GESTÃO DE PROJETOS

Equipe: Gelcine Angela Gerliane Laiz Vanessa Vinicius Cruz Viviane

PROJETO Baile de formatura e culto ecumênico para

50 (Cinquenta) formandos. Faculdade Pitágoras – Ipatinga Fevereiro de 2016.

TERMO DE ABERTURA Elaborado por: Equipe seis- Engenharia de

Projetos. Aprovado por: Vinicius Cruz-Gerente de

projetos.

JUSTIFICATIVA Este projeto visa a realização de uma

formatura para um grupo de 50 (cinquenta) formandos, da Faculdade Pitágoras, com término previsto para 2015.2.

Ao término de um processo de cinco anos de estudo dos acadêmicos do curso de Engenharia de produção é chegada hora de comemorar e ter a recompensa da dedicação.

DESCRIÇÃO DA META DO PROJETO Para dimensionamento inicial o projeto irá se

utilizar total de 50 formandos para o evento com 20 convidados cada, 10 professores, 1 coordenador de curso e 1 diretora da instituição, totalizando 1012 pessoas. Em 05 de Fevereiro de 2016.

DESIGNAÇÃO DO GERENTE Será designado para Gerente do projeto

Vinicius Cruz, no qual tem como autoridade, liderar e organizar seu organograma, fazer interação entre os stakeholders.

CUSTO ( ORÇAMENTO RESUMIDO) O limite orçamentário para a realização

desse evento ( festa de formatura) e de R$ 225.000,00, contendo 50 formandos e 12 convidados para cada formando.

CRONOGRAMA DE MARCOS Planejamento Preparação da festa Contratação de serviços Realização da festa

OUTROS SETORES ENVOLVIDOS RH ( Recursos humanos) Aquisições ( compras) Engenharia Financeiro

PREMISSAS (HIPÓTESES) E RESTRIÇÕES PARA O PROJETO Caso ocorra a falta de energia elétrica durante

a festa, deve-se ter um gerador de energia para dar continuidade da realização do mesmo. Em caso de chuva, haverá comitê de recepção com guarda-chuvas. Havendo indisposição de algum convidado da festa, haverá ambulância e enfermeira de plantão para atendimento. Não será permitida a entrada de pessoas no evento que não estejam na lista de convidados. Se não estiverem com todos os pagamentos efetuados até uma semana antes da data prevista para evento, o mesmo não ocorrerá . Limite de orçamento R$ 225.000,00 .

ACOMPANHAMENTO DO PROJETO Frequência semanalmente de avaliações,

sendo essas nas reuniões.

COMUNICAÇÃO Como ferramenta de comunicação de gestão,

realizar as reuniões semanalmente, e sendo necessário, serão convocadas reuniões extraordinárias, bem como emails e telefone, como ferramenta de apoio.

Estrutura das reuniões Definir o propósito da reunião, repassando o resumo

ao final para reforçar o que foi discutido. Informar aos participantes da equipe com

antecedência para possibilitar o comparecimento de todos, determinando o local e horário.

Manter o enfoque no assunto. Registrar as ações, responsáveis e prazos para as

atividades acordadas em ata.

PLANO DO GERENCIAMENTO Envolvimento nas fases do projeto pelo

gerente 100% em todas as fases. Cliente 60% (iniciação, planejamento e

encerramento) Equipe do gerente de projeto 100% Fornecedores 75%

GERENCIAMENTO DE RISCOS Gerência do projeto- mau controle e

planejamento inadequado. RH- Contratação de fornecedores que não

atendam as necessidades do projeto e perdas de membros da equipe durante a execução do projeto.

Financeiro- Inadimplência por partes dos clientes.

Dia do evento- Falta de água, buffet com quantidade insuficiente de refeições e com más condições de conservação. O não comparecimento de fotógrafos e equipe de filmagem.

ENCERRAMENTO

“Boa sorte é o que acontece quando a oportunidade encontra o

planejamento”. (Thomas A. Edison)

SEGUNDA PARTE DO TRABALHO

PROJETO Baile de formatura e culto ecumênico para 50

(Cinquenta) formandos. Faculdade Pitágoras – Ipatinga Fevereiro de 2016.

PROCESSO DE AQUISIÇÃO

Planejar Compras e Aquisições Planejar Contratações Solicitar Respostas de Fornecedores Selecionar Fornecedores Administração de Contratos Boas práticas na administração de contratos Encerramento dos Contratos

MOTIVAÇÃO

Criar um ambiente de interação entre as equipe. Reunião semanal com a equipe. Incentivo ao concluir cada marco do projeto dentro do prazo. Interagir a comissão de formatura com os detalhes do projeto.

PLANEJAMENTO FINANCEIRA Culto Ecumênico: Locação da igreja Decoração (arranjos com flores nobres) Passarela para formandos (tapete especial) Cenários / Estúdios para fotos e cumprimentos Coral com sonorização (08 músicos) Ofertório (bandeja ricamente decorada com pão, uva, beca e Bíblia

(Cortesia do cerimonial) Impressão do missal (cortesia) Demarcação para bancos de formandos Cerimonial com auxiliares Seguranças Recepcionistas Mestre de cerimônia

VALOR POR FORMANDO: R$ 727,00

COLAÇÃO DE GRAU – Teatro Usiminas Cenário: forração com a logomarca do curso, arquibancadas p/ formandos e

mesa diretiva. (O projeto do cenário será apresentado à comissão de formatura para a devida aprovação)

Cenários / Estúdios com forração e tapete, Placas (letreiros) para identificação dos formandos (no momento das fotos e cumprimentos)

Cadeiras especiais para formandos Cadeiras especiais para mesa diretiva Becas e canudos para formandos Becas para mesa diretiva Som mecânico com DJ (equipamentos de sonorização de última geração) Iluminação com efeitos especiais (02 moovinghead) Garçom especial para servir mesa diretiva (no momento da solenidade) Lanche para formandos e mesa diretiva Cerimonial com auxiliares Seguranças Recepcionistas Mestre de cerimônia

VALOR POR FORMANDO R$ 1.783,00

PLANEJAMENTO FINANCEIRA

BAILE DE GALA – Morro do Pilar Buffet Locação do espaço Decoração (salão ricamente decorado com arranjos de flores nobres ) Display (01) para cada mesa dos convidados com foto e nome do formando Iluminação Decorativa (com 20 pontos de Set light) Som mecânico com DJ Pista de dança completa montada em ground com Moving Head, Super

Strobo, luz negra, laser e globo Mesas de madeira e Mesas de vidro Cadeiras de madeira e Cadeiras de acrílico Cerimonial com auxiliares Recepcionistas Seguranças Mestre de Cerimônia

VALOR POR FORMANDO R$ 1.990,00

PLANEJAMENTO FINANCEIRA

PLANEJAMENTO FINANCEIRACusto (Orçamento resumido)

O limite orçamentário para a realização desse evento (festa de formatura) é de R$ 225.000,00, contendo 50 formandos e 12 convidados para cada formando.

PLANO DE COMUNICAÇÃO

E-mail, contato telefônico e presencialmente. Os mesmos serão considerados documentos do projeto. O andamento do projeto estará disponível em ata com copia para a

comissão de formandos. As solicitações de mudança devem ser formalizadas por e-mail, ou por

escrito, e aprovadas pelo gerente de projetos. Ocorrerão reuniões mensais com os Stakeholders.

GERENCIAMENTO DE TEMPO

Cronograma da Formatura

  Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro

Apresentar o projeto a comissão:              

Fechamento dos contratos               

Contração do Fotografo              

Culto Ecumênico:              

Preparação da Igreja              

COLAÇÃO DE GRAU – Teatro Usiminas              

Locação do teatro              

Organização do Teatro              

Becas e canudos para formandos               

BAILE DE GALA – Morro do Pilar              

Locação do clube              

Organização               

Buffet              

CAMINHO CRITICO

Tabela de Precedências

Diagrama de Precedências

Caminho crítico: A-B-C-D-E-F-G-H=17

Cálculo de folgas

CAMINHO CRITICO