gestão de serviços públicos: infraestrutura instrução de

Elaboração:SIE/GPROC – Lauren Cristhine Dias Salla Página 1 de 16

Gestão de Serviços Públicos: Infraestrutura

Instrução de Trabalho - IT

Versão

01/2020

Data de Emissão

13/01/2020

Processo

Solicitar Pedidos de Manutenção – Escolas

1. INFORMAÇÕES DO PROCESSO

Descrição do processo

Processo de solicitação de manutenção em escolas estaduais através do programa “Minha

Nova Escola” lançado em 2019, pela atual gestão.

Importante salientar que esse tipo de contrato é único e exclusivamente para Manutenção

da Edificação. Serviços caracterizados como “Reforma ou Ampliação” não deverão ser realizados

através de Atas de Registro de Preço. Os mesmos deverão seguir o rito normal de licitação para

“Reforma ou Ampliação”.

Objetivo

Facilitar e controlar as manutenções necessárias nas escolas estaduais de Santa Catarina,

mantendo assim o bem público por mais tempo em condições de uso para o cidadão.

Responsável

Nome Setor Telefone E-mail

Superintendente Eng. Rubens Eduardo Uhlmann

SIE/SOC (48) 3664 9314 [email protected]

Interessados

• Diretoria de Fiscalização de Obras Civis e Hidráulicas – SIE;

• Secretaria de Estado da Educação;

• Alunos, professores e diretores das escolas estaduais;

• Empresa Contratada.


Atores envolvidos

• Fiscais de Obras Civis da Secretaria da Infraestrutura e Mobilidade;

• Coordenadores Regionais e Gestores da Secretaria da Educação;

• Diretores das Escolas Estaduais.

Recursos tecnológicos (sistemas e integrações)

• SICOP;

• SGPE;

• SIGEF;

• Excel.

Legislação, normativas e outras referências

• Lei 8.666/1993;

• Lei Complementar 741/2019.

Indicadores de performance

• Prazos dos trâmites de solicitar manutenção até medição da O.S;

• Número de O.S;

• Valor e percentual medido por cada Ata de Registro de Preço.

Definições

• SICOP – Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas;

• SGPE – Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos;

• SIGEF – Sistema Integrado de Planejamento e Gestão Fiscal;

• SED/DINE – Diretoria de infraestrutura da Secretaria de Estado da Educação;

• N.F. – Nota Fiscal;

• DOCS – Documento;

• O.S. – Ordem de Serviço.


2. DIAGRAMA DO PROCESSO


3. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

Para cada atividade existente no diagrama do processo é preciso uma descrição, a qual deve ser

feita aqui. Esta descrição deve ser elaborada visando orientar os atores do processo, tornando-os

aptos a executar todo o processo a partir dela.

Diretor (a) da Escola – SED

1. Cadastrar pedido de manutenção

• Para cadastrar um pedido de manutenção no Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas –

SICOP é preciso primeiramente realizar a vinculação do bem público (Escola) ao CPF do

solicitante. Sugere-se seguir o “Manual do diretor” que possui o passo a passo para vincular o

bem público e fazer o pedido de manutenção pelo SICOP.

Obs.: O “Manual do diretor” encontra-se no próprio sistema em “Manuais do SICOP”.

• No submenu “Manutenção” inserir um novo pedido de manutenção;

• Após preencher os dados solicitados, no campo “Descrição” preencha em tópicos todos os

serviços de Manutenção a serem realizados, informando seus quantitativos. Exemplo:

• Troca de Portas de Madeira/Sala de aula – 10 unidades;


• Troca de Lâmpadas Fluorescente Tubular T8 40W/Refeitório – 30 unidades;

• Limpeza de caixa d’água 3.000 litros – 2 unidades.

• Para serviços em que o Diretor não consiga mensurar o quantitativo, sugere-se informar da

seguinte forma:

• Pintura muro frontal – Aproximadamente de 30 à 40m²;

• Correção de vazamento no Banheiro Masc. – Não foi possível mensurar.

• Na aba “Fotos” inserir o máximo de imagens possíveis com adequada resolução para melhorar

compreensão da manutenção solicitada, pois as mesmas serão avaliadas pelo Coordenador e

Fiscal do Contrato.

NOTA: Importante salientar que esse tipo de contrato é único e exclusivamente para

Manutenção da Edificação. Serviços caracterizados como “Reforma ou Ampliação” não

deverão ser realizados através de Atas de Registro de Preço. Os mesmos deverão seguir

rito normal de licitação para “Reforma ou Ampliação”.

2. Encaminhar para Análise do Coordenador

• Na aba “Pedido”, no campo “Parecer” preencher com informações pertinentes ao

encaminhamento do Pedido. Exemplo:

Exemplo 01 – “Encaminho este pedido de manutenção para Análise, pois a situação demanda

urgência, tendo em vista a necessidade de segurança dos alunos.”

Exemplo 02 – “Encaminho neste pedido de manutenção para Análise, pois os problemas apontados

estão comprometendo o funcionamento desta unidade Escolar.”

• Em caso de dúvidas, problema com senha, login ou qualquer outro problema no sistema entrar

em contato com o suporte do SICOP:

o E-mail: [email protected]

o Telefone: (48) 3664 – 9111

Coordenador (a) Regional - SED

3. Analisar pedido

• Logado no SICOP, buscar os pedidos na situação de “Pedido de análise pelo coordenador”.

Deverá ser avaliada a necessidade dos serviços solicitados de acordo com a descrição e as fotos

cadastradas nos pedidos.

mailto:[email protected]


• O coordenador poderá seguir o “Manual do Coordenador” que encontra-se no sistema “Manuais

do SICOP”.

4. Solicitar emissão da O.S. ou cancelar pedido.

• Após análise, optar por “Cancelar Pedido” ou “Solicitar O.S.”. No campo “Parecer” preencher

com informações de acordo com o encaminhamento definido. Exemplo:

Exemplo 01 – Cancelar pedido – “Este pedido de manutenção foi negado pois as imagens

cadastradas não retratam a necessidade dos serviços solicitados”.

Exemplo 02 – Solicitar O.S. – “Solicito a emissão da ordem de serviço para total execução do

pedido cadastrado.”

Fiscal Regional – SIE/CRXXX (Nome da Região)

- O fiscal poderá utilizar do “Manual do Fiscal” que se encontra no sistema em “Manuais do SICOP”.

5. Levantar quantitativos dos serviços

• Buscar os pedidos na situação de “O.S. em elaboração”;

• Para levantamento dos quantitativos do pedido de manutenção, o fiscal precisará avaliar o tipo

de serviço solicitado. Dependendo da complexidade (Exemplo: reparo de trincar ou fissuras,

vazamentos etc.) deverá verificar in loco o quantitativo de cada insumo, pois como técnico é de

responsabilidade do mesmo a inserção correta dos serviços com suas quantidades.

• Para casos em que os serviços forem simples de mensurar (exemplo: substituição de lâmpadas,

portas etc.) a verificação in loco torna-se opcional para o fiscal, podendo apenas validar por e-

mail ou por telefone com Diretor da Escola, caso haja alguma dúvida nas informações já

cadastradas no pedido.

6. Inserir serviços e quantitativos – SICOP

• Verificar se a Ata de Registro de Preço cadastrada atende a necessidade de todos os serviços

solicitados. Inserir os serviços com os quantitativos levantados. Caso haja algum serviço que não

esteja contemplado na Ata ou que o Fiscal julgue ser um serviço que configure “Reforma ou

Ampliação”, deve-se informa no campo “Observação” que determinado serviço não será

executado expondo seus motivos.

7. Emitir O.S – SICOP

• No campo “Parecer” preencher com as informações de acordo com o encaminhamento definido

e emita a O.S. Exemplo:


“Encaminho esta Ordem de Serviço para execução imediata. Solicito que os serviços de capina

sejam realizados primeiro tendo em vista que está prejudicando a utilização das atividades

escolares”

• Na emissão da O.S, deve ser observado se o e-mail da contratada preenchido automaticamente

pelo SICOP está correto. O e-mail que o SICOP associado é o mesmo informado quando o

cadastro da empresa é realizado. Por isso se o e-mail estiver errado a empresa não receberá a

O.S. Caso haja a identificação de algum erro no e-mail da empresa, o próprio fiscal poderá alterar

e corrigir essa informação.

• Segue o passo a passo para esta correção:

o Clicar em: Tabela de Apoio> Gerais> Contratados> Digitar o nome ou razão social da

empresa contratada> Consultar> No “Resultado da Consulta” clique no ícone verde

no canto direito.

o Abrirá o Cadastro de Pessoa Jurídica. Clique novamente no ícone verde no canto

direito.


o Realizar a correção do e-mail da contratada e salvar.

8. Confirmar Execução dos Serviços

• O fiscal poderá fazer a confirmação da execução dos serviços de duas maneiras:

1) Conferir in loco a execução e a qualidade dos serviços, fazendo registro fotográfico da

manutenção finalizada para poder cadastrar no SICOP na fase da medição. Dependendo da

complexidade dos serviços é aconselhável que esta opção seja adotada pelo fiscal.

2) Solicitar ao Diretor(a) que envie por e-mail as fotos dos serviços executados para verificação

da qualidade dos mesmos. As fotos recebidas devem ser legíveis e com boa resolução pois

serão anexadas ao SICOP na fase de medição. Vale ressaltar que esta confirmação deverá ser

adotada apenas em casos onde os serviços contratados são mais simples de mensurar

(exemplo: substituição de lâmpadas, portas etc.).

9. Notificar contratada

• Em casos de serviços pendentes ou mal executados e que necessitem de correções, o fiscal

deverá notificar a contratada por e-mail, especificando quais serviços estão pendentes ou

que precisam ser refeitos, estipulando um prazo máximo para finalização. Fica a cargo do

fiscal apresentar imagens de tais serviços para melhor compreensão e embasamento da

notificação.

• Após a finalização e correção dos serviços, a contratada informará o fiscal via e-mail. A

confirmação desses serviços pendentes deve ser feita pelo fiscal da mesma forma como já

exposto no item acima “Confirmar execução dos serviços”.

10. Cadastrar medição da O.S executada - SICOP


• O fiscal deverá cadastrar a medição no sistema e mantê-la com status de “Conferência” até a

validação com a contratada, pois este status permite que a medição seja alterada caso necessite

de algum ajuste ou correção na mesma. Lembrando que em uma única medição pode ter uma

ou mais O.S. Por exemplo, no mês de fevereiro pode ter duas O.S que foram concluídas, uma da

Escola X e outra da Escola Y (de munícipios diferentes ou iguais). Na medição do mês

correspondente deve-se incluir todas O.S finalizadas naquele período.

11. Salvar PDF do relatório de medição em “Conferência” – SICOP

12. Validar a medição com a contratada

• A validação da medição é realizada por e-mail. O fiscal deverá enviar para empresa contratada a

medição com status de “Conferência” em PDF solicitando o aceite dos serviços e quantidades

medidas. Caso a contratada não concorde com alguma informação, deverá justificar o motivo da

recusa. Se a mesma estiver de acordo, deverá dar o aceite por e-mail.

13. Verificar a medição com a contratada

• Caso o contratado solicite alguma alteração justificada, cabe ao fiscal analisar se a correção

solicitada é permanente ou não de acordo com o que foi executado. Se o fiscal julgar necessário

fazer qualquer alteração, deverá alterar a medição que está em “Conferência”.

• Caso entenda que não é legitima a solicitação apresentada pela contratada, o fiscal tem total

autonomia para dar prosseguimento ao trâmite de pagamento, informando a contratada por e-

mail o motivo de recusa.

14. Alterar Status da Medição para “Definitivo” - SICOP

• Somente após as validações e correções, o fiscal deve alterar o status da medição para

“Definitivo”.

15. Salvar PDF do relatório de medição em “Definitivo”

16. Solicitar assinatura da medição, N.F e Documentos da Contratada

• O fiscal deverá enviar para a contratada via e-mail a medição Definitiva em PDF, solicitando a

assinatura da empresa, N.F (preferencialmente digital) e documentos. O fiscal deverá

encaminhar também para empresa o checklist do financeiro da SED, com todas especificações

na emissão da N.F e dos documentos que a empresa precisa apresentar para liquidação da

mesma. O checklist da SED encontra-se em anexo a este documento.

• Quando constar na medição mais de uma O.S finalizada em municípios diferentes, o fiscal deverá

solicitar para a empresa uma N.F por município.

17. Conferir documentos e N.F recebida


• Após recebimento dos documentos, o fiscal deverá verificar se os mesmos estão de acordo com

o checklist da SED. Caso haja alguma inconsistência nas informações ou algum documento

faltante, o mesmo deverá solicitar providências a contratada.

18. Abrir processo SGPe

• Para esta ação o fiscal deverá ter acesso ao SGPE, caso não tenha deverá solicitar acesso via e-

mail [email protected] com os seguintes dados:

o Nome completo;

o CFP;

o E-mail institucional (na falta, informar o pessoal);

o Órgão, setor e cidade de lotação;

o Informação se é servidor, comissionado, terceirizado ou estagiário;

• Logado no SGPE, deve-se abrir o novo “Cadastro de Documento Digital” em Menu > Cadastro

de Documento Digital. Preencher os seguintes campos conforme orientação abaixo:

o ÓRGÃO: SIE;

o ASSUNTO: 2254 (Nota fiscal);

o CLASSE: 2254 (Nota Fiscal);

o Setor de competência: Unidade de origem da certificação da nota (O setor na qual o

fiscal está vinculado);

o Interessado: Nome da empresa contratada;

o Detalhamento do assunto: Preencher conforme sequência abaixo:

▪ Número da Medição

▪ Número do Contrato (MN)

▪ Número da Nota Fiscal (NF)

▪ Competência (MÊS/ANO)

▪ Objeto da Obra - Serviços de Manutenção EEB. Xxxxxx - Endereço Rua xxxx,

n° 000

o Município: Escolher o município;

o Controle de acesso: Público.

19. Anexar medição assinada e documentos recebidos

• Uma vez que o documento digital foi aberto, o fiscal deve inserir a medição e os documentos

recebidos pela contratada e assinar digitalmente a medição e a N.F.

• Os arquivos devem ser inseridos separadamente com nome correspondente para cada tipo

de documento.


• Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:

o MEDIÇÃO:

▪ Tipo de documento: 15 – Relatórios;

▪ Nome: Medição nº XXX

o NOTA FISCAL:

▪ Tipo de documento: 67 – Nota Fiscal;

▪ Nome: Nota Fiscal – O.S nº XXX

o CERTIDÕES NEGATIVAS DE DÉBITO:

▪ Tipo de documento: 40 – Certidão;

▪ Nome: Certidões Negativas

20. Tramitar processo para SED/DINE -SGPE

• A tramitação deve ser feita ao Financeiro da SED para conferência dos documentos e pagamento

da N.F.

• Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:

o Motivo tramitação: 30 – Para pagamento;

o Encaminhamento: Segue a medição nº XXX, os docs e N.F para pagamento da O.S

XXX.

o Marcar a opção Gerar peça de tramitação na pasta digital;

o Marcar a opção Requer minha assinatura.

o Tarefa: Encaminhar para outro setor; o Setor: SED/DINE – Diretoria de Infraestrutura

o Usuário: Não precisa especificar.

Contratada – Empresa Executora

21. Iniciar execução O.S

• A contratada receberá a O.S via e-mail e deverá iniciar os serviços imediatamente após seu

recebimento. Caso tenha alguma dúvida sobre os serviços solicitados, deverá entrar em contato

com o fiscal via e-mail para maiores esclarecimentos.

22. Finalizar execução O.S

• A contratada deverá executar os serviços solicitados finalizando totalmente a O.S. emitida. Não

deverá deixar restos de materiais ou equipamentos na escola, fazendo a devida limpeza

necessária.

23. Informar fiscal término das atividades


• Após a conclusão total dos serviços, a contratada deverá informar o fiscal via e-mail sobre o

término das atividades para que o mesmo possa fazer a confirmação dos serviços executados

e posteriormente a medição da O.S.

24. Refazer serviço(s)

• Caso o fiscal identifique a necessidade de se refazer ou fazer um determinado serviço, o

mesmo deverá notificar a contratada via e-mail justificando tal necessidade, especificando

o tipo de serviço e estipulando uma data máxima para conclusão das pendências.

• Após ser notificada a contratada deverá iniciar a execução ou correções dos serviços dentro

do prazo estabelecido e informar por e-mail ao fiscal quando os mesmos estiverem

finalizados.

25. Assinar medição. Emitir N.F e documentos solicitados

• Após a conclusão dos serviços, o fiscal enviará para a contratada a medição da O.S em PDF

com status de “Conferência” para que a mesma confira se os serviços medidos estão de

acordo com o que foi executado. Caso a contratada tenha alguma divergência deverá

justificar e informar o fiscal via e-mail. Fica a cargo do fiscal verificar se é pertinente a

justificativa apresentada e alterar ou não a medição.

• Uma vez que a contratada concorde com os serviços medidos pelo fiscal, a mesma deverá

dar o aceite via e-mail, informando que está de acordo com a medição.

• Após esta validação o fiscal alterará o status da medição para “Definitivo” e enviará um novo

arquivo em PDF com a medição final solicitando a assinatura da contratada. Juntamente com

a medição definitiva o fiscal encaminhará também para empresa o checklist do financeiro

da SED, com todas especificações na emissão da N.F (preferencialmente digital) e dos

documentos que a empresa precisa apresentar para liquidação da mesma. Este checklist

encontra-se em anexo a este documento.

• Quando constar na medição mais de uma O.S finalizada em municípios diferentes, a empresa

deverá emitir uma N.F por município.

26. Enviar documentos para o Fiscal

• A contratada deve enviar para o fiscal via e-mail a medição assinada juntamente com todos

os documentos solicitados em arquivos SEPARADOS. É imprescindível que a contratada

cumpra rigorosamente todos os documentos e informações solicitados no checklist para que

o fluxo do processo flua mais rapidamente sem retrabalhos.


• O fiscal ficará responsável por conferir e enviar os documentos apresentados pela

contratada juntamente com a medição assinada para a Secretaria da Educação por meio

digital via SGPE, afim de que a mesma liquide a nota.

• Caso o fiscal identifique alguma pendência nos documentos, o mesmo solicitará a correção

para contratada.

27. Adequar N.F. e reenviar

• Caso a Secretaria da Educação identifique erro na (s) N.F. ou inconsistência de informações,

a mesma entrará em contato com a contratada para solicitar as correções antes da

liquidação. A contratada deverá corrigir e enviar diretamente para o financeiro da SED via e-

mail – [email protected]

Gestor(a) - SED

28. Conferir documentos e N.F recebida

• O financeiro da SED deverá conferir as informações apresentadas nas N.F., se estão de

acordo com o que foi solicitado no checklist.

29. Solicitar correções da N.F

• Caso o financeiro da SED identifique erro nas N.F. ou alguma inconsistência, o mesmo deverá

entrar em contato com a contratada para solicitar as correções necessárias.

30. Solicitar nova assinatura do Fiscal

• Após o recebimento da N.F corrigida, a SED deverá inserir o documento no SGPE e solicitar

a assinatura digital do fiscal.

31. Realizar cadastro no SIGEF

• O financeiro da SED deverá alimentar o SIGEF, realizado os procedimentos de certificação da

nota fiscal, liquidação, entre outros necessários.

32. Realizar pagamento da N.F

• Finalmente, o financeiro da SED realizará a preparação de pagamento e ordem bancária para

o pagamento da nota fiscal da contratada.

4. HISTÓRICO DE REVISÕES

mailto:[email protected]


Versão nº Responsável Data Síntese da Revisão

01/2020 Lauren Cristhine Dias Salla

07/02/2020 Primeira versão da Instrução de Trabalho


5. ANEXOS

• Checklist financeiro/SED – Documentos padrões;

Checklist financeiro/SED – Documentos padrões

NOTA FISCAL

1. Preferencialmente digital;

2. Caso conste na medição mais de uma O.S finalizada em diferentes municípios, deve-se emitir

uma N.F por município;

3. As informações do tomador de serviço na N.F devem estar de acordo com o Contrato. Serão os

dados da Secretaria de Estado da Educação ou do Fundo Estadual de Educação, conforme

abaixo:

Secretaria de Estado da Educação - SED

CNPJ: 82.951.328/0001-58

Endereço: Rua Antônio Luz, 111 - Centro. Florianópolis SC. CEP 88010-410

Fundo Estadual de Educação – FEDUC

CNPJ: 20.859.947/0001-60

Endereço: Rua Antônio Luz, 111 - Centro. Florianópolis SC. CEP 88010-410

4. A N.F deve ter o valor exato da medição. Se for mais de uma nota, o somatório das mesmas

precisará estar de acordo com o valor final da medição;

5. Deve constar na N.F:

✓ Nº Contrato;

✓ Nº Medição - Mês/ano

✓ Descrição dos serviços

✓ Valor material - R$

✓ Valor mão de Obra - R$

✓ Dados bancários (Banco, Agência e Conta para depósito)

EXEMPLO: Contrato MN XXX/2020 - 1° Medição - Mês fevereiro de 2020

Serviço de manutenção na Escola XXX – Município XXX. Material: R$ 12.413,15 - Mao de obra R$

7.439,73 Conta para deposito: BANCO XXX / AG XXX / C.C XXXXX / Favorecido XXXX


6. No caso de não retenção de ISS e/ou INSS, deve-se justificar na descrição da N.F com a devida

base legal;

CERTIDÕES NEGATIVAS

Devem ser encaminhas as seguintes Certidões Negativas válidas:

7. CND de regularidade fiscal municipal (Do Município SEDE da empresa e do Município onde os

serviços foram prestados);

8. CND de regularidade fiscal estadual de Santa Catarina;

9. CND de regularidade fiscal da Receita Federal;

10. CND Previdência Social;

11. CND de Regularidade do FGTS;

12. CND Trabalhista;

13. GFIP/SEFIP Mês anterior juntamente com o protocolo de envio (Obras).

gestão de serviços públicos: infraestrutura instrução de

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