GESTÃO DO PROCESSO DE PRODUÇÃO DE MATERIAIS EAD DA

GRADUAÇÃO 20% DO UNIBH

Heloisa Cristina Plácido Moreira1

Ernane Araújo2

RESUMO

O Ensino a distância tem sido uma opção de aprendizagem bastante procurada por aqueles

que não têm tempo, conseguindo rápido e fácil acesso ao conhecimento. Principalmente essa

geração “virtual” que está cercada pela mídia digital. O EAD veio para dar flexibilidade de

onde e quando estudar. Entretanto se o fluxo de produção não estiver bem alinhado, toda essa

agilidade e fácil acesso se torna apenas um mero “Marketing”. Esse trabalho teve como

objetivo identificar as falhas nas etapas da produção de materiais do EAD da graduação 20%

do UNIBH. Com o intuito de reduzir os custos, sejam eles, retrabalho, má qualidade ou

tempo, possibilitando para a empresa ter tanto qualidade, quanto agilidade no processo,

atendendo o máximo das expectativas da própria empresa e do cliente. Foram utilizadas

algumas ferramentas metodológicas indispensáveis, sendo elas uma entrevista não estruturada

com o supervisor de produção e um questionário para os funcionários do setor. Os resultados

obtidos da pesquisa demonstram que há necessidade de um curso de capacitação dos

professores na área de ensino a distância, na perspectiva de familiarizarem com a didática e

com o perfil de professor que o EAD do UNIBH quer ter. Esse curso contribuirá na qualidade,

no tempo, na redução de custos, na agilidade e atendendo o máximo das expectativas da

própria empresa e do cliente.

PALAVRAS-CHAVE: Ensino a distância. Universitários. Professores.

1. INTRODUÇÃO

A Educação a Distância (EAD) é uma modalidade educacional que vem se ampliando nas

últimas décadas através do acesso rápido ao conhecimento. Com a flexibilidade de escolha

quando e onde estudar. Porém, diante da necessidade de divulgar essa modalidade de ensino,

precisa-se de materiais atualizados em relação ao conteúdo das disciplinas, que ao mesmo

tempo saiba estimular e incentivar a criatividade e o raciocínio, sem que se perca o rítmo e a

expectativa dos alunos.

Toda produção de materiais passa por vários setores sejam eles, os professores, áudio visual,

web design, avaliação, cadastro e outros, para que sejam examinados e avaliados e finalmente

1 Graduanda em Administração – placidomoreira20@gmail.com 2 Prof. Orientador - Mestre em Administração – ernane.araujo@gmail.com

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possa ser introduzido no sistema e estar disponível para o aluno. Não se pode pular nenhuma

etapa. Um erro repercute muito na vida estudantil do aluno.

Se o fluxo não for continuo e o processo não for respeitado, muitos materiais didáticos podem

atrasar e consequentemente não são liberados no tempo planejado. Desta maneira muitas datas

precisam ser alteradas, prejudicando assim o cronograma que passou por um processo de

preparação, e consequentemente a vida acadêmica do aluno.

Esta pesquisa tem o propósito de estudar e identificar as falhas do processo de produção de

materiais. Com o intuito de reduzir os custos, sejam eles, retrabalho, má qualidade ou tempo,

possibilitando para a empresa ter tanto qualidade, quanto agilidade no processo, atendendo o

máximo da expectativas da própria empresa e do cliente. Para alunos e funcionários, este

estudo contribuirá proporcionando valorização do tempo e maior qualidade nos materiais.

Diante do assunto apresentado, destaca-se o problema de pesquisa: Quais etapas da produção

precisam ser realinhadas de modo a satisfazer o cliente em tempo hábil?

O objetivo geral deste trabalho é analisar o processo das etapas e da sequência da produção,

afim de saber em que etapa do fluxo tem paralisado o processo. Para alcançar o objetivo geral,

foram definidos os seguintes objetivos específicos: Identificar as etapas do processo que

geram mais atrasos e os problemas enfrentados.

Uma produção de materiais de qualidade que atenda as datas previstas resulta alunos com

suas expectativas atendidas. O que hoje é fator-chave para quem opta por utilizar o Ensino a

Distância e é exatamente esse o ponto da pesquisa. Fazer com que os materiais tenham um

fluxo continuo de fácil acesso aos alunos. Dentro do cronograma planejado pela instituição.

2.REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO

Abordando o assunto de Administração da Produção, têm-se algumas definições: Segundo o

autor MOREIRA (2002, p. 03) a definição formal “A Administração da Produção é o campo

de estudo dos conceitos e técnicas aplicáveis à tomada de decisões na função de Produção

(empresas industriais) ou Operações (empresas de serviços)”.

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A Administração da Produção pode ser definida como,

é toda atividade desenvolvida pela empresa visando atender seus objetivos de curto,

médio e longo prazo, se inter-relacionam de forma muito complexa. Essas

atividades, na tentativa de transformar insumos, como matérias-primas, em produtos

e/ou serviços, consomem recursos e nem sempre agregam valor ao produto final.

Esse é o objetivo da Administração da Produção, desenvolver uma gestão eficaz

para essas atividades, tendo dentro dessa área de atuação, diretores, gerentes,

supervisores e/ou colaborador da empresa. (MARTINS; LAUGENI, 2002, p. 05).

Conforme Chiavenato (2005, p. 02) “As organizações são constituídas de recurso como

edifícios, instalações, maquinas, equipamentos, dinheiro etc.” Além de que se vê necessidade

de pessoas as quais tenham habilidade e capacidade para operar estas organizações de modo

que a mesma possa atingir os objetivos estratégico e operacionais.

Para alguns a “Administração da Produção (Ou operações) é o termo usado para as atividades,

decisões e responsabilidades dos gerentes de produção”. (SLACK; CHAMBERS;

JOHNSTON, 2002, p.32).

Harding (1981, p. 22) diz que,

A Administração da Produção envolve elementos quantitativos e qualitativos de

administração. Os quantitativos são: técnicas de estudo de trabalho, programação da

produção, gráficos de controle estatístico de qualidade, planos de amostragem para

inspeção, custeio padrão e outros métodos de custeamento, gestão de estoques e

balanceamento de linhas e determinações de eficiência de máquinas. O elemento

qualitativo é a área que não foi quantificada e na qual o gerente trabalha de acordo

com a sua experiência, ou até mesmo, por instinto e é o elemento irracional. A

Administração da Produção, entretanto, na fabricação de produtos, espera combinar

o melhor do método científico com a experiência e aptidão em tomar decisões

efetivas.

Conforme Slack et al (2009, p. 04) “A administração da produção é a atividade de gerenciar

recursos destinados a produção e disponibilização de bens e serviços. ” Analisando assim as

empresas como um sistema ao qual abrange vários setores, operando e produzindo resultados,

que consequentemente devem satisfazer os objetivos estratégicos.

Administração da produção é ligado aos interesses estratégicos aos operacionais, fazendo que

possa ter entendimento das necessidades da área de produção, alocar os recursos necessários

para que seja atingido o produto final e para que isto ocorra da melhor maneira envolve-se o

Planejamento, lidando com disponibilidade de materiais, verificação a mão-de-obra e

capacidade produtiva, análises constantes dos cenários da produção, realizando previsões de

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necessidades, enfim, liga o sistema de planejamento e produção. Para Harding (1981),

“objetivo do planejamento de produção é buscar satisfazer as datas de entrega aos clientes

com o mínimo custo total, por meio do planejamento da sequência das atividades de

produção”.

2.2 SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO

A Administração da Produção trata da maneira onde as organizações produzem bens e

serviços e está ligada a todas as áreas de uma empresa e até mesmo na vida das pessoas.

Segundo Slack (2009, p. 4),

à administração da produção é a atividade de gerenciar recursos destinados a

produção e disponibilização de bens e serviços e função de produção é a parte da

organização responsável por esta atividade. Onde todas as organizações acabam por

possuir uma função de produção porque produz algum tipo de produto e/ou serviço.

Segundo Chiavenato (1991, p. 47), “Cada empresa adota um sistema de produção para

realizar as suas operações e produzir seus produtos ou serviços da melhor maneira possível e,

com isto, garantir sua eficiência e eficácia. ” Para alcançar os objetivos estratégicos da

empresa precisa-se de um conjunto de métodos e conexões pare serem utilizadas a esta

finalidade, chamando de forma genérica de Sistemas de Administração da Produção, onde os

sistemas de informação apoiam as tomadas de decisões, sejam elas táticas e operacionais.

Para Moreira (2000, p. 84).

Um sistema de produção é um conjunto de elementos (máquinas, mão-de-obra,

ferramentas etc.) planejados que visam à transformação de um insumo em produto.

O sistema não age sozinho e isoladamente. Ele sofre influências de dentro para fora

da organização, que podem afetar o seu desempenho

Toda organização que possui atividades produtivas com as entradas de materiais para que

possa haver o ciclo de produção envolvendo os esforços de trabalho e transformação até a

saída do produto final, e visível que haja uma preocupação a respeito das condições do

estoque, evitando a falta ou excesso de materiais, disponibilizando apenas o essencial à

produção.Segundo Chiavenato (1991, pg. 47), “Cada empresa adota um sistema de produção

para realizar as suas operações e produzir seus produtos ou serviços da melhor maneira

possível e, com isto, garantir sua eficiência e eficácia.”

Como alguns recursos são escassos é necessário a observação e acompanhamento de todo os

processos, falando de produção uma vez que pode se programar atividades de produção para

garantir que todos os recursos produtivos que estão envolvidos estejam sendo usados em cada

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ocasião, não gerando tempo inativo em casos de ampliação na produção e atendimento a

demanda produtiva. Segundo Corrêa et al (2001, p. 22),

O mundo competitivo de hoje demanda que os sistemas produtivos sejam capazes

de adaptar-se rapidamente a mudanças: mudanças nos processos produtivos,

mudanças na disponibilidade de suprimentos e, acima de tudo, mudanças na

demanda.

Com base nesta afirmação vê-se que planejar atividades no processo produtivo que está sendo

coordenado decorre, tempo até se passar para a execução das atividades, e mesmo se

adequando a mudanças propostas e exigidas, é necessária sensibilidade para identificar os

desvios que ocorrem em relação ao planejado e ter a competência de replanejar o futuro diante

as ocorrências, pois durante o cumprimento por diversas razões a produção pode não se

comportar conforme planejado.

Segundo Chiavenato (2005, p. 48), “Para produzir com eficiência e eficácia torna-se

necessário escolher e definir um sistema de produção que seja o mais adequado ao

produto/serviço que se pretende produzir. ” Cada organização possui um sistema de produção

para realizar suas operações e produzir seus bens e serviços, a produção processa e transforma

os materiais e as matérias-primas transformados em produtos acabados para serem estocados

ou enviados para venda.

No que se diz em relação a produção e os seus sistemas, engloba consequentemente a

qualidade, pois não basta produzir atendendo a demanda se há falhas no processo de

qualidade, e através da necessidade do desenvolvimento de novas ações que proporcionassem

inovações para os sistemas de produção, além de um impulso e invasão de novos

mercados.Corrêa e Gianesi (2010, p. 28) dizem que, “é por meio do sistema que as

organizações garantem que decisões operacionais sobre o que, quando, quanto e com o que

produzir e comprar, sejam adequadas às necessidades estratégicas, que por sua vez são ditadas

pelos objetivos estratégicos corporativos e pelo mercado”.

2.3 PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO (PCP)

Segundo Slack et al. (1997, p. 318), pode-se definir a atividade de planejamento e controle

como “gerenciar as atividades da operação produtiva de modo a satisfazer a demanda dos

consumidores”. Para que todas as áreas de uma organização consigam chegar nos seus

objetivos e empregar do melhor jeito possível os seus recursos, a empresa não deve produzir

algo desnecessário, ou seja, é preciso que seja planejado e calculado anteriormente a sua

produção e, ao mesmo tempo, deve haver um controle desta produção. E é exatamente para

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isso que existe o Planejamento e Controle da Produção (PCP) tende acrescentar as atividades,

com a eficiência e a eficácia da organização. Segundo Corrêa (2001, p. 279), é “uma atividade

importante na função de gestão de demanda é a de prometer prazos de entrega que sejam

viáveis, garantindo assim, o desempenho em confiabilidade de entrega. ”

É um sistema que tem o controle dos recursos operacionais de produção, que simplesmente

envolvem o planejamento, controle e programação, decidindo a quantidade que precisa ser

produzida. Tubino apud Zattar (2004, p.15) diz que,

no nível estratégico, onde são definidas as políticas estratégicas de longo prazo da

empresa, o PCP participa da formulação do planejamento estratégico da produção,

gerando um plano de produção. No nível tático, onde são estabelecidos os planos de

médio prazo para a produção, o PCP desenvolve o planejamento mestre da

produção, obtendo o plano mestre da produção (PMP). No nível operacional, onde

são preparados os programas de curto prazo de produção e realizado o

acompanhamento dos mesmos, o PCP prepara a programação da produção

administrando estoques, sequenciando, emitindo e liberando as ordens de compra,

fabricação e montagem, bem como executa o acompanhamento e controle da

produção.

Quando se tem um planejamento realizado de forma correta, o produto é fabricado de maneira

mais rápida, e consequentemente atendendo aos prazos de entrega estabelecido com o

revendedor. O Planejamento e Controle consiste em uma "função de apoio de coordenação

das várias atividades de acordo com os planos de produção, de modo que os programas

preestabelecidos possam ser atendidos nos prazos e quantidades". (RUSSOMANO, 2000, p.

49).

Russomano (2000, p. 52) também destaca as seguintes funções: “definição das quantidades a

produzir, gestão de estoques, emissão de ordens de produção, programação das ordens de

fabricação, movimentação das ordens de fabricação e acompanhamento da produção”.

Essa uniformização diminui os riscos e faz com que possua confiabilidade na mercadoria

fabricada, nos fatores que refletem diretamente na satisfação do consumidor e na expansão de

mercado. O resultado é ampliação de vendas, uma boa direção dos recursos e da mão de obra,

que eleva o lucro. Para Tubino (2000. p. 33),

planejar estrategicamente consiste em gerar condições para que as empresas possam

decidir rapidamente perante oportunidades e ameaças, otimizando suas vantagens

competitivas em relação ao ambiente concorrencial onde atuam, garantindo sua

perpetuação no tempo.

Porém não somente envolve o planejamento, mas principalmente o controle e o domínio do

que foi estabelecido, desde que o objetivo final não seja desviado do plano, ou decidir sobre

qualquer alteração que possam acontecer, se por acaso, defeitos ou falhas do que foi planejado

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passem a atuar no sistema. De acordo com Consentino e Erdmann apud Gadioli (2003, p.10),

“O PCP é uma função administrativa, que tem por objetivo principal a elaboração dos planos

e atividades que orientarão a produção e servirão de guia para seu controle”.

A partir do que foi apontado na produção (tempos e rendimentos do processo), o PCP recolhe

os dados atualizados para utilização em decisões futuras. Emitindo a ordem de produção para

o sistema operacional da organização. Russomano (2000, p. 52) diz que, o PCP possuem as

seguintes funções: “definição das quantidades a produzir, gestão de estoques, emissão de

ordens de produção, programação das ordens de fabricação, movimentação das ordens de

fabricação e acompanhamento da produção”.

O PCP vem com a finalidade de dar apoio à supervisão na tomada de decisão, já que é aonde

se encontra um dos maiores problemas de produção, pois a sua finalidade não tem sido

exercida como deveria, como por exemplo o de gerenciar os meios planejados e não as metas

de produção. “O PCP é responsável pela coordenação e aplicação dos recursos produtivos de

forma a atender da melhor maneira possível aos planos estabelecidos em níveis estratégico,

tático e operacional” (TUBINO, 2000, p. 23).

O controle de produção tem o intuito de acompanhar os processos produtivos com o intuito de

analisar o andamento da produção segundo o que foi proposto. Verificando o que foi

planejado, se o programa mestre e a programação detalhada estão atingido os resultados

esperados. Tem a finalidade de corrigir as falhas ou erros e consequentemente a busca de

correção. Para Tubino (2000, p.23),

as atividades de Planejamento e Controle da Produção (PCP) são desenvolvidas por

um departamento de apoio a Produção, dentro da gerência industrial, que leva o

mesmo nome. O PCP é responsável pela coordenação e aplicação dos recursos

produtivos de forma a atender da melhor maneira possível aos planos estabelecidos

em níveis estratégico, tático e operacional.

A fase do controle acompanha todo o planejamento para que seja feito o que foi devidamente

planejado, ou altera-los, quando assim surgirem imprevistos que podem atrapalhar a

realização. Atua medindo e consequentemente corrigindo o desempenho para que se assegure

a execução dos planos de maneira que foram colocadas para serem executadas. Zacarrelli diz

que (1987, p. 21),

O controle da produção é a função da administração que planeja, dirige e controla o

suprimento de materiais e as atividades de processo de uma empresa, de modo que

produtos específicos sejam produzidos por métodos específicos para atender um

programa de vendas aprovado, sendo essas atividades realizadas de tal maneira que a

mão-de-obra, os equipamentos e o capital disponíveis sejam empregados com o

máximo aproveitamento.

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2.4 GESTÃO DA QUALIDADE

Com os consumidores cada dia mais exigentes e a concorrência cada vez mais acirrada, a

qualidade foi colocada no topo de uma das melhores condições de concorrência e

competitividade. “A qualidade ocupou o centro da atenção gerencial ao prover soluções para

as organizações, quando a oferta se tornou maior que a demanda e quando os clientes se

tornaram mais bem informados e exigentes”. (BARROS, 1992 apud ARAUJO, 2007, p. 228).

Segundo Lacerda (2005, p. 20), “qualidade é a filosofia de gestão que procura alcançar o

pleno atendimento das necessidades e a máxima satisfação das expectativas dos clientes. ”

Desta maneira se deve procurar o atendimento completo das necessidades do cliente, sejam

elas atuais ou futuras. Sendo necessário que a empresa esteja focada nas melhorias dos seus

processo, produtos e serviços para que consiga conservar a qualidade de seus produtos

atendendo suas necessidades atuais e futuras e encantando-o (excedendo suas expectativas).

Uma das técnicas mais adotadas é a Gestão da Qualidade Total, usada por muitas empresas

com o intuito de melhorar seus sistemas e processos produtivos. “Uma das maiores aplicações

do conceito de planejamento da qualidade é o planejamento estratégico da qualidade, algumas

vezes chamado de Gestão da Qualidade Total”. (JURAN; GRYNA, 1991 p. 210 apud

PALADINI, 2000, p. 33).

Para Slack et al (2009, p. 502) a TQM é a mais expressiva, “Argumenta-se que a

administração da qualidade total (TQM – total quality management) seja a mais significativa

das novas ideias que apareceram no cenário da administração da produção nos últimos anos”.

Para que a Gestão da Qualidade Total seja eficiente, as atividades precisam integrar todos os

requisitos dos produtos e os serviços para atender totalmente as necessidades e preferências

do cliente. Para Paladini (2000),

é uma decorrência natural da qualidade definida enquanto “adequação ao uso”.

Quando se analisam as dimensões da Gestão da Qualidade e suas ações diante desse

conceito, entende-se que a qualidade passa a ser característica que atende totalmente

ao consumidor.

Para Gaither; Frazien, (2006, p. 490), “Ser uma empresa de classe mundial em termos de

qualidade significa que cada um de seus produtos e serviços é considerado o melhor em sua

categoria pelos clientes.” Qual empresa não quer ser um exemplo de qualidade, respeitada

quanto ao serviço prestado, por ter um modelo de qualidade bem fundamentado e executado.

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A Gestão de Qualidade também busca melhoria nos processos e ocasiona em menos

desperdícios e maior rentabilidade para as empresas, gerando assim em redução de custos

produtivos, pois reduzir o tempo de execução das atividades, identificar e eliminar as falhas

de forma rápida e evitar ao máximo o retrabalho, além de aumentar a capacidade de execução

sem aumento da mão-de-obra, são alguns dos objetivos da Gestão da Qualidade. Para Slack et

al (2009, p. 411), “Boa qualidade reduz custos de retrabalho, refugo e devoluções e, mais

importante, boa qualidade gera consumidores satisfeitos. ” Ele complementa: “Há uma

crescente consciência de que bens e serviços de alta qualidade podem dar a uma organização

considerável vantagem competitiva. ” Evitando o retrabalho com defeito de produtos que já se

encontra na mão do cliente, ou até mesmo achar defeitos em produtos que já estão em

produção.

3. METODOLOGIA

Está pesquisa teve a finalidade de analisar como o EAD do UNIBH realiza o processo de

produção de materiais, para assim sugerir melhorias e ações mais eficazes para um melhor

fluxo do setor em estudo.

Diante do exposto, foi realizado um levantamento mais detalhado, para obter informações

com a intenção de analisar o processo de produção de materiais já existente na empresa,

portanto trata-se de uma pesquisa descritiva. Já a pesquisa descritiva tem por desígnio

apresentar as especialidades de uma população, de um fato ou de um experimento. Essa

pesquisa estabelece afinidade entre as variáveis no objeto de estudo analisado. Variáveis que

pode ser em relação à categorização, medida ou mesmo quantidade que podem se alterar

mediante o processo realizado. Cervo e Bervian (2002, p. 66) enfatizam que “a pesquisa

descritiva procura descobrir, com a precisão possível, a frequência com que um fenômeno

ocorre, sua relação e conexão com outros, sua natureza e características”.

No entanto Oliveira (2004, p. 128) relata que “pesquisa descritiva não há a interferência do

investigador, que apenas procura descobrir, com o necessário cuidado, a frequência com que o

fenômeno acontece.” Nesse tipo de pesquisa não há influência do pesquisador, que está ali

somente para descobrir a constância com que o fenômeno acontece ou como se estrutura e

funciona um sistema, método, processo ou realidade operacional.

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Andrade (2003, p. 124) defende a ideia que, “uma das características da pesquisa descritiva é

a técnica padronizada da coleta de dados, realizada principalmente através de questionários e

da observação sistemática.” O autor ainda afirma que neste tipo de pesquisa, “os fatos são

observados, registrados, analisados, classificados e interpretados, sem que o pesquisador

interfira neles”.

Quanto ao método de pesquisa será realizado um estudo de caso que segundo Marconi e

Lakatos (2004, p. 274), “refere-se ao levantamento com mais profundidade de determinado

caso ou grupo humano sob todos os aspectos”.

Ele serve para contestar questionamentos que o pesquisador não tem muito domínio sobre o

acontecimento analisado. Triviños (1987, p. 133) explica que o estudo de casos “é uma

categoria de pesquisa cujo objeto é uma unidade que se analisa profundamente”.

Quanto à abordagem do problema, foi realizado uma pesquisa qualitativa que “preocupa-se

em analisar e interpretar aspectos mais profundos, descrevendo a complexidade do

comportamento humano. ” (MARCONI E LAKATOS, 2004). Seria basicamente aquilo que

não é mensurável, pois a realidade e o sujeito são informações inseparáveis. Dessa maneira

quando se diz respeito do sujeito, levam-se em conta a importância de suas descrições

subjetivas e suas peculiaridades. Tais detalhes não são demonstrados em números

quantificáveis. Richardson (1999, p. 90) descreve a pesquisa qualitativa, “pode ser

caracterizada como a tentativa de uma compreensão detalhada dos significados e

características situacionais apresentadas pelos entrevistados, em lugar da produção de

medidas quantitativas de características ou comportamentos”.

E também foi uma pesquisa quantitativa onde Fonseca (2002, p. 20) explica que,

Diferentemente da pesquisa qualitativa, os resultados da pesquisa quantitativa

podem ser quantificados. Como as amostras geralmente são grandes e consideradas

representativas da população, os resultados são tomados como se constituíssem um

retrato real de toda a população alvo da pesquisa. A pesquisa quantitativa se centra

na objetividade. Influenciada pelo positivismo, considera que a realidade só pode ser

compreendida com base na análise de dados brutos, recolhidos como auxílio de

instrumentos padronizados e neutros. A pesquisa quantitativa recorre à linguagem

matemática para descrever as causas de um fenômeno, as relações entre variáveis,

etc. A utilização conjunta da pesquisa qualitativa e quantitativa permite recolher

mais informações do que se poderia conseguir isoladamente.

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3.1 COLETA DE DADOS

Foi realizado uma entrevista não estruturada com o supervisor da área de produção, a fim de

familiarizar-se com um assunto ainda pouco conhecido. Possuindo um total de 8 perguntas.

Também foi realizada uma pesquisa considerando a opinião dos funcionários do setor de

produção do Ensino a Distância - UNIBH. Para a coleta de dados foi utilizado um

questionário composto por 9 questões fechadas. E foi aplicado a uma amostra composta de

50% dos funcionários, e foram escolhidos por acessibilidade.

O questionário foi produzido e disponibilizado na Internet num endereço eletrônico. Esta

pesquisa, de caráter exploratório, terá como principal limitação o uso de recursos tecnológicos

relativamente simples e de baixo custo. Ainda assim, espera-se que o caso apresentado ajude

o setor em futuras pesquisas.

3.2 ANÁLISE DOS DADOS

Foi realizado análise de conteúdo e uma interpretação detalhada dos dados, que possibilitaram

obter informações do processo de produção de materiais.

A entrevista serviu para uma compreensão abrangente do fenômeno estudado, onde terá a

garantia de estar obtendo um conhecimento realista do setor. Aprofundando nas respostas

obtidas tendo em vista a seleção delas pela sua maior ou menor importância para a pesquisa

Já o questionário uma analisado do resumo dos dados; explorar as respostas individuais; criar

gráficos dinâmicos; usar regras de filtro, de comparação e exibição para analisar dados e

segmentos específicos; e baixar seus resultados em vários formatos com facilidade.

3.3 INSTRUMENTO OU PROCEDIMENTO DE COLETA DE DADOS

Para o desenvolvimento da pesquisa foi realizado duas (2) intervenções.

A primeira será uma entrevista não estruturada com supervisor da área de produção de

materiais em EAD da graduação 20% do UNIBH.

A segunda será proposta um questionário de 9 questões fechadas em uma plataforma que será

disponibilizada na internet.

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4. DADOS E ANALISE DA PESQUISA

4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

O EAD do UNIBH oferece uma variedade de cursos, desde níveis técnicos até graduações e

pós-graduações. Para que o aluno amplie mais o campo de atuação e leve oportunidade de

aprendizado a locais que não têm a possibilidade de cursar o ensino presencial.

O público alvo do EAD são aquelas pessoas que possuem pouco tempo livre e que precisam

conciliar emprego e estudo, além de muitas vezes ainda terem que cuidar das atividades

rotineiras, como casa e filhos. Eles dão a liberdade ao aluno para monta seus horários de

estudo, podendo assim estudar durante a semana ou só nos finais de semana, na parte da

manhã, tarde, noite ou até mesmo de madrugada.

4.2 ANALISE DE DADOS

Foi levantado dados significativos tanto com a entrevista quanto com o questionário. Os dois

manteve uma conectividade visível.

A entrevista aconteceu no dia vinte e seis de agosto de dois mil e dezesseis. Cujo o

entrevistado integra a equipe de supervisão das demandas de produção de materiais da

graduação do EAD do UNIBH, onde se encontra nessa função por volta de mais ou menos

dois anos.

Sua equipe é responsável pelas vinte e duas (22) disciplinas do UNIBH dos de vinte por cento

(20%).

O mesmo conta que a parte de produção do setor possui várias equipes, sendo elas: Avaliação

(4 pessoas); Bibliotecário (1 pessoa); Cadastro (5 pessoas); Operação (4 pessoas); Revisão (1

pessoa); Web (4 pessoas) e outros (3 pessoas).

E o fluxo de produção segue pela contratação do professor, DI’S (Revisão; Avaliação)

normalização, diagramação, ilustração (Web), audiovisual, cadastro, operação. Onde as vezes

há possibilidade de estipular prazos de entrega para cada equipe. O que não é sempre pois as

vezes o material agarra em alguma etapa, fazendo um efeito dominó. Dessa maneira o controle

de qualidade fica a critério de cada equipe, mas quando há algum atraso esse controle não é

feito, porque o material precisa estar disponível no sistema para “ontem”, que faz do controle

de qualidade não ser uma prioridade. Na verdade, tudo planejado na hora da correria acaba não

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sendo uma prioridade. A única prioridade é a rápida disponibilização do material no sistema

para o aluno.

O entrevistado informa que não possui treinamento para as equipes, e normalmente um vai

passando seu conhecimento para o outro, ou mesmo em pequenas reuniões. O que não cabe ao

professor obter esse conhecimento, já que há pouco contato físico com os mesmos. E isso é o

que mais prejudica na elaboração dos materiais. Onde muitas vezes o professor entrega fora do

prazo por dificuldades na área do ensino a distância.

O EAD possui três sistemas, sendo eles o Moodle que é onde cadastra as atividades, o SGP

onde cadastra as provas e o de solicitação de materiais, que funciona como um controle de

produção, que ainda está em fase de adaptação, contendo assim muitos problemas e erros por

ser um sistema novo e pela falta de treinamento das equipes para o mesmo.

As maiores dificuldades que ele tem encontrado para que a produção de materiais tenha um

fluxo continuo são: “colocar o planejamento feito em pratica, já que a todo momento acontece

um erro, ou mesmo fazer com que os professores entreguem na data estipulada (O que mais

tem prejudicado em todo o processo). Que os erros, sejam eles de ortografia, cadastro ou

sistêmico sejam minimizados. Sabendo que erros acontecem, porem deveriam ser esporádicos,

e não a todo momento, como vem acontecendo”.

A percepção de cada gráfico foi que:

Percebe-se pelo gráfico 1, que a maior parte (40 %) dos questionados está no EAD cerca de 1

a 2 anos, e 26% estão há mais de 4 anos na empresa. Que leva a pensar que houve uma

restruturação de funcionários. Talvez essa decisão foi feita com o propósito de justamente

melhor o desempenho da produção. Porém, não atendeu exatamente as expectativas. Um bom

restruturamento deve sempre iniciar com uma análise, contendo o objetivo de obter uma

melhora e medir os riscos que poderão ocorrer, as oportunidades de mudanças e claro, avaliar

os pontos positivos e negativos de se tomar tão decisão.

Robbins (2003, p. 15) alerta,

Que a lealdade dos funcionários diminuiu, pois, muitas organizações desligavam

seus colaboradores diminuindo a satisfação dos colaboradores com a organização.

Apesar disso, várias organizações consideravam que esse era um preço que deveria

ser pago para aumentar a produtividade e a flexibilidade. Hoje, algumas

organizações estão pagando um preço por este posicionamento.

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Gráfico 1 - Tempo que trabalha no EAD

Fonte: Da pesquisa (2016).

Percebe-se pelo gráfico 2 que a maior parte (40 %) dos questionados são da equipe do

cadastro, onde se pode perceber que é a equipe maior dentro da produção e o restante são de

outras equipes menores. Podemos perceber que o fluxo maior de materiais é na equipe do

cadastro, onde precisa de mais pessoas para assim afunilar tanta demanda.

Para Sampaio (2012, p. 105),

As equipes tornam-se cada vez mais presentes nas organizações. Já na década de 20

existiam para solucionar problemas, formadas, normalmente, pelo pessoal de "chão

de fábrica" que se reunia voluntariamente, seguindo o comportamento natural do ser

humano. Na década de 70, estas equipes evoluíram, iniciando a prática das "equipes

autogerenciáveis" ou autônomas, trazendo novos desafios especialmente pelo fato de

necessitarem de habilidades para realizarem as tarefas, sem uma supervisão direta.

Enfim, traçarem seus objetivos e buscarem os meios para alcançá-los.

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Gráfico 2 – Equipe

Fonte: Da pesquisa (2016).

Neste gráfico 3, estão colocados os dados referentes aos entrevistados e os seus

conhecimentos a respeito do cronograma de atividade. Igualmente ao gráfico 3. Temos 40%

dos entrevistados que não possuem conhecimento do cronograma, porem a maioria (60%) tem

o conhecimento das aberturas e fechamentos das atividades. O que é muito bom, pois assim

podem produzir sabendo sua data limite de entrega. É necessário desenvolver um ambiente

onde possa ter constante pesquisa sobre as práticas da empresa em seu dia a dia, e como estes

podem ser agregados para melhorar o seu negócio.

O planejamento constitui a primeira das funções administrativas, vindo antes da

organização, da direção e do controle. Planejar significa interpretar a missão

organizacional e estabelecer os objetivos da organização, bem como os meios

necessários para a realização desses objetivos com o máximo de eficácia e

eficiência. (CHIAVENATO, 2004, p. 209).

16

Gráfico 3 - Cronograma

Fonte: Da pesquisa (2016).

Percebe-se no gráfico 4, que 53% dos entrevistados acreditam que para o EAD conseguir ter

um fluxo continuo será preciso optar pela contratação de professores que já possuem o

domínio no ensino a distância. O que aponta que os professores que não tem experiência na

área estão tendo dificuldades e retardando o processo de produção. Não basta ter somente o

domínio do conteúdo, os professores precisam ter o conhecimento dos recursos tecnológicos e

da didática que farão parte da mediação do conhecimento.

Conforme Chiavenato (2005, p. 02),

As organizações são constituídas de recurso como edifícios, instalações, maquinas,

equipamentos, dinheiro etc.” além de que vê-se necessidade de pessoas as quais

tenham habilidade e capacidade para operar estas organizações de modo que a

mesma possa atingir os objetivos estratégico e operacionais.

17

Gráfico 4 - Fluxo de Produção

Fonte: Da pesquisa (2016).

No gráfico 5, podemos observar que a maioria (73%) dos entrevistadores fazem controle de

qualidade. E 26% não fazem nenhum controle. Seria bom que todos fizessem, pois, o controle

de qualidade ajuda no aprimoramento dos processos de produção e também ajuda a definir os

padrões dos produtos e faz com que o produto final esteja com menos imperfeiçoes possíveis.

Atendendo assim as expectativas dos clientes.

Para Slack et al (2009, p. 411),

Boa qualidade reduz custos de retrabalho, refugo e devoluções e, mais importante,

boa qualidade gera consumidores satisfeitos. ”Ele complementa: “Há uma crescente

consciência de que bens e serviços de alta qualidade podem dar a uma organização

considerável vantagem competitiva.

18

Gráfico 5 - Controle de Qualidade

Fonte: Da pesquisa (2016).

No gráfico 6, podemos observar que a maioria dos entrevistados (80%) recebem quase sempre

um material com erro. Ainda 13% dos entrevistados sempre recebem materiais com erros. O

que é de se surpreender já que logo no gráfico acima a maioria diz que faz controle de

qualidade. Seria preciso mudar o plano de qualidade para que esses erros não passem de

equipe para outra equipe. Também tem a probabilidade desses arquivos já virem com erro do

próprio professor para a produção. Ou seja, existe o erro do professor e da própria equipe. E

uma minoria (6.7%) nunca recebeu, o que provavelmente não devem receber o arquivo bruto.

“A melhoria contínua do processo produtivo ou de um processo individual, a fim de se

agregar mais valor com menos desperdício, envolve toda a participação das pessoas dentro de

um contexto organizacional, sejam elas gerentes ou operários”. (Bertaglia, 2003).

Já Chiavenato (1990, p. 83) diz que, “se tudo ocorresse exatamente de acordo com que foi

planejado, não haveria necessidade de controle de produção, existe controle porque sempre

algo sai fora do planejado”.

19

Gráfico 6 - Erro

Fonte: Da pesquisa (2016).

Pode-se observar no gráfico 7, que 53% dos entrevistados possui uma “meta” de entrega de 1

a 3 dias. Um período razoavelmente aceitável dependendo do que a equipe faz. Já 33% diz

que tem menos de um dia para entrega de materiais, o que provavelmente deve ser aquelas

equipes em que o material já chega atrasado. E 13% não tem prazo estipulado. Podemos

perceber que não há uma linha de controle, pelo que transparece, trabalham com uma

distribuição de materiais urgentes e não urgentes. Fluxos são parados para que “buracos”

possam ser tampados.

Segundo Slack At.al. (2009, p.55),

Controle é uma das maneiras de se lidar com variações que possam surgir durante a

execução de um processo, e é a forma mais fácil de colocar a operação de volta aos

“trilhos”, sendo, o controle, necessário para identificar ajustes que permitem que a

operação atinja os objetivos que o plano estabeleceu, mesmo que os pressupostos

assumidos pelo plano não se confirmem.

20

Gráfico 7- Liberação de material

Fonte: Da pesquisa (2016).

No gráfico 8 pode-se destacar a raiz do problema. A maioria (66%) dos entrevistados

disseram que a causa da maior parte dos atrasos é na hora que o professor vai elaborar a

atividade. Seja entregando fora do prazo ou produzindo o material com erros. O que liga com

o gráfico 5, onde alerta a falta de professores experientes/preparados para trabalhar com

ensino a distância. Se vê também 13% dos entrevistados que dizem que os atrasos se dão

conta na hora de contratar o professor, ou seja, está escasso professores que se dispõe a

trabalhar nessa área de ensino. Empatados (13%) estão os entrevistados que acham que os

atrasos são por outros motivos.

Para tudo encaminhar de forma tranquila Slack (1999, p. 50) destaca decisões principais. “O

primeiro liga sua função para chegar aos alvos da empresa e o segundo altera esse alvo em

sistema de produção.” Slack (1999, p. 50) complementa que, “a qualidade dos bens e serviços,

a velocidade em que eles são entregues aos consumidores, a confiabilidade das promessas de

entrega, a flexibilidade para mudar o que é produzido e o custo de produção".

21

Gráfico 8 - Parte do processo mais atrasa

Fonte: Da pesquisa (2016).

Percebe-se no gráfico 9, que a maioria (60%) acha que o projeto não está sendo bem

desenvolvido por falta de planejamento. Podemos pensar também que o EAD pode até ter um

planejamento, mas não é seguido. Sendo ela uma das funções principais do processo

administrativo. É imprescindível para manter uma posição de competitividade. Incide sobre

um ajuste estratégico entre os objetivos, habilidades e recursos de uma organização. Isso

também implica no 20% que dizem que a fase de iniciação não foi bem desenvolvida, e os

13.3% que dizem que é fase de execução. Como disse em um dos gráficos anteriormente, o

EAD pode até ter um planejamento, porém não tem sido seguido por conta de tantos

imprevistos que acontecem de última hora e não possuem um plano B. Fazendo então o

descumprimento de todo planejamento para que as urgências sejam efetivadas.

Segundo Chiavenato (1990, p.23), citado por Paula (2009),

O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente os

objetivos a serem atingidos e o que deve ser feito para ser atingido da melhor forma

possível, estando voltado para a continuidade da empresa e focalizando seu futuro.

Sua importância reside no fato de que sem o planejamento a empresa fica sem foco,

uma vez que, o mesmo fixa objetivo a serem alcançados, define prioridades,

apresenta as atribuições de cada pessoa e de que forma desenvolver as tarefas.

22

Gráfico 9 - Fases do ciclo de vida

Fonte: Da pesquisa (2016).

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS E SUGESTÕES

Este trabalho buscou identificar falhas nas etapas da produção de materiais da EAD da

graduação 20% do UNIBH. Com o intuito de reduzir os custos, sejam eles, retrabalho, má

qualidade ou tempo, possibilitando para a empresa ter tanta qualidade, quanto agilidade no

processo, atendendo o máximo das expectativas da própria empresa e do cliente. Onde seu

objetivo especifico é identificar quais etapas da produção precisam ser realinhadas de modo a

satisfazer o cliente em tempo hábil.

Através dessa perspectiva foi realizada uma entrevista não estruturada com um dos

integrantes da equipe de supervisão das demandas de produção de materiais, a fim de

familiarizar-se com um assunto ainda pouco conhecido. As informações coletadas permite

identificar que o problema mais agravante está na dificuldade que o professor do presencial

tem para se adequar ao modo de ensino a distância. Sejam essas dificuldades com o template,

prazos de entrega, didática entre outros. De modo que acaba prejudicando no andamento das

outras etapas, na finalização do mesmo para a disponibilidade no sistema para o aluno.

Também foi realizado um questionário para saber a opinião da própria equipe. Afinal quem

está dentro do processo sabe exatamente o que tem prejudicado o fluxo de produção. E não

23

houve surpresa, também foi retirado as mesmas informações. A falta de professores com

experiência no ensino a distância.

Foi identificada a escassez de professores qualificados para essa área, que faz com que a

equipe não tenha alternativa a não ser a contratação desses professores despreparados.

Colocando em risco a sua produção e claro a sua qualidade diante do seu cliente.

Necessitando então de um realinhamento nessa etapa.

Respondendo assim o problema de pesquisa (Quais etapas da produção precisam ser

realinhadas de modo a satisfazer o cliente em tempo hábil?). Onde a etapa da contratação e

consequentemente a responsabilidade do professor na elaboração dos materiais não tem

“respondido” como esperado. Fazendo com que toda produção não tenha um fluxo continuo e

nem qualidade diante dos clientes.

A sugestão proposta para essa "peça do domino" que está retardando o fluxo e

consequentemente a qualidade é: Que o próprio EAD do UNIBH tenha o seu curso de

formação de professores nessa área de ensino. Ensinando a didática e a partir de um

determinado momento só contrate professores que tenha o certificado de conclusão desse

curso.

Dessa maneira os professores estarão muito mais preparados para esse tipo de ensino e

principalmente estarão alinhados no perfil de ensino a distância que o UNIBH quer oferecer

para os alunos. O que irá contribuir na qualidade, no tempo, na redução de custos, na

agilidade e atendendo o máximo das expectativas da própria empresa e do cliente.

24

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26

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capacidade finita nos diversos níveis da administração da manufatura através de

estudos de caso. Florianópolis: Dissertação de Mestrado em Engenharia de Produção na

Universidade Federal de Santa Catarina, 2004

27

APÊNDICE A - ROTEIRO PARA ENTREVISTA

1.Quanto tempo você trabalha no EAD do UNIBH?

2. Possui quantas pessoas em cada equipe?

3. Quantas disciplinas de graduação 20% do UNIBH o EAD oferta?

4. Descreva como é a preparação do material.

5. Possui prazos definidos de entrega para cada equipe? (Ex: O Professor tem que elaborar a

atividade até tal dia ou a revisão tem até tal dia para revisar X atividades da unidade que irá

entrar)

6. O EAD possui algum treinamento para os funcionários? Se sim, quais?

7. Existe alguma ferramenta (Sistema) para o controle de produção? Qual?

8. Quais as maiores dificuldades que você tem encontrado para liderar a produção de

materiais?

28

PÊNDICE B - QUESTIONARIO

Esse questionário foi desenvolvido como parte do trabalho de conclusão de curso. Seu

principal objetivo é reunir informações sobre o processo de produção de materiais (atividades)

da graduação 20% do EAD do UNI-BH. O questionário é anônimo e seu organizador garante

a todos os respondentes a completa confidencialidade das informações recebidas,

comprometendo-se a somente utiliza-las para fins estatísticos. O tempo necessário para

responder é de aproximadamente 5 a 10 minutos.

Desde já agradeço.

Att:Heloisa Cristina Plácido Moreira

1. Quanto tempo você trabalha no EAD?

( ) 1 a 2 anos.

( ) 2 a 3 anos.

( ) Mais de 4anos.

2. Você faz parte de qual equipe?

( ) Avaliação

( ) Bibliotecário

( ) Cadastro

( ) Operação

( ) Revisão

( ) Web

( ) Outros

3. Tem conhecimento do cronograma das atividade da graduação do UNIBH ?

( ) Sim ( ) Não

4. Para você, o que falta para o fluxo de produção de materiais ser contínuo? (Estar disponível

no sistema em tempo hábil).

( ) Treinamentos para as equipes

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( ) Professores com experiência em EAD

( ) Aumento da equipe

( ) Sistema de controle

( ) Planejamento

( ) Outros

5.O EAD realiza controle de Qualidade?

( ) Sim ( ) Não

6. Com que frequência você recebe um material com erro?

( ) Nunca

( ) Quase sempre

( ) Sempre

7. Quando recebe um material qual prazo você tem para liberação?

( ) Menos de um dia

( ) 1 a 3 dias

( ) 4 a 6 dias

( ) 7 ou mais

( ) Normalmente não é estipulado um prazo

8.Na sua opinião qual parte do processo mais atrasa e prejudica o cronograma das atividades?

( ) Contratação do professor

( ) A elaboração da atividade (Professor)

( ) Revisão

( ) Avaliação

( ) Web (diagramação)

( ) Normalização

( ) Cadastro

( ) Replica

30

( ) Outros

9. Em qual das fases do ciclo de vida do projeto não está sendo desenvolvida de maneira

eficaz?

( ) Fase de iniciação, ou inicial – identificação da necessidade de realização de um projeto,

fase onde são definidas as estratégias de realização.

( ) Fase de planejamento – como o próprio nome indica, é a fase em que se determina como

o projeto será realizado. Espera-se como produto dessa fase os cronogramas, orçamentos,

definição de recursos a serem utilizados, impactos, alternativas e definição dos responsáveis

por cada área.

( ) Fase de execução – fase em que o planejamento é gradual e efetivamente materializado.

Fase de monitoramento e controle – acontece em paralelo com as demais fases. Trata-se do

acompanhamento da realização e da comparação com o que foi planejado. Mais que isso, essa

fase tem por importância o aconselhamento de medidas corretivas, caso sejam necessárias.

( ) Fase de encerramento – nesta etapa, o projeto é entregue e seus resultados apurados. É o

momento em que o produto ou serviço deve ter o aceite final do cliente, a documentação

gerada ao longo do projeto encerrada e dada destinação final. É nesse ponto também que os

orçamentos do projeto são auditados.