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Manual de Uso do Sistema Fênix

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Índice do manual

1 ESTE DOCUMENTO 3

2 AS FASES DA METODOLOGIA 3

3 FASE DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO 4

3.1 Iniciar o acompanhamento do projeto 5

3.2 Analisar projeto 5

3.3 Selecionar projeto 5

3.4 Pesquisar projeto 5

3.5 Incluir projeto 5

3.6 Dashboard – Dados gerais 6

3.7 Sumário do projeto 6

3.8 Gerenciar participantes 6

3.9 Cadastrar participantes 6

3.10 NCM/NBS 6

3.11 Checar pendências de projeto 6

3.12 Documentos do projeto 6

3.13 Imprimir projeto 6

3.14 Cadastrar ações 6

3.15 Criar evento 7

3.16 Gerenciar ações 7

3.17 Informar objetivos do projeto 7

3.18 Definir mercados do projeto 7

3.19 Orçar ações na memória de cálculo 7

3.20 Detalhar item 7

3.21 Determinar cronograma financeiro 8

3.22 Verificar pendências do orçamento 8

3.23 Corrigir pendências 8

3.24 Concluir planejamento 8

4 FASE DE APRESENTAÇÃO E ANÁLISE 8

4.1 Validar estratégia 8

4.2 Validar planejamento 9

4.3 Ajustar e aprovar projeto 9

4.4 Solicitar ajuste de planejamento 9

5 FASE DE EXECUÇÃO E MONITORAMENTO 9

5.1 Dashboard dados gerais – Projeto Simulação 9


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5.2 Gerenciar participantes – Projeto Simulação 10

5.3 Mudanças – Histórico de mudanças 10

5.4 Mudanças – Envio de mudanças 10

5.5 Mudanças – Análise de mudanças 10

5.6 Solicitar autorização de pagamento de desembolso 10

5.7 Autorizar pagamentos de desembolsos 11

5.8 Avaliar prestação de contas 15

5.9 Alternar entre Projeto original e Projeto Simulação 16

5.10 Gerenciar ações - Projeto Simulação 16

5.11 Redefinir objetivos do projeto 16

5.12 Redefinir mercados do projeto 17

5.13 Inserir lançamentos 17

5.14 Ver lançamentos 17

5.15 Corrigir lançamentos 17

5.16 Conclusão física da ação (Liberar saldo da ação) 17

5.17 Conclusão física da ação 17

5.18 Avaliar ação 17

5.19 Realocar custos de ações 18

5.20 Realocar parcelas e desembolsas 18

5.21 Verificar pendências de orçamento 18

5.22 Solicitar aprovação de alteração 18

5.23 Solicitar aporte orçamentário – aditivo financeiro (fora do sistema) 19

5.24 Realocar custos de ações - aditivo financeiro 19

5.25 Realocar parcelas e desembolsos - aditivo financeiro 19

5.26 Verificar pendências de orçamento - aditivo financeiro 19

5.27 Solicitar aprovação de alteração – aditivo financeiro 19

5.28 Inserir lançamentos 20

5.29 Ver lançamentos 20

5.30 Preparar mensalmente a prestação de contas 20

5.31 Acompanhar a execução financeira do convênio 20

5.32 Verificar pendências da prestação de contas 20

5.33 Ajustar a prestação de contas 20

5.34 Enviar a prestação de contas 21

6 FASE DE AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO 21

6.1 Avaliar resultados 21

6.2 Concluir financeiramente o convênio 22


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7 GLOSSÁRIO 22

1 ESTE DOCUMENTO

Este documento refere-se a uma parte extraída do Manual Original do Sistema Fênix para Convênios. Ele é fundamentado em aspectos conceituais da metodologia de gestão de projetos que o sistema implementa e ainda apresenta um glossário explicando as terminologias utilizadas.

A estrutura padrão do conteúdo terá como ponto de partida o ciclo de vida dos projetos, segundo a Metodologia, buscando-se estabelecer links entre as atividades e as ferramentas de suporte disponíveis no sistema.

Aborda exclusivamente a gestão de convênios, que são Instrumentos jurídicos celebrados entre a Apex-Brasil e o Executor, visando à execução de projeto de promoção de exportações e/ou internacionalização, ou relacionado à atração de investimentos, aprovado pela Apex-Brasil.

Este documento é dividido primeiramente pelas fases da metodologia, suas etapas e

atividades inerentes. As atividades são divididas de acordo com os usuários, que são USUÁRIO

APEX-BRASIL e USUÁRIO ENTIDADE.

Por último, um glossário com termos e conceitos utilizados.

2 AS FASES DA METODOLOGIA

A fase de PLANEJAMENTO é um processo de importância fundamental para o sucesso do

projeto, na medida em que deve estabelecer, de antemão, todos os aspectos que serão

implementados ao longo do projeto. O exercício de planejar o projeto deve ser uma

oportunidade para aprofundar o entendimento acerca do escopo geral. À medida que este

refinamento ocorre, há uma melhoria na precisão das estimativas, no detalhamento das

entregas, na descrição dos padrões de qualidade e no conhecimento mais claro dos riscos e

das partes interessadas.

Num primeiro momento, os responsáveis pelo planejamento podem não ter uma visão clara

de todo o escopo do projeto. Recomenda-se, nestes casos, que seja estabelecida uma linha de

base mínima, contendo todas as informações - prazos, custos, objetivos - visíveis no momento.

De acordo com a experiência e a documentação disponível sobre projetos anteriores, esta

primeira linha de base será mais ou menos precisa. No entanto, o fator crítico de sucesso é

promover as melhorias à medida que se tem clareza daquilo que se deseja e das condições que

cercam o projeto.

Este amadurecimento deve se tornar um ciclo ao longo do projeto, conhecido como

Elaboração Progressiva, de modo que os aspectos planejados são constantemente revisitados

e ajustados em conformidade com a dinâmica e as mudanças no contexto.


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Ratificamos a importância do processo de negociação e elaboração conjunta do Projeto,

conciliando os interesses da entidade proponente e da Apex-Brasil. Esta interação é

imprescindível para garantir o alinhamento de expectativas e a aderência do projeto aos

padrões da Apex-Brasil.

A fase de APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DO PROJETO é a oportunidade para que a Entidade

proponente e a Apex-Brasil possam interagir visando a avaliar a viabilidade e qualidade do

projeto bem como seus parâmetros, além de aprimorá-lo, com o foco nos interesses comuns.

O objetivo maior é a obtenção da aprovação para continuidade do projeto e, em segundo

plano, incorporar melhorias de acordo com a agregação de informações e conhecimento da

Apex-Brasil.

Na fase de EXECUÇÃO E MONITORAMENTO se avalia também a conformidade das realizações

(físicas e financeiras) com o Regulamento de Convênios e o Regulamento de Compras e

Licitações da Apex-Brasil. Nesta etapa, todas as atividades planejadas inicialmente serão

implementadas, registradas e monitoradas, no intuito de diagnosticar a situação do projeto, as

tendências e os problemas, além de definir as ações necessárias para a recondução do projeto

ao planejamento desejado.

À medida que este processo avança, o projeto deve entregar os produtos planejados e a

equipe deve gerar as suas medições de desempenho e intervir preventiva e corretivamente

quando ocorrem desvios, frente às estimativas.

A fase de AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO, a equipe procede à verificação do projeto para

averiguar os resultados alcançados, além de reunir, documentar e armazenar toda a

informação tratada ao longo de cada etapa. O bom entendimento e o registro completo acerca

do desempenho do projeto são de fundamental importância para garantir a melhoria dos

próximos, além de ser fonte de insumos para o aprimoramento dos processos de gestão.

O conceito de avaliação e encerramento preconizado na Metodologia traz algumas propostas

do modelo PMI©, já que sugerimos a avaliação periódica do projeto. O fluxo deve ser repetido

de acordo com a quantidade de etapas que compõem o projeto. Dessa forma, são feitos

“encerramentos parciais” de cada etapa e/ou parcela, no intuito de realinhar diversos aspectos

do projeto, conforme resultados evidenciados. As conclusões, a partir deste trabalho, podem

variar desde a constatação da superação das metas estabelecidas, até a decisão quanto à

inviabilidade de continuação do projeto.

3 FASE DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO

USUÁRIO APEX-BRASIL

Na etapa de planejamento, veja as atividades relativas ao Fênix:


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3.1 Iniciar o acompanhamento do projeto

Na etapa de planejamento, o fator crítico para o sucesso do projeto é promover as melhorias, à medida que se tem clareza daquilo que se deseja e das condições que cercam o projeto. Este amadurecimento deve se tornar um ciclo ao longo do projeto, conhecido como Elaboração Progressiva, de forma que os aspectos planejados são constantemente revisitados e ajustados de acordo com a dinâmica e as mudanças no contexto.

É importante o processo de negociação e elaboração conjunta do projeto, conciliando os interesses da entidade proponente e da Apex-Brasil. Esta interação é necessária para garantir o alinhamento de expectativas e a aderência do projeto aos padrões da Apex-Brasil.

O envolvimento de todas as partes interessadas (principalmente: entidade, Apex-Brasil e

empresas do setor) é indispensável para que se estabeleça como serão executadas as fases

seguintes.

3.2 Analisar projeto

Neste passo você acompanha a elaboração da análise do planejamento de um projeto,

mostrando como devem ser descritos os pareceres de aprovação, rejeição, ou solicitação de

ajuste.

USUÁRIO ENTIDADE

Na etapa de planejamento financeiro do convênio você vai cadastrar e orçar as ações,

determinar o cronograma financeiro, verificar se existem pendências orçamentárias e corrigi-

las. Caso a verificação do orçamento aponte pendências, há a etapa de correção de

pendências.

Veja como efetuar as atividades:

3.3 Selecionar projeto

Na tela principal do sistema você vai selecionar em uma lista o projeto que deseja visualizar.

3.4 Pesquisar projeto

Você pode pesquisar um projeto utilizando filtros de pesquisa como nome do projeto e unidade Apex a qual está associado.

3.5 Incluir projeto

No item Incluir Projeto você deve definir as informações de registro do seu projeto como o tipo, a categoria, o instrumento jurídico e as demais informações necessárias.


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3.6 Dashboard – Dados gerais

No Dashboard de dados gerais você pode realizar o acompanhamento de informações do seu projeto. São exibidos dados de identificação do projeto como nome, tipo, categoria e instrumento jurídico, além de dados da execução financeira.

3.7 Sumário do projeto

No sumário do projeto você pode verificar informações de identificação do projeto e alterar algumas delas. Você cadastrará informações do convênio como o número, as datas de execução e os dados bancários.

3.8 Gerenciar participantes

Você pode gerenciar os participantes do seu projeto. Com o gerenciamento você determina a necessidade de novos participantes e a edição ou exclusão dos existentes.

3.9 Cadastrar participantes

Você deve determinar quem serão os participantes do seu projeto. Você pode cadastrar novos participantes ou pesquisar participantes registrados para associar ao seu projeto.

3.10 NCM/NBS

As nomenclaturas NCM e NBS podem ser associadas ao projeto. Você pode pesquisá-las e escolher quais devem ser associadas ou desassociadas ao seu projeto.

3.11 Checar pendências de projeto

Através do Checar pendências de projeto você pode visualizar as pendências que impedem o envio do seu projeto para avaliação da Apex. Você verá o nome, a descrição e se há pendências impedem o envio do projeto.

3.12 Documentos do projeto

Você pode armazenar os documentos do seu projeto. O diretório do seu projeto é onde os documentos poderão ser incluídos, alterados ou excluídos, em qualquer fase do projeto.

3.13 Imprimir projeto

Neste passo você pode gerar um documento com as principais informações do seu projeto como dados gerais do projeto, objetivos e relatórios da execução financeira.

3.14 Cadastrar ações

Neste cadastramento são definidas as ações a serem realizadas para atender objetivos,

resultados e estratégias do projeto. Ele envolve a escolha de ações de acordo com a estratégia


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geral do projeto, com as estratégias específicas por mercado prioritário e com o perfil das

empresas participantes. Considera-se também o histórico de realização das ações anteriores.

3.15 Criar evento

No item de menu Ação/Evento são criados os eventos que serão realizados na execução das

ações. Algumas ações necessitam da criação de um evento para a sua realização.

3.16 Gerenciar ações

O acompanhamento das ações cadastradas pode ser feito através do item de menu

Ação/Evento. É possível identificar ações especificas, utilizando os filtros de pesquisa

disponíveis. Você também pode criar novas ações e alterar ou excluir ações existentes. Caso

haja necessidade de mudança, é possível realizar alterações nas ações e nos eventos.

3.17 Informar objetivos do projeto

Na opção Objetivos você deve informar os objetivos estabelecidos para o projeto, apontando as finalidades.

3.18 Definir mercados do projeto

Na opção Mercado você verá uma lista com as informações dos mercados já associados ao

projeto. Você pode incluir novos mercados e editar informações da lista.

3.19 Orçar ações na memória de cálculo

A interação entre entidade proponente e Apex-Brasil, para efeitos de orçamentação, é

necessária para garantir o cumprimento das normas regulamentares, como por exemplo a

limitação para os itens que podem ser considerados recursos econômicos de contrapartida. O

processo de negociação esclarece estes pontos e permite a conciliação dos interesses da

entidade e da Apex-Brasil.

No item de menu Memória de Cálculo é possível definir o quanto, quando e em quê serão

empregados os recursos financeiros do projeto, detalhar as informações das ações ver os itens

orçamentários.

3.20 Detalhar item

No item de menu Memória de Cálculo é possível definir o quanto, quando e em quê serão

empregados os recursos financeiros do projeto, detalhar as informações das ações e seus itens

orçamentários. É possível ver a lista das ações do projeto, e em cada ação é possível detalhar

os itens orçamentários.


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3.21 Determinar cronograma financeiro

O cronograma financeiro é determinado com o registro de informações das parcelas e

desembolsos de um projeto. Para cada parcela é realizado o registro dos valores e percentuais

repassados pela Apex para as entidades conveniadas e também dos valores e percentuais de

contrapartida. Para cada desembolso são registradas informações referentes ao valor a ser

repassado.

3.22 Verificar pendências do orçamento

Quando o item de menu Checar Pendências do Orçamento é acionado, o sistema percorre

todas as informações relativas ao orçamento, com o objetivo de identificar pendências. Caso

existam pendências, é apresentada uma lista agrupada por tipo de pendência (projeto,

parcela, ação ou orçamento) com identificação, descrição e indicativo de impedimento de

envio.

Caso a verificação do orçamento aponte pendências, há a etapa de correção de pendências.

Veja como corrigi-las:

3.23 Corrigir pendências

Neste passo é possível corrigir as pendências de projeto, parcela, ação ou orçamento,

verificadas no item de menu Checar Pendências do Orçamento.

As correções devem ser efetuadas nos itens de menu Manter Memória de Cálculo e Gestão

Financeira do Convênio. As pendências corrigidas são retiradas da lista de pendências.

3.24 Concluir planejamento

Após o preenchimento de dados gerais, da determinação de estratégias e da verificação de

pendências, o projeto pode ser submetido à análise.

4 FASE DE APRESENTAÇÃO E ANÁLISE


Na etapa de análise, veja as atividades relativas ao Fênix:

4.1 Validar estratégia

Validar a estratégia definida no Projeto, baseando-se em diversos aspectos como o cenário

econômico, alinhamento com estratégia da Apex-Brasil e do setor, coerência e coesão entre as

ações para que, de fato, implementem a estratégia.


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4.2 Validar planejamento

Validar a qualidade do plano do projeto.

4.3 Ajustar e aprovar projeto

A partir das avaliações e julgamentos resultantes das atividades anteriores, decidir se há

ajustes a fazer e se o projeto deve ser aprovado/continuado.

USUÁRIO ENTIDADE

Nesta fase, a Apex-Brasil avalia internamente a proposta do projeto dispensando atenção

especial para o julgamento das estratégias, do cronograma e do orçamento.

Eventualmente, serão identificados e solicitados ajustes antes da decisão pela continuidade do

projeto. É a oportunidade para que a Entidade proponente e a Apex-Brasil possam interagir

visando a avaliar a viabilidade e qualidade do projeto.

O objetivo maior é a obtenção da aprovação para continuidade do projeto e, em segundo

plano, incorporar melhorias de acordo com a agregação de informações e conhecimento da

Apex-Brasil.


4.4 Solicitar ajuste de planejamento

Caso a Apex-Brasil identifique necessidades de ajustes sobre o projeto apresentado pela

entidade parceira, os pontos a serem ajustados serão descritos e o projeto voltará a estar

disponível para edição pela entidade. Após ajuste dos pontos levantados, a entidade enviará

novamente o projeto para análise.

5 FASE DE EXECUÇÃO E MONITORAMENTO


Na etapa de execução, veja as atividades relativas ao Fênix:

5.1 Dashboard dados gerais – Projeto Simulação

Quando você acionar o Dashboard de Dados gerais no projeto simulação você verá informações referentes ao projeto simulação. São exibidos dados de identificação do projeto como nome, tipo, categoria e instrumento jurídico, além de dados da execução financeira.


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5.2 Gerenciar participantes – Projeto Simulação

Utilizando o projeto simulação você gerencia os participantes do seu projeto. Através do gerenciamento você determina se há necessidade de novos participantes e pode também editar ou excluir os participantes cadastrados.

5.3 Mudanças – Histórico de mudanças

As mudanças são geradas quando você altera dados utilizando o projeto simulação. Elas são agrupadas em conjuntos de mudanças e podem ser detalhas.

5.4 Mudanças – Envio de mudanças

Neste passo deve-se determinar se as mudanças geradas no projeto simulação podem ou não

ser enviadas para análise da Apex.

5.5 Mudanças – Análise de mudanças

Neste passo deve-se determinar se as mudanças geradas no projeto simulação podem ser

aprovadas ou rejeitadas, ou se necessitam de ajustes para a atualização no projeto original.

5.6 Solicitar autorização de pagamento de desembolso

Existem 4 formas de envio dos desembolsos para análise da Apex:

A primeira é quando o planejamento do projeto original é aprovado e colocado em execução.

Quando isto ocorre, o primeiro desembolso da primeira parcela é enviado automaticamente

para a análise.

A segunda forma acontece 10 dias após a criação do desembolso, e os desembolsos são

enviados automaticamente.

A terceira é após o envio e aprovação de uma prestação de contas. O primeiro desembolso da

parcela seguinte à envolvida na prestação de contas é enviado para análise, eliminando

inclusive a primeira das 5 aprovações necessárias para determinar a autorização do

pagamento do desembolso.

A quarta e última forma é manual, através do item de menu Gestão Financeira do Convênio,

conforme imagem abaixo:


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5.7 Autorizar pagamentos de desembolsos

Quando é realizada a autorização de pagamento de desembolso, cabe a Apex-Brasil analisar e

decidir se o pagamento deve ou não ser autorizado e liberado aos conveniados. Essa análise

deve ser criteriosa, usando como parâmetro comparativo o orçamento estipulado e acordado

entre a entidade e a Apex. A Apex analisa, por meio de níveis hierárquicos de aprovação, se as

informações do desembolso estão de acordo - caso em que o desembolso é aprovado - ou se

as informações não estão de acordo, caso em que pode ser rejeitado ou solicitado o reajuste

para correção das inconsistências.

Aprovação de pagamento de desembolso N1 (Gestor) e N2 (Líder de Unidade)

Acione o item Análise e pareceres, no alto da tela, para ver o item BPM.

Acione o BPM para ver uma tela com listas de aprovações. Na caixa de entrada é possível ver

as solicitações mais recentes, diferenciando o tipo de solicitação.


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Caso essa solicitação de autorização de desembolso tenha sido gerada pela aprovação de uma

prestação de contas de um projeto, o desembolso é autorizado automaticamente, sem a

necessidade da análise do Gestor (N1) e do Líder de Unidade (N2), e segue diretamente para a

análise de conformidade (N3).

Caso a solicitação tenha sido gerada de outra forma, caberá ao Gestor determinar a aprovação

ou a rejeição do desembolso em questão.

Para visualizar as solicitações referentes a um desembolso, selecione um desembolso.

Uma tela é exibida informando que estamos no primeiro nível de aprovação. Essa primeira

aprovação é indicada pela referência N1, e é de responsabilidade do Gestor. São exibidas as

informações referentes ao desembolso, mostrando inclusive a forma em que a solicitação do

pagamento foi realizada.

Após a análise do desembolso você deve definir se o desembolso será aprovado ou rejeitado.

Acima da tela você verá a opção Aprovar e a opção Rejeitar.

Caso você determine que o desembolso não deve ser aprovado, acione o botão Rejeitar. Um e-

mail é enviado para o gestor do projeto, informando que o desembolso necessita de ajuste.


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Caso você queira aprovar o desembolso, acione o botão Aprovar. O desembolso é aprovado e

enviado para o segundo nível de aprovação, o N2.

Devemos lembrar que se um desembolso permanecer na lista de desembolsos sem ser

analisado pelo Gestor pelo período de 4 dias, esse desembolso será aprovado

automaticamente e passará para o próximo nível de análise e aprovação.

Quando o desembolso é aprovado, o responsável pelo projeto recebe um e-mail informando

que o desembolso teve sua primeira aprovação. Um e-mail solicitando a análise do

desembolso é enviado para o Líder de Unidade (N2).

É a vez do Líder de Unidade. Ele deve repetir os mesmos passos que o Gestor, tendo um ponto

a mais em sua análise.

Para finalizar a análise, é necessária a aprovação ou a rejeição do desembolso.

Caso o desembolso seja aprovado, o responsável pelo projeto recebe um e-mail informando

que o desembolso teve sua segunda aprovação. Um e-mail solicitando a análise do

desembolso é enviado para o Analista de Conformidade.

Aprovação de pagamento de desembolso N3 (Analista de Conformidade)




Para realizar a análise, a aprovação ou rejeição do pagamento de desembolso, clique no

desembolso que deseja analisar.

Uma tela é exibida informando que estamos no terceiro nível de aprovação. Essa terceira

aprovação é indicada pela referência N3, e é de responsabilidade do Analista de

Conformidade. São exibidas as informações referentes ao desembolso, mostrando inclusive a

forma em que a solicitação do pagamento foi realizada.

O Analista de Conformidade deve analisar as informações do desembolso, verificando e

definindo, dentro de critérios de avaliação, a data para o pagamento do desembolso, que pode


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ser diferente da estipulada pela entidade ou diferente da estipulada pelo responsável da

análise anterior. Essa definição é um passo obrigatório na conclusão da análise do desembolso.




mail é enviado para o Gestor do projeto, informando que o desembolso necessita de ajuste.

Caso você queira aprovar o desembolso, acione o botão Aprovar.

Para que o processo de autorização de desembolso continue, é necessário que um documento

em PDF com os dados da aprovação do desembolso seja gerado. Caso este documento não

seja gerado, nem pelo analista de conformidade (N3) nem pelo Ordenador de despesa (N4), o

desembolso não é aprovado.

Para gerar e imprimir este documento, clique em Imprimir autorização.


que o desembolso teve sua terceira aprovação. Um e-mail solicitando a análise do desembolso

é enviado para o Ordenador de Despesa (N4).

Aprovação de pagamento de desembolso N4 (Ordenador de Despesa)




Para realizar a análise, a aprovação ou rejeição do pagamento de desembolso, clique no

desembolso que deseja analisar.

Uma tela é exibida informando que estamos no quarto nível de aprovação. Essa quarta

aprovação é indicada pela referência N4, e é de responsabilidade do Ordenador de Despesas.

São exibidas as informações referentes ao desembolso, mostrando inclusive a forma em que a

solicitação do pagamento foi realizada.

O Ordenador de Despesas deve analisar as informações do desembolso, verificando e

definindo, dentro de critérios de avaliação, a data para o pagamento do desembolso, que pode


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ser diferente da estipulada pela entidade ou diferente da estipulada pelo responsável da

análise anterior. Essa definição é um passo obrigatório na conclusão da análise do desembolso.

Esta data será enviada ao Sistema de Gestão Empresarial da Apex-Brasil (RM) para pagamento

e geração do Contas a pagar e corresponde à data em que será pago no banco.




mail é enviado para o Gestor do projeto, informando que o desembolso necessita de ajuste.

Caso você queira aprovar o desembolso, acione o botão Aprovar.

Para que o processo de autorização de desembolso continue, é necessário que um documento

em PDF com os dados da aprovação do desembolso seja gerado. Caso este documento não

seja gerado, nem pelo analista de conformidade (N3) nem pelo Ordenador de despesa (N4), o

desembolso não é aprovado.

Para gerar e imprimir este documento, clique em Imprimir autorização.


que o desembolso está indo para a sua última fase de análise, a análise financeira.

O financeiro também recebe esse e-mail, informando que agora é de sua responsabilidade

determinar se o pagamento de desembolso deve ser autorizado, se há necessidade de estorno,

ou se, mesmo após as 4 análises, há alguma inconformidade e o pagamento do desembolso

deve ser rejeitado.

5.8 Avaliar prestação de contas

O relatório técnico deve conter uma análise crítica daquilo que foi desenvolvido pelo projeto

no período em questão, ressaltando os pontos positivos e avaliando como seria possível

melhorar eventuais pontos negativos.

O relatório financeiro representa a transparência na gestão dos recursos do projeto, e deve

atender a dois objetivos principais: avaliar a gestão financeira do projeto e apresentar,

formalmente, os desembolsos realizados no período.

Os relatórios técnico e financeiro serão avaliados quanto à forma e conteúdo para garantir a

coerência e a consistência em relação à realidade do projeto. Deve-se verificar a aderência às

normas da Apex-Brasil, principalmente, em relação aos tipos de despesa e aos limites

permitidos. No caso de haver inconsistências sanáveis, ocorrem tantas iterações quantas

necessárias para promover os ajustes.

Com isso, o parecer do Gestor do projeto pode reunir as impressões sobre o grau de

adequação entre as entregas do projeto e a linha de base estabelecida no Plano Geral.

USUÁRIO ENTIDADE


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Na etapa de execução e monitoramento financeiro você vai registrar as atividades planejadas

de acordo com o planejamento original. Se necessário, também é possível replanejar o

orçamento utilizando o projeto simulação. Caso haja necessidade, você pode fazer um

replanejamento financeiro. Ela é finalizada na etapa de prestação de contas.

Nesta fase todas as atividades planejadas inicialmente são implementadas, registradas e

monitoradas, no intuito de diagnosticar a situação do projeto, as tendências e os problemas,

além de definir as ações necessárias para a recondução do projeto ao planejamento desejado.

À medida que este processo avança, o projeto deve entregar os produtos planejados e a

equipe deve gerar as suas medições de desempenho e intervir preventiva e corretivamente

quando ocorrem desvios, frente às estimativas.

A interação entre este macroprocesso e o Planejamento é fundamental para garantir o sucesso

do projeto. Primeiramente, deve-se buscar a consecução do que foi planejado em

conformidade com as condições estabelecidas, já que estas condições refletem os objetivos e

estratégias mapeadas junto aos envolvidos com o projeto. Por outro lado, as incertezas fazem

parte da realidade e, eventualmente, as coisas não ocorrerão como previsto. Portanto é

fundamental o registro dos avanços, a medição do desempenho, a comparação com

planejamento original, o mapeamento dos problemas e o replanejamento, onde se mostrar

necessário.


5.9 Alternar entre Projeto original e Projeto Simulação

Projeto Original: A tela do projeto original é apresentada na cor amarela. As informações do

projeto original são as definitivas e só podem ser alteradas em projetos que estão em fase de

planejamento.

Projeto Simulação: Esta opção só fica disponível quando o projeto original está na fase de

execução. Ao acioná-la é apresentada uma tela na cor verde, similar à tela do projeto original,

permitindo simular alterações antes de efetivar a mudança no projeto original. As informações

modificadas não interferem no projeto original até que as mudanças propostas sejam

aprovadas pela Apex-Brasil.

5.10 Gerenciar ações - Projeto Simulação

Quando um projeto entra na fase de execução, as ações e eventos só podem ser alterados

através do projeto simulação. Nele, é possível criar novas ações e eventos ou alterar os

existentes. Todas as mudanças executadas nesta fase estarão sujeitas a avaliação e aprovação

da Apex.

5.11 Redefinir objetivos do projeto

Caso seja necessário, você pode redefinir os objetivos do seu projeto. Para isso você deve

utilizar o projeto simulação.


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5.12 Redefinir mercados do projeto

Caso seja necessário, você pode redefinir os mercados do seu projeto. Para isso você deve

utilizar o projeto simulação.

5.13 Inserir lançamentos

É possível inserir lançamentos a partir dos itens de menu Inserir lançamento e Lançamentos

realizados, e também a partir do detalhamento de um item orçamentário na tela de

Lançamentos realizados.

5.14 Ver lançamentos

O item de menu Lançamentos realizados apresenta uma consolidação dos valores realizados

nas ações e itens orçamentários. Ao selecionar uma ação ou item orçamentário e acionar a

opção Detalhar é possível ver as informações detalhadas dos lançamentos vinculados ao item

detalhado.

5.15 Corrigir lançamentos

A correção das informações de um lançamento deve ser feita a partir do item de menu

Lançamentos realizados. Ao selecionar uma ação ou item orçamentário e acionar a opção

Detalhar é possível ver as informações detalhadas dos lançamentos vinculados ao item

detalhado e fazer as correções necessárias.

5.16 Conclusão física da ação (Liberar saldo da ação)

Quando o item de menu Memória de Cálculo é acionado, é possível realizar a ação Concluir

financeiro, que permite concluir financeiramente uma ação. Após a conclusão financeira,

havendo saldo orçamentário disponível, este será liberado para uso em outras ações.

5.17 Conclusão física da ação

A indicação de que uma ação teve seu cronograma físico concluído é feita através do item de

menu Ação/Evento. A conclusão é efetuada manualmente.

5.18 Avaliar ação

A avaliação de ações é realizada na tela de Prestação de Contas. Após a realização do(s)

evento(s) alvo da ação, caso o tipo da ação demande a obrigatoriedade da realização da

avaliação, deve-se registrar no sistema aspectos relativos aos resultados de negócios obtidos, à

gestão da ação e à confirmação da participação das empresas participantes do projeto.

Caso haja necessidade, você pode fazer um replanejamento financeiro, veja mais

informações:


18 | PÁGINA

O replanejamento financeiro inclui a movimentação de custos das ações, parcelas e

desembolsos. Ele pode ocorrer de duas formas, descritas abaixo.

Após a verificação de pendências orçamentárias, quando não houver mais pendências a serem

corrigidas, é possível solicitar a aprovação das mudanças ma tela de Mudanças.

Sem alteração do valor total do pactuado no convênio (mudança ordinária)

Movimentação de valores entre ações, itens orçamentários, detalhes de itens, parcelas ou

desembolsos, sem a alteração do valor total do pactuado no convênio. Veja como efetuar as

atividades:

5.19 Realocar custos de ações

Quando o item de menu Memória de Cálculo é acionado, o sistema apresenta uma lista das

ações do projeto. Ao selecionar uma ação é possível ver os respectivos itens orçamentários e

alterar seus valores.

5.20 Realocar parcelas e desembolsas

Quando o item de menu Gestão Financeira do Convênio é acionado, o sistema apresenta

informações de valores do convênio, das parcelas e dos respectivos desembolsos, e é possível

alterar os valores. Atente para que os somatórios dos desembolsos e dos valores de

contrapartida das parcelas não sejam diferentes dos valores conveniados, caso contrário o

sistema interpreta a alteração como um aditivo financeiro.

5.21 Verificar pendências de orçamento

Para verificar se as realocações de custos das ações ou das parcelas e desembolsos ocorreram

corretamente, acione o item de menu Checar Pendências do Orçamento. O sistema percorre




envio.

5.22 Solicitar aprovação de alteração

Para que as alterações efetuadas no projeto simulação do Fênix surtam efeito no projeto

original, é preciso enviar as mudanças para apreciação da Apex-Brasil. O envio das mudanças é

executado na tela Mudanças >> Enviar.

Com alteração do valor total do projeto (aditivo financeiro)

Movimentação de valores entre ações, parcelas ou desembolsos, com alteração do valor total

do projeto. Veja como efetuar as atividades:


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5.23 Solicitar aporte orçamentário – aditivo financeiro (fora do sistema)

Para tornar possível a realização de um aditivo financeiro ao convênio, é necessário garantir

que exista orçamento disponível na Apex-Brasil para o aditivo. Assim, é necessário solicitar

aporte orçamentário ao convênio. Esta solicitação deve ser feita à Apex-Brasil por meio do

gestor do convênio, fora do sistema.

5.24 Realocar custos de ações - aditivo financeiro

Quando o item de menu Memória de Cálculo é acionado, o sistema apresenta uma lista das

ações do projeto. Ao selecionar uma ação é possível ver os respectivos itens orçamentários e

alterar seus valores.

5.25 Realocar parcelas e desembolsos - aditivo financeiro

Quando o item de menu Gestão Financeira do Convênio é acionado, o sistema apresenta

informações de valores do convênio, das parcelas e dos respectivos desembolsos, e é possível

alterar os valores. Os somatórios dos desembolsos e dos valores de contrapartida das parcelas

podem ser diferentes dos valores conveniados, o que gera um aditivo financeiro.

5.26 Verificar pendências de orçamento - aditivo financeiro

Para verificar se as realocações de custos das ações ou das parcelas e desembolsos ocorreram

corretamente, acione o item de menu Checar Pendências do Orçamento. O sistema percorre




envio.

5.27 Solicitar aprovação de alteração – aditivo financeiro

Para que as alterações efetuadas no projeto simulação do Fênix surtam efeito no projeto

original, é preciso enviar as mudanças para apreciação da Apex-Brasil. O envio das mudanças é

executado na tela Mudanças >> Enviar.

Na etapa de prestação de contas, veja mais informações:

Para cada parcela do convênio é realizada uma prestação de contas, considerando-se os

lançamentos inseridos em um determinado período. A entidade deve informar o transcorrer

das ações envolvidas no período, os saldos de conta corrente e aplicação, as despesas

bancárias, as outras receitas e outras despesas. Em certos momentos é solicitado que sejam

anexados os extratos bancários e o relatório de auditoria externa.


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5.28 Inserir lançamentos

É possível inserir lançamentos a partir dos itens de menu Inserir lançamento e Lançamentos

realizados, e também a partir do detalhamento de um item orçamentário na tela de

Lançamentos realizados.

5.29 Ver lançamentos

O item de menu Lançamentos realizados apresenta os uma consolidação dos valores

realizados nas ações e itens orçamentários. Ao selecionar uma ação ou item orçamentário e

acionar a opção Detalhar é possível ver as informações detalhadas dos lançamentos

vinculados ao item detalhado.

5.30 Preparar mensalmente a prestação de contas

É recomendável preparar a cada mês a prestação de contas do convênio, a fim de evitar que o

envio seja feito com percentual próximo aos 100% realizados, provocando um intervalo

financeiro entre as parcelas. Nesta preparação é necessário escolher o período da prestação

de contas, registrar os saldos e extratos da prestação de contas e emitir os relatórios de

prestação de contas.

5.31 Acompanhar a execução financeira do convênio

No item de menu Dashboard é possível verificar o índice de execução financeira do convênio,

tanto os recursos Apex, no quadro "Índice de Realização do Convênio - Apex" e os recursos de

contrapartida, no quadro "Índice de Realização do Convênio – Contrapartida”.

Também é possível acompanhar o índice pelo item de menu Prestação de Contas,

selecionando a prestação de contas desejada e clicando em Resumo Geral.

É importante ressaltar que os lançamentos realizados e a preparação da prestação de contas

são pré-requisitos para a atualização do índice de execução financeira.

5.32 Verificar pendências da prestação de contas

Após a composição da prestação de contas, é preciso verificar se existe alguma pendência que

a impeça de ser enviada, tais como a falta de avaliação de alguma ação envolvida na prestação

de contas, a falta do anexo de documentos comprobatórios de extratos de conta corrente e

aplicação financeira, ou a falta do anexo do relatório de auditoria externa.

5.33 Ajustar a prestação de contas

Os dados de uma prestação de contas podem ser ajustados a qualquer momento, desde que

ela não esteja com situação “Enviada” ou “Aprovada”.


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Caso seja identificada alguma pendência na prestação de contas, é preciso corrigir a origem do

problema para que seja possível enviar a prestação para a Apex-Brasil. Pode ser necessário

realizar avaliações de ações na tela Gerenciar Ações. Pode ser necessário ajustar o período da

prestação, preencher os relatórios técnicos e financeiros e anexar os arquivos obrigatórios

(extratos e relatório de auditoria).

O ajuste de uma prestação de contas também pode ser necessário após a análise da Apex-

Brasil sobre uma prestação de contas enviada. Esta análise pode culminar na necessidade de

ajustes da prestação de contas pela entidade parceira.

5.34 Enviar a prestação de contas

A prestação de contas deve ser enviada para análise quando o projeto alcançar o percentual

de execução necessário (atualmente 70% para recursos Apex e 70% para recursos de

contrapartida) e não existirem pendências impeditivas.

O primeiro passo é a definição do período da prestação. O segundo passo é a composição do

relatório técnico da prestação de contas. É importante salientar que é necessária a avaliação

das ações já concluídas, na tela de Prestação de Contas. O terceiro é o de informar saldos de

conta corrente e aplicação financeira, rendimentos de aplicações financeiras, despesas e taxas

bancárias. É demandado que a entidade anexe os arquivos de extratos bancários (conta

corrente e aplicação) e o relatório da auditoria externa quando necessário.

Após esses passos basta selecionar uma prestação de contas e clicar no botão Checar

Pendência. Caso não existam pendências impeditivas, a prestação de contas pode ser enviada

clicando no botão Enviar.

6 FASE DE AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO


Na etapa de avaliação, veja as atividades relativas ao Fênix:

6.1 Avaliar resultados

Buscar informações relacionadas aos resultados essenciais do projeto, comparando as

projeções e estimativas estabelecidas no planejamento com os valores efetivamente gerados

pelo projeto. Esta análise quantitativa deve ser contextualizada de forma a registrar

impressões, mudanças e quaisquer variáveis que tenham tido influência sobre tais resultados.

Elaborar relatório técnico contendo a avaliação geral dos resultados e desempenho do projeto,

partindo-se dos relatórios técnicos parciais elaborados ao longo do projeto. Analisar,

criticamente, o cumprimento do escopo previsto, registrando as impressões sobre a execução

do projeto.


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Reunir documentação comprobatória, consolidar relatórios financeiros e formatar a prestação

de contas final do projeto.

Todos os recursos empregados no projeto deverão ter comprovação formal do destino que

tiveram e as consolidações dos valores deverão ser consistentes com o orçamento previsto do

projeto.

USUÁRIO ENTIDADE

Nesta fase a equipe procede à verificação do projeto para averiguar os resultados alcançados,

além de reunir as informações tratadas ao longo de cada etapa.

Neste momento se avalia também a conformidade das realizações (físicas e financeiras) com o

Regulamento de Convênios e o Regulamento de Compras e Licitações da Apex-Brasil.

Veja as atividades:

6.2 Concluir financeiramente o convênio

A entidade conveniada deve devolver o saldo de recursos da Apex-Brasil que não tenha sido

aplicado na execução do objeto do convênio, incluídos os eventuais rendimentos de aplicações

financeiras.

7 GLOSSÁRIO

Ação- Implica um conjunto de atividades desempenhadas no escopo do projeto, com vistas a

derivar um dos seus produtos/serviços/resultados. Um projeto, em geral, possui um conjunto

de ações, e cada uma possui um conjunto de marcos críticos.

Concedente- Entidade concedente é aquele que libera recursos mediante convênio.

Convenente- Entidade convenente é aquele que recebe os recursos mediante convênio.

Categoria do Projeto- Classificação para definir o foco de atuação do projeto. Ex.: Gestão

(Processos Internos) ou Negócio (Voltado para atividades externas, exportação).

Comitê Gestor- Fórum superior de decisão sobre os projetos que tem a função de

democratizar as decisões estratégicas acerca da gestão do conhecimento e dos resultados,

ampliando a participação de empresas (beneficiários finais dos projetos) e representantes

empresariais, como sindicatos e associações locais. Nos projetos de negócios em parceria, o

comitê gestor deve possuir um representante da Apex-Brasil, da entidade executora, das

organizações parceiras e dos empresários participantes.

Contrapartida- Comprometimento do Executor referente à sua participação na execução do

convênio, que poderá ser composta de valores aportados pelo próprio Executor e/ou pelas

Empresas Participantes, desde que tenham vínculo com o objeto do convênio;


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Convênio- Instrumento jurídico celebrado entre a Apex-Brasil e o Executor, visando à execução

de projeto de promoção de exportações e/ou internacionalização, ou relacionado à atração de

investimentos, aprovado pela Apex-Brasil.

CRM- Sistema responsável pela manutenção e pelo armazenamento do cadastro das entidades

e clientes (Customer Relationship Management).

ECM- Sistema responsável pelo gerenciamento de arquivos (Enterprise Content Management).

Entidade- Pessoa jurídica que representa as empresas de um setor produtivo brasileiro. É a

parte convenente dos convênios firmados com a Apex-Brasil para promoção de exportações.

Estes convênios implicam Projetos Setoriais (PS) que são cadastrados, planejados e

monitorados tendo o sistema de Gestão de Projetos da Apex como ferramenta.

Fase do Projeto- Representa o ciclo de vida do projeto. As fases existentes são: Planejamento,

Apresentação e análise, execução, prestação de contas e conclusão.

Fator de Risco- Evento com determinado grau de incerteza associado que, ao se concretizar,

impacta uma ou mais variáveis do planejamento do projeto.

GEOR – Gestão Estratégica Orientada para Resultados- Metodologia adotada pela Apex-Brasil

através da qual implementa processos de gestão de projetos, com foco na produção de

resultados alinhados com o planejamento estratégico da organização executora. A GEOR se

baseia em 4 pilares principais, quais sejam: direcionamento para clientes, foco em resultados,

visão estratégica, intensidade, prontidão e proximidade da ação gerencial.

Gerente de Projeto- Pessoa responsável pela gestão do projeto no âmbito da entidade.

Normalmente, é um funcionário da entidade destacado para coordenar as ações promovidas

pelo projeto e ser o interlocutor com a Apex-Brasil para tratar de questões relacionadas à

parceria.

Gestor de Projeto- Colaborador da Apex-Brasil responsável por acompanhar e auxiliar o

Gerente na condução do projeto. Internamente, é a pessoa que garante a aderência do projeto

à GEOR e reporta os avanços e problemas à gerência.

Grupo Gestor- Equipe da Apex-Brasil dedicada à gestão de um conjunto de projetos

relacionados a setores produtivos correlatos, por exemplo: O grupo gestor Moda engloba os

setores de calçados, vestuário, tecelagem, etc.

Líder de Projeto- Colaborador da Apex-Brasil responsável pela gestão de um “projeto de

gestão interno”.

Marco Crítico- Representa a conclusão de uma atividade significativa do projeto. Os marcos

críticos devem ser agrupados de acordo com as Ações planejadas para o projeto.

Memória de cálculo- Documento que reúne os valores orçados para o projeto, classificados

por grupos de ações, parcelas e itens orçamentários.

NCM- Sigla para Nomenclatura Comum do Mercosul, que guarda um código de 8 dígitos para

identificar um tipo de produto de forma única. Os produtos exportados, em geral, possuem um


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código NCM associado e esta informação é importante para avaliações relacionadas à

diversificação da pauta de exportação. Referências:

http://www.braziltradenet.gov.br/NCMP.aspx

http://www.desenvolvimento.gov.br/sitio/interna/interna.php?are=5&menu=1095

ODS- Base corporativa responsável pelo armazenamento de dados comuns a diversos sistemas

existentes na Apex-Brasil (Operational Data Storage).

Parcela- Parcela para desembolso do valor monetário da Apex acordado em convênio.

Projeto próprio de negócio- Esforço empreendido por tempo determinado, com iniciativa e

execução sob responsabilidade da Apex-Brasil em parceria com empresas, consórcios,

cooperativas ou entidades setoriais representantes da iniciativa privada, com foco na

promoção de exportações e divulgação da imagem e produtos brasileiros de um ou mais

setores da economia.

Projeto Interno- Esforço empreendido por tempo determinado, com uso exclusivo de recursos

da Apex-Brasil e foco principal na melhoria das condições, formas de trabalho e estratégia da

própria Agência. Outro termo sinônimo utilizado é “projeto de gestão interno”.

Plano de Contingência- Conjunto de ações planejadas para o tratamento de riscos do projeto,

com o intuito de minimizar ou maximizar o impacto, para o caso de concretização dos

mesmos. O plano de contingência é elaborado, portanto, visando a amenizar ou aproveitar as

consequências do fato.

Plano de Mitigação- Conjunto de ações planejadas para o tratamento de riscos do projeto,

com o intuito de minimizar ou maximizar a probabilidade de concretização do mesmo. O plano

de mitigação de riscos é elaborado, portanto, visando à eliminação/transferência ou efetivação

dos mesmos.

Prestação de Contas- Procedimento, estabelecido em convênio, através do qual o Gerente do

projeto fornece informações acerca do avanço físico (execução física e resultados atingidos) e

financeiro correto e regular utilização e aplicação dos recursos do projeto. Além disso, a partir

da aprovação das prestações de contas, ocorre à liberação das parcelas subsequentes por

parte da Apex-Brasil.

Programa- Conjunto de projetos que têm algum grau de interação e contribuem para objetivos

comuns, de forma que devem ser planejados e acompanhados em grupo.

Projeto Setorial (PS)- Empreendido pela Apex-Brasil em parceria com entidades setoriais

representantes da iniciativa privada, tendo o parceiro como responsável pela execução, com

foco na promoção de exportações e divulgação de produtos brasileiros de um ou mais setores

da economia.

Projetos Finalísticos- Esforço empreendido por tempo determinado, somente pela Apex-Brasil

ou em parceria com empresas, consórcios, cooperativas ou entidades setoriais representantes

da iniciativa privada, tendo como objetivo a promoção de exportações e divulgação de


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produtos brasileiros de um ou mais setores da economia. Podem ser mencionados como

Projetos de Negócio, que se dividem em “próprios” e “em parceria”.

Subprojeto- Para o sistema, terá as mesmas características de um projeto normal, no entanto,

sendo responsável pela entrega de parte do escopo.

Tarefa- Menor nível de detalhamento das ações de um projeto. As ações possuem marcos

críticos que, por sua vez, podem possuir tarefas.

Tipo do Projeto- Classificação do projeto em relação a entidade executora principal. Ex.:

Próprio (Apex é responsável pelo projeto) ou Parceria (Entidade é a responsável).

Usuário Master- Assume o papel de Administrador do sistema, no âmbito da Entidade

parceira. Dessa forma, qualquer usuário da entidade ou de empresas vinculadas, que precise

ter acesso ao sitema, deve ser cadastrado pelo Usuário Master. Além disso, este perfil é

responsável por distribuir outros perfis para usuários já cadastrados. Em resumo, o Usuário

Master define quem tem acesso ao Fenix e qual o tipo de acesso.

Índice do manual - tangram.net.br do sistema fênix... · manual de uso do sistema fênix 2 |...

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