gestão por processos e pdca
TRANSCRIPT
Gestão por Processos
e
PDCA
Ivana Mara Rodrigues da Silva
2
GESTÃO DE PROCESSOS X
GESTÃO POR PROCESSOS.
PROCESSO Clientes
Requisitos
Feedback
Requisitos
Feedback
Fornecedores
Fonte: FNQ
Conceito de Processo
Processos
Horizontais
Processual com
Funcional em
segundo plano
Funcional com
processos em
segundo plano
Vertical
Funcional
Gestão
Funcional
Tradicional
Estrutura orientada
por Processos
Fonte: FNQ
Conceito de Gestão por Processo
• Processo organizacional: uma série de atividades/objetos,
transformando entradas (inputs) em saídas/produtos (outputs), de
forma a atribuir determinado grau (tangível) de agregação de valor.
Um processo deve necessariamente começar e terminar em outro
processo ou em um dos clientes externos. (ex: realizar comunicação
organizacional)
• Atividade organizacional: conjunto de Tarefas orientadas para um
objetivo definido. (ex: organizar reunião)
• Tarefa organizacional: sequência de passos/etapas predeterminados
para realizar uma Atividade. Cada um desses passos pode demandar
a necessidade de explicações detalhadas, justificando a construção
de procedimentos documentados pertinentes. (ex: ligar participantes
da reunião).
• Macro-Processo: Título dado ao agrupamento de diversos Processos
conforme certos interesses (ex. comunicações) .
• Sub-Processo: Título dado ao desdobramento de um processo/ciclo
em fluxos menores que agregam atividades de objetivos similares.
Conceito de Processo
Fonte:Gauss Consulting Group
MACROPROCESSO
SUB-PROCESSOS
ATIVIDADES
TAREFAS
Fonte: FNQ
Processos gerenciais
Transformam informações em decisões
Processos operacionais
Transformam insumos em produtos
Fonte: FNQ
Fonte: FNQ
Fluxograma de Resolução Convencional de Problemas na Empresa
NÃO MEXA
SIMNÃO
SIM
SEU LOUCO
NÃO
VAIESTOURAR
NA SUAMÃO?
NÃO
FINJA QUE NÃO VIU
ALGUÉMSABE?
VOCÊ TÁ
PERDIDO!
SIMSIM
NÃO
ESCONDA
VOCÊPODE CULPAR
OUTRA PESSOA?
NÃO
ENTÃO, NÃO HÁ PROBLEMA
SIM
A COISA
FUNCIONA?
VOCÊ MEXEUNELA?
• Clareza estratégica.
• Disciplina estratégica e foco no desenvolvimento dos
recursos humanos.
• Busca de eficiência e eliminação de desperdícios.
• Poder e autonomia aos gerentes e funcionários.
• Preocupação com a inovação e melhoria contínua.
Premissas para um modelo por Processos
Fonte: FNQ
Processos
Clientes-Alvo
Força de Trabalho
Saídas/Produtos
Entrada/Insumos
Mapeamento do Perfil
11
Por que aperfeiçoar e gerenciar processos?
• Os processos geram os produtos e serviços de uma
organização.
• Os processos são os meios pelos quais suprimos as
necessidades dos clientes e atingimos as metas da
organização.
• A performance dos indivíduos só pode ser tão boa quanto
os processos permitem.
Fonte: FNQ
13
Descrição gráfica de um processo, onde devem ser
relacionadas as atividades necessárias para a execução do
serviço / produto desejado;
Para o mapeamento do processo é importante identificar
previamente os requisitos desse processo (Fatores
indispensáveis para a definição do bom funcionamento dos
processos);
O mapeamento de evidencia a sequência de atividades, os
agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de entradas e saídas,
informações e documentos em uma organização ou unidade. Isso
permite identificar mais facilmente oportunidades para a
racionalização e aperfeiçoamento dos processos de trabalho em
uma organização;
MAPEAMENTO DE PROCESSO
Fonte: FNQ
1.
Rep
rese
nta
ção
Grá
ficaOportunidade de
Melhoria (OM)Chamamos de OM todo e
qualquer resultado da Análise dos Processos
Organizacionais
Plan
Planejamento
Do
Execução
Study
EstudoAction
Ação Preventiva
PDSA - Ciclo de Gestão da Oportunidade
da Melhoria (foco na capacidade de
analisar as potenciais otimizações dos
resultados)
Diagrama da Gestão
Práticas de Gestão
Fonte: FNQ
Práticas de Gestão e Padrões de Trabalho
Atividades
executadas
regularmente com a
finalidade de gerir
uma organização,
de acordo com os
padrões de
trabalho.
PRÁTICAS
Regras de funcionamento das
práticas de gestão, podendo
estar na forma de diretrizes
organizacionais, procedimentos,
rotinas de trabalho, normas
administrativas, fluxogramas,
quantificação dos níveis que se
pretende atingir ou qualquer
meio que permita orientar a
execução das práticas.
PADRÕES
Gestão por CompetênciasCOMPETÊNCIAS MÍNIMAS
(POR CARGO/FUNÇÃO)
1 - FORMAÇÃO ACADÊMICA Diplomas e / ou comprovantes de afiliação aos
Conselhos de Profissão
2 - TREINAMENTO / CURSO Capacitação formal, normalmente muito
específica a cada organização
3 – EXPERIÊNCIA Não é mais simplesmente TEMPO, mas um determinado conhecimento comprovado
4 – HABILIDADEPerformance e Desempenho
4.1 – COMPORTAMENTO
CICLO DE GESTÃO DE PESSOAS
Fluxograma – REV. 00
Ciclo de Gestão de Pessoas
Admissão
FLUXO DE SUBPROCESSOS
Reuniões de
Governança Corporativa
(Ciclo do Processo
Decisório da Alta
Direção)
Gerências
Solicitação de
Pessoal
GERHS
Disponibilidade
?
N
S
Verifica disponibilidade no
quadro de pessoal ou na
relação de aprovados no
ConcursoContata área
solicitante e
negocia
enquadramento
Obtem êxito ?
N
S
CORHA
Plano de Cargos e
Salários
Programa de
Avaliação de
Desempenho
GERHSAprova junto ao
DRT e CPFAprovado ?
N
S
Delegacia
Regional do
Trabalho
(DRT)
Consolidação,
aprovação e
divulgação do
orçamento
(Ciclo de Orçamento
Anual)CAD
Contatos
Governamentais
(Ciclo de Processo
Decisório da Alta
Direção)
Expressão de
Necessidade
Para realização de Concurso
e preenchimento de vagas
Governo
EstadualAprova ?
N
S
Conselho
de Política
Financeira
(CPF)
Conselho
de Política
Financeira
(CPF)
Resolução
Edital
(Ciclo de
Contratação,
Aquisição e
Suprimentos)
Fornecedor
(Concurso
Público)
Concurso
Realizado
Lista Homologada Lista de ChamadaPublicação em
Jornal de Grande
Circulação e D.O.
Solicitação para
Concurso Público
Consulta Lista de
Chamada e
Providencia Carta
de Convocação
Carta de
ConvocaçãoConcursadoAceita ?
S
N
Termo de
Desistência
CORHA
Entrevista com
Gerência da Área
+ Gerência de RH
Desiste ?
N
S
Providencia
Exame Médico e
Documentos (em
5 dias)
CORHA
Exame Médico
- Apto ?
S
N
Providencia
exame com outro
profissional
Exame Médico
- Apto ?
S
N
Carta Oficial de
Inapto
Concursado
Carta Oficial de
Inapto
(Protocolada)IntegraçãoColaborador
“Scanea” Foto
para crachá
Fornecedor
de Crachás
Dados para
Cartão de VisitaGráfica
Solicitação de
equipamentos e
senha para ramal
Crachá Funcional
Cartões de Visita
Equipamentos e
Senha para uso
de ramal
telefônico
CORHA
Providencia
Cadastramentos
nos Sistemas
Oracle
Intranet
ADP
Prontuário
Funcional
Cadastrado como:
- Funcionário (FOPAG)
- Fornecedor (Diárias)
Registra ponto
diariamente
(Entrada / Saída)
Cadastra ADP
Gera documentosColhe assinatura
do concursado /
comissionado
Colhe assinatura
da GERHS e da
Dir. Executiva
Diretoria
Executiva
Autorização para
concurso público
Gestão de Controle
de Ponto
(Ciclo de Gestão de
Pessoas)
E-mail solicitação
de liberação
COSIN
Cadastramento
Básico
Complementa as
informações no
cadastro básico
Oracle
GEFIS
A
A
CORHA
Empregado
CORHA
Ciclo de Gestão de Pessoas
Demissão
Qualquer
empregado
Pedido de
Demissão
(Desligamento)
CORHA
Entrevista
demissional
Colaborador
Preenche
espontaneamente
relatório de entrevista
demissional
Relatório de
entrevista
demissionalCORHA
Aviso Prévio ?
N
S
Marca data para o
desligamento
Deve constar no
pedido de
demissão
Solicita
desligamento de
funcionário no
sistema
ADP
Rescisão
Contratual
Marca exame
demissional
Informa data de
desligamento para
desativar acesso a
rede
ColaboradorExame
DemissionalCORHA
Ok ?
S
N
Diretoria da
Área
Rescisão
Contratual
(Assinada)
Contas a
Pagar (Ciclo
Financeiro)
Recibo de
Pagamento
Verifica se
registrado há mais
de 12 meses
Menos de 12
meses ?
N
S
Homologa na
própria SCGÁS
Homologação no
Sindicato
Marca
Homologação no
Sindicato
Rescisão
Contratual
(Homologada)
3 vias - Rescisão
Contratual
(Homologada)
1 via - Rescisão
Contratual
(Homologada)
Colaborador
CORHA
5 vias
1 via - Rescisão
Contratual
(Homologada)Sindicato
E-mail informando
data de
desligamentoCOSIN
Providencia baixa
nos acessosFim
Ciclo de Gestão de Pessoas
Gestão de autônomos
Prestador
de Serviço
Autônomo
Executa prestação
de serviço
ADP
Analista de
RH Senior
Módulo Autonomos
Inclui as
prestações de
serviços do mês
Gera Folha de
Pagamento e RPA
Folha de
PagamentoRPA
Ok ?
N
S
Guias de
Recolhimento
Contas a
Pagar (Ciclo
Financeiro)
Prestador
de Serviço
Autônomo
Via da RPA com
comprovante de
pagamento
CORHA
Envia
comprovante e
RPA (via AR)
Comprovante AR
Via da RPA
Envio de Nota
Fiscal Autônomo
Nota Fiscal
ORACLE - RI
COCCN
Lançar
Notas Fiscais
no Sistema
Ciclo de Gestão de Pessoas
Gestão de estagiários
CIEE / IEL
(Convênio)
Ciclo de
orçamento
anual
Gerente da
Área
Solicitação de
Estagiário
CORHA
E-mail com
requisitos
Fornecedor
(CIEE / IEL)
Seleciona
candidato
Gerência da
Área
Entrevista
candidato
Aprova ?
N
S
CORHA
Fornecedor
(CIEE / IEL)
Contrata o
Estagiário e
encaminha para
SCGÀS
CORHA
EstagiárioEvento de
Integração
Termo de
Confidencialidade
Cadastra
Estagiário no
SistemaOracle
ADP
Intranet
Formulário
avaliação de
estagiário
COSIN
Formulário
avaliação
(Preenchido)
Estagiário
Formulário
avaliação
(Vistado)
COSIN
CIEE / IEL
CORHA
Com padronização para
todas as áreas
Ciclo de Gestão de Pessoas
Gestão de cessões de empregados aos acionistas
GaspetroMitsui
Carta solicitação
de sessão
DP
Aceita ?
N
S
Resposta
Negativa
Mitsui ?
N
S
Carta de aceite de
sessão
Contrato
Instrumento Particular de Contrato
de Sessão de Mão-de-Obra
GERHS
Processo de
Admissão
Acionista
Mensalmente
Nota Fiscal de
Débito
GERHS
Rateio de acordo
com limite definido
em Assembléia
Planilha de RateioEspecifica na NF
a definição dos
Centros de Custos
GERHS
Contabilização
(Ciclo Contábil/
Fiscal)
Nota Fiscal de
Débito (com
especificações)
Ciclo de Gestão de Pessoas
Gestão de Controle de Ponto
ADP
Analista
de RH
Verifica tela
individual por
colaborador
Atrasos ?
N
S
Horas Extras ?
N
S
Contata
colaborador e
pede justificativa
Colaborador
ASE - Autorização
de Serviço Extra
Justificativa de
Ponto Atrasado
Gerente da
Área
Gerente da
Área
+ de 10 horas
no mês ?
S
N
Autoriza ?
S
N
Analista
de RH
Justificativa de
Ponto Atrasado
(Assinada)
ASE - Autorização
de Serviço Extra
(Assinada)
Autoriza ?
S
N
Diretoria da
Área
Autoriza ?
S
N
Ajusta o Ponto
ADP
Roda Folha de
Pagamento
(FOPAG)
Autoriza
Verificação
Relatório FOPAG
para conferênciaAnalista
de RH
Verifica
consistência da
Folha de Pgto.
OK ?
S
N
Oracle
Gera arquivo
magnético
(ADP)
Banco
ADP
Holleriths
Guias de
Recolhimentos
Colaboradores
OK ?
S
N
Tributos
(Ciclo Contábil/
Fiscal)
CAGED
(Admissões e
Demissões)Analista
de RH
Envio de Arquivo
Fornecedor
(Folha de
Pagamento)
ORACLE - GL
COCCN
Conferência
do Arquivo
Dados OK ?
S
N
Contabilização
GERHS
Recursos
Humanos
GEOPE
Ponto Ok ?
N
S
Folha de Ponto
(Vistada)
Assistente
Administrativo
Folha de Ponto
Eletrônica
Folha de Ponto
Manual
Empregados
GEOPE
Sede
Assist.
Administrativo
Ponto Ok ?
N
S
Assist.
Administrativo
Empregados
GEOPE
Base
Anotam os
horários
diariamente
Assist.
Administrativo
CORHA
Admissão
(ciclo de
Gestáo de
Pessoas)
Ciclo de Gestão de Pessoas
Gestão de Treinamentos
Empregado
Solicita
treinamento
Oracle
Orçamento ?
N
S
Automaticamente
Gerente da
ÁreaAprova ?
N
S
Oracle
Libera no OracleEmpregado
Requisição
Material
promocional do
curso
Gerente da
Área
Anexa material
promocional a
requisição
Requisição
assinada CORHAVerifica preço do
Curso
Menor que
R$ 200,00 ?
N
S
Maior ou = a
R$ 200,00 ?
S
Solicita nº de ACS
(Autorização de
Compra e Serviço)
Número de ACS
CORHAPassagem
Aérea ?
S
N
Reserva de
Passagem Aérea
Hospedagem
?
S
N
Reserva de
Hospedagem
Adiant de
viagem ?
S
N
Solicitação de
Adiantamento de
viagem
Gerente da
Área
Aprova ?
S
N
ACSCiclo de
Contratação,
Aquisição e
Suprimentos
Providencia
Adiantamento
Empregado
Contata Empresa
- realiza inscrição
e programa curso
Participa do Curso
Relatório de
Avaliação do
Curso
Relatório de
Viagem e Prest de
Contas
Cópia do
Certificado
CORHA
CORHA
Prontuário
Funcional
Executa
fechamento da
prestação de
contas
Contas a
Receber
(Ciclo Financeiro)
Retorno de
R$ ?
N
S
Recebe dinheiro e
encaminha para
GEFIS
COSUP
GEFIS
COFIN
Ciclo do
Orçamento
Anual
ASDPE
Necessidade de
treinamentos
ASCOM
ASDPE
ASJUR
Secretaria
Secretaria Geral
Cronograma
Anual de
Treinamento
Monitorador
Ciclo de Gestão de Pessoas
Gestão de Viagens e Prestação de Contas
Empregado
Solicitação de
adiantamento de
viagem (2 vias)
Gerência da
Área
Aprova ?
N
S
Solicitação de
adiantamento de
viagem assinada
CORHAPassagem
Aérea ?
S
N
Reserva de
Passagem Aérea
Hospedagem
?
S
N
Reserva de
Hospedagem
Empregado
Solicitação de
adiantamento de
viagem – 1 viaProvidencia
Adiantamento
Realiza viagem
GEFIS
Gestão de
Treinamentos
(Ciclo de Gestão
de Pessoas)
Semanalmente
Planilha Resumo
Relatórios de
Viagens
Contabilização
(Ciclo Contábil /
Fiscal)
Contas a
Pagar
(Ciclo
Financeiro)
GERHSLançamento Folha
de Pagamento
Empregado
da GEOPE
Relatórios de
Viagens
Assistente
Administrativo
GEOPE
Relatório Ok ?
N
S
Relatórios de
Viagens
(Vistados)
Assistente
Administrativo
Gestão de
Treinamentos
(Ciclo de Gestão
de Pessoas)
Preparação inicial
do orçamento
(Ciclo do
Orçamento Anual)
Base
Orçamentária
Diárias
Hospedagens
Transportes
Projeta despesas
com viagens
ASCOM
ASDPE
ASJUR
Secretaria
Secretaria Geral
Plano
Orçamentário para
Viagens
ASDPE
Presidência
Aprova ?
S
N
Orçamento Anual
Diretoria
Executiva
Aprova ?
S
N
Consolidação,
aprovação e
divulgação do
Orçamento
(Ciclo do Orçamento
Anual)
Monitorador
Ciclo de Gestão de Pessoas
Gestão de Benefícios
ADP
Analista
RH
Cadastra /
Consulta cadastro
benefícios ADP
Gera os
Benefícios
Contas a
Pagar
(Ciclo
Financeiro)
Cheque para
PagamentoOffice-boy
SETUF
(Sistema Transp.
Urbano
Florianópolis)
Comprovante de
Pagamento
Office-boy
Contas a
Pagar
(Ciclo
Financeiro)
Providencia
créditos nos
cartões
Diretoria
ExecutivaCADSindicatoCPF
Aprovação do
Benefício
Contratação da
Fornecedora
Assistência Médica
Assistência Odontológica
Vale Alimentação / Refeição
Vale Transporte
etc
Empregados
Supervisor
RDS – Registros
Diários de
Serviços
Controle de Km
Compila os Dados
Banco de Controle
de Pessoal
Contratado
Coordenador
da Base
Relatórios Ok?
S
N
Planilha de Horas
Trabalhas por
atividade
Planilha de Horas
Trabalhas por
atividade
Geope
Técnica Operações
Ciclo de Gestão de Pessoas
Controle de Banco de Horas
Realização de
Obra Externa
(Ciclo de Obras)
Admissão
Necessidade de
gerência qualquer
Controle de Banco de
Horas - terceirizados
Gestão de autônomos
Gestão de estagiários
Gestão de cessões de
empregados dos
acionistas
Gestão de Controle de
Ponto
Gestão de Treinamentos
Empregados
Ciclo de
Orçamento
Anual
Gestão de Viagens e
Prestação de Contas
Gestão de Benefícios
Gerência qualquer
Demissão
Empregado
Com base em 100% dos PROCESSOS já
mapeados e otimizados
São feitas as especificações de
competência mínima
17
Organização da Força de Trabalho
Resposta rápida
Aprendizado organizacional
CooperaçãoComunicação
eficaz
Autonomia
Equipes
Fonte: FNQ
Característica de uma Boa Prática de Gestão
Fonte: FNQ
ESTRATÉGICO
GERENCIAL
Indicadores de Controle
Indicadores que
controlam a execução
do processo
20
BENCHMARKING
Benchmarking Processo
Método para comparar o desempenho de algum processo, prática degestão ou produto da organização com o de um processo, prática ouproduto similar, que esteja sendo executado de maneira mais eficaz eeficiente, na própria ou em outra organização, entender as razões dodesempenho superior, adaptar à realidade da organização e implementarmelhorias significativas.
Fonte: FNQ
Ciclo PDCL
P
D
A
C
P
D
L
C
APRENDER E MELHORAR
Fonte: FNQ
Adequado
Pró-Ativo
Inovador
Refinado
Não-Adequado
Atendimento básico aos requisitos
Estágio avançado de atendimento aos
requisitos por meio de práticas
exemplares.
Não
atendimento aos
requisitos
Atendimento aos requisitos por meio de
práticas inéditas ou incomuns à área em
que é aplicada ou ramo de atividade da
organização.
Nível de qualidade de processo
23
P
D
A
C
P
D
L
C
APRENDER E MELHORAR
Fonte: FNQ
Ciclos de Aprendizado Organizacional
Tempo
P
D
L
C
P
D
L
C
P
D
L
C
Fonte: FNQ
24
