leilões eletrónicos - boas-práticas | vortal at porto business school

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Leilões EletrónicosÉtica e Boas-Práticas

Pós-Graduação Gestão de Compras e Abastecimento

Porto, 11 de Setembro de 2016© VORTAL 2016 – All rights reserved

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ÍndiceLeilões Eletrónicos: Ética e Boas-Práticas

1 A Vortal

2 A Negociação Eletrónica em Leilões Eletrónicos- O que é um Leilão Eletrónico- Quando realizar um Leilão Eletrónico- Quando não realizar um Leilão Eletrónico- Qual o caminho para um resultado Win-Win- Preparação de um Leilão Eletrónico- 5 Fases do Leilão Eletrónico B2B - Boas-práticas num Leilão eletrónico- Alguns exemplos de poupanças apuradas

3 O Evento - Demonstração

© VORTAL 2016 – Todos os direitos reservados

© VORTAL 2015 – Todos os direitos reservados 3

1. SOBRE A VORTALLíderes na Implementação de Soluções de

Contratação Pública Electrónica

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A VORTAL é um dos maiores operadores mundiais de plataformas eletrónicas de compras para o setor público e empresarial.

A plataforma VORTAL liga em rede milhares de empresas e entidades públicas, ajudando-as a aumentar a eficiência dos processos de compra, a reduzir os custos de aquisição e a aceder diariamente a mais oportunidades de negócio.

A presença internacional da VORTAL e a sua orientação para processos de Sourcing estratégico garantem à sua comunidade de utilizadores nacionais e internacionais a realização de negócios mais rápidos, eficientes e competitivos.

Sobre a VORTAL


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A combinação de uma aplicação de eSourcing e eCommerce faz da VORTAL o único operador com uma dupla proposta de valor para compradores e fornecedores.

Magic Quadrant (MQ) para o Conjunto de Aplicações de Sourcing Estratégico

Top 5 No e-Sourcing e na tecnologia de plataforma

Top 3

Para sourcing do sector público, produto da engenharia de sourcing, directório de fornecedores, dashboards e analises, e integração entre aplicações

Suite S2S completa

# 1 benchamarking funcional

“Outro exemplo(...) pode ser encontrado nos seus templates." (...) “É como estar a escrever artigos para o LinkedIn ou Facebook.“

“Se considerarmos os fornecedores europeus, é possível ver parte das ofertas da Hubwoo, Basware e BravoSolutions presente quando analizamos a plataforma da Vortal. “

“ A empresa tem vindo a desenvolver uma visão de como incentivar a participação dos fornecedores no modelo. A concorrência a este tipo de modelo não é fácil de encontrar”

“AVORTAL incorporou uma componente de reputação no seu modelo" (...) “Não se encontram muitos fornecedores que tenham feito este tipo de desenvolvimento."

Artigo publicado por Spend Matters na sua versão americana

Reconhecidos pelos principais analistas



Microsoft Portugal ISV Partner 2015

Esta distinção, atribuída pela Microsoft Portugal reconhece os parceiros Microsoft que no decorrer do último ano desenvolveram e implementaram, de forma exemplar, soluções inovadoras com base em tecnologia da Microsoft.

NOS Innovation Award 2015

(short list – 10 finalistas)

Este prémio, reconhece a VORTAL pela forte cultura de Inovação que tem permitido o desenvolvimento de produtos e serviços únicos e que nos distinguem como uma das empresas mais inovadoras em Portugal.

COTEC-NORS Innovation Award

2014A VORTALnext> foi a grande vencedora da 7.ª edição do Prémio Produto Inovação COTEC-NORS, ao ser considerada como o produto mais inovador resultante de uma atividade consistente e continuada de inovação empresarial. Esta distinção, tem como objetivo premiar e divulgar bens e serviços inovadores desenvolvidos por empresas nacionais ou estrangeiras que operem em Portugal.

Prémios

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Índice de Contratação Pública Eletrónica em Portugal

Fonte: Governo de Portugal, Ministério da Economia e do Emprego, INCI, Relatório Contratação Pública em Portugal 2012

Índice de Contratação Pública em Portugal 2012

77%

Índice de Contratação Pública na Europa 2010

5%


2. LEILÕES ELETRÓNICOSO que são? Como funcionam?

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O que é um Leilão eletrónico

Atividade suportada na internet utilizada para negociar preços de compra ou venda de materiais, capitais ou serviços.

Substitui formatos tradicionais de negociação suportados em papel ou até presencialmente.© VORTAL 2016 – Todos os direitos reservados

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Quando realizar um Leilão eletrónico

Em que circunstâncias realizar leilões

• Muitos fornecedores qualificados

• Produtos e Mercadorias

• Excesso de capacidade no mercado

• O negócio do Comprador é grande para os Fornecedores

• O preço é o critério principal (podendo existir outros)


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Os leilões são uma ferramenta útil mas não são adequados para tudo.


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Quando não realizar um Leilão eletrónico

Em que circunstâncias não realizar leilões

• Poucos fornecedores qualificados

• Produtos muito especializados

• O negócio do Comprador é demasiado pequeno para os Fornecedores

• O mercado não apresenta excesso de capacidade ou a mesma é pequena


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Qual o caminho para um resultado WIN-WIN?

COMPRADOR:

Qual o objetivo da Empresa? Qual o “meu” objectivo? Qual o limite mínimo para que

o Fornecedor também considerar um “bom” negócio?

Estudar a estrutura de composição do preço para conhecer esse limite

FORNECEDORES:

Qual o objetivo da Empresa? Qual o “meu” objectivo? Qual o limite mínimo que posso

licitar para manter uma margem viável?

Procurar antecipar o objetivo do Comprador (Empresa e Pessoa)

Não realizar o evento sozinho Pré-validar os limites de preço

com CXO© VORTAL 2016 – Todos os direitos reservados

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A preparação é tudo.

• Os produtos certos – nem tudo pode ser leiloado• Os Lotes ou Itens do Leilão devem ser da mesma família de categoria.• Os fornecedores certos (pre-qualificados – para tal recomenda-se a

realização de uma consulta também para definir um Preço Base adequado).

• Disponibilizar documentação clara e adequada do que está em leilão• Plano de contingência em caso de falhas na tecnologia ou outras

Preparação de um Leilão eletrónico


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5 Fases do Leilão Eletrónico B2B

COMPRADOR FORNECEDORESRepresenta uma organização com uma necessidade de compra de bens

e/ou serviçosOrganizações que podem potencialmente fornecer os bens e/ou prestar

serviços.Seleciona os fornecedores e envia o convite. Recebe o convite e decide se vai participar.Este processo implica a criação do leilão na Plataforma VORTALnext>

e é autonamente gerido pelo comprador. A seleção de fornecedores pode basear-se no seu conhecimento da Indústria - RESTRITO ou PRIVADO: pequeno grupo de fornecedores que podem ter sido pré-qualificados. Ou fazendo uso da rede de fornecedores disponíveis na plataforma que têm a(s) mesma(s) categoria(s) associadas ao leilão - ABERTO ou PÚBLICO: pouca ou nenhuma restrição à participação.

Os Fornecedores analisam os artigos em leilão e balanceiam a probabilidade de obter beneficios na participação versus o tempo e recursos que terão que dedicar para gerir as seguintes etapas.

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Verifica as inscrições e amostras. Estabelece objectivos e prepara-se para o leilão.Caso antes do Leilão não tenha sido realizada uma consulta eletrónica ao mercado (recomendável) o Comprador deverá avaliar os Fornecedores pelos critérios de capacidade de entrega, qualidade, resposta a requisitos, níveis de serviço e suporte, garantia (entre outros). O Comprador pode decidir rejeitar a participação de fornecedores que não considere adequados de acordo com os critérios que terá comunicado previamente aos mesmos (no convite ou na consulta eletrónica)

Os fornecedores estabelecem objetivos para o leilão bem como as estratégias de licitação. Estudam a potencial concorrência para antecipar o comportamento dos preços. Assim a definição dos preços limite deve ser estabelecida e validada pela Gestão de Topo no caso de valores elevados e clientes críticos para o negócio.


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COMPRADOR FORNECEDORESObserva e faz a mediação do leilão ao vivo. Concorre online e em tempo real no

leilão.O Comprador é acompanhado pela equipa da VORTAL e observa as licitações em tempo real podendo trocar mensagens com os fornecedores durante o evento. O leilão deverá ter uma duração anunciada de 30 min com prorrogações de 2 min. Depois de o tempo previsto e dos prolongamentos terem terminado o Comprador analisa os resultados e encerra o leilão.

Os Fornecedores ao entrarem no evento aceitam automaticamente o preço de partida que foi anunciado no convite ou que resultou da consulta eletrónica prévia. A informação disponível no leilão online é limitada à visualização das suas licitações e a posição no ranking, a identidade dos outros concorrentes é mantida oculta. Os fornecedores licitam valores progressivamente mais baixos na expectativa de quando o tempo terminar ser sua a proposta vencedora

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Negociações após leilão. Finalizam as propostas e preço.As negociações raramente estão concluídas no final do leilão sobretudo se a informação disponibilizada aos fornecedores foi deficiente ou se o fornecedor vencedor é novo (decorre um processo de qualificação). No caso da Contratação Pública esta etapa não ocorre mas no mercado privado é possível que o Comprador, na eminência de iniciar uma relação com um novo fornecedor procure os fornecedores habituais para lhes oferecer uma última hipótese (esta não é uma boa prática!)

Os fornecedores vencedores (num leilão com diferentes lotes poderá haver vários fornecedores diferentes) preparam o contrato e estabelecem as suas propostas para aspectos que possam não ter sido objecto de negociação.


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COMPRADOR FORNECEDORESAnuncia os vencedores e dá feedback aos restantes Revê e assina o contrato final

No final do processo o Comprador inicia uma nova parceria/contrato mas é possível que o leilão seja anulado caso os objetivos da organização não tenham sido alcançados. Esta possibilidade deve ser comunicada desde o inicio aos fornecedores convidados. Devem ser contactados todos os fornecedores para pedir feedback e em particular mostrar respeito por todos os que participarão para os motivar a continuar a trabalhar com a organização.

Os Fornecedores ao entrarem no evento aceitam automaticamente o preço de partida que foi anunciado no convite ou que resultou da consulta eletrónica prévia. A informação disponível no leilão online é limitada à visualização das suas licitações e a posição no ranking, a identidade dos outros concorrentes é mantida oculta. Os fornecedores licitam valores progressivamente mais baixos na expectativa de quando o tempo terminar ser sua a proposta vencedora

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Simplicidade.

• Reduzido número de items. Um Leilão não deverá ter mais de 5 Lotes ou 5 Itens para licitação.

• O decremento de licitação vs. Preço base deve ser de 0,5% Exemplo: se o Preço Base for de 100.000€ o decremento mínimo deverá ser de 500€.

• Assegurar um horário e duração adequados. O intervalo de tempo entre o Início vs. Fim do Leilão deverá ser de 30 minutos (por regra as licitações iniciam-se nos últimos minutos e assim antecipamos as licitações poupando tempo);

• O prolongamento após uma licitação nos últimos 2 minutos de Leilão deverá ser de 2 minutos (as empresas só licitam nos últimos segundos).

Boas Práticas num Leilão eletrónico (1/3)


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Os Fornecedores têm que entender muito bem o processo.

• No inicio do evento os Fornecedores vão estar desconfiados – não utilizar mal a tecnologia

• Explicar bem o Evento e manter os Fornecedores bem informados

• Formar os Fornecedores podendo realizar-se um Leilão de demonstração para

construir confiança no evento

• Realizar follow-up com os Fornecedores, pedir feedback aos vencedores mas também aos que não tiveram sucesso



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O Evento

• Estratégia de licitação dos fornecedores – esperar até aos últimos minutos para licitar

ou então a licitação de abertura é extremamente agressiva para afastar a

concorrência

• Duração anunciada – tipicamente 30 minutos mas pode até atingir uma ou duas

horas

• Permitir prolongamentos de 2 minutos de duração



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• Garantir documentação clara sobre todos os requisitos• Formar os Fornecedores garantindo instruções claras de utilização da ferramenta• Prestar feedback construtivo para os Fornecedores que não tiveram sucesso• Realizar o Contrato apropriado resultante do Leilão• Se todas as partes estiverem bem preparadas e tiverem tido formação efetiva

então todos irão obter benefícios que os leilões podem proporcionar.• Se todos os fornecedores participantes estiverem igualmente bem preparados

será criado um ambiente competitivo e um evento bem sucedido.

Notas finais sobre o Leilão eletrónico



Maior eficiência nas compras

Redução entre 5 a 10% nos custos do processo de compra• aumenta a exposição e a pressão concorrencial, • motiva a apresentação de preços competitivos.

Redução o tempo de negociação em 50%. • período de realização curto rentabiliza o processo

Clareza na negociação• Mais celeridade e transparência para todas as partes.

Relatórios Automáticos• Avaliação de resultados leilões automaticamente• Decisões mais rápidas e concretas


Principais funcionalidades

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Aumento do número de potenciais fornecedores

Transparência e igualdade de circunstancias para todos os fornecedores

Poupanças entre 5% a 10%

Evento e processo de licitação documentado de A a Z.

Recapitulando os principais beneficios

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Redução do tempo de negociação em 50%

80% dos fornecedores baixam o valor da sua proposta no decorrer do leilão.

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Alguns exemplosde poupanças apuradas



43% de Poupança

Duração: cerca de 44 minutos

Mais de 30 % de poupança face ao valor inicial do leilão

Empresa do sector AlimentarLeilão de Aquisição de Material Informático


DADOS PRINCIPAIS

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91 licitações


49% de Poupança

Duração: cerca de 1 hora e 46 minutos

Cerca de 8,86% de poupança face ao valor inicial do leilão

Empresa do sector da SaúdeLeilão de Consumíveis Hospitalares


DADOS PRINCIPAIS

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Ligaduras / Pensos / Compressas / Meias Material Clínico de Consumo

Corrente

1074 licitações em 5 lotes


16% de Poupança

Duração: cerca de 1 hora e 16 minutos

Cerca de 13% de poupança face ao valor inicial do leilão

Empresa do sector de cabosLeilão de Transportes Marítimos (Contentores)


DADOS PRINCIPAIS

Contentores de várias dimensões

242 licitações em 7 lotes


18% de Poupança

Duração: cerca de 1 hora

Empresa do sector da bancaLeilão de Serviços de Telemarketing


DADOS PRINCIPAIS

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Energia Eléctrica

8 licitações

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Fatores de sucesso na implementação de uma solução de Contratação Eletrónica

Identificar e Envolver os Stakeholders.As Equipas internas e a Comunidade.

Desenhar os Processos que melhor podem servir a organização. Deixar margem para melhorar.

Selecionar a tecnologia que melhor se adequa aos objetivos analisando a que está disponível.


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Se não fizermos a Gestão da Mudança…

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LEILÕES ELETRÓNICOS

Demonstração


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OBRIGADO!

Nuno Milagres Head of Marketing & Innovatione: [email protected]

Frederico PintoProduct Managere: [email protected]

https://pt.linkedin.com/in/nunomilagres



https://pt.linkedin.com/in/andreespinha

https://pt.linkedin.com/in/frederico-oliveira-pinto-8105781b

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