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Guia Simplificado para Elaboração do Relatório de Execução do PPA Participativo – 2016-2019 Versão 1.0 – Outubro/2016

Governo do Estado da Bahia Página 2 de 25

Governo do Estado da Bahia Rui Costa

Secretaria do Planejamento

João Felipe de Souza Leão

Gabinete do Secretário Cláudio Ramos Peixoto

Superintendência de Monitoramento e Avaliação - SMA

Maria Lúcia Cunha de Carvalho

Guia Simplificado – Relatório de Execução do PPA Participativo – 2016 2019 Ano I 2016


Sumário

1. APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................................................................4

2. ESTRUTURA DO RELATÓRIO 2016............................................................................................................................................5

3. ELABORAÇÃO DE CONTEÚDO PARA COMPOR O RELATÓRIO........................................................................................................6

4. INTERLOCUÇÃO DA SEPLAN COM AS SECRETARIAS ..................................................................................................................7

5. PROCESSO DE ACOMPANHAMENTO .........................................................................................................................................7

6. PROCESSO DE MONITORAMENTO ............................................................................................................................................7

7. CREDENCIAMENTO DO ACESSO AOS SUBMÓDULOS DO FIPLAN ................................................................................................ 19

8. PROCESSO DE AVALIAÇÃO..................................................................................................................................................... 20

9. CRONOGRAMA..................................................................................................................................................................... 24



1. Apresentação O Relatório de Execução do PPA Participativo 2016-2019 é um instrumento de comunicação e transparência, elaborado a partir das realizações governamentais que refletem a execução das ações voltadas para o alcance do desenvolvimento inclusivo e sustentável do Estado da Bahia. Com efeito, o referido relatório, além de prestar contas da execução em 2016, tem cunho gerencial na medida em que pode ser usado como fonte de consulta para cotejamento entre o planejado no PPA (nível estratégico) e o executado na LOA (nível tático operacional). Em 2016, o relatório apresenta novo conteúdo e formato, tendo em vista, principalmente, a mudança na concepção do Plano Plurianual para o quadriêncio 2016-2019. Assim, o conteúdo que integrará esta peça é produto dos Processos de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliação do PPA, coordenados e liderados pela Superintendência de Monitoramento e Avaliação – SMA da Secretaria do Planejamento – SEPLAN. O processo de registro e envio das informações que integrará o relatório, será realizado utilizando o Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças do Estado da Bahia – FIPLAN, por meio do Módulo de Acompanhamento e Monitoramento (Submódulo de Acompanhamento, Submódulo de Monitoramento e Submódulo de Ação de Governo). O conteúdo referente ao Processo de Avaliação, por ainda não ter seu respectivo Submódulo no FIPLAN (programado para 2017) será registrado em meio físico (planilhas) com a orientação da Diretoria de Avaliação – DAV/SMA em interlocução com as Setoriais e Seccionais. Com esta nova sistemática de elaboração do conteúdo do Relatório de Execução do PPA Participativo 2016-2019, técnicos e gestores estarão comprometidos com o registro, no FIPLAN, de informações qualificadas e confiáveis, com a tempestividade requerida pelos processos, sempre de acordo com o cronograma de trabalho pactuado junto às Secretarias. Para todas as etapas abordadas por este manual simplificado, a secretaria deverá ter como referência o estabelecido no Plano Plurianual 2016-2019 tendo suas ações sempre relacionadas a um compromisso, a uma meta e a uma iniciativa. Nos próximos tópicos serão descritas as orientações necessárias às etapas dos processos de Monitoramento e Avaliação com foco na elaboração do Relatório de Execução do PPA Participativo 2016-2019.



2. Estrutura do Relatório 2016 O Relatório de Execução do PPA Participativo - 2016-2019 - Ano I/2016, apresenta novo formato e conteúdo, passando a ser estruturado conforme segue.

2.1 Quanto ao Conteúdo

2.2 Apresentação Texto introdutório à leitura, contextualizando a publ icação, onde a relevância e a pertinência serão destacadas. Neste momento também serão apresentadas as macro realizações do ano de 2016.

2.3 Contexto Socioeconômico Global, Nacional e da Bahia Apresentação do cenário econômico-social, levando-se em consideração o comportamento desses aspectos em nível mundial, nacional e estadual.

2.4 Gestão Financeira Apresentação do desempenho dos indicadores econômico-fiscais no ano de 2016.

ESTRUTURA RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PPA PARTICIPATIVO 2016-2019

1. Apresentação (SEPLAN)

2. Capítulo 1 - Indicadores Sócioeconômicos e Perspectivas do Estado da Bahia (SEI,

SEPLAN)

3. Capítulo 2 - Gestão Financeira (Sefaz)

4. Capítulo 3 – Execução Geral dos Programas de Governo (SEPLAN)

5. Capítulo 4 – Execução do PPA 2016-2019 por Programa de Governo (Secretarias de

Governo)

6. Capítulo 5 – Política de Desenvolvimento Territorial

7. Anexo I – Relatório de Execução Física do PPA Participativo 2016-2019 – Ano I/2016.



2.5 Execução Geral dos Programas de Governo

O conteúdo deste capítulo será espelhado na estrutura do Plano Plurianual vigente, aprovado pela Lei nº Lei nº 13.468 de 29 de dezembro de 2015 da Bahia, que expressa a execução geral dos programas de governo do ponto de vista orçamentário e financeiro.

2.6 Execução do PPA por Programa de Governo

O conteúdo deste capítulo será espelhado na estrutura do Plano Plurianual vigente, aprovado pela Lei nº Lei nº 13.468 de 29 de dezembro de 2015 da Bahia, que expressa os indicadores, compromissos, metas e iniciativas governamentais, representados na Estratégia de Desenvolvimento da Bahia e em consonância com a Lei nº 13.204 de 11 de dezembro de 2014 que modifica a estrutura organizacional da Administração Pública do Poder Executivo Estadual e dá outras providências.

2.7 Política de Desenvolvimento Territorial

O Capítulo traz o histórico da Política Territorial e seus avanços nos últimos anos.

3 Elaboração de conteúdo para compor o Relatório O conteúdo que integrará o Relatório é produto dos Processos de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliação do PPA, coordenados e liderados pela Superintendência de Monitoramento e Avaliação – SMA da Secretaria do Planejamento – SEPLAN que trará as seguintes informações:

Estrutura dos Programas de Governo;

Apuração dos Indicadores dos Programas de Governo;

Apuração das metas de forma territorializada por Programa de Governo e Compromisso; Execução Orçamentária e Financeira por Programa de Governo, Compromisso e Fonte de Recurso;

Execução física dos Programas de Governo de forma territorializada. O processo de registro e envio das informações que integrará o relatório, será realizado utilizando o Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças do Estado da Bahia – FIPLAN, por meio do Módulo de Acompanhamento e Monitoramento (Submódulo de Acompanhamento, Submódulo de Monitoramento e Submódulo de Ação de Governo). O conteúdo referente ao Processo de Avaliação, por ainda não ter seu respectivo Submódulo no FIPLAN (programado para 2017) será registrado em meio físico (planilhas) com a orientação da Diretoria de Avaliação – DAV/SMA em interlocução com as Setoriais e Seccionais, obedecendo ao cronograma estabelecido para esta atividade. Com esta nova sistemática de elaboração do conteúdo do Relatório de Execução do PPA Participativo 2016-2019, técnicos e gestores estarão comprometidos com o registro, no FIPLAN, de informações qualificadas e confiáveis, com a tempestividade requerida pelos processos, sempre de acordo com o cronograma de trabalho apresentado pela SEPLAN e pactuado junto às Secretarias.



4 Interlocução da SEPLAN com as Secretarias

Para a elaboração do referido Relatório, cada Secretaria deverá adotar a sua própria sistemática, definindo o seu papel e o da (as) sua (suas) seccional (ais) durante todo o processo. O servidor que assume o perfil de Interlocutor em cada Setorial, lotado necessariamente na APG, será o responsável pela coordenação dessas atividades, seguindo o cronograma apresentado pela SEPLAN.

5 Processo de Acompanhamento

O Processo de Acompanhamento da execução física dos Programas do PPA foi desenhado e implantado desde outubro de 2013, pela SMA/SEPLAN, junto às Secretarias e Seccionais. O processo de acompanhamento produz informações importantes, oportunas e tempestivas aos gestores públicos sobre a execução físca da ação planejada, ampliando a sua capacidade gestão, orientada para o alcance dos objetivos estabelecidos nos programas governamentais. Nesse contexto, vale ressaltar que o processo de acompanhamento, viabilizado pelo submódulo específico do FIPLAN, configura-se, também, num instrumento poderoso e efetivo para materializar a transparência na gestão pública. Para orientações relacionadas à alimentação das informações no Submódulo de Monitoramento consulte o Manual do Processo de Acompanhamento da Ação Governamental publicado no site da SEPLAN (www.SEPLAN.ba.gov.br) no menu Monitoramento e Avaliação, no link “Outras Publicações de M&A”. Para efeito de Relatório de Governo, o conteúdo, fruto deste Processo de Acompanhamento irá compor o Anexo do instrumento.

6 Processo de Monitoramento

O processo de monitoramento está regulamentado por meio do Decreto Nº 16.664 de 30 de março de 2016, que instituiu os princípios, as diretrizes e outros elementos norteadores para a gestão do Plano Plurianual Participativo – PPA para o quadriênio 2016-2019, no âmbito do Poder Executivo Estadual, e tem como objetivo geral a observância das metas dos compromissos, gerando informações qualificadas para a avaliação dos programas e, por conseguinte, a tomada de decisão pela alta administração. Para efeito de elaboração do Relatório em questão, trataremos aqui, apenas da etapa que diz respeito à Apuração da Meta pela Unidade Setorial de Planejamento – USP, ou seja, pela unidade na secretaria responsável pela execução da meta quadrienal do PPA 2016-2019. A partir de 10/10, será disponibilizado, para uso de todas as secretarias, o Submódulo de Monitoramento para a apuração das metas. Abaixo as orientações necessárias para sua utilização e registro das informações necessárias a esta apuração.



Uma vez realizado o login no sistema, as funcionalidades no Menu M&A desenvolvidas especificamente para as atividades deste processo estão disponíveis na opção: Planejamento / Monitoramento & Avaliação (M&A) / Monitoramento 2016-2019.

6.1 Apuração da Meta Selecionar Programa, Compromisso e Meta, visualizar o Planejamento da execução anual da meta quadrienal e clicar em Adicionar para apurar a meta.

Para Apuração da Meta acessar Planejamento da Meta



Passos seguintes:

1. Informar a Data da Apuração

2. Informar o valor Apurado da Meta para os Exercícios do PPA

3. Informar, obrigatoriamente, Observações sobre a Execução Física do Exercício 1 e Forma de

Apuração da Meta2.

4. Informar o valor Apurado da Meta regionalizada3

5. Confirmar a inclusão da Apuração da Meta

Observações para conteúdo de apuração da meta:

1 Observações sobre a execução física no exercício – cabe ao gestor da USP, responsável pela execução da Meta,

discorrer por extenso sobre: adequação ou não entre a evolução da entrega de bens e serviços ao longo do exercício e a evolução

da meta apurada;

adequação entre a apuração da meta e seu planejamento territorial;

avaliação da evolução da meta no exercício em relação ao atingimento da meta em 2019,

declarando:

O comportamento da meta está de acordo com o esperado para o ano;

O comportamento da meta está acima do esperado para este ano;

O comportamento da meta está abaixo do esperado para este ano. Obs.: O campo acima deverá ser preenchido com no máximo 13 linhas.

2 Forma de Apuração da Meta – cabe ao gestor da USP, responsável pela execução da Meta, declara r a forma como

ocorreu a apuração da meta, quais informações foram util izadas e de onde se originaram.

Obs.: O campo acima deverá ser preenchido com no máximo 6 linhas.

Ver observação para conteúdo 1

Ver observação para conteúdo 2

Ver observação 3



3Inclusão de Território de Identidade – o gestor responsável pela meta, poderá adicionar novo Território de

Identidade, caso tenha executado em Território diferente da Programação Plurianual.

6.2 Alterar Apuração da Meta

1. Exibir, sem permitir alteração, os valores Apurados para a Meta para os Exercícios do PPA

2. Exibir a Data da Apuração

3. Alterar, opcionalmente, o conteúdo da Observação sobre a Execução Física no Exercício e a Forma de Apuração da Meta

4. Confirmar a alteração da Apuração da Meta

6.3 Detalhar Apuração da Meta

1. Exibir, sem permitir alteração, os valores Apurados para a Meta para os Exercícios do PPA

2. Exibir a Data da Apuração

3. Exibir a Nota Explicativa

6.4 Ações que contribuíram para o alcance da meta

Para continuidade da etapa de apuração da meta, será necessário também, registrar no Fiplan, no Módulo de Monitoramento e Avaliação (Funcionalidade da Ação Governamental), as ações executadas pela Secretaria que contribuíram para o alcance da meta. Para o desenvolvimento dos procedimentos o processo conta com as seguintes funcionalidades no Fiplan:

a) Cadastramento das Ações Governamentais; e



b) Relatórios das Ações que contribuíram para o alcance da meta de Governo.

Para inserir o conteúdo de uma Ação Governamental que contribuiu para o alcance de determinada meta você deve:

1. Associar ação realizada ao Programa e ao Compromisso; 2. Adicionar;

3. No campo Ação Governamental inserir o conteúdo de acordo com o item abaixo “Orientações quanto ao descritivo do conteúdo”. Lembre-se: Um registro para cada ação realizada;



Na inclusão do registro o sistema atribuirá, automaticamente, a esse campo a situação de:

INICIADO, quando o registro for incluído pelo usuário com perfil de Técnico Setorial/Seccional. CADASTRADO, quando o registro for incluído pelo usuário com perfil Interlocutor Setorial.

Na alteração do registro o usuário poderá alterar o campo da situação para:

CADASTRADO, atribuída pelo Técnico Setorial/Seccional ao registro disponibilizado para análise do Interlocutor da Setorial;

ENCAMINHADO, atribuída pelo Interlocutor Setorial ao registro disponibilizado para anál ise do Gestor SMA.

Obs.: Lembre-se que para a etapa de análise e considerações por parte da SMA/Seplan (05 a 16/12), é importante que no dia 02/12, todos os registros lançados no sistema pela Secretaria estejam com situação de “ENCAMINHADO”.

4. Depois do conteúdo inserido, responda aos seguintes questionamentos apresentados logo abaixo: Ação contribui para o alcance da meta? (sim ou não)

Se sim, associe a ação governamental registrada a uma ou mais metas.



Ação está vinculada à uma iniciativa? (sim ou não)

Se sim, associe a ação governamental registrada a uma ou mais iniciativas.

Ação está vinculada à uma ação orçamentária? (sim ou não) Se sim, associe a ação governamental registrada a uma ou mais ações orçamentárias.

Orientações quanto ao descritivo do conteúdo O texto de cada realização de governo deverá ter um descritivo conciso, sendo claro quanto aos objetivos da ação, registrando os seguintes aspectos:

Quantitativo da realização de governo;

público beneficiado; recursos aplicados;

local de realização da ação de forma municipalizada e/ou territorializada. Exemplos:

Ações realizadas:

1 - Implantação de 28 Sistemas de Abastecimento nos municípios de Paripiranga, Fátima, Heliópolis e Monte Santo, beneficiando, aproximadamente, 18 mil pessoas, com aplicação de recursos da ordem de R$ 27,0 milhões. 2 - Celebração de Acordo de Cooperação Técnica entre o Governo do Estado e os Ministérios o Desenvolvimento Agrário – MDA e do Desenvolvimento Social e Combate à Fome – MDS, para acesso de cinco mil agricultores ao Programa Fomento Semiárido, com crédito no valor de R$ 3,0 mil por família.



3 - Apoio ao escoamento da produção do artesanato baiano por meio da aquisição e comercialização de 19 mil peças artesanais, de 29 municípios de 12 Territórios de Identidade, beneficiando diretamente 157 artesãos individuais e 185 artesãos de 12 associações e, indiretamente a 1,4 mil pessoas.

Obs.: O conteúdo deste campo deverá conter no máximo 05 linhas.

6.5 Normas técnicas e demais orientações Visando uniformizar o conteúdo elaborado por cada Secretaria, tendo em vista que conteúdo dos processos de M&A que comporão o Relatório de Governo serão extraídos direto do Fiplan, ou seja, não serão editados posteriormente, seguem algumas orientações:

Palavras que iniciam os textos (ações que contribuem para o alcance da meta):

Para garantir que o texto final de todas as etapas do processo de M&A possua uma uniformidade

em sua comunicação é importante também obedecer à seguinte orientação: iniciar o descritivo da

ação com palavra substantiva e nunca com verbo.

Exemplo: Construção de 20 unidades... / Inauguração de 5 indústrias... / Realização de... /

Implantação de... / Aquisição de equipamentos...

Siglas:

As siglas devem ser sempre antecedidas da sua denominação por extenso e separadas por hífen na primeira vez em que aparecerem no texto (ex: Banco Interamericano de Desenvolvimento - BID) e daí por diante usar somente a sigla. As siglas com apenas três letras ou compostas por mais de três letras e pronunciadas letra a letra, devem ser escritas em maiúscula (ex: IBGE). Para as demais utilizar maiúscula apenas na primeira letra da sigla (ex: Uneb, Sucab, Embasa). A única exceção se fará em relação às siglas das secretarias que deverão ser escritas todas em maiúsculas (ex: SEPLAN,

SEAGRI, SEDUR).

As siglas não devem ser grafadas no plural, mas somente no singular (ex: As Direc).

Formatação, expressões numéricas e números absolutos:

Apenas os algarismos de zero a dez devem ser escritos por extenso (ex: três, oito), exceto datas; os

demais devem ser indicados por número (ex: 11, 1.345).

Os números relativos aos valores monetários não devem ser sucedidos pela sua denominação por extenso; os valores monetários citados no texto devem ser sempre expressos em mil, ou milhão

(ex: R$ 5,2 mil, R$ 3,0 milhões).

Os números absolutos deverão estar grafados sem os zeros, conforme exemplo abaixo: Exemplo: 20 mil unidades habitacionais, aquisição de quatro milhões de alevinos e não 20.000

unidades habitacionais e 4.000.000 de alevinos.

Os números decimais deverão estar representados com apenas uma casa decimal à direita

conforme exemplo abaixo:



Exemplo: 0,5%, R$ 4,3 milhões, 2,8 mil kits de produção.

Símbolos:

Os símbolos das unidades de medida deverão seguir o quadro abaixo que está de acordo com o determinado pelo Sistema Internacional de Unidades. Lembramos que os símbolos das unidades são escritos no singular. Além disso, não deve haver espaçamento entre o número e o símbolo da unidade de medida, nem deve ser utilizado ponto após o símbolo. A forma correta é 110km, 25kg,

9h, e não 110 km., 25 kg. e 9 hs.

Palavras estrangeiras e outras palavras:

As palavras de origem estrangeira devem ser editadas em itálico (ex: site, workshop e hardware).

Essa regra não deverá ser aplicada aos nomes próprios estrangeiros, como nomes de empresas e

de eventos. Para a palavra “estado” a grafia deverá ser com a primeira letra minúscula quando se

referir a um estado da federação (ex: estado da Bahia, estado de Sergipe), mesmo quando não

sucedido pelo nome do estado. No caso de Governo do Estado a grafia deverá ser com a primeira

letra de cada nome em maiúscula.

Termos Técnicos:

Os termos técnicos devem ser seguidos de explicação quando se tratarem de termos pouco

conhecidos pela população. Ex: biota (conjunto da flora e fauna); carcinicultura (criação de

camarões em viveiros); servidão florestal (área de floresta, que ultrapassa a reserva legal,

averbada por produtor rural por um período determinado após o qual estará liberada para

utilização na produção).



6.6 Análise e Recomendações das Ações Governamentais pela SMA Esta etapa corresponde à análise e recomendações do registro das ações cadastradas, que, caso esteja em conformidade com os aspectos de conteúdo e forma, poderá ser aprovado com ou sem ressalvas, ou ainda poderá ser rejeitado.

No período indicado no cronograma de trabalho para o Relatório de Governo 2016 (5 a 16/12) a SMA observará as as ações que estiverem com situação de ENCAMINHADO.

Após identificação, por meio de relatório emitido pelo FIPLAN, a SMA deverá analisar e emitir parecer sobre a situação de cada registro, adotando os procedimentos a seguir.

Após informar o órgão, programa e compromisso, o sistema exibe as realizações de Governo registradas. A SMA só terá opção de comentar e corrigir uma realização/ação de governo com Situação “Encaminhado”.

Para comentários/correções de uma realização/ação de governo na situação Encaminhado, o sistema exibe as informações cadastradas pela Setorial ou Seccional, e disponibiliza para edição apenas os campos “Revisão Gestor SMA” e “Situação”.

A análise da SMA observará os seguintes aspectos: Analisar o conteúdo do campo AÇÃO GOVERNAMENTAL, informado pela Secretaria, considerando os seguintes aspectos:

a) Coerência do texto com as demais informações do registro (descrição e objetivo da ação orçamentária, compromisso, etc);

b) obediência com relação às instruções para elaboração do conteúdo do Relatório (Tópico 2.3); e

c) correspondência entre os quantitativos físicos e financeiros correspondentes às informações registradas no Submódulo de Acompanhamento do FIPLAN.

Como resultado da análise, a SMA poderá chegar às seguintes conclusões:

a) Informações inconsistentes por não haver coerência com a Ação Orçamentária ou Compromisso em referência;

b) a otimização do texto depende de alguns ajustes e correções; ou

c) o texto está pronto para ser publicado.

Emitir parecer sobre resultado da análise através do preenchimento dos campos a seguir:

Se Informações Inconsistentes REVISÃO GESTOR

SMA Quando da não adequação de conteúdo, substantiva ou material. A SMA deve registrar informações que possam orientar a Setorial ou Seccional na redefinição do texto sobre a ação realizada..

SITUAÇÃO REJEITADO

Se Necessário Ajustes das Informações



REVISÃO GESTOR

SMA Quando necessitar complementação ou melhorias de caráter formal. Solicitar e/ou sugerir os ajustes e correções que podem melhorar a qualidade das informações sobre as ações realizadas, para colocá-las no padrão do Relatório.

SITUAÇÃO REVISADO

Se Texto Aprovado pela SMA REVISÃO GESTOR

SMA Quando da adequação de conteúdo e forma, dar o parecer “De acordo”.

SITUAÇÃO APROVADO Após preenchimento dos campos da tela de Alterar Ação Governamental, o usuário poderá, utilizando os botões posicionados no rodapé da tela:

[ALTERAR]. os dados alterados serão exibidos para confirmação ou desistência. [VOLTAR] a tela de Ação Governamental será novamente habilitada para alteração dos

dados. [CANCELAR]. o processo de atualização registro com os dados da analise será interrompido,

perdendo todos os dados informados da análise. [CONFIRMAR] o registro da análise será cadastrado no sistema. Aparecerá na tela a mensagem

“Registro alterado com sucesso”.

6.7 Ajustes pela Setorial ou Seccional após análise da SMA A etapa de Ajuste (5 a 16/12) corresponde ao conjunto de atividades desenvolvidas junto aos órgãos setoriais, de forma centralizada ou compartilhada com os órgãos seccionais vinculados, para o ajuste no sistema dos registros das ações governamentais que não foram aprovados, e, por conseguinte, retornaram para as correções ou exclusão, conforme indicado no parecer do órgão central (SMA/SEPLAN) e também a critério do responsável pelo registro. Uma vez ajustados, os registros são novamente e ncaminhados para a análise do órgão central, se necessário, em ciclos sucessivos até a sua aprovação. As informações sobre o resultado da análise feita pelo órgão central SEPLAN – SMA serão recebidas através de e-mail, onde constará a identificação dos registros que devem ser corrigidos ou ajustados. Os registros analisados pela SMA também poderão ser identificados, através de relatório emitido pelo sistema FIPLAN, e filtrando por exercício, programa e situação: REJEITADO, REVISADO ou APROVADO. Com isso, devem ser adotados os procedimentos a seguir.



Quando é solicitado Ajuste pela SMA Verificar situação do registro atribuída pela SMA e adotar os procedimentos cabíveis para cada caso, conforme instruções a seguir.

Se SITUAÇÃO DO REGISTRO REJEITADO

Verificar os comentários e orientações registrados nos campos REVISÃO GESTOR SMA.

Refazer o(s) texto(s) considerando as orientações da SMA ou excluir a ação de governo.

Se o ajuste for efetuado pelo Técnico Setorial/Seccional atribuir ao registro a Situação CADASTRADO, para que seja encaminhado para o Interlocutor Setorial .

Se o ajuste for efetuado pelo Interlocutor Setorial atribuir ao registro a Situação ENCAMINHADO, para que seja encaminhado para SMA.

Ou

Excluir a ação governamental. Se a exclusão for realizada por usuário com perfil de Técnico o sistema envia email para o Interlocutor, notificando a exclusão da realização de Governo.

Se SITUAÇÃO DO REGISTRO REVISADO

Verificar se o parecer emitido pela SMA sobre os Textos das ações governamentais é de solicitação de ajuste ou de aprovação.



Se Texto Aprovado:

Não haverá nenhuma observação com relação ao conteúdo e será atribuída Situação Aprovado

Se Solicitação de Ajuste no Texto:

Atualizar os campos REALIZAÇÃO DE GOVERNO, efetuando os ajustes e correções solicitadas e/ou sugeridas pela SMA.

Se o ajuste for efetuado pelo Técnico Setorial/Seccional atribuir ao registro a Situação CADASTRADO, para que seja encaminhado para o Interlocutor Setorial .

Se o ajuste for efetuado pelo Interlocutor Setorial atribuir ao registro a Situação ENCAMINHADO, para que seja encaminhado para SMA.

Ou

Excluir a ação governamental. Se a exclusão for realizada por usuário com perfil de Técnico o sistema envia email para o Interlocutor, notificando a exclusão da ação governamental.

6.8 Atualização pela Setorial

A etapa de Atualização corresponde ao conjunto de atividades desenvolvidas pelos órgãos setoriais, de forma centralizada ou compartilhada com os órgãos seccionais vinculados, para a atualização no sistema dos registros das ações aprovadas pelo órgão central, que, pelo tempo decorrido desde o registro, encontra-se com informações defasadas quanto ao quantitativo executado ou recursos aplicados.

O Interlocutor da Setorial após ter promovido as atualizações nece ssárias das Ações Governamentais aprovadas pela SMA, deverá acessar o sistema e alterar a situação para “Produzido”.

Caso seja excluída alguma Ação Governamental na situação “Aprovado”, o sistema envia email para o Gestor SMA, notificando a exclusão da ação.

Uma vez atualizados, os registros são considerados aptos para a validação superior do Gabinete da Setorial.

6.9 Validação Setorial

A etapa de Validação corresponde ao conjunto de atividades desenvolvidas pelos órgãos setoriais, sob a responsabilidade dos respectivos interlocutores e validadores, para a validação no sistema dos registros das realizações considerados aptos. A validação é atribuição do Assessor de Planejamento e Gestão, que agregará ao processo, com o seu juízo de conveniência e oportunidade política. Para acessar a funcionalidade é necessário realizar login no FIPLAN, clicar no menu Planejamento / Monitoramento & Avaliação (M&A) / Ação Governamental e escolher a opção “validar” conforme ilustrado na figura a seguir. Neste momento, o APG estará validando todos os registros da secretaria no programa selecionado.



7.0 Credenciamento do Acesso aos Submódulos no Fiplan

PROCESSO DE ACOMPANHAMENTO E MONITORAMENTO FIPLAN – Módulo de Monitoramentoe Avaliação > Submódulo de Acompanhamento

O credenciamento de acesso ao sistema deverá ser solicitado por meio do formulário específico disponível no endereço eletrônico www.SEPLAN.ba.gov.br (na opção Sistemas/Fiplan), que deverá ser preenchido com os dados cadastrais e do perfil do usuário, validado e encaminhado pelo e-mail institucional do Coordenador de Planejamento e Orçamento da APG ou do titular da APG para o e -mail: [email protected]. Perfis de acesso O perfil solicitado deverá estar de acordo com as atividades exercidas pelo servidor. No caso do perfil para o Submódulo de Acompanhamento existem dois perfis distintos:

1. Acompanhamento e Monitoramento – Gestão Setorial (APG) Perfil solicitado para o Assessor (a) de Planejamento e Gestão e/ou seu substituto legal e/ou a quem o APG delegar, desde que esteja lotado na APG. Neste caso, tanto para o Submódulo de Acompanhamento, quanto para o Submódulo de Monitoramento ele terá acesso à inserção de conteúdo. 2. Acompanhamento e Monitoramento – Técnico (USP) Perfil solicitado para todos os técnicos, lotados ou não na APG. Neste caso, para o Submódulo de Acompanhamento ele tem acesso à inserção de dados, e para o Submódulo de Monitoramento ele possui apenas perfil de consulta. 3. Relatório Anual de Governo (Submódulo da Ação Governamental) Técnico Setorial/Seccional: aquele que, sob delegação do Interlocutor setorial, realiza apenas o

cadastramento de realizações.



Interlocutor Setorial: representante da Setorial que, além do cadastramento, é responsável pela revisão dos registros de realizações incluídos pelo técnico, bem como pelo cadastramento das sínteses das realizações do órgão, por programa.

Cada secretaria deverá designar um interlocutor para coordenar os trabalhos na unidade setorial (administração direta) e dialogar com a SEPLAN.

É tarefa do interlocutor da equipe envolvida na elaboração do Relatório acompanhar o processo de registro das informações de forma a garantir a coerência e harmonia do conteúdo produzido pelas superintendências, autarquias, fundações e empresas vinculadas, assim como as publicações já realizadas pelo Governo do Estado, visando à unidade e à consistência do texto produzido.

Validador Setorial (Assessor de Planejamento e Gestão): responsável pelo teor do conteúdo

registrado no sistema e pela posterior validação do conjunto das realizações e sínteses cadastradas.

Gestor SMA: representante do órgão central (SEPLAN), coordenador do processo, responsável pela revisão do conjunto das realizações e sínteses cadastradas por todas as setoriais.

É importante ressaltar que o Perfil 3 é válido apenas para o Submódulo da Ação Governamental.

8.0 Processo de Avaliação

Para efeito de Relatório de Governo deverá ser considerada a fase de apuração dos indicadores dos programas do PPA. Para tanto, a SMA/SEPLAN, fará uma articulação com todas as secretarias, bem como com os responsáveis por cada indicador para as orientações necessárias. Por se tratar de um processo que ainda não foi desenhado e que, portanto, não possui seu submódulo implantado no Fiplan, as secretarias receberão uma planilha para apuração do indicador, que deverá ser devolvida à SMA com as informações solicitadas e conforme cronograma apresentado.

8.1 Responsável pela apuração do indicador

Registro da(s) Unidade(s) Setorial(ais) de Planejamento (USP) e do(s) responsável(eis) direto(s) por cada indicador nos órgãos ou entidades responsáveis pelo(s) compromisso(s) ao(s) qual(ais) o indicador se vincula.

Perfil do técnico responsável por um indicador:

técnico de carreira, de preferência; especialista nas áreas de conhecimento ou com experiência nas áreas de atuação

relacionadas com o indicador.

Atribuições da Unidade Setorial de Planejamento (USP) responsável por um indicador:

zelar pela continuidade, integridade e fidedignidade das pesquisas e registros administrativos que geram os valores assumidos pelo indicador ao longo do tempo;

manter a série histórica do indicador;

responder pelos atributos do indicador;

transferir o conhecimento acumulado e a base de dados referente ao indicador ao técnico que eventualmente o substitua no posto de trabalho.



Atribuições do titular da USP responsável por um indicador:

garantir a continuidade, integridade e fidedignidade das pesquisas e registros administrativos que geram os valores assumidos pelo indicador ao longo do tempo, bem como a manutenção da série histórica do indicador;

garantir a manutenção do conhecimento acumulado e da base de dados referente ao indicador no âmbito da USP sob sua responsabilidade.

8.2 Registro dos indicadores apurados

A planilha para registro dos indicadores apurados pelas secretarias conterá informações sobre: FONTE

Informação completa sobre a procedência do dado registrado. Fonte indicada no Anexo do PPA 2016-2019. Pode ser (i) fonte secundária oficial (ex. IBGE, SEI) ou (ii) fonte primári a - pesquisas e registros

administrativos do órgão ou entidade responsável pelo(s) compromisso(s) ao(s) qual(is) o indicador se vincula.

Quando fonte primária, as pesquisas e registros administrativos que geraram o valor apurado do indicador devem ser disponibilizados para consulta no sítio do órgão ou entidade responsável.

NOTA Informação relevante eventualmente necessária para esclarecimento de atributos do dado

registrado.

MEMÓRIA DE CÁLCULO Registro das variáveis e das operações matemáticas utilizadas no cálculo do valor apurado do

indicador, considerando a fórmula de cálculo constante do Anexo do PPA 2016-2019.

COMENTÁRIOS SOBRE A EVOLUÇÃO DO INDICADOR Registro dos motivos pelos quais, conforme o caso:

O valor do indicador se manteve inalterado em relação ao ano de referência;

O indicador evoluiu, em relação ao ano de referência, no sentido contrário ao da sua polaridade;

O indicador evoluiu, em relação ao ano de referência, no sentido sua polaridade, mas o valor apurado superou as expectativas iniciais.



MODELO PLANILHA

8.3 Referência Conceitual

Guia Metodológico de indicadores de programas elaborado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (2010).

Tipos de indicadores considerados no Processo de Avaliação de Programas da SMA/SEPLAN

Indicadores de Gestão do Fluxo de Implementação de Programas - insumo - processo - produto - resultado - impacto

Indicadores de Avaliação de Desempenho - economicidade - eficiência - eficácia - efetividade

Indicadores de Gestão do Fluxo de Implementação de Programas

a) Insumo (input indicators): relação direta com os recursos a serem alocados - disponibilidade de

recursos humanos, materiais, financeiros e outros. Ex.: médicos/mil habitantes; gasto per capita com educação.

b) Processo (throuput indicators): medidas in curso ou intermediárias que traduzem o esforço empreendido na obtenção dos resultados - medem o nível de utilização dos insumos alocados. Ex.: percentual de atendimento de um público-alvo; percentual de liberação de recursos financeiros.

c) Produto (output indicators): medem o alcance das metas físicas - medidas que expressam as entregas de produtos ou serviços ao público-alvo do programa. Ex.: percentual de quilômetros de estrada entregues, de armazéns construídos e de crianças vacinadas em relação às metas físicas estabelecidas.

d) Resultado (outcome indicators): medidas que expressam, direta ou indiretamente, os benefícios no público-alvo decorrentes das medidas empreendidas no contexto do programa. Ex.: taxas de morbidade, taxa de reprovação escolar, taxa de homicídios.



e) Impacto (impact indicators) – possuem natureza abrangente e multidimensional, têm relação com a sociedade como um todo e medem os efeitos das estratégias governamentais de médio e longo prazos. Ex.: Índice de Gini, PIB per capita.

Indicadores de Avaliação de Desempenho

a) Economicidade: medem os gastos envolvidos na obtenção dos insumos (materiais, humanos,

financeiros, etc) necessários às ações que produzirão os resultados planejados. Visa minimizar custos sem comprometer os padrões de qualidade estabelecidos e requer um sistema que estabeleça referenciais de comparação e negociação.

b) Eficiência: medida que possui estrita relação com produtividade, ou seja, o quanto se consegue produzir com os meios disponibilizados. A partir de um padrão ou referencial, a eficiência de um processo será tanto maior quanto mais produtos forem entregues com a mesma quantidade de insumos, ou os mesmos produtos e/ou serviços sejam obtidos com menor quantidade de recursos.

c) Eficácia: aponta o grau com que um programa atinge as metas e objetivos planejados, ou seja, uma vez estabelecido o referencial (linha de base) e as metas a serem alcançadas, utiliza-se indicadores de resultado para avaliar se estas foram atingidas ou superadas.

d) Efetividade: mede os efeitos positivos ou negativos na realidade que sofreu a intervenção, ou seja, aponta se houve mudanças socioeconômicas, ambientais ou institucionais decorrentes dos resultados obtidos pela política, plano ou programa.

Alertas importantes

A classificação dos indicadores de gestão do fluxo de implementação de programas “nem sempre é tão precisa quanto parece, principalmente quando os objetivos não são muito específicos. Dependendo do contexto, um mesmo indicador pode ser classificado em tipos diferentes...”. Assim, “uma medida tipicamente de processo (atendimentos por hora, p.e.) pode, dependendo do objetivo que se quer atingir (qualidade de atendimento, p.e.), ser classificada como de resultado” (Guia, p. 31).

O conceito de Indicadores de Desempenho de Programas adotado é materializado pelos “Indicadores de Resultado, que permitem realizar avaliações de eficácia ou do grau de alcance dos objetivos dos Programas” (Guia, p. 32).

8.4 Avaliação dos Programas de Governo em 2016

A avaliação 2016 considerará o desempenho dos programas aferido pela evolução dos seus respectivos indicadores. Como esses indicadores, em geral, estão vinculados especialmente a alguns compromissos e não à totalidade do programa, será sempre uma avaliação com as devidas ressalvas.

Desde que totalmente aderente ao objetivo do(s) compromisso(s), o indicador será considerado

como indicador de resultado, e a avaliação será de eficácia.

A avaliação de eficácia será parcial, no sentido em que apenas ao final do quadriênio será possível verificar se as metas que sensibilizam o indicador foram atingidas ou não. A avaliação anual mostrará, apenas, se a evolução do(s) indicador(es) ocorreu ou não no sentido da sua polaridade, resultando nos conceitos de desempenho (i) SATISFATÓRIO (evolução no sentido da polaridade),



(ii) SEM ALTERAÇÃO (evolução nula), e (iii) INSATISFATÓRIO (evolução contrária ao sentido da polaridade).

Todo DESEMPENHO INSATISFATÓRIO será devidamente esclarecido pela exposição das restrições

ocorridas no curso da execução das metas do compromisso.

9.0 Cronograma Abaixo, o cronograma para execução de todas as etapas da execução dos processos de M&A que contribuem para a elaboração do conteúdo do Relatório de Execução do PPA Participativo 2016-2019.

CRONOGRAMA DO PROCESSO DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO PPA PARTICIPATIVO 2016-2019

ATIVIDADE QUE ANTECEDE O PROCESSO DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO

Capacitações (orientações acerca da sistemática de elaboração do relatório) - concluída

10 a 21/10

APURAÇÃO DE INDICADORES (PROCESSO DE AVALIAÇÃO - coordenação DAV) E-mail da SMA disponibilizando planilha para registro dos valores apurados dos indicadores - concluída

Até 17/10

Alimentar a planilha de registro dos indicadores - data de corte (30/10) – concluída

Até 16/11

APURAÇÃO DAS METAS (PROCESSO DE MONITORAMENTO - coordenação DAM) Primeira etapa da apuração da meta no Submódulo de Monitoramento/Planejamento da Meta (data de corte 30/09) - concluída

12 a 31/10

Registro das ações que contribuíram para o alcance da meta no Submódulo de Monitoramento / Ação de Governamental – em andamento

Até 02/12

Apreciação, por parte da Seplan, das ações que contribuíram para o alcance das metas no Submódulo de Monitoramento/Ação Governamental (análise e recomendações)

05 a 16/12

Segunda etapa da apuração da meta no Submódulo de Monitoramento/Planejamento da Meta (data de corte 30/12)

Até 10/01

EXECUÇÃO FÍSICA (PROCESSO DE ACOMPANHAMENTO - coordenação DAM) Apuração da execução física no Submódulo de Acompanhamento (data de corte 30/12)

Até 10/01

EMISSÃO/ EDITORAÇÃO E PUBLICAÇÃO DO RELATÓRIO Emissão do Relatório do Fiplan pela SMA/Seplan 11/01

Extração do Anexo - Relatório de Execução Física do Fiplan 11/01 Envio do conteúdo à Editora 11/01

Entrega do Relatório impresso à Casa Civil 30/01

Atividade Data

guia simplificado para elaboração do relatório de … · guia simplificado – relatório de ......

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