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Organização, Sistemas e MétodosTécnicas de levantamento detalhado do processo

A equipe que busca as informações deve tomar o cuidado de:

a) Preocupar-se unicamente em conhecer a realidade dos fatos;

b) Estar atenta para o desenho das conversações que serão desenvolvidas durante o levantamento;

c) Não fazer juízos ou sugestões sobre os fatos que se apresentarem, classificando-os como certos ou errados; esse não é o momento adequado;

d) Estar atenta, apurando as habilidades de escutar a observar, para tudo o que acontece quando do levantamento;

e) Estar atenta para a “atitude interrogativa” e para as respostas às perguntas formuladas.

D’ASCENÇÃO, L. C. M. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2001.

http://www.lavratti.com/



Atitude interrogativa no levantamento:

O que é feito?

Como é feito?

Quando é feito?

Onde é feito?

Quem faz?

Para quem é feito?

Por que é feito?

Qual é o volume de trabalho?

Qual é o custo?





Mecanismo do levantamento:


Levantamento

Por quêQuem O quê

Quando QuantoComo OndePara quem




Técnica da entrevista é:

Uma técnica de conversação: a conversação é feita de maneira especial, dirigida, com método próprio; há a figura do entrevistador e a do entrevistado;

De forma planejada: o entrevistador prepara a entrevista, com a antecedência necessária, especificando tudo o que quer saber, quando, onde e com quem será feita a entrevista;

De forma sistemática e documentada: a entrevista é feita de acordo com o planejado, na sequência lógica dos assuntos que se quer conhecer e é devidamente registrada;

Entre duas ou mais pessoas que têm interesses ou problemas em comum: o entrevistador e o entrevistado querem, por exemplo, resolver um problema ou otimizar um processo.





Tipos de conversações durante as entrevistas:

a) Conversações para coordenações de ações: esse tipo deve prevalecer nas conversas de equipe, principalmente na etapa de preparação da entrevista;

b) Conversações de juízos e explicações: esse tipo ocorre durante a entrevista e geralmente é feito pelo entrevistado. A equipe de analistas deve apenas escutar, sem entrar nesse tipo de conversação;

c) Conversações para possíveis ações ou conversações para possíveis conversações: a equipe de analistas deve procurar esses tipos de conversas quando uma entrevista não apresentou o resultado necessário, por falha da própria equipe ou por resistência do entrevistado;

d) Conversação para construção de relações: deve-se usar esse tipo de conversa no momento que antecede a entrevista, visando a construir boas relações com os entrevistados que permitam o sucesso da entrevista.





Quando fazer uma entrevista:

a) Para obter informações de demandem reflexões em conjunto;

b) O número de processos é reduzido;

c) Para obter informações que estão na memória dos entrevistados.





Planejamento da entrevista

a) Determinar os objetivos e a finalidade;

b) Estabelecer a abrangência, as áreas e as pessoas;

c) Escolher o local, a hora e a duração;

d) Criar um roteiro com os assuntos;

e) Especificar a forma de condução;

f) Criar e publicar um cronograma.





Realização da entrevista

Início

a) Utilizar diálogo informal;

b) Esclarecer os objetivos da entrevista;

c) Fazer perguntas genéricas.






Durante

a) Procurar manter a entrevista dentro do roteiro planejado;

b) Estar atendo ao processo de escutar;

c) Escutar muito, falar pouco;

d) Não fazer comentários que induzam a juízos e explicações;

e) Não dar sugestões;

f) Estar atento a tudo o que acontece durante a entrevista;

g) Observar que todas as perguntas sejam respondidas;

h) Lembrar da atitude interrogativa;

i) Anotar todas as respostas e comentários;

j) Gravar a entrevista;

k) Obter cópias da documentação do processo.






Encerramento

a) Fazer um resumo oral;

b) Permitir que o entrevistado complemente ou corrija;

c) Perguntar se outros devem ser ouvidos;

d) Agradecer a atenção;

e) Apresentar um retorno sobre para tirar dúvidas.





Técnica do questionário

Os questionários podem ser presenciais ou a distância.

Preferencialmente fazer perguntas objetivas, de maneira lógica e sistematizada;

Permitir a tabulação dos dados.





Planejamento do questionário

a) Definir qual é o objetivo do questionário;

b) Definir quais são as perguntas a serem formuladas;

c) Verificar quais são as alternativas de respostas;

d) Definir a forma como as perguntas serão apresentadas, que podem ser diretas, indiretas, abertas, fechadas ou inferências.

e) Elaborar a primeira versão;

f) Testar o questionário.

Respostas:

Estruturada – fechada

Não estruturada – aberta

Dicotômica – sim ou não

Escolha múltipla

Seriação – colocar em ordem

Escalas - Likert





Técnica da observação direta

a) Serve para conhecer o ambiente (layout);

b) Pode-se verificar o fluxo dos componentes;

c) Observa-se as forças do ambiente, ou lideranças;

d) Verifica-se a veracidade das informações obtidas.





Técnica de pesquisa da documentação existente

a) Relatórios anteriores, com estudo e análise da situação do processo;

b) Relatórios dos resultados apresentados pelo processo;

c) Manuais de procedimentos, tanto operacionais como organizacionais;

d) Legislação que regulamenta o processo;

e) Formulários e outros documentos que tramitam no processo.



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