introdusaun - placido soaresplacidosoares.yolasite.com/resources/manual treinamentu... · web...

MANUAL TREINAMENTU ADMINISTRASAUN

ANO AKCADÉMIKU 2012

Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center

KONTEUDUIntrodusaun................................................................................................................................................4

Definisaun Administrasaun..................................................................................................................5

Atividade

Organizasaun.............................................................................................................................................6

a. Organigrama b. jestor/manajer c. knar servisu kada departamentud. liña komunikasaune. habelidade jestor

jestaun tempu..........................................................................................................................................13

a. habelidade jestaun tempub. habelidade foti disijaun

koñese oinsa uza ekipamentu eskritoriu........................................................................................19

Oinsa hakerek karta legal no karta privadu..................................................................................19

Jestaun arkivu dokumentus.................................................................................................................22

Apontamentus ba Ekipamnetu(asset list)......................................................................................24

Servisu ho professional.......................................................................................................................24

Aprende halo ..........................................................................................................................................26


Avizu Hakerek Nain

Manual treinu Administrasaun ne’e produs husi Action for Change Foundation (ACF) uza

ba periodu 2010-2015

Hakerek nain : Martinho Soares

Edisisaun : Primeiru

Editor : Jose De Jesus

Direitu hotu iha hakerek nain nia liman. Manual Administrasaun ne’e sei uza iha area Treinamentu

nia laran no la iha parte ida maka atu publika se la iha autolizasaun husi. hakerek nain

Dili, Maio 2012

Hakerek Nain

Martinho Soares


1. IntrodusaunAction for change foundation (acf) hanesan organizasaun laos governu nian ne’ebe base

iha dili i komesa hari iha 17 fulan maio tinan 2010, husi ema Timor oan no esforso

maka’as atu kapasita joven Timor liu husi atividades treinamento ne’ebe organizasaun

ne’e elebora ona, hodi nune’e garantia ba futuru sustantavel.

Centru treinamento ACF estabelese hare ba kondisaun joven Timor oan ne’ebe falta

rekursu/sumber daya atu buka servisu, rekursu atu halo komunikasaun iha Dalen ingles,

portugues, no servisu seluk hanesan servidu eskritorio nian, no difisil atu uja teknologia

modernu nian haesan: komputador no teknologia seluk ne’ebe mundu komesa la’o ba oin

ona.

Tantu ne’e ACF loke kursu gestaun publiku hodi fo trinamento ba joven Timor oan sira

ne’ebe iha intrese hodi prepara sira nia an molok atu ba buka servisu tamba skill mak sai

fator determinante ba ema nia esperiensia tomak ne’ebe nia hetan, hodi fo valor ba futuru

ne’ebe diak.

Prepara ITA nia an molok buka servisu


2. ADMINISTRASAUN

Definisaun

Administrasaun mai husi Dalen Latina ka Latin ho letra to iha lingua Ingles ninia signifika

katak Ba (kepada) no Ministrare signifika katak to serve ou to conduct ne’e ninia

signifika katak atendementu/servi, ajuda no konsola.

Hare ba liafuan hirak iha leten mak administrasaun hanesan prosesu ne’ebe em jeral

hetan husi esforsu hotu hanesan; grupo, governu, swasta/sivil kiik ka boot, hodi atinji

objektivu hamutuk. Ou administrasaun ne’e hanesan atividade grupu ne’ebe servisu hodi

halo hotu asigmentu ka servisu ne’ebe iha organizasaun ne’e nia laran.

Ne’e fo hanoin mai ita katak iha organizasaun ka entidade governamental ou

organizasaun ka entidade non-governamental, kompania privadu no kompania

Internasional wainhira hetan rejultadu ka susesu nebe’e diak tenke kaer metin prinsipiu

fundamental nebe’e hato’o iha leten i sai hanesan fundu baziku hodi halao aktividade iha

organizasaun nia laran

Aktividade 1.1

Halo diskusaun grupu

1. Kona ba atendementu (pelayanan) iha organizasaun ne oinsa?

2. Kona ba ajuda malu iha organizasaun ka kompania laran

3. Oinsa atu halo konselamentu ba staf iha organizasaun nia laran

4. Kada grupu halo aprezetasaun rejultadu diskusaun


3. ORGANIZASAUN

Organizasaun katak grupu ida nebe’e iha ninia struktura responsablidade klaru, hetan

legal husi orgaun kompotente, iha programa servisu nebe’e klaru, iha mos estatutu atu

hodi atinji objektivu organizasaun nian. Nune’e bele fo benefisiu ba ,individual, grupu ka

komunidade ne’ebe programa ba aktividades organizasaun nian impelementa ba. Atu ita

servisu ho diak dahuluk ita identifika organizasaun ne’ebe ita servisu ba, wainhira

identifika ona organizasaun ne’ebe ita servisu ba tenke hatene mos pontus importante

husi organizasaun ne’e nian.

Pontus hirak ne’ebe importante atu hatene mak;

Tenke buka hatene responsavel organizasaun nian.

Buka hatene area servisu organizasaun nian.

Hatene programa servisu organizasan nian

Pronto ona atu halo servisu

Hatan resposta rasik wainhira hatene ona organizasaun ne’e


ORGANIGRAMA ONG KAKATUA TREINING CENTRE

Hare ba organigrama iha leten organizasaun ida-idak sempre iha nia sturturara rasik

depende ba humana no rekursu ne’ebe iha hodi prense ba pozisaun ne’ebe iha, maibe

dala barak srutura ne’ebe kompletu sempre hetan husi ong internasional, kompañia

international, no organizasaun governu nian.


Direktur

Chefe administrasaun/Finansas

Chefe Kontabilidade

Depart. desportu

Chefe Operasional

Manajer projetu Chefe Fiskalizador

Depart. logistika

Depart. porosaun

Depart. Edukasaun

Sekertario/a

Konsilheiro/a

Jestor/Manajer

Jestor mak ema ne’ebe servisu liu husi ema seluk i koordena atividades ruma hodi atinji organizasaun nia alvu/hakarak.

Estrata/tinkat manajer

Iha organizasaun trdisional, dala ruma jestor konsidera sai hanesan jestor ne’ebe ass liu (top management), jestor nivel klaran (middle management), no jestor nivil kiik (frist line management).

Estrata ka nivel manajemen tolu nebe’e hato’o iha leten iha ninia responsavel no knar

ida-idak.

Responsavel no knaar servisu Manajemen nivel as/ Top Manager

Ita rekoñese hanesan official executivu, nia knar servisu mak halo planu ba atividades ka

estrategia organizasaun nian i orienta organizasaun ne’e nia lalaok. Ex top management

mak hanesan CEO (chief executive officer), CIO (chief information officer), no CFO (chief

financial officer).

Mananajemen Intermediariu/ Middle Manager

Manajemen Intermediariu mai husi jestaun sira ne’ebe iha liña dahuluk no jestaun ass liu,

no nia servisu nudar estafeta/penhubung entre gertaun ass no kiik. Nia pozisaun mak

hanesan; xeffe seksaun, xeffe projetu, ka pabrika nst.

Manajemen Lina Baziku/First Line Manager

Manajemen Lina Baziku/First Line Manager ita koñese nudar jestaun ba operasaun ba

nivel kiik liu, nia servisu mak lidera no sai hanesan supervizador ba empregado non

manajer ne’ebe envolve ba organizasaun nia laran, dala ruma ita bolu hanesan

supervisor, jestor esktitoriu, jestor departamento, ka mandor.


Laos organizasaun hotu mak termina sira nia servisu ho strata hanesan ne’e, exemplu iha

organizasaun ne’ebe fleksibel no simples ho nia servisu ne’ebe dinamismu, signifika katak

muda husi projetu ida ba projetu seluk tuir servisu ne’ebe iha.

Atividade 1.2 diskusaun grupu

Fahe grupu, kada grupu ida-idak tenke hili nia lideransa iha ministro ida nia laran depois

fahe pozisaun no servisu hodi apresenta nia servisu no funsaun.

1) Ministerio finansas

2) Ministerio solidaridade social

3) Ministerio edukasaun

4) Ministerio saude

5) Ministerio estatal e ordenamento teritoria

6) Ministerio agrikultura

7) Ministerio telekomunikasaun

8) Secretario estado do formasaun professional e emprego.

Tipu departamentu kada ministerio, Oranizasaun ka kompania Ida

Iha Organizasaun governu nian, organizasaun laos governu ka kompania sempre iha

departamentu ka unidade oin-oin tuir nivel Organizasaun ka kompania nian,

Departamentu geral em ne’ebe mosu iha Organizasaun ka kompania nia laran mak

hanesan tuir mai ne’e.

Departamentu Finansas

Departamentu Administrasaun


Departamentu Ekipamentus-Eskritoriu

Departamentu Recursus Humanus

Departamentu Trasporte

Knaar servisu kada Departamentu idak-idak nian

Departamentu finansas ninia kna’ar servisu maka toma konta responsavel ba

alokasaun orsamentu tuir departamentu idak-idak nian no aktividades hirak ne’ebe

iha Organisasun ka kompania nia laran.

Departamentu Adminstrasaun halao knar servisu atu maneja sistema

administrasaun ne’ebe efektivu iha Organizasaun ka kompania laran nia laran hodi

implementa servisu ho profesionalismu.

Departamentu Ekipamentus, Eskritoriu nia servisu atu toma konta i responsavel ba

ekipamentus no eskritoriu tomak ne’ebe Organizasaun ka kompania presija atu

hala’o aktividades servisu nian.

Departamentu rekursu Umanu iha responsavel atu kontrola no identifika staf ka

funsionariu sira ninia kapasidade hodi jere aktividades servisu nian no tau assuntu

relasionadu ho servisu nian.

Departamentu Transporte iha responsavel atu prepara transporte wainhira Direktur

ka staf sira presija atu halao servisu Organizasaun ka kompani nian iha lokal no

mos iha Internasional.

Mai ita komesa ita nia aktividade


Liña komunikasaun

Komunikasaun sai meus importante atu komunika hodi nune’e hatene sitausaun ema

diak-idak nian iha ne’ebe nia iha ba. Tantau ne’e hare fali ba iha organizasaun governu ka

kompañia ida presiza Liña komunikasaun ne’ebe diak atu nune’e bele alkansa programa

organizasaun nian. Bain-bain iha Organizasaun ka Kompania ida nia laran bele liu husi

komunikasaun formal no komunikasaun non formal.

Komunikasaun formal signifika katak komunikasaun ne’ebe akontese entre ulun nain ho

staff sira iha nivel kiik tuir kuadrado organizasaun nian no halo komunikasaun ho

sistematika ne’ebe formal.

Komunikasaun ba baze hanesan komunikasaun ne’ebe halo Husi Direktor,

Manager mai kraik.

Ezemplu: komunikasaun kona ba regulamentu, planu servisu Organizasaun nian.

Komunikasaun ba leten signifika katak hala’o komunikasaun husi kraik ba leten

hanesan departamentu ka staf sira hato’o relatoriu final aktividade nian ba leten

(Direktor , Manager) ka hato’o problemas ka difikuldades nebe’e staf sira infrenta

iha Organizasaun nia laran

Komunikasaun non formal hanesan wainhira hala’o komunikasaun la tuir lina kuadru

Organizasaun no hala’o komunikasaun liu husi konversa bain-bain ka komunikasaun liu

husi telephone. Iha komunikasaun balun ita bele uja komunikasaun non formal. Dala

barak Komunikasaun non formal ladun fo efektivu tanba dala balun informasaun ne’ebe

divulga la loos (la klaru).


Habelidade jestor

Robert l katz iha 1970 nia hateten kada jestor tenke iha habelidade tolu, habelidade tolu

ne’e mak hanesan;

1. Ketrampilan konseptual/conceptual skiil

Jestor nivel ass tenke iha habelidade halo konsep/idea ka gagasan, atu nune’e

organizasaun bele la’o ba oin, idea hirak ne’e sei haforsa ho realizasaun husi konsep ne’e

rasik, prosesu ne’e sai hanesan planu servisu nian.

2. Habildade iha relasaun ho ema seluk / humanity skill.

Alem de kapasidade konsepsional , jeitor mos persiza iha komunikasaun ou

habilidade mantein relasaun ho ema seluk ne’ebe mos hanaran habilidade humanidade

nian. Atu sai jestor ne’ebe diak tenke hetan simpati husi empregado sira .liu husi

komunikasaun ida ne’ebe diak , kria amizade no nudar maun ida sei halo empregador

sira senti respeito no sira sei nakloke/terbuka jeitor nivel as , nivel mediu / klaran liu .

3. habilidade teknika / ketrampilan teknis (technical skill)

Em jeral habilidade ida ne’e nudar bukae ba jeitor nivel kiik/karik liu. Habilidade ida ne’e

hanes kapasidade hodi halo ‘o servisu ruma, hanesan uza computer, akuitansi no

fasilidade seluk ne’ebe mundu agora avansadu liu ona.


4. MANAJEMEN TEMPU

Ricky w. Griffin aumenta abelidade baze rua ne’ebe sai improtante ba jestor tenke iha

mak hanesan.

1. Habelidade jestaun ba tempu

Nudar habelidade ida husi humana atu uja tempu ne’ebe los no diak

Manajemen tempu hanesan planu, organizadu, asaun no produktivu tempu. Tempu sai

hanesan rekursu ida nebe’e uja atu halao servisu ho organizadu atu efektivu no efisiense.

Efektivu wainhira hare ba tempu nebe’e uja atu halao servisu tuir orariu ne’ebe determina

antes. Efisiense iha ninia pontus kalkula rua, primeiruhare ba tempu nebe’e minimiza atu

halao servisu ka aktividades no sigundudetermin tempu ne’ebe atu halao servisu ka

aktividades iha Organizasaun ka kompania nia laran.

Koalia kona ba manajemen tempu tenke iha kualidade tempu ne’ebe bazeia ba indicator haat ne’ebe tuir mai ne’e.

1. Nafatin halo planeia (merencanakan)

2. Nafatin halao organizadu (mengorganisir)

3. Nafatin halao asaun no (mengerakan atau tindakan)

4. Nafatin halao kontrole (pengawasan)

Prinsipiu haat ne’e esensial tebes ba geral aktividades ka geral servisu nebe’e atu hala’o.

Modelu akontese difikuldades servisu maka lases husi planu servisu nebe’e iha tempu

badak ho rasaun katak tempu nebe’e atu utiliza ba servisu badak tebes maibe

kapasitasaun progarama servisu nebe’e ho nivel nebe’e as ka nivel nebe’e bot, tan ne’e

prinsipiu haat ne’e ajuda ita atu kontrola no tau nafatin prinsipiu haat ne’e hodi halao

servisu atu minimiza difikuldades nebe’e hasoru iha fatin servisu ba.


http://www.gelaso.com/gambar/jambaru/jam%20CAR.jpg

2. Habelidade foti disizasun/ ketrampilan menbuat keputusan.

Nudar kapasidade atu rejolve problema no dalan hodi hetan rezolusuan ba problema, no

kapasidade foti desijaun mak principal liu ba jestor liu-liu ba jestor nivel ass.

Manajemen Tempu fahe ba rua mak hanesan tuir mai ne’e.

1. Disiplina Servisu

2. Disiplina Horas

Disiplina Servisu

Disiplina hanesan liafuan ne’ebe ita sempre rona bebeik iha ita nia vida i ita hatene katak

liafuan disiplina ne’e ita determina ho regras ne’ebe tau hodi banati ka halo tuir regras

ne’ebe determina ona. No wainhira kontra regra ne’ebe determina ona maka sei hetan

multa tuir regra disiplina ne’ebe diside hamutuk iha forum nebe’e hetan legalmente husi

responsavel Organizasaun ka kompania ida nian. Tuir Soegeng Prijodarminto (1992) nia

halo komentariu kona ba kontestu Disiplina, i nia hateten katak Disiplina sai hanesan

kondisaun ida ne’ebe iha no mosu wainhira mai husi prosesu atetude ka hahalok ne’ebe

iha ninia valor-valor konsensia, pasensia konsederasaun. Jerry Wyckoff no Barbara C.

Unel (1990) identifika katak disiplina hanesan prosesu servisu ne’ebe lori ita nia hahalok

tuir regra-regra ne’ebe atu kontrola ita nia an rasik. Husi definisaun disiplina ne’ebe hato’o

ona iha leten maka hakerak nain halo rezumu ba disiplina ne’e hanesan asaun

manajemen atu dudu/muda staff Organizasaun hotu hodi banate tuir regra-regra disiplina

nebe’e implementa iha Organizasaun ka kompania ida nia laran.


Kategoria Disiplina iha rua hanesan tuir mai ne’e.

Ho lian Ingles katak

1. Self discipline katak disiplina individu husi staff ne’ebe hatudu ninia hahalok servisu

iha organizasaun ida nia lararan.

2. Social discipline katak implementasaun disiplina geral ne’ebe iha Organizasaun nia

laran.

Tipu disiplina iha rua

1. Disiplina prevenetif / discipline preventif, katak asaun ne’ebe dudu/muda staf sira,

hodi tuir regra disiplina ne’ebe iha Organizasaun nia laran.

2. Disiplina Korektif katak implementasaun disiplina ba staf sira ne’ebe halo maneiras

oin-oin atu kontra regras disiplina nebe’e iha Organizasaun nia laran.

Etapa-etapa asaun atu fo multa ba staf nebe’e kontra regras disiplina

1. Sama atensaun lisan (Oral Warning)

2. Sama atensaun hakerek karta (Written Warning)

3. Disiplina hapara la aktivu servisu (discipline layoff)

4. Hasai husi servisu permanente (discharge)

Disiplina Servisu ho Horas

Hatudu servisu ho professional liu husi disiplina servisu ne’ebe diak no tau atensaun ba

servisu ne’ebe halo to ramata ho tempu ka horas nebe’e determina antes. Dala balun ita

hala’o servisu la tuir tempu ka horas ne’ebe tuir ita nia hakarak. Tempu ka horas ne’ebe

atu hala’o servisu badak maibe servisu ne’ebe atu halo barak liu tempu ne’ebe determina.

“So little time, so many to do”


Trik-trik/lankah-lankah jestaun ne’ebe ajuda ita boot sira atu maneja tempu ka horas

Hakerek aktividade nebe’e ita boot atu halo

Analiza ba ita boot nia aktividade

Hare fali ita boot nia job descripsi

Hakerek tarzet ramata servisu loron, semana, fulan ka no tinan

Hamenus ka halakon tiha aktividades nebe’e ladun preoridade

Halo lista ba servisu nebe’e atu hala’o loron-loron

Esplikasaun klean liu tan husi treinador/fasilitator

Mai ita tau atensaun no konsentrasaun ba treinador nia esplika.


5. KOÑESE EKUIPAMENTOS ESKRITORIU NIAN

KOMPUTER MEETING ROOM

PRINTER ARMARI ARMARI

PRINTER PRINTERpirnter

nnb

telepon kantor telepon kantor telepon kantor


12

3 4

5

1109

6 78

http://img169.imageshack.us/i/af715.jpg/

http://w12.itrademarket.com/pdimage/63/1317163_mobilefile.jpg

http://www.dpra.nad.go.id/modules/gallery/images/lemari%20file%20MC.jpg

http://w11.itrademarket.com/pdimage/34/693034_ip1880.gif

http://sinarmica.com/produk/printing.jpg

http://wholesale.manufacturer.com/images/product/www.itrademarket.com/1202/q/630532_printer.gif

http://wb8.itrademarket.com/pdimage/08/259708_gs460n.jpg

http://1.bp.blogspot.com/_bgv8acyB6ko/SncFIVQqvXI/AAAAAAAAAFQ/0IwMu4P4Nr4/s1600-h/telepon.jpg

http://innallahamaana.files.wordpress.com/2009/10/telepon.jpg

Hekter kalkulator

Hekter laminator plester

makina kopy lapijera armari arkivu dokumentos

hekter meja officinal projektor

usb/flash tamañu memo

Makina pirnter Prepara ita nia a’an molok atu buka servisu. ACF Training Center

131

http://www.zegarki-profit.pl/admin/item_img/400x400_120.jpg

Makina printer makina foto kopy

Plaster

projektor Plaster plastik

6. HAKEREK KARTA LEGAL NO KARTA PRIVADU

Iha komunikasaun liu husi karta ka surat ne’e importante ita atu hatene mekanismu saida

maka ita bele uza hodi hakerek karta ka surat ba ita nia Direktur, Manajer ka ba

Organizasaun seluk ne’ebe ita atu haruka surat ba. Liu husi pajina ida ne’e ita atu aprende

klean liu kona ba hakerek karta legal no hakerek karta privadu.

Definisaun karta Legal

Karta legal maka hanesan karta ne’ebe hakerek ho formatu tuir sistematika karta legal

nian. Karta ka surat legal ne’e maka hanesan karta ne’ebe ita hakerek ba iha internal

Organizasaun no ba eksternal. Ba internal maka hanesan hakerek surat ka karta ba

Direktor, Manajer, ka entre departamentu iha Organizasaun nia laran

Ba eksternal maka hanesan karta ka surat ne’ebe hakerek ba Organizasaun ka kompania

seluk no surat ka karta ne’ebe hakerek ba Governu.

Makanismu karta legal maka hanesan tuir mai ne:

Karta ka surat iha kop

Numeru Ref

Ba

Husi

Assuntu

Ho Reispeita

Ense ka hakerek karta tuir assuntu nebe’e iha

Ramata ho liafuan taka karta


Identifika Eskritoriu

Laminator

Stapler/Hekter

Sticky Tape

Scanner

OHP tranparans

Makina foto copia

laminator

http://about.pricegrabber.com/search_getprod.php?masterid=711999499

http://0.tqn.com/d/printscan/1/0/V/-/-/-/hp_scanjet_g4050.jpg

http://www.fotosearch.com/IMP141/sticky_tape_dispenser/

http://www.productsdb.com/images/produk/623_2759_200875113244175.jpg

Hakerek naran no assinatura

Tau karimbu

Esplikassau

1. Karta ka Surat kop: Surat kop ne’e hakerek naran Organizasaun ka kompania

nian, fatin ka dirassaun Organizassun no numeru kontaktu.

2. Numeru Referensia: ne’e hatudu katak surat ka karta nebe’e ita hasai ba dala hira

ona ka numeru surat nebe’e ita hasai komesa hahu halao Organizasaun ka

kompania ate agora. Numeru, inklui mos fulan no tinan hasai surat ida ne’e

3. Ba (Kepada): Ne’e hatu ba ema ka Organizasaun ou kompania nebe’e ita hakerek

surat ka karta ba. Tau ema nia naran ka bele tau posizaun ema nian, bele mos tau

Organizasaun ka kompnia nia naran

4. Husi (Dari): Ne’e hatudu katak ema individual ka Organizasaun, kompania nebe’e

maka hakerek surat ka karta ne. Tau ema nebe’e hakerek surat nia naran ka tau

Organizasaun nia naran.

5. Assuntu (Perihal): Hakerek titulu ka nesesidade saida maka ita atu hakerek iha

karta laran tenke tau iha assuntu leten.

Exemplu: Konvite, Deklarasaun, Pedido Audensia, Proposta Apoiu Finanseiru, Material.

No seluk-seluk tan turi ita nia nesesidade hakerek surat ka karta.

6. Ho Respeita (Dengan Hormat): Ne’e hatudu ita nia komprementus ka ita nia

respeitu ba ema ka Organizasaun nebe’e ita atu hakerek surat ba molok hakerek

ita nia hanoin tomak ba surat ne’e

7. Ense ka hakerek surat ka karta tuir assuntu nebe’e iha: hakerek ita nia haoin ka

ita nia nesesidade tuir assuntu nebe’e ita hakerek ona iha leten. Hakerek ho dalen

nebe’eke diak, klaru no fasil ema atu komprende wainhira lee surat ka karta ne’e.

8. Ramata ho liafuan taka karta: ne’e hatudu katak wainhira hakerek surat ka karta

ida sempre to ramata. Liafuan hirak nebe’e atu hakerek iha ne maka ita hato’o ita

nia respeitu ba ema nia tempu nebe’e fo atu lee ona surat ka karta nebe’e. No

ramata hakerek i sei hato’o wainhira le ho resposta mai ita nia karta ne karik

presiza.

9. Hakerek naran no assinatura: Ne’e hatudu katak wainhira ramata ona hakerek

surat ka karta ne’e ita tenke tau ita nia naran, ita nia posizaun no assinatura husi ita

nebe’e hakerek karta ne’e. Dala balun ita maka hakerek surat maibe fo ba ema

seluk maka assinatura surat ne hanesan Direktor, Manajer.


10.Tau karimbu: hanesan identidade Organizasaun ka kompania nian nebe’e fo legal

ba ita nia karta nebe’e ita hakerek atu haruka. Tan ne’e wainhira ramata assinatura

keta haluhan tau karimbu. (karik iha)

Aktividade 1.10 Prtatika Husi Partisipantes idak-idak1. Sra. Eliene Da Silva nudar Direktora NGO Timor Lao Hamutuk atu prepara karta

konvite ba Sr. Benjamin Do Santos nudar Direktor NGO Furak Timor atu koalia kona

ba servisu hamutuk iha area kapasitasaun ba Juventude sira.

2. Numeru karta nebe’e NGO Timor Lao Hamutuk hasai ate agora ho ninia numeru hamutuk

119 karta maka hasai ona.

husu ba partisipantes sira atu hakerek surat ka karta ida bazeia ba informasaunhirak

ne’ebe hato’o ona iha leten. Tempu rua nulu resin lima minute (25 menit) komesa agora

Karta PrivaduDefinisaun karta privadu

Karta privadu maka hanesan karta ka surat nebe’e ita hakerek ba ita nia kolegas sira

ne’ebe ita presiza.

Karta privadu ba emar sira nebe’e hato’o tuir mai ne’e:

Hakerek surat ka karta ba Inan aman

Hakerek ba familia sira

Hakerek ba kolegas servisu sira

Hakerek ba namoradu ka namorada sira

Hakerek ba fen ka laen nebe’e dook malu.


7. JESTAUN ARKIVU DOKUMENTUS

Iha Organizasaun ka iha kompania ida tenke iha jestaun ba arkivu dokumentus ne’ebe

diak atu ajuda ita wainhira ita presiza dokumentus hirak ne’e la difisil atu hetan ka hare.

Mai ita hare oinsa jestaun arkivu dokumentus ne’ebe hato’o iha tuir mai ne’e:

Simu Karta Iha Organizasaun nia laran wainhira ita simu karta tenke tuir orden hirak ne’ebe tuir mai

ne’e:

Tau iha orden tuir prioridade

Loke karta (wainhira karta ne diriji duni mai ita)

Ramata rejista karta

Fahe karta

Fahe karta

Iha Organizasaun ka kompania boot, sempre iha seksaun ne’ebe toma konta atu fahe

karta tama tuir departamentu ka ba staf sira ne’ebe karta ne diriji ba. Iha seksaun atu fahe

karta tenke hatene karta ne’e, karta ne’e atu fahe ba Internal ka karta ne’e atu fahe ba

eksternal. Karta ne’ebe atu fahe ba internal maka hanesan karta ne’ebe ba entre staf iha

Organizasaun ida nia laran ka entre departamentu iha Organizasaun nia laran. Fahe karta

eksternal maka karta ne’ebe fahe ba Organizasaun ka kompania iha liur hanesan ita nia

parseru Organizasaun seluk.

Informasaun Jestaun Arkivu

Definisaun arkivu

Arkivu maka hanesan klarifika no rai dokumentus ho sistema ida ne’ebe diak i bainhira ita

presiza hare fali dokumentus ne’e bele foti ho lalais no fasil atu hetan tantu ne’e maka

dehan arkivu dokumentus.

Record Dokumentus

Record dokumentus hanesan informasaun ne’ebe uza ba Organizasaun ka kompania hodi

halao atividade ka halao negosiu tenke rai hotu ho kuidadu atu nune wainhira presiza bele

hare fali atu sai hanesan referensia ba aktividade oin ka future mai.


Mekanismu arkivu dokumentus

Karta ba kliente

Memo interna

Relatoriu husi manajer departamentu

Relatoriu faan sasan no sosa sasan

Resivu konta ba staf

Serivu sosa material

Informasaun personel

Naran dirasaun ka kliente sira

Politika seguransa no dokumentus lei

Programa planu servisu nian

Exemplu arkuivu dukumentus


Sistema Arkivu dokumentusSistema arkivu dokumentus fahe ba parte 4 (haat) hanesan:

1. Sentral

Ho sistema ida ne’e hatudu katak surat ka karta ou record hotu rai iha fatin ida no toma

konta ema ida ka departamentu ida maka kontrola.

2. Desentraliza

Katak departamentu idak-idak maka kontrola rasik sira nia karta tama ka sai no record

dokumentus hirak ne’e.

3. Surat deit

Surat ka karta hotu iha folders ketak ketak

4. Elektronika

Surat ka dokumentus hotu rai iha database komputador

Iha kompania barak maka uja sistema hirak ne’e hotu atu nune fo garantia ba dokumentus

hira nebe’e importante no fo seguru ba file sira ne’e

8. Apontamentus ba Ekipamnetu (Asset list)

Apontamentu ekipamentus ne’e responsavel husi ofisial logistic nia ne’ebe atu toma konta

ba ekipamentos no materiais eskritorio nia hanesan kareta, Motor, computador, Printer,

Camera, Foto kopia, Armario, Mesa kadeira no seluk-seluk tan

Ninia ezemplo hare iha lista aneksu (Asset Register list)

9. SERVISU HO PROFESSIONAL

Definisaun

Servisu ho professional katak halao servisu ho suksesu nebe’e diak i tuir planu tempu

ne’ebe deterima antes no halao aktividade hotu tuir regras servisu ne’ebe tau ona

hanesan ponte ida atu lao tuir hodi hetan ita nia objektivu. Atu halao srvisu ho professional

maka ita tenke kria mekanismu nebe’e kondisional ba ita nia servisu iha Organizasaun nia

laran.

Tipu-tipu servisu professional

Servisu ho orariu nebe’e deterimna

Lista servisu nebe’e klaru

Identifika servisu ba tempu badak, tempu mediu no tempu naruk nian

Servisu lais no suksesu


Hato’o rezultadu servisu (Relatoriu Ramata Servisu)

Keta haluhan “tempu hanesan rekursu ida ba ita no ita nia negosiu”

Servisu ho profesional tenke tau pontus 4 ne’ebe importante maka hanesan tuir mai ne’e

1. Klarifika ita nia servisu

2. Tenke iha planu servisu

3. Tenke iha objektivu klaru

4. Hato’o rejultadu

Klarifika ita nia servisu

Wainhira ita atu halao servisu tenke hatene no kompriende saida maka ita atu komesa

halo

Ita iha ona informasaun detaillu hotu ne’ebe ita presiza?

Servisu hirak ne’e ramata ba bainhira?

Hare no repete instrusaun ba servisu ne’ebe ita determina

Tau iha lista tuirr mai ne’e

Aktividade 1.11 (Planu Semanal) hare iha aneksu Formato PlanuBa partisipantes sira atensaun ba formato nebe’e tuir mai hodi pratika hakerek planu

semanal;

Hato’o Rejultadu

Bainhira ita prepara ona ita nia planu servisu ka programa maka ita tenke hato’o rejultadu

planu servisu ka programa ne’e ba ema ne’ebe presiza atu hatene ita nia servisu ka ita nia

programa hodi hetan koñesementu ba ita nia servisu. Ba se maka

ita bele hato’o ita nia servisu ka ita nia programa ne’e ? Mai ita rona seluk husi treinador


10. Aprende halo relatoriu (Hare iha Anexo lista)

Wainhira iha Organizasaun ka kompania ida nia laran ita sempre hasoru liafuan ida

ne’ebe temi ona iha leten “Relatoriu”. Relatoriu katak hato’o ita nia rejultadu servisu liu

husi surat ka karta ne’ebe ita hato’o, iha relatoriu ne ita esplika detailu liu aktividades

ne’ebe halao durante ne’e to’o ramata.

Molok halo relatoriu identifika ita nia aktividade uluk

Tipu aktividade ka servisu ne’ebe ita halo

Material ne’ebe ita uza durante halao servisu

Hatene uluk ita nia suksesu servisu

Identifika problema ne’ebe ita hasoru durante aktividade ka servisu halao

Komesa hakerek relatoriu bazeia ba dadus ka informasaun hirak ne’ebe iha

Etape-etape hakerek relatorio

1. Titulu Relatoriu

2. Kontedu

3. Introdusaun

4. Objektivu

5. Hato’o aktividade servisu

6. Rezultadu Aktividade

7. Problema nebe’e hasoru

8. Solusaun atende problema

9. Ramata

10.Lianfuan ramata relatoriu

Hakerek relatoriu defende ba volume aktividade nebe’e ita halao, dala balun ita nia

aktividade ka servisu ninia volume kiik i ita prepara relatoriu mos tuir nivel aktividade

ne’ebe maka ita halo.

Tipu-tipu de relatorio maka hanesan tuir mai:

1. Relatoriu Kada Aktividade

2. Relatoriu Administrasaun

3. Relatoriu Finansas

4. Relatoriu Ekipamentus


Aktividade 1.12 (Relatorio Semanal) hare iha aneksu relatorio semanalBa partisipantes sira atensaun ba formato nebe’e tuir mai hodi pratika hakerek relatorio

semanal;

Aneksus;1. “Sample” Loging books

2. “Sample” Asset Register List

3. “Sample” Karta Legal

4. “Sample” Planu no Relatorio Semanal.


introdusaun - placido soaresplacidosoares.yolasite.com/resources/manual treinamentu... · web...

Documents