guia básico de processoscorporativos do sistema...

1ª Versão

Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

1CNI / Diretoria de Serviços Corporativos

1ª VersãoCNI / Diretoria de Serviços Corporativos

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PROCESSO DE APURAÇÃO DE CUSTOS POR ATIVIDADES

Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

1ª Versão 3CNI / Diretoria de Serviços Corporativos

ÍNDICE

1 - INTRODUÇÃO

2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES

3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO

4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO

4.1 - ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO

5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO

6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL



1 – INTRODUÇÃO

O processo de “Apuração de Custos por Atividades” tem como função prover ás Entidades do Sistema

Indústria com informações de custos de produtos e serviços para a gestão dos negócios.

Este processo tem início na atividade apurar informações e término na atividade encaminhar relatórios de

custos aos interessados.

Os indicadores propostos para sua medição são: índice de recebimento dos arquivos para o fechamento de

custos no prazo definido, índice de apontamentos reprovados no Timesheet e índice de direcionadores

manuais.

As saídas deste processo têm como destinos: as áreas diversas, o processo de precificação e as áreas de

Negócios das Entidades Regionais e Nacionais.


1ª VersãoCNI / Diretoria de Serviços Corporativos

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2 – VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES

Apuração de Custos por Atividades

Gestão de portfólio de produtos e serviços

Portfólio (produtos e serviços)

Gestão da folha de pagamento

Informações de pessoal e encargos

Gestão contábil

Balancete contábil

Gestão da produção

Áreas de Negócio das Entidades Regionais e Nacionais

percentual de esforço de trabalho

Produção

Precificação

Relatórios de custos


Relatórios de custos por produto e serviço


Decisões estratégicas


Áreas Diversas


ORIGEM ENTRADA

PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS

Modelo de Apuração de Custos e Resultados do Sistema Indústria – Manual de Operação

Apuração de Custos por Atividades

INÍCIO FIM

Analisar as informaçõesEncaminhar relatórios

de custos aos interessados

FUNÇÃO: Prover às Entidades do Sistema Indústria com informações de custos de produtos e serviços para a gestão dos

negócios

ÁREA RESPONSÁVEL

Custos

3 – DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO

SAÍDA DESTINO

Gestão de Portfólios

Portfólio (produtos e serviços)

Áreas de Negócio das Entidades Regionais e Nacionais

Gestão da Folha de Pagamento

Informações de pessoal e encargos


Áreas diversasPercentual de esforço de

trabalho

Gestão Contábil

Balancete contábil

Gestão da Produção

Produção

Precificação de produtos e serviços

Áreas diversas



4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO



4.1 – ATIVIDADES CRÍTICASATIVIDADE CRÍTICA 1 – ANALISAR AS INFORMAÇÕES

Gestão da Folha de Pagamento > Informações de Pessoal e Encargos Ação realizada

Conferir se há Empresa nova (1)

Conferir se há Unidade/Centro de Custo novo (2)

Conferir se há Centro de Responsabilidade novo (3)

CHECK-LIST

O seguinte check-list deve ser utilizado para orientar uma análise mínima das entradas no processo, permitindo

encontrar possíveis ajustes necessários de parametrização e antecipar inconsistências no fechamento.

Para os ajustes de parametrização observar no check-list o número indicativo entre parênteses e sua

correspondência na matriz de impacto da página 12.



4.1 – ATIVIDADES CRÍTICASATIVIDADE CRÍTICA 1 – ANALISAR AS INFORMAÇÕES (CONTINUAÇÃO)

Gestão da Folha de Pagamento > Informações de Pessoal e Encargos (CONTINUAÇÃO) Ação realizada

Verificar se todas as áreas que apontam percentual de esforço no timesheet possuem colaborador relacionado

Ajustar lotação divergente do colaborador - folha x realização da atividade (sob solicitação da área que aponta) - Correção RH (5)

Ajustar colaborador que realizou atividade em mais de uma área - distribuir % em cada área (sob solicitação da área que aponta) - Correção RH (5)

Indicar as áreas com ajustes de divergência para solicitar correção no RH para próximo período

CHECK-LIST




Gestão Contábil > Balancete Mensal Ação realizada

Conferir se há Empresa nova (1)

Conferir se há Unidade/Centro de Custo novo (2)

Conferir se há CR novo (3)

Conferir se há conta contábil nova (4)

Conferir se os valores de despesas importados estão negativos

Conferir se os valores de receitas importados estão positivos

Conferir se os valores de despesas importados estão de acordo com o balancete

Conferir após importação se os valores de receitas estão de acordo com o balancete

CHECK-LIST




Gestão da Produção > Produção Ação realizada

Conferir se todos os direcionadores da produção possuem volume no período (origem fonte externa ao timesheet)

CHECK-LIST

Áreas diversas > Apontamento de % de esforço de trabalho e outros direcionadores Ação realizada

Conferir se todas as áreas que devem apontar estão ativas no timesheet

Conferir se todos os direcionadores centralizados, e que dependem de apontamento no timesheet, estão ativosConferir se os apontamentos estão coerentes (não deve ter áreas que apontam seus direcionadores apenas para elas mesmas)

Conferir se todos os apontamentos foram submetidos à análise da área de custos

Aprovar todos os apontamentos

Bloquear apontamento após finalização do prazo de apontamento e aprovação




MATRIZ DE IMPACTO

A seguinte matriz relaciona os itens listados no check-list com necessidades de ajustes na parametrização do

sistema.

MATRIZ DE IMPACTOResponsável: Data:

Parametrização Acces / ETL Parametrização Sollus

Observação

Cadastro de em

presa

Cadastro de Unidade

Cadastro de CR

Cadastro de Conta

Contábil

Cadastro de Objetos

de Custo

Relação De-Parade

Unidade / CR

Relação Ajuste de

Pessoal-Correção RH

Cadastro de Centro

de custo

Cadastro de

Dimensão 2

Cadastro de

Dimensão 1 (Objetos

de Custos Regionais)*

Cadastro de Conta

Contábil

Cadastro de Conta x

Gerencial

Módulo de Atividades

-inclusão de item


-indicação de

direcionador


-inclusão de

alocação*

Módulo de Objetos -

inclusão de item*

Configuração no

timesheet

(1) Empresa nova x x x

(2) Unidade / Centro de Custo novo

x x x x x x x x x

(3) CR novo x x x x x x

(4) Conta contábil nova x x x

(5) Correção RH x x


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4.1 – ATIVIDADES CRÍTICASATIVIDADE CRÍTICA 2 – REALIZAR PROCEDIMENTO PARA APURAÇÃO DE CUSTOS

Verificar se a carga de dados foi realizada corretamente

ENTENDENDO O LOG DE ERROS DE IMPORTAÇÃO:

A seguir relacionamos os erros mais comuns nos procedimentos de

importação e fechamento de custos.1

2

Verificar as informações registradas na tela de importação dos dados.

Caso exista algum registro com erro, clicar no botão log de erros.

1

2

Através do log de erros de importação, deve-se verificar se a carga de dados foi realizada

corretamente. O log de erros do Sollus ABM apresenta marcadores em três cores diferentes. Entendendo o log de erros:

(Verde) indica que os dados foram importados com sucesso (não há erros a serem tratados).

(Amarelo) indica que há alertas na importação. Deve-se verificar o alerta e avaliar se realmente são erros.

(Vermelho) indica que ocorreram erros na importação. Deve-se verificar os erros e corrigi-los

Toda vez que for apresentado um log de erro, após realizar as devidas correções, deve-se importar novamente o arquivo de carga.



1ª Versão

Adotar o procedimento corretivo caso haja alguma inconsistência.

A seguir, os possíveis erros que podem ocorrer quando importamos a planilha de recursos para o Sollus e respectivas tratativas:


Tipo de erro Descritivo

Registros repetidosDuas ou mais linhas da planilha são idênticas. É necessário somar os valores das linhas iguais numa única linha e excluir as demais.

Importados sem nomeNão existe o centro de custo. É necessário que seja feita a parametrização do centro de custo para depois importar o saldo do balancete.

O centro de custo deve ser detalheO recurso está sendo direcionado para um centro de custo consolidador . É necessário direcionar o recurso para um centro de custo detalhe.

A conta contábil deve ser detalheO recurso está sendo direcionado para uma conta contábil consolidadora. É necessário direcionar o recurso para uma conta contábil detalhe.

Conta contábil sem conta gerencial relacionada

Esse erro está ligado à correlação de conta contábil com conta gerencial, ou seja, alguma conta contábil nova cadastrada no sistema Sollus-ABM que não foi relacionada a nenhuma conta gerencial. Ex: conta contábil FGTS relacionada à conta gerencial SALÁRIOS.


4.1 – ATIVIDADES CRÍTICASATIVIDADE CRÍTICA 2 – REALIZAR PROCEDIMENTO PARA APURAÇÃO DE CUSTOS (CONTINUAÇÃO)

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IMPORTAÇÃO DE DIRECIONADORES DE 1º GRAU – VAL_DIRECATIV


Este item de custo não existe

Significa que a atividade em que estamos carregando direcionadores de 1º grau não está registrada no centro de custo. Deve-se:1. Verificar no log de erros o código da atividade e verificar se ela não está cadastrada no Sollus. Caso esteja, verifique se no arquivo

não possui nenhum espaço ou outro problema nas células com tais dados.2. Caso o erro seja decorrente da ausência do registro da atividade na unidade, deve-se verificar se, de fato, a atividade deveria

constar na unidade. Em caso positivo, deve-se cadastrá-la. Em caso negativo deve-se apagar o registro da planilha de carga de dados.

Registros repetidos

Significa que na planilha de carga de dados temos duas linhas repetindo a mesma informação. Deve-se:1. Verificar no log de erros o código da unidade e atividade que estão repetidas;2. Excluir as linhas repetidas no arquivo de cargas;3. Carregar o arquivo novamente;4. Verificar no log de erros se o erro foi corrigido.




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IMPORTAÇÃO DE DIRECIONADORES DE 1º GRAU – VAL_DIRECATIV (CONTINUAÇÃO)


Inserido(s) “x” registro(s) na tabela Cadastro de Centros de Custo (ou atividade, ou direcionador, em qualquer cadastro) –criado “importado sem nome”

Significa que na planilha de carga de dados têm códigos não identificados nos cadastros do Sollus ABM, que consideracomo novo item e insere “importado sem nome” no cadastro correspondente ao indicado no erro.1. Observar no log de erros o código do item e se realmente não está cadastrado no Sollus ABM. Caso esteja, verificar no

arquivo se não possui nenhum espaço ou outro problema nas células com tais dados. No caso de centros de custocom código iniciando com “zero”, observar se o arquivo de carga está com o “zero”, se há erro na codificação.

2. Caso o erro seja decorrente da ausência de registro do item, deve-se verificar se, de fato, esse item existe. Em casopositivo, deve-se cadastrá-lo e realizar todos os passos de parametrização indicados no manual do Sollus ABM. Emcaso negativo, deve-se apagar o registro da planilha de carga de dados e o registro no Sollus ABM indicado no erro(apagar os “importados sem nome”).

O Centro de Custo deve ser Detalhe.

Significa que o código do centro de custo indicado no erro está cadastrado no Sollus ABM como consolidador (pai).1. Verificar no log de erros o código da unidade e no cadastro de centro de custo do Sollus ABM o código do mesmo

centro de custo como detalhe (filho).2. Realizar a correção no arquivo de carga.3. Carregar o arquivo novamente.4. Verificar no log de erros se o erro foi corrigido.

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IMPORTAÇÃO DE DIRECIONADORES DE 2º GRAU – VAL_DIRECATIV E VAL_DIRECOBJ


Este item de custo não existe

Significa que a atividade em que estamos carregando direcionadores de 1º grau não está registrada no centro de custo. Deve-se:1. Verificar no log de erros o código da atividade e verificar se realmente ela não está cadastrada no Sollus. Caso esteja,

verifique no arquivo se não possui nenhum espaço ou outro problema nas células com tais dados.2. Caso o erro seja decorrente da ausência do registro da atividade na unidade, deve-se verificar se, de fato, a atividade

deveria constar na unidade. Em caso positivo, deve-se cadastrá-la. Em caso negativo deve-se apagar o registro da planilha de carga de dados.

Registros repetidos

Significa que na planilha de carga de dados têm duas linhas repetindo a mesma informação. Deve-se:1. Verificar no log de erros o código da unidade e atividade que estão repetidas;2. Excluir das linhas repetidas no arquivo de cargas;3. Carregar o arquivo novamente;4. Verificar no log de erros se o erro foi corrigido.




1ª Versão


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IMPORTAÇÃO DE DIRECIONADORES DE 2º GRAU – VAL_DIRECATIV E VAL_DIRECOBJ (CONTINUAÇÃO)


Inserido(s) x registro(s) na tabela Cadastro de Centros de Custo (ou atividade, ou direcionador, em qualquer cadastro).

Significa que na planilha de carga de dados têm códigos não identificados nos cadastros do Sollus ABM, que consideracomo novo item e insere “importado sem nome” no cadastro correspondente ao indicado no erro.1. Observar no log de erros o código do item e se realmente não está cadastrado no Sollus ABM. Caso esteja, verificar

no arquivo se não possui nenhum espaço ou outro problema nas células com tais dados. No caso de centros decusto com código iniciando com “zero”, observar se o arquivo de carga está com o “zero”, se há erro na codificação.

2. Caso o erro seja decorrente da ausência de registro do item, deve-se verificar se, de fato, esse item existe. Em casopositivo, deve-se cadastrá-lo e realizar todos os passos de parametrização indicados no manual do Sollus ABM. Emcaso negativo, deve-se apagar o registro da planilha de carga de dados e o registro no Sollus ABM indicado no erro(apagar os “importados sem nome”).

O Centro de Custo deve ser Detalhe.

Significa que o código do centro de custo indicado no erro está cadastrado no Sollus ABM como consolidador (pai).1. Verificar no log de erros o código da unidade e no cadastro de centro de custo do Sollus ABM o código do mesmo

centro de custo como detalhe (filho).2. Realizar a correção no arquivo de carga.3. Carregar o arquivo novamente.4. Verificar no log de erros se o erro foi corrigido.



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CÁLCULO - ETAPA 2 – ATIVIDADES E REALOCAÇÃO DE ATIVIDADES E

- ETAPA 3 – OBJETOS E REALOCAÇÃO DE OBJETOS

Verificar e tratar possíveis erros


Atividade sem volume no direcionador

Significa que uma determinada atividade dentro de um centro de custo possui valores de recursos e de primeiro grau, mas não possuiapontamentos de segundo grau.Verificar se de fato não há apontamento de 2º grau. Caso haja, incluir. Caso não tenha:1. Deve-se solicitar à área responsável para zerar o apontamento de primeiro grau destas atividades no timesheet. No entanto,

sempre que este procedimento é efetuado, é necessário verificar se o centro de custo possui alguma outra atividade comapontamentos, caso contrário ocorrerá um erro chamado “Ciclo infinito de alocações na etapa de realocações de atividades”.

2. Caso não seja possível zerar o primeiro grau devido a existência de apenas uma atividade, deve-se criar a atividade “AtividadeTransitória – Apropriação Direta”, alocar os custos para essa atividade e em seguida alocar o destino da atividade para o objeto“Não apontamento”.




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CÁLCULO

Verificar através do log de cálculo se houveram os seguintes erros no processamento das informações:


Ciclo infinito nas realocações

Esse erro acontece quando ficam no centro de custos, apenas atividades "não operacionais" com % de esforço de trabalho (direcionador de 1º grau) (ex. Planejar e gerenciar; Prover apoio administrativo e operacional) - o custo dessas atividades é recirculado dentro da própria área. As outras atividades "operacionais" são àquelas que o centro de custo realiza para outros ou para produtos e serviços - e "jogam" o custo da área para "fora".

Em outras palavras, apenas as não operacionais possuem direcionador de 1º grau e como as outras estão "zeradas"o custo não sai da área, dando o "ciclo infinito".Encaminhado e-mail com explicação e com solução.




1ª Versão

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ANÁLISE SUMÁRIO DO MODELO

Após calcular o modelo, deve-se acessar o “Sumário do Modelo”

Ao visualizar o Sumário do Modelo, as linhas de valores de origem, recursos, atividades eobjetos devem sempre, ter os mesmos valores para considerarmos o custo como fechado.

Caso conste alguma diferença entre os valores de recursos e atividades é provável queexista algum centro de custo sem carga de direcionadores de 1º Grau. Neste caso, deve serprovidenciada a carga de tais direcionadores e recalcular o modelo.

Caso conste alguma diferença entre os valores de atividades e objetos, é provável queexista alguma atividade na qual foi apontado Percentual de esforço de trabalho, porémessa atividade não recebeu carga de direcionadores de 2º Grau. Neste caso, deve-seprovidenciar a carga de dados para tais atividades e recalcular o modelo.

Após providenciados os ajustes necessários ,deve-se recalcular o modelo e novamentevisualizar o Sumário do Modelo, até que os valores sejam os mesmos nos “três pilares” decustos.

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4.1 – ATIVIDADES CRÍTICASATIVIDADE CRÍTICA 3 – GERAR RELATÓRIOS DE ANÁLISES DE CUSTOS

Sinalização de inconsistênciasIncosistência identificada

Produtos e Serviços com "custo" sem produção

Produtos e Serviços com produção sem "custo"

Produtos e Serviços com receita sem "custo"

Produtos e Serviços com receita sem produção

Produtos e Serviços que deveriam ter receita e não possuem


O seguinte check-list traz algumas sinalizações de possíveis inconsistências na informação, que ao assinaladas

como existentes requerem uma análise mais aprofundada da origem que pode ser de parametrização, de erros

de apropriação contábil, de erros de apropriação ou ausência de lançamento de produção e de apontamento de

percentual de esforço. Essa análise pode dar insumos aos planos de ação de ajustes de parametrização, de

procedimentos e de processos.


4.1 – ATIVIDADES CRÍTICASATIVIDADE CRÍTICA 3 – GERAR RELATÓRIOS DE ANÁLISES DE CUSTOS (CONTINUAÇÃO)

Sinalização de inconsistências (CONTINUAÇÃO)Incosistência identificada

Produtos e Serviços que não deveriam ter receita e possuem

Produtos e Serviços com valores repetidos de custos

Produtos e Serviços que não são "oferecidos" pelo Regional com valores de custos

Produtos e Serviços que não possuem "custo", mas deveriam

Atividades importantes do negócio sem custo

Produção com valores divergentes da realidade (muito alto ou muito baixo)



4.1 – ATIVIDADES CRÍTICASATIVIDADE CRÍTICA 3 – GERAR RELATÓRIOS DE ANÁLISES DE CUSTOS (CONTINUAÇÃO)

MATRIZ DE CAPACITAÇÃO DO PROCESSO DE APURAÇÃO DE CUSTOS POR ATIVIDADES

Responsável: Data:

FUNÇÃO

Conhecimentos Específicos

Observação

Conhecimento de metodologias e

práticas de contabilidade de

custos (básico)

Conhecimento Básico da

Metodologia de Custeio ABC

e

Modelo Sistem

a Indústria

Processo de Geração de

informações de RH

Processo de Apropriação da

produção

Conhecimento básico da origem

de dados de produção (quais

sistem

as)

Manual Sollus

Conhecimantodos Dicionários de

Atividades, Direcionadores e

Objetos de Custos

Manual Timesheet

Manual Sollus(Geração de

relatórios)

Capacidade em

elaboração de

relatórios analíticos e

quantitativos

Capacidade em

análise de

relatórios analíticos, quantitativos

e de planos de ação.

Conhecimento intermediário das

atividades realizadas pela

unidade organizacional onde atua

Gestão da Folha de Pagamento x x x

Gestão Contábil x x x

Gestão da Produção x x x

Gestão de TI x x x x

Áreas Diversas x x x x x

Gestão de Custos x x x x x x x x x x x x


A seguinte matriz orienta os conhecimentos específicos e mínimos para todos os envolvidos no processo.


5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE

1Índice de recebimento dos arquivos para o fechamento de custos no prazo definido

(Quantidade de arquivos recebidos no prazo / quantidade de arquivo necessários ao fechamento) x 100

Prazo %Maior,Melhor

Mensal

2

Índice de apontamentosreprovados no Timesheet(obs: quanto mais reprovações, mais necessidade de ajuste da informação, menos eficiente é o processo)

(Quantidade de reprovações / Quantidade de apontamentos

realizados) x 100Qualidade %

Menor,Melhor

Mensal

3Índice de direcionadores manuais

(Quantidade de direcionadores apontados no timesheet /

Quantidade de direcionadores usados no modelo) x 100

Qualidade %Menor,Melhor

Mensal

COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO?

FUNÇÃO DO PROCESSO: Prover as entidades do Sistema Indústria com informações de custos para a gestão dos negócios .



6 – EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL

Elionara Gonçalves Dias Hoehne – Gerente Executivo de Planejamento, Estudos e Orçamento

Alexandre Carvalho Romancini – Gerente de Orçamento e Estudos Corporativos

E-mail: [email protected]

Telefone: (61) 3317-9259

Em caso de dúvidas e sugestões:

Suedi Correia Alves de Souza Borges – Analista de Planejamento


Telefone: (61) 3317-9447

Fabiana Manzato Reder – Analista de Planejamento


Telefone: (61) 3317-9290


mailto:[email protected]



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