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Elaboração: João Daniel de Freitas Neto/Supervisor Comercial Ass.: Aprovação: Josana Teruchkin/Diretora Executiva Ass.: Data edição: 20/07/2001 Revisado em: 30/04/2015 Revisão: 23 IT.CO.01 – Processo_Comercial

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Elaboração: João Daniel de Freitas Neto/Supervisor Comercial Ass.:

Aprovação: Josana Teruchkin/Diretora Executiva Ass.:

Data edição: 20/07/2001 Revisado em: 30/04/2015

Revisão: 23

IT.CO.01 – Processo_Comercial

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Índice

1 COMERCIAL ................................................................................................ 4 1.1 COMERCIAL ............................................................................................... 5

1.1.1 Elementos do processo ............................................................................ 5

1.1.1.1 Necessidade de vendas .................................................................... 5

1.1.1.2 Prospecção de clientes ..................................................................... 5

1.1.1.3 Identificar necessidade dos clientes ...................................................... 5

1.1.1.4 Estudo de viabilidade ....................................................................... 5

1.1.1.5 Empresa consegue atender? .............................................................. 6

1.1.1.6 Declínio da prospecção ..................................................................... 7

1.1.1.7 Cotação ....................................................................................... 7

1.1.1.8 Proposta ....................................................................................... 8

1.1.1.9 Proposta aceita? .............................................................................. 9

1.1.1.10 Reavaliar cotação? ....................................................................... 9

1.1.1.11 Proposta recusada pelo cliente ........................................................ 9

1.1.1.12 Alinhar com operacional ................................................................. 9

1.1.1.13 Cadastro cliente ........................................................................... 9

1.1.1.14 Contrato .................................................................................. 26

1.1.1.15 Cliente/rota adicionado ................................................................ 27

1.1.1.16 Controle de Registros ................................................................... 28

LOCAL DE ........................................................................................................ 28

ARQUIVO ......................................................................................................... 28

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Índice de figuras

Figura 1 - Processo Comercial .................................................................................. 4

Figura 2 - Cadastro pessoa jurídica .......................................................................... 10

Figura 3 - Identificação .......................................................................................... 11

Figura 4 - Endereço ............................................................................................. 12

Figura 5 - Dados de modalidade .............................................................................. 13

Figura 7- Dados gerais e dados de origem/destino ........................................................ 14

Figura 6 - Tabela de frete ....................................................................................... 13

Figura 8 - Roteirizador .......................................................................................... 15

Figura 9 - Grupo negociador ................................................................................... 15

Figura 10 - Dados gerais ....................................................................................... 16

Figura 11 - Usuários ............................................................................................. 17

Figura 12 - Confirmação usuários ............................................................................. 17

Figura 13 - Tipo de serviço ..................................................................................... 18

Figura 14 - Descrição ........................................................................................... 18

Figura 15 - Tabela de frete ..................................................................................... 18

Figura 16 - Assistente de configuração tabela de frete .................................................... 19

Figura 17 - Seleção grupo negociador ....................................................................... 19

Figura 18 - Preenchimento dados ............................................................................. 20

Figura 19 - Dados tabela de frete ............................................................................. 20

Figura 20 - Dados de vigência ................................................................................. 21

Figura 21 - Confirmação vigência ............................................................................. 21

Figura 22 - Avançar ............................................................................................. 22

Figura 23 - Classificações da Natureza ...................................................................... 22

Figura 24 - Tipo de veículo ..................................................................................... 23

Figura 25 - Seleção de rota .................................................................................... 23

Figura 26 - Avançar ............................................................................................. 24

Figura 27 - Dados variáveis .................................................................................... 24

Figura 28 - Finalização .......................................................................................... 25

Figura 29 - Tabela de frete gerada ............................................................................ 26

Figura 30 - Tabela de frete aprovada ......................................................................... 26

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1 C O M E R C I A L

Figura 1 - Processo Comercial

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1 . 1 C O M E R C I A L

1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO

1.1.1.1 Necessidade de vendas

Necessidade da empresa em conquistar mais clientes e consequentemente aumentar seu faturamento.

1.1.1.2 Prospecção de clientes

O Processo de Venda de Serviços da Transportadora Sulista ocorre basicamente de duas maneiras:

a) Empresa identifica o cliente;

b) Cliente contata a empresa;

1.1.1.3 Identificar necessidade dos clientes

O responsável pela venda identifica a necessidade de transporte do cliente através de contato telefônico, e-mail ou visita ao mesmo para o correto entendimento do serviço requerido (detalhamento da operação), assim como busca das informações que a empresa necessitará para elaboração do custo do transporte.

1.1.1.4 Estudo de viabilidade

Estando a Sulista em condições de atender ao serviço solicitado pelo cliente e identificada a forma de operacionalização do mesmo elabora-se a “Planilha de Formação de Preço”.

Obs.: Para casos de cargas otimizadas em frota atual, não há necessidade da mesma.

Obs.: No Caso de transporte de produtos perigosos levar em consideração se há necessidade de licença de transporte, que varia de estado para estado, de adequação dos frotas ou de atendimento a requisitos legais aplicáveis, gerando custo que deve compor o frete que será cotado para o cliente.

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A Planilha de Formação de Preço deve conter um cabeçalho padrão com campos destinados à identificação do cliente, linha, data e aprovação, conforme apresentado abaixo:

( A )

( B )

( F )

( C ) ( D )

Onde:

A- Nome do documento: Planilha de Formação de Preço

B- Cliente

C- Linha

D- Data

E- Investimento (S/N)

1.1.1.5 Empresa consegue atender?

Sim

Parâmetros para aprovação

Fretes Extras e Fretes SPOT

A aprovação pode ser feita pelo Supervisor Comercial dentro dos seguintes parâmetros:

Margem de frete com terceiro mínimo 40%.

Margem de frete com Agregado mínimo 35%.

Margem de frete com Frota mínimo de 35% para frete Rodoviário e 45% para frete urbano.

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Fretes SPOT (aproveitamentos/retornos)

Margem de frete com Agregado mínimo 30%.

Margem de frete com Frota própria mínimo de 25% para frete Rodoviário e 35% para frete urbano.

Fretes Regulares – (Sem necessidade de investimento)

A aprovação pode ser feita pelo Supervisor Comercial dentro dos seguintes parâmetros:

Margem de frete com Agregado mínimo 35%

Margem de frete com Frota mínimo de 30% para frete Rodoviário e 40%

para frete urbano.

Demais casos deve ter aprovação da Diretoria Executiva

Fretes Regulares – (com investimento)

A provação deverá ser feita pela Diretoria Executiva

Não

1.1.1.6 Declínio da prospecção

Necessidade do cliente fora do escopo da empresa.

1.1.1.7 Cotação

Identificada à necessidade de transporte, prepara-se a Proposta Comercial que será enviada ao cliente com informações referentes ao preço do serviço e informação detalhada da operação;

O responsável pela venda deverá fazer um acompanhamento da proposta junto ao cliente, para acompanhar a evolução do negócio e/ou adaptações na proposta inicial. .

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1.1.1.8 Proposta

A proposta final deverá apresentar o número da respectiva revisão, ratificada pela planilha de formação de preço anexa.

Obs.: Em caso de repactuação de preço, não há necessidade de planilha de formação de preço, visto que, o novo frete será o atual em contrato + o índice a ser aplicado.

Obs.: Em relação ao seguro de carga, o mesmo não compõe o custo do frete, é incluso na proposta o valor que será cobrado dos clientes. Esse valor é um % sobre o valor de mercadoria embarcada. O Cliente pode ainda optar por contratar o seguro por conta própria, porém o mesmo deve emitir a apólice de seguro em nome da Sulista, isentando a Transportadora de qualquer responsabilidade sobre danos ou roubo que possa ocorrer durante a operação de Transporte.

Codificação das Propostas

O Departamento Comercial é responsável pela emissão de propostas. A codificação das propostas é estabelecida para o correto controle e rastreamento das mesmas. Segue abaixo os critérios para utilização e composição dos códigos:

CO-000-00

Onde:

CO DEPARTAMENTO COMERCIAL

000

NÚMERO SEQÜENCIAL 001, 002, 003...

00 ANO DE REFERÊNCIA 00 – 2000, 01 – 2001...

Havendo revisão da proposta, por qualquer motivo, será acrescida à codificação letras conforme abaixo:

A – primeira revisão

B – segunda revisão e assim sucessivamente.

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Obs.: O controle das propostas comerciais é realizado através da Planilha Controle de números de propostas.

Obs.: Em casos de clientes que exijam cotações em formulários próprios, é utilizado a proposta do cliente.

1.1.1.9 Proposta aceita?

Uma vez que tenhamos uma definição por parte do cliente o negócio pode tomar dois caminhos:

- Aceitação da proposta por parte do cliente;

- Não aceitação da proposta por parte do cliente;

1.1.1.10 Reavaliar cotação?

Não

1.1.1.11 Proposta recusada pelo cliente

Nos casos em que o cliente não tenha interesse em discutir nenhum item da cotação.

Sim

1.1.1.12 Alinhar com operacional

Verificado com operacional melhor maneira para atender o cliente.

Obs.: Informações do escopo contidas no documento de operacionalização de contrato, enviado para a equipe operacional, em caso de novos clientes.

1.1.1.13 Cadastro cliente

Após aceite do cliente o Depto. Comercial envia as informações pertinentes ao novo contrato para o Atendimento ao cliente que lança no Sistema Kmm, sendo assim todas as áreas envolvidas no processo terão acesso aos dados.

Obs.: A área comercial deve permanecer em contato com o cliente, buscando a melhoria contínua do serviço prestado.

Havendo alteração das condições contratuais, as mesmas serão alteradas também no Sistema.

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Para novos clientes o usuário deve seguir os seguintes passos para realizar o cadastro:

O caminho para cadastrar novos clientes é: informações corporativas/cadastro de pessoas/pessoa jurídica

Na tela cadastro de pessoa jurídica o usuário deverá clicar em incluir e preencher os dados gerais e dados das abas 1. Identificação, 2. Endereço e 6. Modalidade. Após todos os dados preenchidos clicar em confirmar.

Nos dados gerais o usuário deverá preencher os seguintes campos:

- CNPJ (clicar no ícone da Receita Federal)

- Razão Social

- Nome fantasia

- CNAE

- Insc. Estadual (pode ser verificada pela nota fiscal ou clicar no ícone Sintegra)

Na aba 1. Identificação o usuário deverá preencher os dados:

- Atividade fiscal = será sempre Contribuição indústria

- Regime tributário = será sempre normal

- Tributação = será sempre lucro real

Figura 2 - Cadastro pessoa jurídica

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Na aba 2. Endereço preencher:

- Se possuir o CEP, digitar automaticamente o sistema irá buscar o endereço. Neste caso o usuário deverá completar com número e complemento.

- Ref. Geográf.

Figura 3 - Identificação

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Na aba 6. Modalidade preencher:

- Modalidade = sempre cliente

- Situação = sempre ativo

Figura 4 - Endereço

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Ao clicar em Confirmar, aparecerá a mensagem: Registro cadastrado com sucesso.

Depois da confirmação do cadastro do cliente, o usuário cadastrará a tabela de frete.

O caminho para o cadastro é: Transporte&logística/Gestão logística/ Rotas/Cadastro de rotas.

Figura 5 - Dados de modalidade

Figura 6 - Tabela de frete

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Na tela cadastro de rotas – dados gerais e Aba 1. Origem/Destino, clicar em incluir e após preencher o campos:

- Abreviatura

- Descrição

- Consolidado (Sim)

- Município origem

- Município destino

Figura 7- Dados gerais e dados de origem/destino

Na Aba 6. Roteirizador, aguardar aparecer automaticamente o KM e clicar em confirmar. A rota estará cadastrada.

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Figura 8 - Roteirizador

Depois da rota cadastrada, é preciso cadastrar o Grupo Negociador. O caminho para o cadastro é: Transporte&logística/Gestão comercial/Configurações/Grupo negociador.

Na tela Grupo Negociador- dados gerais – preencher:

- Descrição = nome do cliente

Figura 9 - Grupo negociador

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Na Aba1. Pessoas vinculadas a este grupo, clicar em incluir e digite os clientes que farão parte desse Grupo.

Figura 10 - Dados gerais

Na Aba2. Usuário, clicar em incluir para liberar todos os usuários do comercial aptos a efetuar alterações nesse Grupo Negociador. Depois dos usuários selecionados,

modificar tipo de permissão para total e clicar em e após confirmar e o grupo negociador estará cadastrado.

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Figura 11 - Usuários

Figura 12 - Confirmação usuários

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Depois de criar Grupo Negociador, cadastrar tipo de serviço. O caminho é: Transporte&logística/Gestão comercial/Configurações/Tipo de serviço.

Clica em incluir preenche a descrição e clica em Confirmar.

Figura 14 - Descrição

Após tipo de serviço incluso, cria-se a tabela de frete. O caminho para incluir a tabela de frete é: Transporte&logística/Gestão comercial/Cadastro de tabela de frete por negociador.

Figura 13 - Tipo de serviço

Figura 15 - Tabela de frete

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Na tela Comercial – Assistente de configuração da tabela de frete clicar em avançar e na tela seguinte selecionar o grupo negociador e clicar em avançar.

Figura 16 - Assistente de configuração tabela de frete

Figura 17 - Seleção grupo negociador

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Na tela que abrirá clicar em incluir e após preencher:

- Descrição

- Tipo de serviço

- Condição de pagamento

- Selecionar as 3 opções do tipo de tabela (CIF, FOB e FOB Expedido)

Clicar em confirmar.

Figura 18 - Preenchimento dados

Figura 19 - Dados tabela de frete

Na tela que abrirá, na aba vigência, clicar em incluir e preencher os dados:

- Data início

- Data término

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- Tipo de negociação

Após os dados preenchidos, clicar em confirmar.

Figura 20 - Dados de vigência

Figura 21 - Confirmação vigência

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Na tela grupo negociador, clicar em avançar e selecionar as Classificações da Natureza e clicar em avançar novamente.

Figura 22 - Avançar

Figura 23 - Classificações da Natureza

Em seguida, o usuário selecionará tipo de veículo e clicará em avançar.

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Figura 24 - Tipo de veículo

Na sequencia, selecionar a rota clica no botão e para incluir e clicar em avançar.

Figura 25 - Seleção de rota

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Clicar novamente em avançar e na tela Variáveis preencher:

- Frete

- Seguro

- Gris

- Pedágio (se houver na rota)

Clicar em avançar a abrirá a tela para finalizar o cadastro.

Figura 26 - Avançar

Figura 27 - Dados variáveis

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Figura 28 - Finalização

Ao clicar em , aparecerá a mensagem:

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Figura 29 - Tabela de frete gerada

Para concluir o cadastro, na tela vigências, o usuário deverá clicar em aprovar.

Figura 30 - Tabela de frete aprovada

1.1.1.14 Contrato

A partir do aceite do cliente, pode-se:

- Elaborar um contrato de Prestação de Serviço/Aditivo ou

- Considerar o aceite do cliente, sem necessidade de formalização contratual, via e-mail, fax ou verbalmente, sendo que nestes casos é necessária a confirmação da Diretoria Executiva na respectiva proposta.

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Alteração de Contrato: A Alteração de Contrato segue o mesmo processo da Elaboração do mesmo. Havendo alguma alteração das condições contratadas emite-se um Aditivo Contratual ou formalização da alteração via e-mail.

Obs.: Após o aceite do cliente, o Comercial deve informar a área de Faturamento via e-mail quais são as particularidades e condições de pagamento do novo cliente.

Obs.: Eventualmente, os clientes regulares pedem embarques esporádicos para fluxos não regulares, neste caso, a validação verbal do Supervisor Comercial / Vendas é suficiente para a realização da viagem.

Obs.: Clientes sem regularidade de carregamento, não terão proposta formalizada nem contrato assinado, devido tratar-se de serviço com característica sazonal, onde a cotação é feita no momento da solicitação do próprio cliente, via e-mail.

Obs.: No caso de transporte de produtos perigosos, após o aceite do cliente o Departamento de Qualidade em conjunto ao setor operacional providenciará as licenças necessárias para execução do serviço, também deverá ser elaborado o Rotograma da linha a ser realizada.

Obs.: A Repactuação dos contratos tem como padrão o prazo de 12 meses. Os contratos que não seguem essa regra são tratados a parte pelo comercial.

As repactuações são controlados pela Planilha de resumo de REPAC, na qual tem se as seguintes informações:

- Data vencimento da repactuação

- Acompanhamento da negociação

- Status do contrato

1.1.1.15 Cliente/rota adicionado

Cliente cadastrado.

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1.1.1.16 Controle de Registros

REGISTRO RESPONSÁVEL L O C A L D E

A R Q U I V O ORDEM

TEMPO DE ARQUIVO

DESTINO APÓS PRAZO

Planilha formação de preço

Comercial Eletrônico - - -

Propostas/aditivos Comercial Pasta Física Cliente Alfabética Enquanto vigente

Arquivo Morto

Contratos / Aditivos Jurídico Pasta Física Cliente Alfabética Enquanto Vigente

Arquivo Morto

Planilha controle de números de

contratos Comercial Eletrônico - - -

Planilha de resumo de repac

Comercial Eletrônico - - -

Planilha de visitas Comercial Eletrônico - - -

Histórico desta revisão:

Alteração das margens de parâmetros para aprovação.