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Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Bélgica. Telefone: (32-2) 299 11 11. COMISSÃO EUROPEIA DIRECÇÃO-GERAL DA SAÚDE E DOS CONSUMIDORES Saúde Pública e Avaliação de Riscos Legislação em matéria de saúde e questões internacionais INSPECÇÃO DAS ACTIVIDADES DE COLHEITA DE TECIDOS E CÉLULAS E DOS SERVIÇOS MANIPULADORES DE TECIDOS Manual operacional destinado às autoridades competentes Versão 1.0 O presente manual operacional destinado às autoridades competentes foi elaborado unicamente para fins de informação. Não foi objecto de qualquer procedimento de adopção ou aprovação pela Comissão Europeia, não sendo, pois, juridicamente vinculativo.

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Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Bélgica. Telefone: (32-2) 299 11 11.

COMISSÃO EUROPEIA DIRECÇÃO-GERAL DA SAÚDE E DOS CONSUMIDORES Saúde Pública e Avaliação de Riscos Legislação em matéria de saúde e questões internacionais

INSPECÇÃO DAS ACTIVIDADES DE COLHEITA DE TECIDOS E CÉLULAS

E DOS

SERVIÇOS MANIPULADORES DE TECIDOS

Manual operacional destinado às autoridades competentes

Versão 1.0

O presente manual operacional destinado às autoridades competentes foi elaborado unicamente para fins de informação. Não foi objecto de

qualquer procedimento de adopção ou aprovação pela Comissão Europeia, não sendo, pois, juridicamente vinculativo.

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ÍNDICE

Página

1.0 Introdução

2.0 Responsabilidades dos inspectores

3.0 Qualificações e formação

3.1 Habilitações académicas e experiência

3.2 Qualidades pessoais

3.3 Formação de entrada ao serviço

3.4 Formação especializada

3.5 Formação em exercício

3.6 Autorização

4.0 Tipos de inspecção

5.0 Programação das inspecções

5.1 Definição de prioridades para as inspecções de rotina

5.2 Inspecções sem aviso prévio

6.0 Procedimentos de inspecção

6.1 Procedimentos de inspecção – Antes da inspecção

6.2 Procedimentos de inspecção – Durante a inspecção

6.2.1 Reunião de abertura

6.2.2 Inspecção das instalações

6.2.3 Exame dos documentos

6.2.4 Reunião final

6.2.5 Notas da inspecção

6.3 Procedimentos de inspecção – Após a inspecção

6.3.1 Relatório de inspecção e medidas correctivas

6.3.2 Acreditação, designação, autorização ou licenciamento dos

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SMT

7.0 Sistema de gestão da qualidade no serviço de inspecção

7.1 Desempenho do sistema

7.2 Desempenho dos inspectores

7.3 Aptidões dos inspectores

Anexo 1 Colheita e análises aos dadores

Anexo 2 Recepção, processamento, armazenamento e distribuição

Anexo 3 Avaliação dos processos de preparação

Anexo 4 Exame dos relatórios de avaliação dos riscos

Anexo 5 Importação/exportação – Verificação dos requisitos técnicos

Anexo 6 Proposta de modelo de Dossier do Serviço Manipulador de Tecidos (DSMT)

Anexo 7 Proposta de modelo para um formulário de constatações da inspecção

Anexo 8 Proposta de modelo de relatório de inspecção de um serviço manipulador de tecidos

Anexo 9 Proposta de modelo de Dossier do Processo de Preparação (DPP)

Anexo 10 Proposta de modelo de Certificado de Autorização

Anexo 11 Documentos consultados para a elaboração das presentes directrizes

Anexo 12 Abreviaturas e Glossário

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1.0 Introdução

A Directiva 2004/23/CE1 prevê, no seu artigo 7.º, a realização de inspecções e a aplicação de medidas de controlo. O n.º 5 do referido artigo determina que devem ser estabelecidas, de acordo com o procedimento de «comitologia», «directrizes referentes às condições das inspecções e das medidas de controlo e à formação e qualificação dos funcionários envolvidos, a fim de se alcançar um nível congruente de competência e de desempenho».

O presente manual operacional tem por objectivo prestar apoio aos Estados-Membros da UE no âmbito da execução de um conjunto de tarefas reguladoras que devem ser levadas a cabo para assegurar o cumprimento das Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE2 e 2006/86/CE3. O manual abrange:

• A inspecção, a acreditação, a designação, a autorização ou o licenciamento dos serviços manipuladores de tecidos (SMT);

• A inspecção e autorização das condições para a colheita de tecidos e células;

• A inspecção e autorização dos processos de preparação de tecidos e células; e

• A inspecção e autorização das actividades de importação e exportação.

O manual destina-se a apoiar os Estados-Membros que estabelecem tais sistemas reguladores pela primeira vez, mas espera-se que promova igualmente a normalização dos sistemas de regulação já bem consolidados na União Europeia.

O âmbito do presente manual reflecte as três directivas conexas relativas à qualidade e segurança dos tecidos e células humanos utilizados para transplantação ou para a procriação assistida.

1 Directiva 2004/23/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de Março de 2004, relativa ao estabelecimento de normas de qualidade e segurança em relação à dádiva, colheita, análise, processamento, preservação, armazenamento e distribuição de tecidos e células de origem humana (JO L 102 de 7.4.2008, p. 48).

2 Directiva 2006/17/CE da Comissão, de 8 de Fevereiro de 2006, que aplica a Directiva 2004/23/CE do Parlamento Europeu e do Conselho no que respeita a determinados requisitos técnicos aplicáveis à dádiva, colheita e análise de tecidos e células de origem humana (JO L 38 de 9.2.2006, p. 40).

3 Directiva 2006/86/CE da Comissão, de 24 de Outubro de 2006, que aplica a Directiva 2004/23/CE do Parlamento Europeu e do Conselho no que se refere aos requisitos de rastreabilidade, à notificação de reacções e incidentes adversos graves e a determinados requisitos técnicos para a codificação, processamento, preservação, armazenamento e distribuição de tecidos e células de origem humana (JO L 294 de 25.10.2006, p. 32).

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Algumas secções deste manual são pertinentes para os tecidos e células humanos utilizados, por exemplo, como matéria-prima para o fabrico de medicamentos de terapia avançada (ou seja, para terapia genética, terapia com células somáticas e engenharia de tecidos). Nestes casos, são aplicáveis os requisitos de regulação estabelecidos nas directivas supramencionadas em matéria de dádiva, colheita e análise. O Regulamento (CE) n.º 1394/2007 relativo a medicamentos de terapia avançada4 é aplicável com efeitos a partir de 30 de Dezembro de 2008. Recomenda-se aos Estados-Membros que preparem um sistema integrado de gestão das suas responsabilidades de regulação na interface entre o sector dos tecidos/células e o sector dos medicamentos (estatuto das instalações, práticas de inspecção, processo de aprovação, designação, autorização ou licenciamento, rastreabilidade dos materiais e sistemas de codificação).

2.0 Responsabilidades dos inspectores

Os inspectores devem ser claramente mandatados por escrito pela autoridade competente para a tarefa específica a realizar e estar munidos de uma identificação oficial. Devem recolher a informação pormenorizada a fornecer à autoridade competente em conformidade com o mandato específico da inspecção.

Uma inspecção é um exercício de amostragem, já que os inspectores não podem examinar todas as áreas e toda a documentação no quadro de uma única inspecção. Os inspectores não são responsáveis por deficiências que não tenham podido ser detectadas durante a inspecção devido a restrições de tempo ou do seu âmbito, ou pelo facto de certos processos não poderem ter sido observados durante a inspecção.

3.0 Qualificações e formação 3.1 Habilitações académicas e experiência Os inspectores devem cumprir os seguintes critérios mínimos:

a) Possuir um diploma, certificado ou qualquer outro título comprovativo da conclusão de um ciclo de formação universitária ou de um ciclo de formação reconhecido como equivalente pelo Estado-Membro em causa no domínio das ciências médicas ou biológicas;

bem como

4 Regulamento (CE) n.º 1394/2007 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de Novembro de 2007,

relativo a medicamentos de terapia avançada e que altera a Directiva 2001/83/CE e o Regulamento (CE) n.º 726/2004 (JO L 324 de 10.12.2007, p. 121).

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b) Ter experiência prática nas áreas pertinentes de um serviço manipulador de tecidos, de células ou de sangue. Outras experiências anteriores podem igualmente ser consideradas relevantes.

Em casos excepcionais, as autoridades competentes podem considerar que uma pessoa com experiência considerável e adequada pode ser dispensada do requisito estabelecido na alínea a).

Os inspectores devem possuir experiência prática, após a obtenção de um diploma, nas áreas pertinentes de um serviço manipulador de tecidos, de células ou de sangue. Pode igualmente ser considerada relevante uma experiência anterior adequada na indústria farmacêutica ou no domínio dos cuidados de saúde, ou ainda a experiência em actividades de regulação numa autoridade competente (AC) que assegure a inspecção de serviços de sangue ou bancos de sangue hospitalares, de serviços manipuladores de células e tecidos ou de medicamentos.

3.2 Qualidades pessoais Os inspectores devem possuir boas aptidões para as relações humanas. Devem ter uma boa capacidade de comunicação, ser capazes de debater assuntos com eficácia, apreender rapidamente questões complicadas e actuar com assertividade, sem deixarem de demonstrar tacto e um comportamento profissional adequado.

Os inspectores devem ter um alto nível de probidade, maturidade e abertura de espírito, devem poder compreender questões complexas, mostrar discernimento, assertividade, competências analíticas e tenacidade, e devem ter a capacidade de apreender as situações de forma realista.

3.3 Formação de entrada ao serviço A fim de obterem um cargo num serviço de inspecção, os novos inspectores devem demonstrar que possuem as qualificações e/ou a experiência necessárias para a realização das tarefas que irão executar. Além disso, há que reconhecer que as competências exigidas aos inspectores são especializadas. Por conseguinte, o serviço de inspecção tem de proporcionar formação de entrada ao serviço, independentemente das habilitações e da experiência anterior dos inspectores.

A formação de entrada ao serviço deve abranger, no mínimo, os seguintes temas:

• Actividades dos SMT (dádiva, colheita, análise, processamento, preservação, armazenamento e distribuição);

• Sistemas de acreditação, designação, autorização ou licenciamento em vigor no Estado-Membro;

• Directivas da UE em matéria de tecidos e células; • Técnicas e procedimentos de inspecção, incluindo exercícios práticos; • Sistemas de gestão da qualidade internacionais (ISO e EN); • Sistemas nacionais de saúde e organização em matéria de tecidos e células no

Estado-Membro; • Legislação nacional em vigor no Estado-Membro; • Organização das entidades reguladoras nacionais; • Instrumentos de inspecção internacionais e outros organismos pertinentes.

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Os inspectores devem receber também formação contínua sobre os temas supramencionados, a fim de se manterem a par da evolução a nível técnico e jurídico.

3.4 Formação especializada Tal como acima referido, os inspectores possuem, em geral, uma vasta gama de competências adquiridas com a formação académica, a qualificação profissional, a experiência profissional prévia e/ou a formação complementar. No entanto, é pouco provável que disponham do mesmo nível de conhecimentos sobre todos os temas relacionados com os tecidos e células. Deve estar em vigor um procedimento de análise das necessidades de formação dos novos funcionários e do pessoal já em exercício, a fim de assegurar que os inspectores possam efectuar as inspecções de acordo com o nível de qualidade exigido.

Entre os temas importantes que podem requerer uma formação especializada dos inspectores são de referir os seguintes:

• Princípios gerais da transplantação de tecidos e células; • Conhecimento elementar dos processos e do equipamento utilizados nos SMT; • Princípios de base das técnicas de procriação medicamente assistida (PMA); • Conhecimento elementar da regulamentação aplicável aos dispositivos médicos; • Conhecimento elementar da legislação farmacêutica (em especial o regulamento

relativo aos medicamentos de terapia avançada); • Concepção, validação e manutenção de ambientes e de equipamentos críticos; • Sistemas de tratamento e de protecção de dados; • Comunicação eficaz, incluindo a gestão de conflitos; • Medidas gerais de higiene; • Identificação de actividades ilegais ou fraudulentas e medidas a tomar em tais

casos; • Técnicas de laboratório, testes de diagnóstico in vitro (testes de despistagem e

técnicas de amplificação dos ácidos nucleicos); • Gestão dos riscos; • Directrizes/requisitos nacionais específicos; • Doenças transmissíveis; • Vigilância e controlo.

Os inspectores devem receber também formação contínua sobre os temas supramencionados, a fim de se manterem a par da evolução a nível técnico e jurídico.

3.5 Formação em exercício O programa de formação em exercício deve incluir um determinado número de inspecções assistidas (a determinar pelo serviço de inspecção). Os inspectores estagiários devem primeiro observar várias inspecções levadas a cabo por um inspector autorizado, em seguida participar eles próprios em inspecções e, por último, chefiar um certo número de inspecções sob a supervisão de um inspector autorizado.

3.6 Autorização A competência dos estagiários deve ser confirmada e documentada pela AC antes de estes serem autorizados a chefiar inspecções.

O desempenho e a competência dos inspectores devem ser objecto de reexame periódico, à luz dos requisitos do sistema de qualidade aplicado pela autoridade competente ou pelo serviço de inspecção.

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4.0 Tipos de inspecção

Podem realizar-se vários tipos de inspecções, consoante as actividades do SMT e de terceiros envolvidos. As inspecções podem ser documentais ou efectuadas in loco. Podem abranger todo o sistema, ou incidir num ou mais temas específicos (sistemas de qualidade, processamento de tecidos ou células específicos, um processo de preparação específico ou um problema concreto, etc.).

As inspecções gerais a todo o sistema devem ser realizadas in loco e cobrir todos os processos e actividades, incluindo: estrutura organizacional, políticas, responsabilidades, gestão da qualidade, pessoal, documentação, instalações, equipamento, contratos, queixas, retiradas de circulação de produtos, auditorias, etc.

• Devem ser efectuadas pelo menos uma vez em cada período de quatro anos de actividade.

• Devem ser realizadas antes de os SMT serem acreditados, designados, autorizados ou licenciados. (Contudo, a acreditação, a designação, a autorização ou o licenciamento podem ter de ser efectuados com base numa análise documental).

• Podem ser necessárias em caso de alteração significativa em relação à acreditação, designação, autorização ou licenciamento iniciais (por exemplo, mudança de actividade ou de processos de preparação).

• Podem também ser necessárias caso exista um historial de deficiências (incidentes adversos graves ou reacções adversas graves, por exemplo).

As inspecções temáticas devem ser realizadas in loco e cobrir um ou mais temas específicos como, por exemplo, os sistemas de gestão da qualidade, o processamento de determinados tecidos e células, determinados processos de preparação, etc.

Estas inspecções têm de ser realizadas:

• Por ocasião de uma avaliação intercalar, entre duas inspecções gerais a todo o sistema;

• Quando os processos de preparação são novos, complexos, inovadores ou utilizados unicamente num dado SMT;

• Sempre que seja comunicada uma alteração significativa no âmbito de um dos temas específicos;

• Quando necessário, em caso de (historial de) deficiências específicas (por exemplo, incidentes adversos graves ou reacções adversas graves).

As análises documentais não se realizam no local, mas sim à distância, e podem cobrir todos os processos e actividades ou incidir num ou mais temas específicos. Tais análises terão por base um dossier do serviço manipulador de tecidos (DSMT) actualizado. Podem ser efectuadas nas seguintes situações:

• Para realizar uma avaliação inicial das actividades do SMT; • Para preparar inspecções in loco;

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• Aquando de uma avaliação intercalar, entre inspecções gerais a todo o sistema, caso não tenham ocorrido modificações significativas.

Podem ser necessárias reinspecções, como seguimento ou reavaliação a fim de monitorizar as medidas correctivas exigidas na sequência de uma inspecção anterior.

Podem também efectuar-se outras inspecções específicas:

Inspecção dos laboratórios que realizam as análises aos dadores: Estas inspecções implicam geralmente a avaliação in loco da observância de boas práticas de controlo da qualidade nos laboratórios. Podem ser efectuadas por uma autoridade competente diferente da autoridade competente responsável pela inspecção dos SMT, em função da situação existente em cada Estado-Membro. No entanto, podem igualmente fazer parte de uma inspecção geral de todo o sistema ou de uma inspecção temática, se o laboratório em questão estiver integrado num serviço manipulador de tecidos.

Inspecções a terceiros: As autoridades competentes devem efectuar inspecções in loco a terceiros, em especial nos casos em que a avaliação dos riscos revele que tal é necessário. Deve considerar-se a realização de inspecções a terceiros, por exemplo, nas seguintes situações:

• Sempre que os terceiros em questão intervenham como fornecedores de serviços críticos a um elevado número de SMT, por exemplo uma instalação comercial de processamento de tecidos, uma organização centralizada de selecção de dadores e/ou de colheita de tecidos, ou uma empresa de esterilização contratada.

• Sempre que o terceiro em questão actue como fornecedor de serviços críticos a um único SMT, mas este serviço manipulador forneça um grande volume de tecidos ou células.

• Se a inspecção do SMT indicar um nível elevado de incumprimento do acordo escrito por um terceiro.

Inspecções conjuntas: Perante circunstâncias específicas (incluindo a escassez de recursos ou de conhecimentos especializados), um Estado-Membro pode considerar a possibilidade de solicitar a outra autoridade competente da UE a realização de inspecções conjuntas no seu território, em colaboração com os funcionários do Estado-Membro requerente.

5.0 Programação das inspecções

As AC devem planificar antecipadamente a sequência das inspecções. Devem estabelecer um programa e garantir que a frequência de inspecção de cada SMT pode ser cumprida de acordo com o previsto. Devem ser disponibilizados recursos suficientes para levar a cabo o programa de inspecções de modo adequado.

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A Directiva 2004/23/CE exige que os serviços manipuladores de tecidos sejam submetidos a inspecção pelo menos a intervalos de dois anos. Recomenda ainda que seja realizada pelo menos de quatro em quatro anos uma inspecção geral de todo o sistema que incida sobre todos os sectores de actividade. No intervalo entre duas inspecções gerais a todo o sistema, pode ser realizada uma inspecção temática que aborde um tema ou processo específico (relacionado com deficiências constatadas anteriormente ou com novas actividades, por exemplo). Em alternativa, se não se tiverem registado alterações significativas desde a última inspecção in loco, pode optar-se por uma análise documental.

5.1 Definição de prioridades para as inspecções As inspecções devem ser programadas de acordo com critérios documentados baseados numa avaliação dos riscos. Para as inspecções de rotina, os critérios de programação devem estar ligados aos seguintes indicadores:

• Complexidade das operações realizadas nas instalações; • Conformidade com a regulamentação em vigor (mencionada no dossier do

serviço manipulador de tecidos); • Desempenho anterior (por exemplo, número de deficiências detectadas numa

inspecção anterior); • Número de incidentes adversos/reacções adversas notificados ou de retiradas de

produtos decididas; • Volume de actividade, incluindo alterações significativas.

5.2 Inspecções sem aviso prévio

As inspecções podem ser organizadas sem notificação ao SMT, quando existam provas ou informações que justifiquem esta acção. Os critérios para a realização de inspecções sem aviso prévio podem incluir a suspeita de actividades ilegais ou fraudulentas, uma infracção grave de requisitos legais que possa expor dadores ou receptores a riscos, uma reacção adversa grave de que resulte a morte de um doente, uma retirada de produtos em grande escala, etc.

6.0 Procedimentos de inspecção

Esta secção fornece orientações gerais sobre o procedimento a seguir em qualquer tipo de inspecção. Os anexos 1 a 5 contêm orientações técnicas sobre como deve ser verificada a conformidade com os requisitos técnicos específicos em matéria de: colheita de tecidos e células e análises aos dadores (anexo 1), recepção, processamento, armazenamento e distribuição (anexo 2), avaliação dos processos de preparação (anexo 3), exame dos relatórios de avaliação dos riscos (anexo 4) e importação/exportação (anexo 5).

6.1 Procedimentos de inspecção – Antes da inspecção A composição de equipa deve ser determinada tomando em conta o tipo de inspecção.

As inspecções podem ser efectuadas por um único inspector se a avaliação dos riscos realizada pelas autoridades competentes antes da inspecção determinar que o SMT pode

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ser inspeccionado por uma só pessoa. No entanto, de um modo geral as inspecções por um único inspector devem ser evitadas.

Desde que os recursos o permitam, a equipa deve ser composta por pessoas com competências diferentes. Pelo menos um dos inspectores deve possuir o nível de competências/habilitações exigido nos termos do artigo 17.° da Directiva 2004/23/CE para a pessoa responsável pelo SMT, ou as habilitações e formação necessárias para poder inspeccionar as instalações.

Sempre que necessário, os inspectores podem pedir a assistência de peritos técnicos (p. ex. especialistas em tecnologia de células estaminais ou em procriação medicamente assistida) ou de outros peritos (no domínio jurídico ou médico, por exemplo) para a realização de uma inspecção específica. Os peritos em causa devem possuir conhecimentos especializados no domínio abrangido pela inspecção. A sua função não é inspeccionar mas sim prestar aconselhamento aos inspectores sobre aspectos técnicos. O papel dos peritos que integram a equipa deverá ser claramente definido em documentos formais, no acordo de confidencialidade assinado pelos peritos e na respectiva declaração de inexistência de conflito de interesses. Os peritos devem ser informados sobre a política do serviço de inspecção em matéria de realização de inspecções.

Antes de efectuar a inspecção, a equipa deve familiarizar-se com o organismo a inspeccionar. Para esse efeito, deve, no mínimo:

• Examinar o dossier do serviço manipulador de tecidos (DSMT) a fim de conhecer a situação actual no que diz respeito às directivas da UE em matéria de tecidos e células, bem como qualquer regulamentação nacional relevante;

• Examinar o dossier do processo de preparação (DPP); • Rever os relatórios de eventuais visitas anteriores; • Analisar as alterações (mudanças) em relação à autorização do SMT, caso

existam; • Informar-se sobre eventuais requisitos específicos de vestuário/vacinação para

entrada no SMT; • Analisar as eventuais medidas de acompanhamento tomadas em resposta a

inspecções anteriores; • Analisar eventuais retiradas de tecidos ou células iniciadas desde a última

inspecção; • Examinar eventuais incidentes adversos graves (IAG) ou reacções adversas

graves (RAG) notificados desde a inspecção anterior; • Examinar quaisquer normas ou directrizes nacionais aplicáveis na instalação a

inspeccionar; • Verificar o volume de actividade, incluindo alterações significativas.

Pode preparar-se um plano específico para a inspecção a efectuar. Esse plano deve abordar todas as questões identificadas no exame pré-inspecção que requeiram investigação específica durante a inspecção e pôr em evidência qualquer aspecto relevante detectado aquando do exame do DSMT, de modo a assegurar que seja discutido e avaliado durante a inspecção.

Recomenda-se que o organismo a inspeccionar seja informado antecipadamente do seguinte:

• Os objectivos e o âmbito da inspecção, à luz das inspecções anteriores, incluindo a inspecção de organismos de colheita, se for caso disso;

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• Pessoas cuja presença é necessária durante a inspecção; se forem inspeccionados processos específicos, as pessoas directamente responsáveis por esses processos devem estar presentes;

• Identidade dos membros da equipa de inspecção, bem como a função de cada um; • Onde e quando a inspecção será efectuada (data, hora e local); • Unidades organizacionais a inspeccionar; • Hora e duração estimadas de cada actividade principal da inspecção (instalações,

processos, etc.); • Indicação dos principais documentos que devem estar disponíveis para exame

durante a inspecção; • Agendamento das reuniões inicial e final; • Um calendário aproximado para o envio do relatório de inspecção; • A possibilidade de os resultados da inspecção serem partilhados com outras

entidades reguladoras na mesma ou noutra AC, quando relevante.

6.2 Procedimentos de inspecção – Durante a inspecção Os inspectores devem envidar todos os esforços para criar uma atmosfera construtiva durante a inspecção e devem estar cientes da sua influência no processo de tomada de decisões. Devem responder às perguntas, mas evitar assumir a função de consultores. As tarefas dos inspectores não se limitam, porém, exclusivamente à detecção de falhas, deficiências e discrepâncias; as eventuais constatações devem ser acompanhadas de comentários instrutivos e motivadores.

As inspecções podem perturbar a normal realização do trabalho no organismo inspeccionado. Os inspectores devem, por conseguinte, ter o cuidado de evitar pôr em risco os tecidos ou células e devem trabalhar de forma cuidadosa e planeada.

Os inspectores terão acesso a informações confidenciais. Devem tratá-las com integridade e extrema cautela, em conformidade com os requisitos legais em matéria de protecção da confidencialidade e de divulgação tendo em vista a protecção da saúde pública.

Em certos casos, os inspectores podem fazer cópias de documentos que possam ser úteis para a elaboração do relatório de inspecção inicial ou como prova de determinadas constatações. Em alguns Estados-Membros, os inspectores são autorizados a tirar fotografias e gravar vídeos como prova, desde que não interfiram no processo ou na qualidade e segurança dos tecidos e células.

6.2.1 Reunião inicial

As inspecções devem começar com uma reunião de abertura na qual a equipa de inspecção se reunirá com a direcção e os principais funcionários da organização, incluindo a pessoa responsável (PR). O objectivo desta reunião consiste em apresentar a equipa e quaisquer funcionários ou peritos que a acompanhem e discutir o plano de inspecção (que pode ser objecto de mudanças não comunicadas).

Durante a reunião inicial, a equipa de inspecção deve:

• Descrever o objectivo e o âmbito da inspecção; • Examinar a estrutura de gestão da organização (organograma); • Embora todos os documentos devam estar disponíveis nesta fase, identificar os

documentos que possam ser necessários durante a inspecção, dependendo das actividades/domínios em que os inspectores decidam centrar a atenção;

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• Confirmar que todas as informações serão tratadas de forma confidencial; • Indicar se as deficiências serão notificadas à medida que forem detectadas ou em

reuniões a realizar no final de cada dia para sintetizar os resultados, ou só na reunião final de encerramento.

Se lhe for solicitado, a equipa do SMT deve poder:

• Descrever o sistema de gestão da qualidade; • Explicar a estrutura organizacional e os procedimentos operacionais; • Explicar cada etapa, desde a colheita ao processamento e distribuição; • Expor as alterações significativas ao nível das instalações, equipamentos,

procedimentos e pessoal introduzidas depois da última inspecção; • Descrever o modo como as deficiências foram resolvidas, caso tal informação não

tenha ainda sido enviado à AC; • Designar as pessoas que acompanharão a equipa de inspectores durante a

inspecção; • Disponibilizar uma sala para os inspectores, se necessário; se a inspecção for

realizada por uma equipa, será necessária uma sala separada para a discussão dos resultados pela equipa.

Uma visita rápida do local imediatamente após a sessão inicial poderá ser útil para a familiarização com as instalações e com eventuais modificações significativas ocorridas desde a inspecção anterior. Esta visita não deve substituir a visita circunstanciada das instalações numa fase posterior da inspecção. Em certos casos, pode ser necessário, nesta fase, observar certas actividades que não estarão a decorrer quando as instalações forem visitadas posteriormente.

6.2.2 Inspecção das instalações

Esta etapa deve incluir uma visita pormenorizada para verificar se a configuração e a concepção das instalações e do equipamento são adequados, tal como descrito no DSMT, e se o modo como são utilizados se adequa às operações previstas. Devem examinar-se quaisquer eventuais alterações introduzidas desde a última inspecção. Em geral, os inspectores seguem o fluxograma das actividades para as quais o SMT foi ou será autorizado, tomando em conta as disposições circunstanciadas das Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE. Por vezes é conveniente centrar a atenção num determinado departamento do organismo, caso existam problemas ou requisitos especiais. Devem tomar-se em consideração também os serviços técnicos relevantes, tais como os sistemas de abastecimento de água ou vapor ou os sistemas de ventilação, bem como o apoio técnico.

Durante a visita às instalações, os inspectores devem sempre debater as observações com os funcionários principais, os supervisores e o pessoal operacional à medida que forem surgindo, a fim de poderem apurar os factos, indicar as áreas problemáticas e avaliar os conhecimentos e as competências do pessoal.

6.2.3 Exame dos documentos

O sistema de documentação, incluindo especificações, processos de preparação, instruções de transporte e embalagem, procedimentos e registos dos vários processos e das operações de controlo de qualidade e de distribuição, deve ser verificado através do

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exame de exemplos seleccionados, tanto durante a utilização como após a compilação em registos completos.

Uma inspecção geral a todo o sistema incluirá geralmente um exame do sistema documentado de gestão da qualidade aplicado às actividades para as quais foi concedida ou é solicitada autorização, designadamente quanto aos aspectos enumerados na seguinte lista indicativa:

• Descrição de funções, organograma, papel da pessoa responsável e médico nomeado5;

• Formação do pessoal, incluindo a formação inicial/de entrada ao serviço, os programas de reciclagem e a avaliação de competências;

• Controlo dos documentos, incluindo a manutenção (controlo das alterações, por exemplo) dos procedimentos operativos normalizados (PON);

• Validação (processos) e aprovação (equipamento e instalações); • Programas de manutenção preventiva (equipamento e instalações); • Acompanhamento dos resultados e exame das tendências em matéria de

condições de qualidade do ar e testes de esterilidade; • Critérios de selecção de fornecedores, quando pertinente; • Contratação de terceiros e de fornecedores; • Sistema de auditoria interna, auto-inspecção e medidas correctivas e preventivas; • Gestão da rejeição, do armazenamento e da destruição de material doado, nos

casos em que este não é adequado para a aplicação em seres humanos; • Gestão de queixas, incumprimentos, reacções adversas graves (RAG), incidentes

adversos graves (IAG), retirada de produtos e planos de contingência em caso de cessação de actividades;

• Rastreabilidade, tratamento de dados e confidencialidade; • Importação/exportação; • Manutenção de registos: relatório anual de actividades e relatório anual de

vigilância.

Deve entrevistar-se a pessoa responsável e proceder-se a uma apreciação crítica das funções que desempenha.

As operações subcontratadas e as responsabilidades dos vários intervenientes devem ser identificadas com clareza. Os contratos devem ser examinados a fim de verificar a sua conformidade com a legislação nacional de transposição das Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE.

Durante a inspecção deve examinar-se o procedimento de registo e de análise dos IAG e das RAG, bem como o sistema de retirada de tecidos e células distribuídos, tanto no Estado-Membro como fora dele. Devem examinar-se e debater-se todas as notificações de IAG e RAG. 5 Todos os serviços manipuladores de tecidos têm de ter acesso a um médico nomeado para

aconselhamento e supervisão das actividades médicas do serviço, tais como a selecção dos dadores, a análise dos resultados clínicos dos tecidos e células aplicados ou a interacção com os utilizadores clínicos, conforme adequado.

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Importa examinar igualmente o sistema de execução de auto-inspecções aplicado pelo organismo. Apesar de os relatórios propriamente ditos não serem normalmente lidos pelos inspectores, uma verificação do calendário de auditoria/auto-inspecção do ano anterior pode ser útil para confirmar se as auditorias foram realizadas de forma satisfatória. A essa verificação pode seguir-se um exame do registo das medidas correctivas e preventivas tomadas quando da realização das auditorias/auto-inspecções, para confirmar que foram tomadas medidas adequadas.

Os procedimentos de controlo das importações e exportações de tecidos e células (se for o caso) devem ser objecto de exame e deve analisar-se documentação relativa a casos específicos. O anexo 5 contém orientações técnicas em matéria de inspecção das importações e exportações.

As inspecções temáticas implicam um exame da documentação relacionada com o tema em questão.

No caso de inspecções relativas a processos, esse exame abrangerá a documentação específica relacionada com um ou mais processos (concluídos ou não) de preparação de tecidos e células especificados, designadamente:

• Conformidade com o dossier do processo de preparação (ver anexo 9); • Rastreabilidade e seguimento (incluindo o sistema de codificação de dadores e de

tecidos/células aplicado); • Validação de processos; • Instruções de processamento (PON) e registos; • Procedimentos de libertação; • Especificações e dados do controlo da qualidade relativos aos produtos de base,

produtos intermédios e tecidos e células acabados, outros materiais, reagentes e dispositivos técnicos;

• Embalagem e rotulagem; • Distribuição.

6.2.4 Reunião final

Concluída a inspecção, os inspectores devem sintetizar as constatações na reunião final com os representantes do organismo, em princípio a PR, a pessoa encarregada do sistema de gestão da qualidade (se for o caso) e todos os funcionários convidados pela PR. Esta reunião final constitui uma parte importante da inspecção. As deficiências observadas durante a inspecção devem ser descritas claramente e, se o PON da autoridade competente o exigir, devem ser comunicadas por escrito ao organismo. No anexo 7 é proposto um modelo para esse efeito. Deve ser dada verbalmente uma indicação da gravidade das deficiências observadas. Os factos e os elementos de prova objectivos que fundamentem as observações, em especial no que diz respeito às constatações importantes ou críticas, devem igualmente ser descritos nesta reunião. O organismo pode, se o entender, apresentar as primeiras propostas de medidas correctivas. Na medida do possível, todas as observações relevantes devem ser comunicadas nesta reunião, para que o organismo possa dar início às necessárias medidas correctivas o mais rapidamente possível. As deficiências devem ser comunicadas por referência às disposições legislativas nacionais de transposição das três directivas da UE em matéria de tecidos e células. No caso de deficiências críticas que representem um risco imediato para a segurança e a saúde dos dadores e dos receptores dos tecidos e células, o serviço de inspecção deve delegar nos inspectores poderes para requererem a quarentena imediata

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e/ou a interrupção do abastecimento e, se necessário, a retirada dos tecidos e células humanos em questão. Em tais circunstâncias especiais devem seguir-se os PON relevantes da AC.

6.2.5 Notas da inspecção

Os relatórios de inspecção devem basear-se em notas tomadas durante a visita de inspecção. Essas notas devem ser geridas de acordo com as práticas especificadas pela AC. No anexo 7 é apresentado um modelo que pode ser utilizado para registar as constatações.

6.3 Procedimentos de inspecção – Após a inspecção

6.3.1 Relatório de inspecção e medidas correctivas

Um relatório de inspecção deve conter informação geral sobre o SMT, uma descrição da inspecção e as observações e conclusões dela decorrentes. O relatório deve igualmente conter uma referência ao dossier do serviço manipulador de tecidos (DSMT), juntamente com quaisquer correcções ao DSMT a efectuar com base na inspecção.

No anexo 8 é proposto um modelo para a elaboração do relatório, que inclui uma classificação comum das deficiências. Dependendo dos procedimentos internos da AC, este relatório pode ser enviado na íntegra ao SMT, ou podem extrair-se do mesmo as constatações da inspecção, que são comunicadas por carta ao SMT.

As conclusões do relatório devem identificar claramente as deficiências, classificando-as como «críticas», «importantes», ou «outras» (com base nas definições constantes do anexo 8). Isto é feito geralmente no serviço de inspecção, a fim de assegurar a coerência com as outras inspecções. Deve fixar-se uma data para a apresentação de propostas pelo SMT, bem como um calendário para a correcção das deficiências expostas no relatório (plano de acção). Os inspectores devem avaliar o plano de acção proposto e, nessa base, formular uma recomendação dirigida à AC responsável pela autorização, em conformidade com o mandato específico da inspecção, indicando claramente se o SMT cumpre ou não a legislação nacional que transpõe as Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE.

O SMT deve ser informado da decisão por escrito.

Em alguns casos, a equipa de inspecção pode considerar necessário efectuar uma segunda visita ao local (reinspecção) ou pedir informações adicionais sobre as medidas correctivas antes de formular uma recomendação. As medidas adoptadas pela AC dependerão da natureza e gravidade das deficiências e da adequação do plano de medidas correctivas, à luz das directivas da UE e da visão global da AC no que respeita às práticas em vigor relativas a todos os tipos de SMT.

6.3.2 Acreditação, designação, autorização ou licenciamento dos SMT

Nos termos do artigo 6. ° da Directiva 2004/23/CE, os serviços manipuladores de tecidos têm de ser acreditados, designados, autorizados ou licenciados por uma autoridade competente para as actividades que realizam.

O anexo 10 propõe um modelo de certificado de autorização baseado nas disposições das Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE. Este modelo poderia facilitar o estabelecimento pela AC do registo público de SMT previsto na Directiva 2004/23/CE (artigo 10.º) e a criação da rede de registos dos serviços nacionais manipuladores de tecidos prevista no artigo 10.º, n.º 3. O modelo proposto inclui apenas as informações

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mínimas que devem constar sempre do certificado e do registo de SMT autorizados instituído pela AC. Poderiam ser acrescentadas informações complementares, a fim de satisfazer as exigências específicas da AC. Essas informações não seriam publicadas no registo público, mas fariam parte do registo nacional mantido pela AC.

Este modelo pode ser utilizado independentemente de a AC basear ou não a primeira acreditação, designação, autorização ou licenciamento nos resultados de inspecções in loco.

As autoridades competentes devem fornecer uma cópia do certificado de autorização de um SMT se tal lhes for pedido por outra AC.

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Figura 1: Processo de inspecção

Início da inspecção

• Designar o chefe da equipa de inspecção • Definir os objectivos, âmbito e critérios da inspecção • Determinar a exequibilidade da inspecção • Seleccionar a equipa de inspecção • Notificar o serviço a inspeccionar

Análise da documentação• Analisar o dossier do serviço manipulador de tecidos (DSMT) • Determinar a adequação no que respeita aos critérios de inspecção

Preparação da inspecção in loco• Preparar o plano de inspecção • Atribuir as tarefas à equipa de inspecção • Preparar os documentos de trabalho

Realização da inspecção in loco• Conduzir a reunião de abertura • Comunicar durante a inspecção • Definir as funções e responsabilidades dos acompanhantes e

observadores • Recolher e verificar informações • Registar constatações da inspecção • Preparar as conclusões da inspecção • Conduzir a reunião final

Preparação, aprovação e distribuição do relatório de inspecção • Preparar o relatório de inspecção • Aprovar e distribuir o relatório de inspecção com indicação das

deficiências por categoria • Propor a elaboração de um plano de acção (pelo serviço inspeccionado) • Avaliar o plano de acção • Formular recomendações à AC quanto à autorização, acreditação ou

licenciamento

Seguimento da inspecção

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7.0 Sistema de gestão da qualidade no serviço de inspecção

Cada autoridade competente deve dispor de um sistema de gestão da qualidade que inclua os devidos procedimentos operativos normalizados e um sistema adequado de auditoria interna. As autoridades competentes devem proceder periodicamente a uma avaliação dos seus sistemas de inspecção, de acordo com os seus procedimentos específicos. Enumeram-se em seguida as informações que poderão ser úteis para o estabelecimento do sistema de gestão da qualidade.

7.1 Desempenho do sistema Cada AC deverá elaborar a sua própria lista indicativa. No mínimo, devem ser avaliados regularmente os seguintes indicadores de desempenho:

• Número de inspecções realizadas por ano; • Número de centros acreditados/designados/autorizados/licenciados por ano; • Período de tempo médio decorrido desde a inspecção até ao relatório final; • Número de processos avaliados por ano; • Número de processos autorizados por ano; • Período de tempo médio decorrido entre o pedido de autorização do processo e o

relatório final; • Comparação dos resultados de inspecções subsequentes.

7.2 Desempenho dos inspectores Os inspectores e os peritos, se a eles se recorrer, devem ser objecto de um exame anual do seu desempenho, o qual deve incluir a identificação das necessidades de formação. Entre os principais indicadores de desempenho a examinar periodicamente incluem-se os seguintes:

• Número de inspecções realizadas por cada inspector por ano; • Número de centros acreditados/designados/autorizados/licenciados por cada

inspector por ano (se aplicável); • Tempo médio despendido por cada inspector desde a inspecção até ao relatório

final; • Número de processos avaliados (se aplicável) por cada inspector por ano; • Número de processos autorizados (se aplicável) por cada inspector por ano.

7.3 Aptidões dos inspectores O sistema deve incluir uma avaliação periódica, por exemplo mediante a observação de visitas de inspecção por inspectores principais ou inspectores especializados, destinada a examinar as aptidões dos inspectores nas áreas seguintes:

• Alcance e profundidade da inspecção; • Capacidade para reconhecer deficiências; • Avaliação da gravidade das deficiências; • Medidas recomendadas; • Eficácia com que as medidas decididas são executadas.

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Nota: Estes indicadores devem ser adaptadas à natureza, dimensão e complexidade dos SMT inspeccionados.

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Anexo 1: Colheita e análises aos dadores

Colheita

Os inspectores devem verificar se o organismo de colheita cumpre os requisitos estabelecidos na Directiva 2006/17/CE e as medidas de execução em vigor no Estado-Membro.

As práticas em matéria de dádiva e colheita podem ser verificadas:

• quer indirectamente mediante a auditoria destes serviços no SMT; • quer directamente mediante uma inspecção específica no organismo onde estas

actividades são realizadas.

Para verificar a conformidade com os referidos requisitos recomendam-se os seguintes métodos:

Exame dos documentos

• Organograma: descrição de funções, habilitações e competência do médico nomeado e habilitações e formação do pessoal;

• Autorização e acreditação das condições de colheita (caso a AC não seja responsável pela autorização);

• Registos dos dadores: PON e registos; • Processo de colheita: PON e registos; • PON para verificação da identidade dos dadores; • PON para a avaliação dos critérios de selecção de dadores mortos (com ou

sem batimento cardíaco) e dadores vivos; • PON para recolha de amostras de sangue para testes serológicos e/ou NAT

aos dadores, identificação e manipulação das amostras e validação e avaliação dos testes laboratoriais;

• PON para a embalagem, rotulagem e transporte, se for caso disso; • Sistema de rastreabilidade (por exemplo, codificação dos tecidos e células

recolhidos); • Documentação que acompanha os tecidos ou células para o SMT; • PON para gestão de IAG e RAG.

Entrevistas ao pessoal

• Entrevistas a funcionários seleccionados, para avaliar o seu conhecimento e compreensão dos procedimentos e a adequação da formação prestada.

Observações e verificações

• Os inspectores devem verificar se a selecção e avaliação dos dadores foram efectuadas de acordo com os PON por pessoal devidamente formado e estão descritas em pormenor nos registos. Os inspectores devem examinar os registos

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da selecção e do rastreio dos dadores para verificar a conformidade com os requisitos em matéria de identificação de dadores, consentimento, informação prestada, antecedentes médicos, avaliação dos critérios de selecção e dos riscos comportamentais, exame físico circunstanciado e avaliação dos resultados das análises laboratoriais.

• Os inspectores devem verificar a existência de provas de que, no caso de dadores vivos, são realizadas entrevistas presenciais em conformidade com as disposições do anexo I da Directiva 2006/17/CE.

• Os inspectores devem verificar se, no caso de dadores mortos, a causa, a hora e as circunstâncias da morte são registadas. Devem igualmente confirmar se as exigências nacionais e locais de confirmação da morte foram cumpridas antes de se iniciar a colheita dos tecidos.

• Os inspectores devem seleccionar aleatoriamente um certo número de registos de dadores para confirmar se o SMT cumpre os critérios de exclusão de dadores estabelecidos no anexo I da Directiva 2006/17/CE. O exame destes registos deverá confirmar se foram verificados os antecedentes comportamentais (relevantes no que respeita ao risco acrescido de transmissão de doenças). Há que prestar especial atenção a tumores, infecções e factores de risco de doenças transmissíveis.

• Os inspectores devem verificar se todas as análises biológicas obrigatórias foram realizadas de acordo com a legislação aplicável. No caso de dadores mortos, as amostras de sangue devem ter sido obtidas antes da morte ou, se não for possível, no prazo de 24 horas após a morte. No caso de dadores vivos, as amostras de sangue devem ser obtidas no momento da dádiva, ou, se não for possível, no prazo máximo de sete dias após a dádiva.

• Os inspectores devem verificar se as amostras de sangue utilizadas nas análises não foram diluídas por transfusões ou perfusões anteriores que invalidem os resultados das análises.

• Condições de colheita: os inspectores devem verificar se a colheita de tecidos e células é efectuada em salas adequadas por pessoal devidamente formado e se são utilizados equipamentos e métodos aprovados, descritos pormenorizadamente nos PON. As instalações devem dispor de uma zona específica para os dadores cadáver. Os inspectores devem verificar se são aplicados procedimentos adequados e técnicas assépticas para a descontaminação e limpeza, de forma a evitar a contaminação cruzada ou um nível acrescido de contaminação. Sempre que possível devem utilizar-se instrumentos estéreis de uso único. O equipamento e os instrumentos utilizados devem estar devidamente aprovados, e ser esterilizados entre cada colheita, de acordo com um método validado.

• No caso de dadores vivos, a colheita deve ser efectuada num ambiente que garanta a sua saúde, segurança e privacidade.

• Transporte: os inspectores devem verificar se a zona em que os tecidos ou células são armazenados temporariamente antes da expedição e transporte para o SMT é adequada (incluindo no que respeita ao controlo da temperatura). Devem examinar algumas embalagens e os respectivos rótulos e avaliar a sua adequação. Devem procurar provas da esterilidade da embalagem primária no momento da utilização e determinar se a integridade e as condições de armazenamento e/ou transporte dos tecidos ou células são preservadas.

• Se a inspecção do serviço manipulador de tecidos, onde os tecidos ou células são processados e distribuídos, tiver ocorrido antes da inspecção do organismo de colheita, os inspectores podem proceder a verificações cruzadas aleatórias dos

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dados clínicos e biológicos ou de quaisquer outros dados relevantes relativos aos dadores, comparando-os com os registos dos dadores no SMT.

Registos dos dadores

Para cada dador deve existir um registo que contenha os seguintes elementos:

a) Nome próprio, apelido e data de nascimento do dador; no caso de a dádiva envolver mãe e filho (por exemplo sangue do cordão umbilical ou placenta), o nome e a data de nascimento da mãe e o nome, se conhecido, e a data de nascimento do filho;

b) Idade, sexo, antecedentes médicos e comportamentais (a informação recolhida deve ser suficiente para permitir a aplicação dos critérios de exclusão, se necessário);

c) Resultados do exame do corpo, se aplicável;

d) Fórmula de hemodiluição, se aplicável;

e) Formulário de consentimento/autorização, se aplicável;

f) Dados clínicos e resultados das análises laboratoriais e de outras análises realizadas;

g) Caso se tenha realizado uma autópsia a um dador cadáver, os resultados devem ser incluídos no registo (em relação a tecidos e células que não possam ser armazenados durante períodos prolongados, deve ser incluído no registo um relatório preliminar da autópsia);

h) No caso de dadores de células progenitoras hematopoiéticas, a adequação do dador para o receptor escolhido deve ser documentada. No caso de dádivas entre pessoas sem relação de parentesco, quando a organização responsável pela colheita tiver acesso limitado aos dados do receptor, devem ser facultados ao organismo que procede à transplantação os dados do dador que são relevantes para confirmar a adequação;

i) No caso de dádiva de gâmetas não provenientes de parceiros, rastreio genético para determinação de genes recessivos autossómicos, que, de acordo com dados científicos internacionais, são prevalecentes na origem étnica do dador. Deve igualmente realizar-se uma avaliação do risco de transmissão de doenças hereditárias que se sabe estarem presentes na família. Em ambos os casos o dador deve dar o seu consentimento;

j) No caso de dadores vivos, uma avaliação de quaisquer riscos potenciais para a sua própria saúde (p. ex.: aptidão de um dador de medula óssea para receber uma anestesia geral, ou superovulação, sedação ou os riscos associados ao procedimento de colheita de óvulos numa dadora de óvulos).

Os registos devem ser conformes à legislação em matéria de protecção de dados e devem ser legíveis e permanentes. Devem estar em vigor medidas de protecção dos dados e de confidencialidade, em conformidade com o artigo 14.º da Directiva 2004/23/CE.

Relatório de colheita

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Para cada colheita de tecidos ou células deve ser transmitido um relatório de colheita ao SMT. Esse relatório deve incluir, pelo menos, os seguintes dados:

a) Nome e o endereço do SMT que vai receber as células ou tecidos;

b) Dados para a identificação do dador (incluindo a forma como foi identificado e por quem), em conformidade com a legislação aplicável sobre protecção de dados;

c) Descrição e identificação dos tecidos e células colhidos (incluindo amostras para análise, se for o caso);

d) Identificação da pessoa responsável pela sessão de colheita, incluindo assinatura;

e) Data, hora (quando pertinente, início e fim), local da colheita e procedimento (PON) utilizado, incluindo eventuais incidentes ocorridos; quando necessário, condições ambientais da instalação de colheita (descrição da área física em que se procedeu à colheita);

f) Data, hora e pessoa que obteve amostras para análises biológicas;

g) No caso de dadores mortos, as condições em que o cadáver foi mantido: refrigerado (ou não) e hora do início e do termo da refrigeração;

h) Identificação/números de lote dos reagentes e soluções de transporte utilizados (se aplicável).

i) No caso de dadores mortos, o relatório deve indicar igualmente a data e a hora da morte.

Quando se colher esperma no domicílio, o relatório de colheita deve registar este facto e só precisa de conter os seguintes elementos:

a) Nome e o endereço do SMT que vai receber as células ou tecidos;

b) Identificação do dador (se aplicável);

c) Assinatura do dador confirmando que o esperma é seu.

Análises aos dadores

O cumprimento dos requisitos em matéria de análises estabelecidos na Directiva 2006/17/CE deve ser verificado:

• Quer por meio de inspecções aos laboratórios que realizam as análises aos dadores:

Se as análises forem efectuadas fora do SMT ou do organismo de colheita e a AC não for competente para a inspecção de um laboratório desse tipo, os inspectores devem, quando de uma inspecção geral de todo o sistema, solicitar elementos de prova de que o

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laboratório externo foi acreditado, designado, autorizado ou licenciado para a realização dessas análises pela autoridade competente adequada. Os inspectores que procedem à inspecção dos SMT devem:

o Pedir uma cópia do certificado de autorização ou verificar junto da outra AC se foi efectivamente concedida uma autorização adequada para o rastreio de dadores de tecidos e células;

o Solicitar ao SMT confirmação do modo como verifica o cumprimento dos requisitos pelos laboratórios que efectuam as análises;

o Solicitar ao SMT confirmação do modo como verifica a conformidade permanente com os requisitos. Os meios utilizados para esta confirmação devem ser examinados durante a inspecção.

• Quer no âmbito da inspecção geral a todo o sistema realizada no SMT/organismo de colheita:

Quando o laboratório faz parte de um SMT, o inspector deve:

o Verificar se as análises descritas nos procedimentos estão em conformidade com os requisitos da legislação nacional de transposição da Directiva 2006/17/CE;

o Examinar as análises efectuadas na prática e verificar um número representativo de registos, a fim de verificar a conformidade com as normas nacionais que transpõem a Directiva 2006/17/CE;

o Examinar os PON.

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Anexo 2: Recepção, processamento, armazenamento e distribuição

Recepção: Verificação do controlo de tecidos e células recebidos

Os inspectores devem verificar se o SMT se certifica de que os tecidos e células recebidos cumprem os requisitos estabelecidos na Directiva 2006/17/CE e as medidas de execução em vigor no Estado-Membro.

O sistema deverá ser examinado na íntegra, prestando especial atenção aos aspectos indicados infra.

Para verificar a conformidade com os referidos requisitos recomendam-se os seguintes métodos:

Exame dos documentos

• Consentimento ou autorização do dador ou da sua família; • Documentação relativa aos antecedentes médicos e comportamentais do dador; • Análises ao dador; • Identificação e exame físico do dador; • Análise dos antecedentes do dador e aceitação/rejeição; • Documentação da colheita; • Rotulagem, embalagem e transporte dos tecidos e células recolhidos; • Procedimento de colheita de tecidos e células; • Processo de encaminhamento de dadores potenciais; • Sistema destinado a garantir a rastreabilidade, salvaguardando a

confidencialidade.

Entrevistas ao pessoal

Deve entrevistar-se a pessoa responsável pela selecção de dadores. Se essa pessoa não for o médico nomeado, o ideal seria que o médico nomeado também estivesse presente. Se um outro organismo tiver uma intervenção significativa (um organismo de coordenação de transplantes, por exemplo), deveria igualmente ser convidado a participar.

Observações e verificações

Em certos casos, pode também ser útil que os inspectores procedam a verificações cruzadas das informações respeitantes à colheita reunidas durante a inspecção a um SMT mediante uma inspecção in loco de um organismo de colheita.

Processamento

Os inspectores devem verificar se o SMT cumpre os requisitos estabelecidos no anexo II da Directiva 2006/86/CE e as medidas de execução em vigor no Estado-Membro.

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Devem verificar igualmente se as informações facultadas no DSMT e no DPP são exactas e se os processos aplicados são compatíveis com o equipamento e instalações utilizados pelo SMT.

Para verificar a conformidade com os referidos requisitos recomendam-se os seguintes métodos:

Exame dos documentos

• PON; • Registos de processamento; • Resultados da classificação das áreas de processamento (incluindo o exame das

provas documentadas em que se baseia a classificação comunicada); • Procedimentos e dados que assegurem e demonstrem a conformidade permanente

com a classificação (incluindo contagem de partículas, amostragem microbiana ambiental e procedimentos para a entrada na área, incluindo a utilização de vestuário adequado);

• Procedimentos para evitar a contaminação cruzada; • Procedimentos destinados a garantir o acesso restrito e a protecção de dados

confidenciais; • Procedimentos para comunicação de IAG/RAG.

Entrevistas ao pessoal

Entrevistas a funcionários seleccionados, para avaliar o seu conhecimento e compreensão dos procedimentos.

Observações e verificações

• Inspecção da área (controlada) de processamento. Deve ser dada especial atenção aos elementos seguintes:

o Circulação de pessoal, tecidos e células recebidos, produtos finais e resíduos dentro da área;

o Disposição, dimensão e funcionamento dos vestiários existentes entre áreas classificadas;

o Procedimentos de mudança de roupa, utilização de vestuário adequado, lavagem de mãos, etc.;

o Adequação das superfícies, do equipamento, etc.; • Observação das operações de processamento, se possível; • Análise de eventuais relatórios de incidentes adversos graves ou reacções

adversas graves relacionados com o processamento e das medidas correctivas tomadas.

Armazenamento e distribuição

Os inspectores devem verificar se o SMT cumpre os requisitos estabelecidos no anexo II da Directiva 2006/86/CE e as medidas de execução em vigor no Estado-Membro.

Devem verificar igualmente se as informações facultadas no DSMT são exactas.

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Para verificar a conformidade com os referidos requisitos recomendam-se os seguintes métodos:

Exame dos documentos

• PON relativos à armazenagem; • PON relativos à distribuição; • PON relativos à rastreabilidade; • PON relativos à retirada de produtos; • PON relativos à rotulagem (embalagem primária e contentores de transporte); • Acordos com terceiros que distribuam tecidos ou células em nome do SMT.

Entrevistas ao pessoal

Entrevistas a funcionários seleccionados responsáveis pelo armazenamento e distribuição.

Observações e verificações

• Inspecção do local de armazenamento. Deve ser dada especial atenção aos elementos seguintes:

o Controlo das condições físicas relevantes (por exemplo, temperatura e humidade);

o Separação clara entre os tecidos ou células em quarentena e os «libertados para distribuição»;

o O sistema de autorização e transferência de tecidos ou células da quarentena para o estado de «libertado para distribuição»;

o O sistema utilizado para a identificação e rastreabilidade dos tecidos e células em todas as etapas do processo (por exemplo, codificação, rotulagem e sistema informático);

o Resíduos que representam um perigo biológico (área restrita, segurança, manipulação, embalagem, rotulagem, etc.);

• Exame dos rótulos, incluindo o rótulo da embalagem final dos tecidos ou células; • Exame dos registos da temperatura de armazenagem; • Exame da rastreabilidade. Para esse efeito, seleccionam-se tecidos e células

acabados prontos para distribuição e pedem-se informações sobre: o Antecedentes do dador; o Data e a hora em que foram processados; o Nome da pessoa que efectuou o processamento; o Números de lote dos reagentes ou aditivos utilizados e respectivas datas

de validade; o Que equipamento foi utilizado e, se aplicável, a sua situação no que

respeita a manutenção e aprovação; o Especificações para cada fase dos processos; o Condições ambientais a que os tecidos e células foram expostos

(incluindo instalações de armazenamento); o Que tipo de análises microbiológicas foram efectuadas e respectivos

resultados (incluindo os resultados do controlo microbiológico dos produtos à base de células, tal como prescrito pela Farmacopeia Europeia, ou controlos alternativos aceites pela AC);

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o Quem procedeu à libertação dos tecidos e células, e com que base. • Exame da documentação relativa a pedidos específicos de tecidos e células, bem

como aos tecidos e células distribuídos; • Análise da informação emitida nos rótulos de embalagens com tecidos ou células; • Análise de eventuais relatórios de incidentes adversos graves ou reacções

adversas graves e das medidas correctivas tomadas; • Verificação de, pelo menos, um registo de manutenção e calibração de um

equipamento de armazenagem crítico seleccionado pela equipa de inspecção; • Exame de um exemplo de um documento que confirme a autorização de

transferência dos tecidos ou células da quarentena para a distribuição. • Os inspectores devem analisar exemplos representativos de documentação

relativa ao dador respeitantes a tecidos ou células disponíveis para distribuição ou distribuídos no ano anterior e a tecidos e células em quarentena ou que tenham sido importados/exportados. Sempre que possível, os registos devem ser seleccionados pela equipa de inspecção e incluir registos relativos a tecidos observados no inventário do SMT. Por vezes, pode ser necessário examinar os registos de tecidos ou células que tenham ultrapassado o prazo de validade.

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Anexo 3: Avaliação dos processos de preparação

Os inspectores devem verificar se o SMT cumpre os requisitos estabelecidos no anexo II da Directiva 2006/86/CE e as medidas de execução em vigor no Estado-Membro.

Quando os processos são simples, estão bem implantados e são aplicados de forma generalizada, podem ser avaliados adequadamente numa inspecção geral de todo o sistema (ver anexo 2).

Se o processo de preparação for complexo, inovador ou utilizado unicamente por um determinado SMT, recomenda-se que seja avaliado separadamente durante uma inspecção temática do processo de preparação.

Antes da inspecção

• Os SMT devem apresentar um dossier do processo de preparação revisto – DPP (ver anexo 9) – (ou uma nova adenda ao DPP) para a autorização de um novo processo.

• O DPP deve ser avaliado com base num exame documental exaustivo antes ou após uma inspecção. As conclusões desse exame podem ser confirmadas no decurso de uma inspecção in loco subsequente.

Durante a inspecção

A inspecção deve ser realizada, no mínimo, por um avaliador ou inspector e, idealmente, a não ser que o avaliador ou o inspector seja especializado nas etapas processuais em questão, por um ou mais peritos num domínio relevante para o processo analisado. Os peritos devem consultar outros especialistas, quando necessário (ver ponto 6.1).

Durante a inspecção devem verificar-se os aspectos seguintes:

1. Avaliação dos relatórios de validação

Os serviços manipuladores de tecidos têm de demonstrar que os procedimentos críticos para o processamento de tecidos e células foram validados e não tornam os tecidos ou células clinicamente ineficazes ou prejudiciais para o receptor/doente. Não é exigida uma aprovação centralizada de procedimentos de processamento específicos nem a realização de estudos que demonstrem a eficácia clínica.

A Directiva 2006/86/CE permite que os estudos de validação se baseiem em qualquer uma das seguintes situações:

Estudos efectuados pelo próprio serviço

Os relatórios devem incluir, no mínimo:

• Um plano de validação que especifique os parâmetros críticos a avaliar e os limiares aceitáveis para esses parâmetros;

• Uma metodologia documentada;

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• Todos os resultados obtidos, numa forma clara e com a interpretação relevante;

• Uma declaração da aceitação ou rejeição da validação assinada pelo gestor da qualidade ou pela pessoa responsável.

Dados de estudos publicados

As publicações devem ser disponibilizadas para exame. Neste caso, os SMT devem demonstrar que podem efectivamente reproduzir o processo publicado com os mesmos resultados nas suas instalações (validação operacional). Devem ser fornecidas cópias dos procedimentos operativos normalizados relevantes e dos resultados da validação operacional, para demonstrar que o processo é equivalente ao aplicado no estudo publicado. Caso se tenha procedido à alteração ou adaptação de etapas específicas, deve ser feita uma validação distinta que confirme que essas modificações não invalidaram o método. Deve ser incluída uma declaração de aceitação ou rejeição da validação, assinada pelo gestor da qualidade ou pela pessoa responsável.

No caso de procedimentos de processamento bem estabelecidos, pode recorrer-se a uma avaliação retrospectiva dos resultados clínicos relativos aos tecidos e células fornecidos pelo serviço.

Deve ser fornecida prova do número de enxertos de tecidos ou células implantados após processamento pelo método em causa e do período em que decorreram as implantações. Caso já estivesse em vigor um sistema de vigilância nessa data, deve demonstrar-se que os utilizadores clínicos foram informados das modalidades de notificação das reacções adversas. Deve ser incluída uma declaração de aceitação ou rejeição da validação, assinada pelo gestor da qualidade ou pela pessoa responsável.

2. Exame dos relatórios de avaliação dos riscos

Quando são introduzidos novos processos de preparação, é geralmente efectuada uma avaliação dos riscos durante a fase de transição. No anexo 4 são fornecidas orientações sobre o exame das avaliações dos riscos no âmbito da inspecção ou da avaliação dos processos de preparação.

Medicamentos de terapia avançada

Os tecidos e células sujeitos a manipulação substancial que não se destinam a ser utilizados para a mesma função ou funções essenciais no receptor e no dador são considerados «de engenharia» e são regidos pelo regulamento relativo aos medicamentos de terapia avançada (MTA)6.

Os processos enumerados na lista constante do anexo I do Regulamento MTA não são considerados manipulações substanciais, sendo abrangidos pelas directivas relativas a

6 Regulamento (CE) n.º 1394/2007 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de Novembro de

2007, relativo a medicamentos de terapia avançada e que altera a Directiva 2001/83/CE e o Regulamento (CE) n.º 726/2004 (JO L 324 de 10.12.2007, p. 121).

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células e tecidos. Trata-se das seguintes manipulações: corte, trituração, moldagem, centrifugação, imersão em soluções antibióticas ou antimicrobianas, esterilização, irradiação, separação, concentração ou purificação de células, filtragem, liofilização, congelação, criopreservação e vitrificação.

Esta lista não é exaustiva; os processos utilizados na tecnologia de procriação assistida não são considerados manipulações substanciais.

Em certos casos, a delimitação entre os medicamentos de terapia avançada e os tecidos e células não é clara. A este respeito, o artigo 17.º do Regulamento (CE) n.º 1394/2007 autoriza os organismos que desenvolvam um produto baseado em genes, células ou tecidos a solicitar uma recomendação científica à Agência7 tendo em vista determinar se o produto referido é abrangido, com fundamentação científica, pela definição de medicamento de terapia avançada.

(Para mais informações e para uma avaliação: [email protected]).

Se tiver sido emitido um parecer a este respeito, quer pelo Comité das Terapias Avançadas (CTA) quer pela autoridade competente do Estado-Membro em causa, este deve ser conservado juntamente com o dossier do serviço manipulador de tecidos ou com o dossier do processo de preparação.

7 Agência Europeia de Medicamentos.

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Anexo 4: Exame dos relatórios de avaliação dos riscos

As Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE estabelecem vários requisitos legais para a realização de uma avaliação dos riscos no âmbito da gestão dos tecidos ou células destinados a utilização humana. A transplantação em seres humanos acarreta um risco de transmissão de doenças que pode ser bastante reduzido através da adopção de medidas práticas e científicas no serviço manipulador de tecidos. Este objectivo pode ser atingido mediante a aplicação de novas técnicas ou procedimentos revistos que sejam actualizados de acordo com os melhores pareceres científicos disponíveis.

Os programas de inspecção devem verificar se cada SMT cumpre a sua obrigação de realizar uma avaliação dos riscos para determinar o destino dos tecidos e células armazenados após a introdução de novos critérios de selecção dos dadores ou de análise ou de qualquer alteração significativa de uma fase do processamento que melhore a qualidade e a segurança (anexo II, secção C, ponto 5, da Directiva 2006/86/CE). Esta abordagem assume maior importância quando o processo de inspecção identifica tecidos ou células que tenham sido doados, analisados e armazenados anteriormente, de acordo com normas nacionais e/ou práticas profissionais pré-existentes que podem não estar em total conformidade com a regulamentação em vigor. A título de exemplo, os requisitos em matéria de análises biológicas, as práticas de rastreio dos dadores e os sistemas de rastreabilidade são provavelmente mais rigorosos actualmente do que no passado. Excepcionalmente, em caso de disponibilidade limitada e se forem esperados benefícios clínicos, os tecidos e células armazenados podem ser considerados para utilização, desde que as partes interessadas sejam plenamente informadas da situação e das opções terapêuticas alternativas.

O anexo I da Directiva 2006/17/CE da Comissão exige uma avaliação dos riscos documentada, aprovada pela pessoa responsável, definida no artigo 17.º da Directiva 2004/23/CE, para justificar a aceitação de dádivas de dadores aos quais se aplique um dos critérios de exclusão enunciados nesse anexo. Exige também que se efectue uma avaliação dos riscos quando os antecedentes do dador em matéria de viagens e exposição implicam um risco de infecções para as quais não são habitualmente realizadas análises.

O anexo II da referida Directiva prevê uma avaliação dos riscos documentada para justificar a utilização clínica de tecidos ou células quando a análise anti-HBc for positiva e a HbsAg for negativa ou se uma análise específica para detecção de Treponema tiver resultado reactivo.

Os inspectores devem verificar se no SMT em questão se procedeu a uma avaliação dos riscos aplicando uma abordagem metódica para a avaliação científica dos aspectos associados, a fim de permitir a adopção de uma decisão adequada. Todos os planos de avaliação dos riscos devem incluir documentação sobre:

• O âmbito da avaliação ou as circunstâncias que a ela conduziram; • As pessoas afectadas ao programa de trabalho; • A identificação dos perigos associados ao âmbito ou circunstâncias em

questão; • Uma estimativa da sua gravidade (impacto) e da probabilidade de

ocorrência (verosimilhança);

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• A análise dos riscos, a avaliação e as medidas de controlo dos perigos identificados;

• A fundamentação científica para a aceitação/rejeição da decisão; • Uma justificação da aceitabilidade do risco residual; • Uma declaração de aceitação do risco residual pela pessoa responsável ou

pelas partes interessadas.

Pode aplicar-se uma abordagem idêntica a outras avaliações dos riscos destinadas a avaliar e fundamentar a colheita e/ou as actividades de terceiros e as práticas ou sistemas adoptados para minimizar o risco de infecção para o doente. Esta abordagem pode ser relevante, por exemplo, nos seguintes casos:

• Gestão de práticas/protocolos de selecção de dadores; • Recepção de tecidos ou células no SMT; • Armazenamento intermédio de dádivas, enquanto se aguardam os

resultados das análises biológicas; • Política em matéria de sistemas de armazenamento de tecidos e células

positivos ou suspeitos de o serem; • Libertação formal de tecidos e células processados, para armazenamento ou

distribuição; • Justificação para a utilização em doentes em casos excepcionais de

distribuição directa; • Aplicação de processos novos ou substancialmente alterados.

Os planos de gestão devem definir e descrever as actividades principais do SMT (por meio de um fluxograma, por exemplo) e as circunstâncias a que se aplicam as diferentes fases do plano. Todas as componentes do processo de gestão dos riscos devem estar associadas às actividades autorizadas/licenciadas do SMT. O nível de pormenor deve depender dos riscos conhecidos e aparentes associados aos diferentes tipos de tecidos ou células. Este processo deve estar integrado no sistema de qualidade.

A norma internacional relativa à aplicação da gestão dos riscos aos dispositivos médicos (EN ISO 14971) e o anexo 20 «Quality Risk Management» das directrizes da UE em matéria de boas práticas de fabrico de medicamentos para uso humano e veterinário, «EU Guidelines to Good Manufacturing Practice of Medicinal Products for Human and Veterinary Use»8, contêm orientações sobre os instrumentos de gestão dos riscos e a sua aplicação.

8 http://ec.europa.eu/health/files/eudralex/vol-4/pdfs-en/2008_02_12_gmp_annex20_en.pdf

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Anexo 5: Importação/exportação – Verificação dos requisitos técnicos

Consultar o artigo 9.º da Directiva 2004/23/CE para informações mais pormenorizadas.

1. Importação de tecidos e células pelos serviços manipuladores de tecidos

Só os SMT autorizados para esse efeito podem actuar como importadores de tecidos e células provenientes de países terceiros. A inspecção desta actividade deverá incidir nos seguintes aspectos:

• Motivos da decisão de importação; • Natureza do acordo com a parte exportadora, ou seja, se abrange um

abastecimento regular ou se se trata de um fornecimento único.

Importação regular

A inspecção deve incluir a análise dos documentos relativos ao exame, pelo SMT que procede à importação, da equivalência dos sistemas de qualidade e segurança no estabelecimento exportador. Essa análise deve abranger:

• A documentação sobre o sistema geral de qualidade e segurança no estabelecimento de exportação: organograma, formação do pessoal, instalações, métodos de processamento, estudos de validação, sistema de rastreabilidade, licenças e acreditação, etc.; bem como

• A documentação relativa ao exame da segurança e da qualidade de cada expedição de tecidos ou células: confirmação do tipo de análises realizadas e dos resultados, adequação dos dadores, descrição dos tecidos ou células, transporte, etc.

Importação única

Neste caso, a inspecção deve incluir um exame da avaliação documentada, pelo SMT que procede à importação, da segurança e qualidade dos tecidos ou células importados.

Inspecções de países terceiros pelas autoridades competentes da UE

Em conformidade com as directivas da UE, cabe aos SMT verificar se os organismos a partir dos quais importam tecidos ou células aplicam normas de qualidade e segurança equivalentes às especificadas nas directivas. No entanto, em alguns casos a AC pode considerar necessário efectuar uma inspecção directamente junto de um fornecedor de tecidos e células num país terceiro. Entre os motivos que podem conduzir a uma inspecção dessa natureza podem citar-se os seguintes:

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• Vários SMT importam tecidos ou células de um único estabelecimento num país terceiro;

• É importado um grande volume de tecidos ou células de um único estabelecimento num país terceiro;

• Existem provas de fraco desempenho num estabelecimento de um país terceiro que exporta para um SMT na UE;

• Os tecidos ou células em questão foram associados a um IAG/uma RAG; • Os tecidos ou células são utilizados como matéria-prima no fabrico de

medicamentos de terapia avançada e a Agência Europeia de Medicamentos solicitou uma inspecção ou visita in loco às autoridades competentes em matéria de tecidos e células no âmbito de um pedido de autorização de introdução no mercado ou de certificação dos dados pré-clínicos ou dos dados de qualidade.

Procedimentos de inspecção

As inspecções nos países terceiros devem ser efectuadas de acordo com as orientações fornecidas na secção geral do presente documento.

O serviço de inspecção do país em questão deve ser notificado da inspecção e convidado a acompanhar o inspector e deve ser-lhe enviado um exemplar do relatório.

Se um Estado-Membro não tiver a possibilidade de reunir um número suficiente de peritos para efectuar inspecções em países terceiros e/ou o SMT do país terceiro a inspeccionar distribuir tecidos e células a vários Estados-Membros, podem ser organizadas inspecções conjuntas pelos Estados-Membros.

Partilha de informações

Sempre que a AC de um Estado-Membro autorize a importação a partir de um estabelecimento num dado país terceiro, recomenda-se que o processo em que se baseou a aprovação, bem como o respectivo relatório, sejam transmitidos às AC dos outros Estados-Membros (em especial se um SMT de outro Estado-Membro importar tecidos e células de um estabelecimento desse país terceiro).

No caso de inspecções ou visitas in loco realizadas a pedido da Agência Europeia de Medicamentos, o relatório deve ser enviado à Agência, que o colocará à disposição das AC dos outros Estados-Membros mediante pedido.

2. Exportações de tecidos e células por serviços manipuladores de tecidos

Só os SMT autorizados para esse efeito podem exportar para países terceiros. As inspecções desta actividade deverão incidir sobre os seguintes pontos:

• Verificação de que só são exportados para fora da UE tecidos e células para aplicação em seres humanos que satisfaçam os requisitos da UE, salvo em circunstâncias excepcionais como, por exemplo, a exportação para um ensaio clínico aprovado que obedeça a requisitos de segurança e de qualidade

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específicos que sejam diferentes dos previstos nas directivas relativas aos tecidos e células.

• Deve examinar-se um número representativo de registos relativos a dadores e colheitas, a fim de verificar se são efectivamente aplicadas normas equivalentes de segurança e de qualidade aos tecidos e células em questão.

• Caso sejam exportados, com base numa avaliação dos riscos, tecidos ou células que não cumprem os critérios habituais, essa avaliação dos riscos deve ser examinada a fim de garantir que foi realizada adequadamente e que todas as partes envolvidas têm conhecimento das deficiências e concordaram com a análise riscos/benefícios. Para mais informações sobre a gestão da avaliação dos riscos, ver anexo 4.

3. Autorização de importações/exportações que envolvam a distribuição directa

A Directiva 2004/23/CE prevê a distribuição de tecidos ou células, em caso de emergência, directamente a partir de um centro de colheita para um centro clínico. Dado que, em regra geral, não está envolvido um SMT, no caso de distribuição directa a partir de um país terceiro, a AC é responsável por autorizar a importação/exportação e pode aplicar critérios mais rigorosos do que os previstos nas directivas.

A distribuição directa aplica-se principalmente às células estaminais hematopoiéticas, bem como, nalguns casos, a tecidos e células para concepção assistida.

Em geral, a importação/exportação e o fornecimento a um centro clínico devem ser permitidos desde que os tecidos/células fiquem em quarentena e a autorização deve ser emitida rapidamente, tendo em conta o curto período de vida e a natureza única dos tecidos e das células, bem como o estado do receptor a que se destinam. Tal não deverá impedir as autoridades competentes de tomar as medidas adequadas para assegurar que as importações e exportações directas de tecidos e células cumprem normas de qualidade e segurança equivalentes às estabelecidas nas directivas.

O pedido de autorização é apresentado pelo centro clínico onde o material será aplicado e, em alguns casos, por um serviço de registo de transplantes nacional ou regional. Os inspectores devem verificar se o exame realizado pelo médico ou pelo serviço de registo de transplantes nacional ou regional abrange:

• Os motivos da importação/exportação;

• Os documentos do serviço de registo ou do centro clínico relativos à equivalência da qualidade e segurança (incluindo certificados e/ou autorizações concedidas).

Se faltarem informações ou se a plena conformidade com as directivas da UE não puder ser demonstrada mas o centro clínico pretender mesmo assim prosseguir, deve examinar-se a avaliação dos riscos documentada realizada pelo centro clínico (ou pelo serviço de registo).

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Anexo 6: Proposta de modelo de dossier do serviço manipulador de tecidos

Dossier do serviço manipulador de tecidos

(DSMT) Preencher um dossier para cada unidade do SMT caso este tenha várias unidades

Secção A- Informação geral

Nome completo do SMT:

Nome da pessoa responsável, na acepção da Directiva 2004/23/CE:

(anexar o respectivo curriculum vitae)

Nome do gestor do sistema de qualidade (quando aplicável):

(anexar o respectivo curriculum vitae)

Endereço postal do SMT:

Telefone:

Fax:

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Endereço electrónico:

Resumo das actividades

Tipo de tecidos ou células Actividade prevista (AP)

(indicar o(s) código(s) da AP com base na legenda infra).

Processos de preparação (PP) aplicados

(indicar o(s) código(s) do PP com base na legenda infra).

Ósseo

Pele

Vascular

Oftálmico

Membrana amniótica

Ovárico

Testicular

Outros tecidos

…………………............................

Medula óssea

Células estaminais do sangue periférico (PBSC)

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Sangue do cordão umbilical

Oócitos

Espermatozóides

Outras células

……………………………………...

Embriões

Zigotos

Outros

…………………...............………

Códigos das actividades previstas

Dádiva: AP1 Colheita: AP2 Análise: AP3 Processamento: AP4

Armazenamento: AP5 Distribuição: AP6 Importação: AP7 Exportação: AP8

CÓDIGOS DOS PROCESSOS DE PREPARAÇÃO

Corte/trituração/moldagem PP1 Desmineralização PP13

Centrifugação PP2 Armazenamento em meio de cultura de órgãos PP14

Imersão em soluções antibióticas ou antimicrobianas PP3 Armazenamento a 4°C PP15

Esterilização (excepto por irradiação) PP4 Glicerolisação (alta concentração) PP16

Esterilização por irradiação PP5 Descongelamento PP17

Separação, concentração e purificação de células PP6 Fertilização in vitro (FIV) PP18

Filtragem PP7 Injecção intracitoplasmática de espermatozóides (ICSI)

PP19

Liofilização (secagem por congelação) PP8 Preparação de esperma PP20

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Congelação PP9 Eclosão assistida PP21

Criopreservação PP10 Cultura de blastocistos PP22

Vitrificação PP11 Maturação in vitro (MIV) PP23

Secagem PP12 Biópsia do embrião/corpúsculo polar PP24

Número de referência/código da autorização de processamento emitida pela autoridade competente (se disponível):

Secção B — Actividade — Detalhes

Juntar um fluxograma que ilustre integralmente a actividade do SMT.

O SMT realiza actividades de colheita?

O SMT recebe tecidos e células de organismos de colheita externos?

SIM/NÃO

SIM/NÃO

Em caso afirmativo, indicar quais os organismos de colheita:

O SMT realiza análises aos dadores?

SIM/NÃO

Em caso negativo, indicar o(s) organismo(s) que realizam as análises aos dadores de tecidos/células:

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Tipo de tecidos/células/substâncias de origem humana recebidos pelo SMT (colhidos pelo próprio ou por outros):

Enumerar aqui ou anexar uma lista separada:

Número de dadores cujos tecidos/células foram recebidos no SMT no ano anterior (deve ser igual ao total indicado no relatório anual):

Dadores vivos para fins alogénicos (sem relação de parentesco e não parceiros):

Dadores vivos para fins alogénicos (com relação de parentesco ou parceiros):

Dadores vivos para fins autólogos:

Dador cadáver:

Tipo de tecidos/células processados pelo SMT:

Enumerar aqui ou anexar uma lista separada:

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Como são validados os métodos de processamento? (para demonstrar que não tornam os tecidos/células clinicamente ineficazes ou prejudiciais para o receptor)

(não é necessário preencher esta casa se for utilizado um dossier do processo de preparação):

a) Com base em estudos realizados no próprio SMT?

b) Com base em estudos publicados?

c) Com base na análise retrospectiva dos resultados clínicos?

d) Outro (especificar): ……………………………………………………………

……………………………………………………………

Testes de controlo da qualidade, durante o processo ou no produto final, aplicados aos tecidos ou células:

Enumerar aqui ou anexar uma lista separada:

Tipo de tecidos/células/substâncias de origem humana acabados distribuídos pelo SMT:

Enumerar aqui ou anexar uma lista separada:

O SMT recebe tecidos/células acabados de outros SMT do mesmo Estado-Membro da UE para distribuição?

SIM/NÃO

Em caso afirmativo, indicar o tipo de tecidos/células e o(s) nome(s) do(s) SMT:

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O SMT recebe tecidos/células de outros SMT de outros Estados-Membros da UE para distribuição?

SIM/NÃO

Em caso afirmativo, indicar o tipo de tecidos/células, o país ou países de origem e o(s) SMT:

O SMT importa tecidos/células provenientes do exterior da UE para distribuição?

SIM/NÃO

Em caso afirmativo, indicar o tipo de tecidos/células, o país ou países de origem e o(s) SMT:

Número de unidades de tecidos ou células (embalagens individuais, frascos, palhetas) distribuídas pelo SMT para aplicação humana no último ano (deve ser igual ao número indicado no relatório anual):

Secção C — Pessoal Nome do Director do SMT

(se diferente do da pessoa responsável)

(anexar um breve curriculum vitae):

Nome do Director Clínico

(se diferente do indicado em cima)

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(anexar um breve curriculum vitae):

Nome do gestor de processamento (se aplicável)

(anexar um breve curriculum vitae):

Total dos efectivos:

Apresentar um organograma que indique as funções e a estrutura hierárquica

(inserir no espaço fornecido ou anexar em separado).

Indicar no organograma o número de pessoas afectadas à selecção dos dadores, à colheita, ao processamento, ao controlo de qualidade, à garantia da qualidade, a tarefas de administração, ao transporte e à armazenagem.

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Secção D — InstalaçõesDescrever as instalações de processamento e armazenagem. Indicar o número de salas, as suas dimensões e a sua classificação ambiental, quando pertinente.

(Anexar uma planta das instalações, com informações sobre as salas (numeradas), a sua finalidade e pessoal, bem como sobre a circulação de tecidos e células, pessoal, materiais e resíduos)

Secção E — Equipamento Apresentar uma lista do equipamento crítico utilizado para o processamento e a realização de análises.

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Descrever o sistema de apoio à rastreabilidade utilizado (se for o caso).

Secção F — Contratos/Acordos com outras organizações

Alguma das actividades previstas é realizada por terceiros (da colheita à distribuição)?

SIM/NÃO

Em caso afirmativo, indicar as actividades e o nome da organização que actua como terceiro. Fornecer cópia dos acordos.

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Secção G — Transporte e Distribuição Descrever as disposições em vigor para o transporte de cada tipo de tecidos ou células desde a colheita até ao SMT.

Descrever as disposições em vigor para o transporte de cada tipo de tecidos ou células desde o SMT até ao organismo responsável pela aplicação humana.

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Secção H – Notificação de reacções e incidentes adversos Descrever as disposições em matéria de notificação e gestão de IAG e RAG.

Secção I — Sistema de gestão da qualidade Descrever resumidamente o sistema de qualidade aplicado no SMT.

Anexar uma lista dos PON em vigor.

O SMT foi certificado por um organismo externo ou uma associação

SIM/NÃO

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profissional?

Em caso afirmativo, indicar quando e por quem, e o número de certificação.

Secção J — Assinatura e Data Assinatura da pessoa responsável:

Data:

Secção K — Instruções para a apresentação do formulário O presente formulário deve ser apresentado como primeiro pedido de acreditação, designação, autorização ou licenciamento pela autoridade competente em matéria de tecidos e células. Deve ser apresentado novamente antes de uma inspecção, a pedido do serviço de inspecção, e sempre que forem introduzidas alterações significativas relativas à actividade, aos efectivos ou aos processos aplicados, ou em caso de alteração significativa de qualquer dos documentos anexos.

São consideradas significativas, por exemplo, as seguintes alterações:

- mudança da pessoa responsável; - alteração das actividades; - utilização de equipamento novo para um processo autorizado; - assinatura de um novo contrato com novos subcontratantes ou de um novo acordo com

um centro de colheita; - transferência de uma ou mais das actividades para novas instalações; - cessação de actividades ou encerramento da unidade; - introdução de um novo sistema informático.

Cada AC deve inserir as instruções relevantes para a apresentação do formulário.

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Anexo 7: Proposta de modelo para um formulário de constatações da inspecção

CONSTATAÇÕES DA INSPECÇÃO

AUTORIDADE COMPETENTE:

«Nome da autoridade competente»

Nome do inspector principal

Secção ou departamento correspondente:

«Nome»

«Secção ou departamento correspondente»

Nome do(s) inspector(es):

Secção ou departamento correspondente:

«Nome(s)»

«Secção ou departamento correspondente»

Nome do perito técnico (se pertinente):

Secção ou departamento correspondente:

«Nome»

«Secção ou departamento correspondente»

SMT INSPECCIONADO:

«Endereço1»

«Endereço2»

«Telefone»

«Fax»

Nome e endereço da pessoa responsável:

«Nome»

«Telefone»

«Fax»

Data da inspecção

/___/___/ /___/___/ /___/___/___/___/

Pessoal

Avaliado durante a inspecção Não avaliado durante a inspecção

N.º Observação Comentários

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53

Instalações/locais

Avaliado durante a inspecção Não avaliado durante a inspecção

N.º Observação Comentários

Materiais e equipamento

Avaliado durante a inspecção Não avaliado durante a inspecção

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54

N.º Observação Comentários

Sistema de gestão da qualidade

Avaliado durante a inspecção Não avaliado durante a inspecção

N.º Observação Comentários

Selecção dos dadores, Análises aos dadores e Colheita

Avaliado durante a inspecção Não avaliado durante a inspecção

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55

N.º Observação Comentários

Processamento, Armazenamento e Distribuição

Avaliado durante a inspecção Não avaliado durante a inspecção

N.º Observação Comentários

Controlo da qualidade

Avaliado durante a inspecção Não avaliado durante a inspecção

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56

N.º Observação Comentários

Distribuição fora do Estado-Membro, Importação e Exportação

Avaliado durante a inspecção Não avaliado durante a inspecção

N.º Observação Comentários

Rastreabilidade

Avaliado durante a inspecção Não avaliado durante a inspecção

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N.º Observação Comentários

Acordos com terceiros

Avaliado durante a inspecção Não avaliado durante a inspecção

N.º Observação Comentários

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Outros aspectos

N.º Observação Comentários

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Anexo 8: Proposta de modelo comum de relatório de inspecção de um serviço manipulador de tecidos

RELATÓRIO DE INSPECÇÃO DE UM SERVIÇO MANIPULADOR DE TECIDOS

Preencher este formulário substituindo o texto em itálico

Informação geral N.º de referência do relatório:

Unidade(s) inspeccionada(s):

Nome e endereço completo da unidade inspeccionada.

Resumo das actividades:

Tipo de tecidos ou células

Actividade prevista (AP)

(indicar o(s) código(s) da AP com base na legenda infra).

Processos de preparação (PP) aplicados

(indicar o(s) código(s) do PP com base na legenda infra).

Ósseo

Pele

Vascular

Oftálmico

Membrana amniótica

Ovárico

Testicular

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Outros tecidos

…………………............................

Medula óssea

Células estaminais do sangue periférico (PBSC)

Sangue do cordão umbilical

Oócitos

Espermatozóides

Outras células

.

Embriões

Zigotos

Outros

…………………...............………

Códigos das actividades previstas

Dádiva: AP1 Colheita: AP2 Análise: AP3 Processamento: AP4

Armazenamento: AP5 Distribuição: AP6 Importação: AP7 Exportação: AP8

CÓDIGOS DOS PROCESSOS DE PREPARAÇÃO

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Corte/trituração/moldagem PP1 Desmineralização PP13

Centrifugação PP2 Armazenamento em meio de cultura de órgãos

PP14

Imersão em soluções antibióticas ou antimicrobianas

PP3 Armazenamento a 4°C PP15

Esterilização (excepto por irradiação) PP4 Glicerolisação (alta concentração) PP16

Esterilização por irradiação PP5 Descongelamento PP17

Separação, concentração e purificação de células

PP6 Fertilização in vitro (FIV) PP18

Filtragem

PP7 Injecção intracitoplasmática de espermatozóides (ICSI)

PP19

Liofilização (secagem por congelação)

PP8 Preparação de esperma PP20

Congelação

PP9 Eclosão assistida PP21

Criopreservação PP10 Cultura de blastocistos PP22

Vitrificação

PP11 Maturação in vitro (MIV) PP23

Secagem

PP12 Biópsia do embrião/corpúsculo polar PP24

Data da inspecção:

Inspector(es):

Dia(s), mês, ano

Nome do(s) inspector(es)

Nome(s) do(s) perito(s)/avaliador(es) (se aplicável)

Nome(s) da(s) autoridade(s) competente(s)

Endereço electrónico:

Regulamentação em que a inspecção se baseou:

Breve relatório das actividades de inspecção realizadas

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Introdução: Breve descrição do local de colheita e/ou do SMT e das actividades realizadas (ou referência a um dossier do SMT em anexo).

Para inspecções em países não integrados no EEE, indicar se a autoridade competente do país onde decorreu a inspecção foi informada e participou na inspecção.

Data da inspecção anterior.

Nome do inspector ou inspectores que participaram na inspecção anterior.

Alterações importantes desde a inspecção anterior.

Âmbito da inspecção: Breve descrição da inspecção (inspecção dos processos e/ou inspecção geral do sistema de qualidade, com referência a tecidos ou células específicos, se for o caso). Deve especificar-se o motivo da inspecção (por exemplo, pedido de autorização de um novo processo, inspecção de rotina, investigação de produtos defeituosos, etc.).

Áreas(s)/actividade(s) inspeccionada(s):

Breve descrição das áreas/actividades. Especificar cada área/actividade inspeccionada.

Domínios/actividades não inspeccionados:

Se necessário, deve chamar-se a atenção para os domínios ou actividades não inspeccionados nesta ocasião.

Pessoal entrevistado durante a inspecção:

Especificar o nome e funções dos principais funcionários contactados, ou anexar uma lista.

Resumo das constatações da inspecção anterior e das medidas correctivas tomadas:

Resumir as constatações anteriores e as medidas correctivas tomadas.

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Principais constatações do inspector, incluindo as deficiências Esta secção permite estabelecer a ligação entre as constatações e as deficiências e explicar a classificação.

Requisitos para a colheita e as análises aos dadores, de acordo com o disposto na Directiva 2006/17/CE

Critérios de selecção de dadores de tecidos e/ou células:

Descrever as constatações para cada tipo de dador (dadores mortos, dadores vivos, parceiros (utilização directa ou indirecta) ou não parceiros).

Análises laboratoriais aos dadores exigidas:

Procedimentos de dádiva e colheita de células e/ou tecidos:

Registos dos dadores:

Relatório de colheita:

Recepção no SMT:

Requisitos em matéria de acreditação, designação, autorização ou licenciamento dos serviços manipuladores de tecidos, de acordo com o disposto na Directiva 2006/86/CE

Organização e gestão:

Pessoal:

Equipamento e materiais:

Instalações/locais:

Documentação e registos:

Contratos com terceiros:

Análise da qualidade:

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Processamento:

Armazenamento e libertação de tecidos ou células:

Rotulagem final para distribuição e rotulagem exterior do contentor de transporte:

Transporte:

Distribuição e retirada:

Gestão dos IAG/RAG:

Informação sobre os dados mínimos acerca do dador/receptor a serem mantidos pelo SMT e pelos organismos responsáveis pela aplicação em seres humanos:

Sistema de codificação:

Importação/Exportação:

Outras questões específicas identificadas:

Por exemplo, futuras alterações relevantes anunciadas pelo SMT.

Conclusões

Dossier do serviço manipulador de tecidos:

Avaliação e data do DSMT.

Anexos apensos: Enumerar todos os anexos.

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Lista de deficiências classificadas segundo a sua gravidade: críticas, importantes e outras (ver definições no fim do formulário):

Devem ser repertoriadas todas as deficiências, com a referência da legislação nacional que transpõe as directivas da UE.

Devem mencionar-se todas as deficiências constatadas, mesmo quando tenham sido tomada medidas correctivas imediatas.

Os SMT devem ser instados a comunicar ao serviço de inspecção o calendário proposto para as correcções e os progressos registados.

As deficiências devem ser classificadas com base nas definições que constam no final do presente documento.

Recomendações à autoridade competente/autoridade de execução responsável pela unidade inspeccionada:

Síntese e conclusões: O(s) inspector(es) devem indicar se, no decurso da inspecção, o SMT respeitava a legislação nacional de transposição das Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE e se tomou eventuais medidas correctivas adequadas; deve igualmente mencionar qualquer outra questão para a qual deva ser chamada a atenção da autoridade requerente. Convém prestar especial atenção à redacção utilizada. Seria preferível utilizar o condicional quando o SMT necessite de cumprir requisitos críticos antes de receber a aprovação final do serviço de inspecção. Pode ser feita referência a conclusões registadas noutros documentos, como, por exemplo, a carta final, dependendo dos procedimentos nacionais.

Nome(s):

Assinatura(s):

Organismo(s):

Data:

Distribuição do relatório:

O relatório de inspecção deve ser assinado e datado pelos inspectores/avaliadores que participaram na inspecção.

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Este modelo poderá ter de ser adaptado para uso local nos Estados-Membros onde a avaliação das deficiências é um procedimento independente do relatório de inspecção.

Definição de deficiências

1. DEFICIÊNCIA CRÍTICA:

Uma deficiência que implique um risco directo considerável de causar dano a um doente receptor ou a um dador vivo.

2. DEFICIÊNCIA IMPORTANTE:

Uma deficiência não crítica:

que implique um risco indirecto para a segurança de um dador ou receptor devido à colheita e/ou distribuição de tecidos ou células que não estejam em conformidade com a autorização do SMT, com a autorização do processo, ou com os procedimentos de segurança e qualidade do SMT;

ou

que denote uma deficiência importante relativamente ao disposto nas Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE ou na regulamentação nacional pertinente;

ou

que indique uma incapacidade de executar satisfatoriamente os procedimentos de libertação de tecidos ou células ou uma incapacidade da pessoa responsável de cumprir as suas obrigações legais;

ou

uma combinação de várias «outras deficiências», nenhuma dos quais é importante por si só, mas que em conjunto possam constituir uma deficiência importante e devam ser explicadas e notificadas como tal.

3. OUTRAS DEFICIÊNCIAS:

Deficiências que não possam ser classificadas como críticas ou importantes, mas que representem um desvio em relação às boas práticas.

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Anexo 9: Proposta de modelo comum de Dossier do Processo de Preparação (DPP)

Dossier do Processo de Preparação

(DPP)

Secção A — Informação sobre o serviço manipulador de tecidos

Nome completo do SMT:

Nome da pessoa responsável:

Endereço postal do SMT:

Telefone:

Fax:

Endereço electrónico:

Secção B — Processo de Preparação — Informação Geral

Designação do processo de preparação:

Descrever os tecidos ou células aos quais este processo de preparação é

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aplicado:

Fornecer informação sobre quaisquer outros requisitos adicionais específicos de selecção de dadores ou de análise que devam ser aplicados aos dadores de tecidos ou células processados deste modo.

Fornecer informação sobre quaisquer requisitos específicos que devam ser aplicados para a colheita de tecidos ou células processados deste modo.

Apresentar uma breve descrição do processo de preparação em causa.

(Anexar um fluxograma que ilustre o processo)

Secção C — Materiais e Equipamento

Enumerar todos os materiais e equipamentos utilizados no processo, bem como pormenores acerca do respectivo fornecedor.

Reagentes ou

materiais destinados a

entrar em contacto com os tecidos/células

Especificação Fornecedor

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Equipamento Especificação Fornecedor

Secção D: Testes de controlo da qualidade (incluindo testes microbianos)

Teste Descrição da amostra (analito) Critérios de libertação

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Secção E — Validação do Processo

Como foram validados os métodos de processamento aplicados, a fim de demonstrar que não tornam os tecidos ou células clinicamente ineficazes ou prejudiciais para o receptor?

a) Com base em estudos realizados no próprio SMT? SIM � NÃO � Em caso afirmativo, juntar cópia do relatório de validação.

b) Com base em estudos publicados por outras entidades? SIM � NÃO � Em caso afirmativo, juntar cópia das publicações mais relevantes.

c) Com base na análise retrospectiva dos resultados clínicos? SIM � NÃO � Em caso afirmativo, juntar cópia dos dados coligidos.

d) Outro (especificar):………………………………………………

e)

Se o processo estiver abrangido por um pedido de patente, indicar o

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número da patente.

Se o processo incluir uma etapa de esterilização ou inactivação viral, apresentar uma breve descrição da validação e cópias dos estudos de inactivação viral nos quais se baseia a validação.

Juntar cópia do relatório de validação.

Secção F – Rotulagem final e folha de informação

Anexar uma cópia do rótulo final aposto na embalagem primária dos tecidos ou células processados com este método.

Anexar uma cópia do documento de informação fornecido aos utilizadores clínicos com os tecidos ou células.

Instruções para a apresentação a inserir por cada AC.

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Anexo 10: Proposta de modelo comum de Certificado de Autorização

PROPOSTA DE MODELO COMUM PARA A AUTORIZAÇÃO DE UM SERVIÇO MANIPULADOR DE TECIDOS

Informações sobre o serviço manipulador de tecidos

Número de registo/autorização:

Nome do titular do registo/autorização:

Nome do SMT:

Endereço(s) da(s) unidade(s) do SMT:

(devem enumerar-se todas as unidades autorizadas, quando não estejam abrangidas por licenças independentes):

Endereço oficial do titular do registo/autorização:

Âmbito da autorização

Base jurídica da autorização:

Data do termo de validade da autorização/registo

(se aplicável ao abrigo da legislação nacional):

Actividades autorizadas

Tipo de tecidos ou células Actividade prevista (AP)

(indicar o(s) código(s) da AP com base na legenda infra)

Ósseo

Pele

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Vascular

Oftálmico

Membrana amniótica

Ovárico

Testicular

Outros tecidos

…………………............................

Medula óssea

Células estaminais do sangue periférico (PBSC)

Sangue do cordão umbilical

Oócitos

Espermatozóides

Outras células

……………………………………...

Embriões

Zigotos

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Outros

CÓDIGOS DAS ACTIVIDADES PREVISTAS

Dádiva: AP1 Colheita: AP2 Análise: AP3 Processamento: AP4

Armazenamento: AP5 Distribuição: AP6 Importação: AP7 Exportação: AP8

Mencionar eventuais restrições ou clarificações relacionadas com o âmbito das actividades.

Nome do funcionário da AC:

Assinatura do funcionário da AC:

Data: Carimbo da AC:

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Anexo 11: Documentos consultados para a elaboração das presentes directrizes

Documentos elaborados pelos organismos reguladores

Agence de la Biomédecine (ABM) guidance on inspection of centres for assisted conception (draft)

AFSSAPS guidance for tissue and cell bank inspection (Aide-Mémoire for Inspection of Tissue and Cell Banks, 2004; Inspection Guidelines Relating to Procurement of HSC and Mononuclear Blood Cells; Sub-Guidelines Relating to Inspection of Procurement of Cells from Umbilical Cord Blood, 2007)

Belgian competent authority:

- Aide-mémoire for tissue bank inspection, April 2006 - Site master file for tissue and cell banks

National Transplant Centre, Italy (CNT) guidance for tissue bank inspection (Guidelines on the Conduct of Inspections, 2005: Pre-inspection form and skin-bank inspection checklist as an example)

EMEA GMP inspection guidance documents: CoCP (Compilation of Community Procedures) Inspection Conduct (EMEA/INS/GMP/313513/2006) and report writing EMEA/INS/GMP/313539/2006)

EN ISO 14971:2007 Medical devices — Application of risk management to medical devices

FDA Compliance Programme Guidance Manual, 2005

Human Fertilisation and Embryology Authority (HFEA), UK — Tissues and cells for assisted conception (www.hfea.gov.uk)

- information on the system - pre-inspection questionnaire

Human Tissue Authority (HTA), UK. Inspection Site Visits: Manual for Specialist Assessors (2006) and Guidance for Designated Individuals (2006)

Irish Medicines Board, Aide-Mémoire for Tissue Establishments

Irish Medicines Board, Authorisation of Prescribed Activities carried out in Relation to Human Tissues and Cells (Certificate)

Irish Medicines Board, Points to Note for the Inspection of Reproductive Cells

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ISO guidelines for quality and/or environmental management systems auditing (ISO 19011)

Medicines Control Council, Department of Health, RSA, Guidelines for Preparation of Site Master File

Medicines and Healthcare Products Regulatory Agency (MHRA), UK. Consultation on a risk-based inspection programme for good practice inspections

PIC/S Guidance for Blood Establishments, 2004

PIC/S Standard Operating Procedure (pi 026-1 October 2006): Qualification and training of inspectors in the field of human blood, tissues and cells

Documentos elaborados por associações profissionais ou no âmbito de projectos

AABB Quality System Assessment Tool, 2006

AATB Tissue Bank Self-Assessment Tool and Audit Report (Star), 2006

EBAA, Inspection Manual of the Eye Bank Association of America, 2005

EQSTB (European Quality System for Tissue Banks — DG SANCO project) — Tissue Bank Audit Guidelines, 2007

JACIE Inspection Manual, 2004

Tissue Bank Evaluation Guidance used by the International Atomic Energy Agency in its reviews of tissue banks worldwide supported by its programme

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Anexo 12: Abreviaturas e Glossário

AC Autoridade Competente

BPF Boas práticas de fabrico (Good Manufacturing Practice - GMP)

DSMT Dossier do serviço manipulador de tecidos

EMEA Agência Europeia de Medicamentos

FIV Fertilização in vitro

GQ Garantia de qualidade

HPC Células estaminais hematopoiéticas (Haematopoietic Stem Cells)

IAG Incidente adverso grave

ICH Conferência Internacional para a Harmonização de Requisitos Técnicos de Registo dos Medicamentos para Uso Humano

ICSI Injecção Intracitoplásmica de espermatozóides

IIU Inseminação intra-uterina

ISO Organização Internacional de Normalização

NAT Técnica de amplificação de ácidos nucleicos (Nucleic Acid Amplification Technique)

PIC/S Sistema de cooperação de inspecção farmacêutica (Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme)

PON Procedimento Operativo Normalizado

PR Pessoa responsável

RAG Reacção adversa grave

SMT Serviço manipulador de tecidos

UE União Europeia

Definição Fonte

Aplicação humana

A utilização de tecidos ou células sobre ou dentro de um receptor humano/doente, bem como as aplicações extracorporais

Directiva 2004/23/CE

Armazenamento

A manutenção dos tecidos ou das células em condições controladas adequadas até à distribuição

Directiva 2004/23/CE

Auditoria Exame documentado de procedimentos, registos, funções do pessoal, equipamento, materiais,

Adaptado do Guide to Safety and Quality Assurance for the

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instalações e/ou fornecedores, para verificar a conformidade com PON escritos, normas ou legislação ou regulamentação nacional, efectuado pelos pares, por auditores de sistemas de qualidade internos ou por auditores de organismos de certificação

Transplantation of Organs, Tissues and Cells, 3rd Edition,

Council of Europe Publishing, Janeiro de 2007

Células As células individuais ou um conjunto de células de origem humana, não ligadas entre si por qualquer tipo de tecido conjuntivo

Directiva 2004/23/CE

Células reprodutivas

Todos os tecidos e células destinados a serem utilizados para efeitos de reprodução assistida

Directiva 2006/86/CE

Colheita Um processo em que são disponibilizados tecidos ou células

Directiva 2004/23/CE

Crítico Que tenha potencialmente um efeito sobre a qualidade e/ou segurança de células e tecidos ou que com eles tenha contacto

Directiva 2006/86/CE

Dádiva Doação de tecidos ou células de origem humana destinados a aplicações no corpo humano

Directiva 2004/23/CE

Dádiva entre parceiros

A dádiva de células reprodutivas entre um homem e uma mulher que declarem manter uma relação física íntima

Directiva 2006/86/CE

Dador Qualquer fonte humana, viva ou morta, de células ou tecidos de origem humana

Directiva 2004/23/CE

Distribuição O transporte e o fornecimento de tecidos ou células destinados a aplicação em seres humanos

Directiva 2004/23/CE

Incidente adverso grave

Uma ocorrência nociva durante a colheita, análise, processamento, armazenamento e distribuição de tecidos e células, susceptível de levar à transmissão de uma doença infecciosa, à morte ou de pôr a vida em perigo, de conduzir a uma deficiência ou incapacidade do doente, ou de provocar ou prolongar a hospitalização ou a morbilidade

Directiva 2004/23/CE

Organismo de colheita

Um estabelecimento de cuidados de saúde ou uma unidade de um hospital ou qualquer outro organismo que desempenhe actividades de colheita de tecidos e células de origem humana e que pode não se encontrar acreditado, designado, autorizado ou licenciado como serviço manipulador de tecidos

Directiva 2006/86/CE

Organismo responsável pela aplicação de tecidos e células de origem

Um estabelecimento de cuidados de saúde ou uma unidade de um hospital ou outro organismo que proceda a aplicações em seres humanos

Directiva 2006/86/CE

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humana

País terceiro Qualquer país que não seja um Estado-Membro da União Europeia

Comissão Europeia:

ec.europa.eu

Perito Pessoa com qualificações e experiência adequadas para prestar aconselhamento técnico a inspectores de uma AC

Grupo de redacção das directrizes

Pessoa responsável

Os serviços manipuladores de tecidos devem designar uma pessoa responsável por: assegurar que os tecidos e células de origem humana destinados a aplicação em seres humanos na instituição de que essa pessoa é responsável sejam colhidos, analisados, processados, armazenados e distribuídos em conformidade com as directivas e com a legislação em vigor no Estado-Membro; transmitir as informações necessárias às autoridades competentes; implementar no serviço manipulador de tecidos os requisitos das directivas

Directiva 2004/23/CE

Preservação A utilização de meios químicos, a alteração das condições ambientais ou de outros meios aquando do processamento para evitar ou retardar a deterioração biológica ou física das células ou tecidos

Directiva 2004/23/CE

Procedimentos operativos normalizados

Instruções escritas que descrevem as etapas de um processo específico, incluindo os materiais e os métodos a utilizar e as propriedades esperadas dos tecidos ou células destinados a ser distribuídos

Adaptada da Directiva 2006/86/CE

Processamento Todas as operações envolvidas na preparação, manipulação, preservação e embalagem de tecidos ou células destinados à utilização no ser humano

Directiva 2004/23/CE

Rastreabilidade A capacidade de localizar e identificar o tecido/célula durante qualquer etapa, desde a sua colheita, passando pelo processamento, a análise e o armazenamento, até à distribuição ao receptor ou à eliminação, o que implica igualmente a capacidade de identificar o dador e o serviço manipulador de tecidos ou as instalações de fabrico que recebem, processam ou armazenam os tecidos/células e a capacidade de identificar os receptores nas instalações médicas que aplicam os tecidos/células aos receptores. A rastreabilidade abrange igualmente a capacidade de localizar e identificar todos os dados relevantes de produtos e materiais que entrem em contacto com esses tecidos/células

Directiva 2006/86/CE

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Reacção adversa grave

Uma resposta inesperada, incluindo uma doença infecciosa do dador ou do receptor, associada à colheita ou à aplicação humana de tecidos e células, que cause a morte ou ponha a vida em perigo, conduza a uma deficiência ou incapacidade, ou que provoque, ou prolongue, a hospitalização ou a morbilidade

Directiva 2004/23/CE

Serviço manipulador de tecidos

Um banco de tecidos, ou unidade de um hospital ou outro organismo onde se realizem actividades relacionadas com a transformação, a preservação, o armazenamento ou a distribuição de tecidos e células de origem humana. O serviço manipulador de tecidos pode também estar encarregado da colheita ou da análise de tecidos e células

Directiva 2004/23/CE

Sistema de qualidade

A estrutura organizacional, a definição de responsabilidades, procedimentos, processos e recursos destinados à aplicação da gestão da qualidade, incluindo todas as actividades que contribuem, directa ou indirectamente, para a qualidade

Directiva 2006/86/CE

Tecido Todas as partes constitutivas do corpo humano formadas por células

Directiva 2004/23/CE

Terceiro Qualquer organização que forneça um serviço a um organismo de colheita ou a um SMT com base num contrato ou acordo escrito. Incluem-se os laboratórios que efectuam as análises aos dadores ou aos tecidos, empresas de esterilização subcontratadas e hospitais utilizadores que armazenam tecidos ou células na pendência da aplicação humana

Grupo de redacção do Manual operacional

Validação (ou «aprovação» no caso de equipamento ou ambientes)

O estabelecimento de dados documentados que proporcionem um elevado grau de segurança de que um processo, uma peça de equipamento ou um meio ambiente específicos produzem, de forma consistente, tecidos ou células que cumprem especificações e atributos de qualidade previamente determinados; valida-se um processo a fim de avaliar o desempenho de um sistema no que respeita à sua eficácia com base no uso pretendido

Directiva 2006/86/CE