gestÃo do patrimÔnio documental: elaboraÇÃo do...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA CENTRO DE CINCIAS SOCIAIS E HUMANAS
PROGRAMA DE PS-GRADUAO PROFISSIONAL EM PATRIMNIO CULTURAL
GESTO DO PATRIMNIO DOCUMENTAL: ELABORAO DO VOCABULRIO CONTROLADO PARA ORGANIZAR E ACESSAR INFORMAES
ARQUIVSTICAS
DISSERTAO DE MESTRADO
Rita Medianeira Ilha
Santa Maria, RS, Brasil.
2013
GESTO DO PATRIMNIO DOCUMENTAL:
ELABORAO DO VOCABULRIO CONTROLADO PARA
ORGANIZAR E ACESSAR INFORMAES ARQUIVSTICAS
Rita Medianeira Ilha
Dissertao apresentada ao Curso de Mestrado Profissional em Patrimnio Cultural, rea de concentrao em Patrimnio Documental,
da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM, RS), como requisito parcial para obteno do grau de
Mestre em Patrimnio Cultural.
Orientadora: Prof. Dr. Glaucia Vieira Ramos Konrad
Santa Maria, RS, Brasil.
2013
2013
Todos os direitos autorais reservados a Rita Medianeira Ilha. A reproduo de partes
ou do todo deste trabalho s poder ser feita com autorizao por escrita do autor.
E-mail: [email protected]
mailto:[email protected]
Universidade Federal de Santa Maria Centro de Cincias Sociais e Humanas
Programa de Ps-Graduao Profissional em Patrimnio Cultural
Comisso Examinadora, abaixo assinada, aprova a Dissertao de Mestrado
GESTO DO PATRIMNIO DOCUMENTAL: ELABORAO DO VOCABULRIO CONTROLADO PARA ORGANIZAR E ACESSAR
INFORMAES ARQUIVSTICAS
elaborada por Rita Medianeira Ilha
como requisito para obteno do grau de Mestre em Patrimnio Cultural
Comisso Examinadora:
Glaucia Vieira Ramos Konrad, Dr. (UFSM) (Presidente/Orientadora)
Carlos Blaya Perez, Dr. (UFSM)
Daniel Flores, Dr. (UFSM)
Santa Maria, 13 de maio de 2013.
AGRADECIMENTOS
Agradeo a Deus, por sua companhia perene ao meu lado, iluminando meu
caminho e dando-me foras para continuar sempre.
Aos meus pais, o esteio da minha vida, pela maravilhosa criao e estrutura
familiar, embasadas no amor e na dedicao incansveis.
Aos meus filhos Ricardo e Joo Marcos pela fora que suas presenas me
proporcionam.
A todos os amigos e colegas do Departamento de Arquivo Geral/DAG pelo
incentivo e pelas palavras carinhosas, em especial, a Diretora do Departamento,
Arquivista Dione Calil Gomes pelo apoio e pela confiana depositados.
A minha orientadora, professora Dr Glaucia Konrad, pela sua dedicao e
confiana.
A todas as pessoas que, de uma maneira ou outra, impulsionaram-me a
seguir em frente.
RESUMO
Dissertao de Mestrado
Programa de Ps Graduao Profissional em Patrimnio Cultural
Universidade Federal de Santa Maria
GESTO DO PATRIMNIO DOCUMENTAL: ELABORAO DO VOCABULRIO CONTROLADO PARA ORGANIZAR E ACESSAR
INFORMAES ARQUIVSTICAS AUTORA: Rita Medianeira Ilha
ORIENTADORA: Dr. Glaucia Vieira Ramos Konrad. Data e Local de Defesa: Santa Maria, 13 de maio de 2013.
O estudo do vocabulrio utilizado para denominar as funes e atividades da
Universidade Federal de Santa Maria o que apresenta esta pesquisa, visando o
controle do vocabulrio e a construo do Vocabulrio Controlado, como forma de
padronizao, para aprimorar a busca e o acesso aos documentos. Trata-se de uma
pesquisa aplicada, de abordagem qualitativa que busca a elaborao de
conhecimento que possibilite a compreenso e transformao da realidade em
relao ao tema apresentado. O trabalho foi estruturado levando em conta os planos
de classificao de documentos j elaborados, que serviram para realizar o
levantamento dos termos usados para denominar as classes, subclasses e tipos
documentais. O levantamento possibilitou identificar e analisar as divergncias
terminolgicas e, com isso, aplicar o controle do vocabulrio, no que se refere aos
procedimentos micro e macro. O resultado foi a elaborao do Vocabulrio
Controlado, disposto atravs de lista alfabtica, que dispe tanto dos termos
adotados como dos termos no adotados, servindo como remissiva. O propsito
qualificar o Sistema de Arquivos da UFSM no que se refere busca e ao acesso aos
documentos.
Palavras-chave: Arquivologia. Normalizao. Padronizao. Plano de Classificao
de Documentos. Vocabulrio Controlado.
ABSTRACT
Masters Dissertation Vocational Graduation Program in Cultural Heritage
Federal University of Santa Maria
DOCUMENTARY HERITAGE MANAGEMENT: CONTROLLED VOCABULARY PREPARATION TO ORGANIZE AND ACCESS
ARCHIVAL INFORMATION AUTHOR: Rita Medianeira Ilha
ADVISER: Dr. Glaucia Vieira Ramos Konrad. Defense Place and Date: Santa Maria, May 13th, 2013.
The study of the vocabulary used to name the Federal University of Santa Maria
(UFSM) functions and activities is the one presented in this research aiming at
controlling the vocabulary and, to build a controlled vocabulary as a means of
standardization to improve the searching and access of documents. This is an
applied research with a qualitative approach that seeks to develop the knowledge
making it possible to understand and transform the reality regarding the presented
topic. The work was structured considering the documents classification plan that
already existed, which were used to survey the terms used to name classes,
subclasses and document types. The survey made it possible to identify and analyze
the terminological differences and, to apply the vocabulary control to both micro and
macro vocabulary control procedures. The result was the development of a
Controlled Vocabulary, disposed in alphabetical order, containing the adopted and
not adopted terms, serving as a remitting. The purpose is to qualify the UFSM
Archival System with regard to documents search and access.
Key words: Archivology. Normalization. Standardization. Documents Classification
Plan. Controlled Vocabulary.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Complexidade de vocabulrios controlados ............................................. 41
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 Relaes bsicas e simbolizao. ......................................................... 46
Quadro 2 Relaes de equivalncia (USE) ............................................................ 73
Quadro 3 Relaes de equivalncia (UP) .............................................................. 73
Quadro 4 Relaes hierrquicas (TG) ................................................................... 73
Quadro 5 Relaes hierrquicas (TE).................................................................... 74
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
AA Apoio Administrativo
AAB Associao dos Arquivistas Brasileiros
ACG Atividade Complementar de Graduao
AF Apoio Financeiro
ALA Associao Latino-Americana de Arquivos
C Classe
CC Conselho do Centro
CESNORS Centro de Educao Superior Norte-RS
CG Cursos de Graduao
CIA Conselho Internacional de Arquivos
COMAPA Controle de Material e Patrimnio
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
CTNDA Cmara Tcnica de Normalizao da Descrio Arquivstica
DAG Departamento de Arquivo Geral
DBTA Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica
DC Direo de Centro
DCF Departamento de Contabilidade e Finanas
DCG Disciplina Complementar de Graduao
DD Departamento Didtico
DTA Dicionrio de Terminologia Arquivstica
EAD Educao a Distncia
IPHAN Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional
ISAAR (CPF) Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias
ISAD(g) Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica
ISDF Norma Internacional para Descrio de Funes
ISO International Organization for Standardization
NE Nota de Escopo
NOBRADE Norma Brasileira de Descrio Arquivstica
NU Notas de Uso
OF Organizao e Funcionamento
PCPG Programas e Cursos de Ps-Graduao
SC Subclasse
SIARQ Sistema de Arquivos
SIARQ/UFSM Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria
TD Tipo Documental
TCC Trabalho de Concluso de Curso
TE Termo Especfico
TG Termo Genrico
TR Termo Relacionado
UDESSM Unidade Descentralizada de Educao Superior da UFSM em Silveira Martins
UFSM Universidade Federal de Santa Maria
USM Universidade de Santa Maria
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A Fundos Documentais da UFSM............................................................. 91
ANEXO B Instruo Normativa n 01/2012/PROGRAD ......................................... 92
LISTA DE APNDICES
APNDICE A Levantamento das classes e subclasses ....................................... 97
APNDICE B Quadro de levantamento dos tipos documentais ......................... 106
APNDICE C Normalizao Gramatical ............................................................. 163
APNDICE D Controle de Sinonmia, Homonmia e Quase-Sinonmia .............. 166
APNDICE E Instrumento Resultante do Processo de Controle de Vocabulrio
Vocabulrio Controlado ............................................................... 169
SUMRIO
INTRODUO .......................................................................................................... 21 1.1 Objetivo geral .................................................................................................... 24 1.2 Objetivos especficos........................................................................................ 24
2 PATRIMNIO CULTURAL .................................................................................... 27 2.1 Patrimnio documental ..................................................................................... 29
3 ARQUIVSTICA ...................................................................................................... 31 3.1 Gesto de documentos ..................................................................................... 32 3.2 Classificao ..................................................................................................... 34 3.3 Plano de classificao de documentos ........................................................... 35 3.4 Tipos documentais ............................................................................................ 36
4 VOCABULRIO CONTROLADO COMO RECURSO PARA ORGANIZAR E ACESSAR INFORMAES ARQUIVSTICAS ........................................................ 39 4.1 Estrutura do vocabulrio controlado............................................................... 43 4.1.1 Procedimentos micro de controle de vocabulrio ............................................. 43 4.1.2 Procedimentos macro de controle de vocabulrio ............................................ 46 4.2 Contribuio da lingustica e da terminologia ................................................ 48 4.3 As normas terminolgicas e a gesto da qualidade ...................................... 50 4.4 A normalizao e a padronizao na Arquivologia ........................................ 54
5 A INSTITUIO HISTRICO E ESTRUTURA ................................................... 61 5.1 Sistema de Arquivos da UFSM - SIARQ .......................................................... 63
6 METODOLOGIA .................................................................................................... 65
7 ANLISE E INTERPRETAO DOS RESULTADOS .......................................... 69 7.1 Levantamento dos termos utilizados para denominar classes e subclasses ............................................................................................................... 69 7.2 Levantamento dos termos utilizados para denominar os tipos documentais ............................................................................................................ 70 7.3 Procedimentos micro de controle do vocabulrio ......................................... 71 7.3.1 Normalizao gramatical .................................................................................. 71 7.3.2 Controle de sinonmia, homonmia e quase-sinonmia ..................................... 71 7.3.3 Notas de escopo ou notas de uso .................................................................... 72 7.4 Procedimentos macro de controle de vocabulrio ........................................ 72 7.5 Elaborao da lista alfabtica complementar ordenao dos termos....... 74
8 INSTRUMENTO RESULTANTE DO PROCESSO DE CONTROLE DE VOCABULRIO VOCABULRIO CONTROLADO. ............................................. 77
CONCLUSO ........................................................................................................... 79
REFERNCIAS ......................................................................................................... 83
ANEXOS ................................................................................................................... 89
APNDICES ............................................................................................................. 95
INTRODUO
O estudo do vocabulrio utilizado nos planos de classificao de documentos
elaborados na Universidade Federal de Santa Maria, para verificar as divergncias
terminolgicas, suas disparidades e procedimentos de controle do vocabulrio o
tema desta pesquisa, que busca inserir a padronizao no processo de gesto
documental, atravs do vocabulrio.
Traz a anlise dos planos de classificao de documentos para o controle do
vocabulrio como dispositivo metodolgico, no contexto da Arquivstica.
A possibilidade de proceder ao controle do vocabulrio atravs da anlise dos
planos de classificao de documentos, j havia sido verificada na pesquisa
realizada no CPG Especializao em Gesto em Arquivos, intitulada Classificao
Documental: um Estudo dos Instrumentos de Gesto com Vistas Padronizao, e
o desafio agora a prtica dessa metodologia.
O controle do vocabulrio um objetivo a ser atingido e traz como resultado
um instrumento que formaliza os termos adotados para compor a linguagem da
instituio e vem ao encontro das necessidades de padronizao, pensada para
esta pesquisa.
Este trabalho prope, ento, o estudo do vocabulrio utilizado na UFSM com
vistas padronizao para aprimorar a busca e o acesso s informaes e,
conseqente, preservao do documento (material).
Para tanto, o universo adotado para esta pesquisa foi os Centros de Ensino
da UFSM e suas respectivas unidades universitrias, que so: Conselho do Centro,
Direo do Centro, Departamentos Didticos, Cursos de Graduao, Cursos e
Programas de Ps-Graduao, que contemplam as reas de Ensino, Pesquisa e
Extenso (atividades-fim) e as atividades-meio onde foi estipulada a unidade Apoio
Administrativo, comum a todos os Centros de Ensino, representando a
Administrao Geral.
O objeto de estudo escolhido, como dito anteriormente, foram os planos de
classificao de documentos elaborados pelo Departamento de Arquivo Geral, por
apresentarem a estrutura e funes/atividades da UFSM de forma hierarquizada.
A padronizao do vocabulrio atinge, basicamente, dois aspectos relevantes
e extremamente importantes na gesto de documentos, que a busca (pesquisa) e
22
o acesso, de maneira a agilizar essas duas atividades e, consequentemente,
qualificar o Sistema de Arquivos da UFSM, atribuindo confiabilidade e segurana
nas respostas s pesquisas.
A possibilidade de padronizao do vocabulrio que representa as funes e
atividades da UFSM possvel, visto que os arquivos universitrios so constitudos
de funes semelhantes, podendo perfeitamente, usufruir de padronizaes e
normalizaes entre as universidades, mas a priori, a instituio deve estar
padronizada internamente, no seu prprio sistema de arquivos.
Segundo Smit e Kobashi:
Acredita-se que, entre rgos semelhantes, certamente uma boa percentagem de funes/atividades desenvolvidas e a gerao dos respectivos tipos documentais so constantes e poderiam ser objetos de um vocabulrio controlado. (SMIT; KOBASHI, 2003, p. 19).
Neste sentido, entre unidades de uma mesma instituio torna-se necessria
a padronizao da linguagem, para dirimir as divergncias terminolgicas.
A complexidade da estrutura de uma instituio e suas caractersticas e
especificidades funcionais, de cada um dos produtores de informao, refletem em
linguagens especficas, onde muitas vezes, acaba dificultando o compartilhamento
da informao por meio de uma linguagem que seja comum a todos, mesmo
sabendo que as unidades de uma mesma instituio compartilham das mesmas
funes e atividades.
A elaborao de instrumentos de gesto depende sua eficcia utilizao de
termos normalizados para que no haja erro nas pesquisas. Nesse sentido a
importncia do controle do vocabulrio e, consequentemente, o uso de uma
linguagem comum imprescindvel para garantir a comunicao compartilhada e
sistmica.
A Universidade Federal de Santa Maria produz documentos sobre a evoluo
e o desenvolvimento do processo educacional e, de forma complementar, seu
acervo rene importante conjunto de informaes a cerca do ensino superior no
Pas. Portanto, de extrema relevncia, implementar aes que venham a garantir a
sua recuperao e, ao mesmo tempo, preservar ao mximo possvel o manuseio do
documento, para sua consulta.
Alm disso, a memria construda a partir do presente e a conservao
fsica e intelectual do patrimnio documental o garante de toda a memria social,
23
desde que, criadas as condies que permitam a sua utilizao e difuso. neste
sentido busca-se desenvolver instrumentos que venham intervir na preservao da
memria documental da instituio, basicamente, na sua acessibilizao,
promovendo o tratamento tcnico e intelectual dos arquivos que custodia, com a
finalidade de torn-los acessveis e comunicveis.
Outra questo relevante o patrimnio documental, inserido no mbito do
patrimnio cultural, cujas polticas pblicas esto em avano no panorama
arquivstico e requer aes que venham a garantir a preservao dos documentos
arquivsticos e, ao mesmo tempo, promover o acesso s informaes de maneira
rpida e precisa.
A Justificativa em realizar esta pesquisa, deu-se a partir da elaborao dos
planos de classificao de documentos decorrentes das atividades do Departamento
de Arquivo Geral/DAG, onde houve uma grande dificuldade quanto aos termos que
estavam sendo adotados, visto que, cada unidade universitria possua um plano de
classificao prprio, sem a padronizao e/ou normalizao desses termos. A
necessidade de ter um controle efetivo da nomeao atribuda nos planos de
classificao de documentos foi se tornando cada vez mais visvel e necessria e a
questo levantada foi: Como utilizar a padronizao no processo de gesto
documental na UFSM?
Apesar de existir o estudo dos fundos documentais da UFSM, bem como, a
identificao das funes e atividades, notavam-se divergncias na denominao
dos termos que se apresentavam nos instrumentos de gesto, gerando dvidas no
momento da nomeao e, tambm, da classificao dos documentos.
Os estudos em relao identificao e denominao da tipologia
documental contriburam para que se pensasse no controle do vocabulrio como
forma de padronizao e hiptese para a soluo do problema encontrado. A
identificao contribui efetivamente para a padronizao do termo que ir
representar a informao, atribuindo um contexto unvoco para determinar o controle
do vocabulrio a ser adotado na tipologia documental.
Neste sentido, objetiva realizar uma anlise nos termos que compem a
linguagem utilizada na UFSM e, com isso, colher subsdios para proceder ao
controle do vocabulrio, para solucionar o problema apontado e para tanto, traz o
objetivo geral e os objetivos especficos mostrados a seguir.
24
1.1 Objetivo geral
Possui como objetivo geral identificar a diversidade terminolgica atravs da
anlise dos planos de classificao de documentos, visando ao controle do
vocabulrio para padronizar os termos e como recurso para organizar e acessar
informaes arquivsticas.
1.2 Objetivos especficos
Os objetivos especficos estabelecidos para o desenvolvimento do estudo
so:
Identificar os termos utilizados para denominar as classes e subclasses;
identificar os termos utilizados para denominar os tipos documentais;
proceder ao controle do vocabulrio;
elaborar a lista alfabtica;
apresentar um instrumento resultante do processo de controle de
vocabulrio.
Portanto, para o desenvolvimento dos objetivos propostos, essa pesquisa
est estruturada em captulos assim distribudos:
O primeiro captulo, aps a apresentao da pesquisa, foi direcionado ao
patrimnio cultural e patrimnio documental, para situar a pesquisa em relao a
esse tema.
O captulo 2 versa sobre alguns conceitos da rea Arquivstica como, gesto
de documentos, classificao, plano de classificao de documentos e tipo
documental, conceitos relevantes para o entendimento do tema da pesquisa.
O captulo 3 refere-se ao vocabulrio controlado e sua estrutura, assim como,
as contribuies interdisciplinares da Terminologia e da Lingustica, as normas
terminolgicas e a gesto da qualidade, bem como, a aplicao da gesto de
documentos na implementao da qualidade; a insero da padronizao na
25
Arquivologia, com o intuito de fazer um resgate da incluso da normalizao e
padronizao na Arquivologia.
O captulo 4 situa a Universidade Federal de Santa Maria e o Sistema de
Arquivos, implantado pelo Departamento de Arquivo Geral, apresentando suas
funes e objetivos, para um melhor entendimento do universo da pesquisa.
O captulo 5 dispe da metodologia utilizada, e mostra as etapas e os
instrumentos de coleta de dados utilizados no desenvolvimento da pesquisa.
O captulo 6 faz a anlise e interpretao dos resultados e, tem por base, os
objetivos propostos, atravs do alcance dos objetivos especficos, que foram a
identificao e anlise dos termos utilizados para denominar as classes e
subclasses, a identificao e anlise dos termos utilizados para denominar os tipos
documentais, os procedimentos de controle de vocabulrio, mais especificamente,
os procedimentos macro e micro de controle de vocabulrio e a elaborao da lista
alfabtica dos termos, includa no instrumento final.
Por fim, apresenta a concluso que traz as consideraes alcanadas na
pesquisa.
Como produto final desta pesquisa, elaborou-se o instrumento resultante do
processo de controle de vocabulrio Vocabulrio Controlado da UFSM, como
apndice desta dissertao. Apresentado por meio da lista alfabtica das classes e
subclasses e da lista alfabtica dos tipos documentais, disponibilizando os termos
adotados e os termos no adotados.
2 PATRIMNIO CULTURAL
A primeira definio legal do conceito de Patrimnio, no Brasil, surgiu com o
Decreto-lei n 25/37, sendo mais restrita no que se relaciona aos bens culturais a
serem preservados e define oficialmente o patrimnio histrico como:
Artigo 1 - Constitui o patrimnio histrico nacional o conjunto de bens mveis e imveis existentes no pas e cuja conservao seja de interesse pblico, quer por sua vinculao a fatos memorveis da histria do Brasil, quer por seu excepcional valor arqueolgico ou etnogrfico, bibliogrfico ou artstico. (BRASIL. Decreto-lei n. 25/37).
O Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, (IPHAN) hoje
vinculado ao Ministrio da Cultura, foi criado tambm em 13 de janeiro de 1937 pela
Lei n 378, no governo de Getlio Vargas, com o objetivo de preservar o patrimnio
cultural brasileiro. Mas j em 1936, o ento Ministro da Educao e Sade, Gustavo
Capanema, preocupado com a preservao do patrimnio cultural brasileiro, pediu a
Mrio de Andrade que elaborasse um anteprojeto de lei para salvaguarda desses
bens e confiou a Rodrigo Melo Franco de Andrade a tarefa de implantao do
Servio do Patrimnio.
Posteriormente, a 30 de novembro de 1937, foi promulgado, ento, o
Decreto-lei n. 25 que veio organizar o IPHAN, definindo oficialmente o "Patrimnio
Histrico e Artstico Nacional". O Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico
Nacional, desde a sua criao trabalha com um universo diversificado de bens
culturais. Suas aes, voltadas identificao, documentao, restaurao,
conservao, preservao, fiscalizao e difuso, esto calcadas em legislao
especfica sobre cada um dos temas pertinentes ao seu universo de atuao: Bens
imveis: Ncleos urbanos; stios arqueolgicos e paisagsticos; bens individuais.
Bens mveis: Acervos museolgicos; colees arqueolgicas; documentais;
arquivsticos; bibliogrficos; videogrficos; fotogrficos; cinematogrficos.
Segundo BOSI, (1977, p. 31), esse conceito norteou, na prtica, a poltica de
preservao do patrimnio histrico no pas e em diversos estados e municpios da
Federao Brasileira, por fora da estrutura do poder centralizador, imposta pelo
Estado Novo (1937-1945).
Priorizou-se o patrimnio edificado e arquitetnico, a chamada pedra cal - em
detrimento de outros bens culturais significativos, mas que, por no serem
28
representativos de uma determinada poca ou ligados a algum fato histrico notvel
ou pertencente a um estilo arquitetnico relevante, deixaram de ser preservados e
foram relegados ao esquecimento e at destrudos por no terem, no contexto dessa
concepo, valor que justificasse a sua preservao.
Hoje, a expresso patrimnio histrico e artstico substituda por patrimnio
cultural, conceito mais amplo, pois a produo cultural humana constitui um
processo em curso e em constante transformao, exigindo uma nova postura da
administrao pblica com relao ao assunto.
A conceituao do patrimnio cultural engloba tanto o histrico como o
natural, o artstico e o cientfico. Entendem-se dessa forma as categorias do
patrimnio histrico como: patrimnio documental e arquivstico, bibliogrfico,
hemerogrfico, iconogrfico, oral, visual e museolgico. (FERNANDES, 1993, p.
269).
No que se refere preservao do patrimnio cultural, esta garante a
identidade e a memria de um povo, para tanto, as aes de preservao do
patrimnio cultural so de grande importncia para garantir que o passado de uma
nao no seja esquecido, nem to pouco, desaparea. Historicamente, a inteno
de preservar o patrimnio nos remonta ao sculo XVII, de acordo com Zanirato e
Ribeiro:
A preocupao com a definio de polticas para a salvaguarda dos bens que conformam o patrimnio cultural de um povo remonta ao final do sculo XVIII, mais particularmente Revoluo Francesa, quando se desenvolveu uma outra sensibilidade em relao aos monumentos destinados a invocar a memria e a impedir o esquecimento dos feitos do passado. Implementaram-se, a partir de ento, as primeiras aes polticas para a conservao dos bens que denotassem o poder, a grandeza da nao que os portava, entre as quais uma administrao encarregada de elaborar os instrumentos jurdicos e tcnicos para a salvaguarda, assim como procedimentos tcnicos necessrios para a conservao e o restauro de monumentos. (ZANIRATO; RIBEIRO, 2006).
O conceito de patrimnio cultural evoluiu no mundo, e em 1976, na Carta de
Mxico en Defensa del Patrimonio Cultural, h uma definio bem mais abrangente:
identificamos o Patrimnio Cultural de um pas [como] o conjunto dos produtos artsticos, artesanais e tcnicos, das expresses literrias, lingsticas e musicais, dos usos e costumes de todos os povos e grupos tnicos, do passado e do presente.
29
Toledo (2010, p. 21) cita Machado, Lopes e Gheno que afirmam: a
concretude da Cultura Material abriga, num aparente paradoxo, uma pluralidade de
interpretaes capazes de referenciar vrios momentos do cotidiano humano (2009,
p. 585).
Segundo Funari e Pelegrini, o conceito de patrimnio cultural uma
ampliao da noo de patrimnio histrico, visto que:
[...] a perspectiva reducionista inicial, que reconhecia o patrimnio apenas no mbito histrico, circunscrito a recortes cronolgicos arbitrrios e permeados por episdios militares e personagens emblemticos, acabou sendo, aos poucos, suplantada por uma viso muito mais abrangente. A definio de patrimnio passou a ser pautada pelos referenciais culturais dos povos, pela percepo dos bens culturais nas dimenses testemunhais do cotidiano e das realizaes intangveis (FUNARI; PELEGRINI, 2006, p. 31-32).
Nesse sentido, a noo de patrimnio supera a preservao de somente
prdios pblicos ou religiosos muito antigos, e se abre para que, construes menos
prestigiadas fossem reconhecidas como patrimnio, incluindo-se nesse rol
produes contemporneas e bens culturais de natureza intangvel, Toledo (2010
apud FUNARI e PELEGRINI, 2006, p.32).
Dessa forma, por patrimnio entende-se o conjunto dos elementos histricos,
arquitetnicos, ambientais, paleontolgicos, arqueolgicos, ecolgicos, cientficos e
imateriais, para os quais se reconhecem valores que identificam e mantm a
memria.
2.1 Patrimnio documental
No Brasil, a atual Constituio de 1988, traz em seu artigo 216 a seguinte
definio para patrimnio cultural:
Art. 216 - Constitui patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material
e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia
identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade
brasileira, nos quais se incluem: I - as formas de expresso; II - os modos de criar,
fazer e viver; III - as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas; IV - as obras,
objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes
30
artsticas culturais; V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico,
artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico.
A incluso dos documentos como patrimnio nos remete a responsabilidade,
exigida tambm pela Lei 8.159/91, de proteger e salvaguardar os documentos, como
forma de garantir a memria e o patrimnio documental, propriamente dito, conforme
art. 1 desta lei, que diz:
Art. 1: dever do Poder Pblico a gesto documental e de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Neste contexto, entende-se que os documentos de arquivo, na esfera pblica
federal, passam a estar enquadrados dentro das polticas pblicas voltadas ao
patrimnio documental.
3 ARQUIVSTICA
A Arquivstica estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a
serem observadas na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos
arquivos. (DBTA, 2005, p. 37).
Atua e se prope a preservar e organizar intelectualmente a informao
contida em um arquivo, a disponibiliz-la de modo rpido e seguro, e a garantir o
acesso ao usurio, para que efetivamente esta informao venha a gerar
conhecimento. De outro lado, se entendida como cincia (com objeto cientfico
cognoscvel definido e com a possibilidade de verificao universal de seus
pressupostos por meio de mtodo cientfico), a Arquivstica no se prende
unicamente organizao de arquivos, mas pode conhecer cientificamente a
relao que existe entre a entidade acumuladora da informao, e a informao
acumulada por esta.
Com a evoluo tecnolgica na era da informao, a arquivstica passa por
mudanas, renova-se e procura se adaptar aos novos rumos que so colocados
como relevantes para a construo do conhecimento. Assim, entende-se que
necessrio apresentar um conceito de arquivo:
Acervos compostos por informaes orgnicas originais, contidas em documentos registrados em suporte convencional ou em suportes que permitam a gravao eletrnica, mensurvel pela sua ordem binria (bits); produzidos ou recebidos por pessoa fsica ou jurdica, decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam elas de carter administrativo, tcnico, artstico ou cientfico, independentemente de suas idades e valores intrnsecos (LOPES, 2000, p. 33).
A Arquivstica passa a preocupar-se com a informao, o que torna primordial
a atualizao e adaptao do profissional aos novos parmetros do conhecimento
Arquivstico. Dentre os novos parmetros, surgem atividades que despontam como
de grande relevncia para a rea, que comea a se voltar para a insero da
normalizao/padronizao nos processos arquivsticos, nos instrumentos de
classificao, descrio e avaliao.
Neste sentido, Rodrigues afirma:
A introduo da normalizao nas reflexes tericas em arquivstica se relaciona, no primeiro momento, com a disseminao da cultura do acesso e uso dos documentos e informaes nele registrada. Nos arquivos, a normalizao da descrio documental, que resultou na publicao da
32
ISAD(G) e ISAAR (CPF), vem assegurar a criao de instrumentos apropriados que se explicam por si mesmos, facilitando a recuperao e o intercmbio de dados. Alm da descrio, outros processos de trabalhos arquivsticos vm merecendo ateno dos debates internacionais como objeto de normalizao. (RODRIGUES, 2008, p. 176).
Na evoluo da Arquivologia tm-se o avano dos estudos que visam
aprimorar as atividades de arquivo, dentre eles, o estudo da identificao e da
denominao das tipologias documentais, o processo de normalizao, que vem
sendo debatido no campo da Arquivstica e da Diplomtica, enfatiza a importncia
do tema e de parmetros para tratar o documento de arquivo, bem como, a reflexo
terica sobre o assunto.
A Arquivstica passa a olhar, no s para as funes (criao, classificao,
avaliao, descrio, conservao, difuso e acesso), mas para o aprimoramento
das suas prticas e procedimentos, principalmente na elaborao dos instrumentos
resultantes das suas funes.
Schellenberg j apontava a necessidade de padronizao nos processos
arquivsticos e na realizao das tarefas e exprime sua preocupao com a
normalizao na Arquivstica, referindo aos momentos da Arquivologia.
O primeiro consiste em definir os princpios e as tcnicas da Arquivstica; o segundo em normaliz-las. A sistematizao dos mtodos comporta contribuies individuais, mas no a normalizao, que h de ser efetuada em colaborao. A definio das tcnicas deve-se preceder-lhes padronizao. (SCHELLENBERG, 1980, p. 73).
O incio aos debates sobre normalizao, enfatizados pela informatizao e
pelo incio dos documentos em meio eletrnico, delegando rea, a competncia de
buscar novos requisitos metodolgicos, para tratar o universo documental e
alavancar na chamada modernidade informacional.
3.1 Gesto de documentos
A gesto de documentos indispensvel nas instituies para tomadas de
decises, recuperao das informaes e preservao da memria institucional, pois
os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um rgo,
independente do suporte em que se apresentam, registram suas polticas, funes,
procedimentos e decises. Para tanto, preciso estabelecer um conjunto de prticas
33
que garantam a organizao e preservao dos arquivos, tendo como base a
implantao de um sistema de gesto que implique no tratamento dos documentos
desde a sua criao at sua destinao final.
Os documentos da fase corrente e intermediria so os documentos que
atendem mais diretamente, as atividades administrativas do rgo, para tomada de
decises e como fonte de informaes administrativas e tcnicas. Cabendo aos
arquivos permanentes a caracterstica histrica e probatria.
A legislao arquivstica brasileira refere-se ao processo de gesto de
documentos por meio da Lei 8.159, de 08/01/1991, em seu artigo 3:
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
O art. 21, da mesma Lei prev que a legislao Estadual, do Distrito Federal
e Municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos, assim
como a gesto e o acesso aos documentos.
De acordo com a Constituio de 1988, em seu 2: cabem administrao
pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as
providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. (Constituio
Federativa do Brasil, 1988).
No contexto da gesto documental indispensvel o estudo das funes
arquivsticas, cada uma dessas funes cumpre um importante papel na gesto de
documentos, e a caracterstica orgnica dos documentos impe uma forte relao
entre elas, resultando instrumentos de pesquisas que so auxiliares no acesso aos
documentos. A gesto de documentos de arquivo responsvel por um sistema
eficaz de controle de documentos, em todas as suas fases. Dela dependem,
tambm, a implementao dos processos para constituir e manter as informaes e
a prova das atividades e operaes da organizao.
34
3.2 Classificao
A classificao considerada o eixo do trabalho arquivstico e consiste em
organizar os documentos produzidos e recebidos pela instituio no exerccio de
suas atividades, de forma a constituir-se um referencial para sua recuperao.
Souza (2003, p. 240) entende a classificao como medida crucial dentro da
gesto de arquivos. A classificao de documentos determina e so determinadas
pelas demais atividades que compem a gesto de documentos.
Gonalves (1998, p. 11) destaca que o objetivo da classificao dar
visibilidade s atividades no organismo produtor de arquivo, deixando claras as
ligaes entre os documentos.
Portanto, a classificao atividade primordial na implantao da gesto de
documentos de arquivo e precede as demais funes, pois, auxilia na execuo de
um roteiro bsico para a elaborao dos planos de classificao de documentos,
que permita a localizao das informaes no arquivo.
Lopes entende a classificao como:
Ordenao intelectual e fsica de acervos, baseada em uma proposta de hierarquizao das informaes referentes aos mesmos. (...). Portanto, a classificao consiste em uma tentativa de representao ideolgica das informaes contidas nos documentos. (LOPES, 2000, p. 250).
A questo do acesso aos documentos se intensificou com a exploso da
produo documental e o conseqente aumento do volume de documentos
produzidos e acumulados, fazendo com que os profissionais da rea buscassem
alternativas como na classificao, para garantir a localizao das informaes de
maneira mais rpida.
Dentro desse panorama, a classificao recebe uma maior ateno por parte
dos arquivistas, assim como os instrumentos elaborados a partir da mesma.
Um dos grandes desafios da arquivstica contempornea dar conta da
organizao e da acessibilidade das informaes em meio ao crescente nmero de
documentos gerados pelas instituies. Frente a essa realidade, surge a
necessidade de aprimorar meios de busca, conceitos e padres.
A classificao e o plano de classificao de documentos, por ser um
esquema hierarquizado da instituio e das suas funes, devem trazer inclusos
35
esses princpios, to importantes para a preservao da identidade institucional e
para garantia da integridade do acervo. Para Gonalves,
Definir atividades-fim e atividades-meio e relacion-las a funes mais abrangentes j significa reunir elementos para a classificao dos documentos. A reunio lgica de funes e atividades, com a percepo de sua maior ou menor autonomia ou subordinao interna, permitir a elaborao do plano de classificao. (GONALVES, 1998, p. 22).
Portanto, a classificao uma das funes principais e dela dependem todas
as demais funes arquivsticas, bem como, os instrumentos decorrentes dessas
funes.
3.3 Plano de classificao de documentos
O plano de classificao, objeto de pesquisa deste trabalho, a
representao grfica da classificao, realizada de acordo com o critrio funcional,
estrutural ou por assunto, dependendo do mtodo adotado.
O plano de classificao de documentos trata-se de:
Um esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de classificao, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido (SANTOS, 2008, p. 210).
Para a elaborao de planos de classificao de documentos deve-se levar
em considerao o estudo da estrutura administrativa e do funcionamento da
instituio; o estudo da legislao que organiza e regulamenta o seu funcionamento
para que sejam identificadas as atribuies, funes, subfunes e atividades do
rgo produtor, bem como o levantamento da produo documental para identificar
as sries ou classes documentais.
O plano de classificao deve, ainda, ser representativo do contedo da
unidade de classificao, apresentando uma estrutura hierrquica e lgica dos
fundos, dividindo-os em grupos evidenciados por uma ao, funo ou atividade.
um instrumento para a localizao conceitual das sries documentais, pois orienta a
busca segundo critrios persistentes e objetivos. (CRUZ MUNDET apud GARCIA,
2008).
36
Permite, tambm, a recuperao da informao de forma rpida, segura e
eficaz e apresenta a base necessria para a elaborao de tabelas de
temporalidades, oriundas da avaliao documental, onde so atribudos prazos de
guarda aos documentos.
No mesmo sentido, Gonalves afirma que:
Para elaborar planos de classificao de boa qualidade tcnica, no bastam proceder ao levantamento exaustivo de funes, atividades-fim e atividades-meio, nem apenas optar, aps muita reflexo, pelo critrio funcional ou estrutural. Se o plano esboado resultar em um nmero muito grande de classes, tender a ser utilizado com certa dificuldade quantas classes tero que ser examinadas para que o local do documento seja encontrado? Por outro lado, se resultar em um nmero reduzido de classes para uma documentao muito variada e volumosa, possvel que se torne insatisfatrio. O mesmo poder acontecer no caso de classes muito especificamente ligadas a determinados documentos, de tal modo que no permitam a incluso de outros que venham a ser produzidos. A elaborao do plano no pode estar desconectada da preocupao com sua aplicao (GONALVES, 1998, p. 23).
A elaborao de planos de classificao claros que permitam o seu
entendimento e a rpida localizao das informaes uma preocupao no
processo de gesto documental e requer um estudo aprofundado da instituio.
3.4 Tipos documentais
De acordo com o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (DBTA,
2005), tipo documental a diviso da espcie documental que rene documentos
por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza
de contedo ou tcnica do registro. (2005, p.163), ou seja, a espcie documental
acrescida da atividade que o gerou; enquanto espcie documental definida como a
diviso do gnero documental que rene tipos documentais por suas caractersticas
comuns de estruturao da informao.
O estudo da tipologia documental vem avanando na comunidade
arquivstica, surgindo a necessidade de analisar os termos adotados na
denominao dos tipos documentais, o que acarretou a evoluo do prprio conceito
de tipo documental.
37
Lopez refere-se a essa evoluo conceitual afirmando que:
[...] os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre estiveram buscando uma conceituao capaz de definir o documento e sua essncia arquivstica, isto , como parte integrante de um conjunto de outros documentos gerados naturalmente no exerccio das mesmas atividades. A particularidade do documento arquivstico, ao mesmo tempo nico e mltiplo (quando inserido na srie documental), representou um desafio a ser superado na tentativa de conceituao de tipo documental. (LOPEZ, 1999, p. 71).
O mesmo autor ao citar Bellotto (1990), destaca:
O texto da prof Heloisa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado um marco da literatura arquivstica nacional sobre tipologia documental. Os conceitos ali desenvolvidos representam uma reformulao de um texto seu anterior, de 1982, e acabaram por serem incorporados ao Dicionrio Brasileiro e Terminologia Arquivstica e mantidos na segunda verso dessa obra. Prope-se que tipo documental passe a ser definido pela espcie documental somada funo que a produziu. [...] (LOPEZ, 1999, p. 71).
A Diplomtica encarrega-se de analisar os documentos pela sua estrutura, ou
seja, a espcie documental, que vem a ser conceituada na concepo desta
pesquisa e auxilia na formao do tipo documental e no controle do vocabulrio.
O estudo sobre tipos documentais ganhou fora quando um grupo de
arquivistas municipais de Madrid, conhecido como Grupo de Trabajo de Archiveros
Municipales de Madrid, elaborou em 1985, um trabalho conjunto, buscando
padronizar um arranjo documental tipolgico, resultando no Manual de Tipologia
Documental de los Municipios, que teve grande repercusso, pois mudou mtodos
e conceitos que j eram insuficientes para os problemas que se apresentavam na
Arquivstica. (LOPEZ, 1999).
Rodrigues, autora que vem colaborando com o estudo da anlise tipolgica,
aponta a tarefa de identificao, como colaboradora para a padronizao dos termos
na tipologia e auxlio na elaborao de vocabulrios controlados. Neste sentido, a
autora diz que a identificao de documentos conduz a benefcios especficos para
as tarefas de identificar, selecionar, ordenar e descrever os documentos.
RODRIGUES apud DURANTI, 2008. A identificao contribui efetivamente para a
padronizao do termo que ir representar a informao, atribuindo um contexto
unvoco para determinar o controle do vocabulrio a ser adotado na tipologia
documental.
38
Rodrigues ainda afirma que:
Com as novas tecnologias, o arquivista deve propor uma normalizao para a produo da tipologia documental, principalmente em meio eletrnico. [..] preciso tornar as prticas arquivsticas cada vez mais criteriosas e objetivas, porm, desenvolvidas em rotinas simples, isto pressupe normalizao de parmetros para atuao de arquivistas e sistematizao para utilizao no ensino e na pesquisa cientfica acadmica da rea. (RODRIGUES, 2008, p. 237.)
O foco da Arquivstica na tipologia documental e seus constantes estudos
possibilitaram que outra questo fosse levantada, a necessidade de controlar e
normalizar os termos utilizados, ou seja, da linguagem institucional, a fim de
padroniz-los, focando especificamente o acesso s informaes e dirimindo a
disperso terminolgica, que um dos fatores que influenciam na impreciso das
pesquisas. Nesse nterim, a Arquivologia comea a se voltar para a necessidade do
controle do vocabulrio, visto que, a importncia da correta terminologia para a
comunicao em linguagens especiais, tornou-se cada vez mais evidente, com a
elaborao de vocabulrios controlados, como ser abordado no captulo seguinte.
http://btb.termiumplus.gc.ca/didacticiel_tutorial/english/glossary/terminology.html
4 VOCABULRIO CONTROLADO COMO RECURSO PARA
ORGANIZAR E ACESSAR INFORMAES ARQUIVSTICAS
O vocabulrio controlado um instrumento formal elaborado para normalizar
os termos e vocbulos que representam as informaes, com o objetivo de agilizar a
busca e o acesso e, consequentemente, gerar confiana no sistema e, assim, evitar
a disperso nas pesquisas.
O controle de vocabulrio um processo, um objetivo a ser alcanado para
organizar e recuperar as informaes arquivsticas, contribuindo para a indexao e
recuperao do patrimnio informacional e busca aprimorar o seu acesso. O objetivo
do controle de vocabulrio vem ao encontro do objetivo a ser alcanado por esta
pesquisa.
Para Smit e Kobashi:
O controle de vocabulrio intervm na organizao dos arquivos ao nomear, de forma consistente, os pontos de acesso aos documentos e informao neles contida. O objetivo a ser alcanado pelos arquivos, por essa tica, sempre o da recuperao da informao: Somente esse objetivo justifica os cuidados com o controle de vocabulrio (SMIT; KOBASHI, 2003, p. 13).
Os autores acima participam do Projeto Como Fazer, que traz a publicao
Como Elaborar Vocabulrio Controlado para Aplicao em Arquivos, com
orientaes para o aspecto prtico do trabalho dos Arquivistas voltado ao
vocabulrio controlado, questo em ascendncia, onde ser estudada como
referncia para esta pesquisa.
De acordo com Kobashi, o vocabulrio controlado uma linguagem artificial,
constituda de termos organizados em estrutura relacional. Um vocabulrio
controlado elaborado para padronizar e, ento, facilitar a entrada e a sada de
dados em um sistema de informaes, promovendo maior preciso e eficcia na
comunicao entre os usurios e o sistema de informaes.
Uma das funes do vocabulrio controlado representar a informao e o
conhecimento atravs da padronizao dos termos (vocabulrio) utilizados na
gesto de documentos.
O objetivo principal em se proceder ao controle do vocabulrio organizar e
recuperar os documentos e informaes e significa o conjunto normalizado de
40
termos que serve indexao e recuperao da informao. (DBTA, 2005, p.
174), recurso utilizado para evitar a disperso de informaes.
Controlar ou padronizar outra funo bsica de um vocabulrio controlado,
pois, a localizao ou identificao de informao, sem padronizao lxica, torna-
se passvel de erros. Resultados eficientes de busca dependem, assim, de
coincidncia entre as formas de representao utilizadas pelo sistema de informao
e pelo usurio. Um vocabulrio controlado, portanto, busca a comunicao efetiva
entre sistema de informao e usurio.
Todo vocabulrio controlado composto por um conjunto de termos que
representam conceitos de um ou vrios campos de conhecimento. Tais signos so
dispostos em estrutura relacional previamente definida. Em geral, os vocabulrios
controlados so apresentados em ordem hierrquica e alfabtica (macroestrutura e
microestrutura).
Segundo Lopes (2002, p. 9), a linguagem controlada ou vocabulrio
controlado pode ser definido como um conjunto de termos organizados de forma
hierarquizada e/ou alfabtica, com o objetivo de possibilitar a recuperao de
informaes [...] reduzindo substancialmente a diversidade terminolgica.
Smith e Kobashi (2003, p. 20) salientam que o controle de vocabulrio o
processo para um objetivo que se deseja atingir, e o vocabulrio controlado o
resultado desse processo, um instrumento para nomear as atividades/funes,
gerando confiana no sistema.
Ainda segundo Smit e Kobashi (2003, p. 17), o controle de vocabulrio deve
garantir que no haja disperso das informaes tanto na entrada do sistema, com a
adoo de uma nica forma de designao para nomear documento que so
gerados pela mesma atividade; quanto na sada do sistema (busca) informando
como cada atividade nomeada pelo sistema.
Num sistema documentrio, o controle de vocabulrio pressupe um conjunto
organizado de termos padronizados, isto , normalizado e unvoco.
H vrios tipos de vocabulrios controlados, e importante identificar o mais
adequado para cada situao. Tipologia se estabelece em funo do princpio de
organizao dado aos termos do vocabulrio, desde a organizao por ordem
alfabtica, passando por sistemas mais rgidos (planos de classificao), at chegar
aos tesauros. Dentro dessa perspectiva, podem-se citar quatro tipos, as listas, o anel
de sinnimos, o tesauro e a taxonomia, que variam de acordo com a sua
41
complexidade. Essa complexidade proporcional quantidade de tipos de relaes
semnticas existentes entres os termos. Maior a quantidade de tipos de relaes
semnticas, maior a complexidade do vocabulrio controlado.
A figura abaixo mostra a relao da complexidade nos tipos de vocabulrios.
Figura 1 Complexidade de vocabulrios controlados1
Os extremos, esquerdo e direito, respectivamente, mostram o tipo de
vocabulrio controlado menos e mais complexo.
As listas so o tipo de vocabulrio controlado mais utilizado devido a sua
simplicidade e a lgica clara com que se apresentam para os usurios. Na lista
alfabtica, os valores so ordenados alfabeticamente, tanto dos termos adotados,
quanto dos no adotados, num sistema de remissivas.
O anel de sinnimo um grupo de dois ou mais termos considerados
equivalentes, ou seja, o usurio pode acessar todos os registros de uma base de
dados que contm qualquer um dos termos. A definio dessa equivalncia cumpre
apenas o propsito de melhorar o ndice de revocao. Os sistemas de busca
executam de forma transparente, para o usurio, uma expanso da busca com todos
os termos definidos como variantes para o termo utilizado por ele na query.
O tesauro uma linguagem documentria, que apresenta algumas
peculiaridades, pois sua hierarquia de assuntos possui uma relao associativa e
sua estrutura no se baseia em conceito de palavras simplesmente, mas sim de
termos conceituados e relacionados. uma linguagem documentria dinmica que
1 http://www.experienciasemantica.com/paginas/publicacoes_04.html
http://www.experienciasemantica.com/paginas/publicacoes_04.html
42
contm termos relacionados semntica e logicamente, a fim de representar o
conhecimento atravs da determinao dos documentos e das solicitaes de
busca.
De acordo com Cavalcanti,
Tesauro uma lista estruturada de termos associada empregada por analistas de informao e indexadores, para descrever um documento com a desejada especificidade, em nvel de entrada, e para permitir aos pesquisadores a recuperao da informao que procura. (CAVALCANTI, 1978, p. 27.)
O tesauro, dentre as linguagens controladas, constituem um dos meios mais
utilizados para a indexao e recuperao de documentos e/ou informaes.
A taxonomia uma estrutura classificatria que tm por finalidade servir de
instrumento para a organizao e recuperao de informao em empresas e
instituies. Caracteriza-se por conter uma lista estruturada de conceitos/termos de
um domnio, incluir termos organizados hierarquicamente, possibilitar a organizao
e recuperao de informao atravs de navegao, permitir agregao de dados,
alm de evidenciar um modelo conceitual do domnio. A taxonomia um instrumento
de organizao intelectual e atua como um mapa conceitual dos tpicos explorados
em um Sistema de Recuperao de Informao, sendo um novo mecanismo de
consulta em portais institucionais, atravs de navegao.
Segundo as autoras Campos e Gomes,
As taxonomias tm sido bastante empregadas em portais coorporativos e em bibliotecas digitais. Alm dessas aplicaes, o seu uso tem sido tambm bastante difundido no contexto da Web Semntica. Aqui, a utilizao de taxonomias permite que se estabeleam padres de alto nvel para a ordenao e a classificao de informao atravs do uso de mecanismos de herana. (CAMPOS; GOMES, 2008.)
Para todos os tipos primordial que, a priori, seja feito um estudo da
linguagem e que se proceda ao controle, para elaborar um vocabulrio padronizado,
a fim de assegurar a consistncia no tratamento e acesso das informaes.
Para melhor compreenso sobre vocabulrio controlado como um instrumento
de recuperao da informao destaca-se alguns conceitos referentes
necessidade de tratar e organizar a informao.
Para Dobedei (2002, p. 11) a especializao do conhecimento, o crescimento
da massa documental e das tecnologias da informao, foram fatores que
43
contriburam para o surgimento e desenvolvimento de novas formas de organizao,
representao e recuperao da informao.
Complementado por Cintra, que afirma:
A soluo foi encontrada com uma mudana do enfoque e da conceituao da recuperao da informao. Com efeito, foi abandonada a perspectiva preferencial da recuperao bibliogrfica, normalizao classificatria e descritiva, buscando-se a construo de linguagens prprias (CINTRA et al, 1994, p. 23).
Pode-se incluir nesse processo o avano das tecnologias que com as
ferramentas de armazenamento, busca e acesso, possibilitou novos recursos que
passam a ser utilizados no sistema informacional da rea Arquivstica.
O uso de um vocabulrio estruturado permite ao pesquisador recuperar a
informao com o termo exato utilizado para descrever o contedo daquele
documento cientfico, provenientes de termos consistentes, que permite ao usurio
selecionar a informao de que necessita. Logo, a coleta, a descrio, o
processamento e a apresentao de informaes a respeito de termos padronizados
para a compilao de glossrios, dicionrios e bancos de dados terminolgicos,
representam uma nova perspectiva para a terminologia.
4.1 Estrutura do vocabulrio controlado
Smit e Kobashi (2003) apontam como estrutura de controle de vocabulrio os
procedimentos Micro e Macro de controle de vocabulrio, que sero adotados para
esta pesquisa.
4.1.1 Procedimentos micro de controle de vocabulrio
Os Procedimentos micro de controle de vocabulrio tm por finalidade
introduzir o controle nos termos ou expresses e entre estes. Contemplam
particularmente, seis aspectos, que so a normalizao gramatical; opes de
grafia; alteraes nos nomes de pessoas ou topnimos; controle de sinonmia,
homonmia e quase-sinonmia; adoo de termos compostos e introduo de notas
de escopo e notas de uso.
44
A normalizao gramatical trata da forma gramatical, propriamente dita dos
termos ou vocbulos, determina a forma a ser adotada tanto dos termos nicos
como dos termos compostos.
As opes de grafia tratam de resolver situaes em que o mesmo termo ou
expresso apresenta grafias diferentes, frequentemente em funo da passagem do
tempo, geralmente adotado o uso de remissivas, visto que, geralmente a busca
feita pela denominao atual.
As alteraes nos nomes de pessoas ou topnimos constituem uma variante
das opes de grafia. No caso de lugares (cidades, bairros, ruas, praas, etc..)
supe-se sempre a possibilidade de resgatar o ato legal que determinou a mudana
e no caso de nomes prprios existem vrias situaes a ser levado em conta, como
o nome mais conhecido, mais popular, sempre com o uso de remissivas.
O controle de sinonmia, homonmia e quase-sinonmia constituem casos de
grande relevncia em relao ao controle do vocabulrio. A sinonmia a
coincidncia de significado entre diversas palavras. a relao que se estabelece
entre duas palavras ou mais que apresentam significados iguais ou semelhantes, ou
seja, os sinnimos.
Segundo Gomes, as sinonmias podem se manifestar de diversas formas:
Descritores de origem lingstica diferente, como por exemplo: poliglota ou multilnge; antdoto ou contraveneno; nomes populares e nomes cientficos; Substantivos comuns e nomes comerciais: giletes ou lminas de barbear, omo ou sabo em p; formas variantes para conceitos emergentes: continers ou contentores ou cofres de carga; grafias diversas, inclusive com variantes no radical: catorze ou quatorze, quociente ou cociente, cota ou quota; palavras favorecidas, ou de uso corrente, versus palavras antigas: deodontologia ou tica; energia atmica ou energia nuclear; siglas ou nomes por extenso [...] (GOMES, 1990, p. 47).
Para a deciso do termo a ser adotado, nestes casos, deve-se levar em conta
o conhecimento da cultura local (termo usual da instituio) quanto da terminologia
adotada pela legislao.
A quase sinonmia prxima sinonmia, porm mais operacional. o caso
da existncia de duas ou mais expresses para designar uma mesma atividade e
que no so consideradas sinonmias.
A homonmia a relao entre duas ou mais palavras que, apesar de
possurem significados diferentes, possuem a mesma estrutura fonolgica, ou seja,
os homnimos possuem identidade fontica entre formas de significados e origem
45
completamente distintos. Exemplos: So (Presente do verbo ser) - So (santo).
Trata-se de uma mesma expresso para atividades diferentes.
Adoo dos termos compostos representa atividades identificadas por
expresses formadas por mais de uma palavra, geram uma srie de dvidas
relacionadas manuteno ou no da expresso como um todo, quanto ordem a
ser adotada entre os termos.
A ISO 2788 determina que os termos de indexao devem representar o
mximo possvel de noes simples ou unitrias, e que os termos compostos devem
decompor-se em elementos mais simples, a no ser que esse procedimento no
venha a afetar a compreenso do usurio.
Devido complexidade das decises e anlises feitas para os termos
compostos, importante verificar que os termos ou expresses adotados devem
aproximar-se, tanto quanto possvel, da linguagem consolidada pela legislao e da
linguagem utilizada pela instituio; valorizar a coerncia interna do vocabulrio, ou
seja, manter a mesma deciso ao decorrer do vocabulrio e diferenciar a nomeao
de atividades das aes que as modificam.
As notas de escopo (NE) e notas de uso (NU) possuem a finalidade de
determinar de forma clara, explcita, o mbito ou as condies em que determinado
termo deve ser utilizado. As notas de escopo devem explicitar a amplitude ou o
entendimento atribudo ao conceito. As notas de uso no se propem a explicitar o
conceito, mas as recomendaes prticas que devem nortear o uso do termo.
O vocabulrio controlado se utiliza da semntica (em alguns pontos) para
proceder ao controle do vocabulrio (termos e definies) que sero adotados.
Do ponto de vista da cincia arquivstica, pode-se dizer que a utilizao dos
termos normalizados de acordo com o contexto e a cultura organizacional de uma
instituio um dos fatores determinantes para garantir a dinmica da gesto
documental. A elaborao dos instrumentos de gesto e de avaliao depende sua
eficcia utilizao de termos normalizados para que no haja a disperso de
informao, como j foi pontuado. Neste sentido, Aguiar (2008, p. 203), diz que a
importncia de uma linguagem comum a todos imprescindvel para garantir a
comunicao compartilhada.
A sntese dos procedimentos Micro de controle de vocabulrio visa
estabelecer um vocabulrio controlado para a identificao e subseqente busca de
46
documentos e informaes no arquivo, com preciso e confiabilidade, processa-se
atravs dos procedimentos a seguir:
Distino entre termos adotados e termos no adotados pelo sistema;
remissivas dos termos no adotados para os termos adotados; padronizao formal
dos termos adotados; conceituao de termos.
4.1.2 Procedimentos macro de controle de vocabulrio
Os procedimentos macro dizem respeito ordenao, hierarquizao,
estruturao e categorizao dos termos. Portanto, nesta pesquisa levam-se em
conta os planos de classificao de documentos existentes, que disponibilizam as
atividades/funes desenvolvidas, hierarquicamente dispostas, assim como, os tipos
documentais resultantes.
Apresentam nveis de relacionamento formados por relao entre os termos
que so, as relaes de equivalncia, hierrquica e de associao, apresentados
abaixo para um maior esclarecimento da estrutura do vocabulrio controlado, no
quadro 1: Relaes bsicas e simbolizaes.
NVEIS DE
RELACIONAMENTO
REFERNCIA SMBOLO
Relao de Equivalncia USE USE
USADO PARA UP
Relao Hierrquica TERMO GENRICO TG
TERMO ESPECFICO TE
Relao de Associao TERMO RELACIONADO TR
NOTA EXPLICATIVA
NOTA DE USO
NE
NU
Quadro 1 Relaes bsicas e simbolizao.
47
A relao de equivalncia apresentada atravs das expresses USE e
Usado Para (UP), descritas logo abaixo dos termos adotados no vocabulrio
controlado. Precede o termo preferido.
USE: Empregado para indicar o TERMO autorizado para uso. o caso de
selecionar o termo dentre outros e precede o termo no preferido.
UP: Usado Para: Empregado para indicao do TERMO no autorizado, em
favor do TERMO autorizado, sob o qual a informao representada.
As relaes de equivalncia representadas por USE e UP so remissivas, de
forma que aparecem nos dois sentidos. Quando o mesmo conceito pode ser
representado por dois ou mais termos, um dos mesmos deve ser escolhido como o
preferido. A relao entre o preferido e as suas variantes, termos no-preferidos,
chamada de relao de equivalncia ou sinonmia, na qual cada um dos termos
equivalentes representa um mesmo conceito.
A Relao hierrquica formada pelo Termo Genrico e pelo Termo
Especfico, atravs das expresses TG e TE.
O Termo Genrico empregado para indicar um TERMO mais amplo, mais
abrangente. O termo que segue refere-se a um conceito com conotao mais ampla.
Superordenado.
O Termo Especfico empregado para indicar termos mais definidos. O termo
que segue refere-se a um conceito com conotao mais especfica. Subordinado.
As relaes hierrquicas genricas/especficas, representadas por TG e TE,
so tambm remissivas da mesma forma.
A Relao de associao apresentada pelo Termo Relacionado (TR),
empregado para estabelecer associao entre um TERMO cujo significado se
relaciona semanticamente com outro termo. O termo que segue est associado, mas
no nem sinnimo, nem termo genrico ou termo especfico.
O Vocabulrio controlado apresenta tanto os procedimentos micro (relao
dos termos e entre eles), como os procedimentos macro (ordenao, hierarquizao,
estruturao e categorizao dos termos).
O vocabulrio controlado composto de duas partes que so, uma parte
categorizada (ou estruturada), em que as atividades so ordenadas pelas funes
ou pela estrutura. Esta parte pode incluir as notas que restringem ou explicitam o
significado dos termos, e uma lista alfabtica em que as denominaes adotadas
para as atividades remetem para a lista categorizada, ao passo que o controle de
48
vocabulrio se manifesta pela incluso de termos no adotados (remetendo aos
adotados).
4.2 Contribuio da lingustica e da terminologia
Ao passar pelo vocabulrio e seu controle deve-se ter uma noo da
contribuio da lingstica e da terminologia. A linguagem o conjunto de signos
que se agrupam para expressar o pensamento, utilizando-se de regras para atribuir
significado ao signo. A Lingustica concebida como a cincia que se ocupa do
estudo acerca dos fatos da linguagem, cujo precursor foi Ferdinand de Saussure.
O termo lingustica pode ser definido como a cincia que estuda os fatos da
linguagem. Para que possamos compreender o porqu de ela ser caracterizada
como uma cincia, tem-se como exemplo o caso da gramtica normativa, uma vez
que ela no descreve a lngua como realmente se evidencia, mas sim como deve
ser materializada pelos falantes, constituda por um conjunto de sinais (as palavras)
e por um conjunto de regras, de modo a realizar a combinao desses.
Assim, para reforar ainda mais a ideia abordada, consideram-se as palavras
de Andr Martinet, acerca do conceito de Lingustica:
A lingustica o estudo cientfico da linguagem humana. Diz-se que um estudo cientfico quando se baseia na observao dos fatos e se abstm de propor qualquer escolha entre tais fatos, em nome de certos princpios estticos ou morais. Cientfico ope-se a prescritivo. No caso da lingustica, importa especialmente insistir no carter cientfico e no prescritivo do estudo: como o objeto desta cincia constitui uma atividade humana, grande a tentao de abandonar o domnio da observao imparcial para recomendar determinado comportamento, de deixar de notar o que realmente se diz para passar a recomendar o que deve dizer-se (MARTINET, 1978).
Para Saussure, o signo lingustico se compe de duas faces bsicas: a do
significado relativo ao conceito, isto , imagem acstica, e a do significante
caracterizado pela realizao material de tal conceito, por meio dos fonemas e letras
Esta relao do significado com o significante deve ser o mais claro possvel,
para que a linguagem possa ter tambm a funo de representao. Neste nterim,
relaciona-se a linguagem documentria, onde os signos devem representar e
expressar a comunicao documentria, de maneira mais clara possvel ao usurio.
49
A Terminologia surgiu a partir do desenvolvimento tcnico-cientfico iniciado
no sculo XVII, que transformou profundamente a sociedade ocidental pela
revoluo no sistema produtivo. Essas transformaes ampliaram o universo lexical
das lnguas j que, cada descoberta ou invento, passava a ser designado por um
novo termo (Lima, 2006 apud Maimone e Tlamo, 2011). A rea da Terminologia
desenvolve reflexes tericas sobre suas bases conceituais, como metodologias de
trabalho. O principal objetivo da Terminologia, enquanto cincia est em observar os
discursos especializados, no intuito de construir dicionrios e glossrios
especializados. De modo funcional, a Terminologia veculo de conhecimento,
aspecto importante para a descrio e recuperao da informao (LARA e
TLAMO, 2007, apud MAIMONE e TLAMO, 2011).
A Terminologia como rea interdisciplinar serve de apoio nas atividades de
indexao e recuperao e na construo de linguagens controladas.
Segundo Cabr, a Terminologia de grande abrangncia, pois a disciplina
que se ocupa dos termos especializados e possui um conjunto de diretrizes ou
princpios que regem a compilao dos termos, sendo um produto gerado pela
prtica, isto , conjunto dos termos de uma rea especfica (CABR, 1995, p. 289
apud AGUIAR, 2008, p. 205).
Ao analisar os significados das palavras, percebe-se o peso que estas
carregam como representao daquilo que denominam. Devido a isso, torna-se
extremamente importante, os termos ou vocabulrios usados para designar
(representar) a informao na gesto arquivstica.
Quando se fala em vocabulrio controlado, refere-se ao controle dos termos
ou palavras utilizadas para representar as funes, atividades e tipos documentais,
que vo formar a gesto documental nas funes arquivsticas e vo ser
incorporadas tanto nos instrumentos de gesto, como nos instrumentos de
classificao.
O vocabulrio controlado como recurso para a normalizao terminolgica
pressupe o controle da diversidade de significao, para tanto, a contribuio da
terminologia indispensvel para subsidiar esse processo.
http://www.dgz.org.br/abr11/Art_05.htm#R1#R1
50
4.3 As normas terminolgicas e a gesto da qualidade
A International Organization for Standardization - ISO um organismo
internacional e, suas regras devem ser usadas em todas as lnguas. O nome ISO,
que vem do grego "isos" (igual), reflete a filosofia do organismo com participao e
acesso aberto s normas.
A ISO um organismo no-governamental constitudo por uma rede de
institutos de normalizao nacional em 146 pases. Os institutos-membros podem
fazer parte da estrutura governamental de seu pas ou ter mandatos indicados por
seu respectivo governo.
Na condio de organismo mundial de normalizao, a ISO oferece uma
vasta gama de normas que respondem s exigncias de negcios e s
necessidades da sociedade, assim como s necessidades dos consumidores e dos
usurios.
Na rea da terminologia, o Comit Tcnico da ISO de Terminologia e outros
Recursos Lingsticos (ISO/TC37) elaboram normas tcnicas sobre terminologia e
seus produtos, servios, processos e sistemas lingsticos conexos. Estas normas
servem s indstrias da lngua, s atividades lingsticas que da resulta e a toda
pessoa desejosa de fornecer produtos e servios terminolgicos e lingsticos
conexos. As normas da ISO/TC37 sobre os princpios, mtodos e aplicaes da
terminologia so a base da normalizao terminolgica em todos os comits ISO e
servem de guia aos outros comits que produzem a terminologia normalizada de
certa rea.
As normas elaboradas para as terminologias estabelecem procedimentos
para o trabalho terminolgico, ressaltando a elaborao de conceitos, definies e
designaes deste processo.
As designaes (termos/nomes/smbolos) so constitudas de uma ou mais
palavras que representam um conceito geral numa lngua de especialidade. As
relaes termos conceitos so: monossemia, homonmia, sinonmia, polissemia e
equivalncia. A formao dos termos envolve as seguintes caractersticas:
transparncia, consistncia, adequao, economia lingstica, produtividade,
correo lingstica e preferncia pela lngua nativa. A normalizao de
http://www.termium.com/didacticiel_tutorial/portugues/glossaire/terminologia_p.html
51
terminologias deve obedecer aos seguintes critrios: optar pelo termo preferido entre
os especialistas; reduzir ou eliminar as pequenas diferenas entre dois ou mais
conceitos; e, normas especficas para a transliterao e transcrio devem ser
usadas para a disseminao das normas terminolgicas. So produtos
terminolgicos: dicionrios terminolgicos, vocabulrios e glossrios. Os produtos
documentrios ficam por conta das linguagens documentrias que se utilizam dos
produtos terminolgicos, para a sua elaborao e constante atualizao. De fato, o
recurso Terminologia normativa essencial, uma vez que prope parmetros
gramaticais e semnticos de normatizao (CINTRA, 1996, p. 21).
Dentre as normas terminolgicas a ISO 2780 - Norma Internacional para a
Elaborao de Tesauros Monolnges, com a traduo desta norma realizada por
Derek Austin, intitulada: Diretrizes para o estabelecimento e desenvolvimento de
tesauros monolnges, traz algumas regras bsicas destinadas a facilitar a
preparao e desenvolvimento de tesauros. O objetivo principal deste documento
fornecer subsdios para a compatibilizao de tesauros que esto em elaborao ou
que sero elaborados no futuro. Prioritariamente, traz alguns aspectos da seleo de
termos, uma vez que nela esto contidos procedimentos recomendados para o
controle do vocabulrio. Trata dos termos de indexao (simples e compostos) de
tesauros, das relaes bsicas de um tesauro e ainda da apresentao dos termos e
suas relaes.
ANSI/NISO Z39.19, Guidelines for the construction, format, and management
of monolingual controlled vocabularies, com a primeira edio publicada em 1974 e,
desde ento, vrias evolues foram implementadas. Essa norma define que o
objetivo do vocabulrio controlado prover os meios de organizao da informao
para posterior recuperao e que ele, o Vocabulrio Controlado, uma lista de
termos autorizados selecionados a partir da linguagem natural pelo planejador
responsvel.2
Esses termos devem ter uma definio conceitual no ambgua e no
redundante, de forma a garantir a consistncia na indexao dos contedos e tratar
efetivamente as duas caractersticas da linguagem natural que so responsveis
pelos problemas semnticos.
2
http://www.dgz.org.br/abr11/Art_05.htm#R1#R1http://www.thesaurus.eti.br/saber-origem.htm
52
Importante dizer que a norma ANSI/NISO Z39.19 e a ISO 2788, Guidelines for
the establishment and development of monolingual thesauri, estabelecem diretrizes
e referenciais tericos para o desenvolvimento de tesauros ou vocabulrios
controlados, porm, os profissionais responsveis devem tomar vrias decises, ao
longo do processo, que no se baseiam apenas nas normas, mas nos objetivos,
funes, atividades e caractersticas das instituies em foco.
As normas da qualidade incluem a gesto de documentos ou gesto para
documentos de arquivo no processo da gesto da qualidade, so as normas ISO
15489: Informacin y documentacin. Gestion de documento, insere a gesto de
documentos como atividade essencial na implementao da normalizao e,
consequentemente, da qualidade nas organizaes. As partes 1 e 2 Gesto de
documentos de arquivo, da referida norma data do ano de 2001. Entendendo como
documento de arquivo,
Toda a informao criada e recebida, a ttulo de prova ou informao, por uma organizao no exerccio de suas funes, esta primeira publicao coincide com acontecimentos de repercusso internacional em que a gesto da informao teve um papel relevante. (RUEDA, 2012).
A ISO 23081, estruturadas em UNE-ISO 23081-1:2008. Informacin e
documentacin Procesos de gestin de documentos Metadatos para la gestin
de documentos Parte 1:Principios. 2.Norma UNE-ISO/TS 23081-2:2008.
Informacin y documentacin Procesos de gestin de documentos Metadatos
para la gestin de documentos Parte 2: Elementos de implementacin y
conceptuales, tambm elaborada para criar uma estrutura de metadados para
documentos. A ISO 23081 estabelece um quadro para criar, gerenciar e usar os
registros de gerenciamento de metadados e explica os princpios que os regem. Ela
no define um conjunto obrigatrio de registros de metadados de gesto a ser
implementado, uma vez que estes diferem em detalhes, de acordo com os requisitos
de competncia organizacional ou especfico. No entanto, avalia os principais
conjuntos de metadados existentes, de acordo com os requisitos da ISO 15489.
A Norma ISO 30300 - Sistema de Gesto para documentos de arquivo a
norma introdutria de toda a srie, que inicia com dois primeiros produtos, a UNE
ISO 30300 Fundamentos e Vocabulrio e a UNE ISO 30301, que estabelece os
requisitos para a implementao de um Sistema de gesto para documentos de
arquivo. Essa norma rene todo o vocabulrio bsico e definies normalizadas,
53
visando reduzir controvrsias e dificuldades que sempre existem na elaborao de
controle de vocabulrios. Pode ser implementada em todo tipo de organizaes,
independente de sua complexidade, contexto ou localizao geogrfica.
As normas de gesto de documentos tem relao entre si, especialmente as
redigidas pelo Subcomit Tcnico da ISO, denominado Archive/Records Manage
ment [TC46/SC11, na numerao da ISO], e trazem a gesto arquivstica de
documentos nos processos de gesto da qualidade nas organizaes, tendo em
vista que, a gesto da qualidade a implementao de uma srie de processos que
visam introduzir qualidade em produtos e servios, para atingir a satisfao do
cliente. Para tanto, so elaboradas as normas e padres capazes de adequar tais
produtos e/ou servios. A satisfao do cliente o foco principal da gesto da
qualidade, com isso, faz-se necessrio uma constante busca no aprimoramento,
conforme afirmam os autores:
A qualidade a filosofia gerencial que tem como premissa maior a satisfao dos clientes, [e] para alcan-la a empresa dever conhecer as necessidades implcitas de seus clientes reais e potenciais para, ento, modificar os processos que do origem aos seus produtos [e servios], buscando adequ-los ao que estes esperam (NASCIMENTO; FLORES, 2007, p. 63).
A gesto de documentos do sistema da qualidade envolve as funes
arquivsticas e o controle do fluxo informacional, tornando o sistema de arquivos
eficiente para o desenvolvimento de suas atividades e para a satisfao dos
usurios, que podem atingir diversos pblicos, como, internos (a prpria instituio)
e externos (comunidade em geral).
Qualificar os servios prestados pelos arquivos tarefa dos arquivistas, que
devem primar pela qualidade, revisando e planejando aes que possibilitem a
adequao s necessidades dos usurios e, consequentemente, a satisfao dos
mesmos.
Neste nterim, a gesto da qualidade e a gesto de documentos so
complementares e devem estar aliadas, pois sem a gesto de documentos no h
gesto da qualidade nos arquivos e, em contrapartida, a incluso da gesto da
qualidade, permite ao arquivo oferecer servios de excelncia.
A elaborao de instrumentos de gesto padronizados/normalizados contribui
para a racionalizao do tempo das pesquisas, diminui a impreciso nas respostas
informacionais e possibilita o intercmbio, como o caso das normas de descrio
54
arquivsticas. Essa afirmao corroborada pelos autores abaixo, na seguinte
afirmao:
A implementao de sistemas de qualidade tem como objetivo geral facilitar intercmbios internacionais de bens ou insumos, atravs da adoo de normas comuns em organizaes de diferentes pases. Como objetivo especfico, busca o controle e a melhoria contnua de processos de trabalho para uma crescente satisfao de seus clientes (CARDOSO; LUZ, 2005, p. 52).
O uso consistente da linguagem um fator de qualidade e pode contribuir
para a eficcia dos servios. Nesse contexto, o vocabulrio utilizado um requisito
essencial e deve ser devidamente controlado e normalizado, sendo um instrumento
auxiliar na atribuio da qualidade nos servios de arquivo.
A crescente produo e acumulao de documentos e informaes, fez com
que atividades e funes arquivsticas fossem adequadas s novas exigncias e
despertou profissionais da rea da informao, que se voltam para a questo da
qualidade do processo informacional. Esse novo rumo da Arquivologia, tambm
trouxe a elaborao de normas e padronizaes que buscam oferecer um servio
mais qualificado, aliado s facilidades de intercmbio decorrentes das tecnologias de
informao existentes, que passam a exigir uma maior ateno no planejamento de
suas atividades.
4.4 A normalizao e a padronizao na Arquivologia
A preocupao com a normalizao dos termos e vocabulrios utilizados na
informao, visando sua recuperao, deu-se a partir da Biblioteconomia, com o uso
do tesauro de documentao3, de acordo com o Manual de Elaborao de Tesauros
Monolnges, elaborado em 1990, pela professora Hagar Espanha Gomes. O termo
"tesauro" tem origem no dicionrio analgico de Peter Mark Roget, intitulado
"Thesaurus of English words and phrases", publicado, pela primeira vez, em
Londres, em 1852.
Roget era Secretrio da Royal Society e pretendia, com a obra, facilitar sua
atividade literria, levou nesse trabalho cerca de 50 anos. Em seu dicionrio as
3 Manual de Tesauros Monolnges. Braslia: Programa Nacional de Bibliotecas das Instituies de
Ensino Superior, 1990. 78 p.
55
palavras no foram agrupadas segundo a ordem alfabtica, como ocorre com os
dicionrios da lngua, mas "de acordo com as idias que elas exprimem". Roget,
afirma: "O propsito de um dicionrio comum simplesmente explicar o significado
das palavras; e o problema para o qual ele pretende oferecer a soluo pode ser
apresentado assim: - Sendo dada uma palavra, encontrar seu significado ou a idia
que ela pretende trazer consigo. O que se almeja com este empreendimento
exatamente o contrrio: a saber, - Tendo-se a idia, encontrar a palavra, ou as
palavras, pelas quais a idia possa ser expressa de maneira mais adequada e
ajustada. Com este objetivo, as palavras e frases da lngua esto arranjadas aqui
no de acordo com seu som ou sua ortografia, mas estritamente de acordo com seu
significado".
Roget chamou seu dicionrio analgico de "thesaurus", que um nome
usado para designar vocabulrio, dicionrio. Mas a forma de apresentao foi to
original que a palavra "thesaurus" ficou, na rea de documentao, associada
forma de organizao do vocabulrio de indexao/recuperao.
Na Arquivstica os termos normalizao, normatizao e padronizao, esto
mais freqentes na teoria e na execuo das funes e atividades de arquivo,
principalmente, no que se refere difuso e acesso s informaes, tanto em meio
convencional como em meio eletrnico.
Os dois verbos, normalizar e normatizar, por vezes so usados um pelo outro,
indiferentemente, como sinnimos. Muito embora Houaiss e Villar (2001) admitam a
sinonmia, outros lexicgrafos estabelecem diferena semntica entre eles.
Historicamente, ambos so de introduo relativamente recente na lngua
portuguesa, sendo que normalizar mais antigo do que normatizar. O verbo
normalizar s aparece no sculo XX, a partir do lxico de Simes da Fonseca, at os
dias atuais. Normatizar, porm, somente encontrado nos dicionrios mais
recentes, como o Houaiss, Aurlio sec. XXI, Michaelis, e o de Francisco Borba.
De uma maneira marcante, esses termos comearam a aparecer e despertar
o interesse dos arquivistas nos anos 80, com o incio de debates sobre
normalizao, tendo em vista o surgimento dos documentos em meio eletrnico e a
preocupao da preservao, acesso e recuperao das informaes contidas em
suportes no convencionais.
A preocupao com a organizao da informao para seu acesso toma
nfase com a exploso documental, acarretada no ps-guerra e, o conhecido caos
56
organizacional dos documentos. A problemtica em organizar as informaes
contidas nos documentos acumulados, aliada ao avano rpido da tecnologia que
passa a ser usada, tambm, nos arquivos, fez sentir nessa poca, a necessidade
cada vez maior da normalizao, processo j utilizado com grande valia na
Biblioteconomia.
Surgiram, ento, as Normas Internacionais com o objetivo de normalizar a
descrio dos documentos arquivsticos, sempre com a finalidade de organizar o
acesso s informaes e, assim, normatizar as representaes das informaes
arquivsticas.
Na rea da Arquivologia, com a criao do Comit de Normas de Descrio
no Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em 1989, que a representao das
informaes passou a ser, efetivamente, encarada como essencial do trabalho
arquivstico. De fato, o Comit, inicialmente ad hoc, tinha como tarefa elaborar um
documento-base sobre normas que deveriam orientar a descrio em arquivstica,
de modo a normalizar, em nvel internacional, a descrio. Esse comit adotou como
ponto de partida para as discusses trs normas j existentes em trs pas