Criação de um registo de descrição arquivísticautilizando configuração em ambiente virtual (VM) num

computador pessoal (PC)

INTRODUÇÃO

■ ICA-AtoM é uma aplicação sustentada na web, para descrição arquivística, adaptável a diversos tipos de repositórios.

■ É baseada nas normas emanadas pelo International Council of Archives (ICA) ■ O acrónimo AtoM corresponde a access to memory.

Esta apresentação foi criada com o objectivo de explicar como criar um primeiro registo de descrição utilizando o software ICA-AtoM.

Não substitui o manual detalhado, disponível em https://www.ica-atom.org/doc/User_manual, construído para esclarecer dúvidas nas diversas valências da utilização do programa, e não apenas no que respeita à descrição de documentos.

Pretendemos apresentar uma primeira abordagem a este sistema, explicando a navegação a nível estrutural e a interacção na óptica do utilizador.

As instruções para configuração da VM encontram-se disponíveis no endereço da wiki https://www.ica-atom.org/doc/ICA-AtoM_virtual_appliance

Vamos utilizar o ICA-AtoM num computador virtual (VM) em execução num computador pessoal.

Para optarmos por esta interacção com o ICA-AtoM devemos, em primeiro lugar, ligar a VM antes de acedermos à base de dados.

A configuração da máquina deve estar realizada previamente.

http://192.168.56.101/

Após efectuar-se a correcta parametrização da VM, utiliza-se um browser para ligar ao endereço de IP providenciado na wiki.

Como havíamos efectuado uma configuração prévia, somos reencaminhados para a página da base de dados que nomeámos como arquivo 1.0

No canto superior direito da página principal efectua-se o login, recorrendo ao email e palavra-passe, que foram registados na parametrização efectuada na fase anterior.

Este login corresponde a um perfil de utilizador com privilégios de administrador.

▪A zona superior do menu horizontal serve para efectuar as consultas.

▪ A zona inferior é onde se realiza inserção ou edição de dados, como por exemplo, consultar e/ou alterar o número de utilizadores.

Qualquer informação é editável

Pretendemos criar um registo de descrição. Para isso seleccionamos Add / Archival descriptons.

As outras opções serão identificadas posteriormente.

▪ Os registos de descrição no software ICA-AtoM são harmonizados com normas internacionais para descrição arquivística, emanadas pelo ICA.

▪ Neste caso, a estrutura descritiva está constituída de acordo com a norma ISAD(G).

Os elementos de descrição de preenchimento obrigatório são assinalados com um * e o software alerta, caso algum elemento se encontre em falta.

▪ Este foi o exemplo de descrição arquivística que utilizámos para preencher o nosso registo. Disponível em http://digitarq.dgarq.gov.pt/details?id=4712513

▪ O critério para esta escolha foi aleatório, desde que correspondesse a uma descrição real, que ajudasse a compreender o resultado final da inserção dos dados, independentemente da sua natureza.

▪ Começámos por preencher o código de referência, segundo o nosso exemplo.

▪ Em todos os campos de preenchimento, o ICA-AtoM providencia notas de aplicação, de forma a facilitar o trabalho de quem regista.

▪ No final da página do registo da descrição, existe um quadro com diversas opções que permitem alterações diversas a esse mesmo registo.

▪ Este é um excerto do registo de descrição criado segundo o nosso exemplo.

▪ A zona assinalada representa a hierarquia que estrutura o fundo documental.

Como foi referido anteriormente, a zona superior do menu horizontal serve para efectuar consultas dos registos criados.Neste caso, temos um registo em formato draft, o que significa que ainda não foi validado para publicação.

Em todos os níveis de descrição é possível adicionar objectos digitais (i.e. Imagens).Estas podem ser carregadas através do disco rígido ou de um objecto na rede, para o qual terá de existir um link.▪ Vamos experimentar carregar uma imagem no nosso registo, ao nível do fundo.

Assim que a informação é submetida, a imagem é carregada no registo de descrição.

À semelhança das capacidades de edição de toda a informação registada no ICA-AtoM, também os objectos digitais podem ser editados - a nível de metadados – substituídos ou eliminados.

Neste caso, estamos a consultar um registo de série, dentro do fundo documental descrito. A estrutura da informação é idêntica, com possibilidade de realizar diversas operações no final da página. Estas operações são comuns a todos os níveis hierárquicos de registo.

▪ Estes excertos, extraídos do software, exemplificam o tipo de dados que podem integrar a base, e quais as respectivas normas sob as quais foram estruturados, para se harmonizarem com outros sistemas de gestão de arquivos.

▪ Para efectuarmos uma boa utilização deste software é necessária alguma familiaridade com os documentos normativos e procurar testar as possibilidades da base de dados ao nível da sua adaptabilidade às nossas necessidades.

▪ Após a utilização da base de dados deve desligar-se a VM, segundo algumas precauções referenciadas na wiki.

▪ Uma boa prática é seleccionar apenas Machine/Close/Save the machine state, para não perdermos informação introduzida.

▪ A wiki fornece mais informação sobre outras formas de shutdown.

Wiki https://www.ica-atom.org/doc/ICA-AtoM_virtual_appliance

FIM

Sara Isabel Pássaro dos SantosMarço, 2013

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