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Guia para solicitar

Habilitação de Usuários de Órgão ou Entidades

em sistemas informatizados da RFB

Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil

Subsecretaria de Gestão Corporativa

Coordenação-Geral de Tecnologia e Segurança da Informação

Vr. 1.0 - Agosto de 2020

Coordenação-Geral de Tecnologia e Segurança da Informação http://rfb.gov.br/

Introdução

Este guia apresenta um roteiro para a solicitação de habilitação em sistemas informatizados da RFB por meio de um Dossiê Digital de Atendimento (DDA) criado a partir do e-CAC, portal de atendimento virtual disponível no sítio da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil.

O procedimento acontece em 4 passos, conforme segue:

1º Passo – Preparar os documentos.

2º Passo - Abrir o Dossiê de Atendimento de Tecnologia da Informação.

3º Passo - Realizar a Juntada de documentos necessários.

4º Passo - Acompanhar o andamento do Dossiê e responder as intimações.

Definições importantes:

Formulário Conta de Usuário - Habilitação: é o documento utilizado para solicitar acesso ao sistemas do Ambiente Informatizado da RFB.

Termo de Responsabilidade: é o documento em que o usuário declara estar ciente das normas que regulam o acesso ao Ambiente Informatizado da RFB

Ofício Designando Representante: é o documento em que o Dirigente Máximo do órgão ou entidade convenente designa um ou mais servidores ou empregados como Representante.

Dirigente Máximo: é o presidente, diretor-geral, ministro, secretário, servidor ou empregado que comande o órgão ou a entidade convenente, a quem todos os outros integrantes da organização estão direta ou indiretamente subordinados.

Representante: é aquele que será responsável pela solicitação para habilitar os usuários. Pode ser o próprio dirigente máximo, aqueles definidos em convênio, ou aqueles formalmente designados pelo Dirigente Máximo por meio de ofício.

Solicitante: quem pede o acesso a um sistema para alguém, assinando o Formulário Conta de Usuário – Habilitação.

Usuário: é o servidor ou empregado, portador de um certificado digital A3 válido, que necessita de acesso a um sistema da RFB.

1º Passo – Preparar documentos - Página 1/2


1º PASSO – Preparar os documentos

Inicialmente, os documentos devem ser preparados, conforme segue:

1.1) Formulário Conta de Usuário - Habilitação deve ser preenchido e assinado pelo Solicitante a partir do modelo disponibilizado pela RFB.

É um documento obrigatório, pois é nele que o solicitante informa em quais sistemas e perfis o usuário precisará ter acesso. O solicitante é o Dirigente Máximo do órgão/entidade convenente ou um Representante por ele indicado.

Se o Solicitante (Dirigente Máximo ou Representante) tiver certificado digital, o formulário deve ser salvo em PDF e, somente em seguida, assinado digitalmente;

Se o Solicitante (Dirigente Máximo ou Representante) não tiver certificado digital, o formulário pode ser assinado em sistema informatizado do órgão/entidade que permita a conferência de autenticidade por código de localização, como o sistema SEI, e salvá-lo em PDF; ou

Alternativamente, o solicitante pode imprimir o formulário preenchido em papel, assiná-lo à caneta, digitalizá-lo e, por último, salvá-lo em PDF.

O Documento deve ter o nome “Habilitacao no Sistema.pdf”. Lembre-se de não acentuar as letras.

1.2) O Termo de Responsabilidade também deve ser preenchido e assinado pelo usuário a partir do modelo disponibilizado pela RFB.

É um documento obrigatório, pois nele o usuário declara estar ciente das normas que regulam o acesso ao Ambiente Informatizado da RFB, assim como se compromete a fazer bom uso dos sistemas e recursos.

O usuário poderá assinar esse documento digitalmente no e-CAC, na juntada dos documentos no DDA (vide 3º passo).

O documento deve ter o nome “Termo de Responsabilidade.pdf”.

1.3) Ofício Designando Representante. Este documento não é necessário se o Dirigente

Máximo do órgão/entidade constar como Solicitante no Formulário de Conta de Usuário - Habilitação.

Nos demais casos, esté documento é obrigatório, pois é nele que o Dirigente Máximo informa quem são os seus Representantes para solicitar habilitações em sistemas da RFB para os usuários.

O Dirigente máximo pode:

Salvar o ofício em PDF e assiná-lo com certificado digital;

1º Passo – Preparar documentos - Página 2/2


Assinar o ofício em sistema informatizados do órgãos/entidade que permitam a conferência por código de localização, como o sistema SEI; e salvá-lo em PDF; ou

Assinar o ofício à caneta, digitalizá-lo e, por último, salvá-lo em PDF.

O Ofício de Desginação deve ter o nome “Oficio de Designacao.pdf”. Lembre-se de não acentuar as letras.

1.4) Cópia dos documentos de identificação do Usuário e Solicitante. Estas cópias do documento de identificação do usuário e do Solicitante (Dirigente Máximo ou Representante) não são necessárias se a documentação estiver sido assinada com certificado digital ou em sistema informatizados do órgão/entidade que permita a conferência de autenticação por código de localização, como o sistema SEI.

As cópias dos documentos de identificação só são obrigatórias se um dos documentos indicados anteriormente houver sido assinado com caneta. Assim, o(s) documento(s) de identidade devem ser digitalizados e salvos num arquivo em formato PDF com nome “Documento de Identidade.pdf”.

As cópias dos documentos de identificação do Usuário e Solicitante serão utilizadas para conferir as assinaturas feitas à caneta.

2º Passo – Abrir o Dossiê Digital de Atendimento de Tecnologia da Informação – Página 1/4


2º Passo – Abrir o Dossiê Digital de Atendimento de Tecnologia da Informação

O próprio usuário (aquele que consta como usuário no Formulário de Conta de Usuário – Habilitação) deve acessar o site da Receita Federal (rfb.gov.br)* . No lado esquerdo, abaixo do grupo “Acesso Rápido”, clique em e-CAC para acessar o ambiente de atendimento virtual.

Veja a figura seguinte para localizar o acesso ao e-CAC.

* utilizar, preferencialmente, o navegador Google Chrome ou Edge.Não deve ser utilizado o navegador Internet Explorer, pois este não permite o download de arquivos no e-CAC

Em seguida, clique no botão “Acessar”. Na página para fazer login no e-CAC, clique no botão “Entrar com gov.br”.



Na próxima janela, selecione certificado digital. Na janela que se abrir, selecione o seu certificado digital A3 válido e clique “OK”. Digite sua senha e clique “OK”. Você acessará o e-CAC – Centro de Atendimento Virtual.

Após o Login noe-CAC, clique em “Legislação e Processo”.

Depois, clique em “Processos Digitais (e-Processo)”.

Na próxima página, clique em “Abrir Dossiê de Atendimento”. Leia a caixa de mensagem que aparece e clique “Fechar”.



Em seguida, no campo “Área de Concentração de Serviço” selecione “Tecnologia da Informação”, no campo “Serviço” selecione “Solicitação de Habilitação em Sistemas”, no campo “Informe Telefone com DDD” preencha com o número do seu telefone, e depois clique no botão “Abrir Dossiê de Atendimento” localizado na parte mais abaixo da página.



Uma caixa de mensagem exibirá o número do seu dossiê. Anote este número e clique no botão “Sim” para prosseguir para a juntada de documentos. Se você clicar “Não”, ainda poderá retornar ao dossiê. Veja como acessar o dossiê novamente no final do 4º passo, mas tenha em mente que terá apenas 3 (três) dias para enviar a solicitação. Se a solicitação de juntado não ocorrer nesse prazo, o dossiê será automaticamente excluído.

3º Passo – Solicitar Juntada dos Documentos – Página 1/5


3º Passo – Solicitar Juntada dos Documentos O próprio usuário (aquele que consta como usuário no Formulário de Conta de Usuário –

Habilitação) deverá juntar, no DDA criado no 2º passo, os documentos preparados no 1º passo. Leia as observações e certifique-se de que seu navegador e os documentos obedecem às especificações.

Clique em “Adicionar Documento para Rascunho” para iniciar a solicitação de juntada de documentos.

Na janela Dados do Documento, selecione os campos “Classificação do Documento”, “Subclassificação do Documento”, e “Tipo do Documento” com as opções “DOCUMENTOS DIVERSOS”, “DOCUMENTOS DIVERSOS”, e “DOCUMENTOS DIVERSOS – OUTROS”, respectivamente.

Para cada documento do qual for solicitar juntada, preencha o Título com as expressões seguintes, conforme o caso: “Formulário Conta de Usuário - Habilitação”, “Termo de Responsabilidade”, “Ofício Designando Representante”, “Documento de Identidade do Usuário”, e “Documento de Identidade do Dirigente Máximo ou Representante”.

Clique no botão “+ Selecionar” para escolher o arquivo PDF já preparado. Quando tiver escolhido o arquivo, clique no botão “Salvar”



A tela seguinte será como a figura abaixo. Clique no botão “Adicionar Documentos para Rascunho” para adicionar outro arquivo, repetindo o procedimento anterior até ter adicionado todos os arquivos que deseja.

Ao final, verifique se a coluna “Situação” contém “PROCESSADO” para todos os arquivos e clique no botão “Enviar Solicitação”.

Uma janela com mensagem sobre a assinatura digital aparecerá. Se o seu navegador mostrar um alerta no canto esquerdo inferior da tela, clique em “Manter” para aceitar o arquivo assinador.



Se o assinador não carregar automaticamente, clique no arquivo que aparecerá no canto esquerdo inferior da tela.

Depois, execute o aplicativo assinador, clicando “Executar” como na figura abaixo.

Nas telas que surgirão, escolha seu certificado digital A3 válido e digite sua senha. Quando o sistema concluir a assinatura, mostrará a mensagem “Assinatura(s) realizada(s) com sucesso”. O seu Termo de Responsabilidade terá sido assinado e o dossiê já estará na triagem da Receita Federal para ser encaminhado para avaliação da documentação e atendimento.



Clique “OK” e um protocolo de envio da solicitação estará disponivel no arquivo “recibo.pdf” no canto esquerdo inferior da tela.

Caso você tenha esquecido de enviar algum arquivo, neste momento você poderá solicitar nova juntada ao mesmo dossiê, clicando no botão “Adicionar Documento para Rascunho” como mostra a tela acima, e repetindo os procedimentos já explicados.

Se, após já ter saído do e-CAC, você perceber que precisa adicionar outro arquivo, poderá re-tornar ao dossiê fazendo novamente login no e-CAC com seu certificado digital e acessando a página “Processos Digitais (e-Processo)”.

Escolha a opção “Meus Processos”.



Na tela dos seus processos, clique no “+” ao lado esquerdo do número do dossiê do seu interesse e depois clique em “Solicitar Juntada de Documentos”. Você poderá solicitar juntada de mais arquivos da mesma maneira que foi explicado anteriormente.

Na tela dos seus processos, clique no “+” ao lado esquerdo do número do dossiê do seu interesse e depois clique em “Solicitar Juntada de Documento”

Orientação juntada de documentos

Para enviar a Solicitação de Juntada é necessário habilitar pop-ups em seu navegador. Para assinar os arquivos é necessário adicionar esse site na Lista de Sites de Exceção

do Java. Mais informações aqui. Total permitido: 15 documentos totalizando 150 MB. Tamanho máximo por documento: 15 MB para PDF e 150 MB para ZIP/RAR(Ar-

quivo Não Páginável). Extensões permitidas: PDF, ZIP e RAR. Caso a Solicitação de Juntada de Documentos, na situação de rascunho, não seja en-

viada em até 30 dias, então será excluída automaticamente do sistema.

Sugestão de modelo de Ofício de Designação de Representante


4º Passo – Acompanhar o andamento do Dossiê e responder as intimações

Afim de melhor acompanhar o andamento da solicitação de habilitação e receber notificação de que existe informação relevante do pedido ou de sua conclusão, é recomendado o cadastramento de endereço de correio eletrônico (e-mail) e telefone celular na Caixa Postal do e-CAC.

Caixa Postal

Este aplicativo permite o cadastramento de até 3 (três) celulares ou e-mails de sua preferência para o recebimento de SMS ou de um alerta a respeito da existência de comunicações importantes na sua Caixa Postal, em especial quando houver adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).Não serão enviados SMS ou e-mail com o conteúdo das intimações.Ao cadastrar um celular ou e-mail, será exigido o cadastramento de uma "palavra-chave" que será informada no campo assunto do SMS ou e-mail, indicando que a mensagem provém da Administração Tributária, por isso, essa "palavra-chave" deve ser mantida em sigilo.

Acesse a Caixa Postal pelo menu atalho no esquerdo da página inicial do e-CAC ou pelo menu Outros, conforme figura abaixo:

Clique em “cadastrar e-mails e celulares para recebimento de alertas”



Na tela seguinte, informe o número de celular e e-mail a serem cadastrados, conforme orientações

“Caixa Postal – cadastro de e-mail e telefone

Atenção:

1) Os números de celulares, os endereços de e-mail e a palavra-chave informados serão utilizados para o envio de mensagens SMS ou e-mails informando a gravação de comunicações de atos oficiais ou outras comunicações importantes via serviço Caixa Postal, por isso, é importante mantê-los atualizados.

2) A palavra-chave informada serve para personalizar as mensagens da Administração Tributária, sendo parte da identificação do texto da mensagem de alerta. Ao receber a mensagem no celular ou no e-mail, confira se está identificada com a palavra-chave informada.

3) A Administração Tributária não tem como garantir a entrega do SMS, por se tratar de responsabilidade das operadoras e depender das condições da prestação deste serviço aos usuários.

4) A Administração Tributária não tem como garantir a entrega dos e-mails, uma vez que a recepção depende das configurações das contas de e-mail nos respectivos provedores.

5) Caso o celular ou e-mail estejam cadastrados para mais de um contribuinte, devem ser cadastradas "palavras-chaves" diferentes para distinguir o contribuinte a que se refere o alerta.

Caso não tenha e-mail cadastrado na Caixa Postal, o atendimento da solicitação de

cadastramento deverá ser acompanhado por meio de acesso ao dossiê cadastrado.



Realizar o acompanhamento do andamento da solicitação de habilitação.

Ao lado esquerdo do número do processo, clicar no símbolo “+” para que sejam abertas as opções de ações. Em seguida, clicar em “Consultar Comunicados/Intimações”

Na lista de documentos apresentados, clicar sobre a data que tem o link para detalhar o documento.



A tela seguinte apresentará o documento a ser visualizado. Clicar sobre o nome do documento.

Será aberta uma nova tela para download do documento

O prazo para efetivação do cadastro é de aproximandamente 10 (dez) dias. Entretanto, esse prazo pode ser estendido caso seja necessário atender a alguma exigência, como, por exemplo, juntar algum documento faltante ou preenchido de forma equivocada.

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