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Guia do Serviço EcoFactura (Receptor)

da Generix Group Portugal

Este manual visa ser uma ajuda na utilização do Serviço On-Demand Ecofactura. São descritas as várias funcionalidades com base em vários printscreens retirados da aplicação. Os printscreens tentam proporcionar uma rápida adaptação ao utilizador a esta nova ferramenta de trabalho.

Tentou-se ao longo destas páginas não utilizar uma linguagem muito técnica para melhor facilitar a interpretação por parte do utilizador.

Em algum ponto em que lhe pareça menos claro, deverá entrar em contacto com o nosso Serviço de Apoio a Projetos e Clientes, através do portal http://mygenerixsupport.com ou em alternativa para o e-mail [email protected],caso não possua ainda conta.

http://mygenerixsupport.com/

mailto:[email protected]

Generix Group Portugal – Influe Portugal SA i

Índice Aceder ao Serviço Ecofactura ...................................................................................................................................................... 1

Menus ................................................................................................................................................................. 2

Documentos .......................................................................................................................................... 2

Visualizar documento em PDF .............................................................................................................. 3

Estado do Documento ........................................................................................................................... 3

Informação do documento.................................................................................................................... 4

Opções de Pesquisa ............................................................................................................................... 4

Exportar para XLS .................................................................................................................................. 6

Expandir Vista ........................................................................................................................................ 7

Administração ....................................................................................................................................... 8

Utilizador ............................................................................................................................................. 10

ii Generix Group Portugal – Influe Portugal SA

Generix Group Portugal – Influe Portugal SA 1

Aceder ao Serviço Ecofactura

Para aceder ao serviço eInvoice deverá iniciar uma sessão no seu browser (Internet Explorer , Firefox ,

Chrome , etc) e no campo endereço escrever:

http://einvoice.generixpt.com De seguida pressionar a tecla ENTER. Esta ação fará surgir uma janela semelhante à apresentada na Figura 1.

Figura 1 - Janela inicial do Serviço eInvoice.

Deverá introduzir o username e a password enviados por e-mail. Após introduzido o “Nome de utilizador:” e a

“Palavra chave:” deverá selecionar o botão apresentado na Figura 1. Se os dados introduzidos estiverem corretos obterá uma janela semelhante à apresentada na Figura 2, que se trata da Janela inicial do repositório. A mesma encontra-se dividida em três grupos, Figura 2.

Figura 2 – Janela inicial dividida em três grupos.

http://einvoice.generixpt.com/

2 Generix Group Portugal – Influe Portugal SA

1. Menus O grupo 1 apresentado na Figura 2, incluí vários menus:

Documentos; Administração; Utilizador;

Cada menu será descrito nos pontos seguintes, com todas as suas funcionalidades. 2. Opções de Pesquisa

Aqui no grupo 2, são apresentados vários campos de filtragem para a listagem de documentos a surgir no grupo 3.

3. Listagem de Documentos O grupo 3 é onde é apresentado a listagem de documentos com bases nos critérios de filtragem definidos no grupo 2. Por defeito na listagem inicial os valores de opção de filtragem não estão ativos e são apresentados todos os documentos ordenados do mais recente para o mais antigo.

Menus

Documentos Quando selecionado o menu Documentos, terá o seguinte aspeto, Figura 3, idêntico ao apresentado na página

inicial.

Figura 3 - Menu Documentos.

Aqui poderá logo à partida visualizar alguns dados dos documentos processados pelo Ecofactura. A tabela

apresentada possui as seguintes colunas:

Info;

Estado (cor vermelha insucesso e cor azul sucesso);

Data Integração;

Tipo;

Numero;

Data Documento;

Emissor;

Recetor;

Sentido;

Total Documento;

Número de processamentos;


As colunas poderão ser configuráveis, basta selecionar o botão e indicar as colunas pretendidas, assinalado a azul na Figura 3.

É possível para cada documento, visualizar ainda mais algumas opções que estão ocultas por defeito. Para as revelar deve selecionar um documento e carregar no botão assinalado da Figura 4.

Figura 4 - Documento selecionado.

Essa ação fará surgir as opções apresentadas na Figura 5 que serão descritas nos pontos seguintes.

Figura 5 - Opções documento selecionado.

Visualizar documento em PDF Nesta opção é possível efetuar uma visualização do documento selecionado, para tal deve selecionar o botão

apresentado na Figura 5. Essa ação fará uma visualização do PDF armazenado onde obterá um ficheiro PDF semelhante ao apresentado na Figura 6.

Figura 6 - Documento em PDF.

Estado do Documento

É possível na coluna estado, ver o estado em que o documento se encontra, . Aqui ficará registado o estado final do documento.


Informação do documento

Na coluna Info, se selecionar o botão , fará surgir a seguinte janela, Figura 7, com todos os detalhes do processamento da mensagem.

Figura 7 - Visualizar detalhes do documento.

Terá possibilidade de ver as diferentes fases do processo em forma de tabela cronológica.

Opções de Pesquisa Para filtrar a listagem de documentos apresentada existem vários campos, Figura 8.

Figura 8 - Opções de Pesquisa.

Os campos são:

Nº documento: Número de documento que pretende consultar;

Tipo: Indicar o tipo de documento que pretende (Fatura, Nota de Crédito ou Débito);

Sub Tipo: indicar o subtipo do(s) documento(s) se aplicável;

Emissor: escolher o emissor do(s) documento(s);

Receptor: escolher o destinatário do(s) documento(s);

Estados: indicar o estado que pretende visualizar;

Data do Documento (desde): indicar a data inicial do(s) documento(s);

Data Integração (desde): indicar a data inicial de desmaterialização do(s) documento(s);

Nº Encomenda: indicar o número de encomenda a que se refere o documento se aplicável;

Data do Documento (fim): indicar a data final do(s) documento(s);

Data Integração (fim): indicar a data final de desmaterialização do(s) documento(s); Existe ainda a possibilidade de adicionar mais campos de filtragem, para tal deve selecionar o botão

que fará surgir novas opções, Figura 9.

Figura 9 - Opções avançadas de pesquisa.


É possível adicionar filtragem dos seguintes campos, Figura 10.

Figura 10 - Campos possíveis adicionar para filtragem avançada.

Com os campos da Figura 10, é possível aplicar as seguintes condições, Figura 11.

Figura 11 - Opção da condição de filtragem do elemento.

Se houver a necessidade de adicionar mais campos de filtragem deve selecionar o botão . Esta ação fará adicionar outro elemento de filtragem, Figura 12.

Figura 12 - Adição de mais um elemento na filtragem avançada.

Para eliminar um elemento de filtragem deve selecionar . Após definidos todos os campos de filtragem, para visualizar os documentos aplicando essa filtragem deve

selecionar o botão e surgirá a listagem de documentos respetiva.


Exportar para XLS Se pretender exportar uma listagem em Excel da listagem de documentos, deverá selecionar o botão

. Essa ação fará surgir a janela de exportação, Figura 13, onde questiona se pretende visualizar ou guardar o Excel exportado.

Figura 13 – Exportação do documento no formato XLS.

O documento que irá obter será semelhante ao apresentado na Figura 14.

Figura 14 - Documento com a exportação em formato XLS.

A listagem apresentada na Figura 14 apenas apresenta os documentos que respeitam a filtragem realizada e não

os documentos selecionado com .


Expandir Vista Existe a possibilidade de aumentar o número de campos visíveis na listagem dos documentos, para o fazer deve

selecionar , que fará surgir uma listagem semelhante à apresentada na Figura 15.

Figura 15

Figura 15 - Listagem das colunas a adicionar ou remover.

Aqui poderá indicar as colunas que pretende visualizar, bastando selecionar o campo na listagem, Figura 15

ou remover as colunas, bastando retirar a seleção do campo.


Administração Ao selecionar o menu Administração, acederá à Gestão de Utilizadores, Figura 16.

Figura 16 - Gestão de Utilizadores

Surgirá a listagem de utilizadores autorizados a aceder à conta EcoFactura, Figura 17.

Figura 17 - Listagem de utilizadores.

Para adicionar um utilizador adicional ao pré-configurado, deverá selecionar o botão , que fará surgir a janela para introduzir os dados do novo utilizador e definir as permissões, Figura 18.

Figura 18 - Dados de Identificação do utilizador a adicionar.

No menu Identificação deverão ser indicados os seguintes campos:

Endereço e-mail: E-mail do utilizador a adicionar e com o qual irá receber as facturas;

Nome Completo: Nome ou identificação do utilizador;

Password e Confirme a Password: Introduzir a password nos dois campos;

Número Telefone: Contacto telefónico do utilizador;

Lingua: Escolher uma das línguas disponíveis ;

Activo: Indicar se o utilizador fica activo ou não.


Após preenchidos todos os dados obrigatórios no menu Identificação (campos assinalados com asterisco) passa-se ao menu Permissões, Figura 19.

Figura 19 - Permissões do utilizador a adicionar.

No menu Permissões é possível selecionar os seguintes campos:

Receptor EcoFactura: indicar se o utilizar recebe ou não os e-mails com as facturas;

Visualizar apenas documentos de Ecofactura: Para restringir o utilizador apenas a consultar documentos Ecofactura e não outras facturas EDI;

Reenviar Documentos: Possibilitar ao utilizador a possibilidade de emitir as facturas por e-mail novamente;

Anular Documentos: não aplicável no âmbito de receptor de Ecofatura;

Gerir utilizadores: indicar se o utilizador criado poderá ou não adicionar mais utilizadores à conta Ecofactura;

Associar sub entidades: No âmbito de parceiros com o mesmo NIF e vários sub-departamentos, indicar os sub-departamentos que o utilizador poderá ver. Exemplo: existe um Parceiro A com três sub-departamentos (1,2 e 3), e três utilizadores distintos (X, Y e Z) para consultarem as facturas de cada sub-departamento do parceiro A respectivamente. Foram dadas as seguintes permissões. Utilizador X -> Parceiro A_dep_1, utilizador Y -> Parceiro A_dep_2 e utilizador Z -> Parceiro A_dep_3

Associar entidades: Deverá introduzir as letras que identificam a entidades que este utilizador irá poder visualizar. Assim que houver uma entidade cuja letra indicada exista, Figura 20, aparecerá no campo. Basta selecionar e a entidade fica adicionada.

Figura 20 - Escolher entidades.


Para concluir o processo de criação de um novo utilizador deverá selecionar o botão ou

.

Utilizador O menu utilizador, terá acesso aos dados pessoais associados à conta criada, Figura 21.

Figura 21 - Menu Utilizador.

É possível consultar e editar os dados do utilizador apresentados na Figura 22.

Figura 22 - Editar dados do utilizador.

Quando pretender guardar todas as alterações realizadas, deve selecionar o botão .

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