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UNIDAD 4 . ANÁLISIS DEL SISTEMA.  Determinación y Especificación de requerimientos Los analistas al trabajar con los empleados de la empresa, deben estudiar el proceso que se efectúa actualmente para así poder contestar las preguntas claves de esta fase.  ¿Qué y cómo se está haciendo?  ¿Qué tan frecuentemente ocurre?  ¿Qué tan grande es la cantidad de transacciones?  ¿Existe algún problema?, si el problema existe  ¿Qué tan serio es y cuál es su principal causa? Para que el analista pueda contestar estas preguntas deberá hablar con diferentes grupos de empleados para así recabar diferente opiniones sobre las causas por las que se originan las cosas. Los métodos de recolección pueden ser cuestionarios a grupos de personas o individuales, también se requiere estudiar los manuales y reportes, observar los comportamientos y actividades, recabar formas y documentos para entender los procesos. Una vez, recopilada la información, los analistas estudian los requerimientos para identificar las características del nuevo sistema. Cuando los analistas comienzan a trabajar sobre un proyecto de sistemas de información, tienen que profundizar en un área de la Organización, de la cual tienen poco conocimiento. Del trabajo del analista se espera que se produzca una mejora en el sistema. Así que el analista debe ser capaz de: a) Aprender los detalles y procedimientos del sistema en uso. b) Prever necesidades futuras de la Organización, en función del crecimiento, cambios futuros en el sector, introducción de nuevas tecnologías etc. c) Documentar detalles del sistema actual para su comprensió n y discusión por otros profesionales de la organización. d) Evaluar la efectividad y eficienci a del sistema actual y sus procedimientos. e) Recomendar modificaciones del sistema actual, o proponer un nuevo sistema completo, justificándolo en cada caso. f) Documentar las características del nuevo sistema con un nivel de detalle que permita comprender a otros sus componentes. g) Fomentar la participaci ón de gerentes y empleados en todo el proceso.  A todas estas tareas, se les une la de cumplir los plazos establecido s. De modo que una de las claves del éxito será la de estructurar el proceso para el desarrollo del nuevo sistema.

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UNIDAD 4. ANÁLISIS DEL

SISTEMA. 

Determinación y Especificación de requerimientosLos analistas al trabajar con los empleados de la empresa, deben estudiar el

proceso que se efectúa actualmente para así poder contestar las preguntas claves deesta fase.

  ¿Qué y cómo se está haciendo?  ¿Qué tan frecuentemente ocurre?  ¿Qué tan grande es la cantidad de transacciones?

  ¿Existe algún problema?, si el problema existe  ¿Qué tan serio es y cuál es su principal causa?

Para que el analista pueda contestar estas preguntas deberá hablar con diferentesgrupos de empleados para así recabar diferente opiniones sobre las causas por las quese originan las cosas. Los métodos de recolección pueden ser cuestionarios a grupos depersonas o individuales, también se requiere estudiar los manuales y reportes, observarlos comportamientos y actividades, recabar formas y documentos para entender losprocesos. Una vez, recopilada la información, los analistas estudian los requerimientospara identificar las características del nuevo sistema.

Cuando los analistas comienzan a trabajar sobre un proyecto de sistemas deinformación, tienen que profundizar en un área de la Organización, de la cual tienen poco

conocimiento. Del trabajo del analista se espera que se produzca una mejora en elsistema. Así que el analista debe ser capaz de:

a) Aprender los detalles y procedimientos del sistema en uso.b) Prever necesidades futuras de la Organización, en función del crecimiento,

cambios futuros en el sector, introducción de nuevas tecnologías etc.c) Documentar detalles del sistema actual para su comprensión y discusión por otros

profesionales de la organización.d) Evaluar la efectividad y eficiencia del sistema actual y sus procedimientos.e) Recomendar modificaciones del sistema actual, o proponer un nuevo sistema

completo, justificándolo en cada caso.

f) Documentar las características del nuevo sistema con un nivel de detalle quepermita comprender a otros sus componentes.

g) Fomentar la participación de gerentes y empleados en todo el proceso.

 A todas estas tareas, se les une la de cumplir los plazos establecidos. De modoque una de las claves del éxito será la de estructurar el proceso para el desarrollo delnuevo sistema.

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Requerimiento.

En la ingeniería de sistemas, un requerimiento es una necesidad documentadasobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o servicio. Se usa en un sentidoformal en la ingeniería de sistemas o la ingeniería de software.

En la ingeniería clásica, los requerimientos se utilizan como datos de entrada en laetapa de diseño del producto. Establecen QUÉ debe hacer el sistema, pero NO CÓMOhacerlo.

La fase del desarrollo de requerimientos puede estar precedida por una fase deanálisis conceptual del proyecto. Esta fase puede dividirse en recolección derequerimientos de los inversores, análisis de consistencia e integridad, definición entérminos descriptivos para los desarrolladores y un esbozo de especificación, previo aldiseño completo.

¿Qué es un Requerimiento?

  Condición o capacidad que un usuario necesita para poder resolver un problema olograr un objetivo (IEEE).  Condición o capacidad que debe exhibir o poseer un sistema para satisfacer un

contrato, estándar, especificación, u otra documentación formalmente impuesta(IEEE).

  Una condición o capacidad que debe ser conformada por el sistema (RUP).  Algo que el sistema debe hacer o una cualidad que el sistema debe poseer

(Robertson -Robertson).Tipos de Requerimientos.

En ingeniería de sistemas existen tres tipos de requerimientos.

  Un requerimiento funcional  puede ser una descripción de lo que un sistema debehacer. Este tipo de requerimiento específica algo que el sistema entregado debeser capaz de realizar.

  Un requerimiento no funcional : de rendimiento, de calidad, etc.; especifica algosobre el propio sistema, y cómo debe realizar sus funciones. Algunos ejemplos deaspectos solicitables son la disponibilidad, el testeo, el mantenimiento, la facilidadde uso, etc.

  Otros tipos de limitaciones externas, que afectan en una forma indirecta alproducto. Estas pueden ir desde la compatibilidad con cierto sistema operativohasta la adecuación a leyes o regulaciones aplicables al producto.

Una colección de requerimientos describe las características o atributos delsistema deseado. Se omite el cómo debe lograrse su implementación, ya que esto debeser decidido en la etapa de diseño por los diseñadores.

En la ingeniería de software se aplica el mismo significado, sólo que el énfasisestá puesto en el propio software.

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Características de los Requerimientos.

Los requerimientos bien formulados deben satisfacer varias características. Si nolo hacen, deben ser reformulados hasta hacerlo.

  Necesario : Lo que pida un requerimiento debe ser necesario para el producto.

  No ambigu o : El texto debe ser claro, preciso y tener una única interpretaciónposible.  Conciso : Debe redactarse en un lenguaje comprensible por los inversores en

lugar de uno de tipo técnico y especializado, aunque aún así debe referenciar losaspectos importantes

  Consistente : Ningún requerimiento debe entrar en conflicto con otro requerimientodiferente, ni con parte de otro. Asimismo, el lenguaje empleado entre los distintosrequerimientos debe ser consistente también.

  Completo : Los requerimientos deben contener en sí mismos toda la informaciónnecesaria, y no remitir a otras fuentes externas que los expliquen con más detalle.

  Alcanzable : Un requerimiento debe ser un objetivo realista, posible de ser

alcanzado con el dinero, el tiempo y los recursos disponibles.  Veri f icable : Se debe poder verificar con absoluta certeza, si el requerimiento fue

satisfecho o no. Esta verificación puede lograrse mediante inspección, análisis,demostración o testeo.

Estas características suelen ser subjetivas, es decir, no pueden ser calculadas deforma automática por ningún sistema. Por ello, se tiende a medir otras métricas oindicadores que sí que pueden ser calculados de forma automática y que, de algún modo,pueden sustituir o mapear con esta lista de características.

Determinación de requerimientos

Determinar requerimientos consiste en estudiar un sistema para conocer cómotrabaja y donde es necesario efectuar mejoras.

Un requerimiento es una característica que debe incluirse en el nuevo sistema.Esta puede ser la inclusión de determinada forma para capturar o procesar datos, producirinformación, controlar una actividad de la empresa o brindar soporte a los directivos.

Los analistas de sistemas no trabajan como directivos o empleados de losdepartamentos de usuarios, no tiene los mismos conocimientos, hechos y detalles que losusuarios y directivos de estas áreas. Por lo tanto el primer paso del analista escomprender la situación.

El primer paso del analista es comprender la situación actual.

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Actividades de la Determinación de Requerimientos

a. Anticipación de Requerimientos

Prever las características del sistema con base en la experiencia previa. Estopuede llevar al analista a investigar áreas y aspectos que de otra forma no serían

tomados en cuenta.La experiencia permite anticipar requerimientos para el nuevo sistema.

b. Investigación de Requerimientos

Estudio y documentación del sistema actual utilizando para ello técnicas parahallar hechos, análisis de flujos de datos y análisis de decisión.

Es la actividad más importante.

c. Especificación de Requerimientos

 Análisis de los datos que describen el sistema para determinar qué tan bueno es

su rendimiento, qué requerimientos deben satisfacer y las estrategias para alcanzarlos.

Investigación de Requerimientos. 

Los analistas estructuran su investigación en base a 4 preguntas:

i. ¿Cuál es el pr oc eso bási co de la empresa?

Las siguientes preguntas se utilizan para adquirir la comprensión necesaria:

  ¿Cuál es la finalidad de esta actividad en la empresa?  ¿Qué pasos se siguen para llevarla a cabo?

  ¿Dónde se realizan estos pasos?

  ¿Quiénes los realizan?  ¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlos?  ¿Con cuanta frecuencia lo hacen?  ¿Quiénes emplean la información resultante?

i i . ¿Quédato s util i za o pro du ce este pro ceso ?

Este paso consiste en detectar qué datos se utilizan para llevar a cabo cadaactividad.

i i i . ¿Quéfrecuenc ia y volumen de pro ceso existe?

Los analistas deben investigar con cuanta frecuencia se repite una actividad. Esto

cambia mucho dependiendo de la actividad ya que por ejemplo el pago de la nómina serepite mensualmente o semanalmente pero el pago de impuestos es anualmente.

La manera más fácil de obtener esta información es identificar el objetivo de laactividad, es decir, cuál es la causa de la actividad.

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El volumen de los procesos puede aumentar el tiempo de realización de lasactividades, es decir la cantidad total de pasos que puede constar una actividad puedegenerar problemas aun ocurriendo con poca frecuencia.

iv. ¿Quécontr oles util i za para su realización?

La falta o debilidad de los controles es un descubrimiento importante en cualquierinvestigación del sistema. El analista debe examinar los métodos de control preguntando:

  ¿Quién se encarga de comparar lo realizado con los estándares?  ¿Cómo se detectan los errores?  ¿Cómo se corrigen los errores?

Respuestas concisas a estas preguntas proporcionan un conocimiento amplio deuna actividad en particular y muestra también su objetivo. Pero analista no se detiene ahí,todavía no existe información para comprender en su totalidad la actividad; más bien loque se tiene son los antecedentes que permiten a los analistas formular preguntas más

detalladas.

Durante la investigación de requerimientos, debemos identificar muy claramentelos siguientes elementos:

  procesos  flujos de datos entre procesos

  datos de cada flujo de datos  almacenes de datos

  datos de los almacenes de datos.

Para ello el cuestionario que se aplica debe requerir la siguiente información:

  Nombre de la entidad  Nombre los campos

  Descripción  Fuente y sensibilidad (= seguridad)  Valor o importancia de los datos

  Relaciones de los campos y entidades  Criterio de retención y almacenamiento.

Obs.:

Preguntas clásicas para una determinación de requerimientos.

I. Preguntas generales:  ¿Cuántos empleados laboran para la organización en el área que se pretende

desarrollar el sistema?; o sea, ¿cuántos tienen relación directa con el proyecto quese está investigando?

  ¿Cuáles son las personas claves en el sistema? ¿Por qué son importantes?

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  ¿Existen obstáculos o influencias de tipo político que afectan la eficiencia delsistema?

  ¿Existen manuales de procedimientos, políticas o lineamientos de desempeñodocumentados oficial o no oficialmente? Si los hay, ¿Se cumplen en forma cabalen el 100% de las ocasiones?, es decir, ¿se respetan dichos procedimientos?

  ¿Existen métodos para evadir el sistema?, ¿Por qué se presentan?  ¿Qué áreas necesitan un control específico?  ¿Qué criterios se emplean para medir y evaluar el desempeño?

Por otra parte:

  ¿Existen actividades que considere podrían mejorarse?, ¿De qué manera?  ¿Tiene alguna idea de actividades que podrían implementarse para mejorar el

rendimiento del sistema en general?

II. Determinación de procesos:  ¿Cuáles son las principales actividades que se realizan en la organización y que

tienen relación con el proceso que se está modelando?

III. Descripción de cada proceso identificado  ¿Qué es lo que da inicio a la actividad?

  ¿Cuál es el objetivo de la misma?  ¿Cuánto tiempo se tarda en realizarla?

  ¿Qué retrasos ocurren o pueden ocurrir?  ¿Qué métodos se emplean para medir y evaluar el desempeño de esta actividad?  ¿Se toman precauciones específicas de seguridad para la protección contra

alguna actividad impropia que se pudiera presentar?  ¿Qué tan frecuente es el ciclo con el que se desarrolla dicha actividad?  De acuerdo al ciclo con el que se presenta la actividad, ¿Cuál es el volumen de

información que aquí se procesa?  ¿Qué pasos, sub-procesos, o funciones constituyen la actividad? (describir la

actividad paso a paso)

  ¿Existe algún tipo de control desarrollado en el proceso en cuestión?

IV. Determinación de datos (flujos y contenido de los flujos) - hacer la pregunta porcada proceso o actividad identificada.

  ¿De dónde proviene la información que se utiliza en esta actividad? (fuentes)  ¿Cuáles son específicamente los datos que recibe esta actividad? (detalles de

flujos)

  ¿De qué manera ingresan a este proceso? (flujos)  ¿Qué tablas de referencia y diagramas u otros datos intervienen en la actividad?

(documentación involucrada)

  ¿Qué información se genera en esta actividad? (producto de la actividad)

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  El resultado identificado anteriormente producto de los datos que se procesan¿Hacia qué o quién van dirigidos?-persona o entidad- (destinos)

  ¿Con qué finalidad la utilizan?  ¿Cuáles datos se conservan o almacenan en este proceso? Y ¿en qué forma

quedan almacenados?

  ¿Existe información que se genera pero que no es utilizada nunca por nadie?(partes extrañas)

Para cada dato identificado:

  ¿Qué formato posee cada dato que interviene en esta actividad?

  ¿Para qué es usado?  ¿Se interpone algún tipo de seguridad para la verificación de la veracidad del dato

en mención?  ¿Qué tan importante es dicho dato?  ¿Por cuánto tiempo es importante mantener el dato en el sistema?

Por otra parte, si el sistema que se está investigando es para el soporte dedecisiones se deben, además de las anteriores, formular otras preguntas para determinarlos requerimientos de las decisiones, un esbozo de las mismas bien podría ser:

  ¿Qué información se usa para tomar la decisión?  ¿Cuál es la fuente de esa información?

  ¿Qué sistemas transaccionales producen los datos utilizados en el proceso dedecisión?

  ¿Qué otros datos son necesarios y no es posible obtener del procesamiento de

transacciones?  ¿Qué datos se originan en fuentes externas a la organización?  ¿Cómo se deben procesar los datos para producir la información necesaria?

  ¿Cómo debe presentarse la información?

Una vez que se tenga recopilado el conjunto de hechos que se generan conrelación al sistema que estamos modelando, es posible dar una especificación derequerimientos, mediante como se dijo un análisis de los datos obtenidos durante larecopilación de hechos. Es después de esto entonces, que se puede ya dar un conjuntode requerimientos que nos servirán para modelar el sistema mediante un DFD y del quesurge el diagrama E-R.

Método de trabajo para la recopilación de información

La recopilación de información, especialmente en un sistema grande y complejo,puede ser una tarea ardua. La información se debe reunir siguiendo un caminoorganizado para asegurar que no hay redundancias y que se recogen todos los detallesdel sistema. Para ello se debe consultar a todos los usuarios para asegurarse de que todoproblema del sistema, necesidad de usuario y objetivo está identificado. La búsqueda se

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debe hacer de tal forma que se eviten los trabajos repetitivos y que un mismo usuario nosea interrogado por diferentes analistas pidiendo la misma información.

Una de las actividades más importantes para los participantes en desarrollo desistemas de información automatizados es la obtención de información que permitacomprender el esquema de trabajo en donde se encuentra el sistema, por lo que, esnecesario identificar dónde y cómo es posible obtenerla. El dónde, se refiere a los lugaresen los cuales se encuentra disponible y que denominaré fuentes que pueden ser internaso externas al organismo y, el medio, son los instrumentos a través de los cuales esposible recopilarla.

Las fuentes de información se pueden clasificar en internas y externas, lasprimeras, se encuentran disponibles dentro de la organización y las segundas, se refierena las fuentes de información que pueden ser localizadas fuera de la misma.

Fuentes de información internas

Información verdaderamente útil en el desarrollo de sistemas de informaciónautomatizados, se encuentra en las siguientes fuentes:

1) Sistema Actu al.

El sistema actual es la fuente más importante de información para los involucradosen el desarrollo de los sistemas de información automatizados. A pesar del costo y tiemporequeridos para obtener información acerca de su funcionamiento, presenta las siguientesventajas:

  Conocerlo, permite al analista definir si el sistema es correcto, si solamenterequiere de pequeñas modificaciones, si requiere de importantes cambios o bien,si es necesario sustituirlo totalmente.

  Al adentrarse en el funcionamiento del sistema actual el analista puede generarideas para el diseño.

  Se conocen a profundidad, los recursos humanos, materiales y de equipo con loscuales es posible implementar el nuevo sistema. Además de la formaciónintelectual del elemento humano (Know how)).

  En la fase de implementación facilita las pruebas ya que el analista sabe cómoeran las cosas.

  Permite comparar el nuevo sistema con el anterior, establecer sus similitudes y decon conocimiento, evitar la reacción negativa al cambio.

2) Personas.El recurso humano relacionado directamente con el sistema es el más capacitado

para opinar sobre las fallas o beneficios de los procedimientos y por tanto, el que puedeofrecer posiblemente las mejores opiniones sobre las mejoras necesarias al sistemaactual. Por otra parte, el elemento humano involucrado indirectamente con el sistemaactual puede aportar consideraciones importantes sobre el ambiente que rodea alsistema.

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3) Otros sistem as.

Los sistemas dentro de la organización que puedan relacionarse con el nuevosistema, proporcionan información sobre las características de los estándares de diseñoque el sistema deberá adoptar, así también pueden aportar información valiosa en la fasede análisis para conocer las políticas institucionales respecto a hardware, software y

recursos humanos.

4) Documentos y archivos.

En todas las organizaciones, existen por escrito elementos que pueden permitir alanalista establecer el diseño del nuevo sistema en un marco acorde con el funcionamientode la organización. Estos elementos pueden ser reglamentaciones, políticas, estructuraorganizacional, procedimientos, descripción de funciones, etc. todos ellos generalmentese encuentran en forma de manuales o reglamentos, los cuales es conveniente solicitarpara su análisis desde la fase inicial del desarrollo de sistemas.

Los archivos integran documentalmente toda la información que se maneja en un

área de trabajo. El analista de sistemas, debe recurrir a los archivos para obtenerinformación sobre el desarrollo normal del trabajo del área en estudio, conociendo losformatos usados, verificando su llenado, analizando sus problemas, etc.

Fuentes de información externas.

Otros sistemas similares al que se piensa desarrollar, los proveedores, losclientes, los distribuidores, los cursos o los libros, pueden ser fuentes de informaciónvaliosa para el diseño del sistema considerando que son algunos de los involucrados enlas operaciones de la organización y por tanto los que cuentan con información valiosapara ser considerada.

1) Otros Sistemas.Puede tenerse conocimiento de sistemas similares al que se encuentra en estudio,estos sistemas pueden proporcionar información sobre factores importantes a considerartanto en el análisis como en el diseño del sistema. Aunque no debe perderse de vista quelos sistemas se diseñan de acuerdo con las condiciones propias de cada organización.

2) Proveedores , cl ientes y distr ib uido res.

Tanto proveedores como distribuidores y clientes son personas relacionadas conlos procesos que se realizan en la organización, además de que en el caso de clientes ydistribuidores son los que reciben el servicio final de la organización, por tanto, puedenemitir opiniones interesantes y que sirvan de apoyo al analista sobre fallas o sugerencias

de mejoras que podría contemplar el nuevo sistema.3) Libros e inst ruct ivos.

Los libros en los cuales algunos estudiosos de la materia presentan sugerenciassobre determinados sistemas o sugerencias en base a su experiencia, pueden aportarinformación valiosa para desarrollar mejor la tarea del analista. Adicionalmente, todas lasmáquinas al adquirirse, proporcionan instructivos sobre su uso los cuales son otra fuente

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de información con la cual se puede conocer con facilidad el equipo o softwareactualmente en uso así como sus principales características.

4) Curso s o Seminarios.

Cuando el analista de sistemas acude a cursos o seminarios sobre el tema, puedecontar con información valiosa que le permita desarrollar su trabajo de maneraestructurada y por tanto con mayor facilidad.

Medios para la recopilación de Información.

Hasta aquí, se han considerado las fuentes de información más relevantes para elanalista de sistemas. Sin embargo, es necesario señalar los medios a través de los cualesla información puede ser recopilada de entre estas fuentes, los cuales pueden sedescriben en las siguientes líneas.

I. Revisión de Documentos.

Uno de los medios más importantes de recolección de datos, es la revisión tantode manuales, como de formas, procedimientos y en general de cualquier documento quecontenga información relevante para el desarrollo del sistema. La revisión de documentosprovee de información sobre errores que se cometan en los procesos normales de trabajoy sobre las tareas que no se terminen por lentitud en el desempeño del trabajo. Losdocumentos pueden ser revisados en su contenido cuantitativa y cualitativamente,algunos ejemplos de los primeros son: informes financieros, informes de desempeño; larevisión cualitativa puede hacerse a memorandos, avisos y manuales que ofreceninformación sobre la ideología de la institución. En esencia este medio permite obtenerinformación acerca de lo que es en contraposición a lo que debería ser.

a) Formularios

Los formularios son transportes de datos y existen en todas las formas y tamaños.Se usan para muy diversos propósitos, por ej.: pedidos de provisiones para un

restaurante, saldo de una cuenta bancaria, informe de fabricación de ciertos artículos,solicitudes de inscripción, actas de exámenes, etc.

Se debe obtener una copia de cada formulario usado en el sistema, ya sea que seorigine dentro o fuera de la organización. El mejor modo de ver cómo se usa unformulario, es obtener una copia del formulario vacío y otro lleno.

De cada formulario se debe conocer:

  ¿Cuál es el objetivo del formulario?  ¿Quién lo llena?

  ¿Dónde es enviado? ó ¿De dónde viene?  ¿Quién usa el formulario?

  ¿Qué autoridad lleva?

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b) Muestreo

Esta técnica consta de reunir sólo un conjunto representativo de los datos. Porejemplo, en lugar de observar a 75 empleados llenando pedidos en una hora, tome unamuestra de 3 o 4 de ellos. O en casos de salidas impresas de mucho volumen, tal comofacturas a clientes, podría reunir una muestra al azar de algunas de ellas.

Es apropiada cuando hay un gran volumen de datos. Puede ser muy costosocontrolar todos los datos, pero la misma información puede obtenerse usando muestreo.Saber cuánto y qué dato seleccionar es un trabajo para especialistas que usan técnicasestadísticas.

II. Entrevista.

La entrevista es un medio de obtener información de las personas conocedoras através de preguntas que propone el entrevistador, dicho de otra manera, es unintercambio de información cara a cara, con un propósito específico.

En el desarrollo de sistemas, la entrevista es el medio más significativo yproductivo del que disponen los participantes en la recolección de información, además,tiene la ventaja de permitir que el analista entre en contacto desde el principio con laspersonas involucradas en el uso del sistema y establezca relaciones de simpatía conellas, lo cual es benéfico para el desarrollo del estudio.

Como todo trabajo, el entrevistador debe planificar la entrevista antes de realizarlay contemplar al menos los siguientes puntos:

1. Análisis de antecedentes2. Determinación del objetivo de la entrevista3. Selección de entrevistados

4. Preparación del entrevistado5. Selección y tipo de preguntas: Las entrevistas pueden efectuarse

estructuradamente o no.

Tipos de Entrevistas:

a. Entrevista estructurada: se refiere a que previo a la realización de laentrevista, el entrevistador prepare la lista de preguntas que se van aproponer.

b. Entrevista no estructurada: se refiere a que la entrevista se efectúe demanera libre, en forma de plática durante la cual el entrevistador permitiráque espontáneamente surja el tema de su interés.

Las ventajas y desventajas que presentan cada una de éstas alternativas son:

Entrevista No Estructurada.

Ventajas

  El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas.

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  El entrevistador puede explotar áreas que surgen espontáneamente durante laentrevista.

  Puede producir información sobre áreas que se minimizaron o en las que no sepensó que fueran importantes.

Desventajas  Los entrevistadores pueden introducir sesgos en las preguntas o al informar de los

resultados.

  Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde como delentrevistador.

  El análisis e interpretación se dificulta y requiere de tiempo.

  En general se necesita de más tiempo para su desarrollo.

Entrevista Estructurada.

Ventajas.

  Asegura la elaboración uniforme de las preguntas para todos los que van aresponder.

  Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador.  Fácil de administrar y evaluar. Los que responden pueden no aceptar un alto nivel

en la estructura y el carácter mecánico de las preguntas.  Resulta en entrevistas más cortas en tiempo.  Evaluación más objetiva tanto de quienes responden como de las respuestas a las

preguntas.

Desventajas  Alto costo de preparación  Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas las situaciones.  El alto nivel de la estructura reduce responder en forma espontánea, así como la

habilidad del entrevistador para continuar con comentarios hacia el entrevistado.

Cuando la entrevista es estructurada, es conveniente ocuparse del tipo depreguntas a usar las cuales dependiendo de la forma en que se espera una respuestapueden ser: abiertas, cerradas o mixtas. En las primeras, la respuesta se expresalibremente (son útiles para explorar el problema), en las segundas, la respuesta sepresenta en forma opcional de entre una serie de alternativas propuestas y por último el

tercer tipo es una combinación de las dos anteriores.Obs.:

 A continuación se describen algunos factores a considerar Antes, Durante yDespués de realizar una entrevista:

Antes d e La Entrevista.

1. Organizar y preparar la entrevista considerando:

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a. La posición que ocupa en la organización el futuro entrevistadob. Las actividades básicas y responsabilidades del futuro entrevistadoc. Preparar las preguntas que van a plantearse y los documentos de apoyo

necesarios.

2. Confirmar la cita3. Conseguir que alguien lo introduzca.4. Llegar temprano.5. Vestirse adecuadamente

Durante la Entrevis ta.

1. Al efectuar la entrevista tomar en cuenta los siguientes pasos :a. Comenzar por presentarse y señalar la naturaleza del proyecto sobre el

cual se está trabajando, sus propósitos y sus objetivos.b. Explicar la función del analista y lo que se espera del entrevistado

2. En relación al comportamiento del entrevistador durante el desarrollo de la

entrevista se recomienda:a. Ser un buen escucha. Escuchar atentamente y no anticiparse a las

respuestas. Dejar hablar al entrevistado.b. No probar reacciones.c. No creer que sabe más que el entrevistado porque el experto es él.d. Evitar terminología técnica, como por ejemplo hablar de cerebros

electrónicos, sistemas operativos, UNIX, LINUX, memoria RAM, campos dela base, SQL, compilar, etc.

e. Conservar el control de la entrevista evitando divagaciones y comentariosal margen de las preguntas.

f. Evitar externar opiniones o críticas cuando se encuentren fallas odeficiencias.g. No juzgar los hechos.h. Evitar dar sugerencias.i. No tomar decisiones.

 j. No entrar en polémica con el entrevistado.k. Seguir las reglas de cortesía y de trato amable como: ser puntual, cortés,

calmado, paciente, profesional, mostrar interés fijando la vista en elentrevistado, preguntar cuando no se entienda algo, ser amigable (pero nodemasiado).

l. No despreciar el trabajo del entrevistado ni humillarlo presentándole formas

complejas y desconocidas para él o cuestionarios con tecnicismos.m. Si el entrevistado externa fatiga o inquietud, dar por terminada la entrevista

aunque no de manera cortante.3. Al final de la entrevista resumir para confirmar la información con el entrevistado y

verificar que se han considerado todos los temas preparados.4. Expresar al entrevistado agradecimiento por la ayuda proporcionada, concertar

una nueva cita o bien, dejar la puerta abierta de ser necesario.

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5. Ofrecer al entrevistado el resumen de la entrevista.

Después de la En trev is ta.

1. Escribir lo recopilado, analizarlo y obtener conclusiones2. Verificar si hay confusiones.3. Reportar los resultados y enviar una copia al entrevistado solicitando su

confirmación, correcciones o adiciones.4. De ser necesario solicitar nuevamente cita.5. Archivar los resultados de la entrevista para referencias posteriores.

III. Cuestionario.

El cuestionario es una técnica que permite recoger opiniones, posturas, conductasy características de personas o situaciones a través de un conjunto de preguntasformalizadas en un documento. Las preguntas pueden ser abiertas, cerradas o mixtas (verentrevista). En el desarrollo de sistemas, el uso del cuestionario es limitado a aquellos

casos en los que la entrevista no puede ser utilizada debido a la distancia física o bien,cuando el grupo del cual se obtendrá la información es numeroso (grupo de vendedores)o como posible medio de verificación de la información obtenida por otros medios.

Obs.:

En la elaboración de un cuestionario, es necesario definir:

1. Qué datos se desean conocer (Objetivo) y quiénes son las personas máscalificadas para proporcionarlos.

2. Seleccionar el tipo de preguntas más adecuadas: abiertas, cerradas o mixtas.

3. Desarrollar un conjunto de preguntas (considerando la forma de análisis de lasrespuestas (tabulación manual o electrónica)).4. Revisar el cuestionario para encontrar fallas o defectos como pueden ser :

a. Interrogantes innecesariasb. Preguntas que puedan malinterpretarsec. Preguntas que no se puedan responderd. Preguntas que llevan a determinada respuestae. Preguntas mal establecidas que lleven a varias respuestasf. Falta de opciones en preguntas cerradasg. Desorden en la secuencia de preguntas

h. Falta de espacio para responderi. Tendencia central, indulgencia y efecto de halo al usar escalas

5. Probar el cuestionario6. Analizar las respuestas del grupo de prueba y realizar correcciones7. Realizar cambios finales de edición y de presentación.8. Aplicar el cuestionario considerando :

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a. Distribuir el cuestionario de ser posible con los nombres de cada persona(solamente si la información no implica compromisos).

b. Distribuir el cuestionario con una explicación del propósito del mismo, asícomo del uso que se dará a las respuestas y si es necesario especificar elcarácter confidencial de las respuestas.

c. Agradecer la sinceridad de las respuestas remarcado la importancia de lasmismas.d. Considerar de ser necesario instructivo para el llenado del cuestionario.e. Establecer de forma amable el tiempo límite para la devolución del

cuestionario.

9. Codificar y capturar la información.10. Analizar la información recopilada

IV. Observación.

La observación es una técnica que permite obtener información en forma directa através del sentido de la vista. Permite al observador determinar qué se está haciendo,cómo se está haciendo, quién lo hace, cuándo se realiza, cuánto tiempo ocupa enrealizarse, dónde se hace y por qué se hace.

La observación, brinda información al observador acerca de las diferencias entre loque debería suceder de acuerdo con los procedimientos normales de operación, controlesestablecidos, requisición de formas y período de tiempo para la realización de algunatarea en particular y lo que realmente ocurre como puede ser: retraso al hacer el trabajo,etapas de procedimientos omitidas, trabajo extra innecesario, documentos malrequisitados, información manejada de memoria, información sin archivar, etc.

Existen varios métodos de llevar a cabo la observación. Se puede observar algunapersona o actividad sin que el observado se dé cuenta y sin que el observador realiceninguna interacción con el observado, también se puede observar sin intervenir elobservador pero con pleno conocimiento por parte del observado y por último, se puedeobservar y a la vez estar en contacto con la persona observada.

Obs.:

Para obtener mejores resultados del proceso de observación, es convenienteconsiderar los siguientes lineamientos:

1. Determinar lo que se va a observar2. Estimar el tiempo necesario de observación3. Obtener autorización para efectuar la observación (por parte del jefe)4. En su caso, explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a llevar

a cabo y las razones para hacerlo.5. Desarrollar la observación considerando:

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a. Familiarizarse con los componentes físicos del área en observaciónb. Mientras se observa, tomar el tiempo en forma periódicac. Anotar lo que se observa de manera específica evitando generalidades y

descripciones vagas (ser objetivo).d. Si se está en contacto con las personas observadas, evitar hacer

comentarios de cualquier tipo.e. Observar las reglas de educación y seguridad en su caso.

6. Documentar y organizar formalmente las notas de la observación.7. Es conveniente, revisar al final de la observación, los resultados y conclusiones de

la misma tanto con las personas observadas como con sus superiores inmediatos.

Como un comentario general, a las personas no les gusta ser observadas por locual tienden comportarse de manera distinta a la que normalmente lo hacen, por ello, serecomienda que la observación se utilice conjuntamente con algún otro medio derecopilación de datos como puede ser la entrevista (con la finalidad de prepararla o bien,

de estructurarla).

La observación es costosa ya que requiere de tiempo y experiencia por parte delobservador.

En realidad la observación es más efectiva cuando se realiza en niveles operativosya que en éstos niveles las actividades que se realizan son de tipo repetitivo ygeneralmente no involucran el proceso de decisión el cual es a veces es más fácil deentender a través de otros medios como por ejemplo el de la entrevista.

Especificación de Requerimientos.

Es un proceso de representación que está basado en los siguientes principios:

  Separar funcionalidad de implementación: la especificación es una descripción delo que se desea, en vez de como se implementa.

  Se necesita un lenguaje de especificación de sistemas orientado al proceso, quees un modelo de comportamiento deseado en términos de respuestas funcionalesa distintos estímulos de entorno.

  Una especificación debe abarcar el sistema del cual el software es unacomponente. Solo dentro del contexto del sistema completo y de la interacciónentre las partes puede ser definido el comportamiento de una componenteespecífica.

  Una especificación debe abarcar el entorno en el que el sistema opera.  Una especificación de sistema debe ser un modelo cognitivo, que es la descripción

del sistema tal como es.  Una especificación debe ser operacional, en el sentido de ser lo suficientemente

completa y formal como para poder evaluar diferentes alternativas deimplementación.

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  Una especificación del sistema debe ser tolerante con la incompletitud ycomplementable.

  Una especificación debe ser localizada y débilmente acoplada frente a las posiblesmodificaciones a ésta.

  El formato de representación y el contenido deben ser adecuados al problema.

  Debe añadirse la información contenida dentro de una definición, en capas deinformación para representar el nivel de detalle adecuado para comprenderla.

  Debe restringirse el número de formas notariales y estás deben ser consistentesen su uso.

  Las representaciones deben ser revisables.