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Gestão de Projetos Organização, controle, resultado

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Aula sobre Gestão de Projetos ministrada na Universidade Metodista na disciplina de Tecnologia de Apoio à Decisão

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Page 1: Gestao De Projetos

Gestão de ProjetosOrganização, controle, resultado

Page 2: Gestao De Projetos

Conceitos

• As organizações movem-se em direção ao futuro planejando, programando e executando– Plano– Programa– Projeto

• Depois de planejar e programar, a execução do projeto é a atividade decisiva que vai mover a empresa em direção ao futuro

• A gestão de projetos permite– Compreender uma idéia– Viabilizar sua execução

Page 3: Gestao De Projetos

O que é um plano?

• Planejamento de alto nível• Plano corporativo• Plano governamental• Plano organizacional• É o resultado de uma avaliação de

mercado, avaliação de forças e fraquezas internas, proposta de posicionamento estratégico

Page 4: Gestao De Projetos

O que é um programa?

• Programa é um grupo, família ou conjunto de projetos

• Por pertencerem a um mesmo conjunto de atividades, a administração conjunta de projetos é melhor conduzida em Programas

• Os projetos de um Programa podem desenvolver-se paralelamente ou seqüencialmente– Programa Espacial– Programa Industrial

O futuro do Programa

Espacial dos EUA

Page 5: Gestao De Projetos

O que é um projeto?

• Empreendimento único e não repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos pré-estabelecidos

• Processo criado para alcançar um resultado específico (novo produto, novo serviço, novo sistema)

• O resultado esperado e o processo para sua obtenção requerem gerência efetiva

• Livro PMBOK– http://www.pmi.org.br/

Page 6: Gestao De Projetos

Características

PROJETO

Objetivo singular

Atividade finita

Cliente ou usuário

Recursos limitados

Incerteza

Administração específica

Page 7: Gestao De Projetos

Tipos de projetos• Projetos podem ser simples ou

complexos– Pesquisa e Desenvolvimento– Instalação e operação de novos

equipamentos– Desenvolvimento de um

software educacional– Construção em geral

• Fábricas• Prédios• Aeroportos

– Manutenção de grande porte– Minhas próximas férias

Um novo modelo de carro é um tipo usual de projeto em montadoras

Page 8: Gestao De Projetos

Gestão de Projetos

• A gerência de projetos é um ramo da Ciência da Administração que trata do planejamento e controle de projetos

• Gerenciamento de projetos é o processo de planejamento, análise e controle de tarefas, prazos e recursos de um projeto

• Envolve também a comunicação dos progressos e resultados alcançados para os clientes, staff ou alta administração

Page 9: Gestao De Projetos

Conhecimentos• A gestão de projetos envolve

conhecimentos de:– Ferramentas

• Técnicas específicas• Métodos quantitativos• Práticas administrativas

– Estruturas organizacionais• Teoria e funcionamento das

organizações com relação a organização, execução e controle do trabalho

– Comportamento organizacional• Indivíduo• Grupo• Instituição

Gestão de pessoas é uma habilidade importante em um

um bom gestor de projetos

Page 10: Gestao De Projetos

Por que?• Por que as organizações estão

sendo obrigadas a adotar metodologias de gestão de projetos?– Globalização dos negócios, operações

e projetos– Fusões e associações– Foco no resultado– Foco na redução do prazo de entrega– Pressão por controle e transparência– Expectativa de comunicação real

time

Page 11: Gestao De Projetos

Gerente de Projetos

• Responsabilidade– Coordenar e integrar atividades de

múltiplas linhas funcionais• Autoridade

– Poder de negociação• Habilidades

– Comunicação interpessoal, familiaridade com as atividades de linha e conhecimentos de tecnologia

– Manter equilíbrio entre funções técnicas e gerenciais

– Enfrentar os riscos– Sobreviver às restrições organizacionais

Page 12: Gestao De Projetos

Desafios

• Ambientes organizacionais mais complexos• Necessidade crítica por profissionais com

habilidades interpessoais• Crescimento do número de projetos

multinacionais• Diferenças culturais afetam o

desenvolvimento dos projetos• Dependência de tecnologia• Demanda por controle

Page 13: Gestao De Projetos

Avanço• Introdução da gestão de projetos

– Quando a gestão de projetos foi introduzida em sua empresa?

Fonte: Estudo da Universidade de Bremen e do Project Management Institute em 2003

Introdução da Gestão de Projetos (EUA)

< 3 anos35%

4 a 10 anos37%

> 10 anos21%

Não sei7%

Mais de 1/3 das empresas que usamgestão de projetoadotaram o sistema a partir do ano 2000

Page 14: Gestao De Projetos

Quem usa?• Gestão de projetos não é só para TI

Uso de Gestão de Projetos por áreas

0 20 40 60 80 100

TI

Planejamento

RH

Pesquisa

Finanças

Marketing

Fonte: Estudo da Universidade de Bremen e do Project Management Institute em 2003

TI ainda é principal usuária, mas outras áreas começam a usar a ferramenta, inclusive Marketing e Vendas

Page 15: Gestao De Projetos

Apoio à decisão

• A gestão de projeto é um valioso aliado à tomada de decisão porque– Torna visível o projeto em todas as

suas etapas– Permite a previsão de gargalos e

eventuais problemas– Possibilita o estabelecimento de rotas

alternativas– Cria as condições para a gestão

financeira do projeto

Page 16: Gestao De Projetos

Ciclo de vida

• Projetos começam e terminam e seu ciclo de vida tem as seguintes etapas– Criação– Design– Execução– Operação

Page 17: Gestao De Projetos

Criação

• Na fase inicial, de criação do projeto, é fundamental definir:– Determinação das necessidades– Determinação das características

principais do produto ou serviço a ser criado

– Estudo de viabilidade (*)• Técnica• Econômica

(*) Atividade de apoio à decisão

Page 18: Gestao De Projetos

Design

• Nesta etapa, é decisivo:– Especificação detalhada do produto

ou serviço– Definição da estrutura

organizacional que vai desenvolver o projeto

– Plano do projeto: (*)• Estrutura de decomposição de tarefas

(EDT)• Seqüência física de execução• Recursos alocados para cada tarefa• Plano de custos• Política de acompanhamento,

recebimento e controle• Especificações para instalação e

operação

(*) Atividade de apoio à decisão

Page 19: Gestao De Projetos

Execução

• Projeto concluído, é importante pensar em:– Implementação– Acompanhamento

periódico– Plano de testes

O plano de testes permite avaliar se o projeto desenvolvido atende os

requerimentos iniciais do cliente

Page 20: Gestao De Projetos

Operação

• Entregue o projeto, ele deixa de ser projeto e passa para atividade operacional

• Neste momento, as atividades de conclusão do projeto são:– Controle e comissionamento

• Testes• Treinamento do usuário

– Recebimento

Page 21: Gestao De Projetos

Decomposição de tarefas

• Estrutura de Divisão de Tarefas (EDT) é a ferramenta para– Definir os pacotes de trabalho– Identificar as atividades

envolvidas– Designar os responsáveis pela

execução de cada atividade e alocação de recursos

– Desenvolver estimativas de tempo para cada pacote e/ou atividade

– Apropriar custos

Page 22: Gestao De Projetos

Detalhamento• A EDT deve ser detalhada até um nível tal

que os pacotes de trabalho a ela associados não possuam um custo significativo em relação ao custo total do projeto

• Lembre-se– Quanto mais detalhado o planejamento,

mais inflexível ele se torna– É impraticável querer controlar todos os

pequenos detalhes de um projeto– O nível de detalhamento deve ser igual

ao nível de controle que será exercido– É muito mais fácil efetuar um

planejamento que considere todos os detalhe do projeto do que conseguir exercer controle na fase de execução

Page 23: Gestao De Projetos

Pontos de controle

• São eventos que permitem avaliar a execução de partes do projeto em geral

• Não são tarefas ou atividades (não consomem recursos)• São ocorrências num ponto do tempo que caracteriza o

início ou término de uma ou mais atividades

Page 24: Gestao De Projetos

Eventos

• Evento-Marco: identifica uma realização significativa no projeto

• Evento de Interface: identifica uma mudança de responsabilidade ou um ponto de interação entre dois ou mais elementos da EDT

Page 25: Gestao De Projetos

Datas e eventos

• Diversas datas podem ser associadas a um mesmo evento:– Data-Alvo: data programada ou

comprometida para a ocorrência do evento

– Data-Mais-Cedo: data prevista para a ocorrência do evento se a programação for cumprida e não houver mudanças

– Data-Mais-Tarde: última data em que o evento pode ocorrer sem que cause atrasos nos eventos posteriores e implique no não cumprimento dos compromissos formais estabelecidos com o cliente

Page 26: Gestao De Projetos

Como identificar?

• Para identificar um ponto de controle, identifique objetos ou coisas que se movimentam através de interfaces ou eventos-marcos:– Documentos: contratos, planos,

orçamentos, programações, ordens de serviços, relatórios

– Hardware: modelos, maquetes, componentes, peças, módulos, equipamentos

– Software: pacotes, procedimentos, métodos

– Serviços: treinamento, apoio operacional/gerencial

– Instalações: prédios, equipamentos deteste, ferramentaria

Fundações, paredes, telhado, acabamento são eventos marcos na

construção de um prédio ou casa

Page 27: Gestao De Projetos

Pacotes de trabalho• Os pacotes de trabalho:

– São unidades de trabalho por área funcional

– São claramente distinguíveis de todos os outros pacotes

– Podem ser facilmente atribuídos a uma única unidade organizacional

– Possuem pontos de início e término suficientemente claros para possibilitar o seu controle físico

– Apresentam orçamento ou verba alocada bem definida

– Tem duração relativamente pequena quando comparado com todo o projeto

Page 28: Gestao De Projetos

Fase de desenvol-vimento

Fase de verificação

Fase de produção ou entrega

Fase de manutençãooperacional ou suportede vendas

Fase deoperação

Período deOperação

Período de Implementação

Período de Planejamento e Estudos

Fase de definição dos requerimentos

do usuário

Fase de definição

dos conceitos

Fase de especificaçãodo sistema

Fase de planejamentode compras

Fase de definição

de recursos

Pontos de Controle

Aprovação do novo projeto

Apovação dos

conceitos do sistema

Aprovação das especificações do

sistema

Aprovação da Produção

Aprovação Operacional

Mapa

Page 29: Gestao De Projetos

Gráfico de Gantt

• Execução das tarefas vai colorindo as barras

• Atrasos ou adiantamentos de tarefas afetam as tarefas seguintes

• Gráfico de Gantt é pouco utilizado para projetos com mais de 300 atividades

Page 30: Gestao De Projetos

PERT/CPM

• PERT (Program Evaluation and Review Technique

– Técnica de Avaliação e Revisão de Programas

• Origem: Marinha dos EUA + Lookheed + Booz, Allen & Hamilton (1958)

• Objetivo: técnica para planejar e controlar a execução da série de submarinos Polaris, de modo que os prazos e custos estimados fossem obedecidos

• CPM (Critical Path Method)– Método do caminho crítico (CPM)

• Origem: DuPont e Remington Rand Univac (1957)

• Objetivo: técnica para planejamento e controle da manutenção de grandes equipamentos

Page 31: Gestao De Projetos

Diagrama de precedências

• Pert/CPM é a representação visual do fluxo do projeto– Atividades são representadas por círculos– Dependências entre atividades são representadas por setas

• Neste esquema de visualização você define– PDI - Primeira Data de Início– PDT - Primeira Data de Término– UDI - Última Data de Início– UDT - Última Data de Término– FL - Folga Livre– FT - Folga Total

Page 32: Gestao De Projetos

Caminho crítico

• É o caminho com a maior duração de tempo de um projeto– Constitui-se em uma seqüência de

atividades com Folga Total igual a ZERO

– Essas atividades não podem sofrer atrasos

– Permite visualizar atividades importantes

– Não se deve descuidar das atividades não críticas pois elas podem vir a se tornar críticas

Page 33: Gestao De Projetos

Relação de atividades

• Estruturação de um call center– Prazo estimado de duração 14 semanas

Código Descrição Duração(Semanas)

Atividade precedente PDT UDI UDT FL FT

ABCDEFGHIJ

Escolha da tecnologia

Definição da escala

Escolha do local

Escolha de equipamentos

Processo de compra

Contratação de pessoal

Instalação de equipamentos

Testes de equipamentos

Treinamento de pessoal

Teste Pessoal +Equipamentos

PDI

4142282141

--BADBC,EGF

I,H

1 4 1 4 0 01 1 1 1 0 02 55 67 82 99 1011 1110 1314 14

5 85 67 82 911 12

13 1310 1314 14 0 0

0 02 22 20 00 00 03 3

Page 34: Gestao De Projetos

Onde não descuidar

• Análise visual do projeto revela– Caminho crítico (em vermelho) é

B,F, I, J• Definição do tamanho do call center (B)• Contratação de pessoal (F)• Treinamento (I)• Teste conjunto de pessoal e

equipamento (J)

– Qualquer atraso nestas atividades vai impactar o prazo do projeto

– Pontos de controle vão monitorar estas atividades críticas

– Com estas informações, você vai saber que as atividades de RH do projeto são vitais para seu sucesso

Page 35: Gestao De Projetos

Apoio à decisão

• Definida a decomposição de tarefas

• Definido o gráfico de Gantt• Definido o caminho crítico do

projeto• Onde você vai alocar

recursos?– Treinamento– Testes

Page 36: Gestao De Projetos

Análise de case

• Case Santista de implementação de sistema de Gestão de Projetos

Page 37: Gestao De Projetos

Projeto

• Este filme mostra a criação do Boeing 740 e revela como a Boeing estruturou este projeto que começa com a construção do maior prédio do mundo

Page 38: Gestao De Projetos

Obrigado!

• Armando Levy– Professor de Tecnologia de Apoio à

Decisão na Universidade Metodista– Diretor da e-Press Comunicação– [email protected]– 11 4082 4600