Guia de Referência

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Portal do Grupo de Relacionamento com os Cidadãos e Terceiro Setor O Grupo de Relacionamento com os Cidadãos e Terceiro Setor, agrega recursos para agilizar, gerenciar e controlar o processo de recebimento e encaminhamento de demandas de cidadãos e a resposta aos respectivos solicitantes e/ou interessados. O acesso é pelo endereço www.nac.sp.gov.br , restrito aos usuários autorizados, mediante o fornecimento de senha

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INTRODUÇÃO O aplicativo de Gestão de Demandas do Cidadão, constitui-se numa ferramenta que agiliza a troca de informações entre os Órgãos Governamentais por intermédio de fluxo eletrônico dos documentos, permitindo o registro e acompanhamento das demandas do cidadão encaminhadas ao Governo por vários meios, tais como, cartas, fax, correio eletrônico, etc., possibilitando o controle de cada caso até a expedição de resposta aos respectivos solicitantes e /ou interessados.

FUNÇÕES

Triagem Corresponde à etapa de recebimento, classificação e registro das demandas dos cidadãos no respectivo formulário eletrônico, dando início ao “workflow”, possibilitando, em conformidade com o caso: a) o envio para consulta externa, aos Órgãos envolvidos, os quais devem

retornar uma resposta ao GRUPO DE RELACIONAMENTO COM OS CIDADÃOS E TERCEIRO SETOR,

b) o tratamento da demanda no próprio GRUPO DE RELACIONAMENTO COM OS CIDADÃOS E TERCEIRO SETOR, para emissão de uma resposta direta, sem a necessidade de consulta externa.

Os documentos cadastrados devem ser submetidos à etapa de Redação.

Redação Esta etapa possibilita agregar aos documentos cadastrados um texto, relativo à resposta ao solicitante e/ou interessado para as demandas que passaram pelo processo de análise interna ou externamente ao GRUPO DE RELACIONAMENTO COM OS CIDADÃOS E TERCEIRO SETOR. Tais documentos devem ser submetidos à etapa de Revisão.

Revisão Consiste na etapa de verificação e aprovação final das respostas elaboradas, tendo em vista liberá-las para a expedição aos solicitantes e/ou interessados.

Expedição Corresponde à etapa de enviar pelo correio as respostas ao solicitantes e/ou interessados e proceder ao arquivamentos dos respectivos processos.

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PERFIS DE OPERAÇÃO A operação do aplicativo é restrita às pessoas autorizadas que são indicadas pelos respectivos responsáveis e cadastradas com um determinado perfil, o qual confere-lhe uma habilitação específica, conforme indicado abaixo: Operador Perfil que habilita ao usuário efetuar as tarefas de cadastramento e expedição das demandas. Responsável pelo Envio das Consultas Perfil que habilita ao usuário efetuar as tarefas de cadastramento e envio das consultas às Secretarias. Liberador da Redação Perfil que habilita ao usuário efetuar as tarefas de cadastramento e liberação para redação das demandas. Redator Perfil que habilita ao usuário redigir resposta ao solicitante e/ou interessado , como base nos andamentos e/ou consultas externas realizadas. Revisor Perfil que habilita ao usuário revisar / liberar as respostas elaboradas pelos redatores, tendo em vista a expedição ao solicitante e/ou interessado.

ACESSO AO APLICATIVO O aplicativo é de acesso restrito aos usuários autorizados, mediante o fornecimento de senha, através do Portal do Grupo de Relacionamento com os Cidadãos e o Terceiro Setor, via Navegador (browser) WEB, digitando-se o seguinte endereço:

www.nac.sp.gov.br O aplicativo será acessado sempre que for acionado um dos seguintes botões: • Atendimento Pessoal • Atendimento Por Telefone • Demandas do Cidadão • Consulta Demandas

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OPERAÇÃO DO APLICATIVO (VIA BOTÕES)

Apresentam-se a seguir as operações do aplicativo.

Botões “Atendimento Pessoal” e “Atendimento Por Telefone” Estes botões abrem um formulário para digitação dos dados da demanda, conforme modelo abaixo. O aplicativo consiste a obrigatoriedade de preenchimento dos dados, emitindo mensagens de alerta, quando for o caso. O número do CEP informado aciona, após pressionar-se o botão “Buscar”, o preenchimento automático dos dados relativos ao endereço, podendo ser realizadas alterações, se necessário. O cabeçalho exibe o tipo de atendimento (Pessoal ou Telefônico) e as opções disponíveis ao usuário, sendo que a parte editável é sempre exibida na cor cinza.

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Botão Demandas do Cidadão Este botão abre um formulário para registrar os dados da demanda do cidadão e a partir disso iniciar o processo de atendimento. O aplicativo consiste a obrigatoriedade de preenchimento dos dados, emitindo mensagens de alerta, quando for o caso. Nos quadros apresentados a seguir, são exibidos recortes do formulário eletrônico com algumas das situações dos diferentes perfis de operação do aplicativo.

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Em cadastramento

Em relação ao cadastramento deve-se observar o seguinte:

• número do CEP informado aciona, após pressionar-se o botão “Buscar”, o preenchimento automático dos dados relativos ao endereço, podendo ser realizadas alterações, se necessário.

• aplicativo pesquisa automaticamente, se há demanda anterior cadastrada para o solicitante informado, de forma a evitar o registro em duplicidade.

• cabeçalho exibe a situação do documento, que vai sendo alterada à medida dos andamentos realizados e as opções disponíveis ao usuário, sendo que a parte editável é sempre exibida na cor cinza.

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• Os documentos digitalizados a serem adicionados ao aplicativo, devem estar

preferencialmente no formato PDF (Adobe). • Quando a demanda depender de consulta externa, o aplicativo prevê no

andamento do processo a exibição da seção “EXPEDIÇÃO DE CARTA PROTOCOLO”, a ser preenchida pelo operador (triagem), .

• Assunto Informar dados do assunto e se passível de resposta direta, preencher os seguintes dados: Secretaria Tutelar, Título, Tratamento(por padrão vem preenchido com resposta direta), Detalhamento, Prioridade e Resposta até. Depois clique no botão Salvar.

• Consulta Externa

As demandas do cidadão podem requerer tratamento externo, ou seja, dependem de consultas às Secretarias de Estado. Neste caso, o aplicativo permitirá o encaminhamento dessa consulta ao Gabinete do Secretario da respectiva pasta envolvida. O Gabinete poderá respondê-la ou repassá-la para um Órgão Vinculado. Este, por sua vez, responderá a consulta ou, quando for o caso, irá repassá-la para um Assessor, que será responsável pela resposta. O trâmite das consultas externas é feito com base no cadastro de pessoas previamente autorizadas para essa tarefa. Nos quadros a seguir destacamos basicamente esse trâmite, sem entrar no detalhamento de outras opções usuais do aplicativo, como Salvar, Editar, Excluir, Voltar, Imprimir, etc.

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• Consulta Externa – Encaminhamento ao Gabinete do Secretario

Ao especificar o tratamento do assunto como “Externo”, o aplicativo abre novas opções, conforme indicado abaixo. Deve-se preencher os dados requisitados e acionar, na caixa “CONSULTAS”, o botão Adicionar, que por sua vez irá abrir uma nova tela, para especificar a consulta com a respectiva Secretaria e Observações. Feito isto deve-se acionara o botão Salvar e Enviar.

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• Consulta Externa – Encaminhamento ao Órgão Vinculado

Ao receber uma consulta externa, a Secretaria pode optar por Encaminhar (ao Órgão Vinculado) ou Responder diretamente, preenchendo, em cada caso, os dados requisitados e acionando, após isso, o respectivo botão: Salvar e Encaminhar (para envio ao Órgão Vinculado) ou Salvar e Responder, (para responder diretamente), conforme apresentado nos quadros abaixo.

Gabinete do Secretário: Salva e Encaminha ao Órgão Vinculado

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Gabinete do Secretário – Salva e Responde ao GRUPO DE RELACIONAMENTO COM OS CIDADÃOS E TERCEIRO SETOR

• Consulta Externa – Encaminhamento ao Assessor do Órgão

Ao receber uma consulta externa, o respectivo Órgão Vinculado, pode optar por Encaminhar a um Assessor ou Responder diretamente, preenchendo, em cada caso, os dados requisitados e acionando, após isso, o respectivo botão: Salvar e Encaminhar ou Salvar e Responder, conforme apresentado nos quadros abaixo.

Órgão Vinculado: Salva e Encaminha ao Assessor do Órgão (Colaborador)

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Órgão Vinculado: Salva e Responde ao Gabinete do Secretario

• Consulta Externa – Assessor do Órgão (Colaborador)

Ao receber uma consulta externa, o Assessor deve preparar a respectiva resposta, acionando após isso o botão: Salvar e Responder. Apresenta-se abaixo, exemplo da tela exibida pelo aplicativo para efetuar essa operação.

Assessor do Órgão : Salva e Responde ao Órgão Vinculado

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• Notas sobre as consultas externas

1. O botão Salvar e Responder, será exibido sempre que o respectivo Órgão

se manifestar Favorável à resposta dada à consulta. Esta resposta será sempre encaminhada ao respectivo remetente.

2. O botão Salvar e Devolver será apresentado sempre que o respectivo Órgão se manifestar Desfavorável à resposta dada à consulta. Neste caso a resposta será devolvida para que o remetente tome as providências cabíveis.

Nos quadros a seguir, são apresentados modelos das telas de operação envolvidas no trâmite de consultas externas.

Manifestação Favorável do Órgão Vinculado

Salva e Responde para o Gabinete do Secretário

Manifestação Desfavorável do Órgão Vinculado Salva e Volta para o Assessor do Órgão

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Manifestação Favorável do Gabinete do Secretario Salva e Responde à Consulta ao GRUPO DE RELACIONAMENTO COM OS

CIDADÃOS E TERCEIRO SETOR

Manifestação Desfavorável do Gabinete do Secretario Salva e Volta Consulta Para o Órgão Vinculado

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Em Redação

Em Revisão

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Aguardando Conclusão

Botão Consulta Demandas Aciona a exibição do menu principal que disponibiliza ao usuário o acesso às opções em que ele está autorizado, em conformidade com o respectivo perfil. Destacam-se aqui as opções: a) Pesquisar, que permite a recuperação de documentos a partir da digitação de palavras-chave. b) Menu / Visualizações, que oferece agrupa os documentos de demanda por vários critérios, tais como Secretaria, Assunto, Data, Solicitante etc.

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Situações Previstas Para os Documentos de Demandas

• Aguardando Cadastramento Os documentos nesta situação tem origem no Aplicativo Gestão Documental e trazem preenchidos alguns campos (Nome, Data e Número), que podem ser alterados. Na primeira vez em que abre-se um documento com tal situação é exibida uma seção com os dados herdados do Gestão, para conferência. Depois de salvo o documento tal seção não mais será exibida.

• Em Cadastramento Estão ainda em triagem.

• Aguardando Consulta Externa Dependem da resposta do Órgão acionado.

• Aguardando Liberação para Redação Dependem da resposta do Órgão acionado.

• Liberada Para a Redação

• Em Redação

• Liberada Para a Revisão

• Em Revisão

• Aguardando Conclusão

• Concluída

• Atendimento Pessoal

• Atendimento Telefônico

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Demandas do CidadGrupo de Relacionamento com os Cidadãos e Terceiro Setor

Protoc/Exped

Protocola e Gera

Demanda

ComplementaDemanda

Se necessário,

digitaliza

Tratamen

Redige Resposta

Exter

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