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GESTÃO ECONÓMICO - FINANCEIRO APROVISIONAMENTO
APR - 01
Procedimento aquisitivo
(Procedimento)
Edição 6
Data: 2014.09.23
GDO-01/01 Rev.2 / 2011.10.19
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1. OBJETIVO
Estabelecer o fluxograma da atividade de Aprovisionamento.
2. ÂMBITO
Aplica-se à atividade de Aprovisionamento de bens, serviços e empreitadas do IPVC
3. MODO DE PROCEDER
3.1 FLUXOGRAMA - PSN – APR-01/01
3.2 Procedimento Aquisitivo de despesa com bens, Serviços e empreitadas
(o procedimento aquisitivo é atualizado pelo Manual dos procedimentos financeiros)
1 Despesas com bens, serviços e empreitadas
1.1 Enquadramento legal e regulamentar
As despesas relativas a aquisições de bens e serviços e a empreitadas devem seguir as regras consideradas no CCP, os
procedimentos contabilísticos estabelecidos e as regras internas do Instituto.
O CCP prevê 6 tipos de procedimento:
GESTÃO ECONÓMICO - FINANCEIRO APROVISIONAMENTO
APR - 01
Procedimento aquisitivo
(Procedimento)
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Ajuste direto – regime simplificado: com convite a uma ou mais entidades, estando dispensado de quaisquer outras
formalidades previstas no CCP;
Ajuste direto – regime geral: com convite a uma ou mais entidades (art.º 112º a 127º);
Concurso público: normal (art.º 130º a 154º) ou urgente (155º a 161º), com ou sem publicidade internacional;
Concurso limitado por prévia qualificação;
Procedimento de negociação;
Diálogo concorrencial.
A escolha do procedimento condiciona o valor do contrato a celebrar, devendo estar sempre presente a análise dos seguintes
elementos: critérios materiais de escolha, objeto do contrato e natureza da entidade adjudicante.
1.1.1 Escolha do procedimento
O tipo de procedimento a adotar tem subjacente o valor a contratar, razão pela qual a estimativa do valor é fundamental para a
escolha do procedimento.
A escolha do procedimento também assenta nas regras internas do Instituto, como por exemplo, a delegação de competências
atribuídas nos Diretores, razão pela qual, a escolha deve basear-se no seguinte fluxograma:
Existe Competências Delegadas nos
Diretores?
Ajuste Direto Simplificado <2.000€
Acordo Quadro?
Aquisição ao abrigo de Acordo Quadro no âmbito da Entidade de Serviços Partilhados da Administração
Pública (ESPAP), sem possibilidade de exceção
Concurso público > 75.000€
Ajuste Direto
ABS: >5.000€ <75.000€ Empreitadas: <150.000€
Ajuste Direto Simplificado <5.000€
Sim
Não
Não
Sim
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Procedimento aquisitivo
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Todas as aquisições são da competência do Presidente ou do Vice-Presidente com competências delegadas, no entanto há que
verificar se a aquisição se enquadra nas competências delegadas nos diretores das unidades orgânicas do IPVC.
Caso não estejam delegadas nos Diretores, há que confirmar se a aquisição deve ser efetuada ao abrigo de Acordo Quadro no
âmbito da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (ESPAP), em virtude de não ser possível efetuar a
contratação direta de bens e serviços integrados nos Acordos, salvo em casos excecionais e devidamente fundamentados, e
mediante autorização prévia e expressa da ESPAP.
No caso de uma aquisição de bens ou serviços da competência do Presidente ou do Vice-presidente com competência
delegada, o tipo de procedimento a adotar em função do valor total da aquisição, são os seguintes:
Ajuste direto – regime simplificado: inferior a 5.000€.
Ajuste direto – regime geral: inferior a 75.000€ (bens e serviços) ou inferior a 150.000€ (empreitadas).
Concurso público – sem publicidade internacional: inferior ao limiar comunitário, atualmente fixado em 207.000,00€
para bens e serviços e 5.186.000,00 euros para empreitadas;
Concurso público – com publicidade internacional: sem limite de valor.
1.1.1.1 Ajuste direto – regime simplificado
O ajuste direto simplificado é o procedimento a adotar na aquisição de bens e serviços cujo preço contratual é inferior a
5.000€.
Os requisitos e a regulamentação deste procedimento são:
Aquisição ou locação de bens móveis e serviços;
O preço não seja superior a 5.000€;
O prazo de vigência não pode ser superior a 1 ano;
A Informação interna, aprovado pelo Conselho de Gestão em 16 de fevereiro de 2012, que estipula o número mínimo
de orçamentos que deverá ser anexado:
o Aquisição entre 150€ e 499€ - consulta a dois fornecedores, podendo ser suportado através de mensagem de
correio eletrónico;
o Aquisição entre 500€ e 1.999€ - consulta no mínimo a dois fornecedores, devendo ser suportado por
orçamentos;
o Aquisição entre 2.000€ e 4.999€ - consulta no mínimo a três fornecedores, devendo ser suportado por
orçamentos;
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Em casos excecionais e devidamente fundamentados, a aquisição poderá ser efetuada sem o cumprimento do número mínimo
de orçamentos, mediante autorização superior.
Pode ser efetuada a adjudicação sobre fatura, nomeadamente em casos de urgência imperiosa, como por exemplo:
o Inscrição em formações, congressos e afins: deverá ser anexado à fatura o pedido de deslocação e o pré-
cabimento dessa despesa;
o Propinas avançadas de docência;
o Reparação e conservação de bens, quando se encontre preenchido o impresso GEI-01-ANOMALIA /
NECESSIDADE / MELHORIA, com prioridade URGENTE, que deverá ser anexado com a fatura ao APR-
01/01 – Pedido de Satisfação de necessidades (PSN);
o Almoços e jantares.
Nestes casos, a fatura deverá ser anexada ao PSN na plataforma On.Ipvc.
1.1.1.2 Ajuste direto – regime geral
O ajuste direto é o procedimento a adotar na aquisição de bens e serviços cujo preço contratual é igual ou superior a 5.000€ e
inferior a 75.000€ e na aquisição de empreitadas cujo preço contratual é inferior a 150.000€.
Os requisitos deste procedimento são:
Aquisição ou locação de bens móveis e serviços e empreitadas;
A entidade adjudicante convida uma ou mais entidades à sua escolha a apresentar propostas, podendo com elas
negociar aspetos da execução do contrato a celebrar.
A divulgação do convite através da publicação em plataforma eletrónica utilizada pela entidade adjudicante, não é
obrigatório mas é condição preferencial a ser utilizada.
Nos termos do art.º 287.º do CCP, a publicação dos ajustes diretos é condição de eficácia de qualquer contrato a
celebrar.
1.1.1.3 Concurso Público
O concurso público é o procedimento a adotar na aquisição de bens e serviços e empreitadas, sempre que não seja possível
pelos procedimentos de ajuste direto e ajuste direto simplificado.
O concurso público é aberto a todos os interessados sendo publicitado no Diário da República, através de anúncio.
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O anúncio, ou um resumo dos seus elementos mais importantes, pode ser divulgado por qualquer outro meio considerado
conveniente, sendo obrigatória a sua divulgação através da publicação em plataforma eletrónica utilizada pela entidade
adjudicante.
O anúncio no Jornal Oficial da União Europeia (JOUE), via http://simap.eu.int, é obrigatório nos concursos de contratação de
bens e serviços de valor total superior ao limiar comunitário referido na alínea b) do artigo 7.º da Diretiva n.º 2004/18/CE, do
Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de Março, caso a entidade adjudicante não seja o Estado diretamente.
1.2 Procedimento Aquisitivo
1.2.1 Identificação da Necessidade
No IPVC um procedimento tem inicio quando se identifica uma necessidade, sendo para isso obrigatório o preenchimento do
impresso APR-01/01 com a indicação do bem, do serviço ou da empreitada, sugestão do fornecedor e a estimativa do valor a
contratar.
1.2.2 Reencaminhamento da Despesa e Validação dos serviços intermédios
O pedido de Satisfação de Necessidades deve ser reencaminhado pelo requerente, tendo em conta a tipologia da despesa, para
alguns serviços transversais do IPVC, tais como:
OTIC
Caso se esteja perante uma aquisição ao abrigo de Projetos, Prestações de Serviços e Pós-graduações, o processo é
reencaminhado para este serviço que analisa a elegibilidade da despesa e emite informação.
Serviços Financeiros
Se a aquisição estiver relacionada com serviços internos que possuem dotações atribuídas pelo Conselho de Gestão, tais como,
os Serviços Informáticos, os Serviços técnicos , o Gabinete de Comunicação e Imagem, o Centro Desportivo e a Oficina
Cultural, assim como, as relativas a processos de despesas suportados pelas verbas disponíveis em centros de proveito próprio
(exemplo: centros de proveitos de docentes) é obrigatória a informação da existência de verba disponível.
Balcões Únicos
Se o procedimento de aquisição for da competência do Diretor da unidade orgânica, o processo é reencaminhado para o Balcão
único dessa unidade onde vai ser validado o pedido de necessidades e de seguida elaborado o processo aquisitivo da despesa.
Neste caso, são estes serviços que efetuam o cabimento da referida despesa.
Descrição do processo Responsabilidade Suporte PSN – APR-01/01 Requerente Plataforma On.IPVC
Conferência do PSN Balcão Único Plataforma On.IPVC
Cabimento Balcão Único
Sistema informático
esigeduc e plataforma On.IPVC
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Autorização da Despesa Diretor da respetiva unidade orgânica com competências delegadas
Registo da Autorização de Despesa Aprovisionamento Sistema informático
esigeduc
Impressão e Envio da Encomenda ao fornecedor
Balcão Único e Expediente Fax/Email Correio
Processamento da fatura Balcão Único Sistema Informático
esigeduc
Receção da fatura Requerente
Conferência da fatura Balcão Único Sistema Informático
esigeduc
1.2.3 Validação do pedido de necessidade
Nesta fase, o serviço de Aprovisionamento/Balcão Único tem de analisar se o pedido de necessidade efetuado pelo requerente
cumpre as regras internas da Instituição, o Código dos Contratos Públicos (CCP) e se a aquisição deve ser efetuada ao abrigo
de Acordo Quadro no âmbito da ESPAP.
Com base no valor estimado na proposta, é feita a escolha do tipo de procedimento a adotar e a validação das peças de cada
procedimento:
Peças
Procedimentos
Orçamentos Programa de
Procedimento
Convite
Convite à
apresentação
de soluções
Caderno
de
Encargos
Memória
Descritiva
Ajuste Direto
Simplificado
Ajuste
Directo
Concurso
Público
Concurso
Limitado por
prévia
qualificação
Procedimento
por
negociação
Diálogo
concorrencial
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1.2.4 Informação de cabimento
O valor previsto para a aquisição é registado na aplicação informática esigeduc, abatendo automaticamente a verba disponível
na rubrica e atualizando o seu saldo. Mediante o procedimento contratual utilizado, é escolhido um dos processos de aquisição
existente na aplicação informática. Os diversos circuitos documentais encontram-se referenciados nos pontos 2 a 4 em anexo.
Depois de finalizado o cabimento é inserido na plataforma On.Ipvc.
Circuitos
Procedimentos
Processo de
Aquisições
simplificado Circuito de Contra-
fatura
Processo de
Aquisições
simplificado Circuito de
tratamento por
quantidades
Processo de
Aquisições Circuito de
tratamento por
quantidades
Processo de
Aquisições Circuito de
tratamento por
valor
Ajuste Directo
simplificado/contra-
fatura
Ajuste Directo
simplificado
Ajuste direto
Concurso Público
Concurso Limitado
por prévia
qualificação
1.2.5 Autorização de despesa
Nenhuma compra ou contrato poderá ser efetuado sem a autorização da entidade competente.
A decisão de contratar determina o início do procedimento (art.º 36.º e seguintes do CCP).
1.2.6 Análise à autorização da despesa
Depois do aprovisionamento/balcão único receber a autorização, a despesa é encaminhada com base na decisão do Presidente
ou do Vice-Presidente com competência delegada, ou na decisão do Diretor de uma unidade orgânica e no procedimento
escolhido.
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Encaminhamento
Procedimentos
Encomenda ao fornecedor Plataformas
Eletrónicas
Ajuste Directo
simplificado
Ajuste direto
Concurso Público
Concurso Limitado por
prévia qualificação
1.2.7 Registo do compromisso e Emissão da encomenda
Neste momento, emite-se a encomenda ao fornecedor, e caso seja aplicável, o contrato.
É emitido também o número de compromisso válido e sequencial que é refletido na encomenda, e sem o qual o contrato ou
obrigação subjacente em causa são, para todos os efeitos, nulos, em cumprimento com o previsto na Lei nº 8/2012, de 21 de
fevereiro.
1.2.8 Conferência da fatura
Depois da despesa realizada e da receção da fatura, o serviço de aprovisionamento/balcão único procede à validação da
mesma, de acordo com o procedimento definido internamente no SGGQ – procedimento APR-2, enviando o documento para o
requerente.
Na conferência o serviço tem ainda que validar se a fatura contém:
Nome, número de contribuinte e morada do fornecedor;
Nome, número de contribuinte (503761877) e morada do IPVC;
Número de compromisso do IPVC em cumprimento da Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro;
Descrição do bem/serviço, quantidades e preço unitário;
Enquadramento em sede de IVA.
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1.2.9 Registo da fatura
Depois de validada a fatura, o serviço da contabilidade/balcão único procede ao registo informático da fatura..
1.2.10 Autorização e pagamento da despesa
Nesta fase, é emitido o documento de autorização de pagamento que será posteriormente autorizado pelo Conselho de Gestão,
e que após a sua validação é enviado à Tesouraria para o pagamento.
1.2.11 Arquivo da Despesa
Depois de serem cumpridos todos os requisitos da Tesouraria o processo é remetido novamente ao serviço de
aprovisionamento para aí ser arquivado.
1.2.12 Avaliação dos fornecedores
Após a conclusão de um procedimento, o requerente e os serviços de aprovisionamento procedem à avaliação do fornecedor da
despesa efetuada com bens, serviços e empreitadas.
1.2.13 Resumo do processo aquisitivo da despesa com bens, serviços e
empreitadas
Descrição do
processo
Ajuste direto
simplificado
Ajuste
direto
Concurso
público Responsabilidade Suporte
PSN – APR-01/01 Requerente Secretaria
virtual
Parecer do
responsável Responsável
Parecer Serviços
transversais (se aplicável)
Contabilidade/OTIC/Balcão
Único
Cabimento Contabilidade/Balcão Único Sistema
informático
Autorização da
Despesa
Presidente ou Vice-presidente
com competências delegadas
Criação do
procedimento Aprovisionamento
Plataforma
eletrónica
Lançamento do
convite Aprovisionamento
Plataforma
Eletrónica
Anúncio Público Aprovisionamento
Plataforma
Eletrónica
Análise das
propostas Aprovisionamento/Júri
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Procedimento aquisitivo
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Descrição do
processo
Ajuste direto
simplificado
Ajuste
direto
Concurso
público Responsabilidade Suporte
Relatório preliminar
(caso aplicável)
Aprovisionamento/Júri/Membro do Conselho de gestão com
competência Delegada
Plataforma
eletrónica
Audiência Prévia (caso aplicável)
Aprovisionamento/Júri Plataforma eletrónica
Relatório Final Aprovisionamento/Júri/Membro
do Conselho de gestão com competência Delegada
Plataforma eletrónica
Minuta do contrato
e prestação de
caução (caso aplicável)
Aprovisionamento/Membro do
Conselho de gestão com
competência Delegada
Plataforma
eletrónica
Autorização da
adjudicação
Membro do Conselho de gestão
com competência Delegada
Plataforma
eletrónica
Autorização da adjudicação
Documentos de
Habilitação Aprovisionamento
Plataforma
eletrónica
Notificação final da Adjudicação
Aprovisionamento Plataforma eletrónica
Assinatura do
Contrato
Presidente ou Vice-Presidente
com competência delegada
Publicitação da adjudicação
Aprovisionamento Plataforma Basegov
Anúncio de
contratação (caso aplicável)
Aprovisionamento JOUE
Registo da
Autorização de
Despesa
Aprovisionamento Sistema
informático
Emissão e envio da
Requisição Oficial Aprovisionamento e Expediente
Fax/Email
Correio
Processamento da fatura
Aprovisionamento Sistema Informático
Receção da fatura Requerente
Conferência da
fatura Aprovisionamento
Sistema
Informático
Autorização de
Pagamento Conselho de Gestão
Pagamento Tesouraria Transferência
ou cheque
Registo do
Pagamento Tesouraria
Sistema
Informático
Arquivo Aprovisionamento
Avaliação dos
fornecedores Requerente/Aprovisionamento
4. DEFINIÇÕES E SIGLAS
APR - Aprovisionamento ESIG-EDUC – Sistema Integrado de Gestão para Instituições Educativas