gestao reunioes

Diapositiva 1

Gesto de reunies

O que ?

A maioria das empresas desperdia demasiado tempo em reunies.

Os participantes aprendem como planear e preparar reunies para atingir os objectivos definidos com os "actores na reunio, fazer a gesto de reunies e acompanhar os planos de aco que delas saem.

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Objectivos

Elaborar e gerir eficazmente a agenda;Conhecer os papis dos intervenientes da reunio: quem ir participar e porqu;Convocar os participantes com antecedncia;Solicitar dos participantes leitura e elaborao de materiais, quando necessrio;Definir o local;Definir os equipamentos e materiais;

Objectivos

Definir os objetivos em termos de resultados;Definir o tipo de reunio;Reduzir desperdcios de tempo;Gerir conflitos;Perceber o verdadeiro custo de uma reunio.

Elaborar e gerir eficazmente a agendawww.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills | geral@peopleandskills.pt

Conhecer os papis dos intervenientes da reunio: quem ir participar e porqu;

Para evitar que as reunies sejam enfadonhas e ineficazes, importante definir com clareza o seu propsito e os seus objetivos. Alm disso, procure responder a estas trs perguntas:Existe algum propsito ou objetivo para esta reunio?Existe uma agenda para o encontro?As pessoas apropriadas esto presentes?www.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills | geral@peopleandskills.pt

Convocar os participantes com antecedncia;

Solicitar dos participantes leitura e elaborao de materiais, quando necessrio;

Definir o local

Definir os equipamentos e materiais;

Definir os objetivos em termos de resultados;

Objetivos Gerais Constituem um enunciado de Intenes, que descrevem os Resultados Esperados

Objetivos SMART - so especficos, mensurveis, atingveis, realistas e definidos no tempo.Esta metodologia ajuda a definir objetivos que inspiram as pessoas a lutar pelo seu atingimento, orientando a ao para o que realmente importa fazer, no se desperdiando tempo e energiawww.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills | geral@peopleandskills.pt

Definir o tipo de reunio;

Para Chinelato (1993) as modalidades de reunies podem ser classificadas em:Deliberativa- traar diretrizes e tomar decises que requeiram a deliberao - da maioria convocada. Participantes: superior hierrquico, gerentes, consultores e assessores.

Comunicativa - efetuar comunicaes diversas, disseminar informaes e transmitir decises superiores. Participantes: superior hierrquico, gerentes (ou lderes) e subalternos.

Consultiva - consultar especialistas, obter pareceres e sugestes tcnicas especializadas. Participantes: superior hierrquico, gerentes (ou lderes), especialistas.www.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills | geral@peopleandskills.pt

Definir o tipo de reunio; Tcnica - efectuar anlises crticas; examinar estudos, projectos e proposies tcnicas. Participantes: gerente (ou lder), especialistas.

Controladora - monitorar e regular fases de desenvolvimento e implementao de projetos e processos; controlar a execuo de atividades e tarefas.

Comemorativa - comemorar datas, conquistas, feitos relevantes e eventos significativos para pessoas, grupos de trabalho, toda a organizao e, quando apropriado, fornecedores e clientes. Participantes: todos os colaboradores indistintamente.

Reduzir desperdcios de tempoUma dica fcil prestar ateno desde quando chega ao compromisso at quando sai, e observar o que voc fez, ou melhor, o que estava previsto e o que realmente fez.

E o que no fez, por que no o fez? Isso demonstra se voc est ou no preparado e organizado, afinal, com base numa programao bem feita e eficaz voc consegue realizar todas as suas atividades dirias.

Outro ponto importante conseguir visualizar a desorganizao, que um indutor de prejuzo. Quando eu no tenho nada organizado meu tempo de trabalho e de repetio da tarefa ser maior do que o normal.www.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills | geral@peopleandskills.pt

Gerir Conflitos

Disciplina (interna e externa)

Territrio (espao)

Comando

Gesto Real gold does not fear the test of fire (provrbio Chins)

Coming together is a beginning.Keeping together is a process.Working together is success. Henry Ford

Gerir Conflitos

O trabalho em equipa uma ao conjunta por um grupo de pessoas, em que cada uma subordina os seus interesses e opinies individuais unidade e eficincia do grupo (in, Websters New World Dictionary, 2010)14

Gerir Conflitos

Perceber o verdadeiro custo de uma reunioCustos Diretos Horas trabalho, Consumiveis, etc

Custos Indiretos Horas Extra, Deslocaes, Cansao, Fadiga,

Custos de Oportunidade Sensao de perda de tempo, alheamento ou abstraco, Sentimento de Commitement ameaado.

Tipos de Reunies

Discutir projetos de equipas

Reunies departamentais ou inter departamentais

Reunies de resoluo de problemas

Reunies de partilha de informao

Reunies Pr-Agendadas vs Reunies Imprevistas

Pontos FortesPontos FracosAmeaasOportunidades

Benefcios de uma Boa Reunio:

Boas tomadas de deciso

Esclarecer conflitos e clarificar a resoluo dos problemas

Boas reunies tornam a sua empresa/organizao mais produtiva

Desafios das Reunies para o Sculo XXIAndragogia - O termo Andragogia vem do grego andros (adulto) e gogos (educar). Em uma traduo livre, a Andragogia a educao ou ensino para adultos.

Reunies devem prover a Andragogia aos seus participantes para que os mesmos estejam Motivados a permanecerem e a participarem.www.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills | geral@peopleandskills.pt

Qualidade das Reunies na sua OrganizaoQue Factores Positivos/Negativos Constamos:Para Participantes? Para a Empresa?Para os Resultados Esperados? Para os Resultados Obtidos?www.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills | geral@peopleandskills.pt

Como Decidir se uma Reunio , ou no necessriaObjectivoTemaQual o grau de complexidadeQuantas pessoas estaro envolvidas na sua resoluoPertinncia do temaRecorrncia do temawww.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills | geral@peopleandskills.pt

Como Liderar / Moderar uma ReunioQuestionar o status quoTomar a iniciativaIntroduzir mtodos de trabalhoMobilizar pessoas, sistemas e processos de trabalhoPromover o intercmbio culturalDar feedback e estar aberto ao dilogoGerir incentivos e recompensasPromover a mudana

Preparao de uma ReunioCondicionantes Previas Horario evento, Logistica de chegada ao evento, Local onde decorrer, etc.Objectivos Gerais e Especificos bem definidos

Grelha e scoreboard de Avaliao dos impactos da Reunio

Conduo de uma ReunioManter elevada a motivaoDefender princpiosNegociar regrasMediar conflitos Romper com os paradigmasConstruir sinergias

Tomadas de Deciso Efetivas numa ReunioObter o Comprometimento e Compromisso de algum para levar a cabo determinada tarefa e apresentar os resultados esperados determinados em consenso, esse o Foco para qualquer reunio.

Como processo oral que , uma reunio.As concluses das mesmas devem ser reduzidas a escrito, difundidas para os participantes.www.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills | geral@peopleandskills.pt

Orientaes para Conseguir um ConsensoNegociar regras

Mediar conflitos

Estratgias para Simplificar as ReuniesPequenos gruposProblemas bem identificadosObjectivos SMARTDivulgao de informao previaPedido de Colaborao.Espao de liberdade de todosValorizao de opiniesPremiar os Contributoswww.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills | geral@peopleandskills.pt

Como Dominar um Grupo Competitivo1 - dominar o assunto que vai ser exposto. Nada pior do que demonstrar insegurana sobre o assunto.2 - conhecer detalhes sobre o evento.Quem ser sua platia e qual o nvel de conhecimento que ela ter do tema?3 - Seja natural, no use palavras difceis ou que no faam parte do seu quotidiano.

4 Estabelea um clima de dialogo evitar as conversas cruzadas.

5 Usar de humor inteligente e inocuo para os inevitaveis Telemoveis, distraes.

Como Dominar um Grupo Competitivo6 Seja Breve e com um discurso articulado simples

7- Estar Aberto a Contribuies positivas e calmamente refutar as Contribui

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