gestión de proyectos
TRANSCRIPT
VPU 2011-12
Gestión de Proyectos
Control de Cambios
Agenda
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Gestión de Proyectos
EDT / Carta de Proyecto al Plan de Proyecto
Recursos y Dependencias
Herramientas – Introducción a Zoho
Manejo de Tiempo – Método GTD
Ritmos Operativos
5
Horas
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
3
Revisiones
Plan y Métricas
Acciones
Concretas
Acciones
Estratégicas
Comunicación
Diseño de
Procesos
Actualizaciones
Equipo
Un Sistema SENCILLO para Organizarnos
Es fundamental establecer métodos de trabajo compartidos,
estándares y fiables
Como líderes es importante siempre buscar el método más
sencillo de organizar nuestro tiempo y el proyecto
Puede ser aceptable trabajar con correos o listas de
acciones
Cuando llegas a un punto de complejidad, lo esencial es
tener y gestionar un plan formal de proyecto
¿Qué estamos intentando hacer?• Error Común: Confundir deseo de avanzar con compromiso o entendimiento
• Herramientas: Estructura de Descomposición de Trabajo, Diagrama P, RACI
1
¿Cómo vamos a hacerlo?• VPU representa el futuro de VPerú –el efecto multiplicador
• Estamos comprometidas a formar una base para encender el activismo en Perú
2
¿Cómo sabemos que ha funcionado?• VPU representa el futuro de VPerú – el efecto multiplicador
• Estamos comprometidas a formar un base para encender el activismo de Peru
3
Creando un Plan de ProyectoMucho de lo que ya hemos aprendido nos ayudará a hacer un plan de proyecto
–y lo que es más importante aún, a forjar cambio!
4
Carta RACI EDT PLAN Implementar Medir Controlar
Complejidad depende sobre
contexto de trabajo (social /
grupo / equipo pequeño)
Matriz de Responsabilidades
(RACI) es una técnica que usamos
para identificar actividades o
decisiones … los grupos e
individuos … y nos permite asociar
los roles con entregables del
proyecto
El Plan de Proyecto se forma
basado en los elementos previos
del proyecto, incluyendo
responsabilidades, roles, la meta
del proyecto
El proceso de descomponer
un problema, proceso o
proyecto en sus partes… nos
permite entender dónde
debemos trabajar para
mejorar o implementar
cambios
Solo cuando hemos terminado
con nuestro plan vamos a
empezar implementando cambios
y tomando acciones
Solo sabemos si el cambio ha sido
efectivo si podemos medir su impacto.
Más tarde aprenderemos herramientas
para establecer e interpretar
estadísticas básicas
¿Cómo aseguramos que los
errores no van a volver a surgir?
Que los problemas siguen
solucionados?
De la EDT al Plan de Proyecto
5
La EDT (Estructura de Descomposición de Trabajo) nos ayudó
a entender la estructura de nuestro proyecto
La podemos utilizar tanto para entender los entregables en un
proyecto como para entender los pasos de un proceso
El problema que tenemos ahora –y es lo mismo si hemos
utilizado el RACI u otro sistema– es armar un plan
¿Cuáles son los puntos en tiempo donde tengo que llegar?
Establecemos una serie de eventos o actividades que forman la estructura base del
proyecto
Ejemplos:
Obtener licencia de la ciudad para un evento con fecha X
Adquirir 80% de financiación para un evento u organización
Identificar Hitos /
Acontecimientos
Para cada hito empieza preguntándote, ¿qué tiene que estar en marcha para poder llegar a
esta fecha?
Identifica grupos de tareas o sub tareas y busca maneras de organizarlas
No hay una manera especifica de agrupar tus tareas… enfócate en tener todos los detalles
posibles al principio
Identificar Tareas,
Grupos de Tareas y
Sub Tareas
Tenemos que buscar recursos humanos tanto logísticos para asegurarnos que el proyecto se
puede llevar al cabo
Dependiendo sobre el contexto, puedes tener más o menos detalle a este nivel
Asociar Recursos
Tareas e Interdependencia
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1 2
Puede que hayas identificado ya algunas
tareas en el ejercicio de GTD
Si tienes una EDT, los pasos importantes
pueden estar detallados ahí mismo
El punto es establecer de un solo tiro todo lo
que hay que hacer para que salga tu evento,
proyecto, cambio de proceso, etc
Cada tarea a este nivel general es la base
para una lista de tareas detallada
Una vez que ya sabemos todo lo
que tenemos que hacer pasamos
al nivel detallado
Buscaremos fechas que permiten
un flujo de acción
¿Hay acciones que tiene que
terminar antes de empezar otras?
¿Hay acciones que son más
amplias?
Identificar Tareas (General) Detallar Sub Tareas
Recursos y Utilización
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3 Validar Recursos, Interdependencia y Utilización de Recursos
4 Analizar Utilización
¿Quién esta haciendo todo
el trabajo? ¿Tienen tiempo
para hacerlo? A lo mejor hay
recursos que tienen tiempo
libre mientras otros están
trabajando demasiado…
esta etapa es importante
para asegurar que el trabajo
asignado no supera el
compromiso del recurso
Ej: Creando un Plan de Acción
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Crear un Plan de Acción
En el primer módulo usamos la EDT y Diagrama P para
entender un proceso o proyecto
Ahora vamos a tomar el próximo paso –todavía en papel o
usando la herramienta con lo cual te sientes más cómoda
Para cada etapa del proyecto – proceso de cambio
Identificar Hitos – Acontecimientos
Identificar Tareas, Grupos de Tareas y Subtareas
Identificar y Asociar Recursos
45 min
+15 min
Agenda
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Gestión de Proyectos
EDT / Carta de Proyecto al Plan de Proyecto
Recursos y Dependencias
Herramientas – Introducción a Zoho
Manejo de Tiempo – Método GTD
Ritmos Operativos
Introducción a las Herramientas
10
• Lo más importante de cualquier plan de acción no es el
formato sino el contenido
• Usando una lista sencilla en Excel se puede
proporcionar toda la funcionalidad necesaria para tu
proyecto
• Lo esencial es que sea clara y compartida con el equipo
Planes
Sencillos
• Hay proyectos que precisan mas detalles, donde se
puede gestionar acontecimientos (hitos) y subtareas
• Se puede utilizar todavía Excel, aunque con formatos
específicamente diseñados para la gestión de proyectos
Estilo Gantt
(Excel)
• En VPerú, nosotras usamos Zoho, una serie de
herramientas que permite trabajar a distancia
• Colaborando a distancia permite una productividad muy
alta y nos deja tiempo a enfocarnos en el contenido
Herramientas
Web
Existen muchas maneras de organizar un plan de proyecto
Lo más importante de cualquier plan de acción no es el formato sino el contenido
Zoho: Planes de Acción
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Introducción a Zoho
Te hemos enviado una introducción a Zoho hace 10 días
(el 4 de agosto)
Vamos a pasar por las pantallas de Zoho para enseñarlas:
Entrando en Zoho
Cambiando Idioma
¿Qué es Zoho?
Proyectos
Acontecimientos
Listas de Tareas
Tareas
Dependencias
Zoho Mail
Trabajando con Calendarios
Trabajando con Zoho
45 min
Entrando a Zoho
12
https://projects.zoho.com/portal/vperu/1
2 El enlace tiene que llevarte a esa página.
Los proyectos de los cuales eres miembro
se muestran arriba con varias opciones.
Esa se llama tu Página Principal
Si eres unx alumnx
de VPU y no un
miembro del equipo
central, es muy
probable que solo
tengas acceso a 1
proyecto
Otros Idiomas, etc.
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1
2
3
• En cada página vamos a indicar el orden en el
cual tienes que avanzar para poder hacer lo que
hace falta
• Aquí se puede cambiar el idioma de las páginas
de Zoho
¿Qué es Zoho?
14
Colaboración
Una serie de herramientas que
permiten trabajar a distancia,
siempre manteniendo la
colaboración con tu equipo
‘A distancia’ puede significar
también sin una oficina o
espacio de trabajo compartido
Trabajo
Zoho funciona para todo tipo
de empresas, desde
organizaciones pequeñas
como Warmikunaq hasta
mucho más grandes
Esas herramientas ayudan
establecer procesos bases
Productividad
Hemos visto cómo establecer
herramientas compartidas
permite entender y acelerar
implementación de cambios
Las herramientas de
productividad eliminen
distancia, estableciendo una
base compartido
Proyectos: Acontemientos
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1
2
3
4
• Como ya sabemos, los acontecimientos o hitos
son los puntos críticos de nuestros proyectos
1. Empezamos con la
página principal
2. Seleccionamos
‘Tareas’
3. … Acontecimientos
Importantes
4. Finalmente, creamos
el primer
acontecimiento
Proyectos: Listas de Tareas
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1
2
3
44
• Es importante elegir un
nombre que va a tener
sentido más tarde
• Cada Acontecimiento Importante puede tener
múltiples Listas de Tareas
Proyectos: Añadiendo Tareas (1)
17
Cuándo debe
de terminar
Asegúrate que las tareas tienen
nombres claros y que se pueden
entender
Cada tarea
tiene que tener
un responsable
¿Cuál es la
prioridad de la
tarea?
Cuándo va a
empezar
• Muchas veces no sabemos qué tanto tiempo va a durar una tarea
• Lo importante al estructurar un plan es estimar lo mejor que puedes
• ¿Va a durar una semana? ¿Menos que una semana?¿ Un mes?
• Siempre se puede cambiar más tarde; lo importante es empezar con algo
Proyectos: Añadiendo Tareas (2)
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1
2
3
4
5
6
• Al abrir una Tarea (1) nos permite a editarla (2) que nos
permite a cambiar la fecha, su estado, etc.
• Además, podemos añadir notas (3), comunicarlas al
equipo (4) y asociar documentos (5, 6)
Proyectos: Dependencias
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1
2
• Cada tarea que tiene
fechas asociadas
puede tener una
relación con otras
tareas
• Eso nos permite
verlas en la Vista de
Gantt
• Las tareas pueden tener interdependencias entre si -por
ejemplo, no puedo conducir mi coche antes de encender el
motor
Zoho Mail
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• Tambien se puede navegar
las aplicaciones usando los
iconos
• Se puede ver las demás
aplicaciones con el menu
de Zoho Apps
• Todas las opciones y
parámetros del Zoho Mail
se pueden acceder a la vez
• En las herramientas de colaboración, Zoho incluye un sistema de correo electrónico
• Se puede incorporar tu correo personal y también utilizar Zoho como un sistema cerrado –manteniendo
todo tu trabajo en un solo lugar
Mail: Incorporar Mail a Zoho
21
Cuando recién abres el
Zoho Mail te crea una
cuenta con zoho.com
1
2
3
1. Selecciona ‘Parámetros’
2. Cuentas de Correo
3. Agregar Cuenta
Mail: Agregar Cuenta
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El nombre que aparece
cuando alguien recibe un
correo de tu cuenta
Tu cuenta de mail,
incluyendo el nombre del
servidor. Ej.
Generalmente empieza
mail.servidor.xxx; Puerta
110. Ej. mail.vperu.org
Tu contraseña de correo
Normalmente
tu dirección de
correo
Si quieres que se abra
automáticamente al
entrar en Zoho
Importante que
elimines si no
quieres llenar tu
buzón
• Tu cuenta de correo tendrá sus propios
parámetros de POP3
• La puedes añadir a Zoho y tener toda la
información asociada con tu proyecto en un solo
lugar
Calendario: Integrar
• Proyectos / Mi Página Principal / Mi
Calendario de Trabajo
• Contiene todas las reuniones de
trabajo que has creado o a las cuales
te han invitado
• Puedes verlas por proyecto o para
todos los proyectos
• Mail / Calendario
• Contiene reuniones específicas a las
cuales te han invitado
• No muestra reuniones creadas en el
calendario de trabajo
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• Hay 2 calendarios en Zoho y se los puedes utilizar de manera integrada o por separado
Integración del Calendario – Paso 1
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Mi Página Principal / Mi
Calendario de Trabajo
Nota que cada persona
del equipo tiene su
proprio calendario
Botón derecho del ratón
& copia el enlace del iCal
(enlace de arriba)
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Copiar y Pegar el
calendario en formato
iCal … puedes
‘suscribirte’ a múltiples
calendarios
También se puede añadir los
Proyectos de Zoho a tu
calendario, que incluye todas las
tareas y te permite ver acciones
por día
1
2
Integración del Calendario – Paso 2
Trabajando con Zoho
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¿Quién tiene
responsabilidad?
Se puede ver tareas
cerradas o completadas
Se puede filtrar por
prioridad
Hoy, Atrasadas,
Hoy+Caducado, Mañana,
Próximos 7 días
• Cuando tienes un proyecto o una serie de proyectos en Zoho,
recomendamos empezar cada día abriendo la pantalla de
proyectos y revisando todas las tareas
• Con una serie de filtros se puede llegar a entender rápidamente lo
que queda por hacer y cuál es su estatus
Agenda
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Gestión de Proyectos
EDT / Carta de Proyecto al Plan de Proyecto
Recursos y Dependencias
Herramientas – Introducción a Zoho
Manejo de Tiempo – Método GTD
Ritmos Operativos
Manejo de Tiempo
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Tu Propio Tiempo El Tiempo de Otros
Ya sea trabajo de campo o en oficina,
al final trabajamos en equipo
Comunicación es una clave muy
importante de un equipo dinámico,
agradable y equitativo
Un Plan Formal ayuda a que el
tiempo de otrxs no se desgasta
Respeto Mutuo desde el principio
ayuda a avanzar, igual durante las
fases de un equipo (Tuckman, 1965): Forming (Formar)
Storming (Tormentas)
Norming (Establecer Normas)
Performing (Ejecutando)
Uso de Consenso como una
herramienta es muy importante para
manejar tiempo
Hemos hablado de cómo trabajamos
y muchas han dicho que les gusta
trabajar en equipo
Sin embargo, muchas veces es
importante tener nuestro propio
tiempo organizado
Algunxs usan listas, algunxs van
poniendo prioridades… Pero
¿podemos decir que tenemos un
sistema que funciona para todxs?
En VPU vamos a introducir un
sistema que se llama ‘Organízate con
Eficacia’
En ingles, se llama ‘Getting Things
Done’ – que podemos traducir como
Haciendo que las cosas / tareas /
acciones sucedan
Manejo de tu Propio TiempoHemos hablado de la importancia de tener tus propias maneras… sin embago, en VPU
buscamos establecer un Método de Trabajo compartido para trabajar mejor en equipo
Añadiendo nuevas tareas y prioridades, nuevxs miembros del equipo y otras maneras de
trabajar complican el proceso de organizar el tiempo...
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Método Clásico
• Crear una Lista de Tareas
• Agrupar y Priorizar Tareas
• Tomar acción
Ventajas:
• No hace falta software
• Sencillo
• Personalizado
Desventajas:
• Tiempo gestionando listas
• Enfoque rígido en la lista
vs. Tomando acción
• Prioridades equivocadas
Caja Eisenhower
1. Dejar
2. Tomar acción inmediata y
personal
3. Delegar
4. Fecha límite, personal
Lo importante es rara vez urgente y lo
urgente es rara vez importante.
SIN
URGENCIA
Ley de Parkinson
La ley de Parkinson afirma que
"el trabajo se expande hasta
llenar el tiempo disponible para
que se termine”
En una burocracia, esto es
motivado por dos factores:
'Un oficial quiere multiplicar
a sus subordinados, no
rivales'
'Los oficiales se crean
trabajo unos a otros.‘
Cyril Northcote Parkinson (1909-
1993), escritor británico
URGENTE
SIN
IMP
OR
TA
NC
IA
IMP
OR
TA
NT
E
Niño Llorando
Fuego en casa
Algunas llamadas
Deporte
Ocio
Planificación
Tareas Inútiles
Perdida de Tiempo
Interrupciones
Distracciones
Otras Llamadas
2 4
3 1
30
Organízate con Eficacia! (GTD)• Enumerar todo lo que tenemos en
nuestra mente por hacer o que
requiere una acciónRecopilar
• Empieza al inicio… un elemento a la
vez
Para las acciones …
• ¿Menos que 2 minutos? Hazla.
• ¿No es tu responsabilidad? Delégala.
Para lo que no precisa acciones …
• Archivar o borrar
• Cuarentena
Procesar
• Cualquier sistema de organización
requiere una acción acertada y claraHacer
• Las listas en sí son inútiles si no las
revisamos con alta frecuencia
• Se trata de una disciplina alta al
momento de procesar y al momento de
tomar acción
Revisar
• Para organizar los elementos que
quedan abiertos, agrúpalos
• Establecer un sistema recordatorioOrganizar
Los 4 grupos de organización
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Próximas Acciones
• Identificar el próximo paso
para cada elemento que
requiere atención
• Por ejemplo, si te hace
falta Reunión con Equipo,
puede que el primer
acción es ‘Establecer
Fecha Reunión’
Proyectos
• Cada elemento sin cerrar
o que necesita más que 1
acción para cerrarse, se
considera ‘bucle abierto’
• Revisar con frecuencia
para identificar las
acciones próximas
En espera
• Acciones delegadas / requieren eventos externos
• Revisa con frecuencia para ver el impacto de
posibles cambios o necesidad de recordatorios
Algún Día / Quizás
• Elementos que te gustaría hacer pero son poco
probables
• Si el contexto se presenta, mantenlos en mente
¿Cómo funciona el proceso GTD?
32
• Siéntate a la mesa con una hoja vacía o frente al sistema que vas a usar. Asegúrate que
tienes acceso a todos los ‘cubos’ o lugares donde has anotado tareas y recopila la lista
entera. No filtres … escribe!
Recopilar
• Repasa tu lista… ¿hay alguna tarea que puedes hacer en 2 minutos? Hazla.
• ¿Hay alguna tarea que podrías hacer en 2 minutos si estuvieras en el contexto? Anótala. Regla de 2
(5) minutos
• Hay cosas que no vas a hacer? Quítalas… y no vuelvas a incluirlas
• Ej. olvidaste mandar una carta a tu amigo para su cumpleaños hace 4 meses? Olvidalo.
• Quitando elementos muertos te da libertad de seguir adelante con tu lista.
Permiso de
No Hacer
• ¿Qué tantos elementos has incluido que no vas a hacer nunca, como aprender un nueva
idioma o escribir el libro que va a ganar el premio Nobel?
• Ya los puedes poner al lado – no olvidarlos… pero tampoco perder más tiempo con ellos
Quizás /
Un Día
• Es esencial poner el contexto para cada tarea… ¿dónde tienes que estar para hacerlo?
• Por ejemplo, si hay un grupo de tareas que se puede hacer en tu oficina, agrúpalas
• Una vez que estés en el contexto, tendrás todo organizado y recordado para hacerlo
Contexto
• Aquí podemos ver realmente la diferencia con este sistema… para cada elemento que no
puedes hacer en 2 minutos, añádelo como próximo paso
• Por ejemplo, si tienes que organizar un evento, el próximo paso puede ser un reunión
Próximos
Pasos
• Más que un acción por cerrarse lo que quedan son elementos que faltan … los proyectos
• Nota que se puede utilizar el plan de proyecto como un ‘cubo’ o base de tareas
• Poco a poco vas a ir identificando y cerrando los próximos pasos
Proyectos
Ej: Organízate con Eficacia!
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El Proceso de GTD
Vamos a elegir una persona para pasar la fase de
RECOPILAR. Preguntas que pueden surgir son …
Qué constituye una tarea
Fuentes de listas (Zoho etc)
Otras herramientas que usamos
Divídanse en equipos de 2 y trabaja las fases en grupos
de 2
Debate abierto / Preguntas (15 min)
45 min
+ 15 min
Ej: Manejando a Otrxs
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Compromiso
Una discusión abierta siguiendo el ejercicios anterior que
re-enfoca la atención sobre cómo podemos trabajar con
otrxs. ¿Qué tipo de compromisos estamos dispuestxs a
hacer las unas a las otras y que como organización
creamos que debemos hacer? ¿Qué mensaje creemos
que enviamos al llegar a tiempo o al llegar tarde? ¿Qué
tan pronto se debería pedir tareas a las personas?
Seguido por un descanso de 15 minutos
25 min
Introducción a Ritmos Operativos
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• Si tu proyecto es largo y requiere más que un año para lograr sus
metas, puede que hace falta un reunión anual
• Equipos benefician también de salir de la rutina cuotidiana
AÑO1-2 Días
Estratégico
• Cada mes hace falta validar que el progreso y los planes se
alinean con el estrategia global usando #s y datos
• Se trata de entender a nivel profundo el pasado y el futuro
MES
1 Día
Estratégico y
Táctico
• Al nivel diario se debe de estar en el modo ‘acción’
• Mantener un contacto fluido entres todos los elementos del
equipo, sobre todo con un ojo a los riesgos y acciones asociadas
DÍA5 a 20 minutos
Acciones
• Semanalmente (a veces cada dos semanas) hay que validar que
vamos en el buen dirección … estamos tomando los acciones,
logrando las metas, y cumpliendo con compromisos?
SEMANA1 a 3 horas
Táctico
• Muchas cosas en la vida siguen ciclos, desde las
temporadas hasta los cuerpos
• Utilizamos Ritmos Operativos para minimizar el tiempo
reunido y maximizar el tiempo tomando acciones
Nortel Confidential Information, Page 36
DRAFT FOR DISCUSSION
OPERATING RHYTHM – TIMING & AGENDA / EXPECTATION
• Monthly Rhythm with Regular Touchpoints
• Week 1: Finalise Operating / Quality Metrics
‐ Manual Process Today
‐ Drive to Max Automation / Min Touch
• Week 2: Functional Reviews‐ SC / Asset Recovery (McKenna) – 90 min
‐ Finance (Bifield) – 60 min
‐ IT (Reichert) – 90 min
‐ Regional Ops (So / Guerra) – 60 min
‐ HR (King) – 60 min
• Week 3: Integration Strategy ‐ Internal / External Review of Current Plans
‐ Focus on Operational Outlook
• Week 4: Functional Response (30 min)
• Week 1: Ricaurte Topline Review
• Operating Rhythm Overview & Timing
• Functional Metrics‐ Business Intelligence – Single Source of Data
‐ Cross-Deal Operating & Quality Metrics
‐ Other Metrics / Inclusion & Path Forward
• Resource Management‐ Change Overview & Current Ask
‐ Power Steering Dashboard
• Work Order Management‐ Change / Termination vs. Additions
‐ Current Scorecard – All / Function-Specific
• Topline‐ Current Topline – All Deals
‐ Functional Topline – Baseline / Aspiration / Expectation
‐ Specific Requests / Gaps for Response
Timing Functional Review Agenda
• Aquí podemos ver un ejemplo (en ingles) de un ritmos que se
estableció y funcionó en un proceso operativo estable
• Se nota que la página, que se usó como agenda cada vez, contiene
todos los datos necesarios para cada reunión
Cross-Deal Governance & Operating Rhythm
Detailed Functional Plan Action Register Risk Management
Operating Rhythm
• Functional Teams Working @ Detailed Level
• Full Gantt Chart & Scope Reviews
• Managed Through M&A Integration Team / Rhythm
• Tight Relationship w/ TSA Integration Leaders & Buyers
Operating Rhythm
• Weekly Deep Dive into Top 10 Risk Areas Across Deals
• Single Point of Contact
• Feeding into Flanagan / Ricaurte Weekly QMI Review
• Ensure Constant Visibility to All Cross-Deal Concerns / Actions
25+
2K+
Functional Owners
Actions Tracked
Real-Time Updates
6
250
PMO Drivers
Actions Tracked
3X Weekly Updates
3
10
Integration Ldrs
Key Risks Reviewed
Weekly Updates
Operating Rhythm
• 90 Minutes 3X Week … Full Team Priority & Action Update
• Clear Ownership & Responsibility
• Key Element of IT Priorities Process
• Top 250 Actions Tracked Across All Deals … Force Ranked
• En este ejemplo, también se puede ver como se establece el ritmo
operativo desde el inicio
• Tres tipos de actividad están incluidos, con un ritmo que difiere por
área funcional
Proceso 4-Blocker
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El proceso operativo depende de tus actualizaciones
Cada semana vamos avanzando hasta que la violencia termine
¡Trabajando con más visibilidad ayudará al equipo entero!
1 Sólo tienes que llenar un 4 blocker si te lo hemos pedido
Si te hemos pedido, lo tienes que llenar cada semana sin fallo
2
Descarga el formato o empieza con tu última actualización
Guarda el archivo con tus iniciales y el número de la semana (ej. OL_28)
Una vez terminado lo vas a subir a Google Docs en el archivo correcto
Si no existe un archivo para la semana, añádelo como año.semana (fechas)
3
El 4-blocker tiene 4 cuadrantes: Actualización Números: Se diseña un formato diferente por proyecto
Logros de la semana: ¿Qué acciones podemos considerar cerradas?
Riesgos: ¿Cuáles son los elementos que pueden impedir el plan actual? ¿Cómo podemos evitarlos?
Próximos pasos: ¿Cuáles son las acciones que vas a tomar en la siguiente semana?
4 Hay que completar el formato cada semana
Las acciones se registran en Zoho y se cerraran sólo revisando el 4-blocker
Se revisará cada semana con VO y cada 2 semanas con el equipo general
• En este ejemplo podemos ver el proceso que se ha establecido para
VPerú que ya hemos puesto en marcha y funciona
• Es importante entender que establecer un ritmo requiere también
construir los procesos y plantillas con lo cual se va a funcionar
4-Blocker - Formato
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Xxx
Xxx
Xxx
Xxx
Xxx
Xxx
Xxx
Xxx
Xxx
Xxx
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Xxx
Xxx
Xxx
Actualización Números
Nombre Apellidos
[FECHA-FECHA]
Logros de la semana
Riesgos Potenciales o Actuales Próximos Pasos (Acciones)
Presupuesto Actual
Balance $ - $ -
Gastado 1 $ - $ -
Gastado 2 $ - $ -
Gastado 3 $ - $ -
Gastado 4 $ - $ -
Total $ - $ -
Comentarios
Comentarios
• El uso de plantillas estándares puede parece burocracia, pero más que
nada empieza a formar un lenguaje y base compartido
• En VPerú, usamos el 4-blocker para hacer un resumen de los detalles
de proyectos en Zoho, que nos ahorre tiempo
• Toma en cuanta que trabajamos a distancia … cuando un equipo
trabaja de cerca, puede que no haga falta tanta rigor
Procesos de Trabajo: Finanzas
AA, OTRXS
Gastos de
Operaciones
MARTES
• Pagos e ingresos se efectuarán sólo los jueves
• No se entregará / firmará cheques en blanco: si falta MZ / CdS, OL comunicará (miércoles)
• Todos los sustentos se entregarán a Jose Zavalaga cada jueves
• Cualquier discrepancia se resolverá la semana despuás
AA, OTRXS
Gastos
Adicionales>X
N
Y
Aprobación (VOL)
JUEVES
-> O LUKER
Mandar Gastos
Detallados
O LUKER
Revisar & Validar
Gastos
TESORERA
Efectuar Pagos /
Ingresos
O LUKER
Pagos / Ingresos
-> Tesorera + JZ
SustentosSustentos
Proceso
Ventas
J ZAVALAGA
Cuadra y
Confirmar
VIERNES
• Finalmente, aquí podemos ver un proceso de trabajo que contiene un
ritmo operativo en si … nuevamente, lo importante es entender como
tener estructuras claras ayuda el proceso y el método de trabajo
Ej: Ritmos Operativos
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Para tu proyecto …
Basándote en lo que hemos aprendido, crea una página
en PowerPoint que
a) establece el ritmo operativo para tu proyecto, o (si no estas
lista para hacerlo con tu proyecto) resuma el ritmo operativo
existente de un organización en lo cual trabajas o has
trabajado, tal y como lo entiendes (formato libre)
b) sugiere cambios
FECHA: Miércoles, 17 Agosto
45 min
+ 15 min