gestÃo do tempo, produtividade e qualidade de...

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GESTÃO DO TEMPO, PRODUTIVIDADE

E QUALIDADE DE VIDA

SUMÁRIO

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GESTÃO DO TEMPO, PRODUTIVIDADE E QUALIDADE DE VIDA

INTRODUÇÃO .................................................................... 03

O TEMPO ................................................................................ 05

TEMPO É VIDA ................................................................... 06

COMO PERCEBEMOS O TEMPO ......................... 07

POR QUE PERDEMOS TEMPO? ........................... 09

COMO TER MAIS TEMPO .......................................... 10

ESTABELECENDO METAS E OBJETIVOS .... 11

RESOLVENDO O DILEMA ......................................... 13

O MITO DA MULTITAREFA ...................................... 17

POR QUE PLANEJAR? ................................................. 18

DICAS ÚTEIS ....................................................................... 19

DICA Nº 01 ............................................................................ 20

DICA Nº 02 ............................................................................ 21

DICA Nº 03 ............................................................................ 22

DICA Nº 04 ............................................................................ 23

DICA Nº 05 ............................................................................ 24

DICA Nº 06 ............................................................................ 25

DICA Nº 07 ............................................................................ 26

DICA Nº 08 ............................................................................ 27

DICA Nº 09 ............................................................................ 28

DICA Nº 10 ............................................................................. 29

DICA Nº 11 .............................................................................. 30

DICA Nº 12 ............................................................................. 31

CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................... 32

SOBRE O AUTOR ............................................................. 33

NOTA ........................................................................................ 34

INTRODUÇÃO

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“Gerir o tempo” é um dos grandes desafiosdo homem contemporâneo. Atualmente, háuma série cada vez maior de atividades,incluindo trabalho, lazer e descanso, nasquais podemos investir o nosso tempo.Contudo, a dificuldade em separar cadauma dessas atividades, além de hábitosimpróprios e da falta de disciplina, acabafazendo com que haja desperdício detempo precioso do nosso dia a dia.

Quando falamos sobre gestão do tempo,referimo-nos ao processo de administraçãode si próprio, pois o tempo é uma daspoucas coisas que o homem nuncaconseguiu controlar.

Este e-book versa sobre a necessidade deotimização do uso do tempo e traz dicas

para que você possa aproveitá-lo melhor,utilizando-se de estratégias que permitemrealizar as atividades de maneira produtiva,proporcionando um melhor equilíbrio entreos seus vários papéis e uma melhorqualidade de vida.


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“ Tempo disso, tempo daquilo,

falta o tempo de nada.”

Carlos Drummond de Andrade


O TEMPO

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O tempo é algo presente em nossas vidas.Vira e mexe estamos sempre nos referindoa ele. Porém, raramente, paramos parapensar no que ele significa.

Você já parou para pensar sobre o que é otempo?

Ele pode ser um conjunto de muitos anos,um período, uma medida de duração ou atémesmo cada um dos dois períodos em quese divide uma partida de futebol.

Ao longo dos anos, muitos estudiososrefletiram sobre o tempo e chegaram adiversas conclusões. Não existe apenasuma definição para “TEMPO”, assim sendo,todos os conceitos acima estão corretos,cada um com seu enfoque singular.

O tempo não muda, não desaparece, nãoaumenta, não diminui, não pode ser dado,nem emprestado, nem armazenado, Otempo é indelével, não importa a demandaexigida.

Exemplo: se você tiver um trabalho queprecise ser entregue em um determinadoprazo, é possível trabalhar mais horas, ter aajuda de mais pessoas, adquirir ferramentas(equipamentos, computadores, softwares,etc.) que auxiliem na realização do trabalho.Mas, você não terá mais tempo, não há apossibilidade de acrescentar mais horas emseus dias ou fazê-los passar mais devagar.

O tempo não muda... e não para!


TEMPO É VIDA

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Viver é poder trabalhar, divertir-se, sonhar,relaxar e se sentir realizado. Para isso, épreciso planejar o tempo. Não é fácil, mas épossível. É um aprendizado contínuo... enecessário.

O não planejamento do uso do tempo gerafrustações, conflitos internos e ansiedades,pois as horas de trabalho acabam roubandoas horas de descanso, do convívio com afamília, do lazer e da vida social. As pessoasacabam sentindo um peso enorme que nãoconseguem carregar, é como se o mundoestivesse sobre as suas costas.

Por que é preciso planejar o uso do tempo?

Porque tempo é vida e desperdiçar o seutempo é desperdiçar a sua vida!


COMO PERCEBEMOS O TEMPO

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Nem sempre percebemos o tempo de umaúnica maneira. Às vezes, temos a sensaçãoque o tempo não passa, Outras vezes,parece que ele passa rápido demais. É umamaneira de sentir o tempo bem paradoxal!

Por que será que isso acontece?

Quando não temos compromissos oualgum trabalho para realizar, as horasparecem se estender. Assim, podemosrelaxar e ver o tempo passar.

Mas quando estamos concentrados emalguma atividade, a impressão que se tem éque o tempo passa rápido, mas na medidacerta.

Agora, quando estamos estressados, sobpressão ou com diversos compromissos

concomitantes, o tempo nunca parece sersuficiente.

Ou seja, o problema não está com o tempo,está em nós mesmos.

Infelizmente, muita gente desperdiça muitotempo por dia. Frequentemente, esta perdade tempo é involuntária, fruto de hábitosinadequados e da indisciplina na suautilização. Lembre-se:

Sempre existe tempo suficientepara as coisas importantes!

Portanto, a dificuldade está em determinaro que é realmente importante e priorizar asatividades mais significativas.


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“ Se você ficar alardeando para todo

mundo que está correndo, que não

tem tempo ou que está estressado,

esse será o seu padrão de realidade.”

Christian Barbosa


POR QUE PERDEMOS TEMPO?

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Os principais motivos para desperdiçarmostempo são os seguintes:

• Distrações.• Desorganização.• Foco na eficiência em vez da eficácia.• Mais preocupação com as atividades do

que com os resultados.• Falta de prioridades.• Indecisão.

Como utilizar melhor o tempo?

• Definir bem o que precisa ser feito.• Saber o que pode ser feito.• Estabelecer objetivos e metas de forma

clara e bem definida.• Saber o porquê de realizar a tarefa.• Estabelecer e cumprir um cronograma.


COMO TER MAIS TEMPO

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Mas para isso acontecer, você precisaráconsumir algum tempo para:

• Refletir sobre o assunto.• Estabelecer metas e objetivos.• Priorizar tarefas.• Separar as questões importantes das

urgentes.• Aprender a lidar com as interrupções no

trabalho.• Exercitar ser mais disciplinado.• Planejar a vida (não precisa ser aquela

coisa “Caxias” e chata, afinal, uma vida100% planejada deve ser tediosa).

• Testar as dicas apresentadas adiante.

Sim, é possível “ter mais tempo”!


ESTABELECENDO METAS E OBJETIVOS

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META = Objetivo específico,mensurável, possível. com prazopara ser realizado.

Estabelecer objetivos e metas é crucial parausar o tempo com mais eficácia. Para tanto,é preciso defini-los e escrevê-los um a um,com o máximo de detalhes.

Escrever objetivos e metas é o primeiropasso para realizá-los, pois quando estãoapenas em nossas cabeças, são apenasdesejos. Quando não escritos, não têmvalor!

Segundo Paul Meyer, os objetivos trazemordem, significado e finalidade à vida,sustentando o interesse e a motivação por

um longo período de tempo.

Como fixar metas?

O autoconhecimento é essencial para umaboa gestão do tempo ou, se preferir, parauma boa administração de si próprio. Assimsendo, é necessário passar por momentosde reflexão e introspecção para realizaruma autocrítica (sem ser excessivamentecrítico consigo mesmo), procurar novoscaminhos e estipular novas metas,

Importante reforçar que, ao estabelecer osobjetivos e metas, é preciso escrevê-los,pois isso ajuda a fixar um compromisso comvocê mesmo, reforçando a motivação paraseguir adiante.


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“ O certo não é priorizar o que

está em sua agenda, mas

agendar suas prioridades.”

Stephen R. Covey


RESOLVENDO O DILEMA “IMPORTANTE X URGENTE

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As questões importantes dificilmente sãourgentes. As questões urgentes exercemgrande pressão e exigem que a nossaatenção seja redobrada. A insistência doque é urgente acaba por mascarar a suaverdadeira importância.

Apenas quando conseguimos romper coma tirania do urgente é que resolvemos acomplicação da falta de tempo.

Cuidado: deixar de fazer alguma atividadeno prazo estipulado, cria uma urgência. E, opior: muitas vezes, para dar conta daurgência, abandona-se tarefas importantes.Portanto, ter clareza do que é realmenteimportante é condição indispensável para oprocesso de priorização e, por conseguinte,para um melhor uso do tempo.

Matriz de Eisenhower



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IMPORTANTE E NÃO URGENTE

O ideal é que a maior parte das atividadesdo seu dia a dia esteja localizada nessequadrante. São tarefas importantes, maspor já estarem planejadas, não têm o fatorurgência. São as tarefas que melhorcontribuem para a realização das suasmetas, não costumam causar estresse epodem até ser prazerosas. É imprescindívelestabelecer, aqui, o tempo livre e osmomentos de lazer. Afinal, essas atividadessão muito importantes.

IMPORTANTE E URGENTE

São tarefas que precisam ser resolvidas,imediatamente. As crises são as maioresresponsáveis pelo estresse e é necessário

fazer o máximo para evitá-las. Para evitarcrises, planeje cuidadosamente o seu dia adia e não adie tarefas. Uma meta planejadapode se tornar uma crise quando adiada.

NÃO IMPORTANTE E URGENTE

São tarefas que surgem inesperadamente einterrompem o seu fluxo de trabalho. Paraevitar interrupções é preciso saber dizernão e delegar tarefas. Você não precisafazer tudo sozinho.

NÃO IMPORTANTE E NÃO URGENTE

Distrações precisam ser evitadas, poisatrapalham o seu rendimento sem gerarnenhum benefício. Se você não conseguirse controlar, postagens nas redes sociais,



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mensagens e joguinhos no celular podemtomar muito tempo.

Fazendo um bom planejamento você terátempo livre suficiente para fazer o quedesejar, depois. Assim, pense na sua rotinae tente dividir as atividades em um dosquadrantes da Matriz de Eisenhower.

Você se sente cansado e pouco produtivo?

Talvez, você esteja lidando com muitascrises. Para resolver isso, invista tempo paraplanejar o seu dia a dia. Dessa forma, vocêpoderá prever alguns problemas e evitá-los, antes mesmo que aconteçam.

Tenha mais foco em suas atividades. Tentarclassificar suas tarefas nesses quadrantes

ajudará a identificar e solucionar problemasem sua rotina e a planejar melhor autilização do seu tempo, melhorando a suaprodutividade. Também, você terá maistempo para si e, portanto, uma melhorqualidade de vida.

Priorizar é fazer primeiro o que émais importante!


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“ Insanidade é continuar fazendo

sempre a mesma coisa e esperar

resultados diferentes.”

Albert Einstein


O MITO DA MULTITAREFA

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Muita gente acredita ser capaz de realizarmuitas tarefas ao mesmo tempo, Mas essehábito não passa de um mito. Só 2,5% daspessoas são capazes de levar adiante maisde uma tarefa por vez, segundo pesquisada Universidade de Utah (EE.UU.). Essaspessoas são as supertaskers. No entanto, orestante dos mortais só se atrapalha aotentar ser multitarefa.

Quando consideramos estar no “modomultitarefa”, o que o nosso cérebro faz émudar de uma atividade para outra deforma rápida.

A multitarefa faz mal para a produtividade.Em média, quando uma pessoa vive“multitarefando”, gasta entre 20% e 30%mais tempo para concluir as suas tarefas.


POR QUE PLANEJAR?

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O planejamento é um processo natural danossa mente. Quando decidimos fazerqualquer coisa ou tomar uma atitude, nossamente começa a planejar a ação.

O planejamento racional depende daclareza dos objetivos. Quem não sabe oobjetivo do que está fazendo, não temchance alguma de alcançar o sucesso. Umadecisão bem-sucedida depende decritérios bem definidos. Motivação nadamais é do que o motivo da ação. Devemoster motivações claras para realizar qualqueratividade. Escrever o motivo de realizar umaação aumenta a confiança na decisão.

Para realizar um planejamento realista, épreciso analisar as diversas alternativas,organizar e trocar ideias, consultar as

pessoas, ouvir diferentes opiniões e coletarinformações dirigidas. Para executar oplanejamento, deve-se definir objetivos eprioridades, descartar ações de baixaprioridade e avaliar o cumprimento dosobjetivos. Para planejar compromissos, épreciso ter uma visão muito clara deles,decidir o que deve ser feito, cumprir tarefasrelativas ao compromisso, manterlembretes relacionados ao cumprimento decada tarefa e organizar cada uma delas.

Lembre-se: o dia continua tendo “apenas”24 horas, que precisam ser divididas entreas novas e as velhas tarefas. Por isso,planejar é preciso!



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DICA Nº 01

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ORGANIZE-SE

A desorganização pode refletir diretamenteem seu trabalho. Dê uma olhada em suavolta. Se seu espaço está repleto de papéise post-it, é hora de se organizar para quenada fuja de controle ou seja esquecido.Um bom exercício é tentar reorganizarcronogramas, planejamento ou descriçãode trabalhos de maneira on-line.

Os sintomas da desorganização são: deixaras tarefas inacabadas, fazer várias coisas aomesmo tempo, adiamentos constantes,falta de concentração, não programar suasatividades.

Organizar-se é um passo básico para seconseguir uma boa gestão do tempo.


DICA Nº 02

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PLANEJE COM ANTECEDÊNCIA

Um erro comum é planejar-se em cima dahora. O aconselhável é planejar as suasatividades com antecedência mínima detrês dias. Melhor seria planejar a semana,antecipadamente.

Na hora de planejar, avalie a duração decada atividade, mas sem exagerar, pois épreciso reservar algum tempo para osimprevistos que, certamente, aparecerão.Então, prepare-se para eles. Também,considere a oscilação do seu ânimo emotivação durante o dia, para uma melhordistribuição das tarefas.

Pensar nas atividades com antecedênciafaz do tempo um aliado.


DICA Nº 03

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APRENDA A DIZER “NÃO”

Muita gente tem dificuldade para dizer“não”. Não recusar nenhum serviço, pormais simples que seja, quando você já estáatolado de tarefas até o pescoço, não lhetrará nenhum benefício.

Se alguém (como seu chefe, por exemplo)quiser lhe empurrar um serviço e vocêestiver muito atarefado, diga claramenteque assumir mais uma tarefa, no momento,comprometerá imensamente o prazo e aqualidade do que você já está fazendo. Sepossível, apontando fatos e dados.

Não se pode conceder tudo a todos. Saberdizer “NÃO” é tão importante quanto saberdizer “SIM”.


DICA Nº 04

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DELEGUE

Aprender a abrir mão de determinadasatividades e distribuir responsabilidadesainda é um grande desafio, principalmentepara os gestores. Porém, saber delegartarefas é uma das principais competênciasde um bom gestor.

Mas delegar tarefas é diferente de transferirresponsabilidades.

Apesar de grande parte das pessoas ter umperfil centralizador, delegar é importante.Quanto mais você delega, mais tempo tempara tarefas mais importantes, para estudar,para você, para a família... para a vida!

Cuidado: delegar é diferente de “delargar”.


DICA Nº 05

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ENCONTRE TEMPO PARA VOCÊ

As pessoas mais organizadas na utilizaçãodo seu tempo, geralmente, são aquelas queencontram tempo para si mesmas. Como jáfoi dito, gestão de tempo é, na verdade,uma administração de si próprio.

Na vida exercemos vários papéis. É precisoque os exerçamos em equilíbrio. Portanto,todos esses papéis precisam fazer parte donosso planejamento do tempo. Assimcomo, nem sempre o equilíbrio está nomeio, o tempo disponível para cada um dospapéis não precisa ser igual.

Deixar de dar atenção a algum papel, reduza motivação, a produtividade e a qualidadede vida, causando grande frustração.

DICA Nº 06

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CRIE O DIA DA ESTRATÉGIA

Para conseguir fazer mais com menos épreciso planejar. Alguns estudos apontamque, para cada 10 minutos investidos noplanejamento das tarefas, economiza-se 60minutos na execução.

O “Dia da Estratégia” consiste em reservaralgum tempo, semanal ou quinzenalmente,para pensar no que precisa ser feito. Nessedia, você precisa responder às seguintesperguntas:

• O que precisa ser feito?• Como fazer?• Por que fazer?• Quando fazer?• O que fazer de diferente?


DICA Nº 07

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FAÇA REUNIÕES PRODUTIVAS

Reuniões são ferramentas gerenciais defundamental importância. Principalmente,quando geram ou encaminham decisõesimportantes para os resultados do negócio.

O problema é que as reuniões viraram umapraga corporativa, o reunionismo. Passa-semuito tempo lendo e escrevendo relatórios,preparando ou assistindo a apresentaçõesintermináveis e participando de discussõesque não levam a lugar algum.

Uma reunião precisa ter agenda com envioprévio a todos os participantes, objetivo(base da pauta), um coordenador, horáriopara o início e o fim, foco (sem conversasparalelas) e resumo em forma de ata.

DICA Nº 08

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SEJA BREVE AO TELEFONE

O telefone é um importante instrumento desocialização, ajuda a construir relaçõesagradáveis, mas, por outro lado, é uma dasprincipais fontes de interrupção no trabalho.

Ligações telefônicas constantes atrapalhame atrasam a execução das tarefas. Portanto,depois das rápidas gentilezas iniciais, vádireto ao assunto, seja educado, mas brevee objetivo. Concluída a conversa, agradeçae encerre o contato.

Também é importante planejar as suasligações. Esteja preparado para falar(mantendo todas as informações à mão),agrupe as ligações e tente fazer todas aschamadas agendadas em sequência.

DICA Nº 09

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UTILIZE BEM AS REDES SOCIAIS

Os brasileiros são os que passam maistempo on-line nas redes sociais, totalizando13,8 horas mensais, segundo pesquisa daSurveyMonkey com a Social@Ogilvy.

Os brasileiros também estão entre os quemais compartilham conteúdo nas redessociais (71% dos internautas), ficando com o3º lugar mundial. Os viciados em redessociais, os heavy users, têm dificuldadespara gerenciar o tempo.

Ter hábitos positivos e gozar das benessesdas redes sociais é um grande desafio paraos usuários. Mas é preciso tentar!

E pensar que ainda há o WhatsApp...

DICA Nº 10

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USE BEM E-MAIL E WHATSAPP

Essas ferramentas facilitam a comunicação,mas podem consumir bem o seu tempo.

Determine um horário para checar suasmensagens de e-mail, procure respondê-las imediatamente, mantenha limpas suaspastas e caixa de entrada, e apague asmensagens que não interessam.

Em relação ao WhatsApp:• Silencie as notificações em almoços,

reuniões ou encontros profissionais.• Determine momentos para utilizá-lo.

Lembre-se, se for urgente, as pessoasligarão para você.

• Evite ouvir recados de voz em públicoou perto de outros colegas.

DICA Nº 11

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APROVEITE A TECNOLOGIA

Existem muitos recursos tecnológicos paraajudá-lo a gerenciar melhor o tempo, como:aplicativos (Evernote, Any.do, Hours TimeTracking, etc.), agendas online, sistemasautomatizados e muito mais. Então, abusede todos os recursos que possam ajudá-loa utilizar o seu tempo com mais eficácia.

A proliferação de smartphones e tablets,além de grande quantidade de regiões comcoberturas 3G, 4G e pontos de wi-fi,ampliam a nossa mobilidade, ajudando-nosna execução de tarefas, comunicação e nogerenciamento virtual de equipes.

Aproveite as facilidades propiciadas pelasnovas tecnologias em prol do seu tempo.

DICA Nº 12

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SAIBA A HORA DE PARAR

Diariamente, realizamos muitas atividades:trabalhamos, estudamos, descansamos,treinamos, namoramos, temos os nossosmomentos de lazer, de dedicação à família,aos amigos e a nós mesmos.

Diante de tantas demandas, buscamos umequilíbrio entre vida pessoal e profissional,Todavia, estamos sob pressão e assediadospelo estresse, em boa parte do dia,tornando esse equilíbrio algo difícil.

Quem consegue organizar os horários parater tempo livre, organiza melhor o tempopara trabalhar. Assim, é crucial saber dosar,perceber quando já trabalhou o bastante e...saber a hora de parar!

CONSIDERAÇÕES FINAIS

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Há um grande desejo que este conteúdotenha lhe provocado uma imensa vontadede mudança, estimulando-o a seguiradiante, em busca de uma vida maisequilibrada.

Comece fazendo uma reflexão sobre a suavida pessoal e profissional, o que mais lheincomoda, seus sonhos, frustações eobjetivos. Pense em seu convívio com aspessoas que ama e tem apreço: sua família,amigos e colegas.

É necessário ter em mente que, em certasocasiões, você não conseguirá agradar atodos, isso implicará em dizer “não”,algumas vezes.

Mas é preciso seguir adiante, na busca por

um melhor equilíbrio no uso do seu tempoe, consequentemente, em sua vida.

Lembre-se: tempo não é dinheiro, TEMPO ÉVIDA, e quando você desperdiça o seutempo, está desperdiçando a sua vida!

Para finalizar, uma frase inspiradora, forte,bela e oportuna:

“O tempo não volta.O que volta é a vontade

de voltar no tempo.Então, faça valer a pena!”

Seguimos...


SOBRE O AUTOR

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Albírio Gonçalves é pesquisador e estudiosode GE.N.TE (Gente, Negócios e Tecnologi@)e o futuro das suas interações. Educadorcorporativo, consultor empresarial, curadorde conhecimento, provocador de ideias,pesquisador, palestrante e atleta.

Especialista em liderança e gestão, trabalhacom desenvolvimento de líderes e equipes,alta performance, estratégias empresariais,sucessão, mentoria e coaching.

Possui mais de 30 anos de carreira, compassagens por organizações de destaque,como Unilever e Grupo Boticário. Em 2003,decidiu deixar a “carreira perfeita” de ladopara empreender e abraçar as áreas deeducação corporativa, consultoria, coachinge palestras.

O material deste e-book corresponde auma parte do conteúdo do treinamento queministra sobre o tema.

Empresas como Alpargatas S.A., Coteminas.Ale Combustíveis, Grupo Elizabeth, entreoutras, já contrataram o treinamento sobregestão do tempo. Saiba mais acessando osite: albiriogoncalves.com.br.

Entre em contato através do e-mail, abaixo:[email protected].


http://albiriogoncalves.com.br/

mailto:[email protected]

NOTA

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Copyright © Albírio José de França Gonçalves

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