Ernesto Haberkorn    

Material didático do Treinamento

Gestão Empresarial com ERP

inclui

Mão na Massa e

Jogo de empresas

Edição nº 11 de 6 de agosto de 2017

Índice 1. Introdução 3 2. Dúvidas 3 3. Acesso ao ERPFlex . 4 4. A Empresa do exercício 5 5. Cadastramento da sua Empresa 5 6. Cadastramento de Perfis de Usuários 6 7. Cadastramento de novos Usuários 7 8. Cadastros 7 9. Bancos 8 10. Vendedores 9 11. Transportadoras 9 12. Perfis de Clientes e Fornecedores 10 13. Legendas de Campos Adicionais 10 14. Clientes 11 15. Fornecedores 12 16. Naturezas 13 17. Categorias e Subcategorias 14 18. Variantes 15 19. NCM 16 20. Produtos 16 21. Serviços 18 22. Parâmetros 19 23. Digitação dos Movimentos 19 24. Ordem de Serviço/Ordem de Produção 19 25. Movimentação de Serviço e Abertura do Orçamento 20 26. Abertura da Ordem de Serviço 18 27. Movimentação de Revenda 26 28. Movimentação de Indústria 27 29. Financeiro 34 30. Processo Fiscal, Contabilidade e SPED 36 31. Consultas 42 32. PEF Posição Econômico-Financeira 43 33. Consulta Multidimensional 43 34. Atendimento 43 35. Consulta Movimentação Financeira 44 36. Fluxo de Caixa 44 37. Estoques 44 38. Consulta via Excel 45 39. Gerador de Relatórios 46 40. Consultas via Select 46 41. Flexcel 47 42. Suporte à Decisão – Painel de Gestão 52 43. Suporte à Decisão – Data Mining 53 44. Workflow 54 45. Jogo de Empresas 56

1.

2

Introdução Bem vindo ao Treinamento ERP em Sala de Aula.

Este exercício tem como objetivo mostrar como a Tecnologia da Informação pode ajudar na gestão de uma empresa através do uso de um ERP. O ERP que será usado é o ERPFlex, da TI Educacional. O ERPFlex é um sistema de gestão empresarial na web focado para pequenas e médias empresas e que tem como objetivo controlar e gerenciar de forma simples e prática os vários processos necessários à sua gestão e atender a todas as exigências de nossa complexa legislação tributária. Neste exercício o aluno terá uma visão geral do sistema: orçamento, faturamento, compras, estoque, custos, ordem de serviços, produção, pagamentos e recebimentos. Digitando os dados necessários poderá visualizar as principais consultas que o sistema oferece. E também praticar o Jogo de Empresas apresentado no final do manual. O ERPFlex é Cloud Computing ou Computação nas Nuvens. Este termo significa que o software é executado e operacionalizado utilizando a Internet, ou seja, tudo está armazenado em um Datacenter (o ERPFlex está hospedado na Amazon). O usuário precisa apenas ter acesso a um navegador da Internet para utilizar o software seja o Internet Explorer da Microsoft, Firefox, Chrome ou Safari. O ERPFlex é desenvolvido em PHP, o Banco de Dados é MySQL e as telas são programadas parte em Flex, parte em HTML5.

2. Dúvidas

Em caso de dúvidas, recorra ao seguinte:

1. Clique no botão de qualquer tela. Lá, está disponível o Help on-line com textos detalhados de cada funcionalidade do ERPFlex. À esquerda da tela, um índice facilita o seu acesso. Veja o exemplo da tela de ajuda:

3

2. No site www.docs.erpflex.com.br, na aba Helps estão todos os textos de ajuda do sistema. Na aba Vídeos/Livros você encontra 36 vídeos explicativos e 3 manuais do sistema e o XML da nota de compra usado no exercício.

3. No site www.tieducacional.com.br , na aba Tutoriais temos mais vídeos que contem informações básicas sobre ERP e TI. Lá, você encontrará 55 vídeos todos eles ligados à Tecnologia da Informação.

4. Em último caso, recorra ao suporte da TI Educacional em

www.erpflex.com.br na parte superior, em

5. A empresa que você utilizará neste exercício vem apenas com os

Parâmetros e os Impostos (com seus derivados) digitados. Os alunos terão que digitar todos os cadastros e movimentos.

6. Enfim, esse exercício oferece todas as condições para que você se torne um profundo conhecedor de como bem utilizar um ERP.

7. Agora é só Ler e Estudar... estar sempre bem informado!

3. Acesso ao ERPFlex

4

Obtido o Login e Senha siga o passo-a-passo a seguir: Entre no Navegador em www.treinamentoti.erpflex.com.br

Entre com seu Login e Senha fornecido pela TI Educacional. Note o campo Data-base: este campo é importante, pois se durante o seu aprendizado houver uma virada de mês, você não terá uma visão completa dos dados, pois algumas telas apresentam inicialmente apenas os dados do mês corrente. Caso isso ocorra digite o mês no qual o seu aprendizado se iniciou

Clique em Enter.

4. A Empresa do exercício

Para ilustrar o nosso aprendizado, vamos imaginar uma empresa que tem as seguintes atividades produtivas: 

● Ministra cursos presenciais, ou seja, é uma prestadora

de serviços.

● Vende e distribui livros, ou seja, também é um comercio.

● Produz chaveiros, ou seja, também é uma indústria.

5. Cadastramento da sua Empresa Vamos começar o exercício, iniciando pela configuração da empresa.

1. Ao longo do exercício você pode transformar uma opção do menu em um ícone, facilitando com isso o seu acesso. Para tal, quando estiver dentro da opção, clique em Miscelânea/Ambiente ERPFlex/Adicionar Favoritos, lembrando que há um limite de 10 ícones.

5

Entre em Miscelânea/Empresa. Veja os dados da sua empresa, clicando em

. O Regime de Tributação é Simples Nacional, o quer torna o processo bem mais fácil.

2. Digite um Endereço completo 3. A Alíquota do Simples é de 12%, de acordo com o faturamento da

empresa e o Anexo na qual ela se enquadra.

4. Grave clicando em

6. Cadastramento de Perfis de Usuários

Entre na opção Miscelânea/Autorização/Perfis.

Somente o Administrador pode criar perfis de Usuários. Se você não estiver com

o login Administrador pule para o item 9. Para cada Perfil ele determina um menu apropriado, restringindo assim o uso das opções de cada usuário. Para

cada opção, clicando em , se permite ou não a utilização dos botões de Incluir, Alterar, Excluir, Exportar dados, Imprimir, Salvar e Visualizar. Se todos os checkboxes estiverem desmarcados significa que esse Perfil tem todas as autorizações, ou seja, como se todos estivessem marcados. Para somente Visualizar, inibe-se o botão de Gravar.

Existe um Perfil especial chamado Vendedor. Esse perfil tem mais uma característica: cada usuário enxerga somente os clientes, orçamentos e faturamentos que ele próprio criou.

6

Mão na massa: (sempre que encontrar o texto Mão na massa significa que você vai digitar dados, com o objetivo de melhor aprender o conteúdo deste treinamento) Clique no botão Incluir, crie um Perfil chamado Diretor e tire dele a opção de entrar em Hotelaria Clique no botão Gravar Se você for Administrador e criar um novo Usuário com esse Perfil, ele não teria as opções do Modulo Hoteleiro

7. Cadastramento de novos Usuários

Essa opção, também restrita ao Administrador, permite incluir novos usuários. Se ele tem acesso a mais que uma empresa, pode aqui definir também em quais delas esse novo usuário tem acesso. Para cada usuário, associa-se um Perfil. O ERPFlex não permite nomes de usuário ou e-mails repetidos, independente da empresa. Entre na opção Miscelânea/Autorização/Usuário e veja que lá inclusive o Administrador define em quais empresas do grupo ele pode entrar.

Para entrar no ERPFlex também é aceito, no lugar do nome de usuário, o email que foi cadastrado

8. Cadastros

Para o bom funcionamento de um sistema é importante que os Cadastros sejam bem implantados. Cadastros são arquivos que uma vez implantados dificilmente se alteram. São os dados dos Clientes, Fornecedores, Vendedores, Bancos, Produtos, Serviços, entre outros. E quanto mais completos estiverem os Cadastros, mais automática será a digitação dos Movimentos.

7

Produtos e Serviços, por sua vez, são comprados, requisitados e vendidos, gerando assim as Despesas, os Custos e as Receitas da empresa. E a diferença entre elas é o Lucro ou Prejuízo do negócio. São os movimentos que precisam ser digitados e que geram o maior trabalho no dia a dia da empresa. Cada vez mais se procura automatizar esse processo. Agora vamos entrar em cada um dos Cadastros do ERPFlex, e digitar os seus dados

necessários para a realização do exercício. Clique no botão de cada um para melhor entender o que significa cada campo.

9. Bancos É o cadastro que controla os saldos tanto do Caixa como de cada Conta Bancária com a qual a empresa trabalha, incluindo Investimento de liquidez imediata. Também se informa dados para a emissão de Boletos e o seu envio ao cliente.

Entre em Cadastros/Bancos CC Finalizadoras/Bancos. Veja que já existe um Banco com o nome Internos ERPFlex, usado para facilitar a contabilização de Descontos e Acréscimos em pagamentos e recebimentos de títulos.

Mão na Massa: Clique em Incluir e crie dois Bancos: Banco Nacional e Caixa (o Caixa é tratado como se fosse um Banco). Em cada um coloque um código qualquer e o nome. Marque com Sim o Combox Incluir no Fluxo de Caixa e Ativar Cadastro. Na Linha do Balanço selecione Bancos. Isso indica que neles a liquidez é

imediata. Caso houvesse um Banco de Investimentos nesse campo colocar-se-ia Aplicações

Financeiras.

Clique em . O ERPFlex atualiza o saldo Atual com os lançamentos de Saque e Depósito. O

Saldo Anterior contem o saldo no dia da implantação do sistema. O ERPFlex calcula o Saldo Atual a partir do Saldo Anterior mais os lançamentos

digitados. Caso haja uma diferença os botões ficam iluminados, para que se faça a correção clicando-se em um deles, mas não sem antes analisar as causas da diferença. Esse controle duplo serve como uma segurança para o sistema contra possíveis ações não previstas, como por exemplo, ataques de hackers à Base de Dados objetivando encobrir atos criminosos (ex: saques sem um registro correspondente no sistema e consequente alteração na Base de Dados). Também é adotado no Controle de Estoques. Somente pessoas autorizadas tem acesso aos botões de Ajustar.

8

10. Vendedores Os Vendedores, normalmente são vinculados ao Cadastro de Clientes e sugeridos em cada item da Nota Fiscal de Vendas. Cada cliente pode ter o vínculo com vários vendedores.

Entre em Cadastro/Cadastros Básicos/Vendedores. Mão na massa: Cadastre um vendedor. Os únicos campos obrigatórios são o Nome e a %

Comissão

11. Transportadoras

Entre em Cadastro/Cadastros Básicos/Transportadora. Elas são utilizadas na emissão da Nota Fiscal.

Mão na massa: Cadastre uma empresa de Transporte. Basta preencher o campo Nome

9

12. Perfis de Clientes e Fornecedores

Antes de cadastrar os Clientes é preciso cadastrar os Perfis de Clientes e Fornecedores. Cada Perfil pode ter vários itens, que serão as opções a serem selecionadas para classificar os clientes e fornecedores. O Perfil é muito usado nas Estatísticas de Vendas e no envio de mala-direta. São exemplos de Perfis o Ramo de Atividade, a nacionalidade do cliente, seu tamanho, e até em um cadastro de pessoas físicas, o time de futebol para o qual ele torce

Mão na massa: Entre em Cadastro/Cadastros Básicos/ Perfis de Clientes e Fornecedores e

cadastre o Perfil Ramo de Atividade e inclua alguns itens de Perfil (comércio,

Industria, Serviços, etc.). No final clicar em

13. Legendas de Campos Adicionais

10

Ainda antes de cadastrar os Clientes, vamos analisar as legendas dos Campos Adicionais que são utilizados no cadastramento de várias tabelas. Cada campo Legenda pode ter o seu título e seu formato customizado (carácter, numérico, data,

memo e escolha), definido ao se clicar . Esses campos servem para incluir campos necessários ao usuário, não previstos no ERPFlex. E podem, por exemplo, ser utilizados no Gerador de Relatórios, no Flexcel, no Excel e nos comandos SELECT.

Já temos uma campo legenda no Cadastro de Clientes com o Nome da Secretária

14. Clientes Agora sim, cadastre alguns Clientes em Cadastro/Cadastros Básicos/Clientes e digite os seguintes campos: Mão na massa: Cadastre um cliente. Os campos obrigatórios são os seguintes: Regime de tributação (Simples Nacional), Razão Social, CNPJ, Situação do ICMS (Contribuinte de ICMS), Tabela de Preços (Tabela Padrão), Sit. do Cadastro (Aprovado), Linha do Balanço (Contas a Receber) e pelo menos o Endereço Comercial. Na aba Vendedor selecione aquele que você cadastrou. Cadastre mais um “Cliente” especial, que na verdade é um Investidor, que fará aportes na empresa, de modo que no Regime de Tributação selecione Pessoa Física, Nome, CPF, Sit. do Cadastro (Aprovado), no campo Linha do Balanço, coloque a linha 16, Capital.

11

15. Fornecedores E agora os Fornecedores em Cadastro/Cadastros Básicos/Fornecedores, lembrando que qualquer despesa (impostos, funcionários, cartão de crédito) é lançada como Compra ou Despesa, logo necessita de um “Fornecedor”. Mão na massa: Da mesma forma que no cadastro de clientes inclua alguns Fornecedores na sua empresa. Já temos um Fornecedor cadastrado que é a Administradora de Cartão de Crédito. Cadastre um que seja o fornecedor dos livros, um fornecedor do suporte e da argola do chaveiro, o instrutor do curso, a empresa de marketing que vende os anúncios e o Banco Nacional, pois ele cobra juros, ou seja, presta um Serviço, e nessa ação ele é considerado um fornecedor. Nada impede que você cadastre apenas um Fornecedor e o utilize para todas as compras e despesas. Mas o Fornecedor que será usado nas Compras tem que ter um CNPJ e Endereço Comercial completo, até o campo País.

12

16. Naturezas Os cadastramentos a seguir tem a ver com as análises que o usuário queira fazer de suas Vendas, Receitas, Custos, Compras e Despesas. Para melhor analisar esses Resultados cria-se uma hierarquia dos Serviços e Produtos. São as Dimensões do sistema, representadas pelas tabelas definidas no desenho abaixo. Com essa divisão consegue-se ter uma visão, ao mesmo tempo, macro e detalhada do que de fato ocorre na empresa. Nem sempre ela coincide com o Plano de Contas Contábil, já que tem uma visão gerencial, enquanto o Plano de Contas tem uma visão fiscal. Abaixo um desenho que apresenta essa hierarquia de Dimensões:

Em Cadastros/Produtos e Serviços/Naturezas, cadastre as Naturezas de Despesas e Receitas.

Mão na massa: Já temos duas Naturezas cadastradas: Financeiras e Tributaria.

Uma Natureza pode ser do tipo Receitas, Despesas ou Ambos. Coloque Ambos em todas, assim elas aparecerão tanto nas telas de Despesas como de Receitas.

13

Cadastre primeiramente as Naturezas que representam os 3 segmentos ou divisões onde a empresa trabalha:

Indústria, para o caso do Chaveiro Comercio, para o caso da venda de livros Serviços, para a venda do Curso Estoque, usada nas compras de itens que são estocados Operacionais, para as despesas gerais Imobilizado. Neste caso, é preciso definir a linha do Balanço, Imobilizado

17. Categorias e Subcategorias Acesse Cadastros/Produtos e Serviços/Categorias/Subcategorias. Lembre-se que elas estão amarradas ao Produto, ou seja, em uma movimentação não tem como alterá-las. Uma vez alteradas no Cadastro de Produtos, todas as movimentações

anteriores passarão a aparecer na nova Categoria/Subcategoria. Ao clicar em aparecerá uma tela com as subcategorias. Já existem duas categorias cadastradas: Financeiras e Tributos. Mão na massa: Cadastre a Categoria Produtos com duas Sub Categorias: Matéria Prima e Produto Acabado. Em todas as Categorias e Sub categorias marque Não em

14

Cadastre as seguintes Sub Categorias Categoria Livros com as Sub Categorias Técnicos e Treinamento Categoria Cursos com as Sub Categorias Gestão e Programação Categoria Terceiros com as Sub Categorias Comercial e Técnico

18. Variantes As Variantes são derivativos de um produto/serviço usadas para diferenciar cores, tamanhos, padrões, modelos, etc. A grande vantagem da utilização das Variantes é na Loja Virtual, pois o Produto passa a aparecer uma única vez e as Variantes são mostradas somente quando ele é clicado. Com isso não se polui a vitrine da loja.

15

Fora isso, cada Variante pode ser considerada como um Produto normal, com seu saldo em estoque, custo e preço. Acesse Cadastros/Produtos e Serviços/Variantes. Mão na massa: Temos apenas uma Variante que é usada no Suporte e no Chaveiro. Cadastre a Variante Acabamento com os itens Dourado e Prateado.

19. NCM

O NCM (Nomenclatura Comum de Mercadorias) é uma tentativa de se padronizar mundialmente os códigos de produtos, principalmente para questões fiscais. É comum, no entanto, que a empresa detalhe vários produtos semelhantes em um mesmo NCM. E as informações que são comuns a todos eles são aqui cadastradas.

16

Esse cadastramento é feito em Cadastros/Configurações Fiscais/NCM. Mão na massa: na aba Dados Cadastrais coloque o Código: 73083000, Ex: 10,

Descrição: Produtos de escritório Na aba Valores Padrões – Compras: (lembre-se que o Regime é SIMPLES) aba IPI: Sit. Trib. IPI 49 (Outras Entradas). % IPI: 0 aba ICMS Sit. Trib. Simples 102 (Tributada sem permissão de crédito) Na aba Valores Padrões – Faturamento (lembre-se que o Regime é SIMPLES) Aba PIS: Sit. Trib. PIS: 49 (Outras Operações de Saída) Aba COFINS: Sit. Trib. PIS: 49 (Outras Operações de Saída)

20. Produtos Agora sim, podemos cadastrar os Produtos. Entre em Cadastros/Produtos_e_Serviços/Produtos e digite os produtos da empresa. Mão na massa: Cadastre os 4 itens que serão usados: Argola e Suporte, que são as matérias primas, o Chaveiro que é o produto a ser vendido e o Livro Gestão Empresarial com ERP que é o item de revenda, além de ser também entregue gratuitamente aos alunos do Curso, através de requisições. Na aba Dados cadastrais digite: Status: Ativo Tipo Fiscal: Selecione MP para a Argola e o Suporte; PA para o Chaveiro e RV para o Livro. Categoria: Produtos para Argola, Suporte e Chaveiro; Livros para o Livro Gestão Empresarial com ERP Sub Categoria: Matéria Prima para Argola e Suporte e Produto Acabado para o Chaveiro. Para o livro Gestão Empresarial com ERP, a sub categoria Gestão. Nat. Padrão Compras: coloque Estoque para todos, exceto para o Chaveiro (ele não é comprado, portanto não precisa colocar nada). Nat. Padrão Faturamento: Para Argola e Suporte deixe em branco, pois são MP. Para Chaveiro coloque Indústria. Para o Livro coloque Comercio. Visível nas telas de: marque Compras, Faturamento e Automação Comercial Em Descrição coloque o nome do produto: Argola, Suporte, Chaveiro e Livro Gestão Empresarial com ERP Para a Argola coloque em Custo Std da tela principal: $ 1,00 Para o Suporte o Custo Std precisa ser digitado na tela da Variante Dourado: $ 2,00 Na aba Dados tributáveis selecione o NCM 73083000 em todos os produtos e clique em Ok Na aba Variantes: Deve aparecer como Variante disponíveis Acabamento. Para o Suporte e o Chaveiro

clique em indicando assim que para eles existe esta Variante. E Grave. A Variante Padrão é usada para os itens que não tem variante.

17

No caso do Suporte e do Chaveiro saia dessa tela e entre novamente no mesmo

produto, mas clicando em . A seguir clique no botão localizado na parte inferior da tela e marque que para esse produto você quer as duas opções: Dourado e Prateado e Confirme.

No caso do Chaveiro na Variante Dourado, clique em e coloque no campo Preço da Tabela Padrão o valor 6,00 e Grave. No caso do Livro (Variante Padrão) o preço é 150,00. E no suporte o Custo Unit. Std de $ 2,00

. 21.Serviços

Ao ser criada uma nova empresa o ERPFlex já abre uma série de Serviços que certamente serão necessários para a maioria das empresas. Os mais importantes são os Impostos (PIS, Cofins, CSLL, etc).

As diferenças entre um Produto e um Serviço são:

- Produto quando comprado normalmente vai para o estoque. Só não vai se a Natureza for diferente de Estoque ou se for para uma O.S. (Ordem de Serviço) Se for para Estoque pode depois ser vendido ou requisitado e aí sim ir para Custo ou Despesa. Serviço não vai para estoque. Ao ser comprado já vai direto para Custo (se tiver O.S.) ou Despesa. - A Nota Fiscal Eletrônica de Produto é Modelo 55. De Serviço é 00. - Somente a realização de um Serviço é que pode abrir uma OS (Ordem de Serviço). Somente a produção de um Produto pode abrir uma OP (Ordem de Produção).

18

Mão na massa: Entre em Cadastros/Produtos e Serviços/Serviços Vamos cadastrar dois Serviços: Instrutor, que é o trabalho do professor do curso e Curso Gestão Empresarial com ERP que é o serviço oferecido pela nossa empresa. Mantenha o Status Ativo. Tipo Fiscal é SV Categoria selecione Cursos Sub categoria Gestão Em Nat. Padrão Compras selecione Serviços apenas para o Instrutor E a mesma Natureza em Nat. Padrão Faturamento, mas para o Curso. No Instrutor coloque em Custo Unit. Std o valor de $ 1.000,00. O uso de Custo Std é uma prática recomendável para uma análise mais precisa das Variações ocorridas. E digite os respectivos nomes em Descrição. Quando sair do cadastramento do Curso coloque na Variante Padrão o preço de $ 300,00 (é por aluno)

22. Parâmetros (C19)

Os Parâmetros servem para customizar o sistema às características e necessidades de cada usuário. É um conjunto enorme de especificações que são feitas por ocasião da implantação do sistema. Dependem do segmento em que a empresa trabalha, do seu porte, do Regime de Tributação, do design de telas desejado, enfim adequa o sistema à forma como ela quer trabalhar. É claro que depende também da cabeça de seus dirigentes!

Aconselhamos que analisem os Parâmetros de sua empresa, sempre usando o botão

para melhor entender o significado de cada um.

19

E assim chegamos ao fim da digitação dos Cadastros, sem dúvida a fase mais trabalhosa, demorada, estafante e “chata mesmo”, mas, sem dúvida, necessária, fundamental e a mais importante na implantação de um ERP.

23. Digitação de Movimentos

E agora sim, vamos analisar alguns movimentos no sistema. A rigor, o usuário precisa digitar diariamente apenas os seguintes movimentos: Orçamentos (o mesmo que Pedidos de Venda), Faturamento, Compras, Recebimentos, Pagamentos, Aberturas de Ordens de Produção e de Serviço, Requisições, Produção, Investimentos e Empréstimos.

24. Ordem de Serviço/Ordem de Produção A Ordem de Serviço tem como principal objetivo controlar o faturamento e os custos de um determinado Serviço. Exemplos: um determinado curso, um projeto de customização, uma determinada obra, um evento, uma consultoria a um cliente, etc, etc. Ela tem um tratamento um pouco diferente de uma Ordem de Produção. A Ordem de Produção trata um Produto e sua finalização se dá através de uma Produção gerando uma entrada nos estoques. Já uma Ordem de Serviço vai recebendo as requisições e compras de produtos (matéria prima ou mesmo um semielaborado) e compras de serviços a ela dedicados (um trabalho terceirizado, um serviço específico, etc). E pode ter vários faturamentos. E também na apropriação ao Resultado e na conclusão a OS difere da OP. Todos os custos da OS, seja uma compra de serviço, seja uma compra de produto com OS, seja uma requisição entram no Custo dos Serviços Vendidos (CSV) no mês em que ocorre essa movimentação, independente se a OS foi concluída. E o faturamento, que nem sempre é feito na conclusão de uma OS, também. Pode ser antecipado ou no decorrer de sua execução ou mesmo após sua conclusão. De qualquer forma o faturamento vai para o Resultado no mês das datas de emissão das Notas Fiscais. Por outro lado, a qualquer momento pode-se emitir um relatório completo da OS com todas as suas despesas e receitas, independente do mês em que foram lançadas e inclusive comparando esses valores com o orçamento daqueles serviços.

20

25. Movimentação de Serviços e Abertura do Orçamento Primeiramente vamos organizar um Curso de Gestão Empresarial para um Cliente. Neste Curso teremos apenas duas despesas. Os livros que serão dados aos alunos e um Instrutor que será contratado para dar as aulas. Faremos um Orçamento do Curso prevendo que teremos 20 alunos. Depois de feitas as Compras, lançaremos o Faturamento, que será único, pois os alunos pertencem todos à mesma empresa. Finalizando analisaremos o resultado Real comparado com o Orçado.

1- Entre na opção Lançamentos/Vendas/Orçamentos (vídeo C05 e P22).

2- Clique em . Dê um numero para o Orçamento. Insira o Cliente. Insira o Vendedor. Selecione o Serviço Curso Gestão Empresarial com ERP.

3- Vá para a aba Planilha de Cálculo. Clique no botão . Selecione o Serviço Instrutor. Veja que é um Recurso Fixo, ou seja, independe da quantidade de alunos. Digite a Quantidade 1. O Instrutor cobra $ 1.000,00. Vamos cobrar do cliente $ 3.000,00. Clique em Ok.

4- Repita o processo selecionando o produto Livro Gestão Empresarial com ERP. Selecione Recurso Variável pois a quantidade de livros depende da quantidade de alunos. Na Qtde coloque 20 (são 20 alunos) e no Preço unitário $ 150,00 (custou 100,00). Clique em Ok e clique no botão

para transferir o Preço Total para a aba Cotação.

Lembrando que algumas pessoas preferem colocar em cada item o seu Custo e somente no final estabelecer uma margem de lucro para definiro preço total do serviço.

21

5- Analise o Orçamento do Curso de Gestão Empresarial

Resumindo, temos um valor variável de $ 3.000,00 (são 20 livros a $ 150,00 cada) e um Valor Fixo de $ 3.000,00 (é o preço do Instrutor). O Total é de $ 6.000,00, ou seja, $ 300,00 por aluno.

6- Entre na aba Recebimento, e mude o

7- e clique em .

8- Opcionalmente, poderíamos completar com mais dados, principalmente na aba Dados Adicionais. Todos os Recebimentos serão a Prazo. Somente no Jogo de Empresas é que digitaremos os Pagamentos e Recebimentos de cada título.

26. Abertura da Ordem de Serviço

Uma vez aprovado o Orçamento abre-se a Ordem de Serviço para controlar o seu Custo.

22

9- Clique na tela inicial do Orçamento o ícone .

10- Ao clicar nesse ícone aparece na tela: Para não gerar a requisição automática dos Livros, clica-se em

. As requisições automáticas devem ser usadas quando houver uma quantidade muito grande de itens, o que gera muito trabalho de digitação. A desvantagem é que o estoque real pode ficar diferente ao do sistema, pois nem sempre todas as requisições são feitas simultaneamente. O Orçamento desaparece da tela pois o que interessa agora é a OS (Ordem de Serviço). Para manter o Orçamento nesta tela é

preciso marcar o checkbox no canto inferior direito. Isso porque depois de gerada a OS pressupõe-se que o Orçamento já está liquidado.

Feito e aprovado o Orçamento e gerada a Ordem de Serviço o próximo passo são as Compras. Entre em Lançamentos/Compras/Compras (P20). Nesta tela clicando-se em lança-se as Compras com nota, e clicando-se em

todas as outras despesas (notas de debito, folha de pagamento, guias de impostos, gastos gerais, enfim documentos onde não há um tratamento fiscal). A digitação de uma Nota envolve uma série de situações que podem ser analisadas no desenho abaixo.

Estando em Lançamentos/Compras/Compras clique no botão . Vamos tratar a nota de Compra dos Livros. Pressupõe-se que é uma NF-e que chegou via Web. Na prática esse processo todo é feito automaticamente através da leitura do XML, ou enviado pelo Fornecedor, ou extraído do site da Secretaria da Fazenda. Veremos isso mais adiante. Mas aqui vamos digita-la para entender melhor o processo. O Modelo da Nota é 55. Selecione o Fornecedor que está cadastrado. Coloque um número de Docto, por exemplo, 01. Em Histórico

coloque Compra dos Livros. Clique em . Selecione o Produto

23

Livro Gestão Empresarial com ERP. Veja que o CFOP é 1102 – Compra para Comercialização. Em Natureza mantenha Estoque pois é para lá que irão os Livros (só depois serão requisitados para a OS do Curso). Em Qtde. comercial coloque 100, que é a quantidade comprada, já que é sempre bom ter livros no estoque. Como o livro custa $100,00 o Valor Total ficou $ 10.000,00. Veja que as abas IPI, ICMS, PIS e COFINS estão com os Códigos de Situação Tributária (CST) corretos porque está definido no respectivo NCM do Livro e nos parâmetros.

Clique em . Se aparecer essa mensagem clique em Não.

Veja a mensagem em baixo . Se tivéssemos mais itens

continuaríamos a digitação. Como não temos, clique em . Analise a aba Totais de Produtos e Serviços. E vá para a aba Pagamento e coloque o Tipo A

prazo. Clique em . E clique em

11- Vamos agora digitar a Despesa do Instrutor. É na mesma tela, ou seja, Lançamentos/Compras/Compras. Por ser um “Autônomo” não emitiu Nota. Por isso foi clicado o botão . Em Docto coloque um número, por exemplo, 02. Selecione um Fornecedor (que tenha CNPJ/CPF e endereço). No Histórico coloque Despesa com Instrutor. Clique em

. Selecione o Serviço Instrutor. Veja que a Natureza ficou com Serviços. Em Preço unitário comercial coloque $ 1.000,00. Veja que o Valor Total ficou com $ 1.000,00. Selecione a nossa OS, pois essa despesa

já vai direto para ela. Clique em e depois em . Vá para a aba Pagamento. Selecione A Prazo. Clique em Ok e Grave.

12- Como não geramos a Requisição automática, vamos faze-lo agora. Entre

em Lançamentos/ProduçãoServiços/Ordens de Serviços. Clique em , ou seja, vamos fazer os lançamentos nessa OS. Para gerar as requisições usa-se o botão , situado no canto inferior direito.

Marque . Coloque um numero de Docto, por exemplo, 03. Selecione o Produto Livro Gestão Empresarial com ERP. Em Quantidade coloque 21 livros, pois o Instrutor pediu um livro para ele, que não estava previsto. Mantenha a OS do Curso e mude a Natureza para Serviços, pois esses livros, que não serão revendidos, serão dados “gratuitamente” aos alunos, ou seja, dentro da Natureza do Curso, que é Serviços. No histórico

escreva: o professor pegou 1 para ele! Clique em

24

Veja também que nesta OS está lançada a despesa do Instrutor digitada na Nota de Compra.

13- Agora vamos digitar o faturamento do Curso. Entre em

Lançamentos/Vendas/Faturamento. Veja que também aqui existem dois botões: . O primeiro é para vendas com

emissão de NF-e. O segundo é para outras receitas. Clique em . O Modelo da NF é 00, pois se trata de uma Nota Fiscal de Serviço. Selecione o Cliente, o mesmo para o qual foi feito o Orçamento. Clique no

botão , situado logo abaixo do campo do Cliente. Aparece a tela do Orçamento. Selecione a linha do Curso clicando em

e clique em .

Deve aparecer o item faturado

Na aba Recebimento coloque Tipo A Prazo e clique Ok. Em Docto coloque 03. E em histórico Faturamento do Curso

Clique da linha do item faturado e na aba ICMS selecione em Sit. Trib. 102

25

Entre na aba Totais de Serviços e veja que é aqui que é calculado e

informado o ISS. (se não aparecer tudo clique em )

Quanto ao envio da NF-e de Serviço: cada Prefeitura tem seu formato, embora agora muitas prefeituras utilizem o padrão GINFES. Nem todas aceitam web-services e neste caso é preciso entrar no site da prefeitura para enviar o txt.

É no parametro que se define qual a forma de envio.

14- E para finalizar essa operação, entre em

Lançamentos/Vendas/Orçamentos. Marque o checkbox Mostrar com OS

gerada. Clique no ícone e veja a análise completa da OS:

Veja que houve uma Variação na Quantidade dos livros, o que gerou uma variação negativa de $ 100,00 (foi requisitado um livro a mais, para o professor, que esqueceu o seu em casa!). Com isso o Resultado do Curso foi de $ 2.900,00 (6.000,00 – 3.100,00) e não os 3.000,00 orçados. Clique em Imprimir para melhor visualizar o resultado. Veja que o sistema apresenta a Variação pela Quantidade e pelo Custo Unitário SEPARADAMENTE. Imagine se o Comprador da empresa tivesse negociado bem com o Fornecedor e conseguido comprar os livros por $ 95,00, a diretoria não iria perceber que houve uma variação no Lucro do Curso. Dividindo-se as Variações se percebe que na verdade houveram 2 fatos relevantes a serem considerados: o bom trabalho do comprador e a indisciplina do Instrutor que requisitou mais um (já que é de graça).

26

27. Movimentação da Revenda A segunda operação trata-se de uma simples Revenda. A empresa que mandou os alunos para o curso quer comprar mais 10 livros para distribuí-los entre os demais funcionários. Veja que agora se trata de uma Nota Fiscal Eletrônica de Revenda, que é estadual, modelo 55, bem diferente da Nota de Serviço, modelo 00, que é municipal. A Nota de Venda gera um XML, transmitido diretamente para o site da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e tem uma versão em papel, a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) que serve apenas para acompanhar fisicamente a mercadoria. Como o ERPFlex trata as vendas:

Entre em Lançamentos/Vendas/Faturamento. Clique em . Agora é realmente uma Nota modelo 55. Selecione o Cliente. Coloque Docto 04. Em

Histórico coloque Venda no Varejo. Clique em Selecione o Produto Livro Gestão Empresarial. O CFOP está 5102 Venda de Mercadoria Adquirida de Terceiros, que é o que está no parâmetro Faturamento-Padrões/CFOP. Entre nas abas do ICMS (102-tributada sem permissão de crédito) , PIS (49-Outras Operações de saída) e COFINS (igual ao PIS) e veja que os CSTs são os padrões, definidos no NCM, como segue abaixo:

Em Qtde. Comercial coloque 10. Em Preço unitário comercial coloque 150,00. O total

deve ser $1.500,00. Clique em e saia dessa tela. Em Recebimento coloque A Prazo, clique em . E Grave

27

O passo seguinte é enviar a nota à SEFAZ, clicando no ícone , mas para isso é preciso cadastrar o Certificado Digital A1 no Data Center.

28. Movimentação da Indústria

E a terceira operação é um processo industrial. Nossa empresa compra Suportes e Argolas necessárias para produzir Chaveiros. Para calcular o custo exato de uma Produção é necessário abrir uma OP – Ordem de Produção. É semelhante a uma OS, mas quando concluída cria um novo Produto, que é enviado ao Estoque. O custo desse Produto é a soma dos custos das Requisições de Componentes e Compra de Serviços apropriados à OP. Feita a Produção uma parte dos itens será vendida. Para ajudar nesse processo cria-se a Estrutura dos produtos. Mão na massa: Entre em Cadastros/Produtos e Serviços/Estruturas de Produtos e Serviços. Clique

em . Selecione o produto Chaveiro. Marque a Variante Dourado. Clique

de novo em e selecione o Produto Argola, Quantidade 1 e clique em Ok. Repita o processo para o Suporte Dourado. Veja se o Custo Unitário deu $ 3,00. Se não volte para os cadastros da Argola e do Suporte e digite os Custos Std, $1 e $2 respectivamente. Em Margem coloque 100%, de modo que o Preço Calculado fique igual ao Preço Cadastrado, ou seja, $ 6,00. Grave os 2 valores no Produto

E Grave a Estrutura em .

1- Agora entre em Lançamentos/ProduçãoServiços/Ordens de Produção. Coloque Docto 05. Selecione o Produto Chaveiro e Variante Dourado. Em Descrição coloque OP do Chaveiro. Em Qtde a Produzir coloque 1.000. E Grave. Veja que já estão previstas as Requisições da Argola e do Suporte, em função da Estrutura que cadastramos.

28

2- Agora vamos ver as compras dos Suportes e das Argolas. Vamos antes fazer um Pedido de Compra. Entre em Lançamentos/Compras/Pedidos de Compra. Peça 2.000 Argolas a $ 1,00 e 2.000 Suportes Dourados a $ 2,00, não sem definir o Fornecedor e colocar Docto 06.

O ERPFlex tem um recurso, denominado RTF, que permite que se imprima determinados documentos em um formato definido pelo usuário. Para tal, na documentação ( ) temos os nomes dos campos necessários para fazer o leiaute, utilizando o editor de textos Notepad: Exemplo:

Exemplo de um Pedido de Compra:

29

E o resultado:

3- Entre em Lançamentos/Compras/Compras. Desta vez não vamos digitar a Nota de Compra. Vamos ler o XML. Ele encontra-se em www.docs.erpflex.com.br na aba Vídeos e Livros. Faça o Download para a sua máquina, definindo a pasta onde ele será gravado. Clique em

. E selecione o arquivo baixado chamado curso.xml confirmando a importação deste arquivo. A Nota é apresentada na tela. Mas como o nome dos produtos do fornecedor são diferentes das descrições em nossa empresa, é preciso acertar essa relação. Clique em

. Veja que o nome do produto na nota não bate com o nome do produto em nossa empresa. Lá o nome é Arco. Aqui é Argola. Selecione o

nosso Produto Veja que a quantidade e o preço tambem vieram do XML. Clique em Ok e repita o processo para o Suporte, sendo que aqui é preciso selecionar que se trata do Dourado. Vá para a aba Pagamento e veja que o Tipo já está a Prazo. ACERTE TAMBEM A DATA DE EMISSÃO DA NOTA e DO VENCIMENTO DO TITULO A PAGAR. Delete o terceiro item, que é o IPI, ticando o check box no canto esquerdo de sua linha. E grave a nota. Uma vez cadastrada a relação do seu Produto com o do seu Fornecedor, das próximas vezes a conversão é automática.

30

4- Entre em Lançamentos/Produção/Ordem de Produção. Selecione a OP do

Chaveiro clicando em . Neste caso vamos gerar as 2 requisições automaticamente, considerando os comentários feitos na requisição dos

livros. Clique em

E nesta tela clique novamente em confirmando que quer gerar as requisições

5- E agora informa o que foi produzido, clicando em . Em Docto coloque 07. No Histórico escreva Produção do chaveiro. E Grave

6- A OP está concluída e os 1000 Chaveiros Dourados entraram no Estoque

pelo seu Custo real, ou seja, $ 3.000,00. Veja que na tela do Cadastro de Ordens de Produção a nossa OP não aparece mais, pois já foi concluída.

Para vê-la clique em

7- Suponha que foram perdidos 100 chaveiros por estarem defeituosos. Por isso lance uma requisição de Perda em Lançamentos/Estoque/Requisições, Devoluções e Transferências de 100 Chaveiros Dourados. Inclua com Docto 08, selecione o Produto Chaveiro Dourado, Quantidade 100. Como está propositalmente sem o numero da OS, irá para Despesa e não para Custo.

31

8- Agora só falta vender os Chaveiros. Entre em Lançamentos/Vendas/Faturamento. Vamos fazer, só para agilizar e não para sonegar, uma Receita em vez de um Faturamento. Docto 08.

Selecione o Cliente. Histórico: venda dos chaveiros. Clique em , selecione o produto Chaveiro Dourado, Qtde 500 , o preço continua $ 6,00 de modo que o total dá $ 3.000,00. Clique em Ok, saia, vá em Recebimento e coloque A Prazo e Grave.

FECHAMENTO Aqui encerramos o Mão na Massa que teve como objetivo montar os dados para fazermos o Jogo de Empresas, descrito no final deste texto. Tudo o que está escrito daqui para frente pode ser praticado pelo aluno nesta mesma empresa, mas de preferencia depois da realização do Jogo, embora normalmente ele é disputado em equipes, de modo que basta preservar uma empresa para cada equipe.

E agora é chegado o momento de analisarmos a situação da empresa com

base no que foi digitado. Para tanto vamos usar uma tela que nos dá uma visão completa. Entre em Consultas e Relatórios/Balanço e DRE. Coloque a Data inicial e final do mês em que foi tudo digitado. E clique em Ok.

32

Esse são os números que devem aparecer no seu Balanço-DRE. Bancos está zerado para facilitar as alterações das Notas a serem feitas no Jogo, ou seja, todas as operações foram com condição de pagamento A Prazo. O sistema só aceita alterar notas (e faremos isso no Jogo, de acordo com as decisões tomadas) que ainda não estejam baixadas financeiramente. A parte superior, que vai até a linha Total Patrimônio corresponde ao Balanço, ou seja, Ativo e Passivo, apresentando o Saldo Anterior, no nosso caso zerado, e o Saldo Atual. O Total Patrimônio é a diferença entre os dois, ou seja, contabilmente falando, é o quanto a empresa vale, ou seja, o Lucro Acumulado, considerando que não houve aporte de Capital. No Jogo faremos um aporte inicial de $ 3.000,00. Selecionando cada linha e

clicando em analisa-se o que ocorreu. Vamos começar pelo DRE, ou seja, o resultado econômico, que correspondem às 3 ultimas linhas. O DRE apresenta o Resultado do Período, por isso não temos um Saldo Anterior. Aproveitamos então para colocar em cada linha o Faturamento e o Custo de cada Natureza, ou seja, o Lucro por Natureza. Na linha de Despesas, estão aquelas que não estão vinculadas a um produto comprado ou produzido ou um serviço feito com OS, independente de sua Natureza.

Temos então que a Natureza Comércio faturou $1.500,00 (10 livros a $150,00 cada) e gastou neles $ 1.000,00 (10 livros a $ 100,00 cada). Já a Indústria faturou $ 3.000,00 (500 Chaveiros a $ 6,00 cada) e gastou $ 1.500,00 pois cada chaveiro custa $3,00, sendo $1,00 da argola e $2,00 do suporte. Verão que as perdas de 100 chaveiros a $3,00 cada, como não foram vinculadas à OP, foram para Despesas.

33

E a Natureza Serviços faturou $6.000,00 tendo um lucro de quase 100% pois seu custo foi de $3.100,00 ($1.000,00 do Instrutor e mais 21 livros a $100,00 cada). Não fosse o Instrutor ter surrupiado um livro a mais e o lucro teria sido de 100%. E clicando-se em cada linha, desse segundo nível, chega-se ao terceiro nível, onde se detalha cada item faturado ou gasto através dos movimentos digitados. Analise também as linhas do Balanço, ou seja, o lado Financeiro e Patrimonial da empresa.

QUIZ

1- Qual a finalidade do Cadastro Perfis de Clientes e Fornecedores? 2- Porque no Cadastro de Bancos existe um campo com o Saldo Anterior e um

campo com o Saldo Atual? 3- Qual o objetivo do Cadastro de Naturezas? 4- Como funcionam as Variantes? 5- Quais diferenças entre um Produto e um Serviço? 6- O que são Variantes? 7- Quais as Dimensões previstas no ERPFlex 8- O que é NCM? 9- Cite os impostos que são tratados nas telas de cadastramento de NCM e

Produtos. 10- É possível que um mesmo Produto ou Serviço possa ser ora de uma Categoria

ora de outra? E de uma Natureza? 11- Como se apura o Resultado de uma OS? 12- De que maneira uma OS pode receber materiais e serviços que ela consumiu? 13- Quais as vantagens ao se fazer uma venda inserindo no sistema tanto o

Orçamento como a OS? 14- Qual as principais diferenças entre um Produto e um Serviço. 15- Os valores gastos na OS do Curso e o preço pago na compra do livro e o gasto

com o Instrutor são considerados Custos ou Despesas? Porque? 16- Posso dar entrada em um Produto sem que ele passe pelo Estoque? 17- Quais as principais contas do Ativo? E do Passivo? 18- O que é mostrado no DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercicio)? 19- Qual a vantagem de uma empresa trabalhar com Custo Standard? 20- Qual a diferença entre a situação econômica e financeira de uma empresa.

Uma empresa em boa situação econômica pode falir? Como? 29. Financeiro

E vamos ver como se faz uma baixa de título. Entre em Lançamentos/Financeiro/Contas a Receber/Títulos a Receber, seguindo tela abaixo:

34

Nesta tela se pode ou baixar o título, clicando no ícone e indicando em qual Banco será feito o depósito. Também é possível gerar um Boleto. Para gerar o Boleto entra-se em Cadastros/Bancos/Bancos, digita-se um número de agência e conta. Em Dados Boleto na Linha 1 digita-se NF-e <NUMERO_NFE>. Essa tag trará o numero da Nota fiscal do referido boleto. Em Dados Boleto na Linha 2 digita-se Multa por atraso R$ <VALOR_MULTA>. Traz o cálculo da Multa, baseado na percentagem informada na aba Carteira. Em Dados Boleto na Linha 3 digita-se Juros <VALOR_JUROS_MES> % por 30 dias. Multiplica por 30 o Juros também informado na aba Carteira. Os campos da aba Carteira (código, descrição, se é cobrança registrada, % de Multa, % de juros diário e quem enviará o Boleto) devem estar preenchidos. Vá para

Lançamentos/Financeiro/Contas a Receber/Títulos a Receber, clique em e veja o Boleto. Se o Boleto não for registrado precisa ser enviado diretamente ao Cliente e a baixa será feita quando do seu recebimento. Se for registrado, deixa-se essa tarefa para o Banco, enviando-lhe o arquivo.

35

Para exportar o arquivo seleciona-se os títulos desejados clicando-se em , a

seguir clica-se em . Seleciona-se o Banco e Carteira desejada

e o arquivo é gerado. Para salvar o arquivo gerado clica-se em

seleciona-se o arquivo , clica-se em e salva-se. O passo seguinte é entrar no site do Banco e enviar o arquivo, lembrando que cada Banco tem o seu procedimento próprio. O Banco enviará o Boleto ao cliente, podendo inclusive fazê-lo via DDA, se assim foi definido no contrato com o Banco. Os recebimentos ocorridos no Banco são trazidos para o sistema clicando-se em

e nesse processo tanto a carteira de títulos como o saldo bancário já são atualizados. De qualquer forma para baixar o título, selecione o Banco e a Data de Baixa e clique em Gravar. Para excluir uma Nota Fiscal é necessário antes cancelar a Baixa. Falando em Investimento, nesta opção devem ser lançados apenas os de resgate a longo prazo. Investimentos em papéis de fácil resgate são lançados em Bancos “próprios” e investimentos em imobilizados em Compras com uma Natureza específica, mas colocando-se no seu cadastramento a linha Imobilizado. Já em Empréstimos devem ser lançados Aportes de Capital dos Sócios e financiamentos obtidos. No caso do Jogo temos um Aporte dos Sócios de $ 3.000,00.

30. Processo Fiscal, Contabilidade e SPED

O Processo Fiscal tem como objetivo gerar automaticamente, quando da digitação das Notas Fiscais de Compras e de Faturamento, o CFOP – Código Fiscal de Operação , o CST – Código de Situação Tributária(ICMS, IPI, PIS, COFINS), as alíquotas dos tributos (ICMS, ICMS-ST, IPI, PIS, PIS-ST, COFINS, COFINS-ST) e até textos legais que devem constar do quadro Observações das Notas Fiscais. Esses campos são definidos a partir de uma série de Propriedades (propriedades são campos que não existem no ERPFlex, mas necessários para a definição do Processo Fiscal. É semelhante aos Campos Adicionais, mas tem um propósito específico) incluídas nas tabelas de Clientes, Produtos, Empresa, NCM, Cabeçalho e Itens das Notas de Entrada e de Saída. Para cada Propriedade são definidas Opções. Cabe ao usuário definir as Propriedades e Opções de sua empresa, devendo concentrar-se principalmente em situações que realmente ocorram no seu dia-a-dia. A partir do CST os programas definem se a compra dá direito a crédito, se há isenção, redução de

36

alíquota, se é imune, se não é tributada, se está suspensa, se é tributada com alíquota zero e outros detalhes do intrincado cálculo dos impostos. Em Cadastros/Configurações Fiscais/Regras Fiscais são definidos os CFOPs, CSTs, alíquotas e textos. Para cada Conteúdo de cada Opção das Propriedades (Variável) define-se os CFOPs, CSTs, alíquotas e textos (Resultados) que podem nela ocorrer (separados pelo carácter pipe |). Primeiramente faz-se uma tabela de Decisão. Segue um exemplo de CFOP:

Dentro do Estado

Tipo Fiscal Tem Substituição Tributária?

Operação Compra

Operação Transferência

Operação Remessa

Operação Devolução

=SP MP NCM=42023900

1101 1151 1911 1201

NCM=42023200

1401 1408 1410

RV NCM=42023900

1102 1152 1202

NCM=42023200

1403 1409 1411

MC NCM=42023900

1556 1557

NCM=42023200

1407 1557

IM NCM=42023900

1551 1552 1554 1553

NCM=42023200

1406 1552 1554 1553

=RJ MP NCM=42023900

2101 2151 2911 2201

NCM=42023200

2401 2408 2410

RV NCM=42023900

2102 2152 2202

NCM=42023200

2403 2409 2411

MC NCM=42023900

2556 2557

NCM=42023200

2407 2557

IM NCM=42023900

2551 2552 2554 2553

NCM=42023200

2406 2552 2554 2553

37

O próximo passo é preencher as Propriedades Fiscais e as Opções em Cadastros/Configurações Fiscais/Propriedades Fiscais. São campos a serem criados, pois inexistem no ERPFlex. Eles passam a aparecer, na tela correspondente, em uma nova aba

A seguir define-se as Regras Fiscais de acordo com a Tabela de Decisão:

Ao tratar a Nota preenche-se as Propriedades novas.

Agora é só clicar o botão que o ERPFlex coloca o CFOP correto. Caso encontre mais que um, mostra quais. Se não achar nenhum, pede. Se isso ocorrer há necessidade de aprimorar a Tabela de Decisão. O processo se repete para os CSTs, aliquotas e textos. O uso do Processo Fiscal é acionado através do parâmetro

. E para usar esse recurso, todas as Regras Fiscais precisam estar perfeitamente definidas.

38

CONTABILIDADE Além do Balanço e DRE, que servem como instrumento de gestão, o ERPFlex possui um processo automático de Geração de Lançamentos Contábeis que serve tanto para o SPED Contábil como para a emissão e posterior registro na Junta Comercial dos livros tradicionais (ainda obrigatórios para as empresas do SIMPLES): Diário, Razão, Balancete, Balanço e DRE. Para tanto basta preencher a tela De-Para em Cadastros/Configurações Sped/De-Para Contas Sped com Contas ERPFlex e os parâmetros em Cadastros/Parâmetros/Contas. Em Cadastros/Configurações Sped/Cadastros de Contas cadastra-se o Plano de Contas, sendo o nosso padrão o Plano Referencial da Receita Federal, mas o usuário pode utilizar o seu próprio Plano. A partir daí a Classificação Contábil dos movimentos é feita por programa. Em Lançamentos/Sped/Lançamentos de Ajuste são feitos os lançamentos de abertura de Saldos e outros que porventura não são feitos de forma automática. Em Lançamentos/Sped/Gera Arquivo Sped/Contábil é gerado o arquivo a ser enviado, através do Programa Validador e de Assinatura (PVA) da Receita Federal. Em Consultas e Relatórios/Contábil são emitidos os vários relatórios. Vamos analisar que lançamentos contábeis devemos fazer baseados nas operações feitas no exercício seguindo as normas estabelecidas pelo CFC - Conselho Federal de Contabilidade e pela NBC – Normas Brasileiras de Contabilidade. Essas normas são bastante flexíveis e adotamos o seguinte:

Em Cadastros/Configurações Sped/De Para Contas Sped com Contas ERPFlex se estabelece onde deverão ser lançados os movimentos. Veja que foram preenchidos apenas os itens que movimentamos no exercício. O De/Para depende do tipo de movimento:

39

Em Natureza de Despesas define-se como são lançadas as requisições: foi preenchido somente a Natureza Fábrica que se refere à requisição de perda dos chaveiros. Esse grupo é usado somente em Requisições sem OP ou OS.

Natureza de Receitas por ora não é usado para nenhum movimento. Em Compra de Serviço são definidas todas as demais despesas, exceto as que tem OS ou OP. As que tem OS vão para CMV e as que tem OP vão para Estoque em Elaboração. A perda dos Chaveiros foi para Despesa, pois não entrou na OP, não incrementando o seu custo.

Em Faturamento de Serviços define-se as contas dessas receitas.

Sendo que os seus Custos (compras e requisições com OS) são lançadas em CMV com Prestação de Serviços, definidas em Parâmetros.

40

Em Estoque de Produtos indica-se em quais contas são lançadas as compras de produtos que vão para estoque e das produções.

Em Faturamento de Produtos as respectivas contas de Receita.

Sendo que seus custos são lançados em contas correspondentes, definidas em Parâmetros.

Em Bancos as contas bancárias e de investimentos financeiros.

Em Clientes e Fornecedores as contas do Ativo e do Passivo dos valores a receber e a pagar.

41

As requisições com OP são debitadas em Produtos em Elaboração, que é uma das contas definidas pelo usuário em Parâmetros/Contas,

E as contas onde são lançados os Impostos também são definidas em parâmetros pois dependem da operação em que estão sendo mencionados: como imposto a recuperar, despesa ou a imposto a recolher. Em suma, os lançamentos automáticos são feitos via programa seguindo o De/Para, e os parâmetros: Compra dos livros: Débito em Estoque de Mercadorias para Revenda, crédito Fornecedores. Compra do Serviço de Instrutor: Débito em Despesas com Prestação de Serviços Pessoa Jurídica, crédito Fornecedores. Requisição dos livros para a OS do Curso: Débito em Custo de Serviços, crédito em Estoque de Mercadoria para Revenda. Venda do Curso: Débito em Clientes, crédito em Receita de Prestação de Serviços. Venda dos Livros: Débito em Clientes, crédito Receita de Revenda de Mercadorias e Débito em Custo das Mercadorias Vendidas, crédito em Mercadoria para Revenda. Compra das Argolas e dos Suportes Dourados: Débito em Estoque de Insumos, crédito em Fornecedores. Requisição das Argolas e dos Suportes Dourados: Débito em Produtos em Elaboração, crédito em Estoque de Insumos. Produção do Chaveiro: Débito em Estoque de Produtos Acabados, crédito em Produtos em Elaboração. Venda do Chaveiro: Débito em Clientes, crédito em Receita da Venda no Mercado Interno de Produtos de Fabricação Própria e Débito em Custo dos Produtos de fabricação Própria Vendidos, crédito em Estoque de Produtos Acabados. São dois lançamentos. Recebimento de borderô: Débito em Bancos, crédito em Clientes. Pagamento de borderô: Débito em Fornecedores, crédito em Bancos. Os relatórios contábeis (Diário, Razão, Balancete, Balanço e DRE) são impressos a partir do arquivo gerado pelo SPED Contábil. Assim quando as empresas do SIMPLES também forem obrigadas a entrega-lo não haverá nenhum trabalho adicional. Entrar em SPED/Gera Arquivos SPED/Contábil, Gera Arquivo e faz o Download Veja o SPED:

42

Agora entre em Consultas e Relatórios/Fiscal/Emissão Arquivos SPED

Marque o arquivo gerado. E emita os relatórios clicando nos respectivos botões.

A Geração do SPED Contribuição e Fiscal é feita em Lançamentos/Sped/Gera Arquivo Sped/Contribuição e Fiscal.

31. Consultas (C10 a C16)

Vamos ver agora as diferentes Consultas oferecidas pelo Sistema. O ERPFlex se caracteriza por ter, além de um bom número de Consultas prontas e disponíveis, permitir também que o Usuário crie as suas, mesmo tendo pouco conhecimento

43

técnico. E com a ajuda do Suporte, consegue criar processos bem sofisticados para atender a situações que normalmente necessitariam de muitas horas de programação para o seu desenvolvimento.

32. PEF Posição Econômico-Financeira A PEF veio para substituir o Balanço-DRE, mostrado no tópico 28 deste manual. Mudou de nome para não ser confundido com o Balanço e DRE oriundo do SPED Contábil, o qual gera os relatórios contábeis oficiais. Ficou mais completo, com 22 linhas que mostram as várias situações dos Estoques (Estoque de terceiros em nosso Poder, Estoque nosso em Poder de Terceiros, Estoque futuro a receber, Estoque Futuro a entregar), uma linha com os Impostos a Recuperar, Pagamentos e Recebimentos Antecipados, Aplicações Financeiras, Exigível a longo prazo e Capital. E para tornar o processo de classificação mais simples foi criado para as Compras, Faturamento e Movimentações Internas um campo denominado Tipo de Movimento.

33. Consulta Multidimensional Entre em Consultas/Faturamento/Consulta Multidimensional. Essa Consulta lembra um BI (Business Intelligence), pois apresenta os dados do faturamento em várias dimensões e em qualquer ordem. Assim é possível analisar os valores do faturamento por Natureza, Categoria, Subcategoria, Produto/Serviço, Cliente e Vendedor. O Período é informado na abertura da Consulta.

34. Atendimento

Entre em Consultas e Relatórios/Atendimento. Essa consulta deve ser feita quando

se está dialogando com um Cliente, pois mostra todas as suas informações. Dê um duplo-click no cliente e navegue em todas as abas disponíveis. Lá se vê todas as informações desse cliente.

44

35. Consulta Movimentação Financeira

Em Consultas/Financeiro/Movimentações de Recebimentos e Pagamentos temos toda a movimentação financeira ou em ordem Cliente e Fornecedor ou em ordem de Banco ou em ordem de Data. Serve para verificar se um determinado recebimento ou pagamento foi efetivamente realizado.

36. Fluxo de Caixa

Na mesma partição temos o Fluxo de Caixa que mostra inicialmente os saldos dos Bancos e a seguir todos os títulos a Receber e a Pagar e o Saldo disponível. É uma projeção do que há para receber e pagar. Pode-se inibir alguns Bancos e também os títulos atrasados.

37. Estoques Em Consultas/Estoques temos três Consultas: Produtos em Ponto de Pedido, Saldos e Movimentações por Produto e Saldo em Estoque por Variante. Há também uma rotina de MRP I que calcula as necessidades de materiais levando em consideração o saldo em estoque e a estrutura do produto. Gera Pedidos de Compras e Ordens de Produção.

45

38. Consulta via Excel

Permite que se converta as tabelas do ERPFlex para o Excel e lá se use essa ferramenta. Existem conversões que envolvem várias tabelas como o DRE permitindo que a análise do Faturamento e Receitas, do CMV e das Despesas apresentadas na Consulta do Balanço e DRE se feita se utilizando as Tabelas Dinâmicas do Excel. Outra possibilidade é transferir os clientes e outros cadastros para uma planilha.

46

39. Gerador de Relatórios

Disponível em várias telas, ao se clicar no botão Imprimir, essa funcionalidade permite que se selecione uma tabela e se tenha acesso a todos os seus campos e os campos das tabelas relacionadas. A partir daí pode-se montar relatórios, definindo as colunas, com vários níveis de totais, em várias sequências, com filtros, parâmetros e senha de segurança para acessos.

Clique em e imprima a Relação de Faturamento. A seguir analise os seus dados e como ela foi montada.

40. Consulta via SELECT Há também as consultas via SELECT que permitem a utilização desse comando para extrair quaisquer informações do Banco de Dados.

47

41. Flexcel A consulta via FLEXCEL é o uso de uma Planilha, mas dentro do sistema, permitindo

que cada coluna explore as diversas tabelas do ERPFlex. A FlexDB permite que se crie novos campos em uma Tabela, ou seja, é um processo mais avançado do que os campos adicionais com Legenda própria e semelhante às Propriedades do Processo Fiscal. Permite, inclusive, campos resultantes de fórmulas. Já o FlexCode permite que se crie novas funções que substituem as funções nativas do ERPFlex. Vamos fazer uma planilha que mostre novos projetos que estão sendo comercializados por clientes já existentes. O Objetivo é acompanhar esses projetos através de um histórico, saber qual o valor e de que cidade é o cliente.

1. Entre em Cadastros/Ferramentas Sistema/Gerenciamento FLEXCEL. Crie

um novo Controle clicando em e dê um nome à planilha.

48

2. Em tipo coloque Cadastro. Isso fará com que cada linha seja apresentada

num Form.

3. Clique em e crie duas pastas: Dados do Projeto e Histórico.

4. Agora vamos criar os vários campos da planilha. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Nome do Projeto. Em Tipo coloque Caracter. Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto.

5. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Data. Em Tipo selecione Data. Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto.

6. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Qtde Horas. Em Tipo selecione Numérico. Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto.

49

7. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Cliente. Agora vamos começar a aproveitar os dados das tabelas do ERPFlex. Em Tipo selecione Consulta. Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto. E em Tabela para Consulta selecione Clientes.

8. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Situação. Agora vamos usar um Combobox. Em Tipo selecione Escolha. Em Pasta selecione Dados do Projeto. Tique Obrigatório e Mostra no Browse. Em Pasta

selecione Dados do Projeto. E em Opções clique em e digite as opções Fechado, Quente, Morno, Frio e Perdido.

9. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque ID Municipio. Em Tipo selecione Referência. Aqui nós vamos pegar um dado (o nome do Município) que está na Tabela de Municípios. Na Tabela Clientes nós temos o ID do Município deste Cliente na Tabela Municípios. Lembre-se de dois princípios do SQL: a não redundância, ou seja, o nome do Município é gravado uma única vez no Banco, embora tenhamos vários clientes que ali

50

se localizam e a integridade referencial, ou seja, não se consegue deletar um Município que esteja referenciado em um cliente. Por isso selecione o Tipo Referência. Tique Invisível, pois esse campo não interessa ao usuário que vai analisar o resultado. Em Pasta selecione Dados do Projeto. Em Origem selecione Cliente, pois é nesta Tabela que se situa o campo ID Município. E em Coluna selecione SA1_IDSAM, que é o campo que armazena o citado ID.

10. Clique em na área Campos. Em Legenda digite Município. Em Tipo selecione Ligação por ID, pois pegaremos um campo chamado Nome Município da Tabela SAM, cujo Registro será localizado com base na Coluna ID Município, já obtido na coluna anterior. Tique Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto. Em Coluna ID selecione ID Município, que é o nome da Coluna anterior. Em Tabela selecione SAM, que é a tabela de onde será buscado o nome do Município. E em Coluna selecione Nome Município que é o campo da Tabela SAM que queremos. E em tipo coloque Caracter.

11. Clique em na área Campos. Em Legenda coloque Valor. Em Tipo selecione Fórmula. Tique Mostra no Browse. Em Pasta selecione Dados do Projeto. Em Fórmula digite ($cpo003 * 90). 90 é o custo-hora.

51

12. E finalmente defina a Coluna Histórico. Em Tipo selecione Memo. Em Legenda digite Histórico.

13. . Não é obrigatório nem vamos mostrar no Browse. E em Pasta selecione Histórico.

14. Finalize agora colocando Nome do Projeto em Ordenar por. Selecione Data

no Filtro, localizado no Cabeçalho. E também Nome do Projeto em Chave Única, assim não poderão haver dois projetos com o mesmo nome. Se desejar coloque e confirme uma Senha para proteger o acesso. E para gravar clique em Ok.

15. Acesse Lançamentos/Personalizados/FLEXCEL e selecione a Planilha que acabou de ser montada, informando a senha.

Inclua um Projeto, clicando em e veja o resultado. Caso alguma coluna fique inativa, digite a informação de uma coluna, salve, feche a planilha e abra novamente.

A planilha pode ser impressa, filtrada, classificada, exportada para Excel e ser transformada em Form e daí ser impressa via Word.

16. Para exportar para o Excel, clique em .

52

Outra funcionalidade que o Flexcel oferece é o Flex DB. É uma forma mais avançada dos Campos Adicionais e suas Legendas. Permite a criação de novos campos que são inseridos em novas abas, isso em qualquer tela do sistema, com todos os tipos de campos disponíveis. Primeiramente é preciso definir em qual tela se quer inserir os novos campos. Se, por exemplo, o destino é o cadastro de Produtos seleciona-se em Link a Tabela correspondente:

. A seguir defina os campos:

Agora vá para a opção Cadastros/Produtos e Serviços/Produtos e veja que foi criada uma nova aba com os novos campos.

42. Suporte à Decisão – Painel de Gestão O Painel de Gestão apresenta em gráficos, dados da empresa de acordo com fórmulas definidas pelo usuário. Nas fórmulas podem ser usadas as variáveis disponíveis, algumas discriminadas por Natureza. As Variáveis são as mesmas

53

apresentadas no Balanço e DRE. Caso se peça movimentos de vários meses é apresentado um gráfico por mês, com todos os meses solicitados. Se solicitado apenas um mês, todos os gráficos são mostrados em uma única tela. Essa tela é dinâmica, ou seja, é atualizada automaticamente a cada 15 minutos, independente de uma ação do usuário.

43. Suporte a Decisão – Data Mining

A consulta Data Mining apresenta uma série de combinações de dimensões, mostrando a Correlação entre cada uma e o TOTAL de todas elas. Correlação baixa (próxima de zero) significa uma fuga da regra, fator esse da máxima importância no processo decisório e de controle de uma empresa. E correlação negativa (próxima de -1) significa que aquele elemento está com tendência inversa ao da maioria. Dois

54

exemplos ilustram esse fato: enquanto o faturamento total da empresa subiu, o de um determinado cliente, produto, natureza ou vendedor caiu. Ou quando o mix de vendas de um determinado vendedor difere profundamente do mix da maioria deles. Por isso existem todas as combinações apresentadas na abertura do programa. É claro que o Data Mining é importante quando se tem um grande número de clientes, vendedores, produtos ou naturezas, e fica difícil descobrir fatos relevantes sem a ajuda de um sistema. A linha marrom representa a tendência geral. A verde, do elemento selecionado.

Exemplos: houve uma queda do faturamento total, mas uma determinada Natureza teve um comportamento contrário. Por que? Cabe ao gestor analisar e chegar a uma conclusão e tomar uma atitude.

Neste caso a Natureza selecionada comportou-se de acordo com a tendência geral, ou seja, é um fato normal. 44. Workflow

Essa funcionalidade envia mensagens (e_mails) assim que ocorrer um fato relevante. Ou quando o usuário entrar diariamente pela primeira vez no sistema, e algo importante deixou de acontecer. O ERPFlex envia as seguintes mensagens aos usuários:

▪ mensagem de Parabéns a você, por ocasião do aniversário de um cliente. Entre em:

Cadastros/Ferramentas Sistema/Parâmetros/Workflow/Aniversariantes

55

▪ aviso de não pagamento ou não recebimento de um título. Nos Parâmetros, informa-se a carência e a quantidade de dias vencidos. A mensagem é enviada diariamente, na primeira vez que o usuário entra no sistema.

● quando atingida uma meta de Natureza, seja de despesa, seja de receita.

56

▪ quando é feita uma Venda ou uma Compra com Preço Unitário acima ou abaixo do Std, respeitando o percentual informado no Parâmetro.

▪ quando um cliente preencher uma ocorrência no site na página do CRM

45. Jogo de Empresas

O mecanismo do Jogo de Empresas em cima do ERPFlex é semelhante porém não idêntico ao Jogo de Empresas desenvolvido pela Edulabs e que também faz parte do Projeto ERP em Sala de Aula. Ele se inicia com dados digitados na primeira parte desse Manual. Deve ser jogado entre 3 e 6 equipes, que ao tomar cada decisão entram no sistema e alteram os dados anteriormente digitados ou fazem novos lançamentos. Acompanhando o nosso material, existe uma Planilha Excel que simula a situação da empresa e serve para duas ações: verificar se a digitação das decisões foi feita de forma correta e depois, ao final do Jogo, mostrar as melhores decisões utilizando o SOLVER do Excel. O desafio é a equipe vencedora aproximar-se do resultado alcançado pelo Solver. É claro que a situação inicial das empresas precisam estar idênticas entre si e de acordo com os números apresentados no tópico 28 deste manual.

57

Mão na massa: Antes de iniciar o Jogo, deve-se fazer um lançamento de Aporte de Capital no valor de $ 3.000,00 para reduzir a diferença entre o Contas a Receber e o Contas a Pagar que é de $ -6.500,00. Para fazer esse lançamento entra-se em

Lançamentos/Financeiro/Empréstimo. Clique em . Em Docto digite 10, em Descrição digite Aportes. Em Linha do Balanço selecione Capital. Grave. Clique

em depois em . Em Docto coloque 11. Em Tipo selecione Aquisição. Em Valor digite $ 3.000,00. Em Cliente selecione aquele definido como Investidor. E

no Histórico coloque Aporte Inicial. Na tela inferior clique em , mantenha o Tipo A Vista e selecione em Banco o Banco Nacional. Clique em Ok . E Grave. Se entrarmos em Consultas e Relatórios/Financeiro/Fluxo de Caixa veremos que agora a empresa está com um déficit (buraco) financeiro de ‘apenas’ $3.500,00. Ou seja, teria que tomar esse dinheiro emprestado e para tal pagaria 25% de juros, ou seja, $ 875,00. Com isso o lucro cairia: $ 4.600,00 – 875,00 = $3.725,00, conforme é mostrado abaixo e na planilha Excel. Mas não vamos fazer esse lançamento de Juros agora. Será feito no final, pois evidentemente o valor será alterado. Os jogadores vão agora criar alguns movimentos. Esses movimentos alterarão o Lucro e o Retorno sobre o Investimento (ROI). O objetivo desse Jogo de Empresas é treinar o participante na análise e definição de estratégias para atingir dois objetivos:

1- Maximizar o lucro 2- Maximizar o ROI – Retorno sobre o Investimento

O lucro atual é $ 3.725,00 e o ROI (Lucro/Aporte total no período) é 1,24 (3.725/3000). Para balancear os dois objetivos, o critério a ser usado para definir o vencedor do Jogo é o Lucro + (100 x ROI), ou seja, 3.725+124 = 3.849. Parece pouco o peso que estamos dando para o ROI, mas esse Indicador tem sido decisivo na classificação final das equipes. Recapitulando o que já vimos, essa é a situação das empresas. O que está em vermelho (itálico) indica as decisões a serem tomadas mais adiante: SERVIÇO: Orçamento do Curso: 20 alunos A preço de venda 20 livros a 150,00 3000,00 1 Instrutor 3000,00 Total 6000,00 300,00 por aluno Custo 20 livros a 100,00 2000,00 1 Instrutor 1000,00 Total 3000,00 Aberta a OS

58

Compramos 100 livros a 100,00 10000,00 para estoque 1 Instrutor 1000,00 para a OS (+ 150,00->+ 1 aluno) Marketing (+250,00->+ 1 aluno) Requisitamos 21 livros a 100,00 2100,00 para a OS , elevando o custo total a 3100,00 e fazendo o lucro cair para 2.900,00, ou seja, 6000,00 (20 alunos a 300,00) – 3100,00. Se tivermos mais alunos, serão consumidos mais livros REVENDA 10 livros a 150,00 1500,00 Custo: 100,00 cada 1000,00 Lucro de 500,00 Compra de até mais 100 livros a 70,00 INDUSTRIA Chaveiro D é composto de 1 Argola e 1 Suporte D Custo: 1,00 + 2,00 = 3,00 Vendido a 6,00 Produção de 1000 Chaveiros D Compra de 2000 Argolas a 1,00 2000,00 2000 Suportes a 2,00 4000,00 Total 6000,00 Compra a preço diferente Receita de Comissão Vendemos 500 Chaveiros a 6,00 3000,00 Perdemos 100 Chaveiros: $ 300,00 Situação do Caixa 0,00 (Solicitação adicional de Capital) Aporte de Capital 3.000,00 Compra dos Livros 10.000,00 -7.000,00 Despesa com Instrutor 1.000,00 - 8.000,00 Venda do Curso 6.000,00 -2.000,00 Revenda dos Livros 1.500,00 - 500,00 Compra Suporte+Argola 6.000,00 -6.500,00 Venda do Chaveiro 3.000,00 -3.500,00 (juros 25%) O a Despesa dos Juros não são consideradas no cálculo do Saldo do Banco, mas no Resultado sim. Resultado Receitas Curso 6.000,00 Livros 1.500,00 Chaveiros 3.000,00 10.500,00 Custo + Despesas Livros Curso 2.100,00 Instrutor 1.000,00 Livros Comercio 1.000,00

59

Argolas 500,00 Suporte 1.000,00 -5.600,00 Perda de 100 Chaveiros -300,00 Juros (25% s/ 3.500) -875,00 Lucro 3.725,00 As decisões que cada grupo terá que tomar são as seguintes, sendo que os lançamentos de compra e venda a serem feitos agora devem ser todos a Vista.

DECISÕES

1- VENDA DE MATÉRIA PRIMA: Imagine que a empresa que vendia as Argolas e os Suportes encerrou suas atividades. Mas surgiu um fabricante estrangeiro, que não tem como vendê-los no Brasil. Convidou seus consumidores, no caso vocês, para ajuda-los nesta tarefa. Por isso cada equipe se divide entre Vendedores e Compradores. O conjunto Argolas + Suportes deve continuar ser vendido a $ 3,00 (o mesmo valor considerado no exercício, isto é, $ 1,00 da Argola e $ 2,00 do Suporte). A comissão que quem vende receberá é o valor adicional conseguido na venda. Assim se o vendedor conseguir vender o Conjunto por $ 3,50, caberá à sua equipe uma comissão de $ 1.000,00, pois são 2.000 conjuntos que cada grupo compra. E, claro, cada um tentará pagar o menor preço, negociando com cada vendedor. Cada empresa só compra 2.000 conjuntos, mas pode comprar um pouco de cada vendedor, totalizando os 2.000. Cada vendedor, que não depende do seu estoque, pois aqui está fazendo o mero papel de um representante comercial, pode vender para todo mundo, menos, é claro, para sua própria empresa, de modo que vendedores sem pro-atividade podem ficar sem vender nada. Terminada a negociação quem vendeu faz um lançamento de Receita de Comissões. E todos alteram os valores da Nota de Compra da Matéria Prima sendo que a diferença deve ser lançada meio a meio em cada item, ou seja, no exemplo citado, a Argola vai custar $ 1,25 e o Suporte $ 2,25. Cada equipe deve calcular seu ganho de Comissão, tomando o cuidado de não considerar uma Venda que na verdade não ocorreu. Sabe-se como são os Vendedores!!! Mão na massa:

a- Entre em Lançamentos/Compras/Compras. Clique em na Nota de $

6.000,00. Clique em na linha da Argola. Altere o Preço Unitário. Clique em Ok. Repita o processo para o Suporte. Clique na aba

Pagamento. Clique em . Altere o valor total e clique em OK. (se pedir CFOP do IPI delete a linha do IPI, marcando o check box situado do lado direito da linha). Essa compra não pode ser feita com data posterior aos lançamentos da Produção do Chaveiro, pois influirão no seu custo.

60

b- Entre em Lançamentos/Vendas/Faturamento. Clique em

. Selecione um Cliente. Clique em Ok e depois

. Selecione o Serviço Comissão de Vendas. Lance em Preço Unit. o valor da Comissão recebida. Clique em Ok. Selecione a aba Recebimento. Selecione o Banco Nacional. Clique em Ok. Grave

2- NOVO APORTE: Através de um empréstimo pode ser feito mais um aporte de

Capital. Esse aporte visa não pagar despesa com juros (25% sobre o saldo negativo) no final do jogo. Mas o pagamento de juros pode ser uma opção melhor e lembrando ainda que se sobrar dinheiro no Caixa ele não rende uma receita de Juros. Lance inicialmente o aporte e somente depois de todas as novas movimentações é que se deve lançar a despesa de juros, baseado no saldo negativo que restar no banco. É claro que um novo Aporte prejudica o ROI, pois este é o resultado da divisão do Lucro pelo Capital. Mão na massa:

Entre em Lançamentos/Financeiro/Empréstimos. Clique em no Aporte já

existente. Clique em . Selecione o Tipo Aquisição. Coloque o Valor decidido. Selecione o Cliente Investidor. Na tela inferior inclua o pagamento a Vista no Banco Nacional. Grave.

3- DESPESA COM O INSTRUTOR: O Instrutor do Curso disse que se lhe pagarem mais poderá estender as horas de aula, o que certamente aumentará a quantidade de alunos interessados. Segundo pesquisas a cada $ 150,00 que se paga a ele tem-se um aluno a mais. Mão na massa:

Entre em Lançamentos/Compras/Compras. Clique em na Nota do Instrutor de $ 1.000,00. Altere o Preço unitário acrescentando $150, $300, $450, $600, $750 ou $900 aos $1.000,00. Clique em Ok. Veja se alterou o Valor da coluna Valor Total. Clique na aba Pagamento. Altere o Valor da Parcela, Selecione o Banco Nacional. Clique em Ok. Grave.

4- DESPESA COM MARKETING: De forma análoga, mas um pouco mais caro, ocorre com o Marketing. Gaste $250, $500, $750, $1000, $1250 ou $1500 e aumente a quantidade de um aluno a cada $250 investidos. Assim, por exemplo, se o investimento for de $750,00 teremos 3 alunos a mais. Mão na massa:

Entre em Lançamentos/Compras/Compras. Clique em

Selecione um Fornecedor. Clique em OK. Clique em . Selecione o serviço Marketing. Selecione a Natureza Serviços. Coloque o preço unitário: $250, $500, $750, $1000, $1250 ou $1500. Clique em Ok. Clique na aba Pagamento. Selecione o Banco Nacional. Clique em Ok. Grave.

61

5- Altere a nota de Venda do Curso.

Mão na massa Entre em Lançamentos/Vendas/Faturamento. Selecione a Nota do Curso de $

6000,00 clicando em . No item clique novamente em .O preço do curso se mantem em $300 reais por aluno, logo calcule quantos alunos a mais sua equipe obteve em função das duas decisões acima (gasto adicional com Instrutor e Marketing), multiplique por $300,00 e some o resultado aos $ 6.000,00 do campo preço unitário. Clique em OK. No Recebimento altere o

valor clicando em , altere para a Vista, no Banco Nacional. Clique em Ok. Grave

6- Altere a requisição de livros na tela da O.S. para a nova quantidade de alunos,

não esquecendo do livro do professor. Mão na massa Entre em Lançamentos/Estoques/Requisições Devoluções e Transferências. Faça uma nova Requisição de Livros. Na mesma quantidade adicional de alunos. Em Natureza coloque Serviços

7- COMPRA DE MAIS LIVROS: A fornecedora de Livros está oferecendo um novo lote de 100 livros a um preço especial de $ 70,00 cada, desnecessários nesse momento pois o estoque está alto, porem oferecendo uma boa oportunidade para reduzir o custo médio das operações já realizadas. Lembrando que, esse aumento no estoque, sacrifica o Caixa. Essa ação, além de aumentar o lucro na Revenda do livro, influirá também no lucro do curso, pois o custo do livro lá usado será recalculado por uma rotina a ser executada no final. Mas poderá gerar uma despesa de Juros. Você pode comprar apenas parte dos livros ofertados, ou seja, uma quantidade entre 0 e 100.

8- Mão na massa: Vamos fazer uma nova compra.

Entre em Lançamentos/Compras/Compras. Clique em . Selecione um Fornecedor. Clique em . Selecione o produto Livro Gestão Empresarial com ERP. Selecione a Natureza Estoque. Coloque a Qtde desejada. O PREÇO AGORA é $70,00. Clique em OK. Vá para a aba Pagamento. Selecione o Banco Nacional. Clique em Ok. Grave

9- MUDANÇA NO PREÇO DE VENDA DOS LIVROS: O departamento comercial da empresa acha que o preço do livro não está adequado. Fez uma pesquisa e conclui que o preço afeta a quantidade vendida havendo aí uma Correlação Inversa próxima a -1. O resultado da pesquisa foi o seguinte:

Preço Quantidade

vendida Faturament

o 130 12 1560

140 11 1540

62

Preço atual 150 10 1500

160 9 1440

170 8 1360

180 7 1260

190 6 1140

200 5 1000

E lembre-se que o que mais interessa é o lucro e não o faturamento. E aí, vale a pena alterar o Preço? Mão na massa: Entre em Lançamentos/Vendas/Faturamento. Como vamos alterar a Quantidade e o Preço é preciso cancelar a nota e fazer outra. Cancele a nota de venda no Varejo

no valor de $1.500,00 clicando em e confirmando a exclusão. Clique em

. Selecione o Cliente. Em Histórico coloque Venda no Varejo. Clique

em . Selecione o Produto Livro Gestão Empresarial. Coloque a Qtde e o

Preço unitário desejado respeitando a correlação acima. Clique em Em Recebimento coloque selecione o Banco Nacional. Clique em Ok. E Grave

10- RECALCULO: Como mexemos em notas que já haviam sido digitadas e todo o processo de custos é on-line, ou seja, feito assim que os movimentos entram no sistema, é necessário rodar-se o programa Recálculo do Custo Médio em Miscelânea/Reprocessamento/Recálculo do Custo médio. Clique em Calcular. Esse programa lê toda movimentação e recalcula os custos médios das movimentações de saída do estoque, baseados nos novos preços colocados nas notas de Compra e custos de Produção

11- BAIXA DOS TÍTULOS: Baixe todos os títulos que ainda estão em aberto contra o Banco Nacional, para atualizar o seu saldo. Veja se a coluna Valor Pago/Recebido dos browsers da tela de Compras e Faturamento está em branco em alguma nota. Mão na massa: Selecione o titulo em aberto. Selecione a aba Pagamento/Recebimento. Mude o Tipo para a Vista e selecione o Banco Nacional. Clique em Ok e Grave.

12- DESPESA COM JUROS: Veja no Balanço qual o Saldo do Banco e se Negativo lance a despesa com juros, no valor de 25% sobre o valor negativo. Lembrando que se sobrar dinheiro em caixa, esse não rende juros nenhum. Mão na massa:

Entre em Lançamentos/Compras/Compras. Clique em Selecione um Fornecedor, de preferencia o Banco. Clique em OK. Clique em

. Selecione o serviço Juros. Em Preço unitário coloque o valor. Clique em Ok. Clique em Sair. Clique na aba Pagamento. Selecione o Banco Nacional. Clique em Ok. Grave.

63

PRONTO!!! Você finalizou o Jogo de Empresas. Agora volte ao Consultas e Relatorios/Balanço e DRE e verifique o seu LUCRO. Divida o Lucro pelo Valor do total do Aporte. Multiplique o resultado por 100 e terá o ROI –Return On Investment (Retorno sobre o Capital Investido). Some-o ao Lucro. O resultado é o KPI (Key Performance Index) que define o VENCEDOR do Jogo!

Veja agora a solução com o Solver do Excel. Como temos 3 decisões que são resultados da ação ‘pessoal’ de cada empresa, precisam elas ser lançadas manualmente na planilha. O mais adequado é ver qual a empresa encerrou o jogo com o maior Indicador (Lucro+ROI) e aplicar esses 3 valores manualmente na planilha, preenchendo as células C2 (comissão de venda em valor), C3(custo da argola) e C4(custo do suporte) com os dados da equipe a ser analisada. Agora rode o Solver. Lembrando que se ele não aparecer na ultima coluna a direita ao se clicar na aba DADOS, deve-se instala-lo: Clique em Arquivos. Depois em Opções. Depois em Suplementos. Na ultima linha (Gerencia) clicar em Suplementos do Excel e depois

em Ir. Seleciona Solver

e Ok Cuidado para não salvar o Resultado em cima do arquivo enviado pela TI Educacional e ficar sem nenhuma copia original da planilha para mais simulações. A partir de agora você já pode dar Suporte aos usuários do ERPFlex.

64