GUIA PRÁTICO PARA

CONDUÇÃO DA MELHORIA DE

PROCESSOS DA SEFAZ

GUIA PRÁTICO PARA

CONDUÇÃO DA MELHORIA DE

PROCESSOS DA SEFAZ

P:\DASA\APDI\APDI - RESERVADO\Desenvolvimento_Organizacional\Modelo_Organizacional\Modelo_Operacional\GUIA PRATICO P_CONDUCAO MELHORIA PROCESSOS

Assunto: Orientações práticas para condução de melhoria de processos.

O que? Quem? Como?

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Validar com a equipe a matriz de processos

(missão,processo, produtos, clientes, insumos

e fornecedores)

Validar com a equipe a matriz de processos

(missão,processo, produtos, clientes, insumos

e fornecedores)

Identificar os processos prioritários que necessitam

melhorias

Identificar os processos prioritários que necessitam

melhorias

Facilitador:Assessor de negócio da área, gestor da unidade ou técnico da AGIN

Facilitador: Caso não exista a matriz de negócio definida:• Solicitar para cada membro da equipe descrever em 01 folha o

que considera que seja:

1) A razão da existência da unidade = MISSÃO2) as tarefas da unidade = PROCESSOS3) O resultado das tarefas que executa = PRODUTOS4) Os clientes, fornecedores e insumos da cada produto.

• Validar com a equipe cada item acima a fim de chegar ao consenso

• OBS: Caso exista a matriz de processos definida, considerar a validação a partir da referida matriz.

Facilitador:• Orientar que devem ser evidenciados aqueles produtos vitais

para a sobrevivência do negócio, que necessitam melhorias.

Como:

• Produtos tem custo de produção elevado.• O índice de rejeição do produto é elevado.• O risco de acidentes com o produto é alto.• As reclamações dos clientes são constantes.• Existem atrasos para entrega do produto.

Facilitador:

AA

O que? Quem? Como?

Identificar as necessidades dos clientes dos processos

prioritários, que necessitam melhorias

Identificar as necessidades dos clientes dos processos

prioritários, que necessitam melhorias

Identificar os itens de controle dos processos

prioritários, que necessitam melhorias, e

suas metas.

Identificar os itens de controle dos processos

prioritários, que necessitam melhorias, e

suas metas.

Facilitador:

Facilitador:• Orientar a equipe a procurar seu cliente visando ouvi-lo

pessoalmente• Deverá classificar os clientes em 3 níveis: superior hierárquico,

usuário e equipe e procurar identificar as necessidades do produto:

1) Qualidade intrínseca2) Custo3) Prazo (entrega)4) Segurança

Facilitador:• Orientar a equipe para identificar o item de controle atual e o

ideal para os processos prioritários;• Descrever a(s) meta(a) dos processos prioritários.• Conceito item controle: São características numéricas sobre as

quais é necessário exercer o controle (gerenciamento).• São estabelecidos sobre os resultados.

Facilitador:

Elaborar gráfico de gestão à vista

Elaborar gráfico de gestão à vista

A partir do acompanhamento do item de controle e sua meta, elaborar o gráfico e colocá-lo em local visível de toda equipe.

Facilitador:

Elaborar o plano de ação para os processos

prioritários, que necessitam melhorias

Elaborar o plano de ação para os processos

prioritários, que necessitam melhorias

Orientar a equipe a descrever todas as ações necessárias para o atingimento da meta.

Facilitador:

AA

BB

O que? Quem? Como?

Elaborar o macrofluxo e fluxograma dos processos

prioritários

Elaborar o macrofluxo e fluxograma dos processos

prioritários

Padronizar cada tarefa ou as que julgar mais

importantes

Padronizar cada tarefa ou as que julgar mais

importantes

Facilitador:

Macrofluxo:• Representar a seqüência das principais etapas do trabalho

realizado para gerar o produto.• Cada etapa do macrofluxo é um processo.

Fluxograma:• Representar cada processo do macrofluxo, ou aqueles que

julgar mais importantes;• Cada processo corresponde a um conjunto de tarefas.

Facilitador: Reunir todos os executantes da tarefa a ser padronizada para descrever o(s) procedimento(s) operacional(s) padrão(s).

FimFim

BB

UNIDADE:IDENTIFICAÇÃO:

ELABORAÇÃO: REVISÃO:

ELABORADO POR: APROVADO POR: EDIÇÃO: PÁGINA:

FORNECEDORES INSUMOS CLIENTESPRODUTOSPROCESSOS

ANEXO A

LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES / INDICADORES DE DESEMPENHO

IDENTIFICAÇÃO:

ELABORAÇÃO: REVISÃO:

ÁREA DE ORIGEM: RESPONSÁVEL:

Produto Prioritário:

SUPERIOR HIERÁRQUICO

Necessidades para o produto: (Qualidade Intrínseca, custo, prazo, segurança)

IC Situação Atual Meta

USUÁRIO/ CLIENTE

Necessidades para o produto: (Qualidade Intrínseca, custo, prazo, segurança)

IC Situação Atual Meta

EQUIPE

Necessidades para o produto: (Qualidade Intrínseca, custo, prazo, segurança)

IC Situação Atual Meta

ELABORADO POR: APROVADO POR: EDIÇÃO: PÁGINA:

ANEXO C

PLANO DE AÇÃOIDENTIFICAÇÃO:

ELABORAÇÃO: REVISÃO:

META: RESPONSÁVEL:

ITEM DE CONTROLE: SITUAÇÃO ATUAL: SIT. DESEJADA:

MEDIDAS

(O QUE)

RESP.

(QUEM)

PRAZO

(QUANDO)

JUSTIFICATIVA

(POR QUE)

PROCEDIMENTO

(COMO)

RECURSOS NECESSÁRIOS

(QUANTO CUSTA)

ELABORADO POR: APROVADO POR: EDIÇÃO: PÁGINA:

ANEXO D

DESCRIÇÃO DE SISTEMASIDENTIFICAÇÃO:

ELABORAÇÃO: REVISÃO:

ÁREA DE ORIGEM: RESPONSÁVEL:

MACROFLUXO FLUXOGRAMA

PROCESSO CRÍTICO: ÁREA(S) CRÍTICA(S):

ANEXO E

ELABORADO POR: APROVADO POR: EDIÇÃO: PÁGINA:

ANEXO F

Documento do Microsoft Word

DOCUMENTO ANEXO F DO SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO

Problemas Causas Medidas Resp. Prazo

1. ....2. ....3. ....4. ....

1. ....2. ....3. ....4. ....

1. ....2. ....3. ....4. ....

1. ...2. ...3. ...4. ...

RELATÓRIO NÃO-CONFORMIDADE

1. Orientar a unidade a realizar a acompanhamento sistemático da(s) meta(s);

2. Encaminhar à AGIN para digitação nos modelos específicos e disponibilização na INTRANET

• Matriz de PROCESSO (processo, missão, produtos, clientes, insumos e fornecedores);

• Macrofluxo(s) e fluxograma(s) do(s) produto(s) prioritário(s);

• Procedimento(s) operacional(s) padrão(s).

3. Maiores detalhamentos do método, vide Regulamento do Gerenciamento da Rotina (Modelo Gestão Fazendária).

FACILITADOR: