã de Cálculo de Posição de Dívida

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No separador da posição de dívida é apresentada a dívida total registada em conta corrente e, em cada separador, os cálculos efectuados para os juros e bonificações. Os restantes separadores dizem respeito aos juros remuneratórios, aos juros de mora, aos juros de juros, aos juros extra patrimoniais e às bonificações do Estado e do IHRU. Os restantes separadores são semelhantes nos valores que apresentam sendo para todos apresentada uma lista com os momentos, as datas de início e de fim, o capital em dívida, o número de dias, a taxa utilizada e o valor dos juros ou bonificações correspondentes.

Figura 3-64 – Ecrã de Cálculo de Juros Remuneratórios

3.3.1.4. Movimentos

Os movimentos podem ser consultados através do menu Relações e são apresentados num ecrã onde pode ser visualizada uma lista de todos os movimentos registados num financiamento.

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Figura 3-65 – Ecrã de Movimentos

Para cada movimento é apresentado o financiamento, o tipo de movimento, o código, a data de referência, a data valor, o valor e o estado. Ao seleccionar um movimento, podem ser consultados os seus dados com mais detalhe através de um ecrã próprio.

Figura 3-66 – Ecrã de Detalhe de Movimento

Os dados apresentados são o número de financiamento, o promotor, o tipo de movimento, o código, a descrição, as datas de referência e valor, o valor, o número de fogos, o número do extracto bancário e a conta bancária. Além desta informação ainda pode existir informação sobre financiamentos associados, no caso de transferências de capital ou juros entre contratos, sobre uma bonificação, com a indicação de um ano e um mês, e sobre o GIAF, tal como o número de processo, o número de lançamento, observações e estado.

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Todos os movimentos são tipificados tendo, cada um, uma definição dos cálculos a efectuar sobre um ou mais totalizadores.

3.3.1.5. Linhas do Movimento

Também no menu Relações, podem ser verificadas as linhas do movimento.

Figura 3-67 – Ecrã das Linhas do Movimento

Estas linhas tipificam e detalham o movimento. Cada linha possui um valor que pode estar ou não preenchido e vai depois debitar ou creditar determinados totalizadores. Por exemplo, um pagamento de juros possui linhas para indicar os juros a pagar, a bonificação a pagar ou o valor a capitalizar, entre outros. Se o objectivo do movimento for o de capitalizar os juros, é normal que o valor em causa seja colocado na linha do valor a capitalizar e não na linha dos juros a pagar. Por outro lado, no caso do pagamento de uma prestação em que uma parte do valor corresponde a uma amortização de capital e a outra parte a um pagamento de juros e que, além disso, possua juros bonificados então, um movimento de emissão de nota de débito, terá pelo menos três linhas com valores preenchidos para o capital, para os juros e para a bonificação. Um determinado movimento possui um conjunto de linhas fixo. Os valores das linhas são preenchidos ou não segundo o objectivo do movimento ou a situação específica a que visa dar resposta.

3.3.1.6. Documentos Associados

No menu de Relações podem ser consultados os documentos associados a cada movimento.

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Figura 3-68 – Ecrã de Documentos Associados

Se seleccionarmos o documento, podemos visualizar o seu detalhe num quadro à parte.

Figura 3-69 – Ecrã de Detalhe de Documento Associado

Todos os documentos estão tipificados, sendo que aqui apenas são registados documentos contabilísticos. O registo de documentos é totalmente automatizado pelo sistema. A informação apresentada indica o número de financiamento, o tipo de movimento, o código, o número de documento, o tipo de documento, a designação, a entidade emissora e eventuais observações. São registadas igualmente as datas de envio, recepção, emissão, aprovação e limite de pagamento, esta última para as notas de débito, e o número de prestação e o fogo, se fizerem sentido no contexto do documento. O documento ainda possui um número de referência interna e outro de referência externa. Este ecrã permite a impressão de uma segunda via, se tal for necessário.

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3.3.1.7. Propostas de Utilização de Fundos

Na opção das PUF, podemos visualizar uma lista com as propostas de utilização de fundos efectuadas no SIGA e já validadas pelo director.

Figura 3-70 – Ecrã das PUF

Ao seleccionar uma proposta da lista, podem ser consultar os seus dados detalhados numa ficha própria.

Figura 3-71 – Ecrã de Detalhe de uma PUF

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Nesta ficha podem ser consultados os dados referentes ao seu código, à data, ao auto que lhe deu origem, ao financiamento, ao promotor, ao cabimento disponível, ao valor proposto pelo técnico e à data de aprovação. Se a proposta foi paga, são aqui representados os dados correspondentes ao valor pago, ao banco do promotor, à data de pagamento, ao número do cheque, ao banco do IHRU e a indicação de que o promotor possui a sua situação com a segurança social regularizada. Os códigos dos movimentos 10 (Registo de Compromisso) e 12/49 (Utilização de Capital de Curto/Longo Prazo), referentes à proposta e responsáveis pelo apuramento do seu valor e ao pagamento desse mesmo valor ao promotor, também são registados para permitir a sua consulta na opção de movimentos. Se tiver sido efectuado um encontro de contas, é indicado na PUF o financiamento com o qual esse acerto foi feito e os valores encontrados respeitantes aos juros, capital e outras despesas relativas a operações de financiamento e ao exercício corrente. Todas as propostas podem ainda ter o registo de observações e um estado.

3.3.1.8. Prorrogações de Prazo

Se o financiamento tiver sido alvo de prorrogações de prazo, estas estão listadas num quadro que pode ser visualizado através da opção Prorrogações.

Figura 3-72 – Ecrã de Prorrogações de Prazo

A partir desta lista, podem ser consultados os detalhes das prorrogações de prazo.

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Figura 3-73 – Ecrã de Detalhe de Prorrogações de Prazo

Os dados apresentados dizem respeito ao código da prorrogação, ao número do financiamento, ao número da informação, à data do pedido e à autorização. São preenchidos os campos com as novas datas limites de utilização, de reembolso e de débito de juros de juros e juros de mora. A área relativa à bonificação indica se a prorrogação de prazo contempla bonificação e até que data (data limite de bonificação). Podemos ainda referir se esta prorrogação de prazo requer reforço de hipoteca.

3.3.1.9. Reforços

Se o financiamento foi alvo de reforços, tal pode ser verificado na opção de Reforços, que apresenta uma lista com os reforços efectuados.

Figura 3-74 – Ecrã de Contrato de Reforço

Se for escolhido um dos reforços da lista, pode ser consultada a sua informação de forma mais detalhada.

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Figura 3-75 – Ecrã de Detalhe do Contrato de Reforço

O detalhe de um contrato de reforço inclui o financiamento, o número do contrato de reforço, o número e data da informação que lhe deu origem, os movimentos de aprovação e contratação que lhe estão associados, as datas de aprovação, de reconhecimento de assinatura e de contratação e os valores de capital e juros. São ainda registadas observações e o estado do reforço.

3.3.1.10. Condições Financeiras Especiais

Na área das Condições Financeiras Especiais permite alterar qualquer uma das condições financeiras que foram incluídas no contrato, inicialmente assinado pelo promotor, no âmbito de uma operação de financiamento.

Figura 3-76 – Ecrã de Condições Financeiras Especiais

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A ficha de condições especiais inclui informação sobre o financiamento, o documento do IHRU que as estabeleceu, as datas de entrada e saída de vigor, os prazos máximos de utilização, reembolso, pagamento de avisos, validade de distrates, débito de juros de mora, débito de juros de juro, periodicidade de processamento de juros e de base e as taxas de juro nominal, spread capital, spread juros, bonificação, bonificação adicional e bonificação jovem. Se o financiamento for a longo prazo, podem ser acedidas condições adicionais. Para aceder a este ecrã deve ser premido o botão de Longo Prazo.

Figura 3-77 – Ecrã de Condições Financeiras Especiais para Longo Prazo

Para o longo prazo podem ainda ser alterados os valores inicialmente previstos para o plano de reembolso, os períodos crescente e constante, a percentagem de crescimento, o período de crescimento, o prazo de carência e a periodicidade. Se o financiamento tiver sido feito ao abrigo do decreto-lei 6/84 podem ainda ser alterados os valores da redução de bonificação, da taxa fixa do promotor e do preço fixo bonificado.

3.3.1.11. Situações de Financiamento e de Obras

Ainda no menu Relações, podem ser inseridas ou consultadas as situações do financiamento e da obra relativas a um contrato. Estes quadros são utilizados para se poder aferir o estado global do financiamento e dos trabalhos. O ecrã da situação de financiamento apresenta uma lista com as várias situações pelas quais passou o contrato.

Figura 3-78 – Ecrã de Situação do Financiamento

Ao escolher uma das situações podem ser consultados o número de financiamento, a situação financeira do mesmo, as datas de início e de fim da situação e um campo de observações.

Levantamento da Situação Actual

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Figura 3-79 – Ecrã de Detalhe da Situação do Financiamento

O registo das situações do contrato é automático. As situações apenas são registadas manualmente no caso de anulações, contencioso e desistências. A situação de obra indica por que fases a mesma já passou e qual o seu grau de atraso. Esta situação é apurada por um técnico que visita a obra e elabora um auto, registando depois o seu avanço no sistema. Esta visão da situação da obra é útil a quem cria e aprova as PUF de modo a permitir aferir a correcção ou não do dimensionamento das mesmas.

Figura 3-80 – Ecrã de Situação de Obra

Também neste caso, podem ser consultadas ou inseridas situações de obra. Os dados registados são o processo do SIGA, o número de financiamento, a situação da obra, a data de início e de fim e eventuais observações.

Figura 3-81 – Ecrã de Detalhe de Situação de Obra

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3.3.2. Outras Funcionalidades

Muitas das actividades que podem ser executadas no SGC já foram descritas no capítulo anterior e não serão mencionadas novamente. Estas actividades dizem respeito às PUF, condições financeiras especiais, prorrogações e reduções. Para estas actividades a única diferença reside no facto da actividade ser efectuada para qualquer contrato em vez de estar limitada ao contrato de financiamento previamente escolhido. Além destas funcionalidades, podem ser ainda efectuadas liquidações de PUF em bloco, pagamentos através da geração de ficheiros com as ordens de transferência, registos de liquidações pontuais por identificação de clientes e montantes em extracto bancário, e identificações de liquidações. Podem ainda ser efectuados levantamentos de ónus de intransmissibilidade, onde é efectuado o cálculo dos valores a repor pelos clientes, e a emissão de ofício de processos relativos ao SOLARH para, de dois em dois anos, ser efectuada a revisão das prestações. Uma última nota para o significado do universo. O SGC é utilizado por secções do departamento financeiro, umas que se encarregam de contratos de empréstimo e outras que lidam com contratos de comparticipação. De forma a simplificar a utilização do sistema, foram criados universos que, à partida, limitam a escolha dos contratos para um destes tipos. Esta alteração de domínio pode ser efectuada através de uma opção criada para o efeito que determina o perfil de acesso do utilizador.

Figura 3-82 – Ecrã de Selecção de Universo

3.4. Gestão dos Recenseamentos

3.4.1. Contexto

Os acordos no âmbito de programas de realojamento são celebrados entre o IHRU e um município ou outras entidades que pretendem realojar um determinado número de agregados familiares. Para registar e gerir a informação destes agregados são utilizadas bases de dados que, permitem a identificação dos núcleos, alojamentos, famílias e pessoas a realojar no âmbito do programa de realojamento bem como os locais de realojamento. Estas bases de dados simplificam toda a troca de informação evitando, tanto quanto possível, que a mesma seja feita em suporte de papel.

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O Programa de Gestão dos Recenseamentos foi desenvolvido em Microsoft Access e VBA. Na fase da candidatura é criado o ficheiro inicial e enviado à entidade promotora. Estes ficheiros são depois preenchidos e devolvidos ao IHRU. A integridade dos dados é garantida pelo fecho do ficheiro, não permitindo a sua alteração sem que isso seja aprovado pelo IHRU de forma antecipada. Isto garante também a existência de apenas uma versão do ficheiro.

3.4.2. Funcionalidades

O ecrã inicial apresenta a caracterização da candidatura e inclui dados tais como a sua descrição, programa de realojamento, entidade promotora ou localização geográfica, sendo maioritariamente preenchidos pelo IHRU após a criação do ficheiro.

Figura 3-83 – Ecrã de Candidatura

Os campos para preenchimento pela entidade promotora dizem respeito ao controlo do recenseamento, tais como as datas do seu início e conclusão e informação de contacto. Se o programa escolhido for o PROHABITA, existem duas datas adicionais referentes à data limite do acordo e à data de conversão, sendo esta última apresentada apenas se o acordo for convertido para este tipo de programa. Após os campos de caracterização, são apresentados diversos botões que dão acesso a outros ecrãs e funcionalidades referentes ao controlo do ficheiro e ao recenseamento propriamente dito. O botão dos Tipos de Documentos apenas é disponibilizado ao IHRU e permite definir e controlar os documentos que são necessários para a instrução dos processos de candidatura das famílias registadas.

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Para o programa PROHABITA, é também disponibilizado um botão que apresenta um ecrã com as entidades beneficiárias que podem vir a colaborar com a entidade promotora na sua concretização.

Figura 3-84 – Ecrã de Entidades Beneficiárias

Para cada entidade beneficiária é recolhido o NIF, o nome, a data de adesão e informação de contacto. O botão de Anotações sobre a Candidatura permite o registo de anomalias ocorridas no ficheiro, pedidos de esclarecimento ou correcções. Trata-se de uma área de comunicação entre as partes e pode ser editada por qualquer uma delas.

Figura 3-85 – Ecrã de Anotações da Candidatura

O botão das Datas Relativas ao Envio de Ficheiros da Candidatura apresenta os dados relativos à troca de ficheiros entre o IHRU e a entidade promotora e apenas pode ser editado pelo IHRU.

Figura 3-86 – Ecrã de Movimento de Ficheiros do Acordo

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O botão de Fechar o Ficheiro permite efectuar o encerramento temporário do ficheiro. Esta operação é feita pelo promotor que tem obrigatoriamente de fechar o ficheiro antes de o enviar ao IHRU. Se isto não acontecer, o ficheiro considera-se inválido e é rejeitado.

Figura 3-87 – Ecrã de Fecho Temporário do Ficheiro

O primeiro botão referente ao recenseamento é o dos Núcleos. O ecrã dos Núcleos apresenta os dados de caracterização de todos os núcleos. Estes deverão ser definidos como conjuntos de alojamentos e que obrigatoriamente se localizam numa mesma freguesia.

Figura 3-88 – Ecrã dos Núcleos do Acordo

Para cada núcleo a aplicação cria automaticamente o número da matrícula, sendo registado um nome e a freguesia onde se encontra o núcleo. Os alojamentos de um núcleo são criados e posteriormente visualizados através do botão Alojamento que se encontra no início de cada linha da lista. A consulta dos alojamentos também pode ser feita através do botão com o mesmo nome. Perante a pergunta que é apresentada, é possível consultar todos os alojamentos do acordo ou todos os alojamentos de um determinado núcleo. Após a escolha, é apresentada uma lista com todas as moradas disponíveis.

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Figura 3-89 – Ecrã dos Alojamentos do Acordo

Para cada alojamento é criado automaticamente o número da matrícula e é apresentado o nome do núcleo ao qual pertence, é registada a morada e o tipo de alojamento. Para consultar os detalhes do alojamento deve-se clicar sobre a morada.

Figura 3-90 – Ecrã de Detalhe do Alojamento

O ecrã de detalhe do alojamento apresenta, além dos dados já referidos, o seu estado de conservação, informação sobre as infra-estruturas de que dispõe, o seu destino futuro e outras observações pertinentes. A partir da lista de alojamentos, é possível criar e visualizar os detalhes das famílias que os ocupam através dos botões Família que se encontram no início de cada linha. A consulta das famílias também pode ser efectuada a partir do botão com o mesmo nome. Segundo a pergunta apresentada, é possível consultar a lista de todas as famílias abrangidas pelo acordo ou apenas aquelas de um determinado núcleo ou matriz de alojamento.

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Figura 3-91 – Ecrã das Famílias do Acordo

O ecrã de detalhe das famílias indica a sua elegibilidade, o regime de ocupação, ano de instalação e quando se aplique o valor da renda, a sua situação e os dados referentes à tipologia da habitação a atribuir. Além destes dados, é apresentada uma lista das pessoas que integram a família. Para cada pessoa é criado automaticamente o número, e registado o nome, data de nascimento, grau de parentesco, situação e data em que foi feito o levantamento. O grau de parentesco indica a relação entre os membros da família e o seu Chefe de Família. Cada família tem de possuir um Chefe de Família, que deve ser único. Existe a possibilidade de substituir uma família, que tenha desistido, sido excluída ou sido realojada fora do acordo, por outra que reúna as condições necessárias. O ecrã da Família possui um campo intitulado Família a substituir, onde a entidade promotora deve indicar o número de matrícula da família que vai ser substituída pelo novo registo. A substituição é rejeitada se a família a substituir já tiver sido realojada pelo acordo ou por um PER Famílias. Para a análise da candidatura, são necessários determinados documentos referentes à família. Quando a documentação não está completa, é apresentada uma mensagem de erro numa caixa com fundo vermelho na parte inferior direita do ecrã das famílias com um botão denominado Documentos. Pressionando este botão, será possível visualizar uma lista com a indicação dos documentos em falta. Se a documentação estiver completa, a referida caixa terá a cor verde e indicará que a documentação está completa. A lista de pessoas da família permite o acesso ao ecrã de detalhe de cada uma delas se for premido o botão Pessoa que se encontra no início de cada linha.

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Figura 3-92 – Ecrã das Pessoas do Acordo

No ecrã de detalhe da pessoa podemos consultar, além da informação já referida, o seu nome completo, data de nascimento, sexo, estado civil, documento de identificação e respectivo número, NIF, nacionalidade, profissão, situação de emprego, grau de instrução e rendimentos anuais brutos. Além destes dados, podem também ser indicadas quaisquer observações que se achem pertinentes sobre a pessoa. Este ecrã pode ser também alcançado através do botão Pessoas do ecrã principal. A pesquisa resultante pode devolver a lista de todas as pessoas abrangidas pelo acordo ou procurar uma pessoa pelo seu núcleo, matrícula, nome ou número. O botão de Locais de Realojamento apresenta a lista dos possíveis locais para realojar as famílias recenseadas.

Figura 3-93 – Ecrã dos Locais de Realojamento

Para cada local é criado automaticamente o número, e registado o nome do local, o objectivo do financiamento atribuído (construção, arrendamento, aquisição, etc.) e o número de fogos agrupados por tipologia. Em cada linha existe um botão Realojados que abre o ecrã de detalhe das famílias e onde podem ser consultadas as famílias realojadas em cada local.

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O botão dos Relatórios permite a consulta de uma lista de mapas e relatórios que podem ser extraídos a partir da aplicação.

Figura 3-94 – Ecrã dos Mapas e Relatórios do Programa

Estes mapas possuem uma estrutura semelhante e podem ser impressos consoante as necessidades do utilizador.

3.5. Integração com Outros Sistemas

O sistema SIGA interage com outros sistemas no sentido de tornar mais abrangente a execução de algumas das suas funcionalidades. As integrações mais relevantes são ao nível contabilístico e ao nível do controlo de comunicações com o banco de Portugal. Em seguida, será analisado, de forma mais detalhada, como o SIGA desdobra as suas acções em acções desempenhadas noutros sistemas e quais as interfaces utilizadas, bem como as operações que têm repercussões noutros sistemas exteriores.

3.5.1. GIAF

A integração do SGC com o GIAF é necessária para garantir que as acções contabilísticas efectuadas no sistema têm posteriormente correspondência nos sistemas de contabilidade do IHRU. O GIAF é o sistema responsável pela gestão contabilística do Instituto quer ao nível das contabilidades patrimonial e pública, quer ao nível da gestão orçamental de funcionamento e fundos do PIDDAC. A integração contabilística entre o SGC e o GIAF comporta a integração de movimentos financeiros registados nas contas correntes dos financiamentos.

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Os movimentos dos empréstimos no universo do SGC são integrados automaticamente. Apenas os movimentos relativos aos contratos de comparticipação são registados manualmente pela contabilidade. A transmissão da informação entre os sistemas é efectuada com o recurso a uma tabela partilhada que é carregada com os movimentos a integrar. A tabela de integração contabilística utilizada tem o nome SGCCA_INTEGRACONTABILIDADE e possui a seguinte estrutura:

Campo Descrição do campo

INN_TIPODOC Tipo de documento

SIN_NUMDOC Número de documento SIN_ANODOC Ano do documento

INM_CODMOVIMENTO Código do movimento

CHM_DESCRESPECIF Descrição do movimento

INM_CODTPLINMOVIM Código do tipo de linha do movimento

CHM_CODFINANC Código do financiamento

CHM_CODPROMOTOR Código do promotor

CHM_CODTPPROMOTOR Código do tipo de promotor

DAM_DATAREFERENCIA Data de referência do movimento

DAM_DATAVALOR Data-valor do movimento

MNM_VALORLIN Valor da linha

CHM_TIPOMOV Tipo de movimento

CHN_NIB Número de identificação bancário

CHM_CODSTATUS Estado do movimento

DAN_DATALIMPAGA Data limite de pagamento

CHM_ORIGEM Origem do movimento (SGC ou MGC)

CHM_CODGRUPO Grupo (Linha de crédito)

INM_CODPCC Código de PCC

INM_LIDOGIAF Movimento lido pelo GIAF INN_MESBONIF Mes de bonificação

INN_ANOBONIF Ano de bonificação

INN_NUMEXTRACTO Número do extracto

INN_NUMLINHAEXTR Linha do extracto

CHN_ZONA Zona

INN_CODMOVASSOC Código do movimento associado

CHM_RUBRICA Rubrica do movimento

CHN_IDPROCESSO Processo (GIAF)

CHN_IDTRATAMENTO Tratamento (GIAF)

INN_NUMPROCESSO Número do processo (GIAF)

CHN_DIARIO Código do diário (GIAF)

INN_NUMLANCAMENTO Número de lançamento no GIAF

DAN_INTEGRACAO Data de integração (GIAF)

CHN_FLAGEXCLUSAO Flag de exclusão (GIAF)

CHN_MOTIVOEXCLUSAO Motivo de exclusão (GIAF)

DAN_EXCLUSAO Data de exclusão (GIAF)

CHN_UTILEXCLUSAO Utilizador que registou a exclusão (GIAF)

Tabela 3-1 – Esquema da Tabela SGCCA_INTEGRACONTABILIDADE

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Os diferentes tipos de informação a integrar são identificados segundo tipos de documento e rubricas do GIAF. Estes dados são geridos pelo SGC que atribui de forma automática esta informação, juntamente com um número de referência e o ano, a qualquer tipo de informação que seja colocada na tabela. A relação entre os tipos de movimentos e as contas do POC onde devem ser integrados é definida numa tabela que implementa as regras genéricas do Interface de Integração. Depois da integração dos dados, o sistema produz listagens que dão apoio e suporte à Contabilidade e identificam eventuais incoerências.

3.5.2. Gestão de Ficheiros do Banco de Portugal

O Banco de Portugal gere um sistema de informação (Central de Responsabilidades de Crédito) onde são registados dados, fornecidos por instituições de crédito, sobre os créditos concedidos. A comunicação desta informação é obrigatória e abrange todos os saldos de responsabilidades de valor igual ou superior a 50 euros. A informação sobre estas responsabilidades de crédito é depois agregada por devedor, podendo ser utilizada por essas instituições na avaliação do risco de concessão de crédito. Esta informação só pode ser alterada ou rectificada pela instituição que a originou. O IHRU, como instituição de crédito, é obrigada a efectuar este tipo de informações ao Banco de Portugal. A aplicação de Gestão de Ficheiros do Banco de Portugal (GFBP) é responsável pela geração dos ficheiros com esta informação. A recolha dos dados de responsabilidade de crédito é feita através do acesso ao SIGA/SGC, nos casos de financiamento a clientes, e ao GIAF, para os casos em que o cliente é funcionário do IHRU. A integração com o SIGA é feita através da consulta directa às suas tabelas de entidades. A razão desta consulta é a obtenção de dados de identificação dos clientes devedores. A integração com o SGC é feita através de uma tabela própria de nome RGDETALHEDADOS, que é preenchida a partir de um comando dado na aplicação GFBP. Esta operação é feita mensalmente e vai recolher uma série de dados sobre os empréstimos do IHRU. A tabela RGDETALHEDADOS possui a seguinte estrutura:

Campo Descrição do campo

DTREP

NIFNIPC Número de Identificação Fiscal ou de Pessoa Colectiva

CODFONTE

TPPROM Tipo de Promotor

PROMOTOR Identificação do Promotor

CODFINANC Código do Financiamento

CONTENCIOSO Indica se está em Contencioso

DTCONTENCIOSO Data a partir da qual está em Contencioso

CREDRENEGOCIADO Indica se o Crédito foi Renegociado

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DTRENEGOCIADO Data a partir da qual o Crédito foi Renegociado

ACORDONDDISTRATE

PLANOREEMB Plano de Reembolso

DTREEMBULTRAPASSADA Data de Reembolso Ultrapassada

NVRESP

PRODFIN

PAISBALC

PRESMES

DIV

CARESP

OBS

TPVALOR Tipo de Valor

NUMMOV Número de Movimento

DATAREF DATAREF2

VALOR Valor

SITCRED Situação de Crédito

CLCREDVENC

PRZORIG Prazo Original

PRZRESI

TPGAR Tipo de Garantia

VALGAR Valor da Garantia

ENTGAR

UTILIZADOR Utilizador

DTVALIDACAO Data de Validação

VALIDADO Estado de Validação

SEQFICH Número de Sequência do Ficheiro

Tabela 3-2 – Esquema da Tabela RGDETALHEDADOS

As comunicações com o Banco de Portugal podem ser de três tipos: comunicação, alteração e centralização. Entende-se por comunicação a transmissão de dados sobre um novo devedor. A alteração é feita quando os dados de um cliente foram alterados, tipicamente o nome. A centralização parte do Banco de Portugal e consiste nos ficheiros de informação agregada de devedores que podem ser utilizados pelo IHRU para avaliar potenciais clientes. A aplicação GFBP gera dois ficheiros em XML: um para os devedores e outro para os saldos. O ficheiro dos devedores apenas é gerado se existirem novos devedores, que ainda não tenham sido comunicados ao Banco de Portugal, ou alterações de dados de devedores já comunicados. O ficheiro de saldos é sempre gerado e actualiza os dados que o banco possui sobre os clientes devedores já identificados. Os ficheiros são entregues e recolhidos através de um site do Banco de Portugal, depois de ser efectuada uma autenticação. Após a submissão dos ficheiros, o Banco de Portugal emite avisos de recepção que indicam o sucesso da operação ou a rejeição do ficheiro devida à ocorrência de eventuais problemas. Os problemas podem ser reportados como erros, que obrigam ao reenvio dos registos com essa indicação e que podem dever-se, por exemplo, a erros de validação de campos, ou alertas, que não obrigam a qualquer alteração mas que identificam incoerências de dados ou fornecem informação como, por exemplo, o óbito do devedor.

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3.6. Gestão de Entidades

3.6.1. Contexto

As Entidades, do ponto de vista do IHRU, são todos os seus clientes e quaisquer entidades com as quais tenha tido algum tipo de comunicação. Uma entidade pode ser um privado, uma empresa, uma cooperativa, uma organização, uma secretaria de estado ou mesmo um órgão de informação. Uma entidade deve ter uma representação única, para evitar a incoerência de dados e a dispersão ou repetição de informação. Apesar de já existir no Instituto uma noção de entidade centralizada, controlada pelo SIGA, ainda existe muita informação dispersa e guardada em sistemas independentes. A razão desta dispersão tem a ver com o facto de cada departamento ter necessidades de informação distintas ou ter apenas interesse em lidar com um subgrupo destas entidades. Por exemplo, se, para alguns casos, o que importa são os dados de contacto de uma entidade, noutros, é mais importante a sua profissão ou até mesmo o seu agregado familiar. Podem existir, por outro lado, departamentos que apenas querem ter o registo das entidades que têm processos de financiamento em curso, e outros que apenas querem aquelas que são arrendatárias de fogos do IHRU. Além destes casos, existem ainda situações particulares que limitam a partilha de entidades ou de informações sobre as mesmas. Em relação aos clientes, podem ser registados dados considerados sensíveis pela Comissão Nacional de Protecção de Dados, como aqueles que dizem respeito à etnia de uma pessoa, ou a dados que devem estar protegidos, como a informação relativa aos vencimentos ou a informação da morada ou contacto particular de um membro do governo. Todas estas visões distintas da mesma coisa são difíceis de representar e de manter, pois existe informação que hoje não é importante mas que passa a sê-lo amanhã ou vice-versa. Isto contribui para o aparecimento de pequenas bases de dados independentes que apenas lidam com as entidades relevantes para cada utilizador e que só armazenam a informação necessária ao desempenho das suas funções. O objectivo deste levantamento é identificar as diferentes representações de entidades que existem actualmente no IHRU. Esta descrição terá em conta a sua caracterização, o seu significado, a sua utilidade para cada um dos departamentos que as controla, as suas necessidades de manutenção e a sua forma de utilização. Todos os esquemas de representação de dados apresentados nos capítulos seguintes, servem apenas para dar uma ideia da lógica da organização da informação, não reflectindo com exactidão os nomes, campos e tabelas utilizadas nas respectivas bases de dados. O que se pretende é identificar as vantagens e as limitações de determinado tipo de representação e não o de levantar de forma exaustiva todo o detalhe da sua implementação.

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3.6.2. Entidades do SIGA

As entidades do SIGA dizem respeito aos clientes dos processos de financiamento, certificação, comercialização e solos, aos agregados familiares de clientes e às entidades que contactem, ou sejam contactadas, pelo IHRU por intermédio de carta ou fax. Esta última característica faz com que estas entidades sejam utilizadas de forma transversal por todos os departamentos do IHRU e estejam muito ligadas à gestão de documentos efectuada pelo mesmo sistema. A representação da entidade permite alguma liberdade na informação que armazena. Como tem de responder ao mesmo tempo às necessidades de dados de entidades tão distintas como uma pessoa e uma empresa, possui campos comuns e outros que só fazem sentido para cada tipo diferente.

Entidade

Contactos

Endereços

Famílias

Classificação

Entidades

Relacionadas

Figura 3-95 – Esquema de dados da caracterização da Entidade no SIGA

A tabela de Entidade guarda os dados referentes à sua identificação (nomes completo e nome abreviado, NIF, data de nascimento, nacionalidade e estado civil), informação fiscal e bancária (NIB, capital social, datas de constituição e pacto social, referência aos documentos de análise económico-financeira, código do banco e agência) e de comunicação e imagem (URL, e-mail, logótipo, nome original, nome inglês, sigla). Para complementar esta informação existem várias tabelas com dados adicionais. Outra tabela específica para entidades particulares é a tabela da Família. Esta tabela contém informações resumidas sobre as pessoas que constituem o agregado familiar de um cliente. Cada elemento do agregado não é considerado uma entidade e a informação que lhe diz respeito, não sendo tão crítica, encontra-se toda armazenada nesta tabela. Os dados armazenados dizem respeito ao nome, data de nascimento, rendimento anual, se possui alguma incapacidade, situação e grau de parentesco. As tabelas de Endereços e de Contactos guardam a informação das moradas e formas de contacto da entidade. Esta separação por tabelas tem sentido porque uma entidade pode ter várias moradas e contactos (sede e sucursais).

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Com os endereços, são registadas as freguesias, os códigos postais e o país. Os contactos estão agrupados por tipos de contactos que indicam se dizem respeito, por exemplo, a números de telefone, de fax ou de telemóvel. O registo de entidades associadas serve para identificar empresas que tenham constituído um consórcio ou se relacionado entre si (associações de privados). Esta tabela limita-se a associar duas ou mais entidades, o que obriga a que todos os constituintes do consórcio sejam registados previamente, eles próprios, como entidades. Além dos dados que identificam a entidade, existe também informação de classificação que é guardada em tabelas próprias.

Entidade TipoClassificação

Figura 3-96 – Esquema de dados de classificação da Entidade no SIGA

O Tipo caracteriza uma entidade e pode assumir valores como Particular, Empresa, Banco, Conservatória ou Cooperativa. A Classificação indica a natureza que cada entidade assume num determinado processo em função do seu tipo e inclui classes como Cliente, Morador, Adquirente, Adjudicatário, Senhorio ou Projectista. Uma entidade pode ter várias classificações consoante o processo no qual intervém. Por exemplo, uma empresa pode ser senhoria num processo e ao mesmo tempo cliente noutro. No entanto, uma entidade só pode ter um tipo. Como veremos mais à frente, existem entidades que se encontram nesta tabela que não dizem respeito a processos geridos pelo sistema. A distinção destas entidades é feita através da tipologia. Cada tipo possui uma identificação que indica se pertence ou não ao SIGA. Esta representação de dados permite a correcta identificação de uma entidade nos processos geridos pelo SIGA. Contém também a informação fiscal e económica necessária à celebração dos acordos ou contratos. A única limitação reside na definição do Tipo de entidades. Enquanto a representação utilizada na Classificação permite a uma entidade possuir mais do que uma classe, o mesmo não acontece com o Tipo, não sendo possível a uma entidade ter mais do que um tipo ao mesmo tempo. Esta representação limita que eu represente, por exemplo, um banco como empresa.

3.6.3. Entidades do Portal

Um dos objectivos do Portal de Habitação é o de divulgar informação sobre entidades com as quais o IHRU trabalha ou com as quais partilha o seu âmbito de intervenção. Estas entidades podem ser nacionais ou internacionais e possuem uma classificação que simplifica a sua pesquisa.

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O portal possui uma área de consulta a um directório de entidades que permite a indicação de certos critérios, no sentido de orientar a pesquisa a um determinado grupo de entidades.

Figura 3-97 – Ecrã de Consulta do Directório de Entidades do Portal da Habitação

A pesquisa pode ser efectuada por nome, por tipo de entidade, por área temática, por âmbito, por região do mundo e por país. Para cada entidade é apresentado o nome e a sigla, o país, o URL do site na Internet e o e-mail de contacto.

Figura 3-98 – Tabela de Entidade do Portal da Habitação

Os dados referentes a estas entidades são armazenados nas mesmas tabelas do SIGA, embora existam outras tabelas utilizadas especificamente para as caracterizar neste contexto.

Entidade

Área Temática

País

Regiões do

Mundo

Tipo

Âmbito

Figura 3-99 – Esquema de dados das Entidades do Portal da Habitação

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As entidades pertencem a um país, sendo os países organizados em regiões como, por exemplo, Europa, África ou América Central. As tabelas País e Regiões do Mundo traduzem esta organização espacial. A tabela de Âmbito indica se a entidade intervém, no desempenho das suas funções, a nível nacional, internacional, regional ou local. Na tabela Áreas Temáticas são indicados os temas ou as áreas de intervenção típicas a este tipo de entidades. Estas áreas podem estar relacionadas com o apoio social, o apoio à pobreza, o apoio à construção ou habitação ou o apoio à reabilitação, entre outros. A tabela de Tipos é a mesma que já havia sido descrita anteriormente. Também neste caso, existe um campo que identifica os tipos de entidades publicadas e que devem ser apresentadas no portal. Estes tipos podem ser definidos de forma dinâmica mas, antes de serem publicados, têm de ser validados. No portal apenas são apresentadas as entidades marcadas para publicação na Web. A presente representação é adequada e permite que este directório seja totalmente funcional. No entanto, a já referida partilha de organização com o SIGA levanta, também neste caso, algumas limitações em relação aos tipos de entidades. Os riscos desta limitação já foram enunciados na análise das entidades do SIGA.

3.6.4. Entidades da DIEC

O IHRU, ao promover a habitação e a reabilitação urbana, tenta também sensibilizar vários tipos de entidades para estas problemáticas e divulgar as suas áreas de intervenção, programas de apoio e informação de acompanhamento a iniciativas por si apoiadas. Para conseguir este objectivo, o Instituto organiza e dá apoio a colóquios e exposições, distribui uma newsletter, publica a revista Causas Comuns e contacta órgãos de comunicação social para divulgar notícias. O departamento responsável pela comunicação destes eventos, publicações ou notícias é a DIEC, sendo também quem controla as entidades que recebem os convites para os eventos, a newsletter, a revista Causas Comuns ou as notícias e comunicados de imprensa emitidos pelo Instituto. Estas entidades são armazenadas numa base de dados Access que apenas é controlada pelo departamento. O desenho desta base de dados de contactos tem uma organização que separa a representação de pessoas e empresas, embora nenhuma possa existir sem a outra.

EntidadeRepresentante

da Entidade

Figura 3-100 – Esquema de dados entre Entidades e Representantes

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Assim sendo, uma entidade é uma empresa, associação ou organização que tem representantes, que são pessoas com cargos dentro destas organizações. As entidades e os seus representantes são guardados na mesma estrutura tendo a mesma representação quanto à identificação (designação e abreviatura), endereço (morada, código postal, localidade) e contactos (e-mail, telefone, telemóvel, fax). Os representantes da entidade estão associados a contactos.

Representante

da EntidadeContactos Objectivos

Tipo de

Objectivos

Figura 3-101 – Esquema de dados dos Contactos dos Representantes

Os contactos são organizados segundo objectivos que são, por sua vez, agrupados por tipos. Esta representação sugere que uma comunicação nunca é dirigida a uma entidade mas sim a um seu representante. Numa primeira fase, todos os contactos eram assim organizados e divididos por tipos, grupos de interesse ou locais de trabalho. No entanto, devido ao crescente número de grupos e da dinâmica dos mesmos, optou-se por dividir a base de dados em áreas de interesse. O resultado é uma série de tabelas independentes com as entidades divididas por arquitectos, ordens, faculdades ou advogados, entre outros. Esta abordagem simplificava também o tratamento dos contactos com as entidades pois, para cada assunto ou interesse da comunicação, eram seleccionadas as bases de dados a utilizar segundo os grupos aos quais se destinavam. Com esta abordagem foi criado, entretanto, outro problema. A existência de entidades pertencentes a mais do que um grupo e que iam sendo adicionadas às respectivas bases de dados, dão origem a entradas em duplicado. Isso faz com que, por vezes, uma pessoa seja contactada mais do que uma vez com a mesma informação nos casos em que, por exemplo, uma entidade é presidente de uma organização e ao mesmo tempo advogado ou arquitecto. Embora esta situação seja mitigada com a verificação periódica de entradas em duplicado, o risco ainda existe num universo de cerca de sete mil entidades. Após a separação das bases de dados, estas passaram a ser geridas de forma independente e começaram a aparecer campos novos para suprir necessidades que entretanto foram surgindo para determinadas entidades. Foram adicionados filtros, campos com a indicação do sexo e os prefixos a utilizar nas cartas. Passou também a ser possível contactar directamente as organizações e indicar quais os departamentos de destino dessas comunicações. Esta representação é adequada ao fim a que se destina. As informações guardadas permitem o controlo dos contactos a efectuar e o processo de envio da revista Causas Comuns é simplificado, pois a gráfica, responsável pela sua impressão e expedição, recebe apenas os ficheiros referentes aos contactos aos que se destinam.

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Os contactos efectuados a estas entidades são normalmente sob a forma de informações circulares ou mailing massivo. A identificação das entidades para as quais estas comunicações devem ser efectuadas não poderia ser feita de forma individual, sendo a representação em grupos ideal para este propósito. Ainda assim, existe o risco de dupla representação com outros sistemas, pois podem existir entidades intervenientes nos processos do SIGA que também são aqui representadas.

3.6.5. Entidades Assinantes da revista Monumentos

As entidades assinantes da revista Monumentos são registadas numa base de dados própria desenhada em Access. Esta lista também é controlada pela DIEC.

Figura 3-102 – Lista de Entidades Assinantes

As entidades são organizadas segundo um número de assinante, um nome de contacto e pela instituição que representam, se esta existir. A criação destas entidades é efectuada através de um formulário próprio.

Figura 3-103 – Informação Geral do Assinante

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A informação geral do assinante consiste no seu nome, apelido, instituição que representa, cargo ocupado, morada, código postal, localidade e país. Além destes dados existe ainda um código e um estado, que pode ser activo, suspenso, inactivo ou descontinuado, um campo de prefixo e referência e um campo para observações.

Figura 3-104 – Outras Informações do Assinante

No separador de outras informações são guardados os dados referentes ao controlo da assinatura da revista, como a informação relativa ao NIF, à actividade, aos exemplares pagos, à forma de pagamento ou à assinatura escolhida, entre outros.

Figura 3-105 – Informação Complementar do Assinante

A informação complementar lista os produtos subscritos pela entidade. Estes produtos são agrupados em tipos. Para cada subscrição, é indicada a qualidade em que a entidade o faz.

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3.6.6. Entidades do SIPA

O Sistema de Informação para o Património Arquitectónico (SIPA) é um sistema de informação textual e iconográfica, de natureza técnica, científica e administrativa, sobre o património arquitectónico português, designadamente, monumentos, conjuntos, paisagens e sítios. Este sistema integra várias áreas de investigação e disponibiliza informação estruturada sobre o valor arquitectónico, documental e simbólico dos imóveis e da paisagem humanizada. As fontes documentais que integram o SIPA são compostas por arquivos e colecções documentais geradas por vários serviços, arquivos pessoais e espólios de criadores. Estes documentos encontram-se, na sua maioria, já digitalizados podendo ser acedidos online ou de forma presencial, no Forte de Sacavém. Só em casos excepcionais devidamente justificados é permitido o acesso aos originais das Fontes Documentais já digitalizadas. Os utilizadores desta informação são pessoas ou entidades que necessitam de informação mais aprofundada e documentação sobre temáticas, objectos, agentes e fenómenos relacionados com o património. Estes utilizadores podem ser estudantes de arquitectura, mestrandos ou doutorandos, professores, investigadores, artistas, arquitectos, engenheiros ou mesmo o público em geral. A acessibilidade a estas fontes documentais é definida através de categorias que indicam se um documento pode ser acedido (na Internet, localmente em formato digital ou localmente em formato tradicional), pode ser acedido perante determinadas condições ou não pode ser acedido. Estas categorias são determinadas pela legislação que dispõe a protecção de direitos de autor, o acesso a dados pessoais ou a segurança do Estado, além de imposições contratuais, exigências de preservação e tratamento arquivístico. A utilização directa ou reprodução destas fontes em trabalhos ou publicações está ligada a contrapartidas, financeiras ou outras, e restritas no tempo. Perante esta realidade, é necessário controlar de forma rigorosa as entidades que acedem a estes documentos, para que finalidade ou com que estatuto. Apesar de este controlo ser de difícil execução no acesso online, quando a consulta ou acesso é presencial, os dados destas entidades podem ser recolhidos e registados. Foi com essa finalidade que o DIBA criou bases de dados em Access para efectuar a gestão de acessos ao arquivo documental ou à biblioteca do Forte de Sacavém.

Figura 3-106 – Registo de Leitores

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A base de dados de leitores serve para registar os seus dados, o seu perfil de consulta, baseado em áreas temáticas ou em tipos de arquitectura, e controlar as suas visitas ou a frequência de consultas. O leitor pode possuir também um perfil de segurança, que lhe permita aceder ou não a documentos mais sensíveis. Além deste perfil, podem ser atribuídas credenciais que determinam um dado estatuto a uma pessoa, durante um certo período de tempo e com uma finalidade definida. As entidades aqui representadas podem ser privadas, empresas, instituições ou organizações. O acesso ao arquivo do Forte pode ser efectuado a nível pessoal ou representando outra entidade ao abrigo de um protocolos. Os processos relativos a solicitações de documentos podem ser desencadeados por requisição ou pedido e são registados numa folha de controlo em Excel. Como por vezes desencadeiam alguma investigação interna, estes pedidos são guardados para permitir a sua reutilização. Para cada leitor é criada uma ficha onde são colocados os seus dados.

Figura 3-107 – Ficha de Leitor

Os dados recolhidos são relativos a sua identificação (nome, número de BI ou outro documento de identificação, data de nascimento, país de nacionalidade), aos seus contactos (morada, código postal, localidade, e-mail, telefone, telemóvel, fax) e ao contexto em que são efectuadas as consultas (a actividade que desempenha e em que entidade o faz, a credenciação que possui). Além desta informação, são guardadas as suas áreas de interesse e as consultas efectuadas, registadas com as datas em que ocorreram e com o tipo de consulta. Finalmente, existe um campo de observações onde podem ser inseridas notas gerais ou informação não disponível na ficha.

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Esta recolha permite caracterizar estes utentes e possibilitar a sua pesquisa através de certos critérios.

Figura 3-108 – Pesquisa de Leitores

Os processos de solicitações de documentos são registados numa folha em Excel onde são guardados um número de processo, um estado da questão, o técnico responsável e a data de início e de fim que correspondem ao momento em que a solicitação foi feita e a data na qual foi dada a resposta.

Figura 3-109 – Folha de Solicitações de Documentos

Em relação à solicitação são guardados os dados da entidade que contacta e interessada, se é interna ou externa ao IHRU, o assunto, a finalidade e a documentação pretendida, a pesquisa e a informação devolvida. O controlo da informação fornecida é registado nos campos sobre as unidades documentais movimentadas, as autorizações de terceiros, as contrapartidas e as áreas. Apesar de permitir a recolha de certos dados, esta representação de entidades revela algumas lacunas em relação ao pretendido pelo DIBA. Entre as dificuldades levantadas encontram-se o facto de não ser possível relacionar entidades em termos hierárquicos ou de definir vários perfis para um utilizador que visite o Forte em representação de diferentes entidades e com níveis de acesso distintos para cada uma delas. O facto destes dados não estarem centralizados impede o reaproveitamento das entidades registadas no SIGA ou noutros sistemas.

3.6.7. Entidades do Arrendamento

O IHRU possui património disperso por todo o país e que se encontra arrendado. A gestão de toda a informação referente a estes arrendamentos é feita no sistema Habisoft.

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O registo dos moradores é efectuado no sistema através de uma ficha própria e associadas às fracções que se encontram a alugar.

Figura 3-110 – Registo de morador do Habisoft

O morador é identificado por um código. A restante informação que é registada diz respeito à sua identificação (nome, número de contribuinte e tipo de morador), à sua informação bancária (banco, balcão e número de conta), à fracção que ocupa (bairro, edifício, situação da fracção, código da fracção, morada e código postal) e ao estado do seu processo (renda actual, contrato, tipo de contrato, situação, contencioso, data de contencioso e datas de início e termino). Existe ainda um campo para observações onde podem ser registadas outras informações adicionais. Esta informação não é completa e possui algumas lacunas. A única forma de contactar o inquilino é por carta pois não existem campos para armazenar dados referentes a telefone, telemóvel ou fax. Como os contactos por carta são efectuados através do SIGA, estas entidades também são registadas no SIGA, criando uma dupla representação da mesma entidade. A transmissão de uma residência de um morador para outro obriga à mudança dos dados referentes à entidade perdendo-se o histórico do morador em favor do histórico da fracção. O código de morador é mantido sendo apenas alterado o seu nome, o que constitui uma falha na gestão destas entidades. O uso do campo das observações da entidade para o registo de informação variada que não se consegue colocar noutros campos, denota alguma limitação do sistema.

3.6.8. Entidades dos Pedidos de Habitação

O IHRU recebe com frequência pedidos de habitação de pessoas sem-abrigo ou que moram em residências com condições precárias. Estes pedidos são registados numa base de dados própria. As entidades são registadas no SIGA pelo facto de o pedido ter origem num documento que é enviado ao IHRU e registado pelo expediente de entrada.

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Figura 3-111 – Listagem dos Pedidos de Habitação

A ficha do requerente regista os dados pessoais e de contacto (nome, morada, localidade, código postal, telefone), os dados do pedido (breve descrição, data do pedido, instituição requerente, distrito e concelho, bairro pretendido, tipologia) e a informação do processo (bairro atribuído, observações, ocorrências, situação do pedido) de cada entidade.

Figura 3-112 – Ficha de Requerente

A informação registada nesta base de dados é a necessária e suficiente para o fim a que se destina. No entanto, a dupla representação das entidades, no SIGA e na base de dados, promove dificuldades ao nível da coerência de dados.

3.6.9. Entidades dos Recenseamentos

A aplicação de recenseamentos regista todos os elementos respeitantes a um determinado acordo entre o IHRU e um município, as entidades beneficiárias e as pessoas dos agregados familiares recenseadas.

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Estas entidades são todas registadas em tabelas próprias e não partilham qualquer representação de dados. As entidades promotoras e beneficiárias são tipicamente aquelas que vão depois ser inseridas no SIGA, aquando do registo dos processos de financiamento. As pessoas que vão ser realojadas não chegam a ser inseridas no SIGA, pois o controlo do acordo é feito apenas através da aplicação de recenseamentos, não existindo qualquer estrutura para as armazenar com esse significado nem forma de as ligar às eventuais soluções encontradas para resolver a sua situação. Assim, os três tipos de entidades já mencionadas são armazenados nas tabelas de Entidade, Entidade Beneficiária e Pessoa.

Candidatura

Entidade

Beneficiária

Entidade

Núcleo Alojamento

Família

Pessoa

Figura 3-113 – Esquema de Dados das Entidades dos Recenseamentos

A ligação entre as entidades promotoras e beneficiárias é feita através de uma candidatura. A candidatura possui posteriormente núcleos com alojamentos destinadas a realojar famílias. Cada família pode ter uma ou mais pessoas. A tabela de entidades promotoras apenas possui um código e um nome abreviado. Isto deve-se ao facto de a mesma ter depois de ser detalhada com mais rigor e informação no SIGA. O importante é identificar o município e, para isso, basta apenas o seu nome. A tabela de entidades beneficiárias já possui mais informação tal como a sua identificação, o NIF, informação de contacto (morada, telefone, e-mail) e a data de adesão ao acordo. Para o registo dos dados referentes às pessoas, por ser necessário um maior detalhe e grau de informação, são utilizadas algumas tabelas auxiliares.

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Pessoa

Situação

Profissional

Situação Pessoal

Rendimento

País

Parentesco

Instrução

Figura 3-114 – Esquema de Dados da Pessoa

A tabela das pessoas guarda os dados referentes ao nome, à data de nascimento, ao sexo, ao estado civil, ao número de identificação e ao documento ao qual diz respeito, ao NIF, à naturalidade, à profissão, à instrução, à situação pessoal e à eventual incapacidade de cada pessoa. Existe ainda uma tabela de rendimentos que guarda essa informação para as pessoas que detenham algum tipo de remuneração. As pessoas podem ser relacionadas umas às outras através do parentesco. Podem ser recolhidas mais informações sobre as pessoas através da tabela da família. Estes dados, embora colectivos, podem ser utilizados para caracterizar um determinado indivíduo. Entre a informação registada encontra-se a sua situação residencial actual e a da habitação atribuída. Os dados armazenados pela aplicação dos acordos é a necessária e suficiente para o fim a que se destina. No entanto, uma vez mais, as entidades promotoras e beneficiárias são registadas duas vezes, uma na aplicação e outra no SIGA.

3.6.10. Entidades do NRAU

O novo regime de arrendamento urbano (NRAU) foi definido como forma de actualizar as chamadas rendas antigas. Trata-se de um processo que envolve a avaliação do estado de conservação de fogos arrendados, da avaliação do seu valor fiscal e da definição de uma renda considerada justa segundo esse valor apurado. Devido ao facto de uma relação arrendatícia, especialmente nos casos de contratos que vigoram há muito tempo, ser uma fonte frequente de conflitos entre as partes, foram criadas comissões arbitrais municipais (CAM) para dirimir alguns destes tipos de problemas. São também as CAM que determinam os níveis de conservação dos fogos e solicitam vistorias técnicas aos imóveis. Uma CAM é constituída por representantes da câmara municipal, do serviço de Finanças, dos senhorios, dos arrendatários habitacionais, dos arrendatários não habitacionais e das Ordens dos Engenheiros, dos Arquitectos e dos Advogados. Todas estas entidades são membros do CAM e consideram-se domiciliadas no local onde esta tiver a sede. Alguns destes elementos são escolhidos para exercerem funções de árbitro.

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Assim, as entidades envolvidas nestes processos são os senhorios, os arrendatários, eventuais entidades que os representem, os técnicos responsáveis pelas vistorias e os elementos que compõem a CAM. Para gerir os processos do NRAU, foi criada uma aplicação Web independente onde estas entidades se registam, onde podem ser feitas simulações e onde podem ser desencadeados os passos necessários para a concretização do acordo necessário à actualização da renda. A autenticação dos utilizadores é efectuada através do portal das Finanças, sendo também recolhida alguma informação pessoal sobre os mesmos. Devido a este último facto, alguns dos dados de identificação das entidades não são armazenados localmente, podendo ser, quando necessário, recolhidos a partir das Finanças. A aplicação é suportada por uma arquitectura de dados, da qual vamos destacar a representação dos utilizadores e a forma como são definidas todas as entidades participantes no processo.

Processo

Representante

Utilizador Técnico

Figura 3-115 – Esquema de Dados das Entidades do NRAU

Todas as entidades intervenientes são utilizadoras da plataforma. Por essa razão, todas são primariamente registadas na tabela de Utilizador. Esta tabela guarda os dados correspondentes ao NIF, ao nome, ao nome abreviado, à morada, à localidade, ao código postal, ao telefone fixo, ao telefone móvel, ao e-mail e ao NIB. A tabela de Processo é apresentada no diagrama, não por conter informação relativa às entidades, mas por ser o local onde é identificado quem é a entidade senhorio e quem é a entidade arrendatário. Esta identificação é feita através do NIF destas entidades. Se uma destas entidades for representada por outra, os dados desse representante têm de ser indicados na tabela de utilizador e o seu nome de contacto inserido na tabela de Representante. Aqui são indicados os NIF de representante e representado, o tipo de representação e o período em que esta ocorre. Os técnicos responsáveis pelas avaliações e vistorias técnicas aos imóveis são utilizadores que são depois identificados na tabela Técnico. Esta tabela guarda a categoria do técnico, a sua região e o seu número de Ordem.

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As CAM são representadas numa tabela própria. Os dados recolhidos são uma descrição, a informação relativa à morada e os seus contactos. Esta informação é relevante pois, na definição das CAM, é indicado que a domiciliação dos seus membros é a da sede da CAM.

CAM

Árbitro

Membro Câmara

TesoureiroCargo

Município

Figura 3-116 – Esquema de Dados das Entidades das CAM

Para identificar os papéis que cada entidade desempenha na CAM são utilizadas uma série de tabelas onde os utilizadores são identificados pelo NIF. As CAM possuem membros que, além de inseridos na tabela de utilizadores, são registados na tabela de Membro. Nesta tabela são indicados o NIF pessoal, o tipo de cargo, a data de cessação e a indicação de ser, ou não, presidente. Os membros que desempenham o papel de árbitro são identificados na tabela de Árbitro, onde é apenas indicado o NIF e a data de cessação. Os representantes das câmaras municipais também são identificados pelo sistema através da ligação entre as CAM e os municípios que as mesmas representam. Os seus dados são guardados na tabela Câmara que regista o distrito e o NIF da câmara, o NIF do representante, o NIF pessoal do representante, o FAX e o nome e cargo do ofício. Ligado a esta entidade encontra-se o tesoureiro da câmara. Esta entidade é identificada apenas pelo NIF e a data de cessação desse cargo. Esta representação é adequada ao fim a que se destina mas, mais uma vez, existe a possibilidade da dupla representação de entidades já registadas noutras bases de dados do IHRU, tais como as câmaras ou os técnicos que são arquitectos ou engenheiros, por exemplo.

3.6.11. Entidades da Porta 65 Jovem

O programa Porta 65 Jovem é um sistema de apoio financeiro ao arrendamento jovem. Este apoio é prestado através de uma percentagem do valor da renda da habitação como subvenção mensal. A candidatura a este apoio é feita através de um portal onde é registada a informação e os documentos necessários à sua apreciação. Esta aplicação é suportada por uma estrutura de dados, da qual vamos destacar a representação dada às entidades intervenientes no processo.

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A entidade central é o candidato ao programa, que pode ser mais do que um nos casos de candidaturas conjuntas. As restantes entidades são os seus dependentes que integram o agregado jovem e os seus ascendentes. A informação relativa à entidade candidata é registada na tabela de Candidato. Esta tabela está ligada a outras duas que representam os dependentes e os ascendentes do candidato. Existem ainda tabelas para tipificar o grau de parentesco em relação aos dependentes e ascendentes e o estado civil. A tabela Rendimento guarda os dados referentes aos valores auferidos pelo candidato. Nas candidaturas conjuntas, os candidatos podem ser associados uns aos outros. Se existir, é identificado um grau de parentesco entre eles. Estas entidades, apesar de relacionadas, são independentes e possuem os seus próprios dependentes e ascendentes.

Estado Civil

Rendimento

Candidato

Ascendente

Parentesco

Dependente

Figura 3-117 – Esquema de Dados das Entidades da Porta 65 Jovem

A tabela Candidato guarda os dados do NIF, do número de segurança social, do estado civil, da profissão, de algum eventual grau de incapacidade, da morada fiscal, da data de nascimento, dos telefones fixo e móvel e do e-mail do candidato. São ainda indicados o distrito, o município e a freguesia onde o candidato reside. Ainda em relação ao candidato, a tabela Rendimento guarda o valor dos rendimentos auferidos, o ano ao qual diz respeito e a data de fim. A tabela Dependente guarda os dados do NIF, do nome, da data de nascimento, do número de segurança social, da profissão e de algum eventual grau de incapacidade do dependente. A tabela Ascendente guarda, em relação ao ascendente, o número de filhos menores a seu cargo, o valor dos seus rendimentos, o indicador de rendimento social de inserção (RSI), o estado civil e o NIF do seu cônjuge. Esta informação é a necessária e suficiente para o fim a que se destina. Mais uma vez, no entanto, a não partilha de dados com outros sistemas pode levar à dupla representação de entidades, eventualmente com as bases de dados do NRAU, nos casos em que uma renda a ser subsidiada tenha sido ou venha a ser alvo de actualização extraordinária, ou dos Recenseamentos, no caso de entidades jovens à espera de ser realojadas conseguirem rendimentos suficientes para poderem apresentar uma candidatura ao programa, por exemplo.

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3.7. Gestão de Documentos

3.7.1. Contexto

O IHRU lida diariamente com uma grande quantidade de documentos variados, tais como ofícios, informações, correspondência recebida, documentos jurídicos, projectos de arquitectura, despachos de direcções, documentos financeiros, facturas ou vales postais, entre outros. Estes documentos podem estar ou não relacionados a processos que são geridos pelo SIGA/SGC, sendo importante que essa relação seja registada. Para colmatar esta necessidade, foi desenvolvido um módulo de gestão de documentos no SIGA, que passou a ser utilizado de forma transversal por todo o Instituto, independentemente de os documentos fazerem parte ou não de processos incluídos neste sistema. De seguida é feita uma análise às características mais importantes desta gestão de documentos, dos fluxos de entrada e saída do expediente e de necessidades respeitantes à confidencialidade ou à urgência no tratamento de certos tipos de documentos.

3.7.2. Tipos de Documentos

A documentação gerada e recebida pelo IHRU possui naturezas distintas que, por vezes, tornam necessário um tratamento especial ao nível da sua urgência, importância ou confidencialidade. A privacidade pessoal e a confidencialidade necessária a determinado tipo de documentos são garantidas através de processos simples nos circuitos de entrada e saída. O correio que chega ao IHRU dirigido a uma pessoa específica é entregue fechado ao destinatário e só posteriormente tratado e registado se este assim o desejar. Este procedimento só não acontece para os casos nos quais onde, juntamente com o nome, é indicado o departamento de destino. Da mesma forma, toda a correspondência proveniente dos tribunais é entregue fechada directamente no departamento jurídico que faz a sua avaliação prévia e decide se a mesma é ou não registada. O envio de documentação confidencial é conseguido através do fecho da correspondência antes de entregue ao despacho. A digitalização dos documentos produzidos ou recebidos é feita nos departamentos de origem ou destino. Fica a cargo de cada um decidir se o procedimento é necessário ou não. Apesar de muitas vezes estar digitalizado, o circuito de um documento dentro do Instituto é feito através de papel. O mesmo documento é, inclusivamente, por vezes fotocopiado e armazenado em arquivos espalhados um pouco por todo o IHRU.

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O envio de correspondência massiva, como por exemplo, comunicações de eventos, desejos de boas festas ou o envio de revistas informativas, não é registado individualmente mas sim como um todo. São criados ofícios circulares e as cartas fechadas no departamento expedidor. Existe por outro lado documentação que, independentemente de ser necessário registar ou não, sofre um tratamento especial devido à urgência na sua entrega ou apreciação. São exemplo disso os vales postais relativos a pagamentos, muitas vezes recebidos já perto da data limite de validade e que têm de ser levantados com urgência, ou certos tipos de avisos e notificações, para os quais são necessários procedimentos ou respostas dentro de prazos curtos estabelecidos legalmente. Toda a correspondência julgada pessoal, do tipo publicitário ou jornais é entregue aos destinatários e ignorada pelo sistema.

3.7.3. Circuitos de Expediente

3.7.3.1. Circuito de Entrada

Todo o correio que chega ao IHRU é entregue na recepção, que depois o encaminha para o expediente. O correio é confirmado junto de uma folha Excel de registo e sofre uma primeira triagem. Após a sua conferência e possível registo, o correio é colocado nos cacifos dos serviços aos quais se destina. O correio julgado normal é aberto e registado no SIGA, sendo posteriormente encaminhado para o departamento de destino. O correio com destinatário pessoal ou proveniente de um tribunal não é aberto. Os vales de correio são agrupados por tipo ou assunto, segundo se trata de um pagamento normal de uma renda, de um reembolso da Porta 65 Jovem ou de um pagamento referente a um processo, por exemplo. Para cada grupo é criado um ficheiro Excel onde é feita a listagem dos vales que o compõem. Os vales apenas são registados individualmente no caso de dizerem respeito a pagamentos relacionados com os programas IAJ ou Porta 65 Jovem, caso contrário, são registados em grupo através da folha Excel que serve de capa. Após este registo são encaminhados para a DAGP. As facturas recebidas são verificadas para se averiguar a necessidade do seu cabimento. Após este procedimento são encaminhadas no SIGA e enviadas para o serviço de contabilidade para pagamento. A identificação de um documento no SIGA é feita através de um número de documento único. O código, depois de gerado, é impresso numa etiqueta que é colada ao documento ou escrito manualmente no próprio documento depois de previamente carimbado com a sua data de recepção.

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Para registar o documento é necessário indicar a entidade que o criou ou enviou. As entidades já registadas no SIGA podem ser pesquisadas e utilizadas. Quando a entidade não existe ou não é encontrada é criada uma nova. Esta criação é geralmente feita apenas através do nome, sendo a morada deixada em branco. Após o registo do documento, o sistema permite indicar que o mesmo foi encaminhado a um serviço ou pessoa em concreto. A entrega termina quando o destinatário indica, no mesmo local, a sua recepção.

3.7.3.2. Circuito de Saída

O correio a expedir é recolhido das cestas de ofícios distribuídas pelos departamentos do Instituto. Após esta recolha, que ocorre quatro vezes por dia, os documentos são verificados. Todos os ofícios têm de estar registados e encaminhados para o expediente. Se isto não acontecer, os mesmos são devolvidos aos departamentos que os enviaram. Tipicamente, os ofícios são enviados para o expediente em duplicado, sendo o original enviado por correio e a cópia devolvida ao departamento emissor. Ambos os exemplares são identificados com uma etiqueta de registo que indica a data de envio, a identificação do serviço e o número SIGA. A forma de envio de um documento é identificada através de um código próprio que indica se o mesmo deve ser feito por Correio Azul (A, Azul), registado (RE), com aviso de recepção (A/R), por mão própria (PMP) ou contra reembolso (CR). Quando este código não é preenchido, o envio é feito como correio normal. Os ofícios a enviar por fax possuem um template próprio sendo apenas enviado o original e impressa uma etiqueta. Ao original é anexa a resposta que já serve de cópia e possui a etiqueta que lhe fora previamente colada. O original e a resposta são devolvidos ao departamento emissor. O correio é envelopado ou empacotado pelo serviço de expediente, que depois pesa e regista numa aplicação de avenças dos CTT que totaliza as cartas e encomendas a enviar nesse dia. As cartas registadas são listadas em conjunto num documento onde são colocadas as etiquetas correspondentes. Cada registo possui três etiquetas que são colocadas na carta, no aviso de recepção e nesta folha de controlo. A entrega do correio na estação dos CTT é simplificada pois apenas é necessário ler um código de barras. No caso de ofícios circulares ou da expedição de convites, as cartas vêm já envelopadas e endereçadas, sendo apenas registadas em conjunto na aplicação. Os envios são pagos contra a factura mensal que é confirmada, cabimentada e enviada para direcção financeira.

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3.7.4. Gestão de Documentos

A gestão de documentos é um módulo do SIGA que pode ser acedido através de um menu próprio da aplicação. Ao aceder ao menu de Gestão de Documentos é apresentado um ecrã com todos os documentos que se encontram activos ou em trânsito. Os documentos encontram-se divididos por separadores consoante são internos, externos ou ordens de serviço/circulares.

Figura 3-118 – Separador Interno

A listagem dos documentos é idêntica para todos os separadores, pelo que vamos restringir a descrição a apenas um deles. Por cada documento listado podem ser verificados os seus dados. Ao clicar no caminho do ficheiro digitalizado, o documento pode ser visualizado, desde que o utilizador tenha acesso à pasta onde este se encontre. Ao clicar no número de ordem podem ser consultados os detalhes do documento em causa através de um ecrã próprio.

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Figura 3-119 – Ecrã de Detalhe de um Documento

No ecrã de detalhe é possível verificar os dados do documento, tal como o número de ordem, a data, se é um documento interno ou externo, a referência, o assunto, o tipo de documento, se está arquivado ou não, o serviço que o emitiu ou recebeu, o local de rede onde se encontra a sua digitalização, se existir, e os códigos de processo, contrato ou acordo com os quais esteja eventualmente envolvido. Ao clicar em qualquer um destes códigos somos transportados para os ecrãs de detalhe do processo, contrato ou acordo respectivo. Ainda neste ecrã é apresentada uma lista dos encaminhamentos dados ao documento e um botão que permite retirar o documento do arquivo. Voltando ao ecrã inicial, a criação de um novo documento pode ser efectuada através do botão correspondente, sendo inserida uma nova linha em branco na lista. Nesta linha é indicado o tipo de documento, se o documento foi recebido ou se vai ser enviado, a entidade que o enviou ou à qual se pretende enviar e o assunto, entre outros dados. O serviço de destino e a data é preenchido de forma automática para limitar possíveis erros. Se o pretendido é receber um documento, o local da rede deve ser o caminho do documento digitalizado. Se o pretendido é criar um ofício de raiz, ao terminar a edição da linha é criado um novo documento na rede com o template correspondente ao tipo de documento escolhido anteriormente. O documento é aberto para permitir a sua edição e posterior gravação. O campo do local de rede onde se encontra é preenchido de forma automática. O menu de pesquisa permite encontrar documentos que tenham sido registados no SIGA. Essa pesquisa pode ser efectuada por número de ordem, por tipo de documento, por quem registou, pelo serviço destinatário, pelas datas de documento ou registo ou pelo assunto, entre outros.

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Figura 3-120 – Ecrã de Pesquisa de Documentos

Podem ser ainda encontrados documentos que tenham sido recebidos e não encaminhados, permitindo controlar aqueles que se encontram à espera deste tratamento. Os documentos que correspondam aos critérios definidos são apresentados numa lista, da qual é possível consultar os detalhes de qualquer um deles através do ecrã de detalhe já apresentado anteriormente. Após serem criados ou recebidos, os documentos são geralmente encaminhados a quem se destinam. Esta operação é feita e controlada pelo SIGA. O encaminhamento do documento para outro serviço ou departamento é feito com o recurso a um pequeno ecrã que pode ser acedido a partir da listagem de documentos.

Figura 3-121 – Ecrã de Registo de Encaminhamento de um Documento

O encaminhamento é feito através do registo dos serviços de origem e destino e da indicação de um eventual destinatário pessoal. Quando o destinatário recebe o documento físico, pode indicar a sua recepção através da opção de menu Receber Documentos.

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Figura 3-122 – Ecrã de Recepção de um Documento

O ecrã apresenta uma lista de todos os documentos encaminhados para o serviço de destino e que ainda não foram recebidos. Através da consulta do número de registo do SIGA colocado na etiqueta, o utilizador pode identificar na lista o documento que pretende receber.

3.8. Gestão do Património

3.8.1. Contexto

O conceito de património utilizado neste capítulo, pretende ser uma descrição mais lata e abrangente, do que apenas aquele que é propriedade do IHRU. A ideia aqui desenvolvida é a criação de uma forma simples e comum de designar todo o tipo de património imobiliário com o qual o IHRU tenha alguma relação ou interacção. O património que se encontra registado no SIGA/SGC diz respeito a empreendimentos que vão ser financiados pelo Instituto. Estes empreendimentos podem envolver a aquisição de solos ou a construção de vários tipos diferentes de imobilizado, desde uma pequena casa até a um edifício com vários fogos, com necessidades descritivas diferentes. O património do ponto de vista do SIPA é mais complexo e abrangente pois não se esgota na descrição técnica de um empreendimento. O detalhe pode chegar ao nível do tipo de arquitectura utilizada, da caracterização e estudo do edificado na zona envolvente, do período no qual a sua construção foi desenvolvida ou mesmo do seu interesse histórico. Além do imobiliário, o SIPA também caracteriza bairros, cidades ou zonas como património.

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O património que de facto é propriedade do IHRU, salvo raras excepções, é constituído por solos e por fogos que mantém arrendados. A gestão neste caso é mais orientada ao seu estado de conservação, à forma como está organizada, às suas despesas de manutenção ou ao seu valor e ao rendimento que providencia. O património registado nas bases de dados de recenseamento diz respeito à habitação precária que as famílias nelas contidas habitam e às características desejadas para as casas que as vão eventualmente realojar. O património dos programas NRAU e Porta 65 Jovem são tipicamente fogos arrendados. A descrição é mais vocacionada para aspectos de capacidade e nível de conservação, de obras e de valores de renda. De seguida, vão ser analisadas as representações dadas a todos estes tipos de património e que são utilizadas por cada um dos sistemas que gere a sua informação.

3.8.2. Património no SIGA

O património registado no SIGA/SGC diz respeito a empreendimentos envolvidos em processos de financiamento ou de certificação. A construção de um empreendimento é feita num dado terreno, que pode ou não requerer o seu financiamento através de uma operação própria. A ligação entre o empreendimento e o terreno é efectuada através do processo.

Empreendimento

Parcela

ProjectoOperação

Solos

Processo

Figura 3-123 – Esquema de Dados do Património no SIGA/SGC

O processo agrupa um ou mais empreendimentos e, na tabela que o identifica, possui uma designação, um local e a indicação da titularidade do terreno. Se o terreno é financiado, é criada uma operação e registados os dados do terreno. A tabela de Operação guarda dados genéricos sobre o financiamento, tais como o valor financiado ou se o adquirente possui o estatuto fiscal cooperativo, e vários coeficientes que caracterizam de algum modo o terreno, tais como os coeficientes de localização, dimensão ou tipologia. A operação é feita sobre um terreno que é registado na tabela Solos. Esta tabela guarda dados como o preço com base no D.L. 141, o número e o ano do concurso de solos, a data do acto público ou a data e o valor de aquisição do terreno.

Levantamento da Situação Actual

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O processo pode ter um ou mais empreendimentos, que são registados na tabela Empreendimento. Como um empreendimento não é mais do que um agrupador de projectos criados para um mesmo local, a tabela apenas guarda uma designação e eventuais observações. Cada empreendimento pode ter um ou mais projectos que são registados na tabela Projecto. Um projecto possui uma data de registo, um tipo, um indicador de homologação, uma fase, um documento, um coeficiente de terreno e um indicador de qualidade. Um projecto pode definir uma série de parcelas, sendo que, cada parcela pode conter em si novas parcelas. Os seus dados são registados com o auxílio de várias tabelas auxiliares.

Tipo de ParcelaTipo de Uso

Parcela

HomologaçõesTipologia

Figura 3-124 – Esquema de Dados da Parcela

A tabela Parcela regista uma identificação, o local, a rua, o prefixo e o sufixo postal, as áreas bruta, útil, edificável e não edificável, o andar do fogo, o número de fracções, o código de descrição predial, o código do tipo de acesso, o código postal, o código do tipo de uso, o código de tipologia, o número de pisos e de fogos por piso do edifício, a data de homologação, a licença de utilização e a data em que foi emitida, a permilagem, a letra, os códigos de freguesia, concelho e de parcela pai, o proprietário, o tipo de alinhamento do edifício, o número de elevadores, o lote da parcela e o seu número de polícia.

3.8.3. Património no SIPA

O DIBA não possui nem gere património mas sim a documentação que lhe diz respeito. Esta particularidade levanta um problema de caracterização tão dinâmica que dificulta muito uma representação formal do património. A começar pelo facto de até existir documentação de imóveis que nunca chegaram a ser construídos, património que já não existe ou edifícios que foram sendo alterados durante o tempo e possuem por isso vários projectos, vários documentos, várias utilizações, entre outras características. Assim, a representação do património do SIPA é bastante complexa e dispersa por vários sistemas de informação. A variedade de meios de representação, dos tipos de informação e mesmo das metodologias de análise utilizadas para descrever o património possuem tal ordem de grandeza que uma representação comum é muito difícil de definir. Por esta representação não existir formalmente, o estudo vai ser mais dirigido às necessidades e preocupações actuais do que à sua representação exacta nos diversos sistemas do DIBA.

Levantamento da Situação Actual

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A primeira dificuldade na representação do património do SIPA resulta na uniformização de dados e na sua posterior organização. Esta dificuldade resulta da quantidade de informação recolhida e do próprio tipo de dados a tratar. Como a recolha de informação é feita de várias formas diferentes e ao longo de muito tempo, as características que se pretendem recolher variam muito. A ideia de um levantamento histórico comum é quase impossível pois, com o passar dos tempos, existem dados que entretanto foram pedidos, outros que nem foram recolhidos por na altura não existirem meios para o fazer ou por não possuírem, nesse tempo, relevância. O que se acaba por fazer é recolher tudo o que estiver disponível. Desde um pequeno rascunho feito por um arquitecto até um ficheiro CAD completo. A informação disponível relativa ao património, além de poder ser de vários tipos diferentes, tais como, uma maqueta, um desenho à mão livre, um desenho cotado, um projecto de arquitectura, uma fotografia ou uma descrição textual, por exemplo, nem pode ser limitada a um qualquer conjunto de tipos, pois amanhã pode aparecer um novo tipo de representação ou encontrada informação de um tipo que não se encaixa em nenhum destes que tem de ser recolhida e analisada de forma completamente diferente. Outro problema com o qual o DIBA se depara é na divisão e identificação do património. Por vezes, além de um determinado edifício ou casa, a informação a recolher ou já disponível permite caracterizar toda a zona envolvente ao imóvel ou ao período histórico no qual foi construído para melhor identificar determinadas características típicas do tipo de construção ou dos materiais utilizados, por exemplo. Esta diversidade que, para além do imobiliário, também caracteriza bairros, cidades ou zonas como património, não pode ser descrita da mesma forma. Quando o DIBA necessita de informação ou quer complementar um estudo de património que já possui com novos dados, organiza e suporta a recolha selectiva de informação por várias entidades. Esta recolha pode ser efectuada através de visitas aos locais, do registo de características comuns, de várias fotografias ou de pesquisa em bibliotecas ou universidades. O facto desta recolha, que é planeada segundo critérios de disponibilidade, de importância ou de uma necessidade identificada, não poder ser feita para todo o património ao mesmo tempo, levanta o problema de diferenças na profundidade dos dados disponíveis para o descrever. O próprio facto desta recolha ser efectuada por pessoas diferentes, pode resultar em dados pouco uniformes e levantados com diferentes níveis de pormenor. A juntar a todos estes problemas, existe informação patrimonial que nem pode ser consultada de forma livre por qualquer entidade. Existem documentos que são selados devido a regras de confidencialidade. Alguns deles nem podem ser acedidos por certos arquivistas ou funcionários abaixo de um determinado nível hierárquico. Isto dificulta ainda mais a definição de uma caracterização comum quando, para muito património, certos dados não podem ser consultados por não existirem ou por serem sensíveis. Além disto, o DIBA possui vários arquivos por onde a informação relativa a determinado património está dispersa. Muita informação encontra-se em arquivos privados de outras entidades aos quais não tem acesso, e que nem sempre é disponibilizado ou mantém uma actualização coerente. Mesmo nos casos em que a partilha de informação é feita, é necessário definir formatos cooperativos para promover a troca de informação.

Levantamento da Situação Actual

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Apesar de toda esta dificuldade, existe uma representação lógica da informação no Inventário do Património Arquitectónico (IPA). Esta representação é muito genérica, exactamente para tentar atender a todas as possibilidades.

Conjunto

UrbanoSítioEdifício Paisagem

Figura 3-125 – Esquema de Dados do IPA

Assim, entende-se que um edifício encontra-se enquadrado num determinado conjunto urbano de património. Este conjunto encontra-se fisicamente num sítio que, por sua vez, define, com outros do mesmo tipo, uma paisagem. O registo de outras informações sobre o património é feito principalmente pelo tipo e localização dos documentos disponíveis sobre o mesmo. Existe ainda informação desagregada que vai sendo adicionada ao registo de património sem, no entanto, isto ser feito de forma coerente. Esta informação passa, por exemplo, por trabalhos efectuados por pessoas externas ao DIBA, tais como teses de mestrado ou doutoramento efectuadas por estudantes de arquitectura, ou por notas avulsas que são adicionadas aos registos. Finalmente, existe ainda a preocupação de identificar o património no espaço do território nacional ou internacional. Isto é conseguido através da utilização de um sistema de informação geográfica (SIG) que não é, no entanto, integrado com outros sistemas. Este registo é feito de forma faseada, não estando ainda disponível a localização geográfica de todo o património registado no SIPA.

3.8.4. Património do IHRU

O IHRU possui dois tipos de património próprio. Os terrenos, geridos em termos de utilização, de venda e da gestão de custos ou infra-estruturas, e os fogos, disponibilizados para arrendamento ou eventualmente vendidos aos seus ocupantes.

3.8.4.1. Arrendamento

Os fogos disponíveis para arrendamento, ou já arrendados, são registados na aplicação do Habisoft. Estes fogos são património que transitou do antigo IGAPHE e que podia ser arrendado ou comercializado. A estrutura de dados do património tem a seguinte representação lógica:

Edifício FracçãoBairro Morador

Figura 3-126 – Estrutura de Dados do Património no Habisoft

Levantamento da Situação Actual

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O património do arrendamento está organizado por bairros. Em cada bairro existem vários edifícios, sendo que cada um possui um determinado número de fracções. O morador ou arrendatário está ligado à fracção.

Figura 3-127 – Registo de Bairro do Habisoft

O registo de bairro guarda os dados referentes a um código de identificação, ao nome, ao distrito, ao concelho e à repartição de finanças em que está registado. Devido à semelhança de tratamento entre o bairro e os terrenos onde estão implantados os edifícios que lhe pertencem, existem ainda dados referentes a custos de manutenção desses mesmos terrenos e edifícios. Devido a isso são registados os custos do terreno, das infra-estruturas, das construções, de arranjos exteriores ou outros, além da data e do seu valor total. Existe ainda um campo de observações, que é utilizado para guardar informação que não esteja tipificada na ficha do bairro.

Figura 3-128 – Registo de Edifício do Habisoft

Dentro do bairro podem ser consultados os dados dos edifícios. Para cada edifício é indicado o bairro a que pertence, um código que o identifica, o ano de construção, a prioridade, o número de inscrição da matriz, o número de descrição, a freguesia, o número da ficha e a data de registo na conservatória, o valor de condomínio, o valor da quota, o administrador do prédio e um campo de observações.

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Figura 3-129 – Registo de Fracção do Habisoft

Dentro do edifício pode ser consultada a ficha de cada uma das suas fracções. Cada fracção indica o bairro a que pertence, o edifício, um número de fracção, a morada e código postal, quem é o morador e o tipo de contrato, o estado e a data de contencioso, os coeficientes de vetustez, conservação e conforto, o ano de construção, as áreas bruta, útil e de eventuais logradouros e anexos, a tipologia e o tipo de utilização, a letra, a permilagem, a situação e a data de ocupação, o valor de avaliação e a data do seu apuramento, o registo, a renda técnica e a data em que foi definida, o beneficiário e eventuais observações.

Figura 3-130 – Registo de Morador do Habisoft

A ficha de morador possui principalmente os dados do morador e do contrato de arrendamento. Os dados que são apresentados relativos à fracção são os mesmos que os já indicados noutros ecrãs com a excepção do valor da renda actual e a data em que as mesma foi actualizada. Apesar da prioridade do IHRU ser actualmente a de arrendar todo o património que detém, muitos dos seus fogos foram e podem ser vendidos aos inquilinos que os ocupam.

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Figura 3-131 – Registo de Venda do Habisoft

Os dados da venda são registados numa ficha própria onde, além de dados já presentes na ficha de fracção, são registados o valor actualizado da fracção, o ano do preço, o preço de venda, o número e a data da portaria, a situação e a data de resposta, o esquema de pagamento e a percentagem da dedução, o tipo de venda, o vendedor, a data do ofício, a data do contrato de promessa compra e venda, o valor da entrada e a data da escritura.

3.8.4.2. Solos

A gestão dos solos que são propriedade do IHRU é feita através de vários ficheiros em Excel, onde são registados os seus dados mais relevantes. Como não é necessária uma descrição muito aprofundada, os dados mais relevantes são o facto de estarem ou não loteados e registados matricialmente. O ficheiro dos solos possui o registo dos terrenos, organizados por zonas geográficas, bairros ou freguesias.

Figura 3-132 – Cabeçalho do Ficheiro de Registo de Solos

Os dados registados dizem respeito à identificação da parcela, à descrição predial, à freguesia, à inscrição matricial, à área actual, às áreas por usos (edificável, não edificável e outras), ao valor de aquisição, às alienações (área e valor de sub-parcelas alienadas) e dos custos genéricos ou específicos. A restante gestão não acrescenta mais dados que caracterizem o terreno em si, mas apenas a gestão de eventuais utilizações, rendimentos, custos de manutenção, entre outros.

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3.8.5. Património nos Recenseamentos

O património dos recenseamentos diz respeito aos fogos ocupados pelas famílias que se pretende realojar e às características pretendidas para os fogos onde vão ser realojadas. Esta caracterização é difícil pois, por vezes, a situação de carência é tal que a família vive numa barraca, numa viatura ou num contentor. Ao alojamento ocupado pela família é indicado um número de matrícula, o nome do núcleo a que pertence, a morada, o tipo de alojamento, o seu estado de conservação, se tem ou não água canalizada, saneamento, electricidade, cozinha interna, casa de banho interna e banheira ou chuveiro, se poderá vir a ter condições de habitabilidade, o seu destino futuro, a propriedade do terreno, se foi desocupado e entaipado e a data em que tal ocorreu, se foi demolido ou desocupado e a data em que tal ocorreu e eventuais observações. O tipo de alojamento pode ser um abrigo improvisado, uma barraca de alvenaria, uma barraca de madeira, uma construção antiga, uma construção clandestina, uma construção clássica, uma construção inacabada, uma construção pré-fabricada, um contentor, uma habitação social ou uma viatura ou caravana. O estado de conservação pode ser bom, razoável, mau ou em ruína. O destino futuro do alojamento pode ser a definir, a demolição, a desocupação, o uso não habitacional ou a reabilitação. A propriedade do alojamento pode ser do estado, do município, de um privado, da entidade promotora, da entidade beneficiária, um baldio ou desconhecida. Em relação ao alojamento futuro, a única característica definida nos ficheiros de recenseamento é a tipologia, que pode ter os valores T0, T1, T2, T3, T4 e T5. Os valores registados dizem respeito à tipologia proposta pela entidade promotora, a tipologia legalmente definida e a tipologia de realojamento. Os locais de realojamento são caracterizados por uma identificação da sua localização e do número de fogos disponibilizados consoante as tipologias já referenciadas.

3.8.6. Património no NRAU e na Porta 65 Jovem

O património dos programas NRAU e da Porta 65 Jovem vai ser descrito em conjunto por, apesar de estar representado de forma diferente, dizer respeito a fogos para arrendamento. Embora existam necessidades específicas para cada programa, a descrição do património é muito semelhante para ambos os casos. No caso do NRAU, associado a um processo encontra-se um fogo que se encontra arrendado. Este fogo é registado na tabela Prédio que contém todos os dados disponíveis para o caracterizar. Os dados utilizados são o distrito, o município, a freguesia, o artigo, a fracção, a rua, o lote, o número, o andar, o lugar, o código postal, a unidade funcional, o local postal, o ano de construção, a idade do prédio, a afectação, o código SIG, as coordenadas x e y, o estado e a data na qual foi aferido.

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PrédioProcesso

Figura 3-133 – Representação do Património no NRAU

No caso da Porta 65 Jovem, os dados do património não são registados numa tabela própria, sendo a sua caracterização feita em campos de duas tabelas referentes à candidatura e à fiscalização do prédio.

FreguesiaDados

Candidatura

Fiscalização

Prédio

Figura 3-134 – Representação do Património na Porta 65 Jovem

Na tabela da candidatura é referenciada a informação relativa ao distrito, município e freguesia, ao artigo e fracção, ao número de SIG, às coordenadas x e y, à tipologia, à rua, ao lote, ao número, ao andar, ao lugar, ao código postal, ao local postal, ao tipo de prédio, à descrição, ao ano de construção, ao número de pisos e à área. A tabela da fiscalização de prédio indica o distrito, município e freguesia, o artigo, a fracção, a rua, o lote, o número, o andar, o lugar, o código postal, o local postal, as coordenadas x e y, o ano de construção, o tipo de prédio e a descrição.

3.9. Gestão de Projectos

Um projecto, do ponto de vista do Instituto, é um conjunto de operações de vários tipos que contribuem para um objectivo comum. Após o diagnóstico ou o levantamento de um determinado número e tipo de necessidades, é criado um plano de acção, ou são desencadeadas várias operações individuais, para colmatar essas necessidades. Estas operações podem ser de construção, de requalificação, de reabilitação ou mesmo acções imateriais, e tanto podem passar por operações de financiamento a entidades externas como por acções de pequena ou grande conservação de património do próprio IHRU. Neste momento, um projecto executado pelo IHRU não possui uma definição específica, sendo gerido de forma avulsa. Apesar de algumas das operações, executadas na sequência de projectos, estarem registadas no SIGA, a sua identificação com o mesmo não é formal, tornando essa informação desagregada de uma visão comum. A gestão de um projecto é assim efectuada com o recurso a folhas Excel e a documentação em papel. Muitas das operações não são registadas no sistema por não terem nele qualquer tipo de representação. Exemplos destas operações são as chamadas despesas imateriais, como a da recruta de pessoal para fornecer assistência técnica ou a aquisição de serviços. Além de apenas existirem como registos avulsos em diversos ficheiros Excel, são cabimentadas directamente no MyGIAF e registadas como despesas de funcionamento do Instituto.

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As fontes de financiamento destes projectos podem ser variadas e depender de fundos próprios, do EFTA, do BEI ou do PIDDAC, por exemplo. A utilização de alguns fundos, como por exemplo os do BEI, obriga a que o financiamento seja efectuado para um determinado tipo de intervenção. Este controlo é efectuado através de relatórios onde são descritos os mecanismos financeiros e as despesas discriminadas. Elaborados periodicamente, estes dependem de informação que está espalhada por vários ficheiros em Excel. A representação de um projecto deveria permitir a sua descrição detalhada, a definição das operações necessárias para o implementar e a definição das fontes de financiamento de cada uma das operações. Deveria permitir o registo de custos operacionais, de acções urgentes e de trabalhos não previstos, para existir uma noção única do que já foi gasto, em quê e quando. Esta alteração vai permitir agregar toda a informação referente a um projecto, controlar o seu estado de execução, efectuar uma gestão mais simplificada das suas fontes de financiamento, controlar todo o mecanismo financeiro e elaborar os relatórios necessários de forma automática.

3.10. Gestão do Orçamento

3.10.1. Orçamento

O orçamento do IHRU é constituído por verbas provenientes de fundos próprios e do Orçamento de Estado, através do PIDDAC. Os clientes de processos de financiamento podem utilizar os fundos do Instituto através de contratos de empréstimo, sendo os fundos do Estado utilizados nos contratos de comparticipação e no suporte de taxas de juro bonificadas. Assim, para cada ano civil, são abertos dois orçamentos: um do tipo PIDDAC e outro do tipo Funcionamento.

PIDDAC

Tipo de Orçamento

Funcionamento

Ano

Figura 3-135 – Organização do Orçamento Anual

O orçamento do PIDDAC serve de suporte a programas do Orçamento de Estado no âmbito do desenvolvimento local, urbano e regional. Cada programa implementa uma série de medidas de habitação e realojamento que suportam projectos de realojamento, de reconstrução ou de reabilitação, entre outros. Como o OE especifica os valores disponibilizados para cada programa, medida ou projecto, a representação do orçamento do PIDDAC tem de possuir uma estrutura hierárquica que possibilite a distribuição de verbas de forma discriminada.

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Programas

Medidas

Projectos

Classificadores Económicos

Centros de Responsabilidade

Fonte de Financiamento

Figura 3-136 – Organização do Orçamento PIDDAC

Os projectos são divididos em classificadores económicos ligados às características contabilísticas das entidades cliente que os implementam. As verbas desaguam depois na contabilidade em rubricas específicas a cada um destes classificadores. Para cada classificador económico existe ainda uma separação segundo centros de responsabilidade respeitantes as áreas geográficas dos projectos e aos serviços do IHRU que gerem os processos de cada uma delas. Como o orçamento do PIDDAC é apoiado por várias fontes de financiamento que podem envolver o QREN, o BEI, o próprio Orçamento de Estado ou até mesmo fundos próprios do IHRU, um projecto pode, além de ser atribuído a um centro de responsabilidade, ter de recolher fundos de uma ou mais fontes de financiamento. Este facto obriga a que cada centro de responsabilidade distribua as verbas que lhe estão alocadas pelas diversas fontes de financiamento que o suportam. O orçamento de funcionamento, apesar de ser utilizado no financiamento de projectos ao abrigo de linhas de crédito criadas segundo programas do Governo, não depende do Orçamento de Estado nem tem de ser alocado a medidas e projectos. Devido a isto, possui uma estrutura hierárquica mais simples.

Programas

Classificadores Económicos

Centros de Responsabilidade

Fonte de Financiamento

Figura 3-137 – Organização do Orçamento de Funcionamento

A disponibilidade orçamental para os processos de financiamento e de comparticipação é gerida através da cabimentação prévia dos montantes envolvidos nessas operações. Este procedimento vai verificar se o orçamento comporta os valores necessários antes de ser aprovada a estrutura de custos da operação. Esta disponibilidade é verificada tendo em conta o faseamento da utilização das verbas, os anos para os quais esta está prevista e as rubricas orçamentais em que estão enquadradas.

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3.10.2. Gestão no SIGA

Como os processos e contratos de financiamento e de comparticipação são registados no SIGA, foi criado no sistema um módulo que permite carregar os valores orçamentais disponíveis e assim possibilitar a cabimentação automática dos montantes dos contratos, sendo depois integradas no GIAF. Os valores do orçamento no SIGA são organizados segundo as hierarquias já apresentadas. A DF insere os valores totais ao nível das fontes de financiamento dos centros de responsabilidade. As verbas orçamentadas para os níveis superiores são depois a soma dos valores dos níveis que lhes estão imediatamente abaixo. A DF apenas insere os valores orçamentados para cada rubrica. Os valores cabimentados, cativos e disponíveis são calculados segundo os processos aprovados, tendo em conta os montantes que dizem respeito a cada ano civil já disponível. O módulo do orçamento pode ser acedido a partir do menu Orçamento. Depois de indicado o ano e o tipo de orçamento, é apresentado um ecrã onde pode ser navegada a representação em árvore dos vários níveis do orçamento escolhido. Para cada nível escolhido são apresentados os seus tipos de rubrica. Um quadro de valores indica, para a rubrica seleccionada, o valor orçamentado, o valor cabimentado, o valor cativo, o valor disponível e eventuais correcções.

Figura 3-138 – Formulário Orçamento / Separador Orçamento

A alteração dos valores cabimentados e disponíveis para cada rubrica são calculados através de um algoritmo. O algoritmo verifica que contratos afectam um determinado centro de responsabilidade e retira os valores utilizados ou cabimentados, para o ano em questão, aos totais inicialmente registados para esse mesmo centro.

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Para encontrar o centro de responsabilidade a que um contrato diz respeito, o algoritmo verifica três tipos de informação: o tipo da entidade cliente, a linha de crédito utilizada e a área geográfica à qual o processo diz respeito. O algoritmo de cálculo é complexo, pois vai verificar os detalhes de cada contrato para ver que rubricas são afectadas, analisar se a rubrica dispõe da verba necessária e retirar esse montante se tal for possível. O algoritmo é executado apenas quando é pedido o cabimento e só funciona nos anos para os quais o orçamento já tenha sido inserido. A alteração dos programas e das linhas de crédito por parte do Governo ou a alteração das entidades promotoras ou do seu estatuto cooperativo podem fazer com que um contrato possa ser incluído em rubricas diferentes consoante o ano ou ao estado em que se encontra num dado momento. Os algoritmos podem ser consultados num separador próprio. Para cada rubrica podem ser consultados os algoritmos que lhe dizem respeito, indicando o tipo de entidade, a linha de crédito e a área geográfica que os caracterizam. Para cada algoritmo podem ser consultados os contratos que são por ele sinalizados.

Figura 3-139 – Separador Algoritmos

A forma de funcionamento do algoritmo de cálculo de contratos apresenta, no entanto, alguns problemas e limitações. A grande dependência que tem da correcta introdução dos dados por parte dos técnicos torna o algoritmo muito sensível a falhas. O mesmo acontece quando são feitas alterações dos tipos de entidade ou das linhas de crédito previamente escolhidas a pedido do cliente.

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Devido aos cálculos serem efectuados em tempo real quando são pedidos os cabimentos e de não serem registados os seus resultados, não é possível consultar o histórico de cabimentos ou verificar a sua alteração ao longo do tempo. Apesar destes problemas, a maior limitação do algoritmo de cálculo resulta do facto de ter sido definido para efectuar os cálculos ao nível dos centros de responsabilidade. Esta situação não constituiria qualquer problema se cada centro de responsabilidade fosse apenas suportado por uma fonte de financiamento como o PIDDAC. Quando este passou a ter várias fontes como o QREN, o EFTA ou o BEI, as coisas complicaram-se pois não existe forma de afectar directamente qualquer uma destas verbas. Quando um contrato é feito segundo uma determinada linha de crédito que impõe legalmente que os montantes a financiar ou a comparticipar sejam repartidos, segundo determinadas percentagens, por mais do que uma fonte de financiamento, o algoritmo apenas consegue verificar se o seu valor total cabe dentro da rubrica correspondente e não se as percentagens a retirar a certas fontes não as vão esgotar ou negativar. Isto pode levar à aprovação de um processo que aparenta ter cabimento, mas que na realidade não pode ser alimentado da forma definida na lei. Depois do orçamento do IHRU ter sido aprovado e publicado, a DF regista no SIGA a parte referente às operações nele geridas. Após a introdução deste orçamento inicial, apenas podem ser registadas alterações ao mesmo sob a forma de reforços ou reduções. Todas as alterações aos valores atribuídos a cada rubrica são efectuadas através de transferências de verbas. Apenas em casos excepcionais existe a entrada de fundos fora dos valores globais orçamentados. Assim, nos casos em que é necessário reforçar uma determinada rubrica, o montante a reforçar terá de ser deduzido de outra rubrica que se julgue naquela altura excedentária. Estas operações são registadas no separador Valores de Orçamento sendo possível, além de alterar os valores orçamentados, cativar parte da verba se tal for necessário em termos organizativos ou de gestão corrente.

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Figura 3-140 – Separador Valores do Orçamento

A lista de informações de orçamento possui uma linha por cada operação de introdução ou alteração, que indica o número da informação, a data em que foi criada, a data de aprovação, a indicação de estar ou não validada e a data de validação. Estas operações podem ser referentes ao orçamento inicial, a cativações, a alterações ou a informações. As operações de orçamento inicial indicam as rubricas e os valores de orçamento de cada uma. As cativações indicam as rubricas e os valores a cativar para cada uma delas. As informações e as alterações indicam a rubrica de onde é retirada uma verba e a rubrica que vai receber a mesma. No detalhe da cada informação são listadas as rubricas, o tipo de montante, que indica se é um valor inicial ou de alteração, e o valor. Nos casos para os quais a verba é retirada, o valor aparece negativo. Todas as alterações de orçamento efectuadas em cada rubrica são registadas, permitindo que o seu histórico de alterações seja consultado através do separador de histórico de manutenção.

Levantamento da Situação Actual

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Figura 3-141 – Separador Histórico de Manutenção

Este histórico indica o utilizador que fez a alteração, a data em que a mesma foi feita e se o orçamento estava aberto ou em manutenção. O ecrã de Orçamentos disponibiliza ainda uma série de botões de teste para validar os algoritmos, as cabimentações e eventuais transferências de saldo.

Levantamento da Situação Actual

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4. Levantamento de Processos

Neste capítulo apresenta-se o resultado do trabalho de levantamento e modelação de todos os processos de negócio do IHRU, nas áreas de negócio identificadas. Para cada processo, apresenta-se um diagrama alto-nível com o respectivo fluxo procedimental (em notação standard BPMN), uma tabela resumo com os principais dados do processo, uma tabela com notas e documentação adicional acerca do processo, e um link para o documento PDF que permite consultar todo o detalhe recolhido sobre o processo.

4.1. Financiamento

4.1.1. Mapa de Processos

Figura 4-1 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Financiamento

Nome do Processo

Mapa de Processos

Descrição Permite ter uma visão global dos processos envolvidos nos vários pedidos de financiamento.

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Levantamento da Situação Actual

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Intervenientes IHRU Cliente IC

Sub-Processos Assinatura de Acordos PROHABITA - Tem como objectivo, a resolução global de situações de grave carência habitacional de agregados familiares. Este processo diz respeito à assinatura de acordos PROHABITA entre o IHRU e municípios ou regiões autónomas interessadas. Recenseamentos – Os acordos no âmbito de programas de realojamento são celebrados entre o IHRU e um município ou outras entidades que pretendem realojar um determinado número de agregados familiares. Para registar e gerir a informação destes agregados são utilizadas bases de dados que, permitem a identificação dos núcleos, alojamentos, famílias e pessoas a realojar no âmbito do programa de realojamento bem como os locais de realojamento. Estas bases de dados simplificam toda a troca de informação evitando, tanto quanto possível, que a mesma seja feita em suporte de papel. Pedido de Financiamento - O pedido financiamento pode tomar várias formas e que são as seguintes:

Financiamento à construção

Financiamento à aquisição

Financiamento à reabilitação

Financiamento à reconstrução

Financiamento ao realojamento

Financiamento à aquisição e/ou infra-estruturação de terrenos Podem ser sob a forma de comparticipação, empréstimo não bonificado e/ou bonificado. Pedido de Certificação - Formalização por escrito do pedido de certificação de HCC ou estatuto fiscal cooperativo, acompanhado dos elementos necessários para a sua análise. Homologação do Projecto - Neste processo é feita a homologação dos projectos de execução. Alteração ao Projecto - Introdução de alterações a um projecto já homologado sendo despoletado pelo cliente. Alteração da Estrutura de Custos - Ajustamento da estrutura de custos sem alteração ao valor global do financiamento nem do número de fogos. É despoletado por uma alteração dos custos decorrentes de alterações do projecto, execução de trabalhos imprevistos, ou à não concretização do prazo da obra. Reforço/Redução do Financiamento - Alteração do valor do financiamento implicando um reforço ou uma redução do financiamento. Envolve uma nova fase de contratação de comparticipação e/ou empréstimo.

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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Alteração do Adjudicatário - Alteração da entidade responsável pelo processo de construção. Cedência de Posição Contratual - Permite a determinada altura da execução de uma conta, quer esteja na fase de utilização quer esteja na fase reembolso, alterar a entidade financiadora da mesma ou alterar o "Cliente" de uma conta através de cedência de direitos e obrigações de uma entidade para outra. Pedido de alienação de Fogos aos Arrendatários - Transferência dos fogos para os inquilinos, quando os fogos forem financiados ao abrigo de programas de realojamento (PER, Prohabita, Acordos de Colaboração). Com esta operação o capital de comparticipação, terá de ser devolvido mediante regras específicas. 2ª Venda de Fogos Comparticipados - Os fogos alienados pelos municípios aos inquilinos, podem ser vendidos sendo, nesses casos, os “antigos inquilinos” obrigados a obedecer a algumas regras para o fazer. (devolução da bonificação). Fixação dos Valores de Venda - Processo a realizar quando o cliente pretende vender fogos financiados pelo IHRU para venda, no qual vão ser calculados os valores máximos de venda para cada fogo. Levantamento do Ónus de Inalienabilidade - Os fogos encontram-se sujeitos a um ónus de inalienabilidade ou do regime de intransmissibilidades, por um determinado prazo, só podendo ser alienados mediante a devolução do valor da bonificação e acréscimo de 10%. Exercício do Direito de Preferência – Alguns regimes legais e/ou contratos estabelecem um direito de preferência a favor do IHRU durante determinado prazo, a exercer em caso de alienação dos fogos por parte do proprietário. Acordos de Cedência de Terreno - Situação em que o pagamento do terreno ao proprietário (em regra, um Município) é feito de forma faseada e proporcional à execução da obra. Por cada libertação de verbas decorrente da execução da obra, o IHRU procede à retenção de uma percentagem desse valor e transfere-o para a conta bancária do anterior proprietário do terreno. Contratação - Fluxo de actividades conducente à contratação de empréstimos e/ou comparticipações, no contexto de operações de financiamento ao abrigo das linhas de crédito disponibilizadas pelo IHRU. Liquidações - Fluxo de actividades associado à liquidação de emolumentos, PPJ, prestações, entregas livres de valores e distrates. Controlo e Liquidação de Bonificações - Gestão das bonificações no

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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contexto de empréstimos bonificados contrados com o IHRU e respectiva solicitação de pagamento à DGTF. Pedido de Bonificações das ICs - Processos relacionados com a gestão das bonificações das ICs e envio à DGTF dos respectivos pedidos de pagamento. Execução Financeira - Processos diversos relacionados com a execução financeira de um contrato.

Tabela 4-1 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Financiamento

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.2. Assinatura de Acordos PROHABITA

Figura 4-2 Diagrama de Processo: Assinatura de Acordos PROHABITA

Nome do Processo

Assinatura de Acordos PROHABITA

Descrição Tem como objectivo, a resolução global das situações de grave carência habitacional de agregados familiares residentes no território nacional. Este processo diz respeito à assinatura de acordos PROHABITA entre IHRU e municípios interessados.

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Intervenientes IHRU

DHRU – DGPF / DP - DGPC (PROHABITA)

GSI

DIEC Cliente Município

Sub-Processos Solicitação de elementos necessários Aprovação e Celebração do Acordo Análise da Candidatura ao Acordo

Tabela 4-2 Tabela Resumo do Processo: Assinatura de Acordos PROHABITA

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.3. Recenseamentos

Tramitação dos Ficheiros dos Recenseamentos

Circuito do 1º Ficheiro

Circuito dos Ficheiros Seguintes

Figura 4-3 Diagrama de Processo: Recenseamentos

Nome do Processo

Recenseamentos

Descrição Os acordos no âmbito de programas de realojamento são celebrados entre o IHRU e um município ou outras entidades que pretendem realojar um determinado número de agregados familiares. Para registar e gerir a informação destes agregados são utilizadas bases de dados que, permitem a identificação dos núcleos, alojamentos, famílias e pessoas a realojar no âmbito do programa de realojamento bem como os locais de realojamento. Estas bases de dados simplificam toda a troca de informação evitando, tanto quanto possível, que a mesma seja feita em suporte de papel.

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Intervenientes IHRU

DHRU / DP

GSI Promotor

Sub-Processos Circuito do 1º Ficheiro Circuito dos Ficheiros Seguintes

Tabela 4-3 Tabela Resumo do Processo: Recenseamentos

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.4. Pedido de Financiamento

Figura 4-4 Diagrama de Processo: Pedido de Financiamento

Nome do Processo

Pedido de Financiamento

Descrição O pedido financiamento pode tomar várias formas e que são as seguintes:

Financiamento à construção

Financiamento à aquisição

Financiamento à reabilitação

Financiamento a operações de reconstrução desencadeadas por ocorrência de Intempéries (Prohabita)

Financiamento ao realojamento

Financiamento à aquisição de terrenos Podem ser sob a forma de comparticipação, empréstimo bonificado e/ou empréstimo não bonificado.

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Intervenientes IHRU

DGF

DGF - DCT

DHRU

DHRU – DPR / DP – DGPC (Reabilitação)

DHRU - DGPF / DP – DGPC (PER)

DJ – DCC

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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Cliente Proponente Município

Sub-Processos Realojamento Intempéries Prohabita Reabilitação Aquisição Aquisição e ou Infra-Estruturação de Terrenos Construção Desistência do Financiamento

Tabela 4-4 Tabela Resumo do Processo: Pedido de Financiamento

Verificar se as famílias são carenciadas

Verificar se as famílias são carenciadas

Só para Prohabita (D.L. 54/2007): Verifica se o agregado familiar é carenciado (RABC menor que 3xRMNA) e determina o valor do financiamento (refira-se que no caso do RABC ser inferior a 2xRMNA, o apoio é diferente).

candidatura

candidatura Decreto - Lei N.º 39/2001, De 9 De Fevereiro - Programa De Apoio Financeiro Especial Para A Realização De Obras De Conservação E De Beneficiação Em Habitação Própria Permanente (Solarh) . Modelo 1 Requerimento De Candidatura. - Dados relativos ao agregado familiar, incluindo proprietários. - Programa De Apoio Financeiro Especial Para A Realização De Obras De Conservação E De Beneficiação Em Habitação (Solarh) . Modelo 2 - Orçamento - Programa De Apoio Financeiro Especial Para A Realização De Obras De Conservação E De Beneficiação Em Habitação Própria Permanente Documentos Que Devem Acompanhar Os Requerimentos A apresentar pelos proprietários . Cópias dos bilhetes de identidade ou boletins de nascimento dos membros do agregado familiar . Cópias dos cartões de contribuinte . Cópia das últimas notas demonstrativas de liquidação do I.R.S. e respectiva declaração de rendimentos ou, se for o caso, certidão de isenção emitida pela repartição de finanças. . Certidão de incapacidade para o trabalho respeitante aos elementos do agregado familiar nessa situação . Certificado do subsídio de desemprego, se for o caso, emitido pelo centro regional de segurança social . Certificado do rendimento mínimo garantido, se for o caso, emitido

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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pelo centro regional de segurança social, onde conste a composição do agregado familiar, o valor da prestação e os rendimentos para efeito de cálculo da mesma . Certidão actualizada da descrição predial da habitação e inscrições em vigor . Cópia da caderneta predial actualizada . Documento comprovativo da residência com o anterior proprietário à data da sucessão, se for o caso . Documento comprovativo de que o doador faz parte do agregado familiar à data da candidatura, se for o caso . Plantas da habitação e de localização do prédio em que está inserida . Orçamentos das obras, incluindo descrição das obras prioritárias, preço proposto e prazo de execução . Cópia da acta da reunião da assembleia de condóminos com aprovação do orçamento das obras nas partes comuns, se for o caso . Número de identificação bancária (NIB) A apresentar pela Câmara Municipal . Relatório técnico elaborado de acordo com o estabelecido no n.º 3 do art.º 6.º do D.L. n.º 39/2001, de 9 de Fevereiro . Documento comprovativo de aprovação do relatório técnico e dos orçamentos das obras a realizar (n.º 2 do art. 6.º do D.L. n.º 39/2001, de 9 de Fevereiro) - Programa De Apoio Financeiro Especial Para A Realização De Obras De Conservação E De Beneficiação Em Habitações Devolutas(Solarh) . Modelo 4 Requerimento De Candidatura ( para as entidades da alínea b) do n.º 1 do art. 1.º do Decreto - Lei n.º 39/2001, de 9 de Fevereiro )- Identificação das habitações - Programa De Apoio Financeiro Especial Para A Realização De Obras De Conservação E De Beneficiação Em Habitações Devolutas De Que Sejam Proprietários Os Municípios, As Instituições Particulares De Solidariedade Social, As Pessoas Colectivas De Utilidade Pública Administrativa Que Prosseguem Fins Assistenciais E As Cooperativas De Habitação E Construção A apresentar pelos proprietários . Cópia do bilhete de identidade de quem legalmente representa a entidade . Cópia do cartão de contribuinte da entidade representada

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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. Certidão actualizada da descrição predial da(s) habitação(ões) e inscrições em vigor . Cópia da caderneta predial actualizada . Cópia da certidão do registo comercial, se for o caso . Plantas da(s) habitação(ões) e de localização do prédio em que está(ão) inserida(s) . Orçamento das obras, incluindo descrição, preço proposto e prazo de execução . Cópia da acta da reunião da assembleia de condóminos com aprovação do orçamento das obras nas partes comuns, se for o caso . Cópia da acta da reunião da assembleia municipal ou do órgão competente nos termos legais, de que conste a aprovação do recurso a este apoio financeiro, da constituiçao da correspondente garantia e do orçamento das obras . Número de identificação bancária (NIB) Programa De Apoio Financeiro Especial Para A Realização De Obras De Conservação E De Beneficiação Em Habitações Devolutas (Solarh) . Modelo 6, Identificação das habitações Programa De Apoio Financeiro Especial Para A Realização De Obras De Conservação E De Beneficiação Em Habitações Devolutas De Que Sejam Proprietárias Pessoas Singulares A apresentar pelos proprietários . Cópia(s) do(s) bilhete(s) de identidade . Cópia(s) do(s) cartão(ões) de contribuinte . Certidão actualizada da descrição predial da(s) habitação(ões) e inscrições em vigor . Cópia da caderneta predial actualizada . Prova de que no prédio que integra a(s) habitação(ões) a financiar existe, pelo menos, uma habitação com arrendamento cuja renda tenha sido objecto, ou fosse susceptível, de correcção extraordinária nos termos da Lei n.º 46/85, de 20 de Setembro . Plantas da(s) habitação(ões) e de localização do prédio em que está inserida . Orçamentos das obras a efectuar, incluindo descrição, preço proposto e prazo de execução . Cópia da acta da reunião da assembleia de condóminos com

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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aprovação do orçamento das obras nas partes comuns, se for o caso . Número de identificação bancária (NIB) A apresentar pela Câmara Municipal . Relatório técnico elaborado de acordo com o estabelecido no n.º 3 do art.º 6.º do D.L. n.º 39/2001, de 9 de Fevereiro . Documento comprovativo de aprovação do relatório técnico e dos orçamentos das obras a realizar (n.º 2 do art. 6.º do D.L. n.º 39/2001, de 9 de Fevereiro)

Lista de elementos a enviar para a concessão de financiamento

directo

Lista de elementos a enviar para a concessão de financiamento directo

Lista de elementos a enviar para a concessão de financiamento directo ao agregado familiar para reconstrução da habitação sinistrada: - Rendimentos do agregado, informação sobre a habitação - Caderneta predial/Certidão da Conservatória/Plantas; - Orçamento para a reconstrução da habitação, que tenha merecido a aprovação do Município; - Informação sobre outros eventuais apoios que o agregado tenha recebido para a reconstrução da habitação.

Lista de documentos necessários

Lista de documentos necessários

Elementos sobre encargos

Fazer cálculos financiamento a atribuir e taxa de esforço

Capitais próprios é igual à soma da comparticipação IHRU com a do município menos o valor do orçamento. No caso do Recriph a comparticipação é 12% do orçamento, ou seja, comparticipação IHRU mais a do município e capitais próprios.

Candidatura

Candidatura Elementos comuns aos processos tipo A, B e C . MODELO II – Requerimentos de candidatura ao I.H.R.U.. . MODELO III – Quadro resumo da identificação do prédio, uso dos fogos, respectiva situação contratual e elementos necessários para o cálculo da renda condicionada.. . MODELO IV – orçamento com descrição dos diversos trabalhos a efectuar e discriminado por fogo e por partes comuns. . MODELO V – declaração de compromisso de início das obras no prazo de 90 dias a contar da data da notificação do deferimento da candidatura e referência à duração dos trabalhos a realizar Identificação do prédio, . Fotocópia do NIF . Fotocópia do NIB . Planta de localização do edifício. . Fotografias das fachadas e do interior dos fogos que ilustrem a necessidade de obras. . Caderneta predial urbana e Certidão do Registo Predial. . Cópias dos contratos de arrendamento.

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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. Recibos de renda actualizados à data da instrução do processo.

. Relatório Técnico que comprove o estado de conservação do imóvel e a necessidade de execução das obras propostas. . Descrição do cálculo dos valores das comparticipações por fogo efectuado pelo município e actualização dos valores das rendas efectuado pelos Municípios. . Declaração da comparticipação a conceder pela Câmara Municipal. - Caso se trate de um edifício situado em zona classificada ou em vias de classificação acresce à candidatura a: . Legislação que classifique o edifício como monumento nacional, imóvel de interesse público ou de valor concelhio ou situado em zona especial de protecção. Elementos exclusivos ao processo tipo A . MODELO I – Requerimento de candidatura à C.M. . Fotocópia do BI do requerente . Identificação do proprietário/ e do senhorio, se não forem a mesma pessoa. . Comprovativos da correcção extraordinária. . Declaração da Câmara Municipal assumindo o valor da comparticipação a conceder por si. Elementos exclusivos ao processo tipo B . MODELO I – Requerimento de candidatura à C.M. . Fotocópia do BI do requerente . Cópia do auto de vistoria ao estado de conservação do prédio . Certidão da notificação ao proprietário para a realização das obras determinadas pelo Município (com aviso de recepção) . Declaração da Câmara Municipal assumindo o valor da comparticipação a conceder por si. Elementos exclusivos ao processo tipo C . Cópia dos autos de vistoria ao estado de conservação do prédio . Certidão da notificação ao proprietário para a realização das obras determinadas pelo Município (com aviso de recepção) . Declaração da Câmara Municipal assumindo o valor da comparticipação a conceder por si. Candidatura relativa a empréstimos Elementos comuns aos processos tipo A e C . Requerimento a solicitar empréstimo do valor da obra não comparticipado; . Modelos de I.R.S. do requerente e respectivas Notas de

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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Liquidação; . Cálculo da prestação mensal e simulação da taxa de esforço. - No caso do processo tipo B não existe a possibilidade de empréstimo

Lista de documentos necessários

Lista de documentos necessários

Comparticipação Empréstimo bonificado.

Tabela 4-5 Documentação do Processo: Pedido de Financiamento

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.5. Pedido de Certificação

Figura 4-5 Diagrama de Processo: Pedido de Certificação

Nome do Processo

Pedido de Certificação

Descrição Formalização por escrito do pedido de certificação, acompanhado dos elementos necessários para a sua análise.

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Intervenientes IHRU

DHRU – DGPF / DP – DGPC

DGF – DCT (Tesouraria)

DHRU – DAPC / DP – DGPC Cliente

Sub-Processos Homologação do Projecto

Tabela 4-6 Tabela Resumo do Processo: Pedido de Certificação

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.6. Homologação do Projecto

IHRU

DH

RU

– D

APC /

DP -

DG

PC

Cliente

Análise e Homologação do

Projecto de Execução

Análise ao Ante-Projecto

Elaborar projecto

Lista de elementos necessários para formalização da análise ao

projecto de execução

Lista de elementos necessários para formalização da análise preliminar ao projecto de

arquitectura

Projecto

Informa decisão

Figura 4-6 Diagrama de Processo: Homologação do Projecto

Nome do Processo

Homologação do Projecto

Descrição Neste processo é feita a homologação dos projectos de arquitectura.

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Intervenientes Cliente IHRU

DHRU – DAPC / DP - DGPC Sub-Processos Análise e Homologação do Projecto de Execução

Análise ao Ante-Projecto

Tabela 4-7 Tabela Resumo do Processo: Homologação do Projecto

Lista de elementos necessários para formalização da análise ao

projecto de execução

Lista de elementos necessários para formalização da análise ao projecto de execução

Lista de elementos necessários para formalização da análise ao

projecto de execução

Projecto de arquitectura (1 cópia e suporte informático)

- Memória descritiva e justificativa

- Caracterização geológica e geotécnica dos solos

- Caracterização construtiva dos edifícios ou condições técnicas

especiais

- Planta de implantação dos edifícios com a indicação da

modelação do terreno e cotas de soleira (Esc. 1:500)

- Plantas, alçados e cortes devidamente cotados (Esc. 1:50 ou

1:100)

- Mapa de vãos indicando a sua localização

- Pormenorização construtiva

- Mapa de acabamentos

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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Projectos das especialidades

Projecto de infra-estruturas (quando julgado necessário)

Lista de elementos necessários para formalização da análise preliminar ao projecto de

arquitectura

Lista de elementos necessários para formalização da análise preliminar ao projecto de arquitectura

Lista de elementos necessários para formalização da análise

preliminar ao projecto de arquitectura

Projecto de arquitectura (1 cópia e suporte informático)

- Memória descritiva

- Plantas, alçados e cortes à escala 1:100

- Guião para a caracterização construtiva dos edifícios

Tabela 4-8 Documentação do Processo: Homologação do Projecto

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.7. Alteração ao Projecto

IHRU

DH

RU

– D

APC /

DP -

DG

PC

DH

RU

– D

GPF /

DP -

DG

PC

Cliente

Reforço/Redução do

Financiamento

Submeter à Aprovação

Formalizar o pedido

Análise ao Projecto de Execução

Precisa Reforço?

Pedido de alteração ao

projecto

Informa decisão

Não

Sim

Figura 4-7 Diagrama de Processo: Alteração do Projecto

Nome do Processo

Alteração do Projecto

Descrição Introdução de alterações a um projecto já homologado sendo despoletado pelo cliente.

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Intervenientes Cliente IHRU

DHRU – DGPF / DP - DGPC

DHRU – DAPC / DP - DGPC Sub-Processos Análise ao Projecto de Execução

Reforço/Redução do Financiamento

Tabela 4-9 Tabela Resumo do Processo: Alteração do Projecto

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.8. Alteração da Estrutura de Custos

Figura 4-8 Diagrama de Processo: Alteração da Estrutura de Custos

Nome do Processo

Alteração da Estrutura de Custos

Descrição Ajustamento da estrutura de custos sem alteração ao valor global do financiamento nem do número de fogos. É despoletado por uma alteração dos custos decorrentes de alterações do projecto, execução de trabalhos imprevistos, ou à não concretização do prazo da obra.

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Intervenientes Cliente IHRU

DHRU – DAPC / DP - DGPC

DJ - DCC

DHRU – DGPF / DP - DGPC

GAGS

Sub-Processos Elaborar Mapas de Financiamento

Tabela 4-10 Tabela Resumo do Processo: Alteração da Estrutura de Custos

Documento

Documento Carta indicando novo prazo de execução, quando aplicável

Tabela 4-11 Documentação do Processo: Alteração da Estrutura de Custos

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.9. Reforço/Redução do Financiamento

Figura 4-9 Diagrama de Processo: Reforço/Redução do Financiamento

Nome do Processo

Reforço/Redução do Financiamento

Descrição Alteração do valor do financiamento ou do número de fogos implicando um reforço ou uma redução do financiamento. Envolve uma nova fase de contratação de comparticipação e/ou empréstimo.

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Intervenientes Cliente IHRU

DHRU – DAPC / DP - DGPC

GAGS

DJ-DCC

DHRU – DGPF / DP - DGPC

Sub-Processos Alteração do Cabimento no SIGA Elaborar Mapas de Financiamento Contratação

Tabela 4-12 Tabela Resumo do Processo: Reforço/Redução do Financiamento

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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Documento

Documento Elementos para actualização análise económico-financeira, se necessário

Elaborar informação de reforço de financiamento

Actualiza caso seja necessário a informação de análise economico-financeira e anexa a seguinte informação: . Carta do cliente . Ficha do processo do cliente . Mapas de financiamento assinados . Cópia da informação “alteração ao projecto execução”, se construção

Tabela 4-13 Documentação do Processo: Reforço/Redução do Financiamento

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.10. Alteração do Adjudicatário

Figura 4-10 Diagrama de Processo: Alteração do Adjudicatário

Nome do Processo

Alteração do Adjudicatário

Descrição Alteração da entidade responsável pelo processo de construção.

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Intervenientes Cliente IHRU

DHRU – DGPF / DP - DGPC

Sub-Processos Prorrogação de Prazo Dispensa de Saldos Elaborar Mapas de Financiamento Reforço do Financiamento Alteração do Cabimento no SIGA

Tabela 4-14 Tabela Resumo do Processo: Alteração do Adjudicatário

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.11. Cedência de Posição Contratual

Figura 4-11 Diagrama de Processo: Cedência de Posição Contractual

Nome do Processo

Cedência de Posição Contractual

Descrição Permite a determinada altura da execução de uma conta, quer esteja na fase de utilização quer esteja na fase reembolso, alterar a entidade financiadora da mesma ou inclusive alterar o "Cliente" de uma conta através de cedência de direitos e obrigações de uma entidade para outra.

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Intervenientes DGI Cliente IHRU

DGF-DCT

DHRU – DGPF / DP - DGPC

DJ - DCC Sub-Processos N/A

Tabela 4-15 Tabela Resumo do Processo: Cedência de Posição Contractual

Lista de elementos para autorização da

cessão da posição contratual

Lista de elementos para autorização da cessão da posição contratual

Lista de elementos necessários para autorização da cessão da posição contratual. Minuta do contrato de cessão da posição contratual.

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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Minuta de contrato de consórcio (quando aplicável). Alvará de construção adequado ao valor do contrato e à natureza da obra. Certidão passada pela Conservatória do Registo Comercial comprovativa da matrícula da sociedade comercial, bem como de diversos dados estatutários. Acta da Administração da Empresa aprovando a contracção do empréstimo nos termos das condições aprovadas pelo I.N.H. e concedendo poderes de representação às pessoas que nele outorgarem em nome da empresa consoante a sua estrutura jurídica e respectivos B.I. Licença de construção com averbamento da licença de construção a terceiros (quando aplicável). Certidão comprovativa da não existência de dívidas fiscais. Certidão do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social comprovativa de se encontrar regularizada a sua situação contributiva. Pedido de concessão de benefícios fiscais (quando aplicável). Elementos para a análise económico-financeira da empresa cessionária:

Pacto social actualizado e breve historial de experiência empresarial no sector

Relatórios e contas dos últimos 3 anos, contendo balanços e demonstração de resultados analíticos e anexo ao balanço e demonstração de resultados

Certificação legal de contas (quando aplicável)

Último balancete analítico da empresa Outros elementos complementares julgados convenientes.

Tabela 4-16 Documentação do Processo: Cedência de Posição Contractual

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.12. Alienação de Fogos aos Arrendatários

Figura 4-12 Diagrama de Processo: Pedido de alienação de Fogos aos Arrendatários

Nome do Processo

Pedido de alienação de Fogos aos Arrendatários

Descrição Transferência dos fogos para os inquilinos, quando a finalidade da operação de longo prazo é de arrendamento e não de venda. Com esta operação o capital, tanto de empréstimo bonificado como de comparticipação, terá de ser devolvido mediante regras específicas.

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Intervenientes Cliente IHRU

DHRU - DGPF / DP - DGPC

DGF-DCT

DJ-DCC Sub-Processos Fixação dos Valores de Venda

Tabela 4-17 Tabela Resumo do Processo: Alienação de Fogos aos Arrendatários

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.13. 2ª Venda de Fogos Comparticipados

Figura 4-13 Diagrama de Processo: 2ª Venda de Fogos Comparticipados

Nome do Processo

2ª Venda de Fogos Comparticipados

Descrição Os fogos alienados pelos municípios aos inquilinos, podem ser novamente alienados sendo, nesses casos, os “antigos inquilinos” obrigados a obedecer a algumas regras para o fazer.

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Intervenientes Cliente IHRU

DJ - DCC

DGF - DCT Sub-Processos Levantamento do ónus

Tabela 4-18 Tabela Resumo do Processo: 2ª Venda de Fogos Comparticipados

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.14. Fixação dos Valores de Venda

Figura 4-14 Diagrama de Processo: Fixação dos Valores de Venda

Nome do Processo

Fixação dos Valores de Venda

Descrição Processo a realizar quando o cliente pretende vender fogos financiados pelo IHRU, no qual vão ser calculados os valores máximos de venda para cada fogo.

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Intervenientes Cliente IHRU

DHRU – DGPF / DP - DGPC

Sub-Processos N/A

Tabela 4-19 Tabela Resumo do Processo: Fixação dos Valores de Venda

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

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4.1.15. Levantamento do Ónus

IHRU

DJ

- D

CC

DJ

(Directo

r) -

DCC

(Coord

enador)

DG

F –

DCT

(Tesoura

ria)

Cliente

Nos termos regulados pelo DL nº 109/97, os fogos encontram-se sujeitos a um ónus de inalienabilidade pelo prazo de 5 anos. Os proprietários, no entanto, podem aliena-los no decurso desse prazo desde que devolvam ao IHRU o valor equivalente à bonificação da taxa de juro, acrescido de 10%.

Elaborar informação

para aprovação do pedido de levantamento do Ónus de

Inalienabilidade

Solicitar elementos em

falta

Informar o valor a pagar

Emitir declaração de

levantamento e cancelamento

do ónus de inalienabilidade

Enviar declaração ao

cliente

Autorizar o levantamento do Ónus de

Inalienabilidade

Receber pagamento de

serviços

Verificar elementos necessários

Efectuar cálculo do

valor a reembolsar

ao IHRU

Faltam elementos?

Elementos necessários para levantamento do

Ónus de Inalienabilidade

Declaração

Pedido de levantamento do

Ónus de Inalienabilidade

Não

Sim

Figura 4-15 Diagrama de Processo: Levantamento do Ónus de Inalienabilidade

Nome do Processo

Levantamento do Ónus de Inalienabilidade

Descrição Os fogos encontram-se sujeitos a um ónus de inalienabilidade (não podendo ser transmitidos a outros) por um determinado prazo, mas no entanto, os proprietários podem aliená-los no decurso desse prazo, desde que devolvam ao IHRU o valor equivalente à bonificação da taxa de juro.

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Intervenientes Cliente IHRU

DJ - DCC

DGF – DCT (Tesouraria)

DJ (Director) - DCC (Coordenador) Sub-Processos N/A

Tabela 4-20 Tabela Resumo do Processo: Levantamento do Ónus de Inalienabilidade

Elementos necessários para levantamento do

Ónus de Inalienabilidade

Elementos necessários para levantamento do Ónus de Inalienabilidade

Lista de elementos necessários para o levantamento do ónus de inalienabilidade. Fotocópia da escritura de compra e venda da habitação Fotocópia da certidão (ou fotocópia não certificada) da conservatória do registo predial relativa ao imóvel.

Tabela 4-21 Documentação do Processo: Levantamento do Ónus de Inalienabilidade

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

142/180

4.1.16. Exercício do Direito de Preferência

Figura 4-16 Diagrama de Processo: Exercício do Direito de Preferência

Nome do Processo

Exercício do Direito de Preferência

Descrição Em fogos comparticipados pelo IHRU, o mesmo tem o direito de preferência quando o proprietário o pretende vender.

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Intervenientes Cliente Comissão IHRU

DGF - DCT

Director DJ / Coordenador DCC

DHRU – DGPF / DP - DGPC

DJ - DCC

Sub-Processos Levantamento do Ónus IHRU Exerce o Direito de Preferência IHRU Não Exerce o Direito de Preferência

Tabela 4-22 Tabela Resumo do Processo: Exercício do Direito de Preferência

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

143/180

4.1.17. Acordos de Cedência de Terreno

IHRU

DJ

DG

F

Cliente

Inserir o mov. 4 no SGC, com o valor

total, a percentagem a reter nas PUFs e o

NIB do proprietário do terreno

Informar DGF e remeter o acordo

Acordo de cedência de terreno entre o cliente e o proprietário do terreno

Acordo de cedência de

terreno

Figura 4-17 Diagrama de Processo: Acordos de Cedência de Terreno

Nome do Processo

Acordos de Cedência de Terreno

Descrição Situação em que o pagamento do terreno ao proprietário (em regra, um Município) é feito de forma faseada e proporcional à execução da obra. Por cada libertação de verbas decorrente da execução da obra, o IHRU procede à retenção de uma percentagem desse valor e transfere-o para a conta bancária do anterior proprietário do terreno.

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Intervenientes Cliente IHRU

DGF

DJ Sub-Processos N/A

Tabela 4-23 Tabela Resumo do Processo: Acordos de Cedência de Terreno

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

144/180

4.1.18. Contratação

Figura 4-18 Diagrama de Processo: Contratação

Nome do Processo

Contratação

Descrição Fluxo de actividades conducente à contratação de empréstimos e/ou comparticipações, no contexto de operações de financiamento ao abrigo das linhas de crédito disponibilizadas pelo IHRU.

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Intervenientes IHRU

DGF

DGF-DCT

DHRU

DJ-DCC Cliente Conservatória DGI

Sub-Processos Contratação - Comparticipação Contratação - Empréstimo IHRU

Tabela 4-24 Tabela Resumo do Processo: Contratação

Contrato assinado e termos de autenticação

Contrato assinado e termos de autenticação

Receber os contratos em triplicado assinados mais o pagamento do imposto de selo através de cheque visado ou transferência bancária

documentos

documentos . Certidão de situação regularizada perante a fazenda nacional e segurança social, caso se aplique . Bilhetes de identidade e de contribuinte actualizados

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

145/180

Contrato

Contrato Enviar os contratos para assinatura; É enviado o montante da comparticipação;

Validar: NIB, caracterização do processo, condições financeiras no SIGA

Efectua as seguintes confirmações: . O NIB registado no sistema pelo DJ/GAJ, após confirmação pela instituição bancária . A coerência dos dados entre os anexos e o texto do contrato, nomeadamente no que se refere ao número de anexos, a valores financiados, ao número de fogos, localização e cliente . Os dados relativos ao processo já registados no sistema, nomeadamente áreas, prazos de utilização e reembolso, taxa de juro do contrato, linha de crédito, número de fogos, montante de juros a capitalizar, montante de capital a utilizar, origem de fundos, fonte de financiamento, entidade financiadora, data do último termo de autenticação e a existência de financiamento ao terreno

Contrato

Contrato Enviar os contratos em triplicado e respectivos termos de autenticação, quando aplicável É solicitado o pagamento do imposto de selo através de cheque visado ou transferência bancária

Elementos necessários à contractação

Elementos necessários à contratação

Registo provisório da hipoteca sobre o(s) prédio(s) em que vão ser implantados os fogos, a favor do IHRU ou garantia bancária “on first demand”, se for o caso. Certidão de teor da descrição do(s) prédio(s) na Conservatória do Registo Predial e respectivas inscrições em vigor. Documento comprovativo da inscrição do(s) prédio(s) na matriz, ou sendo omisso(s), de que foi apresentada a declaração para inscrição, de acordo com o estipulado no novo Código do Imposto Municipal sobre Imóveis. (Mod. 1 do IMI declaração para inscrição ou alteração da inscrição de prédios urbanos na matriz). Certidão passada pela Conservatória do Registo Comercial comprovativa da matrícula da sociedade comercial, bem como de diversos dados estatutários Acta da Administração da Empresa aprovando a contracção do empréstimo nos termos

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

146/180

das condições aprovadas pelo IHRU. e concedendo poderes de representação às pessoas que nele outorgarem em nome da empresa consoante a sua estrutura jurídica e respectivos B.I.. Alvará de loteamento, ou certidão camarária comprovativa que o mesmo está em vigor e abrange os lotes em que vão ser implantadas as construções, se for o caso. Alvará de obras de construção. Declaração de inoponibilidade, caso a escritura de transmissão do terreno contenha cláusulas de reversão. Certidão comprovativa da não existência de dívidas fiscais. Certidão do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social comprovativa de se encontrar regularizada a sua situação contributiva. Pedido de concessão de benefícios fiscais. Número de identificação bancária (NIB).

Tabela 4-25 Documentação do Processo: Contratação

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

147/180

4.1.19. Liquidações

Figura 4-19 Diagrama de Processo: Liquidações

Nome do Processo

Liquidações

Descrição Fluxo de actividades associado à liquidação de emolumentos, PPJ, prestações, entregas livres de valores e distrates.

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Intervenientes Município Cliente IHRU

DGF-DPCFGR

Sub-Processos N/A

Tabela 4-26 Tabela Resumo do Processo: Liquidações

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

148/180

4.1.20. Controlo e Liquidação de Bonificações

Figura 4-20 Diagrama de Processo: Controlo e Liquidação de Bonificações

Nome do Processo

Controlo e Liquidação de Bonificações

Descrição Gestão das bonificações no contexto de empréstimos bonificados contrados com o IHRU e respectiva solicitação de pagamento à DGTF.

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Intervenientes DGT IHRU

DGF-DPCFGR (Crédito)

Sub-Processos N/A

Tabela 4-27 Tabela Resumo do Processo: Controlo e Liquidação de Bonificações

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

149/180

4.1.21. Pedido de Bonificações das ICs

Figura 4-21 Diagrama de Processo: Pedido de Bonificações das ICs

Nome do Processo

Pedido de Bonificações das ICs

Descrição Processos relacionados com a gestão das bonificações das ICs e envio à DGTF dos respectivos pedidos de pagamento.

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Intervenientes IC IHRU

DGF-DCT (Tesouraria)

DGF – DPCFGR (PIDDAC) Sub-Processos N/A

Tabela 4-28 Tabela Resumo do Processo: Pedido de Bonificações das ICs

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

150/180

4.1.22. Execução Financeira

IHRU

Execução Financeira

Reembolso

Utilização

Integração de Terrenos e/ou

de infraestruturas

Actualizar previsões

Integração de Dívida

Incumprimento

Cálculo de Provisões

Liquidação de PPJs

Processamento Periódico de

Juros

Prorrogação de Prazo

Desistência do Financiamento

Estornos

Integração com o BdP

Integração com o GIAF

Especialização de Juros

Processamento Periódico de Prestações

Liquidação de Distrates

Emissão de Distrates

Entrega Livre de Valores

Liquidação de Prestações

Pagamento de Serviços na Tesouraria

Acordos de Regularização de Dívidas à Segurança

Social

Contencioso

Dação

Cancelamento de Hipoteca

Proposta de Utilização de

Fundos

Dispensa de Saldos

Pagamento de PUFs

Contratação Encerramento

Figura 4-22 Diagrama de Processo: Execução Financeira

Nome do Processo

Execução Financeira

Descrição Processos diversos relacionados com a execução financeira de um contrato.

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Intervenientes IHRU

DHRU / DP

DHRU / DP - DGPC

DHRU - DGPF / DP - DGPC

DHRU / DP / DJ-DCC

DHRU - DGPF / DP - DGPC (Coordenador) / DHRU/ DP (Director)

DHRU – DGPF / DP - DGPC

DGF

DGF - DPCFGR

DGF - DCT

DGF - DCT (Tesouraria)

DJ-DCC

DJ-DCC (Contencioso)

CD

CD / DGF (Director)

DARH (Administrativo)

GAGS

GSI

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

151/180

Automático (GSI)

GIAF

Gestão de Ficheiros do BdP Representante IHRU Cliente Município Finanças/Tribunal CGD Banco de Portugal

Sub-Processos Desistência do Financiamento

Tabela 4-29 Tabela Resumo do Processo: Execução Financeira

Processo

Processo Certidão da escritura, elementos matriciais e documentos de cancelamento de hipoteca

Ofício

Ofício Execução fiscal

Aviso de prestação

Aviso de prestação

Notas de débito de juros

Documentos

Documentos Documentos necessários para o contrato

Ofício

Ofício Ofício DJ-5

Ofício

Ofício Documentos necessários: Cópia da certidão de registo da propriedade horizontal do(s) edifício(s) ou do averbamento da construção no caso de edifícios unifamiliares e, quando julgado necessário para os edifícios multifamiliares, cópia da escritura de constituição da propriedade horizontal e planta identificadora das fracções

Cancelamento de Hipoteca

Cancelamento de Hipoteca

O cancelamento das hipotecas é, em regra, efectuado em relação à fracção autónoma ou ao prédio urbano, quando se trata de edifícios unifamiliares. No caso de empreendimentos a adquirir por Municípios, o cancelamento das hipotecas pode ser efectuado relativamente ao prédio urbano, se o cliente assim pretender ou se a Propriedade Horizontal não tiver sido constituída.

Tabela 4-30 Documentação do Processo: Execução Financeira

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

152/180

4.2. Comercialização

4.2.1. Mapa de Processos

IHRU

Formalizar a posse de

património

Preservar imóveis

adquiridos para venda

Comercializar terrenos ou

imóveis aquiridos

Figura 4-23 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Comercialização

Nome do Processo

Mapa de Processos

Descrição Permite ter uma visão global dos processos envolvidos na Comercialização.

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Intervenientes IHRU

Sub-Processos Formalizar a posse de património - Actividades relacionadas com a formalização da posse de imóveis que chegam ao IHRU, por exemplo, resultantes de processos de Dação. Preservar imóveis adquiridos para venda - Realização de todas as actividades necessárias à preservação e conservação de imóveis para venda. Comercializar terrenos ou imóveis aquiridos - Realização de todas as actividades necessárias à comercialização de imóveis na posse do IHRU.

Tabela 4-31 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Comercialização

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

153/180

4.2.2. Formalizar a posse de património

Figura 4-24 Diagrama de Processo: Formalizar a posse de património

Nome do Processo

Formalizar a posse de património

Descrição Actividades relacionadas com a formalização da posse de imóveis que chegam ao IHRU, por exemplo, resultantes de processos de Dação.

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Intervenientes Cliente IHRU

DGF - DCT

DHRU – DGPF / DP - DGPC

GAGS Sub-Processos N/A

Tabela 4-32 Tabela Resumo do Processo: Formalizar a posse de património

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

154/180

4.2.3. Preservar imóveis adquiridos para venda

Figura 4-25 Diagrama de Processo: Preservar imóveis adquiridos para venda

Nome do Processo

Preservar imóveis adquiridos para venda

Descrição Realização de todas as actividades necessárias à preservação e conservação de imóveis para venda.

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Intervenientes IHRU

DHRU – DGPF / DP - DGPC

DAGP / DP - DGPAO

DGF - DCT Sub-Processos N/A

Tabela 4-33 Tabela Resumo do Processo: Preservar imóveis adquiridos para venda

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

155/180

4.2.4. Comercializar terrenos ou imóveis aquiridos

Figura 4-26 Diagrama de Processo: Comercializar terrenos ou imóveis aquiridos

Nome do Processo

Comercializar terrenos ou imóveis aquiridos

Descrição Realização de todas as actividades necessárias à comercialização de imóveis na posse do IHRU.

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Intervenientes Comprador Imobiliárias IHRU

DAGP / DP - DGPAO

DHRU – DGPF / DP - DGPC Sub-Processos N/A

Tabela 4-34 Tabela Resumo do Processo: Comercializar terrenos ou imóveis aquiridos

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

156/180

4.3. Solos

4.3.1. Mapa de Processos

IHRU

Pro

ponente

Transmissão

Aquisição

Transformação do Uso do Solo

Figura 4-27 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Solos

Nome do Processo Mapa de Processos

Descrição Permite ter uma visão global dos processos envolvidos nos Solos.

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Intervenientes Proponente IHRU

Sub-Processos Transmissão - Actividades relacionadas com a transmissão de solos que são propriedade do IHRU a outras entidades por alienação, permuta, arrendamento, cedência ou reversão.

Tabela 4-35 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Solos

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

157/180

4.3.2. Transmissão

Figura 4-28 Diagrama de Processo: Transmissão

Nome do Processo

Transmissão

Descrição Actividades relacionadas com a transmissão de solos que são propriedade do IHRU a outras entidades por alienação, permuta, arrendamento, cedência ou reversão.

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Intervenientes IHRU

GAGS

DJ

DGF

DGF - DCT

Serviço

Coordenador

Director

CD Município IPSS Conservatória Registo Predial Concorrentes

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

158/180

Tutela Proponente Proponentes/Concorrentes

Sub-Processos Alienação - Processo relacionado com a alienação de solos de forma directa ou por concurso público.

Tabela 4-36 Tabela Resumo do Processo: Transmissão

Documentos necessários

Documentos necessários

- Anúncio - Programa de concurso - Caderno de Encargos - Programa Urbanístico e respectivos elementos de Projecto.

Dados necessários

Dados necessários

Programa Pretendido detalhado Áreas de terreno necessária à sua instalação Áreas aproximadas de construção Valências disponibilizadas e a sua forma de gestão Destinatários Outros dados relacionados com a pretensão

Analisar a bolsa de terrenos do IHRU.

De entre as possibilidades existentes na Bolsa de terrenos do IHRU, procede a análise de prioridades, necessidades e oportunidades, no sentido de identificar os terrenos em situação mais adequada a uma próxima alienação, tendo em atenção o seguinte: - A vocação do terreno em termos da sua conformação, previsão possível da sua capacidade urbanística, da sua localização e do maior ou menor dinamismo do mercado habitacional da zona. - Grau de desenvolvimentos dos respectivos estudos urbanísticos. - Nível de complexidade e morosidade previstas para a sua completaregularização cadastral.

Tabela 4-37 Documentação do Processo: Transmissão

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

159/180

4.4. Intervenção Urbana

4.4.1. Mapa de Processos

IHRU

DH

RU

– D

APC /

D

P -

DG

PC

DAG

P -

DG

RP

DH

RU

– D

PR /

D

P -

DG

PC

Pequena Conservação

(Lisboa)

Grande Conservação

(Lisboa)

Projectos EFTASRUs ARUs

Gestão de Planos

Integrados

Iniciativa Bairros Críticos

Pequena Conservação

(Porto)

Grande Conservação

(Porto)

DP –

DG

PAO

PRUs

Figura 4-29 Diagrama de Processo: Mapa de Processos

Nome do Processo

Mapa de Processos

Descrição Permite ter uma visão global dos processos envolvidos na Intervenção Urbana.

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Intervenientes IHRU

Sub-Processos Iniciativa Bairros Críticos - Actividades referentes à Iniciativa dos Bairros Críticos, nomeadamente em relação aos processos de execução de projectos e de financiamento. PRUs - As parcerias já assinadas têm um horizonte de 3 anos (até 2011). Apenas a parceria com a C.M. de Almada (Plano Integrado de Almada) envolve investimentos directos do IHRU com comparticipação de verbas do FEDER (50% das despesas elegíveis). Isto implicou/implicará o lançamento de ajustes directos e concursos públicos. Terão que ser emitidas PUF´s para pagamento de despesas; as despesas terão que ser apresentadas à autoridade de gestão do programa para obtenção da comparticipação.

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

160/180

Gestão de Planos Integrados - Actividades realizadas no contexto das áreas incluídas nos Planos Integrados de Almada, Setúbal e Zambujal, em colaboração com os respectivos Municípios. Pequena Conservação - Processo relacionado com a realização de pequenas obras no interior das fracções ou nas zonas que as afectam. Grande Conservação - Processo relacionado com a realização de empreitadas e obras de grande conservação, em património habitacional do IHRU.

Tabela 4-38 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

161/180

4.4.2. Iniciativa Bairros Críticos

Figura 4-30 Diagrama de Processo: Iniciativa Bairros Críticos

Nome do Processo Iniciativa Bairros Críticos

Descrição Actividades referentes à Iniciativa dos Bairros Críticos, nomeadamente em relação aos processos de execução de projectos e de financiamento.

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Intervenientes IHRU

DHRU – DPR / DP - DGPC

DGF - DCT

DARH Município Entidades Externas Unidade de Gestão (MFEEE) IFDR

Sub-Processos Execução de Protocolo - Processos relativos à gestão de projectos inseridos na Iniciativa dos Bairros Críticos, nomeadamente na coordenação de projectos externos, na execução financeira de acções imateriais e no tratamento de projectos de financiamento.

Tabela 4-39 Tabela Resumo do Processo: Iniciativa Bairros Críticos

Formulários do MFEEE e

Documento de Apresentação de

Despesas

Formulários do MFEEE e Documento de Apresentação de Despesas

Formulários próprios do MFEEE (um formulário para as despesas com Recursos Humanos e um formulário para outras despesas).

Comprovativos de despesa

Comprovativos de despesa

Direcção Financeira (e Direcção de Recursos Humanos, no caso dos ordenados) os comprovativos de despesa (são os documentos que referem que o dinheiro foi transferido para os

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

162/180

fornecedores). Execução de

Protocolo

Execução de Protocolo

Processos relativos à gestão de projectos inseridos na Iniciativa dos Bairros Críticos, nomeadamente na coordenação de projectos externos, na execução financeira de acções imateriais e no tratamento de projectos de financiamento.

Tabela 4-40 Documentação do Processo: Iniciativa Bairros Críticos

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

163/180

4.4.3. Gestão de Planos Integrados

Figura 4-31 Diagrama de Processo: Gestão de Planos Integrados

Nome do Processo Gestão de Planos Integrados

Descrição Actividades realizadas no contexto das áreas incluídas nos Planos Integrados de Almada, Setúbal e Zambujal, em colaboração com os respectivos Municípios.

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Intervenientes IHRU

CD

DHRU – DAPC / DP – DGPC

DJ

GAGS

DAGP Concorrentes Adjudicatário Entidades Externas

Sub-Processos N/A

Tabela 4-41 Tabela Resumo do Processo: Gestão de Planos Integrados

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

164/180

4.4.4. Pequena Conservação - Lisboa

Figura 4-32 Diagrama de Processo: Pequena Conservação - Lisboa

Nome do Processo Pequena Conservação - Lisboa

Descrição Processo relacionado com a realização de pequenas obras no interior das fracções ou nas zonas que as afectam.

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Intervenientes IHRU

DAGP

Fiscal

DGF – DCT Arrendatário Empresas Construção Civil

Sub-Processos N/A

Tabela 4-42 Tabela Resumo do Processo: Pequena Conservação - Lisboa

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

165/180

4.4.5. Grande Conservação - Lisboa

Figura 4-33 Diagrama de Processo: Grande Conservação - Lisboa

Nome do Processo Grande Conservação - Lisboa

Descrição Processo relacionado com a realização de empreitadas e obras de grande conservação, em património habitacional do IHRU.

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Intervenientes IHRU

CD

DJ – DCC – Contratação

DAGP

DHRU – DAPC Tribunal Contas Clientes / Municípios

Sub-Processos N/A

Tabela 4-43 Tabela Resumo do Processo: Grande Conservação - Lisboa

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

166/180

4.4.7. Pequena Conservação – Porto

Figura 4-34 Diagrama de Processo: Pequena Conservação - Porto

Nome do Processo Pequena Conservação - Porto

Descrição Processo relacionado com a realização de pequenas obras no interior das fracções ou nas zonas que as afectam.

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Intervenientes IHRU

CD

DP – DGPAO

DGF – DCT Empresas Construção Civil Arrendatário

Sub-Processos N/A

Tabela 4-44 Tabela Resumo do Processo: Pequena Conservação - Porto

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

167/180

4.4.8. Grande Conservação – Porto

Figura 4-35 Diagrama de Processo: Grande Conservação - Porto

Nome do Processo Pequena Conservação - Porto

Descrição Processo relacionado com a realização de empreitadas e obras de grande conservação, em património habitacional do IHRU.

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Intervenientes IHRU

CD

DP – DGPAO

DJ – DCC – Contratação Tribunal Contas Clientes / Municipios

Sub-Processos N/A

Tabela 4-45 Tabela Resumo do Processo: Grande Conservação - Porto

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

168/180

4.4.9. PRUs

IHRU

DH

RU

- D

PR

Necessidade de construção de

elemento estruturante

Assinatura do Protocolo de

Financiamento

Execução Financeira

Assinatura do Protocolo de

Parceria

Elaboração dos projectos

Execução dos Projectos

Figura 4-36 Diagrama de Processo: PRUs

Nome do Processo PRUs

Descrição As parcerias já assinadas têm um horizonte de 3 anos (até 2011). Apenas a parceria com a C.M. de Almada (Plano Integrado de Almada) envolve investimentos directos do IHRU com comparticipação de verbas do FEDER (50% das despesas elegíveis). Isto implicou/implicará o lançamento de ajustes directos e concursos públicos. Terão que ser emitidas PUF´s para pagamento de despesas; as despesas terão que ser apresentadas à autoridade de gestão do programa para obtenção da comparticipação.

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Intervenientes IHRU

DHRU – DPR Sub-Processos Assinatura do Protocolo de Parceria

Assinatura do Protocolo de Financiamento Elaboração de Projecgtos Execução de Projectos Execução Financeira

Tabela 4-46 Tabela Resumo do Processo: PRUs

4.4.10. SRUs

Acompanhamento da actividade das SRU's (Sociedades de Reabilitação Urbana) onde o IHRU tem participação no capital:

Porto Vivo, SRU;

Coimbra Viva, SRU;

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

169/180

Viseu Novo SRU. Consiste, basicamente, em analisar os relatórios de actividades e contas (trimestral, semestral e anual). Para o efeito, são elaboradas informações. Os movimentos financeiros entre o IHRU e as SRU's têm consistido na reposição do capital social das SRU's, fruto dos prejuízos resultantes da sua actividade.

4.4.11. ARUs

Actividades realizadas no âmbito das Áreas de Reabilitação Urbana:

Receber e registar o plano que delimita a ARU;

Fazer a análise da proposta de delimitação;

Propôr, através de informação registada no SIGA, a confirmação da delimitação da área;

Formalizar a aprovação através de ofício ao Município, registado no SIGA.

4.4.12. Projectos EFTA

Áreas de intervenção de reabilitação urbana ao abrigo dos Fundos da European Fair Trade Association (EFTA):

Rabo de Peixe, Ribeira Grande, Açores

Alagoas, Peso da Régua, Douro

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

170/180

4.5. Gestão de Empréstimos Obtidos

4.5.1. Mapa de Processos

IHRU Pagamento de

DívidaElaboração De

RelatóriosContratação

Figura 4-37 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Gestão de Empréstimos Obtidos

Nome do Processo Mapa de Processos

Descrição Permite ter uma visão global dos processos envolvidos na Gestão de Empréstimos Obtidos.

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Intervenientes IHRU

Sub-Processos Pagamento de Dívida - Representa o fluxo de pagamentos da dívida relativa ao empréstimo obtido. Elaboração De Relatórios - Representa o fluxo de elaboração de relatórios internos e externos sobre os empréstimos obtidos.

Tabela 4-47 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Gestão de Empréstimos Obtidos

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

171/180

4.5.2. Pagamento de Dívida

Figura 4-38 Diagrama de Processo: Pagamento de Dívida

Nome do Processo Pagamento de Dívida

Descrição Representa o fluxo de pagamentos da dívida relativa ao empréstimo obtido.

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Intervenientes IHRU

DGF - DPCFGR

DGF - DCT

DGF - DPCFGR Direcção Geral do Tesouro e Finanças Banco Credor IGCP

Sub-Processos N/A

Tabela 4-48 Tabela Resumo do Processo: Pagamento de Dívida

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

172/180

4.5.3. Elaboração De Relatórios

Figura 4-39 Diagrama de Processo: Elaboração De Relatórios

Nome do Processo Elaboração De Relatórios

Descrição Representa o fluxo de elaboração de relatórios internos e externos sobre os empréstimos obtidos.

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Intervenientes IHRU

DGF - DPCFGR DGTF/DGO Banco Credor

Sub-Processos N/A

Tabela 4-49 Tabela Resumo do Processo: Elaboração De Relatórios

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

173/180

4.6. Prémio IHRU

4.6.1. Mapa de Processos

IHRU Prémio IHRU

Figura 4-40 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Prémio IHRU

Nome do Processo Mapa de Processos

Descrição Permite ter uma visão global dos processos envolvidos no Prémio IHRU.

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Intervenientes IHRU

Sub-Processos Prémio IHRU - Representa o fluxo da selecção de candidatos e entrega dos prémios IHRU.

Tabela 4-50 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Prémio IHRU

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

174/180

4.6.2. Prémio IHRU

Figura 4-41 Diagrama de Processo: Prémio IHRU

Nome do Processo Prémio IHRU

Descrição Representa o fluxo da selecção de candidatos e entrega dos prémios IHRU.

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Intervenientes IHRU

DHRU – DAPC Promotores Juri

Sub-Processos N/A

Tabela 4-51 Tabela Resumo do Processo: Prémio IHRU

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

175/180

4.7. Expediente

4.7.1. Mapa de Processos

IHRU

DP

DARH DARH - Circuito

de Entrada

DP - Circuito de Entrada

DARH – Circuito de Saída

DP – Circuito de Saída

Figura 4-42 Diagrama de Processo: Mapa de Processos - Expediente

Nome do Processo

Mapa de Processos

Descrição Permite ter uma visão global dos processos envolvidos no Expediente.

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Intervenientes IHRU

DARH

DP

Sub-Processos DARH - Circuito de Entrada - Representa o fluxo do expediente de entrada de Lisboa. DARH – Circuito de Saída - Representa o fluxo do expediente de saída de Lisboa. DP - Circuito de Entrada - Representa o fluxo do expediente de entrada do Porto. DP – Circuito de Saída - Representa o fluxo do expediente de saída do Porto.

Tabela 4-52 Tabela Resumo do Processo: Mapa de Processos - Expediente

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

176/180

4.7.2. Expediente de Entrada de Lisboa

Figura 4-43 Diagrama de Processo: Expediente de Entrada de Lisboa

Nome do Processo

Expediente de Entrada de Lisboa

Descrição Representa o fluxo do expediente de entrada de Lisboa.

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Intervenientes IHRU

DARH - Entrada

DARH - Saidas

Serviço Destinatário

Portaria CTT Mala da DP

Sub-Processos N/A

Tabela 4-53 Tabela Resumo do Processo: Expediente de Entrada de Lisboa

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

177/180

4.7.3. Expediente de Saída de Lisboa

Figura 4-44 Diagrama de Processo: Expediente de Saída de Lisboa

Nome do Processo

Expediente de Saída de Lisboa

Descrição Representa o fluxo do expediente de saída de Lisboa.

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Intervenientes IHRU

Serviço Remetente

DARH - Saídas Sub-Processos N/A

Tabela 4-54 Tabela Resumo do Processo: Expediente de Saída de Lisboa

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

178/180

4.7.4. Expediente de Entrada do Porto

Figura 4-45 Diagrama de Processo: Expediente de Entrada do Porto

Nome do Processo

Expediente de Entrada do Porto

Descrição Representa o fluxo do expediente de entrada do Porto.

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Intervenientes IHRU

Serviço Destinatário

DP - Secretariado

DP - Director

Portaria CTT Cliente Mala da DARH

Sub-Processos N/A

Tabela 4-55 Tabela Resumo do Processo: Expediente de Entrada do Porto

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

179/180

4.7.5. Expediente de Saída do Porto

Figura 4-46 Diagrama de Processo: Expediente de Saída do Porto

Nome do Processo

Expediente de Saída do Porto

Descrição Representa o fluxo do expediente de saída do Porto.

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Intervenientes IHRU

Serviço Remetente Sub-Processos N/A

Tabela 4-56 Tabela Resumo do Processo: Expediente de Saída do Porto

Levantamento da Situação Actual

Referência: PRJ-30-09

180/180

5. Glossário

Sigla Descrição

IHRU Instituto da Habitação e da Reabilitação Urbana

CD Conselho Directivo

BPMN Business Process Modelling Notation

KPI Key Performance Indicator

BI Bilhete de Identidade

CDH Contrato Desenvolvimento de Habitação

CGD Caixa Geral de Depósitos

DGTF Direcção Geral do Tesouro e Finanças

ELV Entrega Livre de Valores

GIAF Gestão Integrada Administrativa e Financeira

HCC Habitação a Custos Controlados

IHM Investimentos Habitacionais da Madeira

IMT Imposto Municipal sobre as Transmissões Onerosas de Imóveis

IS Imposto de Selo

IVA Imposto Valor Acrescentado

NIB Número Identificação Bancária

NIF Número de Identificação Fiscal

NIPC Número de Identificação de Pessoa Colectiva

OT Ordem de Transferência Bancária

PUF Proposta de Utilização de Fundos

SGC Sistema de Gestão de Contratos

SIGA Sistema Integrada de Gestão Aplicacional

SRH Secretaria Regional de Habitação dos Açores

TRCB Taxa Referência para Calculo de Bonificações