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SPMS – Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, EPE . Av. da República n.º 61 | 1050-189 Lisboa | Tel.: 211 545 600 | Fax: 211 545 649

Guia do Utilizador

1. Acerca .......................................................................................................................................................... 2

2. Siglas e Acrónimos ....................................................................................................................................... 2

3. Introdução ................................................................................................................................................... 2

4. Acesso ao PAUF ........................................................................................................................................... 3

4.1. Permissões de Acesso ........................................................................................................................ 3

4.2. Perfis de Acesso ................................................................................................................................. 3

5. Preenchimento do PAUF ............................................................................................................................. 5

5.1. Como editar ....................................................................................................................................... 5

5.2. Informação pré-carregada ................................................................................................................. 5

5.3. Separadores PAUF .............................................................................................................................. 6

Estado.................................................................................................................................................... 6

Identificação .......................................................................................................................................... 7

Equipa ................................................................................................................................................... 8

População .............................................................................................................................................. 9

Visão Global .......................................................................................................................................... 9

Problemas e Objetivos .......................................................................................................................... 9

Plano de ação ...................................................................................................................................... 10

Plano de Formação ............................................................................................................................. 12

Recursos .............................................................................................................................................. 13

Plano de Aplicação de Incentivos Institucionais ................................................................................. 14

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1. Acerca

Este manual tem como objetivo auxiliar na utilização do PAUF. Encontra-se organizado da seguinte forma:

Acerca, que descreve a organização deste guião;

Siglas e Acrónimos, que contém as siglas e acrónimos usados ao longo deste guião;

Introdução, onde é apresentado, de forma resumida, o contexto e propósito do PAUF.

PAUF, onde serão descritos os diferentes separadores e respetivas funcionalidades.

2. Siglas e Acrónimos

A tabela seguinte contém a descrição de siglas e acrónimos usadas ao longo do documento.

Sigla/Acrónimo Designação

ACeS Agrupamento de Centros de Saúde

ACSS Administração Central do Sistema de Saúde

IDG Índice de Desempenho Global

IDS Índice de Desempenho Setorial

SPMS Serviços Partilhados do Ministério da Saúde

SNS Serviço Nacional de Saúde

SI Sistema de Informação

UF Unidade Funcional

3. Introdução

Tendo como referência e enquadramento a Matriz Multidimensional de Desempenho, onde estão identificadas todas

as áreas, subáreas, dimensões, e respetivas ponderações, o PAUF tem como objetivo sustentar a criação do Plano de

Ação pelas Unidades Funcionais, e as diferentes fases do processo de negociação e aprovação inerentes à

Contratualização, até à fase de assinatura da Carta de Compromisso entre a Unidade Funcional e respetivo ACeS

Objetivos do Sistema:

Auxílio na construção do Plano de Ação;

Suporte o fluxo de negociação e aprovação do Plano de Ação;

Emissão da Carta de Compromisso


4. Acesso ao PAUF

Para aceder ao PAUF, o utilizador deverá efetuar Login na área autenticada do Portal BI-CSP (https://bicsp.min-saude.pt) com a conta Office 365 e selecionar o menu Contratualização Planos de Ação. Estando autenticado, será apresentada ao utilizador a opção Aceder ao PAUF, que o encaminhará para a plataforma PAUF.

4.1. Permissões de Acesso

O acesso ao portal, incluindo o PAUF e feito de acordo com os dados que o profissional tem RHV. Assim, se ao tentar

aceder, aparecer ao utilizador a mensagem Sem permissões de acesso, o mesmo deverá proceder à validação o seu

registo no RHV, assim como o correto preenchimento dos campos Local CSP e Função CSP.

Se, ao aceder, aparecer o PAUF de uma outra unidade que não a do utilizador, ou o utilizador pertencer a uma

ARS/Aces e estiver a aceder a uma unidade por exemplo, deverá validar no RHV o Local CSP a que está associado, pois

este será refletido no acesso à aplicação.

4.2. Perfis de Acesso

Por defeito, todos os utilizadores têm acesso de leitura ao PAUF (se não consegue aceder, aparecendo mensagem

Sem permissões, o utilizador não está a entrar com o e-mail correto, ou o seu registo no RHV não se encontra

válido/completo – ver pontos 4.1. e 4.2.

Para a atribuição de permissões de edição foi disponibilizado no Portal BICSP a funcionalidade de administração de

utilizadores. Esta opção encontrar-se disponível para coordenadores de cada unidade, Diretores Executivos para os

ACES e Diretores do Departamento Contratualização para as ARS (se assim estiverem identificados no RHV).

https://bicsp.min-saude.pt/

https://bicsp.min-saude.pt/


Para aceder à Gestão de Perfis os utilizadores deverão efetuar Login na área autenticada do Portal BI-CSP

(https://bicsp.min-saude.pt) com a sua conta Office 365 e selecionar o menu que irá aparecer Administração Gestão

de Utilizadores.

Perfis e permissões de acesso

Nacional – O utilizador pode consultar os Planos de Ação de todas as Unidades Funcionais, a nível nacional.

ARS – O utilizador pode consultar os Planos de Ação de todas as Unidades Funcionais associadas à ARS, agrupados por

ACeS

ACES – O utilizador pode consultar os Planos de Ação de todas as Unidades Funcionais associadas ao seu ACeS. Caso

possua o cargo de Presidente do Conselho Clínico e de Saúde, terá também a opção de participação no fluxo de

aprovação do Plano de Ação.

Leitor UF – Este perfil está associado à Unidade Funcional. Todos os utilizadores associados a uma Unidade Funcional

que não sejam editores, serão leitores por defeito.

Editor UF – Este perfil está associado à Unidade Funcional. O utilizador com este perfil tem permissão de edição de

todos os campos editáveis do Plano de Ação da Unidade Funcional a que está associado, assim como permissões para

acompanhar/participar nas ações para aprovação do mesmo.

Perfis e Fluxo de Aprovação do Plano de Ação

Os estados disponíveis no fluxo do PAUF são Em Desenvolvimento, Submetido, Em Negociação, Compromisso UF,

Fechado, sendo que Em desenvolvimento é o estado inicial com que se inicia o Plano de Ação.

Os estados Submetido e Compromisso UF apenas podem ser alterados pela UF.

Os estados Em Negociação e Fechado apenas podem ser alterados pelo ACES.

Até que o Plano de Ação se encontre no estado Fechado, qualquer alteração que a Unidade Funcional faça ao mesmo,

força o fluxo a regressar ao estado Em desenvolvimento. Após o Plano de Ação se encontrar no estado Fechado, o

mesmo pode ser reaberto, apenas pelo ACES, voltando para o estado de Compromisso UF onde, mais uma vez, se a

Unidade Funcional proceder a alterações, reinicia o fluxo.

Estado Em Desenvolvimento Submetido Em Negociação Compromisso UF Fechado

Descrição

Estado inicial, e no qua o

Plano de Ação se mantém

enquanto estiverem a ser

executadas alterações ao

mesmo.

Após preenchimento do

Plano de Ação, a UF

deverá submete-lo para

apreciação do ACES.

Após submissão, o

ACES poderá passar o

estado do Plano para a

fase de negociação.

Após negociação, a UF poderá

assumir compromisso. Em

qualquer altura, se proceder a

alterações, o fluxo voltará ao

início.

Após compromisso da UF, é

necessário o compromisso

do ACES, após o qual o

fluxo termina, ficando no

estado Fechado.

Perfil Editor UF Editor UF ACES Editor UF ACES


5. Preenchimento do PAUF

A Plataforma de submissão do Plano de Ação das Unidades Funcionais tem como referência e enquadramento a matriz

multidimensional de desempenho, onde estão identificadas todas as áreas, subáreas, dimensões, e respetivas

ponderações.

O Plano de Ação inicia-se com o estado Desenvolvimento, passando posteriormente por: Submetido, Em Negociação,

Compromisso UF, Fechado

Este último estado permitirá a geração do documento, em formato pdf, com a Carta de compromisso e Plano de

Ação.

5.1. Como editar

Acedendo ao sistema, se o utilizador possuir perfil de editor, será disponibilizada a opção Editar no canto superior

direito.

Ao selecionar o Editar, o plano de ação fica editável, e esta opção desmembrar-se-á em duas outras: Gravar, para que

o utilizador possa guardar as suas alterações, e Cancelar, permitindo ao utilizador descartar TODAS as alterações não

gravadas até ao momento (independentemente do separador em que se encontra, o sistema gravará ou descartará

todas as alterações efetuadas à totalidade do plano de ação).

5.2. Informação pré-carregada

Os dados pré-carregados no PAUF correspondem ao mês início de definido para a contratualização. Para 2018 foi

definido o mês Outubro 2017, como ponto de partida à contratualização.

A informação que aqui consta pré-carregada é referente a esse mês, sendo que alterações à mesma devem ser

efetuadas pelas Unidades.


Nota: As novas unidades criadas após o mês início definido, serão carregadas no segundo mês de início da sua

atividade. Exemplo: uma UF que inicie funções em Janeiro, será no mês de Março pré-carregada com os dados de

Janeiro ou com os dados de Fevereiro.

Ao percorrer os diferentes separadores da ferramenta, o utilizador encontrará destacados os elementos em falta, que

necessitará preencher para poder submeter o seu Plano de Ação.

5.3. Separadores PAUF

A acompanhar todos os separadores encontra-se a barra superior do sistema, onde é apresentada

1. Identificação da Unidade Funcional e resultado do IDG do ano anterior, com base na matriz do ano contratual

atual.

2. Botão Editar. Ao ser selecionado ativa o modo de edição, dando lugar aos botões Guardar e Cancelar.

3. Botão Submeter. Encontra-se inativo até a informação mínima exigida para a construção do Plano de Ação

estar preenchida. Após isso, possibilita a submissão do Plano de ação ao ACES. Durante as diferentes fases do

processo este botão poderá ter outra designação.

4. Botão Pré-visualizar, permite gerar o PDF do documento de trabalho e, posteriormente ao fecho, a Carta de

Compromisso e Plano de Ação final.

5. Botão Opções. Ao ser selecionado, apresenta as opções Ajuda, que permite enviar um e-mail diretamente ao

helpdesk e Sair, que permite ao utilizador terminar a sua sessão no PAUF.


Estado

1. Na área superior:

Situação Atual do Plano de Ação, que corresponde ao seu estado no processo de criação e aprovação. Os estados disponíveis são Desenvolvido, Submetido, Negociação, Compromisso UF, Fechado.

Primeiro Acesso efetuado ao PAUF

Data da Última Alteração efetuada no PAUF.

2. Histórico das interações com a plataforma, apresentando as alterações efetuadas com a indicação de “quem”, “quando” e “o quê”.

3. Informação auxiliar acerca da página. Esta opção mantém-se em todas as páginas onde a mesma se justifique.

4. Linha Cronológica, que resume as mudanças de estado do Plano de Ação.

Identificação

Na identificação da unidade, há dados que se encontram pré-preenchidos, com a exceção do n.º de polos, informação relativa ao Conselho Técnico, Compromisso Assistencial e Horário Funcionamento.

Esta informação deve ser validada e, se necessário, corrigida pelos utilizadores.

Os elementos que aparecem disponíveis nos campos abaixo indicados, são provenientes e geridos no separador equipa:


o Coordenador, no Campo COORDENAÇÃO; o Médico de Família, Enfermeiro de Família e Secretário Clínico, no Campo CONSELHO TÉCNICO (no caso das

USF e UCSP); o Enfermeiro, Médico, Secretário Clínico, Outro, no Campo CONSELHO TÉCNICO (no caso das UCC) o Valores associados ao Campo DADOS GERAIS.

Equipa

No separador equipa é apresentada a informação dos médicos, enfermeiros, internos, secretários clínicos e outros

profissionais, assim como unidades ponderadas por médico e por grupo profissional no caso das USF e UCSP.

Os dados sobre a equipa encontram-se pré-preenchidos com a informação do nome, tipo de vínculo e provimento

dos profissionais, de acordo com a informação constante na Base de Dados RHV (Recursos Humanos e Vencimentos)

da SPMS, tendo por base o mês definido como o ponto de partida para o ano de contratualização.

A equipa pode alterar a informação deste separador.

Deverá posicionar-se no separador referente ao tipo de profissional que pretende (1) e:

para inserir: selecionar a opção + Médico (2) e preencher os campos associados à nova linha que é acrescentada (3).

para eliminar: selecionar a cruz, a vermelho, à frente de cada profissional. Apaga a linha a que se refere. (4)

O separador equipa possui ainda o campo Observações, que é transversal ao separador, independentemente da

categoria profissional em que o utilizador se encontre posicionado.

Relativamente à área das unidades ponderadas, as mesmas foram carregadas com base no mês definido. Assim, só

aparecerão com unidades ponderadas os profissionais que se encontravam à data do pré-carregamento dos dados.


População

No separador população é apresentada informação não editável, apenas de consulta, referente ao mês inicio.

Visão Global

Na visão global é apresentado um resumo dos valores do IDS das diferentes áreas/subáreas/dimensões referente ao

ponto de partida (mês inicio) e o valor proposto às mesmas, pelas unidades funcionais para um determinado ano de

contratualização.

Problemas e Objetivos

Neste menu, a Unidade Funcional deverá identificar os seus principais problemas estratégicos. Associado a cada

problema, a Unidade Funcional deverá indicar um ou mais objetivos.

Para adicionar um problema, o utilizador deverá selecionar o botão + Problema

Na caixa de texto disponibilizada, o utilizador deverá proceder à identificação e descrição do problema. A cada problema, deve se associada uma área. Caso seja relevante, poderão ser associadas também as subáreas e dimensões.

Após identificado o problema, deve proceder à inserção de, pelo menos, um objetivo, através do botão + Objetivo.


Tanto os objetivos como os problemas podem ser reordenados. Os problemas através do arrasto da janela, os objetivos através da seta disponibilizada no canto superior direito de cada um.

Plano de ação

Ao selecionar na barra de navegação o menu Plano de Ação, é exibida uma visão geral com a representação do

resultado do IDS do ano anterior, nas diversas áreas e subáreas da matriz multidimensional, de acordo com as regras

do ano atual e o resultado proposto pelas UF para o presente ano contratual.

Visão por Áreas

O utilizador deverá selecionar a área e subárea que pretende visualizar/editar.

Ao selecionar as subáreas, serão apresentados três separadores:

a) Desempenho

Corresponde à representação gráfica da visão global do IDS do ano anterior, permitindo facilmente identificar em

cada subárea selecionada, as dimensões com potencial de melhoria ou manutenção. As propostas de IDS para cada

dimensão do ano contratual serão aqui inseridas.


b) Atividade

Exposição das atividades a que a Unidade Funcional se propõe executar, de forma a manter ou melhorar o IDS nas respetivas dimensões.

Para adicionar um problema, o utilizador deverá selecionar o botão + Atividade

A criação de uma nova atividade pressupõe:

Identificação e descrição da atividade.

Identificação, no cronograma, dos meses da sua execução. Pode indicar-se a sua continuidade para os dois anos seguintes.

Associação de uma ou mais dimensões. Para selecionar, comece a escrever, que o sistema apresentará as disponíveis.

Associação de um ou mais indicadores. Para selecionar, comece a escrever, que o sistema apresentará os disponíveis.

Sugestão de outros indicadores/métricas.

Case se trate de uma atividade formativa, sinalize-a como tal, para que a mesma seja, de forma automática, incluída no Plano de Formação.


c) Cronograma

Apresentação do cronograma das diferentes atividades criadas no separador acima referido. Não é editável.

Plano de Formação

a) Atividades

O separador Atividades possui três áreas:

1. Identificação das Atividades Formativas

Campo de texto livre para inserção de informação pelo utilizador.

2. Descrição das atividades de Formação Interna

Nesta área, irão aparecer por defeito as atividades identificadas como Atividade formativa no Plano de Ação. No entanto, podem criar-se mais atividades aqui diretamente.

Para adicionar um problema, o utilizador deverá selecionar o botão + Atividade

A criação de uma nova atividade pressupõe:

Identificação e descrição da atividade.

Identificação, no cronograma, dos meses da sua execução. Pode indicar-se a sua continuidade para os dois anos seguintes.

Associação de uma ou mais dimensão. Para selecionar, comece a escrever, que o sistema apresentará as disponíveis.

Associação de um ou mais indicadores. Para selecionar, comece a escrever, que o sistema apresentará os disponíveis.

Sugestão de outros indicadores/métricas.

As atividades inseridas no Plano de Formação serão replicadas no separador de atividades do Plano de Ação.


3. Metodologia de Avaliação

Nesta área, deve ser atribuída a percentagem às métricas apresentadas, podendo ser sugeridas/indicadas outras métricas pelas UF.

b) Cronograma

Listagem das várias atividades, com visualização do cronograma.

Esta informação é automaticamente preenchida, com base na informação associada nas atividades.

Recursos

Neste menu deverão ser identificados os recursos humanos, físicos, obras e formação adicionais necessários decorrentes do plano de ação.

Recursos Humanos

Permite identificar carteiras adicionais de serviços e/ou necessidades em recursos humanos adicionais da UF.

Recursos Físicos, Obras, Formação

Permite identificar os recursos em comunicações, sistema de informação, equipamento clínico, em obras e/ou formação necessários à realização do plano de ação em contratualização.


Como inserir:

Deverá posicionar-se no separador referente ao tipo de recurso que pretende (1) e, abaixo, selecionar a área (2). Selecionar a opção + Recurso e preencher a informação solicitada.

Plano de Aplicação de Incentivos Institucionais

Neste menu deve ser apresentada pela UF a proposta de aplicação dos incentivos institucionais, para o caso de se vir

a aplicar ter direito aos mesmos. Tem de ser preenchida, no mínimo, uma proposta de investimento para uma das

áreas.

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