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Aprenda como levar o planejamento de uma folha do Project Model Canvas para dentro do Project Builder

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ÍNDICE

INTRODUÇÃO

O QUE É O PM CANVAS?

ELEMENTOS DA METODOLOGIA

PERGUNTAS FUNDAMENTAIS

DINÂMICA

LEVANDO SEU PM CANVAS PARA O PB

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3

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www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder

INTRODUÇÃO O volume de projetos não para de crescer nas

organizações. Sabemos que o ritmo das

mudanças está cada vez mais intenso, o que

torna o ambiente de negócios ainda mais

complexo. Com projetos maiores, que

envolvem um número mais amplo de

interessados, impactam mais áreas de

negócios e dão maior visibilidade na

sociedade, a vida do gerente de projetos está

se tornando mais difícil. Diante de todos os

desafios que podemos listar, se tivéssemos de

priorizar e eleger os de maior dificuldade, sem

sobra de dúvida a comunicação e o

gerenciamento das partes interessadas

estariam no topo.

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http://www.projectbuilder.com.br/

https://www.facebook.com/ProjectBuilderbr

https://twitter.com/pbuilder


Como solução para os dois principais problemas apontados – dificuldades na

comunicação e gerenciamento das partes interessada – existe o Project Model Canvas.

Escrito pelo prof. José Finocchio, é uma metodologia robusta de gerenciamento de

projetos, apesar de ser bastante simples, sem a necessidade do preenchimento de

inúmeros documentos nem burocracia.

Ela é ideal para ambientes que querem aprimorar sua capacidade de planejamento,

mas que se caracterizam por inovação, alta dinâmica dos negócios e simultaneidade de

projetos (tocados em paralelo), aos quais soluções rígidas e engessadas não se aplicam.

O Project Model Canvas se concentra no essencial, a alma do projeto, e permite que

os stakeholders participem da concepção do plano.

Nesse e-book, percorremos as 13 etapas da construção do PM Canvas e mostramos

como você pode utilizar o Project Builder para registrar essas informações e utilizá-las

na execução do seu projeto criado com a metodologia.

Esperamos que você goste do material e tenha uma boa leitura!

Equipe Project Builder

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O QUE É O PM

CANVAS?

O Project Model Canvas é uma metodologia de planejamento de projeto inspirada em conceitos de neurociência, Desing Thinking e na experiência do professor Jose Finocchio em consultoria e aulas de gerenciamento de projetos.

O PM Canvas propõe uma maneira mais simples e amigável de elaborar um plano de projetos. Ele ajuda a desenhar o modelo mental que temos do plano e permite visualizar suas ligações e dependências em uma única página. Para colocar a metodologia em prática é preciso uma folha em formato grande (A1) e alguns bloquinhos de post-it. A ideia é que o gerente de projetos coordene um brainstorm com os membros de sua equipe e com o cliente para que todos construam o plano juntos, tendo, ao mesmo tempo, uma visão conjunta sobre seus objetivos, fases, custos e benefícios.

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Na metodologia, os participantes preenchem um CANVAS colocando

post-its nos 13 quadros que definem, resumidamente: POR QUÊ, O

QUÊ, QUEM, COMO, QUANDO E QUANTO. Essas são as perguntas certas

para estruturar o seu planejamento.

Neste e-book detalhamos o preenchimento de cada um dos quadros

do canvas e explicamos como podemos alimentar o Project Builder

de forma a gerar um relatório de forma automática.

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ELEMENTOS DA

METODOLOGIA Canvas

• É a representação visual do plano de projeto. Nesse espaço, o gerente de projeto e sua equipe fazem o protótipo do modelo mental do projeto. É muito importante que o canvas seja preenchido com post-it, para que possa ser modificado quantas vezes for necessário.

Perguntas Fundamentais

• São perguntas que ajudam na construção do canvas . Essas informações estão divididas em 5 perguntas: Por quê?, O quê?, Quem?, Como?, Quando? e Quanto?

Posts

• São descrições curtas escritas em post-it e que irão preencher cada componente com as informações do projeto.

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PERGUNTAS

FUNDAMENTAIS As perguntas fundamentais são as que definem seu projeto. Elas facilitam a compreensão por seguir uma ordem que auxilia na organização de sua concepção. À medida que você responde cada uma das perguntas, fica mais fácil responder à seguinte. Por exemplo: para saber quais atividades fazem parte do seu projeto, é importante entender qual (ou quais) produto (s) você está desenvolvendo. Por sua vez, para saber a importância dos produtos, é fundamental ter a consciência dos benefícios que o seu projeto pretende gerar.

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www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder 9





0 – Pitch:

A maneira mais simples de descrever o seu projeto é usar o mínimo de

palavras possível. O Pitch é a primeira parte a ser preenchida do seu PM

Canvas. Nele, você deverá resumir seu projeto em apenas uma frase.

Exemplo: escritório de projetos rodando!

Por quê?

Nesse ponto, você deverá responder o porquê da realização desse projeto. Se

não conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perderá o

sentido. Para fundamentar a defesa do seu projeto é importante analisar a

situação atual da empresa, identificando quais são as principais dores, que

problemas estão enfrentando com essas dores e quais necessidades é preciso

atender. Com o dever de casa respondido, vamos aos post-it.

1 - Justificativa:

Coloque os problemas que a organização atualmente enfrenta e quais

necessidades não são atendidas no momento.

Exemplo: projetos fora do padrão, insatisfação do patrocinador, gerentes de

projetos gastam a maior parte do tempo apagando incêndio, perda de

faturamento, perda de cliente.

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2 - Objetivo Smart:

Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique “smart”. Isso

significa:

Specific (específicos)

Measurable (mensuráveis)

Attainable (atingíveis)

Realistic (realistas)

Time Bound (temporizáveis)

Exemplo: implantar o escritório corporativo de projetos na empresa Acme,

responsável por padronizar a gestão de projetos, capacitar os gerentes de

projetos na sua metodologia, dar suporte aos projetos estratégicos da empresa

até 25 de janeiro de 2014, gastando até R$ 80 mil.

3 - Benefícios:

Deve descrever o que a empresa irá conquistar após a implantação do projeto.

Exemplo: aumento de faturamento, ampliação da satisfação do cliente, redução

de custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.

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O quê?

Quais necessidades serão atendidas? Nessa etapa, serão listados que produtos,

serviços ou resultados serão entregues ao final do projeto.

Produto:

O produto é o resultado final do projeto. Um projeto pode também gerar um

serviço ou um resultado único.

Exemplo: escritório implantado e operando na empresa Acme.

Requisitos:

Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para

ter valor para o cliente.

Exemplo: deve ter fluxograma da gestão de projetos, deve ter a metodologia

padrão de gestão de projetos, deve ser aplicado o treinamento padrão da

metodologia de gestão de projetos, deve ser implantado o software Project

Builder, deve ter uma festa de encerramento no final do projeto.

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Quem?

Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da

equipe e o gerente desse projeto.

Stakeholders:

Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.

Stakeholders externos – são os envolvidos que não estão subordinados ao

gerente de projeto.

Fatores externos – que podem afetar o projeto e devem ser listados.

Exemplo: consultoria em gestão de projetos, fornecedor do Project

Builder, diretorias da Acme, gerentes funcionais da Acme.

Equipe:

Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do

projeto.

Exemplo: gerente do projeto, analista do PMO, consultor de projeto,

analista de processos, instrutor.

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Como?

Nessa etapa, respondemos como o trabalho será entregue no projeto. Para que o

projeto ocorra naturalmente, é importante definir quais são as entregas e quem

são os responsáveis, suas premissas e restrições.

Premissas:

São suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao

projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto

Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vão aderir ao projeto, o Project Builder

será implantado até 24 de dezembro de 2013.

Grupos de entregas:

São os componente concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados pelo

projeto.

Exemplo:

1 - Estratégia de implantação 4 - Apresentação do Processo

2 - Processo de GP 5 - Aplicação do Treinamento

3 - Implantação do PB 6 – Evento de Encerramento

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Restrições:

Nesse quadro, serão descritas as limitações do projeto, de qualquer natureza e

origem, que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.

Exemplo: os gerentes funcionais não podem se ausentar por mais de 8 horas de

suas funções, não poderá ser gasto mais de 20% do orçamento com serviços

externos, a equipe de TI interna não dará suporte à nova aplicação.

Quando e Quanto?

Em seguida, definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a

organização. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de

projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os

trabalhos do projeto.

Riscos:

Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa

etapa, identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes,

devemos buscar e implantar as respostas.

Exemplo: gerência funcional não adere ao método de GP, baixa qualidade do

treinamento realizado internamente, atraso na implantação do software.

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Linha do tempo:

Nesse momento, definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas.

A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4

períodos definidos pela equipe do projeto.

Exemplo:

Custos:

Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir os custos

pelos grupos de entregas pré-definidos.

Exemplo:

1 – R$ 800

2 – R$ 2 mil

3 – R$ 5 mil

4 – R$ 1,2 mil

5 – R$15 mil

6 – R$ 4 mil

Estratégia de implantação - 1/4 Apresentação do Processo - 3/4

Processo de GP - 2/4 Aplicação do Treinamento - 3/4

Implantação do PB - 3/4 Festa de Encerramento - 4/4

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DINÂMICA A dinâmica de construção do CANVAS não tem papéis

rígidos pré-definidos, mas apenas duas regras básicas:

• deve ser feito em equipe

• uma das pessoas deve conhecer os conceitos

básicos de gestão de projetos

A equipe ideal para construir um CANVAS:

• um gerente de projetos com conhecimentos na

área do projeto

• um especialista no negócio

• um especialista no processo de gestão de projetos

da organização que trabalhará criticando o Canvas

construído de maneira positiva

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Para a dinâmica, serão necessários uma boa sala de reunião para a equipe se isolar e os seguintes materiais:

a) folha A1 com o Project Model Canvas b) post-it grande (98,4x149) c) fita crepe d) canetas

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http://www.pmcanvas.com.br/wp-content/uploads/2013/07/ProjectModelCanvasA1.pdf





LEVANDO SEU CANVAS

PARA O PROJECT BUILDER

O PROJECT BUILDER

É um software 100% WEB que tem como diferencial aliar conceitos de Colaboração, Responsabilidade Compartilhada e Simplicidade às técnicas de Gerenciamento de Projetos. A assertividade desta abordagem tem feito com que organizações de diversos setores, portes e níveis de maturidade em gerenciamento de projetos o adotem como ferramenta corporativa. www.projectbuilder.com.br

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Criando um CANVAS no PB

Agora vamos criar uma visão prática de como o software Project Builder pode ser utilizado como suporte à Metodologia PM CANVAS, desenvolvida pelo professor Jose Finocchio (www.pmcanvas.com.br) facilitando o trabalho do gerente de projetos e dos demais envolvidos, principalmente nos Processos de planejamento.

Este guia simula uma operação alinhada com a metodologia, prevendo a utilização para registrado o resultado do planejamento realizado na dinâmica do PM CANVAS . Vale ressaltar que esta abordagem revela apenas algumas das diversas funcionalidades do PB no apoio à Gestão de Projetos.

Caso você não seja cliente da Project Builder você pode solicitar o Trial Aqui e utilizar o Project Builder gratuitamente por 15 dias. Caso você seja um estudante você pode se inscrever no PB Acadêmico Aqui e ter acesso ao software por 6 meses.

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http://www.pmcanvas.com.br/







http://bit.ly/1feHtXq



Passo a

Passo

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Passo 1 – Crie seu projeto em [Projetos >

Novo], preenche no nome do projeto o seu

Pitch.

1.1- Em seguida defina um tipo de objetivo

para o seu projeto (utilizamos essa informação

para classificar a natureza do seu projeto)

1.2 - Insira a Justificativa no campo

Justificativa.

1.3 - Insira o Objetivo Smart no campo

Objetivo.

1.4 – Insira o Produto no

campo Escopo.

1.5 - Insira os Requisitos no

campo Descrição. Clique em

seguida.

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1.6 - Insira as Premissas no

campo Premissas .

1.7 - Insira as Restrições no

campo Restrições . Em seguida

clique em Confirmar.

Passo 2 – A partir da página

Detalhes de Projeto, clique em

[Qualidade > Metas / Nova

Meta], insere no campo meta

Beneficio listado no seu Canvas.

Repita o processo para cada

beneficio listado no Canvas.

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Passo 3 – A partir da página Detalhes de Projeto, clica em [Recursos Humanos > Envolvidos], seleciona para cada pessoa envolvida o tipo de envolvimento dos tipos

Perfil 6 ou 7 para cada um dos Stakeholders inseridos no PM Canvas . Para a

Equipe selecionar cada membro da equipe que deverá ser envolvida com os

Perfis 1, 2, 3 ou 4 e clica em [Confirmar].

Obs: Cada pessoa deve ter sido criada anteriormente no ambiente a partir do menu Pessoas [Pessoas > Nova].

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Passo 3 – o Responsável Elabora a

Estrutura Analítica do Projeto onde será

listada cada uma das entregas do Grupo

de Entregas – clica em [Escopo > Editar

EAP], clica no ícone Novo Componente

(sinal de soma), ao lado da identificação

do projeto, preenche o campo

Componente com um título que o

identifique, tecla [Enter] para inserir mais

componentes de mesmo nível hierárquico

ou clica no ícone Novo Componente na

linha daquele que queira decompor.

Repete estes procedimentos até concluir a

EAP e para salvar clica em [Confirmar].

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Passo 4 – o Responsável registra os Riscos identificados no canvas: a

partir da página Detalhes do Projeto, clica em [Riscos > Novo],

Preenche o campo “Nome” com o título do risco e clica em

[Confirmar]. Figura ao lado.

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o Responsável Define Linha do tempo e Datas das Atividades a partir da EAP,

clica em [Seleciona a ação “Editar Componentes” (no rodapé da lista identada)],

preenche no formulário os campos Duração e Data Início, e clica em [Confirmar].

Passo 5 - o Responsável insere os Custos:

a partir da página Detalhes de cada

componente , clica em [Custos >

Previsão de Custos], preenche as colunas

Valor, Tipo (Materiais, Equipamentos,

etc.) e Descrição para cada item, e clica

em [Confirmar].

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Passo 6 – A partir da página Detalhes de Projeto, clique no ícone do CANVAS E

gera o Relatório do Project Model Canvas.

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VAMOS COLOCAR EM

PRÁTICA?

Para colocar as dicas em prática, esteja atento

às novidades em gestão de projetos, além de

contar com softwares eficientes e uma equipe

bem treinada.

Utilize o Project Builder gratuitamente por 15

dias e veja como sua simplicidade pode ajudar

a promover uma mudança organizacional na

sua empresa

29

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REFERÊNCIA

Finocchio, j; Project Model Canvas

- Gerenciamento de projetos sem

burocracia

Site:


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