gestao reunioes

Gestão de reuniões• O que é?

• A maioria das empresas desperdiça demasiado tempo em reuniões.

• Os participantes aprendem como planear e preparar reuniões para atingir os objectivos definidos com os "actores” na reunião, fazer a gestão de reuniões e acompanhar os planos de acção que delas saem.

1

www.peopleandskills.pt | www.facebook.com/peopleandskills |

[email protected]

Objectivos

• Elaborar e gerir eficazmente a agenda;• Conhecer os papéis dos intervenientes da

reunião: quem irá participar e porquê;• Convocar os participantes com antecedência;• Solicitar dos participantes leitura e elaboração

de materiais, quando necessário;• Definir o local;• Definir os equipamentos e materiais;


[email protected]

Objectivos

• Definir os objetivos em termos de resultados;• Definir o tipo de reunião;• Reduzir desperdícios de tempo;• Gerir conflitos;• Perceber o verdadeiro custo de uma reunião.


[email protected]

Elaborar e gerir eficazmente a agenda


[email protected]

Conhecer os papéis dos intervenientes da reunião: quem irá participar e porquê;

• Para evitar que as reuniões sejam enfadonhas e ineficazes, é importante definir com clareza o seu propósito e os seus objetivos. Além disso, procure responder a estas três perguntas:

• Existe algum propósito ou objetivo para esta reunião?

• Existe uma agenda para o encontro?• As pessoas apropriadas estão presentes?


[email protected]

• Convocar os participantes com antecedência;

• Solicitar dos participantes leitura e elaboração de materiais, quando necessário;

• Definir o local

• Definir os equipamentos e materiais;www.peopleandskills.pt |

www.facebook.com/peopleandskills | [email protected]

Definir os objetivos em termos de resultados;

• Objetivos Gerais – Constituem um enunciado de Intenções, que descrevem os Resultados Esperados

• Objetivos SMART - são específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e definidos no tempo.

• Esta metodologia ajuda a definir objetivos que inspiram as pessoas a lutar pelo seu atingimento, orientando a ação para o que realmente importa fazer, não se desperdiçando tempo e energia


[email protected]

Definir o tipo de reunião;• Para Chinelato (1993) as modalidades de reuniões podem ser classificadas em:

• Deliberativa- traçar diretrizes e tomar decisões que requeiram a deliberação - da maioria convocada. Participantes: superior hierárquico, gerentes, consultores e assessores.

• Comunicativa - efetuar comunicações diversas, disseminar informações e transmitir decisões superiores. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes) e subalternos.

• Consultiva - consultar especialistas, obter pareceres e sugestões técnicas especializadas. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes), especialistas.


[email protected]

Definir o tipo de reunião;• Técnica - efectuar análises críticas; examinar estudos, projectos

e proposições técnicas. Participantes: gerente (ou líder), especialistas.

• Controladora - monitorar e regular fases de desenvolvimento e implementação de projetos e processos; controlar a execução de atividades e tarefas.

• Comemorativa - comemorar datas, conquistas, feitos relevantes e eventos significativos para pessoas, grupos de trabalho, toda a organização e, quando apropriado, fornecedores e clientes. Participantes: todos os colaboradores indistintamente.


[email protected]

Reduzir desperdícios de tempo• Uma dica fácil é prestar atenção desde quando chega ao

compromisso até quando sai, e observar o que você fez, ou melhor, o que estava previsto e o que realmente fez.

• E o que não fez, por que não o fez? “Isso demonstra se você está ou não preparado e organizado, afinal, com base numa programação bem feita e eficaz você consegue realizar todas as suas atividades diárias”.

Outro ponto importante é conseguir visualizar a desorganização, que é um indutor de prejuízo.

• “Quando eu não tenho nada organizado meu tempo de trabalho e de repetição da tarefa será maior do que o normal”. www.peopleandskills.pt |

www.facebook.com/peopleandskills | [email protected]

Gerir Conflitos

Disciplina (interna e externa)

Tempo

Território (espaço)

Comando

Gestão

“Real gold does not fear the test of fire” (provérbio Chinês)

Coming together is a beginning.Keeping together is a process.Working together is success.

Henry Ford

Gerir Conflitos

O trabalho em equipa é uma “ação conjunta por um grupo de pessoas, em que cada uma subordina os seus interesses e opiniões individuais à unidade e eficiência do grupo”

(in, Webster’s New World Dictionary, 2010)

14

Gerir Conflitos

Perceber o verdadeiro custo de uma reunião

• Custos Diretos – Horas trabalho, Consumiveis, etc

• Custos Indiretos – Horas Extra, Deslocações, Cansaço, Fadiga,

• Custos de Oportunidade – Sensação de perda de tempo, alheamento ou abstracção, Sentimento de “Commitement” ameaçado.


[email protected]

Tipos de Reuniões

• Discutir projetos de equipas

• Reuniões departamentais ou inter – departamentais

• Reuniões de resolução de problemas

• Reuniões de partilha de informação


[email protected]

Reuniões Pré-Agendadas vs Reuniões Imprevistas

Pontos Fortes Pontos Fracos

Ameaças Oportunidades


[email protected]

Benefícios de uma Boa Reunião:

• Boas tomadas de decisão

• Esclarecer conflitos e clarificar a resolução dos problemas

• Boas reuniões tornam a sua empresa/organização mais produtiva


[email protected]

Desafios das Reuniões para o Século XXI• Andragogia - O termo Andragogia vem do grego andros (adulto) e

gogos (educar). Em uma tradução livre, a Andragogia é a educação ou

ensino para adultos.

Reuniões devem prover a Andragogia aos seus participantes para que os mesmos estejam Motivados a permanecerem e a participarem.


[email protected]

Qualidade das Reuniões na sua Organização

• Que Factores Positivos/Negativos Constamos:• Para Participantes? • Para a Empresa?• Para os Resultados Esperados? • Para os Resultados Obtidos?


[email protected]

Como Decidir se uma Reunião é, ou não necessária

• Objectivo• Tema• Qual o grau de complexidade• Quantas pessoas estarão envolvidas na sua

resolução• Pertinência do tema• Recorrência do tema


[email protected]

Como Liderar / Moderar uma Reunião

Questionar o status quo Tomar a iniciativa Introduzir métodos de trabalho Mobilizar pessoas, sistemas e processos de

trabalho Promover o intercâmbio cultural Dar feedback e estar aberto ao diálogo Gerir incentivos e recompensas Promover a mudança


[email protected]

Preparação de uma Reunião

• Condicionantes Previas – Horario evento, Logistica de chegada ao evento, Local onde decorrerá, etc.

• Objectivos Gerais e Especificos – bem definidos

• Grelha e scoreboard – de Avaliação dos impactos da Reunião


[email protected]

Condução de uma Reunião

• Manter elevada a motivação• Defender princípios• Negociar regras• Mediar conflitos • Romper com os paradigmas• Construir sinergias


[email protected]

Tomadas de Decisão Efetivas numa Reunião

• Obter o Comprometimento e Compromisso de alguém para levar a cabo determinada tarefa e apresentar os resultados esperados determinados em consenso, é esse o Foco para qualquer reunião.

• Como processo oral que é, uma reunião.As conclusões das mesmas devem ser reduzidas a escrito, difundidas para os participantes.


[email protected]

Orientações para Conseguir um Consenso

• Negociar regras

• Mediar conflitos


[email protected]

Estratégias para Simplificar as Reuniões

• Pequenos grupos• Problemas bem identificados• Objectivos SMART• Divulgação de informação previa• Pedido de Colaboração.• Espaço de liberdade de todos• Valorização de opiniões• Premiar os Contributos


[email protected]

Como Dominar um Grupo Competitivo• 1 - dominar o assunto que vai ser exposto. Nada pior do que

demonstrar insegurança sobre o assunto.• 2 - conhecer detalhes sobre o evento.• Quem será sua platéia e qual o nível de conhecimento que ela terá do

tema?• 3 - Seja natural, não use palavras difíceis ou que não façam parte

do seu quotidiano.

• 4 – Estabeleça um clima de dialogo evitar as conversas cruzadas.

• 5 – Usar de humor inteligente e inocuo para os inevitaveis Telemoveis, distrações.


[email protected]

Como Dominar um Grupo Competitivo

• 6 – Seja Breve e com um discurso articulado simples

• 7- Estar Aberto a Contribuições positivas e calmamente refutar as Contribuições negativas.

• 8 – Estar preparado para Eventualidades

• 9 – Voz e apresentação cuidada, em caso de doença pedir desculpa e ceder a posição


[email protected]

Como Dominar um Grupo Competitivo

• “ALCANÇAR A VITÓRIA - A habilidade de alcançar a vitória mudando e adaptando-se de acordo com o inimigo é chamada de genialidade.”

• “Verdadeiro Objectivo – O verdadeiro objectivo da Guerra é a Paz”

• “VERDADEIRO MÉTODO - O verdadeiro método, quando se tem homens sob as nossas ordens, consiste em utilizar o avaro e o tolo, o sábio e o corajoso, e em dar a cada um a responsabilidade adequada.”

• Sun Tzu


[email protected]

Relatórios de Reuniões e Planeamento de Ações a DesenvolverNota de Reunião


[email protected]

Relatórios de Reuniões e Planeamento de Ações a DesenvolverQuadro de Atividades


[email protected]

Relatórios de Reuniões e Planeamento de Ações a Desenvolver

Modelo Plano de Ação


[email protected]

Relatórios de Reuniões e Planeamento de Ações a Desenvolver

Modelo de Analise de Problemas e Definição de Prioridades


[email protected]

Tenha um excelente dia!E porque não se vive só de trabalho …

gestao reunioes

Leadership & Management