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  • Serie de normas ISO 30300ISO 3001, claves para su implantacin

    Madrid, 21 de mayo de 2012

    Montserrat Garcia Alsina

    JORNADAClaves de las UNE-ISO 30300 para

    profesionales de la gestin de documentos

    mgarciaals@uoc.edu

  • 2

    Sumario1. Aclaraciones

    2. Por qu una familia para gestionar documentos?

    3. Familia de normas y normas tcnicas.

    4. Contenidos 30300 y 30301.

    5. Para qu implementar un sistema de gestin paradocumentos?: Beneficios.

    6. Conclusiones.

  • 3

    1. AclaracionesSignificados de documentos y su gestin

    Documentos informacin Evidencias (records) informacin de los procesos

    de trabajo (activos capital intelectual)

    Normas de sistemas de gestin

    Autoridades en normas y estndares: Organismos internacionales sectoriales o

    multisectoriales Organismos nacionales

  • 4

    ISOS y UNES

    Fundamentos y vocabulario

    Requerimientos Sistema Auditora

    Guas Implementacin Evaluacin

    UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestin de la calidad.

    UNE-EN ISO 14000 Sistemas de gestin ambiental

    UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de Gestin de la Seguridad de la Informacin

    UNE 166000 Gestin de la I+D+i

    UNEUNE--ISO 30300 ISO 30300 Sistemas de gestiSistemas de gestin para n para documentosdocumentos

    Sistemas de gestin: ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES

    UNE-ISO 26000: 2012 Gua de responsabilidad social

    UNE-ISO 31000: 2010 Gestin del riesgos.

    UNE-ISO 15489-1 e UNE-ISO/TR 15489-2: Gestin de documentos

    Normas, guas, especificaciones tcnicas, informes tcnicos

  • 5

    Autoridades

    International Electrotechnical Commission

    UNE (Espaa)

    (Alemania)

    (Francia)

    European TelecommunicationsStandards Institute (TIC)

    Comits nacionales

    (Gran Bretaa)

  • 6

    2. Por qu un sistema de gestin para documentos?

    Cambios en el entorno de la gestin documental Surge el entorno digital Incremento de los documentos en papel y electrnicos E-administracin y e-business gestin de documentos Incremento de normas y estndares relacionados con documentos

    Necesidad de hacer emerger las actividades de gestin documental como un proceso de negocio ms.

    Comunicar a la alta direccin como se est haciendo la gestin de documentos

    Conseguir el compromiso de alta direccin para obtener: liderazgo adecuado para la gestin de documentos Recursos econmicos y humanos para implementar procesos de gestin

    documental

    Obtener un marco para implementar los procesos operativos de GD, sistemas y controles.

    Vincular los sistemas de gestin a las actividades operativas de los documentos.

    (reconocimiento)

    Sistemas de gestin ISO

    Del nivel operativo de GD al estratgico

  • 7

    Normas y estndares para GDISO 15489-1(2001) UNE-ISO 15489-1(2006): Gestin de documentos base operativa de la GD

    ISO 15489-2(2001) UNE- ISO 15489 (2006) informe tcnico que desarrolla la anterior.

    ISO 23081-1(2006) UNE- ISO 23081 (2008). Metadatos para la gestin de documentos. Generalidades.

    ISO 23081-2 (2009) UNE- ISO/TR 23081 (2008). Metadatos para la gestin de documentos. Aspectos conceptuales y de implementacin.

    UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de documentos.

    UNE-ISO 19005-1:2008. Gestin de documentos. Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

    UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.

  • 8

    GD: proceso de negocio

  • 9

    3. Famlia de normas e informes tcnicospara GD

    Familia: por qu? Soporte: Cmo?

    Enfoque sistemtico y verificable

    (UNE-ISO 30300)Publicadas

    En elaboracin

    Niv

    eles

    trat

    gic

    o Niveloperativo

  • 10

    4. ContenidoUNE-ISO 30300. Fundamentos y vocabulario UNE-ISO 30301. Requisitos

  • 11

    Estructura del SGD

    (UNE-ISO 30301)

  • 12

    Contexto de la organizacin

    Estructura organizativa, roles y responsabilidades.

    Polticas, objetivo y estrategias.

    Capacidades, recursos y conocimientos.

    Sistemas de informacin, flujos de informacin, procesos de toma de decisiones.

    Cultura de la organizacin: relaciones, percepciones, valores, directrices, normas.

    Expectativas internas, reglamentaciones, estatutos, ...

    Conocer el entornoSocial y culturalLegalReglamentarioFinancieroTecnolgicoEconmicoCompetenciaNatural

    mbito: Nacional / regional / local

    Expectativas de las partesinteresadas

    Requisitos de negocio, legales, buenas prcticas, conducta, tica

    INTERNO EXTERNO

    SGD compatible con la direccin estratgica

    Determinar riesgos y oportunidades

  • 13

    Integracin de los sistemas de informacin

    CRM (Customer Relationship management)

    ERP(Enteprise Resource Planning)

    DatawarehouseExplotacin y anlisis de los datos

    EDRMS(Electronic Documents Records Management Systems)

  • 14

    Integracin de los sistemas de informacin

    CRM CRM CRM (((CustomerCustomerCustomer RelationshipRelationshipRelationship managementmanagementmanagement)))

    ERPERPERP(((EntepriseEntepriseEnteprise ResourceResourceResource Planning)Planning)Planning)

    DatawarehouseDatawarehouseDatawarehouseExplotaciExplotaciExplotacin y ann y ann y anlisis de los datoslisis de los datoslisis de los datos

    EDRMSEDRMSEDRMS(((RecordsRecordsRecords, , , documentdocumentdocument, , , managementmanagementmanagement systemssystemssystems)))

    Gesti

    n de

    la in

    forma

    cin

    Activ

    os

    CAPI

    TAL I

    NTEL

    ECTU

    AL

  • 15

    Liderazgo

    Alta direccin:- implicacin- compromiso

    Asegurar compatibilidad del SGD con la direccin estratgica de la organizacin

    Dirigir y apoyar la mejora continua

    Provisin de recursos

    Divulgacin de la importancia de un SGD

    Lograr los resultados esperados

  • 16

    Liderazgo

    - Creacin y control de documentos autnticos, fiables y usables.

    - Estrategias para apoyar las funciones y las actividades de la organizacin.

    - Proteccin de la integridad de los documentos durante el tiempo que sea preciso.

    Polticas de GD

    Roles organizativos, responsabilidades y competencias

    - Se asignan y se comunican a toda la organizacin

    - Responsabilidades de la direccin

    - Responsabilidades operativas: rol especfico con especial formacin y competencia

  • 17

    Planificacin

    Identificar riesgos y oportunidades para: Asegurar que el SGD logra los resultados esperados. Prever los efectos no deseados. Percibir los oportunidades de mejora. Asegurar que la informacin estar disponible.

    Fijar objetivos de SGD y planes para lograrlos.

    Determinar: Responsables Recursos Qu se har Quando Cmo se evaluar

  • 18

    SoporteAsignacin y mantenimiento de recursos

    Capacitacin / formacin: Procesos Aplicaciones de GD

    Concienciacin Relevancia e importancia de las actividades de GD Conformidad con la poltica y procedimientos del SGD y con los requisitos del SG Impactos reales o potenciales Beneficios de la mejora Roles y responsabilidades Potenciales consecuencias del abandono de los procedimientos especficos

    Comunicacin Procedimientos operacionales Responsabilidades Acceso a la informacin

    Documentacin Documentar

    Poltica y objetivos Interdependencia y relaciones entre el SGD y otros sistemas de gestin Procedimientos Planificacin, operacin y control de sus procesos

    Controlar la documentacin: aprobar, actualizar asegurar versiones pertinentes, evitar documentacin obsoleta.

  • 19

    Operacin

    Planificar y controlar operaciones para tratar riesgos y oportunidades.

    Disear procesos de GD: Anlisis de procesos GD (15489 y anexo A normativo) Evaluar riesgos de fallos en el control de documentos Evaluar procesos para crear y controlar documentos

    Implementar aplicaciones de GD Implementar procesos en las aplicaciones. Establecer una supervisin peridica del funcionamiento de las

    aplicaciones. Gestionar el funcionamiento de las aplicaciones de GD.

  • 20

    Operacin

  • 21

    Procesos y controles (normativo)

  • 22

    Evaluacin

    Supervisar, medir, analizar y evaluar para: Determinar:

    Qu se precisa medir y supervisar Mtodos para supervisar, medir, analizar y evaluar Cuando supervisar y medir Cuando analizar y evaluar resultados de la supervisin y de la medicin

    Evaluar: El funcionamiento de los procesos y aplicaciones La efectividad del SGD

    Evaluar la efectividad: Poltica Objectivos

    Sistema de auditoria interna

    Revisin por parte de la direccin

  • 23

    Mejora

    Control de las no conformidades Identificar Reaccionar acciones correctivas revisar su efectividad

    Mejora continua

    Priorizar mejoras segn el anlisis de riesgos

  • 24

    Vinculacin con otros sistemas de gestin

    (UNE-ISO 30301)

    (anexo informativo)

  • 25

    5. Para qu?: beneficiosCapturar y controlar documentos

    - fiables (contenido)- autnticos (autoria y datacin)- ntegros (completos e inalterables) - conformes (con la poltica y objetivos del SGD)

    Control de la informacin sobre las actividades de la organizacin

    Facilitar la eficiencia en la GD: eliminacin de duplicados facilitar el acceso a informacin

    Suportar la toma de decisiones

    Rendir cuentas responsabilidad social cumplimiento de la legalidad vigente

    Gestionar riesgos

    Continuar con el negocio

  • 26

    6.