Gestão de Projetos: Controle e Planejamento

Universidade Tecnológica Federal do Paraná

Curso: Design de Móveis Aluna: Deisi de C.Motter

Prof: Sérgio Muniz

O que é um projeto?

É um conjunto de atividades, que tem um ponto inicial e um estado final definidos, persegue uma meta estabelecida e utiliza um conjunto de recursos para alcançá-las.

Exemplos de projeto:

- Campanha de informação sobre AIDS - Produção de um programa de televisão - Projeto de uma aeronave - Curso de gerenciamento de projeto - Mudança de local de uma fábrica - Redecoração de um hotel - Limpeza após um vazamento de tanque à óleo

Elementos de um Projeto

Em maior ou menor grau, todos esses projetos tem alguns elementos em comum, como os seguintes:

Objetivo: resultado (custo, qualidade e prazo)

Complexidade: Relacionamento entre tarefas

Unicidade: é um produto único. Mesmos projetos “repetidos” terão diferenças entre recursos utilizados e do ambiente real no qual o projeto acontece

Incerteza: todos os projetos carregam um elemento de risco

Natureza temporária: início/fim definidos

Recursos no ciclo de vida: recursos mudam nas fases do projeto

Tipologia de Projetos

- A tipologia serve para demonstrar a natureza dos projetos e as dificuldades de seu gerenciamento

Um projeto é tipificado pela sua:

Complexidade: Em termo de tamanho, valor e número de pessoas envolvidas

Incerteza: Em termo de atingimento de objetivos, custo, prazo e qualidade

Gerenciamento de projeto de sucesso

Metas definidas claramente: Missão geral do projeto

Gerente de projeto competente: líder capacitado

Apoio da administração superior: comunicação a todas as partes interessadas

Equipe de projeto competente:habilidades necessárias para apoiar o projeto

Alocação de recursos adequada: recursos requeridos para

o projeto

Gerenciamento de projeto de sucesso

Canais de comunicação adequados: disponibilidade de informações sobre o projeto

Mecanismos de controle: servem para monitorar os eventos reais e reconhecer os desvios do plano

Capacidade de retro-alimentação: rever o status do projeto

Respostas a clientes: usuários potenciais do projeto atualizados sobre seu status

Mecanismos de ataque de problemas: resolução dos problemas encontrados

Continuidade do pessoal de projeto: o envolvimento continuado do pessoal-chefe do projeto ao longo de sua vida.

Gerentes de Projeto

As cinco características principais:

Conhecimento e experiência coerentes com as necessidades do projeto;

Experiência estratégica e liderança, para manter o entendimento do projeto como um todo e de seu ambiente;

Especialista na área do projeto para tomar boas decisões técnicas;

Competência interpessoal e habilidades com pessoas - líder, motivador, comunicador, facilitador e político;

Habilidade gerencial comprovada em termos de histórico de realizações.

Processo de planejamento e controle de projeto

Processo de Planejamento e Controle de projeto

Estágio 2: Definição do Projeto

3 elementos são necessários para definir um projeto:

Seus objetivos: o estado final que o gerenciamento do projeto está tentando atingir;

Seu escopo: a exata faixa de responsabilidades assumidas pelo gerenciamento de projetos;

Sua estratégia: como o gerenciamento do projeto vai atingir seus objetivos

A importância relativa de cada objetivo vai variar para diferentes projetos

Processo de Planejamento e Controle de Projeto

Escopo define:

O que será feito e o que não será;

As partes da organização envolvidas;

O período de tempo envolvido;

O processo de negócio envolvido;

Os recursos que serão usados;

A responsabilidade dos contratados.

A definição formal do escopo é um documento chamado: especificação do projeto

Processo de Planejamento e Controle de Projeto

Estratégia do projeto

Define como a organização vai atingir seus objetivos e níveis de desempenho relacionados

Define as fases do projeto

Estabelece marcos(eventos importantes nos quais são feitos revisões específicas de tempo, custo e qualidade)

Processo de Planejamento e Controle de Projeto

Estágio 3: Planejamento do projeto

Determina o custo e a duração do projeto

Determina o nível de recursos necessários

Ajuda a alocar trabalho e a monitorar o progresso(identificação dos responsáveis)

Ajuda a avaliar o impacto de qualquer mudança sobre o projeto

O planejamento NÃO é um processo único. Pode ser repetido durante várias vezes durante a vida do projeto, à medida que mudam as circunstâncias

Processo de Planejamento e Controle de Projeto

Processo de Planejamento e Controle de Projeto

Estágio 3: Planejamento do projeto

1 Identificar atividades

Identificam-se as tarefas e os subprojetos principais

Divide-se as tarefas em tarefas menores

As tarefas menores são chamadas pacotes de trabalho

A cada pacote de trabalho se define seus objetivos em termo de tempo custo e qualidade

Chamada de estrutura analítica do trabalho Ou WBS –work breakdown structure

Estrutura analítica de trabalho para um projeto doméstico simples

Processo de Planejamento e Controle de Projeto

Estágio 3 Planejamento do Projeto

3.Identificar relacionamentos e dependência

Atividades dependentes (ou em série)

Atividades independentes (ou em paralelo)

Caminho crítico do projeto(qualquer atividade que se atrase na seqüência acarretaria no atraso de todo o projeto)

Processo de Planejamento e Controle de Projeto

4. Identificar limitações de programação- comparar os requisitos do projeto, com os recursos disponíveis

Limitações de recursos - É usada por exemplo, quando uma empresa de projeto tem suas próprias instalações de montagens

Limitações por tempo - (prazo)

5. Fixar a programação

Escolher alternativas de programação que mais se ajustam ao projeto

Utilizar programas de computadores de gerenciamento de projetos

Plano de projeto inicial para um projeto simples

Processo de Planejamento e Controle de Projeto

Estágio 4 –Controle do ProjetoÉ o elo essencial entre o planejar e o fazer

Envolve 3 conjuntos de decisões:

Como monitorar o projeto para checar seu progresso;

Como avaliar o desempenho do projeto por meio da comparação com o plano de projeto;

Como intervir no projeto para fazer as mudanças que o trarão de volta ao planejado.

Comparando gastos planejados com reais

Processo de Planejamento e Controle de Projeto

Intervenção para mudar o projeto

Utilizada quando o projeto encontra-se fora de controle(níveis de custo, qualidade e tempo estão diferentes do planejado)

É necessária a participação de todos os envolvidos

Podem ser utilizadas taxas de variância com relação a programação e custo de um projeto ( dentro da faixa de tolerância)

Planejamento de Rede

Processo de planejamento e controle de projeto é grandemente ajudado pelo uso de técnicas que auxiliam os gerentes de projeto a lidar com sua complexidade e sua natureza temporal

Gráfico de GANT –é a técnica mais simples utilizada para planejar e controlar projetos, pois mostram o plano do projeto global.

Método do Caminho Crítico –COM- modela o projeto, esclarecendo os relacionamentos entre as atividades

Técnica PERT – Revisão e Avaliação de Programas utilizada em programas de defesa da marinha americana.

Diagrama de rede para o projeto”decorar apartamento”

Referências

SLACK, Nigel, CHAMBERS,Stuart, JOHNSTON, Robert-Administração da Produção: ATLAS, 2ª edição de 2002