informe pormenorizado del sistema de control interno

OFICINA DE CONTROL INTERNO UNIMAGDALENA

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO 2016

Ley 1474 de 2011 Jefe OCI: Milena De León Mendoza

Periodo del Informe: Mayo – Agosto 2016

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La Oficina de Control Interno de la Universidad del Magdalena, dando cumplimiento al

marco normativo descrito en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción),

presenta a la comunidad en general el informe pormenorizado del estado del Sistema de

Control Interno para el periodo enmarcado del 1 de mayo a agosto 31 de la vigencia 2016.

Este documento se presenta de forma ejecutiva por cada uno de los módulos y eje

transversal del modelo estándar de control interno, en las cuales se describen las principales

gestiones que le han posibilitado a la Institución mejorar dentro de su desarrollo Misional y

Operativo administrativo en el Sistema de Control Interno

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes: Talento Humano — Direccionamiento Estratégico — Administración del Riesgo

Se recibió acreditación institucional por parte del Ministerio de Educación Nacional.

La Institución funciona baja un Sistema de Gestión Integral certificado por ICONTEC, sistema que armoniza las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y MECI 2014.

Se cuenta en tal sentido con 21 procesos, con sus respectivas caracterizaciones, procedimientos, guías, instructivos, formatos, indicadores, normativa y mapas de riesgos, además se cuenta con un mapa de procesos, un normograma y un mapa de riesgos de gestión y corrupción institucional. Los cuales están direccionados para dar cumplimiento al Manual, Política y Objetivos de Calidad.

Actualmente se cuenta con el apoyo de un asesor externo, que permita la transición de la norma ISO 9001:2008 a la ISO 9001:2015.

La planta de la universidad opera con personal de planta provisional.

Se recibió visita de pares para el registro calificado de la especialización en gerencia de auditoria de la calidad de los servicios de salud

Dinamismo del programa Generaciones con Bienestar, en donde más de 100 niños beneficiarios participaron en “figuras efímeras” en las playas de santa marta.

Las revistas Clío América, Praxis y Duazary, ingresaron a la base de datos Emerging Source Citation Index.

MEn renovó por siete años el registro calificado del programa de Tecnología en Educación Física, Recreación y Deporte.





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El Plan de capacitaciones giran en torno a los procesos de Contratacion, interventorías, normatividades y todo lo relacionado con la función pública.

Se realizó seguimiento a aquellos mapas de riesgos por proceso que a través de su cronograma establecieron acciones para ejecutar en el segundo cuatrimestre de 2016, lo cual permitió alimentar y publicar el primer seguimiento al mapa de riesgo institucional.

2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO Componentes: Autoevaluación Institucional — Autoevaluación del Control y Gestión

Para la vigencia fiscal 2015, la Evaluación del Sistema de Control Interno acorde a los lineamiento del DAFP arrojo un indicador del 84.05% , indicando un nivel de satisfactorio, esto es , que se cumple de forma completa y bajo una estructura lógica en el ámbito de aplicación del control interno. En la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable se obtuvo un resultado de 4.9 indicando que nuestro sistema es Adecuado.

El Plan Anual de Auditoria Vigencia 2016 en relación a la realización de las auditorias de gestión, presente un avance del 16%, teniendo en cuenta que el Plan fue aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno, para que fuese desarrollado por cinco profesional de diferentes áreas del conocimiento, sin embargo, hasta el 30 de agosto solo se contó con dos profesionales. En relación con el desarrollo y ejecución de auditorías de calidad y seguimiento, asesorias, acompañamientos y seguimientos, se han realizado dentro de lo planeado.

Se realizó seguimiento a los planes de mejoramientos abiertos con la CGR y CGDM, los cuales se encuentran en un porcentaje de avance a 30 de junio de 2016 del 76.06% para el PM CGR, en cuanto a los PM con la CGDM el suscrito en 2013 tiene un avance del 98.67% y el suscrito en 2014 del 94.88%.

Se cuentan con 10 PM por Procesos en el tema MECI – ITN, los cuales se encuentran en un avance del 94.01%, y con porcentaje de cumplimiento con respecto a plazos del 82.06% a corte de 31 de agosto de 2016.

Se cumple con la rendición de cuentas a órganos de control externos. se realizó rendición o seguimiento a la rendición a la CGR informe de seguimiento de plan de mejoramiento a 30 de junio de 2016; a la CGDM a través del aplicativo SIA, se rindieron 17 formatos y 33 anexos sobre información financiera, contable,





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administrativa, de planeación, talento humano, control interno, de tecnologías de la información, entre otras a corte de 30 de junio de 2016; de forma mensual informe de deuda pública; informe de gestión contractual por periodicidad mensual a la CGDM a través del aplicativo SIA OBSERVA; entre otros informes.

Realización de seguimiento a plan anticorrupción y de atención al ciudadano, el cual obtuvo un avance del 54% a 31 de agosto.

3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACION Y COMUNICACIÓN En esta variable, puede constatarse que la institución derivado de los planes de mejoramiento iniciados con la OCI como consecuencias de auditorías internas, externas, Evaluación MECI actualizado, transparencia por Colombia, establecimiento de plan anticorrupción, se han hecho más visibles y comunicados la siguiente información:

Planes institucionales al 2016: Plan de Acción, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Planes de adquisición

Informes de resultados de la vigencia 2015: Informe de Gestión e Informe de Evaluación del Plan de Acción.

Presupuestos y ejecuciones

Links de rendición de cuentas.

Procesos de contratación.

Concursos.

Sistemas de información.

Sistemas de PQRS.

Trámites administrativos.

Puntos de contactos

Eventos y noticias.

Enlaces de interés.

Derechos pecuniarios

De la misma forma, la institución posee su oficina de comunicación y relaciones públicas, desde donde se direccionan en asocio con gestión documental y el apoyo de las Tics la información y comunicación por los medios más expeditos desde un marco tecnológico administrativo desde lo estratégico hasta lo operativo, lo cual ha permitido:





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Una interacción constante con la comunidad, respondiendo sus preguntas e inquietudes. Además se realiza actualización diaria de información, noticias, actividades y eventos a través de las redes sociales (Twitter, Instagram, Facebook)

Se cuenta con una línea 018000516060, que tiene horario de atención de lunes a viernes de 8:00 am. a 12: 00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m

El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2016, están publicados en la web. Este ha permitió:

Establecer un procedimiento para acceder al servicio de Cotejo de identidad a partir de huella dactilar provisto por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Como acción indispensable para la racionalización de trámites.

Se cuenta con un Índice de Información Clasificada y Reservada. Y para facilitar la actualización se está diseñando un procedimiento que pueda ser aplicado por todas las dependencias y llevar a cabo esta actividad de forma proactiva.

RECOMENDACIÓN Las recomendaciones de esta oficina se enmarca dentro lo normativo y básicamente los principios fundamentales del MECI, (Autocontrol, Autorregulación y gestión), implementar acciones de mejora que garanticen una mejor definición y planeación de las actividades y gestión por parte de los responsables, con el fin de alcanzar el cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano; ajustar las situaciones presentes en los planes de mejoramiento firmados con esta oficina y con los entes de control externos y/o de seguimiento a la transparencia , alinearse en las buenas practicas descritas por la ley 1474, derechos de autor, entre otras, con ello se logra subsanar cualquier desviación que probablemente ponga en riesgo la consecución de los objetivos misionales.

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