GUIA PRTICO NOVO FOLHA DE PAGAMENTO Este manual visa facilitar a integrao entre o sistema Folha de Pagamento antigo e a nova verso do sistema Folha de Pagamento. O sistema foi reformulado e agora compartilha dados e possui maior integrao com os demais sistemas, ele possui mais opes e exige um cadastro mais completo da empresa e dos trabalhadores para atender ao e-Social, quando o mesmo entrar em vigor. O novo programa Folha de Pagamento apresenta agora a seguinte estrutura: O menu ARQUIVO

- TRABALHADORES Opo onde sero cadastrados os Trabalhadores, Autnomos e os Scios da empresa. - LOTAES Substitui a opo Locais de Trabalho do antigo sistema. Nesta nova verso obrigatrio que todos os trabalhadores tenham uma lotao (exigncia do eSocial), mesmo que todos trabalhem somente na administrao. - CONFECCIONAR FOLHA Opo para a confeco da folha de pagamento. - RUBRICAS substitui a opo Tabela Padro de Proventos e Descontos do antigo sistema, nela sero cadastrados os cdigos de proventos e descontos a serem usados para a confeco das folhas. - CARGOS Nesta opo permite o cadastro dos Cargos dos empregados e vincul-los seus respectivos CBO. - HORRIOS Nesta opo sero cadastrados os horrios de trabalho do empregado. Ao fazer a converso do sistema antigo, sero criados os horrios de acordo com os horrios definidos no cadastro de cada empregado na Guia Dados funcionais, campos: Entrada, Sada e Refeio da folha antiga. - JORNADAS Nesta opo sero cadastradas as jornadas (dias de trabalho da semana) do empregado e vincula-se o seu horrio de trabalho. - ITINERRIOS Nesta opo sero cadastrados os itinerrios (linhas de transporte utilizadas no caminho do empregado para o trabalho) e suas tarifas para emisso do recibo de entrega de vale-transporte. - BENEFICIOS Nesta opo ser cadastrado o beneficio do vale refeio e seu valor, que ser utilizado para emisso do recibo de entrega de vale-alimentao.

O menu ARQUIVO mostra, alm das opes para acesso aos cadastros de EMPRESAS, TRABALHADORES, a CONFECO DA FOLHA e cadastro de cdigos (RUBRICAS antiga opo TABELA PADRAO DE PROVENTOS E DESCONTOS), as opes de cadastro de Cargos e Horrio de trabalho, alm das Jornadas, Itinerrio e Benefcios dos trabalhadores. Temos acesso tambm ao submenu TABELAS

AUXILIARES para a realizao de ajustes e configuraes no sistema.

- CENTROS DE CUSTOS Nesta opo sero cadastrados os centros de custos das empresas. - SINDICATOS Nesta opo sero cadastrados os Sindicatos, suas definies de mdias e convenes coletivas. Ao fazer a converso do sistema antigo, todos os sindicados j sero convertidos. - EMPRESAS Esta opo permite fazer o cadastro das empresas no sistema. Vale lembrar que uma vez que o cadastro das empresas nico para os sistemas Folha, Contbil e Fiscal, deve-se fazer a converso utilizando a numerao j existente no outros sistemas, para que no haja duplicidade de cadastro. - TABELAS AUXILIARES nesta opo teremos acesso ao menu com ajustes e configuraes do sistema, ele ser mostrado a seguir. - SELECIONAR EMPRESAS nesta opo ser selecionada a empresa que ser usada no sistema.

CADASTRANDO UMA EMPRESA Para efetuar o cadastro de uma nova empresa no sistema, devemos acessar o Menu ARQUIVO EMPRESAS INCLUIR, ser mostrada a tela: Guia Dados Gerais: Nesta guia sero informados os dados gerais da empresa, tais como CNPJ, endereo e inscries, alm do registro da empresa, se na junta, cartrio ou OAB, como j padro nos sistemas novos.

Guia Dados Complementares: Sub-Guia Complemento: Sero informados os dados de classificao e tributao da empresa, alm do inicio de atividade.

Sub-Guia Contribuio Previdenciria: Sero informados os dados utilizados para clculo da contribuio.

Sub-Guia PIS: Nesta guia deve ser informado se a empresa contribui para o pis sobre a folha de pagamento.

Sub-Guia Sindicato: Nesta guia deve ser selecionado o sindicato patronal cadastrado anteriormente em ARQUIVO SINDICATOS, bem como o capital da empresa e do estabelecimento e o cdigo do mesmo. Estas informaes sero utilizadas para o clculo da contribuio sindical patronal.

Sub-Guia Diversos: Na guia Contato, informe os dados referentes ao contato da empresa.

Sub-Guia Diversos Na guia Matrcula ser definido se o campo matrcula do trabalhador ter ou no mscara, exemplo, ao informar 1 no cadastro o sistema completa automaticamente para 00001 ou apenas seguir a mscara padro tendo que digitar o numero inteiro.

Sub-Guia Diversos Na guia Compatibilidade, preencha as informaes que sero utilizadas para gerao do SEFIP, CAGED e RAIS.

Guia Definies e Processos: No campo Definies, sero definidos os tipos de tabelas que sero usados no exerccio, estes tipos devem ser previamente cadastrados em ARQUIVO TABELAS AUXILIARES TIPOS, nesta tela existe ainda uma marcao para a gerao das rubricas de IRRF e INSS separados por movimentao (13, frias e mensal, alm de PLR). Esta gerao de IRRF e INSS separados por movimentao, dever ser obrigatria a partir da competncia em que o eSocial entrar em vigor, porm, j bom comear a utilizar estes cdigos desta forma.

No campo PROCESSOS, sero inclusos os processos usados, por exemplo, para a gerao das rescises complementares por reclamatria ou dissdio.

Guia Scios e GPS: Nesta guia podem ser cadastrados os scios e visualizar as GPS geradas pelo clculo da folha, ou incluir alguma GPS que se faa necessrio.

Guia DARF e Compensaes: Nesta guia, podem ser visualizados todos os DARF gerados pelo calculo da folha, incluir novos DARFs e incluir as Compensaes a serem utilizadas.

Guia DAR e GRCSU: Nesta guia podem ser visualizados os DAR gerados pelo clculo da folha, bem como incluir algum, caso seja necessrio. Tambm possvel visualizar todas as guias de Contribuio Sindical geradas.

Guia Servios Prestados e Adquiridos: Nesta guia possvel lanar as notas de servios prestados para as empresas e informar o valor da reteno de 11%, para que no momento do clculo da folha, seja utilizado este valor para deduo na GPS e tambm levar para o SEFIP e ser possvel tambm gerar a guia de recolhimento referente a esta reteno para ser enviada ao cliente (tomador do servio). Na opo Servios Adquiridos sero lanadas as notas referentes aos servios adquiridos pela empresa, com a funo de aproveitar credito referente reteno sofrida de INSS ou gerao do dbito da reteno efetuada.

Guia Produo Rural: Nesta guia sero inclusas as aquisies de produtos oriundos de produo rural bem como a comercializao de produtos referentes a esta mesma operao (com produtor rural). Estas informaes sero levadas para o SEFIP.

Guia Operaes com Clubes de futebol: Nesta Guia sero registradas as operaes com clubes de futebol, ou seja, os repasses de recursos para patrocnio, publicidade, etc.

CADASTRANDO UM TRABALHADOR Para a realizao do cadastro do trabalhador, selecione a empresa e acesse o Menu Arquivo, Trabalhador, Incluir. Ser mostrada a seguinte tela: Guia Dados Cadastrais: Nesta tela sero informados os dados gerais do empregado, nome, CPF e NIS, dados do Nascimento, alm do cadastro dos Dependentes e dos Beneficirios de penso. Existe a possibilidade de usar os dados cadastrais de outro empregado (no caso de nova admisso do empregado, copiar os dados da matrcula anterior), no cone de reciclagem no canto superior direito. possvel tambm inserir uma foto do empregado, para isto basta clicar com o boto direito do mouse sobre o campo foto e selecionar abrir foto.

No cone Seta para a Direita ao lado do cone de reciclagem, se tem acesso a um menu de atalhos para as guias do cadastro. Para acessar este Menu utilize as teclas ALT+K.

No canto inferior esquerdo da tela, existe uma opo que, quando marcada, mostra em vermelho quais informaes cadastrais do empregado so obrigatrias para o e-Social. Sub-Guia Documentos: Ainda na guia DADOS CADASTRAIS, existe uma sub-guia especifica para o lanamento dos dados de documentos.

Sub-Guia Endereo: Tambm da guia DADOS CADASTRAIS existe uma sub-guia para a informao dos dados de endereo dos trabalhadores.

Sub-Guia Admisso: Na guia DADOS CONTRATUAIS, sub-guia ADMISSO sero definidos os dados classificatrios do empregado, nesta tela que definiremos a categoria, se ele empregado, pr-labore ou autnomo, os dados do regime trabalhista e previdencirio e o vinculo trabalhista.

Sub-Guia Outros: Na sub-guia OUTROS sero definidos cargos, salrio, totais de horas de trabalho, bem como o sindicato. Temos ainda um histrico de reajustes salariais que pode ser editado ou criado automaticamente pelo sistema quando os reajustes so efetuados.

Sub-Guia Desligamento: Nesta sub-guia sero salvos os dados do desligamento do empregado, aps a confeco da resciso.

Guia Eventos Trabalhistas, Sub-Guia Diversos: Na guia EVENTOS TRABALHISTAS, sub-guia DIVERSOS est disponvel a guia FOLHAS DE PAGAMENTO com o registro de todas as folhas do empregado.

Sub-Guia Lotaes: Na sub-guia LOTAES ser informado onde o empregado estar designado para trabalhar, esta guia de informao obrigatria pois, para o e-Social, todos os empregados devem estar lotados em algum local da empresa, nesta guia tambm ser selecionada a jornada de trabalho do funcionrio, seu horrio de trabalho, o itinerrio e o vale alimentao e refeio quando houver.

Sub-Guia Frias: Na sub-guia FRIAS estaro disponveis todos os registros de frias tiradas pelo empregado, ao informar o campo Previso o sistema poder emitir o relatrio de previso de frias.

Sub-Guia Mltiplos Vnculos: Nesta sub-guia sero informados os mltiplos vnculos do empregado, este evento ser informado quando o empregado trabalha em mais de uma empresa e recolhe o INSS em ambas.

Sub-Guia Atestados Mdicos: Nesta guia estaro presentes os atestados mdicos apresentados pelo empregado.

Sub-Guia Emprstimos: Nesta guia sero cadastrados os emprstimos efetuados para o empregado, o valor e a sua quantidade de parcelas.

Sub-Guia Treinamentos: Nesta guia sero cadastrados os treinamentos efetuados pelo empregado.

Sub-Guia Rubricas: Esta guia substitui a antiga opo CODIGOS BSICOS no cadastro do empregado, aqui sero informados os cdigos de eventos diferentes dos padres, ser possvel ainda definir em que meses esse evento ser gerado para o empregado em questo.

Guia Afastamentos: Na guia AFASTAMENTOS, sub-guia AFASTAMENTOS TEMPORRIOS, sero cadastrados os afastamentos do empregado.

Sub-Guia Estabilidade: Nesta guia so informados os cadastros de Estabilidade do funcionrio, em geral quando ele sofre acidente de trabalho ou participa de CIPA.

Sub-Guia CAT: Nesta tela sero cadastrados os acidentes de trabalho do funcionrio, so dados como endereo, data, testemunhas e demais dados pertinentes a situao.

Sub-Guia Comunicao de Fatos Relevantes: Nesta tela sero inclusas anotaes de fatos relevantes, so advertncias, aposentadoria entre outros. Eles ainda podem ser impressos atravs do cone de impresso presente abaixo da excluso.

Sub-Guia Avisos Prvios: Na guia AVISOS PRVIOS estaro presentes os avisos e motivos dos avisos prvios do empregado, Estes avisos devem ser inclusos nesta tela antes da emisso do relatrio especifico.

Guia Perfil Profissiogrfico Previdencirio: Na guia do Perfil Profissiogrfico Previdencirio, seguimos o mesmo padro do sistema antigo, existe a guia para a incluso dos Atestados de Sade Ocupacional.

Sub-Guia Atividades Desempenhadas: Uma guia para a incluso das atividades desempenhadas.

Sub-Guia Condies Diferenciadas de Trabalho: E nesta guia sero informadas as Condies Diferenciadas de Trabalho do empregado, com seus Fatores de Risco, Equipamentos de Proteo Individual e Requisitos.

Guia Contabilidade: Na guia COMPATIBILIDADE devem ser informados os dados classificatrios dos empregados para as fiscalizaes referentes. Sub-Guia SEFIP: Na sub-guia SEFIP, informe a categoria e ocorrncia do empregado.

Sub-Guia CAGED: Nesta guia ser informada a movimentao do CAGED bem como o tipo de declarao de admisso.

Sub-Guia RAIS: Nesta guia sero informados os dados necessrios para a gerao da RAIS deste empregado, seu Nome completo, nacionalidade, tipo de admisso, vinculo, entre outros.

Sub-Guia PPP: Na sub-guia PPP, sero registrados a Profissiografia.

Sub-Guia Registros Ambientais: Nesta tela sero inclusos os dados de Exposio a Fatores de Risco e do responsvel pelos Registros Ambientais.

Sub-Guia Monitorao Biolgica: Nesta tela sero informados os dados de Exames Mdicos Clnicos e Complementares e seus respectivos responsveis.

Sub-Guia Outros: Na guia OUTROS existem as marcaes da NR-06 e 09 do TEM e as Observaes.

Sub-Guia Fichas Financeiras: Nesta guia ficaro os registros gerados pelo calculo das folhas para a Ficha Financeira dos Empregados, possvel edit-la com as informaes desejadas.

Sub-Guia Converso: Na guia CONVERSO estaro disponveis os dados excludos no processo de converso das empresas do sistema antigo para o novo.

Menu Arquivo, Tabelas Auxiliares:

Ao selecionar esta opo, aparecer este Menu, que apresenta itens de ajustes e

configuraes do sistema, tais como informaes do Escritrio Contbil e do

Contador, histrico de usurios, cadastros dos tipos de rubricas, jornadas, cargos,

horrios, etc e o cadastro dos feriados. As tabelas do INSS, IRRF, Contribuio

Sindical Patronal, de taxas do SELIC e o valor do salrio mnimo esto agrupados

no submenu TABELAS, mostrado abaixo.

Menu RELATORIOS:

ADMISSO

A opo DIA A DIA foi subdividida e agora contm as seguintes categorias: FREQUNCIA E BENEFICIOS

FRIAS

Nesta opo esto disponveis as geraes e a emisso das folhas de ponto e recibos de vale transporte e alimentao, bem como relatrios do horrio de trabalho, escalas de revezamento e etiquetas para o carto de ponto. Foi criada a Planilha para Confeccionar a Folha, um relatrio que auxilia na confeco da folha de pagamento.

Nesta guia esto presentes os relatrios relacionados a Frias, desde a solicitao de abono, ao aviso e recibo, alm das relaes de frias vencidas,

a vencer, previso de frias, frias gozadas, pagas e provises de frias e 13

O novo menu Relatrios traz, alm das guias de recolhimento, a

visualizao e emisso da folha de pagamento e dos Recibos de

Pagamento (Antigos contra cheques) e os comprovantes de

rendimentos. Os agrupamentos dos relatrios sero citados a seguir:

Nesta opo esto disponveis os relatrios usados na admisso

dos trabalhadores, so os contratos e relaes, bem como itens

relacionados CTPS e tambm declaraes, pedidos de abertura de

conta e autorizao para credito em conta e o documento de

cadastramento no NIS.

RELAES

OUTROS

Menu ADICIONAIS

Menu UTILITARIOS

Neste menu foram agrupadas todas as relaes disponveis no sistema, so as relaes de salrio, de proventos e descontos, de adiantamentos, mdias e faltas, algumas no existiam no sistema antigo, como a relao de admitidos e demitidos, que podem ser

visualizadas por perodo, as demais j so conhecidas.

Neste menu foram agrupados os relatrios como Registro de empregados e fichas de anotao e atualizao da CTPS, de salrio maternidade e famlia , a ficha financeira do empregado, acordos de compensao e prorrogao de horrio de trabalho, advertncia e suspenso do empregado, declarao de mltiplos vnculos e extrato de emprstimo, o PPP e a anlise de tempo de uso do sistema, que serve para mostrar quanto tempo cada usurio gastou trabalhando com esta

determinada empresa.

O Menu ADICIONAIS substitui o antigo ATUALIZAES e traz as geraes para as fiscalizaes responsveis, bem como arquivos para o banco, contbil e vale transporte. As opes de calculo da folha e transferncia de empregados esto presentes tambm neste menu, bem como as opes de gerao e importao de

arquivo para o NIS.

O menu UTILITARIOS traz as opes de gerao e retorno de cpia de segurana, acesso ao calendrio e a calculadora e as opes de Verificar de Integridade e Otimizador de Performance, estas ultimas s podem ser utilizadas com o acompanhamento de um Consultor Dexion, recomendamos que sejam feitas cpias de segurana com uma freqncia regular, garantindo assim a integridade

dos dados.

CONFECCIONANDO UMA FOLHA

Para efetuar a confeco da folha, acesse ARQUIVO CONFECCIONAR FOLHA

O sistema solicitar a confirmao do Tipo de Folha bem como a Competncia e a Data de Pagamento, aps confirmao dos dados, clique em Continuar.

Nesta tela possvel efetuar a incluso, alterao ou deleo das rubricas, bem como listar, filtrar gerar importar ou eliminar as mesmas. Para a confeco da folha, geraremos os cdigos bsicos dos empregados.

Na tela de gerao possvel efetuar a gerao apenas das rubricas do trabalhador (corresponde ao antigo cdigos bsicos), gerar rubricas especficas.

Onde ser possvel incluir na gerao algumas rubricas de eventos especficos, e ainda ser possvel copiar as rubricas geradas para uma folha anterior.

Nesta tela ainda possvel efetuar a gerao para todos os empregados, ou apenas para os que foram agrupados no filtro:

Antes da confeco importante efetuar a configurao das rubricas, logo depois da configurao do filtro, existe um cone para efetuar esta configurao, a tela ser mostrada da seguinte forma:

Devem ser configurados os Proventos, Descontos e o cdigo Neutro.

Aps esta configurao, confeccione a folha mandando gerar as rubricas de acordo com a necessidade, caso necessrio altere a confeco para visualizar os cdigos ou incluir novos.

No caso da importao dos eventos do relgio de ponto, basta acessar a opo correspondente:

Selecione o layout e aponte para o arquivo correspondente, sem seguida efetue a importao.

Depois de gerados os cdigos, vamos calcular a folha:

Nesta tela ser possvel efetuar o calculo da folha, basta confirmar os campos de data, que, em geral, viro informados de acordo com a competncia informada na seleo da empresa e na confeco da folha, ser possvel ainda, atravs do cone de tesoura, efetuar a excluso do calculo ou das rubricas ou de ambos.

Nesta tela basta confirmar o tipo de folha, a competncia e as datas, o tipo de eliminao a ser efetuada e confirmar. Depois de calculada a folha, agora a visualizaremos, acessando, no menu relatrios, a opo correspondente.

Nesta tela, devero ser definidos os dados da folha a ser visualizada, de modo geral o sistema carregar os dados da folha confeccionada e calculada na competncia informada na seleo da empresa, ser possvel marcar as opes de Frias ou Rescises na folha, assim como era possvel no sistema antigo, ser possvel ainda imprimir assinaturas na folha de pagamento. Da mesma forma que na tela de confeco, ser possvel usar filtros para visualizar apenas a folha dos empregados selecionados com a aplicao do filtro em questo.

Aps o calculo e a visualizao da folha, necessrio emitir os Recibos de Pagamento (Antigos Contra-Cheques) Esta opo est logo abaixo da opo de visualizao da folha no menu RELATRIOS:

Da mesma forma que na confeco e na visualizao, para a emisso dos recibos de pagamento, ser possvel efetuar filtros no cadastro dos empregados para emitir somente os recibos desejados. Nesta tela ser possvel ainda efetuar ajustes como seleo de modelos e mensagens a serem exibidas no recibo.

CORRESPONDENCIAS ENTRE OPES DO SISTEMA ANTIGO E O NOVO FOLHA ANTIGO CORRESPONDNCIA NOVO FOLHA Menu ARQUIVO

Menu ATUALIZAES:

Menu RELATRIOS:

Admisso:

Dia a dia:

Demisso: