it.co.01 processo comercial -...
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Elaboração: João Daniel de Freitas Neto/Supervisor Comercial Ass.:
Aprovação: Josana Teruchkin/Diretora Executiva Ass.:
Data edição: 20/07/2001 Revisado em: 30/04/2015
Revisão: 23
IT.CO.01 – Processo_Comercial
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Índice
1 COMERCIAL ................................................................................................ 4 1.1 COMERCIAL ............................................................................................... 5
1.1.1 Elementos do processo ............................................................................ 5
1.1.1.1 Necessidade de vendas .................................................................... 5
1.1.1.2 Prospecção de clientes ..................................................................... 5
1.1.1.3 Identificar necessidade dos clientes ...................................................... 5
1.1.1.4 Estudo de viabilidade ....................................................................... 5
1.1.1.5 Empresa consegue atender? .............................................................. 6
1.1.1.6 Declínio da prospecção ..................................................................... 7
1.1.1.7 Cotação ....................................................................................... 7
1.1.1.8 Proposta ....................................................................................... 8
1.1.1.9 Proposta aceita? .............................................................................. 9
1.1.1.10 Reavaliar cotação? ....................................................................... 9
1.1.1.11 Proposta recusada pelo cliente ........................................................ 9
1.1.1.12 Alinhar com operacional ................................................................. 9
1.1.1.13 Cadastro cliente ........................................................................... 9
1.1.1.14 Contrato .................................................................................. 26
1.1.1.15 Cliente/rota adicionado ................................................................ 27
1.1.1.16 Controle de Registros ................................................................... 28
LOCAL DE ........................................................................................................ 28
ARQUIVO ......................................................................................................... 28
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Índice de figuras
Figura 1 - Processo Comercial .................................................................................. 4
Figura 2 - Cadastro pessoa jurídica .......................................................................... 10
Figura 3 - Identificação .......................................................................................... 11
Figura 4 - Endereço ............................................................................................. 12
Figura 5 - Dados de modalidade .............................................................................. 13
Figura 7- Dados gerais e dados de origem/destino ........................................................ 14
Figura 6 - Tabela de frete ....................................................................................... 13
Figura 8 - Roteirizador .......................................................................................... 15
Figura 9 - Grupo negociador ................................................................................... 15
Figura 10 - Dados gerais ....................................................................................... 16
Figura 11 - Usuários ............................................................................................. 17
Figura 12 - Confirmação usuários ............................................................................. 17
Figura 13 - Tipo de serviço ..................................................................................... 18
Figura 14 - Descrição ........................................................................................... 18
Figura 15 - Tabela de frete ..................................................................................... 18
Figura 16 - Assistente de configuração tabela de frete .................................................... 19
Figura 17 - Seleção grupo negociador ....................................................................... 19
Figura 18 - Preenchimento dados ............................................................................. 20
Figura 19 - Dados tabela de frete ............................................................................. 20
Figura 20 - Dados de vigência ................................................................................. 21
Figura 21 - Confirmação vigência ............................................................................. 21
Figura 22 - Avançar ............................................................................................. 22
Figura 23 - Classificações da Natureza ...................................................................... 22
Figura 24 - Tipo de veículo ..................................................................................... 23
Figura 25 - Seleção de rota .................................................................................... 23
Figura 26 - Avançar ............................................................................................. 24
Figura 27 - Dados variáveis .................................................................................... 24
Figura 28 - Finalização .......................................................................................... 25
Figura 29 - Tabela de frete gerada ............................................................................ 26
Figura 30 - Tabela de frete aprovada ......................................................................... 26
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1 C O M E R C I A L
Figura 1 - Processo Comercial
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1 . 1 C O M E R C I A L
1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO
1.1.1.1 Necessidade de vendas
Necessidade da empresa em conquistar mais clientes e consequentemente aumentar seu faturamento.
1.1.1.2 Prospecção de clientes
O Processo de Venda de Serviços da Transportadora Sulista ocorre basicamente de duas maneiras:
a) Empresa identifica o cliente;
b) Cliente contata a empresa;
1.1.1.3 Identificar necessidade dos clientes
O responsável pela venda identifica a necessidade de transporte do cliente através de contato telefônico, e-mail ou visita ao mesmo para o correto entendimento do serviço requerido (detalhamento da operação), assim como busca das informações que a empresa necessitará para elaboração do custo do transporte.
1.1.1.4 Estudo de viabilidade
Estando a Sulista em condições de atender ao serviço solicitado pelo cliente e identificada a forma de operacionalização do mesmo elabora-se a “Planilha de Formação de Preço”.
Obs.: Para casos de cargas otimizadas em frota atual, não há necessidade da mesma.
Obs.: No Caso de transporte de produtos perigosos levar em consideração se há necessidade de licença de transporte, que varia de estado para estado, de adequação dos frotas ou de atendimento a requisitos legais aplicáveis, gerando custo que deve compor o frete que será cotado para o cliente.
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A Planilha de Formação de Preço deve conter um cabeçalho padrão com campos destinados à identificação do cliente, linha, data e aprovação, conforme apresentado abaixo:
( A )
( B )
( F )
( C ) ( D )
Onde:
A- Nome do documento: Planilha de Formação de Preço
B- Cliente
C- Linha
D- Data
E- Investimento (S/N)
1.1.1.5 Empresa consegue atender?
Sim
Parâmetros para aprovação
Fretes Extras e Fretes SPOT
A aprovação pode ser feita pelo Supervisor Comercial dentro dos seguintes parâmetros:
Margem de frete com terceiro mínimo 40%.
Margem de frete com Agregado mínimo 35%.
Margem de frete com Frota mínimo de 35% para frete Rodoviário e 45% para frete urbano.
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Fretes SPOT (aproveitamentos/retornos)
Margem de frete com Agregado mínimo 30%.
Margem de frete com Frota própria mínimo de 25% para frete Rodoviário e 35% para frete urbano.
Fretes Regulares – (Sem necessidade de investimento)
A aprovação pode ser feita pelo Supervisor Comercial dentro dos seguintes parâmetros:
Margem de frete com Agregado mínimo 35%
Margem de frete com Frota mínimo de 30% para frete Rodoviário e 40%
para frete urbano.
Demais casos deve ter aprovação da Diretoria Executiva
Fretes Regulares – (com investimento)
A provação deverá ser feita pela Diretoria Executiva
Não
1.1.1.6 Declínio da prospecção
Necessidade do cliente fora do escopo da empresa.
1.1.1.7 Cotação
Identificada à necessidade de transporte, prepara-se a Proposta Comercial que será enviada ao cliente com informações referentes ao preço do serviço e informação detalhada da operação;
O responsável pela venda deverá fazer um acompanhamento da proposta junto ao cliente, para acompanhar a evolução do negócio e/ou adaptações na proposta inicial. .
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1.1.1.8 Proposta
A proposta final deverá apresentar o número da respectiva revisão, ratificada pela planilha de formação de preço anexa.
Obs.: Em caso de repactuação de preço, não há necessidade de planilha de formação de preço, visto que, o novo frete será o atual em contrato + o índice a ser aplicado.
Obs.: Em relação ao seguro de carga, o mesmo não compõe o custo do frete, é incluso na proposta o valor que será cobrado dos clientes. Esse valor é um % sobre o valor de mercadoria embarcada. O Cliente pode ainda optar por contratar o seguro por conta própria, porém o mesmo deve emitir a apólice de seguro em nome da Sulista, isentando a Transportadora de qualquer responsabilidade sobre danos ou roubo que possa ocorrer durante a operação de Transporte.
Codificação das Propostas
O Departamento Comercial é responsável pela emissão de propostas. A codificação das propostas é estabelecida para o correto controle e rastreamento das mesmas. Segue abaixo os critérios para utilização e composição dos códigos:
CO-000-00
Onde:
CO DEPARTAMENTO COMERCIAL
000
NÚMERO SEQÜENCIAL 001, 002, 003...
00 ANO DE REFERÊNCIA 00 – 2000, 01 – 2001...
Havendo revisão da proposta, por qualquer motivo, será acrescida à codificação letras conforme abaixo:
A – primeira revisão
B – segunda revisão e assim sucessivamente.
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Obs.: O controle das propostas comerciais é realizado através da Planilha Controle de números de propostas.
Obs.: Em casos de clientes que exijam cotações em formulários próprios, é utilizado a proposta do cliente.
1.1.1.9 Proposta aceita?
Uma vez que tenhamos uma definição por parte do cliente o negócio pode tomar dois caminhos:
- Aceitação da proposta por parte do cliente;
- Não aceitação da proposta por parte do cliente;
1.1.1.10 Reavaliar cotação?
Não
1.1.1.11 Proposta recusada pelo cliente
Nos casos em que o cliente não tenha interesse em discutir nenhum item da cotação.
Sim
1.1.1.12 Alinhar com operacional
Verificado com operacional melhor maneira para atender o cliente.
Obs.: Informações do escopo contidas no documento de operacionalização de contrato, enviado para a equipe operacional, em caso de novos clientes.
1.1.1.13 Cadastro cliente
Após aceite do cliente o Depto. Comercial envia as informações pertinentes ao novo contrato para o Atendimento ao cliente que lança no Sistema Kmm, sendo assim todas as áreas envolvidas no processo terão acesso aos dados.
Obs.: A área comercial deve permanecer em contato com o cliente, buscando a melhoria contínua do serviço prestado.
Havendo alteração das condições contratuais, as mesmas serão alteradas também no Sistema.
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Para novos clientes o usuário deve seguir os seguintes passos para realizar o cadastro:
O caminho para cadastrar novos clientes é: informações corporativas/cadastro de pessoas/pessoa jurídica
Na tela cadastro de pessoa jurídica o usuário deverá clicar em incluir e preencher os dados gerais e dados das abas 1. Identificação, 2. Endereço e 6. Modalidade. Após todos os dados preenchidos clicar em confirmar.
Nos dados gerais o usuário deverá preencher os seguintes campos:
- CNPJ (clicar no ícone da Receita Federal)
- Razão Social
- Nome fantasia
- CNAE
- Insc. Estadual (pode ser verificada pela nota fiscal ou clicar no ícone Sintegra)
Na aba 1. Identificação o usuário deverá preencher os dados:
- Atividade fiscal = será sempre Contribuição indústria
- Regime tributário = será sempre normal
- Tributação = será sempre lucro real
Figura 2 - Cadastro pessoa jurídica
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Na aba 2. Endereço preencher:
- Se possuir o CEP, digitar automaticamente o sistema irá buscar o endereço. Neste caso o usuário deverá completar com número e complemento.
- Ref. Geográf.
Figura 3 - Identificação
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Na aba 6. Modalidade preencher:
- Modalidade = sempre cliente
- Situação = sempre ativo
Figura 4 - Endereço
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Ao clicar em Confirmar, aparecerá a mensagem: Registro cadastrado com sucesso.
Depois da confirmação do cadastro do cliente, o usuário cadastrará a tabela de frete.
O caminho para o cadastro é: Transporte&logística/Gestão logística/ Rotas/Cadastro de rotas.
Figura 5 - Dados de modalidade
Figura 6 - Tabela de frete
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Na tela cadastro de rotas – dados gerais e Aba 1. Origem/Destino, clicar em incluir e após preencher o campos:
- Abreviatura
- Descrição
- Consolidado (Sim)
- Município origem
- Município destino
Figura 7- Dados gerais e dados de origem/destino
Na Aba 6. Roteirizador, aguardar aparecer automaticamente o KM e clicar em confirmar. A rota estará cadastrada.
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Figura 8 - Roteirizador
Depois da rota cadastrada, é preciso cadastrar o Grupo Negociador. O caminho para o cadastro é: Transporte&logística/Gestão comercial/Configurações/Grupo negociador.
Na tela Grupo Negociador- dados gerais – preencher:
- Descrição = nome do cliente
Figura 9 - Grupo negociador
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Na Aba1. Pessoas vinculadas a este grupo, clicar em incluir e digite os clientes que farão parte desse Grupo.
Figura 10 - Dados gerais
Na Aba2. Usuário, clicar em incluir para liberar todos os usuários do comercial aptos a efetuar alterações nesse Grupo Negociador. Depois dos usuários selecionados,
modificar tipo de permissão para total e clicar em e após confirmar e o grupo negociador estará cadastrado.
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Figura 11 - Usuários
Figura 12 - Confirmação usuários
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Depois de criar Grupo Negociador, cadastrar tipo de serviço. O caminho é: Transporte&logística/Gestão comercial/Configurações/Tipo de serviço.
Clica em incluir preenche a descrição e clica em Confirmar.
Figura 14 - Descrição
Após tipo de serviço incluso, cria-se a tabela de frete. O caminho para incluir a tabela de frete é: Transporte&logística/Gestão comercial/Cadastro de tabela de frete por negociador.
Figura 13 - Tipo de serviço
Figura 15 - Tabela de frete
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Na tela Comercial – Assistente de configuração da tabela de frete clicar em avançar e na tela seguinte selecionar o grupo negociador e clicar em avançar.
Figura 16 - Assistente de configuração tabela de frete
Figura 17 - Seleção grupo negociador
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Na tela que abrirá clicar em incluir e após preencher:
- Descrição
- Tipo de serviço
- Condição de pagamento
- Selecionar as 3 opções do tipo de tabela (CIF, FOB e FOB Expedido)
Clicar em confirmar.
Figura 18 - Preenchimento dados
Figura 19 - Dados tabela de frete
Na tela que abrirá, na aba vigência, clicar em incluir e preencher os dados:
- Data início
- Data término
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- Tipo de negociação
Após os dados preenchidos, clicar em confirmar.
Figura 20 - Dados de vigência
Figura 21 - Confirmação vigência
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Na tela grupo negociador, clicar em avançar e selecionar as Classificações da Natureza e clicar em avançar novamente.
Figura 22 - Avançar
Figura 23 - Classificações da Natureza
Em seguida, o usuário selecionará tipo de veículo e clicará em avançar.
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Figura 24 - Tipo de veículo
Na sequencia, selecionar a rota clica no botão e para incluir e clicar em avançar.
Figura 25 - Seleção de rota
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Clicar novamente em avançar e na tela Variáveis preencher:
- Frete
- Seguro
- Gris
- Pedágio (se houver na rota)
Clicar em avançar a abrirá a tela para finalizar o cadastro.
Figura 26 - Avançar
Figura 27 - Dados variáveis
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Figura 28 - Finalização
Ao clicar em , aparecerá a mensagem:
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Figura 29 - Tabela de frete gerada
Para concluir o cadastro, na tela vigências, o usuário deverá clicar em aprovar.
Figura 30 - Tabela de frete aprovada
1.1.1.14 Contrato
A partir do aceite do cliente, pode-se:
- Elaborar um contrato de Prestação de Serviço/Aditivo ou
- Considerar o aceite do cliente, sem necessidade de formalização contratual, via e-mail, fax ou verbalmente, sendo que nestes casos é necessária a confirmação da Diretoria Executiva na respectiva proposta.
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Alteração de Contrato: A Alteração de Contrato segue o mesmo processo da Elaboração do mesmo. Havendo alguma alteração das condições contratadas emite-se um Aditivo Contratual ou formalização da alteração via e-mail.
Obs.: Após o aceite do cliente, o Comercial deve informar a área de Faturamento via e-mail quais são as particularidades e condições de pagamento do novo cliente.
Obs.: Eventualmente, os clientes regulares pedem embarques esporádicos para fluxos não regulares, neste caso, a validação verbal do Supervisor Comercial / Vendas é suficiente para a realização da viagem.
Obs.: Clientes sem regularidade de carregamento, não terão proposta formalizada nem contrato assinado, devido tratar-se de serviço com característica sazonal, onde a cotação é feita no momento da solicitação do próprio cliente, via e-mail.
Obs.: No caso de transporte de produtos perigosos, após o aceite do cliente o Departamento de Qualidade em conjunto ao setor operacional providenciará as licenças necessárias para execução do serviço, também deverá ser elaborado o Rotograma da linha a ser realizada.
Obs.: A Repactuação dos contratos tem como padrão o prazo de 12 meses. Os contratos que não seguem essa regra são tratados a parte pelo comercial.
As repactuações são controlados pela Planilha de resumo de REPAC, na qual tem se as seguintes informações:
- Data vencimento da repactuação
- Acompanhamento da negociação
- Status do contrato
1.1.1.15 Cliente/rota adicionado
Cliente cadastrado.
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1.1.1.16 Controle de Registros
REGISTRO RESPONSÁVEL L O C A L D E
A R Q U I V O ORDEM
TEMPO DE ARQUIVO
DESTINO APÓS PRAZO
Planilha formação de preço
Comercial Eletrônico - - -
Propostas/aditivos Comercial Pasta Física Cliente Alfabética Enquanto vigente
Arquivo Morto
Contratos / Aditivos Jurídico Pasta Física Cliente Alfabética Enquanto Vigente
Arquivo Morto
Planilha controle de números de
contratos Comercial Eletrônico - - -
Planilha de resumo de repac
Comercial Eletrônico - - -
Planilha de visitas Comercial Eletrônico - - -
Histórico desta revisão:
Alteração das margens de parâmetros para aprovação.