introduçao a organizaçao empresarial

IEFP - ISG

Introdução à Organização Empresarial Guia do Formando

Ficha Técnica

Colecção MANUAIS PARA APOIO À FORMAÇÃO EM CIÊNCIAS EMPRESARIAIS

Título Introdução à Organização Empresarial

Suporte Didáctico Guia do Formando

Coordenação e Revisão Pedagógica IEFP – Instituto do Emprego e Formação Profissional - Departamento de Formação Profissional

Coordenação e Revisão Técnica ISG – Instituto Superior de Gestão

Autor José Manuel Seixo/ISG

Capa IEFP

Maquetagem ISG

Montagem ISG

Impressão e Acabamento ISG

Propriedade Instituto do Emprego e Formação Profissional, Av. José Malhoa, 11 1099-018 Lisboa

Edição Portugal, Lisboa, Dezembro de 2004

Tiragem 1000 exemplares

Copyright, 2004 Todos os direitos reservados ao IEFP

Nenhuma parte deste título pode ser reproduzido ou transmitido, por qualquer forma ou processo sem o conhecimento prévio, por escrito, do IEFP

ÍNDICE GERAL IEFP


Índice Geral

I. A EMPRESA..................................................................................................................... 1

• A Empresa – Organização Económica e Social ............................................................................................. 4 • Empresa - O Seu Papel na Sociedade ........................................................................................................... 6 • Objectivos da Empresa ................................................................................................................................... 8 • Recursos da Empresa................................................................................................................................... 11 • Critérios de Classificação das Empresas ..................................................................................................... 12 • Pequenas, Médias e Grandes Empresas ..................................................................................................... 17

• Resumo.................................................................................................................................................... 19 • Questões e Exercícios ............................................................................................................................. 20 • Resoluções .............................................................................................................................................. 22

II. A ORGANIZAÇÃO E A ESTRUTURA DA EMPRESA................................................... 23

• Organigramas................................................................................................................................................ 26 • Organização Formal e Informal..................................................................................................................... 35 • Estrutura ........................................................................................................................................................ 36


III. FUNÇÕES INTERNAS DA EMPRESA........................................................................... 55

• Função Produção .......................................................................................................................................... 58 • Função Logística ........................................................................................................................................... 61 • Função Comercial ......................................................................................................................................... 66 • Função Marketing.......................................................................................................................................... 68 • Função Recursos Humanos.......................................................................................................................... 73 • Função Financeira......................................................................................................................................... 76 • Função Administrativa................................................................................................................................... 78 • Função Direcção ........................................................................................................................................... 79


BIBLIOGRAFIA................................................................................................................... 87

GLOSSÁRIO....................................................................................................................... 89

INTRODUÇÃOÀ ORGANIZAÇÃOEMPRESARIAL

I. A EMPRESA

I. A EMPRESA IEFP


I 3

Objectivos:

• Explicar a evolução histórica da empresa;

• Distinguir bens de serviços;

• Listar os factores de produção;

• Descrever as relações que se estabelecem entre as empresas e o meio envolvente;

• Referir os objectivos económicos e sociais da empresa;

• Listar alguns dos grupos que se relacionam com as empresas;

• Explicar o que é um recurso;

• Distinguir os recursos da empresa e indicar a sua finalidade;

• Distinguir os vários critérios de classificação das empresas;

• Identificar as características básicas de cada um deles;

• Explicar o conceito de PME.

Temas:

1. A Empresa – Organização Económica e Social;

2. A Empresa – O Seu Papel na Sociedade;

3. Objectivos da Empresa;

4. Recursos da Empresa Critérios de Classificação das Empresas;

5. Critérios de Classificação das Empresas;

6. Pequenas, Médias e Grandes Empresas;

• Resumo;

• Questões e Exercícios;

• Resoluções.

IEFP I. A EMPRESA

Guia do Formando Introdução à Organização Empresarial

I 4

1. A EMPRESA – ORGANIZAÇÃO ECONÓMICA E SOCIAL

Contexto Histórico

Pretende-se dar uma panorâmica geral sobre a evolução das organizações ao longo da história, acompanhando o desenvolvimento do homem, desde a fase recolectora à fase produtora e sua consequente evolução para uma unidade económica dedicada à produção de bens e ou comercialização dos mesmos.

Esta temática deverá ser ministrada através da utilização de exemplos e no final será solicitado aos formandos que resolvam o seguinte exercício:

Faça corresponder, através de uma seta, a ideia expressa na coluna 1, com o conceito da coluna 2 que considere adequado:

Definição do conceito de necessidades humanas e em que medida estas são satisfeitas através de bens (distinguindo entre produção e comercialização) e prestação de serviços. Dever-se-á solicitar aos formandos que apliquem os conceitos dados através de exemplos.

O que são necessidades?

São os desejos de cada indivíduo em obter aquilo que lhe pode trazer satisfação. À medida que as necessidades elementares de sobrevivência (alimentação, habitação, etc.) vão sendo satisfeitas, amplia-se a gama de novas necessidades.

Criação de gado e produção agrícola

O homem caçava e pescava

Oficina dos artífices

Loja

Nas pequenas explorações agrícolas negociavam os produtos obtidos da terra

Unidade Económica

Fase Produtora

Produção de Bens

Comercialização de Bens

Fase Recolectora

I. A EMPRESA IEFP


I 5

O que são bens?

São meios materiais, móveis ou imóveis, reconhecidos como válidos para a satisfação das necessidades e desejos humanos.

O que são prestações de serviço?

São os actos de dar ou fazer algo segundo certas condições, com o auxílio ou não de bens materiais, com vista à satisfação das necessidades do homem.

Conceito de Empresa

O conceito de Empresa enquanto um conjunto estruturado de factores de produção para produzir bens e serviços:

É um conjunto estruturado de factores de produção (Recursos Naturais + Trabalho + Capital) que são utilizados pelo empresário para produzir bens e serviços.

Factores Produtivos:

Terra e Recursos Naturais

A terra consiste no solo utilizado nas actividades rurais ou na implantação de estradas e de edifícios; os recursos naturais incluem combustíveis, como o carvão ou o petróleo; minerais, como o cobre, a areia; as árvores cuja madeira é utilizada no fabrico de papel e em serrações; a água com as mais diversas utilizações desde a produção de energia até à alimentação, etc..

Trabalho

Consiste na actividade humana despendida na produção. Depende tanto do volume da população activa, como da qualificação dessa mesma população, trabalhando, designadamente, em fábricas de automóveis, em explorações rurais ou ensinando em escolas.

Capital

Proporciona os meios de pagamento para a obtenção dos materiais e matérias primas, para a remuneração da mão de obra utilizada e aquisição de equipamentos produtivos.

IEFP I. A EMPRESA


I 6

2. EMPRESA - O SEU PAPEL NA SOCIEDADE

A Empresa e o Meio-Ambiente – Organismo Sistémico

A empresa enquanto uma organização aberta ao exterior em comunicação permanente quer com o sistema produtivo, quer com a sociedade em geral, ou seja, mantém relações constantes com diferentes grupos:

A Sociedade como supra-sistema

Sócios e Accionistas

Admin/Gerentes

Fornecedores

Empresa Estado

Clientes

Comunidade

Empregados

Bancos e Outras Entidades

I. A EMPRESA IEFP


I 7

Sistema Aberto

A empresa enquanto um sistema que agrupa um conjunto de elementos, (órgãos, pessoas, etc.) que actuam coordenadamente e são interdependentes com vista a alcançar os seus objectivos. Considera-se aberto na medida em que recebe do meio envolvente os inputs necessários à sua actividade e transforma-os em outputs que envia para o meio exterior.

A empresa como sistema aberto

• Importa Energia do exterior: mão-de-obra, matérias-primas, capitais, Know-how*, informação (são os input’s). É influenciada por conjunturas económicas, legislação, opções políticas, etc..

• Transforma

Os inputs em produtos ou serviços.

• Exporta

Esses produtos ou serviços (outputs) para a Sociedade, ou seja, coloca os produtos ou serviços no meio exterior para serem consumidos ou utilizados.

• Realimenta (feedback):

Os produtos ou serviços obtidos são postos no meio exterior em troca de um pagamento. Este deverá permitir pagar aos fornecedores, aos trabalhadores, pagar os impostos ao Estado, importar novos input’s por forma a manter a actividade da empresa, etc.. Entre o total das receitas e o total das despesas terá de haver uma diferença positiva porque é necessário remunerar sócios e accionistas, investir em novos equipamentos, etc.. É através da constante satisfação dos clientes que esta realimentação é garantida ao longo do tempo.

Energia Informação Constragimentos Mão-de-Obra Matérias-Primas Capitais Etc.

Realimentação (Feedback)

Produtos Serviços

Tranformação

Empresa (Importa)

Entrada (Input)

Meio Ambiente (Exporta)

Saída (Output)

IEFP I. A EMPRESA


I 8

3. OBJECTIVOS DA EMPRESA

A eficácia de uma empresa é determinada pelo grau em que atinge os seus objectivos. São objectivos fundamentais de qualquer empresa: a obtenção do lucro, a sua sobrevivência, o seu crescimento no mercado, a satisfação dos interesses dos diferentes grupos com ela relacionados: clientes, fornecedores, trabalhadores, accionistas, Estado ou outros.

O que é um objectivo?

É uma situação desejada pela empresa, ou seja, é o que a empresa quer.

De que servem?

De guia para a actividade da empresa, isto é, todos sabem para onde se quer ir.

De padrão, porque é através da sua consecução que se pode avaliar a eficácia da empresa.

Os objectivos resultam de uma visão futura. São alvos que a empresa procura atingir.

Os objectivos da empresa não são estáticos evoluem, reajustando-se às alterações do meio ambiente e aos interesses dos vários grupos com ela relacionados.

Quadro esquemático do sucesso organizacional

Satisfação dos Trabalhadores

Satisfação dos Clientes

Satisfação da Comunidade

Satisfação dos Gerentes ou Administradores

Satisfação dos Sócios ou Accionistas

Satisfação dos Fornecedores

Satisfação do Estado Satisfação das Instituições

de Crédito e outras

Sucesso Organizacional

I. A EMPRESA IEFP


I 9

Os objectivos podem dividir-se em dois grandes grupos:

• Económicos;

• Sociais.

Objectivos Económicos

Concretização do conceito do lucro através de um exemplo distinguindo-se a componente receita total e custo total e a sua importância para a sobrevivência e crescimento da empresa.

• Gerar resultados positivos LUCRO- que lhe permitam a remuneração do capital investido, isto é, consiga garantir um rendimento àqueles que nela investiram.

• LUCRO = RECEITAS TOTAIS – CUSTOS TOTAIS

• Crescer – a empresa cresce quando consegue aumentar o negócio: produzir mais, conquistar mercado, etc.. Tudo isto acontece vendendo mais, mas garantindo margens compensadoras a longo prazo, isto é, vendendo cada produto por um preço competitivo mas que compense o que foi gasto na sua produção.

• Adaptar-se – considerando as diversas alterações ambientais e o ritmo a que as mesmas acontecem, quer a nível global (conhecimentos, tecnologia, comunicações, etc.), quer a nível específico de cada empresa (necessidades e características dos clientes, competição de mercados, e outras). São fundamentais a inovação, a flexibilidade e a qualidade.

Objectivos Sociais

São muitos os grupos que interagem com a empresa com necessidades e interesses próprios e que esperam vê-los satisfeitos da melhor forma possível. Os principais grupos de colaboradores são:

Colaboradores

Trabalhadores

Sócios ou Accionistas

Administração ou Gerência

IEFP I. A EMPRESA


I 10

• Outros grupos afectados pela empresa:

Poder-se-á facilitar a compreensão da consecução dos objectivos sociais através da resolução do exercício “Automóveis S.A.” do guia do formando.

Grupos

Clientes

Comunidade

Fornecedores

Instituições de Crédito

Outras Entidades

Estado

I. A EMPRESA IEFP


I 11

4. RECURSOS DA EMPRESA

Pretende-se com este objectivo dar a conhecer quais são os meios ou recursos utilizados pela empresa de forma a atingir os seus objectivos.

O que são Recursos?

São os meios que a empresa utiliza para atingir os seus objectivos.

A gestão integrada dos recursos vai-lhe permitir disponibilizar um produto final, um bem ou um serviço, a um custo mínimo possível, garantindo a máxima satisfação para todos os clientes que se encontram ligadas quer interna, quer externamente à empresa.

Dever-se-á ilustrar os recursos que concorrem para a produção de um bem ou prestação de serviços através de exemplos, tendo-se o cuidado de destrinçar no caso dos recursos financeiros entre os capitais próprios e os capitais alheios.

Recursos da Empresa

Recursos Materiais

Recursos Humanos

Recursos Financeiros

IEFP I. A EMPRESA


I 12

5. CRITÉRIOS DE CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS

Com este capítulo pretende-se chamar a atenção dos formandos para a necessidade que existe em processar um grande número de informação estatística, que serve de análise e consequente apoio à tomada de decisões.

Para tal é necessário agrupar a informação disponível de forma a que esta seja comparável, pretende-se dar uma visão geral dos vários critérios de classificação de empresas. É importante chamar a atenção dos formandos para as características específicas do tecido empresarial Português.

Critério da Dimensão

O critério da dimensão não é uniforme embora o mais utilizado seja o número de trabalhadores ao serviço da empresa. Assim teremos:

• Pequenas empresas: Menos de 250 Trabalhadores.

• Médias empresas: Entre 250 e 500 Trabalhadores.

• Grandes empresas: Mais de 500 trabalhadores.

É no grupo das pequenas empresas que se insere a maior parte do tecido empresarial português.

Como se pode verificar pela análise da informação disponibilizada pelos Mapas dos Quadros de Pessoal relativos ao ano de 1996 (quadro seguinte), 81,3% das empresas não empregam mais que 9 pessoas e somente 0,15% se podem considerar grandes empresas:

Dimensão Número de

Empresas Média de

Empregados por

Empresa Até 9 pessoas 154059 3

De 10 a 19 pessoas 18734 13 De 20 a 49 pessoas 10821 30 De 50 a 99 pessoas 3334 69

De 100 a 199 pessoas 1479 138 De 200 a 499 pessoas 722 297

500 e mais pessoas 292 1424

Total 189441 11

Fonte: Quadros de Pessoal - 1996 (Ministério do Trabalho e da Solidariedade)

I. A EMPRESA IEFP


I 13

Critério do Sector de Actividade

A classificação mais utilizada é da autoria de Colin Clark que considera existirem três sectores de actividade diferenciados. Vejamos quais são:

Sector Primário - Este sector integra as actividades extractivas, isto é, aquelas em que se retiram produtos do mar, do solo ou subsolo. Exemplo: pesca, agricultura, pecuária, minas, etc..

Sector Secundário - Neste sector incluem-se as actividades de transformação, isto é, aquelas que utilizando as matérias primas extraídas da natureza produzem bens necessários no nosso dia a dia. Exemplo: metalúrgicas, cimento, construção naval, vestuário, calçado, etc.. É comum subdividi-las em indústrias pesadas e ligeiras.

Sector Terciário - Finalmente, este sector engloba todas as restantes actividades, adquirindo maior ênfase, os serviços. Exemplo: escolas, os bancos, as empresas de seguros, os hospitais, os estabelecimentos comerciais, os operadores telefónicos, etc..

É, concretamente, o caso do conceito de ramo de actividade. As empresas são agrupadas em conjuntos muito mais restritos e homogéneos facilitando, assim, o seu estudo comparativo.

Distribuição das empresas por actividade e número de trabalhadores ao serviço:

Actividade (CAE) < 10 10 A 19

20 a 49

50 a 99

100 a 199

200 a 499 > 499

Agricultura, produção animal, caça e silvicultura. 6031 534 235 53 24 2 0

Pesca. 107 47 25 8 2 3 1 Indústrias extractivas. 458 149 101 26 11 1 1 Indústrias transformadoras. 22911 6006 4688 1738 788 423 132 Produção e distribuição de elect., gás e água. 47 11 5 1 3 0 8

Construção. 16562 2416 1133 297 133 57 28 Comércio; reparação de viaturas e bens de consumo. 57947 5027 2235 490 190 61 26

Alojamento e restauração. 20498 1526 516 133 46 32 10 Transportes, armazenagem e comunicações. 4508 521 342 112 61 24 16

Actividades financeiras. 749 132 134 45 21 12 25

Fonte: Mapas de Pessoal - 96 (MTS)

IEFP I. A EMPRESA


I 14

Actividade (CAE) < 10 10 A 19 20 a 49

50 a 99

100 a 199

200 a 499 > 499

Activ. Imobiliárias, alugueres e serv. Prestados às empresas. 11747 956 431 138 89 48 30

Adm. Pública, defesa e seg. Social obrigatória. 87 49 16 3 1 1 1

Educação. 1180 442 293 76 38 20 1

Saúde e acção social. 4562 544 497 155 53 22 6

Outras activ. de serv. colectivos, sociais e pessoais. 6664 373 170 59 19 16 7

Organ. internacionais e inst. Extra territoriais. 1 1

TOTAL 154059 18734 10821 3334 1479 722 292

Fonte: Mapas de Pessoal - 96 (MTS) (Continuação)

Critério Geográfico

No quadro que lhe apresentamos, de seguida, encontra o número de empresas por distrito, bem como a sua contribuição para o total do emprego (em termos percentuais):

Distritos Núm. de Empresas Pessoas ao Serviço (Em %)

Aveiro 14202 8.6 Beja 2999 0.9 Braga 16027 9.7 Bragança 1862 0.5 Castelo Branco 3893 1.7 Coimbra 7249 3.6 Évora 3353 1.4 Faro 9591 3.5 Guarda 2880 1.1 Leiria 9435 4.5 Lisboa 49616 28.7

Fonte: Mapas de Pessoal - 96 (MTS)

I. A EMPRESA IEFP


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Distritos Núm. de Empresas Pessoas ao Serviço (em %) Portalegre 2421 0.9

Porto 31593 19.9

Santarém 8498 3.7

Setúbal 12223 6.1

Viana do Castelo 4825 1.8

Vila Real 2906 1.0

Viseu 5868 2.4

TOTAL 189441 100

Fonte: Mapas de Pessoal - 96 (MTS) (Continuação)

Critério da Propriedade

Este critério de classificação das empresas considera a propriedade dos meios de produção.

As empresas pertencem aos sócios, isto é, os meios necessários à sua actividade surgem em boa parte pelo investimento que aqueles fazem.

Quando se fala em sector privado, público ou em cooperativas, estamos a dizer que os sócios dessas empresas são, respectivamente:

• Comerciantes em nome individual ou sociedades comerciais, cuja actividade se rege pelo Direito Comercial (o Direito Comercial será objecto de um módulo específico ao longo deste curso).

• O Estado ou outras pessoas colectivas de direito público, regendo-se a sua actividade por um estatuto especial, aplicando-se o direito comercial apenas de forma supletiva. Podem ser criadas pelo Estado, resultar da transformação de um organismo público, aquisição pelo Estado do capital social de uma sociedade comercial privada (expropriação) ou, finalmente, pelo exercício da autoridade do Estado (nacionalização).

• Associados que contribuem com bens e serviços para através da cooperação e interajuda assegurarem a satisfação, sem fins lucrativos, das suas necessidades económicas, sociais ou culturais. Regem-se pelo código cooperativo. Podem, dependendo dos seus objectivos, ser cooperativas de crédito, consumo, etc..

IEFP I. A EMPRESA


I 16

As Multinacionais

Finalmente, uma breve referência a uma categoria de empresas que convivem connosco diariamente: as multinacionais.

O que são multinacionais?

São empresas cujo capital é detido por outras empresas ou grupos que actuam em vários países ou em vários continentes. São, normalmente, detentoras de marcas globais, isto é, produtos que são comercializados em todo o mundo com a mesma marca.

Exemplos:

Basf, Ldª., Carrefour, S.A., Texas Instruments, Ldª., Asta Médica, Ldª., Matutano, S.A., etc..

I. A EMPRESA IEFP


I 17

6. PEQUENAS, MÉDIAS E GRANDES EMPRESAS

Como verificou, logo no primeiro critério que abordamos, a qualificação de uma empresa como pequena média ou grande, não é consensual.

No quadro que se segue, pode encontrar empresas com relativamente poucos trabalhadores ao serviço e cujo volume de vendas ou resultados deixam transparecer bons desempenhos, pelo que o adjectivo “pequenas” não será o mais adequado para as classificar.

Empresa Vendas Resultado

Líquido Número de

Trabalhadores

Mobil Oil Portuguesa, SA 133035 1609 210

Cimpor, SA 66253 19445 108

Siva, SA 63924 1585 182

Tejo Energia, SA 40582 947 9

Fonte: Revista Exame - Melhores & Maiores 97

Hoje, é normal que uma empresa, através de adequadas opções de gestão, consiga, elevados volumes de vendas com um baixo número de empregados.

Como?

Recorrendo a contratos de prestação de serviços com outras empresas que, a montante ou a juzante do seu processo produtivo, lhe asseguram partes da sua operação. Esta opção tem associada vantagens e desvantagens que são mais facilmente percebidas através do exemplo da empresa Z.

Exemplo:

A empresa Z produz e comercializa determinado produto. Celebra com várias empresas contratos através dos quais estas se comprometem a fornecer-lhe os vários componentes para o produto, nas quantidades, qualidade e datas pré-definidas. A empresa Z apenas procede à montagem do produto final.

Seguidamente, a venda e distribuição são asseguradas por uma rede de agentes. Provavelmente, em épocas de mais trabalho recorre a uma empresa de trabalho temporário para obter a mão de obra de que necessita. Para garantir a segurança das suas instalações, contrata os serviços de uma empresa especializada.

IEFP I. A EMPRESA


I 18

Esta opção de gestão tem, vantagens e desvantagens, como é fácil de entender. Nas primeiras podemos encontrar: a redução dos custos fixos, a diminuição dos custos de produção, etc.. Por outro lado, a empresa está fortemente dependente de terceiros para atingir os seus objectivos, perdendo o contacto directo com o mercado, etc..

As PME´s (Pequenas e Médias Empresas)

O conceito foi introduzido pelo IAPMEI (Instituto de Apoio ás Pequenas e Médias Empresas Industriais) e pela legislação que regulamenta a concessão de apoios a este tipo de empresas.

Neste contexto, são consideradas PME’s as empresas que simultaneamente cumpram os seguintes requisitos:

• Tenha até 500 empregados. Poderá ter até 600 empregados no caso de trabalhar por turnos;

• Tenha um volume de vendas anuais não superior a 11.971.150 €;

• Não possua nem seja possuída em mais de 50% por outra empresa.

Como se verifica, de acordo com este critério, são já vários os aspectos a considerar, para classificar uma empresa como pequena, média ou grande: o número de trabalhadores ao serviço, o volume de vendas e a propriedade do seu capital.

A não verificação de qualquer uma destas três condições, situa de imediato a empresa em questão, no lote das grandes empresas.

Empresa Fornecedora

Componentes 2

Empresa de Segurança

Empresa de Distribuição

AGENTES

Empresa Fornecedora de

Mão-de-Obra

Empresa Fornecedora

Compenente 1

Empresa de Publicidade e

Marketing

Empresa Z

I. A EMPRESA IEFP


I 19

Resumo

• O Homem lutou desde sempre pela sua sobrevivência.

• Inicialmente, retirava directamente da natureza tudo o que necessitava para viver.

• Posteriormente, procurou terras mais férteis e agrupou-se, desenvolvendo a agricultura e a criação de gado com o auxílio de instrumentos que entretanto fabricou.

• Foi nesta fase que surgiram as primeiras unidades económicas.

• Na moderna sociedade em que vivemos quase todo o processo produtivo é realizado dentro das organizações. Produzem-se bens ou serviços através da combinação dos factores elementares de produção - terra e recursos naturais, trabalho e capital.

• As empresas funcionam como sistemas abertos, buscando inputs do ambiente externo e convertendo-os em outputs que retornam ao meio ambiente. Por sua vez, estes outputs proporcionam a retroalimentação necessária para a aquisição de novos inputs.

• Perseguem uma multiplicidade de objectivos que se dividem em dois grandes grupos - económicos e sociais.

• Nenhuma empresa é auto-suficiente. Existe uma interacção entre ela e os grupos externos. A sua actividade pressupõe o relacionamento e interdependência com diversas empresas, entidades e pessoas.

• Devem analisar e avaliar a forma como as necessidades e interesses dos diferentes grupos estão a ser satisfeitos, sabendo à partida que eles são muitas vezes incompatíveis e que terão de ser conciliados da melhor forma possível.

• Para o seu funcionamento, as empresas utilizam recursos materiais, financeiros e humanos que são geridos aos diferentes níveis da empresa.

• Podemos, assim, afirmar que, as pessoas se agrupam para formar organizações e através delas alcançar objectivos comuns que seriam impossíveis de alcançar individualmente.

• Comprovamos que não existem critérios de classificação das empresas, que só por si, nos permitam caracterizar o tecido empresarial português. Daí que conceitos como o de PME, ao combinarem vários indicadores, nos dão uma visão mais próxima da realidade.

IEFP I. A EMPRESA


I 20

Questões e Exercícios

1 - Explique como surgiram as primeiras unidades económicas.

2 - Dê exemplos de empresas que se dediquem:

2.1 - à produção de bens;

2.2 - à prestação de serviços;

2.3 - à comercialização de bens.

3 - Recorrendo à informação até agora recolhida, dê o seu conceito de empresa.

4 - Aponte as razões que levam a considerar a empresa um Sistema Aberto.

5 - Comente a seguinte afirmação:

“O sucesso organizacional decorre, somente, da satisfação dos trabalhadores.”

6 - Qual a utilidade de tipificar as empresas recorrendo a diferentes critérios?

7 - Escolha um dos critérios de classificação de empresas que estudou e diga, sumariamente, em que consiste.

8 - Explique o conceito de PME.

9 - Analise o quadro seguinte ou outros que encontrou ao longo desta unidade temática e comente a frase: “Portugal é um país de micro-empresas”. Justifique a sua resposta com dados concretos.

I. A EMPRESA IEFP


I 21

Número de pessoas ao serviço nas empresas, por actividade e segundo a dimensão: Actvidade < 10 10 a 19 20 a 49 50 a 99 100 a 199 200 a 499 > 499 Agricultura, produção animal, caça e silvicultura

18060 6966 7052 3492 3339 676 0

Pesca 404 652 693 594 368 747 1046 Indústrias extractivas 1911 1982 2966 1707 1555 209 1037 Indústrias transformadoras 92738 81336 143872 120271 108724 125117 129983Produção e distribuição de elect., gás e água

217 147 149 66 369 0 16417

Construção 60140 31997 33757 20420 18547 17470 29246 Comércio; reparação de viaturas e bens de consumo

188508 66040 65981 33162 25860 17275 38660

Alojamento e restauração 66424 19935 15023 9130 6409 9713 9933 Transportes, armazenagem e comunicações

14100 6970 10149 7826 8392 7717 75216

Actividades financeiras 2444 1786 3993 3184 3187 3962 65856 Activ. imobiliárias, alugueres e serv. prestados às empresas

36164 12485 12801 9338 12367 14635 34643

Adm. pública, defesa e seg. social obrigatória

370 660 467 189 131 208 527

Educação 5461 6095 8602 5177 5131 5662 604 Saúde e acção social 14551 7432 14863 10587 7113 5742 4657 Outras activ. de serv. colectivos, sociais e pessoais

18860 4830 4993 4176 2826 4973 8092

Organ. internacionais e inst. extra territoriais

1 19

Total 520353 249332 325361 229319 204318 214106 415917

Fonte: Mapas de pessoal - 96 (MTS)

10 - O que entende por empresa multinacional?

IEFP I. A EMPRESA


I 22

Resoluções

1 - O Homem, na fase produtora, dedicou-se à criação de gado e à produção de bens agrícolas. Assim que a obtenção desses bens começou a ultrapassar as necessidades do grupo, decidiu negociar os produtos excedentários, surgindo, desta forma, as unidades agrícolas.

2 -

2.1- Indústria de plásticos.

2.2- Clínicas médicas.

2.3- Hipermercados.

3 - É um conjunto estruturado de factores de produção (recursos naturais, trabalho, capital), que são utilizados pelo empresário para produzir bens e serviços.

4 - Entende-se que a empresa é um sistema aberto na medida em que deve escolher as melhores condições possíveis em termos de: matéria-prima, mão-de-obra, meios financeiros e outros (inputs), que vai procurar transformar para colocar no mercado produtos ou serviços (outputs), para serem consumidos ou utilizados.

5 - Não se pode considerar a afirmação correcta na medida em que o sucesso da organização não passa, exclusivamente pela satisfação dos trabalhadores, mas sim pela satisfação do conjunto dos grupos que com ela se relacionam, designadamente dos clientes, dos sócios e accionistas, dos fornecedores e restantes entidades.

6 - Quando somos obrigados a estudar ou a analisar um grande volume de informação sentimos algumas dificuldades porque apesar das nossas imensas capacidades, somos seres humanos. Assim, a tendência natural é agrupar os objectos do nosso estudo em grupos com características semelhantes. É natural que assim seja com os automóveis, com a música ou com as empresas. Para facilitar o estudo das empresas surgiram alguns critérios, isto é, consideraram-se aqueles aspectos que as marcam definitivamente, como a dimensão, o sector de actividade, a localização geográfica ou a propriedade.

7 - Se escolhermos o critério da dimensão, classificamos as empresas de acordo com o número de trabalhadores que mantêm ao serviço. Assim, as empresas com menos de 250 trabalhadores são consideradas pequenas, aquelas que empregam entre 250 e 500 pessoas classificam-se como médias e, finalmente, serão grandes empresas se ocupam um número superior a 500 indivíduos. É ainda frequente utilizar-se o conceito de micro - empresa para aquelas que não ultrapassam os 9 trabalhadores.

8 - O conceito de PME (pequenas e médias empresas) aplica-se às que tenham até 500 empregados, tenham um volume de vendas que não ultrapasse 11.971.150 € e não possuam ou sejam possuídas em mais de 50% por outra empresa.

9 - Como se pode verificar pelo quadro, mais de metade das pessoas empregadas (61.3%) trabalham em empresas com menos de 100 trabalhadores. Apenas 19.26% trabalham em empresas com 500 ou mais trabalhadores.

10 - O conceito de multinacional aplica-se às empresas que actuam em vários países, comercializando marcas globais, isto é, produtos ou serviços que obedecem a especificações únicas, independentemente do mercado onde são colocados. O seu capital é, normalmente, detido por grande grupos económicos com dimensão mundial.

II. ORGANIZAÇÃO E A ESTRUTURA DA EMPRESA


II. A ORGANIZAÇÃO E A ESTRUTURA DA EMPRESA IEFP

Introdução à Organização Empresarial Guia do Formador Guia do Formando

II 25

Objectivos:

• Explicar o que é um organigrama;

• Listar os elementos que compõem um organigrama;

• Explicar o que é um órgão e as ligações que se estabelecem entre eles;

• Distinguir uma organização formal de informal;

• Explicar o que é uma estrutura;

• Diferenciar os diversos tipos de estrutura;

• Analisar organigramas.

Temas:

1. Organigramas;

2. Organização Formal e Informal;

3. Estrutura;

• Resumo;


• Resoluções.

IEFP II. A ORGANIZAÇÃO E A ESTRUTURA DA EMPRESA


II 26

1. ORGANIGRAMAS

Neste capítulo pretende-se dar a conhecer aos formandos a forma como uma empresa se estrutura em função da sua finalidade e objectivos, e consequente importância em se definir áreas de responsabilidades às quais se afectam recursos necessários e suficientes para os atingir.

Será neste contexto que será introduzido o conceito de organigrama, enquanto representação gráfica de uma organização onde se articulam relações de autoridade, isto é, regras que estabelecem interdependências e permitem saber quem decide o quê; canais de comunicação por onde circula a informação e as instruções.

Definição Organigrama:

É a representação gráfica da estrutura de uma empresa identificando os diversos órgãos e as diferentes ligações que possam existir entre eles num dado momento.

Organigrama:

Qual a sua finalidade?

Proporciona a visualização da estrutura de uma empresa, possibilitando apreender, numa única e rápida análise, os elementos que a constituem e as relações formais que entre eles possam existir.

Direcção Geral

Dir. Financeira Dir. Comercial Dir. Produção



II 27

Vantagens na utilização de organigramas

• Facilita a informação interna e externa;

• Permite a visualização dos elementos que o compõem e das suas interdependências;

• Permite a localização rápida das diferentes funções e a identificação dos responsáveis da empresa;

• Clarifica as relações hierárquicas;

• Facilita o estudo da organização.

Representação Gráfica (retrato) da estrutura de uma organização

Organigrama

Que deve ser

Clara Actual Uniforme Dimensão Adequada

Elementos de um organigrama Órgãos

Ligações (Relações)

Órgão

Ligações



II 28

Órgãos

Os órgãos são, normalmente, representados por rectângulos de tamanho igual. Também se podem representar por barras ou círculos, contudo, estas duas últimas formas não são tão habituais.

Exemplo:

A categoria hierárquica dos órgãos é dada pela posição que os rectângulos ocupam no organigrama.

Para o órgão do topo da hierarquia usa-se, por vezes, um rectângulo de maiores dimensões.

Cada círculo concêntrico representa um nível hierárquico.

No centro fica o órgão de nível hierárquico mais elevado, e à medida que o diâmetro dos círculos aumenta diminui o nível hierárquico.

Divisão

Direcção

Direcção-Geral

Direcção-Geral

• Direcção

• Divisão



II 29

As barras representam os níveis hierárquicos.

Quanto mais á esquerda estiver a barra mais elevada é a posição hierárquica.

Órgão Nível hierárquico

Direcção-Geral Nível 1 ou Topo

Direcção Nível 2 ou Nível Médio

Divisão Nível 3 ou Nível Inferior

Direcção-Geral

Direcção

Divisão

Direcção

Divisão

Direcção

Divisão



II 30

Ligações

As ligações entre os diferentes órgãos são representadas por linhas:

Contínuas para as relações hierárquicas;

Tracejadas para as relações funcionais ou de órgãos de apoio (staff).

A entrada e saída das linhas dos rectângulos faz-se no meio dos lados, inferior e superior.

Exemplo:

A representação dos órgãos de staff e das respectivas ligações aos órgãos assessorados faz-se através dos lados direito ou esquerdo como se pode verificar no exemplo seguinte:

Exemplo:

Órgão assessorado

Órgão Staff



II 31

Esquema dos elementos de um organograma

Órgãos/Serviços

Representados por

rectângulos

Relações / ligações

Representadas por linhas

Contínuas Tracejadas

Relações hierárquicas

Relações funcionais ou

de staff



II 32

Classificação dos Organigramas

Para facilitar o estudo dos organigramas vamos enunciar os critérios de classificação mais utilizados:

Quanto à extensão: Gerais - se representam a totalidade da organização;

De Detalhe ou Parcelares - se reflectem apenas um sector da empresa;

Quanto à Disposição Gráfica: Ramificação vertical

Este é o tipo mais utilizado na representação de estruturas. Os níveis hierárquicos são estabelecidos na horizontal.

Ramificação horizontal

A

b1 b2 b3

C

c1 c2

B

A

c1

b2

b1

B

C

c2

c3



II 33

Esta representação orienta-se da esquerda para a direita. Os níveis hierárquicos são estabelecidos na vertical e na horizontal, as linhas representativas das ligações.

Ramificação mista

É uma combinação dos dois tipos de estrutura anteriormente enunciados. É usado normalmente para solucionar problemas de espaço. A sua interpretação pode ser mais confusa.

OU

A

B

b1

DC

b2

c1

d2

d1

c3

c2

B C

c1

c2

D E e2

e1

e3



II 34

Quanto à informação que proporcionam:

Estruturais - referem a estrutura orgânica do serviço;

Descrição de Responsabilidades - indicam o conjunto das atribuições dos respectivos departamentos;

Nominativa - indicam o nome, categoria e as principais tarefas dos empregados.

Como forma a verificar o acompanhamento da matéria pelos formandos sugere-se a resolução do exercício de classificação dos organigramas do guia do formando.



II 35

2. ORGANIZAÇÃO FORMAL E INFORMAL

Organização Formal

Organização formal é aquela que está planeada e aparece expressa no organigrama, por outras palavras, é a organização estabelecida oficialmente.

A organização formal é bem definida, os cargos são claramente especificados para cada elemento e estabelecem-se canais de comunicação através dos quais a informação flui de forma pré-definida.

É este tipo de organização que vamos estudar.

Organização Informal

Paralelamente à organização formal surge a informal. Esta, emerge espontaneamente e naturalmente entre as pessoas e grupos. Criam-se relações de amizade ou adversidade que não estão representados no organigrama. Normalmente, desenvolve-se através dos contactos que as pessoas estabelecem reciprocamente e é favorecida pela proximidade ou tempo de trabalho em conjunto.

Alguns aspectos que marcam a diferença entre a organização formal e a informal:

FORMAL INFORMAL

Permanece durante o período normal de trabalho;

Pode prolongar-se para além do período normal de trabalho;

Circunscreve-se ao local onde se encontram as instalações da

Organização;

Pode acontecer em qualquer local;

Limita-se, unicamente, aos assuntos da empresa.

Ultrapassa os assuntos da empresa e debruça-se sobre assuntos

pessoais dos elementos envolvidos.

É deste convívio que resultam: a circulação de informação por circuitos não definidos; a troca de pontos de vista entre pessoas de diferentes departamentos; o aparecimento de opiniões e sentimentos colectivos; uma certa forma de fazer as coisas, etc..

Esta realidade designa-se por cultura da empresa e é única, isto é, não há duas iguais. A cultura de uma empresa é a sua “impressão digital”.



II 36

3. ESTRUTURA

A estrutura (habitualmente representada no organigrama) reflecte a organização formal, fundamentalmente a forma como se divide o trabalho entre os diversos órgãos da empresa, se atribui responsabilidade sobre os recursos envolvidos e se confere autoridade para poder tomar decisões.

Assenta no estabelecimento de níveis hierárquicos ou funcionais, que são pré-definidos, reflectem o grau de autoridade delegada e estabelecem os canais por onde fluem as ordens e instruções.

As relações entre os órgãos são determinadas por meio de normas, directrizes e regulamentos da empresa.

Cada empresa estrutura-se em função da sua missão, da sua dimensão e da natureza dos serviços que presta.

Não existem duas empresas idênticas, embora existam certos princípios básicos de orientação no estudo e aplicação da estrutura organizacional.

Definição de Estrutura:

É a forma como os diferentes órgãos ou funções da empresa inter dependem e se articulam.

A estrutura estabelece, assim, a dependência entre departamentos bem como a forma como eles interagem (fluxos de comunicação, relações hierárquicas, poder para decidir, etc.).

Passamos a explicar o que significam os elementos que a constituem:

• Função – conjunto de tarefas a levar a cabo numa determinada área da empresa;

• Órgão – é um centro de responsabilidade com a finalidade de realizar parte dos objectivos globais da empresa;

• Relações Hierárquicas – relações que se estabelecem entre e dentro dos órgãos e que determinam o respectivo grau de subordinação.



II 37

Tipos de Órgãos:

• Básico:

O que integra com carácter efectivo e permanente a estrutura.

• Conselho:

O que embora pertencendo à empresa possuí atribuições específicas, de tipo consultivo, coordenador ou fiscalizador.

• Comissão:

O grupo que, sendo parte da estrutura formal, é integrado por elementos da empresa, constituindo-se com carácter eventual ou periódico.

• Central:

Departamento que integra a estrutura mãe de uma empresa divisionada.

• Externo:

Departamento que faz parte de uma estrutura divisionada. Normalmente duplicada.

• Autónomo:

Dotado de autonomia e, por isso, independente.

Relações entre Órgãos

As relações formais entre os órgãos de uma empresa, podem privilegiar a dependência hierárquica ou dar maior relevo à dependência funcional.

Estes 2 tipos de relações podem existir em simultâneo, porém é necessária uma definição muito clara para não dar origem a conflitos.

Funcionais:

São as relações que se estabelecem entre dois órgãos ou empregados que têm tarefas ou objectivos comuns mas sem que exista uma relação de subordinação. Podem pertencer, ou não, ao mesmo sector pelo que apenas se relacionam em termos de funcionamento.

Hierárquicas:

São relações de obediência e dependência e que obrigam um órgão ou um empregado a desenvolver a sua actividade sob a orientação e direcção de outro órgão ou pessoa.



II 38

Podemos considerar mais 2 tipos de relações entre os órgãos:

Assessoria:

É uma relação de apoio técnico que se traduz na formulação de pareceres.

Fiscalização:

São determinadas pela necessidade de zelar pelo cumprimento de um conjunto de regras. Por exemplo, na realização de auditorias.

Elaboração de Estruturas

Na elaboração de uma estrutura dever-se-á levar em conta os seguintes factores:

• A definição das várias tarefas, responsabilidades e objectivos, bem como o seu agrupamento em direcções, departamentos, secções, etc.;

• A distribuição da autoridade, ou seja, do número de níveis hierárquicos;

• Os circuitos de comunicação.

Não se podem definir estruturas ideais porque cada empresa é uma realidade distinta. A estrutura óptima é aquela que num dado momento e considerando as imensas variáveis presentes, contribui para a eficácia e eficiência da empresa.

Evolução das Estruturas

À medida que uma organização se desenvolve, há uma tendência crescente para a especialização dos órgãos que constituem a sua estrutura. Essa especialização pode ocorrer no sentido vertical ou no sentido horizontal.



II 39

Departamentalização e Hierarquização

Representação esquemática da evolução das estruturas

Baseia-se na diferenciação entre os diferentes tipos de

funções, ou seja, assenta num maior número de órgãos situados ao mesmo nível.

Evolução vertical (Hierarquização)

Baseia-se na autoridade e responsabilidade estabelecendo

novos níveis hierárquicos.

Evolução horizontal (Departamentalização) A

C B D C B

A

A

B C D

b1

D

b2 c1 c2 d1 d2

E



II 40

Tipos de Estruturas

“UM HOMEM SÓ”

Esta estrutura é característica de empresas do tipo familiar em que um único homem, o patrão, assume a gestão. Ele domina e controla todo o negócio: define a estratégia, assegura os contactos com os clientes, supervisiona os operários, etc..

Vantagens:

• Controle global de toda a actividade;

• Autoridade centralizada.

Desvantagens:

• Dependência excessiva da vontade do dono;

• Impedimento ao crescimento e profissionalização da empresa.

Patrão

OperárioOperárioOperárioOperário Operário



II 41

Centralizada

O agrupamento das tarefas é feito por grandes funções. O responsável por cada sector é ao mesmo tempo, um gestor e um especialista, no entanto apenas tem autonomia para aplicar as decisões de curto prazo definidas pelo patrão.

Vantagens:

• Clarifica as responsabilidades e a autoridade hierárquica;

• Pouco dispendiosa em quadros o que a torna mais económica para as pequenas empresas.

Desvantagens:

• Funcionamento da empresa assenta em chefes de grande valor;

• Falta de qualificação da generalidade do pessoal;

• Falta de trabalho em equipa;

• Produtividade baixa;

• Barreira à iniciativa e criatividade dos quadros intermédios.

Patrão

Serviço Auxiliar

Deptº Técnico Deptº Comercial

Gab

inet

e E

stud

os

Fabr

icaç

ão

Con

trolo

Q

ualid

ad

Seg

uran

ça

Est

udos

M

erca

do

Pro

moç

ão

Ven

das

Dis

tribu

ição

Apo

io

Pós

-Ven

da



II 42

Linear

Neste tipo de estrutura cada subordinado depende apenas de um chefe a quem obedece, quer em termos disciplinares, quer no que diz respeito à execução de tarefas.

Este tipo de estrutura defende a máxima especialização.

Vantagens:

• Facilidade de comunicação;

• Rapidez de decisão;

• Definição concreta de responsabilidades;

• Existência da unidade de comando.

Desvantagens:

• Ausência de quadros médios;

• Dificuldades de colaboração e cooperação entre os diversos departamentos;

• Dificuldade de adaptação a novas situações dada a rigidez e inflexibilidade da estrutura.



II 43

Funcional

Este tipo de estrutura caracteriza-se, essencialmente, pela aplicação do princípio da especialização de funções, isto é, favorece a criação de programas e métodos de trabalho específicos.

Vantagens:

• Proporciona o máximo de especialização;

• Permite um melhor controlo técnico, dada a especialização existente em todos os níveis;

• Desenvolve contactos directos entre os departamentos interessados sem ser preciso seguir os canais formais de comunicação, o que a torna mais rápida e com menos possibilidades de distorção.

Desvantagens:

• Dificulta a delimitação de responsabilidades, dada a existência de uma subordinação múltipla que origina, por vezes, orientações contraditórias para um mesmo órgão;

• Dificulta a coordenação;

• Dificulta a comunicação;

• Elevados custos de administração.

A

B1 B2

c1 c2 c3 c4



II 44

Linha e Apoio

Este tipo de estrutura concretiza o princípio das duas linhas, a de decisão e a de apoio, conciliando a unidade de comando com a especialização.

Linha de decisão – traduz a cadeia de responsabilidade pela consecução dos objectivos da empresa e a autoridade para a tomada de decisão.

Linha de conselho – propõe, sugere, mas não decide.

Vantagens:

• Estimula a especialização;

• Estimula a preparação do trabalho;

• Estimula a investigação.

Desvantagens:

• Estrutura dispendiosa;

• Decisões lentas dada a visão parcial de cada especialista;

• Difícil definição de responsabilidades;

• Conflito entre as duas linhas;

• Os “funcionais” transformam as suas sugestões em ordens o que coloca problemas de dupla autoridade.

• A



II 45

Matricial

Estas estruturas têm por base a afectação de recursos a vários projectos pelo que só existem temporariamente e enquanto estes se desenham e implementam.

Vantagens:

• Responde à necessidade das organizações realizarem actividades específicas num determinado período de tempo, envolvendo determinados recursos com especializações díspares;

• Facilita a multidisciplinaridade;

• Satisfaz melhor as expectativas pessoais;

• Facilita a avaliação dos resultados.

Desvantagens:

• Não se aplica a actividades repetitivas e contínuas;

• Menor estabilidade;

• Dupla dependência, o que pode gerar conflitos.

Director

Chefes de Projecto

Serviço A Serviço B Serviço C Serviço D

Projecto 1

Projecto 2

Projecto 3

A1

A2

A3

B1

B2

C1 D1



II 46

Divisional

A dispersão da empresa e/ou a variedade de produtos pode justificar a criação de diversos departamentos específicos para cada família de produtos ou área geográfica.

O titular de cada divisão é responsável por atingir objectivos que lhe são pré-definidos, ou seja, a responsabilidade está ligada aos resultados. Assim, cada chefe deve assegurar a gestão global do seu departamento dentro das orientações definidas pelo topo.

Vantagens:

• Desempenho é avaliado através do sucesso;

• Facilita a coordenação;

• Permite a inovação, o crescimento e a diversificação de produtos.

Desvantagens:

• Dispersa os especialistas pelas várias divisões;

• Provoca redundância e eleva os custos.

Produto A Produto B Produto C



II 47

Resumo

• O organigrama retrata a configuração estrutural da empresa - os órgãos e as relações de interdependência. Existem vários critérios de classificação sendo os mais comuns quanto à extensão, disposição e informação que contêm.

• A empresa deve ser um todo organizado e hierarquizado constituída por organismos menores cada um dos quais englobando diferentes órgãos com várias tarefas e responsabilidades.

• Toda a empresa tem uma estrutura própria que respeita fundamentalmente a forma como se reparte a autoridade e se divide o trabalho, pressupondo a existência de actividades de natureza diferente a desempenhar pelos diferentes órgãos.

• Entre as diferentes partes que compõem a organização existem relações mútuas quer a nível hierárquico, quer a nível funcional.

• A configuração da estrutura decorre da diferenciação das actividades dentro da empresa, obedecendo ao princípio de departamentalização ou, baseada na autoridade e responsabilidade, observando o princípio da hierarquização.

• Os principais tipos de estrutura que estudamos são: “um homem só”, centralizada, linear, funcional, linha e apoio, matricial e por fim a divisional. Todas apontam vantagens e desvantagens. Na prática e face aos contextos próprios de cada empresa é natural que surjam formas combinadas.



II 48


1 -

a) - A empresa ‘”Vestidos e Calças, Ldª” dedica-se à confecção de vestuário de ganga.

É constituída pelas Direcções Comercial, Produção e Financeira. Este último departamento tem a seu cargo o Sector de Contabilidade e o de Tesouraria.

b) - Atendendo à necessidade de a empresa procurar outros artigos que venham a integrar a sua gama de produtos, a Gerência decidiu criar um Sector de Marketing que fica a depender da Direcção Comercial, para além do Sector de Vendas e de Facturação.

Elabore os organigramas representativos das estruturas definidas para as situações descritas nas alíneas a) e b).

2 - Tomando ainda por base a empresa “Vestidos e Calças, Ldª” e sabendo-se que em cada um dos sectores há uma chefia e vários empregados, considere as seguintes situações:

a) - O Director Comercial deu indicação ao chefe do Sector de Vendas para que fosse atribuída ao vendedor da zona centro a Região Autónoma da Madeira.

b) - Devido ao aumento do volume de vendas, o Director Comercial emitiu instruções no sentido de o chefe do Sector de Facturação passar a processar a facturação informaticamente.

c) - Um dos empregados do Sector de Facturação ao fim do dia envia extractos do processamento da facturação para o Sector de Contabilidade.

d) - Quinzenalmente, o chefe do Sector de Vendas apresenta ao Director Comercial um mapa por zonas de vendas.

e) - O chefe do Sector de Vendas envia, semanalmente, ao chefe do Sector de Tesouraria o mapa relativo às despesas de deslocação dos vendedores, a fim de ser processado o seu pagamento.

f) - O chefe do Sector de Marketing autorizou que dois dos seus empregados, por mútuo acordo, trocassem entre si o período de férias.



II 49

Preencha o quadro a seguir indicado, assinalando com um X, consoante considere que se trate de relações hierárquicas ou funcionais:

SITUAÇÃO RELAÇÃO

a)

b)

c)

d)

e)

f)

HIERÁRQUICA

FUNCIONAL

Justifique as respostas.

3 - A empresa “Pneus e Pneus, Ldª” dedica-se à comercialização de pneus.

Esta empresa emprega 45 pessoas, divididas da seguinte forma:

Gerência:

Composta por 3 sócios

Direcção Administrativa-Financeira:

Dependem desta direcção a Contabilidade, Tesouraria e Pessoal: Elementos que a compõem:

1 Director Financeiro;

4 Empregados da Contabilidade;

2 Empregados da Tesouraria;

4 Empregados do Pessoal.

Direcção Comercial:

Esta Direcção integra:

1 Director;

8 Vendedores;

3 Pessoas na área administrativa de vendas;

2 Pessoas na área administrativa de facturação, controlo de entregas, etc..

7 Empregados de armazém.



II 50

Direcção de Aprovisionamento:

Fazem parte dela:

O respectivo Director;

4 Pessoas encarregadas das compras;

1 Pessoa na área administrativa;

4 Pessoas para o controlo de qualidade.

Elabore o organigrama da empresa.

4 - A empresa referida no exercício anterior está, presentemente, a atravessar uma crise financeira tendo decidido integrar a Direcção Aprovisionamento na Direcção Comercial.

Negociou a saída do Director bem como a de 5 empregados, tendo as 4 pessoas encarregues das compras permanecido na empresa com a mesma função.

Elabore o organigrama actual da “Pneus e Pneus, Ldª.”



II 51

Resoluções

1 -

a) Gerência

Dir. Comercial Dir. Produção Dir. Financeiro Contabilidade Tesouraria

b) Gerência

Dir. Comercial Dir. Produção Dir. Financeiro

Marketing Vendas Facturação Contabilidade Tesouraria

2

SITUAÇÃO

RELAÇÃO

a)

b)

c)

d)

e)

f)

HIERÁRQUICA

X

X

X

FUNCIONAL

X

X

X



II 52

a) A indicação dada pelo Director Comercial ao chefe de vendas corresponde a uma relação hierárquica já que é da competência do Director Comercial a ordem dada da atribuição da zona a um determinado vendedor.

b) A indicação do processamento de facturação ser feito informaticamente corresponde, igualmente, a uma relação hierárquica, uma vez que compete ao Director Comercial tomar essa decisão e ordenar que a mesma seja efectivada.

c) A entrega do extracto do processamento da facturação por um dos empregados do sector de facturação ao sector de contabilidade, corresponde a uma relação funcional. Não existe qualquer tipo de subordinação, mas apenas é o cumprimento de uma norma que foi estabelecida internamente.

d) O fornecimento de elementos por um subordinado a um superior hierárquico (chefe de vendas - director comercial), corresponde a uma relação funcional e não a uma relação hierárquica.

e) Os elementos fornecidos pelo chefe do sector de vendas ao chefe da tesouraria, relativo à importância a pagar aos vendedores pelas suas deslocações ao longo do país é, tipicamente, uma relação funcional. A ordem de pagamento é dada pelo director financeiro, do qual depende a tesouraria, e não uma ordem dada pelo sector de vendas que apenas se limita a informar o quantitativo em causa. Quando a tesouraria processa o pagamento, fá-lo em cumprimento de uma ordem emanada do director financeiro, ou até poderá aquele sector estar autorizado a pagar até um determinado montante, previamente estabelecido pelo Director Financeiro.

f) Estamos perante uma relação hierárquica. É ao chefe que compete autorizar a permuta do período de férias, independentemente de ter existido um acordo mútuo.

3 - a) Gerência

Dir.Adm/ Dir.Com Dir.Aprov Fin Contabi- Tesoura- Pessoal Vendas Factura- Armazém Compras Controlo lidade ria ção Qualidade



II 53

4 - a)

Gerência

Dir.Adm/Fin Dir.Com Contabilidade Tesouraria Pessoal Vendas Facturação Armazém Compras

III. FUNÇÕES INTERNAS DA EMPRESA


III. FUNÇÕES INTERNAS DA EMNPRESA IEFP


III 57

Objectivos:

• Definir os objectivos das funções;

• Explicar o conceito de aprovisionamento e de distribuição;

• Identificar os objectivos da função comercial;

• Explicar o ciclo de vida de um produto;

• Explicar a importância da gestão dos recursos humanos;

• Explicar como se articulam as funções face aos objectivos e estratégia das empresas;

• Explicar a importância da função financeira na tomada de decisão;

• Relatar a importância da função administrativa no apoio às restantes funções;

• Identificar os principais objectivos da função direcção;

Temas:

1. Função Produção;

2. Função Logística;

3. Função Comercial;

4. Função Marketing;

5. Função Recursos Humanos;

6. Função Financeira;

7. Função Administrativa;

8. Função Direcção;

• Resumo;


• Resoluções.

IEFP III. FUNÇÕES INTERNAS DA EMNPRESA

Guia do Formando Introdução á Organização Empresarial

III 58

1. FUNÇÃO PRODUÇÃO

Neste capítulo pretende-se explicar a importância das várias funções que constituem uma empresa e de que forma as funções se articulam face aos objectivos e estratégia de uma organização.

Na abordagem inicial desta temática, dever-se-á evidenciar o processo evolutivo das várias funções que actualmente fazem parte de uma empresa, chamando-se a atenção para o facto da maior ou menor profundidade e importância destas numa organização, depende essencialmente do grau de especialização das empresas e dos mercados onde estão inseridas.

Hoje em dia as empresas apresentam as seguintes funções que serão alvo de explicação detalhada:

Direcção

Produção Comercial Recursos Humanos

Financeira Contabilística AdministrativaMarketing Logística



III 59

Produção, é a actividade que cria ou transforma a utilidade das coisas.

Toda a actividade produtiva consiste na combinação da força de trabalho com os meios de produção ou capital, isto é, da habilidade e inteligência do homem com os instrumentos e os recursos que utiliza. Os meios de produção incluem os objectos de trabalho e os meios de trabalho.

Todos estes conceitos são facilmente identificados nas empresas onde exista a transformação de bens. Nas empresas não industriais o sector de produção não é tão nítido, ou pode mesmo não existir. São empresas que compram e vendem os bens, sem que haja transformação.

Objectivos da Função Produção

A missão da função produção é a satisfação das necessidades dos clientes.

As necessidades dos clientes internos ou externos, porque são os destinatários dos produtos (saídas ou outputs);

Os interesses e as dificuldades dos fornecedores, que disponibilizam os meios necessários (entradas ou inputs);

Factores de Produção

Meios de Produção

Força de Trabalho

Capacidade de Trabalho

Objectos de Trabalho Meios de

Trabalho

Matérias Primas

Matérias Subsidiárias Edifícios

Vias de Comunicação

Instrumentos de Trabalho



III 60

Os concorrentes, que disputam os clientes e os fornecedores;

O Estado, que regulamenta a actividade económica;

A gestão adequada dos factores de produção, por forma a garantir uma produção de qualidade e a custos competitivos.

Vejamos como exemplo, uma empresa produtora de veículos automóveis:

Devido a toda esta complexidade de entradas e saídas, existe a necessidade de organizar o trabalho dos diferentes sectores da produção, de maneira a não haver “engarrafamentos ou estrangulamentos”.

Tem de existir uma eficiente gestão dos recursos humanos (horários, turnos, horas extras, número de pessoas em cada sector, definição de funções de cada trabalhador), uma gestão adequada das matérias primas e subsidiárias, e dos meios de trabalho necessários.

ClientesFornecedores Montagem Chassis

Montagem Carroçaria Pintura

Montagem Interiores

Entradas Saídas/Entradas *

Saídas/Entradas *

Saídas/Entradas *

Força de Trabalho - Elemento

H

Meios de Trabalho - Edifícios

- Computadores - Ferramentas

- Máquinas

* Notar que as saídas de um processo de produção são entradas do processo seguinte.

Saídas

M. Primas

- Pneus - Jantes - Estofos - Rádios - Chapa - Volante - Cintos de

Segurança - ...

M. Subsid.

- Água - Electricidade



III 61

2. FUNÇÃO LOGÍSTICA

As empresas procuram, de uma forma contínua, encontrar as melhores formas de organização possível, com vista a racionalizarem os recursos envolvidos na sua actividade.

A rentabilidade da empresa dependerá da sua capacidade em adquirir os recursos que lhe são essenciais nas melhores condições de preço, qualidade e atempadamente, isto é, à medida que deles vai necessitando para o processo produtivo.

Por outro lado, o produto destina-se ao mercado. É preciso fazê-lo chegar ao cliente nos prazos combinados, garantindo a sua qualidade e a preços de transporte que não afectem a sua competitividade.

Finalmente, é necessário que, quer as matérias primas, quer o produto acabado, permaneçam o menos tempo possível nos armazéns porque representam grandes investimentos.

Todas estas questões requerem uma gestão cuidadosa e constituem os objectivos da função logística.

Dependendo da dimensão da empresa e da complexidade do negócio, a função logística pode surgir dividida em duas sub-funções: o aprovisionamento e a distribuição.

O Aprovisionamento

Aprovisionamento, é o conjunto de operações que têm como objectivo assegurar atempadamente aos serviços utilizadores, o fornecimento de materiais, nas quantidades e qualidade exigidas e ao melhor preço.

O termo aprovisionamento é normalmente associado ao departamento de compras de uma empresa. Mas a função aprovisionamento além das compras, integra a gestão de stocks, isto é, a gestão dos artigos e materiais em armazém.

Aquisição de Bens

Bens de Consumo Imediato

Bens destinados a Stock

Aprovisionamento = Compras Aprovisionamento = Compras + Gestão de Stocks



III 62

A função aprovisionamento assume particular importância, porque:

• Em muitas empresas a aquisição de materiais constitui cerca de 40 a 60 por cento da receita total das vendas. Daí, a necessidade de reduzir os encargos com estes factores de produção, sob pena de comprometer a sobrevivência da empresa;

• Os recursos aplicados em stocks, correspondem a compromissos monetários assumidos pela empresa, os quais devem ser cuidadosamente utilizados.

As informações e a documentação que chegam através das compras, são fontes de conhecimento sobre produtos e técnicas, que podem ter uma grande importância no desenvolvimento da empresa.

Num sistema de mercado concorrencial, os preços são determinados pelo próprio mercado através da relação entre a oferta e a procura. Cabe à empresa gerir os seus recursos de modo a conseguir preços de venda para os produtos que oferece, que satisfaçam a procura dos consumidores. Para tal, necessita de obter as melhores condições de compra para as matérias-primas, e praticar uma gestão económica dos seus stocks.

Gestão dos stocks

A gestão correcta dos stocks deve, pelas razões que já analisámos, ser encarada como uma prioridade das empresas, não só no que diz respeito a matérias primas e subsidiárias, mas também relativamente aos armazéns de produtos acabados.

A gestão dos stocks levanta às empresas três tipos de preocupações: a gestão material, a gestão administrativa e a gestão económica.

Vejamos, sinteticamente, em que consistem:

A gestão material dos stocks visa optimizar as condições físicas da armazenagem de produtos e terá que acautelar os seguintes aspectos:

• Assegurar a segurança das pessoas e materiais nomeadamente através da utilização de equipamentos adequados e mão de obra qualificada;

• Procurar que os armazéns se encontrem o mais próximo possível dos principais utilizadores, de modo a minimizar os custos de transporte;

• Garantir que os armazéns estejam correctamente dimensionados e configurados, atendendo à natureza dos bens, às quantidades e condições requeridas de armazenagem, reservando espaços para a recepção e expedição dos materiais.



III 63

A gestão administrativa dos stocks deve assegurar os procedimentos necessários para que em

cada momento se possa saber que produtos existem em stock, quais as quantidades e onde estão colocados. Para ter esta informação permanentemente actualizada e disponível é preciso assegurar o controlo permanente do armazém.

Como?

Registando as entradas e saídas dos vários materiais, de forma a conhecer, sempre, as quantidades existentes de cada artigo em armazém e verificando, periodicamente, se os stocks registados coincidem com o stock real. Existem, hoje, métodos de organização do espaço de armazenagem e programas informáticos que facilitam estas tarefas.

Finalmente, a gestão económica dos stocks consiste em racionalizar o aprovisionamento, isto é minimizar as despesas com a aquisição e armazenagem dos vários materiais em stock.

Como?

Com base nas previsões de vendas e de consumos anuais, devem calcular-se as quantidades necessárias de cada material para que a produção possa satisfazer os pedidos dos clientes.

A gestão económica será tanto mais perfeita, quanto consiga encontrar a quantidade mínima de stocks de tal forma que sejam evitadas as rupturas com as consequentes paragens de produção e os excessos geradores de investimentos improdutivos.

A gestão económica determina qual o nível óptimo de stocks de maneira a que a empresa rentabilize ao máximo os seus recursos.

Empresas há que não constituem stocks. Os custos com a armazenagem e stocks são “transferidos” para os fornecedores.

São elaborados contratos em que o fornecedor se compromete a por ao dispor do cliente as matérias necessárias à produção, no momento exacto em que são precisas.

Este método chama-se just in time e obriga a uma coordenação/cooperação muito estreita entre a produção e o fornecedor, pois uma falha, implica paragens com os prejuízos daí resultantes.

Armazém

Fornecedores

Compra de stocks

Recepção Arrumação

Movimentação de Stocks Departamento

Saída de stocks

Critérios de arrumação:

Frequências de saída Divisão por secções utilizadoras

Características do produto (Peso, volume…) etc



III 64

A Distribuição

A Distribuição é a entrega ao cliente do produto pretendido, na quantidade e momento certos, bem como o fornecimento dos serviços necessários à sua utilização ou consumo pelo cliente.

Estes circuitos podem ser de dois tipos: venda directa ou indirecta. Ambos têm vantagens e desvantagens, dependendo a sua escolha dos aspectos que acabamos de ver.

Circuito de venda directo

Vantagens:

• Optimiza os contactos entre o produtor e o consumidor, facilitando a recolha de informações sobre as suas necessidades e preferências;

• Evita que os intermediários absorvam uma importante parcela do valor do produto;

• Permite um maior controlo sobre as vendas.

Desvantagens:

• Compromete a possibilidade de expandir, geograficamente, o negócio;

• Os custos com a prospecção de mercados é mais elevada;

• Aumentam os custos de distribuição;

• Implica elevados investimentos financeiros.

• Situações em que o circuito de venda directa pode revelar-se o mais apropriado:

• Quando o produto é de alta tecnologia e requer um acompanhamento pós-venda muito específico;

• Quando as encomendas são constituídas, normalmente, por grandes quantidades de produtos;

• Quando os consumidores se encontram geograficamente concentrados.

Produtor

Consumidor

Consumidor

Consumidor



III 65

Circuito de venda indirecta

Aos diferentes caminhos para o produto, designam-se habitualmente por canais de distribuição.

Vantagens:

• Exige menor esforço financeiro;

• Permite a distribuição rentável de produtos de pequeno valor;

• Multiplica os pontos de venda, permitindo uma rápida expansão geográfica;

• Permite uma prospecção de mercados mais eficaz;

• Reparte as despesas de venda e de transporte por um maior número de produtos.

Desvantagens:

• O contacto entre o produtor e o consumidor é prejudicado (quem fica a conhecer o cliente é o distribuidor);

• Aumenta a permanência dos produtos em armazéns, aumentado o risco de perecibilidade dos produtos;

• Aumenta o risco de o produtor perder, repentinamente, importantes volumes de venda.

Também os circuitos de venda indirecta podem, em alguns casos concretos, ser a melhor opção. Vejamos alguns exemplos:

Venda de produtos cuja facturação seja de pequeno valor;

Forte dispersão geográfica dos consumidores;

Produtos em que seja hábito dos consumidores adquirirem pequenas quantidades.

Produtor 1º Intermediário

2º Intermediário

2º Intermediário

Consumidor

Consumidor

Consumidor

Consumidor



III 66

3. FUNÇÃO COMERCIAL

A função comercial:

Incorpora o conjunto de actividades conducentes à venda de produtos ou serviços. Porém, em empresas onde não existam individualizadas as funções de aprovisionamento, marketing ou produção, nomeadamente nas não industriais, pode ser definida como o conjunto de operações de compra e venda de bens ou serviços.

Qualquer empresa visa atingir objectivos que, como já referimos, passam por vender os bens que produzem ou os serviços que prestam, gerando, assim, os recursos financeiros necessários para, não só manter e desenvolver a sua actividade, mas também continuar a satisfazer clientes, empregados, proprietários, etc..

• Ponto crítico de vendas: é o nível de facturação para o qual os proveitos das vendas realizadas pela empresa são iguais aos custos da actividade, não se registando, portanto, lucros nem prejuízos.

Mas o que são os custos das empresas?

• Custos Fixos: São aqueles que a empresa suporta independentemente de estar a produzir. Exemplo: Os salários dos empregados, o aluguer do contador da electricidade, a renda das instalações, etc..

• Custos Variáveis: São aqueles que só se verificam quando a empresa está a produzir, isto é, serão maiores quando a actividade é mais intensa e menores ou nulos se a actividade diminuir ou parar.

Exemplo: A farinha para fabricar o pão, a energia eléctrica gasta na produção, etc..

A partir daquele ponto a empresa começa a ter lucro, isto é, começa a haver uma diferença positiva entre as receitas das vendas dos seus produtos e os custos necessários à sua produção e venda.



III 67

Previsão de vendas:

A função comercial é, assim, de importância primordial na organização interna das empresas. As previsões de vendas, são o suporte da tomada de decisão das outras funções da empresa.

A previsão de vendas é, assim, o “motor” da actividade da empresa, pelo que deve ser o mais objectiva possível. As empresas devem recorrer à análise da informação que possuem e que consta nos:

• Registos de Encomendas;

• Registos de Facturas;

• Conta Corrente de Clientes;

• Relatórios dos Vendedores;

• Consulta periódica de publicações.

Objectivos da Função Comercial

Em síntese, pode dizer-se que o objectivo principal da função comercial é o de atingir o volume de vendas planeado pela empresa.

Além do objectivo principal, a função comercial tem outros objectivos:

Prospecção do mercado - a detecção de novos clientes é essencial para o aumento das vendas da empresa. Informação e comunicação - o vendedor é o principal meio de comunicação entre a empresa e o exterior. O vendedor tem a tarefa de receber e transmitir mensagens do cliente e ao cliente.

Preparação e execução de propostas - a função comercial deve contribuir para a identificação das necessidades do cliente e apresentar propostas que visem satisfazê-las.

Apoio à revenda - por vezes, as empresas não vendem os seus produtos directamente aos consumidores finais.

Função Vendas (Previsão de Vendas) Receitas

Função Produção

Função Financeira

Função Aprovisionamento Despesas



III 68

4. FUNÇÃO MARKETING

Marketing, é o conjunto de actividades efectuadas antes, durante e depois da venda, visando identificar as necessidades dos clientes, divulgar os produtos que a empresa oferece e estudar o seu comportamento no mercado, contribuindo assim, de forma determinante, para que os objectivos planeados sejam atingidos.

Objectivos da Função Marketing

O esquema seguinte apresenta, em síntese, os grandes objectivos da função marketing:

O Mercado Mercado é um conceito que pode ser aplicado a várias realidades: a um dado território, aos produtos ou a ambos. O quadro seguinte exemplifica diferentes possibilidades:

Dimensão do

Território Produto

Território e Produto

Mercado Mundial Mercado de automóveis

Mercado mundial de automóveis

Mercado do Continente Mercado do trigo Mercado Europeu de

Trigo

Mercado do País Mercado de computadores

Mercado Português de computadores

MARKETING

Necessidades do

Mercado

Concepçãodos

Produtos

Divulgaçãodos

produtos

Comportamentodos produtos no mercado



III 69

Quando se fala de Mercado podemos estar a considerar o conjunto dos consumidores efectivos e potenciais e, então, usamos a expressão mercado total, ou estarmos apenas a referir o volume de vendas de um determinado produto durante um período de tempo, o que é habitualmente designado por mercado real.

Mas o mercado não é homogéneo. É constituído por consumidores diferentes em termos de necessidades, desejos, hábitos, poder de compra, motivações, etc..

Daí que seja útil repartir os consumidores por grupos homogéneos ou segmentos de mercado. Vejamos exemplos de segmentação:

Geográficos

-Continente;

-País;

-Região;

-Cidade;

-Clima.

Demográficos

-Nacionalidade;

-Sexo;

-Idade;

-Estatura;

-Peso;

-Dimensão do agregado familiar;

-Composição do agregado familiar.

Sócio-Económicos

-Rendimento;

-Profissão;

-Habilitações;

-Classe Social;

-Religião.

Comportamentais

-Classe Social;

-Religião;

-Política;

-Personalidade;

-Estilo de Vida.

A empresa terá de decidir se quer atingir todos os segmentos do mercado, o que implica uma forte dispersão de esforços e recursos, ou se opta por concentrar a sua acção num, ou num número limitado de segmentos.



III 70

O Produto e o seu Ciclo de Vida. Após a análise ao mercado, é necessário fazer o estudo do produto, de modo a definir as suas características ideais: peso, design, embalagem, preço, qualidade, vida útil, etc..

O comprador adquire algo mais do que um conjunto de atributos físicos do produto, ele compra uma satisfação. O fabricante vende não só o produto, mas também o seu símbolo ou marca. O consumidor compra não só pela necessidade que tem do produto, mas também pelo que ele representa.

Fases do Ciclo do Produto:

Ciclo de Vida do Produto

0

50

100

150

200

250

Tempo

Valo

res

das

Vend

as

Fase I

Fase II

Fase III Fase IV

Fase I (Criação) - Corresponde ao lançamento do produto no mercado e caracteriza-se por:

• O conhecimento e a aceitação do produto praticamente não existem;

• São necessários grandes investimentos em campanhas de promoção;

• As vendas são fracas e progridem lentamente;

• É requerido um esforço intensivo à força de vendas da empresa;

• Desenvolvimento contínuo do produto;

• Concorrência reduzida.

Consumidores

Concepção do produto

Venda do produto

Produção do produto



III 71

Fase II (Crescimento) - Após o lançamento e na sequência dos esforços empreendidos na fase anterior, as vendas crescem a um ritmo intenso. Verifica-se que:

• Excesso de procura em relação à oferta;

• Necessidade de aumentar a capacidade produtiva;

• O esforço para vender é reduzido;

• Surgem produtos concorrentes.

Fase III (Maturidade) - O produto atinge a sua maturidade. As vendas alcançam o seu valor máximo e estabilizam. Esta fase caracteriza-se, fundamentalmente, por:

• Vendas elevadas;

• Elevada capacidade de produção;

• Entrada de produtos concorrentes no mercado;

• Necessidade de campanhas proporcionais fortes.

A fase da Maturidade pode ser subdividida em 3 fases:

• Maturidade de crescimento - crescimento das vendas;

• Maturidade de saturação - estabilidade das vendas;

• Maturidade de declínio - decréscimo lento do ritmo das vendas.

Fase IV (Declínio) - Atingido o apogeu do produto as vendas começam a diminuir. É natural que nesta fase, se verifique:

• A substituição do produto por outro de melhor qualidade;

• Menos procura do produto;

• O abandono do mercado por parte de alguns concorrentes;

• A Comunicação.

De que serve ter um bom produto se ninguém o conhece? É preciso divulgá-lo para que as pessoas o conheçam e comprem.



III 72

Fluxo de comunicação:

O meio mais utilizado pelas empresas para a transmissão de mensagens é a publicidade e pode visar a divulgação do produto ou ter carácter institucional, isto é, quando pretende promover a imagem da empresa. Os meios mais utilizados pelas empresas para fazerem publicidade, são os meios de comunicação social, o correio ou o telefone, cartazes de rua, etc..

Emissor Mensagem ReceptorEnvia Para

Feedback



III 73

5. FUNÇÃO RECURSOS HUMANOS

Como ficou claro ao longo desta unidade temática, as empresas utilizam, qualquer que seja a sua actividade, um conjunto de recursos para concretizar os seus objectivos.

De entre todos eles, as pessoas assumem-se como o mais decisivo porque são elas com a sua imaginação, vontade, inteligência e saber que fazem a diferença entre o sucesso e o não sucesso das empresas.

Como se consegue tudo isto?

• Através de gestores inovadores e bem preparados que se rodeiam de colaboradores qualificados, dotados das competências e das atitudes necessárias à concretização dos objectivos das empresas;

• Garantindo um clima onde a comunicação seja aberta, os valores e as práticas sejam coerentes e alinhadas com os objectivos da empresa.

Porém, no que diz respeito às pessoas, as empresas estão obrigadas a um conjunto de formalismos de caracter administrativo que resultam de imposições legais e que não podem ignorar.

Aspectos administrativos da função recursos humanos

Principais aspectos administrativos:

• Pagamento de salários;

• Imposto sobre o Rendimento das pessoas Singulares;

• Taxa Social Única;

• Outras obrigações legais;

• Ficheiro de pessoal.

A gestão técnica dos recursos humanos

Recrutamento e selecção:

• Fases do processo de recrutamento e selecção;

• Identificar se de facto existe a necessidade de proceder a uma admissão;



III 74

• Definir as tarefas que constituem o posto de trabalho, bem como as competências necessárias para as executar e o perfil desejável do indivíduo a ocupar o posto;

• Definir o pacote salarial e de benefícios que a empresa está predisposta a oferecer;

• Tomada de decisão se o posto será preenchido internamente (promoção/transferência) ou a necessidade de publicar externamente a necessidade de admitir alguém (anúncio);

• Proceder à identificação dos candidatos que reunam os requisitos pré-definidos;

• Implementação de um processo de selecção que permita objectivamente suportar a decisão de escolha de um candidato através de técnicas como: análise curricular, testes profissionais/ psicológicos, entrevistas, centros de avaliação (simulação de situações reais), etc..

Compensação e benefícios:

Após dotar a empresa com os melhores recursos humanos atendendo às preocupações evidenciadas no ponto anterior, outra importante tarefa se coloca aos profissionais desta função empresarial: mantê-los na organização, motivá-los e criar as condições necessárias para que atinjam excelentes níveis de desempenho, contribuindo, assim, para o sucesso da empresa.

Neste sentido, as políticas de compensação e benefícios são uma pedra fundamental. É importante que seja coerente e justa, devendo reflectir:

• A complexidade e a responsabilidade inerente às tarefas que compõem cada um dos postos de trabalho;

• A contribuição individual de cada empregado, isto é, a forma como cada um desempenha as tarefas que lhe foram confiadas, vulgarmente designado por processo de avaliação de desempenho;

• Que em termos de mercado, as condições que a empresa oferece sejam competitivas e aliciantes, de contrário, os nossos recursos humanos serão tentados a trocá-la por outra, deixando-nos mais pobres;

Tarefas: Complexidade e responsabilidade

Política de Compensações e

Benefícios Desempenho

Individual

O Mercado



III 75

A gestão integrada de recursos humanos

A função recursos humanos, como se verifica pelo exposto nos pontos anteriores, assume-se como um apoio a toda a organização, isto é, a todas as restantes funções.

Para que este apoio seja efectivo é necessário que ela seja parte integrante na formulação dos objectivos da empresa e das estratégias desenhadas para os alcançar.

Estes objectivos devem ser partilhados pelas diferentes funções e pelos diferentes actores na organização, de forma clara e objectiva, para que cada um saiba o que se espera dele.

Estará, agora, em condições de entender o que significa, avaliar o desempenho individual. Cada pessoa dentro da organização terá uma contribuição a dar que, somada às contribuições de todos os outros, concretizará as acções definidas com vista à concretização dos objectivos da empresa.

Ao avaliar o desempenho individual, a organização cria condições para o discutir e alterar.

É deste processo que resultam os planos de desenvolvimento pessoal, a procura de novos lugares para pessoas que já não estão a realizar-se com as tarefas que desempenham, a tomada de consciência dos chefes dos pontos fracos da sua coordenação, etc..

Desenvolvimento individual e organizacional

Deste ciclo de gestão do desempenho individual resulta, como verificou, um diagnóstico das necessidades de mudança na organização. A empresa sabe o que pretende atingir, verifica se está, ou não, a consegui-lo, discute abertamente as razões dos desvios e estabelece planos de correcção por forma a melhorar continuamente.

Se no final da avaliação do desempenho individual não existir esta fase de discussão (feedback) correr-se-á o risco de comprometer todo o processo. É preciso que o trabalhador fique com um conhecimento exacto de como a empresa “vê” o seu desempenho, receba sugestões de melhoria e conceba, em conjunto com a sua hierarquia, um plano de desenvolvimento pessoal e profissional que lhe permita, no futuro, atingir melhores níveis de desempenho.

No final deste ciclo, a empresa terá um conhecimento detalhado das necessidades de desenvolvimento dos seus recursos humanos e estará em condições de desenhar um plano das acções a implementar com vista a obter as mudanças desejadas.

Nas empresas as pessoas, terão assim, consciência do que se espera delas, sentem que têm todo o apoio necessário para a concretização dos seus objectivos, acreditam que têm a possibilidade de crescer e de se desenvolverem pessoal e profissionalmente. Por outro lado, a empresa contará com pessoas motivadas capazes de desempenhos excelentes e será, também, beneficiada.



III 76

6. FUNÇÃO FINANCEIRA

A função Financeira tem a seu cargo conseguir o equilíbrio entre a obtenção dos recursos financeiros necessários à actividade da empresa e a sua aplicação, pelo que lhe cabe um papel privilegiado na análise do desempenho da empresa.

A função financeira necessita de informação, que permita ter uma visão global e particular da situação financeira da empresa. A contabilidade surge como um apoio da função financeira, pois é da sua responsabilidade a elaboração das demonstrações financeiras fundamentais - O Balanço e a Demonstração de Resultados, entre outros.

Vejamos alguns mapas, em que a função financeira se apoia para a tomada de decisão:

• O balanço é um documento que revela, a posição patrimonial da empresa, expressa nos bens e direitos (Activo) que a empresa possui e nas obrigações (Passivo), isto é, o que a empresa deve a outras entidades. Os capitais próprios ou seja o valor liquido da empresa, são dados pela diferença entre o valor dos bens e direitos e o valor das obrigações..

A equação fundamental do balanço é a seguinte:

Activo = Passivo + Capitais Próprios Donde se obtém o valor liquido da empresa:

Capitais Próprios = Activo - Passivo Balanço na Perspectiva Financeira

Aplicação de fundos Origem de fundos

ACTIVO CAPITAL PRÓPRIO E PASSIVO Capitais Activo ou Imobilizado Capital próprio próprios Capital fixo Capitais Circulante Passivo permanentes Dividas a terceiros Existências Médio e longo prazo Capitais Activo ou Realizável Dividas de terceiros: alheios Capital Médio e longo prazo Dividas a terceiros Exigível de Circulante

Curto prazo Curto prazo curto prazo

Disponível Depósitos bancários e

caixa



III 77

• A Demonstração de Resultados, é um documento que, tal como o nome indica, explica como surge o resultado liquido da empresa, pois discrimina, por um lado os custos, por outros os proveitos, em determinado período de tempo.

A equação é a seguinte:

Resultados Líquidos (Lucros/Prejuízos) = Total de Proveitos - Total de Custos

Demonstração de Resultados na Perspectiva Financeira + VN Volume de Negócios ( Vendas + Prestação de serviços) Área - CV Custos Variáveis = MB Margem Bruta - CF Custos Fixos Económica = MLB Meios Libertos Brutos = RAJIARP ( Resultados antes juros, impostos, amortizações, reintegrações e provisões - ARP Amortizações, Reintegrações e Provisões = RE Resultado de exploração +/- OR Outros Resultados ( Resultados extraordinários ) Área = RAJI Resultados antes de juros e impostos -CFF Custos financeiros de financiamento =RAI Resultados antes de impostos Financeira -IRC Imposto s/ rendimento colectivo = RL Rendimento liquido

Objectivos da Função Financeira

A função financeira tem como finalidade a maximização da rentabilidade dos activos e a minimização do custo dos passivos, proporcionando aos detentores do capital acréscimo de valor.

Para atingirem estes propósitos, os responsáveis pela função financeira das empresas devem prestar especial atenção aos seguintes aspectos:

• Prever os movimentos financeiros a curto prazo para a determinação do grau de liquidez da empresa;

• Escolher os projectos de investimento para os excedentes financeiros;

• Elaborar planos financeiros de curto, médio e longo prazo.



III 78

7. FUNÇÃO ADMINISTRATIVA

A função Administrativa ocupa-se do registo, processamento e transmissão de informações ou da recepção, expedição e arquivo de documentos em função de regras estabelecidas.

A função administrativa está presente em todas as áreas funcionais, constituindo-se como apoio e suporte a toda a actividade da empresa. Em todas as funções empresariais existe a necessidade de autorizar, documentar e controlar as várias operações, como de resto se tem evidenciado nos pontos anteriores.

As tarefas administrativas resultam de uma actividade regular, a qual implica processos e operações repetitivas. Por muito grande que seja a vontade e o esforço aplicado na racionalização destas tarefas, elas jamais serão eliminadas porque são essenciais à empresa e, muitas vezes, impostas por Lei.

Para evitar o caos burocrático, torna-se essencial definir: o que deve ser registado e quando; quem deve autorizar o quê; quem deve receber a informação e em que prazos; quais os suportes para o registo e circulação da informação; onde e quem deve proceder ao seu arquivo; etc..

A informática colocou ao serviço desta função um conjunto de instrumentos que lhe permitem atingir os seus objectivos de forma mais racional.

Exemplos:

• Correio electrónico para circulação de informação e documentos;

• Reprodução e arquivo de documentos;

• Programas para tratamento de texto;

• Etc..

Não podemos esquecer que todos estes documentos existem porque é necessário registar dados que, mais tarde, serão necessários para suporte das várias decisões que se tomam na empresa.

Um bom sistema administrativo não é aquele que produz muitos documentos, mas o que produz informações úteis, atempadas e facilmente localizáveis.

Processamento de Informação

Documento Tomada de

Decisão

Informação Informação

Informação

Informação

Função Administrativa



III 79

8. FUNÇÃO DIRECÇÃO

A função Direcção, está situada no topo da organização. É da sua responsabilidade a definição dos objectivos gerais (estratégicos) da empresa, assim como a implantação das políticas adequadas que permitam concretizar esses objectivos.

A função Direcção terá que ser capaz de encontrar formas de crescimento e desenvolvimento que lhe permita:

• Ir ao encontro das necessidades dos seus clientes melhorando o seu desempenho e os seus resultados;

• Remunerar os accionista ou proprietários, compensando-os pelos recursos financeiros que colocaram à disposição da empresa;

• Satisfazer e estimular a força de trabalho;

• Contribuir para o desenvolvimento da comunidade em que se insere.

Para o conseguir a equipa de direcção da empresa precisa: ter uma visão e planear o futuro; traduzindo-o em objectivos claros e bem definidos e ser capaz de os transmitir e explicar, liderando toda a organização no sentido da sua concretização.

Só assim, cada empregado, independentemente, do seu lugar na estrutura, compreende qual o papel que vai desempenhar.

Fixar objectivos, só faz sentido, num contexto em que são atribuídos os meios necessários para os atingir. Deste modo, é responsabilidade da Direcção organizar os recursos existentes, criando condições para que todos possam obter sucesso nas tarefas que são atribuídas.

Finalmente, a equipa de Direcção deve acompanhar a execução do estabelecido, controlando prazos, custos e o nível de concretização. Desta forma poderá ter, permanentemente, consciência da situação e decidir fazer as mudanças que se provarem adequadas e necessárias.



III 80

Resumo

• Ao longo desta unidade temática estudámos as grandes funções da empresa e que agregam em si o conjunto das actividades.

• Estudámos as seguintes funções:

• A função produção tem a seu cargo a transformação das matérias-primas em produtos intermédios e finais, de acordo com a programação da procura (necessidades dos clientes) proveniente da área comercial.

• A função logística assegura a disponibilização dos produtos no momento certo, nas quantidades e qualidade desejadas, por um custo mínimo. Esta área da empresa pode ser subdividida em aprovisionamento e distribuição, consoante a dimensão da organização.

• O aprovisionamento, tem como finalidade, a aquisição de matérias primas necessárias à produção, bem como a sua armazenagem.

• A distribuição, faz chegar o produto pretendido aos clientes, através de canais previamente organizados.

• A função comercial estabelece a ligação entre a empresa e os seus mercados, satisfazendo as preferências dos clientes e colocando os bens ou serviços da empresa. A função comercial gera os recursos financeiros necessários ao funcionamento da empresa. A área comercial utiliza um instrumento de análise, o ponto critico das vendas, para apurarem o montante mínimo de vendas a realizar, em valor e, se possível, também em quantidade.

• A função marketing desenvolve actividades que visam o máximo conhecimento dos mercados (actuais e potenciais), para assegurar a venda dos produtos e serviços da empresa. Todos os produtos e serviços têm um ciclo de vida que é importante conhecer e que compreende 4 fases:

Criação;

Crescimento;

Maturidade;

Declínio.

As empresas devem acompanhar atentamente esta evolução, para que, ao primeiro sintoma de dificuldade da venda dos seus produtos, possam substituir, alterar ou inovar, por forma a poderem manter-se em mercado e desenvolver as suas actividades.

A função recursos humanos assegura o recrutamento, a integração, a formação e o desenvolvimento das competências e dos desempenhos dos trabalhadores da empresa, contribuindo para que a componente humana da estrutura organizacional assegure o cumprimento óptimo da estratégia. A função recursos humanos deve exercer influência na estrutura, para assegurar o controlo dos movimentos das pessoas da organização e o funcionamento do sistema de recompensas adequado ao desenvolvimento das carreiras individuais e das actividades da empresa.



III 81

A função financeira, assegura o equilíbrio entre os meios monetários disponíveis e os compromissos financeiros a cumprir pela empresa, por forma a obter a minimização do custo dos passivos e a máxima rendibilidade dos activos. A função financeira tem a seu cargo a contabilidade e as relações fiscais com a empresa, bem como a tesouraria. Compete à função financeira planear e controlar todo o processo de criação de valor da empresa, colocando anualmente à disposição dos accionistas o excedente criado.

A função administrativa está presente em todas as outras funções, como suporte de todas as actividades. No âmbito desta função é feito o registo, manuseamento e arquivo de um vasto conjunto de informação, que deverá estar registada sobre suportes adequados, que permitam assegurar as diferentes operações que se processam numa organização.

Por ultimo foi abordada a função direcção, cuja principal tarefa consiste na definição dos objectivos a alcançar e na coordenação global dos programas. A definição de objectivos deve ser feita de forma clara e concisa e abranger todas as actividades da empresa, por forma a assegurar a sua continuidade e desenvolvimento.

Dirigir uma empresa significa tomar decisões para cumprir a estratégia, mantendo o equilíbrio entre os recursos disponíveis e as necessidades e atendendo aos limites impostos pelas condições próprias da empresa e pela sua relação com os mercados.

Como procurámos deixar claro ao longo desta unidade temática, não é possível destacar uma função como a mais importante da empresa, porque todas são indispensáveis ao funcionamento. A eficiência (máximo desempenho, com mínimos custos e desperdícios) de cada função (ou subvenção) deve contribuir para a eficácia global da organização, isto é, para o integral cumprimento dos seus objectivos estratégicos.



III 82


1. Identifique e descreva sumariamente os meios de produção.

2. Indique qual a função da empresa que tem como finalidade adquirir os recursos a um melhor preço, com qualidade e em tempo útil, assim como fazer a entrega do produto ao cliente dentro do prazo firmado e garantindo a qualidade do mesmo.

3. Diga o que entende por função aprovisionamento.

4. Imagine-se como gestor de uma empresa que fabrica e vende canetas. Diga qual o circuito de distribuição que vai escolher para escoar o seu produto. Justifique a sua escolha.

5. A direcção da empresa Alfabeta pediu ao director comercial a previsão das vendas para o próximo ano.

Mencione as várias fontes de informação que o director comercial deve consultar.

5.1 O Director Comercial apresentou 3 hipóteses (900, 1000, 1100) das quantidades a vender para o próximo ano, com base nos seguintes dados:

Preço de venda unitário 1.200€ Custo Variável Unitário 800€; Custos Fixos 4.000.000€.

Identifica quais as quantidades mínimas que a empresa é “obrigada a vender”.

6. Diga o que entende por função marketing.

7. Enumere e caracterize as fases do ciclo de vida do produto.

8. Indica os meios mais utilizados pelas empresas para fazerem publicidade.

9. Refira sucintamente o que entende por recrutamento e selecção.

10. Diga em que consiste a acção da função financeira.

11. Diga o que entende por função administrativa.

12. Descreva sumariamente a função direcção.



III 83

Resoluções

1 Os meios de produção incluem os objectos de trabalho e os meios de trabalho.

Os objectos de trabalho são as matérias primas que se incorporam no produto final e as matérias subsidiárias utilizadas para o produzir.

Os meios de trabalho são os edifícios, as vias de comunicação e os instrumentos de trabalho utilizados na transformação das matérias primas e subsidiárias no produto final.

2. Função Logística.

3. A função aprovisionamento, é o conjunto de operações que têm como objectivo, assegurar atempadamente aos serviços utilizadores, o fornecimento de materiais, nas quantidades e qualidades exigidas e ao melhor preço.

4. O circuito de distribuição a escolher seria o circuito de venda indirecta.

Justifica-se pelo facto de ser um produto de pouco valor, existir uma forte dispersão geográfica dos consumidores e de ser um produto em que é hábito a aquisição de pequenas quantidades. Assim o esforço financeiro exigido é menor, multiplica os pontos de venda (expansão geográfica).

5. Registos de encomendas;

Registos de facturas;

Conta corrente de clientes;

Relatório dos vendedores;

Publicações de Associações Industriais, Comerciais e Patronais;

Instituto Nacional de Estatística.

5.1

Quant. 9000 10000 11000

Vendas 10.800.000€ 12.000.000€ 13.200.000€

Custos Variáveis

7.200.000€ 8.000.000€ 8.800.000€

Custos Fixos

Resultado

4.000.000€

-400.000€

4.00.000€

0

4.000.000€

400.000€

As quantidades mínimas que a empresa é obrigada a vender são 10.000 unidades



III 84

6. Marketing, é o conjunto das actividades efectuadas antes, durante e depois da venda, visando identificar as necessidades dos clientes, divulgar os produtos que a empresa oferece e estudar o seu comportamento no mercado, contribuindo assim, de forma determinante, para que os objectivos planeados sejam atingidos.

7.

Fase I (Criação) - Corresponde ao lançamento do produto no mercado e caracteriza-se por:

• Conhecimento e a aceitação do produto praticamente não existem;

• São necessários grandes investimentos em campanhas de promoção;

• As vendas são fracas e progridem lentamente;

• É requerido um esforço intensivo à força de vendas da empresa;

• Desenvolvimento contínuo do produto;

• Concorrência reduzida.

Fase II (Crescimento) - Após o lançamento e na sequência dos esforços empreendidos na fase anterior, as vendas crescem a um ritmo intenso. Verifica-se :

• Excesso de procura em relação à oferta;

• Necessidade de aumentar a capacidade produtiva;

• Esforço para vender é reduzido;

• Surgem produtos concorrentes.

Fase III (Maturidade) - O produto atinge a sua maturidade. As vendas alcançam o seu valor máximo e estabilizam. Esta fase caracteriza-se, fundamentalmente, por:

• Vendas elevadas;

• Elevada capacidade de produção;

• Entrada de produtos concorrentes no mercado;

• Necessidade de campanhas promocionais fortes.

A fase da Maturidade pode ser subdividida em 3 fases:

• Maturidade de crescimento - crescimento das vendas;

• Maturidade de saturação - estabilidade das vendas;

• Maturidade de declínio - decréscimo lento do ritmo das vendas.



III 85

Fase IV (Declínio) - Atingido o apogeu do produto as vendas começam a diminuir. É natural que nesta fase, se verifique:

• A substituição do produto por outro de melhor qualidade;

• Menos procura do produto;

• Abandono do mercado por parte de alguns concorrentes.

8. A Comunicação social (Televisão, Jornais, Rádios), o correio, telefone, cartazes de rua, etc..

9. Recrutamento, é um conjunto de acções que procura atrair potenciais candidatos a postos de trabalho (características que os candidatos devem possuir, qual o vencimento, as regalias sociais oferecidas, etc.).

Selecção, é a fase da escolha do candidato “ideal” ao lugar a preencher. São necessários e vários testes (profissionais, psicológicos, médicos, etc.), para suportar a tomada de decisão.

10. A função financeira preocupa-se em conseguir o equilíbrio entre a obtenção dos recursos financeiros necessários à actividade da empresa e a sua aplicação.

11. A função administrativa ocupa-se do registo, processamento e transmissão de informações, expedição e arquivo de documentos em função de regras estabelecidas.

12. A Direcção está situada no topo da organização, define os objectivos gerais da empresa, assim como a implementação das políticas adequadas que permitam concretizar tais objectivos, em suma, responsável pela sobrevivência da empresa.

BIBIOGRAFIA IEFP


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Bibliografia

MADUREIRA, Mário António Soares – “Introdução à Gestão” – Biblioteca de Economia e Gestão, Publicações D. Quixote – Instituto Superior de Gestão

AUBERT-KRIER, Jane – “Estrutura e Organização das Empresas” – Curso Superior de Gestão de Empresas II, Editorial Presença

SILVA, Helder Viegas e MATOS, Maria Adelaide – “Técnicas de Organização Empresarial” – 1 Ensino Secundário, Texto Editora

CHIAVENATO, Idalberto – “Administração de Empresas – Uma Abordagem Contingencial”, McGraw Hill

LENDREVIE, Jacques ; LINDON, Denis; Dionísio, Pedro e Rodrigues, Vicente – “Mercator, Teoria e Prática do Marketing”, Publicações D. Quixote

CAMPOS, Ana Paula; CARDADEIRO, Filomena e ESTEVES, Maria João – Técnicas de Organização Empresarial, Plátano Editora

EXAME EDIÇÃO ESPECIAL NOVEMBRO 1997 – As quinhentas melhores e maiores 1997.

MINISTÉRIO DO TRABALHO E DA SOLIDARIEDADE – Quadro de Pessoal 1996, Colecção Estatística, Departamento de Estatística

LEGISLAÇÃO COMERCIAL, Porto Editora

GLOSSÁRIO IEFP


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Glossário

A Activo ou Capital Fixo São os bens que não são absorvidos totalmente pelo ciclo de exploração. São “bens duradouros”, que têm uma vida superior a 1 ano. São estes bens que constituem o activo da empresa.

Activo ou Capital Circulante Capital que não está investido em bens duradouros; são os bens absorvidos pelo ciclo de exploração Aglomerado Agrupamento de pessoas

Articular Suceder numa ordem lógica

Autoridade Delegada Consiste em um superior hierárquico confiar determinadas tarefas, certas funções ou certos domínios de actividade a um seu subordinado C Capitais Alheios Conjunto de obrigações que a empresa assumiu perante terceiros a curto, médio e longo prazo

Capitais Permanentes Conjunto dos capitais que permanecem na empresa mais que um ano

Capitais Próprios Constituídos pelo capital social e pelos lucros não levantados da empresa

Circunscrever-se Restringir-se a certos limites

Conjunto Estruturado Reunião de pessoas organizadas

Cooperar Colaborar juntamente com alguém

Coordenadamente Organizado dentro de uma certa ordem

Consecução Acto ou efeito de realizar algo

D Disponível É o dinheiro, ou valores imediatamente transformáveis em dinheiro E Exigível a Curto Prazo São os compromissos de pagamento imediato ( menos de 1 ano ) que a empresa assumiu perante terceiros F Fluir Circulação da informação e das instruções G Geração DE FUNDOS Criação de capital

Grossista Detém o controlo físico dos bens que distribui, tem como principal função o armazenamento, manutenção e transporte de produtos I Improvisar Fazer de repente qualquer coisa sem prévia preparação

Ingressar Ser admitido na organização/empresa

Interdependentes Que dependem uma das outras

Intermediário Pessoa ou empresa que está entre o produtor e o consumidor final. Os intermediários reduzem o numero de transacções na venda do produto ao consumidor, ao retirar ao fabricante (produtor) a responsabilidade pela distribuição, liberta-lhe os recursos permitindo uma maior concentração de esforços na melhoria da qualidade dos seus artigos.

R Realizável Inclui todos os valores eventualmente realizáveis num prazo de 1 ano

Retalhista Encontra-se no final do canal de distribuição, são eles que lidam directamente com os consumidores finais do produto.

introduçao a organizaçao empresarial

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