i oficina de gestão de projetos lições aprendidas custos e ... · a oficina iniciou-se com a...
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MINISTÉRIO
DA FAZENDA
Relatório
I Oficina de Gestão de Projetos
Lições Aprendidas
Custos e Recursos Humanos
PMIMF-2013
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SUMÁRIO
1. Introdução ......................................................................................................................................................................... 4
1.1 Objetivos ........................................................................................................................................................................... 4
1.1.1 Objetivo geral .......................................................................................................................................................... 4
1.1.2 Objetivos específicos ............................................................................................................................................. 5
1.2 Programação da oficina ................................................................................................................................................ 5
2. Oficina ................................................................................................................................................................................. 6
2.1 Etapas ................................................................................................................................................................................. 6
2.2 Ações das etapas ............................................................................................................................................................. 6
2.3 Participantes da I Oficina de Gestão de Projetos.................................................................................................. 7
2.4 Equipe Técnica ................................................................................................................................................................ 7
2.5 Material ............................................................................................................................................................................. 8
2.6 Gestão do Tempo............................................................................................................................................................ 9
2.7 Customização .................................................................................................................................................................. 9
3. Oficina 1 – Custos ........................................................................................................................................................ 10
3.1 Participantes .................................................................................................................................................................. 10
3.2 Equipe Técnica ............................................................................................................................................................. 11
3.3 Tema ................................................................................................................................................................................ 11
3.4 Etapas .............................................................................................................................................................................. 11
3.4.1 Desafios .................................................................................................................................................................. 11
3.4.2 Lições aprendidas ................................................................................................................................................ 12
3.4.3 Melhorias ............................................................................................................................................................... 13
3.4.4 Visão geral das etapas ........................................................................................................................................ 15
3.4.5 Considerações da SGE ....................................................................................................................................... 16
4. Oficina 2 – Recursos Humanos .............................................................................................................................. 18
4.1 Participantes .................................................................................................................................................................. 18
4.2 Equipe técnica .............................................................................................................................................................. 18
4.3 Tema ................................................................................................................................................................................ 19
4.4 Etapas .............................................................................................................................................................................. 19
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4.4.1 Desafios .................................................................................................................................................................. 19
4.4.2 Lições aprendidas ................................................................................................................................................ 20
4.4.3 Melhorias ............................................................................................................................................................... 22
4.4.4 Visão geral das etapas ........................................................................................................................................ 24
4.4.5 Considerações da SGE ....................................................................................................................................... 25
5. Anexos .............................................................................................................................................................................. 28
Anexo I - Lista de Presença ............................................................................................................................................. 28
Anexo II – Painel Consolidado das Oficinas ............................................................................................................. 30
Anexo III – Dados das Oficinas ..................................................................................................................................... 38
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1. INTRODUÇÃO
O Ministério da Fazenda contratou através de processo licitatório a consultoria
INTELIT Processos Inteligentes para apoiar a gestão de projetos do PMIMF, inúmeras
iniciativas estão sendo planejadas e executadas para que o Escritório de Projetos/Processos da
SGE tenha sucesso.
Duas destas iniciativas, estão relacionadas no Termo do Edital no tópico Serviços:
4.1.14."Gerar e explicitar conhecimento em gerenciamento de projetos e portfólio, de modo
a ampliar e atualizar a base de conhecimento que sustenta a execução das atividades
operacionais dos Escritórios de Projetos" e
4.1.15. "Onde aplicável, produzir material didático e de apoio à realização de ações para
transferência de conhecimentos.”
O Escritório de Projetos/Processos da SGE para viabilizar os serviços, optou por
aplicar um método que propiciasse a participação e colaboração integral de todos os participantes
oferecendo-lhes as mesmas condições de integração independente do cargo, antiguidade ou
posição ocupada por eles e fim de propriciar o melhor compartilhamento de conhecimento em
gestão de projetos.
Desta forma, após a análise de alguns métodos e ferramentas largamente
praticados como o ZOPP (Planejamento de Projeto Orientado por Objetivo) / Metaplan
(http://www.giz.de/en; http://pmkb.com.br/sig/padroes-frameworks/zopp-gtz), Agile
Restropective e Kanban, foi definido um modelo customizado destes métodos com o
estabelecimento de um roteiro programático com objetivo de gerar um painel de lições
aprendidas como resultado da oficina.
1.1 OBJETIVOS
O evento I Oficina de Gestão de Projetos foi realizado em dois dias abordando
temas distintos escolhidos pelos próprios participantes seguindo votação e teve como objetivos:
1.1.1 OBJETIVO GERAL
Promover um ambiente para conhecer os desafios enfrentados durante a execução
do projeto, compartilhamento e integração entre as equipes na divulgação das lições aprendidas
por meio das soluções e possíveis melhorias que devem ser adotadas em futuros projetos.
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1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Promover a comunicação, interação e compartilhamento de conhecimento entre os
participantes através de construção de painéis, questionamentos, diálogos, debates e a
construção de novas soluções;
Promover a conhecimento dos desafios enfrentados nos projetos;
Promover a divulgação das lições aprendidas (de sucessos e insucessos) e conhecer as ações
que não devem ser replicadas;
Estimular a formulação de melhorias para enfrentar os desafios vivenciados, bem como
propor ações preventivas de problemas e
Promover a integração entre as equipes dos diferentes órgãos com o objetivo de construir
uma rede de troca de informações e suporte para fomenter a cultura de gestão de
projetos.rede
parENCIAS.
1.2 PROGRAMAÇÃO DA OFICINA
Boas vindas do Representante da Secretaria de Gestão Executiva – SGE e apresentação
pessoal;
Nivelamento conceitual - Apresentação das áreas de conhecimento na gestão de projetos
para a escolha do tema a ser trabalhado durante a oficina;
Apresentação da dinâmica: apresentação da equipe técnica e seus papeis, etapas e ações;
utilização dos materiais (fichas coloridas, pinceis, fichas do tempo, fotografias, regras de
comunicação, construção do painel, etc...).
Encerramento
Construção do painel de lições aprendidas e encerramento do Representante da SGE;
Reprodução eletrônica do painel produzido (planilha e ppt);
Considerações da SGE;
Divulgação do material incluindo as fotos.
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2. OFICINA
A oficina iniciou-se com a apresentação de nivelamento conceitual e posterior
escolha do tema a ser trabalhado.
A oficina foi organizada em etapas e cada etapa passa por ações a serem
realizadas. A finalização de cada etapa tem como resultado um painel que é uma diagramação
visual das informações coletadas e analisadas pelos participantes (Anexo II - Painel Consolidado
das Oficinas).
2.1 ETAPAS
Foram definidas três etapas para as oficinas de Lições Aprendidas, conforme
detalhado a seguir:
Desafios: para identificação dos problemas enfrentados durante o projeto;
Lições Aprendidas: para conhecer as soluções aplicadas para cada um dos desafios
enfrentados;
Melhorias: para conhecer possíveis melhorias que poderiam ser aplicadas caso os mesmos
desafios voltem a acontecer durante a execução dos projetos.
Livre: Espaço livre, aberto para discussões.
2.2 AÇÕES DAS ETAPAS
Apresentação das ações a serem executadas em cada etapa da dinâmica:
Identificação das ideias (desafios e lições aprendidas) onde cada ideia identificada foi
transcrita em uma ficha de cartolina pelo participante. A produção de cada ficha
contendo a ideia é realizada individualmente por cada participantes, com letra legível e
texto claro. Construção com prazo definido.
Coleta e exposição das fichas para a construção do painel através da fixação das
mesmas na parede permitindo a visualização a todos os participantes. Construção
coletiva com prazo definido.
Organização das fichas por tema e identificação das similaridades (assuntos afins) para
formação de um grupo de ideias comuns – as fichas com significados similares, após a
haver um acordo de todos os participantes do grupo, foram agrupadas e/ou substituídas
por uma ficha que melhor expresse a informação para o grupo. Construção coletiva com
prazo definido.
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Debates para compartilhamento e entendimento. Foi realizado durante o andamento da
oficina, acompahando todas as ações anteriores, exceto na Etapa de Identificação.
Construção coletiva com prazo definido.
2.3 PARTICIPANTES DA I OFICINA DE GESTÃO DE PROJETOS
A oficina teve como público os profissionais envolvidos na gestão dos projetos
estratégicos (PEC) do Programa de Modernização Integrada do Ministério da Fazenda - PMIMF.
Foram realizadas duas oficinas (duas turmas) que tiveram ao todo 26 participantes
dos órgãos: COAF (2), ESAF (6), PGFN (2), RFB (4), SEAE (2), SGE (2), SPOA (2) e STN (2).
2.4 EQUIPE TÉCNICA
A equipe técnica foi composta por integrantes da SGE e da empresa consultora
INTELIT que desempenharam os papéis a seguir:
Apresentador (a) do Escritório de Projetos – responsável pela apresentação de nivelamento
conceitual;
Assistente – responsável pelo apoio administrativo e técnico quando requerido;
Foto – responsável por registar a oficina por meio de fotos com objetivo de promoção e
divulgação do trabalho realizado;
Gestor do tempo – responsável pela administração do tempo alocado para cada etapa e suas
ações em conformidade com o planejado;
2 2 2 2
3
2
4
2 2
1 1 1
2
0
1
2
3
4
5
CO
AF
ESA
F
RFB
SEA
E
SGE
STN
ESA
F
PG
FN
RFB
SGE
SPE
SPO
A
STN
Oficina 1 - CUSTOS (13) Oficina 2 - RECURSOS HUMANOS (13)
Total de participantes por órgão
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Oficineiro (a) – responsável pela condução, ministração da oficina, além de facilitador e
mediador dos conflitos, promovendo um ambiente de equilíbrio permitindo chegar aos
objetivos e resultados planejados;
Representante da SGE – responsável pela integração da frente de Projetos com as demais
frentes desse programa, esclarecendo as dúvidas relacionadas ao PMIMF, e preparação das
respostas às melhorias sugeridas durante as oficinas (considerações). Responsável pela
articulação junto ao Comitê Estratégico Gestor - CEG.
2.5 MATERIAL
Para a construção do painel foram utilizadas fichas de cartolina coloridas medindo
10 x 13 cm.
Para cada etapa foi escolhida uma cor de ficha permitindo a rápida e fácil
identificação através do contato visual. As cores definidas para cada etapa foram:
Rosa para a etapa Desafios
Azul para a etapa Lições Aprendidas;
Branca para as etapas de Melhorias e Livre.
Amarela para os Títulos e Itens de Destaque.
Cada ficha foi escrita com pinceis da cor preta, com as fichas em formato
paisagem. Cada ficha contendo apenas uma única sentença (ideia) clara, objetiva, concisa,
coerente com o trabalho e letra legível. A seguir, foto ilustrando os materiais utilizados:
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2.6 GESTÃO DO TEMPO
A oficina foi planejada para 3 horas de duração, que foram distribuídas conforme
a agenda abaixo:
I Oficina de gestão de projetos Hora
Assunto Tempo 15h05min
Boas vindas 00h10min 00h30min 15h15min
Apresentação pessoal 00h10min 15h25min
Apresentação EP 00h10min 15h35min
Tema 15h35min
Desafios: Conhecer e Organizar 00h07min 01h51min 15h42min
00h30min 16h12min
Lições aprendidas: Conhecer e Organizar 00h07min 16h19min
00h30min 16h49min
Melhorias: Conhecer e Organizar 00h07min 16h56min
00h30min 17h26min
Livre 00h30min 17h56min
O tempo da Etapa Livre não foi suficiente, pois ocorreu atraso de 66% do
previsto, 20 minutos adicionais.
2.7 CUSTOMIZAÇÃO
Foram oferecidas balas e chocolates para propiciar um ambiente menos formal
onde as ideias e lembraças de episódios ocorridos dentro da execução do projeto fossem
estimuladas.
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3. OFICINA 1 – CUSTOS
A Oficina de Custos ocorreu no dia 14/10/2013 das 15h:00min às 18h:30min e
reuniu um grupo diversificado de pessoas, incluindo perfis como líderes, suplentes, membros de
equipe dos PECs e representantes de Escritório de Apoio.
Foram trabalhadas as 4 etapas: Desafios, Lições Aprendidas, Melhorias e Livre
descritos no item 2.1.
3.1 PARTICIPANTES
Os participantes desta oficina se dedicaram integralmente de forma aberta,
receptiva, dinâmica, descontraída e produtiva, o que ficou evidenciado pela troca de
conhecimentos, em especial, no processo de construção dos painéis, nas melhorias propostas e
nas soluções apresentadas.
O grupo apresentou alto grau de alinhamento na etapa de identificação dos
desafios.
Os participantes da Oficina de Custos foram:
Nome Órgão
Eloísa Meireles Santos Telheiro SGE
Fabiana Feijó de Oliveira Baptistucci ESAF
Francisco Mendes de Alencar Filho SEAE
João Érisson Pimenta Melo SEAE
Juliana Miranda Leda ESAF
Juliano Rego Merval RFB
Lélio Trida Sene COAF
Marcelo Pontes COAF
Marcus Vinicius M. de Pinho STN
Mariana Alves Cunha SGE
Nayara Monteiro Soares SGE
Rosangela Vieira Monteiro STN
Tiago de Sousa Pereira RFB
Total de participantes 13
O Anexo I Lista de Presença contém a Lista de Presença dos participantes.
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3.2 EQUIPE TÉCNICA
A equipe técnica foi constituída pela SGE e por consultores da Empresa Intelit:
O Sr. Fernando Babosa como o Representante da SGE foi responsável pelo
alinhamento e articulação institucional do PMIMF.
3.3 TEMA
Após a contextualização das área de conhecimento na gestão de projetos, foi
realizada a votação para a escolha da área de conhecimento de modo que tivesse como critérios:
esforço, complexidade e impactos negativos para a execução do projeto.
A área de Custos foi a mais votada, embora que a área Partes Interessadas tivesse
recebido elevada importância para o sucesso do projeto.
3.4 ETAPAS
Foram cumpridas as 3 Etapas e suas ações: Desafios, Lições Aprendidas,
Melhorias.
3.4.1 DESAFIOS
Foi verificado um alto grau de alinhamento entre os participantes na ação de
organizar a etapa dos Desafios. Durante a organização das fichas rosas, que continham os
desafios identificados individualmente, apesar de terem sido escritos de maneiras distintas, o
conteúdo era muito similar. Os participantes selecionaram a escrita mais razoável para o
contexto e as demais fichas similares foram empilhadas abaixo dessa formando grupo por temas
similares.
Nome Órgão
Jessica Amaral / SGE Gestão do tempo
José Neiva / Consultor Assistente
Katia Adelu Schneider / Consultora Apresentação EP, fotos
Marcia Kamada / Consultora Oficineira
Túlio Mauro / Consultor Assistente
Total de participantes 5
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Grupo de
Desafio
Ocorrência
similares Desafio eleito
1 2 Orçamento sem financeiro
2 6 Lidar com contingenciamento
3 1 Integração sistemas e processos orçamentários com custos
individualizados dos projetos
4 3 PECs não priorizados na proposta orçamentária
5 4 Dificuldade de Mensurar (Estimativa)
6 2 Planejar sem ter certeza do recurso
O maior número de ocorrências similares foi para o Desafio 2: “Lidar com
contingenciamento” onde obtivemos 6 ocorrências. Em seguida o grupo de Desafio 5:
“Dificuldade em Mensurar” com 4 ocorrências. Isso pode indicar que os desafios possuem a
mesma causa e não necessariamente relacionado ao projeto, mas sim de cunho processual e/ou
institucional.
3.4.2 LIÇÕES APRENDIDAS
O compartilhamento das Lições Aprendidas teve duas abordagem distintas: as que
tiveram sucesso e devem ser replicadas e as que não foram bem sucedidas e não devem ser
repetidas. A Oficina de Custos não apresentou a última abordagem.
Esta etapa proporcionou a troca de conhecimento das Lições Aprendidas em torno
das soluções de sucesso que variaram em função dos distintos cenários, parte de projeto, cultura
dos órgãos e perfis dos participantes. Foi utilizado o diálogo aberto, questionamentos, exposições
e debates enriquecedores na ação Conhecer e Organizar como ferramentas para essa troca de
conhecimento.
Grupo de
desafio
Ocorrência
similares Lições Aprendidas
1
1 Comunicação quanto ao Risco de não execução do projeto
1 Procurar parceiros que dividam ou arquem com custos
1 Negociação com SPOA/Secr. para remanejamento financeiro
1 Negociação com a SPOA para liberação de recursos
2 3 Readequar cronograma e prioridades
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Grupo de
desafio
Ocorrência
similares Lições Aprendidas
3 Buscar fontes alternativas fora do MF
1 Realizar termo de cooperação com instituição s/ fins lucrativos
1 Justificar, embasadamente, os reais motivos que levaram ao
atraso do cronograma
3 0 Não foi solucionado
4 1 Acompanhar a proposta orçamentária
5
1 Apoio externo especializado para mensurar custos
1 Pesquisa de mercado
1 Adesão a registro de preços de outros órgãos
6
1 Buscar conhecer projetos/iniciativas similares no âmbito do
MF e propor parceria sem custo para o PEC
1 Adaptar o cronograma a realidade do PEC
1 Diminuir o escopo do projeto
1 Dar caráter estratégico ao projeto
O maior número de ocorrências similares foi para “Readequar cronograma e
prioridades” e “Buscar fontes alternativas fora do MF” ambas tiveram 3 ocorrências e estão
relacionadas ao mesmo Desafio: grupo 2 “Lidar com contingenciamento”.
Durante a troca de informações, concluiu-se que a Lição Aprendida “Readequar
cronograma e prioridade” diminui a capacidade produtiva, tomando em considetação que as
entregas serão adiadas e nem sempre esta lição poderá ser aplicada.
3.4.3 MELHORIAS
Foram identificados casos similares entre as Melhorias e também algumas
divergências, que foram devidamente esclarecidas pelo Representante da SGE. Isso ocorreu
devido ao fato das diferenças de cultura dos órgãos, os interesses dos perfis dos participantes e
também a falta de clareza das regras no início e durante a execução dos projetos estratégicos.
O maior número de Melhorias gerado foi para a o Desafio “PECs não priorizados
na proposta orçamentária” que recebeu 36% das contribuições nesta etapa.
Grupo
de
desafio
Ocorrência
similares Melhorias
1 1 Realocação de recursos dentro das PEC’s
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Grupo
de
desafio
Ocorrência
similares Melhorias
1 Instituir mecanismo que viabilize o compartilhamento de
orçamento entre unidades do MF
1 Conhecer os critérios institucionais para proposição e captação
orçamentária/financeira
1 Participação efetiva da área executiva na elaboração orçamentária
2 1 Defender recursos financeiro para os PEC’s
3 1 Execução orçamentária (processos e sistemas) em nível
administrativo de projeto
4
1 Buscar apoio político orçamentário Interno / Externo
1 Priorizar créditos/recursos para PECs
1 Reduzir n° de PEC’s priorizando a alocação de recursos
(financeiro, humano, etc.)
1 Melhorar interlocução institucional – comitê estratégico
1 SGE/SE se compromete a garantir recursos orçamentários e
financeiros p/ execução dos PECs
1 Os PEC’s serem previstos na proposta orçamentária do MF
1 Planejamento integrado dos custos dos PECS
1 Definir critérios objetivos para a priorização da alocação de
orçamento entre os PECs
5
1 Estimular escritório de projetos para que possa apoiar na
estimativa de custos
1 SGE/SE prover curso específico de gestão de custos para os
líderes dos PEC’s
1 Treinamento em gestão de custos
6
1 PEC’s priorizados pelo MF
1 Alinhamento/esclarecimento referente a diretriz sobre custos.
Conhecer a regra do jogo
1 Integração entre os PECs para unir esforços para produtos comuns
LIVRE
(comum)
1 Comunicação eficaz entre os líderes/EP de projetos
1 Processo de priorização de projetos oportuno em relação ao ciclo
orçamentário
O Anexo II - Painel Consolidado das Oficinas para visualizar todos os Desafios,
Lições Aprendidas e Melhorias.
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3.4.4 VISÃO GERAL DAS ETAPAS
Ao todo foram obtidas 60 contribuições dos participantes sendo:
18 na etapa de Desafios
20 na etapa de Lições Aprendidas e
22 na etapa de Melhorias
O Desafio do grupo 2 “Lidar com contingenciamento” ter o maior número de
ocorrências. Também é o que apresentou um número de soluções relativamente elevado,
podendo indicar que existe uma facilidade em lidar com tal desafio. Isso também foi verificado
no grupo 6.
O grupo 4, requer atenção, pois comportou-se de maneira oposta aos grupos
anteriormente citados e as ocorrências de Melhorias foi elevadíssima (267%, 8 Melhorias para 3
Desafios).
1. Orçamento sem financeiro
2. Lidar com contingenciamento
3. Integração sistemas e processos orçamentários com custos individualizados
dos projetos
4. PECs não priorizados na proposta orçamentária
5. Dificuldade de Mensurar (Estimativa)
6. Planejar sem ter certeza do recurso
LIVRE
2
6
1
3
4
2
4
8
0
1
3
4
4
1
1
8
3
3
2
Quantidade
Gru
po
s d
e d
esa
fiso
Oficina 1 - Custos - Quantidade de Desafios, Lições Aprendidas e Melhorias por Grupos de desafios
Melhorias
Lições Aprendidas
Desafios
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3.4.5 CONSIDERAÇÕES DA SGE
Grupo de
desafio Considerações da SGE
1
No início do ano de 2013 a SE organizou palestras, cujos temas foram:
Como as novas tecnologias estão transformando os processos de trabalho e os
relacionamentos das organizações (com clientes, outras organizações e
stakeholders em geral); As novas configurações do Estado e da Administração
Pública – do New Public Management à New Public Governance; “Dinâmica
orçamentária e qualidade de gestão”; e Contribuições contemporâneas da
Gestão de Pessoas para a formação da estratégia no setor público. As palestras
estão disponíveis no site do PMIMF. Por ocasião da palestra “Dinâmica
orçamentária e qualidade de gestão” foram apresentadas orientações e
esclarecidas dúvidas com relação ao tema;
A SE analisará, no planejamento das ações para o ano de 2014, a
organização de novas palestras relativas ao tema “orçamento público”;
A orientação geral é no sentido de que os recursos orçamentários para
financiar as ações organizadas na forma de projetos estratégicos corporativos
devem estar consignados nas ações orçamentárias sob a responsabilidade de
gestão dos órgãos responsáveis. Registre-se que algumas premissas norteiam
todos os trabalhos do PMIMF, dentre elas destacamos: modelo de gestão
descentralizado e respeito à cultura dos órgãos
No início do ano de 2013, durante o processo de elaboração da
proposta orçamentária para o exercício de 2014, os órgãos do Ministério da
Fazenda foram orientados a fazer constar em suas propostas específicas a
indicação dos recursos suficientes e necessários para honrar com as despesas
decorrentes das ações do PMIMF; e
Está em andamento no contexto da frente de trabalho do PMIMF de
Planejamento Estratégico um grande esforço no sentido de se fazer um
aperfeiçoamento do processo de planejamento estratégico integrado do MF e
sua automação. Esse trabalho deve ter consequências já na execução do 3º
ciclo de planejamento estratégico integrado do MF, que ocorrerá a partir do
primeiro semestre de 2014. Uma das melhorias em discussão é o
aperfeiçoamento da interface entre o processo de planejamento orçamentário
ao processo planejamento estratégico integrado do MF.
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No início do ano de 2013 a SE organizou palestras, cujos temas foram:
Como as novas tecnologias estão transformando os processos de trabalho e os
relacionamentos das organizações (com clientes, outras organizações e
stakeholders em geral); As novas configurações do Estado e da Administração
Pública – do New Public Management à New Public Governance; “Dinâmica
orçamentária e qualidade de gestão”; e Contribuições contemporâneas da
Gestão de Pessoas para a formação da estratégia no setor público. As palestras
estão disponíveis no site do PMIMF. Por ocasião da palestra “Dinâmica
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Grupo de
desafio Considerações da SGE
orçamentária e qualidade de gestão” foram apresentadas orientações e
esclarecidas dúvidas com relação ao tema;
A SE analisará, no planejamento das ações para o ano de 2014, a
organização de novas palestras relativas ao tema “orçamento público”;
A orientação geral é no sentido de que os recursos orçamentários para
financiar as ações organizadas na forma de projetos estratégicos corporativos
devem estar consignados nas ações orçamentárias sob a responsabilidade de
gestão dos órgãos responsáveis. Registre-se que algumas premissas norteiam
todos os trabalhos do PMIMF, dentre elas destacamos: modelo de gestão
descentralizado e respeito à cultura dos órgãos;
No início do ano de 2013, durante o processo de elaboração da
proposta orçamentária para o exercício de 2014, os órgãos do Ministério da
Fazenda foram orientados a fazer constar em suas propostas específicas a
indicação dos recursos suficientes e necessários para honrar com as despesas
decorrentes das ações do PMIMF; e
Está em andamento no contexto da frente de trabalho do PMIMF de
Planejamento Estratégico um grande esforço no sentido de se fazer um
aperfeiçoamento do processo de planejamento estratégico integrado do MF e
sua automação. Esse trabalho deve ter consequências já na execução do 3º
ciclo de planejamento estratégico integrado do MF, que ocorrerá a partir do
primeiro semestre de 2014. Uma das melhorias em discussão é o
aperfeiçoamento da interface entre o processo de planejamento orçamentário
ao processo planejamento estratégico integrado do MF.
3
O processo orçamentário é complexo. Participam da formulação e
execução do orçamento diversos atores. Cada órgão que possui uma unidade
orçamentária participa desse processo e é convidado a elaborar anualmente
sua proposta orçamentária para o exercício seguinte. Cada órgão, ao elaborar
sua proposta, considerando o disposto na legislação vigente e as orientações
do órgão central e do órgão setorial de orçamento, pode estruturar seu pedido
de orçamento em ações e, caso seja do seu interesse, detalhar mais ainda essa
informação lançando mão do recurso de “Planos Internos”.
4 Vide o disposto na resposta ao Grupo 1.
5 Vide resposta aos itens 1, 2, 3, 4 e 5 desta planilha.
O Anexo II - Painel Consolidado das Oficinas para visualizar todos os Desafios,
Lições Aprendidas e Melhorias.
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4. OFICINA 2 – RECURSOS HUMANOS
A Oficina de Recursos Humanos ocorreu no dia 15/10/2013 das 15h:10min às
18h:10min e reuniu um grupo diversificado de pessoas, incluindo perfis como líderes, suplentes,
membros de equipe dos PECs e representantes de Escritório de Apoio.
Foram trabalhados 4 etapas: Desafios, Lições Aprendidas, Melhorias e Livre
descritos no item 2.1.
4.1 PARTICIPANTES
Os participantes desta oficina se dedicaram integralmente de forma aberta,
receptiva, dinâmica, descontraída e produtiva, o que ficou evidenciado pela troca de
conhecimentos, em especial, no processo de construção dos painéis, nas melhorias propostas e
nas soluções apresentadas.
Os participantes autores da Oficina de Recursos Humanos foram:
Nome Órgão
Andre Luis Oliveira Valois RFB
Benice Aguiar Brito Lopes PGFN
Cesar Augusto de Souza Pinto Galvao SGE
Igor Frutuoso Paiva ESAF
Joice Gonzales Guerrero ESAF
José Everaldo de Araújo Júnior RFB
Juliana Diniz Coelho STN
Leonardo Rodrigo Ferreira SPE
Leonice Francisca de Oliveira PGFN
Maria Abadia Marra ESAF
Odair Andrade da Silva Junior ESAF
Rose Leuda Freitas Damasceno SPOA
Teresa Brandão de Magalhães STN
Total de participantes 13
O Anexo I Lista de Presença contém a Lista de Presença dos participantes.
4.2 EQUIPE TÉCNICA
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A equipe técnica foi constituída pela SGE e por consultores da empresa Intelit:
O Sr. Fernando Babosa como o Representante da SGE foi responsável pelo
alinhamento e articulação institucional do PMIMF
4.3 TEMA
Após a contextualização das área de conhecimento na gestão de projetos, foi
realizada a votação para a escolha da área de conhecimento de modo que tivesse como critérios:
esforço, complexidade e impactos negativos para a execução do projeto.
A área de conhecimento Custos foi excluída da votação, visto que na primeira
oficina esse tema foi abordado de forma enriquecedora.
A área de Recursos Humanos foi o eleita com maior número de votos.
4.4 ETAPAS
Foram cumpridas as 3 Etapas e suas ações: Desafios, Lições Aprendidas,
Melhorias.
4.4.1 DESAFIOS
Foi verificado bom alinhamento entre os participantes na ação na ação de
organizar a etapa dos Desafios. Foi verificado que os desafios vivenciados se complementavam e
alguns eram similares, apenas escritos utilizando palavras distintas.
Nome Órgão
Fernando Dantas / Consultor Assistente
Jessica Amaral / SGE Gestão do tempo
Katia Adelu Schneider / Consultora Apresentação EP, fotos
Marcia Kamada / Consultora Oficineira
Túlio Mauro / Consultor Assistente
Total de participantes 5
20
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
Grupo de
desafio
Ocorrência
similares Desafio eleito
1 3
- Descrédito em relação ao projeto (da equipe)
- Desmotivação da equipe
- Falta de apoio da direção do órgão
2 4
- Delimitar responsabilidade (quem é quem)
- Distribuição das tarefas
- Atuação do coordenador administrativo do programa
- Alocação das equipes nos projetos do programa
3 7
- Competências
- Desenvolver habilidades conhecimentos necessários
- Falta de capacitação da equipe
- Capacitação em gestão de projetos
- Falta de pessoal qualificado
- Conhecimento do projeto
- Capacitação em liderança de projetos
4 5
- Falta de tempo
- Gestão tempo da equipe
- Reunir grupo para atividades que exigem a participação de todos
- Disponibilidade dos recursos humanos
- Falta de servidores para compor o grupo
5 2 - Reter o conhecimento, diante a rotatividade das equipes
- Curva de aprendizado. Continuidade de recursos no projeto
6 1 Distância física dos integrantes
7 1 Interação com recursos externos
O maior número de ocorrências similares foi o Grupo de desafio “3” relacionado à
Capacitação, Competência e Conhecimento que representou 30% do total de desafios
identificados e em seguida com 21,7% o grupo 4 relacionado à Indisponibilidade de tempo para
dedicação ao projeto.
Essa indicação poderá trazer impactos negativos na execução dos projetos em
relação ao planejamento dos mesmos.
4.4.2 LIÇÕES APRENDIDAS
O compartilhamento das Lições Aprendidas teve duas abordagem distintas: as que
tiveram sucesso e devem ser replicadas e as que não foram bem sucedidas e não devem ser
repetidas.
Foram compartilhadas duas Lições Aprendidas que não deve ser repetidas por
falta de êxito no grupo 3, sendo que uma dessas remete à área de Aquisições.
21
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
Esta etapa proporcionou a trocas de conhecimento das Lições Aprendidas em
torno das soluções de sucesso e/ou sem sucesso que variaram em função dos distintos cenários,
porte de projeto, porte dos órgãos e perfis dos participantes. Foi utilizado o diálogo aberto,
questionamentos, exposições na ação Conhecer e Organizar como ferramentas para essa trocas
de conhecimento.
Grupo de
desafio Ocorrência similares Lições Aprendidas
1
1 Mensurar resultados e seus impactos
1 Iniciativa para adquirir conhecimento
1 Reuniões periódicas com todos integrantes da equipe
1 Conquistar apoio da alta direção
1 Envolver todas as partes interessadas na construção do
plano
2
1
É necessário identificar o perfil adequado para a
função de coord. Adm. Se este não for proativo, a
organização do programa fica prejudicada
1 Definir responsabilidade no grupo
3
1 Integração
1 Treinamento em gestão de projeto – ofertado pelo
PMIMF realizado em EAD pela ESAF
1 (-) Capacitações específicas não funcionam p/ todos
públicos. Ex: MS Project *
1 (-) Dificuldade contratar serviço competente por meio
de licitação*
1 Participação em cursos e reuniões diversas
1 Participação em eventos relacionados ao projeto
1 Interagiu-se mais com os membros da equipe para a
troca de informações e detalhes do projeto
4
1 Utilização de cronogramas
1 Disponibilidade do R.H. priorizada pelos
patrocinadores
5
1 Documentação e divulgação.
1 Backup -> + uma pessoa co/ a mesma competência
1 Disseminação de conhecimento na equipe
(descentralização)
6
1 Videoconferência
1 Repositório comum de documentos do projeto
1 Definir local de encontro e reforçar a importância da
participação
7 1 Entender/aprender sobre os projetos de trabalho dos
22
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
Grupo de
desafio Ocorrência similares Lições Aprendidas
outros órgãos
* Licões aprendidas que não deve ser repetida
O maior número de ocorrências nas Lições Aprendidas foi para o grupo de
Desafio “3” (capacitação, competência e conhecimento) com 30% das Lições Aprendidas
coerentemente com o percentual apresentado na sua etapa Desafios, também de 30%. Em
seguida com 21,7% , o grupo 1 relacionado à Desmotivação da equipe.
Os participantes atuaram ativamente nesses dois grupos anteriormente citados.
4.4.3 MELHORIAS
Foram identificados casos de similares e complementares entre as Melhorias
apresentadas pelos participantes.
O maior número de Melhorias gerado foi para a o Desafio “PECs não priorizados
na proposta orçamentária” que recebeu 36% das contribuições nesta etapa.
Sendo que o maior número de Melhorias foi para o grupo de Desafio 1
(Desmotivação) com 29% do total, em seguida empatados com 19,3%, os grupos 3 (capacitação,
competência e conhecimento) e 4 (papeis e responsabilidades)
Grupo de desafio Ocorrência similares Melhorias
1
2
Reuniões mensais com todos gerentes
projetos para discussão/apresentação
projetos.
1 Gestão a vista
1 A cada fase do projeto reunir os
dirigentes e apresentar os resultados
1 Divulgação de resultados não somente
p/ envolvidos, mas para o púbico
(interno)
1 Demonstrar para a equipe o impacto que
trará o produto final do projeto
1 Reuniões com líderes do projeto
(feedback)
1 Team building
23
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
Grupo de desafio Ocorrência similares Melhorias
1 Apresentação de demandas e prazos
como forma de pressão
2
1 Apoio do líder quanto ao esclarecimento
das funções
1 Controle do efetivo exercício das
atividades delegadas
1 Delimitação das delegações
3
1 Flexibilidade para desfazer contratos q
não estão atendendo
1 Capacitações conjuntas entre os órgãos
do MF
1 Gerir as competências
1 Capacitação em projetos com viés
comportamental. Uma abordagem geral
1 Estabelecer trilhas de competências
após análise de GAP
1 O grupo de trabalho precisa conhecer
toda a dimensão do projeto
4
1 Priorização do projeto
1 Institucionalizar a equipe
1 Oficializar a criação de grupos de
trabalho para que os membros fiquem
por determinado período disponíveis
para participar dos projetos
1 Formar grupo específico para atuar no
projeto
1 Estabelecer prioridades p/ o servidor
(projeto/trabalho)
1 Compatibilizar dedicação do projeto c/
tarefas
5
1 Compartilhar o conhecimento em uma
única base de uso coletivo
1 Exigir o registro escrito das atividades e
formação de subs. Para desligamento
1 Documentar os trabalho com acesso a
todos
1 Possibilitar participação de interessados.
Ex: instituição
6 1 Maior interação entre escritórios de
projetos
24
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
Grupo de desafio Ocorrência similares Melhorias
1 Possibilitar órgãos externos acessarem
as ferramentas
7 1 Integração de ferramentas (T.I.)
O Anexo II - Painel Consolidado das Oficinas para visualizar todos os Desafios,
Lições Aprendidas e Melhorias.
4.4.4 VISÃO GERAL DAS ETAPAS
Ao todo foram obtidas 77 contribuições dos participantes sendo:
23 na etapa de Desafios
23 na etapa de Lições Aprendidas e
31 na etapa de Melhorias
O grupo de Desafio 3 (capacitação, competência e conhecimento) apresentou
maior número de Desafios e suas Lições Aprendidas também apresentou o mesmo quantitativo.
As Melhorias tiveram em menor número, o que pode indicar que as ações futuras serão menores
em relação as ações já realizadas.
Os grupos que requerem uma maior atenção são os que possuem a quantidade de
Melhorias mais que as respectivas Lições Aprendidas. Isto pode indicar que muito há para ser
feiro em relação ao potencial atual de realização. Esse grupos são: 1 (Desmotivação), 4
(Indisponibilidade de tempo para dedicar ao projeto) e 5 (Retenção do Conhecimento).
Apesar do tema Recursos Humanos, foi compartilhado Lições Aprendidas do que
não deve ser repetido por falta de êxito no grupo 3, lançando para área de Aquisição a
dificuldade na contratação de serviço competente por meio de licitação para prover Recursos
Humanos para a execução de projetos.
25
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
4.4.5 CONSIDERAÇÕES DA SGE
1
2
3
4
5
6
7
3
4
7
5
2
1
1
5
2
7
2
3
3
1
9
3
6
6
4
2
1
Quantidade
Gru
po
s d
e d
esa
fio
s
Oficina 2 - Recursos Humanos - Quantidade de Desafios, Lições Aprendidas e Melhorias por Grupos de desafio
Melhorias
Lições Aprendidas
Desafios
Grupo de Desafios: 1: Descrédito em relação ao projeto (da equipe); Desmotivação da equipe, Falta de apoio da direção do órgão 2: Delimitar responsabilidade (quem é quem); Distribuição das tarefas; Atuação do coordenador administrativo do programa e Alocação das equipes nos projetos do programa 3: Competências; Desenvolver habilidades conhecimentos necessários; Falta de capacitação da equipe; Capacitação em gestão de projetos; Falta de pessoal qualificado; Conhecimento do projeto; Capacitação em liderança de projetos 4: Falta de tempo; Gestão tempo da equipe; Reunir grupo para atividades que exigem a participação de todos; Disponibilidade dos recursos humanos; Falta de servidores para compor o grupo 5: Reter o conhecimento, diante a rotatividade das equipes; Curva de aprendizado. Continuidade de recursos no projeto 6: Distância física dos integrantes 7: Interação com recursos externos
26
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
Grupo de
desafio Considerações da SGE
1
Está em andamento, no contexto da frente de trabalho do PMIMF de
Planejamento Estratégico, um grande esforço no sentido de se fazer um
aperfeiçoamento do processo de planejamento estratégico integrado do MF e
sua automação. Esse trabalho deve ter consequências já na execução do 3º ciclo
de planejamento estratégico integrado do MF, que ocorrerá a partir do primeiro
semestre de 2014. Uma das melhorias em discussão é a questão do
estabelecimento de uma sistemática de monitoração e avaliação da estratégia
ministerial, que considerará o estabelecimento de indicadores associados a
objetivos/diretrizes estratégicas que serão, em alguma medida, relacionados
com indicadores relativos a processos e projetos. Isso tornará mais clara a
relação entre planejamento estratégico, gestão de projetos e gestão de
processos. Será uma situação de mais transparência. Será criado um painel de
indicadores na Intranet do Ministério;
O Escritório de Inovação da SGE envidará esforços para promover
mais eventos com a participação dos diversos líderes de projetos para troca de
experiências.
2 A SGE envidará esforços no sentido de elaborar ações de treinamento
específicas para líderes de projetos.
3
Está em andamento um estudo elaborado pelo Escritório de Inovação
da SGE para mapeamento das competências e trilhas de aprendizado de líderes
e equipes de projeto. Faz parte desse trabalho o acompanhamento das reuniões
de monitoração de projetos, o acompanhamento dos trabalhos em curso e a
realização de entrevistas estruturadas. Esse trabalho será concluído em
fevereiro de 2014, quando será apresentado a todos os órgãos;
Está em andamento, no contexto da frente do PMIMF de gestão de
pessoas, a contratação de empresa de consultoria técnica especializada para
mapeamento de efetivo de pessoal e competências no Ministério da Fazenda.
Esse projeto é considerado como Estratégico Corporativo e seu resultado
contribuirá para a superação dos desafios apontados;
Com relação aos desafios relativos à gestão de contratos, a SGE
promoverá uma Oficina para melhor compreensão da questão e apresentação
de algumas orientações de procedimento.
4
Escritório de Inovação da SGE apresentará, em oficinas de trabalho
com a participação dos órgãos alcançado pelo PMIMF a ser realizadas ainda no
mês de novembro de 2013, algumas sugestões de melhoria na metodologia de
gestão de projetos com vistas ao aperfeiçoamento de alguns artefatos
relacionados à gestão de equipes/pessoas.
5
A plataforma de gestão de projetos e o site do PMIMF devem ser
utilizados para publicação de informações relativas ao andamento dos trabalhos
do PMIMF e da gestão de projetos como forma de explicitação do
conhecimento a respeito daqueles assuntos;
27
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
Grupo de
desafio Considerações da SGE
Sugere-se que os líderes e equipes de projetos utilizem-se da
plataforma de gestão de projetos para promover o registro do histórico do
projeto.
6 e 7
Como reportado nas oficinas organizadas para troca de lições
aprendidas entre líderes de projeto, a SGE está empreendendo neste momento
um grande esforço para o aperfeiçoamento da infraestrutura que suporte a
plataforma de gestão de projetos. Como resultado dessa ação espera-se, dentre
outras coisas uma maior estabilidade e desempenho da plataforma e criação de
condições para um futuro acesso àquela plataforma por usuários localizados
forma dos limites da rede SERPRO.
O Anexo III – Dados das Oficinas contém as Considerações da SGE e os
Respectivos Desafios, Lições Aprendidas e Melhorias e outras contribuições.
28
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
5. ANEXOS
ANEXO I - LISTA DE PRESENÇA
29
MINISTÉRIO
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MINISTÉRIO
DA FAZENDA
ANEXO II – PAINEL CONSOLIDADO DAS OFICINAS
31
MINISTÉRIO
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32
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
33
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
34
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
35
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
36
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
37
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
38
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
ANEXO III – DADOS DAS OFICINAS
39
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
40
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
41
MINISTÉRIO
DA FAZENDA
42
MINISTÉRIO
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