it-op-013 processodistribuiçãoguiaslistas -aguardando aprovação

S/A BRASILEIRA DE EMPREENDIMENTOS ALGAR MDIA UBERLNDIA MG BRASILEMISSO CDIGO ITEM NORMA

30/11/2010 Distribuio de Listas e GuiasVERSO

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1 OBJETIVOEstabelecer sistemtica para o bom funcionamento do Processo de Distribuio de Listas e Guias. 2 REFERNCIAS Procedimento Atendimento - SAC 3 ABRANGNCIA Centro de Resultados Operao SAC Fornecedor de Distribuio e Manuseio de Guias e Listas 4 DESCRIO 4.1. Atendimento de documentos O atendimento de documentos dentro da distribuio se d a partir da resoluo dos documentos abertos enviados pelo SAC, para o CR Operao, de acordo com os motivos relacionados distribuio de Listas e Guias. Antes de apurar e resolver os documentos o usurio dever verificar no histrico do cliente se existe algum histrico (contato) anterior registrado, para que assim possamos dar uma tratativa melhor, em cada documento. Ex. No histrico Geral do Cliente consta que ele nos ligou o ano passado solicitando lista, e este ano esta ligando novamente para Algar Mdia pelo mesmo motivo. Para acesso ao histrico do Cliente Geral, o usurio dever acessar o SGL escolher o menu SAC/Geral, em seguida clicar em Localizar (binculo), posteriormente o usurio dever selecionar as opes nenhum/ SA em aberta/ Restrito/ Filtrar, escolher um documento para ser resolvido em seguida clicar em histrico do documento. Veja telas abaixo:MANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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Para acessar os Documentos, o usurio dever acessar o SGL escolher o menu SAC/Geral, em seguida clicar em Localizar (binculo), posteriormente o usurio dever selecionar as opes nenhum/ S A em aberta/ Restrito/ Filtrar. Segue tela dos documentos:

Em seguida o usurio dever clicar sobre o documento a ser resolvido, e seguir os seguintes passos: clicar nos cones controle e alterar para que o documento seja disponibilizado para resoluo, posteriormente seguir os parmetros de acordo com o tipo de documento. Tela resoluo dos documentos:




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4.2. Documentos de Solicitao 4.2.1. Motivo: Cortesia de Exemplares Editados Descrio: Este motivo se refere solicitao de Lista/Guia e de clientes que no sejam da prpria localidade ou abrangncia da lista solicitada. Antes de disponibilizar a Lista para o cliente, o responsvel dever verificar se existe Lista/Guia disponvel estoque (credenciadas, CTBC, Escritrio Algar Mdia). Para a resoluo do documento, o usurio dever devolver o documento para atendimento/SAC, salvar o documento e liberar a Lista/Guia. 4.3. Resumo Grfico do Processo Motivo Complemento Referente Postura do Entregador No Recebeu Listas e Guias/ Outros Solicitao de LTOG Quantidade de Guias/Listas Insuficientes Cortesia de Exemplares Editados Enviado Para:

OPERAOMANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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006 Motivos que o SAC ir atender Mudou-se Ausente Local Fechado No Localizado rea Rural Recusou-se a Receber Nova Instalao

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SAC

4.4. Tipos de Documentos existentes: Reclamao: Se relaciona a todos os motivos com exceo da Cortesia de exemplares editados e sugestes diversas. Solicitao: Se relaciona ao motivo Cortesia de exemplares editados. Sugesto: Se relaciona a motivos de sugestes diversas de clientes. Documentos de Reclamao: O motivo pela qual o documento esta sendo aberto definido a partir do atendimento feito entre o SAC e o cliente, j a causa definida aps apuraes feitas no processo de distribuio Lista e Guias.

4.4. Procedimento para liberao de Lista/Guia O responsvel pela distribuio antes de liberar Lista/Guia, para os escritrios da Algar Mdia, CTBC, Credenciadas e Distribuidores, dever checar a disponibilidade dos produtos em estoque, caso no tenha a Lista/Guia dever ser encaminha via correio, utilizando o estoque da Algar Mdia. Este procedimento deve ser seguido quando o cliente agendar com o SAC a retirada de Lista/Guia e ou solicitar a entrega.




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Para liberar a retirada e entrega de Listas e Guias, nas Credenciadas, escritrios Algar Mdia e CTBC o usurio dever selecionar a opo enviar documento, em seguida distribuidor. Aps resolver o documento e encaminh-lo para distribuidor, os dados dos documentos sero disponibilizados para credenciadas, escritrios da Algar Mdia e CTBC, atravs do site www.netsabe,com.br/distrib, neste sistema eles iro dar baixa nas solicitaes de Retirada e Entrega de Listas e Guias, encaminhadas pelo SAC o pela Operao. Veja modelo da tela abaixo:




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Quando na cidade do cliente no tiver local para retirada da Lista/Guia, os mesmos devem ser encaminhados via correio. As Listas/Guias que so encaminhadas via Correio devem ser registradas no diretrio I/cr/Operao/distribuio/controle de envio de correspondncia, para controle. Lembre-se que todo documento encerrado como causa: falha procedimento distribuidor, e na cidade no tiver credenciada/CTBC para retirada de lista o distribuidor dever se responsabilizar pelo envio da Lista/Guia para cliente. 4.5. Procedimento para Resoluo dos Documentos de Reclamao Abaixo segue todos os motivos e causas relacionados ao Processo de Distribuio, e como o responsvel pela distribuio deve proceder para atender os documentos de reclamaes e solicitaes. 4.5.1. Motivo: Lista ou Guia Sei com Defeito Grfico Descrio: Quando o cliente identifica no seu exemplar, falta de pginas, pginas invertidas ou duplicadas. Causa: Falha Acabamento Erro ocorrido em: Grfica Para a resoluo deste documento, o usurio dever enviar o documento para: distribuio/ padro-distrib, clicar em procede e selecionar causa: Falha Acabamento, erro ocorrido em: grfica, em seguida salvar o documento e liberar a lista. 4.5.2. Motivo: No Recebeu Lista/Guia Outros Descrio: O documento ser aberto com este motivo quando o SAC, no conseguir, identificar atravs do sistema SGL/distribuio/consulta situao, o motivo da no entrega da Lista/Guia. Para apurao dos documentos abertos por motivo de no recebimento de Listas/Guias outros, o usurio primeiramente dever consultar o relatrio de distribuio gerado, no menu distribuio consulta situao, selecionar a Lista/Guia a ser pesquisa e posteriormente efetua a consulta por telefone ou logradouro.




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Para identificar por qual motivo o cliente no recebeu a Lista/Guia, o usurio primeiramente dever pesquisar se o cliente saiu no relatrio de distribuio e se o endereo e os dados do cliente esto iguais s informaes do documento, e posteriormente seguir os seguintes passos de acordo com cada situao: Situao 1: Cliente no saiu no relatrio de distribuio Para identificarmos por qual motivo o cliente no saiu no relatrio, o usurio dever verificar no Sistema Vantive, quando foi data instalao do telefone, se foi depois do fechamento do cadastrado este documento deve ser encerrado como Causa: Nova Instalao, caso o telefone no tenha sido instalado antes do fechamento e o cliente no saiu no relatrio de distribuio, verificar se no problema de complemento, neste caso o documento reclamao deve ser encerrado como complemento erro ocorrido em: CTBC. Para a resoluo do documento, o usurio dever enviar o documento para: distribuio/ padro-distrib, clicar em procede e selecionar causa: Nova Instalao e ou Falha CTBC, erro ocorrido em: CTBC em seguida salvar o documento e liberar a Lista/Guia. Situao 2: Endereo diferente do documento de reclamaoMANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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O responsvel primeiramente dever verificar no sistema Vantive se houve a mudana de endereo, se no sistema tiver registrado a mudana de endereo o usurio dever encerrar o documento da seguinte forma: descrever no histrico do documento de reclamao, o endereo que o cliente saiu no relatrio de distribuio e posteriormente o usurio dever enviar o documento para: distribuio/ padro-distrib, selecionar causa: mudana de endereo, erro ocorrido em: distribuidor. Repassar os dados da mudana de endereo tambm para CR Banco de Dados para atualizao do cadastro. Situao 3: Cliente saiu no relatrio de distribuio. Neste caso devemos apurar no SGL/Distribuio/consulta situao, para verificar qual informao que consta no sistema, caso seja necessrio apurao nos relatrios impressos, os mesmos ficam arquivado no deposito externo (antigo almoxarifado). 4.5.3. Informaes adicionais no Relatrio de Distribuio Abaixo segue as informaes que podem constar no relatrio de distribuio e como o usurio deve proceder em cada caso: Rubrica Neste caso no podemos identificar quem recebeu a lista, sendo assim a Lista/Guia ser liberada para cliente e o documento deve ser encerrado como Causa: falha procedimento distribuidor, erro ocorrido em: distribuidor. Para a resoluo do documento, o usurio dever enviar o documento para: distribuio/ padro-distrib, clicar em procede e selecionar causa: falha procedimento distribuidor, erro ocorrido em: distribuidor em seguida salvar o documento e liberar a Lista/Guia. Relatrio Falsificado: Quando o relatrio de distribuio foi assinado pelo prprio entregador o documento deve ser encerrado como causa: Falha procedimento distribuidor, erro ocorrido distribuidor. Para a resoluo do documento, o usurio dever enviar o documento para: distribuio/ padro-distrib, clicar em procede e selecionar causa: falha procedimento, erro ocorrido em: distribuidor em seguida salvar o documento.




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Relatrio Assinado (Lista/Guia entregue): Quando o relatrio de distribuio estiver assinado, com letra legvel, sendo possvel identificar o nome da pessoa que recebeu a Lista/Guia o documento deve ser devolvido ao SAC, como as seguintes informaes: conforme relatrio de distribuio quem recebeu a Lista/Guia foi Sr./Sra. ............, Favor verificar. Se Posteriormente o documento foi encaminhado novamente para Operao informando que o cliente no reconhece a pessoa citada, o documento deve ser encerrado como falha procedimento distribuidor. Para a resoluo do documento, o usurio dever enviar o documento para: distribuio/ padro-distrib, clicar em procede e selecionar causa: falha procedimento distribuidor, erro ocorrido em: distribuidor em seguida salvar o documento. Nos casos de cliente matria paga (VIP), o responsvel pela distribuio dever ligar imediatamente, para o cliente explicar o processo de entrega VIP, e repassar as informaes que esto registradas no SGL/DISTRIBUIO/CONSULTA SITUAO, caso necessrio enviar via fax ou e.mail do protocolo de entrega que fica arquivado, nos no estoque externo (antigo almoxarifado).




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Caso o cliente precise de mais Lista/Guia devemos liberar a retirada ou pedir entrega e atualizar o Banco de Dados. 4.5.4. Motivo: Quantidade Guia/Lista Insuficientes Descrio: Este motivo se refere exclusivamente ao cliente que recebeu pelo menos 1 exemplar e deseja obter mais exemplares. Este documento dever ser enviado para anlise e liberao. Causa Critrio de distribuio Erro ocorrido: Distribuio Para resoluo do documento o usurio dever cadastrar a quantidade de Lista/Guia solicitada, para que o Banco de Dados fique atualizado para as prximas distribuies. Posteriormente, o usurio dever enviar o documento para: distribuio/ padro-distrib, clicar em procede e selecionar a Causa: Critrio de distribuio, erro ocorrido em: Operao, em seguida salvar o documento e liberar Lista/Guia. Para atualizao do Banco de Dados, nos documentos de Reclamaes o usurio dever consultar se j existe Lista/Guia cadastrada para o cliente, na aba consulta, dentro da prpria tela de documentos de reclamaes, para no ocorrer duplicidade de registro, j para o cadastramento da nova quantidade de Lista/Guia e feito tambm dentro do documento de reclamao na aba qtde/lista/guia. A atualizao do Banco de Dados pode ser feita durante o atendimento de Documentos de Reclamaes e atravs de formulrios fornecidos pelos consultores.

E.mail e Telefone: Para atualizao do Banco de Dados, atravs de e.mail e contato dos consultores. O usurio dever acessar o SGL/Distribuio/Quantidade Produtos.




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Distribudos, escolher o produto, localizar por Telefone, clicar em buscar, e em seguida aparecer o endereo do cliente, logo o usurio ir registrar a quantidade de produto solicitado.

4.5.5. Motivo: Referente postura do entregador Descrio: Este motivo se refere forma que o exemplar foi entregue ou no ao cliente, principalmente a forma de abordagem do entregador.

Causa: Falha Procedimento Erro ocorrido em: distribuidor.Para a resoluo do documento, o usurio dever enviar o documento para: distribuio/ padro-distrib, clicar em procede e selecionar causa: falha procedimento distribuidor erro ocorrido em: distribuidor em seguida salvar o documento. O responsvel pela distribuio dever contactar o distribuidor via telefone e email, para repassar a Falha do Entregador e exigir a soluo e providncias de acordo com a reclamao feita pelo cliente. Posteriormente o responsvel pela distribuio dever entrar em contato com cliente, inform-lo sobre as medidas que foram tomadas.

4.6 - Relatrio de Reclamaes por Motivo e/ou causa.




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Este relatrio lista todas as reclamaes por produto, com as opes: Separado por Lista/Guia, por edio, por intervalo (considera data de abertura), opo de selecionar algumas causas ou todas, opo de separar por localidade, opo para selecionar localidades especficas e opo para imprimir o documento resumido e detalhado e por causa procedente.

4.7 Contrataes dos Distribuidores O Responsvel pela distribuio dever contactar e visitar as empresas de Distribuio que tem interesse em distribuir a lista e ou guia, e negociar com aquela que esteja dentro dos padres exigidos pela Algar Mdia e Grupo Algar. Aps negociar e fechar com a empresa, o responsvel dever solicitar ao distribuidor os seguintes documentos - Certido Negativa Receita Federal - Certido Negativa Divida Ativa da Unio - Certido Negativa Receita EstadualMANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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006 - Certido Negativa Municipal - Certido Negativa INSS - Certido Negativa FGTS - Certido Negativa de Protesto - Certido Negativa de Aes

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Aps o recebimento das documentaes, deve-se preencher uma folha de rosto (veja modelo abaixo). Aps o preenchimento da Folha de Rosto, deve-se enviar a documentao ao Jurdico da Algar Mdia, para a confeco do contrato. O responsvel pela contratao dever tambm encaminhar e-mail para Jurdico com as Informaes do Contratante, bem como: forma de pagamentos, perodo do contrato, valores, e qualquer outra necessria que contribua para elaborao do contrato. O responsvel pela contratao da distribuio ficar responsvel em gerir este Contrato de prestao de Servio e deve-se atentar aos seguintes fatores e solicitaes O responsvel pela contratao dever tambm encaminhar e-mail para Jurdico com as Informaes do Contratante, bem como: forma de pagamentos, perodo do contrato, valores, e qualquer outra necessria que contribua para elaborao do contrato. O responsvel pela contratao da distribuio ficar responsvel em gerir este Contrato de Prestao de Servio e deve-se atentar aos seguintes fatores e solicitaes.

4.7.1. Modelo Folha de RostoFOLHA DE ROSTO DE CONTRATO ( )Contrato No_______ ( )Aditivo N________ ( )Distrato N_________ Data: ___/___/____ Edio__/___ Valor Total R$ Valor Anual: R$ CONTRATADA: Valor Mensal: R$ Garantias: Sim (_) ou No (__) Especificar quais:

CONTRATANTE:




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006OBJETO DO CONTRATO:

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Assinaturas com Poderes: (se procurador anexar procurao) Diretores( ) Procuradores( ) PARECERES/RISCOS ENVOLVIDOS: JURDICO: FINANCEIRO: Outras Informaes Adcionais:

Gesto Contratual Informar Responsvel e resumo geral das aes necessrias na gesto: Averiguaes Docs. Societrios Contra-Parte Sim ( ) ou ( )no* - Anexar documentos: * Se responder no, descrever como foi averiguado a competncia p/ assumir o contrato e motivo: Data de Recebimento AJU ___/____/_____ Data de Recebimento Financeiro ___/____/_____ Data de Retorno AJU ___/____/______ Data de Retorno Financeiro ___/____/______ Declaro que o contrato em referncia est em conformidade com a Delegao de Responsabilidades, Regime de Competncia e Estatuto Social da Sociedade._________________________________________ (Assinatura do Gestor)

Gestor:______________________ rea:_________________ Nome completo e Centro de Resultados

4.7.2. Atribuio dos gestores Efetuar sindicncia das empresas de Clientes/Fornecedores documentos necessrios confeco do contrato; solicitando os

Conferir os dados fornecidos pelo cliente/fornecedor com os documentos Efetuar a anlise de crdito destes junto ao Financeiro; Solicitar a anlise e o parecer do financeiro e do jurdico; Solicitar aditivos ou distratos dos contratos, quando necessrio; Providenciar a assinatura do contrato junto ao cliente/fornecedor, coordenao, diretoria e testemunhas; Negociar com clientes e fornecedores as modificaes de clusulas propostas pelo jurdico e financeiro;MANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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Criar planilha para controle de vigncia, preos, forma de pagamento, reajustes, etc.; Providenciar a reteno do pagamento por descumprimento de clusulas (quando houver previso contratual); Exigir dos clientes/fornecedores documentos essenciais ao pagamento pelos servios prestados (desde que haja previso contratual); Devolver a via do cliente/fornecedor aps formalizado o contrato (com protocolo/AR); Manter uma cpia do contrato para sua gesto;

4.7.3. Cumprimento/descumprimento do contrato Exigir do fornecedor a documentao prevista no contrato, sob pena de reteno de pagamentos (quando houver previso); Aplicar multas previstas no contrato no caso de descumprimento de clusula(s); Descumprimento - Sujeita o inadimplente reparao das perdas e danos (CC, art. 389), exceto nos casos permitidos em lei ou no prprio contrato;

4.7.4. PRINCIPAIS PROBLEMAS NOS CONTRATOS/GESTO: Rasuras em contratos: Contratos de fornecedores - no podero conter rasuras;

4.7.5. Responsabilidade solidria: Em linhas gerais quando uma pessoa deve responder pelos atos de outra. Aplica-se na prestao de servios com Cesso de Mo de Obra e Empreitada. Exemplos verificados na ALGAR MDIA: limpeza, conservao e zeladoria; vigilncia e segurana; construo civil; digitao e preparao de dados para processamento (layoutistas/agncias); acabamento, embalagem e acondicionamento de produtos; cobrana (terceiros); copa e hotelaria; distribuio (listas/guias/jornais); entrega de contas




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e documentos; manuteno de instalaes, de mquinas e equipamentos; portaria, recepo; promoo de vendas e eventos; etc.

4.7.6. A Responsabilidade Solidria eliminada: Com a comprovao do recolhimento das contribuies incidentes sobre a remunerao dos segurados, includa em NF, Fatura, RPA ou Recibo correspondente aos servios executados; e Com a comprovao do recolhimento das contribuies incidentes sobre a remunerao dos segurados.

Exigir toda a documentao do fornecedor (solicitada pela Toutatis) para evitar que sejamos responsabilizados por dbitos trabalhistas, previdencirios, etc., atribudos aos fornecedores/prestadores de servios.

Quando da quitao da NF, Fatura, RPA ou Recibo, dever ser exigido do fornecedor (pessoa jurdica): Guia de FGTS quitada (GRF) do ms anterior a emisso da Nota Fiscal; Guia de INSS quitada (GPS) do ms anterior a emisso da Nota Fiscal; Folha de Pagamento Analtica, emitida por Estabelecimento, contendo a matricula do funcionrio, os impostos previdencirios de cada funcionrio e o resumo final da Folha de Pagamento); SEFIF / GEFIP completa, contendo: Protocolo / Comprovante de Envio ao INSS; Relatrio Analtico de GPS; Relatrio Analtico de GRF; RE Relao de Empregados por Tomador; Comprovante de Declarao das Contribuies a Recolher Previdncia Social e a Outras Entidades e Fundos por FPAs Empresa;MANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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006 Relatrio de Compensao, quando aplicvel.

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Obs: Se o fornecedor for pessoa jurdica uniprofissional (quando no possui funcionrios prestando o servio contratado), este dever apresentar uma declarao que no possui funcionrios e que todos os servios prestados so executados pelo prprio Titular (ou Scio). (modelo disponvel com o departamento jurdico). Quando da quitao da NF, Fatura, RPA ou Recibo, o fornecedor pessoa fsica dever apresentar os seguintes documentos: Documento fiscal contendo: Nome e endereo completos; CPF; PIS ou NIT/NIS; Data de Emisso do Ms Vigente; Valor Bruto e Valor Liquido a Receber Destaque do imposto INSS (11%); Destaque do Imposto IR (15 ou 27,5%), quando aplicvel; Declarao de dependentes - quando possuir, devendo informar a quantidade de dependentes, nomes e o grau de parentesco dos mesmos Declarao de reteno de INSS quando o fornecedor prestar servio tambm em outra empresa;

Importante: Enviar a documentao de Responsabilidade Solidria acompanhada da Nota Fiscal de Prestao de Servios; Orientar o Fornecedor (Prestador de Servios) para que emita a Nota Fiscal informando no campo descrio o real servio de forma completa, para facilitar o entendimento dos impostos que incidiro sobre os servios prestados;




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A Contratante (Empresa ALGAR) deve conferir e validar formalmente (atravs de carimbo e assinatura) se todos os funcionrios alocados na prestao de servios encontram-se relacionados na Folha de Pagamento, encaminhada pela Empresa Contratada; No se contrata Prestador de Servio que quarteiriza seus servios para Pessoas Fsicas. No caso de quarteirizao o fornecedor deve apresentar a documentao das duas empresas, ou seja, da Empresa Contratada e da Empresa Sub-Contratada pelo Fornecedor. S sero permitidas sub-contrataes caso haja autorizao no Contrato de Prestao de Servios (Pessoa Jurdica) firmado entre a ALGAR MDIA e a Empresa Contratada. A Toutatis enviar ALGAR MDIA atravs de e-mail a relao de documentos pendentes, para que seja regularizado junto a Empresa Contratada; O Prestador de Servio que apresentar a documentao com irregularidade, ter bloqueado o pagamento at a sua regularizao. Caso haja necessidade de liberao do pagamento com documentos pendentes, o responsvel pela liberao deve apresentar formalmente a solicitao de liberao Toutatis;

4.7.7. Cadastro fornecedor no site da Toutatis Caso o distribuidor no seja cadastrado site da Toutatis, a Operao dever providenciar o cadastro no site http://algar.toutatis.com para acesso deve-se clicar em negcios on line /Fluxo de Trabalho/Requisio Cadastro de Fornecedor, veja modelo da tela abaixo ,para que os pagamentos do fornecedor possam ser efetivados dentro do programado e tambm para anlise dos dados do fornecedor.

Tela cadastro Fornecedor




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4.8 -Gerao do Relatrio Distribuio Para gerar o relatrio de distribuio o usurio dever acessar o SGL, Menu Distribuio/Parmetros Distribuio. Em seguida definir os parmetros de acordo com o critrio que ser usado para a distribuio de Lista ou Guia e tambm conforme Plano de Campanha. O Plano de Campanha I/cr/Operao/anoxxxx/planos/campanhasXXXX. esta disponvel no

O usurio dever digitar no campo descrio o nome do arquivo ex. Lista Uberaba, em seguida escolher a campanha, categoria dos telefones (se comercial, residencial ou todos), Assinantes (todos, com matria paga, sem matria paga), Base Utilizada (escolher qual cadastro ser utilizado, do fechamento para gerao paginao ou atual) define a base operadora que ser utilizada, se o cadastro da data de fechamento para Operao ou o cadastro atual, na opo relatrio escolher todos, selecione as localidades, em seguida clique em Salvar, digite o nome do relatrio e clique resumo e posteriormente em relatrio.MANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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No menu Quantidade est definido a tabela progressiva, que utilizada para definio da quantidade de Listas e/ou Guias que sero distribudas. uma tabela default (padro), no precisa ser preenchida pelo usurio. Exemplo: Para cada trs linhas instaladas em um nico endereo, ser distribuda somente uma Lista e/ou Guia.




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Para gerar o resumo e posteriormente a impresso, o usurio dever clicar em resumo e escolher as opes agrupar por produto e ou logradouro.




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006 4.9. Definio da tiragem

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Junto com relatrio resumo o responsvel pela distribuio dever apresentar para a superviso as informaes pertinentes distribuio do ano anterior, bem como: tiragem, tipo de senha utilizada, sobras de Listas. A informao das ltimas distribuies estar disponvel na pasta da distribuio da respectiva lista (de acordo com a matriz de registro) no armrio externo 12. Aps a gerao do relatrio de distribuio o usurio dever gerar e imprimir o relatrio resumo e repassar para coordenadora de operaes do CR Operao definir a tiragem. A coordenadora da Operao define a tiragem da distribuio da respectiva Lista ou Guia a partir do relatrio resumo de distribuio. O relatrio impresso do resumo da distribuio arquivado na pasta da distribuio da respectiva Lista/Guia, (de acordo com matriz de registro) com a assinatura da coordenadora da Operao e observaes pertinentes a definio da respectiva tiragem. No momento da definio da tiragem a coordenadora da Operao define tambm a senha que ser utilizada na distribuio. As opes de senha so: senha de posto e senha de vizinho. 1. A senha de posto utilizada para as maiores distribuies, quando existe o posto de distribuio na cidade, onde so feitas as trocas de Lista/Guia. Na senha tem a informao que os entregadores passaram na casa do cliente, porm ele no estava. Informa tambm o endereo do posto de distribuio onde ele dever dirigir-se para a troca da Lista/Guia (na senha existe a solicitao que o cliente leve a Lista/Guia antigo para o posto de distribuio). O posto alugado pelo distribuidor. Caso a senha definida para a distribuio for de posto, necessrio cobrar da fornecedora o endereo do posto de distribuio para a confeco das senhas, a fornecedora dever apresentar o endereo para ALGAR MDIA, 10 dias antes da distribuio iniciar. Na distribuio que utilizada senha de posto, o endereo do posto de distribuio informado para que o cliente possa dirigir-se ao local para realizar a troca da Lista/Guia.




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2. A senha de vizinho utilizada para as distribuies nas cidades menores. Tem a informao de que os entregadores passaram na casa do cliente, porm ele no estava, informa que deixou a lista com o vizinho (e informa o nmero da casa do vizinho). 4.10. Oramento para confeco das senhas O responsvel pela distribuio dever providenciar o oramento e a confeco das senhas. O oramento deve ser feito em 03 grficas. A quantidade de senha a ser confeccionada ser de 15% da tiragem da Lista/Guia. O modelo da senha est disponvel no I/cr/Operao/distribuio/senhas. A senha deve ser entregue ao distribuidor, antes do incio da distribuio. Aps a definio da tiragem o responsvel pela distribuio dever preencher CE (documento de Circulao Externa). Nele especificamos as localidades e a quantidade de listas a serem distribudas nas cidades e o total geral. Pelo total geral calcula-se o valor da distribuio em questo, multiplicando-se a quantidade de listas pelo valor do contrato. Na CE necessrio inserir o fornecedor, a data e as localidades a ser realizada a distribuio. O documento CE est disponvel no diretrio: I:\Cr_editoracao\DISTRIBUIO\HISTRICO DISTRIBUIO\DISTRIBUIOANOXXXX\LISTAOUGUIA\CE




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Aps o preenchimento da CE o responsvel pela distribuio dever encaminhar o e-mail do arquivo CE para o distribuidor, para que o mesmo possa emitir a nota fiscal. Aps o envio destes documentos para o fornecedor, o mesmo dever emitir a nota fiscal para a ALGAR MDIA. A nota chega na ALGAR MDIA e classificada segundo o grupo de contas e a lista/guia a ser distribuda. O centro de resultado a lista/guia especfica. De acordo com o contrato da ALGAR MDIA com a fornecedora o pagamento dividido em 4 vezes. Os pagamentos sero efetuados pela ALGAR MDIA da seguinte forma: - 20% (vinte por cento) do montante sero pagos 10 dias antes do incio da distribuio; - 30% (trinta por cento) do montante sero pagos aos 50% da distribuio efetivada; - 30% (trinta por cento) do montante sero pagos ao trmino da distribuio; -20% (vinte por cento) do montante sero pagos 30 (trinta) dias aps o trmino da distribuio Junto com a nota a fornecedora dever encaminhar os seguintes documentos:MANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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CND emitida pela Previdncia Social (INSS); CRF - Certificado de Regularidade do FGTS, emitida pela Caixa Econmica Federal; Certido de Situao Tributria e Fiscal do Municpio, sob pena de reteno legtima do pagamento. As notas fiscais da fornecedora s podem ser recebidas com estes documentos acima citados em anexo. Classifique a nota no verso e escreva estas observaes, evidencia a porcentagem da nota a ser paga em determinada data e o valor do pagamento. Encaminhe a nota para financeiro, da Algar Mdia. Consideraes Gerais: Aps negociar com distribuidor, fechar a Prestao de Servio, imprimir relatrio de distribuio, preencher e enviar os documentos necessrios, notas fiscais etc, o responsvel pela distribuio dever executar as seguintes obrigaes: Comunicar o distribuidor, por escrito, a data prevista para o incio de cada distribuio, com antecedncia mnima de 10 (dez) dias; Disponibilizar para o distribuidor, nos Postos de Distribuio pr-determinados pela ALGAR MDIA, as Listas ou Guias Telefnicos a serem distribudos, incluindo a mo de obra de descarregamento. Ocorrendo qualquer alterao na data de incio da distribuio, o responsvel pela distribuio dever comunicar o distribuidor, imediatamente aps o conhecimento da mudana de datas, desde que a comunicao anteceda a 03 (trs) dias da data de incio marcada para distribuio; ultrapassado referido prazo, a ALGAR MDIA arcar com as datas programadas para pagamento da 1 (primeira) parcela; Fornecer para o distribuidor, antes do trmino da distribuio, a relao dos locais, para entrega, bem como armazenamento das sobras de Listas e Guias Telefnicos que, por qualquer motivo, devidamente comprovado, no tenham sido entregues aos destinatrios; 4.11 Impresso do Relatrio de Distribuio Assinantes Para impresso do Relatrio de distribuio, o usurio dever selecionar o arquivo a ser impresso no menu descrio, escolher o relatrio Assinantes/Relatrio. Em seguida,




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selecionar a opo de entrega normal e ou mltipla de acordo com o acordo definido entre ALGAR MDIA/Distribuidor. Quando a entrega for mltipla o usurio dever selecionar a opo maior ou igual a 10 (mltipla) imprimir o relatrio e posteriormente a opo menor que 10 (normal) e imprimir. Nos casos de entrega mltipla o usurio dever ativar a opo exibir nome de figurao. No caso de entrega mltipla (maior que 10) iremos selecionar a opo exibir nome de figurao e para o relatrio normal (menor que 10) iremos desativar a opo exibir nome de figurao.




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4.12 Impresso Relatrio VIP (Protocolo Entrega) Dentro da tela parmetros de distribuio, selecione o arquivo a ser impresso, em seguida clique relatrio VIP. Posteriormente acessa o menu relatrios/Operao/ficha de entrega. Escolha a opo distribuio SGL, selecione o arquivo a ser impresso dentro do campo caminho arquivo, em seguida d um titulo para o arquivo. Ex. Distribuio Lista 330/07, posteriormente clique em carregar/imprimir. Exemplo na tela posterior:




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Modelo Relatrio VIP:




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006 4.13. Envio dos Relatrios de Distribuio para o Distribuidor

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O responsvel pela distribuio deve entregar para o distribuidor os relatrios ordenados por logradouro, contendo a indicao das localidades para distribuio, o total de clientes/assinantes, o nmero de Listas ou Guias Telefnicos a serem entregues por clientes/assinantes e/ou total a ser entregue pela distribuidora, com antecedncia de 10 (dez) dias da data prevista para o incio da distribuio. Aps a impresso dos relatrios, o responsvel pela distribuio dever checar se todas as localidades foram impressas e posteriormente o relatrio deve ser encaminhado para o distribuidor. Aps impresso dos relatrios o responsvel dever levar o material (relatrio, senhas, contrato, e todo material de apoio) para fornecedor e trein-lo conforme manual do distribuidor de listas e guias, que est gravado no i:/cr/Operao/distribuio/distribuio/manual Instruo Distribuidor. Dentro do Manual de Instruo do Distribuidor de Listas e Guias, esto os procedimentos para lanamentos em sistema das entregas das listas e ou guias, que deve ser feita. Para acesso ao sistema o Distribuidor dever acessar o site: www.netsabe.com.br/distrib, o usurio e a senha so cadastrado pelo responsvel pela distribuio, o cadastro feito no menu SGL/distribuio/usurios web e permisses, em seguida clicar em novo, digita o usurio, login e a senha, seleciona a distribuio que o fornecedor ir executar e seguida defina a data do bloqueio ao acesso ao sistema, posteriormente grave as informaes.




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4.14. Obrigaes da Distribuio (Algar Mdia). Aps o fechamento de todos os processos bem como: negociar com distribuidor, imprimir relatrio de distribuio, preencher e enviar os documentos necessrios, notas fiscais etc, o responsvel pela distribuio dever executar as seguintes obrigaes: Comunicar o distribuidor, por escrito, a data prevista para o incio de cada distribuio, com antecedncia mnima de 10 (dez) dias. Disponibilizar para o distribuidor, nos Postos de Distribuio pr-determinados pela ALGAR MDIA, as Listas ou Guias Telefnicos a serem distribudos, incluindo a mo de obra de descarregamento.

Ocorrendo qualquer alterao na data de incio da distribuio, o responsvel pela distribuio dever comunicar o distribuidor, imediatamente aps o conhecimento da mudana de datas, desde que a comunicao anteceda a 03 (trs) dias da data de incio marcada para distribuio; ultrapassado referido prazo, a ALGAR MDIA arcar com as datas programadas para pagamento da 1 (primeira) parcela;




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Durante as distribuies o responsvel pela distribuio dever viajar para acompanhamento das distribuies em campo, nestes acompanhamentos o responsvel pela distribuio dever acompanhar os seguintes fatores: Relatrio de Distribuio, Entrega VIP, Entregadores, Condies do Posto de Distribuio, Postura dos Entregadores e fornecedor, Documentos de Contratao dos Entregadores etc. O responsvel pela distribuio ficar tambm responsvel por acompanhar, checar e supervisar, as obrigaes do distribuidor. 4.15. Competncias do Distribuidor. Abaixo seguem as principais competncias do distribuidor que devem ser supervisionadas pelo responsvel pela distribuio dentro do processo de distribuio de Listas e Guias. Efetuar a entrega das Listas ou Guias Telefnicos dos anunciantes (clientes matria paga) em 100% (cem por cento) das localidades de atuao da ALGAR MDIA, inclusive em logradouros tidos como rurais, mediante a assinatura por extenso e de forma legvel da pessoa que a receber no relatrio de entrega, de acordo com: a quantidade de exemplares constantes nos protocolos de entrega, o prazo definido entre as partes as especificaes de cada Lista ou Guia; Efetuar a entrega das Listas ou Guias Telefnicos dos assinantes que residam em rea urbana, em 100% (cem por cento) das localidades de atuao da ALGAR MDIA, mediante a assinatura por extenso e de forma legvel da pessoa que a receber no relatrio de entrega, de acordo com a quantidade de exemplares constantes nos protocolos de entrega; Dever ocorrer a entrega de 100% (cem por cento) das Listas e Guias Telefnicos constantes dos relatrios fornecidos ao fornecedor pela ALGAR MDIA, ressalvadas as divergncias encontradas no cadastro que impossibilitem a efetivao. Referidas divergncias devem ser comprovadas pelo fornecedor. Nos casos em que, por qualquer motivo, a Lista ou Guia Telefnico no seja recebido na primeira visita domiciliar, obriga-se o fornecedor a deixar a notificao de visita, com informao de como o cliente/assinante dever proceder para obter sua Lista ou Guia Telefnico; No incio da distribuio, contatar 100% (cem por cento) dos assinantes que residam em rea rural, informando-lhes local e prazo para retirarem a respectiva lista ou guia. As distribuies devem acontecer de acordo com definies prvias formalizadas entre ALGAR MDIA e Fornecedor, tais como, rotas iniciais, prazos, prioridade de clientes, etc. Efetuar a entrega das Listas e Guias Telefnicos, quando houver necessidade, e que, por qualquer motivo, no sejam recebidos pelos destinatrios, nos locais indicadosMANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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formalmente pela ALGAR MDIA, juntamente com o relatrio de motivos do no recebimento, com os devidos nmeros telefnicos relacionados, ordenadamente; Quando necessrio e ou solicitado pela ALGAR MDIA, efetuar a entrega das Listas Telefnicas Obrigatrias e Gratuitas (LTOG da CTBC), de acordo com locais indicados formalmente pela ALGAR MDIA; Identificar o Posto de Distribuio com faixas informativas, quando se tratar de uso de senha de posto e exigir que todos os seus empregados e prepostos atuem na execuo dos servios, devidamente identificados, com crach, colete ou camiseta, previamente aprovados pela ALGAR MDIA; Providenciar o uso obrigatrio de colete ou camiseta ou crach para todos os entregadores que participarem da distribuio; Atender prontamente, as reclamaes dos assinantes e anunciantes, principalmente as Recebidas atravs do SAC (Servio de Atendimento ao Cliente)da ALGAR MDIA, oriundas da prestao dos servios ora contratados, solucionando-as no prazo mximo de (02) dois dias teis.Manter a ALGAR MDIA informada por meio de seu representante, das reclamaes e solues oferecidas; sob pena de ressarcimento de custos despendidos pela ALGAR MDIA no atendimento das mesmas, tais como postagem. O distribuidor dever Informar, diariamente e formalmente ALGAR MDIA, o status das distribuies durante a execuo dos servios; Checar 100% da entrega dos anunciantes para comprovao e ou avaliao da entrega da lista ou guia e checar aleatoriamente 3% da entrega dos assinantes da respectiva distribuio. Cumprir todos os procedimentos e instrues de trabalho da ALGAR MDIA,constantes do Sistema de Qualidade,inerentes ao processo de distribuio, o qual o Fornecedor declara ter conhecimento do seu inteiro teor. Prestar os servios de acordo com a tecnologia exigida pela ALGAR MDIA, tais como Internet de alta velocidade de acordo com a disponibilidade da localidade, microcomputadores, fax e telefone nos respectivos postos de distribuio. No contratar menores de 18 (dezoito) anos para a execuo dos servios, objeto do Contrato assinado entre a ALGAR MDIA e Fornecedor, sob pena de resciso imediata do presente instrumento. At 02 (dois) dias antes de iniciar a distribuio, apresentar cpia dos contratos de Trabalho de todos os contratados para respectiva distribuio. Apresentar trimestralmente, o extrato de recolhimento do INSS e FGTS dos funcionrios envolvidos na distribuio.

4.16. Checagem aleatria pela Distribuio




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Alm de acompanhar a distribuio em campo o responsvel pela distribuio dever efetuar checagens aleatrias via telefone durante a distribuio. O responsvel pela distribuio ir acompanhar tambm toda a distribuio atravs do sistema SGL distribuio Site: www.netsabe.com.br/distrib neste site o responsvel poder acompanhar diariamente toda execuo e andamento da distribuio conforme telas abaixo: O usurio dever acessar o site www.netsabe.com.br/distrib, em seguida digitar seu usurio e senha

Em seguida seleciona a distribuio a ser acompanhada, em seguida a localidade, posteriormente clica na opo estatstica.

Dentro da opo estatstica o sistema traz um resumo de tudo que j foi executado na distribuio, inclusive com grficos. O sistema traz a seguintes informaes: 1. Situao Geral da Distribuio Somente VIP 2. Situao Geral da Distribuio Somente no VIP 3. Resumo por entregaMANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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006 4. Resumo por entregador 5. Resumo por checagem 1. Situao Geral da Distribuio Somente no VIP

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2. Situao Geral da Distribuio Somente no VIP

3. Resumo da Entrega




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4. Resumo por Entregador

5. Resumo ChecagemMANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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Todas as checagens devem ser registradas, no SLG/DISTRIBUIO/CONSULTASITUAO. O usurio dever escolher a lista/guia, e o logradouro a ser checado, clicar em filtrar e executar a checagem aleatria.




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4.17. Informao e Distribuio Interna Lista e Guias No primeiro dia de distribuio os associados da ALGAR MDIA devero ser informados sobre a distribuio bem como: incio, trmino, tipo de senha, data do fechamento do cadastro. Abaixo segue o modelo do e-mail:




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O e-mail deve ser encaminhado para TH (talentos Humanos), que ficar responsvel em repassar o aviso para todos os associados o mesmo processo deve ser feito quando a distribuio for concluda. Aps o envio do e-mail o responsvel pela distribuio dever efetuar a entrega interna da Lista/Guia que ser distribuda. O arquivo do protocolo de entrega esta no diretrio: cr/Operao/distribuio/protocolodistribuiointerna. O responsvel ficar responsvel em agendar com o distribuidor o treinamento com os entregadores no incio de cada distribuio. O Manual de Treinamento dos Entregadores esta disponvel no diretrio Cr/Operao/distribuio/manualtreinamentodistribuidores.

4.18 - Gerao do Relatrio Veiculao Especial e Impresso Para gerar o relatrio de Veiculao Especial o usurio dever acessar o SGL, menu relatrios/Operao/gerar etiquetas (VE), selecione a campanha/edio, escolher a opo filtrar por perodo de incluso, selecionar todas as localidades, clicar em gerar.




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Para impresso do relatrio e das etiquetas o usurio dever selecionar a opo desejada no cone tipo de impresso/ relatrio e posteriormente etiquetas.




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Aps a impresso do relatrio e das etiquetas o responsvel pela distribuio ir encaminhar a Lista/Guia para os clientes via correio (AR). As Listas/Guias devem ser encaminhadas para o cliente VE, no mximo 10 dias aps o incio da distribuio. Juntamente com a Lista/Guia, encaminhar uma carta, conforme modelo disponvel no cr/Operao/ve/carocliente Guia-Ve e ou carocliente lista-ve. As Etiquetas devem ser geradas em 2 vias, uma para colocar no AR e a outra para colocar no envelope. Aps o correio efetivar e devolver (AR) as entregas, as informaes devem ser registradas dentro do SGL/RELATRIOS/GERAR ETIQUETA




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Os protocolos de entregas (AR),devem ser arquivados no perodo de um ano, no armrio sala Operao/logstica dentro da caixa Correio. 4.19 Recolhimento de Listas e Guias O distribuidor dever recolher, obrigatoriamente, no mnimo 70% (setenta por cento) da quantidade de Lista/Guia entregue na edio anterior, sob pena de reduo no valor a receber por Lista ou Guia Telefnico da seguinte forma: Recolha de 65 a 69%: reduo de 5% (cinco por cento), no valor da respectiva distribuio; Recolha menor que 65%: reduo de 10% (dez por cento), no valor da respectiva distribuio;

Somente no ser aplicada a pena, nas localidades onde a ALGAR MDIA dispens-lo, formalmente. A dispensa do recolhimento somente ter validade se formalizada por escrito pela ALGAR MDIA ao Fornecedor havendo fatos impeditivos so atendimento desteMANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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percentual mnimo exigido, o Fornecedor dever informar por escrito ALGAR MDIA, que de imediato far a devida apurao. As referidas Listas ou Guias devero ser disponibilizados em Uberlndia, em local previamente informado pela ALGAR MDIA, excetuando, se as localidades dos estados de Gois e So Paulo, que devero ser disponibilizadas nos respectivos postos de distribuio, para que a ALGAR MDIA providencie a retirada dos mesmos no prazo mximo de 03 dias aps o trmino da distribuio. O responsvel pela distribuio dever acompanhar todo o processo de recolha bem como agendar as coletas, acompanhar as recolhas e as pesagens, conferir se a quantidade de lista/guia recolhida foi de 70%, se no solicitar explicaes e justificativa do distribuidor. O faturamento das recolhas deve ser feito logo aps o recebimento do check list e fechamento da Recycleaner e pesagem Abc Inco, este documentos devem ser arquivados na pasta recolha. Para o faturamento das recolhas o responsvel pela distribuio ira solicitar o Cr financeiro a emisso da nota fiscal e registrar a recolha no diretrio Cr/Operao/recolha. No diretrio i/creditorao/recolha, encontra-se CI, para emisso da nota fiscal. 4.20 Fechamentos das Distribuies Aps o trmino das distribuies, o fornecedor ter o prazo de 3 dias teis para encaminhar para ALGAR MDIA, o fechamento geral da distribuio, check list das recolhas, e os relatrios de distribuio. Assim que este fechamento chegar ALGAR MDIA, o responsvel pela distribuio dever checar todos estes materiais e documentos bem como: conferir se todos os relatrios foram entregues e se as checagens foram realmente feitas dentro da porcentagem de 3% (obrigao do distribuidor), verificar se os protocolos de entrega de listas/guias nas credenciadas esto junto com o fechamento e devidamente preenchidos e assinados, conferir se o check list das recolhas foram devidamente preenchido e assinado, checar se todos os protocolos VIP esto assinados, com carimbo e ou carto e se foi feita a checagem 100% . Quando no protocolo de entrega VIP estiver assinalado, que foi entregue Lista/Guia a mais para cliente, o responsvel pela distribuio dever atualizar no banco de dados aMANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO



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quantidade de lista/guia que foi entregue, desta forma j iremos deixar o Banco de Dados atualizado para as prximas distribuies. Ex. No protocolo estava para entregar 1 lista, porm o cliente solicitou mais 2 listas para o entregador, neste caso o entregador ira entregar as 3 listas para o cliente e registrar a nova quantidade Lista/Guia entregue para o cliente no protocolo de entrega. O responsvel pela distribuio dever arquivar os Relatrios de Distribuio, at a prxima distribuio da Lista/Guia,no estoque externo (antigo almoxarifado), pois os mesmo sero utilizados durante as apuraes e resoluo dos documentos de reclamao e consultas diversas.

5 REGISTROS Arquivos de e-mails e arquivos salvos nas pastas da rede: - D/Robson 6- REVISO Ludmila Medeiros Analista de Processos: 29/11/10

7 APROVAO

_______________________________ ENIA MENDES MORAIS COORD. OPERAO E SACMANUAL DE INSTRUES DE TRABALHO

it-op-013 processodistribuiçãoguiaslistas -aguardando aprovação

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