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Questionários on-line RBE Instruções de preenchimento / Identificação de erros mais comuns Introdução: Com base na experiência acumulada em anos anteriores na resposta às escolas e na análise dos dados recolhidos nos questionários e à semelhança de anos anteriores, foi elaborado este documento que esperamos ajude a eliminar os erros mais comuns cometidos no preenchimento dos questionários. 1 – Informações de carácter geral 1.1. Quem deve preencher os questionários? Salvo situações absolutamente excepcionais e devidamente identificadas, preenchem o questionário on-line todas as escolas integradas na Rede de Bibliotecas Escolares independentemente do seu ano de integração. Deste modo, a cada escola RBE, corresponde um conjunto de questionários próprios. Estes questionários poderão ser diferentes consoante a tipologia de escola em questão. Quando se acede à aplicação, esta apresenta os questionários respeitantes à escola em causa pelo que estes devem ser todos preenchidos. Caso tenha detectado que: -Há uma escola para a qual necessite de preencher o questionário e não tenha o respectivo login; - Alguma anomalia no acesso online à escola (Ex: não consta da base de dados) Reporte essa situação a João Paulo Proença através do seguinte endereço de e-mail: joão.proenca@rbe.min-edu.pt ou jp.proenca@gmail.com 1.2 A minha Biblioteca esteve fechada este ano lectivo – Devo preencher o questionário? Na grande maioria dos casos sim. Continuam a haver recursos humanos e materiais a referir. Não se pede a quem preenche o questionário que reporte uma realidade inexistente mas que se refira, com simplicidade, o que se passa. Se não

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houve actividades não as refira e coloque zero. O quadro 1.4 da secção D serve para referir o motivo pelo qual a Biblioteca esteve encerrada. 1.3. A Informação a submeter refere-se a que ano lectivo? Os dados a inserir referem-se todos ao presente ano lectivo à excepção de alguns quadros referidos na folha de instruções e no próprio texto dos questionários.

1.4. A que escola se referem os dados? (questão frequente nos agrupamentos de escolas) Quando acede ao questionário on-line aparece identificado o nome da escola na qual se está a inserir os dados. No exemplo abaixo (imagem 2) referimo-nos à Escola do 2º e 3º ciclos de Branca. É em relação à escola identificada e apenas esta que se devem inserir os dados.

imagem 2

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Deste modo, no questionário desta escola não devem ser referidos os nº de alunos, de professores de outras escolas (RBE ou não) que façam parte do Agrupamento. Se a escola for a sede de um agrupamento, o responsável pelo preenchimento da base de dados, deverá procurar o login referente à(s) outra(s) escola(s) do agrupamento pertencentes à RBE e preencher, o(s) inquérito(s) referente(s) a essa(s) escola(s). Excepções a esta regra geral: As escolas sede de agrupamento (e só estas) têm no seu questionário, na Secção A, no quadro 3 - Caracterização da Biblioteca Escolar do Agrupamento Um conjunto de questões (3.1 a 3.4) que se referem ao Agrupamento no seu todo. Atenção a outras secções em que apenas a escola sede responde, mas com os dados relativos à equipa de todo o agrupamento ou de escola não agrupada:

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Nota: Relembra-se que é imprescindível que os responsáveis pelo preenchimento dos respectivos questionários da escola sede e de outras escolas/BE do agrupamento se articulem na informação fornecida, sob pena de poderem existir algumas incongruências.

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1.5. Alguns dados, ao longo dos questionários, já se encontram pré-preenchidos. Podem ser alterados? Sim. Podem e devem. A base foi carregada com alguns dados do ano lectivo anterior. A Escola deverá conferir se os mesmos se mantêm actuais e actualizá-los se necessário. 1.6 Não se consegue gravar os dados. O que fazer? Como forma de validação dos dados, para evitar esquecimentos ou para assegurar que o não preenchimento de alguns quadros é intencional, é necessário introduzir o valor zero (0) na generalidade dos quadros não preenchidos. Esta imposição garante à RBE que o valor zero é real e não fruto de esquecimento ou distracção. Deste modo colocar zero (0) nos quadros resolverá a maior parte dos problemas de gravação de dados. 1.7. Quando é que a informação fica submetida? E se eu, posteriormente,

quiser alterar os dados? A informação fica submetida ao clicar no botão gravar (ver imagem abaixo). Se olhar para a secção que acabou de gravar e não houver nenhum relatório de erro, os dados foram submetidos. Não é preciso fazer mais nada nem enviar cópia dos questionários para lado nenhum. O gabinete RBE tem acesso on-line aos questionários Se houver alguma informação de erros, os dados só ficarão submetidos quando os erros detectados forem devidamente corrigidos

imagem 4

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Se, posteriormente à gravação dos dados, a escola detecte que tem algum quadro preenchido de forma incorrecta, poderá proceder à sua correcção. Para tal bastará aceder à aplicação, alterar o conteúdo do(s) quadro(s) em causa e proceder a nova gravação dos dados.

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2. Secção A Observações importantes: a) - Os quadros 3.1 a 3.4 desta secção são exclusivos das escolas sede de agrupamento e reportam-se à caracterização da BE do agrupamento. Reafirma-se que todos os restantes quadros da secção se referem apenas à escola à qual se está a preencher o questionário. b) - No caso das escolas agrupadas deve-se começar o preenchimento dos questionários pelo da escola sede de modo a que o nome de todos os PB do agrupamento (ver quadro 2) fiquem desde já associados a todas as escolas do agrupamento. Quando existam mais do que um professor bibliotecário é fundamental que estes se articulem na informação a fornecer – um bom momento para efectuarem a articulação que se requer.

---------- 2.1. Se os dados da própria instituição estão errados, ver imagem 5, solicita-se o favor de dar conhecimento desse facto para o seguinte endereço de mail: gepe@gepe.min-edu.pt . Este endereço de e-mail deve ser usado apenas para este assunto.

imagem 5

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2.2. Reparámos que muitas escolas se esquecem de preencher os quadros assinalados a verde na imagem 6. O ano de integração da escola na RBE pode ser consultado em: http://www.rbe.min-edu.pt/np4/escolas

imagem 6

2.3. Como referimos anteriormente, o número de alunos e professores refere-se à escola em causa e não ao agrupamento nem a outros potenciais beneficiários das actividades da BE. Mesmo que a escola realize actividades em conjunto com outras escolas, o número de alunos não deve ser incluídos pois levaria a duplicação de dados. 2.4 O que é “modalidade de pacote Itinerante”? Durante alguns anos a RBE para as escolas do 1º Ciclo do plano centenário que não tinham espaço físico para a Biblioteca, integrou as escolas no programa fornecendo a essas mesmas escolas baús com recursos materiais para serem usados em sala de aula. Só essas escolas é que devem assinalar SIM no quadro. Estas escolas preenchem apenas as secções A, B, C, e G do questionário pois não têm espaço físico de biblioteca

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2.5 Redes concelhias de Bibliotecas Escolares:

imagem 7

Se não existir rede concelhia, os campos devem ser deixados em branco. Escrever não há ou algo similar significará a nível informático a existência de uma rede cujo nome é “não há” 2.6. Quadro 2 – professor Bibliotecário

imagem 8 Após se ter preenchido o BI e o nome do PB, é absolutamente necessário carregar no botão vermelho “adicionar” que se encontra à direita (ver imagem 7). Só assim os dados do PB ficarão gravados. Este processo terá que ser repetido para todos os PB da escola não agrupada ou do agrupamento. Ainda no caso de haver mais do que um PB será necessário indicar qual´e o professor coordenador da equipa do agrupamento. 2.7. Porque se pede o BI do professor bibliotecário? (Veja a imagem 8 ) A indicação do número do BI serve para:

a) Para garantir que não há duplicação da informação. Isto coloca-se no caso dos professores bibliotecários que são responsáveis por mais do que uma biblioteca. Se se pedisse apenas o nome e se eu escrevesse João Proença num inquérito e noutro João Paulo Proença a nível informático seríamos 2 e haveria o risco de ver duplicada a informação. Com a indicação do nº de BI já não há duplicação da informação.

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b) Para proceder à recuperação da informação guardada on-line e proceder ao pré-preenchimento de dados nos questionários. A partir da indicação do nº de BI a base, ao reconhecer o utilizador, insere os dados pré-definidos na aplicação.

2.8 No Quadro 3 – para além de todos os dados requeridos e que dizem respeito ao agrupamento destacamos:

3.2

Os dados da equipa do agrupamento ( a equipa é do agrupamento)

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imagem 9 2.9. Porque se pede o nome do “responsável pelo preenchimento?” Esta será a pessoa a quem a RBE poderá contactar caso tenha alguma dúvida sobre os dados inseridos e queira obter algum esclarecimento / enviar alguma informação complementar. 2.10. Endereços de e-mail. Repare que nos endereços de e-mail não se usam acentos, cedilhas, til,… Exemplo: é netvisao e não netvisão; é almangues e não almanguês é gmail.com e não gmail.pt

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é gmail.com e não gamail.com é hotmail.com e não hotmail.pt é yahoo.com e não yahoo.pt é hotmail.com e não otmail.com é rcts.pt e não rcts O uso de cedilhas e acentos não se usa em endereços de e-mail.

Não se usa www nos endereços de -email

Confira, nesta secção, todos os endereços de e-mail que introduzidos.

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3. Secção PB 3.1. Antes de preencher a secção referente exclusivamente a dados do(s) PB(s) aconselha-se a releitura da portaria nº 756/2009 3.2. O quadro 1.1. refere-se a formação especializada em domínios de formação relacionados com a BE e não formação para leccionar. Deste modo, por exemplo, não se está a questionar se o professor-bibliotecário é licenciado mas se tem uma licenciatura em domínios relacionados com as BE (existem algumas) 3.3. anos de experiência

imagem 10

Considera-se que o exercício de cargo de coordenador da BE deve ser equiparado ao de Professor-Bibliotecário 3.4. No respeitante a formação só deve ser referida a formação que recebeu 3.5. Houve engano ao preencher o nome do professor bibliotecário/ nº de BI. Como fazer para alterar? Conforme referido na folha de informações, essa alteração faz-se na secção PB. Aceda a essa secção e altere, no quadro 1.2. o Nome do(a) Professor-Bibliotecário : Grave as alterações Regresse à secção A e, no campo 2, altere o nº de BI. Grave as alterações

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4. Secção B – Recursos humanos afectos à BE No caso de escolas agrupadas, o campo I é preenchido apenas pela escola sede mas com os dados relativos à equipa de todo o agrupamento. O campo II diz respeito à própria escola e nele devem ser considerados os recursos humana afectos APENAS à biblioteca da escola:

imagem 11

4.1. MUITO IMPORTANTE - Para efeitos de preenchimento dos quadros desta secção, foi adoptado o critério de que o professor-Bibliotecário teve um tratamento à parte da restante equipa e preencheu uma secção própria. Por favor, não duplique os dados nem os inflacione. O PB não deverá ser incluído na equipa da BE.

4.2. Todos os campos de cada quadro da secção B, devem ser preenchidos?

Sim. Considere a opção de colocar zero (0) nos quadros e campos onde não tem dados. Deste modo garante-se que o campo não preenchido não fica na condição de “Não sabe/não responde”. Informa-se que, nesta secção, foram tornadas obrigatórias as respostas de modo a que se perceba que o ZERO foi intencional e não apenas distracção. Em resumo, os dados só ficam gravados depois de preenchidos todos os campos e todos os quadros, nem que seja com 0. Deve-se introduzir 0 e não Zero. 4.3. Quadro 1.1. A situação da escola é atípica este ano / As horas da equipa estão sempre a mudar, o que escrevo? Deverá colocar os dados reais e existentes nesta altura, independentemente de todos os condicionalismos que desejaria não existirem. Considere este questionário como se fosse uma foto tirada à BE durante os meses de Abril/Maio/Junho de 2010. A foto capta o instante e será sobre isso que se farão os estudos. Não seriam possíveis os estudos se os dados estivessem constantemente a ser alterados.

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5 - Secção C – Formação em Bibliotecas Escolares No caso de escolas agrupadas, o campo I é preenchido apenas pela escola sede mas com os dados relativos à equipa de todo o agrupamento. O campo II diz respeito à própria escola e nele devem ser considerados os recursos humana afectos APENAS à biblioteca da escola:

5.1. MUITO IMPORTANTE - Para efeitos de preenchimento dos quadros desta secção, foi adoptado o critério de que o professor-Bibliotecário teve um tratamento à parte da restante equipa e preencheu uma secção própria. Por favor, não duplique os dados nem os inflacione. O PB não deverá ser incluído na equipa da BE.

5.2. O quadro 1.1. refere-se a formação especializada em domínios de formação relacionados com a BE e não formação para leccionar. Deste modo, por exemplo, não se está a questionar se alguém é licenciado mas se tem uma licenciatura em domínios relacionados com as BE (existem algumas) 5.2. No caso da Formação Theka ou outras similares que constituam uma

unidade esta não deve ser desagregada. Use a opção outra para a descarregar.

5.3. O número de professores indicados não deverá ser superior ao indicado no

quadro B.1.1.

5.4. Formação das A.A.E. para o desempenho de funções na BE (ver imagem 13)

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Referimo-nos a formação contínua. Se a resposta é Zero, deverá ser assinalado esse facto no quadro. Deste modo ficaremos com a certeza que houve intencionalidade no preenchimento do quadro. Reparou que o nº de horas de formação está apresentado em intervalos? Logo se há um AAE que tem um total de 70 horas de formação deverá ser assinalado 1 na coluna do meio (ver imagem 13)

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Secção D

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6.1 A minha Biblioteca esteve fechada este ano lectivo – Devo preencher o questionário? Sim. Continuam a haver recursos humanos e materiais a referir. Não se pede a quem preenche o questionário que reporte uma realidade inexistente mas que refira, com simplicidade, o que se passa. Se não houve actividades não as refira e coloque zero. O quadro 1.4 da secção D serve para referir o motivo pelo qual a Biblioteca esteve encerrada.

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6.2. Quadro 1.1. Quando não existe a planta da BE o que fazer? A solução que tem sido sugerida é que se arranje uma folha A4 e desenhe a planta o mais que possível à escala (1/100). Depois pode ser tirada uma foto com a máquina digital (à planta, claro) usando baixa resolução. 6.3 Não consigo enviar a planta e/ou a foto. Como fazer? O envio da planta e da foto, só se consegue fazer depois de gravados os dados da Secção D. O envio da planta e a foto, são a última coisa a fazer nessa secção. Após todos os dados estarem preenchidos e gravados, abre-se um link para fazer o upload da imagem e da planta. 6.4. Como fazer para reduzir o tamanho da imagem? Uma sugestão é usar o Powerpoint para esta tarefa a) Abrir o powerpoint e insiro num diapositivo a imagem que quero b) Clicar em cima da imagem com o botão direito do rato e escolher a opção "formatar imagem" c) Carregar no botão “comprimir” d) Escolher na caixa de diálogo, "imagem seleccionada" e "web ecrã" e) Fazer “ok” f) Carregar em “aplicar” na caixa de diálogo seguinte g) Fazer “ok” na caixa de diálogo seguinte h) Depois clicar em cima da imagem com o botão direito do rato e escolher “guardar como imagem”. Escolho o destino da imagem, dou-lhe um novo nome e escolho o formato jpeg. 6.5. No respeitante às áreas (quadros 1.3. 2.2. e 2.3) Pede-se o favor de avaliar a viabilidade da área indicada. Tem, no exemplo abaixo, um bom parâmetro de raciocínio Repare: Se um passo tiver um metro. Uma biblioteca em que eu precise de dar 30 passos de comprimento e 30 passos de largura para a medir terá 900 m2

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6.6 Quadro 1.6 Repare que as colunas assinaladas são colunas totais. A alteração de dados faz-se nas colunas centrais.

6.7 Não consigo gravar os dados dos quadros 2.2. e 2.3. O que fazer? Reparou que há uns quadradinhos brancos à esquerda de cada linha. Deverá “picá-los” no caso de querer preencher algum dado.

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Secção E

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Conforme referido na folha de instruções:

7.1. No Quadro 1.1. - Deverá considerar a situação existente a 31 de Agosto do ano lectivo anterior por alturas do inventário.

Nota: Reparou que, no respeitante, a jornais e revistas, se pede o nº de títulos e não o número de exemplares?

7.2. Quadro 1.4. Considera-se haver empréstimo domiciliário, para efeito de preenchimento do questionário, o empréstimo efectuado apenas a um grupo de utilizadores (docentes ou alunos).

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7.3. Quadro 2.1. – Tratamento do fundo documental Deverá considerar a situação existente a 31 de Agosto do ano lectivo anterior por alturas do inventário.

Caso tenha outras questões a colocar, o responsável pela ajuda ao preenchimento dos questionários poderá ser contactado nos seguintes endereços de e-mail. João Paulo da Silva Proença jp.proenca@gmail.com joao.proenca@rbe.min-edu.pt