implementación de un repositorio y de una política institucional de acceso abierto

Universidade do Minho Serviços de Documentação | 2013

TÍTULO DA APRESENTAÇÃOComplemento de título

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Implementación de un repositorio y de una política institucional de acceso abierto

Guadalajara29 de setiembre de 2014



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Agenda

I. Creación y implementación de Repositorios institucionales1 – Introducción – Repositorios institucionales - que y para que?2 – Interoperabilidad en repositorios 3 - Estrategias de creación e implementación de repositorios institucionales4 – RepositoriUM - La experiencia de Universidade do Minho

II. Políticas y mandatos institucionales de acceso abierto1 – Definición y implementación de políticas de acceso abierto2 - La experiencia de Universidade do Minho



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REPOSITÓRIOS INSTITUCIONALESQUE Y PARA QUE?

INTRODUCIÓN



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Los RepositoriosInstitucionales

Colecciones digitales que colectan, preservan, divulgan y dan acceso a la producción intelectual de una (o varias...) comunidad(es) universitaria(s).



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Los Repositorios Institucionales

• “In the fall of 2002, something extraordinary occurred in thecontinuing networked information revolution, shifting thedynamic among individually driven innovation, institutionalprogress, and the evolution of disciplinary scholarly practices. The development of institutional repositories emerged as a new strategy that allows universities to apply serious, systematic leverage to accelerate changes taking place in scholarship and scholarly communication (...)”

Lynch, Clifford A. "Institutional Repositories: EssentialInfrastructure for Scholarship in the Digital Age" ARL, no. 226 (February 2003): 1-7. <http://www.arl.org/resources/pubs/br/br226/br226ir.shtml>



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A pesar del concepto poder ser aplicado en otros contextos (laboratorios y centros de investigación, organismos gubernamentales, etc.) los RI’s están generalmente asociados a las Universidades.

Existen varias concepciones de RI’s: Apenas para información académica/científica

Para toda la información, relacionada con la investigación y la enseñanza



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Los RepositoriosInstitucionales

En el caso de las Universidades, los RI pueden intervenir en dos dominios estratégicos : contribuir al aumento de la visibilidad y “valor” público de las

instituciones, promoviendo la divulgación de los resultados de su actividad;

contribuir para la reforma del sistema de comunicación académica (scholarly communication system), expandiendo el acceso a los resultados de la investigación.



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INTEROPERABILIDAD EN REPOSITORIOS

INTRODUCIÓN



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Nuestros repositorios pueden ser (o contener) tesoros de nuestra institución...



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Wrong Way

Pero no pueden ser islas del tesoro...



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El valor de los repositorios

• Cada repositorio individualmente es muyvalioso para su institución o comunidad;

• Pero cada repositorio tiene un valor muylimitado para la ciencia y la investigación…



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La investigación en el mundo digitales global, colaborativa, en red,

distribuida....



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El valor real de los repositorios recae en el potencial de interconexión para crear una red de repositorios, una red que puede proveer un acceso unificado a los resultados de la investigación y son (re-) utilizados por las máquinas y los investigadores.

(El caso de Interoperabilidad para Repositorios de Acceso Abierto -COAR Briefing Paper)



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Para lograr este potencial de crear un cuerpo unificado de resultados de la investigación necesitamos…

Interoperabilidad

Contenidos OA…y el “adhesivo técnico” que hace esta

integración posible …



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Capacidad de

trabajar, comunicar

y de interactuar entre

diversos sistemas.

Capacidad para pasar información, metadatos y objetos digitales de ida y vuelta entre sistemas en un formato utilizable

INTEROPERABILIDAD



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Los repositorios OA en todo el mundo, tienen que trabajarcon políticas, términos y condiciones, esquemas de datos, protocolos, etc., similares para construir un recurso(transparente) de contenidos basado en una red mundial de repositorios de acceso abierto



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DONDE ESTAMOS HOY?

CONTENIDOS



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Donde estamos hoy?

% Gold and % Green for 2005-2010

(tested 2011)

Source Harnad, Stevan (2012) How and Why RCUK Open Access Policy Needs Revision.

Aún faltan 70% de publicaciones en AccesoAbierto?



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¿ Donde estamos?

¿O llegamos al punto de inflexión(tipping point)?

The present report shows that the tipping point for OA (more than 50% of the papers available for free) has been reached in several countries, including Brazil, Switzerland, the Netherlands, the US, as well as in biomedical research, biology, and mathematics and statistics.

Proportion of Open Access Peer-Reviewed Papers at theEuropean and World Levels—2004-2011 (August 2013)



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DONDE ESTAMOS HOY?

1/3 DE CONTENIDOS OA?

CONTENIDOS



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DONDE ESTAMOS HOY?

INTEROPERABILIDAD



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Donde estamos hoy?



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Interoperabilidad de los Repositorios

• Mucho trabajo en varias áreas, pero aún trabajo en curso



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PARA QUÉ?

INTEROPERABILIDAD



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CONECTAR– Diferentes repositorios

– Repositorios con otros sistemas de información

• Current research information systems (CRIS)

• Learning Management Systems (LMS)

• Virtual Research Environments (VRE)

• Virtual Learning Environments (VLE)

• Etc…

– Y transferir metadatos y/ objetos digitales

Interoperabilidad para…



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CREAR NUEVOS SERVICIOS y HERRAMIENTAS

– “Por en cima” de los repositorios, con los contenidos agregados de los repositorios…

– …utilizando la capacidad computacional quehoy tenemos para procesarlos y hacerdatamining, generando nueva información y nuevo conocimiento

Interoperabilidad para…



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Cuestiones y Retos Actuales

Retos Técnicos:

– Nuevos tipos de contenido

– Software y sistemas

– Nuevas capas de Servicio



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Retos Técnicos (continuación):

– Datos de uso (usage data)

– Identificación consistente y terminología (ex: nombres de autores, agencias de financiación)

– Desafíos de Idioma



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Retos Administrativos y Organizacionales:

– Contexto Global

– Sostenibilidad a largo plazo de las directrices y estándares

– Apoyo a la implementación de directrices



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Nacional: Portales de acceso abierto a la producción científica nacional, RCAAP, BDCOL, RECOLECTA…

Regional: DRIVER > OpenAIRE >OpenAire+, La Referencia

Global: COAR

Construyendo la infraestructura Repositorios



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About COAR

• Confederation of Open Access Repositories (COAR)

• Launched in 2009

• Over 120 members from 35 countries on 5 continents

• COAR Vision: A global knowledge infrastructure, based on worldwide networked open access digital repositories

• Strategic and pragmatic activities

Kathleen Shearer – LIBER – Aligning repository networks



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COAR Repository Interoperability Project

• Objective: Facilitate the discussion on interoperability among OA repositories and as part of a wider e-Infrastructure

• Multiple activities implemented since 2011



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The Interoperability Project

• The Case for Interoperability for Open Access Repositories (2011-2012)

Available in English & Spanish



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35

Repository Interoperability Project

• COAR Roadmap on Repository Interoperability

– Current State of Open Access Repository Interoperability – October 2012

• Roadmap (Future Directions) – en preparación



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COAR ALIGNING REPOSITORY NETWORKS

30-09-2014 36RCAAP - Repositório Cientifico de Acesso Aberto de Portugal



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Aligning Repository Networks MeetingRome, March 2014

10/06/2014 37

• Paul Ayris, LIBER (United Kingdom)

• Donatella Castelli, OpenAIRE (Italy)

• Carmen Gloria Labbé, LAReferencia (Chile)

• Norbert Lossau, COAR (Germany)

• Rick Luce, SHARE (USA)

• Natalia Manola, OpenAIRE (Greece)

• Katharina Mueller, COAR

• Brent Roe, CARL (Canada)

• Eloy Rodrigues, COAR (Portugal)

• Kathleen Shearer, COAR (Canada)

• Judy Stokker, AOASG (Australia)

• Marta Viragos, COAR (Hungary)

• Tyler Walters, SHARE (USA)

• Xiaolin Zhang, CAS (China)



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La interoperabilidade enprática – El caso de Portugal

Metadatos Directrices Protocolos Validación

Interoperabilidad



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OAI-PMH en lo ProyetoRCAAP

• Agrega el contenido de los +40 repositorios integrados en el Portal RCAAP

• Simplifica los metadatos (Simplified DC)

• Los conjuntos (sets) se pueden utilizar para exponer sólo una parte del repositorio (por ejemplo: set driver, ec_fundedresources, tesis, etc ...)



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SWORD en lo ProyetoRCAAP

• Protocolo para el depósito automático en los repositorios

• Se utiliza para enviar los documentos (y metadatos) del Sistema de Curriculos DeGóispara DSpace.

• Permite el envío remoto de documentos en el repositorio institucional



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Dublin Core

• Esquema genérico de metadatos que puede ser simple o cualificada.

• Se usa en conjunto en todos los repositorios del Portal RCAAP

• Casi siempre se utilizan para la interoperabilidad entre los diferentes sistemas (ddi, ETD-MS, ...)



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Directrices Driver

• Utilizados en la definición de los términos de agregación del Portal RCAAP

• Permitir la interoperabilidad entre los metadatos del repositorio y los servicios

• Todos los repositorios del portal RCAAP cumplen con los aspectos obligatorios de las directrices



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Directrices DRIVER

• Desarrollado bajo el proyecto DRIVER - Digital Repository Infrastructure Vision for EuropeanResearch

• Actual versión 2.0 (noviembre de 2008)

• Traducido al español, japonés y portugués



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¿Por qué se necesitan directrices?

• Para guiar a los administradores de repositorios para garantizar la interoperabilidad y la compatibilidad con los servicios DRIVER

• Para los desarrolladores de las plataformas de depósito de incorporar nuevas características en futuras versiones



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Directrices DRIVER

• Paso 1 - Directrices generales (Parte A)

• Paso 2 - Directrices para los metadatos (Parte B)

• Paso 3 - Directrices para el protocolo OAI-PMH



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Paso 1 – DirectricesGenerales (A)

• Comparar Parte A con el contenido delRepositorio

• Si el contenido está de acuerdo con las directrices, vaya al paso 2

• De lo contrario, poner en práctica un set driver (conjunto)



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Directrices Generales(Parte A)

Recomendado

Requerido

Dos posibles niveles de compatibilidad con las directrices DRIVER:

Nível Requerido

Nível Recomendado



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Directrices Generales (A) - Requerido

• El repositorio contiene recursos textuales digitales– recurso textual = artículos científicos, tesis doctorales,

documentos de trabajo, libros electrónicos y similares resultados de la investigación científica

– Recursos textuales están en formatos generalizados y ampliamente utilizados (PDF, TXT, RTF, DOC, TeX ...).

– Recursos textuales son de acceso libre, disponibles directamente desde el repositorio para cualquier usuario sin restricciones, como la autorización o el pago.

– acceso libre = acceso sin ningún tipo de pago, otorgamiento de licencias, control de acceso con contraseña, control de acceso por IP, …



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Directrices Generales (A) -Requerido

• Recursos textuales están descritos mediante registros de metadatos.

• Recursos textuales y de metadatos están unidos entre sí de modo que los usuarios finales pueden acceder a los recursos mediante el identificador de texto (normalmente una URL) en el registro de metadatos.

• La dirección URL de un recurso introducido en los metadatos es accesible en todo momento y nunca cambia o se le asigna a otro recurso.

• Un identificador único identifica el registro de metadatos y el recurso textual (no enlaces a sistemas externos, como un sistema nacional de bibliotecas o un editor).



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Senão




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Poner en práctica un Set Driver

Una forma de seleccionar y filtrar los registros que son relevantes para el conjunto.

• Cuando se implementa un set DRIVER?

– Cuando el repositorio contiene los documentos que no cumplen con la definición de "recurso textual":• contenido que no es literatura cientifica

• contenidos de acceso restringido, controlado o embargados

• contenido en formatos inusuales



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Paso 2 – Directrices para metadatos

Las directrices se elaboraron para facilitar el intercambio demetadatos entre los proveedores de contenidos y servicios delconductor, de acuerdo con las definiciones de la OAI-PMHdistribuido por la Iniatitive Metadatos Dublin Core (DCMI). .

Describir la conversión de un formato estándar interno paraDublin Core no calificado para facilitar la recolección(harvesting).

Las directrices no se debe utilizar como instrucciones para lacatalogación.



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Paso 2 – Directrices para metadatos

Los metadatos están estructurados de acuerdo con Dublin Core (ISO 15836:2003).

Es obligatorio el uso de Unicode.

Debe utilizar sólo un registro de metadatos para las diferentes manifestaciones de un objeto digital (por ejemplo, una versión postscript y la versión pdf), a menos que el contenido intelectual de las versiones es diferente.



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Passo 2 – Directrizes para metadados

• En DRIVER el uso de elementos puede ser:

Requerido = el elemento debe estar presente en el registro de metadatos;

Requerido quando aplicable = cuando el elemento se puede obtener, sedebe añadir al registro de metadatos (se aplica más a la introducción demetadatos en lugar de la colección);

recomendado = elemento que se recomienda el uso;

Opcional = no es muy relevante si el elemento se utiliza o no….



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Directrizes DRIVER – Uso de los elementos

Elemento básico Estatuto

Title (Título) requerido

Creator (Autor) requerido

Subject (Assunto) requerido quando aplicable

Description (Descrição) requerido quando aplicable

Publisher (Editora) requerido quando aplicable

Contributor (Colaborador) opcional

Date (Data) requerido

Type (Tipo) requerido

Format (Formato) recomendado

Identifier (Identificador) requerido

Source (Fonte) opcional

Language (Idioma) recomendado

Relation (Relação) opcional

Coverage (Cobertura) opcional

Rights (Direitos) recomendado

Audience (Público) opcional



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Dc.Types (requeridos)

• · info:eu-repo/semantics/article

• · info:eu-repo/semantics/bachelorThesis

• · info:eu-repo/semantics/masterThesis

• · info:eu-repo/semantics/doctoralThesis

• · info:eu-repo/semantics/book

• · info:eu-repo/semantics/bookPart

• · info:eu-repo/semantics/review

• · info:eu-repo/semantics/conferenceObject

• · info:eu-repo/semantics/lecture

• · info:eu-repo/semantics/workingPaper

• · info:eu-repo/semantics/preprint

• · info:eu-repo/semantics/report

• · info:eu-repo/semantics/annotation

• · info:eu-repo/semantics/contributionToPeriodical

• · info:eu-repo/semantics/patent

• · info:eu-repo/semantics/other



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Directrices DRIVER – Directrices para

OAI-PMH

Siguiendo la versión 2.0 del protocolo.

Los registros eliminados, deben ser declarados. Utilice la opción "transient" o "persistent" (conservar temporal o indefinidamente la información sobre el registro eliminado).

RessumptionToken conservado durante pelo menos 24 h.

Agregación entre 100 a 500 registros.

E-mail del administrador.

Informe de los cambios URL base, sets, formatos de metadatos

Set Driver

Sólo si es necesario.

Agrupa los registros textuales en acesso abierto.

setName: Open Access DRIVERset; setSpec: driver



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ESTRATEGIAS DE CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE REPOSITORIOS INSTITUCIONALES

60



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Las estrategias de implementación de RI’s

Apoyo y envolvimiento de la Rectoría/Presidencia de la institución y de los investigadores

Adquisición de contenidos y promoción del auto-archivo

Definición de políticas y gestión dos repositorios



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Implementación de RI’s

Obtener el respaldo institucional

Seleccionar y instalar la plataforma para el repositorio

Empezar proyectos de demostración o comunidades piloto

Promover y apoyar la utilización del repositorio e el auto-archivo junto de los autores

Divulgar y promover el repositorio en el interior y exterior de la institución



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Obtener el respaldo institucional

Explicar/ demostrar la ventajes de los repositorios:

Para la visibilidad, posicionamiento y prestigio de la institución

Para la gestión de la información de la institución

Para garantizar la preservación de la producción intelectual de la institución

Para la reforma del sistema de comunicación de ciencia



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Empezar proyectos de demostración o comunidades piloto

Colectar documentos de páginas de los autores o dos departamentos;

Colectar documentos de repositorios de disciplina (Arxiv, RePEc);

Establecer un programa con comunidades piloto (depósito de documentos en lote, digitalización de documentos, etc.)



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Promover y apoyar la utilización del repositorio e el auto-archivo junto de los

autores

Para que la participación sea voluntaria y efectiva es necesario que las ventajas de los repositorios sean comunicadas de manera clara y frecuente.

Las objeciones y resistencias potenciales al repositorio institucional deben ser anticipadas y comprendidas, para que sean ultrapasadas



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autores

Crear el hábito del auto-archivo pelos autores Cambio de rutinas, métodos y “cultura”;

Comunidades sin tradición de auto-archivo Miedo del plagio

“mas trabajo”... dificultades tecnológicas falta de conocimiento y conciencia sobre el Acceso

Abierto y los problemas del sistema de comunicación científica

Dudas y problemas relacionados con la propiedad intelectual y los derechos de autor (copyright) de las publicaciones.



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autores

Crear guías y ayudas al proceso de depósito/archivo de documentos.

Realizar presentaciones para los autores sobre el proceso de auto-archivo.

Crear y ofrecer un servicio de apoyo y “esclarecimiento” sobre los derechos de autor.

Crear y ofrecer servicios de valor añadido para los autores (listados, reportes, estadísticas, etc.)



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Divulgar y promover el repositorio en el interior y exterior de la institución

Crear documentos y materiales de presentación y divulgación del repositorio

Presentar el repositorio en reuniones de facultad/departamento, seminarios e conferencias, etc.

Publicar artículos y noticias sobre el repositorio en revistas, boletines e otros medios de comunicación (sitios Web, etc.) de la institución



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Questiones de política y gestión de los repositorios

Contenidos

Procesos de depósito y Metadatos

Licenciamiento

OpenDOAR Policies Tool -http://www.opendoar.org/tools/en/policies.php

http://www.opendoar.org/tools/en/policies.php



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Políticas de contenidos

Que contenidos pueden tener los repositorios?

Hay repositorios con políticas mucho diferentes:

Literatura científica

Artículos de revistas (postprints,preprints)

Otros tipos de documentos (literatura gris)

Materiales de enseñanza

Trabajos de alumnos

Publicaciones institucionales



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• Los repositorios pueden colectar los mas diferentes tipos de documentos:

• Tesis y disertaciones;

• Monografías;

• Postprints e preprints;

• Working papers;

• Reportes técnicos;

• Comunicaciones a conferencias y congresos;

• Materiales de enseñanza;

• Reportes de proyectos de investigación;

• Publicaciones oficiales de departamentos, centros de investigación o laboratorios, etc.;

• Trabajos dos alumnos;



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Algunos consejos

Definir y explicitar de una manera clara la política de contenidos del repositorio (lo que es admisible e lo que no lo es);

Tornar muy visible (organización del repositorio, metadatos de los documentos) los diferentes tipos de contenidos/documentos, su estatuto científico (refereed/non-refereed);

Focalizar la atención y los esfuerzos en la literatura científica de Acceso Abierto (artículos de revistas, comunicaciones a conferencias);



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Política de metadatos y circuitos de trabajo

Es imprescindible usar metadatos Dublin Core para garantizar la interoperabilidad y OAI-PMH compliance

Es necesario definir e implementar mecanismos de controlo y validación de metadatos

Esos mecanismos pueden ser manuales (validacionde metadatos) o automáticos/semiautomáticos

Los circuitos de archivo y de validación de metadatos pueden ser adaptables a diferentes comunidades científicas o a diferentes tipos de documentos/contenidos



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Processos de archivo

Los circuitos de archivo y de validación de metadatos pueden ser adaptables a diferentes comunidades científicas o a diferentes tipos de documentos/contenidos

Archivo por auto-archivo y archivo mediado

Archivo manual y archivo automático o semiautomático (interoperabilidad con otros sistemas)



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Licenciamiento y acceso

Licenciamiento para archivo

Restricciones de acceso

Por comunidad, colección o documento

Licenciamiento para los usuarios

Licencias Creative Commons –www.creativecommons.org

http://www.creativecommons.org/



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REPOSITORIUM - LA EXPERIENCIA DE UNIVERSIDADE DO MINHO

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Creación y desarrollo de RepositóriUM

Objetivos del RepositóriUM:

Contribuir a aumentar el impacto de la investigación desarrollada en la Universidade do Minho, aumentando su visibilidad y accesibilidad;

Preservar la memoria intelectual de la Universidade do Minho;

Facilitar la gestión de la información en la Universidad.



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Creación del RepositóriUM

Se inició en Maio de 2003. Cuatro fases:

1ª Fase - Instalación, Configuración, Traducción y Formación

2ª Fase - Depósito de Tesis y Disertaciones

3ª Fase - Creación de Comunidades Piloto

4ª Fase - Apertura Pública – 20 de Noviembre 2003



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Creación de RepositóriUM



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La evolución del RepositóriUM en 2004

Primer semestre de 2004

Contacto escrito con todas las unidades de la U.M.

Presentación del RepositóriUM a 10 unidades

(Departamentos/Escuelas) de la U.M.

2 nuevas comunidades constituidas

3 comunidades piloto han paralizado el depósito de

documentos



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La estrategia definida

Estrategia de comunicación y promoción en el interior y exterior de la Universidad

Servicios de valor añadido para los miembros de UMinho (estadísticas, listados, etc.)

Participación activa en la comunidad internacional relacionada con el Open Access, los Repositorios Institucionales y el DSpace

Definición de una política institucional de la Universidad



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Elaboración de un Plan de Comunicación para:

Promover la adhesión de nuevas comunidades

Aumentar el número de usuarios (estimular el auto-archivo)

Aumentar el acervo de documentos

… pero también para ayudar a:

Promover la creación de RI’s a nivel nacional

Promover el movimiento de Acceso Libre al Conocimiento

Estrategia de comunicación



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UMinho Open Access Timeline

RepositóriUM Opening

Test phase

Berlin Declaration Signature

Communication strategy

UMinho OA Policy

1st OA conference

Statistics Add-on

2nd OA conference

1.000.0000 downloads!

5.000 documents!

DRIVER II project

RCAAP project

3rd OA conference

4th OA conference

NECOBELAC project

OpenAIRE project

10.000 documents!

Open Data pilot project

1st Luso-Brazilian OA conference

2nd Luso-Brazilian OA conference

New UMinho OA Policy

OpenAIRE Plus & MedOAnet projects

20.000 documents!

3rd Luso-Brasilian OA conference

4th Luso-Brasilian OA conference

RepositóriUM 10th anniversary

FOSTER project

PASTEUR4OA project

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

http://www.acessolivre.pt/semana

http://www.acessolivre.pt/semana



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Principios

RepositóriUM es una herramienta y un servicio de la Universidad

La misión de RepositóriUM es añadir valor (visibilidad, acceso, preservación, etc.) a los resultados de la investigación de UMinho

RepositóriUM esta al servicio de los miembros de UMinho

… y estrategias:

Controlo de calidad

Interoperabilidad/Integración con los sistemas de UMinho y con sistemas externos

Gestión y mantenimiento de RepositóriUM



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Validación de metadatos (en el proceso de deposito)

Validación de los registros/RepositóriUM

Vocabularios y identificadores

Controlo de calidad



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Dos posibilidades…

CordenadorDepositante Revisor

Depositante Validação de metadados

Validação de metadados

Workflows en RepositóriUM



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Validación de metadatos



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Registo validado...



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Validador RCAAPValidación integrada – alertas diarios…

http://validador.rcaap.pt



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Validador RCAAPValidación diferida – solicitada por el administrador…

http://validador.rcaap.pt



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Proyectos

Autores

Vocabularios y identificadores



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OpenAire Authority Control



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Autores UMinho

SGQ

IntranetSistema de diretoria da

Universidade do Minho



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Fictício, João

Situación actual



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Situación actual



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Integración ORCID(En desarrollo/planeado)

SIGAQ

IntranetSistema de diretoria da


RAD



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Integración ORCID(En desarrollo/planeado)



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Integração ORCID(Em desenvolvimento/Planeado)

Fictício, JoãoFictício, João

http://orcid.org/0000-0001-1234-1234



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Interoperabilidad/Integración con otros sistemas



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Integrações no RepositóriUM



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Formas de interoperabilidad con RepositóriUM

La interoperabilidad/integración se puede hacer en los dos sentidos: de un sistema/aplicación externa para RepositóriUM (A) o desde el RepositóriUM para una aplicación externa (B).



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Integración SWORD con DeGóisDeGóis > RepositóriUM (via workflow de depósito)



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Integracion SWORD con 3B’s3B’s > RepositóriUM (via workflow de depósito)



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Integración con DeGóisRepositóriUM > DeGóis (via workflow de depósito)



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OAI-PMH



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Integracion OAI-PMH con SIEEUMImportación de metadatos RepositóriUM > SIEEUM



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POLÍTICAS Y MANDATOS INSTITUCIONALES DE ACCESO ABIERTO

107



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DEFINICIÓN Y IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS INSTITUCIONALES DE ACCESO ABIERTO

108



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Recomendaciones

Mandatos

De auto-archivo

De retención/licenciamiento de derechos (copyright)

Las políticas institucionales



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Las políticas institucionales

• Las políticas y el respaldo institucional, son decisivas para el éxito de los repositorios.

• Las políticas sin “mandato”, las recomendaciones, la promoción y sensibilización son por veces eficientes

• Los “mandatos” son siempre eficientes.



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“Mandatos” de auto-archivo

• Mandato “modelo”

• Requiere el archivo de las publicaciones científicas

– Artículos de revistas con peer-review, comunicaciones a conferencias (conference papers) y, opcionalmente, otros tipos de contenidos

– La versión “postprint” (manuscrito final del autor después del peer-review o la versión publicada)

– Inmediatamente en el momento de la publicación

– En el repositorio de la institución

– Con una licencia para que la universidad archive y disemine la publicación a través del repositorio (y opcionalmente con más derechos)



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Definición de políticas Open Access

Fases de desarrollo:1. Análisis y planeamiento

2. Definición y aprobación

3. Divulgación y sensibilización

4. Implementación

5. Seguimiento y monitorización

KIT DE POLÍTICAS DE ACCESO ABIERTO RCAAP-http://goo.gl/8Q9l6Q

http://goo.gl/8Q9l6Q



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Definición de políticas Open Access

Passos para el desarrollo de políticas:1. Consulta y preparación

2. Adoptar la política

3. Repositorio institucional

4. Apoyo continuo y promoción

5. Seguimiento y monitorización

Directrices MedOANet-http://medoanet.eu/sites/www.medoanet.eu/files/documents/GUIDLine_ES_ws.pdf

http://medoanet.eu/sites/www.medoanet.eu/files/documents/GUIDLine_ES_ws.pdf



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Modelo



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• Directório de revistas científicas open access:

Directory of Open Access Journals (DOAJ) - http://www.doaj.org

• Directório de repositórios open access:

Directory of Open Access Repositories (OpenDOAR) - http://www.opendoar.org

• Registo de repositórios open access:

Registry of Open Access Repositories (ROAR) - http://roar.eprints.org

• Registo de políticas open access de arquivo em repositórios:

Registry of Open Access Repository Material Archiving Policies (ROARMAP) -http://www.eprints.org/openaccess/policysignup/

• Politicas/Mandatos/Directrizes de instituições de financiamento:

SHERPA/JULIET - Research funders' open access policies - http://www.sherpa.ac.uk/juliet/index.php

• Políticas de copyright face ao auto-arquivo de editoras e revistas científicas:

SHERPA/RoMEO - Publisher copyright policies & self-archiving - http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php

• Outras fontes de informação sobre o Open Access:

• Open Access Scholarly Information Sourcebook (OASIS) - http://www.openoasis.org

• EOS: New worldwide organization for universities promoting open access - http://www.openscholarship.org

• Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition (SPARC): http://www.arl.org/sparc/index.shtml

• Bibliografia sobre o Open Access:

• Open Access Bibliography: Liberating Scholarly Literature with E-Prints and Open Access Journals. Charles W. Bailey, Jr.

• The effect of open access and downloads ('hits') on citation impact: a bibliography of studies

• Lists Related to the Open Access Movement by Peter Suber

Recursos sobre políticas de Acesso Aberto

http://www.doaj.org/

http://www.opendoar.org/

http://roar.eprints.org/

http://www.eprints.org/openaccess/policysignup/

http://www.sherpa.ac.uk/juliet/index.php

http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php

http://www.openoasis.org/

http://www.openscholarship.org/

http://www.arl.org/sparc/index.shtml

http://projecto.rcaap.pt/index.php?view=weblink&catid=23:listas-a-bibliografia-open-access&id=22:open-access-bibliography-liberating-scholarly-literature-with-e-prints-and-open-access-journals-charles-w-bailey-jr&option=com_weblinks&Itemid=41&lang=pt

http://projecto.rcaap.pt/index.php?view=weblink&catid=23:listas-a-bibliografia-open-access&id=20:the-effect-of-open-access-and-downloads-hits-on-citation-impact-a-bibliography-of-studies&option=com_weblinks&Itemid=41&lang=pt

http://projecto.rcaap.pt/index.php?view=weblink&catid=23:listas-a-bibliografia-open-access&id=21:lists-related-to-the-open-access-movement-by-peter-suber&option=com_weblinks&Itemid=41&lang=pt



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LA EXPERIENCIA DE UNIVERSIDADE DO MINHO

119



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Por qué?

Es el interés de la Universidade do Minho, y objetivo suyo, maximizar la visibilidad, acceso e impacto da la producción científica de sus unidades y de sus docentes e investigadores.

Porque así se facilita la gestión, integración y acceso a la información sobre la producción científica de las unidades de la U.M. y de sus miembros, para fines informativos, de evaluación o administrativos. Se constituye también un nuevo componente del Sistema de Información de la Universidad.

La Política de Auto-Archivo depublicaciones de UMinho (2004)



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La Política de Auto-Archivo depublicaciones de U.M.

La política ha sido definida en el primer aniversario del RepositóriUM

La política ha sido definida después de que la Universidade do Minho ha subscrito la Declaración de Berlín



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Principios de la política de Auto-Archivo de publicaciones de U.M.

Los docentes e investigadores de la Universidade do Minhoque sean autores o coautores deben depositar suspublicaciones y documentos en el RepositóriUM –Repositorio Institucional de la Universidade do Minho, parasu disponibilidad en acceso abierto, exceptuando los queno sean posibles por limitaciones de copyright u otras;

Las estructuras de la U.M. (centros de investigación ydepartamentos) deben definir y poner en práctica políticasde auto-archivo/depósito de su producción científica;

Los autores de tesis y disertaciones aprobadas por laUniversidade do Minho deberán autorizar el depósito de sutesis o disertación en el RepositóriUM.



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Incentivo

En el año 2005, la Rectoría atribuyó una financiaciónadicional a los Centros de Investigación, en función de laadecuación de su práctica de auto-archivo y disponibilidaden acceso abierto en el RepositóriUM, a la política de auto-archivo de la producción intelectual establecida por elDespacho Rectoral.

En el año 2006 se hizo el mismo, pero el incentivo ha sidosignificativamente inferior.



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Resultados

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

2003 2004 2005 2006

Submissions/year



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Pero…

No teniendo incentivo, y autoridad para lamonitorización desde 2007 hasta 2010...



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University of Minho Documentation Services | 2013

Resultados

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Submissions/year



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Upgrade da la política UMinho (2010)



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Un pionero del Open

Access

[2003-2013]

El Acceso Abierto fué

integrado en el Plan de

Acción de la Universidad

para 2009-2013



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Porqué? El número y porcentaje del output científico

archivado en RepositóriUM venia disminuyendo desde 2007

Open Access es entendido como un factor importante en la estrategia de visibilidad de Universidad do Minho

Para proseguir y mejorar a experiencia OA de UMinho, manteniendo UMinho como una de las instituciones en la vanguardia del OA;

Upgrade da la política UMinho (2010)



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Minho University requires:

All academic staff to mandatory deposit intoRepositóriUM a copy of all peer reviewedpublications dated after January 2011;

From January 2011, all official publication lists orreports, from individual researchers and researchunits, submitted internally at UMinho, must contain alink to the version archived at RepositóriUM

Nueva política UMinho(RT-98/2010)



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Primero trimester de 2011:Roadshow sobre la nueva política entodas las Escuelas/Institutos [Facultades]de UMinho

Desde el final del primer trimester de2011:Monitorización trimestral delcumplimiento de la política

Implementación de la política



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Monitorización de la política



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0

200

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600

1.800

2.000

January February March April May June July August September October November December

Deposited documents/ month

2010 2011

Resultados



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0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

42%46%

52% 50%

42% 42% 42% 44%

70% 71%

59%

Percentage of UMinho's WoS/Scopus output on RepositóriUM (15-01-2014)

Resultados



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PUB. YEAR 2013

PUB. YEAR 2012

PUB. YEAR 2011

PUB. YEAR 2010

OTHERYEARS

NUMBER OF

PUBLICATIONS

DEPOSITED IN 2013

2283 1985 218 135 562

Resultados



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0

10

20

30

40

50

60

70

2004-2012 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

Public Access Delay Restricted Access Delay

Ave

rage

Del

ay (

mo

nth

s)

3b

Gargouri, Yassine, Larivière, Vincent and Harnad, Stevan (2013) Ten-year Analysis ofUniversity of Minho Green OA Self-Archiving Mandate. In, Rodrigues, Eloy, Swan, Alma and Baptista, Ana Alice (eds.) Ten-year Anniversary of University of Minho RepositóriUM. , TBA.

Results



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0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Submitters / year

Results



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4.468

1.281

SELF-ARCHIVE (78%)

INTEROPERABILITY (22%)

Types of submissions in 2013

Results



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34%

34%

12%

5% 15%

Conference items

Articles

Master thesis

Doctoral thesis

Other

Tipo de documentos -RepositóriUM



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Tipo de acceso

79%

18%

3%

open access

restrict access

embargoed access



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2.314.817

0

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Downloads / año(Mas de 10.750.000 desde 2003)



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Orígenes de los downloads en2013

32%

19%

9%

6%

4%

3%

27%

Portugal

Brasil

European Union

United States

India

China

Other



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Last year regional coverageby country/territory



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Concluding Remarks

High impact of the upgraded policy on UMinho staff:

Number of documents and number of researchersself-archived is 2 to 3 times higher than before 2011

The policy had impact not only on publications from2011 onward, but also on publications from previousyears

Periodic monitoring has been an important tool tosecure policy success



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Lessons learnt

Have a vision and a strategy…

Get support and commitment from University leadership(ideally make OA/IR a part of the institution strategy)

Get involvement and commitment from researchers,departments and research centers

Facilitate/reward deposit/self-archiving

Embed, integrate, interoperate the repository with all otherrelevant information systems (institutional, national, global)

Promote IR, and the deposited OA content, inside and mostlyoutside of the institution

Maintain focus (on adding value to the institution…)



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Future directionsOpen Access is again part of UMinho Strategic Plan

(2013-2020). UMinho wants to remain on the frontline of

Open Access.

RepositóriUM will be the only information source, about

publication output, for the University Information System,

that will support all reporting, management and evaluation

activities in the University.

Experimenting with research data curation and access.

Experimenting with OA journal and book publishing



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Thank you!

http://repositorium.sdum.uminho.pt

implementación de un repositorio y de una política institucional de acceso abierto

Education