INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL DEL

ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

INSTITUTO DE TRÁNSITO Y

TRANSPORTE DE PITALITO

INTRAPITALITO

12 de Noviembre de 2016 _ 11 de Marzo de 2017

INTRODUCCIÓN

El Instituto de tránsito y transporte de Pitalito INTRAPITALITO Cuenta con un sistema

de Control Interno en operación, respaldado por la alta dirección y en proceso de

madurez y con el dinamismo propio de un ente estatal, por ende en su operación

encontramos AVANCES muy representativos como también encontramos

DIFICULTADES, de las cuales nos ocuparemos en el presente informe dando

cumplimiento a lo reglado en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011, aplicando las

políticas de austeridad del gasto, estrategia cero papel, y la Ley 1712 de 2014, de

transparencia y acceso a la información Pública, Ley 909 de 2004, Ley 1755 de 2015 ,

las pretensiones del Decreto 943 de 2014, y bajo las directrices del Concejo Asesor del

Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y

territorial, y las disposiciones del Departamento Administrativo de Función Pública.

Teniendo como base sus módulos planeación y gestión, evaluación y seguimiento, así

como su eje transversal de información y comunicaciones. Durante los hechos

ocurridos en el periodo comprendido entre el 12 Noviembre de 2016 y el 11 de Marzo

de 2017.

OBJETIVO

Establecer mediante el seguimiento integral e independiente al Sistema de Control

Interno del Instituto de tránsito y transporte de Pitalito INTRAPITALITO, parámetros

que permitan realizar comparativos como marco de referencia en el proceso de

implementación y madurez del Sistema de Control Interno, detallando sus AVANCES y

sus DIFICULTADES encontradas durante el periodo comprendido entre el 12 de

Noviembre de 2016 y el 11 de Marzo de 2017, acorde a los lineamiento del Decreto

743 de 2014, y en especial al artículo 9 de la ley 1474 del 2011, Ley 1712 de 2014 y

su Decreto reglamentario 103 de 2015., Ley 909 de 2004, Ley 1755 de 2015.

ALCANCE

El presente informe resume las actividades desarrolladas por el Instituto durante el

periodo comprendido entre el 12 de Noviembre de 2016 y el 11 de Marzo de 2017,

como producto de los diferentes comités institucionales, las decisiones de la alta

Dirección, los resultados de las auditorías internas y el trabajo en equipo de todos el

personal vinculado, e integra una evaluación integral e independiente a sus módulos:

planeación y gestión, evaluación y seguimiento, así como su eje transversal de

información y comunicaciones.

METODOLOGÍA

La evaluación al Sistema de Control Interno del Instituto de tránsito y transporte de

Pitalito INTRAPITALITO, se realiza bajo las directrices del Departamento

Administrativo de la Función Pública DAFP, atendiendo las políticas del Consejo

Asesor del gobierno nacional en materia de Control Interno para las entidades

territoriales, recopilando las diferentes actividades realizadas por el Instituto durante

el periodo correspondiente, realizando el seguimiento detallado a las dificultades

presentadas en los periodos anteriores.

MARCO ANTONIO URBANO GAVIRIA

Asesor de Control Interno a

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL

INTERNO LEY 1474 DE 2011

ASESOR DE

CONTROL INTERNO

MARCO ANTONIO

URBANO GAVIRIA

PERIODO EVALUADO: 12 de Noviembre

de 2016 al 11 de Marzo de 2017

FECHA DE ELABORACIÓN: 20 de Marzo

de 2017

MODULO PLANEACIÓN Y GESTIÓN

AVANCES:

1. El Instituto de Tránsito y Transporte de Pitalito, realizó el seguimiento al plan de acción de la vigencia 2017, constatándose su ejecución en el 100%

2. INTRAPITALITO, bajo la coordinación de la División Administrativa ejecuta el Programa Anual de Capacitaciones, dentro de las cuales se ha logrado capacitar el personal administrativo y operativo

3. El Instituto realizó el proceso de convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera NIIF y en la vigencia 2017 realiza el mantenimiento y ajustes, especialmente al área de cartera.

4. El comité de coordinación del sistema de Control Interno se encuentra operativizado y a través suyo se aprobó el Plan Anual de Auditorías para la vigencia 2017, el cual se encuentra en ejecución, realizándose los informes de auditoría y sus respectivos seguimientos.

5. El programa de Inducción y Reinducción se ejecuta permanentemente, dando a conocer la Plataforma estratégica, el portafolio de servicios y normatividad en materia de tránsito, así como se enfatiza en el mejoramiento en la atención al ciudadano.

6. Se presentó la evaluación al sistema de Control Interno al Dafp, mediante el diligenciamiento de la encuesta FURAG, se presentó la evaluación del estado del sistema de control interno contable a la CGN y el informe ejecutivo del sistema de control interno a la Contraloría del Huila.

7. El instituto centró sus esfuerzos financieros y canceló anticipadamente el crédito adquirido con Infihuila para la compra del lote.

8. El Instituto contrató un asesor para la construcción del manual de procesos y procedimientos.

9. Las novedades presentadas por Control Interno a la Dirección son atendidas oportunamente, contando siempre con el apoyo decidido para subsanar las dificultades como para fortalecer los avances en busca de la madurez del Sistema de Control Interno.

10. El Instituto participó en la rendición de cuentas del Municipio, en acto público.

11. Se participa activamente en socializaciones pertinentes al tránsito y transporte convocadas por la sociedad civil.

12. Se continua con la implementación de la política cero papel, con la cual se pretende entre otros beneficios la protección del medio ambiente.

13. Se continua con la implementación de la Ley de Transparencia y acceso a la Información pública, Ley 1712 de 2014

14. Se adelanta la implementación de las normas de seguridad y salud en el trabajo, Ley 1562 de 2012.

DIFICULTADES:

1. No se tiene implementada en su totalidad la Ley de 594 de 2000, Ley de Archivo, para lo cual se vinculó un técnico de archivo con el fin de adelantar las acciones necesarias

2. En la planta de personal no se cuenta con un subdirector, situación que limita la gestión del director, como tampoco posee una persona de planta que responda por las funciones de Cobro Coactivo.

MODULO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

AVANCES:

1. Se realiza seguimiento a las políticas de austeridad del gasto, estableciendo patrones para determinar la existencia de picos que puedan afectar negativamente las finanzas del Instituto, en concordancia con la Ley 1474 de 2011.

2. La Asesoría de Control Interno participa en los comités Institucionales 3. Se realiza el seguimiento a las respuestas de los derechos de petición, en

tiempo y efectividad. 4. Se realizó seguimiento al registro y existencia de las resoluciones. 5. Se realiza acompañamiento al proceso de cobro activo. 6. Se realiza la actualización del mapa de riesgos institucional y por procesos. 7. Se construyó el Plan anual Anticorrupción y atención al ciudadano para la

vigencia 2017- EJE DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

AVANCES:

1. Se continúa trabajando en la implementación de estrategias que permitan acercar el instituto al ciudadano.

2. Se capacita permanentemente a todo el personal en el portafolio de servicios prestados por el Instituto.

3. En las jornadas de Reinducción se tratan temas de interés general y transversal en pro de hacer del Instituto un INTRA más humano.

4. El Instituto a través del uso de las redes sociales mantiene informada a la ciudadanía de todos sus planes, proyectos y actividades desarrolladas.

5. Las diferentes dependencias mantienen comunicación permanente mediante el uso del correo institucional.

ESTADO GENERAL DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Instituto de tránsito y transporte de Pitalito INTRAPITALITO, cuenta con un

Modelo Estándar de Control Interno MECI adoptado, en operación y con las

dificultades propias de un sistema dinámico, a cada dificultad encontrada se le viene

dando su respectivo tratamiento en busca de consolidar un MECI que sea la

herramienta orientadora de la ruta hacia la mejor prestación del servicio, cuenta

con el apoyo total de la alta dirección y con un personal expectante al cambio.

RECOMENDACIONES

El Instituto debe continuar con la implementación de la estrategia cero papeles, la implementación de la Ley 594 de 2000 Ley de Archivo, el cumplimiento de lo normado en la Ley 1712 de 2014 Ley de transparencia y acceso a la información.

MARCO ANTONIO URBANO GAVIRIA Asesor de Control Interno a