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Módulo 2Interpretação da norma NBR ISO 19011:2002

Requisitos; 5, 5.1,5.2, 5.2.1, 5.2.2, 5.3, 5.3.1, 5.3.2, 5.3.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6, 6.1

Exercícios

5 Gerenciando um programa de auditoria5.1 Generalidades

Um programa de auditoria pode incluir uma ou mais auditorias, dependendo do tamanho, natureza e complexidade da organização a ser auditada. Essas auditorias podem ter uma variedade de objetivos e também podem incluir auditorias combinadas ou em conjunto.

Um programa de auditoria também inclui todas as atividades necessárias para planejar e organizar os tipos e números de auditorias e para fornecer os recursos para conduzi-las eficaz e eficientemente dentro do período de tempo especificado.

Uma organização pode estabelecer mais de um programa de auditorias


Convém que a alta direção da organização conceda a autoridade para gerenciar o programa de auditoria, e estes responsáveis:

- estabeleçam, implementem, monitorem, analisem criticamente e melhorem o programa de auditoria e

- identifiquem os recursos necessários e assegurem que eles sejam providos.

Se uma organização a ser auditada opera mais de um sistema de gestão auditorias combinadas podem ser incluídas no programa de auditoria, e neste caso deve-se prestar atenção a qualificação dos auditores.

Duas ou mais organizações auditoras também podem cooperar entre si para realizar uma auditoria conjunta, neste caso deve-se prestar atenção a divisão de responsabilidades, provisão de recursos, competência da equipe auditora e procedimentos apropriados. Convém que o entendimento a esses pontos ocorram antes do início da auditoria.

5.2 Objetivos e abrangência do programa de auditoria

5.2.1 Objetivos de um programa de auditoria

Convém que sejam estabelecidos objetivos para um programa de auditoria, de modo a direcionar o planejamento e a realização das auditorias. Estes objetivos podem estar baseados nas seguintes considerações:

�prioridades da direção,

�intenções comerciais,

�requisitos de sistema de gestão,

�requisitos estatutários, regulamentares e contratuais,

�necessidade de avaliação de fornecedor,

�requisitos de clientes,

�necessidades de outras partes interessadas, e

�riscos para a organização.

Exemplos:

�Atender requisitos para certificação;

�Verificar conformidade com requisitos contratuais sejam de clientes ou de fornecedores;

�Melhorar.

5.2 Objetivos e abrangência do programa de auditoria5.2.2 Abrangência de um programa de auditoria

A abrangência de um programa de auditoria pode variar e será influenciada pelo tamanho, natureza e complexidade da organização a ser auditada, como também, pelo seguinte:

�escopo, objetivo e duração da auditoria;�freqüência;

�número, importância, complexidade, semelhança e localizações das

atividades;

�requisitos normativos, estatuários, regulamentares e contratuais e outros

critérios de auditoria;

�necessidade para credenciamento, certificação;

�conclusões de auditorias anteriores ou resultado de análise crítica de um

programa de auditoria anterior;

�qualquer questão relativa a idioma, cultura e social;

�preocupações das partes interessadas;

�mudanças significativas para uma organização ou suas operações.

Para as auditorias realizadas pelas certificadoras existem tabelas de número de

funcionários versus dias de auditoria e caso a organização seja multi site, além

disso, uma amostra dos sites deve ser realizada.

5.3 Resp., recursos e proced. do prog. de auditoria5.3.1 Responsabilidades do programa de auditoria

Convém que seja designada a responsabilidade para gerenciar um programa de auditoria a um ou mais indivíduos que tenham um entendimento geral de príncipios de auditoria, da competência de auditores e da aplicação de técnicas de auditoria. Convém que eles tenham habilidades de gerenciamento bem como compreensão técnica e empresarial pertinentes as atividades a serem auditadas.

Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar oprograma de auditoria:

�estabeleçam os objetivos e abrangência do programa,�estabeleçam as responsabilidades e procedimentos e assegurem que os recursos sejam fornecidos,�assegurem a implementação do programa,�assegurem que registros sejam mantidos, e�monitorem, analisem criticamente e melhorem o programa de auditoria.

Praticamente todas as normas de requisitos para sistemas de gestão determinam a elaboração de um procedimento documentado para definição do processo de auditoria devido a importância desta ferramenta para melhoria continua.

5.3 Resp., recursos e proced. do prog. de auditoria5.3.2 Recursos do programa de auditoria

Quando da identificação de recursos para o programa de auditoria, convém que

seja dada consideração a:

�recursos financeiros,

�técnicas de auditoria,

�processos para alcançar e manter a competência de auditores

�disponibilidade de auditores e especialistas,

�abrangência do programa de auditoria, e

�tempo de viagem, acomodação e outras necessidades para se auditar.

Um programa de auditoria tem muitos custos, quando realizamos auditorias

internas temos que retirar os profissionais que atuarão como auditores das

suas atividades e parar os auditados de suas tarefas para receberem a

auditoria.

5.3 Resp., recursos e proced. do prog. de auditoria5.3.3 Procedimentos do programa de auditoria

Convém que os procedimentos contemplem:

�planejar e programar auditorias;�assegurar a competência de auditores e auditores líderes;�selecionar equipes de auditoria apropriadas e designar suas funções e responsabilidades;�realizar auditorias;�realizar ações de acompanhamento de auditoria, se aplicável;�manter registro do programa de auditoria;�monitorar o desempenho e eficácia do programa de auditoria;�informar para a Alta Direção as realizações globais do programa de auditoria.

Para pequenas organizações as atividades apontadas podem ser contidas em um único procedimento.

Normalmente a fragilidade do processo de auditoria interna se deve a competência inadequada dos auditores, por falta de prática na realização de auditorias, porque eles realizam esta atividade apenas de uma a duas vezes ao ano.

5 Gerenciando um programa de auditoria5.4 Implementação do programa de auditoria

Convém que a implementação de um programa de auditoria contemple o seguinte:

�comunicar o programa as partes pertinentes;

�coordenar e programar auditorias e outras atividades pertinentes;

�estabelecer e manter um processo para avaliação dos auditores e o seu

desenvolvimento profissional;

�assegurar a seleção de equipes;

�fornecer os recursos necessários para as equipes;

�assegurar a realização de auditorias de acordo com o programa;

�assegurar o controle de registros;

�assegurar a análise crítica e a aprovação de relatórios de auditoria e

assegurar sua distribuição ao cliente da auditoria e a outras partes

interessadas;

�assegurar as ações de acompanhamento de auditoria, se aplicável.

A agenda dos profissionais envolvidos no processo da auditoria deve ser

conciliada, uma auditoria de sistema de gestão deve ser programada e

acordada entre todos os envolvidos.

5 Gerenciando um programa de auditoria5.5 Registros do programa de auditoria

Convém que sejam mantidos e protegidos registros para demonstrar a implementação do programa de auditoria:

a) registros relativos a auditorias individuais, como

�- planos de auditoria,

�- relatórios de auditorias,

�- relatórios de não-conformidades,

�- relatórios de ação corretiva e preventiva, e

�- relatórios de ações de acompanhamento de auditorias, se aplicável;

b) resultados da análise crítica do programa de auditoria;

c) registros relativos a pessoal de auditoria

�- competência do auditor e avaliação de desempenho,

�- seleção da equipe de auditoria, e

�- manutenção e aperfeiçoamento da competência.

Convém que registros sejam mantidos e salvaguardados

adequadamente.

As normas de sistema de gestão normalmente especificam que os registros

devem ser legíveis, identificados, protegidos, armazenados e recuperáveis e

que tenham o tempo de retenção e a forma de descarte definidos.

5 Gerenciando um programa de auditoriaExemplo

Programa de auditorias internas

Ano 1 Ano 2 Ano 3

Planejamento Jan

/07

Jun

/07

Jan

/08

Jun

/08

Jan

/09

Jun

/09

Dias de auditoria previstos

4 4 4 4 4 4

Alta direção

Gestã

o

Gestão do Sistema

Estrutura organizacional e sistêmica, gestão de mudanças, análise críticas,

conformidade legal, auditorias internas, ações corretivas, preventivas, melhorias,

satisfação e reclamações.

Vendas ��

��

��

Projeto ��

��

��

Aquisição ��

��

��

Expedição ��

��

��

Produção ��

Planejamento ��

Estoque ��

Montagem �� Realização d

o p

roduto

Recebimento ��

Recursos Humanos ��

��

��

Apoio

Manutenção ��

��

��

5 Gerenciando um programa de auditoria5.6 Monit. e análise crítica do programa de auditoria

Convém que a implementação do programa de auditoria seja monitorada e, a intervalos apropriados, analisado criticamente para avaliar se seus objetivos foram alcançados e identificar oportunidades para melhoria. Convém que os resultados sejam relatados a Alta Direção.

Convém que indicadores de desempenho sejam usados para monitorar características, tais como:

�a habilidade da equipe de auditoria em implementar o plano de auditoria,�conformidade com o programa de auditoria e as programações, �realimentação dos clientes de auditoria, auditados e auditores.

Exemplo:As organizações em geral não monitoram o desempenho de seu programa de auditorias, o que é uma pena porque em geral pode-se perceber muitas oportunidades de melhoria.

Vejam no slide a seguir um modelo de monitoramento de um programa de auditoria através de pesquisa de satisfação dos auditados em relação a auditoria realizada>>>>

5 Gerenciando um programa de Auditoria5.6 Monit. e análise crítica do programa de auditoria

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Profissionalismo Valor Agregado Conhecimento Satisfação Geral

Avaliação da auditoria nov/06

1 2 3 4 5

Exemplo de avaliação de um programa de auditoria

5 Gerenciando um programa de Auditoria5.6 Monit e análise crítica do programa de auditoria

Convém que a análise crítica do programa de auditoria considere, por exemplo:

�resultados e tendências do monitoramento,

�conformidade com os procedimentos,

�evolução de necessidades e expectativas de partes interessadas,

�registros do programa de auditoria,

�práticas alternativas ou novas de auditar, e

�consistência no desempenho entre equipes de auditoria em situações

semelhantes.

Resultados de análise crítica do programa de auditoria podem conduzir a

ações corretivas e preventivas e à melhoria do programa de auditoria.

As organizações muitas vezes consideram a tendência do número de não

conformidades identificadas como um indicador da performance do sistema de

gestão, mas quando falamos em NC’s não é a quantidade mas o impacto é que

importa

Exercício

Indique se é verdadeiro ou falso:

1- ( ) Necessidade de avaliar fornecedores e requisitos de clientes podem ser objetivos para a realização de auditorias2- ( ) Devemos avaliar as ações tomadas para eliminação de não conformidades identificadas durante uma auditoria em uma auditoria posterior.3- ( ) Não é necessário reavaliar o programa de auditoria quando ocorrem mudanças organizacionais.4- ( ) Podemos considerar as auditorias internas como um processo que deve ser monitorado para garantir sua eficácia.5- ( ) Pesquisa de satisfação não é uma ferramenta para avaliação de um programa de auditorias.6- ( ) São registros de um programa de auditoria: relatórios de auditorias, relatórios de não-conformidades, relatórios de ação corretiva e preventiva, não são registros de uma auditoria o comunicado enviado pela equipe auditora aos auditados sobre o plano da auditoria e planejamento da auditoria.7- ( ) A equipe auditora de sistemas de gestão têm toda autoridade para a emissão do relatório de auditoria, o auditado não deve ser consultado para obtenção de sua aprovação quanto ao conteúdo do relatório de auditoria.8- ( ) Devem ser mantidos registros da competência dos auditores

Resposta do exercício


1- ( V ) Necessidade de avaliar fornecedores e requisitos de clientes podem ser objetivos para a realização de auditorias2- ( V ) Devemos avaliar as ações tomadas para eliminação de não conformidades identificadas durante uma auditoria em uma auditoria posterior. (também chamada de auditoria de acompanhamento)3- ( F ) Não é necessário reavaliar o programa de auditoria quando ocorrem mudanças organizacionais. (sempre que houver mudanças, seja em sistemas, processos ou estrutura organizacional as auditorias devem ser reavaliadas)4- ( V ) Podemos considerar as auditorias internas como um processo que deve ser monitorado para garantir sua eficácia.5- ( F ) Pesquisa de satisfação não é uma ferramenta para avaliação de um programa de auditorias. (é uma das ferramentas possíveis)



6- ( F ) São registros de um programa de auditoria: relatórios de auditorias, relatórios de não-conformidades, relatórios de ação corretiva e preventiva, não são registros de uma auditoria o comunicado enviado pela equipe auditora aos auditados sobre o plano da auditoria e planejamento da auditoria. (comunicados,planos ou planejamento da auditoria também são registros de auditoria)7- ( F ) A equipe auditora de sistemas de gestão têm toda autoridade para a emissão do relatório de auditoria, o auditado não deve ser consultado para obtenção de sua aprovação quanto ao conteúdo do relatório de auditoria. (deve ser solicitado o de acordo do auditado, faz parte da gestão da auditoria buscar o entendimento do auditado, agora se ele não concordar de forma alguma e não quiser assinar o relatório a equipe deve manter sua posição e emitir o relatório assim mesmo, a não ser que seja convencida do contrário)8- ( V ) Devem ser mantidos registros da competência dos auditores

6 Atividades de auditoria6.1 Generalidades

Seqüência do processo para realização de uma auditoria

Exercício

Indique se é Verdadeiro ou Falso:

1- ( ) Caso a auditoria tenha como critério de auditoria além da norma ISO os

procedimentos da organização é boa prática solicitar estes documentos ao

auditado para avaliação antes da auditoria.

2- ( ) Não podemos utilizar na equipe de auditoria profissionais que não sejam

auditores.

3- ( ) O cliente ou o auditado pode pedir substituição de auditores caso haja

conflito de interesses.

4- ( ) A equipe auditora deve ser independente do processo ou organização

que está sendo auditada.

5- ( ) Uma auditoria de sistema de gestão deve avaliar a eficácia do sistema

em atingir seus objetivos especificados e não necessariamente identificar

áreas do sistema de gestão com potencial para melhoria.

6- ( ) A seqüência do processo para realização de uma auditoria abrange;

definição da equipe, análise de documentos, planejamento da auditoria,

realização da auditoria, elaboração e apresentação do relatório.


Indique se é Verdadeiro ou Falso:

1- ( V ) Caso a auditoria tenha como critério de auditoria além da norma ISO

específica os procedimentos da organização é boa prática solicitar estes

documentos ao auditado para avaliação antes da auditoria.

2- ( F ) Não podemos utilizar na equipe de auditoria profissionais que não sejam

auditores. (podem participar desde que acordado com o auditado:

observadores e auditores em treinamento)

3- ( V ) O cliente ou o auditado pode pedir substituição de auditores caso haja

conflito de interesses. ( e também caso o profissional já tenha demonstrado

falta de ética anteriormente)

4- ( V ) A equipe auditora deve ser independente do processo ou organização

que está sendo auditada. (nunca devemos auditar nosso próprio trabalho)

5- ( V ) Uma auditoria de sistema de gestão deve avaliar a eficácia do sistema

em atingir seus objetivos especificados e não necessariamente identificar

áreas do sistema de gestão com potencial para melhoria. ( a auditoria

também deve buscar oportunidades de melhoria)

6- ( V ) A seqüência do processo para realização de uma auditoria abrange;

definição da equipe, análise de documentos, planejamento da auditoria,

realização da auditoria, elaboração e apresentação do relatório.

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Você não entendeu, você não veio aqui para uma auditoria

Fim do Módulo 2

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