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Departamentalização
Prof. Marcio R. G. de Vazzi
Disciplina: Organização de Sistemas e Métodos
Instituto Educacional de Monte Alto – IEMA
Faculdade de Monte Alto - FAN
Departamentalização
Conceitos
Processo organizacional de determinar como as atividades devem ser agrupadas;
É uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura organizacional da empresa.
Agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais.
Para a contabilidade de custos departamentalização é o critério mais eficaz para uma racional distribuição dos custos indiretos. Com isso cada departamento pode ser dividido em mais de um centro de custos.
Porque Departamentalizar
Segundo Leone:
A departamentalização é resultado de um estudo feito pela
administração da empresa, que leva em conta as várias
especialidades e as diversas atividades ou funções. É a divisão
do trabalho baseada na capacidade específica de cada
pessoa ou grupo de pessoas. A departamentalização se
destina a separar as atividades de uma empresa de acordo
com a natureza de cada uma delas, procurando maior
eficiência nas operações. (LEONE, 2000, p.113-4)
Algumas formas de Departamentalizar
Função
Produto ou serviço
Território
Cliente
Processo
Projeto
Matricial
Mista
Departamentalização por Função
A Departamentalização funcional agrupa funções comuns ou
atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional.
Vantagens Desvantagens
• Mantém o poder e o prestígio das
funções principais
• Cria eficiência através dos princípios
da especialização.
• Centraliza a perícia da organização.
• Permite maior rigor no controle das
funções pela alta administração.
• Segurança na execução de tarefas e
relacionamento de colegas.
• Aconselhada para empresas que
tenham poucas linhas de produtos.
• A responsabilidade pelo desempenho
total está somente na cúpula.
• Cada gerente fiscaliza apenas uma
função estreita
• O treinamento de gerentes para
assumir a posição no topo é limitado.
• A coordenação entre as funções se
torna complexa e mais difícil quanto à
organização em tamanho e amplitude.
• Muita especialização do trabalho.
Exemplo
Diretoria Geral
Gerência de Produção
Gerência Financeira
Gerência de Marketing
Gerência de RH
Departamentalização por Produto ou Serviço
É feito de acordo com as atividades inerentes a cada
um dos produtos ou serviços da empresa.
A fim de capitalizar sobre o mercado de processamento
de informação na década de 1980, a IBM reorganizou sua
estrutura de administração. Mudou de uma orientação
funcional em que produção, marketing e
desenvolvimento de produtos centralizados serviam a
todos os produtos, para uma orientação de produto, de
tal forma colocando funções em grupos de produtos.
IBM - International Business Machines, também conhecida como "Big Blue"
Exemplo
Diretoria Geral
Gerência de Produtos Têxteis
Gerência de Produtos
Farmacêuticos
Gerência de Produtos Químicos
Exemplos de Departamentalização de produto
Lojas de departamentos.
A Ford Motor Company tem as suas divisões Ford, Mercury e
Lincoln Continental.
Um hospital pode estar agrupado por serviços prestados,
como cirurgia, obstetrícia, assistência coronariana.
Vantagens Desvantagens
• Pode-se dirigir atenção para linhas
especificas de produtos ou
serviços.
• A coordenação de funções ao
nível da divisão de produto torna-
se melhor.
• Pode-se atribuir melhor a
responsabilidade quanto ao lucro.
• Facilita a coordenação de
resultados.
• Propicia a alocação de capital
especializado para cada grupo de
produto.
• Propicia condições favoráveis para
a inovação e criatividade.
• Exige mais pessoal e recursos de
material, podendo daí resultar
duplicação desnecessária de
recursos e equipamento.
• Pode propiciar o aumento dos
custos pelas duplicidades de
atividade nos vários grupos de
produtos.
• Pode criar uma situação em que
os gerentes de produtos se
tornam muito poderosos, o que
pode desestabilizar a estrutura da
empresa.
Departamentalização por Território
É o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão localizadas as operações.
As vantagens e desvantagens da Departamentalização territorial são semelhantes às dadas para a Departamentalização de produto. Tal grupamento permite a uma divisão focalizar as necessidades singulares de sua área, mas exige coordenação e controle da administração de cúpula em cada região.
A American Telephone & Telegraph Company (AT&T)
estabeleceu suas divisões principais desta maneira –
South Central Bell, New England Bell, Pacific Bell,
Mountain Bell, e assim por diante.
Exemplo
Departamento de Tráfego
aéreo
Região Norte Região Central Região Sul
Departamentalização por Cliente
A Departamentalização por cliente consiste em agrupar as
atividades de tal modo que elas focalizem um determinado
uso do produto ou serviço. A Departamentalização de cliente é
usada principalmente no grupamento de atividade de vendas ou
serviços.
Vantagem Desvantagens
• A principal vantagem da
Departamentalização de cliente é
a adaptabilidade a uma
determinada clientela obter as
vantagens econômicas de
determinadas regiões
• Possibilidades de uma ação mais
imediata em determinada região
• Maior facilidade de conhecer os
fatores e problemas locais por
ocasião da decisão
• Dificuldade de coordenação.
• Subutilização de recursos e
concorrência entre os gerentes
para concessões especiais em
benefício de seus próprios
clientes.
• Duplicação de instalações e de
pessoal se não houver um
planejamento efetivo
Exemplo
Diretoria Comercial
Departamento Feminino
Seção de Perfumaria
Seção de Lingerie
Seção Modas
Departamento Infantil
Departamento Masculino
Departamentalização por Processo
É o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos
de produção ou equipamento. É encontrada com mais freqüência
em produção. As atividades de uma fábrica podem ser grupadas
em perfuração, esmerilamento, soldagem, montagem e
acabamento, cada qual em seu departamento.
Você perceberá uma modificação deste agrupamento
organizacional quando comprar um hamburguer em um
restaurante de serviço rápido. Note que algumas pessoas
estão assando a carne, outras estão fritando as batatas, e
outras preparando a bebida. Usualmente há um anotador
de pedidos que também recebe o pagamento e compõe
o pedido.
Vantagens Desvantagens
• Maior especialização de
recursos alocados.
• Possibilidade de comunicação
mais rápida de informações
técnicas.
• Possibilidade de perda da
visão global do andamento
do processo.
• Flexibilidade restrita para
ajustes no processo.
Célula 1
Seção de Preparação
Seção de Corte
Seção de Estamparia
Seção de Montagem
Exemplo
Departamentalização por Projeto
Aqui as pessoas recebem atribuições temporárias, uma vez que
o projeto tem data de inicio e término. Terminado o projeto as
pessoas são deslocadas para outras atividades.
Em cada um destes casos, o administrador de projeto seria
designado para chefiar a equipe, com plena autoridade sobre
seus membros para a atividade específica do projeto.
Exemplos
• Uma firma contábil poderia designar um sócio (como
administrador de projeto), um contador sênior, e três
contadores juniores para uma auditoria que está sendo
feita para um cliente.
• Uma empresa manufatureira, um especialista em produção,
um engenheiro mecânico e um químico poderiam ser
indicados para, sob a chefia de um administrador de
projeto, completar o projeto de controle de poluição.
Exemplo
Diretoria
Administração Financeira
Projeto A Projeto B Projeto C
Comercial Projetos
Departamentalização Matricial
A Departamentalização de matriz é semelhante à de projeto,
com uma exceção principal. No caso da Departamentalização de
matriz, o administrador de projeto não tem autoridade de linha
sobre os membros da equipe. Em lugar disso, a organização do
administrador de projeto é sobreposta aos vários
departamentos funcionais, dando a impressão de uma matriz.
Exemplo
Diretoria
Coordenação de Projetos
Projeto A
Projeto B
Projeto C
Mecânica
Recursos Humanos e Materiais
Eletricidade
Recursos Humanos e Materiais
Vantagens Desvanatgem
• Permitem comunicação aberta e
coordenação de atividades entre os
especialistas funcionais relevantes.
• Capacita a organização a responder
rapidamente à mudança.
• São abordagens orientadas para a
tecnologia.
• Pode haver choques resultantes das
prioridades.
A organização de matriz proporciona uma hierarquia que
responde rapidamente às mudanças em tecnologia. Por isso, é
tipicamente encontrada em organização de orientação técnica,
como a Boeing, General Dynamics, NASA e GE onde os cientistas,
engenheiros, ou especialistas técnicos trabalham em projetos ou
programas sofisticados. Também é usada por empresas com
projetos de construção complexos.
Departamentalização Mista
É o tipo mais frequente, cada parte da empresa deve ter a
estrutura que mais se adapte à sua realidade organizacional.
A melhor forma de departamentalizar
Para evitar problemas na hora de decidir como departamentalizar,
pode-se seguir certos princípios:
Maior uso:
O departamento que faz maior uso de uma atividade, deve tê-la sob sua jurisdição.
Maior interesse :
O departamento que tem maior interesse pela atividade deve
supervisiona-la.
Separação e controle :
As atividades do controle devem estar separadas das atividades controladas.
Supressão da concorrência :
Eliminar a concorrência entre departamentos, agrupando atividades correlatas no mesmo departamento
Princípios
A melhor forma de departamentalizar
Outro critério básico para departamentalização está baseado na
diferenciação e na integração, os princípios são:
Diferenciação
O princípio estabelece que as atividades diferentes devem ficar em departamentos separados. A diferenciação ocorre quando:
• O fator humano é diferente,
• A tecnologia e a natureza das atividades são diferentes,
• Os ambientes externos são diferentes,
• Os objetivos e as estratégias são diferentes.
Integração
Na integração, quanto mais atividades trabalham integradas, maior razão para ficarem no mesmo departamento.
• O maior fator de integração é a necessidade de coordenação.
Nunca inicie um Projeto sem ter a certeza de
possuir TODOS os recursos necessários.
Exercício Diferença entre utilizar e não utilizar a departamentalização
Caso não se opte por departamentalizar verifica-se um
grau de distorção nos números finais caso a empresa do
exemplo a seguir fixasse seus preços de venda com base
em seus custos de produção. Já com base na
departamentalização, precisaria aumentar os produtos
A e B, diminuindo os de C. Sérios problemas poderiam
ocorrer em processos de concorrência ou na
competição no mercado com outras empresas pelo
inadequado processo de custeamento.
Exemplo de Departamentalização –
(baseado em Martins (2001, p.67-70)).
Uma empresa produz três produtos A, B, C para eles são alocados os
seguintes Custos Diretos:
Os Custos Indiretos são os seguintes:
Produto A R$ 500.000
Produto B R$ 300.000
Produto C R$ 450.000
Total R$ 1.250.000
Depreciação de Equipamentos R$ 200.000
Manutenção de equipamentos R$ 350.000
Energia Elétrica R$ 300.000
Supervisão de Fábrica R$ 100.000
Outros Custos Indiretos R$ 200.000
Total R$ 1.150.000
Devido à preponderância de Custos Indiretos ligados a
equipamentos, decide-se então fazer a distribuição aos
diversos produtos com base no tempo de horas-máquinas
que cada um leva para ser feito.
Produto A............................... 400 horas-máquina - 40%
Produto B............................... 200 horas-máquina - 20%
Produto C............................... 400 horas-máquina - 40%
Total......................... 1.000 horas-máquina - 100%
Custo Indireto médio por hora-máquina = R$1.150.000 / 1.000 hm = R$ 1.150/hm
Estariam por esses valores acima os custos totais de produção dos três produtos.
Custos Indiretos
Custos
Indiretos %
Custos Diretos Total
Produto A R$ 460.000 40 R$ 500.000 R$ 960.000
Produto B R$ 230.000 20 R$ 300.000 R$ 530.000
Produto C R$ 460.000 40 R$ 450.000 R$ 910.000
Total R$ 1.150.000 100 R$ 1.250.000 R$ 2.400.000
Suponhamos entretanto que, ao se analisar mais detidamente o
processo de produção, se verifica que, apesar de os totais de horas-
máquina consumidos serem aqueles mesmos, existe uma grande
disparidade entre os produtos pelo seguinte: o produto A gasta um
total de 400 hm, mas distribuídas nos setores de corte, montagem e
acabamento, enquanto o produto B só passa pelo corte, não
necessitando nem a montagem nem o acabamento, e o produto C só
passa por esses dois últimos setores, não precisando passar pelo corte.
A distribuição total é essa:
Corte Montagem Acabamento Total
hm hm Hm hm
Produto A 100 50 250 400
Produto B 200 - - 200
Produto C - 250 150 400
Total 300 300 400 1.000
O gasto com os custos indiretos de produção não é uniforme entre os
setores.
Corte Montagem Acabamento Total
Depreciação R$ 100.000 R$ 30.000 R$ 70.000 R$ 200.000
Manutenção R$ 200.000 R$ 30.000 R$ 120.000 R$ 350.000
Energia R$ 60.000 R$ 40.000 R$ 200.000 R$ 300.000
Supervisão R$ 50.000 R$ 20.000 R$ 30.000 R$ 100.000
Outros C.I. R$ 40.000 R$ 30.000 R$ 130.000 R$ 200.000
Total R$ 450.000 R$ 150.000 R$ 550.000 R$ 1.150.000
Custo Médio
Por
Hora-máquina
R$ 450.000 ÷
300 hm =
R$ 1.500/hm
R$ 150.000 ÷
300 hm =
R$ 500/hm
R$ 550.000 ÷
400 hm =
R$ 1.375/hm
R$ 150.000÷
300 hm =
R$ 1.150/hm
Usando uma taxa horária para cada departamento:
Corte Montagem Acabamento Total
Produto A
100 hm x R$
1.500/hm =
R$ 150.000
50 hm x R$ 500/hm
=
R$ 25.000
250 hm x R$
1.375/hm =
R$ 343.750
R$ 518.750
Produto B
200 hm x R$
1.500/hm =
R$ 300.000
- - R$ 300.000
Produto C -
250 hm x R$
500/hm =
R$ 125.000
150 hm x R$
1.375/hm =
R$ 206.250
R$ 331.250
Total R$ 450.000 R$ 150.000 R$ 550.000 R$ 1.150.000
Valores dos custos indiretos alocados a cada produto com e sem
departamentalização:
Atentando para a coluna diferença, verificamos o grau de distorção
existente entre as duas formas, e, apesar de quaisquer arbitrariedades
ocorridas na forma de apropriação por hora-máquina, é claro que na
alocação com base na Departamentalização estarão sendo cometidas
menos injustiças e diminuídas as chances de erros maiores.
Custos Indiretos Sem Departamentalização Com Departamentalização Diferença
Em R$ Em %
Prod. A R$ 460.000 R$ 518.750 R$58.750 12.8
Prod. B R$ 230.000 R$ 300.000 R$70.000 30.4
Prod. C R$ 460.000 R$ 331.250 (R$128.750) (28.0)
Total R$ 1.150.000 R$ 1.150.000 - -
COMENTÁRIOS
Analisado as diferenças na distribuição dos CIF podemos perceber a representatividade
que eles possuem sobre os produtos elaborados, interferindo na lucratividade dos
mesmos. Ao apropriarmos os custos indiretos somente pelas horas-máquina consumidas
obtínhamos certo resultado em exemplo para o produto F de R$ 460.000 sendo que na
realidade ele consumia de CIF somente R$ 331.250 uma diferença de R$ 128.750 e para
o produto E R$ 230.000 sem departamentalização e R$ 300.000 com a
departamentalização sendo a diferença R$ 70.000. Ao optarmos pelo corte ou aumento
de produção de um determinado produto temos que levar em consideração os dados
reais que o produto apresenta para que não ocorra uma decisão errônea. Se
considerarmos como preço de venda do produto E o valor de R$ 300.000 sem a
departamentalização ele estaria rendendo R$ 70.000 de lucro, sendo isso uma
inverdade, pois com a departamentalização seu lucro é zero. Formando o preço de
venda do produto F a R$ 470.000 poderíamos dizer que sua lucratividade é somente de
R$ 10.000 sem a departamentalização, porém, na verdade é de R$ 138.750 como
apresenta a departamentalização. Supondo que uma entidade não departamentalizada
escolha por cortar um produto dentre o ‘E’ e o ‘F’ certamente ela iria optar pelo F que
subjetivamente apresenta a menor lucratividade, o que iria ocorrer um grande erro, pois,
como demonstrado, pela departamentalização é o produto mais lucrativo.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
LEONE, George Sebastião Guerra. Curso de Contabilidade de Custos. 2ª
Ed. São Paulo: ATLAS, 2000.
MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. 7ª Ed. São Paulo: Atlas, 2000.
RIBEIRO, Osni Moura. Contabilidade de custos fácil. 6.ed. São Paulo:
Saraiva, 2002.
CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas,
2000.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos:
uma abordagem gerencial, 13º ed. São Paulo: Atlas, 2002.
FIM